Autores: Elio Perón Mirabal · 2013. 6. 5. · Autores: Elio Perón Mirabal Elizabeth Justiz...

Autores: Elio Perón Mirabal

Elizabeth Justiz

Dilcia García

Reinaldo López

José A. Herrera

Agradecemos la colaboración de:

Eduardo Sosa

Francisco Grajales

Juan E. Llibre

y la contribución financiera de AAA para la publicación de esta guía

Diseño y realización: Israel de J. Zaldívar Pedroso

Revisión técnica y edición: Dr. Jorge L. Álvarez Calvo DrC.

2007. “Año 49 de la Revolución”

G uí a p a r a l a A d m i n i s t r a c i ó n d e P r oy e c to s 3

“Las puertas a la sabiduría yal conocimiento siempre están abiertas”

Louise L. Hay

A MODO DE INTRODUCCIÓN

Con la edición de la presente guía, la Asociación Cubana de Producción Animal(ACPA) cumple con una de las demandas más solicitadas del personal que laboraen la “Gestión de Proyectos de Desarrollo” que promueve la Institución y sedebe considerar como material de consulta obligada por aquellos que se iniciany los que laboran en ésta actividad o están interesados en profundizar sobre eltema.

El contenido que hoy les brindamos, responde a la acumulación –durante másde 12 años– de múltiples experiencias en el proceso de “Tramitación”, “Admi-nistración” y “Ejecución” de proyectos de desarrollo cofinanciados por la Co-operación Internacional. Cumplir con las normas que rigen dicha colabora-ción nos ha obligado a establecer requisitos y contar con procedimientos quecontribuyan a la orientación para el mejor desempeño de los equipos de pro-yectos en los diferentes territorios.

Todo ese quehacer cognoscitivo elaborado en diferentes momentos por personalaltamente calificado (documentos, folletos, manuales, etc., no disponibles en laactualidad), constituyen la fuente fundamental de “recopilación” y “actualiza-ción”, para producir este compendio donde los interesados podrán encontrartodo cuanto hasta el momento está normado e instituido por la ACPA.

Esperamos que el uso de esta herramienta, resulte de provecho y los ayude amejorar la eficiencia y eficacia en la administración de los proyectos de desarro-llo en el marco de la cooperación internacional.

Junio / 2007

4 G uí a p a r a l a A d m i n i s t r a c i ó n d e P r oy e c to s

ÍNDICE

Pág.

A MODO DE INTRODUCCIÓN ............................................................................................................3

1. MARCO INSTITUCIONAL PARA LA COOPERACIÓN ...........................................................6

1.1. Estrategia de cooperación de la ACPA ...................................................................................6

1.2. Base jurídica de la ACPA ...................................................................................................... 23

1.3. Marco legal ........................................................................................................................... 23

2. TRAMITACIÓN DE PROYECTOS ......................................................................................... 32

2.1. Tramitación ........................................................................................................................... 32

2.2. Presentación ......................................................................................................................... 32

2.3. Los avales ............................................................................................................................. 33

2.4. Aprobación .......................................................................................................................... 33

2.5. Formulario del proyecto ...................................................................................................... 35

2.5.1. Formulario para la confección de las propuestas de proyectos ......................................... 35

2.5.2. Matriz de planificación, lógica de Intervención o “Marco Lógico” ..................................... 36

2.5.3. Cronograma general de actividades .................................................................................... 37

2.5.4 Presupuesto de la contribución externa con el aporte local .............................................. 37

2.5.5. Base de cálculo para la formación del presupuesto ........................................................... 38

2.5.6. Proyecto del fondo de contribución del beneficiario ......................................................... 38

3. DIRECCIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS .................................................................... 42

3.1. Estructura y niveles de coordinación ................................................................................... 42

3.2. Selección y aprobación ........................................................................................................ 43

3.3. Contenidos de trabajo ......................................................................................................... 48

3.4. Evaluación del desempeño .................................................................................................. 55

3.5. Derecho laboral ................................................................................................................... 61

4. SISTEMAS DE CONTROLES ................................................................................................. 63


4.1. Control de documentación del proyecto ............................................................................ 63

4.2. Controles para la gestión financiera del proyecto .............................................................. 67

4.3. Manual de procedimientos contables ................................................................................. 69

5. RENDICIÓN DE CUENTAS .................................................................................................. 84

5.1. Rendición de cuentas financieras ........................................................................................ 84

5.2. Rendición de cuentas financieras. Informes narrativos ...................................................... 85

5.3. Informe de “cierre” del proyecto ........................................................................................ 89

6. MONITOREO Y EVALUACIÓN ............................................................................................ 90

6.1. Diseño e Implementación de un sistema de monitoreo y evaluacióna ejecutar por el proyecto ................................................................................................... 90

6.2. Monitoreo del MINVEC ....................................................................................................... 92

6.3. Monitoreo de la ACPA ......................................................................................................... 94

6.4. Evaluación de los efectos de impacto ............................................................................... 102

6.5. Auditorias ........................................................................................................................... 107

7. SUMINISTROS Y CONTROL DE LOS BIENES ADQUIRIDOS ........................................... 112

8. TRANSPORTE ..................................................................................................................... 134

8.1. Adquisición ......................................................................................................................... 134

8.2. Explotación ......................................................................................................................... 135

8.3. Reglamento de uso ............................................................................................................ 135

9. OTRAS REGULACIONES Y DISPOSICIONES VIGENTES .................................................. 144

9.1. Sobre solicitudes de autorizaciones para visitar áreas de proyectos de las contrapartesexternas permanentes en Cuba, representantes de sus respectivas sedes centrales, prensay cuerpo diplomático acreditado en Cuba ....................................................................... 144

9.2. Sobre trámites diversos de las contrapartes externas y sus familiarespermanentes en Cuba ....................................................................................................... 144

9.3. Sobre cambios en CADECA ............................................................................................... 145


1. MARCO INSTITUCIONAL PARA LA COOPERACIÓN

La Asociación Cubana de Producción Animal incorpora la cooperación internacional como un com-plemento a la misión y objetivos plasmados en sus Estatutos y en función de ello aprobó una Estrate-gia donde indica como se posiciona en el cambiante contexto nacional e internacional para contribuiral desarrollo del sector agroalimentario del país en beneficio de la población y en articulación con elsistema político y social cubano. Este documento debe ser de obligatoria consulta para todo el perso-nal vinculado a esta actividad en la Asociación.

Todos los proyectos que se gestionen por la ACPA deben responder a los Programas y Líneas Especí-ficas de accionamiento establecidos, incorporar independientemente de su naturaleza los objetivosidentificados como Ejes Transversales y, garantizar, si fuera el caso, el cumplimiento de los roles conlos que la Asociación se ha comprometido en acciones de cooperación facilitadas por otras organiza-ciones.

1.1. Estrategia de Cooperación de la ACPA

LA ASOCIACIÓN Cubana de Producción Animal (ACPA) pone a disposición de los organismos estata-les cubanos, rectores y beneficiarios de la cooperación internacional; las organizaciones no guberna-mentales extranjeras, organizaciones internacionales que acompañan esta actividad en Cuba y lasasociaciones cubanas que realizan proyectos de cooperación en nuestro país, la “Estrategia para lacooperación internacional de la ACPA”, la cual guiará el esfuerzo que debemos desarrollar en lospróximos años en este frente de trabajo.

Consideramos oportuno redefinir la proyección de cooperación internacional de la Asociación de maneracomplementaria a la misión y objetivos plasmados en nuestros estatutos, después de aprobado nuestroprimer documento estratégico en el ámbito de la cooperación para el desarrollo en diciembre del 2002por la Junta Nacional de la ACPA y a partir de la experiencia obtenida durante su aplicación.

El proceso de análisis sobre los resultados de cada uno de los programas y líneas que en el ámbito de lacooperación nos orientaron hasta el momento, y la redefinición de la nueva proyección, nos tomó casitodo el año 2004 e involucró a diversos actores internos y externos a la Asociación interesados en unir susesfuerzos para apoyar el desarrollo de la producción e industria animal en Cuba. Nos integramos para lareflexión, directivos y especialistas de la ACPA y de los proyectos promovidos por la misma, especialistas deinstituciones científicas y dirigentes de los organismos del Estado relacionados con los temas.

Esta nueva “Estrategia para la cooperación internacional de la ACPA” fue aprobada en la JuntaNacional de diciembre del 2004 y realizamos una primera presentación en enero del 2005 a organis-mos del Estado; a los representantes en Cuba de organizaciones no gubernamentales extranjeras y,asociaciones y centros de estudios nacionales que trabajan la cooperación. Así, enriquecimos nuestrapropuesta con valiosos aportes del Ministerio de la Agricultura (MINAG); el Ministerio de InversionesExtranjeras y Cooperación Económica (MINVEC); el Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos (INRH);la Asociación Nacional de Agricultores Pequeños (ANAP); la Asociación de Técnicos Azucareros deCuba (ATAC); la Asociación Cubana de Técnicos Agrícolas y Forestales (ACTAF); el Consejo CientíficoVeterinario de Cuba (CCVC); la Unión Nacional de Arquitectos e Ingenieros de la Construcción(UNAICC); la Asociación Cubana de Naciones Unidas (ACNU); el Centro de Estudios de Europa(CEE); el Centro de Intercambio y Referencia de Iniciativa Comunitaria (CIERIC); Agro Acción Alema-na; Oxfam Solidaridad; CARE Internacional; Entrepueblos; Paz y Tercer Mundo; OIKOS; Ayuda Po-pular Noruega y la Cooperación Suiza (COSUDE).

En este nuevo documento estratégico, indicamos como la ACPA se posiciona en el cambiante contex-to nacional e internacional para contribuir al desarrollo del sector agroalimentario del país en benefi-cio de la población y en articulación con el sistema político y social cubano.

Junta Nacional de la Asociación Cubana de Producción Animal


CONTEXTO SECTORIAL

El sector agroalimentario en el que la ACPA desarrolla actividades con fondos de la cooperacióninternacional está conformado por: las diferentes entidades productivas bajo la dirección del MINAG;las Unidades Básicas de Producción Agropecuaria que antes se dedicaban al cultivo de la caña deazúcar y que hoy están en proceso de reconversión a la producción agropecuaria, dentro de laestructura del Ministerio del Azúcar (MINAZ); la acuacultura dirigida por las políticas del Ministerio dela Industria Pesquera (MIP) y la industria animal bajo la dirección del Ministerio de la Industria Ali-menticia (MINAL).

Este sector se encuentra en un proceso de cambio constante debido a la necesidad de ajustes de laeconomía cubana a la situación política y económica internacional.

Se experimentan nuevos cambios en las formas organizativas y tecnologías introducidas en el sectorantes de los 90, debido a la modificación de las relaciones políticas, económicas y comerciales aldesaparecer el campo socialista europeo y la URSS y recrudecerse el bloqueo de los EE.UU. sobreCuba. A lo anterior se ha sumado en los últimos años, la incidencia de los cambios climáticos globalessobre la Isla. En su región occidental azotada en determinados períodos del año por intensas lluvias yhuracanes y, en todo el territorio nacional, con mayor énfasis en la región oriental, por una intensasequía. Esta situación ha provocado graves pérdidas en la producción animal y agrícola.

A partir de 1993 en el sector agroalimentario se realiza un amplio proceso de transformación ydescentralización de la gestión de la producción agropecuaria, que en la actualidad ha quedadoestructurada en granjas y empresas estatales; Unidades Básicas de Producción Cooperada (UBPC),que gestionan aproximadamente el 50% del área agrícola del país, anteriormente administrada porgranjas estatales; Cooperativas de Producción Agropecuaria (CPA); Cooperativas de Créditos y Servi-cios (CCS) y productores agrícolas privados, lo que responde a una tendencia organizativa de reduc-ción de la escala de las unidades productivas y la descentralización de la gestión.

El desarrollo de la agricultura urbana se generaliza con gran rapidez, eficacia y eficiencia, aprovechan-do los espacios urbanos no edificados y las áreas periurbanas que no se explotaban. En particular, hacontribuido al aumento significativo del consumo de hortalizas por la población y una importantefuente de empleo para muchas personas, además de otros beneficios sociales y culturales. Esta agri-cultura ha creado formas organizativas, productivas, tecnológicas y comerciales muy participativas einnovadoras con experiencias positivas que vienen influyendo en otras áreas de la agricultura tradi-cional.

El programa de reestructuración de la agroindustria azucarera cubana, se desarrolla desde 1998 conmayor énfasis a partir del 2002. Se ajustó a la situación y necesidades actuales del país y tiene iden-tificadas tres misiones fundamentales: ser competitivos y eficientes en la producción de caña y azúcar;producir alimentos mediante la diversificación agrícola e industrial y desarrollar una agricultura soste-nible, apoyada en el conocimiento del capital humano. Para el sector lo más importante seguirásiendo el cultivo y protección de la caña y la reestructuración permitirá buscar la eficiencia requeridapara ello, vinculado al aseguramiento de las nuevas misiones de producción de alimentos y larecalificación de ciel mil trabajadores para asimilar las nuevas producciones.

Desde el punto de vista técnico, existe una tendencia a la adopción de tecnologías sostenibles quepermitan el máximo aprovechamiento tanto de los recursos locales como nacionales. Las nuevastecnologías implican un gran cambio conceptual, cultural, con un mayor esfuerzo experimental parabuscar los sistemas más eficientes en cada lugar, donde se involucran la amplia red de universidades,centros científicos y otras instituciones que se ocupan de la generación de tecnologías, los propiosproductores y técnicos de la base, para que se empoderen de los resultados, generen soluciones ydeterminen como realizar sus procesos productivos acorde a sus condiciones específicas.


En lo productivo-comercial, el sector primario tiende a la diversificación de sus productos y servicioscon lo cual se logra un mayor acceso a los mercados, mejores precios y se estabilizan las finanzasinternas, asegurando y aumentando los ingresos de los productores.

Estos y otros muchos cambios introducidos a nivel macroeconómico y en el sector agroalimentariocrean un acúmulo de experiencias que permiten continuar los cambios necesarios y más oportunospara lograr un sector agroalimentario que reduzca la dependencia del país de la importación dealimentos y una mayor satisfacción de las necesidades alimenticias de la población.

La ACPA concibe aprovechar las oportunidades que ofrece la cooperación internacional, tanto desdeel punto de vista intelectual como material, no para resolver los problemas del sector agroalimentario,que sólo pueden hacerlo los que laboran en el mismo con la facilitación del Estado cubano, sino paraapoyar a las instituciones nacionales en crear o dinamizar las nuevas formas de hacer, propiciar quelas mismas sirvan como referencia para su introducción según establezcan las políticas oficiales delpaís y facilitar la formación y actualización de los recursos humanos del sector.

En este contexto existe un grupo de instituciones académicas, científicas, organismos estatales y aso-ciaciones de la sociedad civil cubana con los cuales la ACPA considera imprescindible hacer alianzas.Ello permitirá desarrollar una cooperación útil al desarrollo sustentable del sector agroalimentario,capaz de satisfacer las necesidades alimenticias de la población y un nivel de vida adecuado de lasfamilias.


PROGRAMAS

Los programas apoyarán de forma directa las proyecciones del Estado cubano para garantizar eldesarrollo de la producción e industria animal y con ello la seguridad alimentaria, a partir de incre-mentar la disponibilidad, acceso y consumo de alimentos de calidad por la población.

La ACPA contribuirá con el desarrollo de proyectos demostrativos, innovadores y sostenibles quesirvan de referencia al sector agroalimentario y que se han identificado en función de la creación decapacidades humanas y técnicas, organizados en 4 programas:

APOYO AL DESARROLLO DE ENTIDADES PRODUCTIVAS GANADERAS

Objetivo

Contribuir a incrementar la productividad, calidad y eficiencia económica de entidades productivasen todo el territorio nacional –cuyo objetivo fundamental es la producción de leche y carne– con elacompañamiento en un proceso de autodesarrollo integral orientado en los principios de lasustentabilidad, con énfasis en la diversificación productiva, el uso de tecnologías adecuadas, el forta-lecimiento de la identidad ganadera y la autogestión.

Resultados y actividades fundamentales

Fortalecer las capacidades humanas, técnicas y financieras para el autodesarrollo

Con la sensibilización y capacitación del personal directivo y productor en aspectos relacionados condirección, planificación, economía, contabilidad, tecnologías para el desarrollo del ganado bovino y ladiversificación de la producción animal integrada a la actividad agrícola y forestal, protección, conservacióny mejoramiento de los recursos naturales y la biodiversidad, prevención y mitigación de desastres.

• Acompañamiento en procesos de planificación estratégica (estudios de factibilidad, planes de ne-gocios, estudios técnicos)

• Acompañamiento en el establecimiento de mecanismos internos de planificación y control

• Creación de áreas de referencia para la capacitación teórico práctica

• Desarrollo de programas de capacitación personalizados con base en el intercambio “productor aproductor”

Con el apoyo al desarrollo de la diversificación productiva y el manejo adecuado de los recursosnaturales, a partir de la realización de inversiones puntuales en función de las potencialidades de lasentidades y las oportunidades de mercado en el corto y mediano plazo.

Fortalecer los sistemas de crianza y explotación del ganado mayor vinculado a la producciónde carne y leche

Con el apoyo al desarrollo de inversiones puntuales, de referencia y con posibilidades de multiplica-ción, para garantizar la autosuficiencia alimentaria al nivel de fincas en correspondencia con las carac-terísticas de los territorios. Así mismo, con la contribución al desarrollo de sistemas a ciclo completo yal redimensionamiento y mejoramiento de la infraestructura para un manejo animal adecuado.

Crear condiciones para fortalecer la identidad de las familias ganaderas.

Con el apoyo en el mejoramiento de las condiciones de vida de la familia ganadera; la sensibilización deniños y jóvenes con la actividad ganadera a partir de círculos de interés, ferias agropecuarias y encuentros;la sensibilización en la incorporación y reconocimiento de la mujer en la actividad ganadera y elempoderamiento y reconocimiento social (desarrollo de la cultura ganadera y rescate de tradiciones).


APOYO A LA RECONVERSIÓN EN EL SECTOR CAÑERO HACIA LADIVERSIFICACIÓN SOSTENIBLE DE LA PRODUCCIÓN E INDUSTRIA ANIMAL

Objetivo

Contribuir al desarrollo de la producción animal en entidades productivas del sector en el territorionacional, con el acompañamiento en un proceso orientado al autodesarrollo socioeconómico conénfasis en la diversificación productiva y el uso de tecnologías adecuadas y replicables.


Capacitar a productores y productoras para desarrollar nuevos sistemas productivos, que integran laproducción animal, cultivos agrícolas y forestales; empoderados de una cultura ganadera.

Con la sensibilización y capacitación del personal directivo y productor en aspectos relacionados conla producción ganadera integrada en compatibilidad con el medio natural a partir del uso de tecnolo-gías de manejo adecuadas a las características de los territorios y que contribuyan a conservar el aguay el suelo, disminuir la carga contaminante y protejan y mejoren la biodiversidad.

• Creación de áreas de referencia para la capacitación teórico práctica

• Implementación de programas de capacitación personalizados para un desarrollo ganadero soste-nible

• Fomento de la cultura ganadera en el sector

Crear capacidades técnicas y productivas en función de las potencialidades de los territorios y lademanda del mercado.

Con el apoyo al desarrollo de inversiones puntuales en sistemas productivos integrados que sirvan dereferencia y tengan posibilidades de réplica en territorios con características similares.

• Creación de infraestructuras productivas imprescindibles

• Fomento de inversiones para el aprovechamiento de los recursos naturales

• Desarrollo de programas de forestación y reforestación integrada a la producción animal

Fortalecer las capacidades humanas, técnicas y financieras para el autodesarrollo.

A partir de la capacitación y actualización de directivos y directivas en temas de dirección y economía.

• Acompañamiento en procesos de planificación estratégica (estudios de factibilidad, planes de ne-gocios, estudios técnicos)

• Apoyo a la creación de mecanismos internos de planificación y control de la actividad pecuaria

Con el apoyo al desarrollo de inversiones estratégicas que creen capacidades productivas y financieraspara el autodesarrollo.


APOYO AL DESARROLLO DE LA PRODUCCIÓN E INDUSTRIA ANIMALDE ESPECIES MENORES

Objetivo

Contribuir al desarrollo sostenible de sistemas integrados de producción e industria animal de especiesmenores –ovinos, caprinos, conejos, cerdos, aves, abejas y peces– en todo el territorio nacional.


Incrementar el conocimiento local para la producción, el acceso y el consumo.

A partir de la sensibilización y capacitación de productores y productoras en aspectos relacionados con:

• La producción integrada de especies menores en compatibilidad con el medio ambiente a partirdel uso de tecnologías de manejo adecuadas a las características de los territorios en armonía conel entorno y que contribuyan a la conservación de la tierra y el agua, minimicen la contaminaciónambiental y protejan y mejoren la biodiversidad, la autogestión

• La preparación y conservación artesanal de alimentos

Para ello se trabajará en:

– Creación de sistemas productivos de referencia para la capacitación teórica práctica

– Preparación y distribución de materiales educativos actualizados y didácticos

– Desarrollo de programas de capacitación personalizados con base en el intercambio “productor aproductor” y el aprovechamiento de las experiencias locales

Con sensibilización y capacitación de la población en el uso y consumo de los alimentos, a través delos medios masivos de difusión, incluidas publicaciones y otros materiales de divulgación y la sensibi-lización y capacitación de los decisores de políticas.

Crear capacidades productivas en los territorios

A partir del establecimiento, evaluación y socialización de sistemas a ciclo completo adecuados a lascaracterísticas y potencialidades de cada localidad. Incluir en el concepto de sistema:

• Las condiciones para manejo y alimentación de los animales en compatibilidad con las condicionesclimáticas de los territorios y de sus recursos naturales (suelo y agua)

• La combinación adecuada de tipos de crianza y de ellas con la actividad agrícola

• El mejoramiento animal

• La prevención de enfermedades y el mantenimiento de la inocuidad de los alimentos

• El establecimiento a nivel base de mecanismos de planificación y control de las producciones y sucomercialización

Con el apoyo a la instalación de pequeñas industrias para procesar los productos y subproductosprovenientes de la producción de las especies menores, que faciliten la comercialización y el aumentodel valor agregado de estas producciones.

Fortalecer las estructuras locales para la sostenibilidad de los sistemas productivos

A partir del apoyo en la creación de capacidades en las entidades comercializadoras de los territorios;la sensibilización para el fortalecimiento de las alianzas entre personal productivo y comercial; lasensibilización para la creación o fortalecimiento de los mecanismos para el suministro de insumos yrecursos a los productores y productoras; el apoyo en la creación de capacidades para la continuidaden la capacitación y asistencia técnica del personal productivo a través de las Sociedades de la ACPAy el sistema de capacitación de la agricultura en cada territorio y; el apoyo en la creación de capaci-dades para la mejora de los servicios locales veterinarios y fitosanitarios.


APOYO A LA CREACIÓN DE CAPACIDADES HUMANAS EN EL SECTORDE LA PRODUCCIÓN E INDUSTRIA ANIMAL

Objetivo

Acompañar la creación de capacidades humanas en directivos, técnicos y productores en función deldesarrollo sostenible de la producción e industria animal.


Aumentar la capacidad técnica y de autogestión de los recursos humanos.

Con el desarrollo de programas de capacitación en función de necesidades de aprendizaje y unametodología teórico práctica a través de:

• Tecnologías apropiadas

• Manejo de los recursos naturales

• Equilibrio entre las especies en explotación

• Mejoramiento genético

• Desarrollo a ciclo completo

• Comercialización

• Técnicas de dirección que estimulen la creatividad, toma de decisiones colectivas y la autonomíaen la gestión

• Sistemas contables, económicos y de gestión de los recursos humanos

• Planificación estratégica (estudios de factibilidad, planes de negocios, estudios técnicos) y operativa.

• Cooperativismo

• Apoyo a la formación vocacional de niños y jóvenes

Mejorar el desarrollo y sostenibilidad de la capacitación en el sector

• Con la formación de formadores y formadoras para el establecimiento de una capacitación interactivay teórico práctica, el mejoramiento de las infraestructuras para facilitar la capacitación (aulas, siste-mas de referencia, entre otras), la edición y reproducción de materiales educativos, la creación deescenarios de referencia para la capacitación en las localidades y el desarrollo de nuevas variantesde capacitación (cursos a distancia)

• Metodologías y técnicas participativas para el ejercicio de la capacitación

• Actualización en temáticas objeto de capacitación


LÍNEAS ESPECÍFICAS DE PROYECTOS

Con el enfoque de proyectos demostrativos, innovadores y sostenibles que sirvan de referencia alsector agroalimentario se trabajarán 4 líneas específicas en temas de importancia general pero querequieren de un tratamiento específico en el orden territorial con incidencia indirecta en el desarrollode la producción e industria animal.

Se abordarán las temáticas de medio ambiente; prevención y mitigación de desastres; biodiversidadanimal y vegetal y el desarrollo de algunas líneas productivas importantes del sector pesquero. Sepretende trabajar en acciones más orientadas a la sensibilización y capacitación acompañadas deinversiones en escenarios de referencia a estos fines.

APOYO A LA PREVENCIÓN, MITIGACIÓN DE DESASTRES Y ADAPTACIÓNA LA VARIABILIDAD CLIMÁTICA EN ÁREAS DE PRODUCCIÓN E INDUSTRIA ANIMAL

Objetivo

Contribuir a la adaptación de la producción e industria animal a la variabilidad climática y la preven-ción y mitigación de las pérdidas económicas y su impacto social en territorios vulnerables a desastresque afectan su desarrollo.


Mejorar la salud de los animales vinculados a la producción e industria animal –en el territorionacional– con el apoyo al desarrollo de capacidades de prevención y respuesta a escala local.

A partir de la sensibilización y capacitación de personal productivo y la población en general enaspectos relacionados con el bienestar animal, el manejo de las especies según propósito, prevenciónde enfermedades, la obtención y conservación de los alimentos para mantener su inocuidad y laprotección ambiental.

• Preparación de extensionistas

• Cursos específicos y talleres de intercambio

• Manuales, videos y otros materiales educativos-informativos para productores

• Planificación e implementación de programas en los medios masivos de comunicación

Se prevé el establecimiento, evaluación y socialización de sistemas productivos pilotos de bioseguridadcon posibilidades de réplica en las condiciones de Cuba

Disminuir los efectos negativos, fundamentalmente de la desertificación y la sequía en la producciónanimal –desde Camagüey hasta Guantánamo– con acciones de mitigación en zonas desfavorecidas ypilotajes en el desarrollo de capacidades de prevención y adaptabilidad a escala local.

A partir de la sensibilización y capacitación del personal técnico, directivo y productivo en temasambientales y técnicos:

• manejo del agua

• manejo del suelo

• introducción de tecnologías adecuadas a las condiciones locales (disponibilidad y características delos territorios y sus recursos naturales)

Se prevé el establecimiento de sistemas de abasto de agua y producción de alimento animal en zonasen emergencia con tecnologías adecuadas a las condiciones de cada territorio y que prioricen el usode energía renovable, así mismo, el establecimiento, evaluación y socialización de sistemas pilotos de


explotación animal integrados que tengan en cuenta las condiciones de vulnerabilidad de cada terri-torio.

Disminuir los efectos negativos de intensas lluvias, huracanes y penetraciones del mar en laproducción animal –desde Sancti Spíritus hasta Pinar del Río incluida la Isla de la Juventud– conpilotajes en el desarrollo de capacidades locales para la adaptación ante el fenómeno y apoyo en larehabilitación ante la ocurrencia.

Con sensibilización y capacitación del personal técnico, directivo y productivo en temas ambientales ytécnicos desde un enfoque interdisciplinario:

• información sobre el análisis de amenazas, riesgo y vulnerabilidad

• medidas de protección a la economía animal ante los fenómenos

Se prevé el establecimiento, evaluación y socialización de sistemas pilotos de construcción, organiza-ción y manejo en áreas de producción animal que mitiguen el impacto de intensas lluvias, huracanese inundaciones, así mismo, la rehabilitación en áreas de producción animal ante la ocurrencia decualquiera de los fenómenos.

Disminuir la contaminación provocada por la producción e industria animal en las cuencas hidrográficas.

A partir de la sensibilización y capacitación del personal técnico, directivo y productivo en temasambientales y técnicos desde un enfoque interdisciplinario.

• información sobre cuencas hidrográficas y su vulnerabilidad

• aplicación de metodología de análisis de riesgo en las cuencas, ríos y presas

• medidas de protección de las cuencas desde la producción e industria animal

Con el establecimiento, evaluación y socialización de sistemas pilotos de prevención y mitigación enáreas con alta influencia ganadera en cuencas hidrográficas.

APOYO AL MANEJO DE LOS RECURSOS ZOOGENÉTICOS Y FITOGENÉTICOSASOCIADOS, COMO CONTRIBUCIÓN A LA SEGURIDAD ALIMENTARIA

Objetivo

Contribuir al rescate, conservación, mejora y uso de los recursos genéticos Criollos y autóctonos deinterés para la producción animal.


Rescatar especies y razas vulnerables o en peligro de extinción y elevar el número efectivo y lacalidad de los reproductores que contribuyen al aumento de la producción.

A partir del establecimiento de modelos de conservación y recuperación de las diferentes especies yrazas; la organización de nuevos Cotos de Reserva Genética, el perfeccionamiento de los existentes ylos centros multiplicadores; acciones para la recuperación de especies, como por ejemplo, entreotras, la abeja melipona, biajaca, trucha criolla, entre otros) y la creación de capacidades, educacióny sensibilización pública.

• Diagnóstico e identificación de prioridades

• Ubicación geográfica

• Metodologías específicas

• Centros multiplicadores


• Puntos de monta e inseminación artificial

• Establecimiento de los controles genealógicos y productivos

Proteger y fomentar la biodiversidad de plantas que sirven de base a la producción animal, funda-mentalmente las adaptadas a zonas secas.

Con el establecimiento de fincas para la producción de semillas de esas especies, evaluación y socia-lización de sus resultados para la multiplicación, y la creación de capacidades, educación y sensibiliza-ción pública.

APOYO AL MANEJO SOSTENIBLE DE LOS RECURSOS NATURALESEN ÁREAS DE LA PRODUCCIÓN E INDUSTRIA ANIMAL

Objetivo

Contribuir a la producción animal a partir de la preservación, mejoramiento o recuperación de losrecursos naturales en las áreas ganaderas, con énfasis en las de mayor afectación desde Camagüeyhasta Guantánamo


Favorecer el proceso de cambio de los patrones de manejo, uso y consumo de los recursos naturalesbase de la producción animal en función de las características climáticas.

A partir del apoyo en la realización de inversiones de construcción y/o reubicación de pozos debombeo poco profundos, construcción de trincheras y otras alternativas, para suplir las extraccionesde agua con equipos y medios que usen energía renovable, principalmente en lugares donde noresulte posible el empleo de la electricidad.

Con énfasis en el diseño y forma de explotación de los pozos y, en el diseño y manejo a ciclo cerrado,que incluye: cambio de bombas de pozos profundos por bombas horizontales o elevación deimpelentes en los pozos de bombeo de los lugares costeros para evitar la salinización de las fuentes y,establecimiento de sistemas tecnológicos ganaderos adecuados a las condiciones climáticas desfavora-bles de los territorios

De igual forma se prevé la creación de capacidades, educación y sensibilización pública y laorganización de talleres periódicos con el objetivo de informar o actualizar a los tomadores dedecisiones, los medios de comunicación y otros sectores de la sociedad cubana, sobre los resulta-dos alcanzados.

Se incluye la elaboración de materiales didácticos (técnicos y de corte popular); la implementación deprogramas de capacitación que acerquen el tema a la realidad cotidiana, incluyendo la legislaciónambiental y, el fortalecimiento del intercambio con las instituciones y organizaciones que se relacio-nan con la temática.

Incrementar los rendimientos reales de los cultivos y especies de animales – no obstante a la disminu-ción progresiva de sus rendimientos potenciales, de regadío y secano– a partir del manejo y conserva-ción de la tierra y el aumento de la cobertura forestal.

Con el apoyo en la realización de inversiones:

• Introducción de tecnologías que no degraden el suelo y que contribuyan a su conservación

• Programas de forestación o reforestación en áreas de producción animal

La creación de capacidades, educación y sensibilización pública:

• Con énfasis en el perfeccionamiento y elevación de la disciplina tecnológica en la producción


• Elaboración de materiales didácticos (técnicos y de corte popular) y la implementación de programasde capacitación que acerquen el tema a la realidad cotidiana, incluyendo la legislación ambiental

• Fortalecimiento y promoción del intercambio con las instituciones y organizaciones que se relacio-nan con la temática

• Organización de talleres periódicos con el objetivo de informar o actualizar a los tomadores dedecisiones, los medios y otros sectores de la sociedad cubana, sobre los resultados alcanzados

Impulsar la transferencia de equipos y tecnologías que amplíen las aplicaciones ventajosas, desde elpunto de vista técnico económico, de las fuentes renovables de energía.

Con el apoyo en la realización de inversiones y las instalaciones de cercas eléctricas energizadas conpaneles solares, bombeo de agua con energía solar o eólica, biodigestores para la producción debiogás, para procesamiento de la biomasa, hidroenergía, tracción animal u otras alternativas.

APOYO AL DESARROLLO SOSTENIBLE DE LA ACUACULTURA

Objetivo

Contribuir a incrementar y diversificar la producción de animal de especies marinas y de agua dulce ysu procesamiento industrial con fines alimenticios y comerciales.


Favorecer el incremento, la diversificación y calidad de la producción e industria de peces de aguadulce y su comercialización en el occidente y centro del país.

En acuatorios asociados a embalses y estanques, así como estaciones de alevinajes que se explotan enáreas del Ministerio de la Industria Pesquera en Villa Clara, Sancti Spíritus y La Habana y en otrosacuatorios existentes en los Ministerios de la Agricultura, del Azúcar y otros. Se prevé apoyar:

• La producción de alevines con destino a la siembra de pequeños acuatorios familiares y coopera-tivos a partir del empleo de tecnologías apropiadas

• La producción de alimentos y productos alternativos naturales para mejorar la salud animal

• La mejora y diversificación de productos industriales con destino a la alimentación de la población.

• La capacitación de los recursos humanos en temas técnicos y de gestión

• El desarrollo de sistemas productivos integrados en Unidades Básicas de Producción Cooperada

En pequeños acuatorios cooperativos y familiares de La Habana, Ciudad de La Habana, Villa Clara yCamagüey, se prevé apoyar:

• El desarrollo de sistemas productivos integrados con otras especies menores, tanto en áreas urba-nas como periurbanas

• La mejora y diversificación de productos artesanales y su comercialización

• La capacitación técnica de productores y la sensibilización para el uso y consumo por la población

En producciones familiares de especies de peces ornamentales a pequeña escala en Ciudad de LaHabana, Camagüey y La Habana, se prevé el apoyo en la formación vocacional y de terapias dirigidasa la población, en específico niños y ancianos.

Favorecer el desarrollo del cultivo de especies marinas para la alimentación humana y animal a partirde la formación de capacidades humanas y la sensibilización ambiental para el desarrollo de tecnolo-gías limpias.


En jaulas flotantes en el mar y “hatchery” (centros de producción de alevines) en función del cultivode peces tropicales con la aplicación de tecnologías importadas –promocionadas por el Ministerio dela Industria Pesquera en Pinar del Río, Matanzas y Granma– se prevé el desarrollo de experiencias aescala piloto que permitan insertar al país en el cultivo de peces marinos de potencial importanciapara la alimentación humana (cobia, pargo Criollo, robalo, tilapia roja, entre otros) y en la capacita-ción técnica y de gestión con asistencia de especialistas extranjeros.

En estanques y “hatchery” (centros de producción de postlarvas) – en función del cultivo del cama-rón, –explotados por el Ministerio de la Industria Pesquera en Cienfuegos, Sancti Spíritus, Camagüey,Las Tunas, Granma y Holguín– se prevé apoyar el desarrollo de sistemas de protección, vigilancia,control ambiental y prácticas en las zonas costeras involucradas en procesos productivos del cama-rón, a partir de:

• El establecimiento de sistemas de tratamiento de aguas residuales en las camaroneras

• La educación ambiental con las poblaciones asentadas en los alrededores de las camaroneras

• La capacitación para la introducción y/o desarrollo de tecnologías limpias en los procesos de culti-vo y en las tecnologías de cultivo del camarón

En producciones puntuales de otras especies marinas (ostiones, esponjas, jaibas, cobos, pepinos demar, artemias salinas y otros) –en las provincia La Habana, Villa Clara, Camagüey; Holguín yGuantánamo– se prevé apoyar el desarrollo de experiencias a escala piloto que permitan insertarnosen el cultivo de estas especies para la alimentación humana y animal y, la capacitación técnica y degestión con asistencia de especialistas extranjeros.


EJES TRANSVERSALES

Son objetivos a lograr en todos los programas y líneas específicas de cooperación desarrolladas por laACPA, independientemente de su naturaleza y a partir de la incorporación en las acciones que seprevén o con la definición de actividades específicas para su logro.

Creación de capacidades humanas

En todos los programas de capacitación se prevé la incorporación de temas de dirección, economía ytecnológicos, en correspondencia con los tipos de inversiones que se desarrollen y los beneficiariosprevistos. Así mismo, se considera la incorporación de acciones que posibiliten la expresión de lacultura ganadera y que garanticen la sostenibilidad de la sensibilización y la capacitación.

Preservación, mantenimiento y recuperación de los ecosistemas para alcanzar la resilencia ocapacidad de respuesta.

Con la incorporación de tecnologías para reducir y/o racionalizar el uso de fuentes energéticas norenovables y reducir la emisión de gases contaminantes a la atmósfera en áreas de producción eindustria animal.

La realización de acciones que contribuyan a la conservación de la tierra y el uso racional del agua enla producción e industria animal y la incorporación de las temáticas ambientales en los programas decapacitación y sensibilización junto a otras acciones educativas para productores, técnicos y poblaciónen general.

Preservación y mitigación de desastres en la economía animal y su adaptación a la variabilidadclimática.

A partir de la incorporación de medidas de prevención, mitigación de desastres y adaptación a lavariabilidad climática, según tipo de producción y vulnerabilidad de los territorios; la incorporacióndel tema en todos los programas de capacitación y sensibilización y, como una dimensión del enfo-que de sostenibilidad de las acciones de cooperación que se desarrollen.

Mantenimiento y uso de la biodiversidad de plantas y animales asociados como contribución a laseguridad alimentaria.

Se prevé la incorporación del tema en todos los programas de capacitación y sensibilización; la reali-zación de acciones en función de la recuperación y mantenimiento de la biodiversidad a partir de larecuperación de razas autóctonas y/o especies de animales y plantas y; la realización de otras accio-nes que garanticen un eficiente control poblacional para hacer más eficaz la selección: medios deidentificación, medición y registro.

Mejora de la calidad de vida de las familias ganaderas.

Se prevé la realización de acciones que mejoren la alimentación, los ingresos, la vivienda, el abasto deagua potable, el saneamiento ambiental, la electricidad y los servicios sociales para las familias gana-deras integradas a los sistemas productivos. Todo ello en consorcio con entidades y organizacionescuyo objetivo social enmarque las temáticas anteriores.

