ASAMBLEA INTERNACIONAL DE 2013 Guía de inscripción para gobernadores electos

San Diego, California, EE.UU. 13 al 19 de enero de 2013

ÍndiceCarta de bienvenida ............................................................................................... 1

Información general ............................................................................................... 2

Eventos principales del programa ........................................................................ 6

Instrucciones para arreglos de viajes ................................................................... 8

Agencias autorizadas por el Servicio de Viajes de RI (RITS) ........................... 8

Normas y procedimientos de viajs de Rotary ..................................................... 9

Panorama general del programa de seguro de viaje ..........................................11

Carné de identidad para seguro de viajes ...........................................................12

Velada del Festival Internacional ..........................................................................14

Formularios electrónicos obligatorios .................................................................16

Formularios electrónicos optativos ......................................................................17

El plazo para presentar los formularios vence el lunes 1 de octubre

Formulario de inscripción y alojamiento .................................................18

Ficha de datos para el distintivo .................................................................19

Formulario de inscripción para la Velada del Festival Internacional ...........................................................20

Solicitud de asistencia de un acompañante que no sea cónyuge ...........21

Lista de verificación para los gobernadores electos ...........................................22

La presente guía contiene información actualizada, la cual está sujeta a cambios.

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, Illinois

60201-3698 USA

tel 847.866.3000

fax 847.328.8554

www.rotary.org

ROTARY INTERNATIONAL

1

Agosto de 2012

Estimado/a gobernador/a electo/a:

Mis más sinceras felicitaciones por su elección como líder distrital. Tanto usted como su familia están a punto de iniciar uno de los años más emocionantes de su vida que, a pesar de sus exigencias, les deparará grandes satisfacciones. El hotel Manchester Grand Hyatt, situado en San Diego, California, EE.UU., será la sede de nuestra Asamblea Internacional, del 13 al 19 de enero de 2013. Esta intensa reunión de capacitación de cinco días le ayudará a prepararse para cumplir sus funciones y le brindará amplias oportunidades de relacionarse con sus colegas de todo el mundo. La Asamblea Internacional también contará con un programa interesante e interactivo para los cónyuges de los gobernadores electos, el cual les permitirá compartir experiencias e intercambiar ideas.

Permítame sugerirle que lea detenidamente la información adjunta sobre la inscripción y el viaje antes de completar los formularios.

El personal de Rotary International está a su disposición para facilitarle el éxito en su trayectoria futura como líder de Rotary. Será un placer conversar personalmente con usted en el transcurso de la reunión anual más importante de Rotary.

Atentamente,

John Hewko Secretario general

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Información general

San DiegoDurante el mes de enero, las temperaturas promedio máxima y mínima son de 20 y 10 grados centígrados (65 y 50 grados Fahrenheit), con escasa lluvia, poca humedad y abundante sol. Se recomienda traer un abrigo liviano para la noche. Debido al aire acondicionado, se sugiere usar chaqueta, blazer o suéter en el interior de las instalaciones.

Para información sobre las atracciones locales, visite la Oficina de Convenciones y Turismo de San Diego en www.sandiego.org.

Transporte aéreoEl enlace con la solicitud de viaje a la Asamblea Internacional estará disponible el domingo 16 de septiembre de 2012. De esta manera, RITS, nuestra agencia de viaje, no se verá sobrecargada a último momento y podrá obtener las tarifas más convenientes. RITS reservará los vuelos al Aeropuerto International de San Diego, de manera que los gobernadores de distrito electos lleguen a dicha ciudad antes del domingo 13 de enero de 2013 a las 17:00. RI reembolsará los gastos en que incurran las personas que no puedan llegar ese día antes de las 17:00 y no tengan otra alternativa que pasar allí la noche anterior. No obstante, RI no reembolsará gastos de hotel a los gobernadores electos que llegasen a Estados Unidos con anterioridad al 13 de enero debido a viajes personales, por no considerarse pernoctación obligatoria.

Traslado al hotelLos rotarios de clubes locales recibirán a los gobernadores electos y demás participantes oficiales en el aeropuerto internacional de San Diego. RI proporcionará servicio de transporte (shuttle) al hotel Manchester Grand Hyatt el domingo 13 de enero, el principal día de llegada de los asistentes. Los gobernadores electos deberán llegar al hotel Manchester Grand Hyatt San Diego a más tardar el domingo a las 17:00 horas. Aquellos que llegarán antes del domingo tendrán que hacer sus propios arreglos de transporte, costo reembolsable como se indica en la normativa de RI.

Manchester Grand Hyatt San DiegoEl hotel Manchester Grand Hyatt San Diego será la sede de nuestra Asamblea Internacional del 13 al 19 de enero de 2013. Durante la Asamblea Internacional, los participantes no podrán utilizar sus programas de cliente frecuente para solicitar habitaciones de categoría superior para su estancia en el hotel.

No se permite fumar en casi ninguna parte del hotel Manchester Grand Hyatt San Diego. Esta restricción se impone en todas las habitaciones de los huéspedes, restaurantes y bares, salas de reunión, espacios públicos y áreas de trabajo de los empleados. Se cuenta con áreas designadas donde se permite fumar afuera. Si prefiere alojarse en una habitación en la que se permita fumar, indíquelo así en el Formulario de inscripción y alojamiento. La infracción de estas normas podría acarrear multas por sumas elevadas, las cuales no serán reembolsadas por RI.

Datos del hotel:

Manchester Grand Hyatt San DiegoOne Market PlaceSan Diego, CA 92101, EE.UU.Teléfono: +1 619-232-1234Fax: +1 619-233-6464Sitio web: www.manchestergrand.hyatt.com

Entrada y salida del hotel (check-in y check-out)Podrá ocupar su habitación a partir del domingo 13 a las 16:00. Antes de esa hora, las habitaciones se asignarán a medida que estén disponibles. Considerando el alto número de llegadas que se producirán el domingo, es posible que deba esperar en la recepción del hotel y dejar su equipaje en consignación hasta que su habitación esté lista.

El día de su partida, deberá salir de su habitación a las 12:00. Para salidas después de esa hora, deberá solicitar permiso al gerente de la recepción principal. RI no cubrirá recargos por salidas después de las 12:00.

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EstacionamientoEl hotel cuenta con estacionamiento las 24 horas del día. Se dispone de servicio de estacionamiento con valet en la entrada principal del hotel. Salvo de que se cuente con la previa autorización de RITS, RI no reembolsará gastos por concepto de estacionamiento.

InscripciónRegístrese en la Recepción del hotel.

Recoja el juego de materiales de inscripción en el mostrador de inscripciones de la Asamblea, ubicado en el primer piso (primer piso, Douglas Foyer), entre las 11:00 y las 19:00 del domingo 13 de enero.

A partir de las 19:00 podrá recoger el juego de materiales de inscripción en la Oficina de la Asamblea (segundo piso, Show Manager 2), la cual atenderá el domingo 13 hasta las 20:00, y a partir de las 7:00 el lunes 14 de enero.

ComidasEl servicio de comidas comenzará con el almuerzo del domingo 13 de enero y continuará hasta el desayuno del sábado 19 de enero inclusive. Durante la Asamblea, el plan de comidas constará de tres comidas diarias, incluidas la Cena y Baile de Compañerismo Internacional y el Banquete Salid a Servir.

Todos los gobernadores electos y sus cónyuges deberán participar en el plan de comidas. No se emitirán reembolsos por comidas no consumidas.

El miércoles 16 de enero no se proporcionará cena. Si decide de antemano no participar en la Velada de Hospitalidad (ver abajo), después de la Asamblea se le reembolsarán los gastos de la cena, previa presentación de la declaración de gastos y recibos.

Es requisito indispensable portar el distintivo de la Asamblea para poder ingresar a las comidas organizadas por RI; no se harán excepciones.

