Brindar elementos y herramientas a las instituciones, a través de un esquema de planeación...
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Brindar elementos y herramientas a las instituciones, a
través de un esquema de planeación multimodal y
evaluación institucional, que contribuya a que atiendan –de
manera más efectiva- la realización del Autoestudio y la
exhibición de sus resultados, necesarios en la aplicación
del Sistema de Acreditación de FIMPES (versión 3.0), a
efecto que los participantes desarrollen o potencien las
habilidades apropiadas para realizar la planeación y la
evaluación institucionales.
Propósito del Curso
• Promover la reflexión, criticidad y creatividad ante el proceso de Planeación.
• Facilitar la comprensión de las etapas que conforman el proceso.
• Estimular el desarrollo de habilidades.
• Prepararse para conducir procesos de Planeación.
• Utilizar la Planeación como base de sustento de la Efectividad Institucional.
Objetivos del Curso
Al final del curso, el grupo participante contará con una
base de análisis, esquemas y formatos que apoyen a la
Institución en los procesos de Efectividad Institucional, a
efectos de sustentar el autoestudio para la acreditación,
como productos de este ejercicio.
Productos esperados del Curso-Taller
Análisis y Valoración de los Procesos
Productos:
Diagnóstico y Esquemas
Alineamiento de la Efectividad Institucional
Productos:
Esquemas, formatos, guías e indicadores.
Alineamiento
1. El plan para planear.
2. Análisis externo.
3. Grupos de interés.
4. Misión y Valores.
5. Análisis interno.
6. Visión y Estrategias Maestras.
7. Los Programas y sus Metas.
8. Establecimiento de Planes a corto plazo.
9. Presupuestación.
10. Instrumentación de Planes y Programas.
11. Revisión y Evaluación de planes.
El proceso de planeación
¿Qué queremos? ¿Qué podemos?¿Qué debemos?¿Qué hacemos? ¿Qué logramos?
Evaluación
Investigación Institucional
VisiónMisión
Valores
Plan
Insti
tuci
onal
Funciones de laEducación
Resultados Efec
tivid
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DO
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UCI
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AL
INFR
AEST
RUCT
URA
Unidades de Responsabilidad
- Escenarios y Proyecciones Futuras
- Objetivos y Programas Estratégicos
- Análisis Ambiente Organizacional y Externo
- Alineación Estratégica
- Perfil de la Organización
- Programas - Proyectos- Acciones-Variables y Metas
- Presupuesto- Registro
- Modelo Filosófico
- Esquema Normativo
- Fines- Tiempos- Medios- Recursos
-Estructura Esquema Evaluación
-Conceptos, Metas, Variables, Estándares y Procedimientos
-Instrumentos-Corte para análisis y toma decisiones
Valoración del Cumplimiento de la Misión
Redefinición de la Planeación
- Definición Objeto de Estudio- Identificación Factores que inciden- Definición Técnicas de Análisis- Elaboración de conclusiones y propuestas
Esquema de Planeación y Evaluación Multimodal
Capa
cida
des
Resu
ltado
s
- Filosofía, Principios - Propósitos, Planeación y
Efectividad- Normatividad, Gobierno
y Administración- Programas Académicos- Estudiantes- Académicos- Personal Administrativo- Apoyo Soporte
Académico- Infraestructura- Recursos Físicos
- Evaluación Acción Egresados
- Evaluación Agencias Externas
- Resultados Impacto de la Institución en la Sociedad
PlaneaciónTáctica-Operativa
PlaneaciónProspectiva
PlaneaciónEstratégica
PlaneaciónNormativa
* Torres M.M. y M.E. PérezRodriguez 2010.
• Crear un comité de planeación.
El Plan para planear
• Clarificar los roles.
• Desarrollar un perfil organizacional para la efectividad.
• Identificar los temas principales u opciones que Identificar la información a integrarse para apoyar el proceso de toma de decisiones.
• Identificar los temas principales u opciones que dirigirá la planeación.
