ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA 2021

CONJUNTO RESIDENCIAL PUNTA DEL ESTE P.H.

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ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA 2021

Informe de Gestión de Administración

Primero que todo doy gracias a DIOS por poder reunirme con los copropietarios del conjunto residencial punta del este, luego de un año de pandemia, el cual ha sido muy difícil para muchas personas de las que conviven en el conjunto, también algunos momentos en que me diste la paciencia y me ayudaste a mantener la calma sin exasperarme para poder resolver los problemas que a diario se presentan.

Agradezco y resalto la labor del consejo de administración y de los demás colaboradores que nos aportaron sus ideas y dedicaron su tiempo para cumplir con los objetivos proyectados en cada una de las áreas de incidencia, según las necesidades del conjunto, siendo esta una comunidad de cerca de tres mil residentes una población muy alta y compleja. Que solo primeramente con la ayuda de Dios, sentido de pertenencia y compromiso me han llevado hasta el día de hoy a dar cumplimiento; poniendo todo mi empeño y desarrollando mi labor con dedicación y esmero.

En el año 2020 todas las actividades estuvieron rodeadas por la pandemia COVID19, en el mes de enero de 2020 evalué todos los bienes que ustedes señores copropietarios a través del consejo de administración tuvieron a bien confiarme para administrar. Quisiera dar un informe detallado de cada uno de ellos, pero el


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tiempo no me lo permite sin embargo cualquier inquietud con gusto la resolveré.

Aspectos Administrativos y Operativos: El siguiente organigrama resume la estructura administrativa y operativa del conjunto.

ORGANIGRAMA CONJUNTO PUNTA DEL ESTE P.H.

ORGANIGRAMA COJUNTO RESIDENCIAL PUNTA DEL ESTE ETAPA I Y II

ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS CONSEJO DE ADMINISTRACION ADMINISTRADOR

PROVEEDORES AUX ADMINISTRATIVO CONTADOR

EMP.VIGILANCIA AUDITOR

EMP ASEO AUXILIAR CONTABLE

EMP ASCENSORES

EMP.CITOFONIA

EMP.OTOBOMBAS Y PLANTA

EMP. CAMARAS

JARDINERIA


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A continuación, se presenta el informe de gestión realizado por la administración durante el periodo año enero a diciembre 2020, en donde lo centraremos sobre las áreas que integran el desarrollo de la administración del Conjunto Residencial Punta del Este etapas I y II P.H., básicamente así:

INFORME DE GESTIÓN CONTRATOS

CONTRATO DE ASEO ASEDCO

Se realiza la convocatoria para la elección de proveedor de servicios generales en donde se elige la empresa ASEDCO gracias al buen desempeño realizado durante el servicio prestado en el año 2019.

CONTRATO PÓLIZAS TODO RIESGO DE ÁREAS COMUNES

Se eligió Seguros del Estado quien después de una revisión por una persona profesional y especializada en el tema nos informa que es la mejor opción en cuanto a todos los posibles riesgos que puede haber en la copropiedad y la garantía que da al asegurar las áreas comunes y respondiéndonos por la cantidad de asistencias generales ofrecidas para dar mayor protección y seguridad en el momento de presentarse alguna novedad.

En el mes de diciembre se realizó la compra de la póliza de áreas comunes a seguros del estado, esta tuvo un valor de $52.000.000 millones pagaderos a 4 cuotas.


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CONTRATO DE MANTENIMIENTO DE MOTOBOMBAS DE AGUA Se realiza el respectivo mantenimiento de todas las motobombas incluyendo la de la red contra incendios que estaba fuera de servicio las cuales quedaron en su total funcionamiento dando así un buen servicio en el suministro del agua a toda la comunidad. Sugerencia Se debe realizar una prueba de la Red contra incendios para lo cual se debe contar con la colaboración de los bomberos y el grupo de brigadistas. CONTRATO DE MANTENIMIENTO PLANTA ELÉCTRICA

Se realizan los mantenimientos mensuales, se cambian las baterías debido al uso y terminación de vida útil, este mantenimiento fue realizado por parte de la empresa BomObras y la planta eléctrica ya se encuentra funcionando al 100%.

MANTENIMIENTO DE ASCENSORES STILO ASCENSORES

La empresa STILO ASCENSORES quien es la proveedora de los ascensores en la actualidad realiza los mantenimientos mensuales y es la encargada de responder por este servicio en cuanto a mantenimientos y novedades que se presenten con los mismos.

Sugerencia


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Ya que esta empresa fue una de las que iniciaron junto con la constructora se evidencio que no hay un contrato que nos dé una garantía además estos ascensores están sin certificar.

