Bizagi BPM Suite

Bizagi BPM Suite

Descripción Funcional

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Bizagi BPM Suite – Descripción Funcional | 1

Tabla de Contenido

Introducción ........................................................................................................................................... 3

¿Cómo funciona Bizagi? ............................................................................................................... 3

1. Diseño de mapas de proceso ...................................................................................... 4

2. Construcción de aplicaciones de proceso .............................................................. 4

3. Ejecución de Bizagi en su organización ................................................................... 5

Modelado de procesos con Bizagi Modeler ............................................................................. 6

Principales funcionalidades ......................................................................................................... 6

Diagrame sus procesos ............................................................................................................ 6

Documente sus procesos ........................................................................................................ 7

Promueva la Colaboración entre Equipos ........................................................................ 8

Simule sus procesos .................................................................................................................. 9

Construcción de aplicaciones de proceso con Bizagi Studio ............................................10

Definición del modelo de datos del proceso ...................................................................... 11

Creación de Interfaces de Usuario ..........................................................................................12

Reglas, Políticas de Negocio ..................................................................................................... 14

Asignación de recursos ................................................................................................................16

Integración con otras aplicaciones ..........................................................................................19

Integración a nivel de datos ..................................................................................................19

Servicios Web/Rest .................................................................................................................. 20

Capa SOA de Bizagi................................................................................................................. 22

Conectores personalizados (Component library) ........................................................ 23

Integración ECM ....................................................................................................................... 24

Seguridad en Bizagi Studio ....................................................................................................... 24

Derechos de Acceso en Bizagi ............................................................................................ 24



Ejecute sus procesos con Bizagi Engine ................................................................................... 25

Principales funcionalidades ....................................................................................................... 26

Portal de trabajo (Work portal) ........................................................................................... 26

Alarmas y notificaciones ........................................................................................................ 26

Auditoría y trazabilidad .......................................................................................................... 27

Movilidad ..................................................................................................................................... 27

Deployment ................................................................................................................................ 29

Seguridad en el Portal de trabajo ...................................................................................... 29

Mejoramiento continuo ..........................................................................................................31



Introducción

Las organizaciones enfrentan cada día nuevos requerimientos de los clientes, los

accionistas, los mercados, su personal y la sociedad en su conjunto. Hoy, las

organizaciones exitosas se diferencian de las que simplemente sobreviven, por estar

siempre en la búsqueda de nuevas y mejores formas de hacer las cosas, por

reinventarse y transformar sus procesos periódicamente.

En respuesta a este reto Bizagi ofrece a las organizaciones una completa plataforma

de automatización de procesos diseñada para apoyar la transformación

empresarial. Bizagi reduce el “time-to-market” de nuevas ideas y estrategias de

negocio, y facilita el mejoramiento continuo de sus procesos.

Clientes corporativos en más de 50 países confían en Bizagi para gestionar sus

procesos de negocio.

A lo largo de este documento le mostraremos las características que hacen de

Bizagi BPM Suite la única solución que le permitirá a usted y a su organización

modelar, automatizar, ejecutar y mejorar sus procesos de negocio a través de un

entorno gráfico y con la mínima cantidad de programación alcanzando

productividad, eficiencia y un crecimiento rentable y sostenido en el largo plazo.

¿Cómo funciona Bizagi?

Bizagi BPM Suite maneja el ciclo de vida completo de un proceso de negocio:

Modelar, Construir y Ejecutar. Cada una de estos pasos se realiza en distintos

productos de nuestra Suite que permiten, a través de un ambiente gráfico y

dinámico, construir una solución basada en procesos.



1. Diseño de mapas de proceso

El primer paso para crear soluciones Bizagi es diseñar el flujo de proceso utilizando

Bizagi Modeler. Este producto de Bizagi BPM Suite es una herramienta gratuita

para el modelado y documentación de procesos. Este producto le permite

visualmente diseñar, documentar y simular sus procesos, en forma ágil y sencilla,

utilizando la notación BPMN (Business Process Model and Notation), un formato

estándar de aceptación mundial para el modelado de procesos.

2. Construcción de aplicaciones de proceso

Una vez se ha terminado la fase de modelamiento, el siguiente paso es la

automatización de sus procesos. Bizagi Studio es el producto Bizagi BPM Suite

que provee el ambiente de construcción para convertir sus procesos en aplicaciones

ejecutables sin necesidad de programación.

Bizagi Studio es una herramienta gratuita que brinda un ambiente colaborativo

para múltiples usuarios diseñado para incluir toda la información necesaria para la

ejecución de los procesos: Flujo del proceso, datos de proceso, interfaz de usuario,

reglas de negocio, etc.