Velada de hospitalidadLos rotarios del área de San Diego le invitan a inscribirse en la Velada de Hospitalidad del miércoles 16 de enero por su propia cuenta, debiéndose destacar que han preparado un ameno programa de actividades para los participantes en la Asamblea Internacional. RI no reembolsará los gastos de su participación en este evento optativo, incluidos gastos de comidas y misceláneos.

Si planea participar el miércoles 16 de enero, inscríbase en línea en: http://www.rotary5340.org/hospitality.

Reembolso de gastosLa información que figura a continuación se aplica a todas las personas que viajen a expensas de RI. No se emitirán reembolsos de gastos durante la Asamblea. Para obtener un reembolso, es necesario remitir el Formulario de información para remitir pagos a gobernadores y la versión oficial de la Declaración de gastos de RI/LFR, adjuntando comprobantes por todo gasto de 75 dólares o más.

Para obtener más información sobre la declaración de gastos, consulte las Normas para la presentación de declaraciones de gastos. También se dispone de enlaces y otros datos relacionados con viajes en: www.rotary.org/es > Cuadro social > Información general > Servicios de viaje.1. Los siguientes se consideran gastos reembolsables en

relación con la Asamblea Internacional de 2013:• Pernoctaciones inevitables (reservas efectuadas

por RITS como resultado de itinerarios internacionales) y todo gasto conexo. Si el tiempo de las transferencias por viaje internacional excediera de siete horas (diurnas), RI reembolsará un máximo de 80 dólares para una habitación de día, según las facturas originales, siempre que RITS haya reservado la habitación.

• Traslado de ida y vuelta por el medio más económico entre el domicilio del viajero y el aeropuerto.

• Comidas adicionales consumidas en ruta a la Asamblea.

• Gastos por concepto de visados (gobernadores electos que requieran visa; debe contarse con previa aprobación de RITS).

• Gastos de viajes relacionados con la obtención de visado (gobernadores electos que requieran visa).

Aviso: Para todo gasto por concepto de pasajes aéreos, kilometraje y viajes en tren acumulativos que superen los 350 dólares se requiere la aprobación de RITS antes de emprender el viaje; de lo contrario, RITS podría denegar o reducir el importe del reembolso. Aunque no se adelantarán fondos para gastos por escalas, éstos se reembolsarán contra presentación de comprobantes originales.

2. Rotary International entregará a cada gobernador electo un cheque por valor de 50 dólares (100 dólares, si asiste con su cónyuge) para cubrir gastos imprevistos admisibles. Si se cargan a la cuenta del hotel, los siguientes gastos imprevistos no serán reembolsados y deberán liquidarse al momento de salir del hotel:• lavandería y tintorería• compra de ropa para uso personal

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• uso de Internet• comidas consumidas durante la Asamblea, salvo

que se indique que RI sufragará el costo• propinas al personal del hotel durante la asamblea• cargos de teléfono• minibar y servicio de bar• películas• servicio a la habitación • recargos por fumar en las instalaciones del hotel• regalos y papelería• envío de materiales• cargos por entrega de paquetes• taxi en días principales de llegada o salida cuando

se ofrezca servicio de shuttle • cualquier gasto en que se incurra por extensiones

de estadía debido a motivos personales Nota: Se reembolsarán otros gastos razonables,

como taxis, shuttles y estacionamiento (si han sido aprobados previamente).

3. RI no reembolsará gastos para estadías en hogares o hospitalidad anfitriona antes o después de la Asamblea.

4. La contratación de seguros de accidentes de viaje o seguro suplementario por pérdida de equipaje es optativa y no será reembolsada por RI.

5. RI entregará una tarjeta telefónica prepagada para uso de los gobernadores electos y sus cónyuges, la cual podrá utilizarse al efectuar llamadas desde el teléfono de la habitación o cualquier teléfono público. No se reembolsarán los cargos de llamadas telefónicas/celulares u otros conceptos.

6. RI pagará directamente al hotel los gastos de alojamiento y comidas de los gobernadores de distrito electos y sus cónyuges, incluso las propinas e impuestos estatales y locales. Los gobernadores de distrito electos serán responsables de todos los gastos personales que se carguen a su cuenta. Además, todos los gastos imprevistos (indicados más arriba) que aparezcan en su cuenta los deberá abonar el participante a la hora de la salida. El hotel aceptará las tarjetas de crédito Visa, MasterCard, American Express, y Diners Club, o dólares en efectivo. No se aceptarán cheques personales.

7. RI sufragará las tasas de facturación de equipaje previa presentación de comprobantes (máximo dos maletas por persona), para el viaje de ida y regreso entre la ciudad de origen y San Diego. No se reembolsarán gastos por concepto de sobrepeso ni exceso de equipaje.

8. El reembolso de los boletos adquiridos localmente con autorización de RITS se reembolsarán una vez concluido el viaje. Presentar la documentación necesaria a meeting.finance@rotary.org a más tardar el 19 de marzo.

9. La declaración de gastos para obtener el reembolso correspondiente deberá remitirse (acompañada de todos los recibos justificantes) dentro de un plazo de sesenta (60) días, a más tardar el miércoles 19 de marzo. Las declaraciones de gastos recibidas después de tal fecha no serán tramitadas. Sólo se considerarán casos excepcionales después del plazo de sesenta días. Remita su declaración de gastos cumplimentada a meeting.finance@rotary.org.

Seguro de viajeRI ofrece un seguro de viaje a todos los rotarios y cónyuges que asistan a la Asamblea Internacional por cuenta de RI. En la sección Generalidades del programa de seguro de viaje, página xx, encontrará un resumen de los beneficios e información sobre la presentación de reclamos.

Solicitación de fondosRI prohíbe la solicitación extraoficial de fondos. Asimismo, se prohíbe terminantemente la exposición o distribución de todo material de promoción en el salón de sesiones plenarias, las salas de los grupos de discusión o cualquier otro sitio, sin autorización previa del presidente electo de RI.

Difusión mediáticaMediante su asistencia a la Asamblea Internacional, los inscritos autorizan y conceden a Rotary International y La Fundación Rotaria el derecho de grabar su imagen por distintos medios, entre otros vídeos y fotografías, y de utilizar y divulgar permanentemente, a nivel mundial, sus nombres, testimonios e imágenes para los fines que RI o La Fundación Rotaria consideren convenientes, eximiendo a RI y La Fundación Rotaria de todo pago o responsabilidad.

Desayuno/Almuerzo/Cena con el presidente electoSe invita a los gobernadores electos y sus cónyuges a participar en uno de los eventos del presidente electo Ron Burton y su esposa, Jetta. Recibirá una invitación con la hora y fecha del evento asignado al recoger el material de inscripción en la sede de la Asamblea.

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Programa para los cónyugesSe ha preparado un programa especial de información para los cónyuges, el cual incluye discusiones de mesa redonda, una sesión plenaria, presentaciones en panel y oportunidades para establecer contactos. El programa abarca diversas actividades diseñadas especialmente para diversos niveles de conocimientos y experiencia rotaria.

Aunque la asistencia de los cónyuges a la Asamblea Internacional no es obligatoria, se espera que todos los cónyuges presentes participen en todas las actividades del programa.

Asistencia de acompañantes que no sean cónyugesLa Asamblea es una reunión intensa de capacitación. Como tal, se limita la asistencia sólo para los gobernadores electos y sus cónyuges. Rotary International es consciente de que algunos gobernadores de distrito electos son solteros pero cuentan con una persona o pareja que forma parte importante de su vida rotaria, quien, los ayudará, además, durante su año en funciones. Los gobernadores electos solteros podrán presentar una Solicitud para asistencia de un acompañante (que no sea cónyuge) a fin de que sus acompañantes tengan la oportunidad de asistir y participar en la Asamblea. En la solicitud se proporcionará información sobre el apoyo que el acompañante ha brindado o brindará al gobernador electo. La decisión de autorizar o no la asistencia de la pareja o acompañante queda a discreción del presidente electo.

