Bizagi - Mi Primer Proceso

Business Agility Taller para Evaluación del Producto

Mi primer Proceso

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Taller para Evaluación del Producto

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Table of Contents

1. BizAgi ............................................................................................................. 4

¿Cómo Opera Bizagi? .................................................................................................... 4

2. Taller: Solicitud de vacaciones ................................................................ 5

Descripción del Proceso Solicitud de vacaciones ................................................. 5

Alcance ........................................................................................................................ 5

Modelando el Proceso Paso a Paso ........................................................................... 5

PASO 1: DEFINIR Y MODELAR EL PROCESO .............................................................. 6

Información adicional para crear el proceso: .................................................... 6

PASO 2: DATOS DEL PROCESO ................................................................................. 18

PASO 3: CREAR LAS FORMAS .................................................................................... 28

ACTIVIDAD: REGISTRAR SOLICITUD DE VACACIONES ................................... 28

ACTIVIDAD: VERIFICAR DÍAS DISPONIBLES DE VACACIONES ...................... 31

ACTIVIDAD: AUTORIZAR SOLICITUD DE VACACIONES .................................. 31

ACTIVIDAD: REALIZAR TRÁMITE ADMINISTRATIVO ....................................... 34

ACTIVIDAD: INFORMAR RECHAZO SOLICITUD ................................................ 38

PASO 4: REGLAS DE NEGOCIO .................................................................................. 40

CONDICIONES DE TRANSICIÓN ........................................................................... 40

ACCIONES EN LAS ACTIVIDADES ........................................................................ 44

PASO 5: PARTICIPANTES ............................................................................................ 51

ACTIVIDAD: REGISTRAR SOLICITUD DE VACACIONES ................................... 52

ACTIVIDAD: APROBAR SOLICITUD DE VACACIONES ...................................... 52

ACTIVIDAD: REALIZAR TAREA ADMINISTRATIVA ............................................. 56

ACTIVIDAD: INFORMAR RECHAZO SOLICITUD ................................................ 57

PASO 6: INTEGRACION CON OTROS SISTEMAS .................................................... 58

Instalar el Servicio Web ....................................................................................... 58

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Invocar el Servicio Web desde BizAgi .............................................................. 61

PASO 7: APLICACIÓN WEB ........................................................................................ 67

USUARIOS ................................................................................................................ 68

PARAMETRIZACION ............................................................................................... 73

PRUEBA A LA APLICACIÓN.................................................................................... 76

MEJORAS A LA APLICACIÓN ................................................................................. 81

ENVIAR UNA NOTIFICACIÓN AUTOMÁTICA (OPCIONAL) ............................... 85

3. CONCLUSION ............................................................................................. 92

Próximos pasos ........................................................................................................... 92

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1. BizAgi BizAgi® es una solución de Business Process Management que apoya la gestión en organizaciones orientadas a

procesos, al permitir la visualización, control y mejoramiento de todos los procesos en tiempo real. Su

aplicación principal está en la gestión, control, seguimiento y análisis de procedimientos tales como trámites

de seguros, aprobaciones de solicitudes de crédito y manejo de quejas y reclamos.

BizAgi® ofrece resultados inmediatos. Los procesos se modelan e implementan de manera ágil, sin importar su

complejidad, pero se conservan suficiente flexibilidad como para que puedan modificarse fácilmente, de

acuerdo a las necesidades cambiantes del negocio.

¿Cómo Opera Bizagi?

BizAgi es una solución desarrollada para las organizaciones orientadas en la optimización, automatización y

gestión de procesos de negocios. Son organizaciones en donde tiene una visión de procesos en cada una de sus

áreas funcionales, sin importar la cantidad de áreas o departamentos que recorra el proceso.

Buscando la agilidad y flexibilidad en la optimización, automatización y gestión que hoy en día demandan las

organizaciones en la ejecución continua de los procesos, BizAgi cuenta con los siguientes pasos fundamentales

para su operación:

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2. Taller: Solicitud de vacaciones Su compañía ha iniciado una estrategia de BPM y ha escogido BizAgi para llevarla a cabo. Usted ha sido

seleccionado para implementar el proceso de Solicitud de Vacaciones, el cual se describe a continuación.

En las siguientes páginas encontrará la información sobre el proceso y los datos que necesitan ser controlados

y visualizados durante el mismo. Siga paso a paso las instrucciones de este manual y al finalizar usted tendrá su

proceso de solicitud de vacaciones automatizado.

Descripción del Proceso Solicitud de vacaciones

El proceso de solicitud de vacaciones inicia cuando cualquier empleado de la organización realiza una solicitud

de vacaciones, una vez registrada la solicitud está le llega al jefe inmediato del empleado solicitante quien

debe autorizar o rechazar la solicitud, si la solicitud es rechazada se devuelve al empleado solicitante donde

puede visualizar las razones de rechazo de su solicitud. Si la solicitud es aprobada se le genera una actividad al

Auxiliar de Recursos humanos quien debe realizar el trámite administrativo respectivo.

Alcance

Este proceso se enfoca en controlar las solicitudes de vacaciones de la organización, desde su solicitud hasta su

aprobación y rechazo.

Modelando el Proceso Paso a Paso

BizAgi tiene 2 productos principales

BizAgi Process Modeler: Usado para diagramar y documentar procesos

BizAgi BPM Suite: Usado para convertir los procesos diagramados en aplicaciones ejecutables

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Usaremos BizAgi Process Modeler para diagramar procesos y los automatizaremos usando BizAgi Xpress. BizAgi

Xpress es una versión de la Suite BPM que puede descargar gratuitamente aquí

PASO 1: DEFINIR Y MODELAR EL PROCESO

El modelamiento del proceso, es uno de los primeros pasos para la implementación de BizAgi. Es una etapa

vital, debido a que es la fase en donde se crea o diseña el flujo real del proceso. Esta cadena de actividades o

flujo, es la base fundamental del proyecto, al cual se le adicionarán las variables y elementos necesarios, de

acuerdo con los requerimientos de la organización.