Bizagi Studio ofrece un conjunto de funcionalidades que permiten generar

gráficamente el modelo asociado a un proceso de negocio; un asistente amigable

lo guía a través de todos los pasos necesarios para convertir los diagramas

diseñados en Bizagi Modeler, en aplicaciones ejecutables.



3. Ejecución de Bizagi en su organización

El último paso es la ejecución de sus aplicaciones.

El modelo construido en Bizagi Studio se almacena en una base de datos, y es

interpretado y ejecutado en producción a través de Bizagi Engine. Este producto

de Bizagi BPM Suite se basa en un conjunto de componentes que ofrecen toda la

funcionalidad necesaria para una efectiva gestión de los procesos de negocio en las

organizaciones (portal de trabajo, BAM, Business Rules, Motor de Integración, etc.).

Bizagi Engine vela por la correcta y adecuada ejecución de las diferentes tareas o

actividades que intervienen en el proceso de negocio, controlando y verificando

que sean realizadas en el momento adecuado y por la(s) persona(s) o recurso(s)

indicado(s), de acuerdo con las directrices, objetivos y otros fundamentos de la

empresa.

Bizagi Engine hace que sea muy fácil diseñar soluciones que incorporan un número

importante de flujos de procesos bastante distintos, cuya ejecución depende de

ejecutar reglas de negocio contra datos de proceso de negocio, como Ventas o

Actualización de Clientes.

Mejoramiento continuo

Bizagi Engine cuenta con un completo conjunto de reportes e indicadores de

desempeño de los procesos que le permitirán analizar su negocio, identificar cuellos

de botella y sus causas, y en general identificar oportunidades de mejoramiento en

sus procesos.

Con base en estos hallazgos se pueden ajustar los procesos y sus políticas ya sea

en tiempo real en la aplicación web, o a través de Bizagi Studio para generar una

versión mejorada del proceso. Esta nueva versión del proceso puede ser puesta en

producción sin necesidad de programación en corto tiempo, modificando el

modelo de negocio la aplicación se adapta de forma automática facilitando el

mejoramiento continuo y aumentando la productividad de su organización.



Modelado de procesos con Bizagi Modeler

Bizagi Modeler es el primer paso de su iniciativa BPM. Con este producto de Bizagi

BPM Suite usted puede documentar, ejecutar y evolucionar sus procesos con total

confianza, y lo mejor de todo, es completamente gratuito.

El Modelado de procesos es la etapa inicial y fundamental de todo el ciclo de vida

de construcción de Bizagi. El objetivo principal de esta etapa, consiste en diagramar

claramente cada una de las tareas que componen el proceso.

Para mayor claridad de los usuarios Bizagi soporta totalmente el estándar

internacional BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN es el estándar

de facto manejado por la industria, por lo que provee una notación común para

que las personas relacionadas con los procesos puedan expresarlos gráficamente

en una forma más clara, estandarizada y completa y compartirlos alrededor de sus

organizaciones.

Como resultado de la etapa de Modelamiento, usted obtendrá un proceso

totalmente diagramado, que podrá ser entendido fácilmente por cualquier usuario

relacionado con el tema de procesos.

Bizagi Modeler es completamente autónomo; no es necesario tener interacción con

herramientas externas como Visio u otro diagramador externo.

Principales funcionalidades

Diagrame sus procesos

Bizagi pone la simplicidad primero. Nuestra innovadora interfaz es diseñada para

personas de negocio, no para programadores. Diagrame sus procesos de manera

rápida y fácil.

Si usted tiene procesos ya diagramados en otras herramientas, no se preocupe; no

ha perdido todo ese valioso trabajo. Bizagi Modeler brinda la posibilidad de

importar diagramas previamente creados en otras herramientas como Visio.



Además Bizagi Process Modeler es compatible con XPDL (XML Process Definition

Language) y BPMN, lo que le permitirá tanto exportar como importar archivos en

estos estándares.

Bizagi también ofrece la posibilidad de compartir sus diagramas con otras

herramientas de modelado que utilizan la notación BPMN. Puede exportar sus

diagramas a Microsoft Visio, a XPDL utilizando los elementos de notación BPMN

2.0, o a archivos de imagen en formato PNG, BPM, SVG o JPG.

Dentro de las múltiples posibilidades de expresión de situaciones de negocio que

se pueden obtener con BPMN y por ende con Bizagi Process Modeler, se tiene

también la posibilidad de especificar diferentes aspectos técnicos como

transacciones de larga duración, mensajes, notificaciones, llamados a sistemas

externos entre otros.

Documente sus procesos

Además de modelar sus procesos, el Bizagi Modeler también permite realizar una

completa documentación. Usted puede incluir dentro del diagrama información a

nivel del proceso o información detallada a nivel del elemento. Es aconsejable incluir

información relevante del funcionamiento del proceso de esa forma logrará tener

una documento de fácil entendimiento y lectura.



