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POLITICA PT-GARD-02 Versión: 01 Fecha: 2019/10/09 BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO DE MEDELLIN PARA AMERICA LATINA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE RECURSOS – GESTIÓN DOCUMENTAL MEDELLÍN, OCTUBRE DE 2019 Página 1 de 52
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BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO DE MEDELLIN PARA AMERICA LATINA
POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE RECURSOS – GESTIÓN DOCUMENTAL
MEDELLÍN, OCTUBRE DE 2019
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TABLA DE CONTENIDOPág.
PRESENTACIÓN..................................................................................................................4MARCO NORMATIVO..........................................................................................................5
GLOSARIO...........................................................................................................................71. OBJETIVO GENERAL......................................................................................................9
1.1 OBJETIVO ESPECIFICO...................................................................................9
2. ALCANCE.........................................................................................................................93. VIGENCIA DE LA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL...........................................9
4. ENTORNO Y ASPECTOS INSTITUCIONALES...............................................................9
4.1 POLITICA DE GESTIÓN INTEGRAL...............................................................10
4.2 MODELO OPERACIONAL POR PROCESOS.................................................10
4.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL................................................................11
4.4 GESTIÓN DOCUMENTAL...............................................................................13
5. ENTORNO Y ASPECTOS JURÍDICOS..........................................................................16
5.1 HITOS NACIONALES......................................................................................16
6. FORMULACIÓN, DISCUSIÓN, APROBACIÓN, RECOMENDACIÓN Y ADOPCIÓN.. .187. POLÍTICA........................................................................................................................19
7.1 CRITERIOS DIFERENCIALES PARA LA POLÍTICA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL......................................................................................................19
7.1.1 Dominio Estratégico............................................................................................197.1.2 Dominio Documental...........................................................................................19
7.1.3 Dominio Tecnológico..........................................................................................197.1.4 Dominio Cultural.................................................................................................20
7.2 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA POLÍTICA..........................................20
7.2.1 Orientación Al Ciudadano...................................................................................207.2.2 Transparencia.....................................................................................................20
7.2.3 Eficiencia.............................................................................................................207.2.4 Modernización.....................................................................................................20
7.2.5 Protección del Medio Ambiente..........................................................................207.2.6 Cultura Archivística.............................................................................................21
7.3 LINEAMIENTOS GENERALES DE LA POLITICA...........................................21
7.3.1 CONSERVACIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL.....................................217.3.2 HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS Y DE GESTIÓN DOCUMENTAL..............21
7.3.3 COOPERACIÓN Y ARTICULACIÓN PERMANENTE.......................................217.3.4 CULTURA DE CAMBIO......................................................................................22
7.3.5 POLÍTICA CERO PAPEL....................................................................................227.3.6 POLÍTICA DE GOBIERNO DIGITAL..................................................................22
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7.3.7 POLÍTICA AMBIENTAL......................................................................................238. LÍNEAS ESTRATÉGICAS DE LA POLÍTICA..................................................................23
8.1 RESPONSABILIDADES, POLÍTICA E INTERACCIÓN CON LOS PROCESOS
...............................................................................................................................23
8.2 GESTIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS........................24
8.3 FORTALECIMIENTO DEL TALENTO HUMANO.............................................25
8.4 FORTALECIMIENTO DE LA FORMACIÓN DEL GESTIÓN DOCUMENTAL Y
GESTIÓN DEL CAMBIO........................................................................................25
8.5 ADOPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DE LA REGULACIÓN DE
GESTIÓN DOCUMENTAL.....................................................................................26
8.6 MODERNIZACIÓN E INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN................................................................27
9. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL..................................................................27
9.1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL...................................................27
9.1.1 PLANEACIÓN.....................................................................................................28
9.1.2 PRODUCCIÓN...................................................................................................289.1.3 GESTIÓN Y TRÁMITE........................................................................................29
9.1.4 ORGANIZACIÓN................................................................................................309.1.5 TRANSFERENCIAS...........................................................................................30
9.1.6 DISPOSICIÓN FINAL.........................................................................................319.1.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO.................................................................31
9.1.8 VALORACIÓN....................................................................................................3210. POLITICAS DE OPERACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL................................33
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PRESENTACIÓN
En el presente documento se estructura, formula y presenta la política de Gestión Documental de La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, se presentan los aspectos y consideraciones tenidos en cuenta para su formulación, los principios orientadores, las líneas estratégicas que permitirán su desarrollo e implementación a través del ciclo PHVA y el componente del Programa de Gestión Documental, con los cuales se pretende guiar el conjunto de políticas operativas, procesos, procedimientos, metodologías, instrumentos técnicos y administrativos que garanticen la disponibilidad de la documentación e información que sirve como soporte al cumplimiento de la misión de la entidad, la rendición de cuentas y la conformación de su patrimonio documental.
En la formulación de esta política, se refleja el compromiso institucional de La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, sobre la importancia de sus documentos e información como evidencia de gestión, respaldo de transparencia, garantes de derechos ciudadanos, del patrimonio documental de la ciudad y el compromiso en el marco de la responsabilidad que le señala la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) en su artículo 12 como parte de la administración pública, en la gestión de sus documentos y la administración de sus archivos.
El Gobierno Nacional, a través del Decreto Nacional 2609 del año 2012 en su artículo 6 señala la obligación de toda entidad pública de formular una política de gestión de documentos con los siguientes componentes:
a. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y
preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
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MARCO NORMATIVO
CONSTITUCIÓN POLITICA DE COLOMBIA
Que el artículo 2º de la Constitución Política establece como uno de los fines esenciales del Estado garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación.
Que la Constitución Política en sus artículos 8º y 70º señala como obligación del Estado y de los particulares la protección de las riquezas culturales de la nación como fundamento de la nacionalidad, entre las que se encuentra el patrimonio documental.
LEY 594 DE 2000
Que de conformidad con el artículo 4º de la ley 594 de 2000, los archivos “…harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.”
DECRETO 2578 DE 2012
Capítulo I del Sistema Nacional de Archivo del Decreto 2578 de 2012, en su artículo 3. Instancias de Articulación del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de Archivos define las instancias de articulación en los diferentes niveles territoriales e institucionales: el Nivel 3. A nivel institucional
Capítulo I en el parágrafo primero del Decreto 2578 de 2012, se consideran instancias ejecutores, los archivos de las entidades públicas, los archivos de que trata el artículo 7°, 8° Y 9° de la Ley 594 de 2000, los archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, y los archivos privados de interés público.
Artículo 14 del Decreto 2578 de 2012, del Comité Interno de Archivo, las entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.
DECRETO 2609 DE 2012
Artículo 6°. Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes: a. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
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b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
LEY 1712 DE 2014
“Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”
DECRETO 1080 DE 2015
"Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura", derogando el Decreto 2578 de 2012.
DECRETO 1499 DE 2017
Por el cual se actualizó el Modelo para el orden nacional e hizo extensiva su implementación diferencial a las entidades territoriales. El nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG articula el nuevo Sistema de gestión, que integra los anteriores sistemas de Gestión de calidad y de desarrollo Administrativo, con el Sistema de Control Interno.