Reducción de las desigualdades en las relaciones entre hombres y mujeres involucradose involucradas en la producción e industria animal.

El propósito es facilitar “las mismas oportunidades y posibilidades”, tanto para hombres como paramujeres involucrados e involucradas en el sector de la producción e industria animal, a partir de lasnecesidades prácticas y estratégicas existentes. Con la asistencia metodológica de personal nacional yexterno especializado en la temática, se prevé:

– La incorporación de acciones de sensibilización y desarrollo de capacidades en el manejo de laperspectiva de género, en todos los procesos de capacitación que se emprendan


– La identificación de demandas y acciones diferenciadas para hombres y mujeres en los procesosde diagnóstico, planificación y evaluación

Sostenibilidad económica, social, institucional y ambiental

El propósito es facilitar que todas las acciones de cooperación tengan una garantía económica para elmantenimiento y continuidad de su desarrollo; incorporen programas de sensibilización y capacita-ción dirigidos al empoderamiento de la cultura productiva que se establezca y de las manifestacionesculturales de su entorno social; faciliten procesos participativos que garanticen el fortalecimiento delas capacidades humanas y técnicas de las personas, instituciones y organizaciones involucradas y, sucompromiso en la continuidad del trabajo emprendido; apliquen tecnologías que minimicen el uso y/o agotamiento de los recursos naturales y contribuyan a su mejora y/o conservación.


RECURSOS Y ORGANIZACIÓN

La ACPA es una organización sin fines de lucro y a pesar de ser autofinanciada en las dos monedasque circulan en el país (CUP y CUC), los recursos financieros son limitados para el funcionamiento desus estructuras y no suficientes para la implementación de los programas y líneas específicas definidasen esta Estrategia.

La Asociación se financia del aporte de las entidades cubanas involucradas en los procesos de desa-rrollo, de donativos facilitados por organizaciones de solidaridad, de la aplicación a las líneas decofinanciación internacionales y de los fondos que los países del Norte ponen a disposición de lacooperación para el desarrollo de los países del Sur.

El personal de la ACPA está conciente de su papel de facilitador de procesos de desarrollo y suprincipal aporte en ello es el personal asociado, por lo que la formación de sus recursos humanos esuna prioridad institucional y su desempeño dentro del ámbito de la cooperación internacional unaoportunidad para ello.

La ACPA definió desarrollar su trabajo de cooperación bajo tres modalidades: (1) en proyectos facili-tados y administrados sólo por la Asociación y contrapartes externas; (2) en proyectos facilitados yadministrados por la Asociación en consorcio con otras organizaciones e instituciones cubanas y con-trapartes externas y; (3) con acciones integradas en proyectos facilitados y administrados por otrasentidades u organizaciones cubanas y/o externas.

Considera conveniente desempeñar sus acciones de cooperación en el nivel local, provincial, nacional oregional. Un interés especial es ampliar su experiencia en el desarrollo de la cooperación Sur Norte Sur.


ROLES DE LA ACPA EN ACCIONES DE COOPERACIÓN,FACILITADAS POR OTRAS ORGANIZACIONES

La participación de la ACPA en acciones de cooperación facilitadas por otras organizaciones tendrá lugar apetición de las mismas y en correspondencia con su misión institucional. Para ello, la Asociación definió losroles en función de sus Programas y Líneas Específicas, como se refieren a continuación.

PROGRAMAS:

APOYO AL DESARROLLO DE ENTIDADES PRODUCTIVAS GANADERAS

Capacitación y asistencia técnica en la transferencia de tecnologías productivas y en la formulaciónde proyectos.

Organismos, entidades estatales y organizaciones de la sociedad civil con las que la ACPA pudieracolaborar: Ministerio de la Agricultura; Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos; Asociación Cuba-na de Técnicos Agrícolas y Forestales; Unión Nacional de Arquitectos e Ingenieros de la Construcciónde Cuba; Federación de Mujeres Cubanas; Universidades Agrarias; Institutos de Investigación y Desa-rrollo del Ministerio de Educación Superior y el Ministerio de la Agricultura.

APOYO A LA RECONVERSIÓN EN EL SECTOR CAÑERO HACIALA DIVERSIFICACIÓN SOSTENIBLE DE LA PRODUCCIÓN E INDUSTRIA ANIMAL

Apoyo en la formulación de proyectos que impulsen la reconversión en el sector cooperativo del MINAZ.

Capacitación y asistencia técnica para la aplicación de tecnologías de producción pecuaria.

Organismos, entidades estatales y organizaciones de la sociedad civil con las que la ACPA pudieracolaborar: Grupos Empresariales Provinciales del Ministerio del Azúcar; Asociación de Técnicos Azu-careros de Cuba; Universidades Agrarias; Institutos de Investigación y Desarrollo del Ministerio deEducación Superior y el Ministerio del Azúcar; Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos; UniónNacional de Arquitectos e Ingenieros de la Construcción de Cuba; Federación de Mujeres Cubanas.

APOYO AL DESARROLLO DE LA PRODUCCIÓN E INDUSTRIA ANIMALDE ESPECIES MENORES

Capacitación sobre manejo, reproducción, instalaciones, genética y alimentación para las especies menores.

Facilitación del intercambio directo con productores líderes que puedan servir de referencia paraestas producciones.

Organismos, entidades estatales y organizaciones de la sociedad civil con las que la ACPA pudieracolaborar: Ministerio de la Agricultura; Ministerio de la Industria Pesquera; Ministerio de Ciencia,Tecnología y Medio Ambiente; Federación de Mujeres Cubanas; CIERIC y otras organizaciones intere-sadas en trabajar el tema dentro de sus programas y proyectos.

APOYO A LA CREACIÓN DE CAPACIDADES HUMANAS EN EL SECTORDE LA PRODUCCIÓN E INDUSTRIA ANIMAL

Acompañamiento en procesos de diagnóstico de necesidades de aprendizaje.

Capacitación y asistencia técnica para el desarrollo adecuado de la producción e industria animal.

Facilitación de la integración de la capacitación en la infraestructura creada en proyectos gerenciadosen los territorios.


Facilitación de escenarios de los órganos de base para referencia técnico-productiva.

Organismos, entidades estatales y organizaciones de la sociedad civil con las que la ACPA pudieracolaborar: Ministerio de la Agricultura; Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos; Unión Nacional deArquitectos e Ingenieros de la Construcción de Cuba; Federación de Mujeres Cubanas; UniversidadesAgrarias; Institutos de Investigación y Desarrollo del Ministerio de Educación Superior y el Ministeriode la Agricultura; otras entidades convenientemente.

LÍNEAS

APOYO A LA PREVENCIÓN, MITIGACIÓN DE DESASTRES Y ADAPTACIÓN A LAVARIABILIDAD CLIMÁTICA EN ÁREAS DE PRODUCCIÓN E INDUSTRIA ANIMAL

Capacitación y sensibilización al nivel de productores a través de los órganos de base y sociedades de la ACPA.

Asistencia técnica para la introducción de tecnologías en escenarios productivos.

Facilitación de la inserción en el contexto de la cooperación internacional (apoyo en formulaciones depropuestas, promoción internacional, administración, monitoreo y evaluación).

Organismos, entidades estatales y organizaciones de la sociedad civil con las que la ACPA pudieracolaborar: Consejo Científico Veterinario de Cuba; Sociedad Cubana de Medicina Veterinaria paraCasos de Desastres; Instituto de Medicina Veterinaria; Sociedad Meteorológica de Cuba; Universida-des Agrarias; Institutos de Investigación y Desarrollo del Ministerio de Educación Superior; del Minis-terio de la Agricultura y del Ministerio del Azúcar.

APOYO AL MANEJO DE LOS RECURSOS ZOOGENÉTICOS Y FITOGENÉTICOSASOCIADOS, COMO CONTRIBUCIÓN A LA SEGURIDAD ALIMENTARIA

Capacitación e introducción de tecnologías de explotación en áreas protegidas y de explotacionesagrícolas.

Organismos, entidades estatales y organizaciones de la sociedad civil con las que la ACPA pudieracolaborar: Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente; Instituto de Ecología y Sistemática;Dirección de Genética del Ministerio de la Agricultura; Universidades Agrarias; Institutos de Investiga-ción y Desarrollo del Ministerio de Educación Superior y el Ministerio de la Agricultura.

Apoyo al manejo sostenible de los recursos naturales en áreas de la producción e industria animalApoyoal manejo sostenible de los recursos naturales en áreas de la producción e industria animal

Capacitación e introducción de tecnologías de adaptación de la producción animal en ecosistemas frágiles.

Incorporación de acciones para el desarrollo de la producción e industria animal como alternativa alimentariaen proyectos de desarrollo comunitario liderados por actores locales u organizaciones de desarrollo.

Organismos, entidades estatales y organizaciones de la sociedad civil con las que la ACPA pudieracolaborar: Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente; Instituto Nacional de Recursos Hi-dráulicos; Fundación Antonio Núñez Jiménez; Pronaturaleza; Cubasolar; Sociedad Meteorológicade Cuba; Sociedad de Geografía de Cuba; Sociedad de Hidráulica de la Unión Nacional de Arquitec-tos e Ingenieros de la Construcción de Cuba.

APOYO AL DESARROLLO SOSTENIBLE DE LA ACUACULTURA

Asistencia técnica y capacitación desde la Sociedad de Acuacultura (tanto con especialistas nacionalescomo extranjeros).


ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTO DE LA ACPA,PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE SU ESTRATEGIA

DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

El trabajo de cooperación internacional de la ACPA se inserta dentro de la estructura de la Asociación,que se apoya operativamente en el Grupo Nacional de Proyectos.

La aprobación de las acciones de cooperación se deciden en un Comité Nacional de Proyectos,integrado por el Secretariado Nacional de la ACPA; el Grupo Nacional de Proyectos y personas a lasque se les ha asignado la responsabilidad de coordinar el desarrollo de cada Programa o Línea Espe-cífica. Estos responsables cuentan a su vez con el apoyo de expertos en diferentes temáticas, organi-zados en un Comité Consultor. Estos especialistas forman parte del voluntariado de la ACPA.

La formulación de proyectos de cooperación internacional en la ACPA está descentralizada en ungrupo al nivel provincial y la administración también es descentralizada en los Comités Gestores decada proyecto. Además existe una estructura de apoyo al trabajo integral de la ACPA, incluidas lasacciones de cooperación, en los Consejos de Cooperación Regional, integrados por los presidentes yvicepresidentes de las Filiales provinciales de la ACPA y directores de proyectos de cada región (orien-tal, central y occidental).

El resto de las Secretarias de la ACPA y sus Sociedades participan en los procesos de Monitoreo y Evalua-ción de las acciones y garantizan la sostenibilidad a través de la asistencia técnica y la capacitación.

Los procedimientos para la aprobación oficial de las acciones de cooperación en la ACPA se ajustan alas regulaciones establecidas en el país por el Ministerio de Inversiones Extranjeras y CooperaciónEconómica, en representación del Estado cubano y por cada ministerio beneficiario de los proyectos.Así mismo, los procedimientos específicos adoptados por la Asociación para la gestión de proyectosestán recogidos institucionalmente en su Manual de gestión y administración de proyectos.

1.2. Base jurídica de la ACPA

La Asociación Cubana de Producción Animal (ACPA) fue creada por la Resolución No. 26 de fecha 31de enero de 1981 del Ministerio de Justicia y se encuentra inscrita en el Registro Nacional de Asocia-ciones en el tomo 1, folio 78, expediente No. 131001496. Tiene personalidad jurídica propia ycarácter nacional. A estos efectos la integran las filiales provinciales, órganos de base y las sociedades.

Su domicilio legal está ubicado en la calle 10 No. 351 e/ 15 y 17, municipio Plaza, Código PostalNo.12300, en Ciudad de La Habana, donde radica su Comité Ejecutivo Nacional.

Además de contar con una proyección clara de su trabajo en el ámbito de la cooperación internacio-nal, el marco legal donde se desenvuelve la gestión de cooperación internacional de la ACPA estátipificado en la Resolución Nº 26 del 31 de enero de 1981, del Ministerio de Justicia que legaliza laexistencia de la Asociación, el objeto social y las actividades que, de acuerdo a dicho objeto social, lamisma puede realizar.

1.3. Marco legal

La ACPA se rige para el desempeño de su gestión de cooperación por la Resolución 15/2006 delMINVEC, “Normas para la colaboración económica que Cuba recibe”, por lo que todo lo que en ellaaparece debe ser de obligatorio conocimiento del personal involucrado en la actividad e incorporadoen el sistema de gestión de la Asociación.

Resolución 15/2006 del MINVEC, “Normas para la colaboración económica que Cuba recibe”.


RESOLUCIÓN NO. 15 /2006

Por cuanto: Mediante acuerdo del Consejo de Estado de fecha 27 de agosto de 1999 quien resuelvefue designada Ministra para la Inversión Extranjera y la Colaboración Económica.

Por cuanto: El acuerdo No. 2817 de fecha 25 de noviembre de 1994 del Comité Ejecutivo delConsejo de Ministros, en su apartado tercero inciso 4, establece que corresponde a los jefes de laadministración central del Estado dictar en el limite de sus funciones y competencias, reglamentos,Resoluciones y otras disposiciones de obligatorio cumplimiento para el sistema del Organismo y en sucaso, para los demás organismos, Órganos Locales del Poder Popular, entidades estatales, sectorcooperativo, mixto, privado y la población.

Por cuanto: El Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, mediante el acuerdo No. 2822, adoptadocon fecha 25 de noviembre de 1994, aprobó con carácter provisional las funciones y atribucionesespecíficas del Ministerio para la Inversión Extranjera y la Colaboración Económica, entre las que seincluye la función de coordinar y asesorar la instrumentación y cumplimiento de la política del Estadoy el Gobierno en materia de colaboración económica.

Por cuanto: El Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, mediante el Acuerdo No. 5639, de fecha29 de marzo de 2006, autorizó a la Ministra para la Inversión Extranjera y la Colaboración Económi-ca, a poner en vigor , mediante Resolución, “Las normas para la colaboración económica que Cubarecibe”, con sus correspondientes Anexos.

Por tanto: En el ejercicio de las facultades que me están conferidas,

RESUELVO

Primero: Aprobar “Las normas para la colaboración económica que Cuba recibe”, con sus corres-pondientes Anexos, los cuales forman parte integrante de la presente Resolución.

NORMAS PARA LA COLABORACIÓN ECONÓMICA QUE CUBA RECIBE

Capítulo I. Generalidades

Artículo 1. De las modalidades de la colaboración económica que Cuba recibe

Las modalidades de la colaboración económica que Cuba recibe son:

a) Donativos, que se ejecutan a través de proyectos de colaboración o donaciones puntuales y

b) Créditos Blandos, que se ejecutan a través de proyectos de colaboración o listados de suministros

Artículo 2. Definiciones

1. Donativos: recursos de diversa naturaleza, recibidos con carácter no reembolsable, que contribu-yan al desarrollo del país y al enfrentamiento de emergencias por desastres naturales o a cubrirnecesidades de la población. Se materializan a través de donaciones puntuales o proyectos decolaboración

2. Donaciones puntuales: recursos recibidos, no asociados a proyectos de colaboración

3. Proyectos de colaboración: conjunto de acciones articuladas, encaminadas a la realización de unoo varios objetivos, en un período de tiempo determinado, en correspondencia con las prioridadesdel desarrollo económico y social del país en las esferas de: salud, educación, agropecuaria, cien-cia y técnica, medioambiente, cultura, deportes, entre otras, definidas por el gobierno de la Repú-blica de Cuba. Pueden ser asistenciales o de desarrollo:


a) Proyectos asistenciales: Dirigidos a la entrega de suministros de distinta naturaleza, tales como:alimentos, medicamentos y material gastable

b) Proyectos de desarrollo: Aquellos que generan un impacto económico, social y científico, sos-tenible en el tiempo, y que contribuyen al desarrollo de los territorios, entidades y población,beneficiarios del mismo

4. Créditos Blandos: recursos financieros a pagar en plazos de amortización, tasas de interés y períodosde gracia en condiciones más favorables que las comerciales existentes en el mercado internacional. Sematerializan, generalmente, a través de proyectos de colaboración o listados de Suministros

5. Listados de Suministros: relación de bienes y servicios, no asociados a un proyecto de colabora-ción, adquiridos con cargo a un crédito blando

Artículo 3. Principios de la colaboración económica que Cuba recibe

Los principios que rigen la colaboración económica que Cuba recibe son:

1. No aceptar condicionamientos de tipo económico, político o social que conlleven una ingerenciaen los asuntos internos o contra los principios de la Revolución

2. Estar dirigida, fundamentalmente, a las prioridades establecidas por el Gobierno y en ningún casofavorecer sectores de la población por razones étnicas, religiosas o de nacionalidad

3. No permitir la creación de sistemas de servicios sociales o de distribución de los recursos recibidospor la vía de la colaboración económica, paralelos a los establecidos por el Estado cubano

4. Todo el personal local que se requiera para la ejecución de un proyecto de colaboración, es garan-tizado por la contraparte cubana, en función de las obligaciones previstas para la ejecución delproyecto y ésta asume el pago de salarios, honorarios y viáticos en moneda nacional

5. Las contrapartes cubanas garantizan el cumplimiento de los compromisos asumidos en materia derecursos humanos, materiales y financieros durante la ejecución del proyecto y su sostenibilidaddespués que cese el financiamiento externo

6. Los recursos de la colaboración económica destinados a los proyectos están en función, única-mente, de cumplimentar los objetivos para los cuales se aprueba el proyecto

7. Las entidades cubanas, las organizaciones de masas y sociales, asociaciones, fundaciones y socie-dades civiles, legalmente constituidas, sólo podrán desarrollar proyectos de colaboración en co-rrespondencia con su objeto social o actividad fundamental para la cual están autorizadas

Artículo 4. De las fuentes de la colaboración económica

Las fuentes de los recursos que por concepto de colaboración económica se reciben son:

a) Gobiernos centrales y sus agencias de cooperación internacional o especializadas

b) Gobiernos locales, (estados federados, regiones, provincias, municipios u otras denominaciones)

c) Movimiento de amistad y solidaridad con Cuba

d) Organismos Internacionales,(incluye aquellos en que el Ministerio para la Inversión Extranjera yla Colaboración Económica, en lo adelante MINVEC, actúa como contraparte oficial nacional yotros en que ese papel es desempeñado por otros Organismos de la Administración Central delEstado)

e) Organizaciones No Gubernamentales

f) Fundaciones

g) Otras entidades públicas

h) Entidades privadas

i) Personas naturales


Capítulo II. Donativos

Artículo 5. De la aprobación y tramitación de Donativos

Sólo está autorizado para aprobar y tramitar la recepción de donativos, el Ministerio para la InversiónExtranjera y la Colaboración Económica a través de la Empresa Ejecutora de Donativos, en lo adelan-te EMED.

Artículo 6. De la importación de donativos en general

1. Para la importación de donativos de cualquier naturaleza, a excepción de los vehículos automoto-res, se presenta al director de la EMED la solicitud de autorización por la autoridad facultada porcada jefe del organismo de la Administración Central del Estado, Organizaciones de Masas o Socia-les, jefe del órgano de relación para las asociaciones, fundaciones o sociedades civiles o presidentedel Poder Popular provincial, según sea el caso, con la siguiente información:

a) Nombre, nacionalidad y país de residencia del donante

b) Entidad Beneficiaria

c) Información detallada por genérico, del contenido del donativo, cantidad y valor en pesoscubanos convertibles

d) Destino del donativo, precisando territorio y usuario o destinatario final

e) Puerto o aeropuerto de embarque

f) Nombre del embarcador

g) Almacén o lugar a donde debe ser trasladada la mercancía (dirección y teléfono)

h) Código y número de la cuenta bancaria en pesos cubanos de la entidad y compromiso de queasume los gastos asociados a la tramitación del donativo hasta su destino final

i) Nombre y teléfono de la persona a contactar

j) Nombre, teléfono, fax, correo electrónico y dirección de la entidad o persona que asume losgastos en origen y destino en puertos y aeropuertos

k) Confirmar la no existencia de vínculos comerciales o económicos entre donante y beneficiario

2. De resultar aceptada la solicitud, la EMED debe procurar el Aval necesario para comenzar lostrámites establecidos, el cual es otorgado por el Área Política correspondiente del MINVEC y elICAP en los casos relacionados con el Movimiento de Amistad y Solidaridad con Cuba

3. El ICAP coordinará con la EMED la importación de los donativos provenientes del Movimiento deAmistad y Solidaridad con Cuba. La EMED es responsable de su importación

4. Para el caso de los donativos con destino a la oficina del historiador de la Ciudad de La Habana, unavez obtenida la autorización y el aval correspondiente, la tramitación estará a cargo de dicha Oficina

5. En el caso de que la solicitud de tramitación del donativo se origine en los territorios, las Delegacio-nes Territoriales del MINVEC serán informadas, con el objetivo de apoyar y facilitar las accionesque resulten necesarias

Artículo 7. De la importación, adquisición, traspaso y registro de vehículos automotores donados

1. Para la importación, adquisición, traspaso y registro de vehículos automotores, recibidos por con-cepto de donativos puntuales, se solicita al Ministro del MINVEC la autorización correspondiente,por el jefe del organismo de la Administración Central del Estado, organizaciones de masas osociales, el presidente del ICAP, jefe del órgano de relación o presidente del Poder Popular provin-cial, según sea el caso. La solicitud debe cumplir con la información requerida para los casosregulados en el artículo 6, debiendo contener además la siguiente:


a) Actividades a las que serán destinados los vehículos

b) Datos del vehículo: marca, modelo, número de motor, número de chasis, color y cuantos otrosrequerimientos sean establecidos por el MITRANS para este tipo de importaciones

2. Para la importación, adquisición, traspaso y registro de vehículos automotores, previstas en losproyectos de colaboración se requiere la autorización del ministro del MINVEC. En tal sentido, esnecesario contar con el aval del jefe del organismo de la Administración Central del Estado, orga-nizaciones de masas o sociales, jefe del órgano de relación o presidente del Poder Popular provin-cial, según sea el caso. El documento que norme la ejecución del proyecto deberá prever el desti-no final de cada vehículo, una vez que concluya la ejecución del mismo

3. En cualquier caso, si se trata de una ambulancia, se acompaña a la solicitud referida en los párra-fos 1 y 2, la autorización expresa del Ministro de Salud Pública. La solicitud relativa a un vehículoautomotor cuyo peso máximo exceda de las 1,5 toneladas, tales como ómnibus, camiones, cuñasy otros, se acompaña con la autorización expresa del ministro de Transporte

4. A partir del otorgamiento de la autorización por el MINVEC, éste, a través de la EMED, tramita laadquisición, el embarque, importación, traspaso y registro del vehículo, según corresponda

Artículo 8. De la recepción y utilización de donativos puntuales en efectivo

1. La recepción de donativos puntuales en efectivo tiene carácter excepcional y se ajustará a lo esta-blecido en las regulaciones bancarias vigentes

2. En los casos que estos se reciban en los territorios, se requiere, para su ingreso en la cuentaaprobada al efecto, de la autorización del presidente del Consejo de la Administración Provincial.La recepción de estos fondos en el país es informada, de inmediato, por el receptor del donativoen efectivo, a la Delegación Territorial del MINVEC, especificando los datos que permitan identifi-car al donante, así como la cantidad recibida y el destino propuesto por el donante, si fuera elcaso. En el caso de Ciudad de La Habana la información anterior se tributa al nivel central delMINVEC

3. En los casos en que los referidos donativos se reciban en organismos de la Administración Centraldel Estado o sus dependencias, organizaciones de masas o sociales, la presidencia del ICAP, asocia-ciones, fundaciones, o sociedades civiles, se requiere, para su ingreso en la cuenta aprobada alefecto, la autorización del jefe de organismo, organización u Órgano de Relación, según corres-ponda. Estos últimos informan al MINVEC, de inmediato, acerca de los datos que permitan iden-tificar al donante, así como la cantidad recibida y el destino propuesto por el donante, si fuera elcaso

4. La autorización de los fondos para la adquisición de bienes y servicios se otorga por los Comités decompra constituidos a nivel territorial

5. Para el caso de los donativos puntuales en efectivo que se reciban en la Oficina del Historiador dela Ciudad de La Habana, se requiere la autorización del jefe de ésta. Para este fin dispondrá deuna cuenta independiente y de los mecanismos de control adecuados. Periódicamente informaráal Nivel central del MINVEC de los recursos recibidos por esta vía

6. En los casos de las donaciones de recursos financieros provenientes del movimiento de amistad ysolidaridad con Cuba, la presidencia del ICAP es la institución depositaria de éstos, siendo la en-cargada de su control y traslado a las máximas instancias de dirección de las instituciones bene-ficiadas; así mismo, el ICAP informará al Nivel central del MINVEC sobre el traslado de dichosrecursos a las instituciones beneficiadas y estas últimas requieren , a su vez, de la autorización delMINVEC para su utilización

7. Para la utilización de los recursos referidos en los numerales 2 y 3, de este artículo, será necesariocontar con la autorización del MINVEC


Artículo 9. Del control de los donativos

Todos los Donativos están sujetos a control. Dicho control se ejercerá en los siguientes niveles:

a) Autocontrol ejercido por la entidad cubana que se beneficia como resultado del donativo. Estáencaminado a garantizar la utilización del mismo en función de su destino final. Los Organis-mos de la administración Central del Estado, las Organizaciones de Masas o Sociales, asociacio-nes, fundaciones, o sociedades civiles, o presidentes del Poder Popular provincial, según corres-ponda, son responsables en primera instancia, de la ejecución del referido autocontrol

b) Visitas de control realizadas principalmente por la EMED, las áreas políticas y por las Delegacio-nes Territoriales del MINVEC. Podrán ser realizadas también por los Organismos de la Adminis-tración Central del Estado o entidades receptoras de donativos y el ICAP para el caso de losdonativos puntuales provenientes del movimiento de amistad y solidaridad con Cuba

c) Supervisiones realizadas por la dirección de supervisión o las Delegaciones Territoriales del MINVEC

d) Auditorias realizadas por el Ministerio de Auditoria y Control o entidades nacionales facultadaspara ello

Capítulo III. proyectos de colaboración

Artículo 10. De la elaboración de propuestas de perfiles de proyectos y su presentación al MINVEC

1. Los Organismos de la Administración Central del Estado, las organizaciones de masas o sociales, lasasociaciones, fundaciones y sociedades civiles, podrán presentar al MINVEC propuestas de perfilesde proyectos de colaboración, generalmente de alcance nacional, las que serán acompañadas detodos los avales del nivel central de los organismos y entidades involucradas, y de las instanciasterritoriales que participan en el Proyecto, cuando proceda, incluyendo la Delegación Territorialdel MINVEC. La Oficina del Historiador de la Ciudad de La Habana elaborará las líneas directricespara el desarrollo de la zona priorizada para la conservación, con la debida compatibilización conlos actores sociales, administradores y políticos del territorio, las cuales enviará al nivel central parasu aprobación

2. Los proyectos cuya contraparte oficial cubana sean asociaciones, fundaciones o sociedades civiles,legalmente constituidas, deberán contar, además, con la aprobación expresa del Jefe de su Órganode Relación

3. A nivel territorial se debe elaborar por el gobierno provincial, en estrecha coordinación con laDelegación correspondiente del MINVEC, un documento que contenga las líneas directrices parael desarrollo de la colaboración internacional en el territorio, el cual debe servir para la definiciónde propuestas de perfiles de proyectos que constituyan la base para la promoción con las posiblescontrapartes o fuentes extranjeras de financiación

4. Las propuestas de perfiles de Proyectos deben ser compatibilizadas a nivel territorial y nacional.Una vez concluida la referida compatibilización, de acuerdo con los procedimientos internos decada organismo, son enviadas al MINVEC por conducto del delegado territorial, con vista a supromoción; en el caso de Ciudad de La Habana, las propuestas de perfiles de proyectos sonenviadas directamente al nivel central de dicho organismo. El Delegado Territorial, al enviar lasreferidas propuestas, acredita ante este organismo la debida conclusión del proceso decompatibilización

5. Para la elaboración de las propuestas de perfiles de proyectos de colaboración se deben tomar enconsideración los siguientes requerimientos:

a) Ser confeccionadas en correspondencia con las indicaciones que se establecen en el Anexo Ade la presente resolución


b) Con vista a asegurar la utilización racional de los recursos provenientes de la ColaboraciónEconómica, al momento de la elaboración de la propuesta de perfiles de Proyectos se tomaráen consideración, además de las prioridades definidas por el Gobierno, la necesidad de minimi-zar los gastos de administración, evitando destinar fondos para apoyo institucional o actividadesque no resulten indispensables a los objetivos del proyecto de que se trate

Artículo 11. De la promoción de las propuestas de perfiles de proyectos de colaboración

1. Los perfiles de proyectos de colaboración que tengan, por su naturaleza o por su incidencia entodo el país o en distintas provincias o territorios, carácter nacional, son promovidos nacional ointernacionalmente, por el MINVEC o conjuntamente entre éste y la institución cubana responsa-ble. La institución cubana responsable, para llevar a cabo tal promoción, podrá utilizar a otrasinstituciones y organizaciones cubanas . En todo caso la promoción para la búsqueda definanciamiento externo debe ser aprobada previamente por el MINVEC y controlada su gestiónexterna, en estrecha articulación con la institución cubana responsable, caso que esta realice estasgestiones

2. Para los perfiles de proyectos de incidencia territorial, en igual sentido, la promoción se realizacontando con la aprobación previa del MINVEC y se puede realizar de forma conjunta entre elMINVEC, y la autoridad territorial interesada o por esta última, en cuyo caso, siempre debe existirun control efectivo y sistemático de las antes mencionadas gestiones por parte del MINVEC

3. El MINVEC además podrá, a través del ICAP, promover aquellos proyectos de colaboración cuyanaturaleza y características, así lo aconsejen

Artículo 12. De la aprobación de proyectos de colaboración

1. Todos los proyectos de colaboración son aprobados por el MINVEC, previa coordinación con elOACE correspondiente, independientemente de la fuente de donde se reciban los recursos o de laInstitución que actúe como contraparte oficial nacional

2. Una vez disponibles los fondos externos para el proyecto de colaboración, se presentará al MINVEC,para su autorización y firma, la propuesta de documento que legaliza el proyecto. Este documentoprecisa, entre otros aspectos, la procedencia de los fondos externos, el presupuesto acordadopara la ejecución del proyecto, los objetivos y las responsabilidades que cada participante asumeen el proyecto de colaboración, la designación del director cubano para el proyecto y adquierediversas formas según la fuente de financiamiento. Este proceso se rige por las regulaciones, nor-mas y procedimientos establecidos por las distintas fuentes de financiamiento y aceptados pornuestro país. La firma de este documento se realiza a nivel central o a nivel territorial, según sedetermine

3. Sólo se puede disponer de los fondos mencionados en el párrafo anterior, a partir de la firma deldocumento rector del Proyecto, momento en que adquiere validez legal este último. Una vezsuscrito el referido documento no puede ser modificado sin la autorización del MINVEC, a pro-puesta de las partes de común acuerdo

4. Al momento de la aprobación de los proyectos de alcance nacional se define, siempre que seaposible, los recursos destinados a cada provincia

Artículo 13. Del control de los proyectos de colaboración

1. Los proyectos de colaboración están sujetos a diferentes niveles de control:

a) Autocontrol ejercido por las propias partes del proyecto en correspondencia con la guía deAutocontrol que forma parte integrante de esta resolución como Anexo B

b) Visitas de control realizadas por las Áreas Políticas y las Delegaciones Territoriales, ambas delMINVEC, los Organismos de la Administración Central del Estado o Entidades responsables delproyecto


c) Supervisiones realizadas por la dirección de supervisión o las Delegaciones Territoriales, delMINVEC

d) Auditorias realizadas por el Ministerio de Auditoria y Control u otra entidad integrante delsistema nacional de Auditoria, o por entidades extranjeras en correspondencia con lo previstoen el documento rector del proyecto, previo el cumplimiento de las regulaciones establecidasen el país

2. El director del proyecto debe conformar y conservar el expediente con los informes de las visitasde control, supervisiones y auditorias que se le realicen al proyecto

3. Como parte del control de la ejecución del proyecto de colaboración y de su financiamientoexterno, los Organismos de la Administración Central del Estado (incluidos aquellos que actúancomo contraparte oficial nacional de organismos internacionales), instituciones u otras entidadesresponsables, tributarán al MINVEC, tanto a su nivel central como a las Delegaciones Territoriales,los informes técnico-narrativos, que describen el desarrollo de la ejecución del proyecto y la infor-mación financiera los días 20 de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre. La informa-ción financiera responde a los requerimientos establecidos en el anexo C de la presente Resolu-ción, desglosándose por Provincia y fuente de financiamiento en aquellos Proyectos cofinanciados

4. Las adquisiciones de bienes y servicios de los proyectos de colaboración son examinadas y aproba-das, caso a caso, por los comités de compras establecidos a nivel de proyecto, programa o a nivelterritorial. Estos comités se rigen, para su funcionamiento, por las normas que establezca el MINVEC.En aquellos Proyectos cuyas características no recomienden la constitución de dicho Comité, ellodebe hacerse constar en el documento rector del mismo

Artículo 14. De las Cuentas Bancarias

1. Los proyectos de colaboración que conlleven transferencias de fondos al país, cuentan con unacuenta bancaria independiente. Se exceptúan de lo anterior, los proyectos ejecutados por lasAgencias, los programas y los fondos multilaterales

2. El MINVEC es el organismo autorizado a tramitar la apertura y cierre de una cuenta bancaria parala operación de los fondos destinados a la ejecución de un proyecto de colaboración. Las mismaspueden ser operadas de forma conjunta por la parte extranjera o por la parte cubana. No obstan-te lo anterior, todas las operaciones de desembolso son aprobadas por ambas Partes

3. El otorgamiento de la Licencia para operar la cuenta bancaria mencionada en los párrafos prece-dentes tendrá lugar de forma gratuita y se extenderá por el tiempo de duración del proyecto

Capítulo IV. Trámites migratorios del personal extranjero vinculadoa la colaboración económica

Artículo 15

El MINVEC es el organismo encargado de realizar todos los trámites relacionados con el estado migra-torio de toda persona asociada a las acciones de colaboración. Dichos trámites se presentan al ÁreaPolítica correspondiente del MINVEC para ser tramitados a través del Sistema de Ventanilla Única o elMinisterio de Relaciones Exteriores, según corresponda y de conformidad con el Reglamento que alefecto se establezca.

Segundo: Para la Aplicación de la presente resolución, el Ministerio de las Fuerzas Armadas Revolu-cionarias se rige por sus disposiciones internas, en correspondencia con sus particularidades.

Tercero: El MINVEC mantendrá informado al ICAP de los proyectos del movimiento de amistad ysolidaridad con Cuba que resulten aprobados; así mismo, enviará, sistemáticamente al ICAP, la infor-mación relativa a los donativos provenientes del propio movimiento, cuya importación se tramita porconducto de la EMED.


Notifíquese a los Viceministros, Directores y Delegados Territoriales del Ministerio para la InversiónExtranjera y la Colaboración Económica; a los Jefes de los Organismos de la Administración Centraldel Estado, a los presidentes de los Consejos de la Administración provincial y municipal, así como alos representantes de Asociaciones, Fundaciones, Sociedades Civiles y Organizaciones No Guberna-mentales.

Comuníquese a cuantas personas naturales o jurídicas deban conocer la misma.

Publíquese en la Gaceta Oficial de la República de Cuba para general conocimiento.

Dada en Ciudad de La Habana, al 1 del mes de abril de 2006.¨ Año de la Revolución Energética enCuba ¨

Marta Lomas MoralesMinistra


2. TRAMITACIÓN DE PROYECTOS

2.1. Tramitación

Para ejecutar un programa o proyecto facilitado por la ACPA no basta con que se realice una buenaidentificación, diagnóstico y planificación en el lugar donde surja la misma. También es imprescindiblela profesionalidad que se logre en el proceso de la tramitación para la aprobación final, donde inter-vienen no sólo las personas vinculadas a la temática y que forman parte de la estructura de la ACPA,desde el nivel provincial hasta el nacional, sino también los especialistas del Ministerio de la Agricultu-ra en las diferentes instancias, como órgano de relación de la Asociación; del Ministerio para la Inver-sión y Colaboración Extranjera (MINVEC), como órgano rector de la cooperación en Cuba, y de otrosMinisterios con los que la ACPA colabora en la gestión de proyectos, como es el Ministerio del Azúcary el Ministerio de la Industria Pesquera. Para llevar un control estricto de las gestiones en la tramita-ción se establece la utilización de la planilla “Lista de chequeo para proyectos de cooperación inter-nacional de la ACPA” que aparece en la página 146.

Facilitamos las decisiones cuando existe:

• Una presentación clara , convincente y bien estructurada de la proposición en cuanto afundamentación, objetivos, resultados a alcanzar e inserción en los programas y líneas de la estra-tegia de cooperación

• El respeto estricto a lo legislado para la presentación y aprobación de la acción

• La concordancia con el marco legal para la colaboración internacional en nuestro país

¿Cómo presentar un proyecto a la ACPA para iniciar el proceso de tramitación?

2.2. Presentación

El Formulario. Lo primero es conocer que hay tantos formularios como organizaciones y agenciasinvolucradas en la cooperación internacional. Si durante la formulación ya trabajamos con una contrapar-te externa y existe conocimiento de la convocatoria a la que se presentará la acción, todo es más fácilporque; en este caso, se utilizan los modelos establecidos por esa contraparte y que siempre –desde elGrupo Nacional de Proyectos– se pondrán a disposición de las Filiales involucradas en el proceso.

PERO CUIDADO, aunque siempre se cuente con los formularios correspondientes, no todos tienenlos requisitos que satisfacen lo exigido para la aprobación por la ACPA y los Organismos en Cuba ypor ello la Asociación estableció que cualquiera que sea el formulario con el que trabajemos, laproposición debe contener los siguientes documentos: (Los modelos que referimos se presentan eneste Manual en el epígrafe 2.5.1)

• Matriz de Planificación, Lógica de Intervención o Marco Lógico. (Ver 2.5.2) Cronograma de activi-dades según los resultados y el tiempo de duración de la acción que sería

a. Por meses para los proyectos de hasta un año de duración

b. Por años para los proyectos de más de un año, con el desglose mensual de las actividades delprimer año (Ver 2.5.3)

• Presupuesto de la contribución externa con el aporte local (Ver 2.5.4)

• Base de cálculo utilizada para la definición del presupuesto (Ver 2.5.5)

• Documento donde esté explícita la sostenibilidad del proyecto, cuyos requerimientos se definencaso a caso

• Proyecto del fondo de contribución del beneficiario (Ver 2.5.6)


En el caso que trabajemos en la proposición de acciones en las que no estén definidas las contrapartesexternas, ni el posible contribuyente, las mismas se deben presentar según el formulario que estable-ce la resolución 15 del MINVEC, en el anexo correspondiente, donde se recogen los aspectos estable-cidos por el MINVEC y los de interés institucional. (Ver 1.4.5)

Si se diera la coyuntura de que las Filiales provinciales de la ACPA faciliten formulaciones que decidanpresentar directamente a las Delegaciones provinciales del MINVEC para su promoción internacional,se deberán preparar en el formulario establecido por el MINVEC que referimos anteriormente.