IMPLANTACIÓN
CORTES PARA EVALUACIÓN
EJECUCIÓNDEL DISEÑO
DEFINICIÓNDE METAS
DERIVACIÓN DE OBJETIVOS
DISEÑO DE POLÍTICAS
PLANIFICACIÓN DE MEDIOS
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS
PERCEPCIÓN YSUSTENTACIÓN DE
LA REALIDAD EXISTENTE.ANÁLISIS DE
CONVERGENCIA Y DE DIVERGENCIA
PROYECCIONES DIRECTAS Y DE
REFERENCIA
FUTURO DESEADO
FUTUROLÓGICOESCENARIOS DE
REFERENCIA
ANÁLISIS DE BRECHAS
VISIÓN A X AÑOS ANÁLISIS DE
IMPACTO
CONFRONTACIÓN FUTURO-PRESENTE
FUTURO POSIBLE
• Tendencias Políticas
Análisis Externo (esquema PESTE *)
* Martinez, M. & M. Wolverton. (2009). Innovative strategy making in higher education. Information Age Publishing (IAP). Charlotte, N.C.
• Tendencias Económicas
• Tendencias Sociales
• Tendencias Tecnológicas
• Tendencias Educativas
Grupos de Interés
Personal
Empleados
Consejo de Directivo
Otros miembros de la organización
Consumidores directos
Consumidores indirectos
Competidores
GobiernoProveedores
Mercado potencia
l
Misión y Valores
VISIÓN¿A dónde deseamos llegar? y...¿Cómo actuaremos al estar ahí?
PRINCIPIOSLa balanza axiológica que nos guía
en la construcción de la organización
MISIÓNLa razón de ser de la organización y escalera de logros para alcanzar la
Visión
Características de la Misión y la Visión
Cultura
Competitividad
Alcance
Escala
Mercado
Imagen
Visión
ParticipaciónObjetivos
ClientesServicios
Diferenciación
Misión
• Breve
• Puntual
• Memorizable
• Atractiva
• Estimulante
• Distintiva
Características de la Misión
Naturaleza de la Misión
Funciones de la
Educación Superior
MisiónInstitucional
Programas
Estratégicos
Autoestudio y Acreditación
Programas
Estratégicos
Acreditación
FIMPES
AutoevaluaciónInstitucional
• Integradora
• Amplia
• Realizable
• Activa
• Realista
• Alentadora
• Dimensionada en el Tiempo
• Difundida
• Flexible
• Escrita en lenguaje sencillo
Características de la Visión
La visión del futuro
VisiónEstado futuro
(lo que la organización desea y puede lograr en un futuro
determinado)Posibles
escenarios
Estado presente(auto-análisis de la
situación actual)
Valores(Filosofía,
creencias y principios)
Grupos de
interés
Plazo definido
Estrategias maestras
• Definir el rumbo
• Información sólida
• Matriz LOFA o FLOA
• Suposiciones, datos y
valores
• Posibles obstáculos
• Elementos de alerta
• Expansión
• Especialización
• Diversificación
• Readaptación
Tipos de Estrategia
• Ofensiva
• Defensiva
• Diferenciación
• Armonía
Oportunidades:a)b)c)etc.)
Amenazas: a)b)c)etc.)
Fortalezas: a)b)c)etc.)
Limitaciones: a)b)c)etc.)
