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AUDITORIA

AUDITORIA INFORMÁTICA

AUDITORÍA INFORMÁTICA

José Luis Carrillo Silva

Ericka Lucia Flores Ayala

Albergue escolar de

Tancítaro

AUDITORIA INFORMATICA

Contenido Origen de la auditoria.- ....................................................................................................................... 2

Objetivo general.- ................................................................................................................................ 0

Objetivos específicos.- ........................................................................................................................ 0

Alcances y limitaciones ....................................................................................................................... 0

Antecedentes ...................................................................................................................................... 0

Diagrama de Gantt .............................................................................................................................. 0

Documentos a Solicitar ....................................................................................................................... 0

Diagramas de flujo .............................................................................................................................. 0

Conocimiento inicial de la entidad ...................................................................................................... 0

Principales Actividades y Funciones .................................................................................................... 0

Área de cómputo e informática .......................................................................................................... 1

Ubicación.-........................................................................................................................................... 1

Recursos humanos .............................................................................................................................. 1

Recursos informáticos ......................................................................................................................... 1

Análisis FODA ...................................................................................................................................... 2

............................................................................................................................................................. 2

Metodología ........................................................................................................................................ 2

Motivos o necesidad de una auditoria informática ............................................................................ 0

Alcance de la auditoria.- ...................................................................................................................... 0

Objetivos.- ........................................................................................................................................... 1

Justificación.- ....................................................................................................................................... 0

Conclusión.- ......................................................................................................................................... 0

Informe final ........................................................................................................................................ 0

Anexos ................................................................................................................................................. 0

Bibliografía.- ........................................................................................................................................ 5

Encuesta de drive.- .............................................................................................................................. 5


Origen de la auditoria.-

Esta auditoria nace con el fin de revisar e identificar los procesos que la empresa

lleva a cabo para el registro de sus actividades, ya que se necesita también entregar

cuentas y dar aclaraciones a terceros, a personas que vienen en ámbitos más

elevados desde una administración estatal

La auditoria, a mostrar lo bueno y malo de la empresa, sus habilidades y fortalezas,

así como las debilidades y errores, podrán servir en el futuro para la misma empresa

y así mejorar y aprovechar mejor los recursos que tienen para ahorrar tiempo,

dinero y esfuerzo

OBJETIVOS


Objetivo general.- Revisar y notar las diferentes situaciones que hacen de la empresa su

funcionamiento correcto y adecuado en el área de informática, además de también

hacer mención de los programas operativos y de sistemas que contiene la

organización para llevar a cabo sus actividades, tomando en cuenta la eficiencia,

eficacia y rapidez de los procesos, además de considerar la seguridad y vigilancia

del área.

Objetivos específicos.- Hacer una evaluación de los programas computacionales del área de sistema

d la institución

Determinar el ejercicio de las funciones del área de sistemas en la institución

Evaluar los procesos que se llevan a cabo dentro del departamento para

cumplir con las responsabilidades de la empresa

Evaluarla manera en que se utiliza la tecnología en los departamentos de la

empresa

Inspeccionar el control que se lleva en el área de cómputo para el registro de

las compras

Verificar los permisos y las licencias de los programas operativos que se

utilizan en la realización de actividades

Dar a conocer al personal la información obtenida para crear mejoras en la

institución

Alcances y limitaciones Al realizar esta auditoría, nos centraremos en analizar el uso de la tecnología para

cumplir con la responsabilidad de la institución, dando también sugerencias sobre

el uso de los sistemas operativos para hacer el manejo de la información de manera

más clara, ordenada y sencilla de utilizar.


Las limitaciones que podríamos tener, resultarían de el acceso a la empresa e si,

llegando solo al área de informática, además de no centrarnos en todos los tipos de

auditorías informáticas, sino tomar la auditoría física y administrativa como base

para empezar con los procesos y comenzar a auditar.

