Artículo Científico-Muñoz Vílchez Erika Gissella

Muñoz EG. Propuesta de implementación de un sistema de control interno para mejorar el proceso de compras en el área de contabilidad de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015.Rev. Horizonte Empresarial Vol. 2 /N°2 .ISSN 2313-3414/2015

_____________________________________________________________________________________PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PARA MEJORAR EL PROCESO DE COMPRAS EN EL ÁREA DE CONTABILIDAD DE LA ASOCIACIÓN OBREROS DE SAN JOSÉ – LIMA 2015

_______________________________________________________________________________PROPOSAL TO IMPLEMENT A SYSTEM OF INTERNAL CONTROL TO IMPROVE THE

PROCUREMENT PROCESS IN THE AREA OF ACCOUNTING WORKERS ASSOCIATION OF SAN JOSE - LIMA 2015

Muñoz Vílchez, Erika Gissella 1

RESUMEN

La investigación tuvo como objetivo principal Proponer la implementación de un sistema de control interno

para mejorar el proceso de compras en el área de contabilidad de la Asociación Obreros de San José – Lima

2015. La metodología se basó en un estudio de tipo descriptivo – propositivo con un diseño no experimental

en el cual se contó con una población de 35 trabajadores de la asociación a quienes se aplicó una encuesta de

12 ítems para conocer la situación actual de la asociación y determinar los factores que influyen en un

adecuado proceso de compras del área contable.

Los resultados muestran que 14% de trabajadores manifiesta que “no” existe información física de recursos

materiales y el 35% menciona que se sabe en ocasiones (ver tabla 2) y el 31% de trabajadores manifiesta que

“nunca” se realiza algún tipo de monitoreo que ayude a mejorar el proceso de compras de la Asociación,

detectándose problemas de información y control para un correcto proceso de compras. Por otro lado, 83% de

trabajadores manifiesta que casi nunca se supervisan los inventarios de los almacenes (ver tabla 5) y el 68%

manifiesta que no se realiza un pronóstico previo para el correcto proceso de compras (ver tabla 9), por lo

tanto ambos factores son de suma importancia para llevar a cabo procesos de compras eficientes. Y por último

68% de trabajadores manifiesta que la asociación no cuenta con políticas internas para llevar a cabo un

adecuado proceso de compras.

Palabras claves: Sistema de control interno, proceso de compras, contabilidad.

ABSTRACT

The research had as main objective propose the implementation of a system of internal control to improve the

procurement process in the area of accounting Workers Association of San Jose - Lima 2015. The

methodology was based on a descriptive study - purposeful with a non-experimental design in which it had a

population of 35 workers of the association to a survey of 12 items was applied to the current situation of the

association and determine Factors influencing proper accounting process shopping area.

1 Adscrito a la Escuela Profesional de Contabilidad, de la Universidad Señor de Sipán.

Horizonte Empresarial-FACEM


The results show that 14% of workers said that "no" there is physical information of material resources and

35% mentioned sometimes known (see table 2) and 31% of workers said that "never" some kind of takes

monitoring to help improve the procurement process of the Association, detecting problems and control

information for proper procurement process. On the other hand, 83% of workers said that inventories of the

stores are rarely monitored (see Table 5) and 68% said that a previous forecast for the proper procurement

process is performed (see Table 9), so Therefore both factors are important to carry out efficient procurement

processes. And finally, 68% of workers said that the association does not have internal policies to carry out a

proper procurement process.

Keywords: Internal control system, procurement process, accounting.

1. INTRODUCCIÓN

Las compras son procesos de organización muy complejas, con objetivos que van mucho más allá de la creencia tradicional de que su principal papel es la obtención de bienes y servicios en respuesta a las necesidades internas y externas de la organización. Los objetivos generales de compra se pueden clasificar en cinco secciones principales: la continuidad del suministro, la gestión del proceso de abastecimiento eficiente y eficaz, desarrollar la gestión de base de suministro, desarrollo de objetivos alineados con las partes interesadas internas y desarrollar estrategias de compra integrados que apoyan las metas y objetivos de la organización. Al ser un procedimiento complejo, también requiere de supervisión y monitoreo para que la adquisición de bienes y servicios sea el adecuado y no afecte a los costos de la organización producto de un mal abastecimiento o sobre stock de mercaderías.

