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BODET SOFTWARE DOCUMENTO INFORMATIVO SOBRE LA APLICACIÓN DEL RGPD
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BODET SOFTWARE
DOCUMENTO INFORMATIVO SOBRE LA APLICACIÓN
DEL RGPD
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BODET SOFTWARE S. A. S. – Boulevard du Cormier – B. P. 40211 – 49302 CHOLET CEDEX – Tel.: +33(0)2 41 71 44 00 – Fax: +33 (0)2 41 71 44 04
Internet: www.bodet-software.com – Código APE: 6202A
CAPITAL SOCIAL: 6 000 000 € - N.º SIREN: 538 209 594 R.C.S. Angers
Referente al REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO del 27 de abril de 2016
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN: ¿QUÉ ES EL RGDP? ................................................................................................................... 3
RESPONSABILIDADES RELATIVAS AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ..................................................... 4
RESPUESTAS DE BODET SOFTWARE —ENCARGADO DEL TRATAMIENTO— PARA EL CUMPLIMIENTO DEL RGPD 5
Cumplimiento de la legislación y prácticas previas a la aplicación del RGPD .......................................................................... 5
Respuestas a los nuevos requisitos establecidos por el RGPD ................................................................................................ 6
ACCIONES EMPRENDIDAS POR BODET SOFTWARE ........................................................................................... 10
Un equipo específico ............................................................................................................................................................ 10
Medidas relativas a la empresa ............................................................................................................................................ 10
Medidas relativas al software .............................................................................................................................................. 11
Medidas relativas al alojamiento (Solución OnDemand) ...................................................................................................... 11
¿CÓMO PONERSE EN CONTACTO CON NOSOTROS? ......................................................................................... 12
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INTRODUCCIÓN: ¿QUÉ ES EL RGDP?
El Reglamento general de protección de datos UE 2016/679 (RGPD, o GDPR en inglés) se aprobó en abril de
2016 y será de aplicación a partir del 25 de mayo de 2018. Sustituye a la directiva europea 95/46/CE, adoptada a
finales de 1995 y relativa a la protección de las personas físicas en lo que respeta al tratamiento de datos personales
y a la libre circulación de estos datos. El RGPD refuerza y unifica la protección de datos para los residentes en la Unión
Europea.
El RGPD completa la Ley de informática y libertades (78-17) del 6 de enero de 1978, la ley francesa que regula
la libertad de tratamiento de datos personales y enmarca los procedimientos informáticos en el ámbito de los derechos
humanos.
«La informática debe estar al servicio del ciudadano. Su desarrollo debe producirse en el marco de la
cooperación internacional. No debe atentar contra la identidad humana, los derechos humanos, la vida privada ni las
libertades individuales o públicas». »
El RGPD se aplica a toda organización, tenga o no su sede en la Unión Europea (UE), que trate datos de personas
físicas residentes en la Unión Europea. A modo de ejemplo, este reglamento protege los datos de RR. HH. de un
becario originario de un país que no pertenezca a la UE y que esté en periodo de prácticas en la Unión Europea.
El incumplimiento de las obligaciones en materia de protección de datos personales puede entrañar, además de
sanciones penales (multas o penas de prisión), la adopción, por parte de las autoridades competentes, de medidas
adaptadas a la infracción como amonestaciones, requerimientos, restricciones temporales o definitivas de tratamiento
o la obligación de satisfacer las peticiones personales para ejercer derechos (rectificación, limitación o eliminación de
datos). Las multas pueden ascender hasta el 4 % del volumen de negocios anual de la empresa en todo el mundo o
a 20 millones de euros.
El propósito de este documento es informar a los clientes de Bodet Software de sus nuevas obligaciones
relacionadas con el RGPD y ayudarlos a cumplir con los servicios ofrecidos por Bodet Software, como encargado del
tratamiento, en el uso de su software.
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RESPONSABILIDADES RELATIVAS AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El RGPD define dos funciones distintas:
o El responsable del tratamiento / controller: persona física o jurídica que decide realizar un tratamiento y
define sus modalidades. Por ejemplo: un director de Recursos Humanos que decide hacer un seguimiento del
tiempo de presencia de los empleados usando el programa Kelio de Bodet Software.
o El encargado del tratamiento / processor: persona física o jurídica en la que el responsable delega la
realización del tratamiento definido. Ejemplo: Bodet Software se encarga del mantenimiento del programa
Kelio.
