Bogotá D.C. Diciembre de 2016 - Presidencia de la República · 2016-12-29 · 4 Proceso asociado:...

PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

Bogotá D.C. Diciembre de 2016

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Proceso asociado: Gestión Documental

PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O

ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

RESEÑA HISTÓRICA -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

TÉRMINOS Y DEFINICIONES -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

1. ASPECTOS GENERALES ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 10

1.1 Objetivo ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 10

1.2 Alcance ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 10

1.3 Política de Gestión Documental ----------------------------------------------------------------------------------------- 11

2. CONCEPTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES ---------------------------------------- 11

2.1 Clasificación de Documentos Vitales o Esenciales ---------------------------------------------------------------- 11

2.2 Características de Documentos Vitales o Esenciales ------------------------------------------------------------- 12

2.3 Importancia de Implementar un Programa de Documentos Vitales o Esenciales ------------------------- 13

2.4 Inventario de Registros Vitales o Esenciales ------------------------------------------------------------------------ 13

3. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 14

3.1 Recolección de información: --------------------------------------------------------------------------------------------- 14

3.2 Análisis e interpretación de la información: -------------------------------------------------------------------------- 15

4. IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES ------------------ 16

4.1 Plan de atención de emergencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16

4.2 Plan de continuidad de las funciones o actividades de la entidad. -------------------------------------------- 17

4.3 Plan de contingencia ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18

5. MÉTODOS DE PROTECCIÓN Y LUGARES DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19

5.1 PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS EN EL DAPRE --------------------- 20

5.1.1 Capacidad de almacenamiento ----------------------------------------------------------------------------------- 20

5.1.2 Condiciones ambientales generales: --------------------------------------------------------------------------- 20

5.1.3 Soporte ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 21

5.1.4 Contenedores --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21

5.1.5 Mantenimiento de instalaciones ---------------------------------------------------------------------------------- 22

5.1.6 Condiciones funcionales-------------------------------------------------------------------------------------------- 22

5.1.7 Estantería y mobiliario ---------------------------------------------------------------------------------------------- 22

5.2 PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL DAPRE --------- 23

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Código D-GD-03

5.2.1 Soportes ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23

5.2.2 Seguridad --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23

5.2.3 Lugares de Almacenamiento -------------------------------------------------------------------------------------- 24

5.2.4 Unidades de conservación y preservación -------------------------------------------------------------------- 24

5.2.5 Copias de Seguridad (o Backup)--------------------------------------------------------------------------------- 25

5.2.6 Protección -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 25

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ----------------------------------------------------------------------------------------- 25

7. RECOMENDACIONES ADICIONALES ------------------------------------------------------------------------------------- 26

8. CONCLUSIONES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27

9. MARCO LEGAL ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27

10. REQUISITOS TÉCNICOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 28

11. DOCUMENTOS ASOCIADOS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 28

13. ANEXOS ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 29

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INTRODUCCIÓN

Una emergencia puede ser de carácter natural o humana, se cataloga como una situación o un suceso de carácter grave según su impacto, puede aparecer de repente, de forma inesperada y exigiendo una acción inmediata. Generalmente es de corta duración, por ejemplo, la interrupción de operaciones en la entidad durante un día o una semana por un fallo eléctrico o inundaciones causadas por tuberías en mal estado. Por otra parte un desastre natural o humano, es cualquier suceso inesperado que provoca una destrucción generalizada (terremotos, sismos, etc.), puede tener efectos adversos a largo plazo en la continuidad de las funciones de la entidad. 1 La información registrada en este documento le permite a la entidad tomar decisiones con respecto a la implementación de mejores prácticas y procedimientos necesarios, teniendo en cuenta los recursos humanos, de información financiera, tecnología etc. La identificación y protección de las copias de los documentos que contienen información vital y la implementación de programas de mitigación y recuperación de registros, son una póliza de seguro contra la interrupción de las operaciones esenciales de la entidad; para confeccionar esa póliza de seguro, se deben adelantar actividades para permitir que los objetivos de los programas sean efectivos garantizando la reanudación de las operaciones normales, la protección de los derechos legales y financieros, y la recuperación de los registros dañados. Igualmente, es importante la identificación de la información registrada que protege derechos legales y financieros tanto de la entidad como de personas directamente afectadas por las acciones de la misma. Igualmente, la entidad necesita desarrollar un programa de documentos vitales que permita responder de manera oportuna ante una eventual emergencia o desastre en el que se presente la destrucción o pérdida de registros y prever la recuperación de la información necesaria independiente del medio de conservación en que se encuentre. Los funcionarios deben tener en cuenta que tanto el programa de documentos vitales como los planes de emergencia y los planes de prevención de desastres se elaboran en el mismo contexto y por lo tanto deben estar en concordancia.

1 Vital Records and Records Disaster Mitigation and Recovery: An Instructional Guide. 1999 Web Edition [En línea].

https://www.archives.gov/records-mgmt/vital-records/

https://www.archives.gov/records-mgmt/vital-records/

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RESEÑA HISTÓRICA

El primer colombiano que rigió los destinos del vasto territorio de la colonia fue don José Miguel Pey, al ser nombrado Presidente del Cabildo Extraordinario el 20 de julio de 1810, y rehusarse el virrey Antonio Amar y Borbón a serlo. El cabildo se reunió para redactar el acta de independencia y constituir un nuevo Gobierno. Una vez constituido el Supremo Gobierno, el día 26 de octubre de 1810, se reunió una Junta provisional para dar forma, a este nuevo Gobierno, dividiendo los poderes de tal forma que fueran más acordes con los principios que favorecieran una sana política. Se creó entonces el cuerpo ejecutivo, en el que se ubicaba el Alto Gobierno, conformado por un Vicepresidente con dos Secretarías del Despacho Universal del Gobierno, la primera Gracia, Justicia y Estado, la segunda Guerra y Hacienda, y cinco secciones de Estado: Eclesiástico, Guerra, Hacienda, Gracia y Justicia con sus respectivos secretarios. El cuerpo ejecutivo tenía por objeto principal activar las provincias para que se verificara a la mayor brevedad la reunión del Congreso General, mientras se daba curso a los negocios pendientes sobre la organización de provincias, conforme a lo acordado en la Junta Suprema. El objeto de las secciones era el de formar planes y reglamentos en sus respectivas ramas, para ser sancionadas en Junta Legislativa dando los informes que se le pedían. Finalmente, los Secretarios del Despacho Universal tenían por objeto comunicar las resoluciones que emitía el cuerpo ejecutivo a las respectivas secciones donde se divulgaría por medio de sus secretarios para comunicar a los jefes de Provincias, cuerpos y demás interesados. Esta primera organización del Gobierno corresponde al periodo denominado Patria Boba, que se extendió hasta 1819, cuando el General Simón Bolívar es designado Presidente del Nuevo Reino de Granada.

La Presidencia de la República, durante la época de Libertador, estaba conformada por el secretario particular del Presidente y un Escribiente. La Ley 3 de 1898, suprime el secretario particular y al escribiente; crea la Secretaría General de la Presidencia de la República, conformada por un Secretario General, un Oficial Mayor y dos Escribientes. Esta Ley es sancionada por el Dr. Jorge Manuel Marroquín, quien como Vicepresidente se hace cargo del gobierno debido a la enfermedad que padecía el Presidente, Dr. Manuel Antonio San clemente.

En el año de 1956 se consideró indispensable dar a las oficinas de la Presidencia de la República, una mejor organización que permitiera la mayor eficacia en el desarrollo de sus funciones y en el estudio completo de los proyectos sometidos a la decisión del Presidente.

Es así como, la Secretaría General de la Presidencia, mediante Decreto No. 0133 del 27 de enero de 1956, firmado por el general jefe supremo Gustavo Rojas Pinilla, se convierte en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, organismo encargado de coordinar, controlar y administrar las distintas dependencias de la Presidencia.

En el año de 1976, mediante Decreto 146 del 27 de enero, suscrito por el doctor Alfonso López Michelsen Presidente, se reorganiza el Departamento Administrativo, el cual quedó estructurado por: la Secretaría General, los Consejeros Presidenciales, la Secretaría de Información y Prensa, la Secretaría Privada y la Casa Militar, dependiendo del Despacho del Presidente de la República.

En el año de 1990, el Gobierno Nacional dictó la Ley 55, en la cual se establece el objeto, funciones y principios de organización del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

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De conformidad con lo dispuesto en la citada Ley, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tendrá una naturaleza especial y en consecuencia, una estructura y una nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con ella. También tendrá regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y prestacional, para cumplir con el objeto y funciones a él asignadas. En el año de 1991, mediante Decreto Ley No. 1680, se deroga el Decreto Ley 146 de 1976 y se le da al Departamento Administrativo de Presidencia de la República la denominación abreviada de Presidencia de la República. En diciembre de 1992, el Departamento Administrativo vuelve a tener modificaciones en su estructura, al fusionarse el Fondo Especial de la Presidencia de la República y con el Fondo de Solidaridad y Emergencia Social para continuar funcionando como un establecimiento público del orden Nacional, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Presidencia de la República. En 1994, se crea la Consejería denominada para Bogotá y su Distrito Capital, se trasladan las funciones de la Consejería de Juventud, Mujer y Familia a la Consejería Presidencial para la Política Social. La actual estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República está construida de acuerdo a las necesidades de la entidad mediante diversos actos administrativos como el Decreto 1649 de 2014, Decreto 2145 de 2015 y Decreto 724 de 2016 entre otros.

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TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Almacenamiento de información: Archivos (muerto y activo), miles de cajas de documentos que, ya sea por ley o por requerimiento de clientes y autoridades, se deben guardar por años.

Archivo electrónico de documentos: Almacenamiento electrónico de uno o varios documentos o expedientes electrónicos.

Autenticación electrónica: Es la acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o autoridad, para elaborar, firmar documentos o para adelantar trámites y procedimientos administrativos.

Autenticidad: Característica técnica que permite identificar al autor de un mensaje de datos, el cual es conservado en condiciones que permitan garantizar su integridad, para preservar la seguridad de la información que busca asegurar su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo garantiza el origen de la información validando el emisor para evitar suplantación de identidades.

Backup: Procedimiento utilizado para hacer copias de seguridad la información. Estas copias de seguridad se deben realizar sobre los datos más importantes con el propósito que estén disponibles en caso de fallas de los sistemas.