De igual manera, es indispensable llevar un control sobre las compras de una empresa ya que de esta manera se pueden evitar posteriores problemas de gestión de aprovisionamiento que afecte a las necesidades y requerimientos del cliente.

La Asociación Obreros de San José, dedicada a brindar servicios múltiples de construcción, realiza un procedimiento de compras constantes el cual requiere de control y supervisión, sin embargo, actualmente se han presentado problemas de aprovisionamiento, disponibilidad de maquinarias y herramientas, sobre stock de insumos y pérdidas de materiales afectando sus costos y a generar mayor trabajo al área contable.

Por lo tanto el problema quedó formulado de la siguiente manera: ¿De qué manera la implementación de un sistema de control interno permitirá mejorar el proceso de compras en el área de contabilidad de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015?

El estudio tuvo como objetivo principal proponer la implementación de un sistema de control interno para mejorar el proceso de compras en el área de contabilidad de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015.



La hipótesis se planteó de la siguiente manera: La propuesta de implementación de un Sistema de Control Interno permitirá mejorar el proceso de compras en el área de Contabilidad de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015.

En cuanto al contenido de la presente investigación se divide en seis capítulos los cuales se detallan a continuación:

En el Primer Capítulo abarca en Problema de Investigación, donde está la situación problemática, además está la formulación del problema, delimitación de la investigación, justificación e importancia de la investigación, limitaciones de la investigación, y los objetivos.

El Segundo Capítulo comprende todo lo que es Marco Teórico, en el cual se da a conocer los antecedentes de estudios, el estado del arte, las bases teóricas científicas y la definición de la terminología.

El Tercer Capítulo contiene el Marco Metodológico, es decir la metodología a ser utilizada seguido por el tipo y diseño de investigación, población y muestra, hipótesis, operacionalización, métodos, técnicas e instrumentos de recolección de datos, los criterios éticos y criterios de rigor científico.

El Capítulo Cuatro contiene el Análisis e Interpretación de los Resultados, donde se observa los resultados estadísticos en tablas y gráficos obtenidos de la aplicación del instrumento de recolección de datos, además está la discusión de resultados.

El Quinto Capítulo contiene la propuesta de la investigación.

El Sexto Capítulo contiene las conclusiones de la investigación y las recomendaciones en base a las conclusiones.

ANÁLISIS ESTADÍSTICO E INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS

Entiéndase por análisis o tratamiento estadístico, al procesamiento utilizado como medida de estudio colectivo, para medir y procesar los datos extraídos de los instrumentos empleados, los cuales se serán procesados en el programa Estadístico SPSS Versión 22 (Software Estadístico para Ciencias Sociales) los mismos que facilitarán la obtención de tablas y gráficos para su respectiva comparación, análisis e interpretación de los datos del problema en estudio, permitiendo establecer las conclusiones y sacar nuestras recomendaciones de acuerdo a los resultados obtenidos



RESULTADOS

Tabla N° 2Disponibilidad de información física de la maquinaria y materiales

Frecuencia Porcentaje Porcentaje válido

Porcentaje acumulado

Válido

Si 18 51,4 51,4 51,4No 5 14,3 14,3 65,7En ocasiones 12 34,3 34,3 100,0Total 35 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia con datos de los trabajadores de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015

Figura 2: Disponibilidad de información física de la maquinaria y materialesFuente: Elaboración propia con datos de los trabajadores de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015

Interpretación: El presente resultado contiene información respecto a la disponibilidad de información física de la maquinaria y materiales, donde 51% de trabajadores manifiesta si existe información física de recursos materiales, 14% manifiesta lo contrario y el 35 menciona que en ocasiones, observándose un problema de información interna ya que no todo el personal tiene conocimiento de lo que dispone la asociación.

