ASIENTOS DE AJUSTE
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ASIENTOS DE AJUSTE Como les mencione en las clases anteriores, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo (Facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, notas bancarias, consignaciones, entre otras) debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los respectivos comprobantes de contabilidad (Ej. Un Comprobante de Ingreso deberá tener adherido como soporte una factura de venta y/o recibo de caja), deben conservarse y archivarse en forma cronológica de tal manera que sea posible su verificación. El registro de los hechos económicos que corresponden al giro cotidiano de la actividad económica (representan la mayor actividad contable) durante un periodo se denominan asientos ordinarios . Sin embargo existen otro tipo de asientos que registran en una serie de eventos especiales, necesarios para que la empresa emita estados financieros que reflejen la realidad de la misma; Estos asientos se deben llevar cabo, al final de cada periodo contable con el fin de ajustar las cuentas que los originan. A este tipo de asientos se les conoce con el nombre de asientos de ajuste. Los asientos de ajuste tienen como objetivo: Cumplir la norma técnica de asignación Registrar los hechos económicos realizados que no se hayan reconocido Corregir los asientos incorrectos Reconocer e incorporar las omisiones que hayan tenido lugar
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ASIENTOS DE AJUSTE
Como les mencione en las clases anteriores, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo (Facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, notas bancarias, consignaciones, entre otras) debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los respectivos comprobantes de contabilidad (Ej. Un Comprobante de Ingreso deberá tener adherido como soporte una factura de venta y/o recibo de caja), deben conservarse y archivarse en forma cronológica de tal manera que sea posible su verificación. El registro de los hechos económicos que corresponden al giro cotidiano de la actividad económica (representan la mayor actividad contable) durante un periodo se denominan asientos ordinarios.
Sin embargo existen otro tipo de asientos que registran en una serie de eventos especiales, necesarios para que la empresa emita estados financieros que reflejen la realidad de la misma; Estos asientos se deben llevar cabo, al final de cada periodo contable con el fin de ajustar las cuentas que los originan. A este tipo de asientos se les conoce con el nombre de asientos de ajuste.
Los asientos de ajuste tienen como objetivo:
Cumplir la norma técnica de asignación
Registrar los hechos económicos realizados que no se hayan reconocido
Corregir los asientos incorrectos
Reconocer e incorporar las omisiones que hayan tenido lugar
Los asientos de ajuste permiten reconocer en los libros de contabilidad:
Los ingresos realizados y pendientes de cobro
Los gastos causados y pendientes de pago
La causación de los gastos pagados por anticipado que afectan el periodo corriente
Los ingresos recibidos por anticipado
Los gastos por depreciación, provisiones y amortizaciones
Y los demás eventos no reconocidos al final del periodo contable.
A su vez, estos asientos actualizan los saldos de las diferentes cuentas y permiten preparar los estados financieros más ajustados a la realidad económica de la empresa.
PROVISIONES
Representan el conjunto de situaciones especiales que debe contabilizar el ente económico, para cubrir pérdidas probables (Ej. Provisiones para inversiones, para Cartera, entre otras), para cubrir pasivos estimados (Ej. Prestaciones Sociales) entre otros.
De acuerdo con las normas técnicas las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.
Entre las provisiones más comunes están:
Provisión de Inversiones: Este tipo de provisiones busca cubrir posibles pérdidas, disminuyendo el valor neto de las inversiones. Las cuentas utilizadas para registrar las provisiones de inversiones son la 1299 (en el Crédito) y la 519905 o 529905 (en el Debito).
Provisión de Cartera: Al igual que la provisión de inversiones busca cubrir eventuales perdidas de créditos, como resultado del análisis efectuado a cada uno de los clientes que conforman el grupo deudores. Las cuentas utilizadas para el registro de este tipo de provisiones son la 1399 (en el Crédito) y la 519910 o 529910 (en el Debito)
Provisión de Inventarios: Se utiliza para cubrir eventuales pérdidas de sus inventarios, por obsolescencia, faltantes, deterioro o pérdida de los mismos, como resultado del análisis efectuado a dichos inventarios. Las cuentas utilizadas para el registro de este tipo de provisiones son la 1499 (en el Crédito) y las cuentas del grupo 61 – Costo de ventas y de prestación de servicios, o las cuentas de la clase 7 – Costos de Producción o de Operación (en el Debito).