ANTECEDENTES


Antecedentes A fines de la década de los 70’s se crea, por disposición de la Secretaría de

Educación Pública, el programa de servicios compensatorios, que da origen a su

vez, a la creación de los Albergues Escolares Rurales y Casas-Escuela en

diferentes Entidades del país. El programa nace como una alternativa para que los

niños de las regiones de mayor marginalidad puedan asistir a la escuela; para el

caso de nuestro estado de Michoacán, Entidad con varios municipios alejados de

los centros de educación, donde aún muchas comunidades no tienen acceso a la

educación básica, este espacio de atención, bien sabemos, que en el albergue

escolar y/o casa-escuela, estos niños encontraron la atención asistencial acorde a

sus necesidades y en alguna medida solucionando las exigencias de los tiempos.

Inicio de un nuevo milenio, en que las expectativas y necesidades sociales requieren

de soluciones y propuestas acordes a su devenir, la Secretaría de Educación se ve

en la urgente responsabilidad de hacer congruentes sus programas, con la situación

real del mundo actual. El Programa de Albergues Escolares Rurales y Casas

Escuela, dependientes de la Secretaría de Educación, no escapa a esta necesidad

de adecuación en cuestión normativa y de operación, que permita un rescate y

redimensión del albergue y/o casa escuela, como una institución formadora de niños

y futuros ciudadanos que serán capaces de entender el mundo que los rodea y en

el que se desarrollarán de acuerdo al horizonte que la nueva historia social

demanda. De esta intención de redimensionar al albergue escolar y la casa-escuela,

se emprende la tarea de actualizar el Manual de Funciones con el propósito de

establecer lineamientos académicos que motiven la suma de esfuerzos de todos los

actores que interactúan en la operación de este proyecto educativo y asistencial. No

existe duda, el trabajo que se desarrolla en los Albergues Escolares Rurales y

Casas Escuela tienen un propósito, el de formar a los niños en situación difícil, ya

por MANUAL DE OPERACIONES ALBERGUES ESCOLARES RURALES Y

CASAS ESCUELA Página 6 su condición económica, social o política. Este es de

alguna manera un fin humano, pues el superar los regazos, la pobreza y la

marginación, es atender el desarrollo integral de la sociedad michoacana, en donde

todavía algunos de sus habitantes esperan pacientemente transitar, vía la

ANTECEDENTES


educación, a mejores situaciones de vida. El Albergue Escolar Rural y/o Casa-

Escuela de alguna manera trata de cubrir esta condición, el reto está allí, la historia

podrá en la posteridad decirnos que tan consecuente fue, y de sus actores reales,

bien se mencionará su participación en este proceso humano desde lo educativo.

Seguramente el Manual de Funciones para el personal que labora en el Albergue

Escolar Rural y/o Casa-Escuela, será un recurso normativo para referenciar lo

mínimo a realizar. De ninguna manera buscar truncar o limitar todas las

aspiraciones, innovaciones y búsquedas de lo diferente, por el contrario, abre el

compás para que el proyecto educativo del albergue y casa-escuela pueda ser un

verdadero instrumento promotor de la esperanza educativa de los futuros

ciudadanos.

Con respecto de auditorías pasadas, podemos acordar que no se habían realizado

con anterioridad, dado el caso de que tiene poco acceso a tecnologías de

información y que este proyecto resultó favorable para la entidad, pues al estar

auditando la empresa, se descubrieron varias cosas y factores que en el futuro

ayudarán para la realización de la misma.

Al ser una parte del sector público, no se realizan como tal las auditorias en la

empresa, sino que solo se opta por entregar las cuentas necesarias y comprobantes

de las compras y la destinación del dinero o fondos para cada material o actividad.