RESOLUCIÓN 201840074 DE 2018 DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO
Por la cual se adopta el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Biblioteca Publica Piloto de Medellín para América Latina.
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GLOSARIO
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Ciclo de vida de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
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Documento: Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Fondo Documental Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Soporte documental: Material en el cual se contiene la información.
Tablas de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tablas de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
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1. OBJETIVO GENERAL
Dotar a La Biblioteca Pública Piloto de una política institucional de gestión documental que sirva como derrotero claro y coherente para direccionar y guiar el conjunto de políticas operativas, orientaciones, procesos, metodologías, instancias e instrumentos técnicos y administrativos diseñados para garantizar la organización y disponibilidad de la documentación e información que sirve como soporte al cumplimiento de la misión de la entidad, facilitando el acceso y consulta por parte de los usuarios, apoyando la toma de decisiones, la rendición de cuentas, la investigación y la conformación de la memoria institucional.
1.1 OBJETIVO ESPECIFICO
Brindar los lineamientos requeridos por la Biblioteca relacionados con los procesos archivísticos de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración de los documentos de la entidad.
2. ALCANCE
La política de Gestión Documental de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina está conformada por el Programa de Gestión Documental PGD, los procedimientos de Gestión documental, las Tablas de Retención Documental y los demás lineamientos relacionados en circulares y guías establecidos por la entidad en torno a la Gestión Documental.
3. VIGENCIA DE LA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Política de Gestión Documental rige a partir del momento en que sea aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina y adoptada a través de Acto Administrativo
4. ENTORNO Y ASPECTOS INSTITUCIONALES.
La Biblioteca Pública Piloto tiene por misión fomentar el libre acceso a la información, la cultura, el aprendizaje y la generación de conocimientos. Es un puente entre tiempos que: Promueve la identificación, organización, valoración, preservación y divulgación del patrimonio bibliográfico y documental, contribuye a la formación de sujetos críticos e independientes, al diálogo de saberes y la comprensión del entorno. Estimula la convivencia y la diversidad cultural; el fortalecimiento de las identidades y memorias locales, nacionales y latinoamericanas.
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4.1 POLITICA DE GESTIÓN INTEGRAL
En la BPP, gestionamos el conocimiento como eje trasversal de nuestra naturaleza, para su transferencia y la apropiación sociocultural de la comunidad; con el fin de potenciar en el ciudadano la capacidad de aprendizaje, co-creación y la valoración del patrimonio y las memorias vivas.
Estamos comprometidos al logro de este propósito, a través del cumplimiento de los requisitos y necesidades de las partes interesadas, el mejoramiento continuo de los procesos, la generación de contenidos y proyectos, el desarrollo humano integral de nuestros colaboradores y el cuidado del medio ambiente.
4.2 MODELO OPERACIONAL POR PROCESOS
Para adoptar un enfoque basado en procesos, la Biblioteca identificó todas y cada una de las actividades que realiza, para la representación gráfica, ordenada y secuencial de todas las actividades o grupos de actividades se le llama mapa de procesos y sirve para tener una visión clara de las actividades que aportan valor al servicio recibido finalmente por los usuarios. En su elaboración intervino toda la entidad, a través de un equipo interdisciplinario con presencia de personas conocedoras de los diferentes procesos. A través del desarrollo del Plan Estratégico, se diseña la gestión por procesos para definir el esquema operacional que da soporte a la ejecución de la estrategia. Cada objetivo de proceso está orientado al desarrollo de los objetivos estratégicos, para contribuir desde la gestión del día a día al cumplimiento de la Misión, la Visión y la Política de Gestión Integral.
La Biblioteca Pública Piloto ha jerarquizado sus actividades en el: Modelo de Operación por Procesos: Macroprocesos, Procesos, y Subprocesos. El modelo de operación comprende cuatro niveles de Macroprocesos, estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control.
Los macroprocesos son la agrupación sistemática de los procesos que hacen parte del Modelo de Operación por Procesos de BPP.
Cada macroproceso agrupa un número de procesos mutuamente relacionados. En los casos que un proceso requiera especificar detalladamente una o más actividades, podrá contener subprocesos. Procesos Estratégicos: Incluye los procesos asociados con la formulación y revisión del direccionamiento estratégico de la Entidad, y el esquema de planeación táctica que garantiza la integridad e integralidad del sistema, a través de su modelo de Operación por Procesos y los productos y servicios institucionales, generando herramientas transversales para la planeación y administración del Sistema Integrado de Gestión Procesos Misionales: Reúne todas las actividades orientadas al cumplimiento de las funciones específicas de la Entidad, que establecen la Constitución y la Ley de acuerdo con su nivel y naturaleza jurídica.
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Procesos de Apoyo: Se compone de todos aquellos procesos de soporte administrativo que proporcionan los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos, necesarios para el cumplimiento de la misión institucional Proceso Evaluación y Control: Agrupa los procesos que permiten hacer seguimiento sobre el desempeño de la entidad, a través de mecanismos de autocontrol, autoevaluación, evaluación independiente; generando las acciones de mejora, innovación y conocimiento, que aumenten el desempeño de la entidad.
4.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
De acuerdo con su modelo de operación la Biblioteca Pública Piloto, establece el siguiente organigrama por niveles de acuerdo con los procesos:
Organigrama por Niveles Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América LatinaResolución No. 201940035 (31 de enero de 2019)
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Para la identificación de las oficinas productoras de documentos, se establece una codificación alfanumérica para los procesos, la cual se refleja en la siguiente Estructura:
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4.4 GESTIÓN DOCUMENTAL.
La Biblioteca Pública Piloto contará con una oficina Centralizada para el manejo, administración, custodia y consulta de la información, en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, y es la responsable del proceso integral de Gestión Documental.
4.4.1 LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE GESTIÓN DOCUMENTAL hará parte del sistema archivístico y velará por la correcta ejecución de los procesos de Planeación Documental, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición, Preservación y Valoración de la documentación, de manera centralizada
4.4.2 LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA hará parte del sistema archivístico, encargándose única y exclusivamente de los servicios de recepción, radicación, digitalización, producción y distribución de los objetos postales y comunicaciones oficiales de la entidad y recuperación de la misma, de manera centralizada, dando cumplimiento a lo estipulado en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, mediante el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Archivo de Oficina o Gestión: Infraestructura física y/o tecnológica para el almacenamiento, en donde se reúne la información y documentación en trámite de la dependencia y que está sometida a continua utilización y consulta administrativa por la misma oficina u otras que la soliciten. En esta etapa se custodia información y documentos que son administrados por la dependencia acorde con el soporte en que se encuentren (papel, digital, audio cintas, diapositivas, discos ópticos, entre otros).
Archivo Central: Unidad Administrativa en la que se agrupa información y documentación con valor administrativo y legal y que es transferida por los distintos Archivos de Oficina o Gestión. Es requisito para su funcionamiento que los espacios destinados para ello cumplan rigurosamente con las condiciones técnicas y ambientales dadas por el Archivo General de la Nación para la conservación y preservación a largo plazo de la información y documentación.
Archivo Histórico: Unidad Administrativa al que se transfiere desde el Archivo Central la información y documentación que, por decisión del respectivo Comité Institucional de Gestión y Desempeño, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.