La responsabilidad del encargado para con el responsable del tratamiento se recoge en un contrato entre las dos
partes. Este contrato de compromiso mutuo permite evitar posturas extremas:
o Un responsable del tratamiento que intente trasladar toda su responsabilidad de regulación al encargado
o Un encargado que no asuma ninguna responsabilidad contractual
El contrato permite establecer una cadena de confianza y aclarar las funciones y responsabilidades de cada una
de las partes. Por ese motivo, Bodet Software propone a sus clientes cláusulas específicas relacionadas con el RGPD a
través de su inclusión en los contratos.
Dado que se ocupa del alojamiento o el mantenimiento de sus programas, Bodet Software desempeña la
función de encargado según se define en el RGPD. Esta delegación se efectúa en el marco de una relación contractual
por cuenta de sus clientes, que siguen siendo responsables de los tratamientos de datos efectuados y de su control.
Por tanto, los clientes —responsables del tratamiento— deben estar en disposición de recibir las garantías
necesarias y de controlar el tratamiento de sus datos a través de los procesos y soluciones proporcionados por Bodet
Software. A continuación, se recogen las respuestas que Bodet Software facilita a sus clientes para cumplir las
exigencias del RGPD. Se basan en elementos puestos en marcha tanto antes como después de la aprobación del
reglamento.
Responsable del tratamiento
Organización que contrata los servicios prestados por
Bodet Software
Encargado del tratamiento
Bodet Software
Acuerdo
Relación contractual
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RESPUESTAS DE BODET SOFTWARE —ENCARGADO DEL TRATAMIENTO— PARA EL
CUMPLIMIENTO DEL RGPD
CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN Y PRÁCTICAS PREVIAS A LA APLICACIÓN DEL RGPD
Bodet Software, consciente del carácter sensible por naturaleza de los datos que se gestionan mediante sus
programas, siempre ha actuado con la máxima diligencia en cuanto a la aplicación de medidas de protección y buena
gestión de dichos datos. Bodet Software no se limita a respetar la legislación vigente, hace años que adopta una actitud
proactiva emprendiendo acciones en línea con las que ahora exige el RGPD.
o 1997: Certificación ISO 9001 de Bodet Software
o 1998: Puesta en marcha de un departamento de pruebas autónomo, independiente de los equipos de
diseño del software
o 2001: Instalación de los empleados de Bodet Software en instalaciones dedicadas, totalmente aseguradas
o 2004: Certificación ISO 14001
o 2012: Nombramiento de un ingeniero de calidad dedicado al diseño de software
o 2015: Servicio SaaS con un proveedor de alojamiento con certificado ISO 27001 / ISAE3402
o 2016: Nombramiento de un ingeniero de seguridad dedicado al diseño de software
o 2017: Última auditoría de seguridad informática llevada a cabo por especialistas independientes
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RESPUESTAS A LOS NUEVOS REQUISITOS ESTABLECIDOS POR EL RGPD
El RGPD establece nuevos requisitos para los que Bodet Software ofrece respuestas adaptadas:
Requisito Precisiones sobre la responsabilidad
del responsable del tratamiento Respuestas de Bodet Software
como encargado
Responsabilidad
(accountability) y nombramiento de un
DPO
Las organizaciones son responsables de los datos de carácter personal que gestionan. El RGPD impone el deber de demostrar la buena gestión y la protección de los datos. Para ello, las organizaciones deben poner en marcha
o una política interna documentada de gestión de los datos
o 3 registros : actividades de tratamiento (art. 30.a), categorias de actividades (art. 30.b) y violaciónes
o una cartografía de los datos y un análisis de impacto, además de un plan de acciones (EIPD o PIA)
Las empresas están obligadas a aportar pruebas de cumplimiento tanto si gestionan sus datos directamente como si delegan el tratamiento a un encargado. Por lo tanto, son responsables del control de sus encargados de tratamiento (artículo 26) Para simplificar las estrategias de control y cumplimiento, las empresas deben designar un punto de contacto único o un DPO (data protection officer) (artículo 37). El DPO es un interlocutor especializado en la protección de datos de carácter personal, que se encarga de controlar que se respete el derecho a la vida privada y la correcta aplicación de las normas de protección de datos de carácter personal. También actúa como interlocutor privilegiado con todas las personas afectadas por cualquier recogida o tratamiento de datos de carácter personal y con las autoridades de control.
Nombramiento de un DPO (data protection officer) encargado de la gestión de los datos privados para Bodet Software e interlocutor único de sus clientes.
El DPO se ocupa de la puesta en marcha de un comité de control, de un sistema de gestión de los datos privados y del seguimiento de un plan de acciones específico en Bodet Software.
El nombramiento del DPO se declara ante la CNIL, la autoridad competente en Francia.
Responsabilidades conjuntas
Hasta ahora, el responsable del tratamiento era el único que asumía responsabilidades ante las autoridades competentes. Con los últimos cambios, los encargados del tratamiento comparten la responsabilidad y se deben ayuda mutua. El objetivo es crear una cadena de confianza en el tratamiento de los datos.
Los contratos y sus modificaciones entre Bodet Software y sus clientes incluyen a partir de ahora cláusulas específicas centradas en el respeto de los datos de carácter personal.
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Medidas de seguridad por
defecto
(Privacy by default)
El responsable del tratamiento debe asegurarse de que los datos personales están protegidos y garantizar el máximo nivel de protección
Bodet Software ha puesto en marcha estas acciones de seguridad: - Política de seguridad del sistema de información - Edificios vigilados y protegidos con control de acceso - Servidores seguros y copia de seguridad de los datos - Sistema de información auditado regularmente
Bodet Software utiliza centros de alojamiento con un alto nivel de seguridad:
- certificaciones ISAE3402, ISO27001 - cortafuegos de alta seguridad, - copias de seguridad redundantes, - servidores de alta disponibilidad.
Bodet Software se compromete a hacer un seguimiento de los procesos seguros:
- auditorías de seguridad regulares realizadas por especialistas en seguridad independientes - cifrado de los datos transferidos (HTTPS, VPN) - protección mediante autentificación* - permisos restringidos por defecto - procedimientos de copia de seguridad de las bases de datos - conservación de los datos durante el plazo estipulado, con purgas automáticas preconfiguradas según las recomendaciones de la autoridad francesa competente (CNIL)
Un ingeniero de calidad y un ingeniero de seguridad dedicados, integrados en el equipo de diseño, que supervisan el cumplimiento de estas medidas.
Protección de los datos desde el diseño
(Privacy by design)
La protección de datos desde el diseño consiste en tener en cuenta, desde la creación o modificación de un tratamiento, los derechos y obligaciones relacionados con los datos de carácter personal, adoptando medidas proactivas y preventivas para evitar posibles incidentes. Este concepto precisa el derecho al consentimiento (opt-in), de rectificación, de olvido y de portabilidad de los datos.
Los empleados de Bodet Software están sensibilizados en materia de protección de datos.
Los desarrolladores de Bodet Software conocen los aspectos de seguridad y el código del software se revisa con herramientas de análisis automático para comprobar que se han respetado las buenas prácticas (OWASP, ANSSI).
Los campos de datos obligatorios del programa Kelio están
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restringidos al mínimo necesario para el funcionamiento de cada tratamiento.
Derecho al olvido
(right to be forgotten)
Toda solicitud de supresión de datos personales es responsabilidad del responsable del tratamiento. Debe efectuarse de forma gratuita y en un plazo de 30 días.
Los administradores del software pueden eliminar todos o parte de los datos de una persona.
La eliminación de las huellas técnicas se realiza de forma progresiva o mediante una solicitud al departamento de atención al cliente de Bodet Software.
Derecho de consulta/rectificación
(right to consult/correct)
Portabilidad de los datos
(data portability)
Toda solicitud de consulta o rectificación de datos personales es responsabilidad del responsable del tratamiento. Una persona también debe poder recuperar, en un formato reutilizable, los datos que ha proporcionado y transferírselos a continuación a un tercero.
Se dará respuesta a la petición de forma gratuita en un plazo de 30 días.
Los administradores del software pueden modificar los parámetros de los derechos de acceso y rectificación mediante un módulo específico.
Los programas de Bodet Software incluyen soluciones integradas de traspaso y exportación de datos en formatos estándar (PDF, Excel, CSV), que permiten la restitución de la información. Los administradores del software tienen estas soluciones a su disposición.
Consentimiento
(opt-in)
Como responsable del tratamiento, el cliente debe asegurarse de contar con el consentimiento de sus empleados para el uso de sus datos personales.
Para evitar la introducción de datos opcionales sin el consentimiento de los implicados, la parametrización de los perfiles de usuario de Kelio permite prohibir esta opción.
Transferencia de datos fuera de la UE
El responsable del tratamiento de los datos debe garantizar el cumplimiento del RGPD en toda la cadena de tratamiento, incluso para las operaciones realizadas fuera de la UE, que requieren medidas adicionales (dispensas, declaraciones, normas corporativas vinculantes, consentimiento individual y expreso, etc.)
Bodet Software no transfiere los datos de sus clientes fuera de la Unión Europea.
Registros de tratamientos y
análisis de impacto
(Privacy impact assessment / PIA)
El responsable del tratamiento debe tener un registro de los tratamientos (art. 30.a) de datos de carácter personal que efectúa y debe mantenerlo actualizado. Se trata de una cartografía de los flujos de datos a la que debe asociar un análisis de impacto (privacy impact assessment o PIA) con el fin de evaluar los riesgos en materia de protección de datos y poner en marcha las acciones necesarias.
Bodet Software propone, para cada solución comercializada, un modelo de registro de los tratamientos. Los clientes pueden reutilizarlo, adaptarlo a sus procedimientos e integrarlo en el registro de tratamientos de su empresa.
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Registro de las categorías de actividad de tratamiento
Toda empresa que trate datos de carácter personal debe mantener también actualizada la lista de sus socios de tratamiento con sus respectivos puntos de contacto único (art. 30.b)
El punto de contacto único RGPD de Bodet Software para la autoridad de control es [email protected]
Notificaciones
En caso de fuga de datos de carácter personal, el responsable del tratamiento debe informar lo antes posible (72 h) a su autoridad de control (la CNIL en el caso de Francia). También es obligatorio informar a las personas afectadas si este fallo de seguridad puede suponer un elevado riesgo para sus derechos y libertades.
Las posibles infracciones deben quedar plasmadas en un registro específico.
Si Bodet Software recibe aviso de algún fallo de seguridad referente a datos de carácter personal, la empresa se compromete a enviar una notificación al punto de contacto único o DPO del cliente en un plazo máximo de 48 horas a contar desde el momento en que haya tenido constancia del incidente.
*Contraseña y biometría
No almacenamos las contraseñas de los usuarios, sino únicamente una huella de la contraseña. Cuando se comprueba la
identificación, la huella se recalcula y se compara a la almacenada en la base. No es posible calcular la contraseña a partir de la
huella.
Los datos biométricos son de carácter personal y sensible. El software Kelio no almacena las huellas biométricas. Cuando se
produce un registro biométrico, se analiza la huella para extraer sus características y cifrarlas en un formato digital irreversible.
Este resultado sirve como referencia. Al efectuar una comprobación biométrica (por ejemplo, al fichar), la huella que se captura
se trata de la misma manera y el resultado se compara con el valor de referencia. La huella en sí no se almacenará ni extraerá,
independientemente de si utiliza un dispositivo centralizado en el servidor, un dispositivo en cada terminal o un dispositivo con
tarjeta protegida.
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ACCIONES EMPRENDIDAS POR BODET SOFTWARE
El compromiso de Bodet Software se enmarca en una iniciativa de mejora continua en todo lo relativo a la
calidad, el medio ambiente, la seguridad y la protección de los datos de carácter personal y se traduce en distintas
acciones, entre las que se cuentan:
UN EQUIPO ESPECÍFICO
Bodet Software ha nombrado a un delegado de protección de datos (DPO) que ejerce sus funciones para la
empresa como editor de software, proveedor de una solución SaaS (Software as a Service), integrador de software y
proveedor de servicios de asistencia informática. El DPO ha creado un equipo específico encargado de supervisar el
cumplimiento de los requisitos especificados en el RGPD. Está formado por las siguientes personas:
Director general
Responsable de atención al cliente
Responsable de soluciones SaaS
Responsable de los sistemas de
información
Responsable de marketing y
comunicación
Responsable de la oficina de proyectos
informáticos
Delegado de protección de datos (DPO)
MEDIDAS RELATIVAS A LA EMPRESA
Certificaciones ISO9001 e ISO14001
Puesta en marcha y seguimiento de una
política de gestión de los datos de carácter
personal a través de un sistema de gestión
dedicado que busca un elevado nivel de
cumplimiento mediante la mejora continua de
los procesos.
Supervisión y protección de las instalaciones
frente a cualquier intrusión física y control de
acceso restringido a las zonas sensibles
Supervisión y protección del sistema
informático frente a cualquier intrusión digital
Política de seguridad del sistema de
información (actualizaciones, auditorías de
actividades, antivirus, anti-spam, política de
gestión de contraseñas)
Auditoría regular del sistema de información
realizada por especialistas independientes
Copia de seguridad de los datos de la empresa
Sensibilización del personal en materia de
seguridad y respeto de los datos personales
Recopilación en línea: redes protegidas
mediante dispositivos estándar (HTTPS,
cortafuegos, autenticación)
No hay transferencia de datos fuera de la UE
Auditorías de conformidad con el RGPD
realizadas por un organismo independiente e
inclusión de las observaciones facilitadas en la
política general de la empresa
Revisión de los contratos para incorporar el
cumplimiento del RGPD
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MEDIDAS RELATIVAS AL SOFTWARE
Bodet Software diseña soluciones informáticas innovadoras y adaptadas desde hace más de 30 años. Sus programas
integran medidas de seguridad intrínsecas como:
Cifrado de las transferencias de datos (HTTPS,
VPN)
Sistema de autentificación nativo (con una
política específica de gestión de las
contraseñas) o conectado con sus directorios
(LDAP, SAML, CAS, …)
Duración limitada de las sesiones de clientes
con posibilidad de parametrización
Derechos de acceso restringidos por defecto
con posibilidad de parametrización
Soluciones de trazabilidad de las conexiones y
modificaciones de los datos técnicos (logs) y
funcionales
Plazos de conservación de los datos
adaptados a los distintos tratamientos y con
opción de personalización por parte de los
administradores
Aplicamos una política de sensibilización y mejora continua de la calidad y de la seguridad entre nuestro personal
de investigación y desarrollo. Esta política se refuerza mediante un ingeniero de calidad y un ingeniero de seguridad
específicos, además de con herramientas de integración continua y de análisis automático del código para garantizar
las mejores prácticas de seguridad (OWASP). Además, contamos con la intervención regular de especialistas en
seguridad independientes que auditan nuestros programas de software.
MEDIDAS RELATIVAS AL ALOJAMIENTO (SOLUCIÓN ONDEMAND)
Seleccionamos minuciosamente los centros de alojamiento que utilizamos. Nuestros centros de
alojamiento disponen de sistemas de seguridad certificados (ISO27001, ISAE3402) y se encuentran en
países considerados fiables para la protección de datos (como Francia o Suiza).
Los accesos a los servidores alojados están protegidos y filtrados (antivirus, antiespías, prevención de
intrusiones) y pueden filtrarse por IP entrante (restricción de IP de origen). Adoptamos todas las medidas
necesarias para garantizar la disponibilidad de nuestras soluciones de software (copia de seguridad y
restauración de los datos, redundancia de los centros datos)
Los datos se transfieren mediante protocolos seguros (HTTPS, VPN). Nuestros clientes pueden probar
nuestras soluciones en entornos reales y, en caso de finalización del contrato, se devuelven los datos a los
clientes antes de su destrucción.
Las operaciones relacionadas con las soluciones de software alojadas las realiza un equipo restringido y
específico.
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¿CÓMO PONERSE EN CONTACTO CON NOSOTROS?
Si tiene cualquier pregunta o reclamación o desea hacer alguna recomendación o comentario para mejorar la
calidad de los servicios de Bodet Software, puede ponerse en contacto con nuestro departamento de atención al
cliente https://bsupport.bodet-software.com o con el DPO a través de la dirección de e-mail dpo@bodet-
software.com o mediante esta dirección postal:
BODET SOFTWARE S. A. S.
Boulevard du Cormier
CS 40211
49302 CHOLET CEDEX, FRANCIA
