AREA: Ciencias Económico-Administrativas Proyecto
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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COLIMA
AREA: Ciencias Económico-Administrativas
CARRERA: Lic. En Administración
NOMBRE DEL PROYECTO:
Manual de Organización y Procedimientos para la Empresa
Abarrotes las Gemelas.
NOMBRE DEL PARTICIPANTE DEL PROYECTO:
Julia Maribel Martínez García
ESPECIALIDAD: Comercialización y ventas.
NO. DE CONTROL: 10460421
PERÍODO ESCOLAR EN QUE SE REALIZARÁ EL PROYECTO:
(Agosto-Diciembre/2014)
Proyecto
Manual de Organización y Procedimientos para la Empresa
Abarrotes “Las Gemelas”
Lic. Margarita García Llerenas.
Villa de Álvarez, Col., Diciembre de 2014
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
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ÍNDICE
Introducción……………………………………………………………….…………….…4
Justificación……………………………………………………………..……………..…..5
Objetivos generales…………………………………………………….…………….…… 5
Problemas a resolver………………………………………………..…………….………6
Alcances y limitaciones…………………………………………..……………….…...… 6
Fundamento teórico……………………………………………..……………..…….….. 7
Procedimientos y descripción de actividades realizadas….….………….……….... 17
Base legal……………………………………….…………………..………………..…. 18
Resultados …………………………………….…………………….…………….….… 18
Capítulo I (Manual de Organización)…….………………………..…………………19
Introducción………………………….……………………………..……………………..20
Historia y antecedentes…………….…………………………..………………………..20
Misión……………………………….……………………………………………………..23
Visión…………………………….…………………….……………………………..........23
Valores……………………………………………………………………………….…….23
Estructura orgánica………………………………………………………………............24
Organigrama………………………………………………………………………..….....25
Capitulo II (Descripción de puestos)…………………………………………….….26
Conclusión………………………………………………………………………….…....56
Fuentes de información…….………………………………………….……………….57
Capítulo III (Manual de Procedimientos)……………………………………….…..58
Introducción……………………………………………………………………………...59
Justificación…….……………………………………………………………………......60
Historia y Antecedentes…………………………………………….……………….….61
Misión………………………………………………………………………………….….63
Visión………………………………………………………………………………….…..63
Valores……………………………………………………………………………..….…..63
Objetivo General……………………………………………...…………………….……64
Organigrama……………………………………………….…………………………… 65
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
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Diagramas y Estructuras Procedimentales…………………………………………...66
Conclusiones………………………………………………………………………….… 81
Recomendaciones…………………………………………………………………….... 82
Fuentes de Información……………………………………….………………………...83
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
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INTRODUCCIÓN
Las organizaciones hoy en día cuentan con retos y exigencias dentro de este mundo
globalizado, retos y necesidades que se debe de cubrir para que la administración y
manejo de estas sean los indicacados, dentro de estas exigencias se pueden contar
con una Carta de Organización, mejor conocida como manual de Organización, con el
objetivo de establecer e implementar claramente la estructura de la organización.
El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los
diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Organización. Su consulta permite
identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que
la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de
mando; y asimismo proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el
desarrollo de sus funciones; elementos indispensables que le permitirán alcanzar sus
metas proyectadas a largo plazo. Trabajando eficientemente y obteniendo mejores
beneficios.
Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado
mínimo cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al
interior de esta empresa, por lo que cada una de las áreas que la integran, deberán
aportar la información necesaria para este propósito que se desea alcanzar.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
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JUSTIFICACIÓN
El presente proyecto pretende resolver puntos de mejora encontrados en análisis
realizados anteriormente y aportar soluciones a la empresa Abarrotes Las Gemelas en
relación de algunas necesidades que son producto de un estudio de consultoría que se
llevó a cabo en el año 2013 por la alumna Julia Maribel Martínez García del Instituto
Tecnológico de Colima. Basándose en ese diagnóstico, se da seguimiento a la
problemática detectada; otorgando así manual de organización y procedimientos donde
se estructure y se conciba una planeación estratégica, dando como resultado, mejoras
en la empresa abarrotes las gemelas, donde puedan aterrizar sus bases
administrativas, que se cuenten con ellas y las conozcan todos los integrantes de dicha
organización.
OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS DEL MANUAL:
Eliminar y evitar la duplicidad de funciones y de mando, ya que por medio de él se
definen las funciones, jerarquías, líneas de autoridad concernientes a cada puesto.
Obteniendo así una mejora permanente dentro de la microempresa; proporcionando la
información necesaria a las áreas que conforman la Dirección General de la abarrotera,
con el fin de dar a conocer la forma de organización, los objetivos, funciones y niveles
de responsabilidad de la unidad administrativa.
Objetivos específicos.
Elaboración de un manual de organización.
Elaboración de un manual de procedimientos.
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PROBLEMAS A RESOLVER.
Se pretende que con la realización del Manual de Organización este pueda servir como
instrumento de apoyo que defina y establezca las funciones de los trabajadores que
laboran en Abarrotes Las Gemelas, asimismo que les permita una funcionalidad
efectiva y administrativa, puesto que actualmente presenta deficiencias para definir
claramente las funciones de cada departamento.
Se pretende también que los colaboradores tengan el conocimiento del funcionamiento
organizacional que es primordial para que todos por medio del manual tengan una
buena integración y orientación en los distintos departamentos.
ALCANCES Y LIMITACIONES DEL PROYECTO
Alcances:
Delimitar los procedimientos operaciones realizadas para llevar a cabo toda la
organización del proyecto.
Conocer a profundidad la empresa, para así poder realizar lo propuesto.
Es una pequeña empresa, lo cual me permite tener acceso
Limitaciones:
Una de las limitaciones de este proyecto es el tiempo de la residencia profesional y la
disponibilidad de la información tanto en la empresa.
La recopilación de información será determinante para los resultados.
Por otro lado la empresa porque me permitirá conocer que servicios son los que
manejare.
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FUNDAMENTO TEÓRICO
Modelos administrativos
¿Que son los modelos administrativos?
Los modelos son el núcleo de la administración racional, son un medio para simplificar y
analizar situaciones o sistemas complejos.
Un paso común en el enfoque de la ciencia de la administración hacia la solución de
problemas es construir un modelo matemático para representar el sistema bajo estudio.
Fundamentalmente hablamos de modelos que las empresas van copiando,
adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no
suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y
sistemas administrativos. Los modelos varían en muchas dimensiones; una de las más
importantes es el grado de abstracción implícito.
Manual de Organización
De manera Gral. Se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de
trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la
estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando
mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y
estructura.
A fin de que el mencionado docto. sea realmente un instrumento operativo, en la
presente guía, se incluye una serie de indicaciones de carácter práctico, para orientar y
ordenar los trabajos de elaboración y/o actualización de estos documentos, que se
pretende sean el resultado del estudio y análisis de la estructura funcional vigente, a fin
de realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institución.
