Auditoría de Efectivo, Ingresos y Cuentas por Cobrar
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Auditoría de Efectivo, Ingresos y Auditoría de Efectivo, Ingresos y Cuentas por CobrarCuentas por Cobrar
Nelsa L. Acevedo Meléndez Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno
2 de mayo de 2008
Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR
Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173
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Contraloría a sus órdenes...
OBJETIVOS
Discutir:
• Reglamentación aplicable
• Objetivos de la auditoría
• Pruebas de cumplimiento
• Hallazgos más frecuentes
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Contraloría a sus órdenes...
REGLAMENTACIÓN
• Ley Núm. 230 – Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico del 23 de julio de 1974, según enmendada
• Ley Núm. 81 – Ley de Municipios Autónomos del 30 de agosto de 1991, según enmendada
• Reglamento Núm. 9 – Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Especiales nombrados por el Secretario de Hacienda del 6 de abril de 2005, según enmendado
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Contraloría a sus órdenes...
• Reglamento Núm. 25 – Recaudación, Depósito, Control y Contabilidad de Fondos Públicos Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares del 7 de noviembre de 2006
• Reglamento Núm. 44 – Deudas no Contributivas Existentes a Favor del Gobierno de Puerto Rico del 12 de agosto de 1997
• Reglamentación interna de la unidad.
Cont. REGLAMENTACIÓN
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Contraloría a sus órdenes...
Programa de AuditoríaEfectivo, Recaudaciones y Conciliaciones
Comprobar la existencia del efectivo en mano, los certificados de depósitos e inversiones, y que éstos son propiedad de la unidad.- Efectúe arqueos de caja; verifique la
adquisición y cancelación de los valoresEl efectivo en caja, las cuentas bancarias, los
cheques y libros de recibos en blanco están sujetos a los controles y procedimientos adecuados de contabilidad.- Realice un inventario físico de los cheques y
los recibos en blanco
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Contraloría a sus órdenes...
Los fondos recaudados son depositados íntegramente y prontamente en las cuentas del erario público.
- Verifique si los fondos recaudados se depositan diariamente
Los fondos de cambio y caja menuda, y sus desembolsos están autorizados y justificados.
- Verifique si las reposiciones están debidamente documentadas
Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES
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Contraloría a sus órdenes...
Las recaudaciones se registran con exactitud en los libros de contabilidad y éstos a su vez concuerdan con el banco o con terceros.- Coteje las hojas de depósitos con el estado
bancarioEl importe del ingreso, según las transacciones y
los documentos justificantes, concuerdan con el importe del recibo expedido.- Verifique la información incluida en los recibos
Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES
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Contraloría a sus órdenes...
EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN
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Contraloría a sus órdenes...
PALABRAS NÚMEROS
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Contraloría a sus órdenes...
NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN
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Contraloría a sus órdenes...
ANULADO SIN EXPLICACIÓN
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Contraloría a sus órdenes...
CONTIENE BORRONES Y TACHADURAS
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Contraloría a sus órdenes...
NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO
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Contraloría a sus órdenes...
El balance del efectivo, según presentado en los informes financieros reflejan propiamente todo el efectivo en la unidad, en tránsito o depositado con terceras personas (Conciliaciones Bancarias).
Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES
Según la conciliación, coteje los balances presentados contra:
Mayor generalEstado bancario
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Contraloría a sus órdenes...
Los balances de efectivo reflejan un corte (cut off) propio de recaudaciones y desembolsos.
- Determine la corrección de los ingresos, cheques en circulación y cheques pagados.
Las transacciones relacionadas con el efectivo son anotadas con prontitud y exactitud en registros detallados y adecuados.
- Verifique si las cuentas se concilian mensualmente y son revisadas y aprobadas
Cont. EFECTIVO, RECAUDACIONES Y CONCILIACIONES
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Contraloría a sus órdenes...
HALLAZGOS FRECUENTES
Recaudaciones entregadas con tardanzas. Sobregiros en fondos y cuentas bancarias. Fondos y cuentas bancarias inactivas por más
de un año. Conciliaciones bancarias preparadas
incorrectamente o con atrasos. Recaudadores sin nombramiento. Recibos con borrones y tachaduras. Recibos anulados sin explicación.
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Contraloría a sus órdenes...
Cont. HALLAZGOS FRECUENTES
Recibos en que el importe de las palabras no es igual al importe en números.
Apropiación de fondos. No existe un inventario perpetuo de los recibos
de recaudación en blanco y utilizados. No se lleva un registro de las inversiones. Cheques pendientes de pago por más de seis
meses.
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Contraloría a sus órdenes...
Ver que se cumple con las normas para el otorgamiento de crédito y que las mismas sean de conformidad con la ley.- Determine si la evaluación de crédito fue
adecuada y debidamente aprobadaDeterminar que los despachos de bienes o la
prestación de los servicios estén debidamente autorizados y facturados a los precios y términos correctos.- Compare las autorizaciones de despacho contra
las facturas en cuanto a cantidad y descripción de bienes
Programa de AuditoríaIngresos y Cuentas por Cobrar
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Contraloría a sus órdenes...
Determinar que los ajustes en las facturas estén autorizados.- Identifique e investigue los ajustes reflejados
en las facturasVer que las facturas, los ajustes y recaudaciones
estén registrados propiamente en las cuentas de los clientes y en el período correcto.- Concilie los totales del registro de ingresos
contra las cuentas de ingresos y las cuentas por cobrar del mayor general
Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
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Contraloría a sus órdenes...
Determinar que los créditos (memorandos de crédito, devoluciones y descuentos) estén debidamente autorizados y registrados correctamente.- Verifique si se realizó la entrada
correspondiente en el subsidiario de cuentas por cobrar y en el registro de inventario, las devoluciones de bienes, descuentos y créditos
Establecer la validez de las cuentas por cobrar y declaradas incobrables.- Envíe a los clientes confirmaciones de las
cuentas por cobrar
Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
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Contraloría a sus órdenes...
Determinar que las cuentas por cobrar sean registradas y los saldos establecidos en los registros financieros son correctos.
- Compare los balances de las cuentas contra el subsidiario de las cuentas por cobrar
Cont. INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR
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Contraloría a sus órdenes...
HALLAZGOS FRECUENTES
Falta de gestiones de cobro efectivas de las cuentas por cobrar.
No se mantenía un registro de las facturas pendientes de cobro.
Falta de información en los libros y registros. Ausencia de segregación de deberes.
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Contraloría a sus órdenes...
Información adicional
División de Auditorías de:
• Corporaciones Públicas: (787) 777-6080
• Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248
• Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249
¿PREGUNTAS?¿PREGUNTAS?
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