C'---_A_nexos )

1.- CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA EVALUACiÓNTÉCNICA

"'-l1li......s.iiIIn.............1........ •llIi.i.terio d.Salud -OIGEIIID

I'I1uso. d.1 Sim•• d. Su.inistn d. Mttli....n1... 1...... u ti MioislIrit ..SaW ·11S11IlI

Envases:

Es emitida por la Dirección General de Medicamentos, Insumas y Drogas(DIGEMID) del Ministerio de Salud.

El Registro Sanitario es temporal y renovable cada cinco años (Articulo 54de la Ley).

El Registro Sanitario se otorga por cada forma farmacéutica, concentración,dosis posológica y por fabricante. Para los productos medicinaleshomeopáticos se otorga por producto, grado de dilución, formafarmacéutica y por fabricante.

CONSIDERACIONES GENERALES PARALA EVALUACiÓN TÉCNICA

Definición:

Anexo 1

1. REGISTRO SANITARIO:

• Los materiales de envases de los medicamentos e insumas deben serinocuos y adecuados para garantizar al usuario que el producto mantiene,durante su vida útil, la composición, calidad y cantidad declaradas por elfabricante.

•

Características:

•

•

El Registro Sanitario es la autorización que emite el MINSA para que losmedicamentos e insumas puedan ser comercializados a nivel nacional, a travésde él se transfiere responsabilidad al titular sobre las acciones o consecuenciasque deriven de su uso.

• Los cierres de los envases deben ser herméticos y resistentes a lamanipulación, dependiendo de la forma farmacéutica, no deben teneraristas cortantes y facilitar la apertura al momento de su uso.

2. EVALUACION DE MUESTRAS:

• Es la leyenda o escrito, inserto o prospecto que se imprime o adhiere enlos envases del producto, que se le adjunta o lo acompaña, y que contienela información técnica que obra en el Registro Sanitario del mismo.

Rotulado:

• La información de los rotulados deberá expresarse en idioma español concaracteres indelebles, fácilmente legibles y visibles. Podrán emplearse otrosidiomas, además del español, siempre que dicha información correspondaa la que obra en el Registro Sanitario del mismo.

• Todos los productos farmacéuticos y demás productos comprendidos enel Reglamento, que por su naturaleza lo requieran, deberán consignar ensu rotulado fecha de expiración o vencimiento, la cual en ningún caso podráser superior a cinco (5) años contados desde la fecha de su elaboración ofabricación.

3. PROTOCOLO DE ANÁLISIS O CERTIFICADO DE ANÁLISIS:

• Es un informe técnico emitido por el laboratorio de control de calidad delfabricante, suscrito por el o los profesionales responsables, en el que seseñala los análisis realizados en todos sus componentes, los límites y losresultados obtenidos en dichos análisis, de acuerdo a las exigenciascontempladas en la farmacopea o metodologia utilizada.

• Mediante el protocolo de análisis se garantiza la calidad del producto.

El protocolo de análisis debe consignar:

a) El nombre del laboratorio qué emite el protocolo de análisis.

b) El número del protocolo.

c) El nombre del producto.

d) La forma de farmacéutica o cosmética, cuando corresponda.

el La forma de presentación.

f) La obra actualizada, farmacopea o suplemento de referencia al que seacoge el fabricante.

g) La metodología analítica o norma técnica a la que se acoge el fabricante,para los productos que no se encuentran comprendidos en farmacopeas.

h) La fecha de vencimiento.

i) El número de lote.

j) La fecha de análisis.

k) Los análisis fisico-quimicos, microbiológicos, farmacológicos y/obiológicos realizados, señalando las especificaciones, límites deaceptación y resultados obtenidos.

1) Firma del jefe de control de calidad y demás firmas autorizadas.

m) Las demás especificaciones particulares para cada tipo de producto.