BYTE: Cadena de bits que se maneja como una unidad. Hoy en día se entiende un octeto de bits por influencia de las máquinas IBM. En otros tiempos podría significar una cadena de 6, 7 u 8 bits, dependiendo del código que se usará, y representaba la longitud de la cadena de bits necesaria para representar una letra. Hoy en día se acostumbra medir las capacidades de las memorias y de los diskettes en bytes de ocho bits o en kilobytes.

Campo Magnético: Es un campo de fuerza creado como consecuencia del movimiento de cargas eléctricas (flujo de la electricidad). La fuerza (intensidad o corriente) de un campo magnético se mide en Gauss (G) o Tesla (T). El flujo decrece con la distancia a la fuente que provoca el campo.

CD (Disco Compacto): Es un disco óptico utilizado para almacenar datos en formato digital, consistentes en cualquier tipo de información (audio, imágenes, vídeo, documentos y otros datos).

Cinta magnética de Audio: Es un tipo de cinta magnética utilizado para la reproducción o grabación de sonido. Para grabar las cintas magnéticas se utiliza el sistema de grabación magnética analógica.

Cinta magnética: Es un tipo de medio o soporte de almacenamiento de datos que se graba en pistas sobre una banda plástica con un material magnetizado, generalmente óxido de hierro o algún cromato.

Conservación: Parte de la gestión de documentos digitales que trata de salvaguardar tanto el contenido como la apariencia de los mismos a través de un plan de preservación de documentos digitales que definan las políticas y procedimientos al interior de la institución.

Copias de seguridad: Proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Las copias de seguridad deberían ser consideradas como la estrategia de mantenimiento mínima incluso para los materiales más efímeros y con menos valor que dispongamos.

Datos: Son expresiones generales que describen características de las entidades sobre las que operan los algoritmos. Estas expresiones deben presentarse de una cierta manera para que puedan ser tratadas por una

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computadora. En estos casos, los datos por sí solos tampoco constituyen información, sino que ésta surge del adecuado procesamiento de los datos.

Desastre: se entiende por desastre el daño o la alteración grave de las condiciones normales de vida en un área geográfica determinada, causado por fenómenos naturales y por efectos catastróficos de la acción del hombre en forma accidental, que requiera por ello de la especial atención de los organismos del estado y de otras entidades de carácter humanitario o de servicio social.

Dirección de correo electrónico (e-mail address): Dirección, tipo dominio o tipo UUCP, utilizada para enviar correo electrónico a un destino específico.

Disco duro: Dispositivo magnético para almacenar información digital de gran precisión, herméticamente sellado, con mayor capacidad que los discos suaves o flexibles. Su capacidad va desde unos cuantos megabytes a varios Gigabytes. Por su gran capacidad se organizan generalmente en subdirectorios.

Disponibilidad: Característica de seguridad de la información que garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la información y a los recursos relacionados con la misma, toda vez que los requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido por la ley.

Disquette: Son discos flexible (en inglés floppy disk o diskette) es un medio o soporte de almacenamiento de datos formado por una pieza circular de material magnético, fina y flexible (de ahí su denominación) encerrada en una cubierta de plástico cuadrada o rectangular.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.

Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento electrónico: Cualquier representación de información conservada y transmitida por medio de un mensaje de datos. Por tanto, un documento electrónico es aquel cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo digital que para ser consultado, interpretado o reproducido, debe ser accedido desde un computador u otro dispositivo con capacidad de acceder a información en medios magnéticos.

Documento vital: Aquel que ostenta un valor significativo para la entidad, son únicos e irremplazables y por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser conservados y preservados; poseen un valor intrínseco legal, intelectual y económico. Así considerados, los documentos vitales son los más importantes que produce, gestiona y conserva la entidad y en razón de dicha trascendencia, deben ser identificados, protegidos, conservados y sometidos a técnicas específicas de duplicación.

Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización.

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Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida para garantizar su consulta en el tiempo.

Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contenga.

Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimiento tecnológicos seguros.

Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.

Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental debidamente ordenada con forme la metodología reglamentada para tal fin.

Informática: Estudio y tratamiento de la información. Estudia la realidad en términos de materia, energía e información. Sus ejes a considerar aquí son los lenguajes, la construcción de modelos, la solución de problemas.

Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma.

Intranet: Red propia de una organización, diseñada y desarrollada siguiendo los protocolos propios de Internet, en particular el protocolo TCP/IP. Puede tratarse de una red aislada, es decir no conectada a Internet.

Matriz de riesgos: Herramienta de control y de gestión normalmente utilizada para identificar las actividades (procesos y productos) más importantes de una institución, el tipo y nivel de riesgos inherentes a estas actividades y los factores exógenos endógenos que engendran tales riesgos (factores de riesgo). Igualmente, una matriz de riesgo permite evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración de los riesgos financieros, operativos y estratégicos que impactan la misión de la organización.

Medio electrónico: Mecanismo tecnología, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o trasmitir documentos, datos o información.

Medios magnéticos: Son dispositivos que permiten el almacenamiento de programas e información. En todos los dispositivos que componen este grupo, el soporte magnético tiene la misma estructura y composición. Están formados por una base de material y formas variables, sobre las que se ha depositado una delgada capa de material magnetizable.

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El registro de información se realiza mediante equipos de una cabeza de grabación, el cual dispone de una bobina que produce un campo electromagnético creando por inducción zonas puntuales magnetizables sobre el soporte utilizado.

Microfilme: Es un formato de preservación de documentos que se utiliza comúnmente en los campos académicos y de investigación con el fin de salvar la información pertinente y sin ocupar mucho espacio de almacenamiento. Con el uso de un proceso similar al de la fotografía de película, la microfilmación captura imágenes en miniatura de los documentos en una película, con reducción de tamaño sin perder información. Los microfilmes se pueden ver en un dispositivo similar a los utilizados en la visualización de la fotografía diapositiva, que enfoca la imagen a su tamaño original o más grande.

Preservación a largo plazo: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico (documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.

Riesgo: Medida de la magnitud de los daños frente a una situación peligrosa. El riesgo se mide asumiendo una determinada vulnerabilidad frente a cada tipo de peligro. Si bien no siempre se hace, debe distinguirse adecuadamente entre peligrosidad (probabilidad de ocurrencia de un peligro), vulnerabilidad (probabilidad de ocurrencia de daños dado que se ha presentado un peligro) y riesgo (propiamente dicho).

Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).

1. ASPECTOS GENERALES

1.1 Objetivo

El programa de documentos vitales o esenciales busca identificar, seleccionar y proteger los documentos ante un eventual desastre de origen natural o humano, de tal manera que se asegure la continuidad o funcionamiento del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica después del evento.

1.2 Alcance

El programa de documentos vitales o esenciales aplica a los documentos de archivos físicos, electrónicos y digitales identificados como vitales o esenciales en el diagnóstico y contemplados dentro de los planes de continuidad de las funciones del Departamento Administrativo de la Presidencia frente a la posibilidad de un siniestro por fenómeno natural o de acción humana.

https://es.wikipedia.org/wiki/Peligrosidad

https://es.wikipedia.org/wiki/Vulnerabilidad

https://es.wikipedia.org/wiki/Peligrosidad

https://es.wikipedia.org/wiki/Vulnerabilidad

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1.3 Política de Gestión Documental

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a aplicar los criterios legales, técnicos y de la organización para el desarrollo de la Gestión Documental a través de los procesos de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación y valoración, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información producida y recibida por la Entidad en sus diferentes medios y soportes, en el marco del Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE. (Ver Programa de Gestión Documental D-GD-01)

2. CONCEPTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

Los documentos vitales son fundamentales para que la entidad esté en capacidad funcionar. Ciertos documentos contienen información crítica para la operación continua o la supervivencia de una organización durante o inmediatamente después de una crisis. Estos documentos son necesarios para reiniciar las actividades sin demora en condiciones anormales. Contienen información necesaria para recrear situación jurídica y financiera de la entidad y preservar los derechos y obligaciones de las partes interesadas, incluidos los empleados, inversores y ciudadanos. Algunos documentos vitales pueden ser únicos, su reproducción llega a ser difícil o costosa. Sin embargo, es posible que sean necesarios en su forma original para satisfacer o cumplir con requisitos probatorios. Los registros deben ser clasificados como vitales sólo por el tiempo que apoyan los procesos de actividades críticas y cumplir con los requisitos descritos anteriormente. Una vez que han cumplido este papel, deben ser reclasificados.

2.1 Clasificación de Documentos Vitales o Esenciales Debido a que sólo una porción de todos los registros son críticos en caso de emergencia, es fundamental identificar de forma clara y precisa esos documentos indispensables para mantener las operaciones en funcionamiento inmediatamente después de ocurrido un desastre. Es importante distinguir entre los documentos vitales, importantes y útiles, como se muestra a continuación. Documentos vitales:

Contienen información crítica para la continuación de las actividades de la dependencia en caso de emergencia.

Las dependencias están obligadas a continuar su producción aún bajo incidentes extraordinarios.

Contienen información esencial para confirmar la condición legal y financiera de la dependencia.

Son imprescindibles para la protección de los derechos y obligaciones del personal y de los ciudadanos en general.

Son fundamentales para recuperar o proteger los sistemas críticos, equipos, instalaciones o espacios de trabajo.

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Son únicos e irremplazables y su reproducción es extremadamente costosa.

La entidad tendría graves consecuencias negativas en caso que la información no esté disponible.

Documentos importantes:

Tienen valor moderado para la dependencia o para la entidad, pueden servir de ayuda para restaurar las operaciones durante o después de una emergencia.

Sería un inconveniente si se dañan estos documentos, pero su pérdida no detendría las operaciones.

Su reemplazo puede ser a un costo moderado.

Documentos útiles:

Son útiles para mantener las funciones y actividades cotidianas pero no son críticos en caso de emergencia.

No es inconveniente para la dependencia en caso de daño o pérdida.

Pueden ser fácilmente reemplazados a un bajo costo.

2.2 Características de Documentos Vitales o Esenciales

Amparan derechos y obligaciones de la Entidad y de los ciudadanos.

Contienen información completa de utilidad práctica e inmediata para dar continuidad a las acciones propias de la Entidad.

Son indispensables para la toma de decisiones del momento.

Recogen derechos, singularmente relativos a convenios y documentos de propiedad.

Requieren de equipos, claves especiales para su lectura, software y aplicativos para su recuperación.

Dejan constancia de los acuerdos y resoluciones de los órganos de gobierno.

