AUDITORÍA DEL CICLO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO

EI inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio. Para los negocios de ventas al menudeo o al mayoreo, el Inventario más Importante es la mercancía a mano disponible para su venta. Para los hospitales el inventario incluye alimentos, medicinas, y suministros médicos. Una compañía industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros para uso en la producción, artículos en proceso de fabricación y mercancía terminada disponible para su venta.

Por  las razones que siguen, con frecuencia la auditoria de inventarios es la parte más compleja y que consume más tiempo en una auditoría:

Por  lo general, el inventario es una partida principal en el balance y a menudo es la partida más grande de las cuentas incluidas en el capital de trabajo.

El inventario está en diferentes lugares, lo que dificulta su control y conteo físico. Las compañías tienen su inventario accesible para la fabricación eficiente y venta del producto, pero esta dispersión crea considerables problemas en una auditoría.

La diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades al auditor. Partidas como joyas, materias químicas y piezas electrónicas, presentan problemas de observación y evaluación.

La Evaluación del inventario también es difícil por factores como la obsolescencia y la necesidad de distribuir costos de fabricación al inventario.

Existen varios métodos de evaluación de inventario que son aceptables pero cualquier cliente determinado debe aplicar un método de manera consistente año tras año. Además, una organización prefiere utilizar diferentes métodos de valuación para diferentes partes del inventario.

El objetivo en la auditoria del siclo de inventarios es evaluar si los saldos de las cuentas relacionas se presentan de acuerdo con las normas de la contabilidad generalmente aceptadas. En el ciclo de inventarios, identificamos las siguientes transacciones:

1) Almacenamiento de productos.

2) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (gastos de personal, servicios públicos, etc)

3) Costeos de los productos.

4) Salida de los productos.

5) Ajuste al inventario y al costo de vetas.

Las cuentas que incluidas en este ciclo serán:

- Inventarios

- Costos de ventas

El proceso de inventarios es único debido a su estrecha relación con otros procesos de operaciones (Compras, Ventas, Recurso Humanos) y a la complejidad de sus transacciones.

Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditoria de inventarios son:

1) En la mayoría de las compañías el inventario es de partida significativa en los estados financieros.

2) El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado y dicho costo es retenido en las cuentas de inventarios de la empresa hasta que el producto es vendido.

3) Se puede encontrar en diferentes ubicaciones.

4) La diversidad de inventarios puede generar dificultades para el auditor relacionadas con la evaluación y la observación (Ejemplo: químico, inventarios a granel, gases, joyas).

5) La valuación del inventario también es compleja debido a factores como la obsolescencia.

6) Existen varios métodos de valuación de inventarios que son aceptados pero los clientes los deben aplicar de manera uniforme año tras año.

7) El inventario en tránsito muchas veces no es reconocido por la compañía teniendo en cuenta los términos INCOTERMS (son normas acerca de las condiciones de entrega de las mercancías. Se usan para dividir los costes de las transacciones comerciales internacionales, delimitando las responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la práctica actual en el transporte internacional de mercancías).

8) Puede existir inventario en poder de terceros que por lo general no es controlado de forma adecuada.

Una forma sencilla de plantear el tipo de pruebas y el alcance de las mismas es identificar que riesgos en los estados financieros se pueden materializar.

FUNCIONES EN   EL CICLO Y CONTROLES INTERNOS  

Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistema  separados pero muy relacionados entre sí, uno que involucra flujo real de la producción y el otro los costos relacionados. A medida que los inventarios pasan a través de la compañía, se realizan controles adecuados sobre su movimiento físico así como de sus costos relacionados.

Un examen breve de las seis funciones  que constituyen el ciclo de inventarios y almacenamiento nos ayudara a entender estos controles y la evidencia de auditoría que se necesita para comprobar su efectividad.

PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA

Se utilizan las requisiciones de compra para solicitar al departamento de compras  y control que finque órdenes para obtener diversos artículos para el

inventario. El personal de almacén inicia las requisiciones, o se realiza esto por computadora cuando el inventario llega a un nivel predeterminado; se colocan las órdenes para obtener los materiales requeridos para un pedido de un cliente; o se inicia  las órdenes a partir de un conteo periódico de inventarios realizado por persona responsable. Sin importar el método que se siga, los controles sobre requisiciones de compras y las órdenes de compra relacionadas se evalúan y prueban como parte del ciclo de adquisiciones y pagos.

