archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo

18
 Archivo de documentos. La organización moderna Autor: ismeoca 1 mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Transcript of archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 1/18

 

Archivo de documentos. Laorganización modernaAutor: ismeoca

1

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 2/18

 

Presentación del curso

Archivo de documentos. La organización moderna, tiene el propósito fundamentalde orientar en la práctica a las personas que trabajan en el área archivística.Aprende las técnicas, funcionamiento y los diferentes sistemas de archivar, lo cualconstituye la etapa complementaria indispensable en la implantación de un sistemade archivo.

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originanregistros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchosde estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, deforma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia,puedan ser localizados fácil y prontamente.

2

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 3/18

 

1. Archivo. Utilidad y funciones

Archivo:Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, lascuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudesdiversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en formaordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellospor cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en élse recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para laempresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de unaempresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realizacon la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

En todos los países junto con los archivos nacionales, existen los archivos de laadministración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe unapolítica precisa y sistemática que determine la organización de los archivosadministrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en lanormativa interna emanada del mismo. y adoptan los procedimientos que

consideren más convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organización y a lanaturaleza de los documentos.

Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivosprivados, éstos pueden clasificarse en: Sociales, gremiales, deportivos, políticos,eclesiásticos, notariales, educacionales, particulares.

Funciones de los archivos. 

a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentosrequeridos por las diversas dependencias de la empresa.

COMPROBACIÓN 

1.-¿Con qué propósito se archiva? 

2.-Elabore una definición de archivo. 

3.- Establezca diferencias entre archivo y archivar 

4.-¿Qué importancia tiene el archivo en una organización? 

3

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 4/18

 

2. Archivo. Tipos

Tipos de Archivos. Para la adecuada conservación del material, documentación quese debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplircon los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversaíndole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio,archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema dearchivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tansofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En lamedida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cualhan sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento deinformación. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia delos registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentestipos de archivos, entre ellos:

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales,colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás deotra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe laidentificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los librosde estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas ocajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima delotro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso detener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos,semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente oque la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierdevigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a loscinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados delarchivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información paracomprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, quetienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta ladestrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

COMPROBACIÓN1.- Explique en forma breve los diferentes tipos de archivo.

2.- ¿De qué depende que un archivo preste un buen serviciio al usuario?

4

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 5/18

 

3. Archivo. Materiales

Generalidades.Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos ymateriales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite,así se tiene:

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la

pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas sonutilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma oinstitución o referidos a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos decarpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpetaa usar, dependiendo del volúmen de correspondencia que se recibe en el período dearchivo, que puedes ser de seis meses a un año.

Carpetas individuales:Son las que se asignan a corresponsales activos o personascon las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesarioreferirse frecuentemente. se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria.Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, pororden de fecha, la más reciente al frente.Para abrir carpeta individual, el

corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.Carpetas misceláneas:Usadas para archivar documentos de aquelloscorresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpetacontiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca lacorrespondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpetaindividual. Es el hogar "temporal"de toda correspondencia.

Guías:Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de unapestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan paradividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse losdocumentos.

Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cadaguía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.

COMPROBACIÓN

1.- Establezca diferencias entre carpètas individuales y carpetas misceláneas

2.- ¿Cuál es la función de las guías en un sistema de archivo:

3.- ¿ Por qué se dice que la carpeta miscelánea es el hogar temporal de todacorrespondencia?

5

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 6/18

 

4. Archivo. Clasificación

Clasificación: Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada unosu lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar también comola distribución de documentos escritos de interés para la empresa, suministrando acada uno un orden específico de acuerdo a sus características.

- Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de fac ilitar su ubicaciónpor términos semejantes y para su posterior localización

- Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.

Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema quemejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación sistemáticaque permita mayor fluidez y garantía de información y control.

Manual o Código de Clasificación. 

Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que sirva deconsulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de archivo y de algún

servicio general.La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace necesaria laexistencia de normas y procedimientos para los que realizan la labor de clasificadoen todos los archivos.

Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes: 

- Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las carpetas yarchivos, empleo de guías y carpetas, preparación de las etiquetas para carpetas yarchivadores.

Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparardichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufrandeterioro.

6

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 7/18

 

5. Archivo. Sistemas de clasificación

"La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferenciahacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que debía serresuelto por los propios empleados. Por esta razón muchas empresas seencuentran con sistemas de clasificación inadecuados y con archivos llenos dedocumentos inútiles" (Landa Y Farner, 1982).

Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de lasoficinas, aún se continúa manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchosde muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines...

