BASES DE CONCURSO PÚBLICO PARA BRINDAR EL SERVICIO DE ...
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Página 1 de 61 Empresa Pública Correos del Ecuador CDE E.P. BASES DE CONCURSO PÚBLICO PARA BRINDAR EL SERVICIO DE LECTOFACTURACIÓN Marzo, 2018
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Empresa Pública Correos del Ecuador CDE E.P.
BASES DE CONCURSO PÚBLICO PARA BRINDAR EL
SERVICIO DE LECTOFACTURACIÓN
Marzo, 2018
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1. CONDICIONES GENERALES
Objeto de la Contratación.
SERVICIO DE LECTOFACTURACIÓN Y SERVICIOS DERIVADOS A NIVEL
LOCAL, Y NACIONAL
1.1. Presupuesto Referencial.
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
VALOR
UNITARIO VALOR TOTAL
Servicio de Lectofacturación (lecturas de
medidores, cálculo de consumos,
notificaciones varias, facturación,
impresión y entrega de facturas, RIDE o
avisos de pago, generación de facturas
electrónicas (notas de débito, notas de
crédito, guías de remisión, comprobantes
de retención, liquidaciones de compras y
demás documentos electrónicos, su
validación y gestión de aprobación en el
SRI), transmisión en línea de información,
simultáneamente) mantenimiento liviano
de los medidores, entrega de información
institucional, reporte de infracciones,
actualización del catastro de los clientes
ubicados en el área urbana, suburbana y
rural.
7’087.381
USD. 0,353
USD 2´499.010,54
USD: 2’499.010,54 (Dos millones cuatrocientos noventa y nueve mil diez de los Estados Unidos de América con 54/100) más IVA.
1.2. Plazo de Ejecución del Servicio.
365 días calendario, contados a partir de la aprobación del directorio, o mientras persista la necesidad del servicio del Lectofacturación a nivel nacional.
1.3. Vigencia de la oferta.
60 días calendario.
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1.4. Forma de Pago y Condiciones.
Pagos mensuales de acuerdo a certificación presupuestaria No. 235 por
los servicios prestados a satisfacción de la entidad contratante, previo
informe del Supervisor y aprobado por el Administrador del Contrato. Al
concluir con el servicio contratado se suscribirá el Acta de Entrega
Recepción Definitiva.
De cada planilla se descontará cualquier otro cargo al Oferente en legal
aplicación del contrato.
1.4.1. Facturación: El Contratista preparará en cada mes las planillas y en el
pago se considerará todas las lectofacturaciones realizadas. Estas
planillas serán preparadas conforme a los informes de gestión que
sustenten los trabajos realizados; adjuntando con las planillas los
respectivos soportes que justifique el cálculo de los indicadores.
Las planillas serán presentadas por el Contratista debidamente formuladas, con todos los anexos y archivos que solicite el Supervisor, para el fácil y determinante chequeo por parte del Supervisor en el término máximo de CINCO (5) días contados a partir del último día de cada mes terminado. El Supervisor y el Administrador tendrán un término máximo de DIEZ (10) días laborables para realizar la aprobación, correspondiendo un máximo de SIETE (7) días para la Supervisión y TRES (3) días para el Administrador.
1.4.2. Reestructuración de sectores y ciclos de facturación
Si durante la vigencia del contrato de prestación de servicios, la Empresa tiene la necesidad de reagrupar y reestructurar sectores y ciclos de clientes con el objetivo de optimizar la gestión comercial, se informará con la debida anticipación al Contratista.
1.5. MULTAS:
El contratista estará sujeto a multas por el incumplimiento de las obligaciones generales y especificas establecidas en los pliegos y condiciones del contrato.
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PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE SANCIONES.- Cuando se configuren los eventos previstos de este documento, la Supervisión notificará vía correo electrónico al Contratista su ocurrencia. El Contratista podrá presentar sus descargos dentro de los OCHO (8) días hábiles siguientes al recibo de esta notificación. Si las explicaciones suministradas por el Contratista no fueren satisfactorias para la Supervisión, esta recomendará al Administrador aplicar la sanción correspondiente, con la justificación de su procedencia. El Administrador libre y autónomamente aplicará la estipulación de la sanción, salvo que exista causal clara y comprobada que justifique el incumplimiento. El valor de la sanción podrá ser compensado de manera directa de cualquier planilla que la Contratante adeude al Contratista. Para los efectos previstos en este numeral y una vez agotado el procedimiento indicado, el Supervisor de la Contratante señalará el ítem incumplido, al administrador del Contrato quien comunicará al Contratista el valor de la sanción mediante una comunicación. La determinación y aplicación de los valores resultantes por multas las hará la Supervisión por medio de la Administración del Contrato a partir de la planilla de pago correspondiente al mes que se va a pagar. Dentro del procedimiento para la aplicación de multas se determina que: Si dentro de un mismo mes el contratista incumple en un máximo de 3 ítems, se aplicará la multa del 1,22 x 1000 sobre el porcentaje de las obligaciones del contrato que se encuentren pendientes a ejecutarse, pero si el contratista dentro del mismo mes infringe en más de 3 ítems, se aplicará la multa del 1,22 x 1000 por cada incumplimiento incurrido. Se podrá aplicar multas por incumplimientos detectados y verificados en meses anteriores al mes de la determinación de la planilla. ITEMS DE INCUMPLIMIENTOS.
1.5.1. INCUMPLIMIENTO CON LOS PLAZOS PARA EL DESARROLLO O
MANTENIMIENTO DE LOS APLICATIVOS.- En caso de que el
Contratista no haya cumplido con los plazos establecidos en el
contrato, en sus documentos habilitantes o dispuestos por el
administrador del contrato, para el desarrollo de los aplicativos del
proceso de lectofacturación, facturación electrónica y sala de control.
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1.5.2. POR INCUMPLIMIENTO DEL INDICE DE MEDICIÓN REAL.- El
Contratista debe alcanzar como mínimo el 99,50 % de lecturas reales
sobre medidores en funcionamiento, descontando aquellos que
físicamente no se encuentren en el sitio de medición o el contratista
reporte que se encuentra dañado al momento de la toma de lecturas.
1.5.3. POR INCUMPLIMIENTO EN LA ACTUALIZACION Y
MANTENIMIENTO DEL CATASTRO DE CLIENTES.- Cuando se
determine que no se acató la disposición de la recolección de la
variable catastral, y dentro de los parámetros de cantidad y calidad
de información requerida, se aplicará la sanción por cada variable
programada e incumplida y obligará al contratista a recolectar la
información de la variable catastral rechazada en el mes subsiguiente
sin perjuicio de también recolectar la información planificada en el
mes respectivo.
La variable catastral solicitada deberá tener un porcentaje mínimo de
recolección de datos, del 95,00 % del total de clientes planificados,
caso contrario se aplicará la multa señalada. Con respecto a la
calidad de la información, se tomará una muestra de Supervisión del
0.1 % del total de clientes; el porcentaje de información rechazada
dentro de dicha muestra no debe ser mayor al 5 % caso contrario se
aplicará la multa señalada. En caso de incumplimiento en los dos
aspectos (cantidad y calidad) se aplicará una sola multa por este
ítem.
1.5.4. INCUMPLIMIENTO POR NO MANTENER OPERATIVA LA SALA
DE CONTROL Y/O EL APLICATIVO MÓVIL DE CONSULTA.- En
caso de que el Contratista no mantenga operativa la sala de control
en sus instalaciones, así como, en las instalaciones de la entidad
contratante y el aplicativo móvil de consulta.
La multa se impondrá siempre que la inoperatividad de la Sala de
Control y/o del aplicativo móvil de consulta, sea superior a 2 horas en
un mismo día y no esté debidamente justificada, por razones ajenas
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al contratista.
1.5.5. POR INCUMPLIMIENTO DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA.-
Por cada incumplimiento a los términos de referencia.
1.5.6. INCUMPLIMIENTO POR REPETIR UN MISMO LECTOR EN UNA
MISMA RUTA.- En el caso de que un lector recorra la misma ruta de
lectura por más de una vez dentro de un periodo de tres (3) meses
consecutivos.
1.5.7. INCUMPLIMIENTO POR ERRORES DE FACTURACIÓN.- Si la
Contratante producto de los reclamos de los clientes o por procesos
de control internos detectara errores en las lecturas, códigos de no
lectura mal aplicados, reporte de fotografías de predios errados,
facturación de valores errados en la factura.
La multa aplicará siempre que estos errores de facturación superen
el 0,02% del total de cuentas lectofacturadas en el mes a pagar.
Cuando por efecto del error sea necesario imprimir otra factura esto
será realizado por la contratista y desde el reporte de la novedad
tendrá 24 horas para la respectiva entrega en el domicilio del usuario.
1.5.8. INCUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE FACTURAS.- Si la
contratante, producto de los reclamos de los clientes o procesos de
control interno de Supervisión, comprobara que las facturas físicas
no fueron entregadas a un cliente o la información electrónica no fue
cargada en el aplicativo respectivo.
La multa se aplicará siempre que los incumplimientos en la entrega
de facturas superen el 0,01% del total de cuentas lectofacturadas en
el mes a pagar, que no hayan sido justificadas correctamente por el
Contratista.
1.5.9. POR DESACATO A LAS INSTRUCCIONES DEL
ADMINISTRADOR DEL CONTRATO.- Si el Contratista no acatare
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las órdenes del administrador del contrato.
1.5.10. POR INOBSERVANCIA A LOS COMPROMISOS
ANTICORRUPCIÓN.- Cuando la Contratante detectare que los
empleados del Contratista no cumplieren con los compromisos
estipulados del contrato, y no se tomen las acciones correctivas
legalmente.
1.5.11. INCUMPLIMIENTO DEL CALENDARIO DE FACTURACIÓN.- En
el caso de que el contratista, no cumpla con las fechas establecidas
en el calendario de facturación para cada una de las actividades.
1.5.12. POR NO REPORTAR NOVEDADES DE USOS INDEBIDOS POR
PARTE DE LOS CLIENTES.- En el caso de que el contratista o su
personal, no reporte las novedades de usos indebidos de servicios
que se pueden detectar con la simple inspección visual del predio,
los cuales debieron haber sido informados en los reportes de
novedades de recorrido. Siempre y cuando esté debidamente
comprobado que el uso indebido existía en el momento que se
realizó la lectofacturación.
La empresa se reserva el derecho de tramitar las acciones que se
determinan en el Código Orgánico Integral Penal.
1.5.13. POR NO TRANSMITIR EN LÍNEA LA INFORMACIÓN.- Cuando
se encuentre operativo el nuevo sistema comercial SAP IS-U durante
la vigencia de este contrato por Régimen Especial, si por cualquier
motivo de responsabilidad del contratista no se transmita en línea la
información por más de una hora. Excepto en los casos de fuerza
mayor autorizados por el Administrador del contrato. Por lo que el
contratista deberá establecer las contingencias necesarias.
1.5.14. POR NO REPORTAR LA UBICACIÓN GEOGRÁFICA O
INCONSISTENCIA DE LAS MISMAS.- La entidad contratante
verificará mensualmente tanto la cantidad como la calidad de la
información; para lo cual se verificará el cumplimiento de los
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porcentajes mínimos aceptables evaluados en la muestra, conforme
se señala en el numeral 2.4.7.9 “Toma de ubicación geográfica”.
En caso de no cumplir la cantidad o la calidad de las ubicaciones
geográficas o ambas se aplicará una multa del 1.22 por 1.000 sobre
el porcentaje de las obligaciones del contrato que se encuentren
pendientes a ejecutarse.
1.5.15. POR NO REGISTRAR FOTOGRAFICAMENTE LAS
NOVEDADES DE FACTURACIÓN.- En caso de que el contratista no
registre ni transmita a la empresa las fotografías con las
características de calidad indicadas por la entidad contratante, por
cada 20 cuentas que no cumplan con este requisito.
1.5.16. POR NO REALIZAR LAS IMPLEMENTACIONES, REUNIONES
Y PRUEBAS DE OFICINA O CAMPO CON EL ACTUAL Y EL
NUEVO SISTEMA COMERCIAL.- En caso de que el contratista no
cumpla con el plazo de implementación del aplicativo de
lectofacturación integrado al nuevo sistema comercial, las reuniones
y pruebas de oficina o campo programadas para la puesta en marcha
del nuevo sistema comercial de la entidad contratante.
1.5.17. POR INCUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE IMAGEN
INSTITUCIONAL.- Si la Contratante comprobare que el personal del
Contratista no labora debidamente uniformado, utilizando el uniforme
con el nombre del Contratista y los distintivos autorizados.
Si un incumplimiento puedes ser encasillado en más de un ítem, se aplicará solamente en un ítem (en el de mayor impacto).
2. OBJETIVO
Realizar el servicio de Lectofacturación, que incluye: lecturas de medidores,
cálculo de consumos, notificaciones varias, facturación, impresión y entrega de
facturas, RIDE o avisos de pago, generación de facturas electrónicas (notas de
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débito, notas de crédito, guías de remisión, comprobantes de retención,
liquidaciones de compras y demás documentos electrónicos, su validación y
gestión de aprobación en el SRI), transmisión en línea de información,
simultáneamente; mantenimiento liviano de los medidores, entrega de
información institucional, reporte de infracciones, actualización del catastro de
los clientes ubicados en el área urbana, suburbana y rural.