Matriz LOFA
Matriz LOFA
Fortalezas y Limitaciones
* Administración* Cultura y recreación* Infraestructura* Investigación* Oferta educativa* Perfil de ingreso y egreso* Planta académica* Servicios a la comunidad* Vinculación* Otras
ANÁLISIS Amenazas y Oportunidades
* Ambientales
* Culturales
* Económicas
* Educativas
* Políticas
* Sociales
* Tecnológicas
* Otras
Retraerse
Control de DañosDecidirLimitaciones
DefenderInvertirFortalezas
AmenazasOportunidades
Posibilidades Estratégicas
De la visión a la estrategia
Factores críticos de éxito
Directrices
Estratégicas
Ambiente externo
Ambiente interno
EscenariosExternos
Amenazas / Oportunidad
es
VISIÓN Estrategias
Fortalezas / Limitaciones
Posición organizacional
Posición competitiva
El plan para
planear
Grupos de interés:
- Internos - Externos
Estrategias Maestras:
MisiónPropósitosObjetivosPolíticas
Programación a mediano plazo
Programación de corto plazo
Instrumentación programática
Revisión y evaluación de
planes y programas
Tendencias:
-Políticas-Sociales
-Económicas-Tecnológicas-Educativas
Fuentes:
-Clientes-Financiadores
-Miembros-Reguladores Competidores
Colaboradores
Análisis externo
Oportunidades y
Amenazas
Análisis interno
Recursos:
HumanosFinancierosInformáticos
Cultura
Misión y Valores
Estrategia actual:
GeneralDepartamental
ProcesosFunciones
Desempeño:
IndicadoresResultados
Historia
Fortalezas y Limitacione
s
DiagramaConceptual
Planeación Estratégica
Validación dela Misión
Objetivos estratégicos por programa o Actividad
Institucional
Indicadores estratégicos y metas por Programa o Actividad Institucional
Análisis Estratégicos
ASIGNACIÓNPRESUPUESTAL
• Objetivos• Indicadores• Metas• Costos $
PROYECTOSProyectos para cumplir
con los objetivos estratégicos y mejorar el
sistema
Rev
isió
n de
la V
isió
n
Instrumentación de Programas y Proyectos
• Evitar la rigidez
• Comunicación
• Desarrollar un portafolios de programas
directamente relacionados con la estrategia.
• Analizar el enfoque actual y el propuesto.
Programas y sus Metas
Revisión y evaluación de planes
• ¿Resultado del proceso?
• Razones
• Indicadores
• Ajustes
Planes a corto plazo
• Estrecha relación con los programas.
• Objetivos, responsables, recursos.
• Actividades y fechas.
Planeación Táctica
OBJETIVO ESTRATEGIA
META 1
META 2
META 3
META 4
ACCIÓN 2
ACCIÓN 3
ACCIÓN 1
Unidadesde
Medida
Requeri-mientos
ExperienciasFactores contingentes(externos
Medio Ambiente:TecnologíaEconomíaClima socialClima políticoEducaciónLimitaciones físicas
Límites y referencias:Fuente o controladores de recursos (humanos, económicos, informativos) Necesidades del cliente
Competidores y colaboradores
Cultura organizacional
Otros limitantes
Rendimiento
institucional:
Sistema de indicadores
VisiónMisión
Metas
Estructura Organizacion
al
Sistemas de
controlProcesos:
Planeación/Programación
PresupuestaciónSeguimiento de
operacionesEvaluación y Control
Estructura:
Centros de Responsabilidad
Autores:Leslie Pearlman Ph.D. y Melchor Torres M. MSc.
Diagrama Conceptual
Estrategia
ESTRUCTURA
PROGRAMÁTICA
ESTRUCTURAORGANIZACIONAL
Alineamiento estructural
¿Qué quiero?
¿Qué puedo?
¿Qué haré para lograr lo que quiero?
Planteamiento estratégico
El presupuesto se define en función
de lo que se quiere hacer y no
solamente de los recursos con que
se cuenta en un momento dado
ProgramaOperativo
Presupuesto
Presupuestación Programática
Es el instrumento de planeación que cumple el
propósito de combinar los recursos disponibles
en el futuro inmediato, con las metas de corto
plazo de los planes institucionales.