RECEPCIÓN DE  MATERIALES NUEVOS

La recepción de las materiales ordenados también forma parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Los materiales recibidos se inspeccionan en cantidad y calidad. El departamento de recepción elabora un reporte de recepción que se convierte en parte de la documentación necesaria antes de efectuarse el pago. Después de la inspección, se envía el material al almacén y los documentos  de recepción por lo general se envían a compras, almacén y cuentas por pagar.

ALMACENAMIENTO DE MATERIAS  PRIMAS

Cuando se reciben los materiales, se guardan en el almacén hasta qué se   necesitan para la producción. Se envían los materiales de la existencia en  inventarios a producción, mediante la presentación de una requisición de  materiales, orden de trabajo, u otro documento similar debidamente aprobado   que indica el tipo y cantidad de materiales necesarios. Se utiliza este documento de requisición para actualizar los archivos maestros de inventario perpetuo para realizar transferencias en libros de las cuentas de  materias primas a las de  producción en proceso.

PROCESAMIENTO  DE ARTÍCULOS

La parte de procesamiento del ciclo de inventarios y almacenamiento varía  mucho de empresa a empresa. La determinación de las partidas y la cantidad a  producirse se basa por lo general en órdenes específicas de clientes, pronósticos de ventas, niveles predeterminados de inventario de articulas terminados corridas económicas de Producción. Con frecuencia, un departamento separado de control de la producción es responsable de la determinación del tipo y cantidades de producción. Dentro de las diversos departamentos de producción se deben hacer provisión para contabilizar las cantidades producidas, control de desperdicios, controles de calidad y protección física del material en proceso. El departamento de producción debe generar reportes de producción y desperdicios para que el departamento de contabilidad pueda reflejar el movimiento de los materiales en los libros y determinar costos precisos de producción.

ALMACENAMIENTO  DE ARTÍCULOS TERMINADOS.

A medida que el departamento de producción concluye los artículos, se colocan en el almacén en espera de su embarque. En compañías con buenos controles internos, los artículos terminados se guardan bajo control físico en área  separada de acceso limitado. A menudo se considera que el control de artículos terminados forma parte del ciclo de ventas y cobranza.

EMBARQUE DE  ARTÍCULOS  TERMINADOS.

El embarque de artículos terminados es parte integral del ciclo de ventas cobranza. Cualquier embarque o transferencia de artículos terminados es autorizado por un documento de embarque debidamente aprobado.

ARCHIVOS   MAESTROS DE  INVENTARIO PERPETUO.

Uno de los registros que se utilizan para los inventarios, que no se ha estudiada con anterioridad, es un archivo maestro de inventario perpetuo. Por lo regular  se guardan registros perpetuos separados para materias primas y artículo terminados. La mayoría de las empresas no utilizan inventarios perpetuos de producción en proceso.                       

Los archivos maestros de inventario perpetuo incluyen sólo información acerca de las unidades de inventario adquiridas, vendidas y a mano, o también incluye información acerca de los costos unitarios.

PARTES DE LA AUDITORIA DE INVENTARIO

El objetivo  global en la auditoria del ciclo de inventarios y almacenamiento es determinar que las materias primas, producción en proceso, inventario de artículos terminados y costo de ventas se señalan de forma correcta en los estados financieros. Se divide el ciclo de inventarios y almacenamiento en cinco partes distintas.

ADQUISICIÓN Y REGISTRO DE MATERIAS PRIMAS, MANO DE OBRA Y COSTOS.

Esta parte del ciclo de inventarios y almacenamiento incluye las primeras tres funciones: procesamiento de órdenes de compra, recepción de materias primas y almacenamiento de las mismas. Primero se estudian los controles internos que existan sobre estas tres funciones, luego se comprueban como parte del desarrollo de pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones en el ciclo de adquisiciones, pagos y el ciclo de nóminas de personal. A la terminación del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor quedó, satisfecho de que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y los costos de fabricación.

TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y COSTOS

Las  transferencias internas incluyen la cuarta y quinta funciones: el procesamiento de los artículos y almacenamiento de los artículos terminados. Estas dos actividades no están relacionadas con ningún otro ciclo de transacciones, y, por tanto, se les debe estudiar y verificar como parte del ciclo de inventarios y almacenamiento. Los registros de contabilidad de estas funciones son los registros de contabilidad de costos.

EMBARQUE DE ARTÍCULOS Y REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS Y COSTOS

El registro de los embarques y costos relacionados, que es la última función,  forma parte del ciclo de ventas y cobranza. De esta manera se comprenden los controles internos sobre la función y se les verifica como parte de la auditoria del ciclo de ventas y cobranza.

OBSERVACIÓN FÍSICA DEL INVENTARIO

La observación del cliente que conduce un inventario físico es necesaria para determinar si un inventario registrado en realidad existe en la fecha del balance y si ha sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la primera área de auditoría para la que un examen físico es un tipo esencial de evidencia utilizada para verificar el saldo de una cuenta.

PRECIOS Y  RECOPILACIÓN DE   INVENTARIO

Los costos que se utilizan para evaluar el inventario físico deben probarse, para determinar si el cliente ha seguido correctamente un método de inventario qué concuerda con los principios de contabilidad generalmente aceptados y, consistentes con el que se ha utilizado en años anteriores.

Riesgos de los estados financieros a 31 de diciembre.

Uno de los riesgos más significativos del ciclo de inventarios, es la sobreestimación del valor del inventario y la subestimación del costo de ventas, con el fin de mostrar unos estados financieros atractivos a terceras partes (Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc). Para este riesgo el auditor debe enfatizar en sus pruebas sustantivas sin dejar de lado la posibilidad de subestimación de inventarios, que puede generar una mala toma de decisiones a la administración de la compañía.

¿Cómo se puede generar la sobreestimación del inventario y la subestimación del costo de ventas?

Estas son algunas de las situaciones más comunes:

1. Mostrando cantidades de inventario que no existen

2. Inflando el costo de los productos del inventario al momento de la asignación.

3. No trasladar la totalidad del costo de los productos vendidos a la cuenta de costo de ventas

4. Inventarios obsoletos, dañados o de lenta rotación no provisionados.

La diferencia en el énfasis en la auditoría de activos y pasivos es consecuencia directa de la responsabilidad legal de los contadores públicos. Si los inversionistas, acreedores y otros usuarios de la información financiera determinan después de la emisión de los estados financieros auditados que el patrimonio de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente, es muy probable que se demande a la firma de auditoría y/o al contador público independiente.

La sobrevaluación del patrimonio se puede generar sobreestimando los activos y/o subestimando los pasivos de la compañía. Identificados los riesgos que se pueden materializar y teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas a los controles, identificamos que tipo de prueba nos puede ayudar a detectar la ocurrencia del riesgo.

En el siguiente cuadro mostramos algunos ejemplos de pruebas que podemos implementar en nuestra auditoría de acuerdo con los riesgos identificados:Importante: Este cuadro no pretende abarcar la totalidad de las situaciones, simplemente esperamos que sirva de guía a los auditores en el planteamiento de las pruebas que se van a realizar a los estados financieros del cierre a 31 de diciembre de 2009:

 

RIESGOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS CON CORTE A 31

DE DICIEMBRE DE 2009

Pruebas SustantivasSobreestimación de inventarios

Subestimación del costo de ventas.

Inventarios X  

Participación en la toma física de inventarios de fin de año. X  

Verificación de que el inventario de fin de año fue ajustado de acuerdo con los resultados de la toma física. X  

Revisión de la conciliación entre el libro mayor y el módulo de inventarios (Kardex) X  

Revisión de la asignación de costos a los productos. X  

Confirmación de inventario en poder de terceros (operadores logísticos, inventario en consignación, etc) X  

Revisión de la suficiencia de la provisión por inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación. X  

Revisión de los registros de entrada y salida de inventarios X  Evaluar la necesidad de una provisión por desvalorización del inventario (costo o mercado, el más bajo). X  

Revisión analítica del comportamiento del costo de ventas vs los ingresos operacionales de la compañía durante el 2009. (Tendencias de enero a diciembre).   X