El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas dealgunas empresas lo demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lógico es pensaren la economía del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de documentos,y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación, quese adapte a las exigencias de la empresa, que dé seguridad a la informaciónconservada y que esté disponible para un futuro uso, luego debe procederse aeliminar del archivo los documentos innecesarios.

Principios Fundamentales de Clasificación.

los principios fundamentales en el proceso de archivar son:

- Clasificar, ordenar y archivar.

- Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento.Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

- Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación haseñalado.

- Archivar:Colocar los documentos en un lugar determinado.Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es ciertoque uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existendiferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método.Es decir laclasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta.

7

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 8/18

 

6. Archivo. Sistemas fundamentales de clasificación

Sistemas de clasificación. Los sistemas fundamentales de clasificación se resumenbásicamente, en dos: Alfabético y numérico. Separados o unidos, estos dossistemas forman la base de toda ordenación. En algunos casos sus variantes sedenominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos.

Sistema alfabético. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomandoen consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cualesuno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres deindividuos u organizaciones, por localidades(geográfico), por categoría o tema(asunto).

Sistema numérico. En este sistema se utiliza la serie natural de los números comoelemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordenaconforme a un número sin considerar ningún otro elemento. Dentro de estesistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitosterminales, dígitos centrales.Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es

posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable.En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarsedetenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porquehaya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadasde un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Factores que influyen en la selección del sistema de archivo

- Clase de documentos que se archivarán, frecuencia de consulta, cantidad deusuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en unperíodo, forma en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico,numérico, temático o combinación de ellos), método de control y seguimiento de

documentos que sea más eficaz, plan de transferencia que se utilizará.Procedimiento para archivar:

Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos estén listos para ser archivados);clasificar,(decidir bajo que nombre se archivará);codificar,(Indicar nombre o asuntodecidido en la clasificación); distribuir( los documentos se coleccionan en gruposdependiendo del asunto, lugar o nombre señalado en la clasificación;guardar(Colocar los documentos en las carpetas respectivas dentro de las gavetas)

8

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 9/18

 

7. Archivo. Sistema alfabético

Sistema alfabético: Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo conel alfabeto, muy similae al usado en los dicccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos losnegocios.

Ventajas: 

La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y

nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.Reglas para ordenar alfabéticamente. se usan directa o indirectamente encasi todos los sistemas dearchivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicaspara clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las mas usadaen nuestro país.

Reglas de clasificación 

1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar elapellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, siexistiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedará así:

- Apellido, en este caso, Salas;

2- Nombre de pila: María;

3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría asi:Salas, María Elena, siempre la inversión delnombredebe ir precedida por una coma. ( Si aparecen losdos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclararque Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DEUN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.

Ordene alfabéticamente los siguientes nombres de acuerdo a esta regla:

Mario Díaz Pérez, Carlos Arreaza, Juan E.Zarcos, José Pernía

9

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 10/18

 

8. Archivo. Reglas de clasificación

2.-Orden alfabético.

Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético,en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la primeraunidad al ser distinta decidirá el orden alfabético, si las primeras unidades son

iguales, la próxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las unidades cortasanteceden las largas si tienen idéntica raíz. Ejemplo: Alí Salas, Alí Soto, Alí SarríaJuárez, Ely García, Ali Salamanca

3.- Un apellido sólo o una inicial. Los apellidos solos o acompañados de una inicialdel nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con lamisma letra. Ejemplo: Juan Guzmán Páez, J. Guzmán, J. E. Guzmán, Juan ErnestoGuzmán

10

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 11/18

 

9. Nombres. Mujeres casadas

Mujeres casadas: El nombre de la mujer casada está conformado por su nombre depila seguido por el apellido paterno y el apellido del esposo unido por lapreposición de. esta preposición se conserva en el mismo lugar pero no constituyeunidad de archivo. Ejemplo. Mary Méndez de Liscano, quedaría asi: Méndez (de)Liscano, Mary ( 3 unidades de archivo).

Aplique la regla en los siguientes nombres: Elsa Duarte, esposa de carlos Casalta;Ana Maria Araujo, esposa de juan Matos;

Dilcia Santana, esposa de francisco Galeno.

Clasificación OrdenLógico

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4

Duarte (de) Casalta, Elsa

Araujo (de) Matos, Ana MaríaAraujo (de) Matos, Ana MaríaDuarte (de) Casalta, Elsa

Santana (de) Galeno, DilciaSantana (de) Galeno, Dilcia

Ejercicio.