La asistencia de las parejas/acompañantes es obligatoria a todas las sesiones plenarias y actividades que figuran en el programa para los cónyuges. A la entrada de todo evento se escaneará el distintivo como prueba de asistencia.

VestimentaDurante las reuniones (sesiones plenarias, grupos de discusión y Cena Inaugural), tanto para los gobernadores de distrito electos como sus cónyuges, es apropiado que vistan ropa formal de negocios.

Se anima a los participantes a lucir el traje típico de sus países durante la Cena y Baile de Compañerismo Internacional así como la Velada Internacional. La Cena y Baile de Compañerismo comenzará con un gran desfile, organizado por país, en el que participarán los asistentes que portarán el traje típico de sus países. Se espera que los caballeros y las damas que no vistan

indumentaria típica lleven vestimenta formal. Las personas que no vistan el traje típico de sus países para la Velada Internacional podrán usar ropa informal.

Los participantes deberán portar vestimenta formal durante el Banquete Salid a Servir.

Pedido especial del presidente electoSe insta a los gobernadores de distrito electos que efectúen una contribución a La Fundación Rotaria en vez de intercambiar pequeños obsequios.

EnvíosLos participantes que hagan envíos al Manchester Grand Hyatt San Diego deberán observar las pautas establecidas por la agencia de Aduana y Protección Fronteriza de los Estados Unidos, estipuladas en www.cbp.gov/xp/cgov/travel. Traiga copia de todos los documentos de expedición para agilizar los trámites, si fuera necesario. Se cargará a la cuenta de los huéspedes una tarifa administrativa, la cual deberán abonar por los envíos que reciban en el Manchester Grand Hyatt San Diego. RI no reembolsará los gastos por este concepto. Dirija su envío a la siguiente dirección:

Manchester Grand Hyatt San DiegoAttn: (Nombre del huésped)Please hold for guest arrivalOne Market PlaceSan Diego, CA 92101, EE.UU.Teléfono: +1 619 232 1234Fax: +1 619 233 6464

Nota: Consulte con las líneas aéreas acerca del límite de peso para el equipaje, incluidos los vuelos de conexión. RI no reembolsará recargos por exceso ni sobrepeso de equipaje (más de dos maletas por persona).

Lista de verificación para los gobernadores de distrito electosLa lista de verificación que figura en la última página será muy útil para los participantes a fin de que cumplan con los plazos establecidos.

ConsultasDirija toda consulta a la oficina del Servicio de Inscripciones de RI (correo electrónico: :ri.registration@rotary.org; fax: +1 847 556 2194).

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Terminología

Intercambio de ideas: Sesiones donde participarán aproximadamente 20 gobernadores electos, con el fin de compartir conocimientos y experiencias e intercambiar ideas y estrategias. Los dirigentes de capacitación de RI conducirán las sesiones en seis idiomas (coreano, español, francés, inglés, japonés y portugués).

Paneles: Un panel de expertos analizará ideas, estrategias, y mejores prácticas sobre temas rotarios de importancia. Integrarán los paneles gobernadores electos, cónyuges o ambos.

Sesiones plenarias: Sesiones destinadas a todos los gobernadores electos y cónyuges en las cuales participan oradores destacados y se realizan presentaciones de carácter motivador e informativo sobre diversos temas.

Líderes de capacitación de RI: Equipo de ex gobernadores de distrito con capacitación especializada para dirigir los grupos de discusión.

Mesas redondas: Sesiones de grupos pequeños organizadas en diversos idiomas (coreano, español, francés, inglés, japonés, portugués y otros a determinar), durante las cuales los participantes comparten sus experiencias y amplían sus conocimientos sobre Rotary.

Intercambio cultural para los cónyuges: Exhibición que pone de relieve la diversidad cultural e internacionalidad de la familia de Rotary, en un recinto en el cual es posible establecer contactos con los demás cónyuges del mundo entero.

Mesas redondas por temas: Sesiones interactivas sobre diversos temas de discusión en grupos de 10 participantes.

Talleres: Sesiones para grupos pequeños de gobernadores electos durante los cuales se tratarán información general y sugerencias que facilitarán el cumplimiento de sus responsabilidades durante el año de su gobernación.

Talleres de Apoyo a Clubes y Distritos: Talleres sobre las responsabilidades, del gobernador electo y aspectos tales como su asignación de fondos, declaración de gastos y asuntos regionales.

Capacitación sobre La Fundación Rotaria:

Preparativos para la Visión Futura: Este año nos prepararemos para el histórico lanzamiento de la nueva estructura de subvenciones de La Fundación Rotaria. El viernes 18 de enero, los presidentes de los Comités Distritales de LFR de todos los distritos de mundo participarán, junto a los gobernadores electos, en una jornada de capacitación de un día. La instrucción para los presidentes de comités proseguirá el sábado, cuando se van los gobernadores electos. Por carencia de espacio, se invitará los cónyuges a la sesión plenaria del viernes de mañana pero se les dará tiempo libre hasta la cena de clausura.

Programa de la Asamblea Internacional de 2013

La Asamblea es de vital importancia para la capacit-ación de los gobernadores de distrito y sus cónyuges. Por consiguiente, la asistencia a todas las sesiones es obligatoria. Revise con suma atención el orden del día antes de comprometerse a participar en cualquier otro evento o actividad.

Las sesiones para los cónyuges se indican en gris.

La información en el programa es la más reciente, sin embargo, está sujeta a cambios.

Domingo 13 de enero11:00-19:00 Inscripción12:00-15:00 Almuerzo bufé15:30-16:15 Servicio ecuménico (optativo)17:00-18:00 Recepción presidencial de bienvenida

(optativa)17:30-19:00 Cena bufé

Lunes 14 de enero06:30-08:00 Desayuno08:30-10:00 Sesión plenaria de apertura10:00-10:30 Descanso y refrigerios, para los

gobernadores electos y los cónyuges10:30-12:00 Intercambio de ideas10:30-12:00 Mesa redonda para los cónyuges12:10-13:40 Almuerzo bufé

Eventos principales del programa

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12:10-13:40 Almuerzo del presidente electo/Sesión de fotografías con el presidente electo (por invitación)

14:15-15:15 Segunda sesión plenaria15:45-16:45 Sesión plenaria de apertura del

programa para los cónyuges15:45-17:15 Talleres18:00-19:30 Cena bufé18:00-19:30 Cena del presidente electo/ Sesión

fotográfica (por invitación)19:30-21:00 Sesión informativa sobre la Velada

del Festival Internacional (según lo programado)

Martes 15 de enero06:30-08:00 Desayuno08:30-09:30 Tercera sesión plenaria09:45-12:30 Mesas redondas por temas y

panel con los cónyuges (según lo programado)

12:40-14:10 Almuerzo bufé12:40-14:10 Almuerzo del presidente e electo/

Sesión de fotografías con el presidente electo (por invitación)

14:30-15:30 Cuarta sesión plenaria16:00-17:30 Intercambio de ideas16:00-17:30 Intercambio cultural para los

cónyuges18:30-19:00 Se congregan los participantes en el

Gran desfile19:00-19:30 Gran desfile19:30-22:00 Cena y baile de compañerismo

internacional

Miércoles 16 de enero06:30-08:00 Desayuno08:30-09:30 Quinta sesión plenaria10:00-11:30 Taller o panel con los cónyuges

(según lo programado)12:00-13:30 Almuerzo bufé12:00-13:30 Almuerzo del presidente electo/Sesión

fotográfica (por invitación)13:45-15:15 Taller o panel con los cónyuges

(según lo programado)

15:30-18:00 Sesión informativa sobre la Velada del Festiva Internacional (según lo programado) Tiempo libre (para quienes no fueran asignados a este evento) Velada de Hospitalidad (optativa — sin costo para RI)

