Bitacora EVENTOS (Jhon Alexander Gonzalez Arias)
-
Upload
jhon-alex-gonzalez -
Category
Documents
-
view
23 -
download
0
Transcript of Bitacora EVENTOS (Jhon Alexander Gonzalez Arias)
BITACORA LOGISTICA DE EVENTOS
Docente:
Oswaldo Rodriguez Poveda
Presentado por:
Jhon Alexander Gonzalez Arias
JUSTIFICACION
• La logística se asoció desde un principio a la las actividades militares ,este concepto evoluciono después de la segunda guerra mundial y se aplicó al área administrativa en las empresas , dicha evolución permitió su inclusión en la hotelería y turismo sector que históricamente esta ligado a la realización de toda clase de eventos, que actualmente están generando una demanda de profesionales expertos en la dirección y coordinación de los mismos. Pues La industria de las reuniones, ha experimentado un acelerado crecimiento en comparación con otras industrias dentro de la actividad turística del país y del mundo entero. Desde los grandes centros urbanos, hasta las pequeñas poblaciones se han visto beneficiadas por el desarrollo de esta importante industria, lo que exige que quienes están involucrados en la planeación y operación de eventos desarrollen habilidades y conozcan lo necesario para asegurar el cumplimiento de todos y cada uno de los objetivos que se han trazado y pretenden conseguirse con la realización del evento, garantizando así la satisfacción de una o más personas, y al mismo tiempo se generen beneficios financieros para las partes involucradas.
CONCEPTOS BASICO• EVENTO: Es una actividad especial que se realiza en cualquier espacio con el objeto de celebrar
un acontecimiento que implica planear, organizar, controlar y por ultimo dirigir. • ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: Es el proceso de diseño, planificación y producción de cualquier
tipo de evento, de los cuales puede tener diferentes finalidades. Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento son la parte contable de presupuestos, el armado de cronogramas, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.
• ORGANIZACIÓN: Sistema de actividades coordinadas y disposición de recursos materiales, humanos y financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han sido dispuestos para cumplir con ciertos propósitos.
• ORGANIZADOR: persona(as) encargada(s) de acopiar e integrar dinámicas y actuar racionalmente apropiando los recursos de un orden o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación, Coordinando de forma planificada las actividades de un grupo de personas, para procurar el logro de un propósito común, a través de la división de trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridades y responsabilidades.
• PLANIFICACIÓN: Curso de acción que serán tomados como base durante la ejecución del evento para cumplir con los objetivos del proyecto.
• PROVEEDOR: Es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad. El término procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un fin.
Son acontecimientos programados que responden a una finalidad específica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el
medio ambiente. Por lo general, responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen prefijados objetivos, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de la
planeación.
OTRA Definición...
Los eventos son acontecimientos sujetos a la
gestión gerencial y, en consecuencia, a la aplicación de metodologías y técnicas
específicas, con fines informativos y/o
comunicacionales, que persiguen un propósito
determinado en función de la misión y de los objetivos
de la organización.
• OBJETIVOS: Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos. Conjunto de metas interrelacionadas que persiguen el logro de un propósito común Es el “FIN” último que se quiere alcanzar El objetivo debe responder a las preguntas "qué" y "para qué"
• TIPOS DE OBJETIVOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS:Las "amplias declaraciones de donde la organización desea ser en el futuro se llaman las metas estratégicas
OBJETIVOS TACTICOS:Los resultados que las divisiones y los departamentos importantes dentro de la organización se preponen alcanzar se definen como objetivos tácticos
OBJETIVOS OPERACIONALES: Los resultados específicos esperados de departamentos, de grupos de trabajo, y de individuos son los objetivos operacionales
• PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS1. Concreto y específico: Debe consistir en un enunciado claro y
determinado.2. Con plazos determinados: Será más eficaz si determina un plazo para ejecutarlo3. Debe tener control sobre el resultado: "Ganar un premio" no es un objetivo, es una
expectativa... Presentarse a un concurso sí lo es, ya que usted tiene control sobre el resultado esperado.