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2.3 Importancia de Implementar un Programa de Documentos Vitales o Esenciales La implementación de un programa de documentos vitales o esenciales puede reducir sustancialmente procedimientos operativos y costos futuros para la entidad. Una revisión constante de los documentos desde su creación hasta su eliminación ayuda a identificar y proteger la información vital, mediante el proceso de expurgo para destruir los archivos de trabajo generales los cuales son de valor a corto plazo. El interés principal de un programa de documentos vitales o esenciales es la protección de la información más que de los registros; esto se puede lograr mediante la implementación de actividades como:

Ilustración 1 Actividades implementación del Programa de Documentos Vitales

2.4 Inventario de Registros Vitales o Esenciales El levantamiento del inventario de los documentos vitales o esenciales se realizó a través de encuestas realizadas a funcionarios y contratistas en todas las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, quienes conocen la información generada y almacenada, en la cual se identificaron los documentos vitales o esenciales, se construyó un listado con los registros generados en cumplimiento de las funciones asignadas y las actividades cotidianas. El inventario de registros, indica la ubicación de los documentos vitales o esenciales para la recuperación rápida de los mismos después de un desastre (incluyendo la exacta ubicación de almacenamiento o equipos de presentación que contienen los registros vitales), éste documento es susceptible de modificación según se requiera.

Asignación de responsabilidades para la conservación y protección de los documentos.

Cuidadosa selección de documentos vitales o esenciales a través de un inventario documental.

Establecimiento de procedimientos y políticas administrativas, elaborando actividades de auditoría permanente y eficaz para mantener el programa

La creación de un plan de recuperación de los documentos ante un desastre natural o humano

Revisión de los métodos disponibles apropiados para la protección los documentos vitales o esenciales.

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Los datos que conforman el formato de inventario son: Nombre y codificación de la serie documental.

Forma física, volumen y ubicación de los registros.

Identificación de los expedientes su tiempo de retención y disposición final.

Existencia de duplicados y/o dispersión.

Indicación de la protección y evaluación de vulnerabilidades.

Hardware, software y la versión necesaria para acceder a los registros electrónicos vitales.

Tipo de protección necesaria, niveles de acceso y administrador del sistema.

3. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

El propósito del programa de documentos vitales o esenciales es brindar al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República las pautas básicas para la implementación del programa especialmente para la identificación y protección de los documentos vitales para la Entidad. La investigación realizada es de naturaleza descriptiva la cual representa de modo sistemático las características de una población, situación o área de interés. En la misma los investigadores recogen datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego es analizada. En este sentido la investigación abordó la identificación de los documentos vitales o esenciales para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, los medios de protección más apropiados para su salvaguarda y los responsables de la custodia de dichos documentos.

3.1 Recolección de información:

Para la identificación y definición de los documentos vitales o esenciales en cada una de las áreas del DAPRE, se elaboró un formato de encuesta, la cual fue aplicada en 59 las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE; los funcionarios encuestados de nivel directivo, asesor, asistencial, profesional o contratista, que por su cargo, conocimiento y experiencia en la entidad, poseen una visión clara de las actividades diarias, los documentos generados que contienen la información necesaria para la toma de decisiones, los cuales deben ser protegidos y actualizados constantemente de tal manera que ante la ocurrencia de un desastre se tenga total conocimiento de su ubicación y la dependencia responsable, permitiendo adoptar acciones rápidas para dar continuidad a sus actividades durante y después de un suceso natural o humano.

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3.2 Análisis e interpretación de la información:

Con los resultados obtenidos con el instrumento de recolección de información, se realizó la tabulación y análisis de la información obteniendo como producto el diagnóstico que identificó la actual ubicación de los documentos vitales o esenciales, los responsables de su custodia, los medios en que se conservan, la calificación de la información según su contenido, los niveles de seguridad tanto para la integridad del documento como para su conservación, los riesgos a los que están expuestos, entre otros. A partir del análisis de la información se destacaron los siguientes aspectos:

Calificación de la información: En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 se definen diversos criterios para la consulta, custodia y conservación de los documentos producto de la gestión de las entidades (Ver Guía para la Calificación de la Información de acuerdo con sus niveles de seguridad G-GD-02):

Pública: Toda la información y documentación producida en ejercicio de las funciones asignadas y que no se encuentra contenida dentro de las excepciones previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014.

Pública clasificada: Su divulgación puede llegar a afectar derechos o intereses individuales dado su contenido, su consulta es regulada por involucrar datos sobre la intimidad de las personas.

Pública reservada: Los documentos cuyo contenido, justificado por la ley, puede llegar a afectar intereses públicos en caso de ser divulgados, para el DAPRE se relaciona en su mayoría con documentos que pertenecen a procesos de paz, víctimas, seguridad nacional entre otros.

Nivel de importancia de los documentos: algunos de los documentos vitales o esenciales identificados poseen un nivel de importancia media, lo cual indica que son esenciales para una inmediata recuperación y continuación de las actividades después de ocurrido un desastre. Estos son documentos que si bien son algunos generados como parte del quehacer diario no pertenecen a una serie documental identificada en Tabla de Retención Documental, son documentos de trabajo que contienen el control y seguimiento de las actividades, su medio de almacenamiento y protección física están cerca al sitio de recuperación una vez ocurra un desastre. Otros documentos vitales o esenciales descritos se encuentran en soporte físico y magnético, se catalogan con un nivel de importancia alta, lo cual significa que estos documentos contienen información clave para la continuación o supervivencia de la entidad durante o inmediatamente después del desastre; son series documentales únicas, su recuperación no es fácil y podría representar un alto costo. Los riesgos más usuales referidos por los funcionarios tienen que ver con acciones de Hacker, ataque informático al correo electrónico, hurto, suplantaciones, reproducción de expedientes sin autorización, pérdida o sustracción de documentos, filtración de información, toma de fotografías. La entidad cuenta con indicaciones acerca de las medidas a tomar por parte de los funcionarios con el objetivo de garantizar la seguridad de la información. (Ver Manual de la Política de Seguridad para las Tecnologías de Información y las Comunicaciones M-TI-01).

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Riesgos para los documentos vitales: Para realizar planificación de las emergencias el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se debe iniciar con un análisis y evaluación de los riesgos reales o potenciales y el impacto que puede tener sobre las funciones, las actividades y los documentos de la entidad para determinar la respuesta necesaria e implementar el método de protección adecuado. Dicho análisis se realiza por los funcionarios de cada dependencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, apoyados en los lineamientos y colaboración de los coordinadores de emergencias; también con las áreas responsables de la gestión de recursos de información, del proceso de datos, gestión documental, seguridad y protección de las instalaciones, ya que son piezas fundamentales en el desarrollo de la continuidad de las actividades de la entidad y de los programas de recuperación de documentos afectados por desastres.

4. IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

La implementación del programa de documentos vitales o esenciales se plantea a corto plazo debido a que los desastres naturales o humanos no son anunciados ni permanentes, el programa está bajo responsabilidad del Grupo de Gestión Documental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en coordinación con el Área de Tecnología y Sistemas de Información así como de los encargados de los programas para la atención de emergencias involucrando además a las instituciones de apoyo de emergencias (defensa civil, bomberos, cruz roja, etc.). La implementación implica la asignación de responsabilidades dentro del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la definición de roles y el establecimiento de los objetivos a cumplir en corto plazo.

4.1 Plan de atención de emergencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República cuenta con un programa para la atención de emergencias en sus instalaciones, el cual abarca toda la información pertinente para afrontar la perturbación parcial o total del sistema productivo, ante la materialización de un riesgo que pueda presentar peligro para los trabajadores, la estabilidad operacional de la entidad o de la comunidad del área circundante así como reducir el posible impacto ambiental. Los planes de emergencias generalmente se enfocan a la protección de la vida humana, pocas veces se contempla la mitigación y recuperación de los documentos durante y después de un desastre. Por lo anterior, es importante relacionar y vincular los riesgos reales y potenciales que podrían afectar negativamente la conservación y preservación de los documentos y la continuidad de sus operaciones de acuerdo con las funciones y actividades de la entidad.

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ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

Los aspectos a fortalecer para lograr la protección de los documentos se enfocan a la mitigación de riesgos contra incendios, terremotos, inundaciones (conductos de agua, lluvias torrenciales), sabotajes y terrorismo, ataque bélicos, disturbios civiles, daños en instalaciones eléctricas, y el deterioro biológico. Es necesario contar con la participación y el compromiso de directivos y responsables de las áreas directamente relacionadas con la preservación de la información.

4.2 Plan de continuidad de las funciones o actividades de la entidad. Conjunto de recursos, actividades, procedimientos e información, que es desarrollado, probado y actualizado constantemente para ser utilizado en caso que ocurra un desastre natural o humano. Sirve como una guía para evitar que las funciones críticas no sean interrumpidas ante eventos catastróficos de grandes magnitudes. El plan contempla dos características: Diferencias

Un plan de Contingencias es utilizado una vez que ha ocurrido un desastre, no contempla medidas preventivas. (Reactivo).

Un plan de Continuidad además de contar con medidas en caso de un desastre, también analiza las vulnerabilidades y desarrolla contramedidas para mitigar dichas vulnerabilidades. (Preventivo).

Beneficios

Identificar los diversos eventos que podrían impactar la continuidad de operaciones así como sus repercusiones financieras y humanas.

Reacción efectiva ante situaciones de emergencia, evitando perdidas de recursos y agilizando las labores relacionadas a funciones críticas/estratégicas.

Prevenir o minimizar la perdida de información y operaciones críticas del gobierno en caso de desastre.

Reducir el número y magnitud de decisiones durante un periodo de crisis en que los errores pueden resultar mayores.

Conocer los tiempos críticos de recuperación para volver a la situación anterior al desastre.

Tabla 1 Fases para la implementación del plan de continuidad de las funciones o actividades de la entidad

FASE 1

Análisis de Procesos

Recopilación de todos los procesos de la organización.

Selección de los procesos estratégicos de la organización.

Determinación de recursos mínimos necesarios para la operación de procesos estratégicos.

FASE 2

Selección de Estrategias

Revisión de las estrategias de continuidad de operaciones.

Análisis de proveedores, recursos críticos y locaciones para continuidad.

Borrador de planes de continuidad, en esta fase se define en dónde se continuara con la operación.