4.4.3 RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS. La gestión de la información y documentación está asociada a las actividades administrativas y misionales de la entidad, por lo tanto, es responsabilidad de los líderes de procesos garantizar la aplicación de las normas y procesos administrativos que en esta materia establezca Gestión Documental o en su defecto la Dirección General.
4.4.4 RESPONSABLE DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. Para garantizar un Página 13 de 36
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manejo integral de la información y documentación de la Entidad, la normalización, administración y control de la función archivística, estará a cargo orgánicamente de 4.4.5 GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE RECURSOS
Está conformada por Gestión de Recursos Físicos, Gestión Documental y Gestión Tecnológica, con su respectiva caracterización y procedimientos, como proceso de apoyo transversal a toda la entidad, cuyo objetivo es: Administrar de forma eficaz, segura y confiable los recursos tecnológicos, físicos y documentales de la BPP, mediante la gestión, disposición, control y custodia adecuada de la documentación y demás recursos requeridos por las diferentes dependencias, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales, dependiente de la Subdirección Administrativa y Financiera de la Biblioteca.
4.4.6 PERFIL Y RESPONSABILIDAD GENERAL DEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
El perfil de competencias requerido para el desempeño del empleo que tenga asignadas las funciones archivísticas de la Biblioteca Pública Piloto estará sujeto a lo dispuesto en la Ley 1409 de 2010 y Resolución 0629 de julio de 2018 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Manual de Funciones y Competencias Laborales de la entidad. Así mismo, aparte de tener la formación archivística, deberá acreditar la tarjeta o matricula profesional de archivista expedida por al Colegio Colombiano de Archivística.
4.4.6.1 RESPONSABILIDAD. Todos los funcionarios y contratistas son responsables de la documentación resultante de su gestión, ejercicio de sus funciones o desarrollo de su objeto contractual.
Todos los funcionarios y contratistas al desvincularse de la entidad entregarán a su jefe inmediato o supervisor del contrato, la información y documentación gestionada debidamente organizada e inventariada según los procedimientos definidos por Gestión Documental. El no cumplimiento de esta medida impedirá la expedición de paz y salvo respectivo al funcionario o el cierre del contrato para los contratistas y con ello las sanciones que la entidad tenga dispuestas
4.4.6.2 COMPETENCIAS Y FUNCIONES BÁSICAS. En virtud del Principio de Descentralización y Desconcentración, se asignan las siguientes competencias y funciones básicas en materia de archivos a las diferentes instancias de la Biblioteca:
Consejo Directivo: de acuerdo con los estatutos de la entidad, el Consejo Directivo tiene dentro de sus funciones, entre otras, las siguientes:
Adopta la estructura orgánica y la planta de personal de la entidad de conformidad con las normas legales y reglamentarias vigentes. Así como definir los incrementos salariales de cada vigencia fiscal para los servidores de la B.P.P.
Disponer y decidir previamente sobre toda acción o decisión frente al patrimonio bibliográfico y documental que hace parte del patrimonio y las colecciones de la B.P.P.
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Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Sin perjuicio de lo establecido en la resolución 201840074 (del 16 de abril de 2018), la cual regula el C.I.G.D., se le asignarán a este comité en materia de archivo las siguientes competencias:
Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.
Definir las directrices, políticas y estrategias necesarias para el diseño, despliegue, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.
Tomar decisiones sobre las necesidades de recursos para la implementación y sostenibilidad del SIG. En materia de archivos, específicamente le corresponde a este comité: Asesorar y recomendar a los órganos de Dirección de la Entidad sobre las
políticas, planes, programas, proyectos y normas en materia de Archivos. Evaluar y avalar en última instancia, los Instrumentos Archivísticos de la
Entidad y emitir las recomendaciones y observaciones a que haya lugar. Recomendar y apoyar los programas de sensibilización sobre la
importancia, uso y alcance de los Archivos de la entidad, especialmente los dirigidos a la comunidad.
Acompañar a la Dirección General en los esfuerzos necesarios para la consecución de recursos y financiamiento de proyectos archivísticos.
Proponer la actualización y/o modificaciones que requiera el Sistema de Gestión Documental y el presente reglamento.
Aprobar o rechazar solicitudes de eliminación documental que le sean presentadas.
Las demás que en materia de Archivos le sean asignadas.
Dirección General: Garantiza el cumplimiento de los programas y políticas establecidas por el
Consejo Directivo frente al patrimonio bibliográfico y documental y los reglamentos.
Vigila el desarrollo de las Políticas y el Sistema de Gestión Documental. Emite guías y circulares normativas. Asegura el correcto manejo del patrimonio documental. Presenta los proyectos de normas para el desarrollo de las Políticas
Documentales ante el Consejo Directivo. Otorga aprobación o rechaza las solicitudes de eliminación documental
presentadas en primera instancia por las dependencias.
Subdirección Administrativa y Financiera: Contribuye con transparencia y efectividad al logro de los fines misionales,
mediante la formulación de políticas, directrices y estrategias en materia financiera y administrativa.
Avala las directrices generales para administrar los archivos de la entidad.
Gestión Documental: Elabora, coordina y pone a consideración de la Dirección General y
Subdirección Administrativa y Financiera, la ejecución de planes, programas y proyectos.
Administra los archivos, formulando las estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
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tecnológicos, financieros y del talento humano, necesarios para la realización de los procesos de la gestión documental y el eficiente funcionamiento de los archivos.
Asesora a las oficinas productoras de información de la entidad. Articula los procesos operacionales como un eje transversal a la estructura
organizacional de la entidad, formulando la codificación de las dependencias para la identificación de la información y comunicaciones organizacionales que producen en ejercicios de sus funciones, atendiendo los principios de procedencia y orden original de la información.
Recopila, difunde e implementa la normatividad externa en materia archivística y actualiza y hace seguimiento a la interna.
Supervisa las labores de prestación de servicios, de organización, custodia, conservación y acceso del Archivo Central e Histórico.
Asesora al Comité Institucional de Gestión y Desempeño en materia archivística.
Asegura la coordinación entre el plan de desarrollo y plan estratégico institucional con los proyectos y programas archivísticos de la entidad.
Sensibiliza a los diferentes procesos sobre las metodologías para la producción documental, la organización, transferencia y consulta de archivos.
Vigila el cumplimiento y elabora las propuestas de actualización del Reglamento Interno en todos los niveles y lo aplica.
Elabora y actualiza el plan Institucional de Archivo, mapa de Riesgos e indicadores de gestión del proceso.
Coordina las relaciones interinstitucionales en materia de Archivos. Apoya en las visitas y formulación de propuestas archivísticas que le sean
solicitadas a la entidad o que sean solicitadas por el equipo evaluador de proyectos.
Representa a la entidad ante el Consejo Departamental de Archivos.
5. ENTORNO Y ASPECTOS JURÍDICOS
Durante los últimos veinticinco años se ha transformado profundamente la historia y el escenario de la archivística colombiana, el Estado ha transformado su visión frente a este campo de la dinámica administrativa dando un giro trascendental de política pública que se plasma brevemente desde los que se denominarán hitos de política normativa archivística nacional, dentro del marco del Sistema Nacional de Archivos.