1'nI..... del ¡¡.Ie..ede Su..ini.tro de Medicamentos .lnlumos.n.1 Mini.l.". d. Salud· OIGEMIO

4. PROSPECTO:

El prospecto o inserto que acompaña al producto farmacéutico deberáconsignar información en relación a lo siguiente:

a) Nombre del producto farmacéutico.

b) D.C.I (Denominación Común Internacional). En el caso de un productomedicinal homeopático. se deberá consignar el nombre cientifico delrecurso o recursos utilizados.

c) Forma farmacéutica.

d) Composición.

e) Acción farmacológica.

f) Indicaciones.

g) Infracciones con otros medicamentos y con alimentos.

h) Contraindicaciones.

i) Precauciones.

j) Incompatibilidades.

k) Reacciones adversas.

1) Advertencias.

m) Dosis y via de administración.

n) Tratamiento en caso de sobredosis.

o) Información sobre algunos excipientes. cuyo conocimiento seanecesario para un correcto uso del producto.

p) Nombre y dirección del laboratorio fabricante si es de producciónnacional o del importador.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumos 8R el Ministerio de Salud· 0I6EllIO

PruceSOI del Sistema de Suministro de Medicamentos Blnsumos 8n 81 Ministerio de ScIlud· DIGEUIO

50 puntos(oferta económica de menor costo).

La suma de los puntajes obtenidos en laevaluación técnica y económica.

Hasta 50 puntos.

Evaluación Técnica :

Evaluación Final

Evaluación económica

1. Evaluación de la muestra Verificaciónde las Especificaciones Técnicas.

2. Evaluación del postor.3. Plazo de Entrega.

Solo pasarán a la evaluación Económica las ofertas de los postores que en laEvaluación Técnica obtengan el puntaje mínimo definido por el Comité Especial.

CRITERIOS DE EVALUACION

Definición:

Conjunto de características enunciadas a las cuales se otorgará puntaje, afínde obtener de una manera estándar, equitativa y transparente, un puntaje totalque servirá para definir la propuesta ganadora.

5. CRITERIOS21 DE EVALUACiÓN TÉCNICA:

La Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas del MINSA, definelos criterios de evaluación técnica a ser considerados en las BasesAdministrativas de Licitación Publica y Adjudicación Directa para la adquisiciónde medicamentos e insumos medico quirúrgicos, que efectúa el Ministerio deSalud. DISA, Instituto Especializado y Hospital (numeral 7.4.11 DirectivaSISMEDj.

28Criterio: Norma para conocer la verdad, juicio o discernimiento.

PROCESOS DEL SISTEMA DE SUMINISTRODE MEDICAMENTOS E INSUMOS

Módulo Módulo M6duIo Módulo M6duIoI 11 IV V VI

Selección Estimación A1macena- Gestión Sistemade • y Programa- • miento • de • de

Medica- ción de Me- y Distribu- Stock Infonnaciónmentos dicamentos ción de

e Insumos Medica-mentos

e Insumos

""'cm. d.1 Si.t••• d. Su..inistlO d.lltdi.....m••• In..... In .1 Ministeri. d. Solud -DIGIMID

El Almacenamiento y la Distribución son fundamentales en todo sistema desuministro de medicamentos e insumas, para asegurar su disponibilidad enforma oportuna sin afectar la calidad y eficacia terapéutica.

El Proceso de Almacenamiento tiene una importancia crucial para la protecciónde los productos. No basta encontrar un local donde guardar los medicamentose insumas; además se debe utilizar un sistema organizado que permita saberel tipo, la cantidad y la localización de las provisiones existentes en dicho lugar,así como la previsión de stock de seguridad para cubrir las necesidades. Todaorganización de un Almacén Especializado de Medicamentos debe tener encuenta las normas necesarias para el mantenimiento de la calidad y el resguardode la seguridad de los productos.

Teniendo en cuenta que el objetivo de todo sistema de suministro es garantizarla calidad y oportunidad de los medicamentos e insumas, es necesario elcumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento y una adecuadared de distribución a fin de lograr mayor eficiencia administrativa y técnicadel suministro de medicamentos e insumas en los establecimientos.

