Auditorias_internas 2000

7/25/2019 Auditorias_internas 2000

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SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 25/07/08PR-SGA-RS-05 Versin 02

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

SUBDIRECCIN GENERALDE ADMINISTRACIN

PROCEDIMIENTO PARAAUDITORIA INTERNA DE CALIDAD


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SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 25/07/08PR-SGA-RS-05 1 de 15 Versin 02

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

HOJA DE AUTORIZACIN

Elabor

Lic. Edith vila Romo

Titular de la Unidad de Innovacin,Productividad y Transparencia(Representante de la Subdireccin)

Revis Revis

C.P. Nicols Hernndez Gama

Director de Recursos Financieros

Lic. Francisco T. Lara Hirschberg

Director de Recursos Materiales

Revis Revis

Lic. Gabriel Ordua Cano

Director de Recursos Humanos

Ing. Roberto Velzquez Gonzlez

Director de MercadeoPersonalizado e Internet


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SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS

Revisin Pgina (s)Modificada (s)

Descripc in del Cambio Fecha deEmisin

1 1 Por cambio de administracin se actualizan nombresy firmas en la hoja de autorizacin.

(No cambia de versin)

Julio 2008


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CONTENIDO

Nmero Tema Pgina

1 Objetivo 4

2 Alcance 4

3 Referencias 4

4 Polticas 4

5 Responsabilidades 5

6 Definiciones 6

7 Mtodo de Trabajo 7

7.1 Diagrama de Flujo 7

7.2 Descripcin de Actividades 9

8 Registros 15

9 Anexos 15


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1. OBJETIVO

Establecer la metodologa para la planeacin, ejecucin, seguimiento y cierre de AuditorasInternas de Calidad, con el propsito de verificar si el Sistema de Gestin de la Calidad de laSubdireccin General de Administracin cumple con las actividades planeadas, con la NormaISO 9001: 2000 y con los requisitos establecidos internamente, as como, su implementaciny mantenimiento de manera eficaz.

2. ALCANCE

Este Procedimiento aplica a todas las reas que se encuentran en el alcance del Sistema deGestin de la Calidad de la Subdireccin General de Administracin.

3. REFERENCIAS

3.1 Norma ISO 9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000), requisito 8.2.2 Auditora Interna.

3.2 Manual de la Calidad de la Subdireccin General de Administracin, seccin 8,Medicin, Anlisis y Mejora.

3.3 Procedimiento para la Elaboracin de Documentos (PR-SGA-RS-01).

3.4 Procedimiento para la Accin Correctiva (PR-SGA-RS-06).

3.5 Procedimiento para la Revisin al Sistema de Gestin de la Calidad (PR-SGA-SGA-08).

4. POLTICAS

4.1 Las Auditoras Internas de Calidad deben realizarse asegurando la independencia entreel auditado y el auditor.

4.2 Se deben realizar al menos dos auditoras en un ao.

4.3 La planeacin de la Auditora Interna de Calidad deber realizarse con al menos dossemanas de anticipacin a la realizacin de la auditora.

4.4 El personal a ser auditado deber ser avisado con al menos una semana de

anticipacin a la realizacin de la Auditora Interna de Calidad.

4.5 Las acciones correctivas derivadas de las no conformidades detectadas durante lasauditoras internas debern atenderse sin demora y en forma inmediata.


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5. RESPONSABILIDADES

Del Subdirector General de Administ racin.

5.1 Aprobar este Procedimiento.

5.2 Aprobar el Programa Anual de Auditora Interna de Calidad.

5.3 Proporcionar las facilidades para el desarrollo de las Auditoras Internas de Calidad.

Del Representante de la Subdireccin

5.4 Revisar este Procedimiento.

5.5 Elaborar el Programa Anual de Auditora Interna de Calidad.

5.6 Designar al Auditor Lder y junto con ste, seleccionar al Equipo Auditor.

5.7 Asegurar que las Auditoras Internas de Calidad se realicen conforme a loslineamientos establecidos en este Procedimiento.

5.8 Elaborar y mantener actualizado este Procedimiento.

Del Auditor Lder.