4. Medible: Debe ser susceptible de establecer un criterio de éxito para el mismo.5. Acotado: Preferentemente con resultados obtenibles en un plazo razonable o con base en
un esfuerzo determinado
• METAEs la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir la eficacia del cumplimiento de un programa.Peldaños para llegar a la cima de una escalera (Objetivo)Visión de futuro – Tiempo y Recursos
• REQUISITOS PARA UNA META
Deben estar por escrito. "Las palabras se las lleva el viento“ Se deben poder medir (cuantificar). No valen las ambigüedades. Deben ser humanamente alcanzables. Si no te lo terminas de creer y no te puedes ver a ti
mismo alcanzándolas, vas como un misil hacia la frustración. La razón por la que debes alcanzarlas, te debe motivar a hacerlo. Deben ser sincera y estar por escrito. "Las palabras se las lleva el viento“ Se deben poder medir (cuantificar). No valen las ambigüedades. Deben ser humanamente alcanzables. Si no te lo terminas de creer y no te puedes ver a ti
mismo alcanzándolas, vas como un misil hacia la frustración (Realista) La razón por la que debes alcanzarlas, te debe motivar a hacerlo (Creer en ella)
CLASIFICACION Por su tamaño Por el lugar donde se desarrollan Por la temática Por quién los genera Por su alcance o cobertura
COMPETENCIAS Habilidades organizativas Habilidades comunicativas Liderazgo Mentalidad emprendedora Ser anfitrión
Deportivos
Culturales
PolíticosEducativo
s
Informativos
Turísticos
Religiosos
ETAPAS DE UN EVENTO
PRE-EVENTO EVENTO POST-EVENTO
Las tres etapas de un Evento se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial:
Pre- Event
o
•Investigación•Planificación•OrganizaciónEve
nto•Desarrollo y Dirección Post-
Evento
•Evaluación
Etapas de un Evento
¿Qué vamos a hacer? (OBJETIVO)
¿Por qué debemos hacerlo? (JUSTIFICACIÓN)
¿Cuánto costará? (PRESUPUESTO)
¿Cuándo lo haremos? (CRONOGRAMA TENTATIVO)
¿Dónde se realizará? (LUGAR)
PRE-EVENTO
INVESTIGACIÓN – PLANIFICACIÓN - ORGANIZACIÓN
1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.
2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).
PRE - EVENTOIN
VEST
IGAC
IÓN
3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe
coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.
4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
PLAN
IFIC
ACIÓ
NPRE - EVENTO
5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes
6.- Definir:Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa.
Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.
PLAN
IFIC
ACIÓ
NPRE - EVENTO
7- Nombrar al Comité Organizador
Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.
Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.
8.-Fijar sede provisional del comité organizador.
PRE - EVENTOor
gani
zACI
ÓNEventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
9.-Seleccionar el temario, temas o
puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.
10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)
PLAN
IFIC
ACIÓ
NPRE - EVENTO
ORGA
NIZA
CIÓN
11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.
12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).
13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, mas un 10% de gastos imprevistos).
PRE - EVENTO
Desarrollo y Dirección
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
Comienza justo al iniciar el evento, aquí se realizan todas aquellas actividades que fueron programadas y planificadas
en la etapa anterior.
Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la
programación que el comité organizador preparó como evento.
DIRECCIÓN
EVEN
TO
Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.
Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
Se cancelan los pagos pendientes.
Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
POST - EVENTO
• Recopilación y archivo de la información pertinente al evento
• Agradecimientos• Evaluación• Cumplimiento de los compromisos adquiridos
• Memoria y CuentaPO
ST-EV
ENTO
EVALUACIÓN
Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.
Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.
Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).
POST - EVENTO
ORGANIZACIONALES Asambleas, convenciones, seminarios,
jornadas, congresos,
reuniones,
etc.
SOCIALESBanquetes,
Desayunos, al
muerzos, cenas, cócteles,
buffet,
festivales,
etc.
Tipos de Eventos
Según la Naturaleza del Evento.
