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ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO
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ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO
Concepto y responsables del análisis
El análisis de puestos de trabajo hace referencia en exclusiva al puesto de trabajo y no
a la persona que lo ocupa.
En este sentido, se habla de unidades de trabajo impersonalizadas, independientes de
los empleados que las ocupan.
El APT proporciona la información necesaria para responder a las siguientes
preguntas:
• ¿de dónde proviene el trabajo?
• ¿qué máquinas o material especial deben utilizarse?
• ¿qué conocimientos, técnicas o habilidades necesita el empleado para realizar su trabajo?
• ¿qué cantidad de supervisión necesita?
El APT permitirá saber qué se hace en un puesto determinado, cómo se
hace, por qué se hace, en qué condiciones y qué exige el trabajo.
¿Quién debe realizar el análisis del puesto de trabajo?
Según la técnica elegida, debe llevarse a cabo bien por un miembro del
departamento de recursos humanos, bien por el titular del puesto de
trabajo.
Según la obtención de los datos para el análisis del puesto requiere por lo
general de un especialista en recursos humanos, el ocupante del
puesto y su superior.
Concepto y responsables del análisis
Fases en el análisis de puestos de trabajo
CUATRO ETAPAS: 1ªetapa: establecimiento del objetivo del análisis. 2ªetapa: obtención de información para poder analizar el
contenido del puesto así como los requisitos para su desempeño.
3ªetapa: análisis propiamente dicho. 4ªetapa: detalla la documentación, recogiendo en la Ficha
del puesto de trabajo la descripción y especificación del mismo.
Establecimiento de objetivos y asignación de responsabilidades
Obtención de información
Análisis del puesto
Descripción y especificación del puesto
Como resultado del análisis y a partir de la totalidad de las fichas obtenemos:
Manual de funcionamiento de la Organización
Fases en el análisis de puestos de trabajo
Establecimiento de objetivos
La organización debe establecer con claridad su objetivo: determinar para
qué se va a realizar el análisis del puesto de trabajo.
1.Diseño de puestos 2.Rediseño de puestos3.Reclutamiento 4.Selección y colocación5.Acogida o socialización 6.Formación7.Orientación carrera profesional
8.Seguridad en el trabajo
9.Valoración de puestos 10.Valoración de rendimiento
11.Retribución 12.otros…
Establecimiento de objetivos
1.Diseño de puestos. La creación de un puesto de trabajo
nuevo o la determinación de las características de uno ya
existente.
2.Rediseño de puestos. Optimizar, simplificar, recomponer,
reestructurar, reorganizar, suprimir una parte o la totalidad de un
puesto.
Supuestos:
3.Reclutamiento. Independientemente de que un puesto
vacante sea antiguo o de creación reciente, han de definirse sus
exigencias de forma precisa para que el reclutamiento sea
eficaz. El APT no sólo identifica las exigencias de éstos, sino
que describe las destrezas necesarias para desempeñarlos.
4.Selección y colocación. Consiste básicamente en el hallazgo
del individuo que mejor se adapte al puesto de trabajo.
Establecimiento de objetivos
5.Acogida o socialización. Para lograr una orientación eficaz
del puesto de trabajo se necesita una clara comprensión de
sus exigencias, definiendo claramente sus funciones y
responsabilidades para enseñar a un empleado recién
contratado cómo desempeñarlas.
6.Formación. El APT ayuda a decidir si un titular actual o
potencial de un puesto concreto necesita formación adicional
después de haber determinado mediante el análisis de puestos
de trabajo las necesidades específicas de cada uno de ellos
Establecimiento de objetivos
Establecimiento de objetivos.
7.Orientación en la carrera profesional. Los directivos y
especialistas en recursos humanos se hallan en una situación
óptima para orientar a los empleados sobre su carrera cuando
tienen un conocimiento completo de los diferentes puestos de
trabajo de la organización.
8.Seguridad en el empleo. Un análisis a fondo de los puestos
de trabajo descubre con frecuencia prácticas o condiciones del
entorno poco seguras en la relación con un puesto.
Establecimiento de objetivos.