5.9 Participar en la seleccin del equipo auditor, junto con el Representante de laSubdireccin.

5.10 Elaborar el Plan de Auditora Interna de Calidad.

5.11 Coordinar la ejecucin de la auditora, asegurando que se realice de acuerdo a loplaneado.

5.12 Elaborar el Informe de Auditora Interna de Calidad.

5.13 Dar seguimiento a la solucin de no conformidades derivadas de auditora.

De los Audi tores Internos de Calidad

5.14 Elaborar las Listas de Verificacin.

5.15 Ejecutar la auditora con objetividad y profesionalismo.

De los Directores de reas Auditadas.

5.16 Dar las facilidades a los auditores para realizar las auditoras: disponibilidad de tiempo,acceso a la informacin y un espacio para que trabajen.


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5.17 Resolver las no conformidades detectadas en la Auditora Interna de Calidad.

De todo el personal

5.18 Apegarse a lo establecido en este Procedimiento.

5.19 Proporcionar a los auditores la informacin necesaria con el fin de que las auditoraspuedan realizarse de forma adecuada.

6 DEFINICIONES

6.1 Aud itor.

*Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

6.2 Auditora.

*Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de laauditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en quese cumplen los criterios de auditora.

6.3 Aud itora Interna de Calidad.

Auditora al Sistema de Gestin de la Calidad, realizada por personal perteneciente ala organizacin, apegndose a lo establecido en este Procedimiento.

6.4 Evidencia de la Auditora.

*Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentespara los criterios de auditora y que son verificables.

6.5 Criterios de Aud itora.

*Conjunto de Polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

6.6 No Conformidad.

*Incumplimiento de un requisito.

6.7 No Conformidad Mayor.

Incumplimiento a un requisito completo de la norma o criterio de auditora, ya sea queno se haya tomado en cuenta o no se haya implementado. Cuando una desviacin oincumplimiento pone en riesgo el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad.

6.8 No Conformidad Menor.

Incumplimiento parcial de algn requisito de la Norma o criterio de auditora; fallaaislada no sistemtica. Cuando se detecta la misma no conformidad menor en varioslugares de la Subdireccin, se debe clasificar como no conformidad mayor.

* Las definiciones aqu contenidas son de acuerdo con la Norma ISO-9000:2000 Sistemas deGestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario.


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7 METODO DE TRABAJO

Este diagrama presenta de forma general las actividades para Auditora Interna deCalidad. Para mayores detalles ver el punto 7.2

7.1 DIAGRAMA DE FLUJO

Plan de AuditoraInterna de Calidad

Anex o 2


Anexo 2

Lista deVerificacinAnex o 3

Lista deVerificacin

Anexo 3

Plan deAuditoraInterna de Calidad

Anexo 2

Programa Anualde AuditoraInterna de Calidad

Anexo 1

Programa Anual deAuditora Interna

de CalidadAnexo 1


Anex o 2

5. Elabora Plan deAuditora Interna deCalidad.

Oficio

INICIO

1. Elabora y/o actualiza elPrograma Anual de

Auditora Interna deCalidad y lo entrega a laSubdireccin General deAdministracin

2. Define el objetivo y elalcance de la AuditoraInterna de Calidad.

Representante de laSubdireccin

3. Selecciona al AuditorLder.

4. Seleccionan al equipoauditor.

7. Elaboran listas deverificacin.

6. Informa fecha y hora dela auditora.

Representante de laSubdireccin y Auditor

Lder

Aud ito r Lder


Aud itor L der/ Eq uip oAud ito r

Aud ito r Lder

8. Realiza junta de

apertura.