Para la elaboración del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, las
cuales junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el
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logro de este objetivo. Estas etapas son: recabar información, análisis de la información
recabada e integración del manual.
OBJETIVO GENERAL:
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y
funcional, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de
comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la organización.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los
niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el
funcionamiento organizacional.
Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades
administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada
interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la
institución.
PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION
Para proceder a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un
conjunto de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos
proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución
de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodología que comprende una
serie de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases:
1.-Recaudación de información.
2.-Análisis de la información.
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3.-Integración del manual.
Descripción de puesto
Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica la
tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Además bosqueja la relación
entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su
frecuencia o ámbito de ejecución.
Es importante observar que a descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el
individuo que lo desempeña en la actualidad.
Elementos que componen las descripciones de puesto
Designación del puesto, unidad organizacional y relación de dependencia.
Estos puntos identifican el puesto y le dan sus características propias. Diferencian a
cada puesto de los demás. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con
la misma designación e igual nivel de remuneración pueden tener tareas,
responsabilidades y relaciones de dependencia diferentes.
Por ejemplo, el puesto de "diseñador" en una División de Productos para
Consumidores y en una División de Productos Industriales puede tener el mismo nivel
de remuneración pero ser muy diferentes en otros sentidos.
Síntesis del puesto, deberes y responsabilidades.
Aquí se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el
análisis posterior (
Deberes y responsabilidades.
Esta parte de la descripción de puesto señala "qué" tarea se desempeña~ "por qué" se
desempeña, y cuando no resulta obvio. "Cómo" se desempeña. Si el "qué", el "por qué"
+- o el "cómo" no aparecen, la formulación es incompleta.* Interacción. Especifica las
relaciones entre un puesto y otro.
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Cuando las ocupaciones están vinculadas muy estrechamente, la descripción de las
relaciones recíprocas entre cada puesto es crítica. También es importante para describir
puestos que tienen amplias relaciones fuera de la compañía, por ejemplo, puestos de
ventas, comercialización y relaciones públicas.
Preparada por, Aprobada por y Fecha.
Cada descripción debe indicar quién la preparó y si recibió aprobación definitiva o es
sólo un proyecto de descripción. Debe conocerse la identidad del redactor,
administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surjan
interrogantes.
La fecha de preparación indica a quien la lea la actualidad de la información
Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto
Las especificaciones del puesto son los requisitos que deben satisfacer los candidatos
si han de cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin
tropiezos con aquellos de quienes dependan.
En la descripción se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mínimos
para cumplir las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que
desempeñan el puesto en la actualidad.
Entre los requisitos mínimos pueden figurar exigencias especiales del puesto, como por
ejemplo viajes prolongados o trabajo nocturno, además de los requisitos normales en
materia de aptitudes y experiencia.
Para evitar imponer requisitos poco realistas, las especificaciones deben basarse en la
manera como se realiza el trabajo actualmente.
Especificación de puesto
Se define como el resumen de las cualidades personales, características, capacidades
y antecedentes requeridos para realizar el trabajo.
Elementos que están contenidos en una especificación de puesto a partir de la práctica
actual de trabajo:
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Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo
Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo
Educación pertinente Experiencia pertinente
Esferas concretas de experiencia Aptitudes manuales o mentales Aptitudes
sociales o de acción recíproca
Exigencias de viajes
Horas y horarios de trabajo
Condiciones ambientales peligrosas o duras
Usos de las descripciones de puesto
Una vez que las descripciones formales de puestos han obtenido aceptación, los
gerentes encuentran otras aplicaciones prácticas de las mismas como en las siguientes
áreas de recursos humanas.
Definición de análisis de puesto
El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan
los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en
términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas
Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recolección, evaluación y
organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”
Situaciones donde se necesita o recomienda
el análisis de puesto:
Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad
de realizar un análisis de puesto como los siguientes:
Cuando se funda la organización
Cuando se crea nuevos puestos
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Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de
nuevas tecnologías o procedimientos
Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una
empresa
Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración
considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.
Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les
requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.
.La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que
provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.
La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para
las cuales no tienen las condiciones necesarias.
La mano de obra no está adecuadamente capacitada.
La productividad general de la organización no resulta aceptable para la
administración.
La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.
Si se realizar un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de puestos
bien preparados y realizados lo que ayuda a la administración a satisfacer sus
necesidades en aspectos críticos de política de personal, corno remuneraciones,
contratación y selección, diseño organizacional, evaluación del desempeño y la
planificación de la mano de obra.
Datos que se reúnen en el análisis de puesto
La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el
proceso de análisis de puesto como los siguientes:
Actividades del trabajo
Actividades y procesos del trabajo.
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Registros de las actividades
Procedimientos utilizados.
Responsabilidad personal.
Actividades orientadas al trabajador
Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicaci6n en el trabajo.
Movimientos elementales para el análisis de métodos.
Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo
Tangibles e intangibles relacionados con el puesto
Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.
Habilidades requeridas
Desempeño del trabajo
Análisis de error.
Normas de trabajo.
Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.
Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)
Condiciones físicas de trabajo.
Requerimientos personales para el puesto
Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización
Beneficios para los gerentes de departamentos
Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad
Permite realizar una mejor selección del personal
Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos.
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Beneficios para los empleados
•Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto.
•Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo
Manual de Procedimientos
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una organización;
este debe incluir ejemplos de formularios que se utilizarán en dichas actividades, así
como las máquinas o equipos que serán necesarios para llevarla a cabo. Un manual de
procedimientos incluye información desde lo general a lo específico que nos permite
tener las siguientes ventajas:
- Conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y el personal responsable
de llevarse a cabo, lo cual evita la pérdida de información o el que tareas de rutina no
sean efectuadas.
-La inducción de personal de nuevo ingreso en el puesto y el método de trabajo,
adiestramiento y capacitación ya que describe de manera detallada las actividades de
cada puesto.
-Analizar y auditar de manera eficaz los procedimientos de cada área.
-Conocer todo el trabajo y de esta manera ubicar tareas redundantes o innecesarias
que puedan ser simplificadas o delegadas para hacer más eficientes los puestos.
-Establecer un sistema de información o detectar irregularidades en el ya existente
para poder modificarlo.
-Controlar el cumplimiento de las labores y evitar que sean modificadas de manera
arbitraria. -Determinar responsabilidades en base a capacidades personales y grupales
de manera que cada uno use sus fortalezas en beneficio de la empresa y sus
debilidades sean minimizadas y corregidas.
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-Incrementar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y cómo
hacerlo.
Es por eso que el manual de procedimientos es de suma importancia para
organizaciones en las que la rotación de personal es frecuente o en empresas de nueva
creación donde la información al respecto no está totalmente clara para el personal y
las responsabilidades pueden ser confundidas y, por lo tanto no llevadas a cabo.
Sin embargo los manuales también presentan algunas limitantes o desventajas;
muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual
que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes, algunas consideran
que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día,
existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez, el costo
de producción y actualización puede ser alto, si no se actualiza periódicamente, pierde
efectividad, incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma, una descripción
demasiado sintetizada carece de utilidad y una muy detallada los convierte en
complicados.