Una inadecuada gestión de almacenes y distribución puede llevar al fracasotodo el ciclo previo de Selección, Estimación - Programación y Adquisición.Cuando este proceso no se desarrolla adecuadamente trae consigo:

» Incremento del gasto por vencimiento, deterioro, entre otros.

l> Problemas de disponibilidad en los establecimientos de salud: desabaste­cimiento, sobrestock, medicamentos e insumas sin rotación, entre otros.

En razón de lo tratado hasta aqui es que se releva la importancia de este procesodentro del Sistema de Suministro de Medicamentos e Insumas. En ese sentido,es preocupación permanente del Ministerio de Salud, que el personalencargado de realizar este proceso, desarrolle las capacidades básicas quepermitan aplicar los criterios técnicos y administrativos orientados almejoramiento del almacenamiento y distribución de medicamentos e insumas.En razón de ello, se presentan aspectos fundamentales vinculados a laaplicación de las Buenas Prácticas de Almacenamiento.

El módulo está dividido en cinco capitulas. En el capitulo I se desarrollan lasconsideraciones generales del Almacén, teniendo como herramientabásica las Buenas Prácticas de Almacenamiento y relevando los criteriosfundamentales para la selección y el equipamiento de almacén, asf como lasáreas correspondientes.

En el capítulo 11 se aborda todo lo relacionado con el Almacenamiento,detallando objetivos, actividades y desarrollando el procedimiento para cadauna de las etapas. Asimismo, se releva la importancia de la Supervisión alPersonal, Autoinspección y Saneamiento e Higiene.

Pr"".. d.1 Sist.ma d. Suminis~. d. M.diumonl... lnSllm.. on.1 Minist.n. d. Salud· DIGEMID

El capitulo 111 aborda la Distribución y se desarrollan los elementosprincipales de la red de distribución. como también los criterios técnicos yadministrativos de un proceso de distribución de medicamentos e insumas.Se presenta las consideraciones para la implementación de un nuevo nivel dealmacenamiento (subalmacén) y se releva la importancia del transporte demedicamentos e insumas en el proceso de almacenamiento y distribución.

En el capítulo IV se precisan aspectos básicos de la gestiónadministrativa. tales como: disposiciones generales. funciones de lasinstancias involucradas en almacenamiento y distribución de medicamentose insumas. pautas a considerar en la gestión administrativa y documentos quese manejan en el Proceso de Almacenamiento y Distribución de medicamentose insumas. atención a quejas o reclamos y retiro de productos del mercado.Finalmente. en el capítulo V se presentan los indicadores de evaluaciónde todo el proceso.

Procesos dal Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumos 8n el Ministerio da Salud· OIGEMID

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamenlos eInsumos on el Ministerio de Salud· DIGEMtD

• Ley N° 26842. Ley General de Salud y su Reglamento, Del 20/07/1997.www.minsa.gob.pe/portal/13consu Itas/busca rnorma .asp

• ResoluciÓn Ministerial N° 1753-2002-SA/DM. Aprueban Directivadel SISMED. Del 10/11/2002.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Ley N° 27444. Ley de Procedimientos Administrativos Generales. Del11/04/2001.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución Ministerial N° 283-2003-SA/DM. Reglamento de Altas,Bajas y Enajenaciones del MINSA - Sede Central. Del 13/03/2003www.minsa.gob.pe/portal/normas legales

• ResoluciÓn Ministerial N° 367-2005-MINSA, Modifica la Directivadel Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e InsumosMédico- Quirúrgico SISMED. Del 19/05/2005.www.minsa.gob.pe/po rta 1/13consu Itas/buscarnorma .asp

• ResoluciÓn Ministerial N° 134-2006-MINSA. Aprueban Reglamentopara la Autorización Sanitaria de Productos Farmacéuticos y Afines deuso por el MINSA no destinados a la comercialización. Del 08/02/2006www.minsa.gob.pe/portal/normas legales