Tabla N° 3Realización de algún control sobre registro de la información de maquinaria y materiales



Válido Siempre 2 5,7 5,7 5,7Casi siempre 14 40,0 40,0 45,7A veces 8 22,9 22,9 68,6Nunca 11 31,4 31,4 100,0Total 35 100,0 100,0




Figura 3: Realización de algún control sobre registro de la información de maquinaria y materialesFuente: Elaboración propia con datos de los trabajadores de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015

Interpretación 3: El presente resultado contiene información respecto al control del registro de la información de maquinaria y materiales, donde 5% de trabajadores manifiesta siempre se realiza algún tipo de control, 40% casi siempre, 22% a veces y el 31% manifiesta que nunca, donde se puede observar que existe un descuido de los recursos materiales debido a la falta de control interno.

Tabla N° 5Supervisión constante de los inventarios de los almacenes



Válido A veces, una vez por semana

6 17,1 17,1 17,1

Casi nunca, cada 6 meses

29 82,9 82,9 100,0

Total 35 100,0 100,0


Figura 5: Supervisión constante de los inventarios de los almacenesFuente: Elaboración propia con datos de los trabajadores de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015



Interpretación: El presente resultado contiene información respecto a la supervisión de los inventarios en los almacenes, donde solo el 17% de trabajadores manifiesta que a veces se realiza una supervisión constante, una vez por semana, y el 83% manifiesta que casi nunca se supervisan los inventarios de los almacenes, por lo tanto no existe un control interno en los almacenes y esto conlleva a que puedan existir pérdidas de existencias en dichos almacenes.

Tabla N° 7Pronóstico para el proceso de compra de mercaderías



Válido Si 6 17,1 17,1 17,1No 24 68,6 68,6 85,7Indiferente 5 14,3 14,3 100,0

Total 35 100,0 100,0


Figura 7: Pronóstico para el proceso de compra de mercaderías.Fuente: Elaboración propia con datos de los trabajadores de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015

Interpretación: El presente resultado contiene información respecto al pronóstico para el proceso de compra de mercaderías, donde el 17% menciona que si se realiza un pronóstico previo, el 68% manifiesta lo contrario y el 15% manifiesta indiferente, por lo tanto, al no existir un adecuado control interno, tampoco se lleva a cabo un adecuado pronóstico ya que como lo demuestra la figura, este pronóstico solo se emplea en algunas compras de la asociación.

Tabla N° 6Resultados favorables para la empresa con el actual proceso de control



Válido Casi siempre 5 14,3 14,3 14,3A veces 18 51,4 51,4 65,7Nunca 12 34,3 34,3 100,0Total 35 100,0 100,0




Figura 6: Resultados favorables para la empresa con el actual proceso de controlFuente: Elaboración propia con datos de los trabajadores de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015

Interpretación: El presente contiene información respecto a los resultados que se obtienen en la empresa con el actual proceso de control, donde el 17% considera que casi siempre son favorables, el 51% manifiesta que a veces son favorables y e 35% nunca son favorables, por consiguiente, esta información demuestra que el actual proceso de control no es el adecuado para la asociación.

Tabla N° 8Políticas internas para llevar a cabo el proceso de compras



Válido Si 3 8,6 8,6 8,6No 27 77,1 77,1 85,7Indiferente 5 14,3 14,3 100,0Total 35 100,0 100,0


Figura 8: Políticas internas para llevar a cabo el proceso de compras.Fuente: Elaboración propia con datos de los trabajadores de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015

Interpretación: El presente resultado contiene información respecto a si existen políticas internas para llevar a cabo el proceso de compras, donde el 17% menciona que si existe, el 68% manifiesta lo contrario y el 15% manifiesta indiferente, observándose que la empresa no cuenta con políticas



de compras y que solo el 8% manifiesta que si lo hay pero estos confundieron las políticas internas de compras con el MOF de la asociación.

