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Proceso: I No. ~ns,.!cutivo ....GESTION ADMINISTRATIVA y DEL TALENTO O \ 1 1 1

HUMANO \1::> . ¡..¡¡¡

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Bucaramangauna soLa ciudadun soLo corazónAlcaldía de

BucaramangaSubproceso: I Código I Código de la Serie lo- Subs-erie

Atención al a Ciudadanía General (TRD)8200

Bucaramanga, 1 de Octubre de 2014

SeñoresCONCEJO DE BUCARAMANGAAtt. Dr. FELIX MARINO JAIMES CABALLEROBucaramanga

Con un atento saludo me permito dar cumplimiento al Artículo 38 de la Ley 136 de 1994, elnumeral 2 del Artículo 32 de la misma Ley, los artículos 1 y 3 del Acuerdo Municipal NO.003de1999, haciendo entrega del Informe de Gestión correspondiente a las labores ejecutadas por laSecretaría Administrativa durante los meses de abril - Agosto de 2014, para que por suintermedio sea entregado a los Honorables Concejales.

Cordialmente,

@~ -e., ~o~;AIME o~~=o~zSecretarioAdministrativo

Anexo: 1Cd, 20 copias del informe

Proyectó y Consolido: Constanza Hernández Gutiérrez.

!("~ ~'K-~k'''l~ .~"~'i

Calle 35 N" 1O - 43 Centro Administrativo, Edificio Fase ICarrera 11 N" 34 - 52, Edificio Fase 11

Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777PáginaWeb: www.bucaramanga.gov.co

Código Postal: 680006Bucaramanga, Departamento de Santander, Colombia

) )

ACTIVIDAD LOGRO

CAPACITACIONEN TEMAS Horas hombre Capacitación a todosRELACIONADOSAL SISTEMA los procesos:INTEGRADO DEGESTION y CONTROL 1475SIGC.

SEGUIMIENTO A INDICADORES DEGESTION.(Caracterizaciones)

Todos los procesosINDICADORES

CUMPLIMIENTO PARCIALPONDERADO PARATODOS LOS

PROCESOS70%

Secretaría Administrativa·A1caldía de Bucaramanga

) )

ACTIVIDAD LOGRO

SE REALIZO LA AUDITORIA INTERNA Se auditaron la totalidad de losDE CALIDAD VIGENCIADESARROLLADA DURANTEMESESDE JULIO Y AGOSTO.

2014 procesos 19, donde se evaluó aLOS conformidad del sistema con las

normas NTCGP 1000 e1509001:2008 como requisitoprevio a la auditoria deRENOVACION.

SEGUIMIENTO REVISION PORPROCESO

Evaluar la calidad de la informaciónreportada en el informe de revisiónpor proceso de todas lasdependencias para fortalecer elanálisis de datos y la toma dedecisiones en cada proceso

Secretaría Administrativa-Alcaldía de Bucaramanga

) )

INFORME GESTION SIGC .


) )

. INFORME GESTION SIGCACTIVIDAD

Actualización de la Documentación del SistemaIntegrado de Gestión y Control. Total de documentosaprobados por el SIGC

TOTALNo. CARACTERIZACION 19No. PROCEDIMIENTOS 410No. FORMATOS 990No. INSTRUCTIVO 30No. MANUALES 13No. GUIAS 6


1- Capacitación en técnicas de archivo y normatividadvigente en las diferentes dependencias de la entidad


ARCHIVO CENTRAL

- Se realiza la elaboración del inventario documental de la totalidadde las unidades documentales.

- Preparación para el traslado al nuevo espacio asignado para elarchivo central.

- Digitalización de Actos Administrativos.Secretaría Administrativa-Alcaldía de Bucaramanga

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) )

El seguimiento permanente al proceso SelecciónAbreviada de Menor Cuantía(Ley 1150 de 2007) SI-SAMC-024-2012 cuyo objeto es

"ADECUACiÓN DE LA PLANTA FISICA DELEDIFICIO UBICADO ENTRE CALLES 41 Y 42

CON CARRERA 13 PARA ELFUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO CENTRAL

MUNICIPAL"


EDIFICIO UBICADO ENTRECALLES 41 Y 42 CON CARRERA

13 PARA ELFUNCIONAMIENTO DEL

ARCHIVO CENTRALMUNICIPAL

) )

ACTIVIDADESENTREEL30/04/2014 AL 31/08/2014


1. Actualización de la información relacionada con la base de datos SABS, entreservidores publicos y acompañamiento para proceso de bajas.

