CONTENIDO

CAPÍTULO 1 MARCO CONCEPTUAL

CAPÍTULO 2 EL AUDITOR

CAPÍTULO 3 METODOLOGÍA DE L AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

CAPÍTULO 4 INDICADORES

CAPÍTULO 5 CUESTIONARIOS

CAPÍTULO 6 CÉDULAS Y GRÁFICOS

CAPÍTULO 7 ESCALAS DE MEDICIÓN

CAPÍTULO 8 NORMAS DE CALIDAD

CAPÍTULO 9 LA AUDITORIA EN EL SECTOR PRIVADO

CAPÍTULO 10 LA AUDITORIA EN EL SECTOR PÚBLICO

CAPÍTULO 11 AUDITORIA INTELIGENTE

ANTECEDENTES -La auditoria es una de las aplicaciones de los principios de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las empresas.-En países de Europa, en la edad media, muchas asociaciones de profesionales, ejecutaban funciones de auditorias, destacándose los consejos Londinenses en 1310.-Inicialmente se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos, es decir confrontar los escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. OBJETIVO

- Apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades -Proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.-Apoya principalmente a Directorios y Gerencias.

LA AUDITORIA

FINALIDAD-Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial.-Indagaciones y determinaciones sobre el los estados financieros.-Descubrir y prevenir fraudes y errores.-Aspectos fiscales y legales.-Estudios generales sobre casos especiales.

CLASIFICACIONEXTERNA-Es el exámen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.-Realizado por un CPA, sin vínculos laborales con la entidad auditada.-El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de Fé Pública. -Se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado.

AUDITORIA INTERNA-Es el exámen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.-Realizado por un CPA, con vínculos laborales con la entidad auditada.-Los informes son de circulación interna y no tiene trascendencia a terceros, pues no se producen bajo la figura de Fé Pública. -Se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado.-La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles .-Reporta al más alto nivel de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede, ni debe tener autoridad.-No debe de modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa.

LA AUDITORÍA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

AUDITORÍA FINANCIERA - Es un examen sistemático de los libros y registros de un organismo; con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de éstas para poder informar sobre los mismos.La auditoría financiera mira el pasado, o sea, versa sobre las transacciones que ya se han efectuado. Por ejemplo: los informes de auditoría de estados financieros son medios para satisfacer a bancos, proveedores, accionistas, etc., a esta técnica le interesan los desperdicios, errores, fraudes pasados, etc., y se enfocan a la mera situación financiera.

Objetivo- Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar una opinión acerca del manejo financiero.

AUDITORIA ADMINISTRATIVAConceptoUna auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de

una organización con el propósito de conocer su nivel de desempeño y

perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y crear una ventaja

competitiva sustentable.

Involucra una revisión de los objetivos, planes y programas de la

empresa, su estructura orgánica y funciones, sus sistemas,

procedimientos y controles, el personal y las instalaciones de la

empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de

operación y el ahorro en los costos.

OBJETIVOS- Evaluar el nivel del desempeño de los recursos de la empresa y los

niveles de gestión funcional en la organización.

- Evaluar el nivel del desempeño de los recursos de la empresa y los

niveles de gestión funcional en la organización.

- Examinar los métodos y procedimientos utilizados en el

control y operaciones de la empresa en las diversas áreas,

observando el grado de confiabilidad y eficiencia.- Servir de base o plataforma para elaborar los planes

empresariales.- Determinar los problemas y las potencialidades de la empresa

a fin de tomar medidas correctivas.- En definitiva la Auditoria Administrativa nos proporciona una

evaluación cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad

administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del

proceso administrativo.

NECESIDAD DE QUE LA AUDITORÍA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA SE COMPLEMENTEN

- Cuando se lleva a cabo exclusivamente la auditoría financiera, se está dirigiendo únicamente a una parte mínima de la función general de la empresa, y por tanto, al no contemplar el todo simplemente se están viendo efectos y no causas.- Cuántas veces los informes de auditoría de estados financieros culminan con un dictamen de razonabilidad dichos estados; pero casi nunca aportan las causas administrativas que están provocando una mala o deficiente administración.- Los estados financieros son el producto de un proceso de información debidamente integrado y, desde luego, la información y la comunicación en una empresa no son materia del área administrativa.- Cuántas veces el manejo inadecuado de políticas es consecuencia de una información financiera deficiente, La propia organización administrativa, y el desconocimiento de ésta ocasiona el manejo inadecuado de la estructura contable y financiera.

