CIRCULAR Enero de 2017

Cordial Saludo,

Con el ánimo de facilitar una exitosa gestión para esta nueva vigencia, recordamos a continuación

algunos aspectos importantes que se deben tener en cuenta en la ejecución del presupuesto y en el

desarrollo de la actividad financiera:

1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

2. Registro Presupuestal

3. Cuantías máximas de contratación para Ordenadores del Gasto

4. Viáticos Nacionales

5. Comisiones de Servicio en el Exterior

6. Componente Terrestre

7. Procedimiento de Gastos de Viaje de Persona Planta y No Planta

8. Otros Aspectos a Tener en Cuenta

Para mayor información puede consultar el “Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero”,

el cual se encuentra publicado en la página de la División Financiera, a la cual se puede acceder a

través de la siguiente ruta: www.uis.edu.co / Gestión Administrativa / División Financiera /

Documentos de Interés.

1. ¿Qué es el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)?

Antes de efectuar contratación alguna (Adquisición de Bienes y Servicios), la UAA debe obtener

previamente el CDP, que le garantiza al Ordenador del Gasto, que existe la respectiva Apropiación

Presupuestal para atender los diferentes gastos que se originen en el cumplimiento de dicho

compromiso.

Recuerde, “Todos los actos administrativos, contratos y convenios que afecten las apropiaciones

presupuestales, deberán contar previamente con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal

(CDP) que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender dichos gastos” (Estatuto

Presupuestal UIS, Art, 37). “No podrán contraerse obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o

en exceso del saldo disponible”. (Estatuto Presupuestal UIS Art. 38).

ASPECTOS CLAVE PARA UNA EXITOSA GESTIÓN FINANCIERA

CIRCULAR Enero de 2017

2. ¿Qué es el Registro Presupuestal (RP)?

El Registro Presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando

que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún otro fin. Este se genera una vez se

graba el compromiso en el Sistema de Información. De acuerdo con el art. 38 del Estatuto

presupuestal UIS: “Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades

presupuestales expedidas, deben contar con Registro Presupuestal, en virtud del cual los recursos no

podrán ser desviados a ningún otro fin”.

RESPONSABILIDAD. No se podrán tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que

afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como

hechos cumplidos.

Recuerde,

Con el fin de minimizar el número de Modificaciones Presupuestales (Adición, reducción o traslado

presupuestal), se recomienda a las Unidades Académico Administrativas planear la y programar la

ejecución de acuerdo con el presupuesto aprobado y consultando el flujo de caja de la Unidad.

3. Cuantías Máximas de Contratación para Ordenadores del Gasto

Para el año 2017 el SMMLV quedó establecido en la suma de Setecientos Treinta y Siete Mil

Setecientos Diecisiete Pesos ($737.717). En consecuencia, en la Tabla No. 1 se presentan las cuantías

de gastos y de pagos que pueden autorizar los Ordenadores del Gasto en el año 2017; según

Resolución No. 2627 de 2015.

Ruta de Consulta Procedimiento Solicitud de CDP Página Web Institucional / Intranet / Sistema de Gestión Integrado / Mapa de

Procesos Documentación / Financiero / Presupuesto

Se recuerda, a todas las Unidades Académico y Administrativas, que el

CDP no debe ser solicitado por la totalidad de la apropiación

presupuestal del rubro a afectar, sino por el valor del bien o servicio a

adquirir.

CIRCULAR Enero de 2017

Tabla No. 1 Cuantías máximas de contratación para Ordenadores del Gasto

NIVEL CARGO Cuantía (Hasta)

VALOR 2017 (Hasta)

I Vicerrector 2.000

SMLMV $1.475.434.000

II Decano, Director del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia UIS, Secretario General, Director de Unidades Administrativas y Jefes de División

1.000 SMLMV

$737.717.000

III

Director de Investigación y Extensión de Facultad, Coordinador de Programa Especial, Director de Instituto, Subdirectores Académico y Administrativo del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia.

500 SMLMV

$368.858.500

IV Jefes de Sección y Coordinador de Programas y Proyectos VIE y Coordinador de Sede

100 SMLMV

$73.771.700

4. Viáticos Nacionales

En la Tabla No. 2 se presentan los montos de viáticos nacionales.

Tabla No. 2 Viáticos Nacionales

*Acuerdo del Consejo Superior 072 de 1992, 033 de 1998 y 045 de 2002.

SALARIO MÍNIMO 2017

737.717,00$

Nivel 1 (18 SMMLV)/30 60% (10 SMMLV)/30 60%

Rector, Vicerrector, Decano,

Director del Instituto de

Proyección Regional y Educación a

Distancia UIS, Secretario General,

Director de Unidades

Administrativas y Jefes de División.