2. Consecución de la bodega para custodiar bienes muebles dados de baja o enproceso del mismo hasta su disposición final en la Kra 12 No. 42-40.

3. Entrega conjunta con la Secretaría de Educación de los Computadores paraEducar Año 2,014.


ttOlO¡soSv - oAew(leUOl3edn30 pnles)

Ontaw113 N3 On1VSAOVOIHn93S

3WHO:lNI

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)

Hemorragias -Estabilizaciónde heridas

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Manejo Psicológicode la.emergencia\.

Primeros Auxilios Avanzado

Emergencias cardiorespiratorias

Reanimacióncardiovascular

Bucaramangauna sola ciudadun solo corazón

Intoxicaciones


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StOl-EtOllSSVdOJ

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)

TOTAL ACCIDENTES DE TRABAJO(DE ENERO A AGOSTO DE 2014)

23 (veintitrés)

Bucaramangauna sola ciudadun soLo corazón l1Iiicáf~


) )

IDASA NIVEL

3OlPES

1OlOGICOS (PINCHAZO) 1IDA DE OBJETOS 4

PRISIONAIVIIENTO 1RAUIVIA SUPERFICIAL (lESION EN OJO POR CUERPO

RAÑO) 1

ROYECCION DE PARTICUlAS EN OJO

IDA DE VEHICUlOS


)

INSPECCIONES DESEGURIDAD

Bucaramangauna sola ciudadun solo corazón G='nl'a~


Bucaramanga ..una sola ciudad .JI .••.•••~.

un solo corazón B~

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INSPECCIONPUESTOS DETRABAJO

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Bucaramanga $una sola ciudad ., º tun solo corazón B=~a

)

PERMISOS SINDICALES EMPLEADOS PUBLICaSTotal

PromedioDIAS

dias Hab. xCOSTO DEL

SINDICATOPERMISO ($)HABILES Afiliados

afiliado

ASTDEMP 639 59 10,83 47.498.089

SINTRAESTATALES 301 48 6,27 23.010.771

SINTRAGOBERNACIONES 260 10 26,00 21.919.311

SINTRAMUNICIPALES 86 6 14,33 11.136.604

TOTALES 1286 123 57,43 103.564.775

El 40% del total de la planta de empleados públicos seencuentra afiliado a un Sindicato. A 30 de Agosto, seotorgaron permisos sindicales remunerados por$103.564.775,de los cuales el 36% correspondió apermisos, por motivos de negociación de pliego desolicitudes.

Bucaramangauna soLa ciudadun soLo corazón


PERMISOS SINDICALES POR DIAS HABILES1 ENE. A 30 DEAGOSTO/14

.DIASHABILES

Los sindicatos ASTDEMP y SINTRAESTATALES, tiene el 87%de empleados sindicalizados. El sindicatoSINTRAGOBERNACIONES tiene 10 afiliados, de los cuales 5participaron en la negociación colectiva que adelantó laAdministración Municipal, con permiso sindical por untérmino de 40 días hábiles.

Bucaramangauna sola ciudadun soLo corazón


)

Plan Institucional de Capacitación:

QUE SEHECHO:

,COMO SEHANEJECUTADO:

Se ha ejecutado el 55% de las actividadesplaneadas, con un nivel de satisfacciónpromedio del 95%:

SERVICIO AL CLIENTE : 4 Eventos

SISTEMA DE GEST.DE CALIDAD : 3 Eventos

FORTALEC.DELSER : 3 Eventos

ESPECíFICOSX AREAS: 2 ntos

~~aC:::~~~~:•un solo corazón B:~~a


ACTIVIDADES REALIZADASO TEMÁTICAS DE SERVICIO AL CLIENTE:Certificación Competencias Laborales, enServicio al Cliente (2 Eventos): 83 asistentes

Protocolo e imageninstitucional:71 asistentes

Servicio al Cliente:59 asistentes Bucaramanga

una sola ciudadun solo corazón Be~.