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ESENCIALES

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Código D-GD-03

FASE 3

Desarrollo de Plan de Continuidad

Formalización y descripción detallada de los procedimientos para dar cumplimiento a las estrategias

Establecimiento de grupos encargados de los planes de continuidad de operaciones

Identificación de recursos críticos

FASE 4

Pruebas y Mantenimiento

Recopilación de lecciones aprendidas

Práctica de Mejora Continua para los planes Continuidad de operaciones

Estimación de costos y afectaciones de la crisis

4.3 Plan de contingencia2

Definir la manera de actuar ante la probabilidad de ocurrencia de un evento que provoque la interrupción, de manera temporal de una o varias actividades de una organización, el cual de no atenderse ágilmente puede afectar de manera decidida el desempeño de la entidad de no ser posible el restablecimiento del servicio o función que ha sido afectado. El plan funciona para atender imprevistos que interrumpen las actividades diarias como se presenta a continuación.

Tabla 2 Fases para el diseño de un plan de contingencia en archivos

Análisis del negocio

Toda organización sea de negocios o no, tiene una teoría de negocio, la cual consiste en la definición de los supuestos que orientan el desarrollo de su actividad, haciéndola funcionar de manera permanente3.

Análisis y valoración del riesgo:

Los archivos se enfrentan a riesgos de diferente tipo y naturaleza cuyos efectos pueden variar dependiendo de factores externos e internos propios de un país, una región, una ciudad o una entidad. Es necesario establecer un contexto sobre el cual puede presentarse un determinado riesgo, el cual abarca desde las condiciones políticas, el marco regulatorio, la cultura, el medio ambiente, la geografía hasta los recursos (económicos, de infraestructura, tecnológicos, humanos, etc.)

Análisis de los procesos y

documentos

El adecuado conocimiento de las actividades y/o funciones es fundamental para establecer cuáles son los riesgos y amenazas que puede enfrentar una entidad en un contexto altamente competitivo caracterizado por la incertidumbre.

Requerimientos y medidas de protección

Una medida de protección no siempre es la obtención de copias (autenticas, digitales o micrográficas de un documento. En algunos casos el documento original se puede conservar en lugares dotados de medidas estrictas contra sismos, incendios, intrusos, agentes biológicos, etc.

2 ZAPATA CARDENAS, Carlos Alberto. Elaboración de planes de contingencia en archivos. Archivo General de la

Nación de Colombia. Bogotá D.C., 2011. P. 17-37

3 DRUKER, Peter. Druker: su visión sobre la administración, la organización basada en información, la economía y la sociedad. Bogotá:

Editorial Norma, 1996 Pag.22

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ESENCIALES

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Código D-GD-03

Definición y elaboración del

documento

La elaboración del plan de contingencia debe ser un instrumento para la toma de decisiones frente a las eventuales situaciones de riesgos que puedan atentar contra la entidad y sus activos de información.

5. MÉTODOS DE PROTECCIÓN Y LUGARES DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS

Una vez identificados los documentos vitales o esenciales, el siguiente paso es determinar la manera proteger y conservar la información. El almacenamiento es el factor más importante que determina la vida útil de los documentos físicos, digitales y electrónicos.

Métodos de protección:

Los documentos vitales o esenciales deben ser protegidos de acuerdo a su nivel de seguridad y sin importar el tipo de soporte en que se encuentren, para ello los métodos más empleados son los siguientes:

Tabla 3 Métodos de protección de los documentos

MÉ

TO

DO

S D

E P

RO

TE

CC

IÓN

Dispersión

Los documentos vitales o esenciales se guardan en dos o más lugares diferentes o en caso de los documentos electrónicos, la copia de seguridad de forma regular y almacenada fuera de la entidad de acuerdo con una programación de transferencia de estos documentos.

Duplicación

La duplicación es la reproducción programada de los documentos e información específicamente para la protección de los registros vitales. Esta reproducción se debe aplicar a los documentos vitales o esenciales con nivel de importancia alta y media, plasmados en el diagnóstico y en el inventario.

En el sitio de almacenamiento

La protección para los documentos vitales o esenciales dentro de las instalaciones de la entidad se obtiene mediante el almacenamiento en: muebles archivadores, cajas fuertes, bóvedas y depósitos de archivos que sean resistentes a desastres naturales o humanos diseñados con el propósito de albergar estos documentos.

Los lugares de almacenamiento deben estar identificados y marcados dentro de los planes de emergencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, es necesario que estén acordes a los lineamientos normativos emanados por el Archivo General de la Nación teniendo en cuenta lo siguiente: Controles adecuados de los niveles de temperatura y humedad. Sistemas de ventilación y filtración adecuados para proporcionar un aire limpio. Elementos electromagnéticos cercanos que pueden afectar a las cintas magnéticas o discos. Medidas de control de acceso a las zonas de almacenamiento.

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Protección contra incendios, inundaciones, terremotos y otros desastres naturales.

En centros de almacenamiento con terceros

La protección para los documentos vitales o esenciales en instalaciones de terceros se obtiene mediante el almacenamiento en depósitos de custodia y bóvedas, resistentes a desastres naturales o humanos diseñados con el propósito de albergar estos documentos. Deben cumplir con los lineamientos emitidos por el AGN

Ventajas:

En caso de emergencia, los documentos vitales o esenciales se pueden recuperar rápidamente porque están en una ubicación diferente a los depósitos de archivo de la entidad.

El acceso a los documentos vitales o esenciales debe estar restringido a personal no autorizado por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica y el tercero.

Las instalaciones de terceros seleccionados para custodia de los documentos vitales o esenciales deben estar lo suficientemente lejos de manera que en un posible desastre en el área de la entidad no se vean afectados estos documentos.

5.1 PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS EN EL DAPRE De acuerdo a los lineamientos brindados por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia), se establecen las condiciones para los locales destinados como sedes de archivos, estantería, mobiliario, contenedores y para la conservación preventiva de documentos. (Ver Guía para la Conservación de Documentos G-GD-01).

5.1.1 Capacidad de almacenamiento Es importante que los depósitos estén dimensionados con el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento de acuerdo con los parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo necesarios.

5.1.2 Condiciones ambientales generales: La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio del mismo

garanticen la conservación del documento. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación

a través de ellos.

Iluminación

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Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.

Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones.

Es importante mantener controles a las instalaciones eléctricas.

5.1.3 Soporte Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina

cuyo valor de pH esté en rango de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad”.

Es recomendable que las tintas de impresión posean estabilidad química, sean insolubles en contacto con la humedad, no presenten modificación al color y no transmitan acidez al soporte.

La tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no presentar separación de componentes o coagulación.

No se recomienda utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda en los documentos de conservación total, pues la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la información.

5.1.4 Contenedores

Para los documentos de conservación total no se recomienda la perforación de los documentos ni que estén en contacto con material metálico. El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe dimensionarse de

acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no es adecuado utilizar adhesivos o materiales metálicos.

Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.

Las Carpetas deben ser de un material que tenga pH neutro, de color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua. La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones. Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote de mínimo 320 g/m2

Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD, se tendrá cuenta lo siguiente:

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Para las fotografías y negativos se recomienda almacenar en sobres individuales y en cajas de pH neutro evitando el empleo de materiales plásticos.

Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

Los diskettes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un diskette o C.D.

Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto.

5.1.5 Mantenimiento de instalaciones

Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el ambiente.

Se aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos y la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad. La inspección debe confirmar entre otras que los extintores, si los hay, estén en condiciones de uso, que los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente trazados y que los instrumentos de medición estén funcionando correctamente.

5.1.6 Condiciones funcionales

Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del mobiliario, su característica y disposición. Para cumplir las condiciones funcionales es importante tener en cuenta:

5.1.7 Estantería y mobiliario El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá, evitando bordes o

aristas que produzcan daños sobre los documentos. Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con

tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un espacio mínimo de 20 cm,

entre éstos y la estantería.

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ESENCIALES

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Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

5.2 PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL DAPRE Las entidades que utilizan sistemas informáticos para el procesamiento de datos, están sujetas a mecanismos de control, seguridad y respaldo desde la producción de los documentos para garantizar la integridad y la confiablidad de la información allí registrada. (Ver Manual de Gestión Documental M-GD-01).

5.2.1 Soportes

Para la preservación de archivos de documentos electrónicos y digitales se recomiendan: Unidad de disco rígido o disco duro: Las unidades de discos rígidos o duros (hard disk drive, HDD) tienen

una gran capacidad de almacenamiento de información, pero al estar alojados normalmente dentro de la computadora (discos internos) no son fácilmente extraíbles. Para intercambiar información con otros equipos (si no están conectados en red) se tienen que utilizar unidades de disco, como los disquetes, los discos ópticos(CD, DVD), los discos magneto-ópticos, memorias USB o las memorias flash, entre otros.

Unidad de CD-ROM: La unidad de CD-ROM, lectora de CD o "compactera" permite utilizar discos ópticos de una mayor capacidad que los disquetes de 3,5 pulgadas: hasta 700 MB. Ésta es su principal ventaja, pues los CD-ROM se han convertido en el estándar para distribuir sistemas operativos, aplicaciones, etc.

Unidad de DVD±R/RW: Puede leer y grabar y regrabar imágenes, sonido y datos en discos de varios gigabytes de capacidad, de una capacidad de 650 MB a 9 GB.

Unidad de memoria flash: La memoria flash es un tipo de memoria que se comercializa para el uso de aparatos portátiles, como cámaras digitales o agendas electrónicas. El aparato correspondiente o bien un lector de tarjetas, se conecta a la computadora a través del puerto USB o Firewire.

Unidad de tarjetas de memoria: El lector de tarjetas de memoria es un periférico que lee o escribe en soportes de memoria flash. Actualmente, los instalados en computadores (incluidos en una placa o mediante puerto USB), marcos digitales, lectores de DVD y otros dispositivos, suelen leer varios tipos de tarjetas.