Jueves 17 de enero06:30-08:00 Desayuno08:30-09:30 Sexta sesión plenaria10:00-11:30 Intercambio de ideas 10:00-11:30 Mesa redonda para los cónyuges12:00-13:30 Almuerzo bufé12:00-13:30 Almuerzo del presidente e electo/

Sesión fotográfica (por invitación)13:45-14:45 Séptima sesión plenaria15:00-17:30 Mesa redonda para los cónyuges15:00-17:30 Talleres18:30-20:00 Cena bufé20:30-22:30 Velada del Festival

Internacional

Viernes 18 de enero06:30-08:00 Desayuno08:30-09:30 Octava sesión plenaria10:00-11:30 Panel, Mesa redonda,

Intercambio de ideas (según lo programado)

11:45-13:15 Almuerzo bufé11:45-13:15 Almuerzo del presidente e electo/

Sesión fotográfica (por invitación)

13:30-15:00 Panel, Mesa redonda, Intercambio de ideas (según lo programado)

15:15-16:15 Planificación para la acción16:45-18:15 Intercambio de ideas19:15-21:45 Banquete “Salid a Servir”

(solo para GDE, cónyuges y RSLs)

Sábado 19 de enero06:00-10:00 Desayuno

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Instrucciones para arreglos de viaje

Agencias autorizadas por el Servicio de Viajes de RI (RITS)

Si en su país de residencia no funciona una agencia de RITS autorizada, sírvase enviar una solicitud a la oficina de EE.UU.

Argentina, Chile y UruguayContacto: Martha SánchezEduardo Sanchez Viajes y TurismoFlorida 8332 Piso Of. 202 “H”1005 Buenos AiresArgentinaTel: +54-11-4311-6141Fax: +54-11-4313-8091Correo electrónico: martha@sanchezviajes.com.arFuera de horas de oficina: +54-11-4613-0067

EE.UU.Rotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman Ave. 12NWEvanston, IL 60201-3698EE.UU.Tel: +1 866-206-6269Correo electrónico: ritsonline@rotary.orgFuera de horas de oficina: +1-888-505-6322 o+1 847-901-5137 (desde fuera de EE.UU.)

Para efectuar sus reservas, rellene el formulario disponible en www.rotary.org/es/iatravelform. Los formularios deben remitirse a más tardar el lunes 15 de octubre. Todos los pasajes aéreos se emitirán para el lunes 12 de noviembre. Puesto que el nombre que figure en los pasajes debe coincidir exactamente con el nombre que figura en el pasaporte, no se admitirán formularios escritos a mano.

Para rellenar electrónicamente el Formulario de solicitud de reserva de pasajes del RITS1. Haga clic en: www.rotary.org/es/iatravelform.

Proporcione todos los datos requeridos. Si necesita ayuda, contacte con ritsonline@rotary.org

2. Guarde el documento en su computadora y nómbrelo con su apellido y número de distrito (por ejemplo: Martínez2200).

3. Prepare un correo electrónico para la correspondiente oficina de RITS (de no contar con una agencia en su país, envíelo a la agencia de EE.UU.).

4. Escriba lo siguiente en el campo “asunto”: IA13, su apellido y número de distrito (por ejemplo: IA13 – MARTÍNEZ – 2200).

5. Adjunte el formulario que guardó en su computadora.

6. Envíe el correo electrónico.

Una vez remitido el formulario, recibirá un acuse de recibo y se le asignará un agente de viajes que se comunicará con usted.

Direcciones de correo electrónico de las agencias de RITS

Argentina, Chile y Uruguay martha@sanchezviajes.com.ar

EE.UU. ritsonline@rotary.org

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Normas y procedimientos de viaje

agencia es 100 dólares menos, como mínimo, que la tarifa de RITS. RITS se reserva el derecho de denegar las solicitudes de compra local de pasajes, basado en su análisis de la ruta programada, disponibilidad de asientos y aerolínea seleccionada por la agencia no afiliada a RITS. Si se le autoriza adquirir los pasajes localmente, deberá remitir su itinerario final a ritsonline@rotary.org al momento de recibir sus documentos de viaje. En caso contrario, corre el riesgo de no ser reembolsado. Se reembolsará el importe autorizado una vez concluido el viaje y presentados los recibos pertinentes ante el Departamento de Finanzas de Reuniones de RI en meetings.finance@rotary.org.

4. Los viajeros autorizados a adquirir sus pasajes aéreos a través de una agencia no afiliada a RITS deberán proporcionar a RITS en ritsonline@rotary.org una copia de su itinerario con la aerolínea, números de vuelos de llegada y salida, fechas y horarios al momento de recibir los documentos de viaje, de lo contrario no se reembolsarán tales gastos.

5. Los viajeros utilizarán las aerolíneas que ofrecen descuentos a Rotary International y La Fundación Rotaria.

6. Los viajeros deberán aceptar vuelos con una conexión adicional, como máximo, si ello reporta considerables ahorros a la organización.

7. Los vuelos se elegirán a través de los aeropuertos más económicos, siempre que el costo del transporte terrestre no aumente el costo total del viaje ni el tiempo de traslado al/del aeropuerto.

8. Quienes viajen a San Diego en automóvil deberán ser autorizados por RITS. Se les reembolsarán los gastos, siempre que su importe no exceda de la tarifa área de ida y regreso calculada por RITS. Cumplimente el Formulario de solicitud de viajes para la Asamblea a fin de remitir su pedido.

9. Si no se ofrece servicio de transporte aéreo, se reembolsará a los viajeros el importe del viaje por el medio de transporte alternativo más económico posible.

Rotary International pagará el costo del pasaje aéreo de ida y vuelta de los participantes y cónyuges que viajen a la Asamblea Internacional de 2013 en San Diego, por la ruta más directa y económica, de conformidad con las pautas descritas a continuación.

Los agentes de RITS observarán la normativa estricta sobre viajes establecida por la Junta Directiva de RI a fin de preservar los recursos de la asociación. Los rotarios que deseen viajar en una clase superior, corriendo todo gasto adicional por cuenta propia, deberán indicar sus preferencias en el Formulario de solicitud de viaje de RITS. El agente de RITS notificará al viajero el importe adicional y solicitará su autorización antes de emitir el pasaje. El recargo podrá abonarse solo mediante tarjeta de crédito y se cargará en el momento de emitirse los pasajes.

Los viajeros que soliciten arreglos para viajes personales antes o después de la Asamblea Internacional abonarán US$15 y US$35, para itinerarios dentro de los EE.UU. e internacionales respectivamente, por concepto de gastos administrativos.

Normas generales 1. Se espera que los viajeros cumplan las normas

pertinentes en materia de viajes, establecidas a efectos de conservar los fondos de la organización y, a la vez, atender a las necesidades básicas del viajero y brindarle comodidad a un precio moderado.

2. Deberá remitir el Formulario de solicitud de viaje a la agencia de viajes pertinente autorizada por RITS. RITS podrá aplazar la emisión de los pasajes con el objeto de obtener los descuentos aplicables durante determinada época del año.

3. Todos los arreglos de viaje por cuenta de Rotary International y La Fundación Rotaria se efectuarán a través de la correspondiente agencia de viajes RITS autorizada. Se insta a los viajeros a solicitar autorización para adquirir el pasaje por su cuenta si tienen la posibilidad de obtener una tarifa aérea más económica a través de otra agencia de viajes. La solicitud de autorización para adquirir pasajes localmente deberá presentarse antes de formalizar la compra y deberá incluir un itinerario oficial del viaje, con número, fecha y horario de los vuelos, la aerolínea y el importe del pasaje. Se autorizará a los viajeros a adquirir pasajes localmente si la tarifa de la

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10. Deberá contarse con la autorización de RITS para el alquiler de automóviles pequeños o medianos. Rotary no reembolsará los gastos de seguros contra accidentes personales o daños a vehículos cuando se utilicen vehículos de alquiler. Cumplimente el Formulario de solicitud de viajes para la Asamblea para remitir su pedido.

11. Los pasajes obtenidos con millas personales serán reembolsados por el costo real pagado, incluyendo los impuestos y tarifas de aeropuerto.

12. Los viajeros que efectúen reservas para viajes personales conjuntamente con viajes subvencionados por Rotary International deberán pagar el costo de dichos trayectos, y abonar US$15 y US$35, para itinerarios dentro de los EE.UU. e internacionales respectivamente, por concepto de gastos administrativos.

13. Los kilómetros o millas acumulados por el uso de pasajes adquiridos por Rotary International serán acreditados a la cuenta del programa de viajeros frecuentes de cada pasajero.

14. Toda excepción a estas normas de viaje deberá solicitarse por escrito al secretario general. Ejemplos de excepciones que no serán consideradas:a. La selección de determinada aerolínea que

ofrezca beneficios en sus planes de viajeros frecuentes, cuando Rotary podría obtener incentivos o tarifas más bajas a través de otras aerolíneas.

b. La selección de determinada aerolínea en aquellos casos en que Rotary deba cumplir obligaciones contractuales con sus aerolíneas preferidas.

Dirija toda consulta sobre su viaje a la Asamblea Internacional a la oficina de RITS en Evanston, Illinois, EE.UU.

RITSHorario de atención: 08:30-17:00 (hora de Chicago)Correo electrónico: ritsonline@rotary.orgTeléfono: +1 847-866-3411Solo dentro de EE.UU.: +1-866-206-6269Se aceptan llamadas de cobro revertido desde fuera de EE.UU.

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Panorama general del programa de seguro de viaje

Se proporciona seguro de viajes a todos los rotarios y cónyuges que viajan por cuenta de la organización para asistir a la Asamblea Internacional y durante su participación en dicha reunión. La cobertura abarca casos de muerte y pérdida accidental de extremidades, evacuación médica, repatriación de los restos mortales y asistencia al viajero. También se reembolsarán gastos médicos y pérdida de efectos personales siempre y cuando se incurra en tales gastos fuera del país de origen.

Carné de identidad del seguro de viajes. En las páginas 12-13 se adjunta una copia del carné de identidad del seguro de viajes, el cual deberá llevar consigo a la Asamblea Internacional puesto que es posible que deba presentarlo al personal médico en caso de accidente o enfermedad, como constancia de la cobertura. En el carné también se incluyen los datos de contacto del servicio de emergencias del proveedor, Europ Assistance.

Indemnizaciones. Se incluyen las siguientes (supeditadas a los términos y condiciones estipulados en la póliza):• Gastos médicos. Por la suma máxima de 500.000

dólares cuando se encuentre fuera del propio país. No se ofrece cobertura de gastos médicos para viajes dentro del propio país.

• Muerte accidental y pérdida de extremidades por accidentes. Hasta la suma máxima de 250.000 dólares.

• Repatriación de los restos mortales. La cobertura es válida cuando el asegurado se desplace a una distancia de 100 millas (161 km) o más del lugar de residencia. Antes de efectuar los arreglos se requiere obtener autorización de Europ Assistance. El número de teléfono de Europ Assistance figura en el carné.

• Evacuación médica de urgencia. La cobertura es válida cuando el asegurado se displace a una distancia de 100 millas (161 km) o más del lugar de residencia. Antes de efectuar los arreglos se requiere obtener autorización de Europ Assistance. El número de teléfono de Europ Assistance figura en el carné.

• Pérdida de efectos personales. Por un máximo de 10.000 dólares cuando el asegurado se encuentra fuera del país de residencia. No se ofrece cobertura cuando el asegurado viaja dentro del propio país.

• Asistencia al viajero las 24 horas con Europ Assistance. Para emergencias o asistencia durante el viaje, llamar al teléfono que figura en el carné.

• Extensión de la cobertura para viajes personales. La póliza incluye cobertura por un máximo de siete días adicionales para viajes personales, antes o después de la Asamblea Internacional, sin cargo adicional. Si los viajes personales se extienden más de siete días, se recomienda adquirir su propia póliza de seguro de viaje.

Formulario de reclamaciones. En caso de lesión, enfermedad o pérdida, deberá llenarse el formulario pertinente. Para obtenerlo visite la oficina de la Asamblea o comuníquese con Scott Meise, del personal de Gestión de Riesgos de RI (correo electrónico: insurance@rotary.org; teléfono: +1 847-424-5245; fax: +1 847-556-2147). El formulario con las facturas y/o recibos médicos adjuntos puede enviarse directamente a la compañía de seguros cuya dirección consta en el formulario. Conserve copias de toda la documentación pertinente, incluidas las facturas y recibos.

Detalles y preguntas sobre la cobertura. Para más información sobre el seguro de viaje contacte con Scott Meise, integrante de la gerencia de Gestión de Riesgos (correo electrónico: insurance@rotary.org; teléfono: +1 847-424-5245; fax: +1 847-556-2147).

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Carné de identidad para seguros de viaje

AVISO IMPORTANTEEn caso de emergencia médica, llame inmediatamente

a Europ Assistance y mencione el código del plan: 01AH585.

Acceso las 24 hs:+1-800-243-6124 (llamada gratuita desde EE.UU.

o Canadá)+1-202-659-7803 (llamadas cobro revertido desde

fuera de EE.UU.

Al llamar a las oficinas de Europ Assistance, deberá proporcionar los siguientes datos:1. Nombre, números de teléfono y fax, y su parentesco

o relación con el paciente2. Nombre, edad, sexo del asegurado, y número de su

póliza de seguro3. Descripción de la condición del asegurad4. Nombre, dirección y teléfono del hospital5. Nombre y teléfono(s) del médico; horario de

consultas y lugar donde se lo puede localizar6. Datos pertinentes sobre seguro médico, seguro

contra accidentes laborales o seguro automovilístico (si el Asegurado sufrió un accidente de tráfico

“Asegurado” es la persona asegurada bajo la póliza de ACE aplicable.

Al pedir asistencia usted manifiesta su acuerdo a asignarnos sus derechos de indemnización provenientes de cualquiera de las aseguradoras responsables para cubrir los gastos en que incurramos.

AVISO IMPORTANTE Atención personal médico o policial

Europ Assistance proporcionará servicios en casos de emergencia médica. Para verificar su derecho a tales servicios, llame al centro de llamadas multilingüe las 24 horas del día al teléfono +1-800-243-6124 (gratis en EE.UU. y Canadá). Si se encuentra fuera de estos países, llame a este otro teléfono a cobro revertido: +1-202-659-7803

Llame a Europ Assistance en las siguientes situaciones:• Sinecesitaqueloremitanaunhospitalomédico• Siestáinternadoenunhospital

• Sinecesitaserviciodeevacuaciónmédicaorepatriación

• Sinecesitagarantizarelpagoporconceptodegastosmédicos

• Sinohablaelidiomaotienedificultadesparaentenderlo

PROGRAMA DE SERVICIOS ASISTENCIALES PARA VIAJES

Además de la cobertura de seguro provista por el Plan contra Accidentes para Viajes de Negocios, ACE ha acordado con Europ Assistance que ésta le permita a usted tener acceso a sus servicios asistenciales para viajes en cualquier parte del mundo, incluidos los que se indican a continuación:• Asistencia médica, incluidas remisiones para

consultar con un médico o especialista, supervisión médica mientras se encuentre hospitalizado, evacuación médica de urgencia a una institución adecuada, repatriación necesaria por motivos médicos, y repatriación de los restos mortales.

• Asistencia particular, incluida la información sobre remisiones para consultas médicas previas al viaje y durante el viaje, medicamentos para casos urgentes, información para contactar con embajadas y consulados, asistencia en caso de extravío de documentos, transmisión de mensajes urgentes, adelanto de fondos para urgencias, remisiones de urgencia para consultar con abogados, traductores o intérpretes, verificación de prestaciones para servicios médicos, y asistencia para reclamaciones por motivos médicos.

• Asistencia para viajes, incluidos arreglos para viajes de urgencia, arreglos para el regreso de su acompañante o persona(s) a su cargo y devolución de vehículos.

• Asistencia en materia de seguridad, incluida una línea abierta para situaciones de crisis y asistencia en cuanto a seguridad o sistemas cibernéticos de rastreo de amenazas globales o destinados a contrarrestar situaciones de riesgo.

Los servicios de asistencia para viajes no estarán disponibles si su cobertura bajo la póliza de accidentes para viajes no está en vigor.

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Para servicios de evacuación médica, repatriación u otros, llame a:

ACE Travel Assistance Program+1-800-243-6124 (dentro de EE.UU.)+1-202-659-7803 (fuera de EE.UU., llamada de cobro revertido) OPS@europassistance-usa.com

PROGRAMA DE ACE DE SERVICIOS ASISTENCIALES PARA VIAJES

Nº de Plan: 01AH585Nº de Póliza: ADD N04156997Entidad asegurada/Empleador: Rotary InternationalProveedor de servicios asistenciales: Europ Assistance USA

Europ Assistance ofrece asistencia para casos de urgencia médica, así como servicios de información previos al viaje.

Llame a Europ Assistance en las siguientes situaciones:• Sinecesitaqueloremitanaunhospitalomédico• Siestáinternadoenunhospital• Sinecesitaserviciodeevacuaciónmédicao

repatriación• Sinecesitagarantizarelpagoporconceptodegastos

médicos• Sinohablaelidiomaotienedificultadparaentenderlo

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Velada del Festival Internacional

Nos complace invitarlo a la Velada del Festival Internacional. El programa de este evento incluye números musicales y danzas internacionales, a cargo de los participantes en la Asamblea. Un “número” puede representar la cultura y tradiciones de varios distritos, de una o varias zonas, o de uno o varios países.Hemos establecido las siguientes instrucciones para que participe el mayor número posible de grupos dentro del tiempo asignado. Gracias por su atención y por cumplir estas instrucciones.

Persona de contactoDesigne una persona que se desempeñe como director y enlace principal del grupo, quien será responsable de: 1. Remitir a Rotary International el formulario de

solicitud de participación en la Velada del Festival Internacional en nombre del grupo.

2. Recibir la carta de confirmación de participación del grupo y el horario asignado para la sesión informativa para su grupo.

3. Comunicar a los participantes el horario programado para la sesión informativa, antes de su partida a la Asamblea Internacional.

4. Organizar todos los aspectos relacionados con la actuación del grupo.

Formulario para participar en la Velada del Festival InternacionalLa persona de enlace principal deberá remitir el formulario de participación (sólo uno, en nombre del grupo), a más tardar el lunes 1 de octubre de 2012, para que se dé consideración a su solicitud. Dado que la cantidad de números es limitada, no se aceptarán los formularios recibidos después de dicha fecha.

Selección de númerosDadas las limitaciones de tiempo, se desaconseja organizar números en los que intervengan menos de 10 personas. Durante el programa se presentarán 20 números, los cuales se seleccionarán de conformidad con estos criterios: 1. Representación de cada país o zona que envíe el

formulario de participación.

2. Orden de presentación. Si varios grupos del mismo país proponen un número, se aprobará la inclusión en el programa del grupo cuyo formulario se reciba antes. Si se recibe más de un formulario en tales circunstancias, se recurrirá a un sorteo para seleccionar el grupo.

Teniendo en cuenta estos criterios, se recomienda que los distritos y zonas consideren la posibilidad de combinar en uno solo los números que hubieran preparado. El encargado del Escenario de RI determinará el orden en que se presentarán los números, antes de la Asamblea.

DuraciónNingún número deberá exceder de 3 minutos, de lo contrario se acortará en la sede de la Asamblea.

ContenidoLos números deberán reflejar la cultura nacional o regional por medio de la vestimenta, la danza o la música, y deberán realizarse en vivo. No se permitirá el uso de medios de la imagen (diapositivas, fotografías, películas, presentaciones PowerPoint o videos). Tampoco se permitirá que los intérpretes inviten a miembros del público a subirse al escenario durante su actuación. Dado que en esta función no se contará con interpretación simultánea, se ruega limitar o eliminar las porciones narradas. Por razones de propiedad intelectual, no se efectuarán ni distribuirán grabaciones en video de los referidos espectáculos.

Número máximo de intérpretes en el escenarioPor razones de seguridad, sólo se permitirá un máximo de 40 personas en el escenario a la vez. Si en su número intervienen más de 40 personas, las que excedan de tal número deberán ubicarse debajo, frente al escenario.

Dimensiones del escenario7,32 m x 18,29 m (24 pies x 60 pies)

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Decorado y utileríaCada número deberá contar con los accesorios necesarios, incluidos música grabada o instrumentos musicales. Se dispondrá de un piano. Los participantes deberán colocar en el escenario todo el decorado y utilería necesarios y retirarlos una vez finalizado el número. Por razones de seguridad, no se deberá arrojar ningún material desde el escenario.

MúsicaLa música grabada se deberá entregar al inicio de la sesión de orientación. Solamente se aceptarán grabaciones originales de tres minutos de duración en discos compactos (CD). Verifique que LO ÚNICO grabado en el CD sean los tres minutos de música. Después del espectáculo, sírvase pedirle al técnico de sonido en la cabina de equipos técnicos, ubicado en el salón de las sesiones plenarias, la devolución de las grabaciones utilizadas. Todo artículo que no sea recogido será descartado inmediatamente después de concluido el espectáculo. El técnico de sonido no estará disponible para reunirse con los grupos fuera del horario fijado.

Instrucciones para la actuación en el escenarioTodos los participantes deberán asistir a la sesión informativa a la hora que se les asigne antes de presentar su número; de lo contrario, no podrán tomar parte en la velada.

Los horarios asignados son definitivos y no pueden modificarse. Se recomienda a los grupos ensayar su número antes de la Asamblea Internacional y durante su tiempo libre una vez en San Diego. Dada la gran cantidad de grupos que presentarán sus respectivos números, el escenario no estará disponible fuera de la hora fijada para cada uno.

Si debe ensayar en recintos públicos, se ruega ser considerado con los demás huéspedes del hotel.

ConfirmaciónAntes de la Asamblea Internacional, se notificará a la persona de enlace la hora fijada para la sesión de orientación.

CancelacionesSi su grupo decidiera no tomar parte después del envío del formulario, se requerirá que la persona de enlace notifique sobre el particular al encargado del Escenario de RI, tan pronto como fuera posible.

Autoridad definitivaEl encargado del Escenario de RI será la autoridad definitiva en todo asunto concerniente a la Velada del Festival Internacional y los ensayos.

Sugerencias para el éxito de su númeroEl personal de RI despliega el mayor de los esfuerzos por brindar a los participantes y espectadores una experiencia organizada y agradable durante la Velada del Festival Internacional. Se recomienda seguir las siguientes sugerencias para una actuación amena y exitosa: • Es mejor mostrar que contar. Al no contar con

interpretación simultánea, se recomiendan los números musicales y bailables por ser más fáciles de entender que los diálogos.

• Atractivo visual. Los aspectos más atrayentes son los atuendos coloridos y el movimiento en el escenario.

• No componga una canción para el evento. Resulta difícil oír y entender las letras y no podemos proyectarlas en una pantalla.

• La sencillez ante todo. La mayoría de los participantes en el escenario no son artistas profesionales, motivo por el cual se divertirán mucho más si no tienen que preocuparse de libretos o instrucciones complicadas.