ACTIVIDADES REALIZADASO TEMÁTICAS SISTEMA DE GESTiÓN DE CALIDAD:Formación de Auditores Internos de los SistemasDe Gestión de la Calidad: 78 asistentes

Responsabilidades de la Oficinade Control Interno.

34 asistentes

Actualización en MECI74 asistentes

Bucaramangauna soLaciudadun soLo corazón B~


o TEMÁTICAS DE FORTALECIMIENTO DEL SER:Programación Neurolingüística y Liderazgo26 asistentes

Comunicación Efectiva conProgramación Neurolingüística:

137a ·

Excelencia en el Servicio con:Programación Neurolinguistica122 asistentes


.)

ACTIVIDADES REALIZADASO TEMÁTICAS ESPECíFICAS POR OFICINA:

Violencia intrafamiliar y comisarías de familia26 asistentes

Finanzas Públicas20 asistentes

Bucaramangauna sota ciudadun soLo corazón B~':='


Social.A 30 de Agosto de 2014, se estánsiguientes actividades, que corresponden al 60% de loplaneado, así:

Para los empleadosPóliza seguro de Vida grupo

Para los empleadosCubrimiento servicio de atención médica de emergencias

Celebración día de la Familia Actividad Ejecutada al 100%, paraempleados su familia.

Ingreso parques RecrearPara los empleados su núcleo familiar

Medición Clima Laboral Para los empleados y CPSActividades de medicina preventiva y del trabajo Para los empleadosImplementación programa de prevención riesgo visual Para los empleadosImplementación programa de prevención patología lumbar Para los empleados

Programa de prevención del riesgo cardiovascular (GIMNASIO)Para los empleados, se inscribieron 160y actualmente continúan en elprograma 100.

Fomento de estilos de vida y trabajo saludable Para los empleados

) )

INFORME MEDICION DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 2014 PARA LA ALCALDIAMUNICIPAL DE BUCARAMANGA

• El clima organizacional o laboral es clave parael éxito de una organización, porquecondiciona las actitudes y el comportamientode sus trabajadores. Por ello, las institucionesrequieren contar con mecanismos demedición periódica de su clima organizacional.


)

• La medición del Clima Organizacional para laAlcaldía de Bucaramanga, permitió identificar,categorizar y analizar las percepciones que losfuncionarios tienen, acerca de lascaracterísticas laborales de la Institución


CONCLUSIONES

• Hay dificultades en el uso de los canales de comunicación, que laAlcaldía tiene, esto no permite transmitir ágilmente la información,que a diario se produce en sus dependencias. Los mensajes en susdiferentes formas son inconclusos y por lo general tardan en llegara su destino. Debe insistirse en una adecuada cultura detransmisión y uso de la información.

• Losprogramas de capacitación para los funcionarios, deben cubrirlas necesidades que las dependencias requieran, por lo cual esimportante revisar, diseñar y desarrollar permanentementeprogramas de actualización y complementación.


) )

• Losfuncionarios en general perciben, la existencia de unClima organizacional en la Alcaldía como aceptable,consideran que se puede y debe mejorarsesustancialmente con el compromiso de todos.

• Con la medición de la percepción del Clima Organizacionalde la Alcaldía, es importante generar compromisos mutuosentre directivos, jefes y demás funcionarios, paramantener una permanente comunicación, especialmenteen lo relacionado con la toma de decisiones, flujo deinformación, diseño de estímulos y herramientas demotivación; que haya disposición los unos con los otrospara asumir las responsabilidades con la ejecución de lasdistintas tareas y actividades programadas


)