Para elaborar un manual de procedimiento se debe seguir los siguientes pasos:
a. Se debe impartir una inducción por parte de la empresa al personal involucrado.
b. El personal involucrado recauda la información en las áreas de trabajo donde por
medio de la realización de diferentes entrevistas con los trabajadores se obtendrá una
descripción de las actividades que se desempeñan en la ejecución de cada
procedimiento, después se elaboran los borradores (siguiendo los lineamientos) de los
procedimientos para su revisión
c. La Coordinación recibe los borradores y revisa para emitir según los lineamientos las
observaciones pertinentes.
d. Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la
Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como "Documento en
revisión, sujeto a modificaciones".
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e. La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y
aprobación.
f. La Coordinación luego del visto bueno del usuario aprueba, edita y tramita
distribuciones a las áreas de interés.
El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar
secuencialmente "quien" hace "que" actividad; básicamente esta técnica se compone
de dos partes:
• El trabajador, y el puesto que ocupa la persona.
• La descripción de la actividad realizada por cada persona, iniciando con un verbo de
presente imperativo (haga, realice, abra, etc.) que indica instrucción.
El camino o dirección en términos de objetivos, metas, logros, etc., que una empresa o
institución desee seguir siempre será determinante para el cumplimiento de los mismos.
Aunque es importante el planteamiento y desarrollo de todos estos puntos de una forma
clara y específica, no cumplirán su objetivo si el personal no realiza su trabajo en base
a estos y con la finalidad de respetarlos y cumplirlos. La importancia de un manual de
procedimientos radica precisamente es esto, en la idea de plasmar toda la información
referente a donde está y donde quiere dirigir la organización sus productos o servicios.
Todo esto representado en forma de diagramas, roles y responsabilidades,
procedimientos, instrucciones de uso de maquinaria o equipo y todos los reglamentos,
métodos, etc., que permiten que la empresa pueda subsistir y cumplir con su misión.
El que el personal de una empresa conozca el fin por el que está trabajando es
determinante para el éxito y cumplimiento de sus objetivos. Si la organización no
conoce como su trabajo repercute en el producto o servicio final es difícil que se
comprometa en realizar sus labores individuales y no solo eso, pueden existir personas
comprometidas pero que estén realizando incorrectamente sus actividades por la falta
de información y es ahí en donde radica la importancia de un documento de este tipo
que construya una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
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CRONOGRAMA
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Análisis general de la empresa
P
R
Identificar los puestos
P
R
Elaboración y descripción de
Puestos.
P
R
Elaboración del Manual de
Organización.
P
R
Elaboración del Manual de
Procedimientos.
P
R
Implementación de ambos
proyectos.
P
R
Entrega del reporte final
P
R
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BASE LEGAL
Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos
Ley Federal del Trabajo
Ley del Impuesto Sobre la Renta
Código Fiscal de la Federación
RESULTADOS.
Se espera que con la elaboración del Manual de Organización Abarrotes Las Gemelas
tenga una mejor organización y asimismo una descripción de los puestos o
departamentos que la constituyen, que por lo consecuente las actividades asignadas
sean realizadas de una manera correcta y eficiente
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INTRODUCCIÓN.
El Manual de Organización expondrá con detalle la estructura orgánica de esta
empresa, señalando de tal forma los perfiles de puestos y la relación que existe entre
ellos; explicará la jerarquía y la autoridad que tendrá cada puesto y por ende se
desarrollaran las diversas funciones y actividades.
El Manual de organización tendrá como objetivo, exponer una visión clara y concisa de
la estructura orgánica de Abarrotes Las Gemelas, enfocándose y precisando en los
puestos y actividades que se realizaran dentro de la misma; de tal forma se le
asignarán responsabilidad a cada puesto dependiendo del rango de autoridad que se
tenga dentro de la organización, obteniendo así, ahorro de tiempo y a su vez esfuerzos
en la ejecución del trabajo y evitando la duplicidad de funciones.
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HISTORIA DE LA EMPRESA
Abarrotes las Gemelas se apertura en el año 2003 como una actividad emergente que
generara los ingresos para completar el gasto familiar, fue fundada por la Sra. Ma. del
Carmen García Gutiérrez, siendo ella la encargada de que el negocio funcionara
correctamente y a la vez involucrar a sus tres hijos al negocio. Posteriormente a finales
del 2011 se abrió la primera de la sucursales bajo la dirección del mayor de los hijos,
Ángel Manuel Ríos García es el encargado de que la primera de las sucursales
funcione. En el 2012 gracias a los gobiernos, federales y estatales, se participó en un
proceso de profesionalización y equipamiento, mediante la capacitación, asesoría
técnica e instalación de un punto de venta (computadora equipada con software,
escáner, impresora) lo anterior les permitió ser más competitivos y así lograr una mayor
rentabilidad. A partir de ahí el control y manejo de las tiendas se volvió más profesional
y permitió tener mejores controles de entradas y salidas, contratar empleados y tener
mejor control de tanto del personal como de los ingresos y egreso. Se puede decir que
es partir de este punto donde empezó a crecer y a volverse una empresa seria y
competitiva, los proveedores comienzan a dar preferencia y mejores precios lo que se
vuelve una fortaleza de dicha empresa.
Derivado de lo anterior y bajo la tesitura que en México, las tiendas de abarrotes han
desempeñado un importante papel en el desarrollo del comercio nacional y que es
relevante en el desarrollo social y económico de un sector social en desventaja, sector y
desventaja que se disminuye al considerar las tiendas de abarrotes no como un plan de
contingencia para enfrentar o tratar de evitar la crisis económica de una familia con la
apertura de un modelo de negocio obsoleto, precios pocos competitivos, mala imagen,
sino como una gran oportunidad generadora de servicios de calidad con un
establecimiento tecnificado, competitivo. Bajo este concepto, se apertura Abarrotes las
gemelas II por Ángel Manuel Ríos García, Abarrotes los Cuates en el año 2013 por
Sandra Guadalupe Ríos García y a principios del 2014 Abarrotes las gemelas II por
Rosario del Carmen Ríos García. Dichas empresas además de la matriz Abarrotes las
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gemelas funcionan con empleados bajo la supervisión de los encargados de cada
sucursal, lo que da un total de 8 trabajadores directos y uno más encargado de cubrir
días de descanso más los 4 supervisores, es decir ha dejado de ser una empresa
estrictamente familiar, ahora enfrenta mayores retos, retos que solo con una correcta
administración y organización podrá afrontar.
Abarrotes Las Gemelas como se ha dicho es una empresa en crecimiento, entre los
proyectos de corto plazo que cuenta es abrir una cuarta sucursal y posteriormente dejar
ser 4 personas físicas para convertirse en una personal moral, de esta forma volverse
más competitiva en un mercado donde cada vez es más difícil sobresalir y competir
antes las grandes cadenas mas no imposible, para ello es importante que se empiece a
consolidar como empresa, crear una imagen corporativa y para ello es importante que
se genere una estructura orgánica, por lo que hasta ahora no se cuenta con una
estructura bien definida y se basan en métodos empíricos.