Les informo que ya hay varias cotizaciones con empresas que nos dan garantía y un mejor valor por el servicio de mantenimiento mensual por esto se sugiere que se someta a votación el cambio de proveedor del transporte vertical (ascensores) y así tener una garantía y pólizas que lo avalen.

SEGURIDAD

EMPRESA DE VIGILANCIAN ORBITA

En el mes de enero se convocó a las empresas de vigilancia a través de la página web y por habitísimo, así mismo con comunicados en las torres, se convocó a las empresas de vigilancia para hacer la escogencia de la empresa que contrataríamos para tal fin, de varias que se presentaron entre ellas la empresa orbita que es la que actualmente tiene el contrato de vigilancia y después de evaluar su labor , comprobamos que es una empresa seria y que ha respondido de buena manera a la difícil labor encomendada

CONTRATO DE FACHALETAS

Se hace la debida convocatoria se escoge la EMPRESA ICOAM SAS la cual hace el respectivo manteamiento de las fachaletas de la torre 7 interviniendo ocho puntos álgidos los cuales estaban generando pánico y mal aspecto en la torre 7.


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CONTRATO DE SHUT

se hizo la convocatoria para el arreglo y adecuación del shut ya que por solicitud de PROMOAMBIENTAL entidad que se encarga de regular la recolección y reciclaje de las basuras evidencia que no cumplía con las condiciones de salubridad requeridas, por lo tanto, se interviene y se hace el enchape total del shut arreglando y habilitando los baños, los sifones, abriendo más ventanas, colocando extractores las áreas de paso para darle cumplimiento a lo solicitado.

CONTRATO DE CAMARAS

Se convocaron varias empresas de las cuales se escogió la EMPRESA ETHEREUM SAS para instalar varias cámaras DVR y colocar monitores y así seguir implementando el sistema de circuito cerrado de de TV el cual es importante para la seguridad del conjunto.

En el momento se hay instaladas 144 cámaras en total y se encuentran funcionando 109 cámaras, hay siete DVR dos NVRS. los puertos de los NVR están fallando es necesario cambiar los NVR o adicionarles un switch para su buen funcionamiento

Es necesario hacer un mantenimiento preventivo al circuito cerrado de TV cada tres meses.


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RECREACION DEPORTE Y ZONAS COMUNES CANCHA MULTIPLE

Se terminó de instalar los módulos metálicos y colocación de la malla de yute que cubre la cancha múltiple

Se encierra el parque de los niños con módulos metálicos con el fin de agrandar este espacio para su recreación, con el fin de evitar que las mascotas ingresen y hagan sus necesidades en este lugar. Lo anterior cuidando las saludes de los niños en un ambiente limpio y seguro.

JARDINERIA

Se hace la compra de tierra y de plantas para la conservación de las zonas verdes las cuales residentes del conjunto han cuidado con dedicación y esmero ofreciendo así un ambiente agradable para la comunidad.

Se hace la compra de materiales para el encierro de algunas de las bahías que se encuentran con plantas y así tener la conservación y cuidado de las mismas.

PARQUEADEROS

Se hace el respectivo mantenimiento y pintura de los parqueaderos con los reflectivos correspondientes según la norma.

JARDÍN INFANTIL

Se llevó a cabo el contrato con el jardín infantil, se realizó un acuerdo para continuar con el jardín infantil por 10 meses más.

ZONAS COMUNES

Se arreglaron y repararon los adoquines de las zonas comunes los cuales estaban en mal estado.


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INFORME DE GESTIÓN JURIDICA DEL 2020 Teniendo en cuenta que la Organización Mundial la Salud - OMS, declaró 11 de marzo del 2020, como pandemia Coronavirus COVID-19, y que Mediante Decreto 457 de 2020 el presidente de la república de Colombia en ejercicio de las facultades Constitucionales y legales ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas de la Republica de Colombia, a partir de las (00:00 A.M) del día 25 de Marzo de 2020, sin embargo, el Consejo Superior de la Judicatura el aislamiento obligatorio de todos los funcionarios de la Rama Judicial desde el día lunes de 16 de marzo de 2020; aislamiento que se ha venido extendiendo en concordancia con las pronunciaciones por parte del gobierno nacional, a la fecha la última circular emitida el día 07 de mayo de 2020 el aislamiento de los funcionarios de la rama judicial está prorrogado hasta el día 24 de mayo de 2020. Razón por la cual no ha sido posible continuar con la correspondiente gestión de los procesos en etapa judicial, así mismo aquellos que están sujetos a registro en la oficina de instrumentos públicos han estado suspendidos hasta que la oficina retome actividades Quiero agradecer a todo el grupo de colaboradores de la administración y al Consejo de Administración, que con un alto grado de compromiso e incondicionalidad logramos desarrollar la gestión Administrativa en pro de mantener las zonas comunes de la Agrupación; Igualmente, resaltamos la colaboración y apoyo de algunos residentes quienes con sus sugerencias, compromiso y acompañamiento en las actividades realizadas, contribuyeron a una mejor realización de las mismas Debido a la gran cantidad de tutelas interpuestas por un solo residente, se tomó la decisión de contratar un abogado para la contestación de las mismas, cabe aclarar que todos los fallos de estas tutelas fueron a favor del conjunto.