Una vez que su documentación este completa, usted puede publicarla en alta

calidad en el formato de su preferencia (Word, PDF, SharePoint, Web) y compartirla

con otros usuarios en su negocio.

Promueva la Colaboración entre Equipos

Disfrute trabajando con sus equipos utilizando nuestra herramienta de colaboración

para refinar sus flujos de proceso. Bizagi Modeler le permite trabajar en ambientes

colaborativos con otras personas en su equipo, los cuales pueden ser almacenados

en la nube o en su lugar de trabajo.

La colaboración permite a varios usuarios trabajar juntos en un modelo durante la

fase de diseño del proceso, logrando una mayor participación de los miembros del

equipo, lo que garantiza la mejor calidad en la definición del proceso. Los usuarios

pueden cambiar y mejorar el flujo del proceso, ejecutar debates en línea con otros

miembros del equipo e introducir comentarios. Los cambios en el proceso se

pueden ver en tiempo real por todos los participantes.



Simule sus procesos

Bizagi proporciona un módulo de simulación de gran alcance que le permite tomar

mejores decisiones visualizando el impacto de ideas y cambios propuestos antes de

su implementación en el mundo real.

La Simulación Bizagi es robusta y fácil de usar: basta con tomar el diagrama de flujo

de proceso y agregar información sobre el tiempo, los recursos y el costo. Bizagi

muestra una animación de la simulación con información en tiempo real. Los

usuarios de negocios y analistas de procesos pueden analizar los resultados para

identificar los cuellos de botella, los recursos sobre-utilizados, elementos con

escasos recursos y oportunidades de mejora.

Con Bizagi también es posible experimentar, realizar cambios y crear múltiples

escenarios hipotéticos. Ejecute las simulaciones y ver el impacto de cada cambio.



Construcción de aplicaciones de proceso con Bizagi

Studio

Una vez que ha diseñado sus procesos, usted estará listo para dar el siguiente paso.

Bizagi Studio convierte los diagramas de proceso definidos en Bizagi Modeler en

aplicaciones reales, sin programación. Y al igual que Bizagi Modeler, es

completamente gratuito.

A través de Bizagi Studio, Bizagi BPM Suite provee un ambiente colaborativo donde

usted y su colaboradores pueden trabajar simultáneamente en sus procesos. Los

miembros de los equipos de trabajo pueden estar ubicados en diferentes sitios y

las personas pueden hacer check out de procesos (funcionalidad que permite

bloquear el diagrama para evitar que otras personas realicen modificaciones),

modificarlos y mejorarlos, para una vez terminada su labor hacer check in de las

mejoras para que estén a disposición de los demás miembros del equipo de trabajo.

El resultado principal de la automatización con Bizagi Studio es el Modelo de

Negocio totalmente terminado, que será ejecutado y controlado por Bizagi Engine.

Un amigable asistente lo guiará a través de todos los pasos necesarios para

transformar sus procesos en aplicaciones ejecutables:

Definición del Modelo de Datos

Creación de Interfaces de Usuario

Reglas de Negocio

Asignación de Recursos

Integración con otras aplicaciones

Ejecución



Definición del modelo de datos del proceso

El primer paso en la Automatización es reflejar la información de negocio necesaria

para cada proceso mediante un modelo estructurado de datos. La capacidad de

Bizagi de soportar la información como un Modelo de Datos Relacional, lo

diferencia ampliamente sobre otras soluciones. Esto permite que diferentes

procesos tengan la posibilidad de compartir información de manera nativa,

evitando transferencia innecesaria de datos. La posibilidad de administrar la

información estructurada y persistentemente facilita la interacción con otros

repositorios de datos que lo hagan de manera similar.

El Modelo de Datos es el resultado del análisis realizado conjuntamente por un

Consultor Funcional y un Consultor Técnico. En esta etapa el equipo reconoce la

información necesaria para el proceso y determina dichas necesidades deben ser

representadas en el modelo.

La creación del Modelo, se hace totalmente usando Bizagi Studio. Usted tendrá la

posibilidad de generar gráficamente cada una de las entidades y atributos que

componen el Modelo. Bizagi soporta diferentes tipos de atributos, ampliando la

capacidad de expresar y reflejar necesidades de negocio.



Creación de Interfaces de Usuario

Una vez se han definido los datos del proceso, se requiere definir las formas o

pantallas que se van a mostrar a los usuarios finales. La creación de dichas formas

se hace utilizando el diseñador de formas de Bizagi.



En ningún momento se requiere codificar o realizar compilaciones de ningún tipo.

Es posible crear las formas de manera automática arrastrando y soltando los

atributos creados en el modelo de datos.