Según la Magnitud. Según el Grado de
Exclusividad. Según el Criterio Económico.
CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS
Deportivos
Culturales
PolíticosEducativo
s
Informativos
Turísticos
Religiosos
Lic. Cristina Marcano Lárez
Evento Según grado
de Exclusividad
Público
Privado
Eventos Según la Magnitud
Nacionales
Locales
Regionales
Municipales
Internacionale
s
Mundiales
Estatales
Evento Según grado
de Exclusividad
Público
Privado
Evento según el criterio Económico
Autofinanciad
oSubsidi
ado
El termino Evento es utilizado para hacer referencia a congresos, seminarios, convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones; planificados y organizados con cierta anterioridad para de esta forma lograr una excelente ejecución y un éxito en el mismo.
TIPO DE EVENTOSEventos empresariales.Eventos culturales.Eventos sociales.Eventos comerciales.Eventos Religiosos.Eventos Políticos.Eventos Deportivos.
EVENTOS EMPRESARIALES
Congresos Convenciones Ferias Foros Reunión de trabajo Rueda de prensa Desayunos y almuerzos de trabajo Cócteles Juntas
EVENTOS ACADEMICOS
Convocatorias Seminarios Conferencias Capacitaciones internas y externas Video conferencias Asambleas Simposios Debates Ruedas de prensa
EVENTOS EMPRESARIALES
Lanzamientos de productos Presentaciones Conciertos Galas benéficas Aniversarios Entrega de Premios Inauguraciones Firmas de Convenios
FASES DEL EVENTO
Generación de la Idea del evento Objetivos Investigación de necesidades Búsqueda de datos Elaboración del Plan: Pre evento , durante, Post
evento. Metodología Cronograma Logística Organigrama
OTRAS CONSIDERACIONES
Venta del evento: interna, externa. Políticas existentes. Etiqueta y Protocolo. Organización. Presupuesto. Gestión de Marketing y Comunicaciones. Evaluación y medición.
FACTORES CLAVES DEL EXITO
Justificación de peso El concepto El anfitrión de primera clase El perfil de los invitados La generación del “espacio” adecuado
ORGANIZACIONALES Asambleas, convenciones,
seminarios, jornadas, congresos, reuniones, etc.
SOCIALESBanquetes, Desayunos, almuerzos,
cenas, cócteles, buffet, festivales, etc.
Tipos de Eventos
(ORGANIZACIONAL)
Esta técnica sugiere una reunión con el propósito de impartir e intercambiar información, tomar
decisiones, resolver problemas, averiguar hechos, identificar situaciones, planear o inspirar algo.
Su característica principal es la fusión de experiencias y de opiniones entre un grupo de personas
calificadas en una determinada esfera, o entre un grupo que busca analizar un problema, basándose en la información proporcionada por conductores
competentes.
Congreso
(ORGANIZACIONAL)
Consiste en reunir a un grupo de personas muy capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, los cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, integrando así un panorama lo mas completo posible acerca del tema que se esté tratando.
Es una técnica formal donde cada integrante expone de 15 a 20 minutos un aspecto particular del tema. El
tiempo de un simposio no debería exceder de una hora.
Simposio
(ORGANIZACIONAL)
Evento que implica el desarrollo de ciertas características como lo son: admite grupos pequeños, propósitos y objetivos definidos,
y combinación de técnicas didácticas.
Talleres
(ORGANIZACIONAL)
Es una reunión generalmente anual, de agrupaciones con intereses comunes. Pueden ser nacionales e
internacionales y generalmente tienen una duración de 2 a 3 días. La participación se hace a través de
ponencias que se distribuyen entre los asistentes, se divide en sesiones de trabajo o mesas de trabajo.
Para finalizar el evento se elaboran conclusiones y recomendaciones generales, que luego serán
presentadas para su aprobación en reunión plenaria. Los resultados son impresos y entregados luego a los
delegados participantes.
Convenciones
(ORGANIZACIONAL)
Es una situación grupal donde un expositor calificado pronuncia un discurso
ante un auditorio. Es una técnica muy formal, con presentaciones completas y
detalladas y un control rígido.