Aud ito r L ider /Equi poAud ito r

9. Ejecutan la auditora yrealizan reuniones deauditores intermedias

Solicitud deAccin

Correctiva/Preventiva Anexo 4

10. Realizan reunin final deauditores.

11


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Oficio

Solicitud deAccin

Correctiva/Preventiva Anexo 4

Informe deAuditoria Interna

de Calidad

Solicitud deAccin Correctiva /

Preventiva Anex o 4

Solicitud deAccin Correctiva /

Preventiva Anex o 4Solicitud deAccinCorrectiva/PreventivaAnexo 4

Informe deAuditora Interna deCalidad

Informe deAuditora Interna

de Calidad

FIN

12. Elabora informe deAuditora Interna deCalidad.

13. Distribuye informe.

14. Aplica accionescorrectivas.

Director de Area

Aud ito r Ld er

15. Da seguimiento a lasacciones correctivas.

16. Notifica el cierre de laAuditora Interna deCalidad.

Aplica Procedimiento para laAccin Correctiva

11

Aud ito r Lder

11. Realiza junta de cierre.

A

A

Aplica Procedimiento para laAccin Correctiva

17. Informa de losresultados en la Revisinal Sistema de Gestin dela Calidad.


Procedimiento Revisin alSistema de Gestin de laCalidad

Aud ito r Lder


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7.2

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Responsable Paso ActividadDocumentode Trabajo

1. Elabora y/o actualiza el Programa Anual de Auditora Internade Calidad y lo entrega a la Subdireccin General de

Administrac in.

1.1 Elabora el Programa Anual de Auditora Interna.

Para asignar la clave a las Auditoras Internas de Calidad en elPrograma, considera la siguiente estructura:

AICXXYY

AIC = Auditora Interna de Calidad.XX = Nmero consecutivo de Auditora.YY = Dos ltimos dgitos del ao programado.

Cada ao se reinicia la numeracin.

1.2 Actualiza el programa, si es necesario, con base en: Los resultados de Auditoras Internas de Calidad previas. El estado que guarda el Sistema, es decir, si se han

presentado cambios en la Subdireccin General deAdministracin, en los procesos, dentro del alcance.

El estado de las reas a auditar, el impacto en la calidaddel producto o servicio o las reas de oportunidad que sepresenten.

1.3 Entrega al Subdirector General de Administracin el ProgramaAnual de Auditora Interna para su aprobacin.

Anexo 1

2. Define el objetivo y el alcance de la Audito ra Interna deCalidad.

Representantede la

Subdireccin

2.1 Para cada Auditora Interna de Calidad programada define elobjetivo:

El objetivo, el cual puede comprender uno o ms de los

siguientes elementos: Verificar implantacin. Verificar cumplimiento con los requisitos de la Norma

ISO 9001:2000. Verificar efectividad del Sistema de Gestin de la

Calidad. Verificar cumplimiento con requisitos regulatorios y

legales.


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El alcance, el cual puede estar dirigido a: Servicios. reas. Procesos. Requisitos de la Norma. Requisitos regulatorios y legales.

3. Selecciona al Auditor Lder.

Representantede la

Subdireccin

3.1 Selecciona al Auditor Lder del Catlogo de Auditores, el cualdebe ser competente conforme a lo siguiente:

Experiencia en la realizacin de auditoras, aunque no hayansido precisamente de calidad.

Habilidad de liderazgo. Habilidades administrativas: organizacin, control. Cumplir con los requisitos para el equipo auditor.

Una vez seleccionado el Auditor Lder, le informa del objetivo ydel alcance de la Auditora Interna de Calidad.

4. Seleccionan al Equipo Auditor .

Representantede la

Subdirecciny

AuditorLder

4.1 Seleccionan a los integrantes del equipo auditor de acuerdo alCatlogo de Auditores, los cuales deben ser competentescumpliendo con:

Tener como mnimo una licenciatura trunca. Haber tomado el curso de Interpretacin de la Norma ISO

9001:2000. Haber tomado el curso de Formacin de Auditores y aprobar

el examen. Tener al menos un ao trabajando en la Institucin. Haber participado en al menos una auditora interna como

auditor en entrenamiento. Tener la habilidad de comunicarse fcilmente en forma oral y

escrita.

Asimismo, deben cerciorarse de que no se asigne un auditorinterno de la calidad a la misma rea a la que pertenece, con elfin de garantizar la objetividad de este proceso.


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El Representante de la Subdireccin mantiene actualizado elCatlogo de Auditores, as como la evidencia de cumplimiento delos requisitos antes mencionados.

5. Elabora Plan de Auditora Interna de Calidad.

5.1 Elabora el Plan de Auditora Interna de Calidad, donde establece:

Objetivo y alcance de la auditora. Identificacin de las reas a auditar. Criterios de auditora.