- Actualmente, la elaboración de estados financieros está basada en métodos coma la guía de contabilización, instructivos de operación, diseño y planeación de formas, etc., que son fruto de la actividad administrativa y no contable. - El control interno es el punto de coincidencia de ambas auditorías, pero con distintos usos. 1. La auditoría financiera se aboca a analizar el control interno, exclusivamente para determinar las pruebas y procedimientos que ésta utilizará. 2. En cambio, la auditoría administrativa se aboca a analizar y evaluar el control interno, para determinar los grados de eficiencia y eficacia que la administración de una empresa tiene.En términos generales, podemos resumir que:La primera trabaja sobre el examen de registros y libros de carácter contable, o sea, examina los efectos de las decisiones administrativas, pero sin llegar a hacer un análisis exhaustivo de sus causas.En cambio la segunda pretende un conocimiento integral de la empresa determinando el porqué, o sea, la causa de los fenómenos que afectan los resultados reflejados en los estados financieros.

Alcance

• Naturaleza jurídica• Criterios de

funcionamiento• Estilo de administración• Enfoque estratégico• Proceso administrativo• Giro industrial• Sector de actividad• Ámbito de operación • Tamaño de la empresa• Número de empleados

• Relaciones de coordinación• Desarrollo tecnológico • Sistemas de comunicación

e información• Nivel de desempeño • Trato a clientes

(internos y externos)• Entorno• Productos y/o servicios• Sistemas de calidad

ORGANIZACIÓN

Estructura organizacional División y distribución

de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos técnicos

PLANEACIÓN

Visión Misión Objetivos Metas Estrategias / tácticas Procesos Políticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes

Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesoría externa Asesoría interna Coordinación Distribución del espacio Exportaciones Globalización Importaciones Informática Investigación y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas

DIRECCIÓN

Liderazgo Comunicación Motivación Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrés, el conflicto y

la crisis Tecnología de la información Toma de decisiones Creatividad e innovación

CONTROL

Naturaleza Sistemas Niveles Proceso Áreas de aplicación Herramientas Calidad

ELEMENTOS ESPECÍFICOS PROCESO ADMINISTRATIVO

Áreas de aplicación

CAMPO DE APLICACIÓN SECTOR PÚBLICO: Se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. EFECTO: Pretende mejorar la actuación de los órganos y mecanismos que lo integran considerando sus acciones particulares y la interacción proveniente de la naturaleza de sus funciones a partir de la idea de los entes reguladores (legislativo, ejecutivo, judicial).SECTOR PRIVADO: Se emplea en función de la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación, área de influencia, relación comercial y pensamiento estratégico sobre la base de:TAMAÑO DE LA EMPRESA: microempresa, pequeña, mediana, grande.TIPO DE EMPRESA: refiere al ramo específico en el que se desenvuelveNATURALEZA DE OPERACIONES: nacionales, extranjeras, mixtas.ENFOQUE ESTRATEGICO: aquel por medio del cual las empresas orientan sus acciones para poner en práctica estrategias a nivel funcional, de negocios, global y corporativo, para crear valor y lograr ventajas competitivas sustentables

Selección estratégica Estrategia internacional: intentan crear valor mediante la transferencia de capacidades y productos

valiosos Estrategia multinacional Estrategia global Estrategia trasnacional

Modo de ingreso Exportación   Licencia   Franquicia Alianza estratégica Subsidiaria propia Fusión Adquisición Subcontratación global

Estrategia a nivel negocios Liderazgo en costos Diferenciación Concentración Diversificación Integración vertical Integración horizontal