3. ALCANCE
La prestación del servicio de Lectofacturación que requiere la entidad contratante será con alcance local y nacional.
3.1. PRODUCTOS O SERVICIOS ESPERADOS:
La búsqueda de las empresas que presten el servicio de Lectofacturación
deberá cumplir con los siguientes servicios esperados:
Realizar el servicio de Lectofacturación, que incluye: lecturas de medidores,
cálculo de consumos, notificaciones varias, facturación, impresión y entrega de
facturas, RIDE o avisos de pago, generación de facturas electrónicas (notas de
débito, notas de crédito, guías de remisión, comprobantes de retención,
liquidaciones de compras y demás documentos electrónicos, su validación y
gestión de aprobación en el SRI), transmisión en línea de información,
simultáneamente; mantenimiento liviano de los medidores, entrega de
información institucional, reporte de infracciones actualización del catastro de
los clientes ubicados en el área urbana, suburbana y rural.
4. METODOLOGÍA DE TRABAJO.
Con el actual sistema comercial AS-400:
Debe realizar la toma de lectura de medidores, cálculo de consumos,
notificaciones varias, facturación, impresión y entrega de facturas, RIDE o
avisos de pago, generación de facturas electrónicas (notas de débito, notas de
crédito, guías de remisión, comprobantes de retención, liquidaciones de
compras y demás documentos electrónicos, su validación y gestión de
aprobación en el SRI), transmisión en línea de información, simultáneamente,
mantenimiento liviano de los medidores, entrega de información institucional,
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reporte de infracciones, actualización del catastro de los clientes ubicados en el
área urbana, suburbana y rural.
Consistirá en registrar los datos del medidor, haciendo uso de sistemas
computarizados de tipo colector (hand-held), los mismos imprimirán en ese
momento un estado de cuenta, indicando los valores del consumo del cliente, y
todos los datos adicionales que la Empresa requiera, así como también
trasmitirán la información resultante del cálculo de cada cliente en línea al
servidor del contratista para alimentar la información del sistema comercial de
la donde será validada y cargada. El Estado de cuenta será entregada en el
domicilio del cliente que corresponda según el sitio de ubicación del medidor,
siempre y cuando el mismo tenga el código para emisión; adicionalmente
deberá realizar la validación de la información para emisión de facturas, notas
de crédito, notas de débito, comprobantes de retención, guías de remisión y
demás documentos tributarios electrónicos, que la autoridad competente
determine.
Los clientes que tienen estado de medidor en funcionamiento y que no se pudo
acceder al medidor para la toma de lectura, el contratista deberá realizar al
menos dos visitas adicionales al predio hasta conseguir la lectura, la misma
que debe ser remitida junto a las lecturas efectuadas inicialmente, esto se
podrá efectuar hasta las 11 horas del día siguiente.
Todas las cuentas que tengan facturación estimada o presenten un desfase de
consumo, deberán tener el debido respaldo fotográfico de la novedad que
generó dicha facturación, y las fotografías deberán tener las características
mínimas de calidad de imagen y respaldo del proceso realizado, de acuerdo a
lo dispuesto por la empresa, salvo los casos de los predios no localizados
El Contratista deberá dar mantenimiento al aplicativo de la sala de control,
donde se podrá realizar el seguimiento de las actividades en tiempo real, recibir
las novedades detectadas en el proceso de toma de lecturas, visualizar los
reportes o indicadores de avance del trabajo de forma global o mediante filtros
y realizar consultas de acuerdo a parámetros aplicados a cada campo de
información que la empresa contratante haya proporcionado o el contratista lo
haya generado.
El contratista debe adaptarse al fichero o archivo, estructura de datos y cálculo.
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No será la empresa contratante quien se adapte al sistema de facturación del
contratista.
Las condiciones mínimas para ejecutar el servicio son:
Iniciar el proceso de toma de lecturas de medidores, cálculo de
consumos, notificaciones varias, facturación, impresión y entrega de
facturas, RIDE o avisos de pago, generación de facturas electrónicas,
gestión de autorización con el SRI y transmisión de información,
mantenimiento liviano de los medidores, entrega de información
institucional, reporte de infracciones, actualización del catastro de los
clientes ubicados en el área urbana, suburbana y rural.
a. El Contratista debe disponer de impresoras que permitan la impresión en situ de los estados de cuenta y notificaciones simultáneamente con la toma de lecturas.
b. El Contratista es responsable del cálculo de los consumos; crítica de consumo; impresión de avisos de pago, generación de comprobantes electrónicos y demás documentos complementarios a la facturación.
c. El Contratista implementará la tecnología necesaria para proveer los
servicios descritos en los presentes términos de referencia. Los datos
generados, deberán ser transmitidos electrónicamente desde el servidor
del contratista al servidor que la empresa contratante determine para el
efecto, mediante los canales de comunicación que para el efecto el
proveedor pondrá a disposición. Así mismo el Contratista dispondrá de
las seguridades informáticas respectivas sobre el aplicativo y las
comunicaciones sobre las cuales se transmitirá la información, para lo
cual al menos será un canal con comunicación encriptado tipo VPN.
d. El Contratista debe garantizar la mano de obra necesaria para ejecutar
todas las actividades del presente contrato. En cualquier caso el
Contratista será responsable de la ejecución de las tareas planificadas.
e. Con el objetivo de dar respuesta oportuna a las inquietudes que puedan
surgir por parte de los Clientes respecto al personal encargado de las
actividades del presente contrato, el Contratista se obliga a reportar de
forma permanente sus nuevas contrataciones, despidos o movimientos
internos en su nómina, de acuerdo a las políticas de seguridad
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establecidas en la compañía. La base de datos respectiva contendrá el
nombre completo del personal actualizado, el código de carnet
correspondiente, el número de cédula y número de celular, la misma
será entregada con periodicidad mensual en forma magnética en el
formato que se solicite para tal fin.
f. El contratista, máximo después de iniciado el servicio deberá entregar al
Administrador del Contrato, el esquema detallado de la solución de
facturación en situ, critica de consumos y facturación electrónica a ser
implementada, así como, el esquema de comunicaciones para la
transmisión de la información entre los equipos de campo y nuestro
servidor. Además de la arquitectura del software y hardware utilizado
para el efecto.
g. El Contratista considerará los parámetros de seguridad necesarios para
la solución de comunicaciones, así como también los parámetros de
comunicaciones y seguridad existentes; para esto previamente deberá
tener conversaciones con el Departamento de Tecnología Informática de
la Empresa Contratante.
h. La empresa contratista enviará el archivo con la información de los
clientes y sus datos para realizar la toma de lecturas y facturación, así
mismo receptará la información del archivo completo con los datos del
resultado de la lectofacturación para su carga en el sistema comercial,
este proceso se realizará de acuerdo a las fechas y horas establecidas
en el Calendario de Facturación. Subiendo al sitio WEB para su posterior
descarga.
Con el nuevo sistema comercial SAP IS-U:
El contratista deberá proveer toda la estructura tecnológica y de comunicación
a fin de adaptarse al nuevo sistema comercial de la Empresa (SAP IS-U) y
continuar con el servicio de Lectofacturación que incluye la obligación de tomar
lectura de medidores, cálculo de consumos, notificaciones varias, facturación,
impresión y entrega de facturas, RIDE o avisos de pago, generación de
facturas electrónicas (notas de crédito, notas de débito, guías de remisión,
comprobantes de retención, liquidaciones de compra, y demás documentos
electrónicos; su validación y envió al SRI), y transmisión de información en
línea, mantenimiento liviano de los medidores, entrega de información
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institucional, reporte de infracciones, actualización del catastro de los clientes
ubicados en el área urbana, suburbana y rural.
El contratista deberá plantear, proveer y construir un proceso de transición
entre el sistema AS-400 y el nuevo sistema Comercial para no afectar los
tiempos de facturación, para lo cual se realizarán las reuniones del caso y se
determinará la mejor alternativa a plantear, este desarrollo está incluido en el
contrato.
De acuerdo al calendario de facturación se emitirá la información de los clientes
a lectofacturar en uno o varios ficheros con formato .XML en la fecha que
corresponda cada ciclo y se consumirá un Web Services del Contratista para
entregar los ficheros. Adicionalmente se remitirá una notificación con un
resumen de los datos enviados.
El contratista deberá validar la información delos ficheros .XML y en el caso de
existir novedades comunicará a la Empresa a fin de que se corrija el problema
y se vuelva a remitir el fichero con los datos correctos.
El contratista realizará la distribución de los clientes en cada una de sus
terminales portátiles de lectura, las cuales contaran con la programación de
crítica de consumos y facturación en base a las definiciones de la Empresa.
Para el modo OFFLINE, los lectofacturadores a cargo del contratista registraran
los datos del contador del medidor o los códigos que correspondan en la
terminal portátil de lectura, debiendo aplicarse la crítica de códigos de
estimación y/o desfases de consumos, para luego facturar en base a la lógica
de aplicación del pliego tarifario dispuestas por la empresa en sus terminales
portátiles. Una vez que tenga línea el dispositivo portátil consumirá el Web
Services de modo OFFLINE para enviar a la empresa y verificar su factura. Se
considerarán como correctos los cálculos de facturación y consumo cuando los
mismos hayan sido ejecutados por el sistema SAP IS-U de la empresa, por
tanto el contratista deberá adaptar la lógica de cálculo en sus sistemas con el
fin de que el resultado sea el mismo en ambos sistemas.
Simultáneamente a la facturación se imprimirá desde el terminal portátil de
lectura, el RIDE o notificación de valores a pagar, indicando datos básicos
requeridos por el SRI y los montos del mes, saldos atrasados y demás rubros
informativos que el abonado debe cancelar, así como notificaciones varias u
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otras solicitadas por la empresa detectadas en el proceso de toma de lecturas
u otras previamente solicitadas por la empresa contratante, para lo cual se
podrá definir diferentes formatos dependiendo de los casos. Esta será
entregada en el domicilio del cliente que corresponda con el sitio de ubicación
del medidor. Las cuentas que no pasen las validaciones de cálculo, critica de
consumo o valores de facturación, serán apartadas y una vez que sean
revisadas por la empresa contratante, serán devueltas al contratista en línea
con los datos correctos a imprimir en el estado de cuenta, que deberá sustituir
inmediatamente por el documento con errores, en el caso de no poder
recuperar el primer documento entregado al cliente, deberá dejar el nuevo
comprobante con un comunicado explicando el problema suscitado.
Para los casos que no tengan cobertura de red un grupo de rutas o sectores,
se determinará con el administrador del contrato el proceso de validación y
gestión de facturas Off Line.
En la metodología ON LINE, los lectofacturadores registraran los datos del
contador del medidor o los códigos que correspondan en la terminal portátil de
lectura, debiendo aplicarse la crítica de códigos de estimación y/o desfases de
consumos, transmitiendo dicha información en línea a la empresa para que
sea en SAP-ISU donde se realice el cálculo de los valores a facturar,
simultáneamente se remitirá la información mediante Web Services para que el
Contratista imprima el estado de cuenta, notificaciones y demás información en
campo y los entregue en el predio del cliente.
Adicionalmente deberá enviar tanto en el modo ON LINE como el OFF LINE la
información adicional del proceso de facturación, y si existieran novedades
deberá remitir también las fotografías requeridas.
El equipo debe estar configurado para que en el momento de la
Lectofacturación se realice la toma de la ubicación geográfica del lugar del
ingreso de la lectura, de igual manera debe existir una parametrización que
exija al lectofacturador el ingreso de códigos de observación, variable catastral
y tomar las fotografías que sustenten novedades reportadas o características
del predio o la conexión a la cual se está interviniendo.
Como actividad requerida al lectofacturador, el Terminal Portátil de Lectura
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debe consultar al final de cada intervención, si fue necesario realizar el
mantenimiento liviano de medidores y que tipo de mantenimiento se realizó.
Los clientes que tienen estado de medidor en funcionamiento y que no se pudo
acceder al medidor para la toma de lectura, el contratista deberá realizar al
menos dos visitas adicionales al predio hasta conseguir la lectura, con un plazo
máximo de 1 (un) día calendario posterior a la primera visita. Los clientes que
pudieron tomarse la lectura en la primera visita serán reportados a la empresa
en el mismo día en los modos OFF u ON LINE, y los que entran al proceso de
re aplicación una vez que se haya conseguido la lectura o cumplido el plazo.
Cuando una cuenta no pase las validaciones por fotografías, se comunicará al
contratista para que capture la fotografía y en caso de no devolver el cliente
lectofacturado con ese respaldo, se contemplará como un error de facturación.
Una vez recibida la información de cada cuenta lectofacturada, el sistema
comercial de la empresa generará en el reporte de novedades de desfases de
consumos y códigos de facturación estimada, las mismas que serán analizadas
por el personal de la empresa, y luego de la verificación de las fotografías
disponibles, la información adicional del contratista y del sistema comercial, de
ser necesario se solicitará la re aplicación de lectura con su respaldo
fotográfico, que deberá ser atendido máximo en 24 horas sin costo adicional
para la empresa contratante. La comunicación para las reaplicaciones será en
línea.