5.1 HITOS NACIONALES
En la Ley 80 de 19897 se identifica una verdadera política de Estado en relación con los archivos y el patrimonio documental, política con un componente de articulación pues reconoció al Sistema Nacional de Archivos como instrumento de organización y cohesión institucional, un componente de protección y transparencia institucional al prohibir de manera expresa la eliminación de documentos históricos.
La Constitución de 1991 que ha sido denominada “la Constitución programática” reúne un conjunto de macro políticas de Estado, en materia de gestión documental y archivos incorporó un grupo de lineamientos que pueden ser identificados como política de Estado: Consagró el habeas data es decir el derecho de conocer y rectificar información de los ciudadanos en archivos y
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bases de datos (Art. 15), el derecho a la intimidad personal y familiar (Art. 15), el derecho de petición (Art. 23), el derecho de información (Art. 20), en el artículo 74 se constitucionalizó el derecho de acceso a los documentos públicos8 y en el artículo 8º determinó que es obligación del estado y las personas proteger las riquezas culturales de la nación.Estas son verdaderas líneas de una política de Estado que podemos denominar como Protección de los archivos, documentos e información pública y difusión, democratización y publicidad de la gestión documental de la administración pública.La Ley 397 de 1997 o Ley general de Cultura incluyó y reconoció al patrimonio documental como parte del patrimonio cultural de la Nación avanzando en la línea de protección de los archivos y la necesidad de inversión del Estado para este fin.La Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos avanzó en la construcción de la política de Estado frente a los archivos así:Adoptó una línea de organización documental para toda la administración pública que es el ciclo vital del documento para todos los archivos del estado (arts. 22, 23 y 24),Formalizó una línea de vigilancia de la función archivística en cabeza del Archivo General de la Nación con el apoyo de los organismos de control, especialmente la Procuraduría General de la Nación (Arts. 32, 33 y 51),
Materializó el Sistema Nacional de Archivos como línea de articulación contando además con reglamentación posterior y especial en el Decreto Nacional 4124 de 2004 y Decreto Nacional 2578 de 2012.
Es también importante mencionar la incorporación de los principios generales del Sistema Nacional de Archivos (art. 4), estos, como ya lo hemos afirmado son verdaderas reglas de apoyo para interpretar y desarrollar la política de gestión documental del Estado.Determinó la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar Programas de Gestión Documental.
En el año 2012 el Estado Colombiano avanzó en el desarrollo de su Política de Gestión Documental a través de la expedición de los Decretos Nacionales 2126, 2578 y 2609 del Ministerio de Cultura mediante los cuales:
Reorganizó el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, ente rector de la política archivística nacional.Reglamentó el Sistema Nacional de Archivos y se creó la Red Nacional de Archivos.Desarrolló aspectos de la Ley 594 de 2000, en especial la línea de gestión documental electrónica. De igual forma en el Decreto 2693 de 2012 del Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicación se establecieron lineamientos de la estrategia “Gobierno en línea”.
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6. FORMULACIÓN, DISCUSIÓN, APROBACIÓN, RECOMENDACIÓN Y ADOPCIÓN.
La formulación de la política le corresponde a Gestión Administrativa de Recursos como dependencia líder de la Gestión Documental en La Biblioteca Pública Piloto y sus insumos son los diagnósticos, informes y análisis generados en desarrollo de sus proyectos, años 2018-2024 los cuales dan cuenta de la situación actual de la gestión documental institucional, la normatividad externa nacional y toda la información técnica y especializada expedida por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado .
La discusión de la política formulada se desarrolla al interior del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Biblioteca como máxima instancia colegiada de gestión documental y asesora de la alta dirección de la Biblioteca.
La aprobación y recomendación de adopción de la política, compete al Comité Institucional de Gestión y Desempeño de conformidad con los establecido en el Decreto 1499 de 2017, que define la inclusión de todos los temas que atiendan la implementación y desarrollo de las políticas de gestión definidas en el MIPG.
La adopción corresponde a la Dirección General de conformidad con las funciones establecidas, mediante acto administrativo Resolución.
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7. POLÍTICA
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, como entidad Pública descentralizadas de la Alcaldía de Medellín, se compromete en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, la Política de Gobierno Digital, la eficiencia administrativa y el cumplimiento de normativa vigente, a incorporar desde la planeación estratégica institucional, acciones que mejoren la Gestión Documental en cada uno de sus procedimientos, desde la producción o recepción hasta la disposición final de los documentos, indistintamente de los formatos y soportes en que hayan sido creados, orientando la organización, conservación, preservación, custodia, disponibilidad y utilización de sus documentos, en procura de la preservación a largo plazo, protección y divulgación del patrimonio bibliográfico y documental en defensa de los derechos humanos, el cuidado del medio ambiente, la participación, el servicio a la ciudadanía, los servidores públicos, las entidades públicas y privadas con el fin de proporcionar el libre acceso a la información de una manera amplia, actualizada, representativa, proactiva e innovadora.
Acorde con los establecido en el Decreto 2609 de 2012 y la certificación institucional bajo la Norma ISO 9001:2015, se garantiza la operación del Programa de Gestión Documental y la Gestión del Sistema de Gestión Documental.
7.1 CRITERIOS DIFERENCIALES PARA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los criterios diferenciales en la política de gestión documental se ciñen a lo previsto en el marco normativo, toda vez que se tiene en cuenta los requisitos mínimos señalados a partir de la Ley 594 de 2000, cuyos lineamientos parten del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, que establece un marco de referencia que se expresa en cuatro dominios que se describen a continuación:
7.1.1 Dominio Estratégico
Comprende la formulación de la política archivística de la entidad, la planeación estratégica de la gestión documental, la administración de archivos, el control, la evaluación, el seguimiento y articulación de los lineamientos e instrumentos archivísticos en esta materia.
7.1.2 Dominio Documental
Comprende los procesos de la gestión documental, los documentos en todos sus formatos o soportes, creados o recibidos por la entidad en el ejercicio de sus actividades con la responsabilidad de crear, mantener y disponer los documentos, durante su ciclo vital.
7.1.3 Dominio Tecnológico
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Comprende la administración electrónica de documentos, la seguridad de la información y la interoperabilidad en cumplimiento de las políticas y lineamientos de la gestión documental y administración de archivos.
7.1.4 Dominio Cultural
Comprende aspectos relacionados con la interiorización de una cultura archivística por el posicionamiento de la gestión documental que aporta a la optimización de la eficiencia y desarrollo organizacional y cultural de la entidad y la comunidad de la cual hace parte, mediante la gestión del conocimiento, gestión del cambio, la participación ciudadana, la protección del medio ambiente y la difusión.
7.2 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA POLÍTICA
Los siguientes son los principios que adopta La Biblioteca Pública Piloto para orientar la ejecución de su política de gestión documental:
7.2.1 Orientación Al Ciudadano
Todas las actividades desplegadas en desarrollo de la política estarán orientadas a que los documentos y la información estén disponibles y sirvan como fuente de información a los ciudadanos, entidades, entes de control y la comunidad en general.
7.2.2 Transparencia
Los documentos de la Biblioteca Pública Piloto son evidencia y respaldo de las actuaciones administrativas de la entidad y de los servidores públicos, en ejercicio de sus funciones y deben estar disponibles al servicio de la ciudadanía.