Fecha y lugar de la auditora. Distribucin de actividades de auditora y horarios para su

ejecucin, incluyendo la junta de apertura, la junta de cierrey las reuniones de auditores.

Auditor

Lder

5.2 Entrega copia del Plan de Auditora Interna de Calidad alRepresentante de la Subdireccin para su aprobacin.

Anexo 2

6. Informa fecha y hora de la auditora.

6.1 Una vez aprobado el Plan de Auditora Interna de Calidad,mediante oficio, comunica a los responsables de rea a serauditados, la necesidad e importancia de asegurar su

participacin en la auditora.Representantede laSubdireccin 6.2 Convoca al equipo auditor para informarles de su participacin

en la prxima Auditora Interna de Calidad, quin ha sidodesignado como Auditor Lder y entregarles copia del Plan deAuditora Interna de Calidad.

OficioAnexo 2

7. Elaboran listas de verificacin.

Auditor Ldery EquipoAuditor

7.1 Con base en lo establecido en el Plan, elaboran la(s) lista(s) deverificacin correspondiente(s) a las reas que sern auditadas,tomando en cuenta los criterios de auditora: Norma ISO 9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000). Manual de la Calidad de la Subdireccin General de

Administracin. Documentacin del rea a ser auditada. Requisitos regulatorios y legales. Otros.

Anexo 2

Anexo 3


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8. Realiza jun ta de apertura.

AuditorLder

8.1 Conduce la junta de apertura de acuerdo con lo estipulado en elPlan, en la cual participan los responsables de rea a serauditados y en donde:

Confirma el objetivo y alcance de la auditora. Presenta al Equipo Auditor. Explica el mecanismo para la ejecucin de la auditora. Informa sobre la clasificacin de las no conformidades

(mayor y menor). Confirma los horarios establecidos en el Plan de Auditora

Interna de Calidad y, en su caso, realizan ajustes. Confirma el da y hora de la junta de cierre. Solicita guas (opcional). Solicita la asignacin de un espacio de trabajo para que

pueda reunirse el equipo auditor.

Nota: los guas son personal correspondiente al rea auditada,los cuales acompaan a los auditores durante la ejecucin de laauditora y pueden servir como intrpretes entre el auditorinterno de calidad y el auditado en relacin a la aplicacin dellenguaje tcnico de ambas partes. Los guas no deben contestarpor el auditado; slo se les permite participar para aclararconceptos que puedan estar siendo mal interpretados.

9. Ejecutan la auditora y realizan reuniones de auditoresintermedias.

9.1 Lleva a cabo el desarrollo de la auditora con en el Plan yutilizando las Listas de Verificacin correspondientes, registrandoclara y completamente en stas la evidencia de auditora que sevaya obteniendo durante las entrevistas.

AuditorLder

yEquipoAuditor

9.2 Si durante el desarrollo de las entrevistas se detectan noconformidades, stas debern ser informadas inmediatamentepor el auditor interno de calidad, de forma verbal, al auditado.

Anexo 2

Anexo 3

9.3 Realizan reuniones de auditores intermedias, en las que sediscuten los hallazgos encontrados, se plantean las noconformidades, se definen lneas de investigacin y el AuditorLder verifica el cumplimiento del Plan de Auditora Interna.

9.4 Continan con las entrevistas de acuerdo a lo planeado.


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10. Realizan reunin final de auditores.

AuditorLder

yEquipoAuditor

10.1 Cuando han concluido las entrevistas, realizan una ltimareunin de auditores para registrar las no conformidadesdetectadas en el formato de Solicitud de Accin Correctiva /Preventivas.

Los auditores internos de calidad deben redactar las noconformidades asegurndose de incluir claramente la redaccindel problema detectado, citando el requisito que se incumpli y laevidencia de auditora que sustenta dicho incumplimiento.

El Auditor Lder revisa que las no conformidades se hayanredactado de acuerdo a lo anterior y que se hayan clasificadocorrectamente y solicita al Representante de la Subdireccin queles asigne nmero de control y las registre.