Enfoque estratégico

EL AUDITORLa calidad y el nivel de ejecución de la auditoria dependen en gran medida del profesionalismo y sensibilidad del auditor y de su comprensión de las actividades que deben revisar.GESTIÓN DEL CONOCIMIENTOConjunto de creencias cognitivas y habilidades confirmadas, experimentadas y contextuales que se transforman en la capacidad de resolver problemas de manera eficaz.La creación del conocimiento en una organización se basa en la conversión de tácito a explícito y viceversa. Conocimiento Tácito: está implícito en la forma de afrontar el trabajo, no está codificado y se registra como propio o público.Conocimiento Explícito: se expresa de manera formal, está codificado en las normas, rutinas, procedimientos y procesos de operación que se derivan de la habilidad del personal o del sentido común.Formación Académica, complementaria y empíricaHabilidades y destrezasExperiencia: Conocimientos en las áreas sustantivas y adjetivas de la organización, conocimientos de esfuerzos anteriores, conocimientos de casos prácticos, conocimiento derivado de estudios organizacionales, conocimiento personal basado en elementos diversos.

RESPONSABILIDAD PROFESIONAL- Preservar independencia mental- Realizar su trabajo sobre la base del conocimiento y capacidad profesional- Cumplir con las normas y criterios que se le señalen- Capacitarse en forma continuaIMPEDIMENTOS PERSONALES: - Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales- Interés económico personal en la auditoría- Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas- Relaciones con organizaciones que interactúan con la organización- Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o no ética IMPEDIMENTOS EXTERNOS:- Injerencia externa de selección o aplicación de técnicas o metodología para le ejecución de la auditoría- Interferencia con los órganos de control internos- Recursos limitados que pueden limitar el alcance de la auditoría- Presión injustificada para propiciar erroresETICA: Conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona, tales como compromiso, lealtad, honestidad, integridad, franqueza, respeto y sentido de responsabilidad.

-

CODIGO DE ETICA- Es la declaración formal de los valores de una organización en relación a aspectos éticos y sociales.A. declaraciones basadas en principiosb. declaraciones basadas en políticaNORMAS GENERALES DE AUDITORIA- Tener independencia de criterio- Poseer una adecuada formación y capacidad profesional- Mantener actualizado los conocimientos- Informar a las instancias competentes sobre cualquier limitación- La labor debe ser planificada, supervisada y soportada- Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes- Los informes deben ser imparciales, objetivos, oportunos- los informes deben presentar los hallazgos de manera convincente e ideas- Las sugerencias y recomendaciones deben ser concretas, pertinentes y viablesCRITERIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES ETICAS1. Magnitud de las consecuencias2. Consenso social3. Probabilidad del efecto4. Inmediación temporal

-

5. Proximidad6. Concentración del efectoMECANICA PARA LA TOMA DE DECISIONES ETICAS1. Definir el asunto a resolver2. Identificar los valores fundamentales3. Ponderar los valores en conflicto y seleccionar una alternativa para balancearlos4. Definir y valorar la estrategia para presentar la decisión 5. Implementar la decisión6. Monitorear el efecto de la decisiónORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORES ESTRUCTURA- Coordinador general- Líder del proyecto- Asistente o analista del proyectoINSTRUMENTOS NORMATIVOS 1. Carta de convenio 2. Convenio de servicios profesionales3. Contrato de prestación de servicios

-

METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVADIAGNOSTICO PRELIMINAR:

•Se basa en la percepción del auditor

•Se prepara un marco de referencia que fundamenta la razón por la que surge la necesidad de auditar

OBJETIVO:

•Justificar la necesidad de auditar

•Determinar el alcance de auditoria

•Determinar acciones para atender prioridades detectadas

•Cuantificar las necesidades de recursos

•Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades

•Seleccionar tentativamente los indicadores financieros y gestión

•Precisar los mecanismos de decisión , supervisión y control

•Especificar la forma y periodicidad para reportar avances

TECNICAS DE RECOLECCIÓN:

•Investigación documental - Observación directa - Entrevista

•Cuestionarios - Cuestionarios - Cédulas

•Acceso a redes de información

 Génesis de la organización

Creación de la organización Cambios en la composición jurídica Traducción del objeto en estrategias Manejo de la delegación de facultades

Infraestructura Esquema de operación (procesos/funciones) Estilo de administración Modificaciones en la estructura organizacional Nivel de desarrollo tecnológico

Forma de operación Desempeño registrado Logros alcanzados Expectativas no cumplidas Proceso de toma de decisiones

Posición competitiva Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización Competencias centrales Clientes, proveedores y competidores 

Diagnóstico preliminar

PAPELES DE TRABAJO

•Registros donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a las que se llega.

