Archivística

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Grabado representando un archivo.

La archivística o archivología, en algunos países archivonomía (término no reconocido aún por la RAE) es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).

Francisco Fuster

La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dichainformación y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o depequeñas organizaciones.

La archivística se enseña como ciencia en muchas universidades; en programas de Biblioteconomía, Documentación yMuseología, las llamadas Ciencias de la documentación; y en algunos casos como cursos en carreras de Historia.

Historia de la Archivística

El origen de esta sabia tradición es desconocido. Se sabe que los archivos, sea documentos o instituciones aparecen en los primeros siglos de la historia, pero la reflexión

sobre su organización y su gestión es mucho más reciente. La creación por diversos soberanos europeos en los siglos XIV y XV de las primeras instituciones encargadas de reagrupar los documentos necesarios para la defensa de los derechos del estado no parece en efecto haber generado textos normativos o teóricos sobre el rol de los archivistas o sobre la naturaleza de los archivos.

Aquí también podemos mencionar los primeros manuales de archivística que están históricamente conocidos. Estos primeros predecesores de la ciencia archivística, impresos en 1571, probablemente se escribieron durante la primera mitad del siglo XVI. A su autor, el hidalgo alemán Jacob von Rammingen, podemos considerarlo el «padre» de esta disciplina. Fundó una tradición archivística, que en Alemania siguió viviendo durante al menos un par de siglos. La primera teoría archivística fue formulada por el. Ver: [1]

Es en esta perspectiva que son llevados a cabo en el siglo XVIII, los primeros trabajos que pueden considerarse relevantes en la archivística: estos consisten en mostrar los principios directores de la clasificación de los archivos y del establecimiento de los instrumentos de búsqueda. La revolución francesa se hizo un principio de la accesibilidad a todos los ciudadanos franceses de los archivos de los poderes públicos. En consecuencia una imponente red de archivos fue engendrada, la cual necesitaba dotarse de reglas. Es a Natalis de Wailly que se debe, en una circular enviada en 1841 por el primer ministro del interior a los Archivos departamentales, la primera conceptualización del principio de respeto de los fondos. En la práctica, este principio ya existía por lado y lado, no solamente en Francia. Este principio del respeto de los fondos, que impone tratar los documentos en función de su origen y no de su sujeto, es uno de los conceptos de base de la disciplina archivística. La constitución de los fondos de archivos de otra parte y de su utilización para probar los derechos y concurrir a la administración y luego como fuente de la historia es a partir del siglo XIX, el gran sujeto de reflexión y de inquietud de los archivistas.

El manejo de los fondos, no es tarea fácil, se necesita mucho para que los documentos pasen de manera regular y eficaz de las oficinas administrativas donde son producidos a las instituciones de archivos donde deben ser conservados. El papel del archivista en el proceso de creación de los documentos y su lugar en comparación a las personas y organismos que producen o conservan los archivos, se convierte por lo tanto en uno de los temas mayores de la archivística. Una cuestión conexa es aquella del uso de los documentos archivados, producidos y conservados en su origen como pruebas, por lo tanto para responder a las necesidades de aquellos que los conservan, notablemente en materia financiera y jurídica, estos pueden servir para conocer mejor el pasado y para escribir la historia. Estos dos usos no son necesariamente sucesivos, pero pueden ser concomitantes, a la vez porque los documentos pueden guardar durante largo tiempo su función de pruebas (Es el caso de los títulos de propiedades, acuerdos y tratados internacionales, por ejemplo) y porque la búsqueda histórica puede portar sobre periodos y eventos recientes. Desde entonces los archivistas deben encontrar los medios de conciliar el problema de las autoridades de velar por proteger ciertos secretos, con la voluntad del público que los archivos sean bien conservados y ampliamente consultables.

Toda la reflexión en materia archivística después de la primera guerra mundial está también consagrada a la elaboración de soluciones a estos problemas. Los principales son:

• La teoría de las tres edades (Otro concepto de base de la archivística) que analiza el ciclo de vida del documento en tres fases sucesivas.