$ 442.630 $ 265.578 $ 245.906 $ 147.543

Nivel 2 (16 SMMLV)/30 60% (9 SMMLV)/30 60%

Los que no están en el Nivel 1 ni

en el 3 $ 393.449 $ 236.069 $ 221.315 $ 132.789

NIVEL 3 (9,5 SMMLV)/30 60% (7 SMMLV)/30 60%

Empleados No profesionales $ 233.610 $ 140.166 $ 172.134 $ 103.280

CATEGORIA A CATEGORIA B

Capitales de Departamento, Paipa,

Melgar, Villa de Leyva, Girardot,

B/bermeja, Palmira y Rionegro (Ant).

Todas las que no estan en la Categoría A

CIRCULAR Enero de 2017

5. Comisiones de Servicio en el Exterior

Mediante la Resolución N°. 1306 de 2009, se estableció la siguiente escala de viáticos, para los empleados de planta de la Universidad industrial de Santander que deban cumplir comisiones de servicio en el exterior; Tabla No. 3.

Viáticos en Dólares Estadounidenses (Tasa Representativa del Mercado – TRM, del día en el que se

realice la orden en el Sistema de Información Financiero) para Comisiones en:

Tabla No. 3 Viáticos Internacionales

NIVEL Descripción del Nivel

Centro América, El

Caribe y Suramérica

Excepto Brasil, Chile,

Argentina y Puerto

Rico

Estados Unidos,

Canadá, México,

Chile, Argentina,

Puerto Rico y

Brasil

Europa,

Asia y

Oceanía

NIVEL I

Rector, Vicerrector, Decano, Director

del Instituto de Proyección Regional y

Educación a Distancia UIS, Secretario

General, Director de Unidades

Administrativas y Jefes de División

Hasta 210 Dólares Hasta 275

Dólares

Hasta 390

Dólares

NIVEL 2 Los que no están en el Nivel I ni en el 3 Hasta 200 Dólares Hasta 265

Dólares

Hasta 380

Dólares

NIVEL 3 Empleados No profesionales Hasta 150 Dólares Hasta 210

Dólares

Hasta 320

Dólares

Nota:

a) El valor de los viáticos se cancela al 100% si el comisionado pernocta en el sitio de destino

b) Si el comisionado viaja y regresa en el mismo día se reconocerá el 60% de los viáticos.

c) Cuando el comisionado pernocte uno o más días, y su regreso sea después del mediodía se

cancela el 60% de los viáticos.

d) En el caso que el Funcionario permanezca por más de diez (10) días en comisión, la liquidación

de sus viáticos se realizará sobre el 90% del valor total fijado.

CIRCULAR Enero de 2017

6. Componente Terrestre

Mediante la Resolución N° 294 de 2015, el Consejo Superior autorizó el pago del componente

terrestre, correspondiente a los traslados desde o hacia los aeropuertos, cuando los viajes se realicen

por vía aérea. Los valores contemplan los trayectos de ida y regreso, se expresan en pesos y su

equivalente en salarios mínimos legales vigentes; Tabla No. 4.

Tabla No. 4 Valores Del Componente Terrestre Vigencia 2017

CIUDADES FACTOR EN SMLMV VALOR Bucaramanga 0,124 $ 91.477 Bogotá 0,124 $ 91.477 Cali 0,155 $ 114.346

Medellín

Aeropuerto de Rionegro

0,155 $ 114.346

Aeropuerto Olaya Herrera

0,062 $ 45.738

Barranquilla 0,093 $ 68.608 Cúcuta

0,062 $ 45.738 Cartagena Santa Marta Pereira Otras Ciudades

*Resolución No. 294 de 2015

Nota:

a) El valor de los viáticos se cancela al 100% si el comisionado pernocta en el sitio de destino

b) Si el comisionado viaja y regresa en el mismo día se reconocerá el 60% de los viáticos.

c) Cuando el comisionado pernocte uno o más días, y su regreso sea después del mediodía se

cancela el 60% de los viáticos.

d) En el caso que el Funcionario permanezca por más de diez (10) días en comisión, la liquidación

de sus viáticos se realizará sobre el 90% del valor total fijado.

Nota:

a) Cuando el transporte desde Bucaramanga al aeropuerto se realice en vehículos de la Universidad, no habrá lugar al pago del valor del componente terrestre de que trata a presente Resolución para esta ciudad.

b) El componente terrestre será pagado con cargo el rubro GASTOS DE VIAJE, de la unidad ordenadora del gasto.

CIRCULAR Enero de 2017

7. Procedimiento de Gastos de Viaje

Definición de los Rubros de Gastos de Viaje de acuerdo con el Manual Plan de Cuentas

Presupuestales:

Gastos de viaje personal de planta: Corresponde a los gastos que se reconoce a los empleados de la

Universidad por alojamiento, alimentación, transporte y demás gastos necesarios para el cabal

cumplimiento de su comisión, cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su

sede habitual de trabajo.