Presupuestación Programática
• Alta competencia
• Escasez de recursos
• Claridad en el manejo de los recursos
• Prioridades
• Fondeo a la calidad y a la eficiencia
• Racionalidad en el uso de recursos
• Programación de necesidades
Presupuestación Programática
El Ciclo Presupuestario
Programación
Presupuestación
Ejecución
Evaluación
Conceptos Guía
Aplicació
n
de técnicas
Etapas de la Planeación Táctica
Etapas
PROGRAMACIÓN
PRESUPUESTACIÓN
EVALUACIÓN
Funciones
ProgramasEstratégicos
PolíticasInstitucional
es
Metas
Proyectos
Acciones
Requerimientos
Conceptos
Variables
Indicadores
Misión
Presupuestación programática
Ejecuciónvs
Presupuesto
Programación
Presupuestación
Seguimiento de
operaciones
Registro
Medicióndel
RendimientoFactores críticos
Entradas y salidas de
información
Etapas y Procesos
Pasos para la definición de indicadores
1.- Entender el programa o actividad organizacional
Entender detalladamente el programa actual o actividad a medir y establecer la bases de medición.
2.- Identificar los objetivos estratégicos del programa especifico o actividad organizacional
Entender detalladamente el programa actual o actividad a medir y establecer la bases de medición.
3.- Identificar los criterios de éxito del objetivo.
Identificar los resultados que deben ocurrir para considerar que se ha tenido éxito en la consecución del objetivo.
4.- Identificar la manera de medir cada uno de los factores críticos de éxito.
Definición de indicadores
5.- Denominar el indicador y establecer una meta por indicador.
Definir la magnitud o el impacto del reto a lograr.
Propósitos de la Evaluación
• Medición del avance en cada uno de los
programas.
• Explicación de los factores condicionantes de
estos logros.
• Desagregación de resultados para hacer juicios de
valor.
• Mejoría de la calidad académica.
• Integrado por conceptos, metas, variables, estandares, procedimientos e instrumentos para valorar el logro de los objetivos del PDI.
• Permite la reflexión colectiva sobre el quehacer universitario.
• Su referente principal es la estructura programática - presupuestal.
• La mayor parte de la información relacionada se procesa en el Sistema de Información Institucional.
• Cada unidad responsable puede valorar los logros obtenidos en los proyectos.
El Sistema de Evaluación Institucional
Función
Programa
Proyecto
Variable
V1
Variable
V2
Variable
V3
Para establecer las variables es necesario:
• Determinar las metas de evaluación.
• Señalar el criterio de calidad o criterio de
éxito que se va a seguir en la evaluación.
• Determinar las variables, mediante las
cuales se valorará el logro del objetivo del
proyecto.
Las Variables
Son expresiones cuantitativas o cualitativas establecidas por
las diversas entidades normativas o certificadoras (SEP,
FIMPES, CIEES, CONACYT, CONAEVA, CENEVAL,
UNESCO, OCDE, etc.), así como los fijados por la propia
universidad, por tal razón, deben ser internos y externos.
Los Parámetros
Las escalas permiten otorgar valores a las variables
de acuerdo con su comportamiento en las distintas
dependencias de la Universidad y conforme los
parámetros de calidad seleccionados.
Las Escalas de Medición
La Evaluación del Proceso
Permite conocer las causas que condicionan el nivel
del logro alcanzado y proponer las acciones para
mejorar la calidad de la operación de los programas
en el próximo período.
Cumplimiento
• Los niveles de eficacia y eficiencia del proceso.
• La utilización de la estructura programática.
• La participación de la comunidad.
• La pertinencia de las acciones realizadas.
El cumplimiento de los objetivos de un Programa depende
Elementos básicos del Sistema Institucional de Información
Sistema de Información en la
Universidad
Internos:• Estructura programática• Estructura orgánica• Plan institucional de desarrollo• Normatividad
Externos:
• Lineamientos de política educativa.
Diagrama conceptual del SII Ingresos
Gasto
POAEstructura programáticaAsignación de techos
financieros
Ejercicio y operacióndel POA
Asiento ContableRegistro de logros
y avances
Estado del ejercicioprogramático y presupuestal
Estado del ejerciciofinanciero y contable
Evaluación institucional
Punto de reflexión
¿Cuáles son las fuerzas impulsoras y
limitantes que presenta la organización
para iniciar o fortalecer una cultura de
planeación de largo, mediano y corto
plazos?
Melchor Torres Muñoz
ooVoo: consultas.mtm
Skype: melchor.torres.munoz