ARCHIVISTICA

Compilado por: Lucely Delgado Snchez, Instructora SENA

DOCUMENTOInformacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida en razn de sus actividades o funciones


Los documentos son importantes porque:

Permiten la comunicacin humana.Son un medio valioso de informacin.Constituyen un medio probatorio ya que aseguran la comprobacin de cualquier actividad ya sea tcnica, econmica u investigativa.Dejan constancia por algn medio material de las gestiones administrativas.Sirven para la toma decisiones administrativas


Documento de ApoyoEs aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

No se transfieren al Archivo Central


ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO Soporte: hace relacin a la parte material o fsica (papel, cinta, disco)

Tcnica: medio que fija y transmite el contenido: escritura, cdigos, signos.

Estructura: hace referencia al formulario y a las clusulas. Por ejemplo en una carta, la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo.

Contenido o asunto: mensaje o informacin que transmite el documento


CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad

Internos: Entidad productora, fecha y lugar de produccin, contenido sustantivo y orgenes funcionales


CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Segn tipo documental Por la tradicin documental o forma de transmisinPor el tipo de funcin a la que sirven los documentos o por su contenidoPor el mbito jurdico al que pertenecen o por su autor, fuente.


SustantivosSe derivan de las funciones especficas de la entidad. Ejemplo: Historias Clnicas, Hojas de Vida de estudiantes, Cartas de Navegacin, Expedientes Judiciales, Proyectos vuelos espaciales, Etc.

FacilitativosSon documentos comunes a todas las instituciones. Ejemplo: Historias laborales, Informes de Gestin, Actas de reuniones de trabajo, rdenes de pago, nminas, contratos, convenios, Etc.


CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOPrimera edad: Planificacin y tramitacin

Segunda edad: vigencia y Plazo precaucionalTercera edad: Fase permanente o histrica


Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivoVALORACIN


VALORACION DOCUMENTALConsiste en determinar el valor administrativo, legal,fiscal, contable (valores primarios) y el valor histrico, cientfico o cultural (valores secundarios) de los documentos con el propsito de establecer su tiempo de conservacin en el archivo de gestin , en el archivo central o su eliminacin o conservacin permanente en el archivo histrico


VALOR ADMINISTRATIVOEl que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin.

Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeacin.


VALOR JURIDICOAquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn.


VALOR LEGALAquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.VALOR FISCAL

Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica.


VALOR CONTABLEEs la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada


VALORES SECUNDARIOSSon aquellos que sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y los utiliza.

Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoracin.


Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos Uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando su origen y orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los produjo, para los ciudadanos o para servir de fuentes para la historia.


ORGANIZACIN DE ARCHIVOSEl objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para el uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia


Organizacin de los archivosImportanciaPara laAdministracin:Gestin y ControlPara losciudadanosPara la ciencia,la investigacin y la cultura


OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOSConstituir un centro activo de documentacin e informacin, a disposicin de toda la entidad.

Asegurar una perfecta conservacin de los documentos del archivo

Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta de todas las oficinas y servicios de la entidad.


OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOSPermitir una rpida localizacin de los documentos

Preservar la histrica de la empresa


FUNCIONES DEL ARCHIVO

Ser la memoria corporativa Reunir ordenadamente los documentosAsegurar la conservacin de la informacinSoportar la toma de decisionesEl archivo puede desarrollar funciones de: oficina de investigacin, biblioteca, hemeroteca u oficina de estadstica.


CLASES DE ARCHIVOSSegn su organizacin: Centralizado, descentralizado descentralizado con control central y satlites

Segn su naturaleza: Pblicos y privados

Gustavo A. Trujillo M.


Segn su Jurisdiccin o Alcance: Nacionales, distritales, departamentales, municipales, empresariales o institucionales, personales o familiares.

Segn su ciclo vital: Gestin, central o intermedio e histrico

Segn su acceso: Pblicos y reservados

Segn su uso: Activo, semiactivo e inactivo


ARCHIVO CENTRALIZADOToda la informacin de la empresa se haya reunida en una sola oficina.