7.2.3 Eficiencia
Dentro de las actividades diarias, la Biblioteca Pública Piloto producirá los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos, funciones y procesos.
7.2.4 Modernización
La Biblioteca Pública Piloto se apoyará en tecnologías de la información y las comunicaciones para el desarrollo e implementación de los procedimientos de la Gestión Documental Institucional, comprometiéndose de acuerdo con su disponibilidad de recursos a incorporar mediante la implantación y actualización de procedimientos y herramientas eficientes para la administración de sus archivos e información, integrando la estrategia de gobierno digital y la iniciativa de “cero papel” del Estado Colombiano, con el fin de contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad.
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7.2.5 Protección del Medio Ambiente
La Biblioteca Pública Piloto, promoverá un adecuado entorno ambiental para el desarrollo de misión y visión, enfocada a la prevención y control de la contaminación, proponiendo alternativas sostenibles y propiciando la consolidación de una cultura de conservación del medio ambiente, involucrando la dimensión ambiental de manera transversal e integral en todas las actividades de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación y control, bajo loa fundamentos de mejoramiento continuo y cumplimiento de los requisitos legales aplicables y vigentes.
7.2.6 Cultura Archivística
La Biblioteca Pública Piloto velará por la sensibilización del personal respecto de la importancia y el valor de la información, el cuidado de los documentos y los archivos de la entidad, sin importar el medio en el que se produzca, integrando en el plan de capacitación de gestión documental al Plan Institucional de Capacitación PIC, propiciando los medios necesarios para capacitar a servidores públicos y contratistas en temas archivísticos.
7.3 LINEAMIENTOS GENERALES DE LA POLITICA
A continuación se señalan los lineamientos generales de la Política de Gestión Documental, los cuales se desarrollan en el Plan Institucional de Archivo, el Programa de Gestión Documental PGD, el Plan de Atención de Desastres, el Programa de Reprografía, las Tablas de Retención Documental de la Entidad, Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos - y SGDE , el subproceso de Gestión Administrativa de Recursos y los procesos y procedimientos de Gestión Documental, Unidad de Correspondencia, las resoluciones, circulares y demás programas y documentos emitidos por la entidad en torno a la gestión documental y la función archivística.
7.3.1 CONSERVACIÓN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina garantizará la organización, conservación preventiva, la custodia, la recuperación y disposición de la memoria institucional de la entidad, implementando las mejores prácticas que permitan la mejora continua en los procesos de conservación.
7.3.2 HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS Y DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina elaborará, actualizará e implementará el Programa de Gestión Documental PGD, las Tablas de Retención Documental, El Plan de Atención de Desastres, El Plan Institucional de Archivo, los Programas de Reprografía y demás herramientas archivísticas que permitan la planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo de los procesos y procedimientos de gestión documental soportado en los diagnósticos, análisis, cronogramas y recursos presupuestales.
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7.3.3 COOPERACIÓN Y ARTICULACIÓN PERMANENTE
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina promoverá la cooperación y articulación permanente entre Gestión Tecnológica, Gestión Documental, la Subdirección de Planeación Estratégica y Desarrollo Institucional, con los procesos y oficinas productoras de información y el Sistema de Calidad, MIPG, Seguridad y Salud en el Trabajo y demás Sistemas y Programas, que permitan la mejora continua de la Gestión Documental. Así mismo se articularán entre sí, políticas que se generan en los diferentes procesos.
7.3.4 CULTURA DE CAMBIO
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina promoverá acciones encaminadas al cambio cultural en torno a la correcta utilización de los expedientes físicos y digitales, así como el aprovechamiento de los recursos tecnológicos ofrecidos por las TICS en el marco de la estrategia de Gobierno digital y la política de cero papel.
7.3.5 POLÍTICA CERO PAPEL
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina adoptará buenas prácticas en el uso del papel, orientadas a la implementación de la Política de Cero Papel, por medio del aprovechamiento de las Tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC, programas de gestión electrónica de documentos, administración de contenidos, servicios de consulta de documentos, elaboración de formatos e inventarios documentales físicos y virtuales que permitan la recuperación de la información en tiempo oportuno real; manejo, transparencia y seguridad de la información, garantizando su autenticidad, fiabilidad, interoperabilidad y usabilidad, en el marco del Sistema de Gestión Institucional de Calidad y Gestión de Seguridad de la información de la entidad, la estrategia de Gobierno en Línea, así como en concordancia con las normas archivísticas emanadas por el Archivo General de la Nación y la conservación del medio ambiente, para la prestación eficiente de los servicios de la entidad acorde a la normativa respectiva:
7.3.6 POLÍTICA DE GOBIERNO DIGITAL
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina incluirá el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones en sus procesos y servicios, generando contenidos e información digital confiable, oportuna y de fácil acceso a los usuarios, a fin de contribuir a la mejora de los servicios de la entidad y a la consolidación de un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos e innovadores, que generen valor público en un entorno de confianza digital.
Uso de estándares, modelos normas y herramientas que permitan manejar riesgos de seguridad digital generando confianza en los procesos de las entidades
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públicas y garantizar protección de datos.
Interoperabilidad entre los sistemas de información pública garantizando suministro e intercambio de información de manera eficiente y ágil por medio de una plataforma.
Preferencia por el uso de la nube para optimizar los recursos públicos en proyectos de tecnología.
7.3.7 POLÍTICA AMBIENTAL
La Biblioteca Pública Piloto, promoverá un adecuado entorno ambiental para el desarrollo de misión y visión, enfocada a la prevención y control de la contaminación, proponiendo alternativas sostenibles y propiciando la consolidación de una cultura de conservación del medio ambiente, involucrando la dimensión ambiental de manera transversal e integral en todas las actividades de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación y control, bajo loa fundamentos de mejoramiento continuo y cumplimiento de los requisitos legales aplicables y vigentes.
Sensibilizará sobre las buenas prácticas para el consumo racional y sostenible de los recursos, fomentando actitudes de ahorro, reducción, reutilización, reciclaje y recuperación, enfocadas en las estrategias de implementación Política Cero Papel
Promover el uso de las herramientas tecnológicas para lograr la reducción del consumo de papel, en la producción de documentos en este soporte, siempre y cuando por razones de orden legal y de conservación histórica sea permitido.
Fortalecer la gestión integral de los residuos sólidos de la Biblioteca y del proceso de la gestión documental, mediante la implementación de la política nacional sobre gestión adecuada de residuos, la cual se encuentra inmersa en el plan de manejo integral de la Biblioteca.
Adquisición de equipos de apoyo al proceso de gestión documental, amigables con el medio ambiente: manual de compras sostenibles.
8. LÍNEAS ESTRATÉGICAS DE LA POLÍTICA
8.1 RESPONSABILIDADES, POLÍTICA E INTERACCIÓN CON LOS PROCESOS
La Biblioteca se compromete con la definición de las responsabilidades estratégicas de la Gestión Documental, la revisión permanente de la política y la interacción con los procesos de la entidad y el proceso de la gestión documental, que son transversales al desarrollo de Programa de Gestión Documental, de manera permanente.