Conferencia
(ORGANIZACIONAL)
Reunión para discutir diferentes asuntos delante de un auditorio. Discusión libre y
abierta sobre algún tema de interés general en un clima informal. Se nombra un
secretario para coordinar las intervenciones.
Foro
(SOCIAL)
Junta de personas para tratar un asunto en específico o algún tema en común.
Celebración de algún festejo.
Reunión
(ORGANIZACIONAL)
(ORGANIZACIONAL)
Es el trabajo que se realiza en un lapso determinado para cubrir metodológicamente un programa. Se relaciona generalmente con un nivel y un grado educativo. Corresponde a cada una de las asignaturas que integran un plan de estudios.
Curso
(SOCIAL)
El diccionario de la Real Academia Española lo define como “Comida a la que concurren
muchas personas, invitadas, para agasajar a alguien o celebrar algún suceso”; o “Comida
espléndida”.
El banquete, es una comida que se organiza con el motivo de celebrar un determinado
acontecimiento
Banquete
Banquete
Hay otros muchos tipos de "comidas" que se organizan para otras ocasiones, y que no revisten de la misma importancia que
un banquete (lunchs, vinos de honor, cóctel, etc.).
El banquete puede tener un aperitivo previo o una continuación; puede ir seguido a su término de un baile o un
espectáculo. Todo ello debe guardar relación con el motivo de la celebración.
(SOCIAL)
(ORGANIZACIONAL)
Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas. Puede decirse que constituye un verdadero grupo de aprendizaje
activo, pues los miembros no reciben la información ya elaborada, sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboración recíproca. Es recomendable que sean mas de 5 y
menos de 12 personas.
Seminario
(SOCIAL)
Fiestas especialmente musicales que se realizan por lo general para celebrar alguna fecha
aniversaria.
Estos a su vez utilizan otros eventos tales como las ferias y exposiciones; y se programan a través de
numerosas presentaciones de tipo cultural características o propias de la zona en que se
realizan, que incluyen danzas, música, muestras de artesanía, entre otros.
Festivales
(SOCIAL)
Los aniversarios en las organizaciones de negocios y no lucrativas, crean oportunidades
para comunicarse con el público en lo relativo al progreso, logros y contribuciones de la
organización; y para formar la confianza y el prestigio ante el público (Programas sociales,
recreativos, deportivos y culturales).
Aniversarios
(SOCIAL)
Son eventos para consumidores, empleados y público en general, que estimulan el interés público y
apelan al espíritu competitivo. Los realizan generalmente las empresas a objeto de familiarizar
al público con la institución u organismo.
Concursos
(SOCIAL)
Son procedimientos de información que deben posibilitar al público estar en conocimiento de la empresa, el organismo, el sector económico o la
nación que realiza o promueve la exposición. Pueden ser permanentes o temporales.
Las exposiciones se distinguen de las ferias por la ausencia –por lo menos como objetivo
inmediato- de transacciones comerciales.
Exposiciones y Ferias
Asamblea Coloquio Comisión
Debate Juegos
Deportivos Juramentación Mesa Redonda
Ruedas de Prensa
Panel Premiaciones
Conciertos
Otros Eventos
QUE ES BTLLa técnica publicitaria «belowthe line» —que significa literalmente en castellano: bajo
la línea— más conocida por su sigla BTL, consiste en el empleo de formas no masivas de comunicación para mercadeo dirigidas a segmentos de mercado específicos.
La promoción de productos o servicios se lleva a cabo mediante acciones que se caracterizan por el empleo de altas dosis de creatividad, sorpresa y sentido de la oportunidad; lo cual crea novedosos canales para comunicar mensajes publicitarios.
Se vale de medios tales como el merchandising, los eventos, el mecenazgo, los medios de difusión no convencionales, promociones, mercadeo directo y redes sociales, entre otros.
Suele ser el complemento de campañas en medios de comunicación masivos o tradicionales denominadas «sobre la línea» (traducción literal de abovethe line, también conocido por sus siglas ATL).