DIAGRAMAS


Diagrama de Gantt

Documentos a Solicitar Políticas, normas y procedimientos

Catálogo de cuentas

Manual de funciones

Registros

Archivos

Diagramas de flujo En el siguiente diagrama se encuentra el proceso que se lleva cabo para registrar y

mantener un control de los gastos e ingresos que se llevan a cabo en la institución,

la cual es justamente la actividad principal del departamento de informática del

albergue.

diciembre 01-15 diciembre 16-31 enero 01-15 enero 16-31 febrero 01-15 febrero 16-28

elegir la entidad

recopilar informacion general

pedir permiso y autorizacion

realizar una visita a la estancia

solicitar documentos

revisar dcumentos y programas web

elaborar el informe

revision de informe

conclusion e interpretacion del informe

entrega del informe

DIAGRAMAS


El diagrama que se muestra a continuación, contiene los puntos que notamos

durante la realización de la auditoria y se encuentran divididos en positivos y

negativos

PRESUPUESTO Y PLAN DE GASTOS

MENSUALES PARA TODO EL AÑO

SE RECIBE UN SUBSIDIO POR

AÑO

SE REALIZA UN ITINERARIO DE ACTIVIDADES Y ALIMENTACION

SE DESTACAN LOS INSTRUMENTOS Y

ATERIALES QUE SE NECESITARÁN

SE PASAN LOS DATOS AL

ADMINISTRADOR PARA EMPEZAR

EL REGISTRO

SE SACAN LOS COSTOS Y LOS GASTOS PARA

CADA ACTIVIDAD

SE REALIZAN LAS POLIZAS Y

COMPROBANTES PARA LAS

COMPRAS QUE SE REALIZAN

SE MANDAN LOS REGISTROS

ELECTRONICOS Y PAPELES FISICOS A LA OFCINA DE

MORELIA

SE HACEN JUNTAS EVENTUALES EN LA

CIUDAD DE MORELIA PARA

ACLARAR DUDAS SOBRE EL MANEJO DE LOS RECURSOS

SE MANTIENE ORGANIZADO DE MANEJO SIMPLE FACIL DE UTILIZAR LOS PROGRAMAS NO REQUIERE DE CONOCIMIENTO ESPECIAL

NO ES TAN EFICIENTE DE MANEJO ANTICUADO OCUPA MAS TIEMPO Y ENERGIA NO ES TAN ORDENADO EL MANEJO

DIAGRAMAS


En el diagrama que se muestra a continuación, están plasmadas las

recomendaciones que tuvimos hacía con la empresa para así mejorar sus procesos

e intentar mejorar el trabajo, haciéndolo mas efectivo y eficiente.

MEJOR FUNCIONAMIENTO EN EL ÁREA DE INNFORMÁTICA

COMENZAR A UTILIZAR PROGRAMAS MAS

ACTUALIZADOS PARA EL REGISTRO Y AYUDARSE

DE PROGRAMAS CONTABLES

REALIZAR JUNTAS Y VISITAS MAS SEGUIDO

CON LA ADMINISTRACION ENCARGADA EN

MORELIA

MEJORARA EL ÁREA DE SEGURIDAD EN LA

EMPRESA Y MANTENER CONTROLADO EL ACCESO AL ÁREA

INFORMÁTICA

EJECUCIÓN DE LA REVISION ESTRATÉGICA


Conocimiento inicial de la entidad El programa de albergue escolar rural y casas escuela se creó a finales de los anos

70s por parte del departamento de servicios asistenciales permanecientes a la

secretaria de educación pública del estado.

Los terrenos en los que se construyeron los albergues son donaciones de

particulares con el fin de apoyar el programa y apoyar a las familias con bajos

recursos de las zonas

El albergue se encuentra ubicado en Tancítaro Michoacán domicilio conocido.

Principales Actividades y Funciones Actividades

- Brindar apoyo a zonas marginadas

- Otorgar alimentación a niños que cursan la primaria

- Apoyo psicopedagógico a niños

- Otorgar estancia a niños

- Brindar actividades deportivas a los niños

Funciones

- Brindar apoyo a familias con bajos recursos o problemas familiares para que

los niños puedan tener un buen desarrollo tanto físico, de educación y

formación de valores. Con el fin de evitar desertar de la educación por falta

de atención recursos necesarios de los padres.