5.2.2 Seguridad

Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua. El número de unidades de control de incendios debe ser acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales.

https://es.wikipedia.org/wiki/Disquete

https://es.wikipedia.org/wiki/Disco_%C3%B3ptico

https://es.wikipedia.org/wiki/Disco_magneto-%C3%B3ptico

https://es.wikipedia.org/wiki/Memoria_USB

https://es.wikipedia.org/wiki/Memoria_flash

https://es.wikipedia.org/wiki/Memoria_flash

https://es.wikipedia.org/wiki/USB

https://es.wikipedia.org/wiki/Marco_digital

https://es.wikipedia.org/wiki/Lector_de_DVD

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ESENCIALES

Versión 01

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5.2.3 Lugares de Almacenamiento

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así: Cintas de audio: Temperatura de 10 a 18ºC, humedad relativa de 40% a 50%. Medios Magnéticos: Temperatura 14 a 18ºC, humedad relativa de 40% a 50%. Discos ópticos: Temperatura de 16 a 20ºC, humedad relativa de 35% a 45%. Microfilm: Temperatura de 17 a 20ºC. Humedad relativa de 30% a 40%. Garantizar la aireación continua, los ciclos de renovación del aire y el caudal de intercambio se establecerán

según las condiciones ambientales requeridas y las características espaciales del inmueble. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación

a través de ellas. Filtrado de aire deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos. Iluminación: El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux. La radiación ultravioleta no debe superar los 70 microvatios/lumen y su incidencia directa sobre la

documentación y unidades de conservación. La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta.

La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada

5.2.4 Unidades de conservación y preservación

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente: Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro. Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos,

ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación. De igual forma se debe realizar una revisión periódica de la información contenida para mantener la accesibilidad de la información.

Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.

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Código D-GD-03

Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.

5.2.5 Copias de Seguridad (o Backup)

Procedimiento utilizado para hacer replicar información en el mismo o en otro soporte. Estas copias de seguridad se deben realizar sobre los datos más importantes con el propósito que estén disponibles en caso de fallas de nuestros sistemas.

5.2.6 Protección Los aparatos electrónicos y las unidades de conservación electrónica (DVD,CD, disco Duro, etc.), están expuestos a fenómenos naturales que no son visibles o tangibles al ser humano, estos fenómenos son llamados tormentas solares y se definen como violentas explosiones de plasma y de partículas cargadas llamadas fulguraciones. Estas ocasionan daños en fluidos eléctricos, interrupción GPS, daños en computadores, celulares, entre otros. Algunos medios de protección más conocidos son las jaulas Faraday y los elementos protegidos con papel aluminio.

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Para el establecimiento de cronograma de implementación se tiene en cuenta las fases requeridas descritas a continuación:

Diagnóstico de la situación actual: Es necesario identificar fortalezas y aspectos en los que se debe trabajar para la construcción del programa dado que la Entidad ha venido trabajando en diversas herramientas y sensibilización hacia los funcionarios para el mejoramiento de la gestión documental, teniendo en cuenta lo anterior se hace indispensable levantar la información del estado actual, controles existentes y riesgos hacia la documentación para plantear los frentes de trabajo.

Diseño del Programa de Documentos Vitales: De acuerdo a la información recolectada se procede a la estructuración del programa, definición de la metodología a emplear y llevar a cabo los ajustes necesarios.

Implementación: La última fase del cronograma comprende las actividades con las que se consolidará el programa, incluyendo labores de sensibilización, integración con otros planes y programas de la entidad y el seguimiento a su aplicación.

La periodicidad de actualización del cronograma se debe hacer anual teniendo en cuenta los posibles cambios en la estructura de la entidad que puedan llegar a introducir nueva documentación.

El responsable de la ejecución del cronograma del Programa de Documentos Vitales o Esenciales es el Coordinador del Grupo de Gestión Documental.

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7. RECOMENDACIONES ADICIONALES

Ubicar los documentos vitales o esenciales en unidades de almacenamiento (mueble rodante), protegidos

contra acciones humanas, hurto, tomas fotográficas sin autorización, incendio, entre otros.

En la medida de lo posible que los archivos de gestión de documentos vitales se ubiquen en locaciones independientes con control de acceso de los funcionarios y que se asigne una persona responsable de su administración.

Una vez identificados los documentos vitales o esenciales, es importante controlar los préstamos a funcionarios o contratistas y evitar que sean trasladados a lugares no autorizados. Se recomienda además asistir a las capacitaciones programadas y mantener los controles de seguridad establecidos.

Para los documentos vitales o esenciales calificados como reservados y que no son transferidos al archivo central, en lo posible crear una copia de seguridad en formato digital para conservación, preservación y seguridad. Se requiere además informar al Área de Tecnología y Sistemas de Información quien deberá implementar la cadena de custodia adecuada y garantizar que la información se pueda recuperar en caso de desastre natural o humano permitiendo dar continuidad a las funciones o actividades de la dependencia.

Procurar que la producción de contenidos de los documentos vitales o esenciales no se imprima en papel reutilizado ya que ante un evento natural (o propiciado) como inundación, las tintas al humedecerse y mezclarse pueden ocasionar que se pierda la legibilidad, confiabilidad y fidelidad.

Se recomienda no utilizar papel ecológico para la producción de documentos vitales o esenciales, debido a que su composición durante el proceso de producción utiliza elementos contaminantes, haciendo que su consistencia sea menor y no contribuya a la conservación y preservación del documento en el tiempo.

Es importante para la conservación y preservación de los documentos vitales o esenciales hacer la transición del formato físico al digital, realizando un proceso de calidad de la información grabada en cintas para verificar que el contenido corresponda al cien por ciento de la información original.

Al realizar los procesos de migración de información, tanto actual como histórica, a otros medios de almacenamiento de igual o mejor calidad, se debe contemplar los medios de tecnología recientes para evitar la obsolescencia y pérdida de información.

Es indicado que los funcionarios y contratistas, que generen documentos vitales o esenciales, cuenten con acceso a la red (servidor de la entidad) para consolidar la información y evitar que se creen archivos alternos entre los contratistas y la entidad.

La Entidad suministra los equipos de cómputo para funcionarios y contratistas que realicen trabajo en

campo (computador portátil), con el fin de que la información producida se pueda migrar al servidor de la entidad, evitando la pérdida total o parcial.

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ESENCIALES

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Reforzar el conocimiento de las políticas de seguridad de la información entre los funcionarios resaltando las herramientas no se deben utilizar para almacenar documentación vital o esencial generada como producto de las funciones u obligaciones contractuales con la entidad.

El Área de Tecnología y Sistemas de Información debe disponer de herramientas físicas para proteger las unidades de almacenamiento frente a fenómenos naturales esporádicos como tormentas solares con el uso, por ejemplo, de Jaulas de Faraday o elementos que las repelen tales como el aluminio.

8. CONCLUSIONES

La identificación de los documentos vitales o esenciales le permite a la entidad salvaguardar la información útil, irremplazable y necesaria en el momento de ocurrido un desastre permitiendo la continuidad de sus funciones y/o actividades para garantizar los derechos de acceso a la información de los ciudadanos. De igual manera, ésta información es un insumo de los planes de prevención de desastres del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

El diseño de políticas de protección para la información en medio electrónico y digital de la entidad por parte del Área de Tecnología y Sistemas de Información, (articulado de manera conjunta con el área de Gestión Documental), llevan a tener en cuenta los medios de producción, almacenamiento, conservación y reproducción de la información como producto de las labores diarias de las dependencias reflejando su gestión a través del tiempo. La entidad tendrá en cuenta en las políticas de protección de la información a todo el personal de proyectos que trabajan en campo, cuya información están sujetas a un riesgo de pérdida.

9. MARCO LEGAL

Tabla 4 Marco Legal del Programa de Documentos Vitales o Esenciales del DAPRE

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

Ley 1437 de 2011 Por el cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información pública

Ley 1755 de 2015 Por el cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

Decreto 2609 de 2012 Por el cual reglamenta el título IV de la Ley 594 de 2000, parcialmente los títulos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado

Decreto 103 de 2015 Por el cual se reglamente parcialmente la Ley 1712de 2014 y se dictan otras disposiciones. (Derogado por el Decreto 1081 de 2015).

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Decreto 1081 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.

Acuerdo 48 de 2000 Archivo General de la Nación

Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental


Condiciones de edificios y locales destinados a archivos


Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".


Especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo


Por el cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000


Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como el resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el Capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el Artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el Capítulo IV del Decreto 2609 de 2012

10. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP1000:2009. Numeral 4.2.3 “Control de Documentos”

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008. Numeral 4.2.3 “Control de Documentos”

11. DOCUMENTOS ASOCIADOS

D-GD-01 Programa de Gestión Documental

G-GD-01 Guía para la Conservación de Documentos

G-GD-02 Guía para la calificación de la información de acuerdo con sus niveles de seguridad

M-GD-01 Manual de Gestión Documental

M-TI-01 Manual de la Política de Seguridad para las Tecnologías de Información y las Comunicaciones TICS

12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe del Área Administrativa

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13. ANEXOS

Anexo A: Cronograma de implementación del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

1S

2S

3S

4S

1.

1.1

1.2

1.3

1.4

2.

2.1

2.2

2.3

2.4

3.

3.1

3.2

3.3

3.4

Adecuación del mobiliario de archivos de gestión y central

para la protección y seguridad de los documentos vitales o

esenciales

Integración con los Planes de Contingencia de la Entidad

Integración con el Plan de Emergencias de la Entidad

3.5

2018

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

DISEÑO DEL PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

NO

V

OC

T

SE

P

AG

O

JU

L

JU

N

MA

Y

FE

B

EN

E

DIC

NO

V

OC

T

JU

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R

MA

R

DIC

NO

V

OC

T

SE

P

AG

O

SE

P

AG

O

JU

L

JU

N

MA

Y

AB

R

MA

R

FE

B

EN

EACTIVIDAD DICIEMBRE

2016 2017

Seguimiento, evaluación y mejora del Programa de

Documentos Vitales

Aplicación del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

Publicar Programa de Documentos Vitales o Esenciales en la

página Web de la Entidad

Socialización a los funcionarios sobre el Programa de

Documentos Vitales

Validación del Programa de parte de la Oficina de Planeación

Construcción del Inventario de Documentos Vitales o

Esenciales

Definición de riesgos e impacto para la continuidad del proceso

Levantamiento de información por medio de la realización de

entrevistas a los funcionarios del DAPRE

3.4.3

3.4.2

3.4.1

Aprobación del Programa por el Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo

Revisión y ajustes al documento final del Programa de

Documentos Vitales

Desarrollo de las recomendaciones para el desarrollo de las

buenas prácticas en el manejo de los documentos vitales

Descripción de la metodología para la protección, recuperación,

almacenamiento, aseguramiento y preservación de los

Elaboración del directorio de funcionarios responsables de la

custodia de los documentos vitales o esenciales

IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCALES

30



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

Anexo B: Directorio dependencias donde se ubican los documentos vitales o esenciales:

CÓDIGO DEPENDENCIA

DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA

INFORMACIÓN ENTEVISTADO CARGO SEDE

TELÉFONO/ EXTENSIÓN

100000 DESPACHO DEL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

Juan Carlos Oviedo Juan Carlos Oviedo Asesor Palacio Nariño 5961260

100100 DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

Emilio Rueda López Juan Carlos Zambrano Luis Eduardo Bautista

Profesional Secretario

Edificio Vicepresidencia

4211 4156

110000 DESPACHO DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO

Juan Francisco Espinosa

Juan Francisco Espinosa Asesor Palacio Nariño 3339

111510 OFICINA DE PLANEACIÓN Nubia Patricia López Pedro Pablo Ariza Jefe Oficina Planeación

Edificio Administrativo

3398

111520 OFICINA DE CONTROL INTERNO

Esperanza Marcela Forero

Esperanza Marcelo Forero Secretaria Edificio Administrativo

6311

111600 DIRECCION DE GOBIERNO Y ÁREAS ESTRATÉGICAS

Paula Acosta Márquez Julia Mónica Peña Asesora Palacio Nariño 2767

110120 CASA MILITAR Jorge Enrique Maldonado

Adriana Margot Melo Mayor Casa Militar Casa Galán - Sótano

6386814

110130 DIRECCIÓN DE EVENTOS Angela María Pardo Angela María Pardo Asesora Casa Galán 3660

110140 DIRECCIÓN DE DISCURSOS Juan Carlos Torres Diana Marcela Jiménez Asesora Casa Galán 3897

110200 SECRETARÍA JURÍDICA Cristina Pardo Cristina Pardo Adriana Rodríguez

Secretaria Jurídica Profesional

Palacio De Nariño 2747 3135

110300 SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA

Camilo Alberto Enciso

Emanuel Puerto Ortiz Ana Paulina Sabbagh Gerson David Motta Óscar Pérez Arias

Profesional Asesora Aux. Administrativo Aux. Administrativo

Cra 8 No. 12b - 61 Piso 10

5629709

110400 CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER

Martha Ordoñez Nidia Nancy Acuña Martha Ordoñez

Consejera Secretaria Ejecutiva

Fondo de Promoción de la Cultura

3043

110500 DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS

Paola Jiménez Hernandez

Paola Jiménez Hernández Asesora Casa Galán 3588

160400 DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE JUVENTUD “COLOMBIA JOVEN”

Juan Carlos Reyes Cañón

Martha Lucía Garzón Profesional Cra 8 No. 12b-42 piso 3

3646

110700 DIRECCIÓN PARA PROYECTOS ESPECIALES

Steephania Neme Steephania Neme Secretaria Ejecutiva Despacho Vicepresidencia

3500

110900 DIRECCIÓN PARA LA COORDINACIÓN DE VIVIENDA

Gilma Montes Gilma Montes Secretaria Ejecutiva Despacho Vicepresidencia

3205936

130000

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL POSCONFLICTO, DERECHOS HUMANOS Y SEGURIDAD

Rafael Pardo Martha Mateus Asistente Palacio Nariño 2808

130100 CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS

Paula Gaviria Juan Manuel Mejía Salazar Asesor Casa Republicana 3196

130200 DIRECCIÓN PARA LA ACCIÓN INTEGRAL CONTRA MINAS ANTIPERSONALES

Diana Yudely Trujillo Diana Yudely Trujillo Gabriel Vanegas

Secretaria Ejecutiva Asesor

Cra 8 No. 12b - 61 Piso 8

5946464

31



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

130300 DIRECCIÓN DE SEGURIDAD Juan Carlos Restrepo Juan Carlos Restrepo Diana Perez Barón Amparo Guzman

Director de Seguridad Asesora Secretaria Ejecutiva

Casa Galán

5629300 EXT. 3171 ,

2788 Y 3884

130400 DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO

Gloria Lucia Ospina Martha Mateus Asistente Casa Galán 2808

111400 DESPACHO DEL ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL PARA LAS REGIONES

Carlos Eduardo Correa Juan Pablo Sánchez Alto Consejero Asesor

Casa Galán 2737 2719

150000 OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ

Sergio Jaramillo Diego Andrés Cifuentes Elmer Barbosa Torres Ana Leonor Alfonso

Asesor Técnico Asistente

Fondo de Promoción de la Cultura - 3er piso

6569 6529

112010 DIRECCION TEMÁTICA Elena Ambrosi Elmer Barbosa Diego Andres Cifuentes Daniela Quinche

Técnico Contratista Asesora

Fondo de Promoción de la Cultura - 3er piso

6552

160100 CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA

Maria Cristina Trujillo Doris Patricia Barón Asesora Fondo de Promoción de la Cultura

3532

111100 SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES

Claudia Yolima Jiménez Constanza Cifuentes Asesora Edificio Administrativa

3541

111102 Grupo de Atención a la Ciudadanía

Samuel Quijano Carlos Lozano Juan Piñeros

Samuel Quijano Carlos Lozano Juan Piñeros

Aux. Administrativo Fondo de Promoción de la Cultura

5629300 3336 2531

111130 OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

José Saúl Rodriguez José Saúl Rodríguez Myriam Quintero

Jefe Oficina Secretaria


3625

111141 Grupo Gestión Documental Claudia Yolima Jiménez Edwin Cabrera Adriana Andrade

Inés Polo Iris Marcela Gonzalez Clara Janeth Prieto Jamiton Moreno

Secretaria Ejecutiva Secretaria Ejecutiva Aux.Administrativo Secretario


3087179991 6285 6260 6202

111142 Grupo de Recursos Físicos Blanca Dora Guerrero Diana Urbina Lopez Técnico Fondo de Promoción de la Cultura

3351

111148 Grupo de Infraestructura y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles

Alejandro Bernal Alejandro Bernal Carlos Vargas Edwin Mauricio Arguello

Técnico Asesor Técnico


3400

111149 Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales

Isabel Cristina Quintero Isabel Cristina Quintero Coordinadora Grupo de Conservación


6679

111181 Grupo de Servicios Generales, Salones de Estado y Casas Privadas

Rosaura Ortega Marcela Bernal

Rosaura Ortega Marcela Bernal

Secretaria Secretaria


3461

111182 Grupo de Adquisición de Obras, Bienes y Servicios

Roger Camilo Quiroga Roger Camilo Quiroga Jhon Erick Valencia

Coordinador Auxiliar Administrativo

Edificio Administrativa

6643 6211

111150 ÁREA FINANCIERA Gonzalo Quintero Perilla Mónica Patricia Quintero Técnico Edificio Administrativo

3655

111151 Grupo de Central de Cuentas Sandra Niebles Martha Elizabeth Gálvez Técnico Profesional Especializado


3640

111152 Grupo de Contabilidad Maria Mercedes Carranza Lilian Morales

Maria Mercedes Carranza Lilian Morales

Secretaria Coordinadora Del Grupo


3429

111153 Grupo de Pagaduría Álvaro Ramírez Orlando Portela Aux. Administrativo Edificio Administrativo

3482

111154 Grupo de Presupuesto Luz Angela Pachón Nelly Soler

Luz Angela Pachón Nelly Soler Paola Andrea Cortes

Secretaria Asesor Profesional


3470

32



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

111160 ÁREA CONTRATOS Camilo D´Costa

Camilo D´Costa Maria Elena Cuellar Diana Fernanda Gutiérrez Marlon Herrera

Jefe Técnico Profesional Aux Administrativo


6130

111170 ÁREA DE TALENTO HUMANO Fridcy Alexandra Faura Sandra Lucía Rodríguez Oscar Fabián Moreno

Asesora Asesor


3546

111171 Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social

Maria Lilia Peña Solano María Lilia Peña Coordinador de Bienestar


6126

111172 Grupo de Vinculaciones e Historias Laborales

Sandra Lucía Rodríguez Oscar Fabian Moreno Técnico Edificio Administrativo

6281

111173 Grupo de Nómina Juan Villalba Juan Villalba Claudia Patricia Rojas Jenny Plazas

Profesional Esp Secretaria Ejecutiva Secretaria Ejecutiva


6215

111174 Grupo de Comisiones y Viáticos Maria Teresa Varela Maria Teresa Varela Asesor Fondo de Promoción de la Cultura

6217

111190 ÁREA DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Alex Mauricio Escallón Alfonso Rojas Sierra Asesor Edificio Administrativo

3491

Anexo C: Inventario de Documentos Vitales o Esenciales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República:

UNIDAD ADMINISTRATIVA

CÓDIGO OFICINA

PRODUCTORA

NOMBRE DE LA SERIE,

SUBSERIE O ASUNTOS

FORMA FÍSICA FOLIOS

PROMEDIO

PESO EN GB, KB,TE

RA

UBICACIÓN FÍSICA

CALIFICACIÓN HARDWARE SOFTWARE

PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

OBSERVACIONES

IMPRESO ELECTRÓNICO DIGITAL HÍBRIDO

DESPACHO PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

100000 Agenda Presidencial

X 30 Correo Outlook

Pública reservada

Cámaras personal de la Policía. Claves personal autorizado de presidencia.

Verificar si la agenda presidencial está en el servidor.