Cuando se trate de estados de cuenta o notificaciones de pago con dirección
de entrega diferente a la de la toma de lecturas el Contratista deberá garantizar
su entrega en el lugar señalado, dentro de los mismos términos previstos para
el ciclo a que pertenece el predio, esto se aplica para cuentas de Instituciones
Públicas o Privadas que disponen de un gran número de sucursales.
Dentro del mantenimiento del Catastro de Clientes a cargo del Contratista, la
empresa contratante informará las variables que deben ser recolectadas en el
campo por el contratista. Todos los meses se programará la recolección de
variables diferentes, esta variable será definida por la empresa contratante y su
recolección será obligatoria, la empresa contratante notificará con la
anticipación adecuada y deberán ser registradas en la Terminal Portátil de
Lectura y almacenada en el Sistema Comercial de la empresa contratante.
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Toda anomalía en la que se presuma una infracción debe ser registrada a
través de fotografías y entregar notificación al Cliente, la fotografía y la
notificación deben ser identificadas por el número de cuenta contrato y
transmitidas en determinada hora y en lote a la empresa contratante. Las
imposibilidades de lecturas también deberán ser registradas fotográficamente,
este registro será el único justificativo para la facturación estimada de
consumos incluso aquellos casos derivados de la crítica interna.
El Contratista está obligado a implementar una matriz de crítica sobre los
volúmenes a facturar identificando las variables asociadas al corte del servicio,
reclamos, instalación de medidores, infracciones, análisis de consumos
históricos, observaciones del inspector, condiciones inherentes al predio,
condiciones particulares con medidores generales y complementarios y demás
que se consideren convenientes para garantizar la facturación automática de
consumos. Debe tomar en cuenta que existirán casos de cuentas que por
proceso no podrán ser facturados en la metodología OFF LINE ya que el
esquema de cálculo es complejo, como por ejemplo: clientes con multas, con
periodos anteriores no facturados aun cuando tenía el servicio, etc., para estos
casos el contratista deberá enviar y recibir la información bajo la metodología
ON LINE.
El Contratista deberá detectar y reportar novedades de usos indebidos o
infracciones cometidas por parte de los ciudadanos para la aplicación de la
Legislación vigente y el Reglamento de la empresa contratante.
Previo la habilitación del nuevo sistema comercial SAP IS-U, el contratista se
obliga a realizar las implementaciones, reuniones, las pruebas de oficina y
campo necesarias en las fechas programadas por la empresa contratante, a fin
de que el desarrollo de las actividades no atrase el proyecto y permita determinar
si todo funciona correctamente, en caso de realizarse las tareas indicadas en los
plazos solicitadas por el administrador del contrato por cuestiones atribuibles al
contratista, se aplicaran las multas señaladas para dicho efecto. El contratista
será responsable de disponer del personal necesario para el desarrollo
informático que permita la integración del proceso de lectofacturación con el
nuevo sistema comercial.
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Se deberá contemplar el plan de contingencia para cambiar del sistema
comercial AS400 al nuevo sistema Comercial SAP IS-U, para lo cual se
prepararán propuestas entre el Contratista y el proveedor del nuevos sistema
comercial y se deberán realizar las implementaciones para evitar suspensión del
servicio. Estos desarrollos deberán estar contemplados en el costo del presente
contrato.
Todos los cambios solicitados por la empresa contratante deberán ser
consensuados con los Administradores de los Contratos de estos servicios, en
la cual se establecerán los planes de trabajo y recursos.
Las facturas apartadas por alguna novedad de lecturas o cálculos serán
analizadas por la empresa contratante y luego de liberadas se remitirán al
Contratista para que éste en un plazo no mayor a 3 días las entregue en el
predio del cliente, de acuerdo al proceso establecido anteriormente.
Todo el proceso de facturación deberá estar concluido a fin de cada mes.
Opciones de Transmisión de Información
TRANSMISIÓN “ON LINE” En este mecanismo de transmisión se considera que existe comunicación con el Sistema Comercial de la empresa contratante y se envían datos relacionados a: lectura, códigos y observaciones, fecha de lectura, consumos generados por los algoritmos de la TPL a manera informativa. Una vez recibida la información, el Sistema Comercial SAP ISU realizará la validación de la lectura para determinar el consumo a facturar a los clientes, si el consumo se encuentra dentro de los parámetros establecidos para el cliente el sistema direccionará al Servidor el XML con la información del Estado de Cuenta a emitir, mismo que será transmitido al terminal portátil para su impresión en campo. En los casos que el consumo presente desfases, las lecturas serán apartadas a fin de que se realice el análisis por parte de la empresa contratante y su posterior liberación para impresión de estado de cuenta.
TRANSMISIÓN “OFF LINE”
Al no contar con comunicación en tiempo y forma con el Sistema
Comercial de la empresa contratante (este tiempo será consensuado entre el
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Administrador del Contrato y el Contratista a fin de no retrasar las actividades
de campo), las terminales portátiles realizarán el cálculo del consumo aplicando
la crítica de facturación y el cálculo de rubros en relación al consumo junto
con la integración de los conceptos fijos enviados por la empresa
contratante en el archivo de entrada del ciclo; esto siempre y cuando el
consumo detectado se encuentre dentro del rango válido definido por la
empresa contratante, caso contrario la cuenta será apartada para ser revisada
por el analista de la empresa una vez que la información de lectura sea recibida
por el Sistema Comercial SAP-ISU.
Por tanto, a través de este mecanismo de comunicación se enviarán
todos los campos transmitidos en Modo on-line mas todos aquellos que
están relacionados a la facturación como son rubros, subtotales, importes,
impuestos y descuentos en cuentas con consumo dentro del rango válido.
Esta información será transmitida una vez que se detecte comunicación
con el Sistema Comercial de la empresa contratante.
Si producto de las validaciones realizadas por la empresa contratante a los
valores facturados por el contratista en este método, se encuentran diferencias
de cálculos o de valores fijos (saldos atrasados, intereses, multas, otros
servicios, etc.) enviados por la empresa contratante, se remitirá al contratista
en línea el XML con los valores correctos a imprimir en el estado de cuenta, a
fin de que se retire el estado de cuenta con novedades y se entregue el
correcto.
TRANSMISIÓN BATCH
El mecanismo de transmisión Batch permitirá enviar a la empresa
contratante toda aquella información representativa del trabajo de campo
realizado que no afecta la generación de consumo ni cálculo de importes y
por ende no es prioritario el envío en línea del mismo para dar prioridad a
los mecanismos de transmisión “On line” y “Off line”. Forman parte de la
información a ser enviada en este mecanismo los campos de: tipo de entrega
de Estado de Cuenta, fecha de entrega, variable catastral, coordenadas GPS,
tipo de mantenimiento liviano, tipo y número de notificación en caso de existir,
intentos de impresión del Estado de Cuenta y otros que se definan entre las
partes.
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TRANSMISION PARA ENVIO DE DOCUMENTOS ADJUNTOS
Este mecanismo de transmisión será utilizado para el envío del nombre
de las fotografías tomadas en las diferentes validaciones de consumo ante
desvíos, impedimentos, observaciones o consideraciones en la variable
catastral del mes.
Para ello se enviará la información del número de orden de lectura y el nombre
de la fotografía asociada a la misma, con esta información la empresa
contratante podrá consumir los diferentes archivos desde el servidor SFTP de
almacenamiento de las mismas y mostrarlas a los operadores de la sala de
control para identificar si procede o no una relectura o verificación por parte
del Contratista.
Con base a la fluidez de la comunicación y con el objetivo de no afectar el
mecanismo “On Line” u “Off Line”, el Contratista podrá trasmitir esta
información en lote masivo al finalizar el trabajo de campo. No obstante, es
necesidad de la empresa contratante que la información relacionada a desvíos,
novedades de medidor dañado o sin medidor tenga prioridad para trasmitirla en
el menor tiempo posible para el respectivo análisis cada cierto tiempo definido
por la empresa contratante.
TRANSMISIÓN DE DOCUMENTOS LIBERADOS
Este mecanismo de transmisión será utilizado para el envío de parte de la
empresa contratante de todos los documentos que fueron apartados y que el
contratista debe descargarlos y emitir los respectivos estados de cuenta para la
entrega en el predio del cliente en los plazos que establezca la empresa
contratante.
TRASMISIÓN DE CUENTAS ESPECIALES
Este mecanismo de transmisión será utilizado para el envío de parte de la
empresa contratante de todos los documentos correspondientes a los clientes
de Cuentas Especiales, para que el contratista los descargue y emita los
respectivos estados de cuenta para la entrega en el predio del cliente en los
plazos que establezca la empresa contratante.
TRASMISIÓN DE ERRORES DE IMPRESIÓN
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Este mecanismo de transmisión será utilizado para el envío de parte de la
empresa contratante de todos los documentos que por algún motivo no
pudieron ser impresos en campo en la fecha establecida, para que el
contratista los descargue y emita los respectivos estados de cuenta para la
entrega en el predio del cliente en los plazos que establezca la empresa
contratante.
Web Services
Se requiere el uso de web services para la comunicación entre la empresa
contratante y el contratista adjudicado, estos web services tendrán las
siguientes consideraciones:
Web services 1.- Será proporcionado por el Contratista y servirá para que la
empresa contratante deposite el fichero con la información de los clientes a ser
lectofacturados, así como, órdenes de re lectura.
Web services 2.- Será proporcionado por el Contratista y servirá para que la
empresa contratante deposite el fichero con la información de los clientes cuya
factura había sido apartada para su análisis respectivo y ya se encuentra
disponible para ser entregada en campo, así como también la entrega de las
facturas emitidas correspondientes a errores de impresión y cuentas especiales
que se facturan solo a fin de mes.
Web services 3.- Será proporcionado por la empresa contratante y servirá para
que el Contratista envíe la información del proceso “On Line”, “Off Line”,
“Documentos y fotografías” y “Batch”.
Web services 4.- Será proporcionado por la empresa contratante y servirá para
que el Contratista envíe la información del proceso “Errores de Impresión”.
Indicadores de gestión
La gestión será evaluada mensualmente una vez iniciada la prestación del
servicio, de acuerdo al indicador de gestión (Índice de medición, errores de
lecturas, entrega de facturas y los demás parámetros establecidos en las
multas del contrato) empleado por la Empresa para la aplicación de descuentos
a la planilla correspondiente.
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Fotografía
Mensualmente el Contratista deberá proveer de dos (2) fotografías, una (1)
fotografía de la lectura que marca el medidor y otra del número del medidor de
cada una de las cuentas que se facturen con lecturas reales, o a su vez, se
podrá tomar una sola fotografía donde se visualice claramente el número y la
lectura del medidor, siempre y cuando no afecte la visualización de los datos
solicitados. Todas las fotografías deberán contener la fecha y hora de captura,
esto a fin de sustentar la veracidad de las lecturas reales o novedades
tomadas.
El Contratista debe proveer mínimo 3 (tres) fotografías tomadas de las
conexiones y predios que presenten acciones importantes durante la prestación
de los servicios y ejecución de los trabajos y una vez concluidos los mismos
(todas las novedades de no lecturas y desfases de consumos), en el último
caso deben ser tomadas fotos del medidor visualizándose la lectura y el
número de medidor, así como de la fachada del predio y su placa predial;
también de los casos de solicitud de actualización del catastro y en aquellos
que si bien existe lectura real se podría establecer como un posible error de
toma de lectura o fuera de rango de consumo. Para estos casos ya no se debe
tomar en cuentas las 2 fotografías señaladas en el primer párrafo de este
numeral.
Las fotografías deberán estar en un sitio WEB que el contratista proveerá en el
cual se podrá consultar por cuenta y mes de facturación, de los últimos 12
meses de facturación. Así como también guardar los respaldos de meses
anteriores en los servidores del contratista. Las fotografías antiguas deberán
remitir en medio de almacenamiento para respaldo de la empresa contratante.
Con el nuevo sistema SAP IS-U se deberá remitir la fotografía en línea para
almacenarla dentro de la misma herramienta a fin de que sea más ágil la
revisión de los respaldos, adicionalmente el contratista deberá mantener
guardadas en sus equipos estos archivos en caso de requerirse su entrega
nuevamente a la empresa contratante..
Los requerimientos sobre toma de fotografías pueden modificarse por
necesidades de la empresa contratante, mediante solicitud escrita del
Administrador del contrato.
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Seguridad
Corresponde al Contratista establecer las normas de seguridad para cada una
de las actividades que desarrolle su personal y verificar su cumplimiento. Debe
implementar Planes de Seguridad y Salud Ocupacional y cumplir con las
normas de seguridad establecidas por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social y por el Código de Trabajo. Las medidas de seguridad que tome el
Contratista, o las instrucciones que este reciba de la Supervisión, no le
relevaran de su responsabilidad por accidentes de trabajo o por daños a
terceros como resultado de sus operaciones.
El Supervisor vigilará que las medidas de prevención y el control de riesgos se
realicen conforme a la normativa vigente y los instrumentos determinados para
el efecto.
El Contratista deberá tener un plan de contingencias para el hardware y el
software utilizados en el proceso de facturación que se relacionará con el plan
de contingencia que mantiene la empresa contratante; garantizando el servicio
planteado en el contrato. Así mismo deberá considerar el mantener una línea
de comunicación para la transmisión de la información en modalidad de
respaldo ante eventos de que la línea principal no esté disponible.
El contratista implementará un plan de cambio del sistema entre el vigente AS-
400 y SAP IS-U de acuerdo a los consensos entre las partes, este proceso
deberá estar cubierto en el contrato.