• La elaboración progresiva en cada país de leyes y de reglamentos que obliguen las administraciones a tener cuenta, luego de la producción de los documentos, de la vocación de ciertos de entre ellos a volver a los archivos y someter las destrucciones de los documentos al acuerdo de los archivistas. • La definición del lugar de las instituciones de archivos en la administración y en la sociedad que es muy variable según el país. • La definición de las funciones del archivista, que no es solamente la de conservar, sino también la de colectar, comunicar y valorizar.

Según Gumaro Damián Cervantes se puede aceptar como una disciplina, en tanto que quien la practique deberá seguir los lineamientos generalmente aceptados en las tareas de organización, conservación y servicio de los archivos. Empero, si se analiza brevemente la literatura de la materia se puede observar que los estudiosos del área la identifican como una ciencia que se enmarcan en el área de lo que distinguen como ciencias de la documentación o la información documental junto la bibliotecología y la Documentación.

Respecto de los fondos

Este principio implica de respetar la integridad material e intelectual de cada fondo de archivos sin intentar separar los unos de los otros, los documentos que lo componen y sin repartirlos en categorías artificiales en función de su sujeto. Clasificación e instrumentos de búsqueda (Repertorio, inventarios, base de datos, etc.) deben permitir al investigador, de no perder de vista el vínculo orgánico que une cada documento a la entidad que lo ha producido.

Ciclo de vida de los documentos

Teoría de las tres edades de los archivos

Todo documento pase sucesivamente por dos o tres fases. En la primera, surge de los archivos corrientes, aquellos que se reportan cotidianamente, este es conservado por las personas que lo hayan producido o recibido. Cuando estos documentos dejan de utilizarse cotidianamente y tampoco se pueden destruir, pasan al estado de archivos intermediarios, en esta etapa los documentos pueden ser ubicados en un local donde se podrán consultar en caso de necesidad o se confía a un servicio de archivos que lo restituirá si se pide. Una vez llegado el momento donde conservarlos ya no es necesario por la conducta de la actividad o por obligatoriedad, puede ser destruido o ser confiado como archivo definitivo a un servicio de archivos históricos. En Francia, los archivos definitivos de las personas públicas, ya sea de colectividades territoriales o de servicios desconcentrados del estado deben ser entregados a los archivos departamentales del territorio geográfico donde se encuentren. Los archivos definitivos de las administraciones centrales del estado y de los establecimientos públicos a competencia nacional deben ser entregados a los archivos nacionales.

Funciones de la archivística

Creación

Evaluación (de)

Crecimiento (adquisición)

Clasificación

Conservación (preservación)

Descripción e indexación

Difusión

Diez reflexiones acerca de la profesión del archivista según la Dr Antonia Heredia Herrera que fueron presentadas en 150 aniversario del Archivo Nacional de Lima.

El referido decálogo dice así 1) El objeto de la Archivística sigue siendo doble: los documentos de archivo, en papel o electrónicos, y todos los Archivos, como instituciones, con la salvedad del cambio de orden en su enumeración tradicional. 2) El principio de procedencia permanece y es un error arrinconarlo 3) El ciclo vital y sus tres edades exigen una revisión 4) Hay una ruptura del equilibrio entre práctica y teoría: la teoría hoy va por delante y a veces es difícil alcanzarla con la práctica. 5) Hay una atención preferente a los documentos antes que a los Archivos, de aquí el protagonismo de la gestión documental que llega a arrinconar a la Archivística. 6) Los contextos, junto a los atributos, juegan un papel muy importante a la hora de la identificación de los documentos 7) Existe un protagonismo de las funciones y de los procesos que se hace patente a la hora de la valoración, de la clasificación, de la gestión de la calidad y hay una ampliación de sus respectivos objetos 8) El control de los documentos ha venido a sustituir la obsesión por la posesión, por la propiedad, de aquí la proliferación de instrumentos de control a la hora de la e-gestión documental 9) Es un hecho la anticipación y adelanto de las funciones archivísticas antes de la producción de los documentos 10) Y también es evidente que la autonomía ha cedido el paso a la cor-responsabilidad.