Provisión de Propiedades Planta y Equipo: Se utiliza para cubrir la desvalorización de los bienes que conforman este grupo. Las cuentas utilizadas para el registro de este tipo de provisiones son la 1699 (en el Crédito) y la cuenta 519915 o 529915 (en el Debito).
DEPRECIACIONES
Los bienes que se consideran depreciables son los que pertenecen al grupo propiedades planta y equipo (Grupo 15), exceptuando los terrenos.
La depreciación tiene como finalidad, teniendo en cuenta la vida útil de los bienes (tangibles), registrar en el gasto, la contribución de estos activos a la generación del ingreso.
La utilización de este concepto en la contabilidad es muy lógica pues los bienes se deterioran por el uso o por la acción de factores naturales. Adicionalmente se pueden volver obsoletos por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de los mismos.
Para Depreciar adecuadamente los bienes es necesario establecer la vida útil de los mismos.
Vida Útil de Bienes Tangibles: Comprende el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos.
AMORTIZACIONES
Los bienes que se consideran Amortizables son los que pertenecen a los grupos Intangibles (Grupo 16) y Diferidos (Grupo 17).
También se consideran amortizables algunos bienes del grupo Propiedades Planta y Equipo (Plantaciones Agrícolas o Forestales, Vías de Comunicación y Semovientes), para ellos el tratamiento es similar al de la depreciación.
Para Amortizar adecuadamente los Activos Intangibles y los Diferidos es necesario establecer la vida útil de los mismos.
Vida Útil de Intangibles y Diferidos: Comprende los periodos en los cuales producirá beneficios económicos y la duración de la protección legal conferida al mismo.
AGOTAMIENTOS
Los bienes que se consideran agotables son las Minas y Canteras, Yacimientos y Pozos.
Registra los valores por la utilización de los recursos naturales, calculado con base en las reservas probadas mediante estudios técnicos.
Su registro afecta directamente los costos de extracción y exploración (en el Debito) y las cuentas de Propiedades Planta y Equipo (en el Crédito)
BALANCE DE PRUEBA
En la contabilidad por partida doble siempre debe existir igualdad entre el valor débito y el valor crédito para cada, transacción. Como en el proceso de mayorización de las cuentas, los débitos también deben coincidir con los créditos, es de esperarse que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos en el libro mayor. Para verificar esta igualdad se elabora el balance de prueba o de comprobación, el cual compara en forma de lista y a dos columnas los saldos débito y los saldos crédito de todas las cuentas del mayor.
El balance de prueba se prepara generalmente antes de elaborar los estados financieros o al final de cada mes, aunque también puede efectuarse a intervalos más frecuentes. Se recomienda hacerlo mensualmente con el objeto de comprobar la igualdad débitos – créditos en el mayor, localizar errores y servir de fuente en la preparación de los estados financieros, ya que el balance de prueba no constituye un estado financiero.
A continuación un ejemplo de balance de prueba.
CHUMBIMBAS S.A.Balance de Prueba
Al 31 de Mayo de 20XX
Nombre de la Cuenta Débitos Créditos
Caja $ 550.000Clientes 260.000 Terrenos 300.000 Equipo de Oficina 200.000Obligaciones Financieras $ 500.000Cuentas por Pagar 113.000Aportes Sociales 400.000Ingresos Operacionales 390.000Gastos Operacionales – Sueldos 80.000 Gastos Operacionales – Servicios 13.000
TOTALES $ 1.403.000 $ 1.403.000
BALANCE DE PRUEBA AJUSTADO
Al finalizar el periodo contable, una vez realizados todos los asientos de ajuste y antes de preparar los estados financieros, se acostumbra presentar un balance de prueba, conocido con el nombre de Balance de Prueba Ajustado. Su objetivo al igual que cualquier balance de prueba, es comprobar la igualdad del total de débitos y créditos. Este balance de prueba muestra los saldos del estado de resultados y del balance general debidamente ajustados. Por tanto, a partir de la información presentada en este balance de prueba, se pueden inferir los resultados obtenidos por el ente económico durante un periodo contable, así como una situación financiera al final del mismo de una manera muy cercana a la realidad.
CASOS PRACTICOS DE ASIENTOS DE AJUSTE
Caso 1.
Pérez Hermanos & Cia. Ltda. Prestó a uno de sus socios la suma de $ 2.100.000, el 15 de agosto del año pasado, a dos (2) meses y con un interés simple del 24% anual pagadero junto con el principal. Sí la compañía ajusta sus cuentas cada mes, los asientos de ajuste cada mes serian los siguientes.