•Permite ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo .

•Proporcionan soporte principal que en su momento el auditor incorporará al informe.

•Deben formularse con claridad y exactitud, sobre los datos del análisis, comprobación, opinión y conclusiones de los hechos, transacciones o situaciones detectados.

•Son confidenciales y deben ser resguardados.

ELEMENTOS:

•Identificación de la auditoria

•El proyecto de auditoria

•Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes de trabajo realizado

•Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoria

•Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo

•Anotaciones sobre información relevante

•Ajustes realizados durante su ejecución

•Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación

•Reporte de posibles irregularidades

EVIDENCIA

•Preveen el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real.

FÍSICA: mediante la inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos y se presenta a través de notas, fotos, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.

DOCUMENTAL: análisis de documentos, contiene cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos.

TESTIMONIAL: declaraciones de personas que realizan durante el exámen.

ANALÍTICA: comprende, cálculos,, comparaciones, razonamientos, desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes.

CARACTERISTICAS:

Suficiente: cantidad

Competente: debe ser consistente, convincente, confiable y haber sido validada.

Relevante: (Calidad) aportar elementos de juicio para demostrar o refutar en forma lógica

Pertinente: existir coherencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones.

CUESTIONES A INFORMAR

1. Problemas para obtener evidencia suficiente, producto de registros incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentación inadecuada o alterada.

2. Transacciones realizadas fuera del curso normal

3. Limitaciones para acceder a los sistemas de información

Contexto Fisonomía de la organización de su situación actual y su trayectoria histórica Mecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento Posición en el mercado Ciclo de vida de la organización

Información operativa Gestión de funciones, procesos y proyectos Coordinación de las acciones Administración de la tecnología de la información Análisis de la interacción planeación, organización, dirección y control

Desempeño Manejo de indicadores de gestión - Comportamiento organizacional Resultados alcanzados - Margen de efectividad

Estrategia competitiva Propósito estratégico - Enfoque estratégico Procesos estratégicos - Habilidades distintivas

Liderazgo Cultura organizacional - Valores Trabajo en equipo - Calidad de vida de la organización

Perspectivas Estructura - Oportunidades de negocio Administración del cambio - Potencial de innovación Control estratégico

Diagnóstico administrativo

4. Registros incongruentes con las operaciones realizadas

5. Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias

SUPERVISIÓN DEL TRABAJO: realizar un seguimiento del trabajo planificado.

EXAMEN

Aplicación de las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos.

1.¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan

2.¿Para qué se hace? Propósitos que se persiguen

3.¿Quién lo hace? Personal que interviene

4.¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican

5.¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan

6.¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos

7.¿Por qué se hace? Lógica o razón que se persigue

INFORME

Objetivo y campo de aplicación Normas de referencia Términos y definiciones de la norma ISO 9000:2000 Antecedentes de las normas de calidad Cambios registrados en las normas entre los años de 1994 y

2000 Orientación al servicio: normas ISO 9001:2000 Sistemas de

gestión de la calidad: requisitos e ISO 9004:2000 Sistemas de gestión de la calidad: directrices para la mejora del

desempeño. Norma ISO 9004:2000. Principios de gestión de la calidad ISO 19011:2000 Sistemas de gestión de la calidad y la gestión

ambiental: directrices sobre la auditoría de sistemas de gestión

de la calidad y ambientales Términos y definiciones de la norma ISO 19011:2000 Directrices para la autoevaluación

Normas de calidad

Organización vertical Con una sola sede Con unidades desconcentradas Con unidades descentralizadas Con unidades desconcentradas y descentralizadas Con unidades globales Con unidades desconcentradas, descentralizadas y globales

Organización horizontal Unidades al mismo nivel Equipos de trabajo En red de tecnología En red global

Organización vertical/horizontal Función/proceso Proceso Estratégica

Organización virtual Unidades en el lugar de origen Unidades a nivel global

ALTERNATIVAS DE ESTRUCTURA PARA CAPITALIZAR HABILIDADES DISTINTIVAS, VENTAJA COMPETITIVA Y ENFOQUE ESTRATÉGICO

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

APLICACIÓN

RETROALIMENTACIÓN

EJE

JAPÓN

MÉXICO

FRANCIA

ITALIA

BRASIL E.U.A.