9.Valoración de puestos. La valoración de puestos pone de
manifiesto y concreta cuál es la contribución de los distintos
puestos a la organización, por lo que el análisis de puestos
de trabajo sirve de base para establecer el valor relativo de
cada puesto en la misma, permitiendo en consecuencia la
objetividad en la valoración del puesto y en el establecimiento
de una política retributiva que mantenga la equidad interna.
10.Valoración del rendimiento. El objetivo de la
evaluación del desempeño es la valoración de los
resultados de un empleado en un puesto de trabajo. Es
condición necesaria un conocimiento profundo de lo que
se supone que ha de hacer exactamente el empleado.
Entonces puede hacerse una evaluación equitativa de
sus resultados.
Establecimiento de objetivos.
11.Retribución. Un análisis correcto ayuda a asegurar
que los empleados reciben una remuneración equitativa.
El análisis de puestos de trabajo es el primer paso para
determinar el valor relativo de un puesto, identificando su
nivel de dificultad, sus funciones y responsabilidades y las
destrezas y capacidades exigidas para su desempeño.
Una vez establecido el valor de un puesto en relación con
otros, la empresa puede establecer una escala equitativa
de sueldos y salarios.
Establecimiento de objetivos.
Obtención de información sobre los puestos de trabajo
La información que se requiere para hacer un análisis de puestos es muy extensa, y
para conseguirla se pueden utilizar diversos sistemas. TRES METODOS han
demostrado mayor utilidad al permitir obtener resultados más válidos y fiables.
1.-Observación
2.-Entrevista
3.-Encuesta
Obtención de información sobre los puestos de trabajo
1.-Observación Método sencillo y directo. Puede utilizarse independiente o
conjuntamente con otros métodos. Consiste en observar al individuo que desempeñan el puesto y tomar las notas pertinentes para describir el trabajo.
La información incluye aspectos tales como: ¿Qué hace?, ¿cuántas veces?, ¿por qué?, ¿durante cuánto tiempo?, ¿con quién?
Inconveniente de la observación: está limitada en parte a los puestos que requieren ciclos breves y repetitivos. Los puestos complicados y los que no tienen ciclos repetitivos necesitan un período tan prolongado de observación que este método resulta poco práctico.
El observador deberá contar con un conjunto de características a saber:
Curiosidad e interés sobre el puesto de trabajo y sus detalles.
Paciencia para permanecer en el lugar, en silencio, mientras reúne los detalles sobre la situación.
Tacto para aclarar su presencia.
Habilidad para realizar varias actividades al mismo tiempo.
Obtención de información sobre los puestos de trabajo
2.-Entrevistas.
Este método exige el mantenimiento de una conversación personal con el
titular del puesto, normalmente en el mismo lugar de trabajo.
Las entrevista pueden ser:
-Estructuradas: el formato está prediseñado. Las entrevistas
estructuradas tienen la ventaja de que se garantiza la cobertura de todos
los aspectos pertinentes y facilitan la comparación de la información
obtenida de diferentes personas que ocupan el mismo puesto.
-No estructuradas: no hay una lista predefinida de comprobación ni un
formato preparado previamente.
Obtención de información sobre los puestos de trabajo
Obtención de información sobre los puestos de trabajo
-La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de personas
realizan un trabajo similar o idéntico, pues de esta manera se obtienen
rápidamente y a bajo coste datos sobre el puesto.
Inconvenientes: El principal inconveniente del método de las entrevistas
radica en la gran cantidad de tiempo que exige prepararlas, acercarse al
lugar y realizarlas de manera efectiva. Otro problema a tener en cuenta
es la deformación de la información, ya sea debido a una falsificación
directa de los datos o a un malentendido involuntario.
3.-Encuestas o cuestionarios:
Los cuestionarios que se utilizan pueden ser de tres tipos:
a)Estructurado: está formado por una serie de ítems cerrados a los
que el operario debe responder. Las respuestas de cada ítems se
pueden ordenar jerárquicamente en función de criterios como: la
importancia de la actividad en el puesto, frecuencia de realizar la
tarea, etc
Facilitan la tabulación e interpretación posterior de las respuestas
dadas por los sujetos. La informaciones recogidas con este tipo de
cuestionario suelen perder los aspectos cualitativos.