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
15/08/2008 Cuentas por cobrar socios 2.100.000
15/08/2008 Bancos 2.100.000
Al finalizar agosto, la empresa debe reconocer los intereses ganados durante el mes. El calculo de los intereses correspondientes a los quince días del mes de agosto es el siguiente:
Intereses Ganados = ($ 2.100.000 x 24%) x (15/360)
Intereses Ganados = $ 21.000
El asiento de ajuste al 31 de agosto de 2008 seria el siguiente:
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
31/08/2008 Ingresos por cobrar intereses 21.000
31/08/2008 Ingresos No Opera. Financier 21.000
Al 30 de septiembre se deben reconocer los intereses ganados por la compañía durante este mes; el cálculo de los intereses es el siguiente:
Intereses Ganados = ($ 2.100.000 x 24%) x (30/360)
Intereses Ganados = $ 42.000
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
30/09/2008 Ingresos por cobrar intereses 42.000
30/09/2008 Ingresos No Opera. Financier 42.000
Si se supone que para el 15 de noviembre el socio cancela la totalidad de la deuda (Principal mas intereses), el asiento para reconocer este hecho es el siguiente:
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
15/10/2008 Banco 2.184.000
15/10/2008 Cuenta por cobrar socios 2.100.000
15/10/2008 Ingresos por cobrar intereses 63.000
15/10/2008 Ingresos no operaci. Financie 21.000
Caso 2.
Industrias Levipan S.A. solicitó a una entidad financiera un préstamo por $ 12.000.000 a dos meses, con un interés mensual simple del 2.5%, por pagar junto con el principal. El préstamo fue aprobado y el dinero fue entregado por la entidad financiera el 15 de junio.
El registro, en forma de diario, del anterior hecho económico, es el siguiente:
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
15/06/2008 Banco 12.000.000
15/06/2008 Obligación Financiera 12.000.000
La empresa mensualmente debe reconocer el gasto de los intereses ocasionados por la deuda. Al final del mes de junio, el asiento de ajuste para registrar el reconocimiento de este gasto es el siguiente:
Intereses causados: ($ 12.000.000 x 2.5%) x (15/30)
Intereses causados: $ 150.000
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
30/06/2008 Gasto no Operaci. Financieros
150.000
30/06/2008 Costos y gastos por pagar 150.000
Para el mes de julio, el asiento de ajuste es el siguiente:
Intereses causados: ($ 12.000.000 x 2.5%) x (1)
Intereses causados: $ 300.000
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
30/07/2008 Gasto no Operaci. Financieros
300.000
30/07/2008 Costos y gastos por pagar 300.000
Si se supone que el 15 de agosto la empresa cubre el total de la deuda (Principal e intereses), el asiento para registrar el anterior hecho económico es el siguiente:
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
15/08/2008 Obligaciones Financieras 12.000.000
15/08/2008 Costos y Gastos por pagar 450.000
15/08/2008 Gasto no Operacional Financi 150.000
15/08/2008 Banco 12.600.000
Caso 3.
El 20 de agosto Industrias Matecaña Ltda. Obtuvo de su banco un préstamo por $ 3.600.000 a dos (2) meses, con un interés simple del 36% anual, bimestre anticipado.
El asiento en forma de diario para registrar el hecho económico es el siguiente:
El cálculo de los intereses pagados por anticipado es el siguiente
Intereses = ($ 3.600.000 x 36%) x (3/12)
Intereses = $ 324.000
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
20/08/2008 Bancos 3.276.000
20/08/2008 Gastos pag. Por anticip - Inter 324.000
20/08/2008 Obligaciones Financieras 3.600.000
Al final de cada mes la empresa debe amortizar la cantidad correspondiente por intereses, con el fin de reconocer el gasto por este concepto, hasta que expire el activo.
El asiento de ajuste al 31 de agosto para reconocer los intereses causados durante este mes es el siguiente:
Intereses = ($ 3.600.000 x 36%) x (10/360)
Intereses = $ 36.000
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
31/08/2008 Gasto no Operaci. Financieros
36.000
31/08/2008 Gasto pag. Por anticipado 36.000
El asiento de ajuste para reconocer los intereses causados durante el mes de septiembre es el siguiente
Intereses = ($ 3.600.000 x 36%) x (1/12)
Intereses = $ 108.000
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
30/09/2008 Gasto no Operaci. Financieros
108.000
30/09/2008 Gasto pag. Por anticipado 108.000
Si se supone que Matecaña Ltda. Canceló la deuda el 20 de octubre, el asiento contable para registrar este hecho económico es el siguiente:
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
20/10/2008 Obligación Financiera 3.600.000
20/10/2008 Gasto no operac Financieros 72.000
20/10/2008 Bancos 3.600.000
20/10/2008 Gastos pagados por ant. Inter 72.000
Caso 4
Nacional de ejes S.A. tomó un seguro contra incendio el 1º de marzo, por el cual pago $ 2.400.000, con una cobertura de un año.