DESPACHO DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO

110000 Actas Consejo de Ministros

X 1 LIBRO ANUAL

Archivador Pública reservada

Archivador con llave y la documentación por ser de alta reserva nunca pasan por el archivo central sino su transferencia la realizan directamente al AGN

Archivador en algún lugar del palacio con llave ,no informo la ubicación exacta del archivador por ser reservada la información

DESPACHO DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO

110000 Proyectos de Resolución de Funcionarios del DAPRE

X X 1000 Archivador en pared

Pública clasificada

Correo institucional

Llaves de la puerta de la oficina y claves del pc

La documentación se guarda en a-z ,cuando se hace la transferencia al archivo central según TRD se pasan a carpeta y cajas x100

DIRECCION DE GESTION GENERAL

111500 Resoluciones X X 500 Archivador de escritorio

Pública Servidor carpeta compartida-árbol

Backup del servidor, llave del escritorio y clave del pc

OFICINA DE PLANEACION

111510 Planes y Programas

X X Depósito de archivo y sistemas carpeta compartida

Pública semiprivada

DNP-departamento nacional de planeación

Llaves archivador, clave PC y carpetas compartidas backup servidor

Las llaves del archivador solo hay una persona encargada secretaria y comparten información con el DNP

OFICINA DE PLANEACION

111510 Informes X X Depósito de archivo y sistemas carpeta compartida

Pública semiprivada

Llaves archivador, clave pc y carpetas compartidas backup servidor

Las llaves del archivador solo hay una persona encargada secretaria

34



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

OFICINA CONTROL INTERNO

111520 Actas X X Archivador Publica clasificada

Sigob y SIGEPRE

Llaves archivador, clave PC y carpetas compartidas backup servidor



111520 Auditorias Gestión Y SIGEPRE

X X 250 Archivador Publica clasificada

Sigob y SIGEPRE




111520 Informes X X 250 Archivador Publica clasificada

Sigob y SIGEPRE



DIRECCION DE GOBIERNO AREAS ESTRATÉGICAS

111600 Informe Unidades de Ejecución Presupuestal

X Carpeta compartida

Clasificada semiprivada

Servidor y Taurus

Backup , pc

DIRECCION DE GOBIERNO AREAS ESTRATÉGICAS

111600 Informe De Comités Interinstitucionales para Proyectos Estratégicos : San Andrés, Gerencia, Pacifico y la Guajira

X 14,92 Carpeta compartida

Pública Servidor y Taurus

Backup ¿

SECRETARIA PRIVADA

110100 Agenda del Señor Presidente

X X 6 MB Pública reservada

Archivador y pc en carpeta compartida

Las llaves archivador , las claves pc y las cámaras seguridad

SECRETARIA PRIVADA

110100 Registro y Control de Audiencias e Invitaciones Dirigidos al Sr Presidente

X X 2MB Publica reservada

Archivador y pc en carpeta compartida

Las llaves archivador , las claves pc y las cámaras seguridad

CASA MILITAR 110120 Instrumento de Control de Ingreso a Instalaciones

X X Servidor cctv archivo gestión

Clasificada privada

Servidor Protección de la información

Autorización ingreso a palacio por boleta, autorización ingreso a palacio por oficio, autorización ingreso a palacio por toures

35



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

CASA MILITAR 110120 Centro de Monitoreo Cctv Circuito Cerrado de Televisión

X Servidor cctv

Clasificada privada

Servidor Centro de protección de datos

Monitorear la entrada y salida del personal que maneja el armamento sin audio solo imagen

CASA MILITAR 110120 Base de Datos Inventario de Armamento Fuerzas

X X Servidor DAPRE archivo gestión

Clasificada privada

Servidor Centro de protección de datos

DIRECCION DE EVENTOS

110130 Correo Institucional del DAPRE Llegan las Autorizaciones de Servicio de Operador Logístico

Pc Publica clasificada

Correo institucional

Servidor del DAPRE y clave del correo, pc

Perdida de documentos físicos ya que imprime el correo donde autorizan el servicio del operador logístico


110130 Base de Datos Pagos y Proyecciones

46,7 KB

Archivos personales en pc

Publica clasificada

Carpeta compartida DAPRE

Backup servidor DAPRE y clave de pc


110130 Base de Datos Contratos Proveedores Bienes y Servicio

46,7 KB

Archivos personales en pc

Publica clasificada

Carpeta compartida en servidor DAPRE

Backup servidor DAPRE y clave del pc

SECRETARIA JURIDICA

110200 Acciones Constitucionales Popular y Cumplimiento

X 250 Archivador rodante

Pública Archivador Registro de los préstamos de carpeta en formato de afuera -el archivador la única persona responsable es el Secretario Jurídico

SECRETARIA JURIDICA

110200 Procesos Judiciales

X 250 Archivador rodante


Archivador Registro de los préstamos de carpeta en formato de afuera -hay 890 procesos judiciales activos

SECRETARIA JURIDICA

110200 Conciliaciones X 250 Archivador rodante

Publica clasificada

Archivador Registro de los préstamos de carpeta en formato de afuera -el archivador la única persona responsable es el secretario jurídico

36



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

SECRETARIA DE TRANSPARENCIA

110300 Actas Grap Actas del C4 Actas de Comando Actas de Coordinación Interinstitucional de Ley de Transparencia

X X Archivador Pública Carpeta compartida en servidor DAPRE

Archivador con llave y clave de pc

Estas actas pertenecen al grupo interinstitucional de delitos de anticorrupción -la clasificación de la guía no permite aproximarse al cumplimiento de la ley 1712


110300 Actas de la Comisión Nacional y Regional de Moralización Actas de Ciudadanía




110300 Actas de las Convenciones Internacionales OEA, ONU, AGA, OCDE



Se genera dos actas al año de las reuniones de países aliados.


110300 Informe a la Convención e Internacionales de Reporte

X X 250 Archivador Pública Carpeta compartida en servidor DAPRE



110300 Integridad Pública Empresarial Pactos de Transparencia

X X 200 Archivador Pública Carpeta compartida en servidor DAPRE



110300 Plan de Acción de Ley de Transparencia


Backup diario del servidor


110300 Denuncias de Corrupción

X X 200 Archivador Publica reservada

Carpeta compartida en servidor DAPRE


37



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03


110300 Base de Datos del Observatorio

X Pc Pública Carpeta compartida en servidor DAPRE


CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER

110400 Actas X X 30.2 MB

Pc servidor carpeta compartida archivador

Pública Servidor Backup y archivador con llave

Solicita instalar un archivador con la seguridad adecuada para la documentación


110400 Informes X X 86.0 MB





110400 Producción y Análisis de Datos de Investigación de Asuntos

X X 12.8 MB





110400 Políticas Públicas para la Equidad Entre Mujeres y Hombres

X X 27.0 MB




DIRECCION DE ASUNTOS POLITICOS

110500 Actas de Reuniones Bancadas Partidos Políticos de Congreso

X X 5.43 MB

SIGEPRE Pública SIGEPRE Cajas aseguradas con cinta transparente, información escaneada y claves pc personales

Las subseries que son mencionadas no se encuentran en la TRD.


110500 Actas de Reuniones de Asesores Legislativos

X X 4.61 MB

SIGEPRE Pública SIGEPRE Cajas aseguradas con cinta transparente, información escaneada y claves personales


110500 Sistema de Análisis de Datos Electorales

X Servidor Reservada Servidor Claves personales

38



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE JUVENTUD “COLOMBIA JOVEN”

160400 Alianza y Evaluación de las Propuestas, Licitaciones.

X X 405 HOJAS

250MB

Archivo personal


Carpeta personal en pc

Claves del pc y backup del servidor

No hay cámaras de seguridad y no se tiene transporte vehicular o de mensajería para traslado de documentos entre la dependencia hasta la sede principal del DAPRE por tal motivo se puede presentar hurto y perdida de información.


160400 Convenios de Cooperación En Elaboración ,Proyección del Documento para Recolección de Firmas

X X 405 HOJAS

250MB

Archivo personal


Carpeta personal en pc

Claves del pc y backup del servidor

No hay cámaras de seguridad y no se tiene transporte vehicular o de mensajería para traslado de documentos entre la dependencia hasta la sede principal del DAPRE por tal motivo se puede presentar hurto y perdida de información.


160400 Coordinación Sistema Nacional de Juventud de Información y Gestión de Conocimiento Portales Propios de la Dependencia Juaco y Si Joven

X Publica www.colombiajoven.gov.co/juaco www.sivirtual.gov.co/si-joven

Backup del sistema y actualización de la página web

ALTA CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA EL POSCONFLICTO , DERECHOS HUMANO Y SEGURIDAD

130000 Actas de Consejo de Seguridad Nacional

X 120 Archivador personal con llave

Publica reservada

Cámara y archivada con llave


130000 Actas de Reuniones




http://www.colombiajoven.gov.co/juaco%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20%20-www.sivirtual.gov.co/si-joven





39



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03


130000 Actas del Consejo Interinstitucional del Posconflicto


Clasificada privada


CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS (Se comprende de 9 Áreas)

130100 Área 1 Secretaria Técnica De La Comisión Intersectorial De Prevención De Reclutamiento Niños, Niñas Y Adolecentes

Actas De La Comisión Intersectorial Para La Prevención De Reclutamiento Territorial. Actas De Cooperación

X X X 250 Pc y archivador

Clasificación reservada

Sigob Backup del servidor ,llaves del archivo y claves pc

Hacer un plan de riesgo y evaluarlo para la labor de la área, solicitan realizar capacitación y sensibilización de gestión documental para proteger la información y documentar

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS

130100 Informes Territorialización De Política






130100 Publicaciones Del Observatorio Y Prevención De Reclutamiento






130100 Carpeta Electrónica de Gestión Interna Secretaria Técnica ,Seguimiento A Convenios, Comité Técnico

X 1 Tera Pc Clasificación reservada

Backup diario del servidor Hacer un plan de riesgo y evaluarlo para la labor de la área, solicitan realizar capacitación y sensibilización de gestión documental para proteger la información y documentar

40



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03


130100 Área 2 Impulso Judicial Acceso A La Justicia A Numero De Población Vulnerable

Actas De Seguimiento De Las Estrategias De Lucha Contra Impunidad






130100 Casos De Prevención Y Protección De Derechos Humanos E Infracciones Al DIH






130100 Estrategias Función, Articulación y Coordinación Asumen Como Secretaria Técnica Trabajo en Territorio






130100 Área 3 Coordinación del Sistema Nacional de Derechos Humanos

Actas De Comisión Intersectorial y Subsistema






130100 Informes del Congreso ,Víctimas y Órganos de Control






130100 Área 4 De Protección

Bitácora de Protección Es Privado Y Reservado

X 500GB

Pc Clasificación reservada


41



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03


130100 Área 5 Asuntos Internacionales Organismos De Derechos Humanos a Nivel Internacional

Actas Comisión Intersectorial de los Derechos Humanos






130100 Área 7 De Nación Territorial

Carpeta De Gestión Electrónica Nación Territorio Misional

X 1 TERA




130100 Área 8 Observatorio Consejería De Derechos Humanos

Informe Anual De Derecho Humanos






130100 Mapas Anuales De Riesgo






130100 Sistema Nacional De información En Derechos Humanos

X 10 TERAS




130100 Área 9 De Comunicaciones

Insumos Digitales de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos.

X Pc Clasificación reservada


42



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

DIRECCION PARA LA ACCION INTEGRAL CONTRA LAS MINAS ANTIPERSONAS

130200 Actas de la Comisión Intersectorial Nacional para la Acción Contra Minas Antipersonal

X X 300 Archivo gestión y servidor

Reservado clasificado

Sigob Servidores DAPRE y archivador

Manejo de 3 archivos diferentes, el oficial el que guardan los funcionarios por alguna investigación personal.