En los modelos de comunicación personal, la retroalimentación —respuesta, reacción de la audiencia, o feedback— es instantánea. En cambio, con la comunicación masiva, no hay tal inmediatez. Los medios BTL no solo agilizan la respuesta, sino que hacen más medible la efectividad de la publicidad.
Aunque las siglas BTL abrevian una expresión en inglés, esta forma de publicidad es conocida en Estados Unidos comoguerilla marketing ('márketing de guerrilla'). Allan E. Hernández define el BTL como: Creatividad pura aplicada a nuestro entorno con fines de promoción y posicionamiento de marca, esfuerzos de comunicación no convencionales de alto impacto y bajo presupuesto.
QUES ES ATL?
ATL significa, por sus siglas en inglés “Abovethe Line” y se refiere a toda la publicidad que se realiza a través de medios publicitarios tradicionales con la finalidad de alcanzar el mayor número de audiencia posible. El alcance de este tipo de publicidad es masivo, por lo que implica un alto costo dependiendo del alcance del medio utilizado.
Los principales medios que suelen utilizarse para este tipo de campañas son: Televisión Radio Periódicos y revistas Paradas de Autobús Anuncios Espectaculares Volantes
Una de las desventajas de este tipo de publicidad es que no va exclusivamente dirigida al target del producto además de que puede llegar a herir susceptibilidades de diferentes grupos sociales, étnicos y religiosos.
TIPOS DE MONTAJES
Auditorio, Teatro o ColiseoRecomendado en eventos con las siguientes características:· Corta duración· No se toman apuntes
Se tiene un espacio reducido para albergar un número elevado de asistentes.
Montaje tipo Escuela o Media EscuelaRecomendado en eventos de larga duración (3 horas mínimo).Los asistentes tomarán apuntesEl nombre de media escuela se utiliza cuando el montaje se
elabora con medios tablones rectangulares (2.40 mts x 0.45 mts)
Mesa tipo I o Ejecutiva Mesa que toma su nombre por ser utilizada en reuniones de
trabajo donde el objetivo es tener interacción con todos los asistentes
Se utiliza en eventos oficiales europeos Se recomienda para un grupo reducido de personasSe monta con tablones rectangulares
Mesa tipo Herradura o tipo “U” · Esta mesa es recomendada en eventos donde es necesario que
en una misma mesa se tenga un área jerarquizada.· También cuando se requiere que exista un punto focal
(Proyección o Ponente).· Se recomienda en rueda de prensa o eventos donde asistirán
medios de comunicación.· Grupos no más de 30 personas.
Mesa Rusa · Es una variación de la mesa tipo herradura y la mesa tipo
imperial.· Mesa muy formal utilizada en grupos de no más de 25
personas.· El hueco del centro de la mesa se utiliza para colocar
decoración o productos que deben ser examinados con detenimiento.
Mesa Imperial · Mesa cuadrada sin hueco en el centro.· Se utiliza en eventos formales· Se encuentra de moda y está desplazando a la mesa redonda
en los eventos sociales.
Tipo banquete o mesas redondas · Utilizado en eventos donde se servirán alimentos de manera
formal· Está siendo desplazado por las mesas imperiales.· Las mesas se montan para 8 o 10 personas.· Actualmente se iluminan para realzar la decoración.
Tipo Coctel · Se utiliza en eventos de corta duración (máximo 3 horas)· Se frecen alimentos de manera informal.· No se sienta a todos los invitados (solo se consideran silla
para el 50%)· Puede ser con mesas altas (periqueras) o chaparras (de
bar) y solo sirven de apoyo.· Actualmente se utilizan también salas.
LA PLANIFICACIÓN GENERAL DELOS EVENTOS DEBE INCLUIR:
• Definición de los objetivos generales y específicos.• Las políticas generales.• La temática del evento.• El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y
participantes.• La estructura de organización y la definición de
funciones.• La formación, organización y programa del grupo de
trabajo.• Los procedimientos de trabajo.• Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de
dinero.• La contratación de lugares y servicios.
• Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos.