Índice  [ocultar] 

1   Archivística en Colombia

o 1.1   Normatividad

o 1.2   Formación en Archivística y Bibliotecología

o 1.3   Revistas seriadas en Archivística y Bibliotecología

o 1.4   Instituciones archivísticas destacadas en Colombia

2   Norma Internacional General de Descripción Archivística y su aplicación en Colombia

3   Véase también

4   Referencias

5   Enlaces externos

Archivística en Colombia[editar]

Normatividad[editar]

La Ley 594 del año 2000 o ley general de Archivos estipula que un archivo, es un

conjunto de documentos acumulados por un proceso natural de una entidad pública en

el transcurso de su gestión.1 También se reglamenta el sistema de categorización de

los archivos públicos según su jurisdicción territorial y su función en la estructura del

Estado Colombiano, las funciones de los archivos, su administración, los

procedimientos de consulta de la documentación, la gestión documental, el control y la

custodia de la documentación, la adquisición, exportación y expropiación de

documentos, la conservación de los documentos, el manejo de diferentes soportes

documentales y la gestión de los archivos privados.

De igual forma, durante los últimos 10 años se han promulgado nuevas leyes acerca de la gestión documental, al igual que políticas de reducción de la utilización del papel en los archivos públicos. Algunas de estas normas son:

Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN: Mediante el cual se actualiza el Reglamento

General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario. En

este acuerdo se estipula cada uno de los términos utilizados en la función archivista.

Ley 1409 de 2010: Por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la

Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones. En esta ley se

establece: Requisitos para la función de archivista, sus campos de acción, funciones

del Colegio Colombiano de Archivistas, el Código de Ética, los deberes y prohibiciones

del profesional, los Tribunales Éticos, el Régimen y Procedimiento Disciplinario.

Decreto 2578 del 2012 del Ministerio de Cultura: Por el cual se reglamenta el

Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el

Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de

los archivos del Estado. En esta ley se establece: El sistema nacional de archivos,

Evaluación de documentos de archivo, Archivos de entidades privadas que cumplen

funciones públicas y a Red Nacional de Archivos.

Directiva Presidencial 004 de 2012. Establece los lineamientos generales, para la

implementación de la iniciativa Cero Papel en la administración pública, con el fin de

identificar, racionalizar, simplificar, automatizar los trámites y procesos, procedimientos

y servicios internos, para lograr una eficiente y oportuna prestación de los servicios a

cargo de esas entidades.

La ley de "cero papel" promulgada por parte del senado de la república busca la reducción de la utilización del papel y apoyar el uso de soportes electrónicos a cambio de una política ambiental tomada por parte del Archivo General de la Nación.

Formación en Archivística y Bibliotecología[editar]

En Colombia, la formación en archivística y bibliotecología es promovida por las siguientes universidades y centros.

Servicio Nacional de Aprendizaje  Quien ofrece formación técnica en modalidad

presencial y cursos cortos de capacitación virtual.

Universidad de La Salle. Programa de Sistemas de Información y Documentación

Universidad de Antioquia  Escuela Interamericana de Bibliotecología - EIB

Universidad Industrial de Santander - UIS : Archivo Histórico Regional - Grupo de

Investigación de Historia, Archivística y Redes de Investigación. Escuela de Historia.

Universidad del Quindio. Ciencia de la información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística

Pontificia Universidad Javeriana  Facultad de Comunicación y Lenguaje - Carrera

de Ciencia de la Información - Bibliotecología.

Inpahu

Revistas seriadas en Archivística y Bibliotecología[editar]

Se destacan en Colombia, las siguientes revistas referentes a la Archivística y a las Ciencias de la Información.

Revista Códices de la Universidad de la Salle.

Revista Interamericana de Bibliotecología. Escuela Interamericana de

Bibliotecología.