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ZONA PERIMETRAL

En el mes de junio, se evidencia que personas inescrupulosas están invadiendo la zona este de la parte perimetral dañando los gaviones para lo cual se realiza el debido proceso ante el IDIGER y Alcaldía Local, a la fecha estamos pendientes de una audiencia.

MANTENIMIENTO Y REPARACION

MOTOBOMBAS En cuanto a las motobombas entre ellas la principal de la red contraincendios, se repararon El costo de la reparación fue de 7 millones aprox.

Pago siniestro por parte de Seguros del Estado

La aseguradora reembolso 5 millones aprox

CAJAS DE ACOMETIDAS ELECTRICA Se cambiaron dos cajas de acometida eléctrica, una en la recepción y otra en el cuarto de motobombas.

ARREGLO TUBERÍA DE AGUAS RESIDUALES TORRE 5

Se evidencia que en la torre 5 hay una filtración de aguas residuales la cual está afectando la salud de los residentes para lo cual es necesario hacer un trabajo para arreglar los tubos subterráneos de aguas residuales.

Solución de este mantenimiento

se realizó el cambio de los tubos de aguas residuales los cuales se encontraban a un metro de profundidad por debajo de la torre 5 el personal contratado cumplía con todos los protocolos de SSGT para realizar el trabajo en confinamiento.


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Tanque de agua potable

En el mes de Julio se lavó el tanque de almacenamiento de agua potable;

Ascensores

Debido al desgaste de algunos cables de tracción en los ascensores de la torre 3 y 6 fue necesario realizar el cambio y mantenimiento preventivo de los mismos para conservar en estado óptimo el servicio de este transporte vertical el cual es importante para el servicio y seguridad de todos los residentes, este trabajo fue realizado con estándares de calidad por la empresa Estilo Ascensores.

Zona perimetral

es necesario hacer presencia en la zona perimetral para evitar que extraños se posesionen de estas áreas, para corregir el problema es necesario cambiar unos postes y reestablecer el alambre de púas que ha sido quitado.

Arreglo del BBQ

Se reparó y mejoro el BBQ, quitando las materas que producían humedad en el gimnasio, se adecuo una zona para realizar asados, la cual no se ha puesto en servicio.

Red matriz gas natural

En el mes de diciembre se presentó una fuga en la red matriz del gas natural, para cual fue necesario cambiar la tubería subterránea con un costo de $7.500.000 aprox.de

Pago siniestro por parte de Seguros del Estado


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La aseguradora pago $6.300.000. del arreglo de la red Matriz del Gas Natural.

Convivencia

En cuanto a la convivencia, se debe mejorar el manual de convivencia en todos sus aspectos pues el comité de convivencia que fue nombrado en el mes de octubre, a pesar que realizo una gran labor durante este tiempo no pudo realizar las actividades proyectadas, ya que es muy corto el tiempo que han estado tratando de socializar para evitar que sean multados y logren una armonía con todos los residentes del conjunto ya que se presentan mucho reclamos por, ruido, mascotas, mal parqueo, mala convivencia de las familias entre si debido al aislamiento en que se encuentran entre otros.

Actividades culturales

En el mes de noviembre se inició el arreglo del conjunto para la temporada de diciembre, se decoró y se llevaron a cabo algunas actividades con la colaboración de la alcaldía local. Realizando las correspondientes festividades de diciembre, guardando los protocolos de aislamiento preventivo donde hubo una gran participación de los residentes decorando las torres entre vecinos, esto permitió la unión y buena convivencia, se premiaron dos de las mejores torres decoradas y se entregaron dos lechonas por esta gran participación de la comunidad.


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DECISIONES DE ADMINISTRADOR Y CONSEJO DE ADMINISTRACION Según lo reglamentado por el gobierno nacional los intereses por mora no fueron cobrados durante los meses de mayo y junio de 2020 esto para darle un beneficio en el momento de la cancelación de administración.