DATOS DE LA EMPRESA
Domicilio: Jacinto B. Treviño # 389
Teléfono: (312) 308 77 44
Representante legal: Ma. Del Carmen García Gutiérrez
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MISIÓN
Una sólida vocación de servicio al cliente, a través de una preocupación constante por
satisfacer sus demandas y superar las expectativas, por medio de un espíritu de
excelencia.
VISIÓN
Ser la microempresa número uno con referencia a nuestros competidores más
cercanos, alcanzando crecer nuestra infraestructura para así ofrecer mayor calidad en
precios, productos y servicio a todos nuestros cliente.
VALORES
Respeto: Buscar la armonía en la relación con compañeros de trabajo, clientes y
proveedores.
Disciplina: Cumplir con todos nuestros compromisos.
Desarrollo: Hacer un esfuerzo permanente por adquirir los conocimientos y habilidades
necesarias para crecer personal y profesionalmente dentro de la empresa generando
un ambiente de productividad.
Servicio: Exceder las expectativas de atención a nuestros cliente.
Honestidad: Actuar en todo momento apegados a los principios de integridad que rigen
la conducta personal.
Lealtad: Tener un compromiso profundo con la empresa correspondiente al apoyo y
desarrollo personal aun ante circunstancias cambiantes.
Innovador: Promover el cambio permanente como el medio más importante para estar
cumpliendo las expectativas de nuestros cliente.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
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Visionario: Buscar nuevas oportunidades en el presente para el futuro, promovemos el
desarrollo de la tecnología comercial en beneficio de clientes, proveedores y nosotros
mismos como empresa.
Cooperación: Apoyar y trabajar en equipo para lograr los objetivos.
Responsabilidad Social: Participar permanentemente en apoyo a programas para
beneficio de la sociedad.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
PUESTO CANTIDAD
Gerente 1
Jefe de Recursos Humanos 1
Jefe de sucursal 4
Empleada de mostrador 12
Almacenista 1
TOTAL DE PUESTO DE TIPO 19
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
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ORGANIGRAMA
Gerente
Jefe de Sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Almacenista
Jefe de Recursos Humanos
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Nombre del
Puesto Gerente General
Dirección General
Gerencia
Dirección de Área No aplica
Objetivo del
puesto: Organizar la administración general de la microempresa abarrotera.
Puesto del Jefe
superior
inmediato:
No aplica
Subordinados Nombre del Puesto No. de
Plazas
1 Jefe de Recursos Humanos 1
2 Jefe de Sucursal 4
3 Almacenista 1
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
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Funciones
Institucionales Principales Funciones
1 Conocer el mercado
2 Estar enterado de cualquier anomalía que suceda en negocio.
3 Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores, por
pequeñas que sean.
4 Establecer los planes de desarrollo de la empresa o negocio
5
Conocer el mercado.
6 Contactar proveedores
Gerente
Jefe de Sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Almacenista
Jefe de Recursos Humanos
UBCACION DE LA EMPRESA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
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Relaciones
internas Con que puesto/área Para qué?
1 Jefe de Recursos Humanos Contratación de personal y
capacitación.
2 Jefe de Sucursal Supervisión de sucursales
Relaciones
externas Con que área/organización Para qué?
1 Proveedores Compra de mercancía.
Funciones
Técnicas
Principales Funciones
1 Elaborar el plan de trabajo, crea la publicidad de la microempresa,
organiza la distribución de los artículos en almacén y para la venta y
controla todas las actividades que se desarrollan dentro de la
microempresa.
2 Supervisar las sucursales y el progreso de las mismas, en donde no
exista alguna anomalía.
3 Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores, por
pequeñas que sean.
4 Establecer los planes de desarrollo de la empresa o negocio
5 Conocer el mercado y tomar las medidas necesarias para que la
empresa o negocio funcione con éxito y realizar los acuerdos
comerciales.
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2 Dependencias de gobierno Capacitaciones y actualizaciones.
Prestamos
Horario laboral De 8 am A 7 pm
Observaciones
Disponibilidad de horario
DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO
Conceptos Descripción Grado
Recursos Materiales Utilizar eficientemente los recursos
materiales.
Alto
Recursos Humanos Satisfacer las necesidades de sus
empleados.
Alto
Recursos
Financieros
Manejar con eficiencia y eficacia el capital
de la empresa.
Alto
Información En cuanto a expedientes, créditos, pagos,
cuentas, etc.
Alto
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PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Bachillerato
Licenciatura
Especialidad Óptima Compatible
Administración
Contabilidad , Finanzas
Actitudes
-Entusiasta
-Sociabilidad
-Amable
-Extrovertido
Habilidades
-Trabajo en equipo
-Manejo y facilidad de palabra
-Gestión y negociación
-Manejo de Microsoft Office
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Requiere disponibilidad
para viajar SI NO X
Experiencia
Mínima en
Años, meses
-Elaboración de proyectos y
solicitudes de financiamiento.
-Elaboración y análisis de
presupuestos.
- Ventas y compras
2 años
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Objetivo del
puesto:
Mantener y promover políticas y procedimientos que permitan contratar
al personal idóneo y asimismo coadyuve a desarrollar sus actividades
de manera óptima y armoniosa.
Puesto del Jefe
superior
inmediato:
Gerente
Subordinados Nombre del Puesto No. de
Plazas
1 No aplica
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE
Nombre del
Puesto Jefe de Recursos Humanos
Dirección General
Gerencia
Dirección de Área Recursos
Humanos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
34
Funciones
Institucionales Principales Funciones
1 Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento
2 Proyectar y coordinar programas de capacitación
3 Supervisar y verificar los procesos de servicios
4 Controlar y buscar métodos para evitar la rotación del personal
Gerente
Jefe de Sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Almacenista
Jefe de Recursos Humanos
UBCACION DE LA EMPRESA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
35
Funciones
Técnicas
Principales Funciones
1 Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e
inducción del personal, a fin de asegurar la elección de los candidatos más
idóneos para los puestos de la organización, mediante la aplicación de los
procedimientos formales.
2 Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los
empleados, a fin de cumplir con los planes de formación, desarrollo,
mejoramiento y actualización del personal, a través de la detección de
necesidades de adiestramiento.
3 Supervisar y verificar los procesos de servicios en la administración de
personal, a objeto de dar cumplimiento a los planes y programas sobre los
beneficios establecidos por la empresa.
4 Coordinar y controlar el proceso de egreso para la desincorporación del
personal, ya sea por despido, retiro voluntario o culminación de contrato,
según lo establecido en la L.O.T. con el fin de cumplir con el plazo fijado
por la empresa para la entrega oportuna de las liquidaciones.
Relaciones
internas Con que puesto/área Para qué?
1 Gerente Informar sobre el estado del
personal.