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A continuación, se define la línea estratégica que hacen parte de la Política de Gestión Documental y se muestra su desarrollo a través del ciclo PHVA:
Gráfico 1: Línea Estratégica: Responsabilidades, Política e interacción con los procesos
8.2 GESTIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS.
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina adoptará los estándares de Gestión Documental, en cualquier medio y soporte, nacionales e internacionales, en concordancia con la normatividad vigente señalada por el Archivo General de la Nación.
La Biblioteca incorporará todos los documentos físicos y electrónicos generados en su actividad como parte de su sistema de gestión documental, identificándolos, tramitándolos, organizándolos usando sus Tablas De Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, garantizando su trazabilidad a través de todo su ciclo de vida, valorándolos para determinar su disposición final y garantizando su preservación a largo plazo, para ello elaborará y mantendrá actualizados todos los documentos, procedimientos e instructivos, que determinan la metodología para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
La gestión electrónica de documentos estará soportada en el uso y aplicación de las nuevas tecnologías de información y documentación.
La conformación de expedientes virtuales o electrónicos con documentación electrónica de archivo deberá cumplir con los principios archivísticos de procedencia y orden original
En el siguiente gráfico se muestra el desarrollo de esta línea estratégica de acuerdo con el ciclo P-H-V-A.
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Gráfico 2: Línea Estratégica: Gestión de Documentos Físicos y Electrónicos
La BPP velará por que todos los documentos que se reciben o que se generan sean incluidos en el SIG.
8.3 FORTALECIMIENTO DEL TALENTO HUMANO
La Biblioteca de acuerdo con su disponibilidad de recursos contará con un equipo de trabajo interdisciplinario, competente, responsable de la gestión documental para garantizar la adecuada administración del Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos con el objetivo de garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad en el apoyo a los procesos de la entidad.
En el siguiente gráfico se muestra el desarrollo de esta línea estratégica de acuerdo con el ciclo P-H-V-A.
Gráfico 3: Línea Estratégica: Fortalecimiento del Talento Humano.
8.4 FORTALECIMIENTO DE LA FORMACIÓN DEL GESTIÓN DOCUMENTAL Y GESTIÓN DEL CAMBIO.
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Comprende el compromiso de La Biblioteca de capacitar a sus funcionarios para materializar la política de gestión documental y construir una cultura de buenas prácticas para el manejo de los documentos y la información que se evidencie en su administración, desde el momento de creación y hasta su disposición final, garantizando el respeto de los derechos de información y acceso a los documentos por parte de los ciudadanos.
En el siguiente gráfico se muestra el desarrollo de esta línea estratégica de acuerdo con el ciclo P-H-V-A.
Gráfico 4: Línea Estratégica: Fortalecimiento de la Formación en Gestión Documental y Gestión del Cambio
8.5 ADOPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DE LA REGULACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Esta línea abarca el cumplimiento de la normatividad archivística en general y la adopción de los lineamientos expedidos por el Archivo General de la Nación; la cual se realizará mediante la promulgación de actos administrativos internos que permitan desarrollar sus contenidos, asignar responsabilidades y establecer las instancias internas necesarias para aplicar la política de gestión documental. De igual forma hace parte de esta línea la adopción de normas técnicas nacionales e internacionales que permitan incorporar las mejores prácticas en la gestión documental en la Biblioteca.
En el siguiente gráfico se muestra el desarrollo de esta línea estratégica de acuerdo con el ciclo P-H-V-A.
Gráfico 5: Línea Estratégica: Adopción y Actualización Permanente de la Regulación de Gestión Documental.Página 26 de 36
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8.6 MODERNIZACIÓN E INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN.
La Biblioteca se compromete de acuerdo con su disponibilidad de recursos a incorporar tecnologías de la información y la comunicación en su gestión documental, mediante la implantación y actualización de procedimientos y herramientas eficientes para la administración de sus archivos e información, integrando la estrategia de gobierno digital y la iniciativa de “cero papel” del Estado Colombiano, con el fin de contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad.
En el siguiente gráfico se muestra el desarrollo de esta línea estratégica de acuerdo con el ciclo P-H-V-A.
Gráfico 6: Línea Estratégica: Modernización e Incorporación de Tecnologías de la Información y la Comunicación.
9. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina identificará, definirá e implementará las mejores prácticas en torno a los procesos archivísticos y de gestión documental relacionadas con la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración de los documentos y expedientes de archivo independiente de su soporte y medio de creación.
9.1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALLa Biblioteca Pública Piloto velará por el cumplimiento de la Política de Gestión Documental, mediante la formulación, el diseño, la implementación y el seguimiento del Programa de Gestión Documental, a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, en el que se ejecuten las acciones para el desarrollo de los procesos de la gestión
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documental al interior de la entidad, siguiendo la normatividad vigente, en especial los lineamientos del Decreto Nacional 2609 de 2012 y se estructurará de la siguiente manera:
9.1.1 PLANEACIÓN
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
La planeación dentro del proceso de gestión documental hace referencia a las actividades encaminadas a establecer el cumplimiento de las normas de archivo en el corto, mediano y largo plazo basadas en el desarrollo de las estrategias, las políticas, objetivos y lineamientos generales para el correcto funcionamiento de Gestión Documental, como componente del Sistema Integrado de Gestión; incorporando políticas operativas relativas a la elaboración, revisión y aprobación del programa de gestión documental (PGD), Programa Anual de Archivo y Plan de Mejoramiento Archivístico, aplicando las normas NTC ISO-900116. También resultan fundamentales las normas ISO-15489-117, ISO 27002, ISO 30300 e ISO 3030118, entre otras
9.1.2 PRODUCCIÓN
Se velará por el cumplimiento de los lineamientos referentes a la forma de producción o ingreso, formato, estructura y finalidad de los documentos que se producen o reciben en el cumplimiento de las funciones o trámites de La Biblioteca, proceso en que actúan y los resultados esperados
Se desarrollarán políticas operativas relativas a:
La producción de registros de uso común sólo podrá realizarse en los formatos que para tal fin se produzcan, tales como resoluciones, oficios, circulares, memorandos y actas.
La información puede contemplar el uso de soportes diferentes al papel, atendiendo los principios de la norma NTC 443619.
Se atenderán los estándares propuestos por las normas 15489 y 30300 para el desarrollo del Plan de Gestión Documental, en especial al contenido mínimo de los sistemas de información para la rendición de cuentas de la entidad y los lineamientos de la familia NTC-ISO 27001 y NTC- ISO 2700220
16 Norma técnica sobre sistema de gestión de calidad.17 regula la gestión de documentos que producen las organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines externos o internos.18La primera de ellas es la ISO 30300, que está enfocada a unificar los fundamentos y el vocabulario para toda la gestión de documentos. La segunda regula específicamente los sistemas de gestión de los registros, y la tercera regula la gestión de documentos que producen las organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines externos o internos19 información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la
durabilidad.
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20 técnicas de seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) Requisitos.
frente a la administración y el manejo de activos de información y bases de datos.
Se propenderá por el uso de expedientes híbridos, generando en lo posible trámites en línea y formularios electrónicos; garantizando que su manejo en el archivo de gestión y procedimientos de disposición estén presentes en la Tablas de Retención Documental.