Es común que en determinadas actividades del proceso, se requiera consultar

información registrada en actividades anteriores. Para suplir esta necesidad, sin

tener que duplicar formas, es posible asociar formas previamente creadas a la nueva

forma. Es posible realizar esta acción de dos maneras: La primera opción es

configurar la propiedad de solo lectura de la forma. La segunda opción es utilizar

la funcionalidad “Copiar desde” para reutilizar todos los campos de una forma

existente en la nueva forma. De esta manera Bizagi facilita la reutilización cuando

aplique y evita que no existan en el modelo elementos innecesarios aumentando la

agilidad de la automatización.

Para escenarios más sofisticados donde se requiere funcionalidad extendida (como

mostrar un gráfico de estadísticas, usar un mapa de Google o algo no incluido en

los controles nativos), es posible incluir Widgets. Los widgets son controles

personalizados y especializados que tienen propiedades predefinidas dirigidas a las

necesidades específicas del negocio. Estas características promueven la

reutilización, por lo que los widgets se pueden incluir y configurar (mapear)

fácilmente en cualquier modelo de negocio. Bizagi ofrece la Tiendo Bizagi Widgets

a la comunidad, donde todo el mundo será capaz de descargar e instalar los

widgets desarrollados por Bizagi y por la Comunidad, directamente de la propia

herramienta.



Reglas, Políticas de Negocio

Las organizaciones se rigen por ciertas políticas o normas, las cuales se derivan de

las diferentes estrategias y objetivos de las empresas. Como resultado, existen

restricciones, excepciones y una gran variedad de condiciones en la mayoría de las

actividades que conforman los procesos de la organización. Estas condiciones

deben ser administradas de la manera más ágil y eficiente para poder ejecutar las

estrategias de la organización en el menor tiempo posible y responder a la dinámica

del mercado de manera oportuna.

El motor de Reglas de Negocio provee la flexibilidad y las herramientas necesarias

para representar diferentes situaciones, tales como:

Transiciones de Flujo de Proceso

Validaciones de Actividades

Definición de Conjuntos de Usuarios para asignaciones

Definición de condiciones de Edición, Visibilidad o Requerido de

campos dentro de formas

Ya que las reglas solucionan diferentes situaciones de negocio, Bizagi ayuda el

Modelamiento organizado, categorizando cada una de las reglas de acuerdo a su



utilización. Así, al momento de asociar una regla a una situación específica, Bizagi

solo listará aquellas que correspondan a la categoría.

Para soportar la necesidad de controlar las condiciones de negocio, Bizagi cuenta

con su propio Motor de Reglas que permite al usuario definir cualquier condición

de manera gráfica. Para lograrlo Bizagi ofrece un grupo de asistentes que contienen

elementos como condiciones SI, SI NO, Ciclos, iteraciones sobre relaciones, acceso

a funciones predefinidas, invocaciones a servicios web y evaluación de expresiones

booleanas entre otros. Todas estas condiciones son ofrecidas nativamente por

Bizagi para suplir la necesidad de realizar condiciones de negocio.

Otro elemento importante de la generación de reglas de negocio, está soportado

sobre el modelo de datos de Bizagi dado que toda la información de los procesos

reside sobre un modelo relacional de datos. Bizagi ha implementado y

acondicionado XPath (XML Path Language) para navegar la información del

proceso. Con la utilidad “Intellisense” es posible navegar y obtener dinámicamente

los elementos del modelo haciendo fácil e intuitivo el desarrollo de reglas de

negocio.



Las Políticas de Negocio se crean en Bizagi Studio, de la misma manera que las

reglas. Su principal diferencia radica, en la facilidad con que pueden ser

estructuradas a través de elementos predefinidos y la capacidad que tienen de ser

modificadas desde la aplicación web.

Dentro de las posibilidades de las Políticas de Negocio se cuenta con:

Precondiciones

Tablas de Decisión

Reglas de Políticas

Grupos de Políticas de Reglas

Asignación de recursos

Bizagi mejora la eficiencia de la organización al proveer poderosos métodos de

asignación de personas a cada una de las actividades del proceso. Sus herramientas

de asignación ayudan a la organización a ajustar prioridades y direccionar

adecuadamente el trabajo al recurso correspondiente.



Para poder realizar asignación de recursos, se requiere que el proyecto Bizagi

configure algunos elementos previamente. Algunas de las características

configurables de la organización son:

UserId: Identificación del usuario en Bizagi.

Áreas: Departamento de una organización.

Ubicación: Ubicación geográfica. En esta sección se definen también, si es el

caso, las oficinas o sucursales. En Bizagi, un usuario sólo pertenece a una

ubicación.

Cargo: Estructura organizacional. Indica los cargos y su nivel de jerarquía. En

Bizagi, un usuario puede tener uno o más.

Roles: Conducta o papel que desempeña una persona en la organización. En

Bizagi, un usuario puede tener uno o más roles.