Revista Cambios y Permanencias del Grupo de Investigación Historia, Archivística

y Redes de Investigación.

Instituciones archivísticas destacadas en Colombia[editar]

Archivo General de la Nación - AGN 2  . Ente rector de la política archivística

colombiana.

Servicio Nacional de Aprendizaje  SENA: 

Premio Gestión Pública del SENA

El Proyecto Oficina Sin Papel delGrupo de Administración de Documentos y

la Secretaría General del SENAobtuvo el reconocimiento del Departamento

Administrativo de la Función Pública para ser inscrito en el Banco de Éxitos de la

Administración Pública, en el marco del Premio Nacional Alta Gerencia.3 Además del

reconocimiento público al SENA por su capacidad para generar proyectos innovadores

y con gran valor agregado en términos de competitividad para el sector público, este

proyecto será replicado en el resto de entidades estatales.4 A partir del 25 de

noviembre de 2004, ésta entidad creo un espacio llamado Mesa Sectorial de

Archivos y Bibliotecas5 teniendo a cargo la Función de gestionar la aprobación de

Normas de Competencia Laboral y orientar o evaluar las propuestas por gremios,

asociaciones, sectores o cadenas productivas u otras entidades, para ser aprobadas

como Normas de Competencia Laboral Colombianas.6

Archivo Distrital de Bogotá . Ente rector de la política archivística del Distrito

Capital.

Entre las agrupaciones gremiales y profesionales más reconocidas en el área de la archivística y la bibliotecología se encuentran:

Colegio Colombiano de Archivistas - CCA

Sociedad Colombiana de Archivistas

Asociación de Egresados de Bibliotecología y Archivística de la Universidad de la

Salle - ASEBIAR

Asociación de Bibliotecólogos Javerianos - ABJ

CISA (en constitución).

Archivo Histórico Javeriano Juan Manuel Pacheco S.J.

Desarrollo del PGD o programa de gestión documental

Mediante la ley 594 del 2000 de la “ley general de archivos”, se estipulo la obligatoriedad de las entidades tanto públicas como privadas que a la vez cumplen funciones públicas, el elaborar programas de gestión documental y que tanto los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte de la información así mismo dentro la norma la gestión de documentos es enmarcada dentro del concepto de archivo total comprendiendo los procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, también se refiere a la obligación de la elaboración y adopción de tablas de retención documental,la tabla es un instrumento que identifica a cada identidad de acuerdo con sus funciones y procedimientos, así mismo los documentos que produce, recibe la entidad deben conservarse con sujeción al principio de eficiencia y racionalidad. El estado toma la medida de esta estipular la obligatoriedad de estos programas de gestión documental en las instituciones debido a la carencia de tratamientos archivísticos que se vieron reflejados en los grandes números de fondos acumulados en el país de allí que la gestión se va a encaminar hacia las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y la organización de la documentación desde su origen hasta su destino final para facilitar su utilización y conservación para tal propósito la ley 1409 del ejercicio profesional de archivista artículo 2 "campos de acción” establece que el ejercicio de la archivística

comprende a) la aplicación de los principios universales de procedencia y de orden natural en la organización tanto de archivos públicos como archivos privados, bajo el concepto de archivo total que a la vez comprende procesos como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y la disposición final de los documentos b) clasificación, descripción, selección, valoración, diagnostico, conservación y custodia de los documentos y en general todas las actividades que propenden el desarrollo de la gestión documental. c) la planeación, diseño, coordinación, control, administración, evaluación y gerencia técnica de los procesos archivísticos en sus distintos soportes. De allí que los procesos de la gestión documental en la entidad serán desarrollados por el archivista. Al momento de la elaboración de los programas de gestión documental se deben tener ciertas consideraciones como administrativas, económicas y archivísticas, se debe también contemplar la identificación de problemas, oportunidades junto con el análisis y determinación de los requerimientos y planes de contingencia el cual debe responder a un plan de corto, mediano y largo plazo mediante las políticas generales y de gestión tomadas por el comité de archivo Para comenzar a aplicar los programas de gestión de calidad es necesario que se hayan implementado manuales de procesos y procedimientos con compilación de formas y formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental la cual nos permite institucionalizar el ciclo de vida de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, deberá ser entonces elaborada bajo los siguientes parámetros: 1) investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales 2)análisis e interpretación de la información recolectada 3) elaboración y presentación de la tabla de retención documental para su aprobación al comité de archivo 4) aplicación 5) seguimiento y actualización de la tabla de retención documental.ANEXO 1 – LEY 594 DE 2000 LEY 594 DE 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES Diario Oficial 47.817 Ley 1409 de 2010 (agosto 30) por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones.