Se deberán ejecutar las recomendaciones planteadas por la empresa
contratante referente a la seguridad de la información y establecer los hitos a
ser cumplidos entregados por la oficial de seguridad de la empresa contratante.
El proveedor deberá cumplir los lineamientos y demás disposiciones vigentes
en la Empresa para el cuidado de la Información empresarial y considerar la
clasificación de la información del Catastro de Clientes.
Capacitación
El Contratista debe incluir los programas de capacitación requeridos para
garantizar el conocimiento de las normas y procedimientos que deberán ser
aplicados por su personal durante la ejecución del contrato, a fin de garantizar
la calidad de los servicios.
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El programa de capacitación deberá ser presentado a la empresa contratante,
máximo 15 días después de la firma del contrato y luego de ello de forma
semestral con sus respectivas actualizaciones.
Los contenidos de los programas que serán dictados por instituciones o
personas naturales de reconocida experticia, priorizando aquellos que sean
orientados a la atención del cliente, operación técnica, norma legal vigente
relacionada; y, el Supervisor será el encargado de confirmar su ejecución. El
cumplimiento de este cronograma deberá ser reportado en el informe mensual
de actividades del contratista y el Supervisor será el encargado de confirmar su
ejecución.
Adicionalmente de manera mensual o cuando lo determine la Supervisión del
contrato, realizará talleres para actualización en el procedimiento de
facturación, levantamiento de variables catastrales, reporte de novedades y de
más elementos importantes para la ejecución del contrato.
Vigilancia y Custodia
El Contratista tiene la obligación de cuidar el buen uso de la información de los
clientes y cumplir con las tareas a él encomendadas, para lo cual deberá
proporcionar el personal, los equipos, la tecnología, la infraestructura
adecuada; y, asegurar la integridad del personal de campo, en cualquier sitio
donde sea requerido.
La información a la que accede el contratista es propiedad de la empresa
contratante y no puede ser reproducida o entregada a terceros total o
parcialmente.
Servicio incompleto, trabajos defectuosos o no autorizados
Cuando el Supervisor determine que las lecturas reportadas no fueron tomadas
en la ubicación del medidor o cuando las tareas y los trabajos realizados o en
ejecución fueran defectuosos, ya sea por descuido o negligencia del
Contratista, por el empleo de materiales de mala calidad, o no aprobados, por
no ceñirse a las especificaciones correspondientes o a las instrucciones
impartidas por la Supervisión, ésta ordenará las correcciones y/o
modificaciones e inspecciones a que haya lugar, todo a cuenta y costo del
Contratista de forma inmediata (en línea). El reporte de un valor mal calculado
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detectado por la empresa contratante será devuelto en línea al contratista para
que este emita el estado de cuenta con los valores correctos de forma
inmediata cuando se cuente con SAP IS-U, en AS-400 se entregará la nueva
factura regulada.
El mal ingreso de información al sistema de la empresa contratante, la no
entrega oportuna de información y el mal archivo, se considera como trabajos
defectuosos o no autorizados, debiendo el Contratista rectificar en un plazo no
mayor a 48 horas las imprecisiones, por tal razón los costos de rectificación
correrán por cuenta del Contratista, sin perjuicio de que la empresa contratante
aplique las multas correspondientes.
El trabajo no autorizado realizado por el Contratista antes de recibir las
especificaciones para dichos trabajos, o el que se ejecuta contrariando las
órdenes de la Supervisión; por tal razón, correrán por cuenta del Contratista las
rectificaciones o reposiciones a que haya lugar, los costos y el tiempo que ello
conlleve.
5. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS
Lectura de medidores
La lectura de los medidores se realizará de acuerdo al Calendario de
Facturación aprobado por la empresa contratante, el Contratista tiene la
responsabilidad de efectuar la lectura de los aparatos de medición de todos y
cada uno de los predios asignados al ciclo de facturación correspondiente,
cumpliendo con las fechas definidas en dicho calendario, así como también
levantar las observaciones y/o anomalías del medidor, predio y/o del cliente
que afecten el proceso, para efectuar las acciones necesarias que permitan la
corrección de las mismas.
Deberá realizarse la transferencia de la información resultado del proceso de
toma de lectura, crítica de consumo, facturación y demás actividades
contratadas. Adicionalmente, deberá geo referenciar y transmitir al servidor de
la empresa contratante los puntos GPS desde el cual se tomó la lectura o
ingresó el código de no lectura, de acuerdo al Calendario de Facturación.
El Contratista debe garantizar que los consumos se facturen con base en
lecturas reales y excepcionalmente por promedio de acuerdo a las normativas
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vigentes. Para este último caso el Contratista deberá ejecutar el siguiente
procedimiento que podrá ser ajustado por la empresa contratante para
incrementar la eficiencia de la facturación real:
Ingresar el código de la causa de no lectura o novedad de desfase que
corresponda, de acuerdo a la tabla de novedades entregada por la
empresa contratante.
Facturar con método de cálculo estimado el promedio facturado remitido
por la empresa contratante
Tomar fotografía de la novedad para acceder a la lectura, la misma que
debe ser remitida en línea al servidor de la sala de control.
Cuando el Supervisor determine podrá solicitar al contratista realizar
inspecciones en el término de 2 días calendario, con la finalidad de
corregir o sustentar las novedades reportadas.
Al final de cada ciclo de facturación deberá reportar al Administrador del contrato y a los responsables de cada una de las áreas de la Gerencia Comercial involucrados en los procesos, los listados de las novedades encontradas para su Supervisión y tramitar las acciones determinas en el contrato y la Ley.
El nuevo sistema recibirá las cuentas lectofacturadas en línea o en pequeños lotes definidos por el administrador del contrato, las cuales serán validadas una a una para determinar si es correcto el cálculo de la lecturas y los valores, en los casos que se detecten novedades se devolverá en línea al contratista con los datos y valores correctos a ser impresos y entregados al cliente.
Cálculo automático de los consumos y valores a facturar
El Contratista implementará la matriz de cálculo automático de consumos y
otros rubros para predios en proceso de crítica de acuerdo a los
lineamientos establecidos por la empresa contratante. No obstante la
empresa contratante se reserva el derecho de incorporar cambios, los
cuales deberán ser implementados por el Contratista a partir del primer ciclo
de facturación del siguiente mes de haberse notificado el cambio, previo al
análisis coordinado del impacto del cambio.
Para el cálculo de valores de consumos, tasa de alcantarillado, coactiva,
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etc. el contratista deberá tomar en consideración el pliego tarifario vigente y
las instrucciones o disposiciones entregadas por la empresa contratante.
El resultado de la aplicación del pliego tarifario en campo, será remitido a la
empresa contratante, donde será validado en cada uno de los rubros cuyo
resultado debe ser igual hasta dos decimales. En caso de no coincidir, se
devolverá al contratista para que genere el documento electrónico con los
valores correctos, se recupere de manera obligatoria el documento que
contiene errores y se entregue el correcto.
Deberá tomar en consideración que la empresa contratante cuenta con el
sistema de medición complementaria, que consiste en la comparación del
consumo registrado en un medidor general más el acople y los consumos
registrados en sus medidores dependientes, las diferencias resultantes son
calculadas en la cuenta general e inmediatamente dichos valores más los
conceptos fijos de contratos u otros rubros son prorrateados a sus cuentas
dependientes en partes iguales en el momento mismo de la toma de
lecturas y cálculo de consumo.
El sistema de facturación debe ser instalado y actualizado oportunamente
en las TPL y debe ser el mismo que se utilice para cumplimiento de su
contrato, a efecto de que la facturación y emisión de facturas electrónicas
sea consistente.
Liquidación del RIDE O Estado de Cuenta
El Contratista garantizará que todos los predios seleccionados, susceptibles
de ser facturados tengan una liquidación asociada y se facturen cumpliendo
las fechas definidas en el Calendario de Facturación establecido por la
empresa contratante. El Contratista será responsable de incorporar
mecanismos de seguimiento y medición que le permitan verificar la correcta
liquidación de los consumos y multas, tarifas y servicios liquidados.
El contratista deberá entregar el mismo número clientes que fueron
enviados para la facturación con la respectiva información de facturación
real o estimada.
Liquidación de otros productos o servicios
El Contratista a solicitud de la empresa contratante deberá incluir dentro de
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la factura periódica los costos generados por otros servicios tales como:
costos de conexión, cambios de medidor, cortes, reconexiones, intereses y
en general todos los valores diferentes a consumo y cargos fijos de Agua
Potable y Alcantarillado, entre otros, garantizando que sean facturados
dentro de los plazos máximos permitidos.
Generación de RIDE o Estado de cuenta
El Contratista deberá tomar la lectura, emitir el estado de cuenta y generar
la factura electrónica de acuerdo al formato, diseño, datos, tipos de
documentos y demás condiciones y características que indique la empresa
contratante.
Para el caso de los estados de cuenta, la impresión incorporará elementos
tales como logos, líneas, sombreados, datos variables, textos fijos, gráficos,
códigos de barras y demás de carácter obligatorio de acuerdo a la
normativa vigente. La impresión debe tener una resolución mínima de 200 x
200 puntos por pulgada cuadrada, de acuerdo al arte que será entregado
con 30 días de anticipación para su fabricación. El contratista se
compromete a que la empresa contratante, en casos eventuales y por
necesidad institucional, se realice la entrega del arte hasta con 15 días de
anticipación.
El contratista está obligado a tener un stock de estados de cuenta pre
impresos en un arte de contingencia a definir por la empresa contratante
para los casos de imprevistos con la fabricación del papel.
La información variable se imprimirá a una sola tinta, sobre formatos pre-
impresos que será de cuatro (4) tintas por cada lado. El papel para imprimir
deberá tener un gramaje mínimo de cincuenta (90) gramos y un troquelado
para desprendibles, con una durabilidad mínimo de 3 (tres) años, para dar
cumplimiento con las normas establecidas por el Servicio de rentas
Internas, referente a la calidad y durabilidad del mismo.
Las impresoras estarán en capacidad de imprimir mediante impresión
térmica en papel pre-impreso. Adicionalmente a los RIDE o estados de
cuenta, el contratista deberá generar notificaciones en diferentes formatos y
de acuerdo a las necesidades de la empresa contratante, las cuales serán
emitidas a través de la misma impresora de facturas.
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El Contratista deberá presentar hasta al inicio del contrato y de manera
anual, un plan de contingencia que garantice la realización de la actividad
de impresión en caso de falla operacional o fuerza mayor, el mismo que
deberá activarse máximo dentro de las dos (2) horas siguientes al
imprevisto.
El Contratista está obligado a ejecutar a su costo todas las rectificaciones,
verificaciones y modificaciones que se generen por información errada o por
trabajos de impresión mal ejecutados. Lo anterior no lo exime de la
responsabilidad de cumplir de forma oportuna con el Calendario de
Facturación establecido por empresa contratante.
6. Facturación electrónica
Las obligaciones del contratista son:
a. Entrega de facturas en formato XML y PDF;
b. Desarrollar y entregar aplicativo que intervenga en los siguientes
procesos: Generación de las facturas electrónicas, generación de RIDE
en formato PDF, generación de botones de enlace a pagos que deben ir
en el PDF del RIDE, validación, aprobación y gestión de novedades en
el SRI, envío de la factura electrónica y RIDE al cliente vía correo
electrónico, almacenamiento ordenado por abonado y fecha de
facturación, carga de información en el portal web provisto por el
contratista para que el cliente pueda descargar dicha información,
tablero de control dentro del aplicativo para seguimiento de los
documentos enviados, aprobados y devueltos por el SRI. Este aplicativo
será utilizado por el Contratista para realizar cada uno de los procesos
indicados anteriormente durante el plazo contractual, este desarrollo y
su licencia de uso será entregado a la empresa contratante e instalado
en sus servidores una vez finalizado el contrato, la entrega deberá incluir
los diagramas y diccionario de base de datos, manual técnico de
instalación y administración así como también un manual de usuario;
c. El software deberá también permitir gestionar el proceso de facturación
electrónica para las facturas, notas de crédito o débito de acuerdo a lo
solicitado por la empresa contratante, así como generar facturas y
demás documentos tributarios electrónicos, de servicios prestados a
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clientes que no se encuentran bajo el sistema de Lectofacturación;
d. El diseño del documento que el usuario visualice podrá ser modificado
en cualquier momento para lo cual el Contratista tendrá un plazomáximo
de un mes desde la notificación por parte del Administrador del contrato
vía correo u oficio para realizar el cambio planteado, los cambios de
diseño deben permanecer en el sitio WEB para una reimpresión del
documento tal como fue autorizado y no solo el último formato;
e. Los cambios en el sistema de facturación electrónica, serán notificados
por el Administrador del contrato vía correo electrónico u oficio, el
Contratista tendrá un plazo máximo de un mes para que realice los
ajustes; las extensiones de este plazo se las realizará previo el informe
de las razones técnicas y de fuerza mayor que impidan el cumplimiento;
f. El software deberá gestionar en el proceso de facturación electrónica de
otros documentos complementarios a la facturación, tales como
comprobantes de retención y guías de remisión; y permitir su descarga y
uso por parte de clientes internos autorizados por la empresa
contratante;
g. Solventar las novedades o problemas que se puedan generar en el
proceso;
h. Aplicativo para consulta de comprobantes electrónicos vía WEB,
contemplando la infraestructura que requiera, más software base y de
desarrollo, este aplicativo deberá estar en funcionamiento en los
servidores del contratista y una vez finalizado el contrato, deberá ser
entregado e instalado en servidores de la empresa contratante;
i. El sistema de facturación electrónica deberá estar en funcionamiento al
inicio de la provisión del servicio; y,
j. Una vez que se habilite el nuevo sistema comercial, el administrador del
contrato definirá si la facturación electrónica se le sigue realizando a
través del contrato de Lectofacturación o se la emite en el sistema SAP
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IS-U, para lo cual el Administrador del Contrato deberá notificar al
contratista con 30 días de anticipación la continuación de esta
obligación.