Habilidades: Capacidad o aptitud para una acción. Destrezas especiales de una

persona que le permiten llevar a cabo una actividad. En Bizagi, un usuario puede

tener una o más habilidades.

Un concepto fundamental en BPM es la ejecución de las tareas por las personas o

“recursos humanos”. Este concepto es ofrecido de forma nativa por Bizagi.

Las asignaciones se componen de dos partes: los Criterios de Asignación y las

Reglas de Asignación.



Criterio de Asignación: hace referencia al método que utiliza Bizagi para asignar

una actividad. Dentro de las posibilidades soportadas, se cuenta con:

Por Carga: el usuario con menor carga de trabajo

Todos: Todos los usuarios que puedan, cualquiera puede decidir

realizar la actividad.

Secuencial: uno después de otro cíclicamente.

Primero disponible: El primer usuario disponible dependiendo de la

zona horaria asociada.

Las Reglas de Asignación permiten incluir condiciones basadas en las propiedades

de los usuarios que, en conjunto con los criterios de asignación determinar la

asignación final.

La herramienta permite seis propiedad autoconstruidas: UserID, Área, Rol,

Habilidades y Cargo. Adicionalmente los usuarios pueden definir condiciones

construidas de acuerdo a las necesidades del proceso.



Integración con otras aplicaciones

Bizagi presenta una capa de integración que permite a los procesos integrarse con

otros sistemas existentes por medio de un sistema robusto, flexible y de gran

alcance que ayuda en la solución BPM de clientes corporativos.

Bizagi presenta diferentes posibilidades de configuración, lo cual se traduce en

diferentes mecanismos para la integración. Estas posibilidades de configuración

incluyen diferente mecanismos para realizar integración a nivel de datos o para

realizar integración a nivel de proceso.

En algunos proyectos es necesario integrar los procesos con sistemas existentes.

Bizagi permite integración con las siguientes aplicaciones:

Integración con bases de datos externas.

Capacidad de invocar servicios Web externos o servicios REST.

Permite que un sistema externo invoque servicios web en Bizagi (capa

SOA).

Configuración de servidores de correo.

Uso de ECM (Entrerprise contect manager o DMS).

Conexión personalizada para integración con ERPs, CRMs, sistemas

legales y ESB en general.

Integración a nivel de datos

Para integración a nivel de datos Bizagi ofrece mecanismos de virtualización y de

replicación.



A través de estos dos mecanismos, entidades externas (provenientes de datos

existentes) pueden ser mapeados directamente al modelo de datos de Bizagi. De

esta forma la información es compartida de forma transparente entre ambos

repositorios.

A través de la virtualización, los procesos en Bizagi pueden obtener de forma

automática información de una fuente de datos externa. También es posible

actualizar la información de la fuente externa (on-demand).

A través de la replicación, Bizagi corre trabajos programados para actualizar la

información del modelo de datos con información de la fuente externa de datos.

Servicios Web/Rest

Para la integración a nivel de proceso, Bizagi presenta una interfaz gráfica que lo

guiará en el proceso de la configuración para invocar el servicio externo web-based

(por ejemplo el estándar de servicios web SOAP o el servicio REST).



Los grupos de servicios web-based son publicados a través de métodos los cuales

son accedidos a través de URL, ya sea por una ubicación de red interna (intranet) o

una ubicación de red externa (internet).

Gracias al asistente de interfaces no es necesario programar. Bizagi envía

automáticamente información del negocio desde el proceso, esta información es la

entrada el servicio externo web-based. La respuesta del servicio se pasa de forma

automática actualizando el modelo de datos del proceso.

El intercambio de información entre Bizagi y el sistema externo se realiza a través

de archivos JSON. De esta manera, la integración no depende de la plataforma, la

tecnología o el lenguaje de programación usado en la implementación del servicio

web.



La invocación de servicios Web o REST pueden ser asignados a tareas asincrónicas,

de modo que estas invocaciones tienen un tiempo de respuesta y pueden ser

llevados por el sistema de forma separada (por ejemplo un lote de operación). Esta

opción permite que se pueda reintentar las invocaciones a los servicios de forma

manual por el administrador cuando se presenta una falla, por ejemplo cuando el

sistema externo no está disponible en el momento.

Capa SOA de Bizagi.

Bizagi ofrece servicios Web SOAP integrados, los cuales son mostrados a través de

capa SOA (service oriented integration). Esto permite a otros sistemas y portales

integrase a la solución BPM de Bizagi.

Entre los servicios web incorporados y publicados en cualquier proyecto de Bizagi,

los sistemas externos pueden realizar lo siguiente:

Iniciar procesos en Bizagi.

Obtener o actualizar información del modelo de datos de Bizagi.

Re asignar, cancelar o avanzar una actividad.

Lanzar un evento

Obtener reportes.