NOVEDADES POR DEPENDENCIAS TOTALDEFENSORIA ESPACIO PUBLICO 1Dependencia No Asignada 2DESPACHO ALCALDE 39Direccion de Transito de Bucaramanga 42EMAB 2IMEBU 1INVISBU 7METROLlNEA 3OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 1pFICINA DE VALORIZACION 40~FICINA SISTEMAS-TICS 1SECRETARIAADMINISTRATIVA 23~ECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL 10~ECRETARIA DE EDUCACION 20~ECRETARIA DE HACIENDA 26~ECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA 32~ECRETARIA DE PLANEACION 30~ECRETARIA DE SALUD Y AMBIENTE 32~ECRETARIA DEL INTERIOR 38~ECRETARIA JURIDICA 1~OTAL 351

NOVEDADES

Con un total de 351novedades recibidas por laadministración municipal deMayo a Agosto de gestión, seconsolida el modulo de PQRScomo herramienta decomunicación entre gobiernoy comunidad.


NOVEDADESDurante el periodo quedaron pendientes de respuesta 30 novedades, por demora en algunasdependencias, y con gestiones administrativas posteriores se lograron el mayor numero de respuestaen términos y condiciones establecidas,

4040

35

30

25

20

15

10

DEFENS DESPAC DIRECCI EMABORlA HO ONDE

ESPACIOALCALDE TRANSITPUBLICO O

IMEBU INVISBU METROLl OFICINA OFICINA OFICINA S. S.DE S.DE S.DE S.DE S.DE S.DE S.DEL S.NEA CONTRO DE SISTEMA ADMINIS DESARR EDUCACI HACIEND INFRAES PLANEAC SALUDy INTERIO JURIDICA

VALORIZ S-TICS TRATlVA OLLO ON A TRUCTU ION AMBlEN RINTERNO ACION SOCIAL RA TE


) )

TIPOS DE NOVEDAD

TIPO DE NOVEDADES SIN RESPUESTA RESPUESTA TOTALEXITOSA NOVEDADES

Denuncia 4 43 47Escribale al alcalde 9 68 77Peticion 10 80 90Queja 2 39 41Queja Anónima 1 22 23Reclamo 1 10 11Solicitud 3 59 62

TOTAL 30 321 351


Solicitud

Reclamo

Queja Anonima

Queja

Peticion

Escribale al alcalde

Denuncia

TIPOSDE NOVEDAD

El tipo de novedadcon la que lacomunidad prefiereestablecer contactocon la administraciónmunicipal es conpeticiones, de lascuales establecieron90 dando respuestaa80.

0% 20% 40% 60% 80% 100%

• SIN RESPUESTA RESPUESTAEXITOSA


)

PORCENTAJE HOJAS DE VIDA VALIDADASCONTRATISTAS (CPS)

PORCENTAJE HOJAS DE VIDA VALIDADAS CONTRATISTAS (CPS)

100,00%

98,00%

96,00%

94,00%

92,00%

90,00%

88,00%

86,00%

84,00%1

_ler.trmt _ 2do.trmt

ler.trmt 89,44%

2do.trmt 98%


Porcentaje de Servidores Públicos que actualizaron informacion en el SIGEP de Bienesy Rentas

100,00%

90,00%

80,00%

70,00%

60,00%

50,00%

40,00%

30,00%

20,00%

10,00%

0,00%1er.trmt 2do.trmt

RENTAS


PORCENTAJE HOJAS DE VIDA VALIDADAS EMPLEADOS PUBLlCOS y TRABAJADORES OFICIALES

90,00%

80,00%

70,00%

60,00%

50,00%

40,00%

30,00%

20,00%

10,00%


PORCENTAJE HOJAS DE VIDA VALIDADASEMPLEADOS PUBLICOS y TRABAJADORES

OFICIALESler.trmt 0,06%


Porcentaje de Servidores Públicos que actualizaron informacion en el SIGEP de Bienesy Rentas

100,00%

90,00%

80,00%

70,00%

60,00%

50,00%

40,00%

30,00%

20,00%

10,00%


DECLARACION BIENES YRENTAS ler.trmt 66,39%

2do.trmt 91,99%


tH 09Z Z~t %~ Z t8 tS~U9J!~ap uenrues e!Ple~rv

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