Norma Internacional General de Descripción Archivística y su aplicación en Colombia[editar]

Qué es la descripción archivística? “Descripción Archivística: elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve, para identificar, gestionar, localizar y explicar, los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término sirve también para describir los resultados de este proceso (Archival description)”7Según el Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación, cuya finalidad fue actualizar el artículo 67 del Reglamento General de Archivos en lo correspondiente al uso del glosario, la descripción documental es una fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y consulta. Estos instrumentos de descripción o descriptores, según el mismo Acuerdo, son términos normalizados que definen el contenido de un documento y se utilizan como elementos de entrada para la búsqueda sistemática de la información.

El texto titulado norma internacional general sobre descripción archivística, expone detalladamente el procedimiento o proceso de descripción a partir de normas surgidas de una necesidad de los archivos para controlar y conocer la información poseída, pero principalmente permitir la facilidad de acceso a la información y a su vez como un requerimiento para la calidad administrativa de las entidades. La norma aborda muchos ámbitos pues va desde lo general hasta lo específico, por ejemplo identifica y explica el contexto, como medio para comprender los orígenes de los documentos, esta información acerca del origen, permitirá hacer valoraciones históricas sobre la pertinencia de la conservación total de muchos documentos, otra labor importante que permite la descripción es que el contenido de los archivos sea comprensible ya sea al ciudadano o a la entidad que los requiera. Un punto importante es que la aplicación de la norma de

descripción depende de trabajos previos del mismo nivel de importancia, como la identificación la, clasificación y la acotación del fondo. La descripción surge como una necesidad de acciones archivísticas que buscan en la cooperación romper el aislamiento tradicional de los archivos frente a la sociedad y el taifismo de archivos y de archiveros. La falta de conocimiento sobre el contenido de los archivos, generó un desconocimiento de la sociedad hacia estos. La descripción permite que el archivo pueda hacer accesible la información al ciudadano dependiendo de su interés personal, o social. La accesibilidad de información la hace posible la descripción archivística a través de los instrumentos de descripción.

Resulta por lo tanto inexplicable que hasta la publicación de el texto oficial haya existido un desconocimiento generalizado y un desinterés por la descripción y aún cuando se generó la norma esto siguió siendo evidente, sin embargo también es verdad que al hacer la lectura esta tiende a ser un poco confusa, lo cual hace que sea difícil su aplicación tal y como lo plantea, esto se debe a que la norma es producto de un interés surgido inicialmente en España, uno de los países con mayor avance desde mi perspectiva en el tema archivístico en toda su especificad, por ejemplo desde manejo y difusión de la información archivística, o descripción hasta la concientización social e institucional de la importancia de la información, por lo tanto aplicar esta norma que si bien fue creada para la generalidad de archivos como tal, resulta difícil su puesta en marcha para países que no toman como relevante el manejo de los archivos, como es el caso de Colombia, por lo tanto lo más pertinente sería crear una norma que surja de esta norma general de descripción de archivos y que pueda aplicarse de acuerdo a los avances de la organización de estos.

