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2. Archivo y clasificacin de documentacin administrativa El archivo en la empresa. Descripcin. Finalidad. Importancia del archivo para la empresa. Tipos de archivos. Equipos y materiales para el archivo. Funcionamiento de un archivo. Mantenimiento de un archivo. Proceso de archivo de un documento. Normas que regulan la conservacin de documentos. Destruccin de los documentos. Confidencialidad y seguridad de la informacin. La organizacin del archivo. Centralizado. Descentralizado. Mixto. Activo. Semiactivo. Inactivo o pasivo. Sistema de ordenacin y clasificacin de documentacin administrativa. Concepto de ordenacin y clasificacin. Clasificacin alfabtica. Clasificacin numrica. Sistema mixto. Clasificacin cronolgica. Criterio geogrfico. Clasificacin por materias.

UF0347 Sistemas de archivo y clasificacin de documentos09/02/2015 27/02/2015

Evaluacin prctica 23 de febrero a las 8.00 horas .Evaluacin terica 25 de febrero a las 8:00 horas

CLASIFICACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOSOBJETIVO ESPECFICOOBJETIVOS OPERATIVOSTEMA 2. ARCHIVO Y CLASIFICACIN DE DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

CONCEPTO DE ARCHIVOPOSEE VARIOS SIGNIFICADOS

Conjunto ordenado de documentos que una persona u organizacin crean cuando realizan una actividad.Puede referirse a un conjunto de documentos producidos o recibidos en una entidad, al lugar fsico donde se conservan esos documentos o a la institucin o servicio que custodia los documentos.

CONCEPTO DE ARCHIVO Lugar donde se custodian de forma ordenada y sistemtica los documentos de inters para la empresa con el fin de preservalos y garantizar las peticiones de consulta de informacin con rapidez.

FINALIDAD DEL ARCHIVO

Guardar, conservar y custodiar.Localizacin rpida y eficiente de los documentos.Constituir un centro activo de informacin.Cumplir con las disposiciones legales.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA EMPRESA

Para el trabajo administrativo y de carcter histrico para la organizacin.Toma de decisionesExigencias legales(4 aos segn artculo 29 de la Ley General Tributaria, 6 aos segn el artculo 30 del Cdigo de Comercio y 10 aos segn la Ley 10/2010 Prevencin de Blanqueo de Capitales y Financiacin de Terrorismo)

En el archivo estn implicados:

Medios materialesNormas y procedimientosPersonas que realizan las labores de archivo

POR TANTO,

La organizacin de un archivo es un conjunto de todos los recursos humanos, medios materiales y normas o procedimientos establecidos para ejecutar las acciones de archivo, debidamente coordinadas y estructuradas.

EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVO

EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVOFactores que los determinan:

Las necesidades de informacin de la empresa.La disponibilidad fsica de espacio.Los recursos econmicos disponibles.Del soporte del archivo, esto es, convencional o informtico.

FICHEROS

MUCHO ORDEN

http://www.youtube.com/watch?v=PMoINjIgE3o&feature=related

CLASIFICACIN DE DOCUMENTOSSe requiere un procedimiento preestablecido para la clasificacin y tratamiento de la documentacin.Manual de procedimientosElmanual de procedimientoscontiene una descripcin precisa de cmo deben desarrollarse las actividades de cadaempresa

Complementando al manual de procedimientos, estn las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos especficos.

CLASIFICACIN SEGN SU FRECUENCIA DE USO

ACTIVO

Documentacin de uso habitual y de reciente actualidad. Uso constante, cerca del puesto del trabajo, de localizacin rpida.

SEMIACTIVO

Generalmente pertenecen al ao anterior. Es un archivo transitorio entre activo e inactivo

INACTIVO O PASIVO

No van a ser consultados, pero son importantes o es de obligatoria conservacin.

CLASIFICACIN SEGN EL LUGAR DE EMPLAZAMIENTO

CENTRALIZADORecoge la totalidad de los documentos de la empresa.

DESCENTRALIZADO

Se dividen los archivos, utilizando para ello criterios de departamentalizacin de la empresa.

Los documentos estarn ms cerca de donde son reclamados.

MIXTO

Combina los dos sistemas anteriores, utilizando el archivo centralizado para la documentacin de carcter general y el descentralizado por departamentos para procesos activos

SISTEMAS DE ORDENACIN Y CLASIFICACIN DE DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA

La documentacin puede clasificarse como:Documentos vitales: escrituras, patentesDocumentos importantes: facturas, movimientos bancarios Documentos tiles: correspondencia, documentos de gestin.Documentos no esenciales: folletos, carteles. que pueden destruirse una vez que se han utilizado.

CONCEPTO DE ORDENACIN Y CLASIFICACIN

AlfabticoNumricoCronolgicoGeogrficoPor materias

ALFABTICA Pag. 44

Se ordena segn la serie del alfabeto.

Apellidos y nombre.

NUMRICA

No obedece a ninguna referencia del contenido.Facilidad de uso, requiere un registro auxiliar.

Mixto:

Numrica para archivadores y contenido alfabtica o cronolgica

CRONOLGICA

Por criterio de fecha.Ventaja ordenacin sencilla y natural, pero tiene grandes dificultades para bsqueda.

GEOGRFICO

Localizacin geogrfica de procedencia.

Se utiliza para archivos de clientes, proveedores o listas de direcciones.

POR MATERIAS

Por el asunto del que trata el documento o contenido.

Se suele combinar con otros sistemas: alfabtica.

TIPOS DE ARCHIVOS

Segn la funcin de la forma en la que se conservan los documentos:

Horizontales, verticales y lateralesEn soporte convencional o soporte informtico

Que hacemos si un documento tiene ms de 100 aos de antigedad?

http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html REVISAMOS ESTA PGINA WEB EN INTERNET

RESPALDO DE INFORMACIN

http://www.youtube.com/watch?v=ToewXby_bik&feature=related

MICROFILM

http://www.youtube.com/watch?v=Aog6c9BNNBc

http://www.youtube.com/watch?v=6Mw9cqF_b4Q&feature=related

http://www.youtube.com/watch?v=Kdv51sq8ubQ

MULTIMEDIA

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