No se desestiman las proposiciones para presentar a los fondos que el CITMA tiene destinados a losproyectos de cooperación para el desarrollo. En este caso deberán prepararse según el modeloestablecido por el CITMA, previo cumplimiento a las indicaciones establecidas por el MINAG paraestos casos.

Situación similar corresponde a los proyectos que las Filiales Provinciales de la ACPA –de la zonaoriental del país, Sancti Spíritus y Pinar del Río– decidan presentar al PDHL para su financiamientodirecto o co-financiamiento, que deberán prepararlos en el formulario establecido por esta organi-zación.

2.3. Los Avales

Según lo exige el procedimiento, el proceso de formulación de una proposición no queda concluidohasta tanto no se otorguen los avales de las autoridades y entidades locales. Por ello es indispensableque las presentaciones incluyan los siguientes documentos:

• Avales provinciales (del MINAG; MIP o MINAZ según el proyecto)

• Aval de la Delegación provincial del MINVEC (en todos los casos)

• Aval del Consejo de la Administración provincial (en todos los casos)

• Aval de la Delegación provincial de Recursos Hidráulicos y carta de solicitud de aval al InstitutoNacional de Recursos Hidráulicos (en proyectos que tengan contempladas obras hidráulicas)

• Aval de la Unidad Provincial de Inversiones de la Vivienda (en caso de los proyectos que contem-plen reparaciones de viviendas)

• Aval de la Organización Básica Eléctrica (OBE) en el caso de los proyectos que contemplen electri-ficación

• Aval de la Delegación Provincial del CITMA (siempre que sea posible)

• Coordenadas de la ubicación del lugar de la acción para solicitar el Aval de la Defensa

¿Cómo debemos proceder para la aprobación de la proposición?

2.4. Aprobación

En la ACPA está establecido que las Filiales provinciales y Sociedades Nacionales NO PUEDEN entre-gar proyectos directamente a la cofinanciación con contrapartes externas y agencias. Este trámite esresponsabilidad del grupo nacional de proyectos.

En aquellos casos en que trabajemos en procesos conjuntamente con especialistas de contrapartesexternas tampoco SE LES PUEDE entregar avales ni coordenadas.

Todos y todas deben tener claro el siguiente procedimiento y niveles de responsabilidad para lapresentación de una proposición:


La presentación a los Organismos de la Administración Central del Estado que deben emitir las apro-baciones que les corresponde, previo a la aprobación definitiva por el MINVEC, se realiza según losprocedimientos establecidos y que de forma general siguen los siguientes pasos;

– Enviar el expediente al Organismo de la Administración Central del Estado que corresponde, conlos avales y documentos ya descritos

– Enviar la versión electrónica del texto del proyecto, marco lógico, presupuesto, cronograma deactividades y coordenadas de la ubicación de los lugares donde se ejecutará la acción. Esta es ladocumentación necesaria para la solicitud del aval de la defensa en cualquiera de los casos, cuyotrámite requerirá al menos 25 días

– En el caso del MINAG, el expediente se presenta con 25 días de antelación a la fecha de la reuniónde trabajo del comité de proyectos

– Una vez obtenida la aprobación del comité de proyectos, éste tramita el aval que debe otorgar lamáxima autoridad del Organismo

– En el caso del MINAZ se presenta el expediente con la misma composición

– Sólo después de obtenido el aval del Organismo de la Administración Central del Estado corres-pondiente, el proyecto se somete a la aprobación del MINVEC, cuyo comité de proyectos emitiráun dictamen no antes de los 25 días momento a partir del que, si se aprueba el proyecto, seprocede a la firma de los Términos de Referencia, documento que legaliza la ejecución del mismo

– La solicitud para la apertura de la cuenta bancaria en la que se deposita el desembolso del financistase efectúa a partir de la autorización de la firma de los términos de referencia

– La autorización de la apertura de la cuenta bancaria toma un lapso que oscila entre los veinte ytreinta días

Acción Responsabilidad

Formulación según metodología establecida por la ACPA (proceso participativo, interactoral e interdisciplinario).

Equipo seleccionado por la Filial provincial en coordinación con la persona responsable del Programa o Línea de colaboración de la ACPA, en la que se inscribe la proposición.

Presentación a las dependencias provinciales para la aprobación a esa instancia. (proceso que concluye con el otorgamiento de los avales correspondientes).

Persona responsable de la Secretaría de Relaciones Públicas de la Filial provincial.

Presentación al grupo nacional de proyectos para el análisis y aprobación en el Comité Nacional de proyectos. (en soporte magnético, por vía electrónica o impreso)

Persona responsable del equipo de formulación del proyecto.

Presentación de expediente final del proyecto al grupo nacional de proyectos para su tramitación con los organismos nacionales. (en tres copias y soporte magnético). Esta entrega sólo se realiza si el proyecto es aprobado por el Comité Nacional de Proyectos de la ACPA, lo que se dará a conocer inmediatamente.

Persona responsable de la Secretaría de Relaciones Públicas de la Filial provincial.

Presentación de expedientes a los organismos nacionales para su aprobación.

Persona encargada de la tramitación en el grupo nacional de proyectos de la ACPA.


2.5. Formulación del proyecto

2.5.1. Formulario para la confección de las propuestas de proyectos.

Cuando los proyectos se formulan a partir del interés local o nacional para la búsqueda definanciamientos y no se conoce la contraparte externa que lo asumirá, deberá utilizarse el formularioo perfil del proyecto que aparece en el Apéndice A de la Resolución 15-2006 del MINVEC

Apéndice A de la Resolución 15-2006 del MINVEC

FORMULARIO

1. Titulo del Proyecto.

Debe reflejar la esencia del proyecto que permita identificar de inmediato su objetivo funda-mental. No se debe poner el mismo título a más de un proyecto, aunque tengan objetivos oáreas de acción similares, a fin de evitar confusiones.

2. Órganos nacionales de contrapartida.

2.1. Entidad cubana contraparte oficial del proyecto.

Se refiere a la parte cubana responsable del proyecto y que se relacionará directamentecon la contraparte extranjera.

2.2. Contraparte ejecutora o técnica

Se refiere a la parte cubana que ejecutará directamente el proyecto.

En algunos casos coinciden en una sola entidad las tres contrapartes (oficial, ejecutora ytecnica).

2.3. Otras Instituciones que colaboran en la realización del proyecto.

Se detallaran las Instituciones u Organismos cubanos que realicen aportes de cualquiernaturaleza al proyecto.

3. Contraparte extranjera y fuente de financiamiento.

solamente para aquellos casos que se tenga identificada

3.1. Entidad extranjera contraparte oficial del proyecto.

Reflejará la parte extranjera que fungirá como responsable del proyecto.

3.2. Fuente de financiamiento.

Definir claramente el origen de los recursos externos. Pueden existir proyectos con másde una fuente de financiamiento.

4. Relación de la entidad cubana con los beneficiarios del royecto.

4.1. Debe ser lo más explícita posible, teniendo en cuenta que los beneficiarios directos decada proyecto tienen un rol primordial en la ejecución y éxito de la acción propuesta. Esnecesario señalar que para las contrapartes financiadoras este indicador es fundamental.

En este punto, deben aparecer de forma detallada: número y características de la pobla-ción a saber: género, edad, capas más vulnerables, población rural, etc. Deben explicar-se los “criterios de selección de los beneficiarios” y los beneficios explícitos de género(mujeres y hombres)

5. Historia, fundamentos y objetivos del proyecto.

5.1. Antecedentes


Explicación que permita conocer la situación que motiva el proyecto propuesto. Señalarsi ha existido alguna acción anterior con financiamiento externo, vinculada al actual ob-jetivo, esbozar los resultados.

5.2. Fundamentación

Porque es necesario el proyecto.

5.3. Objetivo principal y específicos

Detalle de los objetivos que se persiguen alcanzar a partir del financiamiento externosolicitado.

5.4. Viabilidad y sostenibilidad

Ambos aspectos están estrechamente relacionados, el primero se refiere a la necesidadde que la contraparte cubana posea la condiciones necesarias que permitan la materiali-zación del proyecto, lo cual se puede expresar en capacidad técnica, disponibilidad derecursos materiales y humanos, infraestructura, etc. En cuanto a la sostenibilidad nodebe depender de los recursos externos, es decir que sin inyección de recursos en MLCseamos capaces de lograr que la acción sea sostenible en el tiempo. Este último aspectodebe ser reflejado explícitamente cuando la acción propuesta este en el marco de unproyecto de desarrollo. Esta condición no se cumplirá en los proyectos de emergencia y/o asistenciales.

6. Localización.

Detallar la localidad e incorporar, siempre que sea posible, un mapa descriptivo de la zonadonde se desarrolla el proyecto.

7. Duración

Tiempo de duración previsto PARA LA EJECUCIÓN del proyecto. Anexar cronograma detalladode ejecución.

8. Presupuesto del Proyecto

8.1. Debe reflejar de forma detallada el financiamiento externo solicitado, así como las apor-taciones nacionales.

De existir más de una fuente en el financiamiento del proyecto el presupuesto se reflejaráde forma general y separado por fuentes.

Si la ejecución abarca más de una provincia se debe reflejar el presupuesto asignado acada una de ellas.

2.5.2. Matriz de Planificación, Lógica de Intervención o Marco Lógico

Objetivos/ Resultados/ Actividades

Lógica de Intervención

Indicadores objetivamente verificables

Fuentes de verificación

Supuestos o hipótesis

Objetivo global o general

No procede

Objetivo del proyecto o específico

Resultados esperados

Actividades

Insumos

Costos Condiciones previas


2.5.3. Cronograma general de actividades

2.5.4. Presupuesto de la contribución externa con el aporte local

Hay que considerar que de acuerdo al contribuyente, este formato de presupuesto puede tener otrasespecificidades.

Año 1 Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4

Resultados / Actividades

Inicio

Termi - nación E F M A M J J A S O N D

Año 2 Año 3

Resultado 1 Actividad 1.1 x x x x Resultado 2 x x x x Actividad 2.1 Resultado 3 Actividad 3.1 x x x x x

NOMBRE DEL PROYECTO:

PRESUPUESTO

Aporte externo RUBROS U/M Cantidad

Precio /Unitario

CUC Euro

Aporte Local (CUP)

RECURSOS HUMANOS

1.1 Salarios y honorarios 1.1.1 Salarios y seguridad social personal expatriado 1.1.2 Salarios y seguridad social personal cubano 1.1.3 Honorarios asesores, consultores extranjeros 1.1.4 Honorarios asesores, consultores cubanos

1.2 Pasajes 1.2.1 Nacionales / internacionales para personal expatriado, asesores y

consultores 1.2.2 Nacionales / internacionales Viajes de personal cubano

1.3 Dietas 1.3.1 Para expatriados, asesores y consultores 1.3.2 Dietas de personal cubano en el exterior 1.3.3 Dietas de personal cubano en el país

INVERSIONES

2.1 Compra de vehículos

2.2 Compra de equipos 2.2.1 De oficina (informáticos, comunicación, climatización, reproducción) 2.2.2 Productivos o servicios (maquinarias y/o equipos industriales,

agrícolas) 2.2.3 Capacitación (proyectores data video, televisores, cámaras

fotográficas, retroproyectores)

2.3 Mobiliario y enseres 2.3.1 Oficina (sillas, mesas, archivos, buroes, caja fuerte) 2.3.2 Productivos o servicios 2.2.3 Capacitación (mesas, pupitres, pizarras)

MATERIALES Y SUMINISTROS

3.1 Oficina 3.1.1 Materiales de oficina y escritorio, software contabilidad


2.5.5. Base de cálculo para la formación del presupuesto

Cuando hacemos el presupuesto, debemos evitamos detallar excesivamente las acciones, lo que per-mite mayor “flexibilidad” para la toma de decisiones, a menos que la organización donante lo exijade otra forma.

La experiencia acumulada nos permite asegurar que si bien es muy importante realizar una “Base decálculo” lo más detallada posible, donde se prevean todo tipo de situaciones (tendencias en las varia-ciones de precios, cambios tecnológicos, etc.), en el momento de resumirlas para el presupuesto, sedebe hacer lo más global posible (por categorías o rubros) para poder introducir las medidas o cam-bios necesarios durante la ejecución, sin alterar los resultados esperados (efectos-impactos), ni que seproduzcan frecuentes solicitudes de ajustes presupuestarios. Por esta y otras razones es que se haceimprescindible que todo presupuesto esté acompañado de su base de cálculo.

No siempre las personas que realizan los proyectos, son las que los ejecutan, por lo que es muyimportante que se pueda identificar “cómo se llegó al presupuesto que sustenta cada acción delproyecto” .

Cada propuesta, –no importa su tamaño-, debe incluir un resumen de presupuesto; los proyectosgrandes pueden requerir presupuestos adicionales por socio, sitio o actividad.

Los costos indirectos son costos legítimos y debemos incluirlos en todo presupuesto.

2.5.6. Proyecto del Fondo de contribución del Beneficiario

El fondo de contribución de los beneficiarios se forma a partir de las partidas del presupuesto quepueden dar lugar a esa contribución. No es un cambio equitativo de divisa aportada por moneda

Aporte externo RUBROS U/M Cantidad

Precio /Unitario

CUC Euro

Aporte Local (CUP)

3.2 Productivos o de servicios 3.2.1 Materiales construcción 3.2.2 Insumos agrícolas 3.2.3 Repuesto de maquinarias y equipos agrícolas 3.2.4 Medicamentos veterinarios

FUNCIONAMIENTO

4.1 Costos operación 4.1.1 Comunicaciones 4.1.2 Servicios a transportes (combustible y lubricantes, mantenimiento y

reparaciones 4.1.3 Seguros del transporte 4.1.4 Gastos bancarios, auditorias 4.1.5 Mantenimiento infraestructura y equipamiento

4.2 Monitoreo, evaluación y estudios 4.2.1 Monitoreo y evaluación 4.2.2 Estudios técnicos

VISIBILIDAD

5.1 Costos de Publicaciones 5.1.1 Publicaciones de visibilidad y promocional

5.2 Costos promoción 5.2.1 Materiales, postres, gigantografías para dar visibilidad al Proyecto.

Memorias ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN

6.1 Costos en eventos y talleres. Capacitación beneficiarios y grupo de proyecto

6.2 Repuestos equipos capacitación, materiales de capacitación 6.3 Elaboración, edición e impresión materiales de capacitación 7. IMPREVISTOS Cubrir acciones o recursos no previstos durante la planificación y elaboración del proyecto


nacional. Es decir, el fondo de contribución se planifica teniendo en consideración la necesidad demoneda nacional para el funcionamiento del equipo del proyecto, incluyendo el periodo de segui-miento una vez concluido el financiamiento. En adición a esto, es importante tener en consideraciónel aporte del proyecto a la ACPA en moneda nacional, con el sentido de sufragar los gastos en los quese incurre en las etapas de diagnóstico, planificación y monitoreo-evaluación interna. Dicho aporte esel 10% del aporte en divisa que realiza el proyecto. Todo este aporte es debidamente negociado conlos beneficiarios.

A continuación se expone un ejemplo que ilustra la forma en que se confecciona el fondo de contri-bución y los proyectos que generalmente lo componen aunque no son los únicos.

Ingresos:

Períodos Rubros Partidas de ingresos Año I Año II Año III Total

Egresos:

PROYECTO: “CAPACITACIÓN”

Objetivo:

Financiar en moneda nacional la capacitación del equipo del proyecto en talleres, cursos de compu-tación, idiomas, etc. Divulgar tecnologías adecuadas, con respecto a las perspectivas futuras y desa-rrollo e incremento en las producciones.

Distribución del presupuesto:

Períodos I II III Total 1 Capacitación y divulgación 2 Asistencia técnica cubana 3 Funcionamiento del proyecto 4 Apoyo a compra y transportación de

Insumos y donaciones

5 Monitoreo y evaluación externa Total

Rubros Importe en CUP Talleres, cursos y eventos nacionales e internacionales Entrenamiento del personal Compra de materiales de capacitación


PROYECTO: “ASISTENCIA TÉCNICA”

Objetivo:

Sufragar los gastos de salarios, descanso retribuido, seguridad social y 25% de impuestos sobre elsalario devengado del personal del proyecto que atiende la ejecución y control del mismo, así comolos gastos de dieta por viajes de trabajo.

La dirección del proyecto cuenta con X personas, un director, un especialista de proyecto, un especia-lista B. en contabilidad y costos, un Balancista Distribuidor, tres agentes de seguridad y una depen-diente gastronómica.


PROYECTO: “FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO”

Objetivo:

Financiar los gastos necesarios para el funcionamiento del proyecto. Incluye el mantenimiento dellocal de la oficina; los impuestos de circulación terrestre de los vehículos del proyecto, reparacionesmenores y mantenimiento de estos vehículos y equipos de oficina, comisiones bancarias, electricidady comunicaciones.


Rubros Importe en CUP Salarios Descanso retribuido Seguridad social Subsidios 25% Impuestos sobre nómina Dietas y pasajes Total

Rubros Importe en CUP Aranceles en moneda nacional Impuesto de circulación terrestre Reparación y mantenimiento de equipos Servicios bancarios-impuestos-correo Electricidad Comunicaciones Total


PROYECTO: “APOYO A LA COMPRA Y TRANSPORTACIÓNDE MATERIALES E INSUMOS”

Objetivo:

Financiar en CUP la transportación de los materiales e insumos comprados desde los almacenes delos suministradores hasta el proyecto y pagar moneda nacional de los medios que se adquieren através de la Empresa ejecutora de donativos.


PROYECTO: “MONITOREO Y EVALUACIÓN EXTERNA”

Objetivo:

Financiar en CUP los gastos de planificación, implementación, y monitoreo y evaluación del proyectopor parte de la ACPA:


Rubros Importe en CUP Transportación de productos

Margen aduanal y otros Pago de servicios de la EMED

Rubros Importe en CUP Identificación, planificación y negociación del proyecto Implementación, monitoreo y evaluación del proyecto


3. DIRECCIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

3.1. Estructura y niveles de coordinación

En dependencia de la complejidad, ubicación territorial del proyecto y de los resultados esperados,habrá que definir la “Estructura de funcionamiento” del proyecto.

Esta estructura de funcionamiento puede ser muy simple o compleja en función de la propia simpli-cidad o complejidad del proyecto en cuestión.

Los proyectos que se ejecutan por la ACPA cuentan con un “equipo” de dirección en el territoriodonde se desarrolla, que ha facilitado significativamente todo el proceso de ejecución y seguimientode las acciones comprometidas de forma directa. Este equipo esta compuesto por:

• 1 Director

• 1 Balancista/distribuidor (Logístico)

• 1 Contador/a

En determinados proyectos (según su complejidad) también se demanda de:

• Especialistas

• Activistas

La responsabilidad directa de la “selección” de este equipo, corresponde a la ACPA, aunque muchasveces la contraparte externa solicita participar en el proceso de selección de este personal junto a lacontraparte local. Para esta selección, se deben presentar (por lo menos) 3 candidatos para cadaplaza, los que serán entrevistados y finalmente seleccionados aquellos que se consideren “mejorescapacitados” para dirigir el proyecto.

El procedimiento para la selección y nombramiento del equipo de dirección del proyecto se explicadetalladamente en el punto de los recursos humanos de esta guía.

Para definir esta estructura, las preguntas que debemos hacernos son:

– ¿Cómo debe ser en cada uno de nuestros proyectos?

– ¿Quiénes formaran parte del equipo de proyecto y cuáles serán sus roles y funciones?

– ¿Qué otros equipos, comités o grupos debemos formar teniendo en cuenta la forma en quefunciona cada una de nuestras provincias y las interacciones que necesitamos tener? ¿Cuálesserían los roles y funciones?

Posterior a la definición y validación de los roles y funciones de cada uno de los niveles establecidos,es imprescindible hacerse las preguntas:

¿Cómo organizar el trabajo en cada nivel y entre ellos?

¿Cómo vamos a trabajar?

Por lo general, los proyectos que desarrolla la ACPA funcionan con:

Dirección del proyecto

Personal empleado por el proyecto (director, contador, logístico, especialistas)

Comité gestor del proyecto

• Dirección del proyecto

• Coordinadores territoriales


• Personal directivo de la ACPA (Ej. presidentes de sociedades, secretario de relaciones públicas, etc.)

• Directivos del Ministerio e Instituciones beneficiarias o que prestan servicios al proyecto (al nivelcorrespondiente)

• Directivos del MINVEC al nivel correspondiente

• Beneficiarios representativos del universo

Las funciones de este Comité son las siguientes:

• Asistir técnicamente a la dirección del proyecto en la toma de decisiones sobre tecnologías a im-plantar, proyectos constructivos y recursos técnicos a comprar

• Proponer a la dirección del proyecto los beneficiarios del mismo, basado en los criterios de selec-ción de beneficiarios, que deben aparecer de forma explícita en el documento narrativo del pro-yecto aprobado por los términos de referencia

• Proponer y apoyar la implementación de las acciones de sensibilización de los beneficiarios y delas instituciones y personas que deben apoyar la buena realización de las acciones del proyecto, ellogro de los resultados esperados y la sostenibilidad del proyecto

• Proponer y apoyar las acciones de capacitación de los beneficiarios fortaleciendo la interacción delas misiones de cada institución de forma tal que al final del proyecto continúe realizándose lacapacitación de los recursos humanos involucrados en el proyecto y del sector

Estas funciones pueden ampliarse según la experiencia de cada proyecto sin que en ningún caso seconfunda el papel que le corresponde al Equipo de Dirección del proyecto que es administrar/facilitary el papel del Comité Gestor que es asesorar y apoyar la ejecución de las acciones aprobadas en elproyecto.

El comité gestor lo preside el director del proyecto y se debe reunir de forma regular cada mes en quese ejecute el proyecto, levantando acta de sus reuniones donde se exprese un resumen del debate yla propuesta de recomendaciones. Estas actas deben elaborarse por alguien que asuma la Secretaríadel comité gestor quien debe firmarlas y archivarlas como parte de la documentación del proyecto.

Comité Técnico Asesor

Esta estructura se crea si hace falta, es decir en el caso que otras estructuras, (Ej. de la ACPA) nopuedan dar las respuestas tecnológicas necesarias al proyecto. Se compone de los especialistas idó-neos según las actividades que desarrollará el proyecto.

Coordinadores

Pueden nombrarse a los niveles en que sea necesario de acuerdo a la territorialidad del proyecto. Ej.provinciales, municipales, empresariales, comunitarios, etc.

Ellos pueden tener para su trabajo un grupo de activistas que funcionan como un órgano colectivo dedirección.

3.2. Selección y aprobación

Procedimiento para la selección, nombramiento, preparación, evaluación y estimulación de losdirectores(as), de proyectos de cooperación internacional.

Este procedimiento tiene como objetivo de que dichos cuadros cumplan con eficacia y eficiencia lasfunciones laborales definidas para este cargo en el “Reglamento para la Dirección de la Fuerza deTrabajo” que fuera aprobado por acuerdo No 24 del comité ejecutivo nacional del 22 de marzo del


2002 y puesto en vigor para todo el personal de la Asociación desde mayo del mismo año, y que sonlas siguientes:

• Garantizar interna y externamente una buena imagen política y social del equipo de dirección y detodos los involucrados en el proyecto, acorde a las normas éticas y políticas de nuestra sociedadsocialista, es decir, actuando con modestia, sencillez, siendo accesible a los beneficiarios, y por otraparte, evitar actitudes de prepotencia y arrogancia que a veces propician los recursos materiales

• Administrar los recursos de forma económica y únicamente para los fines del proyecto

• Garantizar una realización eficiente del proyecto desde el punto de vista tecnológico, donde debemosusar lo más avanzado y adecuado para cada lugar; económico, con el mínimo de recursos financieros,materiales y humanos; sociales, para cubrir el máximo de expectativas de los beneficiarios dentro delas normas de nuestra sociedad; y de impacto, superando los resultados planificados por el proyecto

• Elaborar y cumplir estrictamente la matriz de planificación del proyecto según la metodologíatécnica

• Hacer una actualización de la situación inicial de cada uno de los beneficiarios, incluyendo regis-tros estadísticos de los principales indicadores, expresión fotográfica o de video, entrevistas, etc.,que permitan posteriormente medir el impacto a diferentes plazos y áreas de intervención

• Propiciar la discusión por los beneficiarios, realizadores y especialistas de los proyectos de losplanes técnicos de ejecución de cada una de las obras y acciones del proyecto; aprobarlos enconcordancia con lo previsto en el documento proyecto y el presupuesto

• Convenir y firmar los convenios y contratos de servicios para ejecutar las acciones del proyecto ycontrolar su estricto cumplimiento, haciendo las reclamaciones cuando esto no suceda

• Convenir y firmar con los beneficiarios los compromisos que los mismos contraen con la ejecucióndel proyecto, sus objetivos, resultados esperados y su aporte al Fondo de Contribución de losBeneficiarios (FCB)

• Garantizar que los financistas pongan a tiempo sus contribuciones tanto en MLC como en MN, yque los beneficiarios aporten su contribución a las obras y al Fondo de Contribución de los Bene-ficiarios del proyecto

• Exigir que los logísticos obtengan el máximo de ofertas actualizadas para cada una de las comprasdel proyecto (MLC y MN). Elaborar y firmar las actas de decisión de compras

• Llenar adecuadamente, en coordinación con el contador, las solicitudes de cheques de MLC yfirmarlas. Controlar la recogida y entrega de los cheques en los plazos mínimos

• Hacer los controles de ejecución de acciones de forma planificada, con el apoyo de especialistasdel proyecto y externos, discutir los problemas y medidas con los involucrados, dejando constan-cia por escrito

• Elaborar la propuesta de proyecto de uso de los FCB y obtener la aprobación de los organismosnacionales correspondientes. Proponer durante el desarrollo del proyecto los ajustes que seannecesarios a ACPA Nacional para su aprobación

• Elaborar minuciosamente el contenido de trabajo de cada uno de los miembros de su equipo dedirección del proyecto. Aprobar cada mes el plan de trabajo individual de cada miembro empe-zando por el propio

• Establecer el régimen de trabajo del equipo de dirección del proyecto, teniendo en cuenta lasregulaciones vigentes en el país. Controlar y exigir la más estricta disciplina y aprovechamiento delas jornadas laborales. Hacer cumplir las regulaciones sobre política laboral y salarial establecidaspor la ACPA


• Aplicar las sanciones administrativas al personal bajo su dirección cuando incumplan con la disci-plina laboral y poner a disposición de la PNR cuando se sospechen u ocurran infracciones y he-chos delictivos por éstos o personas ajenas al centro

• Elaborar y ejecutar el plan de superación individual y colectiva de los miembros del equipo dedirección del proyecto para que cumplan eficientemente su contenido de trabajo y se preparenpara metas superiores

• Garantizar que los asistentes y contadores lleven correctamente y conserven los controles labora-les, tales como registros de entrada y salida del trabajo, expedientes laborales, tarjetas de tiempolaborado, acumulado de vacaciones, etc.

• Asignar el transporte a los miembros del equipo de dirección del proyecto que les corresponda ygarantizar que tengan toda la documentación actualizada, se usen para los fines autorizados ylleven la libreta de viajes. Aprobar el plan de viajes mensual de cada transporte y en base a elloasignar el combustible. Garantizar el mantenimiento y protección de los vehículos

• Crear las condiciones de oficina de trabajo para el equipo de dirección del proyecto y garantizar sumantenimiento, buena presencia y limpieza

• Garantizar que se elaboren y firmen por quienes corresponda las actas de responsabilidad mate-rial sobre los medios, por áreas de trabajo y comunes

• Crear o conocer las condiciones de protección física mediante planes de guardia, protección con-tra incendios y otros planes de seguridad para contingencias y preparar el personal para su cumpli-miento

• Asegurar las instrucciones para cumplir las medidas y el uso autorizado de los medios de compu-tación y de comunicación, en especial los internacionales

• Exigir a la contadora(or) y asistentes que archiven y controlen la documentación del proyecto deacuerdo con la guía de archivo. Garantizar la entrega de la documentación del proyecto una vezterminado, a la sede nacional de la ACPA, para su conservación durante 5 años posteriores

• Exigir a la contadora(or) del proyecto la identificación y control de los Activos Fijos Tangibles yMedios Almacenados, propiedad del proyecto, así como su conteo periódico acorde al manual deprocedimientos Contables (MPC)

• Garantizar que la contadora(or) del proyecto tenga actualizada la contabilidad y que la misma seaconfiable, lo cual verificará mediante auditorias y certificación de balances

• Firmar como firma principal los cheques y transferencias monetarias de las cuenta en MN del FCB

• Elaborar y firmar con los beneficiarios del proyecto las actas de Entrega; a) Activos Fijos Tangibles(AFT), pasando los mismos al inventario de medios básicos de la entidad receptora e incorporán-dolos a los registros contables; b) recursos que no constituyen AFT entregados

• Garantizar en tiempo y forma los informes de avance y final del proyecto y los informes financie-ros de las cuentas en MLC y del FCB en los plazos establecidos por el MPC y los TR

• Garantizar la información oficial a las autoridades nacionales y financistas, de las acciones termina-das y darles difusión pública nacional e internacional acorde a la política que oriente en cada casola ACPA

• Elaborar y cumplir el plan de seguimiento del proyecto una vez terminado por el período detiempo que establezca la ACPA y los financistas externos y hacer durante este tiempo las evaluacio-nes de impacto

• Mantener una estrecha relación y colaboración con las filiales de la ACPA de las provincias, socie-dades y órganos de base, con vistas a brindarse apoyo mutuo y facilitar el monitoreo de la Asocia-ción al proyecto


• Hacer las solicitudes a la Secretaría de Relaciones Internacionales de la ACPA a nivel nacional,cuando se necesite que los extranjeros ajenos al proyecto visiten el mismo. Sólo recibir las visitascuando se reciban las autorizaciones competentes

• Garantizar que las informaciones a la prensa nacional e internacional y a entidades nacionales einternacionales, ajenas al proyecto, sean consultadas previamente con la ACPA nacional y delega-do del MINAG en el territorio

Para el cumplimiento de las funciones establecidas, los directores de proyectos deben tener las si-guientes actitudes, conocimientos y habilidades generales:

1) Probada actitud revolucionaria

2) Ética acorde a los principios de nuestra sociedad y para cuadros

3) Alta disposición laboral por actitud, salud y condiciones personales

4) Condiciones de liderazgo, conocimiento y experiencia en la dirección, con técnicas participativas

5) Conocimientos y experiencias básicas, en los objetivos y resultados esperados del proyecto parael cual se nombra

6) Conocimiento y experiencia en la administración de recursos humanos, materiales y financierosy su análisis económico

7) Dominio de la computación, particularmente los programas Word, Excel y PowerPoint

8) Tener licencia de conducción de vehículos

9) Dominio del ciclo de gestión de proyectos (diagnóstico, planificación, implementación, monitoreoy evaluación)

10) Conocimientos fundamentales en los ejes transversales de los proyectos (enfoque de género,sostenibilidad ambiental, cultural, social y económica, capacitación y formación de recursos hu-manos, prevención de desastres y tecnologías sustentables)

11) Dominio de los manuales de procedimiento para la administración de los proyectos de la ACPA

12) Dominio de un idioma extranjero

Teniendo en cuenta las funciones y requisitos para ocupar el cargo, que han sido descritos anterior-mente se procederá:

Selección

• Cuando un proyecto de cooperación internacional se aprueba por las autoridades competentes, laFilial ACPA de la provincia correspondiente, convocará a candidatos al cargo con la mayor ampli-tud posible, en los sectores afines, dando a conocer las funciones y requisitos

• Todas las propuestas que se presenten, la comisión de cuadros de la Filial de la ACPA las analizaráy seleccionará un mínimo de tres candidatos, a los que les pedirá una autobiografía que de res-puesta a los requisitos establecidos

• Los requisitos del 1 al 7 tienen que ser obligatoriamente satisfactorios. Del 8 al 12, si no haycandidatos que lo satisfagan, pueden formar parte de un plan de capacitación, en un tiemporazonable, teniendo en cuenta la duración del proyecto que dirigirá

• La Comisión Nacional de Cuadros de la ACPA, de conjunto con la Filial provincial, les entrevistarápersonalmente, hará un debate conclusivo levantando acta de sus recomendaciones

• El presidente de la Filial provincial de la ACPA tomará las opiniones del PCC, Órgano de Relación,administración y organizaciones de su centro de trabajo de procedencia y otras que permitantener una evaluación integral de la propuesta


• Las autobiografías y el acta serán presentadas al ejecutivo nacional de la ACPA, quien en reuniónordinaria y por mayoría de votos, tomará por acuerdo la designación del director del proyecto

Nombramiento

• El nombramiento de los directores y codirectores cubanos, de los proyectos de cooperación inter-nacional no gubernamental, tal como se recoge en los términos de referencia (TR) que firman laONG contraparte, ACPA, el MINVEC, en nombre del Estado Cubano y los OACE beneficiarios, esuna facultad de la ACPA, al igual que se recoge que los codirectores extranjeros es una responsa-bilidad de la contraparte extranjera

• El nombramiento lo hace el Presidente Nacional de la ACPA una vez concluido el procedimientode Selección, dictando una resolución oficial donde se recoge el número del acuerdo de designa-ción del Comité Ejecutivo Nacional de la ACPA, el período de vigencia del nombramiento, el sala-rio, según lo establecido para el cargo en el “Reglamento para la dirección de la fuerza de trabajo”

• Se fija un período de 30 días en que el nombrado y el presidente de la Filial de la ACPA elaboraránun contenido de trabajo específico para el cargo en cuestión partiendo de las funciones generalesexpresadas más arriba, que será firmado por el nombrado y el Presidente de la Filial, y que forma-rá parte del nombramiento oficial y base para las evaluaciones del cuadro y aplicaciones del Regla-mento Disciplinario de la ACPA

• El nombramiento se hará por el plazo de tiempo establecido para la ejecución del proyecto, queaparece en los TR, más las prórrogas oficiales si las hubiera, y un período de seguimiento que enningún caso podrá exceder a los 12 meses

• La resolución de nombramiento se dará a conocer al interesado, a los jefes provinciales de los organis-mos firmantes de los TR, al CAP del Poder Popular provincial. a los bancos para abrir las cuentasbancarias y a cualquier otra institución que lo requiera para la implementación del proyecto

• El cese del nombramiento se hará por dos motivos: incumplimiento de sus deberes, en cuyo casoserá procesado por la comisión de cuadros de la filial provincial y su ejecutivo, quien tomaráacuerdo al respecto, por haberse finalizado el período de nombramiento o por voluntad propia.En cada caso el Presidente Nacional de la ACPA lo comunicará al Ejecutivo Nacional y dictaráresolución cancelación del nombramiento que enviará a las mismas personas y entidades a lascuales se les comunicó tal designación

Preparación

• En los 30 días posteriores al nombramiento del cuadro, el secretario de transferencia de tecnologíade la Filial provincial de la ACPA y el designado, elaborarán un plan de preparación, contemplan-do las necesidades de aprendizaje para cumplir con los conocimientos y habilidades generales y elcontenido de trabajo específico del cargo, con los plazos para alcanzar cada contenido y las res-ponsabilidades

• Las metas que se propongan tendrán que ser razonadas en función del tiempo necesario paraadquirir los conocimientos y habilidades, las prioridades para el proyecto y el tiempo de ejecucióndel mismo

• Independientemente de lo anterior, para aquellos cuadros que por primera vez comienzan a diri-gir un proyecto de cooperación internacional, recibirán un entrenamiento que será diseñado yfacilitado por el grupo de proyectos nacional de la ACPA

• Todos los directores de proyectos de cooperación internacional que ejecuta la ACPA, quedanobligados a pasar y aprobar el plan nacional anual de preparación de la Asociación, que se fija enel plan nacional de actividades anuales


Evaluación

• Tal como se establece en el “Reglamento para la dirección de la fuerza de trabajo” los directores deproyectos de cooperación internacional de la ACPA, se les hará su evaluación de desempeño delcargo, parciales y finales, en los plazos, procedimientos y calificaciones establecidas en el “Regla-mento”

• Tal como se establece en las “Indicaciones sobre el trabajo con los cuadros” de la ACPA, losdirectores serán evaluados como tal cada dos años; en caso que su misión termine antes se hará alfinalizar la misma. La evaluación se hará por el Jefe inmediato superior por el mismo método quese utiliza para los cuadros del Estado, haciendo previamente una toma de opiniones anónimas asubordinados, cuadros con los que se relaciona y superiores y su análisis y recomendaciones porlas comisiones de cuadros correspondientes

Estimulación

• Los directores de proyectos de cooperación serán estimulados de forma cotidiana mediante rela-ciones preactivas y la atención y asistencia que les deben brindar sus superiores, por la creación decondiciones adecuadas para realizar su trabajo, por su capacitación y superación programada, ymediante el salario y otros medios, según la disponibilidad de la ACPA, lo cual se determina perió-dicamente

La Junta Nacional de la ACPA anualmente selecciona los cuadros destacadas del año a los que se lesestimula moral y materialmente según los fondos planificados en el presupuesto para estos fines y lasoportunidades que le brindan a la Asociación otras organizaciones aliadas.

3.3. Contenidos de trabajo

DIRECTOR DE PROYECTO

• Conocer a plenitud el contenido del proyecto de cooperación que dirige, especialmente los obje-tivos, resultados esperados, beneficiarios, acciones, cronograma de ejecución y presupuesto

• Conocer pormenorizadamente los Términos de Referencia del Proyecto (TR)

• Garantizar interna y externamente una buena imagen política y social del equipo de dirección y detodos los involucrados en el proyecto acorde a las normas éticas y políticas de nuestra sociedadsocialista, es decir, actuando con modestia, sencillez, siendo accesible a los beneficiarios y por otraparte, evitar actitudes de prepotencia y arrogancia que a veces propician los recursos materiales

• Administrar los recursos de forma económica y únicamente para los fines del proyecto

• Garantizan una realización del proyecto eficiente desde el punto de vista tecnológico, donde debe-mos usar lo más avanzado y adecuado para cada lugar, económico, con el mínimo de recursosfinancieros, materiales y humanos, social, para cubrir el máximo de expectativas de los beneficia-rios dentro de las normas de nuestra sociedad socialista, y de impacto, superando los resultadosplanificados por el proyecto

• Elaborar y cumplir estrictamente la matriz de planificación del proyecto según la metodología técnica

• Hacer una actualización de la situación inicial de cada uno de los beneficiarios incluyendo registrosestadísticos de los principales indicadores, expresión fotográfica o de vídeo, entrevistas, etc. quepermitan posteriormente medir el impacto a diferentes plazos y áreas de intervención

• Propiciar la discusión por los beneficiarios, realizadores y especialistas de los proyectos y planestécnicos de ejecución de cada una de las obras y acciones del proyecto; aprobarlos en concordan-cia con lo previsto en el documento proyecto y el presupuesto


• Conveniar y firmar los convenios y contratos de servicios para ejecutar las acciones del proyecto ycontrolar su estricto cumplimiento haciendo las reclamaciones cuando esto no suceda

• Conveniar y firmar con los beneficiarios los compromisos que los mismos contraen con la ejecu-ción del proyecto, sus objetivos, resultados esperados y su aporte al Fondo de Contribución de losBeneficiarios

• Garantizar que los financistas pongan a tiempo sus contribuciones tanto en MLC como en MN, yque los beneficiarios aporten su contribución a las obras y al Fondo de Contribución de los Bene-ficiarios (FCB) del proyecto

• Exigir que los logísticos obtengan el máximo de ofertas actualizadas para cada una de las comprasdel proyecto (MLC y MN). Elaborar y firmar las actas de decisión de compras

• Llenar adecuadamente en coordinación con el contador, las solicitudes de cheques de MM y fir-marlas. Controlar la recogida y entrega de los cheques en los plazos mínimos

• Hacer los controles de ejecución de acciones de forma planificada, con el apoyo de especialistasdel proyecto y externos, discutir los problemas y medidas con los involucrados dejando constanciapor escrito

• Elaborar la propuesta de proyectos de uso de los FCB y obtener la aprobación de los organismosnacionales correspondientes. Proponer durante el desarrollo del proyecto los ajustes que seannecesarios a ACPA Nacional para su aprobación

• Elaborar minuciosamente el contenido de trabajo de cada uno de los miembros de su equipo dedirección del proyecto. Aprobar cada mes el plan de trabajo individual de cada miembro empe-zando por el propio

• Establecer el régimen de trabajo del equipo de dirección del proyecto teniendo en cuenta lasregulaciones vigentes en el país. Controlar y exigir la más estricta disciplina y aprovechamiento delas jornadas laborales. Hacer cumplir las regulaciones sobre política laboral y salarial establecidaspor ACPA

• Aplicar las sanciones administrativas al personal bajo su dirección cuando incumplan con la disci-plina laboral y poner a disposición de la PNR cuando se sospechen u ocurran infracciones v hechosdelictivos por éstos o personas ajenas al centro

• Elaborar y ejecutar el plan de superación individual y colectiva de los miembros del equipo dedirección del proyecto para que cumplan eficientemente su contenido de trabajo y se preparenpara metas superiores

• Garantizar que los asistentes o contadoras lleven correctamente y conserven los controles labora-les, tales como registros de entrada y salida del trabajo, expedientes laborales, tarjetas de tiempolaborado, acumulado de vacaciones etc.

• Asignar el transporte a los miembros del equipo de dirección del proyecto que les corresponda ygarantizar que tengan toda la documentación actualizada, se usen para los fines autorizados ylleven la libreta de viajes. Aprobar el plan de viajes mensual de cada transporte y en base a elloasignar el combustible. Garantizar el mantenimiento y protección de los vehículos

• Crear las condiciones de oficinas de trabajo para el equipo de dirección del proyecto y garantizarsu mantenimiento, buena presencia y limpieza

• Garantizar que se elaboren y firmen por quienes corresponda las Actas de Responsabilidad mate-rial sobre los medios, por áreas de trabajo y comunes

• Crear o conocer las condiciones de protección física mediante planes de guardia, protección con-tra incendios y otros planes de seguridad para contingencias y preparar el personal para su cumpli-miento


• Asegurar las instrucciones para cumplir las medidas y el uso autorizado de los medios de compu-tación y de comunicación, en especial los internacionales

• Exigir a la contadora y asistentes que archiven y controlen la documentación del proyecto deacuerdo con la Guía de Archivo. Garantizar la entrega de la documentación del proyecto una vezterminado a la sede nacional de la ACPA, para su conservación durante 5 años posteriores

• Exigir a la contadora del proyecto la identificación v control de los Activos Fijos Tangibles y MediosAlmacenados, propiedad del proyecto, así como su control periódico acorde al Manual de Proce-dimientos Contables (MPC)

• Garantizar que la contadora del proyecto tenga actualizada la contabilidad y que la misma seaconfiable, lo cual verificará mediante auditorías y certificación de balances

• Firmar como firma principal, los cheques y transferencias monetarias de la cuenta en MN del FCB

• Elaborar v firmar con los beneficiarios del proyecto las Actas de Entrega: a) Activos Fijos Tangibles(AFT), pasando los mismos al inventario de medios básicos de la entidad receptora e incorporán-dolos a los registros contables; b) recursos que no constituyen AFT entregados

• Garantizar en tiempo y forma los informes de avance y final del proyecto y los informes financie-ros de las cuentas en MLC y del FCB en los plazos establecidos por el MPC v los TR

• Garantizar la información oficial a las autoridades nacionales y financistas, de las acciones termina-das y darle difusión pública nacional e internacional acorde a la política que oriente en cada casola ACPA

• Elaborar y cumplir el plan de seguimiento del proyecto una vez terminado por el período detiempo que establezcan la ACPA y los financista externos v hacer durante este tiempo la evaluaciónde impacto

• Mantener una estrecha relación y colaboración con las Filiales ACPA de las provincias, sociedadesy órganos de base, con vistas a brindarse apoyo mutuo y facilitar el monitoreo de la Asociación alproyecto

• Hacer las solicitudes a la Secretaría de Relaciones Internacionales de la ACPA a nivel nacional,cuando se necesite que los extranjeros ajenos al proyecto visiten el mismo. Sólo permitir las visitascuando se reciban las autorizaciones competentes

• Garantizar que las informaciones a la prensa nacional e internacional y a entidades nacionales einternacionales, ajenas al proyecto, sean consultadas previamente con la ACPA nacional y delega-do del MINAG en el territorio

ESPECIALISTA PRINCIPAL EN CONTABILIDAD Y COSTO

• Prepara la documentación, tramita y ejecuta la apertura y cierre de cuentas en divisa y en monedanacional según corresponda

• Participa en la confección del presupuesto en divisa y del fondo de contribución de los beneficia-rios de cada proyecto

• Analiza el desempeño presupuestario de la asociación en divisa y en moneda nacional mensual-mente y presenta el mismo con las valoraciones correspondientes a la Secretaría Ejecutiva Finan-ciera Nacional

• Analiza los informes de ejecución presupuestaria de las filiales provinciales trimestralmente, comu-nicando de inmediato su apreciación, aún cuando no existan comentarios sobre los mismos

• Revisa y aprueba los informes financieros que cada proyecto rinde a su contra parte


• Es jefe de toda la actividad contable de la asociación y se subordinan a el directamente las y loscontadores de la sede nacional e indirectamente las y los contadores de de las Filiales Provincialesy los proyectos

• Elabora el contenido de trabajo de las y los contadores de la sede nacional y elabora mensualmen-te el plan de trabajo de área de contabilidad, controlando el cumplimiento mensual

• Organiza y dirige el programa de auditorias de las filiales provinciales y los proyectos según losrequisitos de cada contraparte, y controla el cumplimiento del plan de medidas en cada caso

• Mantiene el vínculo de la Asociación con los bancos con los que nos relacionamos

• Ofrecerá información financiera a la Asociación sobre los proyectos o propios de la ACPA cada vezque se soliciten

• Controla y ejecuta cada vez que corresponda los pagos de la sede nacional por circulación terres-tre, licencias comerciales, licencia para la edición de la revista, seguro de vehículos, etc.

• Tendrá la firma principal autorizada para cheques en ambas monedas

• Responde por la organización y control del inventario actualizado de los activos fijos tangibles y suvalorización en la sede nacional, las filiales provinciales y los proyectos

• Mantiene control actualizado de todos los medios automotores adquiridos por los proyectos y subasificación mediante documentos de traspaso

• Es responsable de que toda la documentación financiera de cada proyecto sea retirada del áreadel proyecto una vez finalizado este y mantiene bajo su custodia por 5 anos dichos documentos,los que se destruirán pasado ése tiempo con la autorización escrita de la contra parte correspon-diente

• Organiza la actividad editorial de la ACPA como un centro de costo, a fin de valorar los ingresos,los gastos y el balance

• Mantiene actualizado el cumplimiento de las obligaciones de pago de las filiales con la sede nacio-nal y sus sociedades

• Controla y exige el aporte que cada proyecto tiene que hacer a la asociación por concepto demonitoreo y evaluación de proyectos, así como el aporte a la cuenta de prefinanciamiento deproyectos

• Controla el uso y manejo de la cuenta bancaria en moneda nacional destinada al prefinanciamientode los proyectos que se inician

• Participa en las visitas de inspección organizadas por la ACPA a las filiales y proyectos

• Propone a la dirección de la Asociación los temas de capacitación que se requieran en el área decontabilidad

• Organiza, discute y presenta los presupuestos de cada año

ESPECIALISTA EN GESTIÓN DE PROYECTO

• Elabora estrategias y planes para la cooperación internacional de la ACPA acorde a las necesidadesnacionales y las oportunidades externas

• Capacita a las estructuras correspondientes de la ACPA en la gestión integral de los proyectos

• Participa en la planificación, identificación y propuesta de proyectos acordes con el objeto social ylos objetivos de la ACPA y la planificación

• Formula proyectos de pequeña, mediana y alta complejidad


• Revisa la calidad de la documentación de los proyectos que se elaboran en las filiales provincialesy sociedades nacionales

• Elabora el plan de promoción de proyectos de cooperación internacional de la ACPA y participaen su ejecución

• Participa en la identificación, captación y atención de las agencias financiadoras externas

• Negocia en el seno de la ACPA y con los OACE el análisis y aprobación de los proyectos para supresentación a los financiadores externos

• Elabora los documentos establecidos para la implementación de los proyectos, gestiona su firma ycrea los mecanismos para la ejecución de los proyectos por parte de los equipos de dirección delos mismos

• Capacita y asesora metodológicamente en la gestión de los proyectos a los diferentes equipos deproyecto

• Apoya a los equipos de proyectos ante necesidades de aseguramiento financiero, material o docu-mental para poder desarrollar el proyecto

• Participa en la elaboración y ejecución del plan de asesoría, monitoreo y evaluación de cadaproyecto

• Diseña indicadores y metodologías de informes para medir el cumplimiento de los objetivos delproyecto (acciones, resultados, e impacto)

• Participa en la elaboración y revisión de los informes parciales y finales de los proyectos que hayque brindar a los organismos nacionales y a los financiadores externos

• Elabora informaciones para dar a conocer el trabajo de cooperación internacional de la ACPAtanto en el plano nacional como en el exterior

BALANCISTA DISTRIBUIDOR

• Conocer el presupuesto en pesos y divisas del proyecto y el estado de su ejecución mensual

• Elaborar el plan logístico del proyecto, de acuerdo al cronograma aprobado para el mismo, yllevar el control de su ejecución

• Definir con los especialistas del proyecto y otros que sean necesario consultar, las especificacionestécnicas de los servicios, materiales, equipos e insumos que se requieran para el proyecto

• Asesorar a la dirección del proyecto en la definición de los medios tecnológicos y materiales aemplear en las acciones que se planifican

• Preparar la documentación necesaria para hacer las licitaciones de aquellos medios materiales yservicios que determinen los financiadores o la dirección del proyecto

• Solicitar el número de ofertas establecidas para los medios materiales y servicios, que así se deter-minen por las normas financieras y la dirección del proyecto

• Participar en los análisis de las ofertas para la toma de decisiones de que comprar o servicioscontratar, facilitando la mayor cantidad de información sobre pertinencia, calidad, precios, etc. decada producto y servicio

• Elaborar o revisar los contratos de suministro y servicios de conjunto con los proveedores o me-diante ESCO y someterlos a su aprobación por la autoridad competente

• Elaborar, de conjunto con la contadora del proyecto, la solicitud de los instrumentos de pago.Entregarlos, una vez firmados, a los proveedores y recoger las facturas y constancias entregándolasa la contadora o el contador del proyecto


• Controlar que se cumplan los términos de los contratos de suministros y servicios y reclamar losincumplimientos según lo pactado

• Organizar la transportación de los productos comprados desde el proveedor, hasta los almacenesdefinidos por el proyecto

• Junto a la contadora, controlar lo entregado por el proveedor, en el lugar que se establezca en elcontrato, contra lo pactado y hacer las reclamaciones de las diferencias

• Organizar el almacenamiento de los productos comprados por el proyecto y velar porque se lleventodos los controles de el sistemas de almacenes y se asegure la protección física de los medios

• Elaborar el plan de distribución de los medios materiales y someterlos a su aprobación por eldirector del proyecto

• Ejecutar el plan de distribución de los medios materiales haciendo todas las coordinaciones perti-nentes con los establecimientos que entregan y aquellos que lo reciben

• Controlar que los medios materiales lleguen a los beneficiarios del proyecto en la cantidad y cali-dad aprobada y que se usen en las acciones planificadas

• Monitorear la calidad de los productos y servicios una vez empleados para rectificar contratos en el futuro

ESPECIALISTA DE PROYECTO

• Estudia e interpreta el contenido del documento de proyecto para el cual se le designa

• Participa en la elaboración de la planificación operativa del proyecto

• Realiza el diagnóstico específico inicial de cada beneficiario del proyecto

• Propone los indicadores para el monitoreo y evaluación del proyecto

• Determina las soluciones técnicas y tecnologías a aplicar en cada acción planificada

• Determina los requerimientos técnicos de cada insumo o servicio a contratar

• Evalúa las distintas ofertas de suministros y servicios y dictamina la propuesta a decidir y contratar

• Comprueba que los productos y servicios contratados responden con los requerimientos y en casocontrario fundamenta la reclamación

• Asiste y controla técnicamente la ejecución de las obras y otras actividades previstas con los bene-ficiarios

• Elabora los materiales de estudio e instrucción para las actividades de capacitación de los benefi-ciarios

• Capacita e instruye a los beneficiarios en las tecnologías que se aplicarán en el proyecto

• Monitorea y evalúa la ejecución del proyecto, los resultados y el impacto del mismo

• Propone el contenido de los materiales para la visibilidad del proyecto

• Participa en la identificación y formulación de nuevos proyectos de continuidad

COORDINADOR TERRITORIAL DE PROYECTO

• Estudia e interpreta el contenido del proyecto y las acciones planificadas para su territorio

• Informa a los actores del territorio, involucrados en el proyecto, del contenido del mismo

• Propone a la dirección del proyecto el plan operativo del proyecto para su territorio


• Participa o realiza directamente el diagnóstico específico inicial de cada beneficiario y lo evalúa

• Analiza junto con los especialistas los indicadores de monitoreo y evaluación y los propone a ladirección del proyecto

• Crea las condiciones para la recepción. almacenamiento y control de los insumos del proyecto quese le asignan al territorio

• Convenía y firma con los beneficiarios los compromisos que los mismos contraen con la ejecucióndel proyecto incluida su contribución financiera y laboral

• Elabora el plan de entrega de los insumos con los actores involucrados en el proyecto y controla suejecución

• Controla la ejecución de las obras y actividades que realiza el proyecto en su territorio

• Firma con los beneficiarios las Actas de Entrega de los Activos Fijos Tangibles y demás recursosentregados por el proyecto

• Controla o ejecuta el plan de capacitación a los beneficiarios

• Controla o ejecuta el plan de monitoreo y evaluación del proyecto, los resultados y su impacto

• Elabora los informes periódicos que se establezcan por la dirección del proyecto y da conocimien-to de sus resultados a los factores involucrados en el territorio

• Garantiza que se cumpla con las actividades de visibilidad programadas por el proyecto para suterritorio

• Mantiene un trabajo permanente de participación activa de los beneficiarios en todas las activida-des del proyecto

• Participa en la identificación y formulación de nuevos proyectos de continuidad

ENCARGADO DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS-PROYECTO

• Atiende todo lo relacionado con el funcionamiento interno, orden ylimpieza de la oficina delproyecto.

• Mantiene el control de los archivos de cada proyecto según los procedimientos establecidos por laACPA y las Contrapartes extranjeras.

• Realiza labores de oficina como correspondencia general, coordinación de entrevistas, comunica-ciones, prepara documentos para reuniones etc., etc.

• Auxilia al personal del proyecto y de la Filial de la ACPA en trabajos de computación.

• Registra en las tarjetas de almacén en fisico los insumos que se han adquirido o suministradoporACPA nacional, las mantiene actualizadas, archivando los modelos de extracción debidamenteautorizados.

• Mantiene el control de los combustibles existentes y emite las autorizaciones de consumo porvehículo en correspondencia por el plan aprobado para cada mes y vehículo por el director delproyecto.

• Lleva el control de la asistencia de los trabajadores del equipo de proyecto y la filial, los certificadosmédicos, accidentes de trabajo y elabora mensualmente las prenóminas.

• Mantiene actualizado el registro de vacaciones acumuladas, la tarjeta SNC-225 elabora las certifi-caciones de tiempo trabajado.

• Mantiene el control, contenido y actualización de los contratos de trabajo vigentes. Para iniciarnuevos contratos de trabajo debe ajustarse a los procedimientos establecidos por ACPA nacional.


• Lleva el control del registro militar y lo mantiene actualizado y los planes de la defensa.

• Controla la fecha de vencimiento de la circulación de los vehículos y tramita con ACPA nacional larenovación y/o prórroga según corresponda, con un mínimo de 1 mes de antelación a la fecha devencimiento.

• Mantiene el control en fisico del almacén de insumos.

• Asume la responsabilidad del control de los fondos fijos de la filial y los proyectos en ejecución.

3.4. Evaluación del desempeño (Tomado del reglamento laboral de la ACPA)

Artículo 12. La evaluación del desempeño de los trabajadores es ante todo un proceso de aprendiza-je entre el evaluado, el evaluador y demás personas que aportan criterios y opiniones, abriendo unespacio formal de reflexión e intercambio encaminado a destacar los aspectos donde el evaluado esespecialmente competente y que aspectos de la realización del trabajo deberán recibir mayor aten-ción y que constituyen la base para la elaboración del plan de desarrollo acorde con las necesidadesindividuales.

En la evaluación de los integrantes de los equipos de proyectos se tomará en cuenta la opinión de sushomólogos del grupo de proyectos nacional.

Artículo 13. La evaluación del desempeño persigue las siguientes finalidades:

• Precisar los objetivos y rendimientos que se esperan

• Mejorar la comunicación jefe–empleado

• Reconocer los resultados obtenidos (positivos y negativos)

• Estimular a las personas en función de sus resultados

• Valorar si el trabajador mantiene la idoneidad

• Aplicarlo a retribución (incentivos etc.)

• Elaborar sistemas de promoción

• Detectar necesidades de capacitación

Artículo 14. La evaluación del desempeño en la ACPA se caracteriza por ser un proceso abierto,participativo y enriquecedor, en el que se considerarán las opiniones del evaluado, de la organizaciónsindical, las de sus compañeros de trabajo y otros con los que se relaciona.

Artículo 15. El jefe inmediato superior es el encargado de realizar la evaluación de las personas queestán a su cargo, para lo cual tendrá en cuenta lo expresado en el artículo anterior y los resultados delcumplimiento mensual de los planes de trabajo individuales que habrán sido debidamente chequeadoscada mes.

Artículo 16. Los resultados de la evaluación son esperados y deseados por los trabajadores porcuanto constituye una valoración de su desempeño y en muchos casos es la única oportunidad quetienen de comentar sus objetivos personales y profesionales con su jefe y recibir de éste informaciónsobre los objetivos y resultados que de él se esperan. Por ello, los resultados de la evaluación seránanalizados en un diálogo abierto entre jefe y subordinado que posibilite la total comprensión, dedi-cando al mismo todo el tiempo necesario.

Artículo 17. La periodicidad para realizar la evaluación del desempeño es ANUAL, con un corteparcial semestral.

Artículo 18. En cada período evaluativo el jefe inmediato superior del evaluado certificará los resulta-dos de su desempeño laboral y éste, de estar de acuerdo, suscribirá dicha certificación.


El certificado de evaluación de desempeño (planillas), los indicadores; su explicación y la puntuación,así como las categorías calificatorias están contenidas en el capítulo XI, inciso (e)

CERTIFICADO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO(Especialistas, técnicos, empleados de filiales y equipos de proyecto)

Nombres y Apellidos: ___________________________________________________

Período que abarca la evaluación: __________________________________________

Escala de evaluación:

Excelente ( de 96 a 100) Bien (86 a 95) Regular (76 a 85) Mal (0 a 75)

No. FACTORES O INDICADORES PUNTOS I Cumplimiento de objetivos y tareas (plan de trabajo) 30 1 No cumple. Siempre por debajo de las exigencias. Muy lento. 0 2 Cumple regularmente y a veces por debajo de las exigencias. Rendimiento aceptable. 1 a 14

3 Cumple con regularidad en los plazos establecidos y satisface generalmente las exigencias. Rendimiento satisfactorio.

15 a 25

4 Cumple con los plazos establecidos y satisface las exigencias. Rendimiento de excelencia. 26 a 30 II Dominio del trabajo que realiza y calidad de sus resultados 25

1 Tiene poco o ningún conocimiento del trabajo que realiza. Comete numerosos errores. No tiene iniciativas y necesita de constante orientación. 0

2 Conoce parte del trabajo que realiza o algunas de sus fases. Presenta ocasionalmente errores. Cierta independencia en su desempeño, pero escasa generación de ideas propias.

De 1 a 9

3 Cumple lo establecido mostrando una correcta disciplina. Presenta aceptable aprovechamiento de la jornada laboral y buena actitud ante el trabajo. 10 a 20

4 Conoce todo lo necesario y aumenta su dominio en el desempeño del trabajo. No presenta errores. Muy profundo y exacto en el trabajo. Aporta excelentes ideas y sugerencias y es capaz de prever variadas alternativas en la solución de un problema.

21 a 25

III Disciplina, actitud y dedicación al trabajo 20

1 Frecuentemente tiene problemas de disciplina que le impiden cumplir sus tareas. Presenta llegadas tardes y/o ausencias. Muy bajo aprovechamiento de la jornada laboral. Insuficiente dedicación al trabajo y escasa actitud ante él.

0

2 Regularmente cumple con la disciplina establecida .Aprovechamiento insuficiente de la jornada laboral. Insuficiente dedicación al trabajo y pasiva actitud ante él.

1 a 9

3 Cumple lo establecido mostrando una correcta disciplina. Presenta aceptable aprovechamiento de la jornada laboral y buena actitud ante el trabajo. 10 a 15

4 Cumple lo establecido. Excelente comportamiento. Logra el máximo aprovechamiento de la jornada laboral y se distingue por su consagración y entrega al trabajo

16 a 20

IV Superación profesional. 15 1 No muestra interés por capacitarse, ni actúa por obtener mejores resultados 0 2 Actúa para obtener mejores resultados. Evidencia interés y preocupación. 1 a 8 3 Desarrolla acciones para aumentar sus conocimientos y se expresa en sus resultados. 9 a 15

V Cumplimiento de las normas éticas y morales establecidas para los trabajadores 10 1 Ha incumplido de manera reiterada las normas éticas de la Asociación y le fue señalado. 0 2 Ha incumplido ocasionalmente alguna de las normas éticas y morales de la ACPA 2-5 3 Cumple ejemplarmente las normas éticas y morales de la ACPA. 5

4 Cumple ejemplarmente las normas éticas y morales de la ACPA, lo cual ha trascendido al colectivo en que se desempeña.

10


Conclusiones y Recomendaciones:

Evaluado por: Aprobado por:Cargo: Cargo:Firma: Firma:Fecha: Fecha:

Firma del Evaluado: Conforme:_____Fecha: Inconforme: _____

Apela: _____

Excelente = Destacado (de 96 a 100)Bien = Satisfactorio (86 a 95)Regular = Aceptable (76 a 85) Total de puntos.______Mal = Deficiente (0 a 75)


CERTIFICADO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO(Trabajadores administrativos y de servicios)





No. FACTORES O INDICADORES PUNTOS

I Cumplimiento de objetivos y tareas (plan de trabajo) 30

1 No cumple. Siempre por debajo de las exigencias. Muy lento. 0

2 Cumple regularmente y a veces por debajo de las exigencias. Rendimiento aceptable. 1-14

3 Cumple con regularidad en los plazos establecidos y satisface generalmente las exigencias. Rendimiento satisfactorio.

15-25

4 Cumple con los plazos establecidos y satisface las exigencias. Rendimiento de excelencia. 26-30

II Dominio del trabajo que realiza y calidad de sus resultados 25

1 Tiene poco o ningún conocimiento del trabajo que realiza. Comete numerosos errores. No tiene iniciativas y necesita de constante orientación.

0

2 Conoce parte del trabajo que realiza o algunas de sus fases. Presenta ocasionalmente errores. Cierta independencia en su desempeño, pero escasa generación de ideas propias.

1 a 9

3 Tiene suficientes conocimientos del trabajo que realiza y buena comprensión y dominio del mismo. La calidad del trabajo es satisfactoria. Casi nunca comete errores y es cuidadoso en su desempeño. Aporta ideas y experiencias útiles.

10 a 20

4 Conoce todo lo necesario y aumenta su dominio en el desempeño del trabajo. No presenta errores. Muy profundo y exacto en el trabajo. Aporta excelentes ideas y sugerencias y es capaz de prever variadas alternativas en la solución de un problema.

21 a 25


1 Frecuentemente tiene problemas de disciplina que le impiden cumplir sus tareas. Presenta llegadas tardes y/o ausencias. Muy bajo aprovechamiento de la jornada laboral. Insuficiente dedicación al trabajo y escasa actitud ante él.

0

2 Regularmente cumple con la disciplina establecida .Aprovechamiento insuficiente de la jornada laboral. Insuficiente dedicación al trabajo y pasiva actitud ante él.

1 a 9

3 Cumple lo establecido mostrando una correcta disciplina. Presenta aceptable aprovechamiento de la jornada laboral y buena actitud ante el trabajo.

10 a 15

4 Cumple lo establecido. Excelente comportamiento. Logra el máximo aprovechamiento de la jornada laboral y se distingue por su consagración y entrega al trabajo

16 a 20

IV Capacitación 15

1 No muestra interés por capacitarse, ni actúa por obtener mejores resultados 0

2 Actúa para obtener mejores resultados. Evidencia interés y preocupación. Su progreso es lento 1 a 8

3 Muestra interés en su capacitación y superación de acuerdo con las necesidades de aprendizaje requeridas en su puesto de trabajo.

9 a 12

4 Muestra ostensible preocupación por aumentar sus conocimientos y se empeña activamente en este propósito. Su progreso es constante y lo expresa en sus resultados.

13 a 15

V Cumplimiento de las normas éticas y morales establecidas para los trabajadores 10

1 Ha incumplido de manera reiterada las normas éticas de la Asociación y le fue señalado. 0

2 Ha incumplido ocasionalmente alguna de las normas éticas y morales de la ACPA 2-5

3 Cumple ejemplarmente las normas éticas y morales de la ACPA. 8-10

4 Cumple ejemplarmente las normas éticas y morales de la ACPA, lo cual ha trascendido al colectivo en que se desempeña.

10





Apela: _____



CERTIFICADO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO(Personal de dirección a nivel nacional, provincial y especialistas nacionales)





No. FACTORES O INDICADORES PUNTOS

I Cumplimiento de objetivos y tareas planificadas. (Plan de Trabajo) 25

Aspectos a contemplar además:

1 Comprensión de la misión 5

2 Contribución al desarrollo estratégico 5

3 Capacidad de dirección y liderazgo 5

4 Posibilidad de ejercer la multifunción 5

5 Cumple los plazos establecidos, satisface las exigencias 5

II Dominio del trabajo que realiza y calidad de sus resultados 20

Aspectos a contemplar además:

1 Conocimiento del trabajo que realiza. 5

2 Nivel de creatividad en el trabajo 5

3 Grado de independencia 5

4 Resultados del trabajo enfocados a la misión 5


IV Capacidad para el trabajo en equipo 15

1 Relaciones interpersonales 5

2 Espíritu de cooperación 5

3 Generación de ideas 3

3 Asimilación del consenso 2

V Superación profesional. 15

1 Se empeña activamente en su capacitación y superación profesional 5

2 Cumple con las acciones de capacitación y superación profesional previsto durante el año en curso

5

4 Muestra un progreso constante acorde con los conocimientos adquiridos 5

V Cumplimiento de las normas éticas y morales establecidas para los trabajadores y Cuadros

10

1 Ha incumplido de manera reiterada las normas éticas de la Asociación y le fue señalado.

0

2 Ha incumplido ocasionalmente alguna de las normas éticas y morales de la ACPA 2-8

3 Cumple ejemplarmente las normas éticas y morales establecidas para los trabajadores y cuadros de la ACPA.

8-10

4 Cumple ejemplarmente con los preceptos del código de ética firmado por los Cuadros de la ACPA, lo cual ha trascendido al colectivo en que se desempeña.

10





Apela: _____


Artículo 19. En caso de inconformidad puede reclamar ante el jefe inmediato superior al que realizóla evaluación, el que decide lo que procede dentro de los 30 días posteriores, contra esa decisión nocabe recurso de apelación.

Si el trabajador considera que han sido violadas las normas y procedimientos establecidos para laevaluación del desempeño puede apelar al presidente nacional de la ACPA.

Artículo 20. La evaluación del desempeño comprende a los trabajadores de todas las categorías quetengan contrato de trabajo superior a 6 meses.

3.5. Derecho laboral

El Derecho Laboral cubano se fundamenta en las relaciones de producción propias de un Estado deobreros y campesinos y demás trabajadores manuales e intelectuales en la fase de construcción delsocialismo, que se rige por un sistema de economía basado, en la propiedad socialista de todo elpueblo sobre los medios fundamentales de producción y la supresión de la explotación del hombrepor el hombre, así como por el principio de distribución socialista: «de cada cual según su capacidad,a cada cual según su trabajo».

Los principios fundamentales que rigen el Derecho Laboral cubano son los siguientes:

a) el trabajo es un derecho, un deber y un motivo de honor para el ciudadano

b) todo ciudadano en condiciones de trabajar, sin distinción de raza, color, sexo, religión, opiniónpolítica u origen nacional o social, tiene oportunidad de obtener un empleo con el cual puedacontribuir a los fines de la sociedad y a la satisfacción de sus necesidades

c) el trabajo se proporciona atendiendo a las exigencias de la economía y la sociedad, a la eleccióndel trabajador, a su aptitud y a su calificación

ch) las personas tienen acceso, según sus méritos y capacidades, a los cargos y empleos y percibenigual salario por igual trabajo


d) el trabajo es remunerado conforme con su calidad y cantidad

e) todo trabajador, acorde con la legislación vigente, tiene derecho a asociarse voluntariamente yconstituir Sindicatos

f) todo trabajador tiene derecho a participar en la gestión de la producción y los servicios

g) todo trabajador tiene derecho a disfrutar efectivamente del descanso diario y semanal, así comoa las vacaciones anuales pagadas

h) se reconoce el trabajo voluntario, no remunerado, realizado en beneficio de toda la sociedad,como formador de la conciencia comunista del pueblo

i) todo trabajador tiene derecho a la protección, seguridad e higiene del trabajo, mediante el me-joramiento sistemático de las condiciones de trabajo y en particular la adopción de medidasadecuadas para la prevención de accidentes y enfermedades profesionales

j) todo trabajador tiene derecho a la educación con las facilidades específicas que la ley regula, laque puede recibir mediante los planes de educación de adultos, de enseñanza técnica y profe-sional, de capacitación técnica y laboral en las entidades laborales y los cursos de educaciónsuperior para los trabajadores

k) todo trabajador impedido de trabajar por su edad, invalidez, enfermedad o accidente de traba-jo, recibe adecuada protección mediante las prestaciones en servicio, en especie y monetariasdel sistema de seguridad social, y en caso de muerte del trabajador reciben esa protección susfamiliares, de acuerdo con lo que establece la ley

l) se proporcionan a la mujer plazas compatibles con sus condiciones físicas y fisiológicas que leposibiliten su incorporación al trabajo social; se le concede licencia retribuida por maternidad,antes y después del parto, así como los servicios médicos y hospitalarios y las prestaciones farma-céuticas y alimentarías hospitalarias, gratuitas, que la maternidad requiere

ll) los adolescentes que excepcionalmente se incorporan al trabajo, gozan de especial protecciónpara su normal desarrollo físico y psíquico y su adecuada formación cultural y profesional

m) todo trabajador debe cumplir cabalmente las tareas que le correspondan en su empleo, obser-var la disciplina laboral y cuidar los objetos, medios o instrumentos de trabajo


4. SISTEMA DE CONTROLES

El sistema de control de los proyectos se establece a partir de implementarse los controles básicos desu gestión. Para los proyectos existen 5 controles básicos que son de cumplimiento obligatorio:

– Controles para la documentación: Consiste en un sistema de archivos –impreso y electrónico– queordena los documentos y comunicaciones fundamentales generados por el proceso de gestión delproyecto. Esta organización garantiza la existencia de todos los documentos “básicos” de cadaproyecto y facilita su búsqueda para las Auditorias

– Controles financieros: Además de los controles establecidos institucionalmente por la Contabilidaddel proyecto (explicados en el punto 3.2 de ésta guía), el director del proyecto tiene que llevar otronivel de control de las finanzas asociado a la “gestión financiera”, donde se vinculen los resultadoscon los presupuestos y sus respectivas ejecuciones; y el control de los cheques y los “pagos antici-pados”

– Control de los recursos de funcionamiento: Se corresponde al control de los medios básicos, lostransportes, combustibles y lubricantes

– Control para todos los recursos del proyecto: Este control abarca desde la transportación de losrecursos hasta su entrega a los beneficiarios

– Controles para traspaso de los bienes y su aceptación: Existen dos niveles de “traspasos” en cadaproyecto: 1) de las inversiones productivas a los beneficiarios 2) de recursos de funcionamiento delequipo de proyecto. El primero, se realiza durante la vida del proyecto y el segundo una vezconcluido el mismo

4.1. Control de documentación del proyecto.

– Símbolo: D: digital; P: papel

TEMAS CONTENIDOS D - P

1.1 Proyecto presentado a los Ministerios (incluyendo presupuesto y Marco Lógico)

1.2 Términos de Referencia debidamente firmados

1.3 Avales provinciales

1.4 Contrato entre contrapartes (ACPA y donante)

1.5 Solicitud/aprobación de apertura cuenta bancaria

1 Documentos legales del proyecto

1.6 Solicitud/aprobación de compra de transportes u otros controlados por M y M

2.1 Contrato con comercializadoras

2.2 Contrato con EMED

2.3 Convenios con beneficiarios

2 Convenios y contratos

2.4 Contrato/convenios con otros

3.1 Narrativo y financiero trimestral

3.2 Narrativo y financiero semestral

3.3 Narrativo y financiero anual

3.4 Monitoreo y evaluación (nacional)

3.5 Monitoreo y evaluación (externa)

3.6 Auditorias

3.7 Informe final cierre del proyecto

3 Informes

3.8 Otro información sobre el avance del proyecto


DOCUMENTACIÓN

La documentación de los proyectos es de suma importancia porque en ella se recoge su historia yademás por constituir referencia de obligatoria consulta para futuros proyectos por tanto debe estardebidamente organizada desde su inicio.

Para garantizar una eficiente gestión de adquisición y compra de suministros para el proyecto, el Balancista-Distribuidor deberá conformar el banco de datos de los suministradores, en el que se especifique toda lainformación que sea posible captar según el género de los productos, nombre de la entidad suministrado-ra, país, dirección, teléfono, fax y correo electrónico, tipo de producto y precio por unidad.

Sobre los beneficiarios igualmente deberá crearse un banco de datos, que permita en todo momentoconocer la información necesaria y oportuna sobre los mismos, así como los medios que le han sidoentregados, capacitaciones recibidas, temas etc.

Redactar una nota introductoria de lo que no debe faltar en los proyectos (banco de datos de lossuministradores, beneficiarios etc)

Guía de Archivo

La documentación de los proyectos se archivará en forma impresa en los archivadores de argollas quecomúnmente empleamos y en el mismo orden que aplicamos para los documentos impresos, debeexistir el archivo electrónico con copia de seguridad.

El archivo se organizará de la siguiente manera.

ASPECTOS GENERALES

• Anteproyecto

• Proyecto aprobado

TEMAS CONTENIDOS D - P

4.1.1 Estrategia general

4.1.2 Cronograma general

4.1.3 Estrategia anual

4.1 Planificación

4.1.4 Planificación operativa anual (POA)

4.2.1 Presupuesto 4.2.2 Plan de compras trimestral

4.2.3 Balance de ejecución financiera y plan de compras

4.2.4 Estado bancario

4.2.5 Control de cheques

4.2.6 Base de cálculo

4.2.7 Control de medios básicos

4.2.8 Control de vehículos (combustibles etc.)

4.2 Finanzas y controles

4.2.9 Otros controles

4.3.1 Plan de capacitación general

4.3.2 Plan de capacitación anual

4 Información sobre la gestión del proyecto

4.3

Capacitación

4.3.3 Memorias de actividades de capacitación

5.1 Con donantes

5.2 Con contraparte externa

5.3 Con contraparte cubana

5 Correspondencia

5.4 Otras correspondencias importantes


• Resumen del convenio de cooperación con la contraparte externa y condiciones contractuales(cuando existan)

• Términos de referencia, debidamente firmados por todos los involucrados• Modificaciones (si existe)• Formato de presentación de informes financieros y narrativos a la contraparte externa / frecuencia• Formato de presentación de Informe financiero a la ACPA

– Presupuesto en divisas– Formación y usos del FCB

• Copia de los documentos presentados al banco para la apertura de la cuenta en pesos cubanos• Fotocopia de la licencia del BCC para operar la cuenta en CUC del proyecto• Otros aspectos de carácter general

PLANIFICACIÓN

• Plan Operativo Anual (POA) y objetos de obras por UBPC o lugares donde se ejecuta el proyecto• Necesidades de combustibles y lubricantes por meses y actividades (preparación de tierras/ siem-

bra/ vehículo del proyecto etc)• Necesidades de materiales de construcción por objeto de obra, beneficiarios y total• Cronograma de ejecución y responsabilidades

CONTRATOS

• Sobre asistencia técnica o servicios al proyecto• Ejemplos:

• ENPA• Brigadas de Construcción• Sanidad Vegetal

• Sobre Adquisiciones y Compras• Ejemplos:

• Carisombra• Instituto Nacional de Riego• Segere• Alfa laval

CONVENIOS Y ACTAS DE ENTREGA A LOS BENEFICIARIOS(pueden ser horticultores, granjas, UBPC etc.)

• Convenios con los beneficiarios• Actas de entrega de los recursos, donde se deberá especificar cantidad, tipo / modelo y precio

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS RECURSOS ADQUIRIDOS POR EL PROYECTO

• Inventario de Activos Fijos Tangibles (Se agruparán por grupos genéricos, inmuebles, equipos, mobilia-rio, vehículos) reseñando número de inventario, número de documento de la contabilidad, fecha deadquisición, descripción, modelo / tipo, número de serie, número de chasis y motor (en caso devehículos), país de origen, costo, ubicación, estado físico y propuesta de uso al finalizar el proyecto


• Inventario de los insumos y materiales que se adquieren• Tarjeta de estiba de los medios almacenados• Documentos de autorización de entrega de asignaciones a los beneficiarios• Informes mensuales de entradas y salidas y destinos. (ordenados por meses)

CAPACITACIÓN

• Programa y calendario• Relatorías de cada actividad, debe incluir listado de participantes, procedencia, número de carné

de identidad y firma• Materiales de capacitación que se emplearon

INFORMES

• Informes de avance y final (narrativos y financieros) a la contraparte• Informes financieros internos a al ACPA en divisas. (trimestrales)• Informes financieros internos a la ACPA en pesos cubanos. (trimestral)

CORRESPONDENCIA. Salida / Recepción

• ONG contraparte• ACPA• MINVEC

OFICINA• Asuntos generales• Equipos de oficina del proyecto• Contratos de mantenimiento• Documentación de vehículos (copia de factura, autorización de inscripción en tránsito, seguro,

impuesto de circulación terrestre, período autorizado por el MINVEC etc) Piezas y accesorios com-prados y fecha

• Documentación de las motos (copia de factura, autorización de inscripción en tránsito, seguro,impuesto de circulación terrestre, período autorizado por el MINVEC etc) Piezas y accesorios com-prados y fecha

• Solicitud de materiales de oficina

MONITOREO Y EVALUACIÓN• Cronograma de realización de M&E• Informes de M&E, fechas• Planes de Medidas para resolver las recomendaciones, responsables y fechas

MATERIALES DE INFORMACIÓN, DIVULGACIÓN Y VISIBILIDAD• Informaciones económicas públicas / crecimiento de la economía / informes de la ONE, afectacio-

nes por fenómenos atmosféricos, efectos de la sequía etc.

• Sobre la ONG contraparte (Descripción, Memorias etc.)


• ACPA (Memorias, revista, ACPA al Día etc)

• Donadores / cofinanciadores (Comisión Europea, Gobiernos, Alcaldías etc.)

• Prensa (noticias sobre el proyecto, entrevistas que se hallan publicado etc.)

• Otros materiales divulgativos y de visibilidad del proyecto

DOCUMENTOS RECTORES DEL TRABAJO DE LA INSTITUCIÓN

• Manual de procedimientos contables vigente

• Sistema de gestión y dirección de los recurso humanos

• Sistema de gestión de la ACPA

• Estrategia de cooperación de la ACPA

• Proyección estratégica de la ACPA

• Plan de actividades generales de la ACPA

• Resolución No.15 del MINVEC

• Indicaciones sobre los comités de compra

Conservación y protección de la documentación de los proyectos

Cuando hablamos de la “DOCUMENTACIÓN DE LOS PROYECTOS”, nos estamos refiriendo a todoslos documentos que genera un proyecto desde que inicia hasta su finalización, los que se encuentrandebidamente archivados según la guía de archivo recomendada en este Manual.

Es responsabilidad del director del proyecto, que los técnicos y especialistas del equipo garanticen laorganización y custodia de dichos documentos, durante todo el período que dure el proyecto.

Una vez finalizado el proyecto, es obligatorio que la documentación se conserve por un período de 5años, para lo cual se clasificarán los documentos según su naturaleza y fechas (generales, correspon-dencia, actas de entrega a beneficiarios, informes de avance narrativos y contables, documentos de lacontabilidad etc.), de tal forma que ante una revisión o auditoria por parte de los organismos nacio-nales o los financistas externos, los documentos estén accesibles de manera rápida y en perfectaconservación. En función de lo anterior los grupos de documentos se listarán y se pondrán dichoslistados en cada caja.

A la ACPA nacional solamente se entregará el informe final del proyecto y sus términos de referencia,lo que es responsabilidad del director.

La documentación debidamente clasificada se conservará en la Filial de la ACPA en la provincia dondese ejecutó el proyecto, bajo la custodia de la secretaría de relaciones públicas, la que procederápasados 5 años a su incineración, dejando constar en acta el listado de los documentos incineradosjunto con la aceptación de la contraparte extranjera, copia de la cual entregará en ACPA nacional.

4.2. Controles para la Gestión Financiera del proyecto

El proyecto debe llevar un control de la ejecución del presupuesto teniendo en cuenta lo que se hapresupuestado y ejecutado por cada uno de los resultados y actividades, con el objetivo de adminis-trar adecuadamente los fondos y rendir cuentas al comité gestor y los donantes. Un modelo que esusualmente aceptado es el siguiente:


Ejecución de presupuesto / Resultados y actividades

El titular de la cuenta bancaria, que puede estar a nivel de la dirección del proyecto o a nivel de lainstitución contraparte, debe llevar un control de la ejecución del presupuesto por rubros (que es laforma en que generalmente se oficializa y aprueba el presupuesto por el donante), con vistas a com-probar la existencia de los fondos antes de firmar el cheque solicitado. La práctica de la mayoría delos donantes es que la ejecución se puede exceder, sin solicitar modificación del presupuesto, en losrubros por encima de un 10%, siempre y cuando el monto se rebaje de otros rubros. El modelousado como control se abre de forma general y por partida. A continuación un ejemplo usado:

Resultados / Actividades

Fecha prevista su

terminación

Presupuesto aprobado

Presupuesto ejecutado

Saldo % de

ejecución

Resultado 1: 1.1.- 1.2.

1.2.1- 1.2.2-

Resultado 2: 2.1.-

2.1.1.- 2.1.2.-

2.2.- 2.3.- …… etc.

PROYECTO: PERIODO: Año

PARTIDA: PRESUPUESTO: Total CUC

EUROS

No. Fecha No. cheque

Descripción/concepto Importe Gastos acumulados

Saldo Final


4.3. Manual de procedimientos contables

INTRODUCCIÓN

La Contabilidad en proyectos de cooperación, aunque sobre las mismas funciones y principios gene-ra les del sis tema nacional de contabilidad, posee características particulares, asumiendo laimplementación de la denominada contabilidad por fondos y la aplicación de un nuevo sistemacontable sobre un ambiente más moderno y eficiente que incluya un módulo de presupuesto másestructurado y adecuado a nuestros requerimientos.

El objetivo de este manual es poner a disposición de las contadoras y contadores definiciones yherramientas contables de manera que le sirvan de base para el mejor desempeño de la actividadcontable financiera de los proyectos.

I. ASPECTOS GENERALES SOBRE CONTABILIDAD

1.1. Contabilidad

Definición

“Contabilidad es la registración contable y exacta de todos los hechos económicos ocurridos y en elmomento en que se producen”.

La contabilidad es una herramienta de auxilio, de apoyo a gestión, no se le debe tomar como un finen si misma, sino como un medio, un mecanismo para cumplir mejor los fines de la entidad.

Si la información contable está al día y bien llevada, será útil no sólo para analizar lo pasado y obtenerconclusiones, sino también para planificar futuro.

1.2. Contabilidad por Fondos

Definición

“El principio del ingreso será que el mismo no se considere recurso recibido hasta que sea recursoaplicado, que el gasto se registrará por la finalidad del mismo y que el remanente de recursos seráfondos por aplicar al proyecto analizado”.

Es una especialización de la contabilidad que permite el registro de las transacciones de uno o más fondosen forma integral, como si se tratara de entidades contables independientes (grupos de cuentas, activos,pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos). Es un grupo de partidas creado para el registro y control derecursos; cuyo manejo está sujeto a restricciones contractuales, legales o administrativas y destinado apropósitos específicos. Esta especialidad es utilizada, por lo general, en las organizaciones para el desarro-llo social que trabajan en colaboración con agencias internacionales de cooperación.

1.3. El Sistema Contable

1.3.1. Las características deseables para un buen sistema contable se puedenresumir:

• Respetar los principios generales de contabilidad

• Simple, fácil de comprender

• Confiable en sus registros, exacto en los números

• Coherente, sin contradicciones o repeticiones

• Siempre llevado al día, para obtener a tiempo la información deseada


1.3.2. Principios Contables

• De Registro

Los hechos económicos deben contabilizarse en el momento de su recepción

• De uniformidad

Los valores utilizados deben mantenerse uniformemente o de lo contrario confeccionar memoria

• De exposición

Mantener las agrupaciones de cuentas

• De prudencia

Los ingresos deben contabilizarse en el momento de recibidos y los egresos en el momento de suconocimiento

• De la no compensación

Prohibición de compensar activos con pasivos, ingresos con gastos, etc.

• Del precio de adquisición

Se debe registrar por el precio de adquisición

• De período contable

Debe contabilizarse en el período económico en que se producen

• De revelación suficiente

Cada cuenta se debe desglosar en subcuentas y análisis necesarios para su interpretación

• De la importancia relativa

Se debe lograr un equilibrio lógico entre el detalle y minuciosidad de los datos contables

1.4. Período Contable

Constituye el lapso de tiempo que determina cuáles han sido los beneficios o pérdidas/faltantes osobrantes en ese período y, como consecuencia, permite establecer cuál ha sido la variación en elpatrimonio.

Cada organización establece su período contable, al igual que los proyectos, independientemente dela fecha de comienzo del mismo y siempre debe ser pactado con la agencia para las informacionesfinancieras y narrativas.

1.5. Auditorias

De acuerdo con los requerimientos estipulados en los convenios de Organizaciones no Gubernamen-tales, se debe considerar que las necesidades determinan el uso de auditorias de gestión de proyectosy Auditorias financieras para el dictamen del estado de rendición de cuentas, lo que equivale a con-siderar el trabajo final como una auditoria general.

1.5.1. Objetivos específicos de auditoria

• Dictaminar a sí el estado de rendición de cuentas, para los programas y proyectos financiados porla Agencia, presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, los ingresos percibidos(donaciones recibidas) y los egresos ejecutados por el proyecto, en el período terminado en lafecha de estudio de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados


• Evaluar la estructura de control interno de la entidad evaluando el riesgo de control e identificarcondiciones que se deben informar

• Efectuar pruebas para determinar si la entidad cumplió en todos sus aspectos de importancia conlos términos del convenio, leyes y regulaciones aplicables, y expresar un criterio respecto a losasuntos evaluados y los no evaluados

• Expresar una opinión respecto sobre si los estados financieros, en su conjunto, presentan razona-blemente, en todos sus aspectos importantes, la posición financiera de la organización, de confor-midad con los principios de contabilidad aplicable

• Determinar si la entidad ha adoptado medidas adecuadas de corrección respecto a recomenda-ciones incluidas en informes anteriores de auditoria

III. INSTRUCCIONES CONTABLES DE CONTROL INTERNO

3.1. Solicitud de Cheques: (Anexo 1)

Se sugiere este modelo para solicitar los cheques, el mismo se cumplimentará en todos sus aspectos yse archivará en orden consecutivo junto a la fotocopia del cheque y la factura que lo justifica.

En la parte del concepto debe estar bien fundamentado para que los funcionarios que firmen losmismos puedan valorar la justificación del cheque.

3.2. Fotocopia de cheques: (Anexo 2)

Se hará la fotocopia de cada cheque que se emita, manteniendo el consecutivo de los mismos juntoa la solicitud de cheque, en el caso de los cheques cancelados se presillarán a la fotocopia del mismopara que no se pierda el consecutivo y el control de los cheques cancelados. A cada fotocopia seadjuntará la Factura pagada por el mismo, a la cual también se le pondrá el número del cheque, cuñode PAGADO y el número del comprobante de operaciones por el cual fue contabilizado, así tendre-mos la referencia cruzada.

Este modelo se llevará a la Empresa o al lugar donde se entrega el cheque para recoger los datos y lafirma de quien lo recibe.

3.3. Registro de cheques emitidos: (Anexo 3)

Se pasarán a este registro todos los cheques según se vayan emitiendo, es muy importante que porningún concepto se pierda el consecutivo, por lo tanto se pasarán también los cheques cancelados.

Este modelo también se debe llenar en todos sus aspectos, pues al pasar el cargo en banco nospermite hacer con facilidad la conciliación bancaria y al poner los datos de la factura nos permitesaber cuáles de ellas nos faltan.

3.4. Conciliación bancaria:(Anexo 4)

Al cierre de cada mes se confecciona la conciliación bancaria y se archiva junto al estado de cuentadel Banco conciliado. Es importante poner la fecha de los cheques en tránsito para estar alerta de sucaducidad, ya que de acuerdo a las resoluciones 56 y 64 del Banco Central de Cuba los chequescaducan a los sesenta (60) días naturales, contados a partir de la fecha de su creación sin que por ellocese la obligación inicial que dio origen a su emisión.

En todos los casos los cheques que caduquen se cancelarán contablemente y serán contabilizadoscomo una cuenta por pagar.


Como el sistema CONTAB no recoge la fecha de los cheques los contadores procederán a poner lamisma a mano.

Es muy importante recuperar los cheques caducados que ya han sido entregados a los proveedores yque por distintas causas no han sido presentados al Banco, para cancelarlos y volverlos a emitir, puessi hemos recibido la mercancía o el servicio, la caducidad del cheque no nos exonera de la obligaciónde pago.

Al concluir la conciliación bancaria se debe firmar por parte del contador que la hizo.

3.8. Control del presupuesto:

Este control debe mantenerse actualizado ya que nos permite saber de forma diaria el saldo en librodel efectivo en banco (fondos) y los Gastos acumulados, tanto general (fondos) como por partidas(presupuesto) y el saldo real del efectivo en banco, además si el presupuesto se va ejecutando correc-tamente.

3.9. Chequeo de medios almacenados

El Contador del proyecto debe efectuar chequeos periódicos de los productos comprados por elproyecto y que se encuentran en el almacén de la Empresa, en lo que se refiere a:

• Que estén correctamente almacenados

• En lugar seguro

• Identificados correctamente

• Que se controlen por tarjeta de estiba

Se hará un chequeo del 10% mensualmente reportando cualquier deficiencia que se detecte y sehará el 100% anual.

IV. SISTEMA COMPUTARIZADO DE CONTABILIDAD “CONTAB”

Con la aplicación de este sistema, los contadores dispondrán de mayor tiempo para la elaboración dela información, los cierres mensuales de la contabilidad y hacer los análisis necesarios con los datosque el mismo nos brinda.

Mensualmente se salvará la base de dato en disquetes, para si la máquina tuviera algún problema y setuviera que volver a instalar poder contar con la información actualizada.

Es necesario que todos los contadores conserven el Manual de Usuario que se les entrega cuando serealiza la instalación, para que puedan consultarlo ante cualquier duda que se les pueda presentar.

Deben tener impreso y bien preservado el plan de cuentas del sistema, ya que con él trabajarándiariamente. En los casos que tengan que incluir nuevas cuentas podrán hacerlo y al hacer estoscambios deberán volver a imprimir el plan de cuentas para mantenerlo actualizado.

Hay que tener mucho tacto con los auditores y el sistema CONTAB, porque a veces errores contablesnuestros o no dominar totalmente el funcionamiento del sistema, se lo achacamos a deficienciastécnicas o de mal funcionamiento del mismo.

4.1. Exportación de datos de CONTAB hacia Excel

1. Ejecutar CONTAB

2. Listar mayor analítico


3. Selecciona salida hacia archivo

4. Guardar en formato TTB

5. Ejecutar este archivo desde Excel (seleccionar todos los archivos, seleccionar siguiente, si-guiente, terminar)

4.2. Montaje y modificación del presupuesto

1. Administración

2. Presupuestos de proyecto

3. No. de proyecto: Se pondrá número o letras que identifiquen al proyecto

4. Fecha de Inicio: Debe coincidir con la fecha de inicio del proyecto. (Nunca puede ser ante-rior al inicio del sistema contable)

5. Nombre (nombre del proyecto)

6. Agencia: Contraparte del proyecto (debe haber sido introducida antes también por admi-nistración)

7. Área de Trabajo: Lugar donde se desarrolla el proyecto (debe haber sido introducida antestambién por administración)

8. Pinchamos en rubros y se muestran las cuentas de gastos que ya tenemos hechas al confec-cionar el plan de cuentas y señalamos la que corresponda

9. Si esta va a sumar para el total se da doble clic en la casillita que tenemos a nuestra derecha.

10. Se pone el valor del presupuesto en aprobado pesos y aprobado USD

11. No puede ponerse ninguna nula, es decir, sin ningún valor

12. Para modificar el presupuesto se entra por administración y se hace clic en presupuesto deproyecto y damos el código al No. de proyecto y después ENTER y se nos muestra el Presu-puesto que ya habíamos montado y variamos los valores donde corresponda

13. En el caso de que se hallan creados nuevos rubros en el presupuesto, previamente tenemosque crear las nuevas cuentas de gastos, para poder introducirlas en la modificación

4.3. Cómo se crea una cuenta

Se puede hacer de dos formas:

– Entrar por administración y se hace clic en cuentas, se nos muestra un cuadro y damos elnúmero y nombre de la cuenta, después guardamos

– A la derecha del CONTAB tenemos un botón que se llama plan cuentas y si hacemos clic semuestra el mismo cuadro y repetimos la operación explicada anteriormente

4.4. Cómo se elimina una cuenta

Al igual que para crearla se puede llegar por Administración/Cuentas y por plan de cuentas, cuandose muestra el cuadro damos el número de la cuenta y la filtramos (Hacer clic en el embudo) y semuestra el nombre de la cuenta y entonces se hace clic en la cruz para eliminar.

Si la cuenta tiene subniveles o ha tenido movimientos el sistema no permitirá que se elimine.


4.4. Saldos iniciales

Se utiliza para dar inicio al período contable, para ello ya debe estar confeccionado el plan de cuen-tas, hay que tener cuidado con la fecha que ponemos, pues ningún comprobante podrá tener fechaanterior a la Inicialización del período contable.

Se entra por Administración y se hace clic en saldos iniciales y se pone la fecha cuando se inician lasoperaciones contables.

Después se señala la cuenta y se pone el saldo en débito o crédito según la naturaleza de la misma.

El próximo paso será hacer clic en ejecutar.

A partir de este momento, todo lo que tenía el sistema, pasa a ser estadística, por eso sólo se debeutilizar al comenzar a trabajar con el sistema.

4.5. Cierre de período

Se hace clic en cierre y después generar comprobante de cierre, luego señalamos de Ingresos vs.Egresos, donde se señalan las cuentas de gastos que se nos muestran en egresos y señalamos la cuentade aportes que nos muestra en Ingresos.

Después volvemos a cierre y señalamos cierre de período, sólo si hacemos correctamente el cierre degastos y aportes podremos hacer el cierre de período, ya que mientras una cuenta de gastos o aportetenga saldo, el sistema no permite hacer el cierre de período.

A partir de este momento, todo lo que teníamos contabilizado pasará a ser estadística y en el Informede ejecución de presupuesto los gastos hasta la fecha se recogerán como anterior y los comprobantesempezarán a partir del 1.

Este cierre se debe hacer después de terminar nuestra contabilidad de diciembre 31, que es cuandotermina el período contable, si es anual.

Posteriormente se imprimirá el comprobante de apertura y el balance de comprobación de saldos,que será con las cuentas reales.

4.2. Mensualmente deberán imprimir:

1) Comprobantes de diario

2) Comprobantes de modificación y contra asiento (Sí se realizan)

3) Balance de comprobación de saldos

4) Balance general

5) Estado de resultado

6) Mayor analítico (por cada cuenta)

7) Informe de ejecución del presupuesto

8) Conciliación bancaria (Se archivará junto al estado de cuenta con que se concilia)

4.3. Cómo reparar la base de datos

Inicio

Programa

Visual Basic


Microsoft Visual Basic

Herramientas o Windows

Data Manager

File

Reparar Base de Datos

Doble Clic en C

Doble Clic en CONTAB

Señalar pesos.mdb en el caso de la moneda nacional

Señalar DOLLAR.MDB en el caso de USD

VIII. EJEMPLOS DE OPERACIONES MÁS COMUNES

USD / CUC

• Cuando se recibe la transferencia del financiador:

111. Efectivo en banco XXX

220. Fondos por aplicar proyectos XXX

• Comisión Bancaria por la transferencia recibida:

510. Gastos de proyectos XXX



410. Aporte para proyectos XXX

• Compras:

Cuando la factura es del mismo importe del cheque.

121. Pagos anticipados XXX



410. Aporte para proyecto XXX

220. Fondos por aplicar proyecto XXX


Cuando el importe de la factura es inferior al importe del cheque.

121. Pagos anticipados $100.00

111. Efectivo en banco $100.00

510. Gastos de proyectos $50.00

410. Aporte para proyecto $50.00

220. Fondos por aplicar proyectos $50.00

121. Pagos anticipados $50.00

Como se puede observar en la compra existe una diferencia de $50.00 entre lo que se pagó y lo querealmente se recibió que permanece contabilizada en la cuenta 1611.


Compra de activos fijos tangibles (medios básicos):



510. Gastos de proyecto XXX



410. Aportes para proyecto XXX

130. Activos fijos tangibles XXX

310. Recursos patrimoniales donados XXX

Se recarga tarjeta de combustible:



A medida que se va produciendo el gasto y tenemos los comprobantes es que contabilizamos:





En ningún caso se debe llevar a gastos el total del cheque y de la factura que nos entregan cuandorecargamos la tarjeta.

• Caducan los cheques y se ha recibido la mercancía y/o el servicio


221. Cuentas por pagar XXX

• Se vuelve a emitir el cheque

221. Cuentas por pagar XXX


• Cierre de período

En el Sistema CONTAB se señala cierre y después generar comprobante de cierre, luego señalamos deIngresos vs egresos



Recuerden que esto lo hace el CONTAB, no tenemos que hacer un comprobante de los que normal-mente hacemos.

Después volvemos a cierre y señalamos cierre de período, sólo si hacemos correctamente el cierre degastos y aportes podremos hacer el cierre de período.

A partir de este momento, todo lo que teníamos contabilizado pasará a ser estadística y en el Informede ejecución de presupuesto los gastos hasta la fecha se recogerán como anterior.


• Cierre del proyecto:

1. Traspasos de los activos fijos tangibles mediante acta a la ACPA o a la empresa, UBPC o lugardonde se esté desarrollando el proyecto:

310. Recursos patrimoniales propios XXX


Si los medios fueron transferidos a ACPA, esta como sede central recibe estos medios donados por elproyecto y procede en moneda nacional:



Si quedara efectivo y este se transfiriera mediante acta a cualquiera, se contabiliza:

240. Traspasos XXX



240. Traspasos XXX

Por lo tanto quedarían solamente en Balance dos cuentas con saldos que se cierran:



IX. EJEMPLOS DE OPERACIONES MÁS COMUNES

MN

• Prefinanciamiento de proyectos en desarrollo para apertura de cuentas y operaciones:

111-Efectivo en banco XXX

220. Fondos por aplicar XXX

123. Prefinanciamientos XXX

224. Préstamos recibidos XXX

• El proyecto devuelve la deuda o parte de ella a la cuenta de prefinanciamiento



224. Préstamos recibidos XXX

123. Prefinanciamientos XXX

• Cuando el proyecto compra en MLC para los beneficiarios y la factura se recibe a nombre delproyecto, por tanto el proyecto hace Recibo de Donación y de Contribución del Beneficiariocon el detalle de la compra y contabiliza:

120. Contribuciones por captar XXX

411. Fondos por recibir XXX

• Cuando el beneficiario aporta su contribución al proyecto, se contabiliza:



120. Contribuciones por captar XXX

411. Fondos por recibir XXX


• Cuando se efectúan pagos según el presupuesto:



• Cuando se recibe la factura:



410. Aportes para proyectos XXX


• Comisiones bancarias



410. Aportes para proyectos XXX


• Contabilización de la nómina:

110. Efectivo en caja XXX


• Pago de la nómina:



222. Obligaciones con el presupuesto XXX

Seguridad social xxx

Impuesto fuerza de trabajo xxx

223. Reservas para vacaciones XXX

• Pago de la nómina de vacaciones:





• Donación de activos fijos tangibles




X. GUÍA DE ARCHIVO

Contabilidad

Carpeta No.1

1) Registro de cheques emitidos

2) Solicitud de cheque, fotocopia de cheque y factura (mantener consecutivo)

3) Estados de cuenta (conciliación bancaria)

4) Transferencias bancarias

5) Presupuesto del proyecto

6) Copia de la licencia del banco central de cuba para operar en moneda libremente conver-tible.

7) Otros

Carpeta No. 2

1) Comprobantes de diario

2) Comprobantes de modificación y contra asiento (Sí se realizan)

3) Balance de comprobación de saldos

4) Balance general

5) Estado de resultado

6) Mayor analítico (por cada cuenta)

7) Informe de ejecución del presupuesto

GeneralCarpeta No.1

1) Anteproyecto

2) Proyecto confirmado

3) Convenio de cooperación y condiciones contractuales

4) Términos de referencia

5) Documentos presentados al banco para la apertura de cuenta en moneda nacional

6) Correspondencia (salida / recepción)

7) Convenio con el beneficiario

Carpeta No. 2

1) Documentación sobre los vehículos del proyecto, que incluye:

– Copia de la factura de compra

– Pago del seguro

– Pago del impuesto de circulación terrestre

– Período de autorización del MINVEC

Carpeta No. 3

1) Contratos sobre prestación de servicios (quien los tenga)

2) Convenios y/o actas de entrega a los beneficiarios


ANEXO 1: MODELO SOLICITUD DE CHEQUES


ANEXO 2: MODELO FOTOCOPIA DE CHEQUES


ANEX

O 3

: REG

ISTR

O D

E C

HEQ

UES

EM

ITID

OS


ANEXO 4: MODELO CONCILIACIÓN BANCARIA


Trimestres Período Fecha de entrega Primero 1 de diciembre del año

anterior, hasta el último día de febrero

Antes del 20 de marzo

Segundo 1 de marzo al 31 de mayo Antes del 20 de junio Tercero 1 de junio al 31 de agosto Antes del 20 de septiembre Cuarto 1 de septiembre al 30 de

noviembre Antes del 30 de diciembre

5. RENDICIÓN DE CUENTAS

5.1 Rendición de cuentas financiera.

El proyecto debe rendir cuentas financieras a varias instituciones: donantes, Ministerio sectorial don-de se realiza el proyecto, MINVEC y beneficiarios (comité gestor de proyecto).

Al comité gestor del proyecto se le rinde cuenta mensualmente utilizando como instrumentos: elbalance financiero mensual que ofrece el sistema de contable, y el informe mensual del control depresupuesto. Ello permite el debate de la ejecución y la toma de decisiones.

En el caso del MINVEC se le entrega un informe trimestral de la siguiente forma:

El Modelo a utilizar es el siguiente:

Apéndice C, Res. 15/2006 MINVEC. Modelo para el Informe financiero

INFORMACION FINANCIERA DE LOS PROYECTOS DE COLABORACIÓN

Título del proyecto:

(1) País u organismo internacional:

(2) Descripción Fuente/donante:

(3) Contraparte extranjera: (4) Contraparte cubana:

(5) Fecha firma términos de referencia o documento similar: (6) Fecha inicial: (7) Fecha final: (8) Provincia cubana: (9) Estado ejecución:

Ejecutado Ejecución por trimestre Ejecución Saldo Naturaleza Presupuesto Año:

_____ I II III IV Acumulada Disponible

Activos fijos tangibles 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Equipo de transporte Equipos médicos Otros Materiales gastables Insumos médicos Vacunas Anticonceptivos Otros insumos médicos Alimentos Asistencia técnica 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Consultorías Eventos Otros Capacitación Subcontratos de servicios Misceláneas

TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00


Para los Ministerios sectoriales hay diferentes formas de información. Por regla general se les entre-ga una copia del informe trimestral del MINVEC y mensualmente un estado del movimiento de lascuentas bancarias, según el modelo siguiente:

En el caso de los donantes tienen muy variados formatos y frecuencias (semestral, anual) de losinformes financieros y el proyecto debe cumplir el requerimiento específico.Algunos donantes sólo piden un informe anual auditado en el sistema contable que lleva el proyectocon el siguiente contenido:1. Dictamen u opinión del auditor (sobre la razonabilidad de los estados del proyecto)2. Estado de ingresos y gastos del proyecto (con cifras del período auditado actual y del anterior)

(Incluye saldo de fondos al inicio y al final)3. Estado de ejecución presupuestaria del proyecto (comparación del presupuesto con los gastos

realizados, acumulado o del período)4. Notas resumen de los estados del proyecto:

• Datos resumen de la organización y el proyecto• Monedas usadas y tipos de cambio (al inicio y final del período)• Resumen de principios y métodos de registro contable del proyecto• Detalle de las transferencias recibidas en el período (fecha, monto en moneda extranjera y local)• Detalle (si hay) de cuentas por cobrar del proyecto• Detalle (si hay) de cuentas por pagar del proyecto• Detalle de bienes activos fijos adquiridos con fondos del proyecto

5. Carta de gerencia del auditor sobre el control interno del proyectoPara la mayoría, sin embargo hay un formato que no es posible describir por lo variado de los mismosy que cada proyecto debe conocer, dominar e informar según sus requerimientos.

5.2. Rendición de cuenta financiera: informes narrativos

Cada proyecto tiene requerimientos de los donantes en cuanto a frecuencia y formato de los infor-mes narrativos, que la dirección del proyecto debe satisfacer. Las instituciones nacionales por reglageneral sólo piden copia de los informes de los donantes. A continuación algunas consideraciones.

Los informes trimestrales no deben exceder de 10–12 páginas, aunque pueden estar acompañados deANEXOS donde se detallen algunas actividades que por su importancia, se desee ampliar (memoria dealgún taller; levantamiento de necesidades de capacitación; resultado de estudios; línea de base, etc.)

No. de Orden No. de Cuenta Licencia BNC

SALDO ENERO/año

INGRESOS H mes/año

GASTOS H mes/año

SALDO CIERRE H mes/año

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

TOTALES Hecho por: Revisado y aprobado: Fecha:


Los informes semestrales mantienen el mismo “formato” que el Trimestral, por lo que uno constituyela continuidad del otro.

Es común, que el equipo que tiene la responsabilidad de realizar el informe sobre el avance delproyecto, tiene más presente en sus mentes las “actividades” y toda la complejidad de la ejecución delas acciones, que la lógica y metas del proyecto para “argumentarlas” con esas mismas acciones.

El formato de Informe que se propone toma como base, la lógica de Intervención del proyecto prevista en elMarco Lógico y “obliga” al equipo a tener presente las “METAS” y a asociarlas al avance de las actividades. Estaforma de organización del pensamiento para la elaboración de este informe, facilita su adecuación a cualquierformato de las otra organizaciones que aportan parte o todo el financiamiento de un determinado proyecto.

Para una mejor comprensión de lo que se quiere lograr de los equipos de proyectos en la elaboraciónde los Informes, explicamos el formato de referencia a partir de un ejemplo concreto.

“ …..(nombre de la organización donante)……..”Asociación Cubana de Producción Animal

PROYECTO: “Nombre oficial del Proyecto”.

Informe (Trimestral/Semestral)_01 DE JULIO_A 31 DE DICIEMBRE DE 2006

a. Realizaciones

Descripción general de las accionesNo debe exceder de dos/tres párrafos. Se deben concretar en la estrategia seguida durante el período que seanaliza y la finalidad de la misma.

Acciones en cuanto a los resultados esperadosDeben plasmar todas las actividades previstas para el período que se informa, según la Planificación OperativaAnual (POA), con el formato que se orienta en el ejemplo.

Resultados Actividades planificadas POA Comentarios Resultado 1: Creadas …………………….

37-38- Reparación del tractor e implementos agrícolas.

No ha sido posible la localización todavía en el país de las piezas y neumáticos que se necesitan para su reparación, si al fin no encuentran habrá que analizar alternativas

Construcción y/o mejoramiento de las infraestructura para la diversificación agropecuaria y la producción vacuna

40- Definición de recursos para las inversiones y plan de compras (Alambre de púas, Diesel, materiales para la construcción, herramientas etc.)

Se cuantificaron las necesidades. Está en proceso de cotizaciones y compras.

68- Selección del personal que impartirá la capacitación.

Fue identificado y seleccionado el personal que va a impartir la capacitación a los finqueros y sus familiares, de la escuela de capacitación del Ministerio de la Agricultura (MINAG).

Formación en materia de tecnología y gestión

69- Diagnóstico de las necesidades de capacitación.

Se realizo la primera reunión para la realización del diagnostico de las necesidades de capacitación, comenzándose con las entrevistas personalizadas a nivel de cada finca.

Mejoramiento de las condiciones del hábitat de las familias (Reconstrucción de vivienda)

76- Documentación legal para la rehabilitación de viviendas.

Se realizan los trámites con los organismos competentes para la documentación legal de la rehabilitación de las viviendas (solicitud de microlocalización; licencia de construcción, etc.)

Creación de mecanismos de coordinación para el funcionamiento de la finca y su relación con la UBPC

81- coordinación con las instancias decisoras de la actividad ganadera de la provincia.

Se creó el comité gestor, presidido por el Delegado de la agricultura de la provincia y se creó el grupo de apoyo. Se establecieron los primeros contactos con las instancias decisoras de la actividad ganadera de la provincia.

Resultado 2: Fortalecida…………...

Inversiones en las producciones de la UBPC

84 – Rehabilitación de un estanque para la cría de peces.

Se realizaron las primeras coordinaciones con la sociedad de acuicultura para la siembre de alevines en el espejo de agua para la cría de peces.

Creación de infraestructuras para la capacitación

85- Construcción del aula de capacitación. Se determinaron las necesidades de materiales y medios para la construcción del aula de capacitación,

Resultado 3: Validado y socializado………..


Actividades no planificadasSe relacionarán todas las actividades realizadas en el período y no planificadas en el POA, pero que han sidonecesarias, o porque se han podido “adelantar” a las fechas previstas.

Cronograma de las realizacionesTomar como base el cronograma de actividades (con fechas) previsto en el POA. Deberán comentar fundamen-talmente las actividades que se han “retrasado” respecto a lo planificado.

Semestre 1 Semestre 2 Inicio Term E F M A M Jn Jl A S O N D

Etapa preparatoria 1/7/05 7/29/05 Constitución del equipo de proyecto 1/7/05 4/29/05 Selección del director, contadora, logístico y especialista

2/23/05 2/23/05

Contratos de trabajo para miembros del equipo Proyecto

4/1/05 4/29/05

Reunión con actores involucrados 1/7/05 1/7/05 Integración del equipo de proyecto 5/5/05 8/30/05 Organización del área de trabajo 8/1/05 8/30/05 Reproducción de materiales del proyecto, ML, presupuesto

5/5/05 5/30/05

Análisis del contenido del proyecto 6/7/05 6/7/05 Preparación para el funcionamiento del equipo de proyecto

5/5/05 6/30/05

Análisis del Presupuesto 6/1/05 6/30/05 Tareas organizativas 1/7/05 12/30/05 Compra materiales para rehabilitaciónoficina

8/30/05 10/14/05

Remodelación de oficina del equipo de proyecto

9/1/05 11/15/05

Equipamiento para oficina del equipo de proyecto

8/15/05 10/28/05

Constitución del comité gestor 7/4/05 7/19/05 Confeccionar modelaje para el levantamiento inicial

4/1/05 4/15/05

Realización del Levantamiento inicial 5/16/05 6/15/05 Taller para la devolución del diagnostico

1/7/05 1/7/05

Establecer sistema de control de recursos.

7/1/05 7/11/05

"Monitorear los avances del proyecto, al nivel provincial "

1/7/05 12/30/05

Contabilizar la ejecución del presupuesto

7/5/05 12/30/05

Localización del personal para el grupo de apoyo

6/30/05 7/18/05

Capacitación al equipo del proyecto. 6/6/05 6/30/05 Debate y discusión participativo sobre el plan operativo del año.

6/20/05 6/20/05

Realizar programa de monitoreo 10/14/05 10/18/05 Apertura de la cuenta en Moneda Nacional

5/5/05 5/5/05

Tramitación con ETECSA para las comunicaciones

7/7/05 7/14/05

Resultado 1 Construcción y/o mejoramiento de las infraestructura para la diversificación agropecuaria y la producción vacuna

5/16/05 12/30/05

Cotización de recursos p/Reparar tractor

9/30/05 11/30/05

Cotización de recursos para reparación de implementos

9/30/05 11/30/05

Cuantificar necesidades de insumos y recursos para inversiones

9/8/05 9/12/05


Progreso de los Objetivo del ProyectoSe utilizará el Marco Lógico para identificar los Indicadores (metas) que medirán los logros del proyecto, parala valoración de los avances alcanzados hasta la fecha que se analiza. Se utilizará el formato de tabla que seorienta a continuación.

Ejemplo:

Áreas geográficas del proyecto: EjemploEste punto deberá llenarse solamente en el primer informe trimestral/semestral y deberán incorporar algúnplano que permita visualizar la descripción que se realice de la ubicación del proyecto.

Objetivo 1: Establecido un nuevo modelo productivo piloto ……………….. Resultados esperados

Meta (para la vida del proyecto)

Resultados para el período del Informe

Resultados previstos para el próximo período

Comentarios

R.1.1:

R-1.2:

Objetivo 2: Fortalecer…………………………………. R. 2.1: R: 2.2:

Socios en el proyectoDeben relacionar “todos” los actores que %hasta el momento que se informa%, están involucrados en elproyecto, aclarando sus “roles” y “funciones”. Si se ha incorporado un nuevo socio “no previsto”, incorporarloy explicar las razones.


Beneficiarios del proyectoRelacionar los beneficiarios directos e indirectos previstos en el proyecto, y en caso de cualquier variación conla cifra prevista ya sea en cantidad y/o sexo (por actualización del diagnóstico; incremento de las acciones; etc.,explicarlo detalladamente)

Comentarios generalesEn este punto deberán “como mínimo”, analizar la Pertinencia del proyecto; las Lecciones aprendidas y, lasBuenas prácticas. Es muy importante que estos análisis se realicen de forma “participativa” con los beneficia-rios e instituciones involucradas y si pueden, deben incorporar comentarios “anecdóticos” que enriquezcanlas ideas.

Pertinencia de los Objetivos Iniciales

Buenas Prácticas y Lecciones Aprendidas.

b. Medios

Comentarios

Desafíos

a. ConclusiónSe hará un resumen de las cosas claves del proyecto, haciendo especial énfasis en el progreso logrado; loscuellos de botella identificados y cualquier propuesta de “ajustes” al proyecto aprobado.

5.3. Informes de “cierre” de proyectos

Los informes anuales al igual que los de “cierre de proyectos”, generalmente se hacen de acuerdo con la“metodología” del donante. No obstante, se recomienda a los equipos de proyectos que deben aprove-char los espacios de los “talleres” planificados en el proyecto (ya sean de capacitación, de intercambios,etc.), para ir levantando junto a los beneficiarios, todos los “elementos” que deben estar presentes en losinformes y que por lo general llevan una gran “dosis” de nuestra percepción, que aunque valiosa, siemprepuede enriquecerse con el aporte de quien recibe directamente el beneficio.


6. MONITOREO Y EVALUACIÓN

6.1. Diseño e Implementación de un sistema de monitoreo y evaluación a ejecutarpor el proyecto

Este material contiene un ejemplo hipotético de todo el proceso que debe seguir el equipo de proyec-to, conjuntamente con los co-ejecutores y demás involucrados directos, en el diseño del Sistema demonitoreo y evaluación que debe regir la gestión exitosa del proyecto.

El propósito de este material es proporcionar ideas y pistas acerca de las diferentes cuestiones quedeben tenerse en cuenta y debatirse al elaborar un sistema de M&E. No se pretende que el ejemplosea perfecto o completo. Suele ocurrir que diferentes personas, incluidas las que cuentan con unavasta experiencia en materia de M&E, tengan distintas ideas y opiniones acerca del modo de estructu-rar un proyecto para su gestión. Por consiguiente, para diseñar un sistema de M&E adecuado, debencelebrarse varias reuniones de debate y revisión.

Etapas en la elaboración de un sistema de M&E

1. Determinación del propósito y el alcance. ¿Por qué necesitamos el M&E y qué amplitud debetener nuestro sistema de M&E

2. Identificación de las preguntas de desempeño, las necesidades de información y los indicadores.¿Qué necesitamos saber para efectuar el seguimiento y la evaluación del proyecto, y gestionarlo bien?

3. Planificación de la recolección y la organización de la información. ¿Cómo reunir y organizar lainformación necesaria?

4. Planificación de los procesos y ejercicios de reflexión crítica. ¿Cómo interpretaremos la informa-ción reunida, y cómo la utilizaremos para introducir mejoras?

5. Planificación de comunicación y preparación de informes de calidad. ¿Qué queremos comuni-car, cómo queremos comunicarlo y a quién lo tenemos que comunicar, en relación con las activi-dades y los procesos de nuestro proyecto?

6. Planificación para obtener las condiciones y capacidades necesarias. ¿Qué se necesita para queel sistema de M&E funcione realmente?

Decisiones fundamentales al inicio de un M&E participativo

Para implementar un sistema participativo de M&E se debe valorar cuatro condiciones, que permitanadaptar el mismo a la situación particular del proyecto:

1. Identificar claramente las diferentes motivaciones de las personas para participar en el M&E y si nocoinciden, no las agrupe por la fuerza. Limítese a proporcionar apoyo, de manera que los diferen-tes sistemas operen conjuntamente y se apoyen unos a otros

2. Negociar el “grado” de participación de cada uno, y llegar a un acuerdo al respecto

3. Hacer que para las personas valga la pena participar, y decidir qué apoyo se necesita

4. Fusión del M&EP y el M&E no participativo en el contexto de un proyecto

Establecer el sistema de M&E

El M&E se debe entender como un sistema integrado de reflexión y comunicación en el marco delproyecto, que ha de planearse, gestionarse y dotarse de recursos; no se trata simplemente de unatarea estadística o una obligación externa. Los requisitos de un sistema de M&E son los siguientes:


– Diseño y establecimiento

– Recolección y gestión de la información

– Reflexión crítica (basada en la experiencia y la información) para mejorar la acción.

– Comunicación y presentación de informes sobre los resultados.

Para que un sistema de M&E funcione, hay que disponer de los recursos suficientes y crear las condi-ciones y capacidades necesarias. Frecuentemente, esto requiere una actividad de fortalecimiento delas capacidades. Un Sistema de M&E que funcione adecuadamente, contribuye a orientar la estrate-gia de intervención y a garantizar la eficacia de las operaciones para todos los principales involucrados.Este sistema forma parte de la gestión general del proyecto.

En cada etapa del ciclo del proyecto hay determinadas tareas claves de M&E que deben llevar a cabociertos involucrados. Durante la fase de puesta en marcha del proyecto, se elabora un plan detalladode M&E que debe documentarse claramente y compartirse con todos los que lo van a ejecutar.

El Sistema mismo de M&E tendrá que ser objeto de seguimiento y actualización regular a lo largo dela vida del proyecto.

Procedimiento para el diseño del sistema de M&E

La base que sustenta el diseño del sistema de M&E, es la estrategia del proyecto, que en la mayoría delos casos, está expresada en la matriz de marco lógico. Pero en el ciclo de vida de un proyecto, estamatriz se elabora mucho tiempo antes de la puesta en marcha del proyecto, (pueden transcurrirhasta dos años de diferencia), por lo que en el momento de iniciarse el mismo, hay que producir unarevisión general de la estrategia del proyecto y adaptarlo a las condiciones cambiantes del contextoactual.

Elaboración de una matriz de M&E

Para organizar un buen Sistema de M&E hace falta conocer en detalle los métodos para reunir yutilizar un volumen de información mucho más copioso que el que puede reunirse en la matriz deMarco Lógico. La matriz de M&E servirá para identificar y documentar esa información adicional.

Es importante reconocer que la matriz de M&E sólo es parte de un plan general de seguimiento yevaluación, porque solo tiene en cuenta lo que es necesario para el seguimiento y evaluación de lajerarquía de objetivos. La matriz proporciona información detallada sobre el modo en que se efectua-rá el seguimiento y la evaluación de la meta, los componentes, los productos y las actividades particu-lares. El plan de M&E incluirá otros aspectos que permitan entender el contexto del proyecto, re-flexionar al respecto y extraer lecciones aprendidas.

Para completar la Matriz de M&E es necesario un conocimiento pormenorizado del proyecto y de sucontexto. Como el ejemplo que venimos desarrollando es hipotético, no puede alcanzar el nivel dedetalle que existiría en una situación real. Este ejemplo tiene por objeto proporcionar una visióngeneral de los aspectos importantes de la matriz de M&E, más que presentar una matriz con todos losdetalles.

Aspectos a tener en cuenta cuando se elabora una Matriz de M&E

A medida que vaya viendo el ejemplo de la Matriz de M&E deberá tener presentes varios aspectosque le podrían ser de utilidad para entenderlo y para elaborar su propia matriz de M&E.

De los datos a las lecciones, la comprensión y las decisiones. Al elaborar la matriz es importantepensar en la manera de pasar de la recolección de datos a la explicación del éxito o del fracaso, la


comprensión de determinadas cuestiones junto a los interesados y, por último, la adopción de deci-siones.

La matriz a los diferentes niveles de la jerarquía de objetivos. Como observará en el ejemplo, en losniveles más bajos de la jerarquía de objetivos es mucho más fácil ser específico. Por ejemplo, elseguimiento del número de kilómetros construidos de canales de riego es una tarea más simple que laevaluación de la contribución global de esta actividad a los medios de subsistencia de la población.Cuanto más suba por la escala de objetivos, más análisis y síntesis de los diferentes tipos y fuentes deinformación necesitará.

Triangulación y convalidación . Cuando decida los métodos de recolección y análisis de datos que vaa utilizar, reflexione sobre los medios de garantizar que los datos sean fiables. Por triangulación seentiende la obtención de información sobre un mismo tema mediante varios métodos distintos. Laconvalidación es el resultado de la comprobación cruzada de la información.

Sistemas existentes de información y recolección de datos. La mayoría de los proyectos tendráacceso a los sistemas existentes de recolección de datos e información estadística del Gobierno u otroorganismo. Es indispensable ver la manera de aprovechar estos sistemas. Es posible que con unapequeña inversión puedan mejorarse o modificarse los sistemas existentes para satisfacer las necesi-dades de seguimiento del proyecto.

Utilización de tecnología. Considere detenidamente dónde podrá utilizarse efectivamente la tecno-logía de la información, y en qué medida.

El dilema entre datos específicos o imagen completa. Los indicadores específicos proporcionaninformaciones fragmentarias. Para entender a fondo el proyecto, sus éxitos, fracasos y lecciones, esnecesario disponer de la imagen completa, para lo cual deberán integrarse y analizarse diferenteselementos de información. La columna de la matriz “análisis, preparación de informes, retroalimen-tación y cambio” será el punto de partida de la reflexión sobre el modo de conseguirlo.

Datos primarios u observaciones secundarias. Hay informaciones (p.ej., sobre los “cambios”) pue-den reunirse de dos maneras: efectuando encuestas detalladas directas (datos primarios) o pidiendoa los representantes de la comunidad y a otros informantes claves que faciliten sus observaciones(datos secundarios). Por lo general los datos primarios son más fiables pero su recolección es máscostosa y lleva mucho más tiempo. Una técnica importante para completar la matriz de M&E esequilibrar la utilización de los métodos con el nivel requerido de precisión y los recursos disponibles.Reflexione detenidamente si hace falta información muy detallada o bien es preferible una visión delas tendencias generales.

Trabajar con especialistas. Es muy probable que el seguimiento de algunas partes del proyecto re-quiera el asesoramiento y la colaboración de especialistas. Hay que saber aprovechar estas capacida-des en beneficio del propio equipo. Reflexione detenidamente la posibilidad de que alguien del equi-po trabaje conjuntamente con el especialista, cubriendo un doble propósito, el de trabajar y el decapacitarse (esto se convenia en el momento de la contratación del especialista).

Agregación de los datos obtenidos sobre el terreno. Con frecuencia será necesario agregar los datosde diferentes lugares sobre el terreno (p.ej., el personal de extensión agrícola se dedica a registrar loscambios en las prácticas de cultivo a los niveles local y de distrito). Si se quiere que estos procesos deagregación generen información fiable, deberá preparar formularios de registro y sistema de agrega-ción. Esto puede detallarse en la quinta columna de la matriz de M&E.

6.2. Monitoreo del MINVEC

El monitoreo del MINVEC se realiza generalmente por funcionarios de sus delegaciones provinciales opersonal contratado por las mismas. No tienen una frecuencia establecida y son previamente comu-nicados a la ACPA. Para estos monitoreos está establecida la siguiente guía:


Apéndice B, de la Resolución 15/2006 MINVEC

GUÍA DE CONTROL

I. Introducción

Contiene los aspectos que son objeto de análisis en las visitas de control que se realizan por funciona-rios de las áreas políticas y de las Delegaciones Territoriales del MINVEC, que se enmarca en lasprincipales normativas y disposiciones vigentes para esta temática establecida en el país.

II. Documentos, licencias y autorizaciones requeridas

1. Que los proyectos estén en armonía con el objeto social o actividad fundamental de la contra-parte cubana

2. Disponer del documento rector del proyecto, los avales debidamente firmados por todas laspartes involucradas y verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos en los mismos

3. Obtención y actualización de la licencia del BCC para operar cuentas bancarias, si procede

4. Acuerdos sobre designación de codirectores y/o directores, Comité gestor y/o operativo (segúnsea el caso) y relación de personas autorizadas a operar cuentas bancarias

5. Cumplimiento, si procede, de lo regulado por el CITMA en cuanto a las licencias ambientales

6. Registro, si procede, de modalidades de la Propiedad Industrial y/o intelectual, en Cuba y/o enel extranjero

7. Cartas de autorización y otros documentos relativos a las adquisiciones de vehículos previstosen el proyecto

8. Obtención y actualización de las circulación para la utilización de vehículos

III. Registro legales internos

1. Tenencia, custodia y actualización de las actas del comité gestor y/u operativo, según sea elcaso, en las que se haga constar las decisiones más importantes en relación con la dirección yadministración del proyecto

2. Tenencia y custodia del expediente de las auditorias, supervisiones o visitas de control realiza-das. Verificar cumplimiento de plan de medidas propuesto, según sea el caso

3. Contrato de la fuerza de trabajo, de proceder, en correspondencia con lo legislado en estamateria

IV. Aspectos económicos, financieros y estadísticos

Compruebe o evalué según proceda.

1. Estado de cumplimiento de los aportes financieros, tanto externos como nacionales, y en co-rrespondencia con lo previsto en el proyecto

2. Verificar el cumplimiento del cronograma de ejecución del proyecto

3. Estado del cumplimiento de la ejecución de los aportes financieros y otras obligaciones deacuerdo al presupuesto aprobado por las partes


4. Que la presentación de la información financiera y de los informes técnicos narrativos se reali-cen de acuerdo con lo establecido por el MINVEC.

5. Verificar la correspondencia entre los gastos registrados por partida del presupuesto y el presu-puesto aprobado.

6. Verificar la existencia y funcionamiento, según proceda, de los comités de compra.

6.3. Monitoreo de la ACPA

La ACPA monitorea los proyectos desde la sede nacional con una frecuencia media anual, aunque encasos de dificultades con el desarrollo del proyecto se hace con una frecuencia más estrecha, y desdelas filiales provinciales con una frecuencia semestral, que no coincide con la nacional.

INFORME DE MONITOREO

Título del proyecto:

Fecha del monitoreo:

I.- DATOS DEL PROYECTO

Código del proyecto:

Fecha de inicio - plan:

Fecha de inicio - real:

Fecha de finalización – plan:

Fecha de finalización – real:

Cofinanciadores:

Financiador:

II.- DATOS FINANCIEROS

Presupuesto total:

Fondos comprometidos:

Fondos desembolsados:

Gastos incurridos hasta la fecha:

III.- RESUMEN DE MONITOREO EVALUACIÓN:

1.-Relevancia y calidad en el diseño

2.- Eficiencia en la ejecución hasta la fecha

3.- Efectividad hasta la fecha

4.- Impacto hasta la fecha.

5.- Sostenibilidad potencial

IV.- CONSIDERACIONES PRINCIPALES, ACCIONES RECOMENDADAS Y ENTIDADES EJECUTORAS.


TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA MONITOREO DE PROYECTOS

Objetivo del Monitoreo

Es un monitoreo acordado entre la ACPA y _____________________ contraparte extranjera, en co-rrespondencia con el Plan de Monitoreo y Evaluación que la ACPA se propuso para el año 200___.

Persigue como objetivo: facilitar una reflexión crítica sobre los resultados y efectos del proyecto hastael momento, en un proceso orientado primordialmente al aprendizaje mutuo y que permita a sutérmino que:

• El equipo de especialistas externos tenga una visión lo más integral posible del desarrollo delproyecto y su correspondencia con lo planificado

• Los y las participantes tengan claridad de problemas, logros y perspectivas de trabajo

• El equipo de proyecto, la ACPA y de la contraparte externa cuenten con recomendaciones queayuden al perfeccionamiento de trabajo

1. Relevancia y calidad en el diseño

• Describe si los objetivos y resultados planteados están acorde con la actualidad del proyecto ysi son alcanzables

• Describe si la lógica de intervención está bien definida y mantiene vigencia

• Si los objetivos y servicios prestados están vinculados a las políticas locales

• Si las acciones se han identificados dentro de las necesidades de los beneficiarios y están dentrodel objeto social de la ACPA

• Si no es necesario solicitar prórroga en la ejecución del mismo

• Calidad de la administración del proyecto

• Propicia la introducción de innovaciones y da espacio a iniciativas particulares de los actores

2. Eficiencia en la ejecución hasta la fecha

• Diseño del equipo de dirección del proyecto, desempeño administrativo, calidad técnica de losmiembros, dominio de las funciones de desempeño, identificación con los grupos metas, domi-nio de las acciones y del plan operativo del proyecto, oportuna atención del equipo en losmomentos que lo amerita el proyecto

• Fueron involucrados los beneficiarios en el diseño y selección de metas planteadas por el pro-yecto, responden a sus necesidades y costumbres

• Inmediatez en la ejecución una vez firmado convenio con el donante

• Existencia de términos de referencias, acuerdos, convenios y contratos establecidos que permi-tan la implantación del proyecto

• Se trabaja con un diagnóstico actualizado que permite la presentación de los planes operativoanual acorde a lo formulado

• Participación de los grupos beneficiarios en la ejecución de las acciones del proyecto, grado deempoderamiento

• Son utilizados correctamente los procedimientos y los instrumentos establecidos para el balancistadistribuidor

• Entrada de insumo en los plazos establecidos y de forma oportuna cumpliendo con el POA

• Calidad de los insumos y cumplimiento de los costos planificado


• Los beneficiarios se responsabilizan individualmente por la contabilidad y seguridad de losinsumos puestos a pie de obra

• Creación, funcionamiento y eficacia de grupos o comités gestores que participa en las aproba-ciones de propuestas de beneficiarios del proyecto, que propone y apoya la implementaciónde las actividades, las acciones de capacitación, que asiste técnicamente a la dirección del pro-yecto en la toma de decisiones sobre tecnologías a implantar, selección de proyectos de ejecu-ción de obras y recursos técnicos a comprar, que analiza y evalúa periódicamente el cumpli-miento del Programa Operativo del proyecto, así como los informes que se realizan con destinoa la ACPA y a las organizaciones financiadoras

• Son apreciados los resultados por los beneficiarios

• Grado de ejecución de las acciones (metas), ritmo ejecutivo, hasta donde se puede medir elprogreso en el sector

• Incluidos el adiestramiento y la capacitación de los beneficiarios dentro de las acciones delproyecto. Se dispone de metodología, programa por temáticas, medios y materiales. Existerelación con el trabajo de la secretaría de transferencia de tecnologías de la ACPA. Se cumpleeste programa en los plazos establecidos, existen atrasos. Son medidos los principales efectos

• Incide el proyecto en la conservación de los productos no renovables, en el uso y conservaciónde los suelos y el agua, en la mejora del confort para la producción animal (silbo pastoreo,sombras, acceso al agua y los alimentos), en la regulación del uso de materiales y tecnologíasnocivas al medio natural, en la educación ambiental de las familias ganaderas

• Se confecciona, analiza y entrega a la contraparte externa los informes de avances del proyec-to. Se disponen de otros informes internos, de monitoreos y evaluaciones

• Se dispone de documentos de control contable, de actas de reuniones de trabajo con los equi-pos de proyectos, de visitas y entrevistas con las y los beneficiarios directos, de conversatoriocon actores fundamentales involucrados en el proyecto (Delegación provincial de la agricultura,MINVEC, Empresa de Ganado Menor y otras)

• Se realizan talleres de reflexión con productores, directivos de las diferentes entidades produc-tivas. (UBPC, CPA, granjas, Empresa, etc.)

3. Efectividad hasta la fecha

• Los beneficiarios tienen pleno acceso a los productos del proyecto

• El equipo ha transferido la gestión e implementación del proyecto a los beneficiarios

• Participan los beneficiarios en la identificación, selección, decisión e implementación que les hapermitido crear un sentido de empoderamiento y propiedad

• Se alcanza el objetivo específico en el tiempo acordado

• Motiva, inspira o incentiva a terceros a asociarse al proyecto

• Se ha contado con el apoyo de entidades externas para la implementación: almacenamiento,oficinas, locales, aulas, fuerza de trabajo, asesoramiento

• Se ha contado con aporte locales (gobierno municipal y provincial) en la ejecución de metas yacciones del proyecto

4. Impacto hasta la fecha

• Las metas físicas están puestas en explotación o en marcha tal como se han concebido en eltiempo y en la forma por el proyecto. Queda demostrada la sostenibilidad dentro del sector

• Es necesario la búsqueda de alternativas por parte del sector para impulsar la conclusión de lasmetas así como a la materialización de los resultados planeados


• Están empoderados los beneficiarios de los resultados del proyecto. Son sostenibles los resulta-dos alcanzados, se mantendrán a largo plazo

• Están identificados los riesgos y las oportunidades que atraviesan al proyecto

• Es factible asegurar que los objetivos específicos serán alcanzable dada la marcha y calidad delproyecto

5. Sostenibilidad potencial:

• La viabilidad y sostenibilidad del proyecto se pueden ver afectadas. Existen amenazas externasque conspiren con la solidez de las mismas

• Los resultados alcanzados están encaminados a beneficiar a los grupos metas. Con ellos seproducen cambios sustanciales en los modos y niveles de vida de las familias (vivienda en fun-ción de sus necesidades; servicios básicos satisfechos –agua, saneamiento, energía-; serviciossociales en el contexto comunitario –educación, salud, recreación; participación de mujeres,hombres, niños, jóvenes y jubilados en el proceso de desarrollo facilitado por el proyecto

• Aparecen mejoras de las condiciones de trabajo de los productores, se logra una infraestructura detrabajo en correspondencia con las necesidades (oficinas, viales, comunicaciones, transporte,equipamiento, tecnología), en las condiciones de vida de las familias, incremento de ingresos (canti-dad, procedencia, salario medio, etc.), de gastos (cantidad, destino), de la ganancias o utilidades

• La introducción de tecnologías es aceptada por los beneficiarios, están acorde a sus capacida-des o han sido capacitados para aplicarla, conspira contra sus costumbres

• Es palpable el empoderamiento de los beneficiarios y su participación en la realización delproyecto. Han estado conscientemente involucrados en la marcha del mismo

• Los resultados del proyecto pertenecen y están en manos de los beneficiarios, ellos estánresponsabilizados con mantenerlos, conservarlos y explotarlos

• Contribuyen las partes locales (ACPA, MINAG, MINAZ, Gobiernos, etc.) a mantener y apoyarlos resultados alcanzados

• La capacitación prestada ha permitido formar personas listas para asumir responsabilidades deliderazgo dentro de su radio de acción, permitiéndoles dar continuidad y desarrollo de lascapacidades existentes con la introducción de nuevas tecnologías y estilos

• Se han creado nuevas fuentes de empleo para la mujer, tanto en el sector de la produccióncomo de la comercialización. Se puede apreciar un alto porcentaje de líderes femeninas

• De acuerdo al incremento de los ingresos palpados, se puede asegurar que las perspectivas desostenibilidad son grandes

• Están bien calculados los ingresos a percibirse con el logro de los resultados

ANEXOS

I. Composición del equipo de monitoreo y principales participantes.

Integrantes del equipo de monitoreo

Nombre y apellidos Profesión Ocupación


Actores locales que participan en el monitoreo

II. Cronograma general de trabajo: lo prepara y propone el equipo del proyecto de la provincia,utilizando el siguiente formato y se validará en la reunión inicial donde se detallaran más las accio-nes.

Nombre y apellidos Organismo Ocupación

III. Guía para la evaluación de la contabilidad:

Día Hora Actividad Objetivos Participantes

C.U.C MN. AUDITORIA FINANCIERA SI NO SI NO

1.-Efectivo en Caja. Tiene seguridad el efectivo en caja El responsable de las operaciones de caja tiene firmada el acta de responsabilidad material

Existe documento determinando el monto del fondo en caja Se efectúan arqueos sorpresivos. Los pagos menores. Los vales están numerados consecutivamente en el año. Están firmados los vales en los espacios de custodio, recibido y autorizado.

Se adjuntan a los vales los documentos justificativos. En el pago a particulares se anota el número de la Licencia y del carné de identidad.

Los anticipos para viajes están numerados consecutivos en el año. Se autorizan al solicitarse y se autorizan al liquidarse. Se liquidan dentro de los tres días hábiles posteriores al regreso. Registro de Anticipo a Justificar Los recibos de ingresos. Están previamente numerados los vales por consecutivo y controlado por el contador.

Están debidamente firmados todos los epígrafes. Comprobar que todo el efectivo o cheque recibido se deposita en el Banco como esta establecido.

El saldo de efectivo en caja coincide con el saldo del mayor. Se encuentra actualizado el registro de anticipos a justificar y cuadra con la cuenta del mayor.

Se realizan reembolsos ante del cierre del mes: Se encuentran numerados los vales en consecutivo todo el año. Cuentan con las firmas de hecho ,revisado y aprobado. Los vales y justificantes son cancelados con el cuño de pagado. Tienen anotado el número de cheque del reembolso así como la fecha que le dio origen.

Coinciden la suma de los justificantes con el vale y la de estos con el reembolso realizado.

Verificar la contabilización de algunos reembolsos.


C.U.C MN. AUDITORIA FINANCIERA SI NO SI NO

2.-Efectivo en Banco Existe correcto control de los talonarios de cheques sin usar. Los cheques emitidos están correctamente anotados en los modelos correspondientes así como los cancelados.

Los cheques pendientes de cargo por el banco (transito) se encuentran correctamente contabilizados por la unidad.

Conciliación Bancaria Se realizan al cierre de cada mes y se archivan con el último estado de cuenta del Banco.

Los cheques en tránsito se relacionan, fecha número e importe del mismo.

Cuadra el saldo en Banco con el Mayor. Emisión de Cheques El director del proyecto revisa y aprueba el pago antes de firmar la Solicitud con su correspondiente documentación.

Se firman cheques en blanco para ser usados. Existen cheques pendientes de cargo por el Banco con más de 60 días.

El registro de cheques emitidos se cumplimenta correctamente de acuerdo al formato establecido.

Comprobar que cada cheque emitido cuenta con: Solicitud de cheque en CUC Modelo fotocopia del cheque Factura o documento justificativo del pago Comprobar que se contabiliza por los documentos y no por los estados de cuenta del banco.

Comprobar todos los cargos hechos por el banco que se correspondan a los cheques emitidos o depósitos realizados.

Revisar que los cheques cancelados se encuentren en el talonario así como las solicitudes contengan el sello de cancelado y la fecha.

Los cheques pagados o devueltos por el banco se archiven correctamente con la solicitud que le dio origen.

Comprobar que los depósitos y pagos realizados por la entidad que correspondan con los estados de cuenta del banco en el mes siguiente.

Comprobar que los importes de los depósitos correspondan con las liquidaciones de efectivo en caja.


C.U.C MN. AUDITORIA FINANCIERA SI NO SI NO 3.-Cuentas por cobrar en MN (Contribuciones por captar). Comprobar que se realice el recibo de donaciones y contribuciones de los beneficiarios.

Verificar que los recibos de donaciones correspondan con las compras en CUC entregadas a la entidad beneficiaria.

4.-Pagos anticipados en M N – CUC combustible. Verificar las compras realizada con la tarjeta de debito y los servicios habilitados para tales efectos.

Comprobar en cada tarjeta de debito las compras estén respaldadas por la factura correspondiente.

5.-Útiles y herramientas en uso tanto en M N-CUC. Comprobar que se controlan por área de responsabilidad. Comprobar que exista el acta de responsabilidad material. Verificar que las mismas cuadran con la cuenta del Mayor. 6.-Activos fijos tangibles. Verificar que se contabiliza correctamente todos los medios en uso pertenecientes al proyecto.

Comprobar que existe un control de estos recursos por área de responsabilidad.

Comprobar que se cumplimenta el registro control de medios básicos en las categorías de:

*Medios de Transporte *Equipos *Muebles y enseres Verificar que estos medios correspondan con el saldo del mayor Comprobar que los movimientos de estos medios estén amparados por los modelos correspondientes.

7.-Fondo por aplicar proyectos Verificar que ha esta cuenta se acrediten todos los ingresos del proyecto y se disminuyan por los pagos efectuados (Control del presupuesto).

Comprobar todas las transferencias bancarias recibidas en el periodo de ejecución del proyecto y su contabilización posterior.

Comprobar que los cargos correspondan a los pagos efectuados de acuerdo con las partidas de gastos del presupuesto.

Verificar que la documentación que amparan estos pagos se encuentren debidamente confeccionado como lo establece el manual de normas y procedimiento contable.


C.U.C MN. AUDITORIA FINANCIERA SI NO SI NO 8.-Fondos por recibir. MN Comprobar que el saldo corresponda con las donaciones y contribuciones pendientes de recibir de la entidad beneficiaria por lo que debe ser igual a la cuenta por captar contribuciones.

Verificar que su saldo corresponda al préstamo recibido por otros proyectos así como el correspondiente a financiamientos de la oficina central.

Comprobar que los prestamos recibidos se contabilicen en la cuenta correcta para la cual fue autorizado el mismo.

10.-Recursos Patrimoniales propios o donados Verificar que se correspondan estos recursos al valor de los activos fijos tangibles adquiridos o recibidos por donaciones.

11.-Nóminas Revisar las nóminas en lo que corresponde a: *Que estén numeradas consecutivamente en el año *Que tengan anotado el número y fecha del cheque *Revisar el importe a pagar contra el importe del cheque *Que tengan las firmas de confeccionado y aprobado *Calcular el 9.09% de vacaciones. el 14% de seguridad social y el 5% del impuesto sobre la utilización de la fuerza de trabajo

*Firma de los trabajadores en recibido *Revisar el sub-mayor de vacaciones y que el importe total se corresponda con el saldo del mayor

*Revisar que las vacaciones pagadas correspondan al importe acumulado por trabajador y no al salario a recibir

*Revisar las tarjetas SNC 2-25 2.-Gastos MN-CUC Comprobar que todos los gastos estén amparados por: *Solicitud de cheque correctamente confeccionado *Factura del suministrador *Verificar que cada importe de gasto se corresponda con el elemento y partida de acuerdo con el presupuesto

*Comprobar que ninguna partida de gasto sea superior a lo planificado (10%), de lo contrario haber una autorización del Financista o de la oficina central


OBSERVACIONES

I. FOTOS, ENTREVISTAS, ETC.

NOTA

La evaluación del monitoreo se presentará con los siguientes indicadores:

a = muy bien, b = bien, c = problemas, d = serias deficiencias.

En cada uno de los 5 puntos a evaluar en el epígrafe III. Resumen de Monitoreo, se hará un comen-tario teniendo en cuenta las interrogantes presentadas en los términos de referencia adjuntos.

6.4. Evaluación de los efectos e impactos

Las evaluaciones generalmente se realizan desde fuera del proyecto, ya sea por interés de la ACPA,del donante o de ambos. Se hacen al final del proyecto, antes de terminar, como un soporte delinforme de cierre del proyecto o posteriormente para evaluar los impactos del mismo. En todo casolas evaluaciones son decididas por la sede nacional de la institución y se comparte su planificación,realización y resultados con el donante, la dirección del proyecto y otros actores involucrados.

Para realizar una evaluación se preparan los términos de referencia (TR) de la misma y a partir de ellase selecciona el equipo evaluador, con el cual se negocia y ajustan los TR. A continuación un ejemplode TR de una evaluación al final de un proyecto:

C.U.C MN. AUDITORIA FINANCIERA SI NO SI NO 13.-Ingresos Verificar que los ingresos en CUC por las transferencias recibidas de los financistas estén acreditados por el banco con el aviso o documento que se remite y la confirmación de este por el proyecto beneficiado.

En moneda nacional los ingresos pueden corresponder a: *Contravalor de la entidad beneficiaria, verificar la documentación que origina estos ingresos (Facturas, comprobante de pago y de ingreso así como el depósito en banco)

*Aportes de otras entidades *Actividades propias 14.-Rendición de cuentas en ambas monedas. Verificar el informe que se elabora al financista y oficina central Comprobar que los gastos por partidas en el informe estén correctamente contabilizados en el control del presupuesto.

15.-Informe financiero en ambas monedas Corresponde a la información financiera acumulada de lo recibido lo gastado y el saldo resultante una vez terminado la ejecución del proyecto así como la contabilización correcta de las partidas que le dio origen.


Términos de referencia para la evaluación del Proyecto: Desarrollo económico sostenible de productoresparticulares y cooperativistas en el Oriente de Cuba, financiado por HIVOS y gestionado por ACPA

Antecedentes y Justificación:

El proyecto “Desarrollo económico sostenible de productores particulares y cooperativistas en el Orientede Cuba” comenzó su ejecución en Mayo 2004 con la firma de los términos de referencia y ha estadoorientado a fortalecer mediante la creación de un sistema de capacitación integrado, las capacidades yconocimientos de los productores cooperativistas y particulares del sector agropecuario, en las 5 provinciasorientales, para elevar la eficiencia y eficacia de sus resultados productivos y su calidad de vida.

Durante el período mayo 2004 – agosto 2006 se trabajó en 10 UBPC (2 por provincia) y en las 5Escuelas de Capacitación del MINAG, posteriormente y con el propósito de ampliar el impacto de losresultados obtenidos se incorporaron 10 nuevas UBPC, para totalizar un alcance de 25 entidades enesta primera etapa.

En el 2007 se continua trabajando en todas las entidades – meta y la ejecución operativa del proyectodebe culminar en noviembre de este año.

Desde la realización de los talleres de socialización en cada territorio, las diferentes instituciones quetributan al sector agropecuario, más otras entidades que participaron en los mismos identificaron alproyecto como un elemento generador de sinergia orientado al cambio y a la transformación de lagestión de las UBPC ganaderas, para alcanzar el salto productivo y el mejoramiento de la calidad devida de los cooperativistas y otros productores que constituyen el eslabón fundamental de la cadenade producción agropecuaria.

Dentro de los resultados planificados y alcanzados por el proyecto, hasta la fecha,se encuentran:

• Elaboración y validación de una guía metodológica de intervención paso a paso para la PlaneaciónEstratégica Participativa en UBPC pecuarias

• Elaboración, aprobación y entrega a cada UBPC piloto de toda la documentación de la PEP

• Capacitadas las juntas de administración y jefes de unidades productivas de las 10 primeras UBPCen PEP, y está en proceso en las otras 10. Hasta la fecha se han capacitado 49 integrantes de lasJuntas de Administración de las 10 UBPC pilotos en la temática de planificación estratégica. Estacapacitación se realizó mediante el principio de aprender – haciendo y para ello se realizaron 137talleres (aprox. 14 talleres en cada UBPC) donde participaron 1920 cooperativistas en total entoda la región oriental. Además 6 administradores de UBPC pilotos participaron activamente en elI Taller de Intercambio del Proyecto contribuyendo significativamente a validar la metodología deplanificación estratégica participativa y 2 asistieron al taller nacional de cooperativismo

• Hasta el momento hay formados 30 multiplicadores en procesos de planificación estratégicaparticipativa y 161 (equipos núcleos, capacitadores de empresas pecuarias, coordinadores munici-pales de ACPA y profesores de las Escuelas del MINAGRI) se capacitaron en 5 talleres provincialessobre facilitación y educación creativas

• Diagnóstico de las potencialidades y generalidades de las cooperativas que constituye conocimien-to práctico para futuros proyectos de desarrollo

• Confección de plegables para las UBPC sobre, el proyecto, como hacer educación de adultos,DNA y otros

• Construcción de aulas de capacitación y locales de computación (8 terminados, 5 en terminación,3 en ejecución y 9 en documentación técnica)


• Como muestra del cambio generado por el proyecto, el concepto de aula de capacitación se hatransformado en “Escuelas de Campo”

• DNA y plan de capacitación en cooperativas, manuales, materiales, cursos efectuados

Además se lograron otros efectos colaterales.

• Enfoque de sostenibilidad del proyecto: participación conciente y activa de las Escuelas de Capaci-tación del MINAG desde el comienzo, asumiendo su papel protagónico en la continuidad delproyecto y la generalización de los resultados a otras entidades cooperativas y productores

• Incremento de la cooperación con centros universitarios, de investigación y organizaciones amigasen la región

• Elaboración, presentación y aprobación de proyectos CITMA para el financiamiento en MN en 4provincias (Las Tunas, Holguín, Santiago de Cuba y Guantánamo)

• Fortalecimiento de las relaciones de ACPA con las Escuelas de Capacitación y las subdelegacionesde ganadería del MINAG

• Con la experiencia recopilada de la PEP fueron capacitados los presidentes de Sociedades de laACPA en la provincia Santiago de Cuba en planeación estratégica y como resultado se obtuvo laplaneación estrategia 2006-2008 y el poa 2006 por Sociedades y plegables de la planeación estra-tegia para el ejecutivo de las Sociedades y presidentes capacitados para replicar

• Se ha logrado generalizar la metodología a todos los proyectos de capacitación del país que formu-la o ejecuta ACPA

• Incremento de la cooperación y colaboración con la dirección nacional de Capacitación del MINAG

Objetivo general de la evaluación

El equipo de proyecto, HIVOS, AAA y ACPA nacional cuentan con una evaluación estratégica delmencionado proyecto que incluye recomendaciones en cuanto a conceptos, estrategias, metodologíay procedimientos para:

a) el futuro proyecto de ACPA-HIVOS-AAA en el Oriente

b) futuros proyectos e intervenciones de HIVOS y AAA en Cuba

c) ACPA en general y ACPA nacional en cuanto a lecciones aprendidas con posible uso en otrosproyectos

d) Elaborar recomendaciones para la continuación del proceso de capacitación y desarrollo de lasUBPC y productores ganaderos en las 5 provincias orientales

e) Analizar e identificar en base a los resultados e impactos alcanzados las buenas prácticas en lagestión del proyecto

Objetivos específicos

El equipo de proyecto, HIVOS, AAA y ACPA Nacional cuentan con un análisis y conclusiones/reco-mendaciones específicas en cuanto a:

• Logro de los objetivos y metas establecidos en la MPP

• Eficiencia (costo/tiempo y otros recursos– resultado) y eficacia (costo/tiempo y otros recursos–efectos e impactos) de la estrategia de intervención del proyecto en las UBPC incluyendo el proce-so de planificación estratégica participativa (PEP) y planes de negocios


Resultados esperados

Los resultados tangibles de la evaluación del proyecto consisten en:

(a) Informe preliminar

(b)Presentación y debate de los resultados con actores involucrados

(c) Informe final

que recogen los siguientes resultados esperados de la evaluación, necesarios para cumplir sus objetivos:

1. Evaluado el logro de los indicadores de los objetivos, metas y resultados en la MPP

2. Evaluado el procedimiento metodológico y el proceso de planificación estratégica participativa (PEP)y planes de negocios realizado en las 10 UBPC pilotos y el avance alcanzado en las otras 10 UBPC

3. Evaluada (a) la calidad (factibilidad técnica, económica e institucional) de los planes de negociossimplificado, elaborados por las UBPC pilotos en su contexto específico y (b) apreciación de su rolde resolver los problemas identificados en la UBPC considerando su peso relativo en el plan estra-tégico de la UBPC y (c) estado actual (impactos) de la implementación del plan estratégico por laUBPC, (d) calidad y uso del plan estratégico como herramienta de gestión de la UBPC

4. Apreciado a través de estudios de caso, entrevistas etc. el efecto social, económico, organizativodel proyecto al nivel de (a) UBPC beneficiada, (b) los miembros de las UBPC y sus familias, (c)equipo de proyecto y sedes de ACPA, (c) otros actores involucrados en el proyecto, especialmentelos equipos nucleos

5. Analizado el proceso de capacitación (estrategia, instrumentos, materiales, relevancia, calidad, efi-ciencia, eficaz) del (a) cooperativas, (b) beneficarios individuales y (c) equipo de proyecto y equi-pos nucleo

6. Analizado la estrategia del proyecto para garantizar la equidad de género en diagnóstico, planifica-ción estratégica y planes de negocio

7. Identificado las buenas prácticas y lecciones aprendidas y su posible uso por el nuevo proyecto,ACPA, AAA e HIVOS

8. Analizado la propuesta de seguimiento del proyecto considerando los resultados de la evaluación delproyecto presente en cuanto a su estrategia de intervención, organización interna (incluyendo ventajas/desventajas de tener paralelamante equipos nucleo y equipos I+D), sistema de M+E previsto

Metodología

La metodología y los instrumentos/ herramientas a aplicar deben ser seleccionados por los evaluadorespara garantizar el logro de los objetivos de la evaluación. Para su imlementación pueden contar con elapoyo ex-ante del proyecto para garantizar la disponibilidad de los datos en el momento de sullegada. Lo propuesto incluye:

• Revisión de la documentación relativa al proyecto (propuesta de proyecto, MPP, TdR, informes semes-trales, proyecto, documentos de la PEP en las cooperativas, planes de negocio, convenios y otros)

• Entrevistas y talleres con los cooperativistas, directivos de empresas pecuarias y de las delegacionesdel MINAG (subdelegaciones de ganadería) y autoridades locales y comunitarias

• Entrevistas a integrantes de los equipos núcleos provinciales y de las Escuelas de Capacitación delMINAG

• Entrevistas a directivos de ACPA de cada provincia y de la nación

• Entrevistas a la dirección nacional de Capacitación del MINAG


Composición del equipo y tareas del responsable del equipo:

El equipo evaluador será dirigido por persona con experiencia en procesos de planificación estratégi-ca y de gestión de proyectos y por los siguientes consultores

El líder del equipo además:

• Es responsable de la organización interna del equipo de evaluadores, la planificación y coordina-ción con la dirección del proyecto, ACPA nacional, AAA e HIVOS

• Es responsable de la recepción de la documentación y su circulación al interior del equipo• Es responsable del contenido, recomendaciones y opiniones que se recojan en el informe• Liderea la presentación de los resultados preliminares y finales

Informe

El equipo de consultores elaborará un informe consolidado incorporando los aportes de cada inte-grante en el documento principal. El informe constará de un resumen ejecutivo (máximo 3 páginas),documento principal de un máximo de 30 páginas y anexos. El borrador del informe deberá estardisponible 3 semanas después del trabajo de campo.