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Formularios electrónicos obligatoriosFormulario de solicitud de viaje del RITS 2013• Acceso en línea: www.rotary.org/es/iatravelform.

• Complete el formulario y envíelo a más tardar el lunes 15 de octubre a la agencia afiliada de RITS correspondiente. Solo se aceptarán formularios remitidos electrónicamente con los datos ingresados por computadora. No se tramitarán formularios llenados a mano.

• Los pasajes aéreos deberán emitirse a más tardar el lunes 12 de noviembre.

Formulario para la emisión de pago al gobernador de distrito• Acceso en línea: www.highroadsolutions.net/file_uploader/images/DGE_RPIF_ES.pdf.

• Complete el formulario y envíelo a más tardar el lunes 1 de octubre a vendors@rotary.org.

Declaración de gastos• Acceso en línea: http://www.rotary.org/RIdocuments/es_doc/expense_report_es.xls.

• Complete el formulario y envíelo a más tardar el miércoles 19 de marzo a meetings.finance @rotary.org.

• Para recibir ayuda a fin de completar la declaración de gastos, revise las normas pertinentes en http://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/rits_expense_guidelines_es.pdf.

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Formularios electrónicos optativosFormulario para velada de hospitalidad anfitriona 2013• Inscríbase en línea a más tardar el lunes 1 de octubre de 2012: www.rotary5340.org/hospitality.• Para más información sobre el evento, contacte a district@rotary5340.org.

Formulario para extensión de estadía personal en el hotel• Acceso en línea: www.highroadsolutions.net/file_uploader/images/PersonalHotelExtensionForm_ES.pdf.• Rellene el formulario y envíelo a más tardar el lunes 1 de octubre a sanrs.reservations@hyatt.com.

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DISTRITO___________________

Gobernador electoLos datos indicados a continuación deberán ser los mismos suministrados en el Formulario de datos del gobernador de distrito propuesto.

APELLIDO

NOMBRE(S)

¿Asistirá su cónyuge a la Asamblea? Sí No

Si asistirá, suministre los datos de la sección sombreada.

Cónyuge Acompañante (que no sea cónyuge)*

APELLIDO

NOMBRE(S)

Idioma del cónyugeIndique el idioma en que su cónyuge/acompañante prefiere recibir los materiales impresos en la Asamblea Internacional (la información sobre el idioma del gobernador electo ya se remitió en el formulario de datos del gobernador propuesto).

inglés francés italiano japonés

coreano portugués español

Indique el idioma que su cónyuge prefiere utilizar durante la Asamblea Internacional al participar en las discusiones e intervenciones orales.

chino inglés francés alemán

hindi italiano japonés coreano

portugués español sueco

*Para tramitar solicitudes de acompañantes (que no sean cónyuges):

1. Leer la solicitud de asistencia de acompañante en la página 5.

2. Completar la Solicitud de asistencia de acompañante que no sea cónyuge en la página 21.

Información de contacto para casos de urgencia (obligatoria)Datos de la persona con quien contactar en caso de urgencia:

NOMBRE TELÉFONO (incluya prefijo/código de país y ciudad)

ComidasEl plan de comidas comenzará con el almuerzo del domingo 13 de enero y continuará hasta el desayuno del sábado 19 de enero inclusive. Durante la Asamblea, dicho plan constará de tres comidas diarias, incluidas la Cena y Baile de Compañerismo Internacional y el Banquete Salid a Servid. Todos los gobernadores electos y sus cónyuges deberán participar en el plan de comidas. No se ofrecerán reembolsos por comidas no consumidas.

Indique a continuación si usted o su cónyuge/acompañante requieren un régimen alimenticio especial:

Gobernador electo CónyugeNingunoAlergiasDieta para diabéticos Sin gluten Halal

Gobernador electo CónyugeSin carne de res/puerco Kosher Sin crustáceos/mariscosVegetariano

Otro (especificar):

Arreglos especialesEl hotel acata las disposiciones de la Americans with Disabilities Act (Ley para Ciudadanos Discapacitados) y solicita información específica, a fin de servirle mejor y satisfacer sus necesidades. Indique a continuación todo tipo de problema médico del cual RI deba estar enterado, así como los arreglos que serán necesarios para su comodidad. Indique los arreglos especiales que necesita:

Habitación con cabina de ducha enrasada para discapacitados (accesible en silla de ruedas)

Habitación con bañera o ducha con e inodoro con barras de agarre Bañera con banquito portátil y barras de agarre Habitación con teléfono para personas con discapacidad auditiva, equipado con indicador de alarma visual

Material impreso en sistema Braille Silla de ruedas o scooter Utilizaré mi propia sella de ruedas o scooter

Otro (especificar):

HotelSe reservarán habitaciones estándar para los gobernadores electos en el hotel Manchester Grand Hyatt San Diego durante la Asamblea Internacional. Se deberá contactar directamente con el hotel para solicitar el acceso a las habitaciones por llegadas anticipadas o para ocuparlas después de la fecha u hora de salida establecida para la Asamblea, salvo en los casos en que RITS lo considere como una pernoctación necesaria. Para tales solicitudes, se deberá utilizar el “Formulario para extensión de estadía personal en el hotel” mencionado en la página 17.Fecha de llegada: domingo 13 de enero de 2013Partida: sábado 19 de enero de 2013

Una cama Dos camas Nº de personas Mientras los participantes se hospeden en el Manchester Grand Hyatt durante la Asamblea Internacional no se abonarán puntos en las cuentas de “huésped frecuente” ni podrán solicitar habitaciones de categoría superior (upgrades) con cargo a dicha cuenta.

No se permite fumar en casi ninguna parte del interior del Manchester Grand Hyatt San Diego. Esta restricción se impone en todos los restaurantes y bares, salas de reunión, espacios públicos y áreas de trabajo de los empleados, así como en l mayoría de las habitaciones de los huéspedes, Se cuenta con áreas designadas fuera del edificio donde se permite fumar. Si desea disponer de una habitación en la que esté permitido fumar, sírvase indicarlo aquí:

Solicito una habitación en la que esté permitido fumar.

FirmaEl que suscribe hace constar que acatará las normas y condiciones descritas en la sección “Información general” de esta guía. Se brindarán detalles adicionales a pedido de los interesados. Todos los formularios deben estar firmados (la remisión del presente formulario por vía electrónica constituye la firma válida).

FIRMA FECHA

Formulario de inscripción y alojamientoCumplimente este formulario y envíelo por correo electrónico a ri.registration@rotary.org o por fax al +1 847 556 2194, a más tardar el lunes 1 de octubre. También puede encontrarse este formulario en el Foro de los gobernadores de distrito, en www.rotary.org/es/selfservice/Pages/login.aspx (se requiere el uso de contraseña). El envío electrónico de este formulario constituye su firma. Se le remitirá confirmación de su inscripción.

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DISTRITO______________

Formulario de datos para el distintivoComplete el formulario a y remita a más tardar el lunes 1 de octubre a ri.registration@rotary.org o por fax al +1 847-556-2194. La versión electrónica de este formulario está disponible también en el foro de los gobernadores de distrito de 2013-2014: www.rotary.org/es/selfservice/Pages/login.aspx (se requiere el uso de contraseña).

NOMBRE/NOMBRE QUE PREFIERE EN EL DISTINTIVO

NOMBRE COMPLETO (NOMBRE Y APELLIDO + NOMBRE QUE PREFIERE EN EL DISTINTIVO)

CLASIFICACIÓN/CLASIFICACIÓN ANTERIOR

CLUB ROTARIO — ESTADO/PROVINCIA/DEPARTAMENTO

DISTRITO

PAÍS

Datos para el distintivo — Cónyuge del gobernador electoRellene esta sección SOLAMENTE si su cónyuge o acompañante autorizado lo acompañará durante la Asamblea.