Siguiendo con nuestro análisis según la lectura de Antonia Heredia la descripción constará de un conjunto ordenado de elementos de descripción que permitan caracterizar y representar aquello que describimos. Cada elemento de descripción es un punto de acceso. Otro punto de crítica de la norma y que lo trabaja la autora son las denominaciones de las áreas, como es el caso de "área de contexto", argumenta que son ambiguas y otras equívocas como el caso del "Área de identidad" la cual tendría que ser de "Identificación", es decir la esencia de los documentos de archivo no es otra que la vinculación a su origen, que de ninguna manera podrá materializarse a partir de un simple "título", que, como tal, puede ser hasta arbitrario, el denominado "Título", es un término más bibliográfico que archivístico, sería más adecuado el término nombre que es trasunto de su procedencia, que es la que marca la identificación de los documentos de archivo. De igual manera de desconocen algunos elementos importantes para la investigación cultural, histórica y de diversas disciplinas de ciencias humanas, como la tradición documental y la escritura como mencione anteriormente existe una necesidad de elaborar un manual de aplicación por países con todos los ejemplos suficientes, pues la norma tiende a ser confusa para su aplicación.

El problema de la norma para algunos países es que quizá los obligue a replantearse conceptos tan fundamentales como los de fondo y a rectificar la metodología de la descripción, desde los que difícilmente la norma es aplicable sin que sea por deficiencia de la norma, el problema es específico dependiendo de la forma en que se apliquen y avancen las aplicaciones de las normas de archivo. La descripción archivística se refiere en su término más amplio a cada uno de los elementos de información que se describe a partir del momento en el que se han seleccionado para su conservación y las posteriores etapas, esto permite que en la documentación garantizar la elaboración de descriptores coherentes, facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo, haciendo y aplicando la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares del sistema unificado de información.

La descripción multinivel implica que si se va a describir el fondo como un todo debería representarse en una sola descripción, usando los elementos adecuados de descripción. Si fuera necesario describir las partes, éstas pueden describirse, también, separadamente usando los elementos necesarios. La suma total de todas las descripciones así obtenidas, estructuradas jerárquicamente, representa el fondo y aquellas partes que fueron descritas.

El principio de la descripción archivística procede de lo general a lo particular, es decir el principio de procedencia al ser una consecuencia de esta. A lo largo de la descripción se deben tener en cuenta toda una serie de conceptos sobre todo el de gestión documental y todos y cada uno de los procesos que integra, la descripción toma la información general de cada uno de estos procesos y los incorpora dentro de sus formatos, se deberá tener el conocimiento necesario sobre acuerdos y normas en donde se toquen los conceptos archivísticos y su aplicabilidad, por ejemplo los elementos de descripción van desde el área de identificación, título, fecha, área del Contexto, en donde se consignan datos sobre la entidad, su historia, pasando por la recepción e ingreso de los documentos donde se registra el origen y fecha de la unidad en descripción, se le asignan números o códigos. Por otro lado el área de identificación Información es esencial para identificar a la unidad de descripción el área de contenido y estructura, en esta categoría pertenecen la información sobre el tema principal de los documentos, la organización de la unidad de descripción, el alcance y contenido y la valoración, selección y eliminación.

En cuanto a las condiciones de acceso y uso, se requiere la información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción, sobre las condiciones de acceso, condiciones de reproducción Lengua/escritura de los documentos, las características físicas y requisitos técnicos Instrumentos de descripción. En el ítem de documentación asociada se consigna la información acerca de los materiales que tengan una relación importante con la unidad de descripción, la existencia y localización de los documentos originales y la existencia y localización de copias junto a las unidades de descripción relacionadas. El área de control de descripción, es el espacio donde se controla la información sobre cómo, cuándo y por quién se ha preparado la descripción archivística. Algunos elementos a incluir en una descripción Cantidad y calidad El número de elementos que debe incluir una descripción archivística dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción. En cualquier descripción pueden utilizarse todos los elementos contemplados en estas reglas generales, aunque sólo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos. Intercambio de información Las posibilidades para el intercambio internacional de información descriptiva están contempladas en la norma, ya que de los elementos disponibles, sólo pocos son considerados esenciales para dicho intercambio. Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripción. A fin de asegurar el valor de los puntos se lleva a cabo un control de autoridades para el cual se ha desarrollado la norma ISAAR (CPF). Esta norma permite contar no sólo con la forma normalizada del nombre del productor, sino también con la completa descripción de los atributos de dicho productor. Código de referencia Su objetivo es identificar de un modo único la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa. Es importante consignar, en la medida que sea necesario para su identificación única, elementos como el código del país según la última versión de la ISO 3166, códigos para la representación de los nombres de los países; el código del Archivo según la norma nacional de códigos de archivos u otro identificador único de su ubicación; el código de referencia local específico, el número de control u otro identificador único. La norma a su vez dice que es labor del AGN Consignar, en la medida que sea necesario para su identificación única, detalles como el código del país según la última versión códigos para la representación de los nombres de los países; el código del estado, según norma INEGI; el código de la delegación o municipio según norma INEGI y el acrónimo del archivo.