130200 Actas de Instancia Interinstitucional de Desminado Humanitario -IDH


Reservado clasificado




130200 Actas del Equipo Técnico


Publica reservado



DIRECCION DE SEGURIDAD

130300 Actas del Consejo de Seguridad Nacional

X X 200 Clasificada reservada

La llave de la oficina Los demás documentos de la TRD lo manejan en el sistema Sigob en carpeta compartida

DIRECCION PARA EL POSCONFLICTO

130400 Actas de Seguimiento y Control



Cámaras de pasillo y llave de archivador

DESPACHO DEL ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL PARA LAS REGIONES

111400 Sistema de Seguimiento a Estrategias del Presidente en las Regiones

X 250 MG Servidores y aplicativo

Publica reservada

Carpeta compartido servidores

Copias de carpetas compartidas

DESPACHO DEL ALTO CONSEJERO PRESIDENCIAL PARA LAS REGIONES

111400 Matriz de Inversiones de programas y Proyectos

X 44 GB Servidores y aplicativo

Publica reservada

Carpeta compartido servidores

Copias de carpetas compartidas

OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ

150000 Actas de Concejo Nacional de Paz

X X X Pc archivo de gestión servidor

Publica Existen documentos con seguridad pero no todos

Los archivos no cuentas con ningún tipo de seguridad está expuesta a muchos riesgos

43



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03


150000 Proceso de Ley de Justicia para la Paz


Clasificada privada

Existen documentos con seguridad pero no todos



150000 Procesos de Paz X X X Pc archivo de gestión servidor

Clasificada privada




150000 Proceso de Sometimiento de Otros Grupos Armados al Margen de la Ley


Clasificada privada



ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ / DIRECCION TEMATICA

112010 Apoyo de Comunicaciones

Informes de los Ciclos de la Habana

X X 200 Carpetas y pc


No tienen Se entrega al finalizar cada ciclo según término de la habana no tienen tabla de retención documental

ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ / DIRECCION TEMATICA

112010 Base Focalización de Municipios

X Pc correo electrónico nube DAPRE


Servidor No tienen No maneja tabla de retención documental

CONCEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA

160100 Acta de la Comisión Intersectorial para la Atención de la Primera Infancia

X 1.500 Servidor pc archivo de gestión

Publica Pc carpetas compartidas arbolito

Las claves y las llaves de archivo de gestión

CONCEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA

160100 Actas de Comité Técnico

X 1.500 Servidor pc archivo de gestión

Pública Pc carpeta compartida arbolito

Las claves y las llaves de archivo de gestión

SUBDIRECCION DE OPERACIONES

111100 Actas X 200 Semanales

Publica Archivador personal bajo llave y control de préstamo en planilla

SUBDIRECCION DE OPERACIONES

111100 Resoluciones X 300 Semanales

Publica Archivador personal bajo llave y control de préstamo en planilla

44



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

GRUPO DE ATENCION A LA CIUDADANIA

111102 Informes X 750 Archivador rodante

Publica Llaves y claves del pc

GRUPO DE ATENCION A LA CIUDADANIA

111102 Peticiones, Sugerencias, Quejas y Reclamos PQRS

X X 750 Archivador rodante

Publica Sigob correspondencia

Llaves ,claves del pc y backup del servidor

PSQR,por el tema de tutelas solo se entrega información cuando se requiera por jurídica

OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

111130 Indagaciones Preliminares

X X X 250 Archivador Publica reservada

Sistema de gestión de control interno-SIGECID

Bakup servidor DAPRE y llaves del archivador ,claves de pc

Las llaves de la oficina y del archivador son manejadas por el jefe de la dependencia y secretaria

OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

111130 Investigaciones Disciplinarias

X X X 250 Archivador Publica reservada

Sistema de gestión de control interno-SIGECID

Bakup servidor DAPRE y llaves del archivador ,claves de pc

Las llaves de la oficina y del archivador son manejadas por el jefe de la dependencia y secretaria

AREA ADMINISTRATIVA

111141 Grupo de Gestión Documental

Inventario Documental Archivo Central

X X 23,700 KB

Archivo general de la nación

Publica Servidor carpeta compartida

ubicación física ya que los archivos están custodiados en el edificio aún y backup servidor DAPRE

Los archivos custodiados en el edificio del aún cuenta con todas las medidas de seguridad y conservación

AREA ADMINISTRATIVA

111142 Grupo de Recursos Físicos

Actas X X Archivo de gestión

Publica clasificada

Sale 140 libros con 200 folios aproximadamente, la documentación física se en cuenta en un archivador con llave

AREA ADMINISTRATIVA

111142 Informes De Cierre Anual

X X Archivo de gestión

Publica clasificada


AREA ADMINISTRATIVA

111142 Informe Diario X X Archivo de gestión

Publica clasificada


AREA ADMINISTRATIVA

111142 Informe Mensual X X Archivo de gestión

Publica clasificada


45



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

AREA ADMINISTRATIVA

111142 Inventario X X Archivo de gestión

Publica clasificada

Sistema Aladino

Backup sistemas El sistema indica los movimientos realizados y la documentación física se en cuenta en un archivador con llave

AREA ADMINISTRATIVA

111142 Movimiento de Recursos Físicos

X X Archivo rodante y pc

Publica clasificada

Base de datos access

Claves del pc y archivo rodante, backup sistemas

AREA ADMINISTRATIVA

111148 Grupo de Infraestructura y Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles

Hojas de Vida de Equipos

X X Base de datos en pc carpeta compartida arbolito

Público clasificada

Excel access

Backup del servidor y pc claves

Los documentos los registra en excel y acces , también reposan en el ministerio de cultura

AREA ADMINISTRATIVA

111149 Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales

Conservación de Bienes Culturales

X 15.500 Base de datos en pc carpeta compartida arbolito

Público clasificada

Excel access

Backup del servidor y pc claves

Los documentos los registra en excel y acces , también reposan en el ministerio de cultura

AREA ADMINISTRATIVA

111181 Grupo de Servicios Generales Salones de Estados y Casas Privadas

Controles de Seguridad DAPRE Minutas

X X 1500 Publica clasificada

Archivador, claves y permisos por usuario

En seguridad solo documentos de apoyo como planillas de control

AREA ADMINISTRATIVA

111182 Grupo de Adquisición de Obras, Bienes y Servicios

Plan Anual de Adquisiciones

X X 400 5,29 Publica clasificada

SIIF - PROGRAMA DE HACIENDA

Backup sistemas El sistema genera una alerta en caso de que no corresponda la clave

AREA FINANCIERA 111150 Área Financiera Actas X 8,24MB

Publica clasificada

Radicador de cuentas

Clave de usuario y backup de la carpeta compartida en el servidor

AREA FINANCIERA 111151 Grupo de Central de Cuentas

Instrumento de Control-Radicador de Cuentas por Pagar

X 8,24MB


Radicador de cuentas

Clave de usuario y backup de la carpeta compartida en el servidor

AREA FINANCIERA 111152 Grupo de Contabilidad

Estados Financieros

X X Pública clasificada

Archivadores con llave, claves de usuario del pc

46



ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

AREA FINANCIERA 111152 Libros Principales -Mayor y Balance

X X Pública clasificada

SIIF Medios magnéticos acceso restringido ministerio de hacienda con uso de clave

AREA FINANCIERA 111152 Libros Auxiliares Diario

X Pública clasificada

SIIF Medios magnéticos acceso restringido ministerio de hacienda con uso de clave

AREA FINANCIERA 111153 Grupo Pagaduría

Sistema Hominis Y Sistema SIIF

X APLICATIVO

Servidores de DAPRE y hacienda


Base de datos Hominis y sistema SIIF

Backup en el DAPRE y en hacienda usuarios y claves para los aplicativos

No se encuentra reflejado en las tablas de retención de la dependencia

AREA CONTRATOS 111160 Acuerdos X Archivos rodantes

Publica Manejan planillas de préstamo

Se propone en el área que coloquen control de biométrico para el archivo como seguridad de la información

AREA CONTRATOS 111160 Contratos X 15 ML Archivos rodantes



AREA CONTRATOS 111160 Convenios X Archivos rodantes



AREA CONTRATOS 111160 Archivo de Gestión de Contratos

X Archivos rodantes



AREA TALENTO HUMANO

111170 Despacho Resoluciones X X X 200 Archivador Pública clasificada

Sigepre Llave archivador y control de préstamo con planilla

Por la misma perdida se lleva el control en la planilla y electrónico

AREA TALENTO HUMANO

111170 Actas De Comité X 200 Escritorio Clasificada privada

Sigepre Llave escritorio y control de préstamo con planilla


AREA TALENTO HUMANO

111170 Informes De Viáticos

X X X 200 Se encuentra en pc


Sigepre Llave escritorio y control de préstamo con planilla


AREA TALENTO HUMANO

111172 Grupo de Vinculaciones e Historias Laborales

Historias Laborales

X 2,5ML Archivo rodante

Pública reservada

Oficina con sistema biométrica,-cámaras de seguridad -puerta con chapa y archivo rodante con llave

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ESENCIALES

Versión 01

Código D-GD-03

AREA TALENTO HUMANO

111173 Grupo de Nómina

Nóminas X X Pública reservada

Sistema hominis

Clave usuario del sistema de nómina hominis y los pc no tienen acceso a USB está bloqueado

AREA TALENTO HUMANO

111174 Grupo de Comisiones y Viáticos

Gestión de Comisiones

X Gestión de comisiones consulta de comisión y gestor de viaje

Backup en el sistema del servidor

La dependencia tiene trd pero genera toda la documentación por el aplicativo servicios compartidos-intranet y no identifica documentos vitales

ÁREA DE TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

111190 Planes de Contingencia y Prueba

X Servidor DAPRE y empresa externa


Control del backup del servidor diarios, semanales ,mensuales

Las pruebas se realizan mensualmente y distribuidor por servicio (correos y web)

ÁREA DE TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

111190 Seguridad Informática

X Servidor DAPRE y empresa externa


Control del backup del servidor diarios, semanales ,mensuales

Comité de seguridad evalua, analiza riesgos e implementa controles y pertenece a la alta gerencia -las cintas en custodia la empresa externa plan de recuperación virtual para funcionarios de los servicios más críticos

Bogotá D.C. Diciembre de 2016 - Presidencia de la República · 2016-12-29 · 4 Proceso asociado:...

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