El asiento en forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente:
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
01/03/2008 Gastos pag. Por anticip. Segur 2.400.000
01/03/2008 Bancos 2.400.000
Si se supone que la empresa prepara estados financieros mensualmente, al final de cada mes debe reconocer el gasto correspondiente por seguro, el cual se considera un gasto operacional. Como el activo tiene una vida útil de un año, el gasto correspondiente a un mes es el siguiente:
Gasto Mensual de Seguro: $ 2.400.000 / 12
Gasto Mensual de Seguro: $ 200.000
El asiento de ajuste para reconocer el gasto por seguro para el mes de marzo seria:
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
31/03/2008 Gasto Seguro Incendio 200.000
31/03/2008 Gasto Pag. Por Anticip. Seguro
200.000
Este mismo asiento debe efectuarse al final de cada uno de los 12 meses de duración del activo, hasta que éste expire.
Caso 5.
Transportadora Rápido Ocho S.A. adquirió el 15 de octubre del año pasado un bus por valor de $ 36.000.000, pagado de contado el 40% y el resto mediante un documento a largo plazo y sin intereses.
El asiento contable en forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente.
Fecha CUENTA NOMBRE DE CUENTA DEBITOS CREDITOS
15/10/2008 Flota y Equipo de Transporte 36.000.000
15/10/2008 Bancos
14.400.000
15/10/2008 Obligacion Financiera 21.600.000
Teniendo en cuenta la norma general la vida útil de los vehículos (5 años)
Depreciación = Valor en Libros / Vida Util
Depreciación = $ 36.000.000 / 5 Años
Depreciación Anual = $ 7.200.000
Como para el mes de octubre el uso del activo sólo fue de quince días, la depreciación para este lapso se obtiene de la siguiente forma:
Depreciación Mensual = $ 7.200.000 / 12
Depreciación Mensual = $ 600.000
Depreciación de Quince días = $ 600.000 / 2
Depreciación de Quince días = $ 300.000
El asiento de ajuste para reconocer la depreciación de los quince días del mes de octubre es el siguiente:
FECHA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITOS CREDITOS
31/10/2008 Gasto Operacional - Depreciaci. 300.000
31/10/2008 Depreciación Acumulada 300.000
Para noviembre, mes en el que el activo se utilizó el mes completo, el ajuste para reconocer el gasto por depreciación es el siguiente:
FECHA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITOS CREDITOS
30/11/2008 Gasto Operacional - Depreciaci. 600.000
30/11/2008 Depreciación Acumulada 600.000
Este mismo asiento de ajuste se debe hacer durante cada uno de los meses de vida útil establecida del activo.
La presentación de este activo en el balance general al 30 de noviembre es el siguiente:
Flota y equipo de transporte $ 36.000.000
Depreciación acumulada (900.000)
Flota y equipo de transporte (Neto) $ 35.100.000
Caso 6
El 2 de enero del presente año tecniservicios S.C.A recibió $ 2.400.000 por concepto de asesoría técnica por prestar en los próximos seis meses, a razón de $ 400.000 mensuales.
El asiento contable en forma de diario para registrar el anterior hecho económico es el siguiente.
FECHA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITOS CREDITOS
02/01/2009 Bancos 2.400.000
02/01/2009 Ingresos recibidos por anticipado
2.400.000
El 31 de enero la empresa deberá reconocer el verdadero ingreso del mes, mediante el siguiente ajuste:
FECHA CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA DEBITOS CREDITOS
31/01/2009 Ingresos recibidos por anticipado
400.000
31/01/2009 Ingresos operacionales 400.000
De esta forma se reflejan los ingresos realmente obtenidos durante el mes de enero ($ 400.000) y por otro lado los ingresos recibidos por anticipado quedaran con un saldo de $ 2.000.000 que corresponde a los 5 meses que falta por prestar el serbio.