En esta etapa, BizAgi ofrece un modelador, con un conjunto de figuras o esténcil para dibujar diagramas de flujo

de procesos; las figuras disponibles hacen parte de la notación BPMN, haciendo posible la estandarización en la

diagramación de los procesos.

Información adicional para crear el proceso: La compañía desea organizar todos sus procesos relacionados con los servicios internos en un solo sitio.

Haga doble clic en el acceso directo a BizAgi Process Modeler. Si aún no ha descargado BizAgi Process Modeler, puede hacerlo aquí:

1. Nombre su proceso; haga clic derecho en el Pool (Proceso) y seleccione Editar Texto, escriba Solicitud de

Vacaciones

http://download.bizagi.com/xpress/BizAgiXpress.exe

http://download.bizagi.com/modeler/BizAgiPMSetup.exe

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2. Cambie el nombre del diagrama principal; haga doble clic en el nombre del diagrama y escriba Solicitud de

Vacaciones:

3. Incluya Lanes para su proceso. Arrastre el símbolo de Lane desde la paleta:

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4. Cambie el nombre del Lane: Haga doble clic sobre el Lane y seleccione Editar Texto, escriba Empleado.

5. Adicione dos Lanes más, llámelos Jefe y Asistente de Recursos Humanos:

6. Adicione Fases, para esto, arrastre el símbolo de Fase desde la paleta:

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7. Renombre la fase; haga clic derecho sobre la fase y escriba Registro.

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8. Adicione una segunda fase y llámela Aprobación

9. Empezaremos a añadir figuras a nuestro proceso. Seleccione la figura de inicio desde la paleta y arrástrela

hasta la posición del diagrama donde debe estar ubicado el inicio del proceso:

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10. Las figuras tienen un Pie Menu que permite seleccionar figuras con las que se pueden conectar las figuras

seleccionas dentro del diagrama. Al ubicar el cursor sobre las figuras del diagrama se dibuja un borde

translúcido del mismo color de la figura. Cuando se hace clic sobre la figura aparece en el borde los íconos

de las figuras con las que se puede conectar. Estos iconos permiten hacer drag and drop de la figura que

representan, de modo que al seleccionarlo se crea una nueva figura y un flujo de secuencia hasta él.

Para Diagramar la actividad de registro, seleccione el rectángulo de Pie Menú y ubíquelo dentro del diagrama.

Tenga en cuenta… Todas las transiciones deben estar bien conectadas, todas las figuras deben estar dentr o del área de las fases y áreas funcionales y NO sobre el límite de una fase o área funcional.

Para renombrar las actividades o transiciones (flechas) haga doble clic sobre ellas

Cree las distintas figuras de su proceso hasta que luzca de la siguiente manera:

11. Haga clic derecho sobre la actividad Verificar Días Disponibles de Vacaciones y transfórmela a Tarea de

Servicio:

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12. Guarde su Archivo BPM, de esta manera el archivo estará disponible para uso posterior y documentación:

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13. Ejecute su proceso. Este procedimiento llevará su proceso diagramado al ambiente de automatización.

14. Seleccione el diagrama Solicitud de Vacaciones y haga clic en siguiente:

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15. En la siguiente ventana puede editar el nombre del proceso para el ambiente de ejecución. Haga clic en

siguiente.

16. Seleccione el proyecto al que desea llevar su proceso, en este caso seleccione la opción Nuevo y haga clic

en siguiente:

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17. Elija un nombre para su proyecto, para este taller el proyecto se llamará Proyecto BPM y haga clic en

siguiente:

Una vez el proyecto haya sido creado usted estará en BizAgi Studio en el modelador de procesos interno, vamos

a incluir algunos parámetros a las actividades del proceso, como lo son la duración, el texto de ayuda y la

descripción entre otros. Para realizar esta configuración de las actividades vamos ingresar a las propiedades

cada actividad.

Texto de ayuda: Este texto de ayuda aparece disponible en el texto del asistente para cada actividad en la aplicación web, si no se cuenta con asistente sale en el parte inferior del browser.

Duración: indica el tiempo que debe durar la actividad, este tiempo es útil para definir cuándo una actividad está vencida o está próxima a vencerse, este tiempo se da en minutos.

Descripción: Permite incluir alguna información adicional para la actividad. La descripción se muestra en la parte superior de la forma asociada a la actividad o evento.

18. Para ingresar a las propiedades de una actividad de clic derecho sobre la figura y seleccione la opción

Propiedades.

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19. De clic en frente del campo Texto de ayuda e incluya el siguiente texto de ayuda para la actividad.

Diligencie toda la información para su solicitud de vacaciones

El texto de ayuda es un texto que se le mostrará al usuario final dentro de la ejecución de la actividad en la aplicación web

20. De clic en frente del campo Duración e incluya la duración. 1 Día.

21. De clic en frente del campo Descripción e incluya la descripción

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22. Una vez incluidas las propiedades haga clic en Ok y cierre la ventana de propiedades de la actividad.

23. Una vez configuradas algunas de las propiedades de la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones,

configure las siguientes propiedades para las otras de las actividades del proceso, dentro de la pestaña de

Propiedades Globales, recuerde aplicar los cambios a cada actividad y cerrar la ventana de las propiedades

Una vez terminado el flujo del proceso guarde los cambios y cierre el modelador.

Actividad Descripción Texto de ayuda Duración

Autorizar Solicitud de vacaciones

Aprobar Solicitud de Vacaciones

Apruebe o rechace la solicitud 3 días

Realizar Trámite administrativo

Realizar Trámite Administrativo

Realice la novedad en el sistema de nómina

5 días

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PASO 2: DATOS DEL PROCESO

Una vez se ha creado el diagrama del proceso es necesario crear el modelo de datos, este modelo deberá incluir

toda la información que requiere el proceso.

Dentro del proceso de solicitud de vacaciones se requiere capturar la siguiente información:

Fecha de solicitud

Fecha de Salida

Fecha de Regreso

Número de días Laborales Solicitados

Número de días Laborales Disponibles

Solicitante

Persona que Autoriza (Jefe del solicitante)

¿Solicitud Aprobada?

Razón de Rechazo

Código Comprobante de Nómina

Fecha de Trámite Nómina

Esta información se esquematizará en un modelo estructurado de datos, el modelo entidad relación

correspondiente a la información anterior sería:

En la entidad Solicitud Vacaciones agruparemos toda la información de la solicitud, como fechas, números de

días solicitados y disponibles. En la entidad Causal de Rechazo se encuentra una lista con las causales de

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rechazo estandarizadas, esta lista es administrable y la entidad Usuario donde tendremos la información del

usuario solicitante y de su jefe.

1. Para incluir esta información dentro de la estructura de datos de BizAgi vaya al Segundo Paso del Asistente de Procesos y seleccione Modelo de datos:

Una nueva ventana que contiene la entidad de negocio se desplegará, el nombre es generado automáticamente

por BizAgi basándose en el proceso. Haga clic en Ok.

A continuación encontrará la ventana de diagrama, en este elemento se diagraman, consultan, modifican, o se

eliminan los modelos relacionales de los procesos. El Diagrama es una representación gráfica de entidades,

atributos y relaciones. En los diagramas es posible ver inclusive todo el modelo entidad – relación del proyecto

o solo alguna parte, además es posible crear entidades atributos y relaciones desde el diagrama para ir

visualizando cómo se relacionan las entidades existentes.

2. Haga clic derecho sobre la entidad Solicitud de Vacaciones y seleccione Editar Lista de Atributos.

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3. Ahora vemos una nueva ventana con la lista de atributos de la entidad Solicitud de Vacaciones.; Haga Clic

en el botón de para crear un atributo; para cada Nuevo atributo complete la siguiente información:

Nombre Visual (Display Name): Ingrese el nombre del atributo como desea que lo visualice el usuario final. Permite espacios y caracteres especiales.

Longitud: La longitud es indicada únicamente para campos tipo string. La longitud debe estar entre 1 y 4000 caracteres.

Cree los siguientes atributos en la entidad SOLICITUD DE VACACIONES:

Nombre Visual (Display Name) Tipo Longitud

Fecha de Solicitud Fecha (Date – Time) No Aplica

Fecha de Salida Fecha (Date – Time) No Aplica

Fecha de Regreso Fecha (Date – Time) No Aplica

Número de Días Laborales Solicitados

Entero (Integer) No Aplica

Número de Días Laborales Disponibles

Entero (Integer) No Aplica

Solicitud Aprobada Booleano (boolean) No Aplica

Comentarios de Rechazo String 100

Código Comprobante de Nómina

String 20

Fecha de Trámite de Nómina Fecha (Date – Time) No Aplica

Una vez creado los atributos, usted debe obtener una lista de atributos como se muestra en la siguiente pantalla:

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4. A continuación vamos a crear los atributos relacionados con otras entidades, como es el caso del atributo Causal del Rechazo, que se encuentra relacionado con la entidad Causal de rechazo que es una entidad paramétrica. Para esto debe en el tipo de dato debe seleccione el tipo Entidad-Parametrica-Nueva Entidad

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5. A continuación verá la pantalla de creación de la entidad.

El usuario deberá definir si los valores de esta entidad serán administrados en el ambiente de producción por usuarios finales en el Portal de Trabajo o si la información de esta entidad no debe ser administrada y permanecer oculta.

En este caso la entidad podrá ser administrada en producción por usuarios finales pues sus valores no determinarán el flujo del proceso, sino que servirán a manera informativa.

Seleccione y de clic en Siguiente.

6. Ahora crearemos el atributo de la entidad Causal de Rechazo.

Nombre Visual (Display Name) String Longitud

Causal del Rechazo String 100

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7. De clic en siguiente, en esta pantalla puede seleccionar el atributo visual de la entidad paramétrica, en este caso solo tenemos un atributo por lo cual deje el atributo que está seleccionado por defecto y haga clic en siguiente.

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8. De clic en siguiente, en esa pantalla puede ver el resumen de la entidad Causal de Rechazo de clic en finalizar para crear la entidad y su atributo.

9. Haga clic en Finalizar para volver a la ventana de edición de los atributos de la entidad Solicitud de Vacaciones.

La entidad Solicitud de Vacaciones también se encuentra relacionada con la entidad de Usuario, tenga en

cuenta que BizAgi trae por defecto una entidad de Usuario llamada WFUSER donde se almacena toda la

información de los usuarios del sistema. Por lo tanto para mostrar la información del empleado que realiza la

solicitud de vacaciones puede utilizar esta entidad. Esta entidad se encuentra dentro del grupo de entidades

del SISTEMA.

10. Para crear el atributo Relacionado con la entidad WFUSER (usuario) debe adicionar un atributo, incluir el nombre visual Solicitante, y como tipo Entidad, despliegue las entidades de Sistema y seleccione la Entidad WFUSER.

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11. De clic en siguiente, se visualiza el resumen, de clic en finalizar para crear la entidad la Entidad Solicitud de Vacaciones y sus atributos.

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12. Haga clic en Finalizar para ver el resumen visual del modelo de datos. Es posible que tenga que reorganizarlo.

13. Haga clic derecho sobre la entidad Solicitud de Vacaciones y sSeleccione la opción Agregar Entidades relacionadas del menú de herramientas para mostrar la entidad WFUSER (User) en el diagrama:

El diagrama deberá quedar de la siguiente manera:

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Guarde y cierre el diagrama una vez el modelo de datos esté completo.

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PASO 3: CREAR LAS FORMAS

Al haber realizado el diagrama del flujo y haber incluido los datos necesarios para cada actividad o tarea del

proceso, se procede con la creación de las formas, formularios o pantallas que serán visualizadas en una

aplicación web por el usuario final.

Con BizAgi cada actividad del proceso es representada por un formulario web en cual se pueden visualizar los

datos de la misma (información requerida y de consulta) de tal forma que los usuarios del proceso puedan

interactuar con una aplicación web amigable para llevar a cabo cada una de las actividades del proceso

registrando la información necesaria para su ejecución.

ACTIVIDAD: REGISTRAR SOLICITUD DE VACACIONES

Vamos a realizar la forma de la actividad Registrar Solicitud de vacaciones, esta actividad debe contener la

siguiente información:

Como la información que queremos mostrar dentro de la actividad se encuentra en la entidad Solicitud de

Vacaciones, vamos a ubicarnos en la entidad Solicitud de vacaciones para crear la forma con los atributos que

desea mostrar.

1. Para crear las formas por favor seleccione el Tercer Paso del Asistente de Procesos y haga clic en Definir Formas.

2. Después de seleccionar este paso, verá un flujo del proceso en el cual solo las actividades manuales se encuentran disponibles para editar, seleccione la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones hacienda clic sobre ella y se abrirá una nueva ventana para la edición de formas:

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3. Navegue usando el menú Mapeo de Datos para encontrar los atributos del modelo de datos. Arrastre el atributo hasta el lugar donde desea ubicarlo:

Fecha Solicitud: El campo debe ser de solo lectura. Para Modificarlo, haga clic derecho sobre el campo de la forma y seleccione Editable - Falso

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Solicitante: Este es un atributo que se encuentra relacionado con otra entidad, es necesario seleccionar el atributo que queremos mostrar de la entidad relacionada, para esto debe seleccionar el atributo Solicitante - fullName (Nombre Completo). Este campo también debe ser No Editable.

Para modificar el Nombre Visual del campo, haga doble clic sobre el mismo y escriba Solicitante.

Fecha de Salida

Fecha de Regreso

Número de Días Solicitados

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4. Estos campos deben ser requeridos. Seleccione los campos, haga clic derecho sobre ellos y seleccione Requerido- Verdadero.

5. Guarde la forma y ciérrela.

ACTIVIDAD: VERIFICAR DÍAS DISPONIBLES DE VACACIONES Por tratarse de una actividad automática esta actividad no tiene asociada ninguna forma. Esta actividad se verá con claridad en el punto 6 del Asistente de Proceso.

ACTIVIDAD: AUTORIZAR SOLICITUD DE VACACIONES Una vez lista la forma de la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones , vamos a realizar la forma para la actividad Autorizar Solicitud de Vacaciones . Dentro de esta forma debemos visualizar la información del registro de la solicitud como de solo lectura y la información sobre la autorizació n. El diseño de la forma de la actividad sería:

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1. Seleccione la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones haciendo clic en ella. Notará que deben ser incluidos los campos de la forma Registrar Solicitud de Vacaciones, por lo cual copiaremos la información que se incluyó en la forma anterior y se modificará, para esto usaremos la funcionalidad Copiar de.

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2. El resultado de la copia debe ser modificado. Seleccione los campos Fecha de Salida, Fecha de Entrada y Número de Días Laborales Solicitados, haga clic derecho sobre ellos y seleccione Editable – Falso.

3. En el editor de formas de la entidad Solicitud de Vacaciones vamos a incluir los siguientes campos:

Número de Días Laborales Disponibles: Deber ser No Editable. Haga clic derecho sobre el campo y seleccione Editable-Falso.

Solicitud Aprobada: Este campo debe ser requerido. Ubíquese sobre el campo, haga clic derecho y seleccione Requerido-Verdadero.

Causal Rechazo: Arrastre el campo desde el mapeo de datos debido a que este campo se encuentra relacionado con otra entidad BizAgi por defecto mostrará el atributo visual que se haya definido para la entidad.

Comentarios Rechazo

Jefe Inmediato: Este campo está incluido dentro de la tabla de usuario de BizAgi, por lo cual es necesario navegar hasta el mismo. Seleccione entonces el campo Solicitante – idBossUser – fullName. Este campo debe ser No Editable

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A continuación cambie el Nombre Visual del campo haciendo doble Clic sobre él.

4. Guarde la forma y ciérrela

ACTIVIDAD: REALIZAR TRÁMITE ADMINISTRATIVO Hasta el momento hemos realizado las formas de las actividades Registrar y Autorizar Solicitud de Vacaciones, ahora vamos a realizar la forma para la actividad Realizar Trámite Administrativo, en esta actividad se va a visualizar la información de la solicitud de vacaciones y de la autorización por el jefe inmediato como información de solo lectura, adicional a esta información vamos a incluir la información que el Auxiliar de Recursos Humanos debe completar en la actividad.

La actividad entonces se visualizaría de la siguiente forma:

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1. Haga clic sobre la actividad Realizar Trámite Administrativo. Adicionaremos los datos que han sido adicionados a las actividades anteriores, todos estos deberán ser no editables, para dicho fin copie la información de la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones.

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2. Seleccione los campos Solicitud Aprobada, Causal del Rechazo y Comentarios de Rechazo y cambie la propiedad de edición a Falso.

3. Adicional a la información del registro de la solicitud de vacaciones y a la información sobre la autorización de la solicitud, se requiere mostrar la información que debe completa r el auxiliar de recursos humanos, por lo tanto vamos a incluir campos adicionales:

Campo Nombre Visual Tipo Visual

Requerido

Editable Visible

No Aplica Actualice la carpeta del empleado y realice el trámite respectivo en el sistema de nómina

Etiqueta NO NO SI

Fecha de Trámite de Nómina

Fecha SI SI SI

Código de Comprobante de Nómina

Texto Si SI SI

Para incluir la etiqueta arrastre el botón etiqueta al lugar donde desea ubicarlo:

Para editarlo haga doble clic e incluya la información:

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5. Incluya los campos restantes teniendo en cuenta las condiciones de requerimiento y editabilidad.

Guarde los cambios en la forma y ciérrela

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ACTIVIDAD: INFORMAR RECHAZO SOLICITUD

1. Haga clic sobre la actividad Informar Rechazo Solicitud. Adicionaremos los datos que han sido adicionados a la actividad Aprobar Solicitud de vacaciones, todos estos deberán ser no editables . Copie la información de la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones. (paso q de la creación de la forma de la actividad Realizar Trámite Administrativo)

2. Seleccione los campos Solicitud Aprobada, Causal del Rechazo y Comentarios de Rechazo y cambie la propiedad de edición a Falso.

3. Adicionalmente agregaremos una nota para indicar que la solicitud ha sido rechazada:

Su solicitud ha sido rechazada, a continuación la información asociada

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4. Guarde la forma y ciérrela.

5. Cierre el editor de formas usando la flecha ubicada en la parte superior derecha:

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PASO 4: REGLAS DE NEGOCIO

Una vez realizadas las formas del proceso, vamos a definir las políticas o normas especiales que se deben

cumplir dentro de las actividades del proceso.

Las primeras reglas que vamos a realizar son las Condiciones de transición, estas reglas, son aquellas reglas que

permiten verificar que en algún punto del proceso se está cumpliendo una condición específica. Estas reglas

siempre deben retornan verdadero o falso y se asocian a los flujos de secuencia o a las figuras de decisión.

En este caso definiremos la regla de transición que nos llevará a la actividad Realizar Trámite Administrativo

CONDICIONES DE TRANSICIÓN 1. Para crear reglas en el proceso seleccione el Cuarto Paso del Asistente de Proceso y seleccione Definir

Expresiones:

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2. El editor de reglas se abrirá indicándonos cuales transiciones aún requieren que les sea asociada una regla:

3. En la nueva ventana seleccione la transición (la flecha) que va desde la compuerta de decisión hasta la actividad Realizar Tarea Administrativa y se abrirá la ventana de Expresiones Booleanas:

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4. Seleccione el atributo Solicitud Aprobada, para esto despliegue el árbol de la parte izquierda y seleccione el atributo SolciitudAprobada y arrástrelo hasta ubicarlo en la parte izquierda de la condición.

5. Después de seleccionar el atributo Solicitud Aprobada aparecerá otro combo que presenta varias opciones dependiendo del tipo de atributo, en este caso seleccione la opción Es igual que.

6. Y en el tercer campo seleccione la opción Verdadero:

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7. Una vez la expresión este lista, de clic en finalizar para salir del editor

8. Seleccione la transición desde la decisión hasta la actividad Notificar Rechazo haciendo clic sobre ella, haga clic en Cancelar en la Ventana de Expresiones Booleanas para cerrarla.

9. Seleccione la opción Sino y de clic en Aceptar.

10. Para Finalizar Haga clic en la flecha verde ubicada en la parte superior derecha para cerrar el modelador

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ACCIONES EN LAS ACTIVIDADES

Para la primera actividad del proceso debemos crear una regla de negocio que asigne la fecha de la solicitud y

el solicitante del caso.

1. Diríjase al paso 4 del Asistente de Proceso y seleccione Acciones de la Actividad:

2. Haga clic en la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones

3. Seleccione el Al Entrar y haga clic en el ícono de para agregar una expresión.

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4. La ventana de Propiedades de Reglas aparecerá, llene los campos de Nombre, Nombre Visual y Descripción como sigue:

5. Haga clic derecho sobre la flecha que va de inicio a fin e incluya una nueva asignación

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6. Nombre la asignación como sigue

7. Haga clic derecho sobre la asignación y seleccione Propiedades

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8. La ventana de Asignaciones se abrirá, haga clic en Agregar para ver la ventana de Agregar Asignación

9. Haga clic sobre el primer combo y seleccione la opción Seleccionar Atributo

10. Seleccione el Solicitante del Modelo de Datos y haga clic en Ok

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11. Seleccione el campo Expresión y escriba exactamente Me.Case.Creator.Id en el campo de texto. Esta función por defecto de BizAgi nos entrega como resultado el identificador del creador del caso.

12. Haga Clic en Aceptar para cerrar la ventana de Agregar Asignación

13. En esta misma regla vamos a agregar una segunda asignación para la fecha, haga clic de nuevo en el botón

, en el combo haga clic sobre Seleccionar Atributo y busque el campo FechaSolicitud del modelo de datos y haga clic en Ok.

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14. Seleccione el campo Expresión y el texto DateTime.Now aparecerá automáticamente, esta función nos da como resultado la fecha actual. Haga clic en Aceptar para terminar.

La regla debe entonces quedar de la siguiente manera:

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15. Haga clic en Aceptar para guardar las asignaciones y clic en Ok para guardar la regla. No olvide hacer clic en Aceptar en el cuadro de Seleccionar Expresión y Ok en las propiedades de la actividad.

Para terminar cierre el modelador y regrese al Asistente de Proceso.

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PASO 5: PARTICIPANTES

La definición de participantes es una fase muy importante para BizAgi. Los recursos responsables de la

realización de cada actividad se definen en esta fase.

BizAgi identifica la relación que existe entre los diferentes empleados basándose en las variables que los

caracterizan y que los diferencian. Gracias a esta funcionalidad BizAgi asigna actividades o tareas

inteligentemente a los diferentes miembros de la compañía con el propósito de cerrar un proceso

satisfactoriamente.

Primero que todo definamos cual debe ser la asignación correcta para cada actividad del proceso; después haremos la configuración correspondiente en BizAgi.

El acceso a los procesos de la solicitud de vacaciones no se limitará debido a que es un proceso interno que debe estar disponible para todos los empleados de la organización.

La primera actividad debe estar disponible siempre para la persona que creó el caso.

El jefe de la persona que hace el requerimiento debe SIEMPRE ser la persona que complete la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones.

El usuario que ingrese la solicitud debe SIEMPRE ser quien complete la act ividad Informar Rechazo Solicitud

El representante de recursos humanos debe ser SIEMPRE el responsable de la actividad Realizar Trámite administrativo .

Una vez definidas las reglas de asignación para cada actividad vamos a iniciar su configuración dentro de BizAgi Studio.

Para definir las asignaciones hagamos clic en el paso 5 del Asistente de Proceso:

Aquí encontraremos las distintas actividades del proceso cuyos participantes no han sido definidos:

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ACTIVIDAD: REGISTRAR SOLICITUD DE VACACIONES

Esta actividad debe estar siempre asignada al creador del caso, esta es una funcionalidad por

defecto de BizAgi, por lo tanto no es necesario crear una asignación.

ACTIVIDAD: APROBAR SOLICITUD DE VACACIONES 1. Una vez dentro del diagrama de flujo seleccione la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones haciendo clic

sobre ella, la ventana de Participantes se abrirá:

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2. Agregue una condición haciendo clic en el link Adicionar Condición:

3. Seleccione User Id como la propiedad para la condición:

4. Seleccione una regla haciendo clic en el link Seleccionar Expresión y Cancelar en la siguiente ventana. Cuando aparezca la ventana que le solicita guardar cambios seleccione No.

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5. Seleccione la regla CurrentAssigneeBoss, esta es una regla por defecto de BizAgi que regresa el Id del usuario que está configurado como jefe de la persona que actualmente tiene el caso.

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6. Haga clic en Aceptar y en Ok para guardar, su asignación debe verse de la siguiente manera:

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ACTIVIDAD: REALIZAR TAREA ADMINISTRATIVA 1. Repita los pasos 1 y 2 de la actividad Aprobar solicitud de vacaciones

2. En el primer combo Seleccione Cargos

3. Para crear un nuevo cargo seleccione Organización en el cuarto campo:

4. Haga clic sobre el link Nuevo para crear una nueva posición

5. Escriba sobre el editor de texto la nueva posición. Asistente de Recursos Humanos. Y haga clic en Guardar

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6. Haga clic en Ok en todas las ventanas para guardar la asignación

ACTIVIDAD: INFORMAR RECHAZO SOLICITUD

Vamos a configurar la asignación para la Actividad Informar Rechazo Solicitud, que como se dijo

anteriormente SIEMPRE le debe quedar asignada al usuario que creó la solicitud. Para esto vamos a

utilizar una regla que ya viene por defecto con BizAgi que retorna el identificador del usuario

creador del caso, la regla se llama Radicator y se encuentra en una familia genérica de BizAgi

llamada Family.

1. Repita los pasos del 1 al 4 de la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones Haga clic sobre la regla CaseCreator y sobre Ok para guardar.

2. No olvide Guardar su asignación haciendo clic en Aceptar.

Por último cierre el diagrama para volver al Asistente de Proceso.

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PASO 6: INTEGRACION CON OTROS SISTEMAS

BizAgi utiliza distintos mecanismos que le permiten conectarse con los sistemas existentes en su organización

utilizando la información necesaria de los mismos para la ejecución de los procesos de negocio.

Se utilizara un servicio web para realizar la integración con el sistema de Nómina que contiene la información

de los días disponibles de vacaciones para cada empleado. El servicio web recibe como parámetro de entrada

el nombre del usuario (username) y devuelve el número de días que el empleado tiene disponible a la fecha.

Existen dos opciones para poder implementar esto. La primera no necesita ninguna configuración adicional

pero requiere que se tenga conexión a Internet, y consiste en utilizar la siguiente URL:

http://www.bizagi.com/VacationService/Vacations.asmx. Si se utiliza esta opción vaya a la sección “Invocar el

Servicio Web desde BizAgi”.

La segunda opción es instalar localmente el servicio web. Para hacerlo siga las siguientes instrucciones.

Instalar el Servicio Web

1. Descargue y descomprima el archivo VacationService.zip que encontrara en: ftp://bizagiWSUser:[email protected]/VacationService

2. Copie la carpeta que se descomprimió en su ruta local del Default Web Site. Normalmente esta ruta es C:\Inetpub\wwwroot.

http://www.bizagi.com/VacationService/Vacations.asmx

ftp://bizagiWSUser:[email protected]/VacationService

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3. Abra el Administrador del IIS ya sea ejecutando el comando inetmgr o seleccionándolo de Herramientas Administrativas en el Panel de Control.

4. En el administrador despliegue el Default Web Site y busque la carpeta VacationService. Haga clic derecho

sobre ella y seleccione Propiedades.

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5. En la ventana de Propiedades de la carpeta haga clic en el botón Crear y luego en OK.

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Invocar el Servicio Web desde BizAgi

1. En el Asistente de Proceso seleccione el Sexto Paso.

2. Se mostrara una vista del proceso en la cual únicamente las Tareas Automáticas estarán activas. Haga clic

en Verificar Días Disponibles de Vacaciones.

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3. Se abre el Asistente de Interfaz. Escriba la URL.

Si tiene conexión a Internet: http://www.bizagi.com/VacationService/Vacations.asmx

Si se instaló localmente el servicio web: http://localhost/VacationService/Vacations.asmx

4. Haga clic en el botón Ir a URL (esta operación puede tomar algún tiempo para funcionar) para ver los

métodos disponibles, selecciones el método y de clic en Siguiente (en Sistema y Nombre Interfaz se asignan valores por defecto que pueden ser modificados si se desea).

http://www.bizagi.com/VacationService/Vacations.asmx

http://localhost/VacationService/Vacations.asmx

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5. En este paso se configurará la información que se envía desde BizAgi hacia el servicio web. Se muestran dos tablas, a la izquierda se encuentra el modelo de datos de BizAgi y a la derecha la información que el servicio web espera.

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Ya que se utilizará el nombre de usuario (userName) del Solicitante para obtener el los días de vacaciones disponibles, en la tabla BizAgi Data expanda el elemento SolicitudDeVacaciones navegue a través del árbol de entidades hasta ver el userName del Solicitante. Una vez localizado el atributo deseado, haga clic en la flecha al lado del atributo y conecte la línea con la flecha del elemento en la tabla de la derecha.

Las tablas se pueden mover o modificar su tamaño si es necesario; la ventana también puede ser

maximizada utilizando el botón que se encuentra en la esquina superior derecha. Si se maximiza la ventana, restáurela y haga clic en Siguiente para continuar.

6. En la siguiente pantalla seleccione donde se guardara la respuesta del servicio web en el modelo de datos

de BizAgi. Así como para el paso anterior, se muestran dos tablas pero ahora la tabla con la respuesta del servicio web está a la izquierda y la que contiene la información de BizAgi a la derecha.

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En la tabla BizAgi Data, debajo de SolicitudDeVacaciones, encuentre el atributo NumeroDeDiasLaboralesDisp y asígnele a la respuesta del servicio web este atributo.

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Luego de clic en Siguiente.

7. En el paso final se configura que hacer en caso de error; seleccione Lanzar Excepción de Acción, y haga clic en Finalizar.

8. Se cierra el Asistente de Interfaz y para finalizar haga clic en la flecha verde localizada en la esquina

superior derecha de la vista del proceso para regresar al Asistente de Procesos.

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PASO 7: APLICACIÓN WEB

Para ejecutar la aplicación web diríjase al paso 7 del Asistente de Proceso. Seleccione Ejecutar Proceso.

A continuación elija la opción Desarrollo

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USUARIOS

La aplicación web debe contener 3 usuarios para funcionar correctamente con asignaciones. Los usuarios deben quedar configurados de la siguiente manera:

USUARIO PASSWORD DOMINIO JEFE

INMEDIATO CARGO

Jefe Jefe domain -

Solicitante Solicitante domain Jefe -

Auxiliar Auxiliar domain Auxiliar de Recursos Humanos

JEFE 1. Una vez en la aplicación web, seleccione Admin y la opción Usuarios:

2. Haga clic en Nuevo Usuario

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3. Llene los campos como se indica en la tabla de usuarios:

NO OLVIDE que debe usar una clave de fácil recordación o por defecto la que se incluyó en la tabla

anteriormente. BizAgi por defecto asignará la clave igual al nombre de usuario

4. Haga clic en Agregar para adicionar el usuario Jefe.

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SOLICITANTE 1. Repita los pasos del 1 al 3 de la creación del usuario Jefe para crear el usuario Solicitante.

2. Para llenar el campo Jefe del usuario Solicitante, teniendo en cuenta la tabla de asignación de usuarios, haga clic en la pestaña de Configuración de Usuario en el botón Seleccionar Usuario y haga la búsqueda una vez el usuario jefe haya sido creado. No olvide guardar para finalizar.

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5. Haga clic en Agregar para guardar el usuario Solicitante.

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ASISTENTE 1. Repita los pasos del 1 al 3 para crear el usuario Asistente.

2. Para agregar la position (cargo) del usuario Asistente, vaya a la pestaña de Organizaciones seleccione el Cargo Asistente de Recursos Humanos y haga clic en el botón para agregarla, para finalizar haga clic en Agregar.

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PARAMETRIZACION Antes de ejecutar la aplicación debemos definir las diferentes causales de rechazo que puede tener la aplicación.

1. Seleccione la sección de Entidades del menú de Administración; Inmediatamente se mostrará una pantalla con la lista de entidades cuyos parámetros deben ser creados.

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2. Una vez haya seleccionado la entidad Causal de Rechazo, haga clic en Agregar Causal Rechazo.

3. Adicione algunas razones de rechazo, pueden ser:

Causales de Rechazo

Por razones de trabajo no es posible tomar vacaciones

No hay reemplazo

Evento importante en la fecha requerida

No hay días disponibles

Otras razones

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4. Cierre su navegador y regrese a BizAgi

5. Haga clic en el link de Desarrollo para ejecutar la aplicación Web

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PRUEBA A LA APLICACIÓN

A continuación verificaremos el proceso puesto que tanto usuarios como entidades parametricas han sido

ingresados. La aplicación le solicitará que ingrese las credenciales de alguno de los usuarios que creó, ingrese

la información del solicitante

1. Seleccione Nuevo Caso del menú Casos; se mostrará la pantalla de la primera actividad.

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En la barra superior, se podrá observar el nombre de la aplicación, seguido del nombre del proceso y para

finalizar, el nombre de la actividad.

2. Llene la información requerida de la actividad y haga clic en Siguiente; verá la pantalla de resumen del caso que le indicará quien es el siguiente asignado.

3. Cierre cesión y entre de Nuevo usando las credenciales del Usuario Jefe.

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4. En la bandeja de entrada para el jefe encontraremos el caso en la actividad Aprobar solicitud de Vacaciones:

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5. Seleccione Si para el campo Solicitud Aprobada y haga clic en siguiente

6. Tenga en mente que una vez le de siguiente a dicha actividad, si la solicitud fue aprobada entonces se

mostrará a continuación la actividad de Realizar tarea administrativa, para accede a dicha tarea, debe cerrar cesión y entrar con el usuario Asistente y seleccionar la tarea disponible para el caso. Llene la información requerida y haga clic en Siguiente para finalizar el caso.

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7. Si la solicitud no fue aprobada, la siguiente actividad será Informar Rechazo Solicitud, para ver dicha

actividad cierre cesión y entre con el usuario Solicitante.

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MEJORAS A LA APLICACIÓN

BizAgi permite modificar la apariencia de los campos dentro de las formas de las actividades y además ofrece

un conjunto de herramientas que permiten validar la información suministrada y de esta forma garantizar que

la captura de la información sea la adecuada para cada actividad, de acuerdo con las diferentes condiciones que

se hayan establecido a lo largo del proceso.

Dentro de este taller vamos a realizar solo un ejercicio que nos permitirá mejorar la interfaz de usuario.

Si nos ubicamos en la actividad Autorizar Solicitud de vacaciones podemos observar que los campos Causal de

Rechazo y Comentario Rechazo no deberían ser visibles para el usuario sino cuando la solicitud No es

Aprobada. Para esto vamos a realizar unas acciones sobre estos campos dentro del editor de formas.

1. Para esto vamos a abrir la forma asociada a la actividad Autorizar Solicitud de Vacaciones. Diríjase al tercer paso del Asistente de Proceso.

2. Una vez dentro de la forma que contiene los atributos, Número de días laborales disponibles, Solicitud Aprobada, Causal del rechazo y Comentarios Rechazo, vamos a realizar una acción, para ocultarlos los campos si la solicitud está Aprobada y de esta forma que solo sean visibles cuando el campo Solicitud Aprobada sea NO

3. Identifique el campo Solicitud Aprobada, dentro de las propiedades ubique el menú de Avanzado y seleccione Acciones

4. Incluya la descripción de la acción, luego ingrese la condición a evaluar. En el primer combo que aparece, en este campo se selecciona el objeto a evaluar; el sistema presenta una lista donde se puede seleccionar cualquiera de los atributos de la forma en la que se está haciendo la acción; en este caso, vamos a seleccionar el atributo Solicitud Aprobada.

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5. Una vez seleccionado el elemento a evaluar se debe ingresar el operador que se va a utilizar, en este caso cuando el campo Solicitud Aprobada sea verdadero o igual a SI, es que vamos a ocultar los campos Causal y Comentario Rechazo. Escriba una descripción para la acción: Ocultar campos de rechazo y seleccione el atributo Solicitud Autorizad, como condición seleccione Es igual a SI

6. Una vez establecida la condición de negocio se define un objeto sobre el que se va a ejecutar la acción, en este caso los objetos serían los atributos Causal del rechazo y Comentario de Rechazo, primero seleccionemos el campo Causal Del Rechazo y en la parte de visibilidad seleccionemos la opción ocultar.

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7. Para ocultar el otro campo (Comentario rechazo) seleccione el Check Mostrar Múltiples destinos y de clic en el botón Nuevo, para incluir el otro destino.

8. Se despliega la ventana Seleccionar Items, seleccione el campo Comentario Rechazo.

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9. Al finalizar de clic en Aceptar, una vez dentro del editor de clic en aceptar para guardar los cambios en las forma y de nuevo de clic en aceptar para guardar y cerrar las forma de la actividad. Por ultimo cierre la ventana de las propiedades de la actividad.

Avance un caso hasta la actividad Autorizar la Solicitud de Vacaciones y visualice como se ocultan y muestran los campos cuando cambia el valor del campo Solicitud Aprobada.

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ENVIAR UNA NOTIFICACIÓN AUTOMÁTICA (OPCIONAL)

Si usted tiene acceso a un servidor SMTP en su equipo o red local puede entonces hacer una modificación al

proceso, de manera tal que la actividad Notificar Rechazo sea cambiada por una actividad automática que envíe

un correo al solicitante.

1. Regrese al paso número 1 del Asistente de Proceso

2. Haga clic derecho sobre la actividad Registrar Notificar Rechazo y seleccione la opción de Transformar a – Tarea Script

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3. Guarde los cambios al proceso y cierre el modelador. 4. Vaya al paso 4 del Asistente de Proceso y seleccione la opción Acciones de la Actividad para abrir el

modelador de Procesos.

5. Haga clic derecho sobre la actividad Notificar Rechazo, ubíquese en la pestaña de Acciones, haga clic sobre

la opción Al salir, a continuación haga clic sobre el botón y seleccione Correo Electrónico

6. En la ventana de Definición de Correo Electónico haga clic en el campo Para, seleccione el atributo de ContactEmail del solicitante del modelo de datos y haga clic en aceptar.

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7. Llene el asunto del mensaje como sigue. Su solicitud ha sido rechazada

8. Incluya el siguiente texto como cuerpo del mensaje:

Estimado (Nombre del solicitante):

Lamentamos informarle que su Solicitud de Vacaciones ha sido Rechazada. La razón del rechazo a

continuación:

(Razón del Rechazo)

9. Para incluir el Nombre del solicitante y la Razón del Rechazo haga clic en Campo XPath y seleccione los atributos del modelo de datos:

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El resultado se verá así:

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10. Haga clic en Guardar para salir de la ventana de Definición de Mensajes y luego Ok en el menú de propiedades de la actividad.

11. Guarde los cambios hechos al proceso y cierre el modelador. 12. Vaya a la pestaña de configuración y seleccione la opción Entorno

13. La ventana de opciones de Bizagi de Ambiente aparecerá, llene los campos requeridos para la configuración del SMTP como sigue:

a. Servidor SMTP: El nombre de su servidor SMTP

b. Cuenta SMTP: Cuenta de correo válida para su dominio, aparecerá como remitente en los correos

que envíe.

Asegúrese de que la información que incluya sea correcta.

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14. Configure el correo electrónico del solicitante, para eso diríjase por la Aplicación Web al menú de

Administración - Usuarios y edité el Solicitante.

Asegúrese de que el correo electrónico que ingresa sea una dirección válida

Si usted usa Outlook, puede aprender como verificar el nombre de su servidor SMTP en

http://wiki.bizagi.com/en/index.php?title=Find_SMTP_Server_in_Outlook

15. Ejecute de Nuevo la aplicación, empiece un Nuevo caso y rechace la solicitud, ahora el caso no pasará a la

actividad de Informar Rechazo, en cambio, enviará un correo electrónico y terminará el caso. El correo que

se envía será como sigue:

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3. CONCLUSION

Dentro de este taller usted aprendió a Diagramar el flujo del proceso, diseñar y crear la estructura de datos del

proceso, realizar las pantallas de cada una de las actividades del proceso, realizar reglas de negocio, configurar

las reglas de asignación para cada una de las actividades manuales y a conectarse con otros aplicativos a tráves

de Web Services. Obteniendo como resultado una Aplicación Web fácil de utilizar que refleja exactamente el

modelo realizado en BizAgi Studio, esto gracias al concepto data driven de BizAgi.

Gracias por realizar este taller… para BizAgi es un placer mostrarle porque somos la solución más ágil para

automatizar procesos

Esperamos su experiencia con BizAgi haya sido satisfactoria, cualquier duda o comentario o comentario por

favor comuníquese con nosotros:

http://www.bizagi.com/esp/bizagi/contacto/contacto.aspx

Próximos pasos

1. Visite nuestro taller más avanzado, en el cual se automatiza un proceso de solicitud de compra de artículos de oficina. Interesado? Haga Clic Aquí.

2. Para aprender más de BizAgi y BPMN tome nuestro curso online en e-learning.bizagi

3. Recuerde que en cualquier punto en BizAgi Studio puede hacer clic en la tecla F1 para obtener ayuda

4. Visite nuestro centro de recursos en http://wiki.bizagi.com/es

http://www.bizagi.com/esp/bizagi/contacto/contacto.aspx

http://wiki.bizagi.com/es/images/1/1d/Segundo_taller_de_evaluacion_de_producto.rar

http://elearning.bizagi.com/

http://wiki.bizagi.com/es

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