DISCUSIÓN

En cuanto al objetivo específico sobre el diagnóstico de la problemática actual del área de contabilidad de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015, se detectaron resultados relevantes en la Figura 2 respecto a la disponibilidad de información física de maquinaria y materiales, donde 51% de trabajadores manifiesta si existe información física de recursos materiales, quienes mantienen contacto frecuente con los almacenes, 14% manifiesta lo contrario debido a que no se les informa directamente sobre las existencias y el 35% menciona que en ocasiones, observándose un problema de información interna ya que no todo el personal tiene conocimiento de lo que dispone la asociación siendo esto una causa de su ineficiente control interno, este resultado fue comparado con el realizado por Rodríguez, (2010) en su tesis propositiva quien manifiesta que un elemento importante para un adecuado control interno es la información compartida entre todo su personal, ya que detecto con su encuesta que 65% de trabajadores desconocía de los materiales disponibles en su empresa y no informaban sobre los faltantes de mercaderías. El autor plantea que el proceso de compra debe realizarse a través de fases identificando las necesidades de la empresa empleando información, en ese sentido, se aprecian problemas similares en ambas investigaciones relacionadas con la información. Por otro lado, otro de los problemas presentes en la empresa se muestran en los resultados de la Figura 3 respecto al control del registro de la información de maquinaria y materiales, donde 5% de trabajadores manifiesta siempre se realiza algún tipo de control, 40% casi siempre, 22% a veces y el 31% manifiesta que nunca, donde se puede observar que existe un descuido de los recursos materiales debido a la falta de control interno, dicho resultado es comparable con el realizado por Lascurain, (2012), manifestó que muchos de los problemas contables en una empresa se debe a que el proceso de compra se es cada vez más complejo a medida que la empresa crece y el propietario ya no es capaz de manejar gran cantidad de información, por lo que es necesario tomar en cuenta un sistema que permita automatizar los procesos de control de forma más eficiente. El autor logró afirmar su hipótesis ya que a través de la estimación de los resultados de su investigación, fue posible reducir las pérdidas de 12% a 1%, por lo tanto, podemos mencionar que la hipótesis aquí planteada se contrasta como afirmativa.

Respecto al objetivo específico para la determinación de cuáles son los factores que influyen en el correcto proceso de compras de área de contabilidad de la Asociación Obreros de San José – Lima, se logró detectar a través de los resultado de la Figura 5 respecto a la supervisión de los inventarios en los almacenes, donde solo el 17% de trabajadores manifiesta que a veces se realiza una supervisión constante y el 83% manifiesta que casi nunca se supervisan los inventarios de los almacenes, por lo tanto no existe un control interno en los almacenes y esto conlleva a que puedan existir pérdidas de existencias en dichos almacenes, siendo un factor influyente la supervisión constante de estos. El



presente resultado demuestra la conclusión de García, (2012) quien logró detectar a través de sus resultados, 50% de trabajadores mencionó que la empresa no supervisaba el almacén, registrándose aproximadamente mil soles en pérdidas cada trimestre. Manifiesta que la supervisión constante de los almacenes y del proceso de compras podemos reducir riesgos de pérdida de existencias, sobreendeudamiento y un sobre stock de los inventarios, en ese sentido, se puede comparar que ambas investigaciones guardan relación debido a que se determinó que uno de los factores que influyen en una adecuada contabilidad, es la supervisión de los almacenes de la empresa. De igual modo, otro factor influyente fue detectado a través de los resultados de la Figura 7 respecto al pronóstico para el proceso de compra de mercaderías, donde el 17% menciona que si se realiza un pronóstico previo, el 68% manifiesta lo contrario y el 15% manifiesta indiferente, por lo tanto, al no existir un adecuado control interno, tampoco se lleva a cabo un adecuado pronóstico ya que como lo demuestra la figura 9, este pronóstico solo se emplea en algunas compras de la asociación. En ese sentido, este resultado guarda estrecha relación con el estudio de Távara, (2013), donde concluyó que el pronóstico anticipado realizado a través de un sistema de control interno para el proceso de compras influye favorablemente ya que permite gestionar mejor procedimientos con proveedores, actividades especiales de tipo contables y hasta licitaciones.