2 Empleados de mostrador Implementar evaluaciones y
valuaciones.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
36
Relaciones
externas Con que área/organización Para qué?
1 Instituciones Gubernamentales /
Privadas
Solicitud de documentos, licencias,
etc.
2 Bancos Préstamos
Horario laboral De 9 am A 8 pm
Observaciones
DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO
Conceptos Descripción Grado
Recursos Materiales ----- Nulo
Recursos Humanos Dedicarse por completo a la reclutaciòn
del personal, actuando con honradez.
Alta
Recursos
Financieros
Manejando nómina. Medio
Información La información que se maneje dentro de la
empresa, será confidencial.
Alta
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
37
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Licenciatura (Administración)
Diplomado en R. H
Especialidad Óptima Compatible
Administración Economía, Contabilidad
Actitudes
Entusiasta
-Sociabilidad
-Amable
-Extrovertido
Habilidades
Capacidad de dialogo
Disposición para integrar equipos
Capacidad para la toma de decisiones
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
38
Conocimientos
Técnicos
Manejo de Office en un 100 %
Manejar varios tipos de software
Sistema de administración de nóminas.
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Administración de personal
Control y cumplimiento de
obligaciones
Contratos colectivos
2 años
Requiere disponibilidad
para viajar SI NO X
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
39
Nombre del
Puesto Jefe de Sucursal
Dirección General
Gerencia
Dirección de Área Administración
Objetivo del
puesto:
Aplicar mecanismos de control administrativo que garanticen el
adecuado registro de los ingresos y egresos tanto de mercancía como
de efectivo. Responsable de implementar líneas de acción y
estrategias que contribuyan a la optimización de los recursos
humanos; manejando un ambiente laboral agradable.
Puesto del Jefe
superior
inmediato:
Gerente
Subordinados Nombre del Puesto No. de
Plazas
1 Empleada(o) de mostrador 14
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
40
Funciones
Institucionales Principales Funciones
1 Contar con el personal suficiente
2 Administrar los insumos y materiales
3 Proveer de información suficiente
4 Cumplimiento y obtención de permisos.
5 Monitorear y controlar el flujo financiero de la sucursal.
UBCACION DE LA EMPRESA
Gerente
Jefe de Sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Almacenista
Jefe de Recursos Humanos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
41
Funciones
Técnicas
Principales Funciones
1 Verificar y garantizar que el personal labore eficiente, profesional y
competente en la sucursal.
2 Administrar y controlar los insumos dentro de la empresa, inventariando
mensualmente.
3 Proveer de información suficiente para el apoyo en la toma de decisiones
Estratégicas
4 Asegurar el debido cumplimiento y obtención de permisos, licencias y
registros sanitarios de conformidad con la normativa emitida por
autoridades gubernamentales estatales y municipales.
5 Monitorear el flujo de efectivo de la sucursal, optimizando y a su vez
controlarlo.
Relaciones
internas Con que puesto/área Para qué?
1 Empleados (as) de mostrador Valuación de su desempeño laboral.
2 Almacenista Encargo de mercancía, inventarios.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
42
Relaciones
externas Con que área/organización Para qué?
1 No aplica
Horario laboral De 9am A 8pm
Observaciones : Tiempo completo
DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO
Conceptos Descripción Grado
Recursos Materiales Supervisar y controlar las existencias del
almacén.
Alta
Recursos Humanos Distribuir las tareas asignadas de forma
adecuada que permitan su cumplimiento
(con calidad, respeto y propiciando
confianza).
Alta
Recursos
Financieros
Elaborar los informes mensuales y
entregarlos a las áreas que lo solicitan
Alta
Información Mantener actualizada la plantilla y
expedientes de personal.
Alta
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
43
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Bachillerato técnico Licenciatura
Especialidad Óptima Compatible
Licenciatura en administración Contabilidad, económica,
Actitudes
Extrovertido
Entusiasta
Alegre
Amable
Líder
Honesto
Habilidades
Capacidad para solucionar problemas y conflictos de forma no
violenta.
Disposición para formar equipos de trabajo y trabajar en equipo.
Capacidad de supervisión y coordinación de proyectos.
Capaz de atender tareas múltiples, capacidad para la toma de
decisiones.
Conocimientos sólidos para proporcionar capacitación y
actualización al personal.
Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
44
diarias.
Desarrollar la comunicación asertiva.
Manejo del punto de venta.
Conocimientos
Técnicos
Manejo de Office en un 85%.
Administración y planeación.
Manejo de recursos humanos y materiales. .
Presupuestos y trámites bancarios
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Control de ingresos y egresos.
Control de activo fijo.
Elaboración y análisis de
presupuestos. Generar reportes
estadísticos.
Supervisión de registros
contables. Cierres mensuales.
1 año
Requiere disponibilidad
para viajar SI NO X
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
45
Puesto del Jefe
superior
inmediato:
Jefe de Sucursal
Subordinados Nombre del Puesto No. de
Plazas
1 No aplica
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE
Nombre del
Puesto Empleado (a) de mostrador
Dirección
General
No aplica
Dirección de Área No aplica
Objetivo del
puesto:
Realizar las actividades que se le delegan con amabilidad
manteniendo un trato cálido y cordial con el cliente y proveedores.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
46
Funciones
Institucionales Principales Funciones
1 Atención a clientes
2 Cobro de la mercancía.
3 Limpieza y mantenimiento del área de trabajo
4 Acomodo de artículos
5 Inspección continúa de inventario
6 Realizar las compras necesarias cotidianamente
UBCACION DE LA EMPRESA
Gerente
Jefe de Sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Almacenista
Jefe de Recursos Humanos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
47
Funciones
Técnicas
Principales Funciones
1 Atender a los consumidores cuando acuden a realizar una compra.
2 Sugerir la variedad de artículos disponibles que puede adquirir el
consumidor.
3 Empacar los artículos que el cliente compra en bolsas, según sea el
requerimiento.
4 Atender las quejas o sugerencias que se presentan por algún problema
en el producto o faltante y las hace llegar al gerente.
5 Cobrar el costo por las adquisiciones que realizan los clientes.
6 Mantener siempre limpia el área de trabajo en el horario designado por el
jefe de sucursal.
7 Colocar cada artículo en los estantes designados de acuerdo al orden y
distribución asignado por el jefe de sucursal.
8 Revisar cotidianamente que exista disponibilidad de artículos para la
venta, reportando los faltantes al jefe de sucursal.
Relaciones
internas Con que puesto/área Para qué?
1 Jefe de sucursal Anomalías dentro de la empresa,
cortes de caja.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
48
Relaciones
externas Con que área/organización Para qué?
1 Clientes Venta de productos.
2 Proveedores Compra de artículos, pedidos.
Horario laboral De 7am , A 3 pm,
3pm 11pm
Observaciones
DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO
Conceptos Descripción Grado
Recursos Materiales Control y administración de artículos Media
Recursos Humanos -- Nula
Recursos
Financieros
Manejo de dinero, inventarios. Alta
Información --- Nula
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
49
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Secundaria
Bachillerato
Especialidad Óptima Compatible
Bachillerato / Técnico en
administración
Técnico / Auxiliar en
contabilidad.