NOMBRE/NOMBRE QUE PREFIERE EN EL DISTINTIVO

NOMBRE COMPLETO (NOMBRE Y APELLIDO + NOMBRE QUE PREFIERE EN EL DISTINTIVO)

CLASIFICACIÓN/CLASIFICACIÓN ANTERIOR

CLUB ROTARIO — ESTADO/PROVINCIA/DEPARTAMENTO

DISTRITO

PAÍS

Datos para el distintivo — Gobernador electoProporcione los datos solicitados exactamente como desea que figuren en el distintivo que portará durante la Asamblea Internacional. Los datos suministrados a continuación deberán ser los mismos que figuran en el “Formulario de datos del gobernador propuesto”.

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Formulario de inscripción para la Velada del Festival InternacionalSe requiere completar un formulario por número. Antes de llenar este formulario consulte las instrucciones en las páginas 14 y 15 y envíelo a más tardar el lunes 1 de octubre por correo electrónico a ri.registration@rotary.org o por fax al +1 847 556 2194. Este formulario también está disponible en el foro de los gobernadores de distrito 2011-2012: www.rotary.org/es/selfservice/Pages/login.aspx (se requiere el uso de contraseña).

Sólo la persona de enlace principal de todo número que se presente deberá remitir este formulario en nombre del grupo. El personal de RI enviará a la persona de enlace una nota de confirmación y el correspondiente horario de la sesión informativa asignado al grupo. Dicha persona de enlace deberá comunicar a los miembros del grupo el horario antes de partir éstos para la Asamblea Internacional. También se anunciará el horario de cada grupo en la entrada del salón de sesiones plenarias. No se aceptarán formularios después de esta fecha.

DISTRITO______________

Persona de enlace principal

A cargo de enviar este formulario de inscripción, informar al grupo de participantes el horario de la sesión de orientación y organizar la actuación del grupo.

APELLIDO

NOMBRE(S)

CARGO EN ROTARY (director, gobernador electo, cónyuge del gobernador electo, etc.)

DIRECCIÓN

CIUDAD ESTADO/PCIA./DEPTO.

CÓDIGO POSTAL PAÍS

TELÉFONO (incluya prefijo de país/código de ciudad)

FAX (incluya prefijo de país/código de ciudad)

CORREO ELECTRÓNICO

Actuamos representando (marque una opción)

la Zona el Distrito otra

PAÍS/PAÍSES REPRESENTADO(S)

DISTRITO(S) PARTICIPANTE(S) O ZONA(S) REPRESENTADA(S)

Descripción del número

NOMBRE DEL NÚMERO (tal como aparecerá en el programa; si no se le da un nombre, aparecerá como “Sin nombre”)

NÚMERO DE PERSONAS EN ESTE NÚMERO (se permite hasta un máximo de 40 personas en el escenario)

Breve descripción del número

Canción Baile Número instrumental

Representación teatral Otro

¿Se tocará algún instrumento musical? Sí No

En caso afirmativo, ¿qué instrumento(s)?

¿Se suministrará música grabada? Sí No

¿Se utilizará escenografía especial o material de utilería? Sí No

FIRMA FECHA

Avisos• Ningúnnúmerodeberáexcederdetresminutosde

duración; de lo contrario, se acortará en la sede de la Asamblea.

• VerifiquequeloúnicograbadoenelCDominidiscosean los tres minutos de música.

• Nosedeberáarrojarningúnmaterialdesdeelescenario.

• Losparticipantesdeberánllevaryretirardelescenariotodo el material de utilería.

• Losnúmerosnopodránutilizarmediosdeimagen(diapositivas, fotos, películas, presentaciones PowerPoint, texto o videos).

• Tampocoseofreceráinterpretaciónsimultánea.

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Solicitud de asistencia de acompañante que no sea cónyuge

La Asamblea Internacional es una reunión con propósitos concretos, motivo por el cual la asistencia se limita a los participantes y sus cónyuges. El presidente electo está autorizado a determinar si pueden concurrir personas que no sean los participantes y sus cónyuges cuya asistencia se solicite, y si pueden acompañar a los participantes designados. Rotary Code of Policies 58.040.1.

DISTRITO___________________

Rotary International reconoce que algunos gobernadores electos que no son casados tienen un/a compañero/a que ha sido partícipe de su crecimiento en Rotary y colaborará en el ejercicio de su cargo. Mediante este formulario, los/las gobernadores/as electos/as podrán solicitar que se apruebe la asistencia y participación de su acompañante a la Asamblea Internacional. La aprobación de la solicitud queda sujeta a la decisión del presidente electo.

Se establecen los siguientes criterios para la participación de acompañantes (sin ser cónyuges):

1. Los acompañantes deberán asistir a todas las sesiones (se requiere la plena participación en la Asamblea Internacional).

2. Los acompañantes deberá brindar pleno apoyo al rotario que ejerza el cargo de gobernador.

3. RI sufragará los gastos de participación de los acompañantes solamente si asisten a todas las sesiones obligatorias. Si los acompañantes no participan plenamente en el programa de la Asamblea, el gobernador electo será responsable de los gastos derivados de su asistencia a dicho evento.

Gobernador/a electo/a

APELLIDO NOMBRE(S)

Acompañante (que no sea cónyuge)

APELLIDO NOMBRE(S)

Indique en qué forma su acompañante le brindó apoyo como gobernador electo. Incluya todas las actividades relacionadas con Rotary en las que haya tomado parte el/la acompañante (por ejemplo: PETS, GETS, Conferencia de Distrito, Institutos Rotarios, recaudación de fondos, proyectos, etc.):

Indique el tipo de apoyo que su acompañante planea brindarle durante su año en el cargo:

Mediante sus firmas a continuación o la remisión electrónica de esta solicitud, entendemos y acordamos el cumplimiento de la normativa de RI en cuanto a la aprobación de la participación de acompañantes en la Asamblea Internacional.

Firma del/de la gobernador/a electo/a:

Firma del/de la acompañante (sin ser cónyuge)/Otra persona:

Complete el formulario y remítalo a más tardar el lunes 1 de octubre (correo electrónico: ri.registration@rotary.org; fax: +1 847-556-2194). La remisión electrónica de este formulario constituye su firma.

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Lista de verificación para los gobernadores electos

Formularios que RI deberá recibir a más tardar el LUNES, 1 DE OCTUBRE DE 2012

Enviar por correo electrónico a: ri.registration@rotary.org • Fax: +1 847-556-2194

☐ Formulario de inscripción y alojamiento .....................................................................................Pág. 18☐ Formulario de datos para el distintivo ..........................................................................................Pág. 19☐ Formulario de inscripción para la Velada del Festival Internacional .......................................Pág. 20☐ Solicitud de asistencia de un acompañante que no sea cónyuge (si corresponde) .................Pág. 21

Correo electrónico: vendors@rotary.org • Fax: +1 847-556-2137

☐ Formulario para la emisión del pago al gobernador de distrito www.highroadsolutions.net/file_uploader/images/DGE_RPIF_ES.pdf

Correo electrónico: district@rotary5340.org

☐ Formulario de inscripción para la velada de hospitalidad anfitriona (optativo) www.rotary5340.org/hospitality

Formulario que debe recibirse a más tardar el lunes 15 DE OCTUBRE DE 2012

Correo electrónico: La correspondiente agencia de RITS

☐ Formulario de solicitud de viaje a la Asamblea www.rotary.org/es/iatravelform

Formulario que debe recibirse a más tardar el martes 19 DE MARZO DE 2013

Correo electrónico: meetings.finance@rotary.org • Fax: +1 847-556-2193

☐ Declaración de gastos de RI/LFR www.rotary.org/RIdocuments/eS_doc/expense_report_es.xls

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.

www.rotary.org

ES—(812)