Gastos de viaje personal no de planta: Corresponde a los gastos de alojamiento, manutención,

transporte, que se reconoce al personal invitado por la institución para la realización de actividades

misionales. Para el caso de las personas vinculadas bajo mecanismos de prestación de servicios,

estudiantes de Pregrado, Maestría y Doctorado, se reconocen los gastos de manutención,

alojamiento, pasajes, inscripción, cuando deba desempeñar actividades en un lugar diferente a su sede

habitual de trabajo en representación de la Universidad.

Nota:

a) Los valores no deben superar los viáticos establecidos en los Acuerdos del Consejo Superior No. 072 de 1992 y No. 033 de 1998. En caso que los gastos difieran de los valores establecidos en dichos acuerdos, se requiere autorización del Vicerrector Administrativo.

b) Este procedimiento no aplica para los gastos que se realicen afectando el rubro Prácticas docentes y salidas de campo.

8. Otros Aspectos a Tener en Cuenta

Venta de Servicios

Los ingresos por venta de servicios que ofrezcan las Unidades Académicas Administrativas, sólo

podrán recibirse a través de las cajas autorizadas y entidades bancarias donde la Universidad tenga

cuentas. Ninguna persona está autorizada para recibir recursos de terceros a favor de la Universidad.

Pagos por Transferencia Electrónica

Con el objetivo de realizar el pago oportuno a los proveedores de bienes y servicios, la Universidad

estableció el pago por transferencia electrónica mediante Resolución No. 1059 de 2007 (julio 30).

Nota:

c) Únicamente habrá lugar a Componente Terrestre cuando se realice trámite por concepto de Viáticos. d) En caso tal que el comisionado realice su traslado al aeropuerto, y por razones propias de la Aerolínea o

del mismo aeropuerto no pueda realizar el viaje, se otorgará el valor correspondiente al traslado cuando esta situación esté debidamente soportada por la Aerolínea que emitió el tiquete aéreo.

CIRCULAR Enero de 2017

Las UAA deben solicitar a los proveedores que diligencien el formato Autorización para pago por

transferencia electrónica, establecido por la universidad y que debe cumplir los siguientes requisitos:

a) En caso de empresas, el formato debe estar autorizado y firmado por el representante legal,

anexando certificado de representación legal expedido por la Cámara de Comercio; para las

personas naturales sólo será necesario traer el formato diligenciado.

b) La cuenta bancaria debe corresponder a una Entidad Financiera Bancaria y a nombre de la

persona o entidad beneficiaria del pago, dado que la transferencia electrónica, sólo acepta al

titular de la cuenta. Para el caso de los empleados vinculados a la Universidad y asociados a

FAVUIS, se les realizará la respectiva transferencia al Fondo con previa autorización.

c) En el evento que se modifiquen los datos suministrados, el proveedor o contratista deberá

informar oportunamente y por escrito a la UAA respectiva o directamente a la Sección de

Tesorería de la Universidad, manifestando el tipo de novedad para su respectiva

actualización.

Autorización de Cuentas

Una vez tramitada la cuenta para pago por parte de la UAA, y verificado el cumplimiento de los

requisitos por parte de Presupuesto y Tesorería, los Ordenadores del gasto deben ingresar al Sistema

de Información Financiero, identificar las cuentas pendientes de pago y autorizar su pago (Esta

actividad debe realizarse diariamente). Si la UAA no dispone de efectivo el Sistema no permite

autorizar las cuentas para el trámite de pago.

Formato Retención en la Fuente Persona Natural

Se recuerda que, para realizar el trámite de pago de documentos de contratación para Persona

Natural, la División Financiera requerirá como documento soporte el Formato de Retención en la

Fuente debidamente diligenciado y firmado para cada pago.

Adjunto a esta circular encontrará el Formato en mención.

Cuentas Bancarias Proyectos

Es importante recordar a las Unidades Académico Administrativas que, una vez finalizados los

proyectos para los cuales se solicitó apertura de cuenta bancaria, allegar la solicitud de autorización

y cancelación de la misma a la Sección de Tesorería.

Adjunto a esta circular encontrará el “Instructivo para el Manejo de Cuentas Bancarias Especiales”.

CIRCULAR Enero de 2017

Cordialmente,

EQUIPO DE TRABAJO DIVISIÓN FINANCIERA

RECUERDE,

LA CONTRASEÑA ASIGNADA POR LA DIVISIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN A

CADA ORDENADOR DE GASTO PARA AUTORIZAR LOS PAGOS, ES PERSONAL E

INTRANSFERIBLE. CUALQUIER AUTORIZACIÓN DE PAGO REALIZADA EN EL SISTEMA

DE INFORMACIÓN FINANCIERO POR PERSONA DIFERENTE AL RESPECTIVO

ORDENADOR DEL GASTO MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE ESTE LOGÍN Y

CONTRASEÑA, SERÁ DE RESPONSABILIDAD ABSOLUTA DEL ORDENADOR DEL

GASTO.