El contratista deberá acatar lo dispuesto, debiendo seguir generando las
facturas electrónicas y demás documentos tributarios señalados
anteriormente, en el caso de así requerirlo.
Reparto de estados de cuenta
El Contratista distribuirá los estados de cuenta a los clientes que tengan
código de impresión de documento, garantizando que el cliente reciba el
documento de acuerdo al Calendario de Facturación.
Las facturas modificadas que se generen por regulaciones en el proceso de
depuración de novedades de facturación, deberán ser entregadas en los
predios correspondientes por parte del contratista en un plazo máximo de 1
(un) día luego de notificado por el administrador del contrato.
Únicamente cuando la empresa contratante lo determine, el Contratista
deberá distribuir en el momento de la toma de lecturas, material informativo
adicional al estado de cuenta.
Cuando se trate de estados de cuenta con dirección de entrega diferente de
la toma de lectura el Contratista deberá garantizar su entrega en el lugar
señalado, dentro de los mismos términos previstos para el ciclo a que
pertenece el predio.
El Contratista deberá tomar en cuenta que existen clientes del sector oficial
(Estado) o corporativos a los que no se le entregarán los estados de cuenta
en forma simultánea a la lectura. Estos estados de cuenta de clientes que
estén bajo el proceso de lectofacturación o bajo el sistema de facturación
tradicional de parroquias, serán remitidas por el Contratista en un domicilio
diferente dentro del D.M.Q. y dependiendo de la institución oficial en fecha
diferente a la lectura.
Para el proceso de medición complementaria el Contratista está obligado a
entregar las facturas a los clientes, y en los casos extremos que el proceso
de medición complementaria no pueda ser cubierto en el mismo día, deberá
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estar autorizado por el Administrador del Contrato.
El Contratista deberá contar con la capacidad técnica y operativa para
garantizar que el número de facturas mensuales emitidas puedan ser
distribuidas en el momento de la toma de lecturas y de acuerdo al
Calendario de Facturación.
7. ACTUALIZACIÓN DEL CATASTRO DE CLIENTES
Dentro del mantenimiento del Catastro de Clientes a cargo del Contratista,
la empresa informará las variables que deben ser recolectadas en el campo
por el contratista. Todos los meses se programará la recolección de
variables diferentes. Estas variables serán definidas por la empresa
contratante y podrán ser obtenidas de la simple inspección visual del predio
y en los casos que lo solicite la empresa contratante se tendrá que realizar
interacción del lectofacturador con los clientes.
Las variables podrán ser solicitadas para clientes que se encuentren dentro
del proceso de lectofacturación (activos) o en aquellas cuentas en estado
inactivo pero que se hallan dentro del área de cobertura del contrato, para
este caso se podrá solicitar el levantamiento de la información mediante
listados físicos o en terminales portátiles diferentes a los de
lectofacturación.
Las actividades que definen el alcance de la actualización y mantenimiento
del catastro de Clientes son las siguientes:
Toma de ubicación geográfica
La ubicación geográfica deberá ser levantada en la parte frontal exterior del
predio aún en casos tales como: medidores al interior, en pasillos,
subsuelos, medidores en edificios u otros, para lo cual las terminales
portátiles de lectura deberán estar configuradas para tal efecto.
La TPL (Terminal Portátil de Lectura) deberá tener integrado un Sistema de
Posicionamiento Geográfico (GPS) el cual debe estar activado durante todo
el proceso diario de la lectofacturación, por lo que el contratista deberá
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tomar en cuenta que el equipo tenga la carga de batería y almacenamiento
para la jornada completa de trabajo para asegurar la adecuada toma de
datos.
La ubicación geográfica deberá ser levantada en el 100% de los clientes
nuevos que ingresaron al proceso de lectofacturación en el mes a ser
revisado, con valores válidos de acuerdo al sistema de coordenadas
utilizado en el Distrito Metropolitano de Quito (SIRES-DMQ Ordenanza 225
de fecha 31 de agosto de 2007). Para determinar la calidad de información
la Supervisión realizará la revisión a una muestra aleatoria de al menos el
10% de dichos clientes, de los cuales al menos el 70% deberá encontrarse
a una distancia de 5 metros del frente del predio, máximo el 28% a 10
metros y finalmente el 2% a una distancia mayor, todo lo que sobrepase de
dichos porcentajes será considerado incumplimiento.
Clientes que pertenecen al catastro actual y existen en terreno
Verificar, actualizar y mantener actualizado durante el periodo del contrato
las variables que la Unidad de Catastro de Clientes determine, con
parámetros en la Base de datos del Sistema de Información Comercial de la
empresa contratante.
Clientes que pertenecen al catastro actual pero no se encuentran en
terreno
Cuando se encuentren Clientes en estas circunstancias, el Contratista debe
revisar la localización del inmueble y los parámetros de facturación, con el
fin de efectuar las correcciones necesarias o conformar una base de
Clientes con aquellos no encontrados para determinar su salida del catastro
de Clientes.
Para esto el Contratista realizará una inspección indicando los datos del lote
asociados al Cliente no encontrado indicando el uso actual del predio y los
datos del posible beneficiario existente.
8. MANTENIMIENTO LIVIANO DE LOS MEDIDORES
Como obligación el Contratista deberá mantener limpio el recinto
contenedor del medidor y verificar en todas las piezas que compongan el kit
de medición, la ausencia de pérdidas físicas de agua, producto de fisuras
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de materiales, ensambles deficientes o mano violenta.
Si como resultado de estas actividades se generara algún tipo de residuo el
Contratista deberá mantener el área de trabajo, instalaciones y servicios
libres de toda acumulación de estos, asegurando que estos residuos sean
dispuestos en lugares apropiados. Así como liberar el espacio del medidor
de escombros y demás materiales que impidan el acceso a la lectura.
El Contratista debe comunicar a la empresa contratante el detalle de las
anomalías que no permitan la lectura de los medidores, identificando los
datos del medidor y ubicación.
En aquellos casos donde la anomalía pueda ser subsanada por una acción
de mantenimiento a cargo del Contratista, este deberá concretar la lectura
del medidor. El mantenimiento liviano comprende aquellas incidencias, que
pueden ser solucionadas por el inspector mediante la utilización de
equipamiento adecuado incluyéndose las tareas de limpieza externa e
interna de la caja y el medidor (en su parte externa, sin que implique
manipulación del funcionamiento o retiro del mismo) y todas aquellas tareas
menores necesarias para conservar el conjunto caja-medidor (en aquellos
casos en que el medidor tenga caja) en buenas condiciones.
La clasificación de las tareas a ejecutar por el Contratista está dada por la
siguiente categorización:
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CORRECCIÓN DE ANOMALÍAS ENCONTRADAS DURANTE LA TOMA DE LECTURA Y REPASO DE LOS CONSUMOS
CÓDIGO DE
INCIDENCIA
TIPO DE INCIDENCIA DESCRIPCIÓN DE INCIDENCIA
TAREA DE MANTENIMI
ENTO
01 Tapa Trabada
La tapa de la caja o alojamiento del medidor no puede abrirse, imposibilitando la lectura del mismo. Se encuentra trabada por materiales con los cuales estuvo en contacto al ser amurado el receptáculo o aquellos utilizados en la colocación de un nuevo solado (tapa cementada); está deformada debido a elevadas temperaturas o contacto ocasional y temporario con fluidos calientes, carga excesiva, desgaste, etc.
TAREA B TAREA A
02 Inundado
1) Alojamiento de H°A° o mampostería de alojamiento de medidores comerciales y/o industriales, en donde generalmente se infiltra agua en su interior, a través de sus paredes, desde la capa freática o ingresa proveniente del entorno de su tapa (lluvias, limpieza de veredas, etc.).
TAREA C TAREA A
03 Ocupado
La caja o alojamiento del medidor se encuentra ocupada por materiales sobrantes de construcción, tierra, arena, vegetación, barro y hormiguero, escombros, etc. imposibilitando la lectura del mismo. También puede estar ocupado en forma transitoria por elementos pertenecientes al usuario (autos, cajón de verduras, kiosco de revistas, etc.)
TAREA D TAREA A TAREA E
04 Barro y Hormiguero
La caja o alojamiento del medidor se encuentra ocupada por barro y hormiguero imposibilitando la lectura del mismo. El visor del medidor está sucio.
TAREA D TAREA A
05 Escombros La caja o sitio del medidor se encuentra ocupada por escombros imposibilitando la lectura.
TAREA D TAREA A
9. DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DE MANTENIMIENTO:
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TAREA A: Se deberá limpiar la caja o alojamiento del medidor, el aparato
de medición y verificarse el acceso para permitir las operaciones de lectura
y mantenimiento.
TAREA B: Deberá destrabarse la tapa de la caja o alojamiento del medidor
por medio de las herramientas necesarias. Se deberá tener especial
cuidado en no afectar al aparato de medición producto de la
maniobrabilidad de la operación.
TAREA C: Deberá desalojarse el agua de la caja o alojamiento del
medidor, por medio de las herramientas o maquinarias necesarias
indicadas para realizar el mantenimiento liviano.
TAREA D: Deberán retirarse los materiales sobrantes, tierra, escombros,
barro y hormiguero del interior de la caja o habitáculo de alojamiento del
medidor, que imposibiliten la toma de lectura. El material sobrante de la
limpieza practicada en la caja o habitáculo será retirado de la zona de
trabajo.
TAREA E: En caso de obstáculos transitorios se deberán ultimar los
recursos para obtener la lectura. De considerarlo necesario se comunicará
al usuario el perjuicio ocasionado. En caso de imposibilidad de toma de
lectura, se acordará con el usuario otro momento del día para efectuar el
trabajo.
En caso de presentarse incidencias que impidan la lectura del medidor, el
inspector deberá registrar tal situación por medio del equipo de captura de
información asignado por el Contratista, dando identificación, ubicación y
tipo de incidencia según el código que corresponda.
El Contratista será responsable de subsanar las anomalías leves
detectadas y solucionar la contingencia transitoria o definitivamente, de
manera tal que puedan efectuarse las lecturas en tiempo y forma.
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10. REGISTRO FOTOGRÁFICO DE ANOMALÍAS
Toda anomalía en la que se presuma una infracción debe ser registrada a
través de fotografías y entregar notificación al cliente, la fotografía y la
notificación deben ser identificadas por el número de cuenta y transmitidas
a la empresa contratante.
Las imposibilidades de lecturas también deberán ser registradas
fotográficamente, este registro será el único justificativo para la facturación
estimada de consumos incluso aquellos casos derivados de la crítica
interna.
La cantidad mínima de fotografías en cada registro será de 3 (tres) tomas,
una que muestre el número de medidor, otra la lectura del medidor si tuviera
acceso al mismo y la ultima la fachada principal del predio o del ingreso de
la conexión.
Las fotografías deberán estar en un sitio WEB, diseñado por el contratista,
el cual debe permitir ubicar una fotografía por cuenta y mes de facturación.
El Contratista deberá generar un aplicativo de búsqueda, visualización y
descarga, al que tenga acceso el personal autorizado por la empresa
contratante. Este aplicativo debe estar alojado en los servidores de la
empresa contratista y una vez terminado el contrato se entregará a la
empresa contratante para su almacenamiento. Posteriormente el Contratista
no podrá hacer uso, ni difundir, ni entregar a terceros esta información,
conforme lo establece el Acuerdo de Confidencialidad.
Adicionalmente, todo lo que represente una novedad de consumo,
actualización del catastro, infracción de parte del cliente, novedad de
lectura, etc. podrá ser solicitado se respalde fotográficamente en base a
requerimiento del administrador del contrato.
Estas fotografías podrán ser consumidas por parte del nuevo sistema
comercial para el análisis de las cuentas.
Implementación de Matriz de crítica
El Contratista está obligado a implementar una matriz de crítica sobre los
volúmenes a facturar identificando las variables asociadas al corte del
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servicio, reclamos, instalación de medidores, infracciones, análisis de
consumos históricos, observaciones del inspector, condiciones inherentes al
predio, condiciones particulares con medidores generales y sus medidores
complementarios y demás que se consideren convenientes para garantizar
la facturación automática de consumos y se determinará las acciones
asociadas a cada caso.
Los códigos de no lectura serán determinados por el Administrador del
Contrato y modificados en cualquier momento.
Detección y reporte de infracciones cometidas por los ciudadanos al
reglamento de infracciones de la empresa.