VENTAJAS:

Cuenta con personal especializadoControla duplicidad de documentosEconomiza tiempo y espacioRacionaliza la adquisicin de materiales y equiposResponsabilidad centralizadaFacilita la unificacin del sistema de archivo


ARCHIVO DESCENTRALIZADOCada dependencia es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentacin que le compete, bien sea recibida o producida.

Se presenta falta de control y se corren riesgos de extravo de documentos.


ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRALEl trmite de la documentacin est centralizado, pero las dependencias conservan la documentacin vigente.

Se cumple el ciclo vital de los archivos.


ARCHIVOS SATLITESConservan informacin tcnica, muy especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar descentralzaidos


ORGANIZACIN DE DOCUMENTOSProceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a:ClasificarOrdenarDescribirLos documentos de una entidad.


GESTIN EN EL ARCHIVO

Produccin o Recepcin: En el cumplimiento de sus funciones.

Trmite: Es el momento donde se da la constancia de recibido.

Distribucin: Estudio documental para determinar series, subseries, expedientes para futuras consultas.



Consulta: Derecho que tiene un usuario, se debe llevar registros y controles.

Retencin: Es el plazo en trminos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el central.



Conservacin: Conjunto de medidas para garantizar la integracin fsica de los documentos, lo mismo que el manejo de la informacin.

Disposicin Final: Se relaciona con el estudio de los valores del documento.



Eliminacin: La destruccin de los documentos que haya administrativos, legal, fiscal, tcnico, contable y que no represente inters para la historia, cultura o investigacin.

Conservacin permanente: Se catalogan documentos de conservacin permanente, todos aquellos que informan sobre los orgenes, la estructura, los objetivos, las decisiones y otros de valor testimonial.


PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVO Seleccin

Ciclo vital de los documentosValores de los documentosTablas de retencinExpurgo, descarteTransferencia


PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVODescripcin:

InventariosGuasCatlogosndices


PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVOEl servicio

UsuariosMedios para la prestacin del servicio: correo, fax, reprografa, telecomunicacionesDifusinCapacitacin


PROCESOS TCNICOS DE ARCHIVOConservacin y preservacin:

Necesita apoyo de las DirectivasCreacin de documentos estrictamente necesarios (Tcnica de diseo, control del flujo documental para evitar duplicaciones innecesarias o la creacin de expedientes que se conviertan bien e una suma desordenada de documentos


NUEVAS TCNOLOGIAS EN LOS ARCHIVOS

MicrofilmacinArchivos pticosCorreo ElectrnicoInternetScanner


PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVOPrincipio de Procedencia:

Consiste en separar los documentos producidos por una institucin u organismo de aquellos que produce otra institucin u organismo, lo que indica que no se pueden mezclar.

Es el proceso de clasificacin, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (Fondos documentales), y administrativos (secciones y subsecciones documentales.


PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVOPrincipio de Orden original:

Se define como la ubicacin fsica de los documentos dentro de un expediente, respetando el orden cronolgico en que se recibieron, produjeron o tramitaron, con miras a solucionar un asunto determinado.


Enero 22 1Febrero 15 2Junio 02 3Octubre 25 4Carpeta No.__________Caja No.__________SECRETARIA GENERAL300.24 INFORMES300.24.02 Informes de ActividadesFechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12Folios:155Bogot, enero22 de 20

DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente Con el finPadarjjjhaf0Noviembre 18 5


CICLO VITAL DEL DOCUMENTOArchivo de GestinArchivo CentralArchivo HistricoTransferencias Primarias Transferencias secundariasArchivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital .


SISTEMA DE ARCHIVOSARCHIVO CENTRAL Comit de ArchivosOficina de Recibo y despacho de CorrespondenciaArchivo HistricoArchivos de Gestin O de Oficina


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