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“Los archivos juegan un papel esencial en la vida institucional de un Estado. Lejos de ser el olvido son la memoria; lejos de contraponerse a la vida moderna, apoyan con precedentes la toma de decisiones presentes y futuras, y cimientan la memoria colectiva de una nación….los archivos son la evidencia de las acciones de la sociedad, constituyen su memoria, moldean su identidad y son base de la sociedad de la información. Así mismo la democracia participativa se sirve de ellos para garantizar el libre acceso a la información estatal cumpliendo una labor esencial en el buen gobierno y la responsabilidad pública…” (Archivo General de la Nación)

Carrera 5No 6-05885 88 55 – 124

e-mail. www.cali.gov.co/cultura.php

ARCHIVO HISTORICO DE CALITALLER 1

EMILCEN MUÑOZ MUÑOZ

emil549@hotmail.com

MAURICIO BOWERS BEJARANO

mauriciobowers@hotmail.com

Grupo 1

Profesor

MÓNICA SOLÓRZANO SALAZAR

TEORIA ARCHIVISTICA

msolorzano@uniquindio.edu.co

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIDBA

CALI, 3 DE ABRIL DE 2010

CIDBA

CONTENIDO

INTRODUCCION______________________________________________________________4

ARCHIVO HISTÓRICO DE SANTIAGO DE CALI – AHC_____________________5

1. Aspectos administrativos - AHC________________________________________5

1.1. Reseña Histórica_________________________________________________________5

1.2. Ubicación________________________________________________________________6

1.3. Estructura Orgánica______________________________________________________6

2. Aspectos Específicos - AHC___________________________________________7

2.1. Objetivos de la Organización______________________________________________7

2.1.3.1. Secretaria de Cultura y Turismo________________________________________8

3. Generalidad del Archivo – AHC_________________________________________8

3.1. Función del Archivo:______________________________________________________8

3.2. Ubicación física dentro de la estructura de la entidad________________________9

3.4. Almacenamiento de la información________________________________________10

3.5. Series Documentales: (Descripción)_______________________________________10

3.6. Personal y sus Funciones________________________________________________11

3.7. Dotación: Muebles y Equipos_____________________________________________12

3.8. Software y Hardware para manejo de Archivos_____________________________12

3.9. Actividades Que Realiza el Archivo_______________________________________13

CONCLUSIONES_____________________________________________________________13

Anexos - Fotos_______________________________________________________________15

Archivo Histórico de Cali_____________________________________________________15

Deposito de Archivo_________________________________________________________16

Sala de Consulta_____________________________________________________________16

Organización de Fondos Cajas desacidificadas,___________________17

Como llegan los documentos_________________________________________________17

Formato de ficha_____________________________________________________________18

Documentos de Archivo______________________________________________________18

Libro capitular No. 1 Documento más antiguo (1563)________19

Estantería___________________________________________________________________19

Investigación – copia de documentos_________________________________________20

Catalogo – Formato papel____________________________________________________20

Exposición de documentos Urnas de vidrio__________________________21

Exposición fotográfica – Cali Viejo (José Luis Zorrilla)_________________________21

Exposición de Actividades de Divulgación Cultural e Histórica__________________22

Autores del Informe__________________________________________________________22

Bibliografía___________________________________________________________________23

INTRODUCCION

El presente informe muestra la investigación realizada en el Archivo Histórico de Cali, donde se especifican sus aspectos administrativos: cuál es su historia y organización, a demás sus aspectos específicos, sus funciones e importancia para la sociedad, su organización, los fondos que la conforman, su estructura física y las generalidades del archivo como tal.

En él se determina la importancia de los archivos, su papel en sociedad y en las instituciones.

ARCHIVO HISTÓRICO DE SANTIAGO DE CALI – AHC

1. Aspectos administrativos - AHC

1.1. Reseña HistóricaPor Real Cédula de 1573 el Rey de España ordenó que los cabildos llevaran libros de Actas: El de Santiago de Cali se había anticipado 10 años a esta disposición. Estos valiosos documentos fueron conservados en un cuarto, por mucho tiempo, encontrándose en lamentable estado de abandono, siendo necesario organizarlos ya que constituían para la ciudad un patrimonio invaluable. Por esta razón, en 1904 se firmó un contrato para encuadernarlos y en 1918 se comprometió una partida de $500.oo para su sostenimiento. Sin embargo era prioritaria la completa organización de esta información, y por esta razón en el año de 1958, se creó el Archivo Histórico De Cali, mediante el decreto Municipal No.378, del mes de junio.