Actitudes
Actitud de servicio
Facilidad de palabra
Responsable
Liderazgo
Buen manejo de relaciones interpersonales
Dinámica en la toma de decisiones
Habilidades
-Establecer y fomentar las relaciones interpersonales positivas.
-Capacidad de diálogo y concertación de situaciones conflictivas.
-Disposición para integrar equipos de trabajo y trabajar en equipo.
-Organizar y Controlar.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
50
-Capaz de atender tareas múltiples.
-Comunicarse de manera clara y efectiva.
-Capacidad de negociación.
Conocimientos
Técnicos
Administrar y controlar recursos materiales.
Organizar y controlar actividades relacionadas con flujo efectivo.
Alto nivel de transparencia y honradez.
Manejo de Office en un 100%.
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Control de caja chica y realizar
reembolsos.
Servicio al cliente
Ventas
Compras
Un año
Requiere disponibilidad
para viajar SI NO x
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
51
Dirección General
No aplica
Dirección de Área No aplica
Objetivo del
puesto:
Controlar y resguardar los insumos, así como el manejo de inventario,
máximos y mínimos para el abastecimiento requeridos por las diversas
sucursales que conforman Abarrotes Las gemelas.
Puesto del Jefe
superior
inmediato:
Gerente
Subordinados Nombre del Puesto No. de
Plazas
1 No aplica
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE
Nombre del
Puesto Almacenista
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
52
Funciones
Institucionales Principales Funciones
1 Controlar los insumos
2 Elaborar solicitudes de compra.
3 Proporcionar información
4 Mantener existencias
5 Elaborar reportes
UBCACION DE LA EMPRESA
Gerente
Jefe de Sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Almacenista
Jefe de Recursos Humanos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
53
Funciones
Técnicas
Principales Funciones
1 Controlar las entradas y salidas de los insumos del almacén.
2 Elaborar las solicitudes de compra para cada una de las sucursales.
3 Proporcionar información real y actualizada de existencias y necesidades
de los insumos.
4 Mantener las existencias suficientes de los insumos requeridos.
5 Elaborar reportes relativos a materiales y equipo en existencia del
almacén.
Relaciones
internas Con que puesto/área Para qué?
1 Gerente Reporte de materiales e
inexistencias.
2 Jefe de sucursal Revisión de solicitudes de compra.
3 Empeladas (os ) Entrega de mercancía.
Relaciones
externas Con que área/organización Para qué?
1
Proveedores Revisar los productos que se
reciben y que por consiguiente
obedezcan a las especificaciones de
la orden de compra y la factura.
Que la mercancía se encuentre en
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
54
condiciones óptimas de embalaje.
Horario laboral De 9 am A 3 pm
Observaciones:
DESCRIPCIÓN DEL GRADO DE RESPONSABILIDAD DEL PUESTO
Conceptos Descripción Grado
Recursos Materiales Control y administración de insumos en el
almacén.
Alta
Recursos Humanos -- Nula
Recursos
Financieros
--
Información Información de compras. Media
PERFIL POR COMPETENCIAS
Escolaridad Mínima Deseable
Secundaria Bachillerato
Especialidad Óptima Compatible
Bachillerato técnico Contabilidad, administración.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
55
Actitudes
-Liderazgo
-Entusiasta
-Integridad
Habilidades
Facilidad de palabra
Buena memoria
Capacidad física para cargar y acomodar producto
Para relacionarse
Conocimientos
Técnicos
Manejar el Office
Almacén
Experiencia
Mínima en
Años, meses
Control de mercancía Un año
Requiere disponibilidad
para viajar SI NO x
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
56
CONCLUSIÓN
Con este punto se ha concluido el Manual de Organización para Abarrotes Las
Gemelas, brindando con este proyecto la forma más adecuada en que se deberá de
laborar, de tal manera se trabajara de una más eficiente, basándose en las funciones ya
proporcionadas a cada perfil de puesto, donde se establece claramente toda la
estructura orgánica de Abarrotes Las Gemelas.
De este modo los empleados tendrán bien definidas sus actividades y la empresa
tendrá mayor rendimiento, obteniendo así más utilidades para la misma.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
57
Fuentes de información
Administración del personal
Autor: Agustín Reyes Ponce
Editorial Limusa, 1983 - 245 páginas
Como Preparar Manuales Administrativos
Autor: Diamond, Susan Z.,
Nueva Editorial Interamericana, México.1983.
http://cdigital.uv.mx/bitstream/123456789/28289/1/Canales%20Cervantes.pdf
http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/7338/Capitulo3.pdf
http://comuvangelik.blogspot.mx/2013/05/que-son-los-modelos-administrativos.html
http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html
http://www.rrhh-web.com/analisisdepuesto5.html
http://www.rrhh-web.com/analisisdepuesto2.html
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
58
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
59
INTRODUCCIÓN
Mediante el presente Manual de Procedimientos se pretende plantear a la organización
abarrotes Las Gemelas las funciones a realizar para cada uno de los colaboradores,
para que de esta forma se elimine la duplicidad de labores y así evitar que realicen
tareas que no corresponden a un puesto determinado.
A lo largo de este trabajo se identificarán y definirán las labores que deben de
desempeñarse en los diferentes puestos de la estructura orgánica e implícitamente
quedarán definidas las obligaciones y responsabilidades.
Una vez terminado el presente manual la organización podrá identificar fácilmente los
puestos y las actividades a realizar, esto ayudará a la hora de delegar funciones y
responsabilidades, incluso al momento de la contratación del personal facilitando el
proceso de inducción.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
60
JUSTIFICACIÓN
El propósito es estandarizar y a su vez unificar los criterios básicos para el análisis de
los procedimientos que presentan las diversas áreas administrativas de la empresa
abarrotes Las Gemelas.
El manual de procedimientos es un documento que nos permite indicar de manera
sistemática las actividades, a ser cumplidas por los colaboradores de un mismo
organismo y la forma en que deben de ser realizadas ya sea conjunta ò
separadamente.
A través de este documento con contenido mínimo de información, se podrá emitir
juicios y dictámenes que orienten a las áreas administrativas en la instrumentación y en
la aplicación de las medidas de mejoramiento que coadyuven a incrementar su eficacia
y eficiencia operativas.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
61
HISTORIA Y ANTECEDENTES
Abarrotes las Gemelas se apertura en el año 2003 como una actividad emergente que
generara los ingresos para completar el gasto familiar, fue fundada por la Sra. Ma. del
Carmen García Gutiérrez, siendo ella la encargada de que el negocio funcionara
correctamente y a la vez involucrar a sus tres hijos al negocio. Posteriormente a finales
del 2011 se abrió la primera de la sucursales bajo la dirección del mayor de los hijos,
Ángel Manuel Ríos García es el encargado de que la primera de las sucursales
funcione. En el 2012 gracias a los gobiernos, federales y estatales, se participó en un
proceso de profesionalización y equipamiento, mediante la capacitación, asesoría
técnica e instalación de un punto de venta (computadora equipada con software,
escáner, impresora) lo anterior les permitió ser más competitivos y así lograr una mayor
rentabilidad. A partir de ahí el control y manejo de las tiendas se volvió más profesional
y permitió tener mejores controles de entradas y salidas, contratar empleados y tener
mejor control de tanto del personal como de los ingresos y egreso. Se puede decir que
es partir de este punto donde empezó a crecer y a volverse una empresa seria y
competitiva, los proveedores comienzan a dar preferencia y mejores precios lo que se
vuelve una fortaleza de dicha empresa.