Aplique las reglas estudiadas en los siguientes nombres;

Ana Rodriguez de Rojas, Adalgiza Rosario de González, Flor maría de Serres, Hilaria

cardozo de Santamaría, Ana de garcía,Ysaida Farías, Alida María Guillen, alejandra Victoria León. Ritmar José León Lozada,Daniel Lozada, Daniel Alejandro Lozada,

Fabiola Lozada, Juana Sagaray, Rafael Bastidas, Rafael Bastardo, Carla Serrano MariaLuisa Serrano Arguello, Ernesto Arguello,

Juana Arveláez. Juana Alvarez, Avilio Lozada, Paulina Borzellino, Mario Araujo. JoséAraujo Díaz

11

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 12/18

 

10. Nombres. Casas comerciales que contienen elnombre de individuos

Regla: Cuando el nombre completode un individuo se incluye en el nombre de unafirma comercia, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hacecon el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final en

el orden como aparece. Ejemplo. Farmacia Luis Marín, quedaría así:Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

Marín, Luis Farmacia

Aplique la regla en los siguientes nombres. Sucesores de Maria Dellán, EditorialMarcos Borges, Consorcio Pedro Graterol

ClasificaciónOrden Lógico

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 1

Unidad 2 Unidad 3Dellán, María, Sucesores (de) Borges,Marcos, Editorial

Borges, Marcos, EditorialDellán, María, Sucesores (de)

Graterol, Pedro, ConsorcioGraterol,Pedro, Consorcio

Artículos, preposiciones, conjunciones y contracciones. Cuando en el nombredeuna firma comercial se incluyen artículos, preposiciones contracciones... éstos no

constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio del nombre de la firma, pasan alfinal entre parentésis; si aparecen en el medio permanecen en el mismo lugar, peroentre parentésis. Ejemplo. La tienda de las flores, quedaría: Tienda (de las) Flores(La) ( 2 unidades de archivo). Marin y González, asociados, quedaría: Marín (y)González, Asociados (3 unidades de archivo)

Aplique la regla en los siguientes nombres: Almacén el Carmen, La casa de loshelados, almacén la rosa roja.

ClasificaciónOrden Lógico

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad

1 Unidad 2 Unidad 3Almacén (el) CarmenAlmacén(el) Carmen

Casa(de los)Helados (La) Almacén(la) Rosa Roja

Almacén (la) RosaRojaCasa (delos) Helados (La)

12

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 13/18

 

Méndez (y) Díaz, Sucesores Méndez(y) Díaz, Sucesores

13

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 14/18

 

11. Nombres. Firmas comerciales

Regla: Nombres de Casas comerciales e instituciones. Los nombres de casascomerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y archivan tal comoaparecen, siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo.Ejemplo: Farmacia Junín

Unidad1 Unidad 2Farmacia Junín

Aplique la regla en los siguientes nombres:

Talleres Villasmil, Zapatería Cristy, Optica Bertl, Librería Cedeño, Banco venezuela,Sucesores Pérez Díaz.

ClasificaciónOrden Lógico

Unidad 1 Unidad2 Unidad 3 Unidad

1 Unidad 2 Unidad 3Talleres VillasmilBanco Venezuela

Zapatería CristyLibrería Cedeño

OpticaBertlOptica Bertl

Librería CedeñoSucesores Pérez Díaz

Banco VenezuelaTalleres Villasmil

Sucesores Pérez DíazZapatería Cristy

14

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 15/18

 

12. Números

Regla:Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen números, éstosconstituyen unidad de archivo, se escriben tal como aparecen, pero se consideranpara efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras.

Ejemplo: Ferretería las 5 letras, Almacén las 3 A, II Tienda del Cristal, Los 5

hermano, 4 Estaciones, AlmacénClasificaciónOrden Lógico

Unidad 1 Unidad 2Unidad 3 Unidad 1Unidad 2 Unidad 3

Ferretería (las) 5LetrasAlmacén (las)3 A

Almacén (las)3 A5Hermano (Los)

II Tienda (del) Cristal4Estaciones, Almacén

5 Hermanos Ferretería(las) 5 Letras

4 EstacionesAlmacénII Tienda (del)Cristal

Títulos y tratamientos en el nombre de una firma comercial 

Regla. Los títulos como Doctor, Profesor, licenciado..., asi como los tratamientos,

señor, señora, señorita, Doña, Don.. se consideran unidad de archivo y permanecenen el mismo lugar, cuando aparecen en el nombre de una firma comercial. Ejemplo:Clinica de la Dra. Zurivic Lozada, Sucesion del Sr. Franco Oca, Sr, Rene León ySucesores, Escuela de la Profa. Rita Oca, Sucesión del Sr Orta.