Todos los procesos modelados en Bizagi ofrecen métodos web para recibir y enviar

información en el estándar XML. Esto significa que Bizagi es compatible con la

arquitectura SOA en la que, como una buena práctica, las aplicaciones exponen sus

funciones principales como un servicio para facilitar la integración con otros

sistemas que corren en plataformas heterogéneas.

Conectores personalizados (Component library)

Bizagi ofrece la capacidad de asociar conectores personalizados a la solución. Estos

conectores siguen una arquitectura broker-based para presentar métodos que

manejen los requerimientos de negocio más complejos o más sofisticados (como

el manejo de archivos PDF, archivos de Microsoft Excel, procedimientos

almacenados, etc.)

Esta es una opción de gran alcance para escenarios en los que no es posible tener

una integración a través de la capa SOA, o a nivel de datos (por ejemplo, en los

sistemas de legado).

Si este es el caso, los componentes registrados en la Component library de Bizagi

se pueden utilizar directamente desde dentro de reglas de negocios. Los

componentes soportados son DLLs o archivos .JAR (sean de la edición Bizagi .NET

o JEE).



Integración ECM

Bizagi ofrece soporte out-of-the-box para la integración con sistemas ECM. Lo que

es, archivos adjuntos a una actividad del proceso que pueden ser guardados de

forma automática en el ECM (central document repository) y no en Bizagi.

Adicionalmente, varias operaciones están disponibles en documento por ejemplo:

check out, actualizaciones, actualización de la metadata, deshacer el check-out y

eliminar.

Esta integración soporta cualquier ECM (o sistema de manejo de documentos) que

es compatible con el estándar CMIS 1.0 (Content Management Interoperability

Services). Algunos de los ECM soportados por el estándar son: SharePoint, Alfresco,

FileNet, Documentum, entre otros.

Seguridad en Bizagi Studio

Derechos de Acceso en Bizagi

Con Bizagi BPM Suite los proyectos pueden ser desarrollados en un ambiente de

colaboración, donde diferentes usuarios pueden trabajar simultáneamente sobre

todos los procesos. Para el desarrollo colaborativo, Bizagi ofrece la posibilidad de

definir derechos de acceso para usuarios o grupos de usuarios. Es posible otorgar

derechos para crear, modificar y tener control total sobre ciertos elementos de

Bizagi Studio.



Ejecute sus procesos con Bizagi Engine

Una vez terminada la etapa de Automatización, se obtiene un modelo de negocio

el cual será ejecutado y controlado por Bizagi Engine. Este producto es el único

pago de nuestra Suite. Esta poderosa aplicación ejecuta los procesos creados en

Bizagi Studio y los convierte en aplicaciones reales. Y mejor que esto, está

disponible a través de un plan de inicio accesible para que pueda alcanzar un rápido

retorno sobre la inversión.

Bizagi Engine se encargará de interpretar cada uno de los elementos construidos

en los pasos anteriores y generar un portal de trabajo 100% web para todos los

participantes del proceso. Bizagi Engine está compuesto por motores

especializados en cada uno de los módulos de Bizagi, Motor de Workflow, Motor

de Reglas de Negocio, Motor de Asignaciones entre otros. Para el usuario final la

ejecución y utilización de cada uno de ellos se hace únicamente a través de la

Aplicación Web.



Principales funcionalidades

Portal de trabajo (Work portal)

Como resultado de todas las etapas anteriormente descritas, Bizagi Engine se

encarga de interpretar y ejecutar el modelo ofreciendo a los usuarios finales el

Portal de Trabajo Bizagi.

Es a través del Portal de Trabajo donde los usuarios finales podrán realizar su

trabajo. En él encontrarán un listado de las actividades que tienen pendientes por

realizar, podrán priorizarlas por diferentes criterios y ver información en tiempo real

sobre el desempeño de sus procesos. Bizagi ofrece nativamente la priorización de

actividades por medio de un esquema de semaforización (verde, amarillo, rojo), de

tal forma que el usuario final pueda tener visibilidad de cómo debería priorizar y

organizar su trabajo.

Dentro del Portal de Trabajo de Bizagi, el usuario estará en capacidad de crear

nuevos casos de aquellos procesos a los que se le haya garantizado el acceso y

podrá realizar consultas sobre casos existentes, así no haya trabajado en ellos.

Alarmas y notificaciones

Además de poder tener visibilidad de las tareas a realizar, Bizagi proactivamente

podrá enviar al usuario encargado de ejecutar una tarea específica un correo

electrónico con información y permitiendo el acceso directamente al caso

solamente haciendo clic en un link.



De igual manera y pensando en la ejecución oportuna de la tareas es posible

asociar alarmas a cada actividad las cuales ayudarán a controlar la ejecución de las

actividades dentro de los tiempos esperados.