El Contratista deberá detectar y reportar novedades de usos indebidos o
infracciones cometidas por parte de los ciudadanos a la Legislación vigente y
el Reglamento de Infracciones y sanciones por el uso indebido de los
servicios que presta la empresa contratante.. Y una vez que la veracidad de
la información haya sido comprobada por el personal de la empresa
contratante, se hará acreedor a un incentivo del 10% de valor de la multa
aplicada a cada cliente reportado y confirmado el uso fraudulento.
11. INFORMACIÓN QUE DISPONE LA EMPRESA
La entidad contratante posee y entregará al Contratista, la información base
para la realización de los cálculos de consumos y facturación, tales como:
Información del cliente
Códigos de geolocalización
Datos de la conexión y medidor
Calendario de Facturación
Lectura anterior facturada al cliente
Requerimientos de facturación especiales a clientes específicos
Valores fijos a facturar al cliente
Tasa del IVA
Subsidios
Pliego Tarifario vigente
Información de medición complementaria
Información de clientes oficiales
Plano de ubicación catastral del cliente
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El Contratista deberá realizar la toma de lectura de medidores, cálculo de
consumos, notificaciones varias, facturación, impresión y entrega de facturas,
RIDE o avisos de pago, generación de facturas electrónicas (notas de crédito,
notas de débito, guías de remisión, comprobantes de retención, liquidaciones
de compra, y demás documentos electrónicos; su validación y envió al SRI),
y transmisión de información, mantenimiento liviano de los medidores,
entrega de información institucional, reporte de infracciones, actualización del
catastro de los clientes ubicados en el área urbana, suburbana y rural de
acuerdo a lo dispuesto por la empresa contratante mediante el “Calendario
de Facturación”, con sus respectivos enlaces de comunicación. Sitio WEB
para alojar las facturas electrónicas, con su respectivo aplicativo.
Adicionalmente deberá registrar fotográficamente las novedades, hacer
revisitas de los predios que presenten dificultades de acceso a la lectura,
realizar confirmación de lecturas.
12. PERSONAL TÉCNICO / RECURSOS
Perfiles mínimos de personal
El Contratista deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos para el
personal que se indica continuación:
Un Gerente del proyecto: Experiencia específica como coordinador o
gerente responsable de la gestión de empresas que realicen facturación y
entrega de documentos simultánea e instantáneamente para empresas
prestadoras de servicios domiciliarios, facturación logística o de facturación
de servicios domiciliarios o distribución de productos o correspondencia,
con un mínimo de 1 año. Deberá contar con título de tercer o cuarto nivel
en administración o carreras afines.
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Un Líder o Jefe de operativo: Experiencia específica como coordinador o
contratista responsable de planificación de rutas y gestión de personal que
desempeña actividades logísticas, tales como: toma de lecturas, entrega de
facturas de servicios básicos domiciliarios o distribución de productos o
correspondencia, con un mínimo de 1 año. Deberá contar con título de
tercer nivel en administración o carreras afines.
Un Líder o Jefe de informática: Experiencia específica de 1 año en
manejo de software comercial o sistemas de información geográfica.
Deberá contar con título de tercer nivel en ingeniería en sistemas o carreras
afines.
Dos Programadores: Experiencia específica de 1 año en lenguajes de
programación. Deberán contar con título de tercer nivel en ingeniería en
sistemas o carreras afines.
Un Técnico Informático: Experiencia específica de 1 año en
comunicaciones o infraestructura o base de datos. Deberán contar con título
de técnico o superior en ingeniería en sistemas o carreras afines.
Operador de lectura automática de medidores: Poseer educación de
tercer nivel en ingeniería de sistemas, electrónica o carreras afines.
Para validar la experiencia del personal profesional, se deberá presentar
conjuntamente con la oferta, las hojas de vida, certificados laborales, títulos
profesionales o cualquier otro documento que avale la experiencia solicitada.
Supervisor de Campo: Deberá contar con al menos un título de bachiller.
Experiencia Mínima de al menos (6) seis meses en: manejo de personal o
gestión administrativa o gestión gerencial o gestión de logística o ejecución
de encuestas o Interpretación de planos de ubicación o afines.
Operadores de sala de control: Deberán poseer como mínimo título de
bachiller, tener una experiencia de por lo menos un año en actividades
similares, capacidad analítica, serán los responsables de llevar la bitácora
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de novedades relevantes relacionadas a los clientes, como horarios de
atención, ubicación de medidores, entre otros.
Lectores: Deberán poseer como mínimo título de bachiller, tener una
experiencia de por lo menos de 6 meses en actividades similares, haber
aprobado un programa de capacitación diseñado por el contratista,
programa que deberá contener los conceptos básicos de manejo de rutas,
critica de facturación y atención al cliente.
Para validar el personal: Supervisor de campo, Operador de sala de control y
lectores, el oferente deberá suscribir una carta de compromiso, en la cual se
compromete a contar con todo el personal requerido para la ejecución del
contrato.
Personal mínimo operativo necesario
Es obligación del Contratista disponer de un (1) supervisor por cada quince
(15) trabajadores en terreno. En caso de que este requerimiento determine
un número fraccionario deberá adoptarse el número entero superior.
Para la prestación del servicio se requiere, como mínimo, un trabajador por
cada trescientas (300) lecturas e impresiones simultáneas e instantáneas
diarias.
Por cada treinta (30) re aplicaciones diarias se requerirá un lector adicional.
Por cada sesenta (60) códigos de no lecturas diarias se requerirá un
operador de sala de control con la finalidad de minimizar los códigos.
Para el cálculo del total de trabajadores al mes, se tomará el promedio de
lectofacturaciones diarias requeridas según el calendario de
lectofacturación, las re aplicaciones y los códigos de no lectura.
Para eventuales reemplazos se deberá justificar y solicitar previamente a la
Supervisión su conformidad y aprobación del reemplazo.
La Supervisión a nombre de Empresa, podrá requerir al Contratista el
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despido de cualquier miembro del personal con la debida justificación, si se
lo considera incompetente, negligente en su oficio, o cuando se negare a
cumplir las estipulaciones del contrato o presente una conducta lesiva,
inmoral o incompatible con sus obligaciones.
En todo momento el Contratista debe garantizar la mano de obra necesaria
para ejecutar todas las actividades del presente contrato, contemplando
que la mano de obra indicada es la mínima.
El Contratista reportará semestralmente a la empresa contratante los
siguientes indicadores de evaluación del personal:
- Desempeño,
- Rotación; y,
- Horas de Capacitación.
Asignación de trabajo al personal
Ningún Operario de terreno o lectofacturador podrá recorrer una misma
ruta de cualquier ciclo por más de tres (3) meses consecutivos. La finalidad
de este requerimiento es evitar distorsiones, lecturas ficticias y similares,
por el conocimiento detallado que pueda tener un operario al recorrer la
misma ruta en meses sucesivos; para lo cual deberá reportar en la
estructura de datos que envíe a la empresa el nombre y código del lector,
así por escrito mensualmente las rutas asignadas a cada uno de los
lectofacturadores durante el tiempo que dure el contrato.
Dotación al personal
El adjudicatario deberá proveer a todo el personal que tenga cualquier tipo
de relación con los clientes de la empresa contratante de uniforme
consistente en:
Pantalón azul tipo Blue Jean (mínimo 2 por persona en un año)
Camisa azul eléctrica con un distintivo de la empresa contratante en el
lado superior derecho, identificación del nombre del Contratista y
nombre del empleado en el lado superior izquierdo, (mínimo 4 camisas
por persona en un año), y en la parte posterior las palabras “SERVICIO
CONTRATADO”.
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Zapatos apropiados para trabajos de campo. (mínimo 2 pares de
zapatos por persona en un año).
Gorra azul con el distintivo de la empresa contratante e identificación del
nombre del Contratista. (mínimo 2 gorras por persona en un año).
Equipos de protección personal y todos los demás equipos de seguridad
industrial necesarios de conformidad con la normatividad vigente.
Cuando la dotación del personal haya sido reemplazada por haber cumplido
su vida útil o esta sea retirada por despido o renuncia del empleado del
Contratista, el Contratista deberá certificar que esta dotación no sea
utilizada para fines diferentes al otorgado dentro de las obligaciones
inherentes al Contratista.
El Contratista deberá gestionar a su costo ante la empresa contratante., la
dotación de carnet de identificación mismo que estará bajo su
responsabilidad y buen uso, mediante listado de los empleados que se
encuentran a su cargo. En caso de que el personal del Contratista sea
separado de las funciones que realice, dicha credencial será retirada y
entregada a la empresa contratante.
Movilización del personal
Todos los vehículos asignados al servicio deberán contener en sus
costados una identificación en la que se indique claramente la palabra
“CONTRATISTA”, y la frase “para quejas y reclamos contáctese al….”
Por ninguna circunstancia los vehículos puestos al servicio de este contrato
portarán un logotipo de otra empresa contratante.
Equipos para la Lectofacturación
El Contratista deberá contar con las terminales portátiles de lectura, las
mismas que deberán permitir en el momento de la toma de la lectura:
ingresar las lecturas, novedades, códigos de observación, causas de
facturación estimada; realizar el cálculo de consumos; aplicar los pliegos
tarifarios vigentes; facturar consumos, tasas y valores fijos, calcular
subsidios; imprimir la factura de los servicios que presta la empresa
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contratante; almacenar al menos 2000 registros de Lectofacturación;
desarrollar todas las actividades restantes involucradas en la
Lectofacturación y transmitir los datos en línea hacia el servidor del
contratista para alimentar la información de la sala de control y al sistema
comercial de la empresa contratante. De igual manera, estos equipos
deberán estar provistos de cámara digital mínimo de 5 mega pixeles,
Sistema de Posicionamiento Geográfico y memoria suficiente para el
almacenamiento de las lecturas, de las fotografías tomadas contemplando
un nivel de hasta 10.000 fotos e información de los trabajos realizados.
Las impresoras portátiles deberán estar conectadas a las terminales
portátiles de lectura vía bluetooth y permitirán imprimir en sitio las facturas
de consumos resultantes del proceso de Lectofacturación y notificaciones.
El oferente deberá suscribir una carta de compromiso, en la cual detalla
que se compromete a contar con al menos una terminal portátil de lectura y
una impresora portátil por cada lectofacturador y todo el equipo mínimo
requerido con las características solicitadas para la prestación del servicio
de lectofacturación.
13. LINEAMIENTOS EN TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y
COMUNICACIÓN
El contratista deberá proveer un software para el proceso de
Lectofacturación y análisis de la información recabada que permita
implementar las consideraciones, variables y algoritmos determinados por
la empresa contratante para la crítica de facturación y emisión de facturas.
El funcionamiento del aplicativo de Lectofacturación deberá acoplarse a los
términos establecidos por la empresa contratante, de acuerdo a las
estructuras de envío y recepción de información entre el Contratista y la
empresa contratante.
El manejo del software y el versionamiento deberá ser entregado al
Administrador del contrato, con la respectiva documentación técnica y de
usuario (modelo de datos, diccionario de datos, manuales de instalación,
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configuración, procesos, fuentes, aplicativos,). Se deberá entregar los
servicios contratados en la nube para aquellos procesos gestionados por el
contratista (servicio de correo, servidores de almacenamiento, y
aplicaciones).
El proceso, diagramas, especificaciones funcionales, casos de uso, reglas
del negocio y validaciones de todos los aplicativos que la contratista debe
desarrollar para el cumplimiento de este contrato, deben ser entregados a
la empresa contratante. Así como también, debe entregar y mantener
actualizada la documentación técnica de diagramas de bases de datos,
diccionarios de datos, etc. Esta entrega se realizara al inicio del proceso de
contratación y cuando haya cambios, además al final del contrato.
En este sentido es necesario diseñar estrategias de acercamiento entre la
empresa contratante y el Contratista para lograr sinergias que optimicen los
procesos tecnológicos.
El lenguaje de programación que la empresa contratante acepta para el
desarrollo de las aplicaciones es:
Para aplicaciones móviles: java con SDK para Android,
Para aplicaciones Web: C# de .Net o Java.
El motor de base de datos debe ser implementado en MSSQL Server 2012
o superior. Los servidores de aplicaciones pueden ser: Internet Information
Services para .Net o GlassFish en el caso de Java
El contratista prestara todas las facilidades para los posibles cambios en
los procesos y sistemas que ejecute la empresa contratante.
Infraestructura de Comunicaciones
El esquema de comunicaciones que se implementará entre el Contratista y
la empresa contratante se anexa al presente como “Diagrama de
Conexión” ANEXO 1, en donde se grafica la topología respectiva. El
Contratista deberá instalar, habilitar y configurar su infraestructura de
enlace de datos y/o internet según lo detallado a continuación.
La habilitación del medio de comunicación (enlaces de datos o internet)
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para el proyecto estará a cargo del Contratista, el cual deberá coordinar
directamente con los técnicos de la empresa contratante, Administrador del
Contrato del Servicio de Lectofacturación y el Administrador del Servicio de
Nube Privada Virtual de la empresa contratante.