1.2. UbicaciónEl Archivo Histórico ha funcionado en diversas sedes como el Edificio Moncaleano, los sótanos del Centro Administrativo Municipal y en el Edificio del Palacio Nacional, sitios técnicamente poco apropiados para la conservación documental.

Para su mejoramiento, en febrero de 2000 se ubicó en el segundo piso del edificio donde hoy funciona la Secretaría de Cultura y Turismo Municipal. Esta edificación fue adquirida en el año de 1997 por el Municipio de Santiago de Cali, convirtiéndose en una de las sedes más completas para dinamizar la actividad cultural de la ciudad. Esta construcción que ocupa un lote de diecisiete mil metros cuadrados se compone de biblioteca infantil, sala bibliográfica especializada en arte y cultura, sala especializada para invidentes, videoteca, salones de exposición de artes plásticas, sala equipada con medios para grabación audiovisual, audioteca y un conjunto de auditorios y salas donde se ofrecen conferencias y talleres permanentes y espacios para la investigación. Esta edificación fue construida y dirigida por el arquitecto Rogelio Salmona y fue galardonada con el Premio Nacional de Arquitectura en la Bienal de 1989-1991.

ADMINISTRACIÓNAsesora Administrativa

Amparo Saa Ortiz

COORDINACIÓNLicenciado En Historia

Carlos Mario Recio

ASISTENTEHistoriador

Rodrigo Marlon Mejía

SECRETARIA DE CULTURA Y TURISMO DE CALISecretario:

Argemiro Cortés Buitrago

AUXILIAREstudiante

Julián López

Se encuentra ubicado en la carrera 5 No 6 – 05, en el centro histórico de la ciudad de Cali.

Teléfono: 885 8855 – Ext. 210. Oficina 209 sala de consulta, 210 depósitos del archivo. Horario de atención: lunes a viernes - 8:00 a.m. 3:30 p.m. jornada continua.Correo electrónico: archiscali@hotmail.com

1.3. Estructura Orgánica

2. Aspectos Específicos - AHC

2.1. Objetivos de la Organización

2.1.1. Objetivo General: Preservar y organizar aquellos documentos de archivo de conservación permanente, que reflejan hechos con valor histórico, procedentes de la Alcaldía de Santiago de Cali, Las notarias, el concejo municipal, y el circuito judicial, con el fin de conservar la memoria histórica, Legal, Jurídica y Administrativa de la ciudad.

2.1.2. Objetivos Específicos: Divulgar el conocimiento histórico y cultural de la comarca del Valle del

Cauca, Santiago de Cali, y la región del Suroccidente Colombiano. Recopilar, organizar, custodiar, conservar, investigar, reproducir y difundir el

patrimonio documental de los fondos que la constituyen.

2.1.3. Misión y Visión:El archivo histórico de Santiago de Cali, no cuenta con misión y visión, está se rige por la misión y visión de la Secretaria de Cultura y Turismo de Santiago de Cali, que es el ente encargado de su administración.

2.1.3.1. Secretaria de Cultura y Turismo Misión: Su misión es promover y divulgar las diferentes manifestaciones artísticas tanto nacionales como extranjeras, formar públicos, contribuir a la conservación y difusión del patrimonio cultural intangible, generar procesos para el desarrollo urbano y fortalecer espacios para el sano esparcimiento, la convivencia y construcción de relaciones sociales basadas en el respeto por la diversidad y el pluralismo, sin distingos de razas, religión, credo o cultural, mediante la realización de eventos artísticos, culturales y recreativos.

Visión: Convertir al Teatro al Aire Libre los Cristales, en el mejor y más completo escenario al aire libre existentes en el municipio de Cali, dotándolo de la infraestructura requerida para la presentación de espectáculos masivos, generando un mayor impacto en los visitantes y habitantes de la ciudad a nivel cultural y de recreación.