Por último, el objetivo específico para la elaboración del sistema de control interno para el área de contabilidad de la Asociación Obreros de San José – Lima 2015, se determinó a través de los resultado de la Figura 6, respecto a los resultados que se obtienen en la empresa con el actual proceso de control, donde el 17% considera que casi siempre son favorables, el 51% manifiesta que a veces son favorables y el 35% nunca son favorables, por consiguiente, esta información demuestra que el actual proceso de control no es el adecuado para la asociación, en ese sentido, es necesario la implementación de un sistema informático para mejorar el proceso de compras. Respecto a ello, la investigación de autor Santiago, (2013), concuerda con los resultados pues si una empresa se mantiene en constante crecimiento, es habitual que su proceso de compra sea vuelva más complejo presentándose deficiencias de control, por lo que es indispensable implementar un sistema que mejore esa situación. Otro de los resultados que nos llevan a la importancia de la implementación del sistema de control interno en la empresa se muestran en la Figura 8, respecto a si existen políticas internas para llevar a cabo el proceso de compras, donde el 17% menciona que si existe, el 68% manifiesta lo contrario y el 15% manifiesta indiferente, observándose que la empresa no cuenta con políticas de compras y que solo el 8% manifiesta que si lo hay pero estos confundieron las políticas internas de compras con el MOF de la asociación. García, (2013), considera que para que un proceso de compras sea eficiente, es importante que la empresa opte por lineamientos y políticas internas complementarias a sus sistema de control para que los resultados de sus procesos de compras y auditorias sean favorables. Finalmente, al haber analizado cada uno de los objetivos a través de la comparación de resultados con antecedentes de investigaciones relacionados al tema planteado, se logró identificar problemas o fenómenos similares en distintas empresas pero relacionados al control interno y su proceso de compras, de igual forma se contrastó la hipótesis con otro antecedente el cual pudo obtener resultados favorables demostrando la efectividad de un sistema de control interno sobre el procesos de



compras realizada por el área contable, en ese sentido, las evidencias aquí encontradas son suficientes para ofrecer a la empresa una propuesta de sistema de control interno para mejorar sus procesos de compras de manera constante.

CONCLUSIONES

El diagnóstico de la problemática actual del área de contabilidad de la Asociación Obreros de San José, se observa que 14% de trabajadores manifiesta “no” existe información física de recursos materiales y el 35% menciona que se sabe en ocasiones (ver tabla 2), observándose un problema de información interna ya que no todo el personal tiene conocimiento de lo que dispone la asociación y por otro lado se ha detectado que existe un descuido de los recursos materiales debido a la falta de control sobre estos ya que el 31% de trabajadores manifiesta que “nunca” se realiza algún tipo de monitoreo que ayude a mejorar el proceso de compras de la Asociación.

Los factores que influyen en el correcto proceso de compras del área de contabilidad están dados por la supervisión de los almacenes y por el pronóstico de compras, ya que se puede observar que 83% de trabajadores manifiesta que casi nunca se supervisan los inventarios de los almacenes (ver tabla 5) y el 68% manifiesta que no se realiza un pronóstico previo para el correcto proceso de compras (ver tabla 9), por lo tanto ambos factores son de suma importancia para llevar a cabo procesos de compras eficientes.

La implementación de un sistema de control interno se hace necesario debido a que el actual control utilizado por la empresa no es el adecuado ya que 51% de trabajadores manifiesta que los resultados que este ofrece a veces son favorables y el 35% nunca son favorables y por ultimo 68% de trabajadores manifiesta que la asociación no cuenta con políticas internas para llevar a cabo un adecuado proceso de compras.

RECOMENDACIONES

Se recomienda a la asociación mantener un adecuado nivel de información interna respecto a los materiales e insumos que disponen los trabajadores para llevar a cabo trabajos eficientes y de igual forma llevar un control y monitoreo constante de los almacenes evitando pérdidas que conlleven a realizar compras extras no programadas en la asociación.

Un adecuado proceso de compras es una actividad en la cual se necesita compilar información de las existencias que posee la asociación, en ese sentido, se recomienda a la asociación supervisar constantemente el proceso de inventariado de los almacenes y en base a ello realizar un pronóstico de compras para abastecer de materiales e insumos necesarios para los trabajos programados.

Por último, se recomienda la implementación del sistema de control interno ya que este aportará significativamente a obtener resultados favorables por un adecuado proceso de compras y emplear políticas internas que faciliten al área contable supervisar y pronosticar todo el proceso requerido en el abastecimiento de la asociación.



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