El consejo autorizo, a las personas que dejaron sus vehículos parqueados en la zona de visitantes durante el confinamiento por los meses de abril, mayo y junio no cobrar por horas sino una cuota mensual de $100.000 pesos. Esto mientas el vehículo estuviera parqueado sin salir del conjunto.

El recaudo de las cuotas de administración, bajo al extremo de no alcanzar para pagar los gastos necesarios; es el momento para agradecer a la empresa de vigilancia y servicios generales, su comprensión y espera para realizarle los pagos.

El consejo de administración autorizo hacer uso del fondo de imprevistos que era necesario para estos pagos; pero esperamos un poco y logramos salir adelante sin tener necesidad de recurrir a este ahorro.

En el mes de abril debido a las medidas tomadas por el gobierno y al cierre de los bancos y horarios restringidos, y debido a las grandes filas, teniendo en cuenta que el recaudo de cuotas de administración y otros ingresos tuvo una notable baja ya que las personas evitaban salir de sus casas por las aglomeraciones en los bancos, el consejo de administración autorizó recibir las cuotas en la oficina de la administración durante la emergencia sanitaria, para lo cual se lleva un control en el momento de recibir el pago se genera en el programa contable un recibo de caja y se le entrega al propietario para el control y auditoria por parte de él y del administrador.


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En septiembre se empieza a gestionar nuevamente la realización de la asamblea general vigencia 2019, la cual se realiza de forma virtual el día 25 de octubre de 2020 Fue una gran experiencia, a pesar que duro 10 horas el resultado fue exitoso.

Reporte Consolidado de Cartera Anexo Reporte consolidado de cartera

Es necesario que la asamblea revalúe y autorice la rebaja de intereses con el fin de poder recuperar cartera morosa de forma ágil.

Este beneficio se otorgaría solo una vez a los propietarios que realicen un acuerdo de pago según el valor total de acuerdo a la deuda, esto para tener un recaudo más efectivo.

Con respecto a los valores de cartera a cierres anuales de 2016-2020 y adicionalmente diciembre 2020.

A Continuación, se presenta la relación de Cartera a detalle a cierre 2020 31 de diciembre:


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Se realizó la recuperación de cartera de octubre a diciembre 2020 un valor $25.746.852 Se informa a la comunidad que se habilitaron en la página web https://conjuntopuntadeleste.com varios puntos de pago para la cancelación oportuna de la administración ya que no se puede seguir realizando el pago en efectivo en la administración.

Concepto 1 a 30 días 31 a 60 días 61 a 90 días mas de 90 TotalADMINISTRACION 21.663.558$ 15.958.761$ 13.857.954$ 185.214.268$ 236.694.541$ INTERESES DE MORA 14.261.340$ 4.378.895$ 4.229.530$ 72.702.373$ 95.572.138$ PARQUEADERO COMUNAL 2.431.340$ 870.980$ 672.940$ 5.378.990$ 9.354.250$ PARQUEDEROS PRIVADOS 1.345.170$ 1.033.097$ 926.580$ 9.568.118$ 12.872.965$ PARQUEADERO PROPIO -$ -$ -$ 761.090$ 761.090$ SANCION INASISTENCIA ASAMBLEA -$ -$ -$ 8.876.482$ 8.876.482$ PARQUEADERO MOTOS 569.296$ 236.310$ 189.000$ 3.341.368$ 4.335.974$ SANCION POR RIÑA ZONAS COMUNES -$ -$ -$ 215.020$ 215.020$ PARQUEADERO VISITANTES -$ -$ -$ 35.000$ 35.000$ Totales 40.270.704$ 22.478.043$ 19.876.004$ 286.092.709$ 368.717.460$


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SISTEMA DE GESTIÒN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Las actividades realizadas en el año 2020, dentro del SG-SST que se han venido trabajando en la actualización

El conjunto residencial punta del este se compromete con la protección de la salud de los trabajadores, procurando su integridad física mediante el control de los riesgos, el mejoramiento continuo de los procesos y la protección del medio ambiente.

Todos los niveles de dirección asumen la responsabilidad de promover un ambiente de trabajo sano y seguro, cumpliendo los requisitos legales aplicables, vinculando las partes interesadas en el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo y destinado los recursos humanos físicos y financieros necesarios para la gestión de la salud

Los programas desarrollados en el conjunto residencial punta del este estarán orientados a la prevención y el cuidado a las intervenciones de las condiciones de trabajo que puedan causar accidentes y o enfermedades laborales. Todos los empleados, contratistas y temporales tendrán la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo. Igualmente, responsables de notificar oportunamente todas aquellas condiciones que puedan generar consecuencias y contingencias para los empleados y la organización.