3. Generalidad del Archivo – AHC

3.1. Función del Archivo:Las funciones del archivo histórico de Cali se encuentran enmarcadas dentro de las actividades que buscan recopilar, organizar, custodiar, conservar, investigar, reproducir y difundir el patrimonio documental de nuestra región. Por lo tanto, proteger la memoria y abrir canales de comunicación son parte fundamental del propósito del AHC, el cual pone a disposición de toda la ciudadanía caleña, todo el acervo documental que reposa en sus instalaciones, así como actividades de extensión y difusión.

3.2. Ubicación física dentro de la estructura de la entidadEl archivo está ubicado en el segundo piso del edificio de la Secretaria De Cultura Y Turismo De Cali (antiguo edificio de la FES).

Cuenta con una Sala de Consulta General para usuarios, dos depósitos alternos equipados con los requerimientos específicos de disposición y conservación documental, en la parte física (estantería, anaqueles, cajas, etc.,) aun no cuenta con control medio-ambiental (control de temperatura y nivel de humedad relativa). Dichos depósitos se encuentran separados de la sala de consulta y su paso es restringido como medida de seguridad y custodia de los documentos. Hace parte de sus instalaciones una pequeña sala de conferencias, donde tiene lugar la oferta cultural ofrecida por este centro de investigación y como espacio de investigación por parte de estudiantes de Archivística y Paleografía. El usuario también podrá encontrar dentro de las instalaciones del Centro Cultural de Cali, exposiciones del acervo documental y una colección de fotografías del Cali Viejo, perteneciente a un archivo privado del señor José Luis Zorrilla. 

3.3. Organización de la DocumentaciónEn el archivo histórico de Santiago de Cali, por ser un archivo histórico no maneja las tablas de retención y las series documentales, ya que estas vienen organizadas desde los entes que forman el acervo del AHC.El AHC está compuesto por los siguientes fondos:

Fondo concejo Fondo Escribanos

Fondo Notarial

Fondo Alcaldía

Fondo Judicial

Fondo Impresos

Fondo Fotográfico

Fondo Cabildo

3.4. Almacenamiento de la informaciónEl AHC almacena la información en dos salas que están equipadas para dicha función, en ella los archivos se almacenan en cajas y carpetas desacidificadas, aunque la gran mayoría de los documentos les llegan ya empastados como es el caso de los documentos notariales o los contables de la alcaldía de Santiago de Cali.

Para el almacenamiento posee estanterías de almacenamiento dinámico y fijas.

3.5. Series Documentales: (Descripción)

3.5.1. Fondo Concejo

En este se encuentra documentación producida entre los años 1830 y 1964, y se pueden encontrar Libros Capitulares, Actas del Concejo, Acuerdos Municipales, la Gaceta Municipal y el Archivo del Concejo. Este fondo constituye la memoria de la ciudad, al custodiar y preservar los documentos que hacen referencia a sus orígenes.

3.5.2. Fondo Cabildo

Comprende los Libros Capitulares de 1563 a 1830, donde podemos encontrar Actas del Cabildo, Acuerdos, Cédulas Reales, Autos de buen gobierno, ventas de esclavos entre otros.

3.5.3. Fondo Escribanos

Cuenta con los documentos emanados por los llamados escribanos en ese entonces, que luego fueron reemplazados en cierto modo por los notarios públicos, que eran los encargados dar fe.

3.5.4. Fondo Notarial

Este acervo cuenta con los documentos de las primeras notarías que existieron en Santiago de Cali, como son la Notaría Primera, que abarca el periodo 1850 a 1968 y Notaría Segunda que va desde 1850 hasta 1964.  En él podemos encontrar  protocolos de reconocimientos, testamentos, ventas, hipotecas, entre otros.

Para ubicar una escritura pública son necesarios básicamente  tres datos que son:Número de la escritura pública, - Año de protocolización  de la escritura, -Notaría en que se realizó la protocolización.

3.5.5. Fondo Impresos

Abarca el período comprendido entre los años 1888 y 1995. Comprende entre otros la gaceta departamental, gaceta municipal, anales de la asamblea departamental y diarios oficiales. 

3.5.6. Fondo Judicial

Se encuentran los procesos judiciales seguidos ante la instancia competente entre los siglos XVI hasta la primera mitad del Siglo XX.  En su primera fase de organización, el fondo judicial quedó dividido en dos subfondos: Tribunal y Juzgados.

Como herramienta descriptiva, el fondo cuenta con un inventario físico que reseña 2.352 documentos y un catalogo que resume alrededor de 400 expedientes judiciales que datan desde 1608 hasta 1957.