El Contratista deberá considerar tres escenarios de conectividad
redundante entre su plataforma y la infraestructura informática de la
empresa contratante durante la vigencia del contrato, las cuales son:
a) Conexión Local, entre sus oficinas y el Data Center de la empresa
contratante
El Contratista tendrá 15 días calendario desde la firma del contrato para
la activación de este enlace de datos;
El Contratista deberá adjuntar obligatoriamente el diagrama de conexión
de su propuesta detallada;
La concentración del enlace de datos en el edificio “B” de la empresa
contratante CDE EP desde el nodo del proveedor será a través de un
enlace de fibra óptica que garantice un ancho de banda con relación 1:1;
para esto instalará los equipos que se requieren por parte del Proveedor
del Servicio;
El Contratista deberá considerar un enlace de comunicación de backup
de igual características y capacidad del principal, que será probado al
menos una vez durante la vigencia del contrato;
El porcentaje de disponibilidad del enlace contratado será mínimo del
99.6% sobre enlaces de última Milla;
La capacidad del canal de comunicación deberá ser mínimo de 4 MB, y
esta podrá ser ampliada dependiendo de los requerimientos del servicio;
El retardo máximo que deberá tener el enlace de última milla a nivel del
Distrito Metropolitano de Quito deberá ser mínimo de 1 milisegundo y
máximo 10 milisegundos;
El Contratista será el encargado del monitoreo y reporte ante el
proveedor del servicio de comunicación, si existiera algún problema en
el enlace de datos;
El Contratista será responsable del mantenimiento y reparación de los
equipos de comunicación de propiedad del Proveedor del Servicio, por
daños que pudieran darse en su funcionamiento.
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b) Conexión con nube privada virtual (nivel nacional), para lo cual deberá
considerar conexión entre las oficinas del Contratista y el Proveedor del
servicio local
El Contratista tendrá 15 días calendario desde la notificación de parte del
Administrador del Contrato para la activación del enlace de datos dentro
del Distrito Metropolitano de Quito, y 30 días calendario si la habilitación
del servicio de Cloud se encuentra en otra provincia;
El Contratista deberá adjuntar obligatoriamente el diagrama de conexión
de su propuesta detallada;
La concentración del enlace de datos en el edificio “B” de la empresa
contratante CDE EP desde el nodo del proveedor será a través de un
enlace de fibra óptica que garantice un ancho de banda con relación 1:1;
para esto instalará los equipos que se requieren por parte del Proveedor
del Servicio;
El Contratista deberá considerar un enlace de comunicación de backup
de igual características y capacidad del principal, que será probado al
menos una vez durante la vigencia del contrato;
El porcentaje de disponibilidad del enlace contratado será mínimo del
99.6% sobre enlaces de última Milla;
La capacidad del canal de comunicación deberá ser mínimo de 4 MB, y
esta podrá ser ampliada dependiendo de los requerimientos del servicio;
El retardo máximo que deberá tener el enlace de última milla a nivel del
Distrito Metropolitano de Quito deberá ser mínimo de 1 milisegundo y
máximo 10 milisegundos;
El Contratista será el encargado del monitoreo y reporte ante el
proveedor del servicio de comunicación, si existiera algún problema en
el enlace de datos;
El Contratista será responsable del mantenimiento y reparación de los
equipos de comunicación de propiedad del Proveedor del Servicio, por
daños que pudieran darse en su funcionamiento.
c) Conexión con nube privada virtual fuera del país para lo cual deberá
considerar conexión entre las oficinas del Contratista y el Proveedor del
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servicio local (Ecuador)
El Contratista tendrá 15 días calendario desde la notificación de parte del
Administrador del Contrato para la activación del enlace de datos;
El Contratista definirá el tipo de medio de comunicación que considere
adecuado para lo cual deberá adjuntar el diagrama de conexión de su
propuesta detallado.
El Contratista deberá considerar un enlace de comunicación de backup
de igual características y capacidad del principal;
Si el servicio es por internet deberán considerar las siguientes
características:
o Habilitación de VPN site to site entre las oficinas del Contratista y
la Infraestructura de Nube Privada Virtual de la empresa
contratante (Fuera del país);
o La VPN site to site que se habilite, deberá considerar las
seguridades a nivel de encriptación de la información, para lo cual
la empresa contratante facilitará el acceso a la Zona
Desmilitarizada del servicio de Nube Privada Virtual de la
empresa contratante;
o Capacidad de ancho de banda mínima será de 4 Mbps
contemplando la habilitación de Calidad del Servicio (QoS) en
caso de ser necesario. Esta podrá ser incrementada según sus
requerimientos;
o El Contratista deberá definir con el proveedor de internet la
latencia del canal de comunicación, esto según los requerimientos
de su aplicativo; esta no debe sobrepasar los 150 milisegundos,
así como también que garantice una disponibilidad de 99.8%;
o Se deberá considerar la asignación mínima de 5 direcciones IP
públicas válidas por servicios que se requieran habilitar a futuro;
El Contratista en coordinación con la empresa contratante, realizará la
configuración de todas y cada una de las máquinas contempladas para
el Servicio de Lectofacturación (Direccionamiento IP, accesos, nombres
entre otros)
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El Contratista deberá disponer en sus oficinas una infraestructura de
seguridad perimetral (firewall). Esta infraestructura estará bajo control y
administración del Contratista, por lo tanto, deberá establecer las
configuraciones de seguridad que protegerán la infraestructura de lado
de la empresa contratante.
La empresa contratante podrá solicitar informes relacionados al
monitoreo del canal de comunicación así como también registros (logs)
por incidentes que pudieran presentarse.
Costos asociados a las redes de comunicación
Los costos por instalación, utilización, soporte, administración y
mantenimiento de todos los canales necesarios para la operación del
Contratista serán asumidos por el mismo y no implicaran ningún gasto para
la empresa contratante.
Seguridad de la Red
El Contratista se obliga a incorporar las soluciones necesarias para
garantizar la seguridad de la red corporativa. Esta solución, debe contar
adicionalmente con una administración permanente que garantice la
actualización de políticas y reglas de seguridad, su monitoreo y que
asegure la actualización ante nuevas versiones. El contratista deberá
disponer de las seguridades informáticas respectivas sobre el aplicativo y
las comunicaciones sobre las cuales se transmitirá la información.
El Contratista deberá resolver los incidentes de seguridad informática que
involucre el servicio contratado por la empresa contratante.
El Contratista se obliga a incorporar las soluciones necesarias para
garantizar la seguridad de la red corporativa. Esta solución, debe contar
adicionalmente con una administración permanente que garantice la
actualización de políticas y reglas de seguridad, su monitoreo y que
asegure la actualización ante nuevas versiones. El contratista deberá
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disponer de las seguridades informáticas respectivas sobre el aplicativo y
las comunicaciones sobre las cuales se transmitirá la información.
El Contratista deberá definir un plan de contingencias para el hardware y el
software utilizados en el proceso de facturación que se relacionará con el
plan de contingencia que mantiene la empresa contratante; garantizando el
servicio planteado en el Contrato. Así mismo deberá considerar el
mantener un canal de comunicación para la transmisión de la información
en modalidad de respaldo ante eventos de que la línea principal no esté
disponible.
Se deberán ejecutar las recomendaciones planteadas por la empresa
contratante referente a la seguridad de la información y establecer los hitos
a ser cumplidos entregados por la Oficial de Seguridad de la empresa
contratante.
El Contratista deberá suscribir los acuerdos de confidencialidad y/o
acuerdos de uso con el personal que tenga acceso a los sistemas e
información de la empresa contratante como requisito para suministro de
cuentas de acceso a los sistemas y recursos de información de la empresa
contratante, documento que será entregado al Administrador del Contrato.
El Contratista deberá abstenerse de proporcionar información o realizar
comentario alguno al Cliente sobre temas distintos a actividades
ordenadas. Para esto el Contratista se obliga a llevar a cabo una auditoría
sobre la actuación de su personal con el fin de asegurar el cumplimiento de
esta obligación.
La información a la que accede el Contratista es propiedad de la empresa
contratante y es clasificada como “Restringida” y no puede ser reproducida
o entregada a terceros total o parcialmente.
El Contratista firmará un Convenio o Acuerdo de Confidencialidad y
Responsabilidad de uso de datos y seguridad de la información el mismo
que se anexa a estos términos de referencia. Una vez terminado el
Contrato el Contratista deberá entregar toda la información existente a la
empresa contratante.
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14. EQUIPOS HARDWARE Y SOFTWARE
Mantenimiento de los equipos del Contratista
El Contratista deberá contar con un área técnica y de soporte con personal
experimentado en mantenimiento de la infraestructura de hardware y
software utilizado, procesamiento de datos (sistemas operacionales, bases
de datos) equipos de cómputo como PC’s, portátiles, servidores, TPL, etc.,
el Contratista deberá garantizar que durante la ejecución del contrato los
equipos de cómputo utilizados por él, deberán mantenerse en buenas
condiciones de uso y funcionamiento a fin de asegurar una operación
satisfactoria. Será responsabilidad del Contratista la integridad,
disponibilidad y legalidad del software y hardware que use.
Antivirus
Todos los equipos del Contratista asignados a sus funcionarios deberán
tener instalado antivirus con software licenciado y será responsabilidad del
Contratista mantenerlo actualizado. El Contratista deberá dotar de sistemas
antivirus a los computadores de sus puestos de trabajo, TPL y servidores,
inclusive al Servidor alojado en el Data Center de la empresa contratante.
Sistemas de Información
El Contratista deberá usar los sistemas de información sobre los cuales
están soportados los procesos comerciales de la Empresa (AS-400 y SAP
IS-U). En el transcurso del contrato los Sistemas de Información pueden
tener mejoras considerables, cambios de versión que pueden llegar a
implicar cambios en los procesos que soporten; el Contratista deberá estar
dispuesto a adoptar estos posibles cambios y a usar los sistemas de
información de la empresa contratante sin que esto implique costos
adicionales para la empresa contratante.
El contratista deberá contemplar los cambios requeridos para la
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autorización del Servicio de Rentas Internas para la impresión y generación
de facturas, en vista que se realizará una modificación al software de
Facturación, debido a que la renovación de autorizaciones se deben
realizar también por cambio de software (sea por versión o nuevo sistema).
El Contratista debe contar con una herramienta que permita la provisión del
servicio con los niveles de respuesta requeridos por la empresa
contratante.
El Contratista debe diseñar programas y/o aplicativos, que permitan
mantener información consolidada, actualizada y a disposición de la
empresa contratante.
El contratista deberá llevar un control de versiones del software y la
documentación técnica que soporta las aplicaciones diseñadas, contar con
los manuales de usuario, técnicos y diccionarios de datos de toda la
información que maneje. Adicionalmente deberá mantener los documentos
de los procesos actualizados y aprobados por la empresa contratante.
Debe contar con procesos de respaldos que garanticen la disponibilidad de
la información.
El Contratista debe contemplar la implementación de la infraestructura que
le permita conectarse con el sistema informático de la empresa contratante,
para descargar y cargar información según las especificaciones dadas.
Comprometiéndose al funcionamiento total del sistema requerido, desde el
inicio de la provisión del servicio.
Además de la información transmitida al servidor destinado para la Sala de
Control, el Contratista está en la obligación de mantener respaldos como
mecanismos de seguridad de información.
Sala de Control
El Contratista desarrollará y dará mantenimiento el o los programas de
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supervisión que permitan el monitoreo en tiempo real desde las
instalaciones de la empresa contratante, de las actividades realizadas por
el personal de campo, revisión y descarga de documentos electrónicos,
recibir las novedades detectadas en el proceso de facturación, visualizar
los reportes o indicadores de avance del trabajo de forma global o
mediante filtros y realizar consultas de acuerdo a parámetros aplicados a
cada campo de información que la empresa contratante haya
proporcionado o el contratista lo haya generado. Este software seguirá
siendo propiedad de la empresa contratante por lo que el Contratista debe
entregar los códigos fuente, aplicativo y la capacitación respectiva en el
manejo de las herramientas informáticas y manuales de los cambios y
mantenimientos realizados. Además cada cambio de versión o
modificación del aplicativo de la Sala de Control deberá entregar al
Administrador del Contrato para su aceptación y custodia.
El aplicativo móvil permitirá la consulta del valor facturado, novedades,
fotografía, recepción de notificaciones, descarga de los elementos
descritos. Dicho aplicativo deberá ser entregado a la empresa contratante.
Para la correspondiente actualización la empresa entregará los software
que se ha venido utilizando para la gestión de la sala de control y
aplicativos móvil y claves para el acceso a la página web de descarga de
documentos electrónicos.
Las herramientas con las que debe contar el aplicativo de la sala de control
son las siguientes:
Descripción Funcionalidad
Se deberá visualizar dos
ambientes:
1.1.- A primera vista sobre el mapa se deberá reflejar el avance de la toma de lectura (punto de geo referencia) con un símbolo y color dependiendo de si la lectura fue real, estimada o es una conexión o derivación clandestina.
1.2.- En la parte izquierda o inferior de la pantalla (dependiendo de la selección del usuario) se deberá mostrar la barra de herramientas y gráficos estadísticos (selección del usuario)
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1.- El gráfico donde se podrá
visualizar la información en una capa sobre
el mapa.
1.3.- La barra de herramientas permitirá seleccionar entre lecturas reales, estimadas, predios habitados sin cuenta y posibles derivaciones clandestinas.
1.4.- Cuando en la pantalla se reflejen solo lecturas reales, solo las estimadas o por predio habitado sin cuenta, cada tipo de novedad se deberá pintar de un color determinado, si es lectura real o estimada, o las novedades encontradas.