Anexo 4

11. Realiza jun ta de cierre

AuditorLder

11.1 Conduce la junta de cierre, en la cual estarn presentes lasmismas personas que participaron en la junta de apertura. Enesta reunin: Confirma el cumplimiento del objetivo y el alcance de la

Auditora Interna de Calidad. Da lectura a las no conformidades detectadas. Entrega las Solicitudes de Acciones Correctivas a los

responsables de rea para su firma de aceptacin. Agradece la participacin del personal de las reas

auditadas.

Nota: Una vez terminada la junta de cierre, fotocopia lasSolicitudes de Accin Correctiva, entregando el original alDirector de rea que le aplique, as como, una copia alRepresentante de la Subdireccin, conservando una copia.

Anexo 4

12. Elabora Informe de Auditora Interna de Calidad.

12.1 Elabora en formato libre el Informe de Auditora Interna, el cualdebe incluir: Objetivo y Alcance de la Auditora Interna de Calidad; Equipo Auditor; Personal Auditado; Resumen de no conformidades detectadas; Conclusiones.

Informe deAuditoraInterna deCalidad


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13. Distribuye informe.AuditorLder

13.1 Entrega el Informe de Auditora Interna de Calidad alRepresentante de la Subdireccin, junto con las listas deverificacin y copia del informe a los Directores de cada rea

Informe deAuditoria

Interna deCalidad

14. Aplica acciones correctivas.

14.1 Para eliminar las no conformidades detectadas en su rea y suscausas, aplica el Procedimiento Accin Correctiva.

Director derea

14.2 Se asegura que la accin tomada sea efectiva.

Procedimientopara la Accin

Correctiva

Informe deAuditoria

Interna deCalidad

Anexo 415. Da seguimiento a las acciones correctivas.

15.1 Conforme a la fecha compromiso establecida por el Director derea para el cierre de la no conformidad, da seguimiento a lasacciones correctivas implantadas hasta su cierre.

Conforme se van cerrando las acciones correctivas, entrega eloriginal de la Solicitud de Accin Correctiva / Preventiva alRepresentante de la Subdireccin.

Procedimientopara la Accin

Correctiva

Anexo 4

16. Notif ica el cierre de la Audito ra Interna de Calidad.

AuditorLder

16.1 Una vez cerradas todas las no conformidades, notifica va oficiodirigido al Representante de la Subdireccin el cierre de laAuditora Interna de Calidad.

Oficio

17. Informa de los resultados en la Revisin al Sistema deGestin de la Calidad.

Representantede la

Subdireccin

17.1 Informa al Subdirector General de Administracin los resultadosde las Auditoras Internas de Calidad, de acuerdo a loestablecido en el Procedimiento para la Revisin al Sistema deGestin de la Calidad.

ProcedimientoRevisin alSistema de

Gestin de laCalidad.


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8 REGISTROS

No. de Control NombreResponsable de

Conservarlo

Tiempo deConservacin /

Disposicin

FO-SGA-RS-09Programa Anual de Auditora Internade Calidad

Representantede la

Subdireccin

1 ao/ ArchivoMuerto

FO-SGA-RS-10 Plan de Auditora Interna de CalidadRepresentante

de laSubdireccin

1 ao/ ArchivoMuerto

FO-SGA-RS-11 Lista de VerificacinRepresentante

de laSubdireccin

1 ao/ Archivo

Muerto

FO-SGA-RS-12Solicitud de Accin Correctiva /Preventiva

Representantede la

Subdireccin

1 ao/ ArchivoMuerto

N/A Informe de AuditoraRepresentante

de laSubdireccin

3 aos/ ArchivoMuerto

N/AEvidencia de Competencia deAuditores Internos

Representantede la

SubdireccinPermanente

9 ANEXOS

Anexo No. Nombre No. de Control

1 Programa Anual de Auditora Interna de Calidad FO-SGA-RS-09

2 Plan de Auditora Interna de Calidad FO-SGA-RS-10

3 Lista de Verificacin FO-SGA-RS-11

4 Solicitud de Accin Correctiva / Preventiva FO-SGA-RS-12

5 Catlogo de Auditores Internos de Calidad FO-SGA-RS-13

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