• La asignación de responsabilidades y tiempos de ejecución.
• Las proyecciones de ventas y beneficios.• Las estrategias de comercialización y difusión.• El control de la aplicación de recursos por actividad.• Las alternativas de acción en caso de desviaciones del
plan original. Posibles• contingencias y soluciones.• La capacitación de los organizadores y personal de
apoyo.• La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión,
control y evaluación.• Elaboración de la lista de seguimiento.
DECRETO 3888 DE 2007(octubre 10)
por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público y se conforma la Comisión Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artículos
189 numeral 11 de la Constitución Política y 7° numeral 3.1 del Decreto 93 de 1998, yCONSIDERANDO:Que el artículo 2° de la Constitución Política de Colombia –inciso 2°– establece que son fines del Estado servir a la
comunidad, promover la prosperidad general y asegurar la convivencia pacífica, e igualmente señala que las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y demás derechos y libertades y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares;
Que el artículo 218 de la Constitución Política de Colombia establece como fin primordial de la Policía Nacional mantener las condiciones necesarias para que los habitantes de Colombia convivan en paz;
Que la Ley 46 de 1988 fijó, como un objetivo del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, el garantizar un manejo oportuno y eficiente de todos los recursos humanos, técnicos, administrativos y económicos que sean indispensables para la prevención y atención de situaciones de desastre;
Que de conformidad con la Ley 489 de 1998, el Gobierno Nacional puede crear comisiones intersectoriales para la coordinación y orientación superior de la ejecución de ciertas funciones y servicios públicos, cuando por mandato legal o en razón de sus características, estén a cargo de dos o más ministerios, departamentos administrativos o entidades descentralizadas, sin perjuicio de las competencias específicas de cada uno de ellos;
Que la Ley 181 de 1995, en su artículo 3°, determina que para garantizar el acceso del individuo y de la comunidad al conocimiento y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, el Estado velará por el cumplimiento de las normas establecidas para la seguridad de los participantes y espectadores y de las condiciones físicas y sanitarias de los escenarios deportivos; y que el deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre son factores básicos para la formación integral de la persona;
por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público y se conforma la Comisión Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los
artículos 189 numeral 11 de la Constitución Política y 7° numeral 3.1 del Decreto 93 de 1998, yCONSIDERANDO:Que el artículo 2° de la Constitución Política de Colombia –inciso 2°– establece que son fines del Estado servir a
la comunidad, promover la prosperidad general y asegurar la convivencia pacífica, e igualmente señala que las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y demás derechos y libertades y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares;
Que el artículo 218 de la Constitución Política de Colombia establece como fin primordial de la Policía Nacional mantener las condiciones necesarias para que los habitantes de Colombia convivan en paz;
Que la Ley 46 de 1988 fijó, como un objetivo del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, el garantizar un manejo oportuno y eficiente de todos los recursos humanos, técnicos, administrativos y económicos que sean indispensables para la prevención y atención de situaciones de desastre;
Que de conformidad con la Ley 489 de 1998, el Gobierno Nacional puede crear comisiones intersectoriales para la coordinación y orientación superior de la ejecución de ciertas funciones y servicios públicos, cuando por mandato legal o en razón de sus características, estén a cargo de dos o más ministerios, departamentos administrativos o entidades descentralizadas, sin perjuicio de las competencias específicas de cada uno de ellos;
Que la Ley 181 de 1995, en su artículo 3°, determina que para garantizar el acceso del individuo y de la comunidad al conocimiento y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, el Estado velará por el cumplimiento de las normas establecidas para la seguridad de los participantes y espectadores y de las condiciones físicas y sanitarias de los escenarios deportivos; y que el deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre son factores básicos para la formación integral de la persona;
PUNTO DE EQUILIBRIO Cuando se planifica un evento se deben considerar todos los
gastos. Se ha de preparar el presupuesto después de acordar los costes con los proveedores. Cuando la estimación completa de los costes esté lista, se podrán calcular los ingresos necesarios y atraer a colaboradores y patrocinadores al evento.