3.5.7. Fondo Alcaldía

En este fondo se encuentran consignadas las gestiones de índole administrativa y jurídica desarrolladas por esta Entidad, lo mismo que la correspondencia que circulaba entre este organismo y los diferentes estamentos de la sociedad comprendida entre los años 1900 y 1985.

3.5.8. Fondo Fotográfico

Es una colección de fotografías del Cali viejo que se encuentra en exposición permanente en los pasillos del segundo piso del centro cultural de Cali, estos pertenecen al archivo privado de José Luís Zorrilla.

3.6. Personal y sus Funciones

El AHC cuenta en el momento con tres personas para el funcionamiento del archivo como tal, estas personas son:

3.6.1. Coordinación: Está a cargo del historiador Carlos Mario Recio, el se encarga de recibir, organizar y revisar los documentos que llegan de las distintas entidades que conforman el archivo. También es el encargado de los talleres, seminarios y exposiciones que se realizan en el AHC.

3.6.2. Asistente: El historiador Rodrigo Marlon Mejía está encargado también de organizar y evaluar la documentación que llega al ACH, se encarga de guiar a los investigadores, estudiantes o entidades que necesitan el servicio del archivo con la búsqueda del documento y uso del mismo.

3.6.3. Auxiliar: es el estudiante Julián López, está encargado de la búsqueda de las escrituras públicas que reposan en el AHC, como también de la mensajería o correspondencia dentro del archivo y las dependencias de la alcaldía de Santiago de Cali.

3.7. Dotación: Muebles y Equipos

En cuanto a los muebles del AHC para el personal son escritorios en madera, sillas ergonómicas para el empleado y el visitante.

En cuanto a la sala de consulta tiene 8 puestos de trabajo individual con atriles para la consulta de los documentos, y una mesa de reuniones con 10 puestos para reuniones grupales también en madera, el catalogo es un mueble en madera que contiene unos A-Z donde se encuentra todos los archivos del AHC.

Tienen 3 computadores clones es decir equipos genéricos no de marca como (COMPAQ, HP, Dell, IBM), una impresora helewt Packard desk jet 2160, una fotocopiadora ricoh 1760. No tienen equipos de aire acondicionado, ni higrómetro (medidor de humedad relativa) ni sensores de humo.

En cuanto al personal usan batas blancas, tapabocas y guantes de látex para la manipulación de los documentos, igualmente a las personas que vienen a consultar los documentos que contiene el archivo.

3.8. Software y Hardware para manejo de Archivos

El software para el manejo de archivos utilizado por AHC es el WINISIS que es propiedad de la UNESCO, El Micro CDS/ISIS fue diseñado para el registro de documentos. Su mayor uso se da en el campo bibliográfico, pero es igualmente aplicable al registro de legajos personales, historias clínicas, información jurídica, expedientes, documentación de proyectos y en general, a toda base de datos que posea información estructurada en "fichas", con datos textuales (formados por una o más palabras).

Una de las principales ventajas que ofrece el diseño del programa, es su capacidad de manejar un número ilimitado de bases de datos, cada una de las cuales puede contener datos totalmente diferentes

En cuanto al Hardware el AHC utiliza equipos Clones (no de marca) que cumplen a cabalidad con las funciones de le entidad con Windows y office y el programa WINISIS en red.

3.9. Actividades Que Realiza el ArchivoDentro de las finalidades del AHC, esta difundir la información y por esto realiza actividades en compañía de otras entidades con el fin de dar a conocer y resaltar la importancia de los documentos que custodia.

En las actividades que ofrece, está el resaltar la celebración del Bicentenario, ya que como memoria pública son parte esencial de los recuerdos colectivos que fortalecen la identidad de la sociedad.

También desarrollan talleres sobre sensibilización; acercamiento y conocimiento de la institución para niños y jóvenes; una inducción acerca de las fuentes y el Archivo Histórico como centro que conservación de la memoria de nuestra sociedad y espacio de investigación dirigido a estudiantes de primaria y secundaria, una muestra fotográfica permanente sobre Cali de la primera mitad del siglo XX; inventario de los bienes culturales muebles de Santiago de Cali, compuesto de fichas técnicas y diapositivas de los diferentes bienes; taller de conservación y primeros auxilios a documentos.

