“UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE” FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

ECONOMICAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

NOMBRE: ARTEAGA EVELYN

CURSO: 5 “C2”

DOCENTE: ING.MONICA GALLEGOS

BASES DE DATOS

QUE SON LAS BASES DE DATOS?

Las bases de datos son una colección organizada de información dividida en campos los cuales nos proporcionan datos detallados e individuales de un universo de datos. Su estructura lógica de una base de datos se puede ver por una tabla compuesta por columnas y filas, en las cuales las columnas definen a los campos y las filas el número de datos que existe en la tabla.

Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.

Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información que pueden ser nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre que se quiera.

Toda la información incluida en una base de datos, se organiza en campos y está constituida por registros .Para crear una base de datos se necesita una hoja de cálculo blanco donde se introducen los datos.

La capacidad de Microsoft Excel para el manejo de bases de datos son mucho

más limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación

diseñada específicamente para gestionar bases de datos.

Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a

menudo Excel puede servir perfectamente.

Recordando las bases de datos en Excel contienen tablas, las filas son los

registros y las columnas son los campos.

Las tablas generalmente se interpretan como listas; y por listas se hace referencia

a un conjunto de filas que contienen datos (no se tiene en cuenta el encabezado).

Aquí tenemos un ejemplo en donde se muestra las filas y columnas:

Como podemos ver es una lista está compuesta por registros, que tienen la

misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de campos, las

columnas de la tabla.

En resumen, cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene

definidos.

Ejemplo de una base de datos

Los nombres de campos ocupan una sola celda.

No debe haber filas en blanco en la lista, ya que Excel entendería esto como el

final de la lista.

Si se realizaran cálculos, por lo dicho anteriormente debería haber una línea en

blanco antes.

OPERACIONES QUE SE PUEDEN REALIZAR SOBRE LA BASE DE DATOS

Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la base de

datos:

Organizar (ordenar) los registros con un orden determinado.

Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información

fácilmente.

Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en

cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos.

Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos.

Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el

grupo antes de elegir la opción del menú.

Ordenamiento de la base de datos

Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en

cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos.

Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos.

Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el

grupo antes de elegir la opción del menú.

Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento

(nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los

nombres de los campos.

Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de Encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces Seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

Como se ve, se puede ordenar por hasta tres campos.

Ordenado por apellidos (de la Z a la A).Para iguales apellidos, por nombres de artículos. Para iguales artículos, por fechas.

EJEMPLO

De menor a mayor o de mayor a menor

Ordenado por artículos. Para iguales artículos, por fechas. Para iguales fechas, por apellidos.

Filtrado de la Base de Datos

Siempre es más sencillo localizar un dato en un pequeño grupo de registros que

en una interminable lista.

Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan ciertas

condiciones. Cuando el filtro esté aplicado sólo se verán en la lista esos registros.

(Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)

Los filtros nos permiten centrarnos tan sólo en esos registros que cumplen las

condiciones, por ejemplo para buscar un dato.

Autofiltro

Los filtros se aplican mediante la opción Autofiltro del menú Datos (o el botón

correspondiente de la barra de herramientas).

Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada campo con

los distintos valores encontrados. Al mismo tiempo utiliza el contenido de la celda

actual para filtrar por su valor, de forma que sólo se vean los registros con ese

valor.

Los filtros son acumulativos así que si ya hemos aplicado un filtro y luego elegimos

otro campo sobre el cual filtrar este filtro se realizará sobre los datos que nos

brindó el filtro anterior.

Los registros con esos apellidos

Subtotales

Se pueden crear subtotales (sumas, cuentas, promedios,...) para los campos de la base de datos. Primero ordenamos por el Campo sobre el que queramos obtener los totales (la fecha aquí).

En azul indican Filtrado

La flecha en azul indica que la columna está

filtrada

A CONTINUACION SE MUESTRA UN EJEMPLO CLARO SOBRE LA

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS.

Como bien lo dijimos Una Base de Datos está compuesta por un conjunto

de tablas o archivos. Para una mayor comprensión podemos ejemplificar la

siguiente Base de Datos de compras.

Archivo de productos

Archivo de proveedores

Archivo de origenes de los productos

Esta Base de Datos contiene información de tres Entidades:

Datos sobre productos (Entidad producto), almacenados en el archivo de PRODUCTOS;

Datos sobre proveedores (Entidad proveedores), almacenados en el archivo PROVEEDORES y;

Datos sobre el origen de los productos (Entidad origen del producto), o sea, los productos son provistos por cada proveedor y viceversa, almacenados en el archivo de ORIGEN DEL PRODUCTO.

La información almacenada en cada uno de estos archivos se conoce con el nombre de Entidad. Por lo tanto una entidad es cualquier persona, cosa o evento, real o imaginario, de interés para la organización y acerca del cual se capturan, almacenan o procesan datos.

Además, cada uno de estos archivos está formado por un conjunto de registros que describe, a través de los atributos o datos (columna), cada entidad en él almacenado. Un atributo es pues, cualquier detalle que sirve para identificar, clasificar, cuantificar o expresar el estado de una entidad.

Todos los registros de un archivo, identificados por las filas de cada tabla, poseen el mismo formato, o sea tienen el mismo conjunto de datos o atributos, identificados por las columnas, que describen a las entidades.

En otras palabras los registros están formados por un conjunto de datos almacenados en los campos de cada atributo; y cada registro debe contener el conjunto de atributos necesarios, para describir completamente cada entidad sobre la cual una organización necesita almacenar y obtener información.

Para todos estos datos contamos con los siguientes tipos de archivos:

TIPOS DE ARCHIVO

Los archivos pueden clasificarse en cuatro tipos básicos; que son: los archivos maestros, los archivos de transacciones, los archivos de control y los archivos de planeamiento. Esta clasificación dependerá de la relación lógica que tengan que tener los datos, para dar apoyo a la actividad de la organización.

ARCHIVO MAESTRO

Un archivo maestro es un conjunto de registros que se refieren a algún aspecto importante de las actividades de una organización, como por ejemplo el archivo de VENDEDORES. Un archivo maestro también puede reflejar la historia de los eventos que afectan a una entidad determinada, como es en el caso de un archivo HISTÓRICO DE VENTAS. Otros ejemplos son los archivos maestros de: PLAN DE CUENTAS; BANCOS, NÓMINA DEL PERSONAL, CLIENTES, VENDEDORES, PRODUCTOS, PROVEEDORES, COMPETIDORES.

ARCHIVO DE TRANSACCIONES.

Un archivo de transacciones es un archivo temporal que persigue básicamente dos propósitos; uno es el de acumular datos de eventos en el momento que ocurran, y el segundo propósito es el de actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las transacciones actuales. En otras palabras, guardan información sobre los eventos que afectan a la organización y sobre los cuales se calculan datos; como es en el caso de los archivos de VENTAS, ORDENES DE PRODUCCIÓN o PAGO DE SALARIOS. Otros ejemplos de archivos de transacciones son los archivos de: REGISTROS CONTABLES, COSTOS, FACTURAS, PAGOS A RECIBIR, PROCESOS DE EXPORTACIÓN, CONSULTA DE CLIENTES, PEDIDOS DE CLIENTES Y PEDIDOS A PROVEEDORES.

ARCHIVOS DE CONTROL.

Los archivos de control contienen datos de los archivos maestros y de transacciones, para permitir el análisis del desempeño de la organización. Estos archivos generan medidas de control de los negocios, como ser el VOLUMEN DE VENTA POR PRODUCTO, VOLUMEN DE VENTA POR VENDEDOR, VOLUMEN DE VENTA POR CLIENTE, COMPRAS POR PROVEEDOR, COSTO DE REPOSICIÓN.

ARCHIVO DE PLANEAMIENTO.

Los archivos de planeamiento, contienen datos referentes a los niveles esperados de los datos existentes en los archivos maestros y de transacciones; como por ejemplo: PROGRAMA DE VENTAS, PROGRAMA DE COMPRAS, PROGRAMA DE PRODUCCIÓN; PRESUPUESTO FINANCIERO. Por lo tanto los datos existentes en un archivo de planeamiento provienen de los archivos maestros, de transacciones, y de control.

Linkografia:

http://www.slideshare.net/evelynarteaga90/savedfiles?s_title=bases-de-datos-en-

excel&user_login=angela1140

http://es.wikibooks.org/wiki/Base_de_Datos_con_Excel/Qu%C3%A9_es_un_base_de_datos

http://www.gerencie.com/ejemplo-de-una-base-de-datos-en-excel.html

http://www.programatium.com/manualdeexcel/excel9.htm

http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/proyectoinformatico/libro/c3/c3.ht

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