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PANDEMIA COVID 19

El día 9 de marzo de 2020 se coordina la logística con el consejo de administración para la realización de la asamblea general la cual fue convocada para el día 29 de marzo de 2020; el día 13 de marzo el gobierno nacional informa que la pandemia del COVID19 empieza a aparecer en el país, por lo tanto, se aplaza la realización de la asamblea general por fuerza mayor. Desde ese momento no sabíamos que pasaría en el mundo a pesar de que ya había noticias de Europa y Asia, prima la vida y la salud y el gobierno declara la primera emergencia sanitaria; siguiendo las disposiciones del gobierno nacional en el conjunto se cerraron desde el 24 de marzo de 2020, el jardín infantil, el gimnasio, los salones sociales, la cancha múltiple y demás áreas comunes, para combatir la pandemia se implementaron las medidas de seguridad con el fin de proteger la salud de los residentes del conjunto, para lo cual se extremaron las medidas de higiene y las personas deben permanecer aisladas en sus apartamentos con el fin de evitar el contagio.

Se dio instrucción al personal de servicios generales para estar limpiando y desinfectando botones, manijas, lavado constante del conjunto, fumigación con amonio cuaternario, se colocaron los avisos de medidas de protección en los ascensores y zonas comunes del conjunto, invitando a la gente para el uso adecuado del tapabocas, lavado de manos, uso de gel antibacterial, alcohol, y concientización para no salir de los apartamentos, con un megáfono se solicitaba a los residentes no salir de los apartamentos para evitar el contagio, el pánico y el miedo se apodero de varios residentes que perdieron su empleo y tuvieron que cerrar sus empresas o negocios, los cuales tuvieron que trabajar desde sus apartamentos, muchas familias del conjunto se vieron afectadas económicamente sin tener con que suplir sus necesidades básicas.


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PENDIENTES Se está cotizando el arreglo de la cerca eléctrica, pero por su costo es necesario incluirla en el presupuesto para ser revisado por la asamblea a realizarse en abril 11 de 2021

Es necesario arreglar los brazos hidráulicos de la puerta vehicular, todas las puertas de acceso están en mal estado por lo tanto se procede a su reparación, Así como también la revisión del sistema de tag de acceso.

Debido a que en varias de las torres se evidencia la caída de las fachaletas es necesario realizar un estudio patológico sobre el estado estructural del conjunto. El resultado de este estudio es que las estructuras no tienen ningún daño y que la caída de las fachaletas se debe a problemas de asentamiento.

Los ascensores se encuentran sin certificar por lo tanto es necesario implementar algunas exigencias entre ellas la comunicación para lo cual se colocó el cable de citofonía en los ascensores.

Es recomendable evaluar el costo que se paga por el mantenimiento de los ascensores a la empresa Estilo Ascensores y estudiar la viabilidad de cambiar este proveedor.

Es necesario la implementación del sistema de gestión de riesgo SSGS para lo cual se debe contratar un profesional en el área para realizar la implementación de forma profesional.

Para finalizar me permito presentar dos temas muy importantes

Impermeabilización y mantenimiento de las fachadas y culatas de las torres, así como las terrazas, también se debe impermeabilizar el techo de los parqueaderos comunales del sótano, el costo de estas obras tiene un valor aproximado de $320.000.000 millones de pesos, para lo cual se debe estudiar la


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manera para poder ejecutarlas, lo anterior teniendo en cuenta que varios apartamentos se encuentran afectados por la humedad, perturbando la salud de las personas que habitan en estos.

La propuesta es impermeabilizar poco a poco, iniciando por las torres más afectadas y para ello se debe hacer una fuerte recuperación de cartera. Para lo cual invitamos a los residentes en mora a ponerse al día o por lo menos tratar de mitigar la deuda. También se propone que la asamblea autorice hacer uso de una parte del fondo de imprevistos para poder ejecutar el proyecto.

Con este informe les presento la gestión realizada durante el año 2020, espero con su apoyo seguir evolucionando y mejorando en todos los aspectos para el bien de la comunidad.

Ate

DIEGO FERNANDO MERCHAN APARICIO REPRESENTANTE LEGAL ADMINISTRADOR CONJUNTO RESIDENCIAL PUNTA DE LA ESTA ETAPA I Y II NIT 900.754.972-4

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