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APROVISIONAMIENTO Y STOCKS:

GESTIÓN Y TÉCNICAS

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FLUJO DE LAS COMPRAS1. Descripción de la necesidad :

diseño, redacción de especificaciones, previsión y programa de necesidades.

1. Búsqueda de la fuente adecuada : ¿ hacerlo o comprar ?

1. Preparación de la compra : auscultación del mercado y de los proveedores, tipo de compra a realizar.

1. Ejecución de la compra : petición y análisis de ofertas y precios, negociación, redacción de los acuerdos.

1. Puesta a disposición : reaprovisionamiento, gestión del plazo, del transporte, del almacén, de los stocks.

1. Garantizar las prestaciones acordadas: cumplimiento de la calidad y demás prestaciones, recepción.

1. Estadios finales : almacenaje, embalaje y envío de productos terminados.

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LA FUNCIÓN APROVISIONAMIENTOS (I) Definición:

Aunque la palabra “aprovisionamiento” puede significar en términos generales la acción de suministrar cosas necesarias o útiles, en la gestión de Compras se denomina así a la función de:

Conseguir el abastecimiento de los materiales, componentes, bienes y servicios del exterior de la empresa, de unos proveedores y en unas condiciones establecidas en los pedidos o contratos cursados o pactados con ellos.

Se le llama también “administración de los contratos” en el sentido de aplicar sus acuerdos, o “puesta a disposición” en la acepción de materializar los pactos consiguiendo que tales materiales, componentes, bienes o servicios los pueda utilizar el usuario en la cantidad, lugar y tiempo que los precise.

Con este último significado se podría llamar también “logística”, aunque bajo esta palabra se acentúa el sentido de transporte y avituallamiento. Así “logística distributiva” sería el aprovisionamiento de productos terminados por la empresa a sus clientes.

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LA FUNCIÓN APROVISIONAMIENTOS (II) Acciones operacionales:

1. Programación de materiales y suministros, de acuerdo con la planificación general de la empresa.

Los soportes típicos son: Programa de producción o de ventas:

Se derivan los requerimientos de materiales específicos y plazos de entrega. Sistema de gestión de stocks:

Genera necesidades de compras de reposición. Proyectos especiales de inversión u operativos:

El programa de ejecución determina bienes y servicios que se deben adquirir y fecha de requerimiento.

Otros requerimientos operativos que desprendan necesidades de compra: Ejemplo el plan de mantenimiento.

1. Gestión material y administrativa de las entregas de materiales, equipos y servicios.

2. Seguimiento de las prestaciones de plazos, calidad, etc. pactadas.3. Gestión de stocks de los productos comprados.4. Conformación de las facturas de los proveedores.

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Factores que condicionan el aprovisionamiento (I) a. Factores externos:

1. Coyuntura del mercado:

Los problemas de seguimiento de los pedidos son menores en los momentos de baja actividad económica.

En momentos de expansión, los proveedores pueden estar sobrecargados de pedidos y es preciso prestar una atención constante para evitar retrasos.

1. Imagen de la empresa:

Una empresa con imagen de cumplidora y exigente suele tener menos problemas con sus proveedores.

Influyen además las expectativas de puntualidad de cobro y de continuidad futura de relaciones comerciales.

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Factores que condicionan el aprovisionamiento (II) b. Factores internos:

1. Tipo de producto fabricado:

Cuanto más complejo sea el producto a fabricar, con muchos componentes y subconjuntos específicos comprados, la empresa tendrá que ejercer con más intensidad la función de seguimiento y activación.

1. Grado de ocupación de los recursos productivos:

Unas instalaciones trabajando a tope tienen unas exigencias de cumplimiento de prestaciones superiores a cuando existen recursos inactivos.

1. Planificación financiera:

Si la empresa trata con poco cuidado el cumplimiento de sus obligaciones de pago, la desmotivación de los proveedores puede ser significativa.

(sigue)

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Factores que condicionan el aprovisionamiento (III) b. Factores internos (continuación) :

4. Planificación de las necesidades:

Los proveedores pueden conocer muy bien nuestras necesidades reales y la exageración en las fechas de suministro pueden llevar a una falta de interés en su cumplimiento.

La reiteración de las urgencias, por otra parte, desanima al proveedor a intentar mejorar su propia planificación.

Es interesante acostumbrar a los proveedores a efectuar entregas regulares y ajustadas a nuestras necesidades reales.

4. Grado de estandarización:

Adaptarse a los productos estandarizados por las normas o por el mercado nos ahorrará mucho dinero en demoras y stocks innecesarios.

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Objetivos y responsabilidades del aprovisionamiento (I) a. Material necesario en la cantidad, el momento y lugar requeridos:

Debe existir una coordinación entre las planificaciones de ambos y evitar efectuar prácticas distorsionadoras tales como:

Emplear un tiempo exagerado en las recepciones. Imponer plazos de entrega de difícil cumplimiento. Exigir la entrega antes de los plazos pactados.

a. Criticidad de información fiable: En función del historial del proveedor, de la importancia del suministro y de la dificultad

de cumplimiento de las prestaciones acordadas será preciso intensificar más o menos las acciones de seguimiento:

Hitos de seguimiento como recepción de materias primas, inicio y terminación de la fabricación, ensayos y pruebas, noticias de envío, etc.

Es importante mantener actualizada la base de datos de las realizaciones de los proveedores para:

1. Decidir las acciones de seguimiento necesarias.

2. Mantener la homologación de los proveedores.

3. Evaluar ofertas futuras.

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Objetivos y responsabilidades del aprovisionamiento (II) c. Optimización del coste del aprovisionamiento:

Los modernos enfoques hacia: Intensificación de las relaciones con los proveedores (“partenariado”) Homologación del cumplimiento de sus prestaciones. Establecimiento de entregas JIT. Compra a proveedores de “servicio completo”. Realización de contratos de cobertura y órdenes de entrega. Intercambios electrónicos de información y documentos (EDI) Utilización de códigos de barras EAN 128. Etc.

Están consiguiendo realizar la función de aprovisionamientos de manera eficiente y eficaz a la vez, con la utilización de muchos menos, aunque más calificados, recursos personales.

c. Responsabilidades del aprovisionamiento: Comprenden desde la expresión exacta de las necesidades, hasta su control y

seguimiento, incluyendo el establecimiento de sus prioridades y las reclamaciones directas, cuando sean necesarias:

Es una función esencialmente de tipo relacional y a nivel humano individual. (sigue)

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Objetivos y responsabilidades del aprovisionamiento (III) d. Responsabilidades del aprovisionamiento (continuación) :

En las actuaciones debe tenerse en cuenta: Actuar con autoridad, seriedad y responsabilidad. Las comunicaciones deben ser breves, claras y precisas. Proceder con conocimiento de causa:

¿Qué y a quién se reclama? ¿Por qué se reclama? Saber el margen de maniobra y nuestras propias limitaciones.

No pedir imposibles, ya que si no se es serio no se podrá exigir seriedad. Es más efectivo un control o una reclamación a tiempo que muchas a destiempo. Informarse mutuamente con suficiente antelación, porque cualquier problema detectado a

tiempo es solucionable. Las urgencias continuadas dejan de serlo. Hay temas que no pueden resolverse a distancia y precisan una visita personal. Una amenaza incumplida o una mentira detectada implican falta de credibilidad y respeto. La confianza mutua es adecuada, siempre que las decisiones se tomen pensando, primero,

en el interés de nuestra empresa. El aprovisionamiento transmite la imagen de nuestra empresa al mercado proveedor.