1.5.- Cuando se pase el cursor por sobre alguno de los símbolos en el mapa, deberá aparecer datos generales de la cuenta:
- Cuenta
- Nombre
- Dirección
- Novedad
- Valor facturado
1.6.- Si se selecciona una de las cuentas sobre el mapa aparecerá en otra ventana la información histórica de la cuenta incluidas las fotos.
- Lecturas
- Valores del mes
- Saldo atrasa.
- Valores por rubros.
- Meses de atraso
- Estados del medidor
- Órdenes de trabajo precargadas (cortes, conexiones, medidores, etc.)
- Etc.
1.7.- La información podrá ser filtrada por varias elementos de selección:
- Promedio de Consumo.
- Rangos de consumo.
- Rangos de registro (lectura del medidor)
- Tipo de cuenta.
- Ciclo, sector, ruta y secuencia.
- Sector socioeconómico.
- Etc.
1.8.- Se podrá visualizar información histórica de la cuenta, recogida en campo
1.9.- Se podrán combinar filtros con los campos de observación.
1.10.- Se podrá subir información que se registra en el sistema comercial a efecto de que pueda visualizar en la sala de control:
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- Ordenes de trabajo generada.
- Vida útil de medidores.
- Cortes y reconexiones.
- Acciones de cobro.
- Reclamos presentados
- Número de personas por Unidad Habitacional.
- Número y tipo de llamadas de call center
- Etc.
(se debe dar posibilidad de poder subir otros datos y que se muestren en la visualización de la cuenta)
Para que se muestre esta información se debe validar el punto de geo referencia con la cuenta.
1.11.- Se Mostrará en la pantalla la novedad catastral encontrada.
1.12.- La información en el mapa podrá ser de dos tipos, actual e histórica.
1.13.- Detección de inconsistencia: si un predio tuvo lectura real el mes anterior y el mes actual se coloca código de predio no localizado, se debe enviar al supervisor de campo; esto debe suceder en casos en que tenga un historial de lecturas reales.
2.- Y la parte Informativa
donde se verán los datos en resumen o
listados, según lo solicitado por
el usuario.
2.1.- Si el usuario así lo requiere puede generar archivos en el que se desplegué el detalle de las cuentas y predios seleccionados.
2.2.- Esta información puede ser bajada en varios formatos, texto, Excel, pdf, imagen, etc.
2.3.- La pantalla de informe podrá generar órdenes de trabajo de inspecciones; estas órdenes de trabajo podrán ser remitidas a otro sistema de atención de inspecciones (sistema de transmisión de datos PDA).
2.4.- Los reportes que se obtengan podrán ser actuales o históricos.
3.- Información estadística
3.1.- GRÁFICOS FIJOS: En la pantalla principal debe visualizarse gráficos estadísticos tipo pastel de:
- Lecturas Reales y Estimadas.
- Medidores en funcionamiento.
- Montos facturados
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- Lecturas tomadas/lecturas planificadas
- Lecturas no tomadas responsabilidad del cliente/lecturas no tomadas.
En gráficos de barras se podrá mostrar el histórico de facturación.
3.2.- GRAFICO VARIABLE: En el momento de que se apliquen los filtros se deberá reflejar un gráfico de barras o pastel donde se compare las cuentas seleccionadas del total de clientes activos o medidores funcionando.
Los filtros podrán ser aplicados al numerador y denominador del indicador que representará el grafico variable.
4.- Vinculación con otros
sistemas de geo
posicionamiento
4.1 Sobre la capa de imágenes del sistema, se podrá instalar otras capas de información tales como información de inspecciones, repostes de contratistas de cortes, instalación de conexiones, instalación de medidores, trabajos de plomero amigo.
4.2.- El sistema permitirá incluir dentro de los identificadores marcas para diferentes grupos de trabajo: facturadores, inspectores, contratistas, fiscalizadores, etc.
Este aplicativo debe estar instalado en los computadores que el
Administrador del Contrato requiera.
El Contratista será el responsable de que el software se encuentre
operativo en los equipos que determine el administrador del contrato;
durante la vigencia del contrato.
Requerimientos técnicos especiales para la realización de actividades
Para cumplir esta actividad, el Contratista deberá instalar el software de
gestión de colectoras de datos y análisis estadístico de lecturas, así como
mantener respaldo de toda la información resultado de los trabajos materia
del contrato, en el servidor que la empresa contratante determine para el
efecto. El uso de este software de gestión de lectoras de datos y análisis
estadístico de lecturas permitirá a la empresa contratante realizar la
Supervisión y control de calidad del trabajo reportado por el Contratista. Así
mismo, el Contratista será responsable de la configuración en software
(Sistema Operativo, servicios) que sean necesarios para el mejor y óptimo
funcionamiento de los aplicativos. Deberá mantener las reuniones del caso
con la Gerencia de Tecnología de Información de la empresa contratante
para considerar la infraestructura existente en el Data Center y así plantear
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la solución respectiva sobre este tema.
Idéntico software deberá instalar el Contratista en su oficina el que deberá
contar con el software y hardware para carga y descarga de las Terminales
Portátiles de Facturación. El software de lectura, crítica y facturación
deberá ser personalizable de acuerdo a los requerimientos de la empresa
contratante.
El Software debe centralizar la administración y permitir el control integral
de lecturas, validación de lecturas, generación e importación de auditorías,
y exportación al sistema de la empresa contratante.
El Contratista bajo supervisión de la empresa contratante será el
responsable de la carga en línea de la información recolectada al servidor
que destinará para dicho efecto, para reflejar en este las actividades
desarrolladas.
El módulo de las terminales portátiles de lecturas estará compuesto por
transacciones que permitirán:
El armado de las rutas de lectura.
Lectura y transmisión en línea de los archivos desde el terminal portátil.
Carga, descarga y validación de la información tomada en el terminal
portátil y la gestión de auditorías.
Las características del software que se utilice dentro de las terminales
portátiles de lectura en cuanto al lenguaje de programación, cantidad de
turnos dentro de un mismo terminal, etc., será necesario que el mismo
contemple los siguientes puntos:
Se tendrá que validar los códigos de observación según la tabla
provista por la empresa contratante.
Tendrá que validar la cantidad de dígitos de la lectura del medidor
según el parámetro que existe en el sistema de la empresa
contratante.
Tendrá que validar que el consumo capturado esté acorde con los
datos históricos del predio. Esto es a los fines de filtrar en un
primer momento las lecturas erróneas.
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Tendrá que aplicar el pliego tarifario vigente y demás actividades
inmersas dentro del proceso de facturación.
Tendrá que recolectar la variable catastral determinada para cada
mes por la Contratante y además capturar la ubicación geográfica.
Toda esta información será transmitida electrónicamente entre las oficinas
del Contratista y la empresa contratante, que será a costo del Contratista.
Será también obligación del Contratista presentar los reportes de novedades
encontradas durante el desarrollo de esta actividad, mediante el uso de los
códigos de observación de la empresa contratante; registro que servirá de
base para ampliar el universo de medición, toma de lecturas y entrega de
facturas en cada ciclo.
El software propuesto por el participante deberá permitir registrar
información sobre: Novedades encontradas en el Recorrido de Rutas (NRR),
Causas de No Lectura (CNL) así como también permitirá describir el Tipo de
Entrega de Facturas (TEF) y Causas de No Entrega (CNE).
Los resultados de lectura y facturación entregados por el contratista, serán
sometidos a un control de calidad por parte del personal de supervisión
interno de la empresa contratante.
El Contratista deberá considerar que en el reverso de las facturas debe estar
pre-impresa la información Institucional en hasta cuatro colores, conforme a
las necesidades de la empresa contratante.
Operación - Administración del Sistema
La gestión comercial y operativa está soportada por el sistema actual de la
empresa contratante y el Contratista tiene la obligación en esta operación de
respetar, acatar y cumplir lo definido en las resoluciones, políticas, normas e
instrucciones que sobre la administración del sistema establezca la empresa
contratante; por lo tanto, el Contratista estará sujeto a las revisiones y
seguimientos que realice la empresa contratante sobre el cumplimiento de
las resoluciones, políticas, normas e instrucciones en materia de
administración del sistema y a la aplicación inmediata de las
recomendaciones que se constituyan.
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El Contratista debe ejecutar todos los procesos, objeto de la contratación
desde su inicio hasta su finalización, con resultados acordes con la situación
de la empresa contratante en el Sistema.
El Contratista no podrá utilizar ni permitirá a su personal el uso sistemas
paralelos que permitan manipular información relevante para la empresa
contratante. Toda metodología, cálculo, ajuste o procesamiento de
información será aprobado por la empresa contratante.
Licencias de Software
El Contratista es responsable de contar con licencias legales de todos los
programas, software instalados en sus equipos de computación tales como:
Sistemas operativos, anti virus, correo electrónico, herramientas de
desarrollo, bases de datos, software de control de versiones, etc.
Contingencia del Contratista
Teniendo en cuenta que puede presentarse una eventual indisposición en
alguno de los sistemas que use el Contratista, este deberá tener un sistema
de contingencia para no verse afectado por la no disponibilidad del sistema
que sea del caso y así poder cumplir con sus funciones, el contratista
ejecutara pruebas del plan de contingencia. CDE EP realizará al menos una
prueba durante la vigencia del contrato.
Para el caso de mantenimiento preventivo ya sea de Hardware o Software
este será informado al Contratista con la debida anticipación para minimizar
el impacto. Se coordinará con la Gerencia de Tecnología de Información de
la empresa contratante y con el Administrador del Contrato.
En caso de robo de los equipos el Contratista debe presentar los planes de
contingencia necesarios para la recuperación de los documentos generados
por facturación.
Equipos utilizados para la operación
En todo momento el Contratista deberá emplear equipos, maquinarias,
métodos y accesorios especificados y/o adecuados para la correcta y
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expedita ejecución del contrato. El Contratista no podrá efectuar cambios,
modificaciones o reducción del equipo mencionado, excepto en caso de
daños, deterioros o mejora de los mismos, con la debida notificación para
aprobación del Administrador del Contrato.
Materiales
Todos los materiales, instalaciones, suministros y demás elementos que se
utilicen en la ejecución del contrato, cumplirán íntegramente los términos de
referencia y las especificaciones técnicas de la oferta, y a su falta, en las
instrucciones que imparta la Supervisión.
Los materiales a incorporarse definitivamente en el servicio, suministrados por
el Contratista serán nuevos, sin uso y de la mejor calidad. Serán transportados
por él, a su costo y bajo su responsabilidad hasta el sitio de trabajo, y
almacenados adecuadamente hasta su empleo. Aquellos materiales que
requieran de un tratamiento o manejo especial, se deberán colocar sobre
plataformas o superficies firmes o bajo cubierta, o en sitios o bodegas
cubiertas, sin que ello implique un aumento en los precios y/o en los plazos
contractuales. Los materiales almacenados, aun cuando se hayan aprobado
antes de su uso, serán revisados al momento de su utilización.
La Contratista en general, deberá cumplir con todas las obligaciones que
naturalmente se desprendan o emanen del contrato suscrito.
Cantidad de Lectofacturaciones: El oferente deberá demostrar que tiene
experiencia, con un mínimo de 500.000 lectofacturaciones por mes en los
últimos cinco años; además la experiencia debe estar acompañada por
certificaciones de las Empresas provistas del servicio.
Experiencia del personal Operativo: El oferente deberá demostrar que el
80% de su personal tiene un promedio de experiencia de 2 o más años en
Lectura y Facturación y acredita mínimo un curso de capacitación en: Lectura,
facturación y atención al cliente.
Plataforma Informática:
Cálculo de la Factura: El oferente deberá certificar la tenencia a la fecha de la
presentación de su oferta la plataforma informática necesaria para el cálculo y
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emisión de la factura
Facturación Electrónica: El oferente deberá certificar la tenencia a la fecha de
la presentación de su oferta la plataforma informática necesaria para la
ejecución de la facturación electrónica
Sala de Control: El oferente deberá certificar la tenencia a la fecha de la
presentación de su oferta una Sala de Control, para el monitoreo en tiempo real
de las acciones de campo.
Infraestructura y Logística: El oferente deberá demostrar disponer al
momento de la presentación de las ofertas la siguiente estructura:
Oficinas en la Ciudad de Quito Vehículos para la prestación del servicio Motocicletas para la prestación del servicio Terminales portátiles para la lectura de los medidores Impresoras de campo para la impresión de la factura Enlace dedicado con una empresa telefónica para la transmisión de los
datos desde campo.
15. CERTIFICACIONES El oferente deberá presentar al menos las siguientes certificaciones:
ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001
16. OTROS REQUERIMIENTOS ENTIDAD CONTRATANTE La entidad contratante, tendrá una participación del 31% en las actividades del servicio de Lectofacturación. Además deberá existir por parte de la entidad contratista transferencia de tecnología, y 6 capacitaciones en el año para el personal de la entidad contratante. 17. GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO
Para seguridad del cumplimiento del contrato el oferente presentará una garantía de fiel cumplimiento para responder por las obligaciones que contrajeren a favor de terceros, relacionadas con el contrato, el adjudicatario, antes o al momento de la firma del contrato, rendirá garantías por un monto
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equivalente al cinco (5%) por ciento del valor de aquel. Elaborado por: Elaborado por: Ing. Paúl Viteri Ing. Vanessa Reyes Gerente Nacional de Operaciones (S) Gerente Nacional de Negocios