Obtención de información sobre los puestos de trabajo
Obtención de información sobre los puestos de trabajo
b)Abierto: el cuestionario se compone de un conjunto de preguntas
abiertas a las que responden los ocupantes del puesto, sus superiores
directos y/o expertos previamente seleccionados. Este tipo de
cuestionario no facilita la tabulación e interpretación de los datos y
habitualmente proporciona informaciones más pobres y dispersas que en
la entrevista individual. Sin embargo permite escoger aspectos
cualitativos.
c) Mixto: es un cuestionario en el que a los encuestados se les
presentan ítems estructurados e ítems abiertos.
VENTAJA: el método de las encuestas utilizando cuestionarios
tiene la ventaja de que permite obtener información de gran número
de empleados en un plazo relativamente corto.
INCONVENIENTE: es la posibilidad de que el encuestado o el
analista interpreten erróneamente la información. Además, los
cuestionarios pueden exigir mucho tiempo en su elaboración y ser
caros.
Obtención de información sobre los puestos de trabajo
Análisis de puestos de trabajo.
Al realizar un APT, se pueden encontrar tres tipos de datos:
1.CUALITATIVOS
2.CUANTITATIVOS PERO OBTENIDOS A PARTIR DE JUICIOS
SUBJETIVOS
3.ESENCIALMENTE SUBJETIVOS
1.Esencialmente cuantitativos: son los datos de naturaleza cuantitativa
como, por ejemplo, número de personas que dependen del ocupante del
puesto.
2.De naturaleza cuantitativa pero obtenidos a partir de juicios
subjetivos: Son datos de naturaleza cuantitativa pero que, por
razones prácticas, se obtienen a partir de juicios subjetivos. Por
ejemplo, el tiempo que un operario necesita para aprender el
trabajo se podría obtener observando a uno de nuevo ingreso y
comprobando el tiempo que tarda en aprender las funciones y
tareas incluidas en el puesto, sin embargo, por razones prácticas,
en la mayoría de las ocasiones este dato se obtiene a partir de la
opinión de operarios que llevan ya tiempo realizando el trabajo, de
superiores o de expertos.
Análisis de puestos de trabajo.
3.Esencialmente subjetivos: son los datos de naturaleza
esencialmente cualitativa y que se tratarán de cuantificar. Por
ejemplo, el tipo de decisiones que debe tomar el ocupante del
puesto.
Análisis de puestos de trabajo.
Análisis de puestos de trabajo.
Métodos de análisis.1.Procedimientos convencionales.
Apoyándose en los datos recogidos mediante la observación o la entrevista,
los métodos convencionales proporcionan una descripción del trabajo.
Esta descripción, que sigue una forma narrativa, no suele estar
cuantificada y en ocasiones puede pecar de ambigüedad. Han demostrado
su utilidad pues proporcionan una visión general de qué se hace, por qué,
cómo, en qué condiciones se realiza el trabajo y qué responsabilidad
implica. Consiste en describir narrativamente estos aspectos del trabajo.
2.Cuestionarios estructurados.
Pretenden obtener una serie de datos cuantitativos sobre los puestos
de trabajo con el fin de compararlo entre sí en función de sus
similitudes y diferencias.
Se trata de cuestionarios que solicitan a los sujetos que respondan en
forma cuantitativa a los distintos ítmes, siguiendo una escala que
indicará una mayor o menor importancia del ítem en el puesto de
trabajo. De esta forma, la información obtenida es una cifra para cada
actividad del puesto de trabajo con la que se indica su importancia.
Análisis de puestos de trabajo.
3.Análisis del inventario de tareas.Los análisis de tareas se definen como una serie de procedimientos
analíticos que tienen como objetivo describir el trabajo que realizan las
personas en relación a las tareas incluidas en el puesto de trabajo.