Hay dos tipos de gastos, fijos y variables; ambos generan costes de estructura. Los gastos variables dependen del número de productos vendidos, en nuestro caso, las entradas. Los gastos fijos incluyen los costes de administración de la empresa durante el evento: los salarios del personal, todos los gastos diarios, impuestos, seguros,... En nuestro caso la empresa calculó 2 días de gastos; el evento duró 2 días. Los gastos fijos no dependen del número de asistentes; los gastos de producción del contenido del evento son fijos.
*El trueque es un método de intercambio en el cual dos empresas intercambian directamente mercancías o servicios por otras mercancías o servicios sin utilizar dinero. El coste de los bienes o servicios intercambiados debe ser incluido en declaración de gastos.
El empresario debe establecer el llamado punto de equilibrio, que depende del número de unidades vendidas (entradas), del precio de la unidad (entrada) y de la estructura de los costes fijos y variables.
En punto de equilibrio, los ingresos y los gastos son iguales. Esto se debe tener en cuenta a la hora de calcular el precio de la entrada. La teoría sobre estos cálculos se puede leer en “Marketing Culture and Arts” (Montreal, 2001, p.133).
Para calcular el punto de equilibrio y determinar el número de unidades vendidas que se precisan para evitar pérdidas financieras, se puede utilizar la siguiente fórmula:
“Punto de equilibrio” =Costes fijos 10460 __________ = ________________ = 3.735 asistentesBeneficio bruto 3,00 - 0,20El beneficio bruto es el precio de la entrada menos los costes variables
por entrada.
En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos, estos pasos son:Programación (pre-evento), Realización (evento) y finalización del evento (pos- evento).
Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:• Nombra comités para asignar tareas específicas.• Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los
objetivos del evento.• Definir la fecha exacta de realización.
• Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento.
• Coordinar actividades sociales extra evento: cóctel o copa de champaña, recorrido por la ciudad y lugares turísticos.
• Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de áreas, etc.
• Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando, telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo.
• Disponer de recursos necesarios: papel, televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, computadoras, etc.
• Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.
• Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min.
Recursos financieros
• Si se va a adornar el recinto con flores estas deben ser naturales y colocadas en mesas auxiliares ubicadas en tal manera que no obstaculicen el recorrido del público.
• La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunión.
• La iluminación debe ser óptima..
-Los baños deben de estar impecables.• El lugar y el personal para distribución de
refrigerios deben estar previamente definidos.
• Durante la reunión no deben pasarse llamadas, si es urgente se toma por escrito y se pasará el mensaje.
• Si se actúa como secretaria de la reunión se lee el orden del día y el acta anterior y se tomará nota para elaborar la nueva acta.
• Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.
• Aclarar inquietudes que hayan sucedido durante la ejecución de evento.
• Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse.
• Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunión.
• Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario.
• Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.
ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO
ORGANIGRAMA: Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar de una forma grafica señalando simplemente las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como la organización describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella comunicación formal en la organización, se denomina un organigrama.
ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
COMITÉFINANCIERO
COORDINADOR GENERAL
ORGANIGRAMA DELEVENTO
COMITÉ LOGISTICO
COMITÉ RELACIONES
PUBLICAS
COMITÉ ACADEMICO
INTEGRANTES INTEGRANTES INTEGRANTES INTEGRANTES
Importancia de saber quesomos parte de
un equipo y no somos el equipo completo
Importancia de saber quesomos parte de
un equipo y no somos el equipo completo
Importancia de saber quesomos parte de
un equipo y no somos el equipo completo
Importancia de saber quesomos parte de
un equipo y no somos el equipo completo
Cuando no lo tenemos claro…
LO MÁS IMPORTANTE DE TODO EVENTO ES LA VIDA Y
POR LO TANTO SERÁ SIEMPRE LA PRIORIDAD
PARA TOMAR CUALQUIER DECISIÓN
No importa que tipo de evento sea,
Lo importante es planificarlo cuidando los detalles,
Y ya en la ejecución hacer que esos detalles se
cumplan en el lugar y en el momento que fueron
programados.