ClasificaciónOrden Lógico

Unid 1 Unid2 Unid3 Unid 4 Unid1 Unid 2 Unid 3 Unidad4

Clínica (de la) Dra. Zurivic Lozada Clínica (dela) Dra. Zurivic Lozada

Sucesión (del) Sr. Franco Oca Escuela (dela)Profa. Rita Oca

Sr. Rene León (y)SucesoresSr.Rene León (y) Sucesores

Escuela (de la) Profa. Rita Oca Sucesión(del) Sr.FrancoOca

15

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 16/18

 

Sucesión (del) Sr Orta Sucesión(del) Sr. Orta.

Ejercicio: 

Aplique las reglas estudiadas en los siguientes nombres: Heladeria 1000 sabores,Sucesión del Sr. Juan Pernía, Almacén 3 colores, Sucesión de la Licda. GonzalezLaya, Medina, Pérez sucesores, Ferretería los 3 golpes, Farmacia 4 Hierbas S. A,Clínica del Dr. Joel Salas Sucesoo de Hermanos Díaz, Abasto Narciso Salazar, III

Avenida Tienda de Mascotas, Perfumeria 3fragancias, SresPérez y Garcia Sucesores

16

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 17/18

 

13. Nombres. Geográficos y abreviaturas

Nombres geográficos. Regla: Cuando en el nombre de una sociedad, corporacióno institución se incluye un nombre geográfico conformado por dos o más palabras;cada palabra se considera como una unidad de archivo, excepto los artículos quepasan a formar parte de la unidad. Ejemplo: San Juan de Areo, Abasto,quedaría:San Juan (de) Areo, Abasto(4unidades); La Guaira, Optica Company, quedaría: LaGuaira Optica Company (3 unidades).

Frigorífico Los Chorros, Zapatería la Cueva del guácharo, Centro Comercial ParqueAragua, quedarian así:

Clasificación Orden Lógico

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4 Unidad 1 Unidad2 Unid 3 Unid 4

Frigorífico Los Chorros CentroComercial Parque Aragua

Zapatería La Cueva (del) GuácharoFrigorífico LosChorros

Centro Comercial Parque Aragua Zapateria La cueva(del) Guácharo

Abreviaturas. Regla: Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Cía, Hnos,S. en C. Sucrs. y cualquier otra abreviatura de significado conocido en el nombr deuna organización se consideran como palabras completas y conforman unidad dearchivo. Ejemplo. Mendez y Garcia S. A. quedaría.

Méndez( y )García S.A. ($ unidades) Hnos Farías, quedaría: Hnos Farías (2 unidades)

Aplique la regla en los siguientes nombres: George Garrido Co.; Barbería Hnos.D'Acosta; Colegio Sto. Domingo; Almacen Sta. Rita; López y González Sucrs. CarlosDíaz Inc.; Peluquería Hnas Pereda

17

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5/11/2018 archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/archivo-documentos-organizacion-moderna-22079-completo 18/18

 

14. Bancos

Bancos. Regla: Los nombres de bancos se clasifican y archivan, en primer lugarbajo el nombre del banco y en segundo bajo el nombre de la agencia. Ejemplo:Banco Provincial Agencia Maturín, Banco provincial Agencia Palital; Banco ProvincialAgencia Aguasay. Quedarian:

ClasificaciónOrdenLógicoUnid 1 Unid 2 Unid3 Unid 1 Unid 2Unid 3

Banco ProvincialMaturín Banco ProvincialAguasay

Banco Provincial Palital Banco ProvincialMaturín

Banco ProvincialAguasay BancoProvincialPalital

Ejercicio Integral. Aplique las reglas estudiadas y ordene alfabéticamente lossiguiente nombres:

Prof. Roberto Diaz Agreda Dr. Salvador Castro

Carmen Eliza gómezLcda. Carmen Eliza gómez

Carmen carrillo Ing. Salvador Castro, padre

Dr. Alejandro Ajmad Ing. Salvador castro, hijo

Petra Quijada de Mata Restaurant 5 y 6

Apolo 11 Lavandería Sucesión de Pedro Gaitán

Sucesión de María Fernández Barbería Hnos, Arguello

Castro Restaurant Cuatricentenario

Prof. Antonio SilvaClinica del Dr García Salas

Centro imperial C.A. La Casa de la Moda

Hotel La Guaira Puerto Rico Optical Co.

18

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes