Mayo 14

Juan Manuel Castañeda

RELACIONES.

Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de otras tablas. En

este caso podemos establecer una relación entre las dos tablas. Es a través de la relación que el

Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la

otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno – a – uno, uno – a – varios,

varios – a – varios.

2.1. - Relaciones uno a uno.

La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un registro

asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la

tabla A.

Esta relación está presente en el número de gerente/número de empleado, entre el PADRÓN DE

DEPARTAMENTOS y el PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada número de gerente identificamos

apenas un registro en el PADRÓN DE EMPLEADOS y cada funcionario es eventualmente gerente de

apenas un departamento.

2.2 - Relaciones uno a varios.

La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro

asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como máximo un registro

asociado en la tabla A.

Esta relación está presente en la sigla del departamento entre el PADRÓN DE DEPARTAMENTO y el

PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada sigla del PADRÓN DE DEPARTAMENTOS identificamos varios

registros con esta sigla en el PADRÓN DE EMPLEADOS, mientras que, para cada sigla en el PADRÓN

DE EMPLEADOS identificamos como máximo un registro en el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS.

También debe quedar claro que, en principio, podemos tener departamentos sin funcionarios y

funcionarios que momentáneamente no están asignados a ningún departamento.

2.3. - Relaciones varios a varios.

La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro

asociado en la tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede tener mas de un registro

asociado en la tabla A.

Los cargos ocupados por un empleado a lo largo del tiempo constituyen una relación de esta

naturaleza. Cada empleado ocupó varios cargos y un cargo fue ocupado por diversos empleados.

En esta relación queda inmediatamente aparente que al par empleado/cargo probablemente

estarán asociadas otras informaciones, por ejemplo, la fecha en que el empleado asumió el cargo

en cuestión.

Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente en Access. Es

necesario la creación de una tabla intermediaria que en nuestro caso podría tener el nombre:

cargos ocupados. Cada registro en esta tabla sería compuesto de tres campos: Número de

empleado, Código del cargo y Fecha de admisión a este cargo. Como se observa, se creó una

relación uno a varios entre el PADRÓN DE EMPLEADOS y el PADRÓN DE CARGOS OCUPADOS y,

análogamente, otra relación uno a mucho entre el PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS y el PADRÓN

DE CARGOS OCUPADOS. Por lo tanto una relación varios a varios es convertida en dos relaciones

una a varios cuando hubiera informaciones asociadas a los pares relacionados.

2.4. - Creación de relaciones.

En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta especifica, o relaciones

globales que posiblemente tendrán un uso más general. Relaciones de uso localizado serán vistas

mas adelante en el capítulo referente a consultas.

Las Relaciones de uso general son útiles porque pueden ser usadas automáticamente en nuevas

consultas, facilitan la generación de subformularios y subinformes y permiten un cierto grado de

protección en operaciones de actualización al imponerse la integridad referencial para las

relaciones como será visto mas adelante.

La creación y edición de relaciones es hecha en la ventana Relaciones como muestra la figura 2.1.

En esta ventana se muestra el diagrama de relaciones entre las tablas. Para cada tabla son

mostrados sus campos y líneas de asociación con campos de otras tablas. Estas líneas representan

las relaciones. Para exhibir la ventana Relaciones, se pica en el botón Relaciones de la barra de

herramientas de la ventana Base de Datos. En respuesta aparece la ventana acompañada de la

ventana de diálogo Mostrar tabla. Si el diálogo no aparece, basta cliquear el botón Mostrar tabla

en la barra de herramientas. En el caso fueron adicionadas tres tablas anteriormente construidas.

Las tablas adicionales pueden ser arrastradas y redimensionadas hasta que queden visualmente

legibles.

Para crear una relación entre el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS y el PADRÓN DE EMPLEADOS, picar

sobre el campo Sigla del departamento en la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS y se arrastra

asta el campo Sigla del departamento en la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS. En respuesta surge la

ventana de diálogo de relaciones (figura 2.3.) Para que sean provistas mas especificaciones sobre

la ligazón en cuestión. En el caso que se desee alterar posteriormente estas especificaciones basta

dar un doble clic sobre la línea de unión, esto hace aparecer la ventana de diálogo relaciones.

En el caso que se desee Exigir la integridad referencial para imposibilitar el empadronamiento de

empleados en departamentos inexistentes en el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. Al activar esta

opción pasa a ser necesario especificar también cual es el tipo de relación El tipo uno a varios ya

aparece seleccionado porque es el padrón del Access. Además de eso, es necesario indicar si desea

guardar el layout de esta ventana. Conviene guardarlo si una nueva distribución de las tablas fuera

visualmente mas adecuada. Se debe observar que el diseño de las relaciones indica si él es del tipo

uno a varios (algoritmo 1 y símbolo de infinito 8) o un a uno (algoritmo 1). Los bordes más gruesos

de la línea de unión indican que la integridad referencial fue impuesta por la relación.

Tomado de: http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/relaciones.htm