Los anteriores aspectos solo son un esbozo de la un gran número de reglas que se deben aplicar en la descripción, el carácter complejo de la descripción es un punto en contra para su aplicación a nivel general, sin embargo es importante comprender la importancia de su aplicación,seria un paso importantísimo para establecer relaciones entre el archivo y la sociedad, entre el archivo y la investigación, entre el archivo y la historia, los archivos no son nada si no se aplican los mecanismos de descripción serían archivos inútiles que no aportan nada institucionalmente, debemos entender el archivo como un mecanismo de control, los archivos son el reflejo del nivel de confianza que por ejemplo pueda tener una entidad pública, son sinónimo de anticorrupción, su posibilidad de acceso rápido a través de la descripción acompañados con campañas de concientización y difusión social sobre la información que reposa en los archivos y a la que pueden acceder, harán de los

archivos el principal centro información, investigación, control social. Todo esto lo hace posible la descripción, esta permite el acceso a lo que se quiere sin pérdida de tiempo. La aplicación de la norma es difícil en un país como Colombia en donde existen enormes atrasos en el tema archivístico, tan solo en los últimos años a través de la ley 594 se empezó a aplicar una serie de medidas para iniciar un proceso de concientización en todas las entidades públicas sobre la importancia de la gestión documental dentro del funcionamiento de cualquier entidad. En los últimos años también salieron una serie de acuerdos concernientes al tema archivístico. Bajo este panorama lo planteado por La norma analizada en este texto es poco aplicable pues requiere pasos iniciales como lo son la organización, clasificación entre otros que aún no se cumplen, sin embargo el espíritu de la norma puede servir de guía para aplicar una propia de acuerdo a dichas particularidades.

En un afán de la Comunidad Europea por acciones archivísticas conjuntas, que buscasen la cooperación regional entre los distintos países y rompieran el aislamiento tradicional de archivos y archivistas frente a la sociedad, el Consejo de Europa y los ministros de cultura de los países integrantes convocaron, según Antonia Heredia Herrera (1998: 31), el 14 de noviembre de 1991, a un grupo de expertos vinculados al Instituto Universitario Europeo de Florencia, custodio del archivo de la Comunidad. El informe resultante de esta convocatoria fue publicado en 1994, dando especial relevancia a las problemáticas tocantes a la descripción: disparidad de modelos, multiplicación de instrumentos de descripción, arbitrariedad de denominaciones, diversidad de metodología y ausencia de normatividad internacional (Heredia: 31). Una primera solución a esta dificultad fue presentada a finales del mismo año (1994), en inglés y en francés, y en 1995 se conoció su traducción en español: se trata de la primera norma internacional para la descripción archivística, que con una serie de revisiones y modificaciones desde 1994 hasta el 2000, se ha venido conociendo en el argot archivístico como la ISAD(G), siglas en inglés de General International Standard Archival Description. Esta norma internacional definió la descripción archivística como la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término sirve también para describir los resultados de este proceso (CIA, 2000: 16).