Revisión de la asignación de costos a los productos vendidos.   X

Verificación del ajuste del costo estándar al costo real.   X

Realizar una conciliación entre el inventario y el costo de productos vendidos.   XRevisión del presupuesto de costos vs costos reales (Para esta prueba debemos tener confianza en el presupuesto, preparación, revisión, aprobación etc.) bases de preparación, revisión, aprobación etc.)   X

PASOS DE UNA AUDITORIA

Carta de compromiso Flujograma Lista preliminar de riesgos Programa de auditoría con:

Origen Objetivo general y específicos Alcance y limitaciones Recursos y tiempo asignado

Controles y cuestionario (En 5 componentes) Recopilación de evidencia mediante: Pruebas y procedimientos de

auditoría (detalladas por control, sustantivas y analíticas). Documentación física y electrónica: Archivo legajos Informe de hallazgos y recomendaciones Dictamen

MATRIZ DE CONTROLES

PROCEDIMIENTOS REF AUDITOR

RESPONSABLE PENDIENTE OBSERVACIONES

AMBIENTE DE CONTROL

Verificar la existencia de un código de ética de conocimiento general por las personas que trabajan para la empresa        

Establecer la pertinencia del trabajo de la auditoría interna de la empresa        

VALORACION DEL RIESGO Evaluar la posibilidad de

que los riesgos identificados causen impacto negativo a las operaciones de la empresa        

Establecer si existen planes de contingencia en caso de que ocurra un desastre en las instalaciones de la empresa        

ACTIVIDADES DE CONTROL Confirmar mediante la revisión de documentación física que se elaboren actas en cada destrucción de inventario        Revisar que los cálculos para la valuación de los inventarios se realice con forme al método establecido en la compañía        

Realizar un cuestionario de Control Interno para la cuenta de Inventarios y Costo de Ventas que ayude a identificar riesgos        

Verificar que los saldos que aparecen en la cuenta de Inventarios corresponda efectivamente a la cantidad de ese material en la bodega mediante conteo físico de muestras        

selectivas

Revisar las firmas del recibo y despacho de mercadería de órdenes de compra y documentos por muestreo al azar        

Verificar que más de dos empleados revisen la mercadería saliente        SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN Establecer si la información contable de las cuentas de inventarios y costo de ventas llega sólo al personal autorizado        

Establecer si las directrices, memorandos, reportes e informes se comunican apropiada y oportunamente a las personas interesadas        SEGUIMIENTO Verificar si se están llevando a cabo apropiadamente la supervisión de las actividades diarias        Verificar si existe un procedimiento para informar sobre las anomalías en la administración del inventario        

CUESTIONARIO CONTROL INTERNO

AMBIENTE DE CONTROL

PREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES

¿La gerencia ha ¿La gerencia ha establecido un código de establecido un código de        

ética en cuanto al manejo ética en cuanto al manejo adecuado de los adecuado de los inventarios con los que inventarios con los que cuenta la empresa? cuenta la empresa? De estar establecido ¿Se De estar establecido ¿Se aplica por la gerencia? aplica por la gerencia?         ¿Se ha propuesto, la ¿Se ha propuesto, la gerencia, metas gerencia, metas alcanzables en cuanto al alcanzables en cuanto al mejoramiento del inventariomejoramiento del inventario actualmente? actualmente?        

VALORACIÓN DEL RIESGO

PREGUNTAPREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES

La empresa cuenta con unLa empresa cuenta con un seguro para el inventario? seguro para el inventario?        ¿Se cuenta con medidas ¿Se cuenta con medidas de control sobre el de control sobre el inventario que se encuentrainventario que se encuentra en mal estado o que puedeen mal estado o que puede llegar a estarlo? llegar a estarlo?        

ACTIVIDADES DE CONTROL

PREGUNTAPREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES

¿Se controla debidamente ¿Se controla debidamente la entrada del inventario?la entrada del inventario?        

¿Se controla debidamente ¿Se controla debidamente la salida del inventario? la salida del inventario?        

¿La rotación del inventario ¿La rotación del inventario es la adecuada? es la adecuada?