AREA DE INFORMATICA


Área de cómputo e informática Misión

El área de computo e informática del albergue en Tancítaro Michoacán tiene como

misión normar el control de gastos, la administración y la comprobación de los

mismos para rendir cuentas mes con mes, demostrando un uso debido del subsidio

que les provee el estado para el sustento del albergue.

Visión

El área de cómputo e informática del albergue en Tancítaro Michoacán tiene como

visión tener el mejor desarrollo informático para una mayor eficiencia de recursos y

minimizar los tiempos de trabajo.

Ubicación.- El área de computo e informática se encuentra establecida de manera central en la

oficina con domicilio en la calle progreso colonia centro, encargada y responsable

de los procesos a llevar a cabo dentro de la organización

Recursos humanos En la institución, por ser de carácter público y federal, apoyado por el estado, se

rige y funciona bajo el mando de una persona con el máximo poder sobre ella, pa4ra

centralizar el orden de los registros, ayudándose de personas auxiliares que apoyan

esporádicamente con esas funciones

Recursos informáticos 2 computadoras

Servidores (Windows 10)

1 impresora

Correo electrónico

Google drive

Mi Office

AREA DE INFORMATICA


Análisis FODA

Metodología Aplicación del cuestionario al personal

Análisis y evaluación de la información

Elaboración del informe

Solicitud de los documentos de los sistemas en operación

Recopilación y análisis del procedimiento administrativo del sistema

Fortalezas

El departamento cuenta con personas

encargadas de él y de manera central

La oficina se encuentra cercana al

domicilio particular del jefe de área

Oportunidades

Al no tener mucha experiencia, tiene las

oportunidades de crecer e ir aprendiendo

sobre el uso de la tecnología para

mejorar en las actividades

El avanzar en el uso de TI y fomentar el

uso general en el área

Debilidades

El departamento de sistemas o

informática es muy pequeño y cuenta

con poco personal

El entrego de cuentas y balances no se

realiza tan periódicamente

Amenazas

El acceso al área administrativa no está tan

delimitada

La seguridad tanto del área como de los

sistemas operativos necesita más vigilancia

y ser más eficiente



Motivos o necesidad de una auditoria informática

Síntomas de descoordinación y desorganización.

Al realizar la auditoria y visitar la entidad, nos percatamos de la falta de organización

en el momento de tener programas eficientes que hicieran más fácil llevadero el

conteo y registro de los datos

Síntomas de mala imagen e insatisfacción de los usuarios

Esta institución forma parte del sector público, así que la imagen que se tiene

proyectada es comúnmente relacionada a la eficiencia del gobierno, pero podría

mejorarse la percepción que tienen los padres de familia o integrantes de la

comunidad de donde residen los albergues, por eso se trató de hacer

recomendacines

Síntomas de debilidades económico-financieras

El albergue forma parte de un programa de asistencia y apoyo a la ciudadanía, por

lo que los ingresos y el presupuesto que se dispone a el viene directamente de la

administración dl estado, al realizar las observaciones y recomendaciones se podría

expandir el presupuesto para destinarlo a otra actividad y más completas las

existentes

Auditoria física

Alcance de la auditoria.- Personal de área de informática

Recursos informáticos

Seguridad del área informática

Recomendaciones para mejoramiento

Eficiencia del área en la realización de sus funciones



Objetivos.- Realizar un informe de auditoría con el objeto de verificar la existencia de controles

de seguridad, responsabilidad, aprovechamiento de recursos y eficiencia en el área

de informática de la empresa

Sí No

10 100% 10 100%

7 70% 3 30%

100%

excelente

80%

bueno

60%

regular

40%

Mínimo

20%

insuficiente

La responsabilidad del área

de informática para la

empresa es

El aprovechamiento de los

recursos informáticos para la

empresa es

Las herramientas que se

utilizan son las correctas

según el ámbito de la

empresa

La seguridad del área es la

adecuada para la empresa

El personal del área cumple

con sus tareas de manera

eficiente


Justificación.- - La realización del presente proyecto se hizo justamente para revisar e