El manejo de copias en lo posible deberá ser digital, buscando racionalización en el uso del papel. Solo serán impresos los documentos que rindan cuenta de los procesos misionales y/o de apoyo de la entidad, o que permitan generar referencias cruzadas que faciliten la producción conjunta de expedientes en todos los soportes posibles.
El manejo de las comunicaciones internas, en lo posible, deberá ser digital de acuerdo con los lineamientos de cero papeles emitidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
Toda la producción documental de la entidad deberá estar armonizada en el Sistema de Gestión Documental, las Tablas de Retención Documental y el control de documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión.
9.1.3 GESTIÓN Y TRÁMITE
Una vez se surte el procedimiento de producción todos los documentos deberán seguir las rutas establecidas dentro de los procesos de la Biblioteca Pública Piloto, identificando en su ciclo de gestión la recepción, el registro y vinculación a un trámite, así como la distribución a los responsables de su gestión o las actuaciones o delegaciones, los niveles de acceso para la consulta de los mismos, protegiendo los datos personales y los derechos de los ciudadanos a ser consultados, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos
Deberá mantenerse completa trazabilidad de los trámites que surten los documentos hasta la expedición de la respuesta final y resolución del asunto y la coherencia de estos trámites con la disposición final de los mismos dentro de los expedientes que ya tienen historia y desarrollo dentro de la entidad.En este proceso se incluirán políticas operativas sobre:
La gestión de la recepción de comunicaciones oficiales21. El registro y asignación de responsable del trámite. Distribución de las comunicaciones oficiales. La recuperación y consulta en archivo de gestión y central de expedientes
para la atención de trámites. El control y trazabilidad de atención de trámites. La digitalización de documentos. ISO 2308122
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La gestión de comunicaciones oficiales de salida. La Gestión de comunicaciones oficiales electrónicas.
21 todos los temas relacionados con la gestión de comunicaciones oficiales se guiarán por el Acuerdo
060 de 2001 del Archivo General de la Nación.
22 información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de
documentos.
9.1.4 ORGANIZACIÓN
El proceso de organización define los lineamientos técnicos para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo, depurarlo, describirlo adecuadamente, almacenarlo y ubicación en el nivel de archivo adecuado, teniendo en cuenta la gestión de los activos de información que posee la entidad.En este proceso se incluirán políticas operativas relativas a:
La creación, actualización y organización de los expedientes de gestión. Uso de unidades de almacenamiento de conformidad con su permanencia
en la entidad, es decir si son de eliminación o conservación total. Condiciones para el uso y manejo del papel reciclado. En ningún caso
podrá utilizarse “papel reciclado o papel ecológico en procesos de producción de documentos oficiales”.
Condiciones para el manejo del papel químico, térmico o de fax La organización de los fondos documentales de la Biblioteca Pública Piloto
que se encuentran en el Archivo Central.
Consulta de Expedientes y Documentos de Archivo
La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina garantizará la consulta, utilización y conservación de la documentación de la entidad para satisfacer necesidades de información de los usuarios y la ciudadanía en general.
9.1.5 TRANSFERENCIAS
Este proceso hace referencia a los lineamientos para las actividades encaminadas a realizar las transferencias primarias y secundarías de los documentos durante las diferentes fases de archivo (Gestión, Central e Histórico) de conformidad con lo establecido en las TRD, TVD y a la normatividad vigente, tanto de los documentos físicos y electrónicos, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
Se realizará migración de datos, transfiriendo materiales digitales de un origen de datos a otro, transformando la forma lógica del ente digital de modo que el objeto conceptual pueda ser restituido o presentado por un nuevo equipo o programa informático.
En este proceso se desarrollarán políticas operativas relativas a:
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La elaboración revisión y aprobación del plan y el cronograma de transferencias primarias y secundarias
La preparación y alistamiento de los expedientes para la transferencia, según el ciclo de gestión.
La recepción, revisión, verificación, aprobación o devolución de los expedientes transferidos de los archivos de gestión al Archivo Central.
Transferencias Secundarias del Archivo Central al Histórico
9.1.6 DISPOSICIÓN FINAL
Se definirán de lineamientos para la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a la conservación temporal, permanente o a la eliminación de documentos de acuerdo con las Tablas de Retención y/o Valoración Documental en las diferentes fases de archivo.
En este proceso se incorporará políticas operativas relativas a:
La elaboración revisión y aprobación del cronograma de eliminación documental.
La aplicación de TRD y TVD para la eliminación documental. La eliminación de documentos de apoyo, norma NTC-ISO 1400123.
La microfilmación de documentos. Norma NTC-523824. Las transferencias secundarias al Archivo de Medellín de conformidad con
las normas técnicas ISAD-G y NTC-409525.
23 Sobre el Sistema de Gestión Ambiental.24 Normas sobre reprografía. Microfilmación en series, procedimiento de operación.25 La primera es la norma internacional general de descripción archivística y la segunda la norma técnica colombiana para la descripción archivística.
9.1.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Este proceso define a través del Sistema Integrado de Conservación los estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
Este proceso abarcará políticas operativas relativas a:
La preservación de documentos en archivo de gestión y central. El manejo de los soportes electrónicos La administración, estado y mantenimiento de las áreas y depósitos de
archivo de gestión y central. La limpieza, desinfección y saneamiento ambiental de unidades de
almacenamiento y depósitos de archivo. El plan de prevención de desastres para documentos de archivo. La selección y utilización de unidades de almacenamiento y sistemas de
ubicación. La intervención menor en documentos de archivo.
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9.1.8 VALORACIÓN
El proceso de valoración establece los lineamientos para determinar los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación, inicia desde la planificación de los documentos conservación temporal o definitiva) inicia desde la planificación de los documentos.
Este proceso incorporará políticas operativas relativas a:
La elaboración, actualización y aplicación de Tablas de Retención y/o Valoración Documental.
La clasificación documental basada en procesos. La revisión periódica de la producción documental de la entidad y de las
series, subseries y tipos documentales en función de la rendición de cuenta, las responsabilidades y las políticas de la entidad, así como los tiempos de retención de las TRD
La aplicación de las Tablas de Valoración Documental y la disposición final de los documentos en el fondo documental acumulado.
La integración de Sistema Integrado de Gestión con el Sistema de Gestión Documental y Archivo para la modificación de las Tablas de Retención Documental.
El conjunto de políticas operativas que articulan la política general de gestión documental de la Biblioteca Pública Piloto está contenido dentro de los procedimientos, instructivos, guías y metodologías del Proceso de Gestión Documental de la entidad.
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10. POLITICAS DE OPERACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental es un elemento de control, conformado por datos y registros que ingresan o se producen en la Biblioteca que al ser ordenados de acuerdo con el Reglamento Interno de archivo de la Biblioteca y a los procesos y procedimientos establecidos en el Sistema Integral de Gestión, adquieren significado para los grupos de interés, son insumo para la ejecución de sus procesos y se convierten en producto de los mismos.
El procedimiento de gestión documental expresa los mecanismos y los recursos humanos y técnicos, como se captura y produce la información de la Biblioteca, para que sea adecuada y permita la seguridad de sus operaciones, y sea efectiva en las necesidades de la ciudadanía y de las partes interesadas.