Cronograma

Nombre y apellidos Profesión/ experticia Responsable para Resultados Nº

Fecha Actividad Días Responsable 15 – 24 de

febrero/ 2007

24 de febrero/ 2007

Elaboración de los TdR y preparación de la documentación

Discusión de los TdR con la representante de

HIVOS y el equipo del proyecto

9 Francisco Grajales y J. R. Cárdenas

24/ febrero – 10/ marzo 2007

Negociación de los TdR y selección del equipo evaluador

18 Elio Perón

12-16/ marzo 2007

Reunión de preparación y ajuste con el equipo de evaluadores

6 Elio Perón

19– 23 de marzo 2007

Estudio de la documentación, planificación y coordinación del trabajo de campo.

5 Equipo

1 – 6 de Abril 2007

Trabajo de campo en las 5 provincias orientales 6 Equipo evaluador y equipo del proyecto.

7 de Abril 2007 Trabajo con el equipo de dirección del proyecto y regreso a Ciudad de la Habana

1 Resp. Equipo evaluador, Director del Proyecto

9 – 11 de abril 2007

Entrevistas con actores nacionales 3 Equipo evaluador

16 – 19 de abril 2007

Elaboración y entrega del borrador del informe, presentación ante el equipo de proyecto,

debate 4

Equipo evaluador

Hasta 27 de abril 2007

Entrega de comentarios de actores indirectos al responsable del equipo

Teresa Planas, Richard Haep, Elio Perón, Francisco Grajales

27 abril 2007 Revisión borrador 1 Teresa Planas, Richard Haep,

Dineke van den Oudenalder/ Elio Perón

2 de mayo 2007 Entrega informe final 1 J’ Equipo

7 de mayo 2007 Presentación de los resultados al nivel regional

(Taller en Santiago de Cuba) 1

15 de mayo 2007

Presentación del informe a instancia nacional (Taller en el MINVEC, Ciudad de la Habana) 1


Lista deseada de entrevistas durante la evaluación

– El trabajo de evaluación se realizará en 3 de las 5 provincias, siendo estas: Santiago de Cuba,Granma y Holguín.

• Miembros del equipo núcleo

• Sub. Delegados de ganadería y de Ciencia y Desarrollo

• Dirección de las escuelas de Capacitación del MINAG

• Administradores, cooperativistas, junta directiva UBPC beneficiadas

• Directores y capacitadores de las Empresas Pecuarias correspondientes

• Presidentes provinciales de ACPA

En Santiago de Cuba como provincia sede del proyecto al MINVEC y el delegado de la agriculturaadicionalmente.

Presupuesto

6.5. Auditorias

Las auditorias de los proyectos se realizan anualmente, preferiblemente al cierre de cada año natural,aunque en muchas ocasiones no se ajusta porque el proyecto cumple sus años o termina en unperíodo diferente, con lo cual hay que ajustar la fecha de la auditoría.

Los proyectos pueden recibir auditorías por los organismos de control (Fiscalía, Ministerio de Controly Auditoría u órgano de relación o ministerio beneficiario) o los donantes, en cuyo caso determinanlos términos de referencia (TR) y el formato de informe.

Las auditorías establecidas como obligación del proyecto para su control interno y para la rendiciónde cuentas a terceros, se contrata con agencias autorizadas y es el proyecto quien establece los TR.Para ello la ACPA ha establecido un TR que sirve como orientación para negociar y contratar con laagencia que audita. Es la siguiente:

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA AUDITORÍA A PROYECTOSMONEDAS EXTRANJERAS, CUC Y PESOS CUBANOS

3.3.1. Principios fundamentales

La auditoría es efectuada por un auditor externo (que no tiene vínculos privilegiados con losresponsables del proyecto auditado), que posee la competencia requerida y conforme a lasnormas nacionales vigentes en el país así como a las normas internacionales generalmenteadmitidas

3.3.2. Objetivos de la auditoría

Los objetivos de la auditoria son los siguientes:

3.3.2.1. Examinar la regularidad financiera, mediante el examen y la evaluación de la exactitud, delo exhaustivo y de la legitimidad de las distintas transacciones contables del proyecto, ya seaintegralmente o por muestreo, según las necesidades y según la evaluación de los riesgosefectuada antes y en el transcurso de la auditoría

3.3.2.2. Examinar la correspondencia de los gastos con los objetivos del proyecto, por resultadosy actividades mediante el análisis y la evaluación de las operaciones, de los gastos con res-


pecto a los documentos de base del proyecto (descripciones del proyecto, planes de activi-dades, contratos, presupuestos, etc.)

3.3.2.3. Examinar la eficacia y la eficiencia económica, mediante el control y la evaluación

a) de la minimización de los costos de los recursos desplegados para las actividades, garan-tizando al mismo tiempo una calidad apropiada

b) de la comparación de los gastos con respecto a los presupuestos y de la explicación delas diferencias

3.3.2.3. Examinar lo oportuno y lo pertinente del Sistema de Control Interno y de su funcionamien-to, mediante el control y la evaluación:

a) de la organización interna (estructuras, funciones, tareas, competencias, responsabilida-des, métodos, procedimientos, etc.)

b) de la existencia, la observancia y la aplicación de las leyes, reglamentos, directivas

c) de la protección de los recursos y de los activos

d) de la prevención de los errores y de los fraudes

e) de la calidad y de la fiabilidad del sistema de información y de reportes

f) de la veracidad de los informes financieros a las contrapartes, la ACPA, MINAG y MINVEC

3.3.2.4. Examinar si se han tomado en cuenta observaciones de los informes de auditorias anteriores

3.3.4. Documentos de referencia

Los siguientes documentos son considerados como referencias de base para la ejecución dela auditoría:

• legislación nacional, especialmente en lo referente a las áreas de finanzas y de control decuentas

• acuerdos de cooperación relativos al proyecto

• los presentes términos de referencia de auditoría

• presupuesto en moneda extranjera convertible aprobado por la contraparte externa delproyecto y las instituciones nacionales

• presupuesto de formación y uso del fondo de contribución del Beneficiario aprobadocomo parte de los términos de referencia del proyecto

• planes de financiamiento y planes de actividades relativos al proyecto

• procedimientos de gestión del proyecto (manual de gestión de proyectos de la ACPA)

• estados contables sujetos a la auditoría

• informes de actividades y financieros relativos al proyecto

• informes de auditoria anteriores

• cualquier otro documento o información objeto de la auditoria

3.3.5. Programa de auditoría

El auditor planificará su auditoria a fin de asegurar que se llevará a cabo una auditoria dealta calidad de manera económica, eficiente, eficaz y en los plazos concedidos, que garanti-ce el cumplimiento de los objetivos previstos

En base a las informaciones obtenidas en la fase preparatoria, el auditor determinará me-diante el planeamiento:


• el tipo de operaciones que se han de controlar y el método de control a emplearse(integral o por muestreo) de acuerdo al riesgo estimado

• el tipo de controles físicos previstos y la(s) fecha(s)

• el número de visitas previstas

Debe quedar claro que en el transcurso de la auditoria de acuerdo a los hallazgos obtenidosy las evidencias revisadas será posible replatear lo anterior

3.3.6. Descripción detallada de la auditoría

5.1. Aspectos generales

• Verificación del cumplimiento de las cláusulas de los términos de referencia y del contra-to entre las contrapartes del proyecto

• Verificación de los fondos recibidos para el proyecto, conciliación con los documentosemitidos al respecto por la ACPA y estado de cuenta bancarios

• Verificación de los movimientos físicos de los bienes que constituyen el patrimonio delproyecto

• Verificación de que los bienes adquiridos en el marco de la ejecución del proyecto me-diante fondos se destinan debidamente a los objetivos previstos por el proyecto y aúnestán disponibles para el proyecto o han sido cedidos conforme a las modalidades pre-vistas en los convenios entre el proyecto y los beneficiarios y actas de entrega de dona-tivos establecidas por la ACPA

• Verificación de que los gastos efectuados corresponden a los presupuestos aprobadospor las diferentes instancias. Breve análisis de las desviaciones entre los gastos presu-puestados y los gastos efectivos. Investigación ante los/las responsables del proyecto encuanto a las justificaciones de las diferencias importantes constatadas (+/– 10 % delpresupuesto)

• Verificación de la puesta en marcha y de la aplicación por el proyecto de medidas apro-piadas de sistema de control interno en relación con la utilización de los recursos desple-gados

• Verificación de los procedimientos de gestión relativos a las distintas operaciones y a suaplicación. En particular, verificación del reparto de competencias y de responsabilida-des (contratación, contabilización de los gastos, control de caja, seguimiento de las deu-das y créditos, inventarios, etc.), juicios sobre su eficacia y señalamiento de las deficien-cias constatadas

• Verificación de la existencia de procedimientos de adquisición y de su acato. (Verifica-ción de la conformidad de los precios y de las tarifas con los precios y tarifas locales).Confirmaciones sustantivas

• Verificación de las transacciones del proyecto bajo los siguientes aspectos:

a) conformidad y comprobación de las autorizaciones de gastos

b) validez de los comprobantes contables (facturas, otros)

c) exactitud aritmética de los documentos contables, de los comprobantes y de los estadosfinancieros

d) veracidad de los asientos contables

e) asignación de los gastos conforme al presupuesto

f) estados financieros conforme a los libros


g ) verificación de los contratos locales en cuanto a su conformidad con la legislación vigente

h) verificación de la contabilización exhaustiva y regular de los ingresos

i) control de los adelantos, justificación de los montos que daten de más de un mes antesde la fecha de clausura

j) verificación de la contabilidad en general

k) toda otra verificación juzgada útil por el proyecto en la ejecución de la auditoria.

3.3.7. Tareas y controles especiales

• Verificación de la ejecución de todas las correcciones requeridas en la auditoria contableanterior

• Verificación de la adecuación del plan contable vigente a las necesidades del proyectocomo instrumento de gestión, en particular en lo referente a la posibilidad de análisis decostos

• Verificación exhaustiva de todos los gastos ligados a los expertos extranjeros y emplea-dos nacionales

• Verificación de la libreta de control de kilómetros recorridos de los vehículos de servicioy verificación que la eventual utilización con fines privados ha sido autorizada

• Verificación de la entrega de recursos a los beneficiarios y su evaluación de uso

• Conciliación de los saldos bancarios con los saldos de la contabilidad

A la recepción del programa de auditoria, el auditor y todas terceras personas por él desig-nadas se reservan el derecho de exigir otros controles en función de las necesidades delmomento

3.3.8. Lugar de ejecución de la auditoria

La auditoria ha de llevarse a cabo en el área concernida por el proyecto (oficina administra-tiva, almacenes, beneficiarios)

3.3.9. Reunión de clausura de la auditoria

Tras llevar a cabo el trabajo de auditoria, pero antes de dejar la oficina o la sede del proyec-to, el auditor sostiene una reunión de notificación con los responsables (directores) y elpersonal concernidos. La reunión aborda las observaciones y resultados de la auditoria,señala los puntos flacos significativos en la gestión administrativa y financiera (incluidos aqué-llos relativos a la competencia del personal) y propone soluciones a los problemas encontra-dos durante la auditoria

La reunión de clausura es objeto de un acta, establecida y firmada por los participantes. Elacta se adjuntará al informe de auditoria

3.3.10. Enfoque general del auditor

El auditor se compromete a asegurar la continuidad en el método y enfoque propios de laauditoria, incluso en caso de cambio de revisor principal responsable de la misión de auditoria

3.3.11 Informe de auditoria

3.3.11.1 Contenido:

• Descripción general de la organización y del proyecto auditados, objetivos del proyectoy período cubierto por la auditoria

• Objetivos y alcance de la auditoria


• Estados financieros del proyecto y opinión sobre los estados financieros que incluyen:

– Balance del proyecto

– Situación financiera de cada donante de fondos (cuadro de financiamiento)

– Opinión del auditor sobre los estados financieros del proyecto, indicando si, en todoslos sentidos, reproducen una imagen fiel y conforme de los gastos incurridos y de losingresos percibidos para el período de la auditoría, según los principios contables gene-ralmente admitidos

– Comparación presupuestaria del proyecto, incluidos comentarios sobre las diferenciasimportantes

– Lista de las inversiones, del mobiliario y del equipo adquiridos por el proyecto duranteel período contable

• Resumen de la estructura del sistema de control interno y de su funcionamiento, opi-nión sobre el control interno, recomendaciones para mejorarlo

• Informe sobre el respeto de las cláusulas del contrato de proyecto

• Comentario, propuesta y recomendaciones

• Acta de la reunión de notificación y conclusiones de la auditoría

3.3.11.2 Forma

La información financiera se expresa en (indicar moneda)

3.3.11.3 Firma

El informe de auditoria es firmado por (indicar experto contable) responsable del trabajo deauditoria, así como por el representante legal de la consultoría

3.3.12. Conservación de los documentos de trabajo

La consultoría guarda y conserva correctamente los documentos internos de trabajo duranteun período de cinco años a contarse a partir de la realización de la auditoria y ello aunquela legislación local prescriba un período inferior a 5 años.

Fecha: Fecha:

Para el proyecto: Para la consultoría:Indicar el nombre del director Indicar el nombre deldel proyecto auditor.


7. SUMINISTROS Y CONTROL DE LOS BIENES ADQUIRIDOS

Procedimientos

Como parte del perfeccionamiento del trabajo que desarrolla la ACPA, en todo el sistema que laintegra y especialmente en los proyectos de cooperación que se desarrollan a nivel nacional, se esta-blecen los diferentes instrumentos que regulen el trabajo en cada proyecto del balancista distribuidor.

Estos procedimientos se componen de:

1. Del control del presupuesto

2. Definición de mercancías a comprar

3. De la pre-facturación

4. De la toma de decisiones

5. De la firma de contratos

6. De la solicitud de cheques

7. De la facturación

8. De las importaciones

9. Del control de almacén

10. Del monitoreo a los beneficiarios

11. Del banco de datos

12. De las coordinaciones

13. Aspectos generales

1. Del control del presupuesto

1.1. El Balancísta Distribuidor de cada proyecto, tiene la obligación de tener pleno dominio del pre-supuesto de que se dispone en divisas, el cual mantendrá actualizado mensualmente en estrechacoordinación con el contador(a) y el director del proyecto

1.2. Conocerá en detalles su ejecución, dominando en cada partida los diferentes artículos que sehan comprado y cuales le faltan por adquirir, considerando las etapas en que tienen que adquirirse,previendo en todos los casos el tiempo que puede demorar en el proceso de pre-facturación ydemás trámites que tiene que realizar hasta que las mercancías estén depositadas en el almacéndel proyecto, para evitar en lo posible atrasos en el cumplimiento del cronograma

1.3. Elaborará el plan de compras para el año, de acuerdo a lo planificado en el presupuesto

1.4. Someterá el plan del año a la aprobación del Comité de Compras del nivel correspondiente

2. Definición de las mercancías a comprar

2.1. Antes de proceder a buscar pre-facturas de los artículos a comprar, buscará el asesoramientonecesario con los especialistas del proyecto u otros especialistas de organismos especializados,que le esclarezcan al detalle que es realmente lo que se necesita adquirir, evitando confusiones ola obtención de productos que no se ajusten a las necesidades para lo que están previstos

2.2. En los casos de equipamientos en que se requieran datos técnicos, como pueden ser sistemas deriegos u otros similares, debe elaborarse las tareas técnicas necesarias en las que se especifiquen


todos los datos que permitan confeccionar proyectos acordes con las necesidades reales que senecesitan, los que deben ser elaborados por especialistas calificados

3. De la pre-facturación

3.1. Para la adquisición de los productos que se hallan definido comprar, se obtendrán de distintos pro-veedores un mínimo de tres pre-facturas, que permitan tomar una decisión acertada, teniendo encuenta el principio de calidad, marcas y precios de cada proveedor, dando cumplimiento en todoslos casos a las normas financieras acordadas con la contraparte que financia el proyecto

3.2. De igual forma actuará en los casos en que sea necesario la utilización de algún servicio por partede empresas cubanas o extranjeras, debiendo buscarse información de ser posible con otrosusuarios que lo hayan utilizado, para garantizar la calidad y seriedad en sus prestaciones

4. De la toma de decisiones

4.1. Después de obtener las pre-facturas necesarias, se presentará al comité de compras, aportandoen todos los casos sus experiencias con relación a la calidad de los productos, marcas, rendi-mientos, precios y garantías que ofrecen los proveedores, tanto en mercancías como en serviciosque se vayan a utilizar, alertando sobre todos los aspectos positivos o negativos de aquellasempresas cubanas o extranjeras que hayan demostrado su competitividad

4.2. Todas las ofertas obtenidas para la realización de una compra, serán presentadas al comité decompras correspondiente para su aprobación, sin la cual no se puede realizar la misma

5. De la firma de contratos

5.1. Participará de conjunto con el director del proyecto u otra autoridad facultada, en la discusióncon empresas cuando se prevea la firma de contratos, tanto de compra venta como de servicios,debiendo tener en cuenta que aparezcan en todos los casos bien definidas las obligaciones de laspartes, poniendo especial atención en las obligaciones del vendedor, la calidad, garantías, térmi-nos de tiempo de entrega de las mercancías lugar de recogida, así como las penalidades a queserán sometidas las partes por los incumplimientos en las cláusulas pactadas

5.2. Mantendrá un estricto control en los casos de contratos firmados, del cumplimiento de los as-pectos pactados alertando a la dirección del proyecto en casos de incumplimiento, debiendoelaborar los documentos de reclamación que sean necesarios en coordinación con el directordel proyecto y la contabilidad, siempre dejará constancia escrita de las reclamaciones para quepuedan ser utilizados en casos de litigios con la otra parte ante los tribunales, esto debe garanti-zar las entregas en tiempo y forma que eviten los frecuentes atrasos que se producen en laejecución de nuestros proyectos

6. De la solicitud de cheques

6.1. Confeccionará las solicitudes de los cheques en el modelo establecido, debe tener en cuenta losdatos del destinatario a quien se emite el cheque con claridad, el valor de las mercancías, lacuenta en divisas, la argumentación que justifica la compra, el nombre del proyecto que corres-ponde, a que número de partida pertenece, nombre de la partida y pasarlo a la aprobación deldirector

6.2. Tener especial atención en el nombre del destinatario a quien le estamos dirigiendo el cheque,esto evita que cheques después de emitidos tengan que ser cancelados por errores nuestros.Adjuntarle a todas las solicitudes un ejemplar de las pre-facturas


6.3. Recibirá los cheques después de emitidos, en todos los casos hará una exhaustiva revisión de losmismos para comprobar que estén debidamente confeccionados (fecha de emisión, destinatariocorrecto, valor en números y en letras que coincidan, que no existan errores en las letras otachaduras que puedan invalidar el cheque

7. De la facturación

7.1. Es responsabilidad del balancísta distribuidor, efectuar los pagos de las mercancías que han sidopreviamente ofertadas por el proveedor, recepcionar las facturas correspondientes a las mercan-cías pagadas por el valor del cheque entregado, exigir que el vendedor llene el modelo de entre-ga del cheque, lo firme y lo acuñe, revisar detenidamente todos los datos que aparecen en lafactura y velar por que se correspondan con la oferta, tener en cuenta de no dejar saldos pen-dientes de artículos de los que no hallan existencias al momento de facturar, de no haber otraalternativa, recoger el comprobante de la nota de crédito, informárselo inmediatamente al con-tador (a), al director del proyecto y darle seguimiento permanente hasta que se liquide el saldo

7.2. Al momento de recepcionar las mercancías en el almacén del proveedor, hacer una revisión del100% de ella, verificando; marcas, estado físico y técnico, códigos, cantidad de bultos, roturas,embalajes y si esto se corresponde con los datos aparecidos en la factura, debe tenerse presenteque si no lo hacemos y se presentan problemas después de retirarnos de su almacén, no tene-mos derecho a reclamaciones

7.3. Si las compras las ejecuta una tercera persona sin su presencia, tiene la responsabilidad de reco-ger las facturas originales y entregarlas al contador(a) para que sea archivada debidamente en lascarpetas de contabilidad, de igual forma procederá cuando las ejecute personalmente

7.4. Velará por que los medios de transporte utilizados para el traslado de las mercancías hasta elalmacén del proyecto, sean los mas adecuados, previendo que se eviten roturas o desvíos en eltrayecto que afecten su destino

8. De las importaciones

8.1. Toda mercancía que sea necesario importar, cuya adquisición se haga a través de firmas extran-jeras, utilizando como importadora a la Empresa Ejecutora de Donativos (EMED) u otra empresade Comercio Exterior, se ejecutará de la siguiente forma:

8.2. Enviar comunicación vía electrónica al grupo de proyectos nacional, explicando con claridad;tipo de producto que se requiere comprar, volumen, tarea técnica (descripción técnica) quepermitan la rápida identificación del mismo, ofertas de que se disponga, que sirvan de referenciapara la búsqueda de mejores precios, calidad, garantías y otras ventajas que se pueden lograrcon otros proveedores ya reconocidos, así como, monto de dinero del presupuesto de que sedispone para esta compra

8.3. Establecer coordinación con otros proyectos, que tengan planificadas compras de los mismosproductos, por parte del nivel nacional para realizar compras centralizadas, que permitan au-mentar el volumen de compras para obtener mejores precios y ahorros en flete y seguro, todaslas tramitaciones tendrán que hacerse en estrecho contacto entre el director del proyecto,balancísta distribuidor y grupo de proyectos nacional

8.4. Para realizar importaciones a través de la EMED, es necesario dar cumplimiento a los requisitosestablecidos por el MINVEC, para la autorización a esta Empresa, como son; solicitud del dona-tivo si no existiera otro aprobado con anterioridad, en cuyo caso, la solicitud será para uncompletamiento de donativo

Al realizarse compras en el exterior o recibirse donaciones en especies hay que tener muy encuenta las prohibiciones o regulaciones establecidas para la introducción en el país de diferentes


productos químicos, vegetales o de otra naturaleza, para lo cual deberá solicitarse los permisoscorrespondientes, en estrecha coordinación con la EMED, previa obtención de la certificaciónque deba emitir el proveedor del producto de que se trate

8.5. En el caso de los vehículos aprobados para cada proyecto, seguirán siendo importados mediantelas compras directas a las firmas proveedoras a través de la EMED, por el grupo de proyectosnacional, lo que se hará en coordinación con el director del proyecto y el representante de lacontraparte extranjera que lo financia, manteniendo en todos los casos la posibilidad de lasmarcas que se han venido utilizando en la ACPA

8.6. Todas las importaciones que se negocien con firmas extranjeras, se harán en consulta con elgrupo de proyectos nacional, el que dará su visto bueno al respecto

9. Del control de almacén

9.1. Participará de conjunto con la dirección del proyecto en la elaboración, control y exigencia delas actas de entrega, y demás documentos establecidos por la ACPA, para el control de los me-dios y recursos que le son entregados a los beneficiarios, en las que deben aparecer todos losdatos, como son; producto, cantidad, precio unitario e importe total

9.2. Mantener estrecha coordinación con el jefe de almacén en que depositan las mercancías adqui-ridas para el proyecto, velando porque se cumplan todas las normas establecidas, tanto por laACPA, como por la contraparte que financia el proyecto para el almacenamiento de los diferen-tes productos, como son; tarjetas de estiba, vales de salida, persona autorizada para la entregade los productos a los beneficiarios, mediante documento debidamente firmado y archivado, asímismo chequeará las condiciones existentes y las medidas tomadas que garanticen la protecciónfísica en el lugar, para evitar posibles actos delictivos

9.3. Realizar mensualmente conjuntamente con el contador(a), un conteo físico del 10% como míni-mo, de todos los medios y mercancías almacenados pertenecientes al proyecto

10. Del monitoreo a los beneficiarios

10.1. Planificar mensualmente la realización de un monitoreo a un número determinado de los benefi-ciarios del proyecto, en los que comprobará; si la cantidad y tipo de productos recibidos, se corres-ponden con los que aparecen en los vales de salida del almacén destinados a ese beneficiario

10.2. Comprobar si los productos entregados se están empleando en las labores para los que fueronadquiridos, si la calidad de los mismos cumplen con los requerimientos de las actividades plani-ficadas en rendimiento y durabilidad, valorando así, si en futuras compras se pueden continuarutilizando los mismos o si es necesario cambiar de marcas o proveedor

10.3. Chequeará si los productos depositados en el almacén, están llegando al beneficiarioen tiempoy forma, sin que se estén presentando atrasos en las entregas, que puedan afectar el cronogramade ejecución de las distintas acciones que son necesarias realizar en el proyecto

11. Del banco de datos

11.1. Mantendrá actualizado el listado de los diferentes productos que le han ofertado y ha compra-do para ser utilizados en el proyecto, teniendo en cuenta los antecedentes de calidad, precios,marcas, proveedores y lugares donde se pueden adquirir, con el fin de crear un banco de datosque le sirvan como referencia para futuras compras, contrataciones o de base para la elabora-ción de presupuestos para otros proyectos a presentar


12. De las coordinaciones

12.1. Mantendrá coordinaciones con sus homólogos de otros proyectos, tanto en el ámbito regionalcomo de otras provincias, que le sirvan para el intercambio permanente de experiencias yapoyo para la adquisición de productos que le resulten de difícil acceso en el ámbito dondenormalmente realiza las compras, lo que también hará en el nivel nacional

13. Aspectos generales

13.1. Apoyará al contador (a), en el control de los documentos de los vehículos que posee el proyec-to, velando por su estado técnico, fecha de vencimiento del permiso de circulación, inspeccióntécnica y licencia operativa, de lo que también dará cuenta al director del proyecto

CONTRATO DE COMPRAVENTA

Datos que debe tener:

1. Tipo de contrato

2. Número

3. Fecha

4. Datos de las partes

5. Responsabilidad del vendedor y el comprador

6. Características técnicas del producto

7. Formas de pago

8. Términos de la entrega

9. Penalidades a ambas partes en caso de incumplimiento

10. Garantías

11. Vigencia del contrato

12. Anexos en caso de otros acuerdos

13. Firmas de las partes y cuños


Contratos de servicios. Se puede utilizar el siguiente modelo:

CONTRATO DE SERVICIOSContrato No. _________

Conste por el presente que:

DE UNA PARTE: __________________________________________________________ subordinada a___________________________________________________________________ con domicilio legal en______________________________________________________________________ con Código No.____________________, Cuenta Bancaria ______________________ en moneda nacional y______________________ en MLC, Agencia Bancaria No. ___________________________. Provincia___________________________________________________________ representada en este acto por_____________________________________________________________________ en su carácter de______________________________ de la entidad anteriormente consignada: facultado por la Resolu-ción No. _______________ la cual confiere facultades suficientes para este acto, la cual muestra en elmismo. Y la que en lo sucesivo y a los efectos del presente convenio se denominará “EL EJECUTOR”

Y DE LA OTRA PARTE EL PROYECTO ______________________________________________________________________ _____________________________________________________ con domici-lio legal en ____________________________________________________ cuenta bancaria No.________________________ MN y ______________________ USD del municipio _________________subordinado a la Asociación Cubana de Producción Animal y representado en este acto y a losefectos del presente contrato por _______________________________________________ quien fungecomo director de la referida entidad, facultado por la autoridad competente para la firma del presen-te contrato económico lo que demuestra con la Resolución No. ___________ que muestra en esteacto a sus efectos y el que en lo sucesivo y a los efectos del presente convenio se denominará “ELCLIENTE”

AMBAS PARTES reconociéndose mutuamente la personalidad y representación legal con que concu-rren y acreditan mediante las resoluciones respectivas con facultades suficientes para este acto.

OBJETO DEL CONTRATO

1.1 EL EJECUTOR queda obligado a dar servicios de almacenaje, comercialización y transportación delos productos tales como ____________________________________ y otros que se encuentren en elcomercio, de similar o diferente naturaleza, de acuerdo a las condiciones exigibles en las normasestablecidas al efecto, con destino a las entidades de la agricultura y a terceros, en los cuales seencuentran incluidos los Agricultores Pequeños, Cooperativas Agropecuarias, C.C.S. y productoresindividuales en su caso previa las aprobaciones correspondientes y cobrar a estos por dichos serviciosun precio cierto en dinero.

CANTIDAD Y PLAZOS DE ENTREGA

2.1. EL EJECUTOR queda obligado a dar los servicios consignados en la cláusula 1.1 del presentecontrato

2.2. Ambas partes acuerdan obligarse a conciliar periódicamente tanto los ajustes de entrega en es-pecificaciones, cantidades y precios y otros menesteres, los cuales podrán variarse de acuerdo alas condiciones irregulares que se presenten

2.3. Los plazos de entrega será el que acuerden las partes y se consignarán en su caso, en el anexoúnico del presente contrato, si procediere


III. LUGAR Y CONDICIONES DE ENTREGA

3.1. EL EJECUTOR se obliga a almacenar, comercializar y transportar los productos a que contrae la cláusula1.1 que como consecuencia del presente contrato de servicios se realicen a solicitud del CLIENTE

3.2. EL CLIENTE se obliga a participar al EL EJECUTOR del lugar de recogida de los productos, eldestino para su comercialización y transportación y otras situaciones similares

3.3. EL EJECUTOR se obliga salvo pacto en contrario o de situaciones irregulares, de comunicar alCLIENTE la fecha y condiciones en que se entregarán los elementos objeto del presente Contratode Servicios y que se ejecuten en cumplimiento del mismo, sin perjuicio de las responsabilidadespor el incumplimiento de estos servicios

IV. ENVASES, EMBALAJES Y CARGAS UNITARIAS

4.1. EL EJECUTOR queda obligado a entregar los productos a comercializar acordados y pactados de acuer-do con las normas técnicas vigentes al efecto de manera que garanticen su calidad e integridad y sin quesufran deterioro o averías en las transportaciones desde su punto de origen a su punto de destino

V. CALIDAD

5.1. AMBAS PARTES concuerdan que la calidad de los servicios realizados serán los establecidos enlas normas de control de los mismos, que se encuentran vigentes

VI. PRECIOS Y FORMAS DE PAGO

6.1. EL EJECUTOR se obliga a reflejar el precio de los servicios de cada producto

6.2. EL EJECUTOR se obliga a cumplir con los requerimientos de facturación del cliente y a reflejar enel cobro los recargos o descuentos comerciales en su caso, oficialmente en vigor

6.3. EL EJECUTOR se obliga a cobrar la Moneda nacional por concepto de componente del costo delproducto y los recargos y descuentos comerciales en el momento de la entrega de los productos

6.4. EL EJECUTOR se abroga el derecho de la suspensión de los servicios al CLIENTE hasta tanto no serealicen las conciliaciones periódicas

6.5. EL EJECUTOR se compromete a pagar el componente en moneda nacional de los productos quese compren en divisas por el cliente procediendo a su recuperación una vez que se entreguen alos beneficiarios del proyecto

6.6. EL EJECUTOR brindará al cliente el servicio de recaudación de la contribución de los beneficia-rios depositándolo en la cuenta a nombre del proyecto

VII. RECLAMACIONES

7.1. Las reclamaciones se realizarán por escrito en las condiciones y términos en el CAPÍTULO VI deldecreto No. 53 de 1979, la no presentación de una reclamación dentro del término establecido,ocasiona l pérdida del derecho de reclamar ante el órgano dirimente, sin perjuicio de las condi-ciones que se efectúen a tal fin

VIII. VIGENCIA DEL CONTRATO8.1 Este contrato tiene validez por 12 meses a partir de su firma y su rescisión sólo podrá realizarse

por escrito mediante comunicación a la contraparte con un plazo de 90 días de antelación alvencimiento sin ello lo exima de las obligaciones que se deriven en este convenio


IX. RÉGIMEN JURÍDICO

9.1. El presente contrato se rige por la legislación vigente en materia de derecho económico y lopreceptuado en el código de comercio

9.2. EL EJECUTOR velará por el cumplimiento en término y calidad por los proveedores así como enlos casos que corresponda firmará a nombre de EL CLIENTE los contratos correspondientes yestablecerá las demandas si fuera necesario

X. DISPOSICIONES FINALES

10.1. Toda adición o modificación al presente contrato se realizará mediante SUPLEMENTO O ANEXO,fecha de oficializado por ambas partes

10.2. El presente contrato no podrá ser anulado, enmendado o modificado sin el consentimiento deambas partes

10.3. EL EJECUTOR se compromete a cumplir con la extracción, almacenaje, comercialización y trans-portación de los productos que EL CLIENTE le asigne dentro de los plazos que este le señale, asu vez responderá ante cualquier afectación que sufriera EL CLIENTE por incumplimiento

10.4. EL EJECUTOR se obliga a cumplir con las distribuciones previstas según las órdenes de entregadel CLIENTE

10.5. Cuando EL CLIENTE aporte el combustible se cobrará a este por EL EJECUTOR el ______ % delflete en M.L.C. y en caso contrario el _______ %

10.6. EL EJECUTOR no responde en los casos en que concurra la fuerza Mayor a que se refiere lalegislación vigente sobre la materia

Y para que así conste se firman TRES EJEMPLARES a un solo tenor y mismo en ______________________a los _______ días del mes de _____________ de 200_____.

El EJECUTOR EL CLIENTE

__________________________ __________________________

¿Cuál es el objetivo de la adquisición de ofertas o cotizaciones?

Digamos que tiene tres objetivos fundamentales:

1. La posibilidad de recibir una información sobre el proveedor y la mercancía ya que nos facilitainformación en cuanto a calidad, precio y detalles de lo que queremos comprar

2. Nos facilita hacer una selección acertada de los proveedores y de la mercancía que nos permitetener una garantía de que la compra reúna los parámetros que se necesitan en cuanto a rendi-miento, calidad, eficiencia en la entrega, disponibilidad en los almacenes etc.

3. Nos permite lograr una disminución de los riesgos en la adquisición de las mercancías

¿Qué datos debe tener una oferta?

1. Nombre y dirección del suministrador, teléfonos/ fax/ correo electrónico

2. Número de la oferta

3. Fecha


4. Tiempo de vigencia de lo ofertado

5. Nombre del cliente

6. Descripción de la mercancía características

7. Precio por unidad

8. Precio total

9. Datos sobre la garantía

10. Tipo de moneda en que se efectuará el pago USD / CUC/ MN. EURO

11. Definición sobre la forma de pago

12. A quien debe ir dirigido el cheque

13. Disponibilidad de la mercancía

14. Ubicación

15. Datos sobre la transportación

En caso de ser una importación las condiciones de seguro de la mercancía el seguro (puerto de salida)FOB y el seguro de transportación hasta el puerto de destino CIF, siempre y de ser posible es necesariopoder ver una muestra de la mercancía.

¿Qué es una licitación?

Es una convocatoria que se hace mediante carta escrita, correo electrónico, medios de difusión masi-vos, etc. en la que se solicitan suministros o servicios y en la que participan los proveedores que tienendisponibilidad de ofertas acordes con lo que se quiere adquirir. Pueden ser abiertas, sin límite departicipantes o restringidas en las que se hace una selección previa de los participantes.

Ver anexo 1

¿Qué es un acta de decisión?

Es el documento en el que se recoge la decisión de la compra y se elabora luego de haber analizadolas ofertas solicitadas y donde se explica los motivos por los cuales ha sido seleccionado ese provee-dor, debe estar firmada por todos los miembros del comité de compras.

Ver anexo 2

¿Qué es un contrato de compraventa?

Es el documento que recoge las condiciones pactadas por el proveedor y por el cliente de mutuoacuerdo y que define las obligaciones a cumplir por las partes implicadas, dentro del documento sereflejan las condiciones y características de la compraventa que deben ser cumplidas con carácterobligatorio para las partes, así como el plazo establecido para efectuar la entrega y el pago.

¿Qué datos debe tener una factura?

• Es muy importante que la factura sea original que el modelo diga “FACTURA” y esté debida-mente firmada por el que recibe el cheque y por el cliente que recibe la mercancía

1. Nombre y dirección del suministrador, teléfonos/ fax/ correo electrónico

2. Número de la factura


3. Fecha

4. Nombre del cliente / correctamente/ en nuestro caso el nombre del proyecto o el nombrede ACPA completo.

5. Descripción de la mercancía y la cantidad

6. Precio por unidad

7. Precio total

8. Datos sobre la garantía

9. Debe traer el número de cheque con que se ha pagado escrito en la factura o venir acom-pañada de un recibo de cobro igual con el número de cheque

10. Cuño de pagado

11. Ubicación de la mercancía

• Se debe realizar la revisión correcta de la mercancía y en caso de equipos efectuar la puestaen marcha en el lugar estando presente el responsable

En caso de ser una importación las condiciones de seguro de la mercancía el seguro (puerto de salida)FOB y el seguro de transportación hasta el puerto de destino CIF, siempre y de ser posible es necesariopoder ver una muestra de la mercancía.

Ejemplos para la adjudicación de contratos:

COMISIÓN EUROPEA

Procedimientos para la adjudicación de contratos

A. En lo referente a contratación de los servicios:

1. Cuando el monto es mayor o igual a 200,000 €

Procedimiento:

• Se realiza una convocatoria internacional restringida (Licitación)

• Se seleccionan de 4 a 8 proveedores.

Se puede realizarse de la forma siguiente:

• Mediante carta en sobres sellados o por correo directamente a los proveedores con todos losdetalles de cómo se hará y que es lo que se quiere

• Las ofertas deben ser enviadas a la dirección pactada en la carta convocatoria con una fechalímite de entrega

• Se reunirá una comisión para la selección del proveedor o los proveedores. (Comité de Compras)

• Se informará a los participantes de los resultados de la selección

2. Cuando el monto es menor de 200,000 €

Procedimiento

• Se consultan al menos 3 proveedores


Se puede realizar de la siguiente forma:

• Se seleccionan previamente los proveedores

• Se solicitan ofertas ya sea por fax, correo electrónico o visitando directamente a los proveedores

• Se discuten las cotizaciones y se toma una decisión. (comité de compras)

3. Cuando el monto es menor o igual a 5000 €

Procedimiento

• Con una oferta es suficiente

B. En lo referente a suministros:

1. Cuando el monto es mayor o igual a 150,000 €

Procedimiento

• Se realiza una convocatoria internacional abierta (sin límite de participantes)


• Se le informa a los proveedores directamente mediante cartas o correo electrónico o se lanza laconvocatoria por medios de difusión masivos prensa, radio o TV

• Se establece un plazo de entrega de las ofertas o cotizaciones

• La selección se hará mediante una comisión que se reunirá para la selección del proveedor olos proveedores


2. Cuando el monto está entre 30,000 y 150, 000

Procedimiento

• Se realiza una convocatoria local (nacional)


• Se seleccionan los proveedores

• Se le informa de la convocatoria (licitación) mediante cartas en sobres sellados donde se expli-quen lo que se quiere adquirir

• Las ofertas deben ser enviadas a la dirección pactada en la carta convocatoria con una fechalímite de entrega también en sobres sellados

• Por cada entrega se debe confeccionar un recibo del cual se le entregará fotocopia al proveedor

• La selección se hará mediante una comisión que se reunirá después de la fecha límite y seabrirán los sobres para hacer la valoración calidad/ precio/ rendimiento/ entrega/ etc. de lasofertas y decidir a que proveedor se le hará la compra


3. Cuando el monto es menor de 30,000 €


Procedimiento





• Se discuten las ofertas y se toma una decisión

4. Cuando el monto es menor a 5000 €

Procedimiento

• Con una oferta es suficiente

TABLA RESUMEN

EN LO REFERENTE A SERVICIO EN LO REFERENTE A SUMINISTROS EN LO REFERENTE A OBRAS

Cantidad > 200,000 €

Procedimiento:

Se realiza una convocatoria internacional restringida (Licitación)

Se seleccionan de 4 a 8 proveedores.