identificar los programas operativos que se utilizan en la empres

- Por falta de organización en la empresa

- Falta parcial de seguridad en el área de informática

- Falta de un equipo informático eficiente

- Desaprovechamiento de los recursos

- Falta de documentación para fines de control

- Uso limitado de los recursos tecnológicos

Conclusión.- Después de realizar esta auditoria y revisar los pasos y procesos que lleva a cabo

la empresa, pudimos notar y a diferencia de la ida que teníamos con anterioridad,

que las dependencias de gobierno al tener sus programas de asistencia social y

comunitaria, no realiza tantas visitas o pide tanta información a revisar de acuerdo

con los gastos que se expiden

Pudimos notar también que es bastante sencillo el proceso que se lleva a cabo,

pues solo lo necesitan para el registro de las entradas y salidas de dinero, ya que

las demás actividades están estipuladas y tienen sus propias maneras de trabajar y

con programas diferentes.

Sería conveniente el uso de nuevas tecnologías para agilizar el trabajo, que aunque

resulta sencillo su registro, si necesita más orden al momento de llevarlo a cabo y

no solo el resultado final, implementar programas contables, así como aplicaciones

y cursos de actualización podría servir y ayudar a realizar un mejor desempeño.

Seria de suma importancia y distinción si su trabajo se pudiera llevar a cabo de una

manera más eficaz y rápida, pues sobresaldrían del reto de empresas que se

dedican a eso y están regidas bajo el mando del estado.

Las auditorias son importantes ya que se revisan los movimientos de la empresa y

más aún si se realiza de manera informática, ya que la mayoría de los procesos son

digitalizados y necesita de la tecnología para hacerlos mas rápidos.

INFORME FINAL


Informe final

Uruapan Michoacán, 26 de febrero de 2019

Rosa Elena Carrillo Carrillo

Jefe del área de informática

Saludos cordiales:

Tenemos el agrado de dirigirnos a usted de la manera más atenta posible para

elevar nuestro agradecimiento y consideración hacia usted y su empresa para el

alcance de nuestros objetivos en la auditoria en el área de informática, practicada

los días 22/enero/2019 al 26febreo/2019 sobre los procedimientos que se llevan a

cabo en la organización, enfocándonos en el área informática y los programas

auxiliares de ésta recopilados, analizados, interpretados y expuestos en el presente

informe.

Síntesis de la revisión realizada

- Seguridad

- Programas operativos

- Responsabilidades del área informática

El contenido del informe se encuentra dividido de la forma consecuente, con efectos

de facilitar el análisis del mismo

- Recomendaciones

- Seguridad

- Programas

- Control

- Administración

Según el análisis realzado, hemos encontrado dificultades y faltantes en el equipo

de informática, tanto elementos materiales como humanos; seguridad física y lógica

INFORME FINAL


insuficiente; no se realizaron anteriormente auditorias informáticas en la empresa;

falta de control en el acceso al departamento de informática.

Según las deficiencias encontradas y las sugerencias de posibles soluciones y

recomendaciones, se encuentran especificadas y desglosadas Enel trabajo adjunto.

La puesta en practica de estas recomendaciones, sugerencias y observaciones,

ayudarán al mejoramiento de la empresa y los servicios que esta pueda brindar a

comunidad.

Agradecemos la colaboración a este proyecto a todo el personal del área

administrativa, así como los empleados y quedamos a su disposición para cualquier

aclaración y/o aplicación de la presente que se estimen necesarias

ANEXOS


Anexos

INFORME FINAL


INFORME FINAL


Bibliografía.-

https://bit.ly/2T3IMGu

https://bit.ly/2E8yp9O

Encuesta de drive.-

https://docs.google.com/forms/d/1CgKmn1wTE-h3d_-bZ6z7ya7_eRmH0-

nYBDjDhD04vok/edit

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