Derivado de lo anterior y bajo la tesitura que en México, las tiendas de abarrotes han
desempeñado un importante papel en el desarrollo del comercio nacional y que es
relevante en el desarrollo social y económico de un sector social en desventaja, sector y
desventaja que se disminuye al considerar las tiendas de abarrotes no como un plan de
contingencia para enfrentar o tratar de evitar la crisis económica de una familia con la
apertura de un modelo de negocio obsoleto, precios pocos competitivos, mala imagen,
sino como una gran oportunidad generadora de servicios de calidad con un
establecimiento tecnificado, competitivo. Bajo este concepto, se apertura Abarrotes las
gemelas II por Ángel Manuel Ríos García, Abarrotes los Cuates en el año 2013 por
Sandra Guadalupe Ríos García y a principios del 2014 Abarrotes las gemelas II por
Rosario del Carmen Ríos García. Dichas empresas además de la matriz Abarrotes las
gemelas funcionan con empleados bajo la supervisión de los encargados de cada
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
62
sucursal, lo que da un total de 8 trabajadores directos y uno más encargado de cubrir
días de descanso más los 4 supervisores, es decir ha dejado de ser una empresa
estrictamente familiar, ahora enfrenta mayores retos, retos que solo con una correcta
administración y organización podrá afrontar.
Abarrotes Las Gemelas como se ha dicho es una empresa en crecimiento, entre los
proyectos de corto plazo que cuenta es abrir una cuarta sucursal y posteriormente dejar
ser 4 personas físicas para convertirse en una personal moral, de esta forma volverse
más competitiva en un mercado donde cada vez es más difícil sobresalir y competir
antes las grandes cadenas mas no imposible, para ello es importante que se empiece a
consolidar como empresa, crear una imagen corporativa y para ello es importante que
se genere una estructura orgánica, por lo que hasta ahora no se cuenta con una
estructura bien definida y se basan en métodos empíricos.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
63
MISIÓN
Una sólida vocación de servicio al cliente, a través de una preocupación constante por
satisfacer sus demandas y superar las expectativas, por medio de un espíritu de
excelencia
VISIÓN
Ser la microempresa número uno con referencia a nuestros competidores más
cercanos, alcanzando crecer nuestra infraestructura para así ofrecer mayor calidad en
precios, productos y servicio a todos nuestros cliente.
VALORES
Respeto: Buscar la armonía en la relación con compañeros de trabajo, clientes y
proveedores.
Disciplina: Cumplir con todos nuestros compromisos.
Desarrollo: Hacer un esfuerzo permanente por adquirir los conocimientos y habilidades
necesarias para crecer personal y profesionalmente dentro de la empresa generando
un ambiente de productividad.
Servicio: Exceder las expectativas de atención a nuestros cliente.
Honestidad: Actuar en todo momento apegados a los principios de integridad que rigen
la conducta personal.
Lealtad: Tener un compromiso profundo con la empresa correspondiente al apoyo y
desarrollo personal aun ante circunstancias cambiantes.
Innovador: Promover el cambio permanente como el medio más importante para estar
cumpliendo las expectativas de nuestros cliente.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
64
Visionario: Buscar nuevas oportunidades en el presente para el futuro, promovemos el
desarrollo de la tecnología comercial en beneficio de clientes, proveedores y nosotros
mismos como empresa.
Cooperación: Apoyar y trabajar en equipo para lograr los objetivos.
Responsabilidad Social: Participar permanentemente en apoyo a programas para
beneficio de la sociedad.
OBJETIVOS DEL MANUAL
Contribuir a unificar los criterios de desempeño y decisión de los trabajos por
parte del personal directivo.
Definir de manera clara y precisa las actividades de cada uno de los puestos,
ayudando a que las realicen de la mejor manera.
Facilitar y formalizar el trabajo.
Eliminar las demoras con el fin de optimizar los tiempos programados.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
65
ORGANIGRAMA
Gerente
Jefe de Sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Jefe de sucursal
Empleada de mostrador
Almacenista
Jefe de Recursos Humanos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
66
DIAGRAMAS Y ESTRUCTURAS PROCEDIMENTALES
PROCEDIMIENTO: Venta, Pago y Entrega de Mercancía
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
Empleada de
mostrador
1 1.1 Muestra el producto.
CLIENTE 2 2.1Adquiere la mercancía si reúne las
características deseadas.
2.2Si no reúne las características deseadas
devuelve la mercancía.
EMPLEADA DE
MOSTRADOR
3 3.1 Realiza el cobro de la mercancía
adquirida.
3.2 Se ingresa la venta al programa (se
descuenta del inventario) y se entrega el
ticket.
ENTREGA DE
MERCANCIA
4 4.1 Corrobora que la mercancía sea correcta
conforme en lo descrito en el ticket de venta.
4.2 Si es correcta empaca y entrega la
mercancía.
4.3 Si no es correcta devuelve la mercancía y
obtiene la correcta.
4.4 Se le pregunta al cliente si encontró todo
lo que buscaba.
4.5 Si no encontró lo que buscaba se anota
en la lista de faltantes y se hace llegar al
almacenista.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
67
PROCEDIMINTO: Corte de Caja y Depósitos Bancarios
RESPONDABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
Empleada de Mostrador 1 1.1 Registra los ingresos de las
ventas del día.
Jefe de sucursal 2 2.1 Realiza el corte de caja.
2.2 Revisa y analiza el reporte de
caja.
2.3 Presenta la información al
Gerente.
Gerente 3 3.1 Analiza la información que ha
sido presentada por el Jefe Sucursal
3.2 Corrobora que el corte de caja
sea correcto.
3.3 Ordena al Jefe de Sucursal, que
realice el depósito obtenido del
corte de caja.
Jefe de sucursal 4 4.1 Prepara el efectivo para
depositarlo.
4.2 Realiza el depósito de
correspondiente a la cuenta
bancaria.
4.3 Presenta los comprobantes de
los depósitos al Gerente.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
68
PROCEDIMIENTO: Recepción de mercancía
RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
Proveedor 1 1.1 Entrega al Almacenista una
copia que amparan la entrega
y la copia del pedido.
1.2 Descarga la mercancía en el
almacén.
Almacenista 2 2.1 Recibe, revisa que la factura este
correctamente (domicilio, razón
social, RFC, etc.