Auditoría y trazabilidad

Cada una de las tareas asignadas además de contener toda la información de

negocio que se definió en la etapa de automatización, mostrará automáticamente

información del caso, como número de creación, fecha de creación, usuario

creador.

Para tener un mayor control sobre cada uno de los casos, Bizagi cuenta con la

opción de obtener un registro de actividades que permitirá realizar un seguimiento

de quién y cuándo se terminó una actividad, que información fue modificada.

Además se podrá visualizar de manera gráfica el estado del proceso.

Dependiendo del rol que el usuario juegue dentro de la solución, este podrá

acceder a diferentes módulos. Si se trata de un administrador, estará en capacidad

de administrar diferentes elementos de la solución como son:

Administración de Casos

Administración de Entidades

Administración de Usuarios

Administración de Alarmas

Aquellos usuarios que deban realizar análisis sobre la información, tendrán acceso

al Módulo de análisis de información de negocio.

Movilidad

El Portal de Trabajo adopta la revolución móvil y lleva la automatización de procesos

de negocios al siguiente nivel. Bizagi entiende que los empleados tienen cada vez

más sus dispositivos móviles en sus lugares de trabajo y las empresas deben apoyar

estos dispositivos para mantener a los empleados conectados a los procesos de la

organización.



Bizagi ofrece compatibilidad con todas las plataformas, lo que garantiza una gran

experiencia para el usuario: con el dedo, un ratón o un lápiz, todos los procesos se

ejecutan de la manera. Su compañía puede crear procesos y los empleados pueden

acceder a la información en cualquier momento y en cualquier lugar.

Todos los controles que se pueden utilizar son inteligentes - entienden cómo

representarse apropiadamente para cada dispositivo, ya sea el dispositivo de

escritorio o dispositivo móvil. Bizagi tiene una filosofía "diseñe una vez, ejecute en

cualquier lugar" - al diseñar la interfaz de formas y ejecutarla el Portal de Trabajo,

ésta se procesará adecuadamente para todos los dispositivos móviles actuales,

incluyendo Windows Surface.



Deployment

El Deployment de cualquier proceso o procesos construidos en Bizagi consiste en

la creación o actualización del proceso para su ejecución en un ambiente diferente

al ambiente de desarrollo.

Esto se debe realizar una vez la implementación del proyecto y sus ajustes han sido

completados en Bizagi Studio.

Un ambiente se define como una aplicación independiente que contiene todo un

proyecto de Bizagi, esto significa que tiene su propio portal de trabajo,

programador de servicios y base de datos.

Para realizar deployment Bizagi recomienda trabajar a través de los siguientes tres

ambientes:

Desarrollo

Pruebas

Producción

Bizagi Studio permite realizar deployment solo con un clic a través del séptimo paso

del Asistente de Procesos.

Seguridad en el Portal de trabajo

Derechos de acceso en la aplicación Web

Al ser ejecutado desde una Aplicación Web, Bizagi incorpora dos niveles de

seguridad diferenciados. En primer lugar se soportan diferentes métodos de

autenticación para garantizar el acceso a la aplicación. Así mismo se cuenta con un



esquema de roles y grupos de usuario para controlar la autorización al interior de

la aplicación.

Autenticación

La autenticación en Bizagi puede ser manejada de maneras diferentes de acuerdo

a la realidad de la solución. Dependiendo de la arquitectura implantada o del lugar

de acceso de los usuarios finales.

Métodos de Autenticación soportados:

Autenticación Windows: Este tipo de autenticación permite a Bizagi

automáticamente validar los usuarios contra dominios y máquinas

Windows, siempre y cuando el usuario este registrado en Bizagi. Para

utilizar este método de autenticación Bizagi soporta además una

integración nativa con LDAP, en donde se configuran las propiedades

necesarias.

Autenticación Bizagi: Es Bizagi quien maneja la autenticación. Los

usuarios solo deben existir en Bizagi.

Autenticación Mixta: Ideal cuando existen usuarios finales que

accederán a Bizagi de sitios diferentes.

Autenticación Personalizada: Es posible construir componentes para

realizar autenticaciones a otros sistemas.

Autorización

Una vez se ha realizado el primer paso a producción, se deben configurar ciertos

elementos de seguridad. No cualquier usuario tiene los mismos permisos sobre la

solución. Dependiendo de su rol, cada usuario podrá acceder a diferentes módulos.

De esta manera, Bizagi administra los niveles de acceso a la solución.

Bizagi Studio es la herramienta que permite configurar la seguridad de la solución.

Es posible determinar niveles de acceso a elementos como Entidades, Creación de

Nuevos Casos, Módulo de Análisis, Módulos de Administración, Políticas entre

otros. La definición de los accesos se hace mediante la asociación de Roles o Grupos

de Usuario a cada posibilidad.