Un procedimiento a seguir consiste en elaborar la lista de tareas que
forman parte del puesto de trabajo, clasificarlas y elaborar una matriz
que ponga de manifiesto hasta qué punto son importantes diferentes
conocimientos, habilidades o aptitudes para cumplir con éxito cada una
de las tareas.
Análisis de puestos de trabajo.
Análisis de puestos de trabajo.
Este método consta de tres fases:
Fase de la entrevista: esta fase se centra en elaborar listas de tareas
que forman parte del puesto de trabajo. Para ello se realizan entrevistas,
tanto a los empleados que están desempeñando esos puestos como a
sus directivos.
Fase de clasificación: la clasificación la lleva a cabo el empleado que
ocupa el puesto, quien debe clasificar cada tarea según su importancia,
frecuencia y tiempo de formación necesario para realizarla.
Fase de elaboración de una matriz de conocimientos,
habilidades y aptitudes: se puntúa, a través de una escala, la
importancia de las cualidades necesarias para ejecutar con éxito la
tarea.
4.Técnica del incidente crítico.
Esta técnica consiste en elaborar una descripción detallada de las
conductas en el puesto de trabajo.
Análisis de puestos de trabajo.
Análisis de puestos de trabajo.
Tanto trabajadores como supervisores identifican las conductas
más importantes a desarrollar en el puesto de trabajo, y generan
sucesos críticos de conducta que representan niveles altos,
medios y bajos de ejecución. Es decir, identifican conductas
positivas, intermedias y negativas que sirven como patrón para
imitar o evitar, según el caso.
La elección de un método.
Dependerá de la respuesta a las siguientes preguntas:
¿Cuál es el propósito del análisis?¿Qué tipo de información se
necesita?¿Cuánta información general se tiene ahora?
•Propósito del análisis.
•Tipo de información necesaria.
•Información general corrientemente disponible.
Análisis de puestos de trabajo.
Resultados del análisis de puestos de trabajo.
Los resultados obtenidos sobre del APT se presentan en forma de
descripción y de especificación de los puestos.
1.-Descripción de puestos.
Consiste en elaborar una lista de las tareas, responsabilidades, relaciones,
condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión de un puesto. La
descripción explica qué es cada puesto y cuáles son sus funciones, tareas,
responsabilidades, relaciones y dependencias y comportamientos necesarios
para producir un artículo o servicio.
2.-Especificación de puestos.
Es una lista de los requerimientos del puesto, es decir, los
conocimientos, las habilidades y aptitudes necesarias para
desempeñar eficazmente el puesto de trabajo. Consiste en una
relación por escrito de las características y capacidades personales
requeridas para realizar el trabajo.
Resultados del análisis de puestos de trabajo.
La especificación puede presentarse como un documento separado o
como parte de la descripción del puesto. En el segundo caso ambos se
recogen en una ficha del puesto de trabajo.
El conjunto de las fichas de todos los puestos de trabajo de una empresa
constituye el manual de funcionamiento de la misma, documento con el
que finaliza el proceso de análisis de puestos de trabajo.
Las fichas resultantes de la especificación del puesto deben reflejar a
grandes rasgos la siguiente información:
Resultados del análisis de puestos de trabajo.
Especificación de puestos. Título del puesto. Departamento al que pertenece el puesto. Fecha en la que se hace el análisis. Nombre del analista. Resumen del puesto. Relaciones. Responsabilidades. Autoridad. Nivel de rendimiento a alcanzar. Condiciones de trabajo y ambiente. Conocimientos, habilidades, aptitudes, experiencia.
Fuentes de error en el análisis de puestos de trabajo.
Falta de apoyo de la alta dirección. Empleo de un único método y fuente para recoger datos. Falta de participación del supervisor y del titular en el diseño del ejercicio
de análisis de puestos de trabajo. inexistencia de formación o motivación para los titulares de los puestos. Falta de concesión a los empleados de tiempo suficiente para completar
el análisis. Distorsión de las actividades. Inexistencia de una crítica del puesto. Muestreo inadecuado. Cambios de entorno de trabajo. Cambios en el comportamiento del empleado.