En Colombia, según Carlos Álvaro Gamboa (2008), los debates en torno a la descripción se han venido dando desde la promulgación de la Ley 80 de 1989, pero sin duda alguna, es con la aparición de la ISAD(G) que la discusión ha tenido una mayor relevancia. Los archivistas de Colombia, como bien reza la Norma en el punto I.1 de su Introducción, han asumido la necesidad de una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas sin apartarse de las normas y la realidad archivística existentes en el país. De este modo, el proceso de adaptación de la ISAD(G) en Colombia, se ha venido dando gradualmente, pasando por la creación de una ficha de descripción documental en 1994, que mezclaba elementos de descripción procedentes del primer borrador de Norma difundido por el CIA, con elementos de una ficha de descripción anterior elaborada por el Archivo General de la Nación (Gamboa: 3). En 1995 se realizó en Cartagena el III Seminario Internacional sobre Descripción Archivística, donde se problematizó la aplicación de los conceptos fechas de creación y fechas de acumulación; la necesidad de incluir puntos de acceso onomásticos, toponímicos y temáticos; la mayor precisión en el elemento características físicas, sugiriendo agregar estado de conservación; y el establecimiento de niveles de descripción en coherencia con las características de los archivos iberoamericanos (Gamboa: 4).

Algunas de estas consideraciones fueron resueltas, para el caso colombiano, en abril de 1997, con la publicación de la NTC 4095 (Norma General para la Descripción Archivística) en la que se conservaron seis áreas de la ISAD(G), agregando algunos subelementos al Área de Identificación y al Área de Contenido. No obstante, los alcances de la NTC 4095, y por ende de la ISAD(G), en este primer comienzo, fueron muy limitados. Además de una incontrolable proliferación de bases de datos, de una diversidad de formatos, del poco

control sobre los datos, del predominio de los ingenieros de sistemas en la determinación de los campos y subcampos, la NTC 4095 centró su aplicación, al igual como lo denunció Antonia Heredia para la ISAD(G) en su respectivo momento (Heredia: 38), en los fondos históricos, en el soporte papel y en la elaboración de índices (Gamboa: 4). Esto en últimas, a ojos de Gamboa, recogía un problema mayor, a saber, determinar cuáles elementos de la Norma podían aplicarse al Archivo de Gestión, cuáles al Archivo Central y cuáles al Archivo Histórico. Contrariando a los que creían que la descripción era un recurso exclusivo de los archivos históricos, la solución de los archivistas colombianos fue entender el concepto instrumento de descripción dentro de los marcos teóricos de archivo total o ciclo vital de la documentación, para comprender que en cualquier fase del ciclo documental el fin de la descripción es establecer un control físico, administrativo e intelectual de los documentos, que permita su adecuada localización y recuperación (Gamboa: 4). De esta manera, la División de Clasificación y Descripción del Archivo General de la Nación, sin salirse de los lineamientos y alcances de la ISAD(G), diseñaron unos instrumentos de control muy particulares, que no establecen rupturas en el ciclo vital de la documentación sino que por el contrario permiten una mejor comprensión del concepto archivo total: se trata de las Tablas de Retención Documental (TRD), las Tablas de Valoración Documental (TVD) y el Formato Único de Inventario Documental (FUID). Estos recursos, si bien no hacen alusión a todos y cada uno de los elementos de la ISAD(G), constituyen, como bien lo expresa Carlos Álvaro Gamboa, el mínimo común múltiplo de la descripción de nuestro país, dónde están incorporados claramente los principios de procedencia y de orden natural, la producción documental de las instituciones, sus valores primarios y secundarios, útiles para evidenciar la vida y obra de cualquier entidad (Gamboa: 5).

Sistema De Gestor De Contenidos CMS (Content Management System, por sus

siglas en inglés)Es un programa que permite crear a sus usuarios una estructura de

soporte útil para la administración y creación de contenidos, principalmente páginas

web, por parte de editores, participantes y demás usuarios. La disciplina archivista ha

estado acompañada de los nuevos soportes electrónicos para la información, y han

sido fundamentales los programas de gestión de contenidos.