Mejoramiento continuo

La mayoría de soluciones de BPM limitan la agilidad en la automatización de

procesos y sobretodo en el mejoramiento continuo de procesos pues requieren de

grandes cantidades de código lo cual las hace inflexibles. Bizagi, por el contrario,

fue concebida para automatizar y mejorar procesos humanos bajo un esquema de

“Cero código”, usando la mínima cantidad de programación y a través de un

entorno completamente gráfico.

Para lograr el mejoramiento continuo, Bizagi ofrece el análisis de información desde

dos puntos: el primero, analizar el negocio teniendo como base la información

propia del negocio generada durante la gestión de cada uno de los casos. Esto

permitirá tener visibilidad del comportamiento de mercado ya sea interno o

externo, de los clientes internos y externos, y de aquellas variables que se decidan

son necesariamente puntos clave de éxito del negocio.

Desde el punto de vista operativo Bizagi ofrece un completo conjunto de reportes

e indicadores de desempeño de los procesos que le permitirán identificar cuellos

de botella y sus causas, y en general identificar oportunidades de mejoramiento en

sus procesos.

Con la información obtenida del análisis de los procesos, los analistas de negocio

podrán definir la necesidad de generar nuevas versiones de procesos y agregarlos

a la solución. Las mejoras a los procesos se realizan a través de Bizagi Studio

siguiendo los pasos de las etapas anteriores.

Bizagi tiene como premisa fundamental y estructural que EL PROCESO ES LA

APLICACIÓN.

Reportes de análisis

Bizagi provee a los usuarios poderosas herramientas que brindan soporte a la toma

de decisiones de tipo gerencial. El módulo de Análisis de Reportes, presenta a los

usuarios funciones analíticas e indicadores de datos para tomar decisiones para el

mejoramiento de los procesos.

El módulo de Análisis presenta para los usuarios gráficos de seguimiento y

monitoreo en tiempo real para tomar las mejores decisiones en el desarrollo de



procesos de forma eficiente, asegurando que las personas hacen su trabajo de

acuerdo con el flujo y las políticas predefinidas.

Los siguientes son ejemplos de información que puede ser obtenida con el análisis

de los indicadores:

Duración real de los procesos versus el tiempo estimado de duración

Procesos y/o actividades que representan altos costos.

Numero de activaciones de una tarea

SLA (Nivel de servicio)

Actividades que tienen mayor porcentaje de retraso.

De este análisis podrán obtener resultados que indiquen que se debe incrementar

el grupo de trabajo que ejecuta una actividad, agregar actividades al proceso, entre

otros. A continuación se listan estos indicadores:

BAM de Procesos (Business Activity Monitoring)

BAM de Tareas

BAM de recursos

Análisis de Procesos

Análisis de Tareas

Sensores



Análisis de información de negocio

Bizagi no solo ofrece la posibilidad de extraer información sobre el proceso

utilizando el módulo de Análisis del proceso, sino que también ofrece la posibilidad

de realizar análisis sobre la información de negocio. El Módulo de Análisis de

Información de Negocio brinda la posibilidad a los analistas de generar gráfica e

interactivamente consultas multi-dimensionales sobre la información de negocio de

los procesos. Para lograr lo anterior se define claramente qué información se desea

analizar y bajo qué variables de negocio se obtendrá dicha información. De esta

forma se pueden ejecutar diferentes tipos de análisis y obtener resultados que

permiten definir estrategias de negocio que redunden en mejoras sustanciales en

el negocio automatizado.

Una de las características más importantes de las consultas, radica en que la

definición de los parámetros se hace en Bizagi durante la etapa de automatización,

pero la construcción de las consultas como tal se realiza directamente sobre el

Portal de Trabajo, dándole así todas las garantías a los usuarios finales de negocio

de controlar y evaluar la información de sus procesos sin necesidad de depender

de otras áreas.

Bizagi provee a los usuarios la capacidad de generar sus propios "análisis gráfico"

sobre los resultados de dichas consulta. Esta funcionalidad permite a los usuarios

seleccionar el tipo de gráfico que se mostrará: línea 2D, Columnas 2D, columnas



3D, etc. Bizagi muestra automáticamente al usuario las dimensiones y medidas

posibles para la ilustración gráfica. Las dimensiones incluyen dimensiones definidas

por el usuario y dimensiones automáticas, como usuarios, roles, lugares y equipos

de personas, entre otros. Para cada una de las medidas es posible elegir

características tales como el recuento, media, máxima y mínima.

Además, se pueden añadir dimensiones de datos de negocios y filtros para aplicar

a los resultados. Cualquier información que usted ha incluido en un caso, o

diseñado para ser capturado por el estado de un caso, puede ser usada para

producir un reporte.

Estos reportes se pueden exportar a Excel o guardar en la carpeta de consulta

personal del usuario en la aplicación web.

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