CONCLUSIONES

Con la visita realizada al Archivo Histórico de Santiago de Cali, comprendimos la importancia que tienen los archivos para la sociedad, empresas, investigadores y personas inmersas en el mundo de la archivística y la documentación.

Esta visita nos permitió comprender cómo va organizado un archivo y el tiempo de que dura cada uno, desde el momento de creación de un documento.

Comprendimos que los archivos son fundamentales, mantienen vivo el interés por nuestra historia, a través de su difusión se fortalecen los espacios destinados a la reflexión de como se desenvuelve el ser humano en cada época o siglo vivido, el debate y conocimiento, como hacían uso de la información y documentos creados por él.

En el caso del AHC a pesar de que ya tiene muchos años de creado aún falta por organizar, digitalizar y ordenar la totalidad de los fondos la componen.

Observamos que las personas encargadas de administrarlo lo hacen con base a la ley 594 de 2000 o ley general de archivos de Colombia y la ley 80 de 1993 con la creación del archivo general de la nación o parámetros establecidos por esta entidad.

La realidad es que en Colombia a pesar de llevar 10 años con la ley 594 de 2000 muchas instituciones públicas les hace falta dar la importancia que se merece a la gestión de archivos, ya que en ellas no se contrata el personal idóneo o preparado para dicha labor o al menos un equipo interdisciplinar para la creación y buen funcionamiento de los departamentos de archivo en el país.

Las entidades de administración pública se ven envueltas en un sin número de actividades bajo su administración, el caso del AHC, es administrado por la Secretaria de Cultura y Turismo de esta ciudad, quien no ha entregado suficiente recurso para el manejo y mantenimiento optimo de este archivo, exponiendo a sí nuestra memoria histórica a riesgo de deterioro.

Es también de anotar que la mayoría de personas que estamos en el medio bibliotecario le restamos la importancia que tienen los archivos, porque creemos que son menos importantes y que no son tan utilizados como los libros o las revistas o documentos de consulta y ahora con la revolución tecnológica, el mundo de la WEB.

Este taller teórico práctico, enseña la realidad de los archivos y la importancia que han adquirido en los últimos tiempos. Las universidades, empresas necesitan de esta información para ser más competitivas y crear nuevo conocimiento mejorando el existente y facilitando la búsqueda de información. Esta nueva búsqueda de información exige que los archivos sean organizados y utilicen estándares para su consulta a nivel a mundial.

Las sociedades han tomado como referencia para la reivindicación de la historia, eventos, sucesos y hechos trascendentales, que tiene un significado relevante en las transformaciones o desarrollo de las culturas y que se encuentran documentados en los Archivos Históricos.

Por último, sabemos que todavía falta mucho para adecuar y estructurar los archivos del país, es por esto que se debe luchar contra la falta voluntad política y ejercer un verdadero esfuerzo de parte de las personas que trabajan en el medio para difundir esta ciencia. Cabe aun así resaltar que en Colombia, la ley general de archivos, las instituciones universitarias y estado, han hecho énfasis en la importancia de estos, y al mismo tiempo están aportando al conocimiento y verdadero uso de los archivos para el país. Esperemos que ahora con el Bicentenario de nuestro país, demos la importancia que se merecen los archivos, ellos nos muestran de dónde venimos, que hacemos hoy en día y hacia donde podemos ir.

Anexos - FotosArchivo Histórico de Cali

Deposito de Archivo

Sala de Consulta

Organización de Fondos Cajas desacidificadas ,

Como llegan los documentos

Formato de ficha

Documentos de Archivo

Libro capitular No. 1 Documento más antiguo (1563)

Estantería

Investigación – copia de documentos

Catalogo – Formato papel

Exposición de documentos Urnas de vidrio

Exposición fotográfica – Cali Viejo (José Luis Zorrilla)

Exposición de Actividades de Divulgación Cultural e Histórica

Autores del Informe

Mauricio Bowers Emilcen Muñoz

Bibliografía

Archivo Histórico de Cali http://www.cali.gov.co/publicaciones.php?id=828

Video - visita y Entrevista a Rodrigo Marlon Mejía Asistente del Archivo Histórico de Cali

Folleto informativo – Archivo Histórico de Cali

Folleto Actividades – Archivo Histórico de Cali.