EGIPTO

AUSTRALIA

Auditoría administrativa en empresas con una red global

A

UD

ITO

RÍA

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

EMPRESA

PROCESO A

PROCESO B

PROCESO C

RETROALIMENTACIÓN

APLICACIÓN

Auditoría administrativa en empresas que operan en base a función/proceso

EMPRESA

PROCESO A

PROCESO B

PROCESO C

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

APLICACIÓN

RETROALIMENTACIÓN

Auditoría administrativa en empresas que operan basadas en procesos

EMPRESA

UEF UEF UEF

UEC

UEG

UEN

UEN

UEN

A

UD

ITO

RÍA

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

RETROALIMENTACIÓN

APLICACIÓN

Auditoría administrativa en empresas que operan bajo una organización estratégica

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

MATRIZ

U.E. AMERICA

U.E. AFRICA

U.E. EUROPA

U.E. ASIA

RETROALIMENTACIÓN

APLICACIÓN

Auditoría administrativa en una empresa con un modelo de organización virtual con

unidades a nivel global

Gestión del cambio

Reconocimiento proactivo

Reconocimiento reactivo

Diagnóstico

Reconocer y evaluar la necesidad del cambio

Fuerzas impulsoras

Fuerzas estabilizadoras

Fuerzas restrictivas

Condicionesnuevas

Condicionesprevalecientes

Condicionesestables

Condicionessin cambio

Campo dinámico de fuerzas del cambio

ANÁLISIS

DIALÉCTICO

CAMBIO

PROFUNDO

ACCIÓN

SECUENCIAL

GESTIÓN DEL CAMBIO

AJUSTE AUTOMÁTICO

CAMBIO MENOR

FUERZAS DEL CAMBIO

FUERZAS DEL CAMBIO

FU

ER

ZA

S D

EL

CA

MB

IO F

UE

RZ

AS

DE

L C

AM

BIO

Proceso del cambio

Energía,información,conocimiento

Concepto

Diagnóstico

Implementación

SentidoContexto

Seguimiento yevaluación

Transmisión Consolidación

Consenso Estrategia

RetroalimentaciónRetroalimentación RetroalimentaciónRetroalimentación

Gestión del cambio

Cultura Estrategia

Valores

Liderazgo Tecnología

Estructura

Rentabilidad

Capitalintelectual

Competenciascentrales

Polígono de tendencias

Por capítulo:

Objetivos

Resumen

Conclusión

Preguntas para debate

Casos para análisis extraídos de auditorías administrativas implementadas en instituciones públicas y privadas

Apéndices con aplicaciones clave

Un caso integrador basado en la presentación completa de una auditoría administrativa a una empresa del sector de la construcción

De forma

Integración de:

• 103 hechos y aportaciones que a lo largo de la historia han dado rezón de ser a la auditoría administrativa

• Todas las vertientes de estrategia que inciden en el desempeño de una organización

• Un marco ético y de responsabilidad social y profesional profundo• 53 áreas de aplicación (componentes fundamentales)• Nueva visión para el diagnóstico organizacional y el análisis multinivel

de variables • 250 enfoques organizacionales y cuantitativos para orientar el examen

de una organización• 700 indicadores financieros y de gestión• 3400 preguntas para evaluar el comportamiento de los componentes

fundamentales• 13 herramientas operativas, de diagnóstico y evaluación• 130 escalas de medición• Sistemas de gestión de la calidad en materia de mejora del

desempeño, auditoría y autoevaluación (Normas ISO 9000: 2000)• 15 versiones de estructura organizacional• Todas las normas, programas, guías o lineamientos clave para auditar

en el sector público• Un nuevo modelo de gestión del cambio

De fondo

Enrique Benjamín Franklin F.Enrique Benjamín Franklin F.

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