Agencias Concepto, caractersticas, importancia y cuentas contables.

Autor: Luis Enrique Vsquez Pillado*

En este artculo vamos a analizar de forma

muy breve un estudio terico de las

Agencias; su concepto, caractersticas,

importancia y las cuentas contables que se

emplean en el tratamiento mercantil-

contable de dichas agencias.

Las agencias y sucursales son uno de los

medios que se pueden utilizar para que

una empresa pueda extender e

incrementar sus ventas o servicios hacia

distintos lugares del pas.

Las agencias de ventas operan con

muestrarios y catlogos, reciben pedidos

de clientes del rea que atienden y los

envan a la empresa a la que sirven.

Las dems actividades, como el surtido,

envo, facturacin, cobranza, etc. Depende

de la oficina matriz.

1.1.1 Concepto

Agencia es el oficio, la oficina o

el despacho del agente (la persona que

tiene la virtud de obrar, que acta con

poder de otra o que es intermediario entre

un vendedor y un comprador). El concepto

procede del latn agenta que, a su vez,

tiene su origen en agens (el que hace).

Las agencias o agentes de ventas son

entes econmicos independientes que se

encargan de fomentar los negocios de

otros entes econmicos. Actan en

nombre y por cuenta de terceros, de

manera independiente. Tienen su propio

capital y responden de sus derechos y

obligaciones fiscales en forma

*Alumno del 6 semestre de la Lic. en Derecho en la Facultad de Derecho de la UNAM y del 8 Semestre de la carrera de Contadura Pblica en el Tecnolgico de Estudios Superiores del Oriente del Estado de Mxico. Contacto: pillado88@hotmail.com Profesor Adjunto de las asignaturas de Seminario de Contadura y de Contabilidad Avanzada en el TESOEM.

independiente. Su contabilidad no tiene

relacin alguna con la oficina matriz.

El Art. 75 del Cdigo de Comercio en su

fraccin X estipula que se considera acto

de comercio las empresas de comisiones,

de agencias, etc.:

X. Las empresas de comisiones, de agencias, de oficinas de negocios comerciales, casas de empeo y establecimientos de ventas en pblica almoneda;

1.1.2 Caractersticas de las agencias

Obtienen pedidos y los remiten a la

empresa que sirven, para que sea

aprobado el crdito, envi de

mercanca y factura respectiva.

Algunas veces efectan la cobranza

de los clientes y la envan a la

empresa matriz.

Atienden su territorio capturando

mercado.

Reciben de la matriz un fondo de

trabajo para gastos menores.

Generalmente trabajan a base de

comisiones.

Las Agencias no se consideran

como parte de la empresa Matriz, si

son personas jurdico colecticas,

cuentan con capacidad jurdica

propia.

1.2 Contabilidad de agencias

Teniendo en cuenta que las agencias en su

mayora se concentran en levantar pedidos

de ventas cuyas mercancas son remitidas

directamente por la casa principal, el

registro contable de estas operaciones

mercantiles se efectuar en la casa matriz

con el propsito de conocer el resultado

(utilidad o prdida) de las operaciones

mercantiles realizadas por conducto de las

agencias.

En el caso de que tengan en su poder

mercancas propiedad de la casa matriz, y

que adems estn autorizadas para

efectuar la cobranza por ventas a crdito,

las agencias debern registrar estas

operaciones mercantiles en cuentas de

orden con el fin de controlar valores ajenos

propiedad de la casa matriz.

Es necesario sealar que las agencias

deben llevar su propia contabilidad, ya que

tienen que cumplir con sus obligaciones

fiscales en relacin con los ingresos y sus

propios gastos.

La contabilidad de las agencias de ventas

depende de las necesidades y deseos de

la administracin y es bsicamente similar

a la del manejo de departamentos. En el

registro contable se emplean las siguientes

cuentas: fondo de trabajo de la agencia,

clientes de la agencia, ventas de la

agencia, costo de ventas de la agencia y

gastos de venta de la agencia.

Cuentas Contables

Fondo de Trabajo de la Agencia

Cargos Abonos

Al iniciar el ejercicio : 1. Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del fondo de trabajo enviado a la agencia. Durante el ejercicio: 1. Del importe del valor nominal de las reposiciones del fondo de trabajo. 2. Del importe del valor nominal de los incrementos al fondo de trabajo.

Durante el ejercicio: 1. Del importe del valor nominal de los gastos pagados por la agencia. 2. Del importe del valor nominal de los envos de la agencia a la matriz, de la cobranza efectuada. Al finalizar el ejercicio: 1. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

Su saldo es deudor y representa el valor nominal de los fondos de trabajo entregados a las agencias

Se presentan en el balance general dentro del grupo de activo circulante, formando parte del

rubro de Efectivo de acuerdo al Boletn C-1, por tratarse de un fondo de trabajo enviado a

terceros.

Clientes de la Agencia

Cargos Abonos

Al iniciar el ejercicio : 1. Del importe de su saldo deudor, que representa las cuentas por cobrar a clientes de la agencia, por ventas de mercancas a crdito. Durante el ejercicio: 1. Del importe de las ventas de la agencia de mercancas a crdito

Durante el ejercicio: 1. Del importe de las devoluciones sobre ventas de mercancas a crdito, realizadas por la agencia. 2. Del importe de las rebajas sobre ventas de mercancas a crdito, realizadas por la agencia. 3. Del importe de los pagos parciales o totales de los clientes de la agencia. Al finalizar el ejercicio: 1. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

Su saldo es deudor y representa el importe de las ventas de mercancas a crdito realizadas por la agencia

Se presentan en el balance general dentro del activo circulante, dentro de las cuentas por

cobrar.

Ventas de la Agencia

Cargos Abonos

Durante el ejercicio: 1. Del importe de las devoluciones sobre ventas de mercancas al contado o a crdito realizadas por la agencia. 2. Del importe de las rebajas sobre ventas de mercancas al contado o a crdito, realizadas por la agencia. Al finalizar el ejercicio: 1. Del importe de su saldo para saldarla, con abono a prdidas y ganancias

Durante el ejercicio: 1. Del importe de las ventas de mercancas al contado o a crdito, realizadas por la agencia.

Su saldo es acreedor y representa el importe de las ventas netas de mercancas al contado o a crdito, realizadas por la agencia.

Se presenta en el rubro de Ventas del Estado de Resultados Integral.

Costo de Ventas de la Agencia

Cargos Abonos

Durante el ejercicio: 1. Del importe del precio de costo de las ventas de mercancas al contado o crdito, realizadas por la agencia.

Durante el ejercicio: 1. Del importe del precio de costo de las devoluciones sobre ventas de mercancas al contado o a crdito, realizadas por la agencia. Al finalizar el ejercicio: 1. Del importe de su saldo deudor para saldarla, con cargo a prdidas y ganancias.

Su saldo es deudor y representa el importe de los gastos relacionados con las ventas de mercancas, realizadas por las agencias.

Se presenta en el rubro de Costo de Ventas del Estado de Resultados Integral.

Gastos de Venta de la Agencia

Cargos Abonos

Durante el ejercicio: 1. Del importe de los gastos relacionados con la venta de mercancas, realizadas por la agencia. 2. Del importe de las comisiones pagadas a las agencias o a los agentes.

Al finalizar el ejercicio: 1.- Del importe de su saldo para saldarla con cargo a la cuenta de prdidas y ganancias..

Su saldo es deudor y representa el importe de los gastos relacionados con las ventas de mercancas, realizadas por las agencias.

Se presentan en el estado de resultados, dentro del grupo de gastos de operacin.