Cantidad > 150,000 €

Procedimiento:

Se realiza una convocatoria internacional abierta (sin límite de participantes)

Cantidad > 5.000.000 €

Procedimiento:

Se realiza una convocatoria internacional abierta

Licitación internacional restringida

Cantidad < 200,000 €

Procedimiento:

Se consultan al menos 3 proveedores

Cantidad < 150,000 > 30,000 €

Procedimiento:

Se realiza una convocatoria local (nacional)

Cantidad < 5000.000 > 300.000 €

Procedimiento:

Se realiza una convocatoria local abierta (nacional)

Cantidad <5000 €

Procedimiento:

Con una oferta es suficiente


Procedimiento:



Procedimiento:


Cantidad < 5000 €

Procedimiento: Con una oferta es suficiente

Cantidad < 5000 €

Procedimiento:

Con una oferta es suficiente


Observaciones: La Comisión de Europea tiene restricciones relacionadas con la importación de mer-cancía.

La prioridad en la importación la tienen los países miembros de la Unión Europea y países en vía dedesarrollo seleccionados:

Por ejemplo no se puede adquirir productos en México, Brasil y otros países que no están en la listade la Comisión Europea.

Licitación

• Se seleccionan los proveedores

• Se le informa de la convocatoria ( licitación) mediante cartas en sobres sellados donde se expli-que lo que se quiere adquirir y se reflejará la fecha de entrega en un modelo que recoge lafirma y los datos de quien recibe el sobre por parte del proveedor

• Las ofertas deben ser enviadas a la dirección pactada en la carta convocatoria con una fechalímite de entrega, también en sobres sellados

• Para la recepción de los sobres debidamente sellados se debe confeccionar un recibo del cualse le entregará fotocopia al proveedor

• La selección de las ofertas se hará mediante una comisión que se reunirá para realizar la aper-tura de los sobres, una vez vencido el plazo de entregas

• Se seleccionara la oferta del proveedor al cual se le hará la compra

• Se informará a los participantes de los resultados de la selección y del por que no fueronseleccionados

BMZ

1. Cuando el monto está entre los 10,000 > 1,000 €

Procedimiento:



• Solo son necesarias 3 ofertas de distintos proveedores



• Se discuten las ofertas y se toma una decisión

• Se elabora un acta de decisión de compra

2. Cuando el monto es menor a 1,000 €

Procedimiento

• Se puede realizar con sólo una oferta o una compra directa


5.4.1. Control de los Recursos adquiridos para el proyecto

Este es un tema en extremo importante para la ACPA (por su transparencia ante el donante) y paratodos los donantes. Poder demostrar que los proyectos que se ejecutan por la institución no sufren de“pérdidas o desvíos” en una garantía para quienes aportan los financiamientos.

El control de los recursos del proyecto aunque es una “responsabilidad de todo el equipo de direc-ción del proyecto”, recae con mayor fuerza sobre el Balancista/distribuidor. Este tiene la responsabi-lidad de implementar TODOS LOS MECANISMOS ESTABLECIDOS a todos los niveles de recepción ydistribución de los recursos.

Este tema también se explica detalladamente en esta Guía (punto 4: SUMINISTRO), pero por lamisma razón del punto anterior consideramos pertinente hacer algunas precisiones en este capítulodel sistema de controles.

El control de los recursos de los proyectos pasa –como mínimo–, por los controles de las facturas,transportación y entrega de los productos; entrada y salida de almacén y entrega a los beneficiarios.Se tiene que garantizar que lo que aparece en las “facturas” de compras (en cantidad) se correspondacon lo entregado a los beneficiarios.

– Control de la transportación de los recursos: Por lo general, el Balancista/distribuidor es quientransporta los recursos (o acompaña al chofer que realiza la transportación). Este traslado tieneque ser acompañado de un “Conduce” que debe llevar el chofer del transporte donde se trasladanlos recursos desde la comercializadora hasta el lugar de destino (almacén, beneficiarios, etc.). Este“conduce” debe ser entregado en el almacén una vez que se ha comprobado que lo transportadose corresponde con la existencia física de los productos

– Control de almacén: En el caso de los proyectos que no cuenten con almacenes “propios” paralos recursos y tengan que utilizar almacenes de otras instituciones (ya sean beneficiarias o no delproyecto), estos controles deben ser “monitoreados sistemáticamente” por el equipo del proyecto(esta actividad –monitoreo de los recursos–, es de frecuencia mensual y tiene que aparecer en elPOA y es responsabilidad directa del logístico del proyecto apoyado por la contadora)

En el almacén tienen que llevarse los controles establecidos para cada producto: La Tarjeta de Estibaque se emplea para los insumos del proyecto será diferenciada de las que emplea el almacén de laentidad, y se confeccionará en la oficina del proyecto donde aparezca los logotipos de la ACPA y dela organización que financia, así como el nombre del proyecto. En las mismas se registrará: la fechade entrada y salida de cada producto; copia de las facturas; conduce y una copia del expediente decada beneficiario –si se establece que éstos recojan directamente sus insumos– Todo esto tiene queestar debidamente organizado por fechas y firmado por los responsables de cada paso del proceso(logístico, almacenero, beneficiario, etc.). Las Tarjetas de estiba elaboradas especialmente para elProyecto no pueden tener “borrones” ni “tachaduras” que puedan poner en “dudas” de su legalidad.

– Control de los beneficiarios: Cada proyecto tiene que tener un “expediente” para cada uno delos beneficiarios del mismo y cada beneficiario tiene que tener una “copia” del expediente.

En estos expedientes tienen que aparecer:

– Convenios con los beneficiarios (productores, empresas, UBPCs, etc.) debidamente firmados porla Dirección del proyecto y el beneficiario (con cuño de la ACPA)

– Relación de todos los recursos que el proyecto les asigna (tipo, cantidad, etc), y las fechas en quese les entrega cada recurso. Todo esto debidamente firmado por el beneficiario y por el proyecto.Estos expedientes tampoco pueden tener tachaduras ni borrones

De forma general, con el sistema de controles establecido para todos los proyectos que desarrolla laACPA, se garantiza la “transparencia” de la institución y constituye una garantía para los donantesexternos.


2.3.5 Traspaso de los bienes y aceptación formal

Al momento de que se defina el beneficiario debe procederse a establecerse entre la dirección delproyecto y el beneficiario un convenio de trabajo, para el cual se usará el modelo siguiente:

TARJETA DE ESTIBA. PROYECTO:

PRODUCTO GENÉRICO:

PRODUCTO ESPECÍFICO: CÓDIGO:

CUENTA: SUBCUENTA: ANÁLISIS:

SECCIÓN: ESTANTE:

UNIDAD MEDIDA: PRECIO:

2007 D M

DOCUMENTO No. ENTRADA SALIDA SALDO FIRMA


CONVENIO

DE UNA PARTE: La Asociación Cubana de Producción Animal, en lo adelante ACPA, inscrita en elRegistro General de Asociaciones del Ministerio de Justicia de la República de Cuba, por resoluciónNo. 26 del 31 de Enero de 1981 y con domicilio en __________________________________________.Representada en este acto por el _____________________________________________, en su carácterde ___________________________ titular de la misma, y

DE OTRA PARTE: El beneficiario_____________________________________ en lo adelante el benefi-ciario, creada por la resolución____________________________________________, con domicilio en___________________________________________________________. Representada en este actopor____________________________________ en su carácter de _____________________________ dela misma.

AMBAS PARTES: reconociéndose la personalidad y representación con que actúan, en uso de lasfacultades y atribuciones en que están investidos ACUERDAN:

OBJETIVO: El presente CONVENIO, tiene como objetivo, el cumplimiento del proyecto____________________________________________________, en lo adelante el proyecto, que ha sidorefrendado entre la ACPA y la organización ________________________________________________,para realizar las acciones siguientes:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

El presente CONVENIO tendrá una duración de ________________ a partir de su firma y se regirá porlo siguiente:

PRIMERO: El beneficiario garantizará los servicios, equipos e implementos, instalaciones, animales yotros medios que se requieran para la ejecución del proyecto.

SEGUNDO: El beneficiario aportará el componente en moneda nacional de los Insumos que compreen Divisas el Proyecto y ejecutará o pagará la transportación, almacenamiento y comercialización delos mismos.

TERCERO: El beneficiario garantizará la fuerza de trabajo que se requiera, para la ejecución de lasacciones del Proyecto asumiendo su remuneración.

CUARTO: El beneficiario se responsabiliza en emplear los recursos suministrados por el Proyecto, deforma eficiente, en las acciones que han sido programadas y mantener la conservación y el controlfísico y económico actualizado de su ubicación y uso.

QUINTO: El beneficiario aportará___________ pesos cubanos, como contribución al pago de la asis-tencia técnica, funcionamiento, monitoreo y evaluación y capacitación de la dirección del proyecto.

SEXTO: El beneficiario se compromete a mantener informados a los integrantes del colectivo laboral,de los objetivos del Proyecto, al igual que del cumplimiento de las acciones periódicas y de las nuevasmedidas para lograrlo.

SEPTIMO: El proyecto aportará el financiamiento en divisas para la compra de los insumos y serviciospara la ejecución de las acciones descritas en el objetivo.

OCTAVO: La dirección del proyecto contratará con los suministradores los insumos para las accionesprevistas.

NOVENO: El proyecto garantizará al beneficiario la capacitación y asistencia técnica necesaria para laejecución prevista en el mismo.

DÉCIMO: La ACPA, la dirección del proyecto y el beneficiario evaluarán de conjunto las experien-cias, resultados técnicos e informaciones que se deriven del Proyecto y decidirán su difusión en laforma y vía que consideren más útiles y convenientes, teniendo en cuenta las regulaciones vigentes.


DÉCIMOPRIMERO: Ambas partes definirán el programa operativo de las acciones del proyecto ycontrolarán su evolución periódicamente.

DÉCIMOSEGUNDO: La ACPA designa como su representante para la ejecución del CONVENIO al________________________________ en calidad de____________ del proyecto. Por su parte el Bene-ficiario designa, con igual fin, a_____________________________como su representante, los que que-dan facultados dentro de los límites del CONVENIO, a tomar decisiones y efectuar las gestiones nece-sarias y convenientes para la mejor y más eficiente ejecución del proyecto.

DÉCIMOTERCERO: Ambas partes se comprometen a asistirse mutuamente para garantizar el cumpli-miento de los acuerdos contraídos en el presente CONVENIO.

DÉCIMOCUARTO: Los acuerdos de las partes serán incorporados al presente CONVENIO comoanexos o suplementos formando parte integrante del mismo.

DÉCIMOQUINTO: El beneficiario facilitará las informaciones y cooperará en los monitoreos periódi-cos del Proyecto por parte de la ACPA y los organismos e instituciones facultados para ello.

Dado en ____________________ a los _______ días del mes de _________ del _____

____________________________ _______________________

Beneficiario Representante del proyecto


Para la entrega de los recursos convenidos con el beneficiario, la dirección del proyecto le hará lasasignaciones correspondientes según el modelo siguiente:

LOGO DE LOS DONANTES

Asociación Cubana de Producción Animal

Nombre del Proyecto:____________________________________________________

________________________________________________________________________

Fecha:___________ Asignación No: ____________ Factura: ____________

ASIGNACIÓN

Almacén que entrega: ___________________________________

Beneficiario: ___________________________________________

Quien recibe (el beneficiario) establece el compromiso de destinar estos recursos a los propósitosúnicos y fijados para el proyecto.

Ante el desvío de cualquier recurso asignado, para otra actividad que no se relacione con la acción delproyecto, la dirección del proyecto se reserva el derecho de adoptar la medida que se estime según elcaso.

Recibido por:_____________________ Asignado por: __________________

Cargo: __________________________ Cargo: ________________________

Firma y cuño: ____________________ Firma y cuño: __________________

No. Productos U/M Cantidad Destinado a:


– Inversiones productivas: Los equipos e inversiones previstas a realizar durante la vida del proyec-to, deben ser traspasados oficialmente al beneficiario. La entrega de estos bienes y equipos nece-sarios para la implementación de las actividades del proyecto será regida por actas formales de

entrega: LOGO DE LOS DONANTES

Asociación Cubana de Producción Animal

Nombre del proyecto _______________________________________________

_______________________________________________________________

ACTA DE ENTREGA DEL DONATIVO

LUGAR: _____________________________ FECHA: ___________________

Descripción de las acciones realizadas por el proyecto:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Las acciones fueron financiadas por:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Compromisos contraídos por el beneficiario:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CUC Nº Denominación de bienes y servicios UM Cantidad Precio Importe

TOTAL


Contribución del proyecto:

Contribución del beneficiario:

El proyecto y el beneficiario declaran que son ciertas las informaciones brindadas y estar conformescon los bienes y servicios aportados por el proyecto y el beneficiario.

Nombre__________________________ ________________________________

Identificación:_____________________ ________________________________

Firma:

________________________________ ________________________________

Beneficiario Representante del proyecto

PESOS Nº Denominación de bienes y servicios UM Cantidad Precio Importe

TOTAL


– Recursos de funcionamiento del proyecto: Una vez concluido el proyecto por el cual se adquirie-ron determinados “recursos” para el funcionamiento del equipo de dirección del mismo, y toman-do el cuenta el control de medios básicos del proyecto, se procederá al traspaso de los mismosentre la ACPA y el Donante

Pueden existir dos situaciones:

7.3.1. Que el donante continúe trabajando con nuevos proyectos en la provincia

7.3.2. Que no exista continuidad de trabajo del donante en el territorio

En el primer caso, el “traspaso” de los recursos se hace “de un proyecto para otro”, mediante unACTA firmada por el donante y la ACPA provincial, donde se explica la situación de terminación delproyecto: “…(nombre del proyecto)…..”, se identifica al equipo de dirección que lo asumió, y elnombre del nuevo proyecto que se inicia “…………..” con la identificación del nuevo equipo que vaa asumir su dirección (puede ser o no el mismo equipo).

Se relacionan los recursos y su “estado físico”, haciéndose todas las aclaraciones pertinentes al respec-to, especialmente si entre los recursos está el “transporte” que garantizará todas las gestiones para elnuevo proyecto. Este traspaso será firmado por el donante y el nuevo equipo que recibe los recursospara su funcionamiento.

En el segundo caso, el “traspaso” tiene –en principios– el mismo tratamiento que el caso anterior, loque con la diferencia de que estos recursos serán “donados” a la ACPA y quienes firmarán estasACTAS serán el donante y los presidentes de las ACPA provincial y nacional. El “contenido” de dichasactas tiene que ser “colegiado” por ambas partes, pues por lo general el donante siempre mantiene elinterés del uso de esos recursos en futuros proyectos de colaboración con las provincias de referencia.

En todos los casos de “traspasos de recursos”, hay que hacer lo establecido y aprobado en los Térmi-nos de Referencia, firmados por el MINVEC y MINAG respecto a este tema.

Un ejemplo de acta de traspaso es el siguiente:


Ejemplo

ACTA DE DONACIÓN

Con fecha 20 de diciembre del 2006, la ONG Agro Acción Alemana (Deutsche Welthungerhilfe,AAA), con sede en Bonn/Alemania, representada por Richard Haep, en su carácter de director regio-nal y coordinador de Proyectos en Cuba, hace donación de los medios fijos tangibles, adquiridos porel proyecto: “Cooperación ACPA-AAA en Cuba, CUB-”, que se detallan en el listado adjunto, todosnuevos, para que pasen a ser propiedad de la ACPA, representada por Teresa Planas Pérez, presiden-te de la ACPA.

Dichos medios deben ser patrimoniados por la ACPA, registrándose según lo establecido por lasregulaciones del Estado cubano en los centros de costo correspondientes.

La ACPA se compromete a atender la solicitud de AAA de utilizar estos medios en futuras acciones decooperación entre las dos organizaciones.

En conocimiento y acuerdo con lo descrito ambos representantes firman en original y una copia, enla Ciudad de La Habana,

___________________________ ____________________________

Teresa Planas Pérez Richard Haep

Presidenta de ACPA Director Regional AAA

Cantidad Equipo Modelo o marca Serie

Anexo No 1. Equipos donados por —————————————– a la ACPA:


8. TRANSPORTE

8.1. Adquisición

De la compra de vehículos

Para que se autorice la compra de un vehículo para el proyecto, después de firmados los Términos deReferencia por todas las partes, se eleva una carta (se adjunta prototipo) de solicitud de compra deéste a la Dirección de Asociaciones del Ministerio de la Agricultura, con copia a los dos viceministros,los que darán su aval o visto bueno, una vez aprobados por los viceministros, lo pasan al Jefe de laDirección de Transporte, donde se confecciona la carta que ha de firmar el ministro de la Agricultura,dirigida al Ministro del MINVEC.

Esta carta firmada por el MINAG (se adjunta prototipo) llega al MINVEC a la Dirección que le corres-ponde, de acuerdo al área geográfica donde está situado el país de donde proceden los fondos parael proyecto; es decir, Dirección de Europa, América del Norte y otras, en este caso el director la pasaal especialista que atiende ese país, el que emite un aval de autorización para la Empresa Ejecutora deDonativos (EMED) y ésta a su ves busca las ofertas en los proveedores extranjeros según la marca ymodelo del vehículo que se pretende comprar dándole un número de donativos.

Una vez puestos de acuerdo EMED y la ACPA de la mejor oferta, se presenta al comité de comprasdel Ministerio de Transporte, el que dará su aprobación de que vehículo comprar.

A partir de esta aprobación, la EMED procede a firmar el contrato con el proveedor y se hace firme ladecisión de la compra del vehículo, con sus correspondientes aspectos previstos en las cláusulas delcontrato, como; garantía, forma de pago, tiempo de entrega, etc.

Si el vehículo está en Zona Franca (en plaza), después de pagado y facturado, la EMED procede aredactar la carta que el Ministro del MINVEC debe firmar para la inscripción del vehículo en el Regis-tro de Vehículos de la PNR, una ves firmada esta carta y en poder de EMED, se procede a presentar ladeclaración de mercancías a través del departamento de operaciones ante la aduana que atiende esazona franca, la misma es requisito indispensable para que se otorgue el levante de aduana y poderproceder a la extracción del vehículo.

Si el vehículo, no está en Zona Franca y procede del exterior a través del puerto, no se necesita lacarta del Ministro del MINVEC para su extracción, esto se hace mediante la presentación de la Decla-ración de Mercancías ante la Aduana del puerto por parte de EMED, quién debe de entregar albeneficiario los documentos oficiales que autorizan la tramitación para su alta en el registro de vehí-culos de la PNR, llámese carta del MINVEC, inspección de aduana y factura no comercial de la EMEDpara la PNR.

De la inscripción de vehículos

Una ves concluido el trámite de la compra y con todos los documentos en nuestro poder, se procedea entregar en el registro de vehículos una copia de la carta del ministro del MINVEC, para que porparte de ese órgano se emita el código que identifica al nuevo proyecto ante el registro de vehículos yal mismo tiempo se solicita la carta de autorización por parte del Jefe del Registro para la tramitacióndel alta, esto también es válido para las prórrogas.

Después, de que por parte del jefe del registro se emite la carta de autorización para tramitar, sesolicita el turno para inspección, el que es otorgado para el día que corresponda en su calendario. Enestos casos se procede a trasladar el vehículo hasta el área de inspección y se ejecuta toda la tramita-ción para el otorgamiento de la chapa “K”, a nombre del proyecto para el que fue adquirido elvehículo.


8.2. Explotación

La explotación de los vehículos, será cumplida tal y como lo indican el manual del conductor queacompaña ha estos, según los requerimientos del fabricante de cada marca y modelo, para darlecumplimiento a lo pactado en el contrato de compra y que no hayan violaciones que afecten lareclamación que se pueda originar para las GARANTÍAS, así también mantener los aspectos previstospara estos fines en el reglamento de uso del transporte.

8.3. Reglamento de uso

ASOCIACION CUBANA DE PRODUCCION ANIMAL

REGLAMENTO PARA EL USO DEL TRANSPORTE

Teniendo en cuenta el parque de vehículos con que cuenta la ACPA, se hace necesario instrumentarel presente reglamento que norma su uso y explotación considerando que las agudas limitaciones detransporte de los organismos con que nos relacionamos, pueden generar estados de opinión negati-vos y por ello el asunto no es administrativo, sino de marcada trascendencia social y política. Por ellodebemos ser racionales, modestos y austeros en el uso del transporte.

La ACPA, tanto como titular, como en los proyectos que ejecuta, tiene entre sus transportes diferentesmodalidades y tipos de chapa, por lo que en los casos necesarios se hacen las especificaciones perti-nentes y se dicta la siguiente:

INSTRUCCIÓN

PRIMERO Todo el personal dirigente, funcionarios y demás trabajadores, rea lizarán los viajesinterprovinciales, de acuerdo a las distancias aprobadas, que por necesidades de trabajo tengan pre-vistos, en horarios diurnos, excepto cuando los realicen en los medios de servicio público que circulande noche, según su itinerario, entendiéndose como horario diurno, las horas en que se mantienencondiciones de correcta visibilidad, entre el amanecer y el atardecer de un día.

SEGUNDO Los dirigentes a las distintas instancias, evitarán convocar reuniones en horarios que obli-guen a viajar de noche o madrugada a sus colaboradores.

TERCERO Quedan excluidos de lo dispuesto en los apartados anteriores, aquellos viajes entre muni-cipios colindantes pertenecientes a diferentes provincias o inclusive dentro de una misma provincia,teniendo en consideración que muchos de estos recorridos son de corta duración.

CUARTO Los directivos de todas las filiales, velarán porque los choferes profesionales realicen en losplazos establecidos los chequeos médicos y psicofisiológicos y tomar las medidas orientadas por lasentidades facultadas, en caso de estar incapacitados.

QUINTO Se establece el cumplimiento obligatorio de las regulaciones de seguridad prescriptas en elCódigo del Tránsito, para cada tipo de vehículo, haciendo énfasis en el USO OBLIGATORIO del cintu-rón de seguridad en los asientos delanteros de los vehículos ligeros que los posean de fábrica, asícomo el casco protector para las motos con o sin sidecar, debiendo adquirirse este aditamento en loscasos que no lo posean.

SEXTO El divulgador nacional y los divulgadores provinciales, son los responsables de divulgar losbeneficios que aportan estos medios de protección en materia de seguridad contra los accidentes,inculcando el habito de su utilización.


SÉPTIMO Para realizar cualquier tipo de viaje, del proyecto, de la ACPA (cualquier nivel) o de otraorganización o persona, a provincias no comprendidas en el proyecto en ejecución, el director delproyecto correspondiente tiene que solicitar la autorización, preferentemente a través o con conoci-miento del presidente de la filial de la presidenta nacional de la ACPA y en su ausencia del secretarioejecutivo-financiera nacional.

OCTAVO Todos los vehículos de motor deben portar una señal de peligro en forma triangular de 45cm de lado y de material reflectante o una bandera de color rojo u otro medio análogo, para serutilizado cuando tenga que detenerse el vehículo en la vía, por ponches o roturas.

NOVENO En las camionetas tipo pick-up queda terminantemente prohibido transportar personal enel compartimiento de carga y de transportarse cualquier mercancía, esto debe realizarse con el máxi-mo de seguridad.

DÉCIMO Todos los transportes deben estar debidamente rotulados en ambas puertas delanteras y lasmotos en un lugar visible, excepto aquellos que disponga la presidencia de la ACPA en corresponden-cia con las leyes del país.

DÉCIMO PRIMERO Todos los vehículos deben tener actualizado el seguro y la inspección técnica.Adicionalmente los pick-up mantendrán actualizado el comprobante de la licencia de operación delTransporte.

DÉCIMO SEGUNDO Todos los vehículos deben llevar la hoja de ruta o libreta de viaje en correspon-dencia con el tipo de chapa de que dispongan, para ello se hará un libro foliado y acuñado, para serutilizado por todos los poseedores de vehículos, donde se recoja la fecha, lugares, kilometraje y gastode combustible.

DÉCIMO TERCERO Queda terminantemente prohibido conducir cualquier vehículo de la ACPA sinlicencia de conducción, a menos que el responsable del vehículo asignado esté en trámites de suobtención, en ese caso debe regirse por lo establecido por las autoridades responsables. (MININT).

DÉCIMO CUARTO Los responsables de los vehículos deben conducirlo conforme a lo establecido,velando por su integridad, protección y conservación, limpieza e higiene, por la seguridad del tránsi-to, de las cargas y de las personas que transporta.

DÉCIMO QUINTO Garantizar que los vehículos pernocten en los parqueos autorizados y que poseanlas condiciones debidas de protección y seguridad, en cumplimiento a las regulaciones establecidas enla Resolución 224-01 del Ministerio de Transporte y empleando el modelo de “Autorización de Parqueo”que se adjunta.

DÉCIMO SEXTO Se debe establecer un estricto control por escrito de los mantenimientos, reparacio-nes programadas y las eventuales, cambios de motor, neumáticos, baterías, piezas y agregados ycualquier otra información de interés por cada vehículo como centro de costo independiente y archi-varlo junto al expediente de cada vehículo.

DÉCIMO SÉPTIMO Queda terminantemente prohibido prestar servicios remunerados de transporta-ción de pasajeros. Todos los vehículos propiedad de la ACPA y de los proyectos, con independenciadel tipo de chapa asignada deberán transportar a personas ajenas a la entidad de existir capacidaddisponible en sus recorridos de ida y regreso.

DÉCIMO OCTAVO Los vehículos de la ACPA y de los proyectos se podrán utilizar para asistir a con-centraciones populares, trabajos voluntarios, a centros de salud para atender a trabajadores y a susfamiliares, así como a funerales de estos, para trasladar trabajadores e invitados de la entidad, tantocubanos como extranjeros, desde y hacia puertos, aeropuertos y demás terminales de pasajeros.

Excepcionalmente y previa autorización escrita del presidente nacional o los presidentes provincialesde la ACPA, según corresponda, para asistir a eventos de carácter educacional, deportivo o cultural, avisitas de familiares de trabajadores en las escuelas al campo, a actividades recreativas de estímulo a


trabajadores, realizar mudanzas de trabajadores de la entidad, así como visitas a centros turísticosrelacionados con actividades de la organización o atención a visitantes extranjeros.

DECIMO NOVENO Los compañeros que en función de su responsabilidad tienen vehículo asignadodeberán cumplir las siguientes obligaciones:

• Usar exclusivamente en funciones de trabajo el transporte asignado. Cualquier otro uso deberáser expresamente autorizado por su jefe inmediato superior, quien en correspondencia con loestablecido en el Artículo DÉCIMO SÉPTIMO, lo hará por escrito

• No entregar el transporte para que otra persona ajena a los directivos, funcionarios y choferesde la organización conduzca el vehículo. Se exceptúa de esta restricción cuando el responsableviaja en el mismo

• Cumplir lo establecido en el artículo DÉCIMO QUINTO sobre “Autorización de Parqueo”

• En caso de accidente o robo hacer personalmente la denuncia en la unidad de la PNR y obte-ner los documentos que permitan la tramitación del pago del seguro

• Presentar mensualmente su plan de viaje y necesidad de combustible a su jefe inmediato supe-rior para su aprobación

VIGÉSIMO El presidente nacional y los presidentes provinciales de la ACPA, serán los encargados develar por el cumplimiento de la presente INSTRUCCIÓN y garantizaran que los choferes profesionalesy los compañeros con vehículos asignados, conozcan expresamente la presente INSTRUCCIÓN yfirmen un acta de conocimiento.

VIGÉSIMO PRIMERO Se adjuntan los siguientes modelos:

• Modelo de autorización de parqueo permanente y eventual

• Pro forma de carta de autorización para uso del vehículo en los casos descritos en el artículoDÉCIMO OCTAVO

• Hoja de Ruta Oficial para los vehículos con chapa azul y modelo de libreta de viaje para el restode las chapas

• Acta de responsabilidad sobre el vehiculo y de conocimiento del presente reglamento

La presente INSTRUCCIÓN entrará en vigor a partirdel 1ro de septiembre del año en curso.

Dado en la Ciudad de la Habana, a los 30 días del mes de agosto de 2006

“Año de la Revolución Energética en Cuba”

Teresa Planas PérezPresidenta de la ACPA


MODELOS ADJUNTOS DESCRIPTOS EN EL ARTÍCULO VIGÉSIMOPRIMERO


HOJA DE RUTA


PROFORMA DE CARTA DE AUTORIZACIÓN DE VIAJE

FECHA.

______________________________________________________________________________________

A QUIEN PUEDA INTERESAR

HAGO CONSTAR, mediante el presente documento, que el vehículo

MARCA MODELO MATRÍCULA

Es propiedad de la Asociación Cubana de Producción Animal, con sede social en:

(En los casos que los vehículos sean propiedad de la ACPA y la dirección de la sede social es dondepresta los servicios)

Es propiedad de (se pone el nombre y país de la organización contraparte) que desarrolla el proyectotitulado (nombre del proyecto), con la Asociación Cubana de Producción Animal en su condición decontraparte local, con sede en (poner la dirección de la sede del proyecto)

El vehículo de referencia está autorizado para viajar el (poner fecha) con el siguiente recorrido: (ponerel recorrido), en función de (poner el objetivo del viaje)

La persona de la Asociación responsable del vehículo es: (poner el nombre y el cargo)

______________________________________________________________________________________

Y para constancia firma el presente documento,

Presidente de la ACPA o presidente de la Filial provincial de la ACPA en (poner la provincia quecorresponda)


LIBRETA DE VIAJE

Fecha Tiempo de Viaje

Km de Inicio Km final

Km recorridos Combustible Lubricante Motivo Chofer Firma

L Importe L Importe


ASOCIACIÓN CUBANA DE PRODUCCIÓN ANIMAL

ACTA DE RESPONSABILIDAD MATERIAL DE TRANSPORTE A LOS USUARIOS

La Asociación Cubana de Producción Animal hace entrega del transporte tipo _________________mar-ca _________ modelo _______ con la matricula _____, a la/el compañera/o _______________________que ocupa el cargo de __________.

La/el compañera/o ___________________________ se compromete con la Asociación a cumplir es-trictamente lo siguiente:

Conocer el reglamento de transporte de la ACPA

Garantizar que el vehiculo de referencia se utilice exclusivamente en funciones de trabajo de la Aso-ciación según la programación que establezca mensualmente.

Cualquier otro uso deberá ser expresamente autorizado por el jefe inmediato superior quien depen-diendo del carácter de la función lo hará por escrito o verbal.

Garantizar que el vehículo sea conducido exclusivamente por el chofer designado y que el mismocumpla con las obligaciones inherentes a su responsabilidad y las regulaciones determinadas para esevehículo.

Garantizar que el transporte se parquee en lugares con seguridad donde se eviten robos o averías. Elparqueo nocturno se realizará en el parqueo asignado.

Exigir una cuidadosa explotación del transporte, de forma que se mantenga en buenas condicionestécnicas e higiénicas. Garantizar los mantenimientos técnicos cuando corresponda.

En caso de choque o robo hacer personalmente o por intermedio del chofer, la denuncia en laestación de la PNR y obtener los documentos que le permita a la Asociación tramitar su pago por laESEN.

Mensualmente presentar a la dirección de la Asociación, el plan de viajes y la necesidad de combus-tible para su aprobación

Firmas:

________________________ ____________________

Usuario Presidente ACPA

Lugar: Fecha:


9. OTRAS REGULACIONES Y DISPOSICIONES VIGENTES

9.1. Sobre solicitudes de autorizaciones para visitar áreas de proyectos de lascontrapartes externas permanentes en Cuba, representantes de sus respectivassedes centrales, prensa y cuerpo diplomático acreditado en Cuba

Cuando los cooperantes externos que residen en Cuba requieren visitar las áreas de proyectos en lasdiferentes provincias del país con el objetivo de evaluar la marcha de su ejecución, deben solicitardichas visitas como mínimo con 15 días de antelación a través de la Secretaría de Relaciones Interna-cionales de la ACPA, indicando fechas, lugares a visitar (Granjas, UBPC o productores individuales) yobjetivo de la visita.

La Secretaría de Relaciones Internacionales de la ACPA, tramita dichas solicitudes con el Ministeriocorrespondiente y hace las coordinaciones con la dirección de la ACPA en el territorio a visitar.

Se excluyen de este trámite los cooperantes que residen y trabajan en las provincias donde tiene lugarel proyecto, cuyas coordinaciones para visitar las áreas del proyecto se establecen solamente a losniveles provinciales. Si existe interés en visitar otras áreas no incluidas en el proyecto dentro esaprovincia u otra, deberá cumplir los trámites referidos en el párrafo anterior.

Para las visitas de representantes de las sedes centrales de las organizaciones que trabajan con laACPA, deberá presentarse igualmente a la Secretaría de Relacionales Internacionales, las solicitudescorrespondientes acompañadas del programa de visita y trabajo, como mínimo con 15 días de ante-lación.

En el caso de existir interés por alguna organización de enviar periodistas a las áreas de proyectos,cumplirse los siguientes requisitos:

• Comunicar a la secretaría de Relaciones Internacionales los intereses

• Solicitar desde su país de origen la visa de periodista al Centro de Prensa Internacional (CPI) através del consulado cubano en el país que se trate

• Una vez en el país los representantes de los medios de prensa (periodistas, fotógra fos,camarógrafos) deberán acreditarse en el CPI para poder iniciar su trabajo.

En el caso que personal del cuerpo diplomático acreditado en Cuba, manifieste interés de visitar áreasde proyectos, deberá tramitar su solicitud a través del Ministerio de Relaciones Exteriores de Cuba, loscomunican a la ACPA y al Ministerio de la Agricultura la decisión.

9.2. Sobre trámites diversos de las contrapartes externas y sus familiarespermanentes en Cuba

La secretaría de Relaciones Internacionales de la ACPA, facilitará la actualización de todos los docu-mentos del cooperante y sus familiares (permiso de trabajo, de residencia y de salida del país), paraello se requiere que el cooperante presente la documentación 30 días antes de su vencimiento dedichos documentos.

Para tramitar los permisos de salida del país los cooperantes deberán solicitarlo a la SRI de la ACPAcon menos con 15 días de antelación, acompañado de pasaporte, fotocopia del permiso de trabajo yde residencia.


9.3. Sobre cambios en CADECA.

Ciudad de la Habana, 15 de junio de 1999“Año del 40 Aniversario del Triunfo de la Revolución”

A: presidentes de las Filiales provinciales de la ACPA ypresidentes de las Sociedades nacionales de la ACPA

Ref: sobre compra de pesos convertibles en las Cadecas

Compañeros:

Como es sabido la decisión de la ACPA de trabajar cada vez más con el productor primario y laadecuación de sus estructuras (órganos de base) por tipo de explotación, ha significado un incremen-to importante de productores individuales (privados) en nuestra Asociación, en particular de las espe-cies menores.

Hemos recibido algunas solicitudes de productores que poseen recursos financieros en moneda na-cional para comprar pesos convertibles en las CADECAS y con ellos adquirir algunos insumos necesa-rios para su crianza (alimentos, medicamentos, etc.)

Al respecto queremos informarles que la compra de pesos convertibles en las CADECAS no es la víaautorizada para facilitar la adquisición de insumos, para los criadores o para los OB, Filiales y Socieda-des de la ACPA, lo cual ha sido definido por el Ministerio de Economía y Planificación.

Hasta el presente las compras solo están autorizadas cuando la organización tiene ingresos reales porla vía de proyectos de cooperación o donaciones, en todos los casos refrendados por el MINAG, quees el organismo responsabilizado para otorgar el aval para el presupuesto de INGRESOS y GASTOS ENDIVISAS; o a través de las vías aprobadas en la LICENCIA COMERCIAL DE LA ACPA.

Esta definición es aplicable para todo el sistema de la ACPA y cualquier otra interpretación o propues-ta de operación debe ser previamente consultada.

Saludos,

Elio Perón Mirabal Dilcia García Pérez

Presidente Secretaria Ejecutiva Financiera


Lista de chequeo para proyectos de cooperación internacional de la ACPA

(A ser usado por Proyectos de ACPA)

Nombre del Proyecto

Organización proponente

Contraparte(s)

Co-financista(s)

Persona de contacto

Programa o Línea ACPA

Enviado/

Actividad

Responsable solicitado recibido

I. PREPARACIÓN - APROBACIÓN (Fecha) (Fecha)

Elaboración de la propuesta con Grupo Proyectos

Idea del proyecto y presupuesto borrador

Marco lógico, texto, presupuesto

Cronograma de actividades

Presentación a Instituciones Provinciales

Consejo Técnico Asesor MINAG

Consejo de la Administración

Otros (describir)

Solicitud de Avales Provinciales:

MINAG

MINVEC

Gobierno

Según corresponda otros avales (describir):

Obtener y enviar Coordenadas de la defensa

Elaboración de Proyectos de Uso del FCB

Envío de propuesta al J’ Programa/Línea Nacional.

Obtener dictamen del J’ Programa/Línea Nacional

Realizar ajustes pertinentes (si se recomiendan)

Conciliar criterio de los TdR que se presentarán

Recibir documentos de aprobación MINVEC (TdR)

Recibir aval de la Defensa

Conformar el Expediente Único del Proyecto


Enviado/ Actividad

Responsable solicitado recibido

II. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS ESENCIALES Recibir documento de apertura cuenta en divisas

Solicitud y apertura de cuenta en MN Oficializar firmas en los bancos

Recibir documentos de transporte

Documentos compra del vehículo

Carta Ministra MINVEC

Inscripción del transporte en Tránsito Resolución de asignación y responsabilidad Individual. III. PERSONAL

Propuesta de Director (tres por el Ejecutivo Prov.) Aprobación por el Ejecutivo Nacional

Resolución de nombramiento Nacional Propuesta y decisión de personal del proyecto

Elaboración de los contenidos de trabajo (roles y funciones) Resoluciones de nombramiento. IV. PREPARACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN

Socialización del Proyecto con actores principales Elaboración del POA (General y 1er año) Establecimiento del sistema de contabilidad, administración y documentación, informes, etc.

Establecimiento de documentación de control logístico.

Firma de convenios con beneficiarios. Firma de contratos de servicios. Oficializar Comité de Compra.

Elaborar programa de reuniones

Oficializar el comité Gestor.

Elaborar programa de reuniones

Definir roles y funciones

Elaboración del Sistema de M+E

Elaborar programa de ejecución

IV. IMPLEMENTACIÓN/ M+E Realizar M&E ACPA Provincial

Realizar M&E por dirección del Proyecto Realizar M+E de ACPA Nacional

Informes técnicos y financieros según Financista Informes técnicos y financieros según MINVEC Auditoria anual

V. CIERRE Y SEGUIMIENTO Elaborar y firmar actas de Entrega a beneficiarios Elaborar informes técnico y financiero final

Recibir Auditoria final Elaborar y ejecutar POA de seguimiento

Autores: Elio Perón Mirabal · 2013. 6. 5. · Autores: Elio Perón Mirabal Elizabeth Justiz...

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