2.2 Revisa que la mercancía recibida
corresponda con lo descrito en la
factura y que se encuentre en buen
estado.
2.3 si la factura cumplen con lo
descrito, se hace entrega de la
mercancía a las diferentes
sucursales.
2.4 Si no cumple con lo descrito se le
hace saber al proveedor para
completar el pedido.
2.5 Se entrega el documento al
gerente..
Gerente 3 3.1 Recibe, revisa que la factura este
correctamente y firma de recibido.
3.2 Posteriormente se hace pago de
la misma.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
69
PROCEDIMIENTO: Preparación y elaboración de la nómina quincenal.
Responsable Actividad Descripción
Jefe de Recursos
Humanos
1 1.1 Revisa y analiza la rotación de
personal.
1.2 Realiza, analiza y verifica que
los importes de la nómina de
cada uno de los empleados
sean correctos.
1.3 Ejecuta las correcciones
necesarias y pertinentes.
1.4 Si es correcta, se genera la
nómina definitiva.
1.5 Reporta el importe total de la
nómina.
Gerente 2 2.1 Recibe y autoriza el momento en
que se hará el pago.
Jefe de Recursos
humanos
3 3.1 Presenta el pago mencionado a
cada uno de los colaboradores.
PROCEDIMIENTO: Contratación e Inducción del personal
Responsable Actividad Descripción
Jefe de Recursos
Humanos
1 1.1 Anunciar la vacante del puesto.
1.2 Recibir y analizar las solicitudes
de empleo.
1.3 Entrevistas con los aspirantes al
puesto.
1.4 Se determina al candidato más
capaz para ocupar el puesto.
1.5 Se le entrega el informe al
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
70
Gerente sobre el posible
aspirante a ocupar el puesto.
Gerente 2 2.1 Acepta o declina la contratación.
2.2 Si la acepta, se le ordena al Jefe
de Recursos Humanos que finalice
con el proceso.
2.3 Si la rechaza reinician el proceso.
Jefe de Recursos
Humanos
3 3.1 Finaliza el proceso mediante la
contratación.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
71
PROCEDIMIENTO: Venta, Pago y Entrega de Mercancía
Adquiere la mercancía
Devuelve la mercancía
Realiza el cobro de la
mercancía adquirida.
Se ingresa la venta al
programa y se entrega
ticket
Corrobora que la
mercancía sea correcta
Inicio
Muestra el producto
Decide
Si
No
Empleada de
mostrador
Cliente
Empleada de
mostrador
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
72
Se empaca y entrega la
mercancía.
Se devuelve la
mercancía
Decide
Fin
Si
No
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
73
PROCEDIMINTO: Corte de Caja y Depósitos Bancarios
Registra los ingresos de
las ventas del día.
Realiza el corte de caja.
Revisa el reporte de caja.
Presenta la información.
Analiza la información
Inicio
1
Empleada de
mostrador
Jefe de sucursal
Gerente
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
74
Corrobora el corte de
caja.
Ordena que se realice el
depósito.
Prepara el efectivo para
depositarlo.
Realiza el depósito
Presenta los
comprobantes de los
depósitos.
Fin
1
Jefe de Sucursal
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
75
PROCEDIMIENTO: Recepción de mercancía
Entrega la factura
Descarga la
mercancía en el
almacén.
Verifica los datos.
Revisa que la
mercancía recibida
corresponda con lo
descrito en la
factura y que se
encuentre en buen
estado.
Se le hace saber al
proveedor.
¿La factura
cumple con lo
descrito?
Inicio
si
No
Almacenista
Gerente
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
76
Revisa la factura y
firma de recibido.
Se le entrega la factura al
Gerente.
Posteriormente se hace
pago de la misma
Hace entrega de la
mercancía a las diferentes
sucursales
Fin
1
1
Gerente
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
77
PROCEDIMIENTO: Preparación y elaboración de la nómina quincenal.
Revisa y analiza la rotación
de personal.
Realiza, analiza y verifica
que los importes de la
nómina de cada uno de los
empleados sean correctos.
Ejecuta las correcciones
necesarias.
Se genera la nómina
definitiva.
Inicio
¿Es correcta?
1
No
Si
Jefe de Recursos
Humanos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
78
Reporta el importe total
de la nómina.
Recibe y autoriza el pago.
Presenta el pago
mencionado a cada uno de
los colaboradores
Fin
1
Gerente
Jefe de Recursos
Humanos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
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PROCEDIMIENTO: Contratación e Inducción del personal
Anunciar la vacante del
puesto.
Recibir y analizar las
solicitudes de empleo.
Entrevistas con los
aspirantes al puesto.
Se determina al
candidato más capaz
para ocupar el puesto.
Acepta la
contratación.
Si la rechaza reinician
el proceso.
Inicio
No
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Jefe de Recursos
Humanos
Gerente
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Se le entrega el
informe al Gerente.
Se finalice con el
proceso de selección.
Finaliza el proceso
mediante la contratación.
Si
Fin
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Jefe de Recursos
Humanos
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CONCLUCIÒN
Los manuales administrativos en cualquier organización es una necesidad, donde se
busca reducir errores operativos, reducir el periodo de una capacitación de los
empleados y facilitar la inducción de los nuevos colaboradores a los nuevos puestos.
Estas y otras necesidades son suficientes para justificar la elaboración de Manuales
Administrativos.
El buen éxito de un manual de procedimiento, depende de la manera en que se
pretende ayudar a resolver una duda en el momento de incertidumbre, en este
documento se plasma la manera más eficiente de trabajar en Abarrotes las Gemelas,
permitiendo de una buena selección del personal, definiendo así correctamente el perfil
de puesto del que se ocupará.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2014
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RECOMENDACIONES
Al haber concluido con el presente proyecto, se pudieron identificar oportunidades de
mejora en este organismo.
Con la ayuda del manual de Procedimientos, se podrá armonizar todos los
procedimientos que se tenían empíricos, y con este documento se plasman para que se
puedan realizar de la manera más eficiente las actividades.
Antes de ejecutar el manual, se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
Dar a conocer a los colaboradores el Manual de Procedimientos, para que
conozcan la manera más adecuada de realizar los procedimientos o actividades,
evitado así la duplicidad de funciones.
Dar a conocer la importancia de realizar las funciones adecuadamente,
obteniendo así la satisfacción del cliente.
Actualizar los manuales como mínimo una vez por año, o en su caso cuando
exista alguna modificación en la estructura organizacional o en el perfil de
puestos
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FUENTES DE INFORMACIÓN
-Jurán, M.
Jurán y la planeación para la Calidad.
Ed. Díaz de Santos. 2da. Edición.
México.
1990
-Manual para elaborar Manuales de políticas y procedimientos.
Martin G. Alvares Torres
-Guía técnica para elaborar Manuales de Procedimientos
http://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf
www.eudel-ail.net/ail/descargarDocDocumento.do?iddocumento=52
www.ceaip-zac.org/datos/textos/manual_procedimientos_admvos.pdf