Este procedimiento establece la estructura documental para toda la entidad en cuanto al manejo, exacto y confiable de la información secundaria formal en los archivos de gestión y en el archivo central.
Se pretende en atención a contribuir con el objetivo misional, resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos como lenguaje natural de la Biblioteca, procura la racionalización y control en la producción documental normalización de modelos, formatos, materiales, soporte y equipos de calidad.
Se establecen, de acuerdo con lo anterior, los aspectos generales y específicos para la gestión de la función archivística dentro de la estructura de procesos de la Biblioteca.
Para soportar toda la gestión documental se establecen dos pilares: las Tablas De Retención Documental -TRD y Las Tablas De Valoración Documental -TVD.
Son elaboradas y adoptadas como un instrumento indispensable de la gestión documental y son un instrumento esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central y su transferencia al archivo histórico Municipal.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Están formadas por las series o sea un conjunto de unidades documentales de estructura o contenido homogéneo, emanadas de un mismo órgano o sujeto, productos del ejercicio de sus funciones específicas; los tipos documentales son unidades documentales simples originadas en una actividad administrativa con diagramación, formato y contenido distributivo que sirven como elementos para clasificarla, destruirla y asignarle categoría diplomática, a las cuales se les asigna un tiempo de retención ( obligación de guardarlos adecuadamente) en los archivos de gestión y en el central.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Se incluye en la tabla de retención como herramienta que indica el valor de cada documento; con el
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fin de establecer su permanencia, la ley ha definido los siguientes tipos de valores:
Primarios: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben, hasta que cumple sus fines administrativos, fiscales legales o contables.
Secundarios: cualidad atribuida a los documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo
La BPP debe garantizar la salvaguarda de la información, con el fin de contar con los datos necesarios para desarrollar adecuadamente los procesos. Para tal fin, como política de operación, el proceso asignado para tal fin realizará Backus permanentes y vacunación periódica de los computadores, de manera directa desde la BPP.
En todos los casos de manipulación o generación de documentos, se debe propender porque estos permanezcan legibles, sin enmendaduras y fácilmente identificables, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el modelo MIPG versión 2.
La identificación y control de documentos externos, se efectuará a través del Normograma Institucional, el cual se mantendrá disponible, para la consulta de los usuarios de la normatividad vigente aplicable.
Los documentos de calidad vigentes se mantendrán disponibles, para la consulta de los usuarios en la versión vigente aplicable
Reconocimiento misional. Reconocer los documentos, sea cual fuese su soporte, como parte vital para el desarrollo de la misión de la Biblioteca y pieza fundamental del patrimonio de la misma; en concordancia con esto, deberán adelantarse las acciones necesarias para conservarlos y difundirlos al interior de la Biblioteca y a la comunidad en general
Modernización. Propender de acuerdo con la disponibilidad de recursos, por el fortalecimiento de la infraestructura para los archivos en todas las fases de su ciclo vital, al igual que por la incorporación de procedimientos, personas y sistemas de información eficientes para la administración de la documentación e información.
Desarrollo de procesos. Definir para todos los niveles de la Biblioteca en materia de planeación producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración, los lineamientos establecidos en Programa de Gestión Documental PGD.
Toda la documentación producida, deberá estar debidamente registrada en la tabla de retención documental (TRD) de la Biblioteca
Todas las comunicaciones oficiales o actos formales de la Biblioteca, tales como: Comunicados con destino externo, memorandos, actas, circulares, acuerdos, resoluciones, entre otros, se elaborarán de acuerdo con las plantillas estipuladas y normalizadas por Gestión Documental y el SIG
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El Comité Institucional de Gestión y Desempeño establecerá los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la Biblioteca
Las comunicaciones oficiales o actos formales de la Biblioteca deberán estar numerados conforme lo defina la oficina de Gestión Documental (Comunicados con destino externo, memorandos, actas, circulares, acuerdos, resoluciones, entre otros) la numeración debe ser consecutiva en estricto orden de llegada y la oficina de Gestión Documental se encargará de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y será responsable de que no se reserven, tachen o enmienden números, y que dichos actos estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Para todas las comunicaciones oficiales recibidas producidas por la Biblioteca, se debe dejar constancia del consecutivo de radicación en la Unidad de Correspondencia de Gestión Documental, especificando el radicado, fecha, hora de recibo o envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley.
Para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos de correspondencia, la Biblioteca dispondrá de la Unidad de Correspondencia en la Sede Central donde se realizará la totalidad de la actuación administrativa.
Se asume que toda la correspondencia recibida identificada bajo el nombre de "Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina ", es propiedad de la institución, por lo tanto, será abierta para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen de quien las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente; si es competencia de la Institución, se procederá a la radicación de este.
El proceso de envío de correspondencia estará centralizado por intermedio de la Unidad de Correspondencia de Gestión Documental, por lo cual la Biblioteca solo avalará la documentación física y electrónica que haya sido radicada y remitida por intermedio de esta oficina, por tanto, servidores diferentes a los definidos por Gestión Documental, deberán abstenerse de remitirla por su propia cuenta
Para evitar las no conformidades sobre la integridad del archivo, todo usuario será responsable de organizar los documentos dentro de la unidad documental (legajo, carpeta, expediente, folder), siguiendo los principios de procedencia y orden original, así como realizar la respectiva descripción de la información.
Para asegurar el control en la transferencia de las unidades documentales, todo usuario deberá identificar individualmente cada unidad documental haciendo uso del Formato Único de Inventario Documental definido por el Archivo General de la Nación, AGN y adoptado por la Biblioteca
En el Archivo (Gestión, Central e Histórico) sólo se almacenarán aquellos documentos que tengan su respectiva especificación en las Tablas de Retención o Valoración Documental (TRD o TVD) y durante el tiempo estipulado en estas.
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Con el objeto de promover la estructuración de los documentos, la concordancia de los procesos y la optimización del almacenamiento, sólo se archivará información estructurada y que sea de interés para la Institución.
En el Archivo Central reposará solo un ejemplar de cada documento y será aquel que contenga mayor cantidad de datos útiles, se encuentre en mejor estado de conservación y se considere de mayor importancia.
Los suministros apropiados, y en general, las características de las unidades de conservación serán indicadas por la oficina de Gestión Documental
Los procesos de selección y descarte de documentación contenida en el Archivo Central y en los Archivos de Gestión, serán realizados únicamente por la oficina de Gestión Documental, una vez hayan sido aprobados por el Comité Institucional de gestión y Desempeño, bajo solicitud del responsable de la oficina productora y la elaboración del respetivo Inventario Único Documental FUID.
Administrar de forma eficaz, segura y confiable los recursos tecnológicos, físicos y documentales de la BPP, mediante la gestión, disposición, control y custodia adecuada de la documentación y demás recursos requeridos por las diferentes dependencias, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales.
Este documento fue adoptado mediante
RESOLUCIÓN NÚMERO 201940260
(09 DE OCTUBRE DE 2019) “POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA LA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SE ESTABLECE SU
IMPLEMENTACIÓN EN LA BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO DE MEDELLÍN PARA AMÉRICA LATINA.”
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