• Decreto Supremo N° 010-97-SA. Reglamento para el Registro, Controly Vigilancia Sanitaria de productos farmacéuticos y afines. Del 24/12/1997.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Decreto Supremo N° 020-2001-SA. Modifica el Reglamento para elRegistro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos yAfines. Del 16/07/2001.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Decreto Supremo N° 021-2001-PCM. Aprueban Reglamento deEstablecimientos Farmacéuticos. Del 16/07/2001.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Decreto Supremo N° 005-2004-SA. Modifica el Reglamento para elRegistro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos yAfines. Del 16/07/2001.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Decreto Ley N° 22056. Ley que crea el Sistema de AbastecimientoCorresponde al sistema de abastecimiento asegurar la unidad,racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos técnicos. Del 29Diciembre 1977www.elperuano.gob.pe

•

• Resolución Ministerial N° 097-2000-SA/DM. Aprueban guía deinspección para establecimientos que almacenan, comercializan ydistribuyen productos farmacéuticos y afines. Del 26/03/2000.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución Ministerial N° 585-99-SNDM. Aprueban el Manual deBuenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos yAfines. Del 04/12/1999.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución de Contraloria N° 123-2000-CG. Modifica diversasnormas técnicas de control interno para el sector público.Del 23/06/2000.www.contraloria.gob.pe

• Resolución de Contraloria N° 072-98-CG. Se aprueban normastécnicas de control interno para el sector público. Norma 300-02. Unidadde Almacén. 02/07/1998.www.contraloria.gob.pe

• Resolución Jefatural N" 335-90-INAP/DNA: Se aprueba el Manualde Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional. Del25/07/1990www.sbn.gob.pe/sbn 1/wbienes_muebles/legislacion_BMILegislacion_BM2002bb.htm

• Resolución Jefatural N" 118·80-INAP/DNA: Se aprueban normasgenerales del Sistema de Abastecimiento (octubre 1980). SA.05: Unidaden el Ingreso Fisico y Custodia Temporal de Bienes. Del 17/08/1980www.sbn.gob.pe/sbn1/wbienes_muebles/legislacion_BM/Legislacion_BM2002bb.htm

PrOC"Dl del Si.tem. de Sumini.uo de MedicamenlDlelnsumo. en el Mini.teri, de S.lud· DIGEMID

Procesos del Sislema de S,minimo de Medicamenlos elnsumos en el Minislerio de Salud· DIGEMIO,

Objetivo general:

Objetivos específicos:

"El personal responsableconoce y aplica criterios

técnicos y administrativospara lograr un adecuado

almacenamiento y

distribución demedicamentos ti insumosn

Conocer y aplicar criterios técnicos y administrativos para lograr un adecuadoalmacenamiento y distribución de medicamentos e insumas.

2. Aplicar criterios técnicos y administrativos para lograr un adecuadoalmacenamiento de medicamentos e insumos.

4. Conocer y aplicar los criterios técnico-administrativos para definir elSistema de Distribución de Medicamentos e Insumas del MINSA.

3. Reconocer la importancia del uso del Manual de Procedimientos Operativospara el desempeño del personal que labora en el Almacén Especializado.

1. Conocer y velar por el cumplimiento de la Buenas Prácticas deAlmacenamiento (BPA) para contribuir con el mantenimiento de la calidadde los medicamentos e insumos.

5. Mejorar los mecanismos de coordinación y comunicación entre los actoresinvolucrados en el proceso de almacenamiento y distribución demedicamentos e insumos.

I Respecto a la implementación con el mobiliario y equipamiento básico, no

consideraron tener termómetro ambiental ní higrómetro.

El local alquílado está ubicado muy cerca de la DIRESA, pensando en las

ventajas que tendría para el control. Se designó como responsable del almacén

a un personal administrativo.

- --------

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud· OIGEMID

)lo ¿Cómo deberia garantizarse el buen funcionamiento del AlmacénEspecializado?.

)lo ¿Cree que la elección del Responsable del Almacén fue adecuada? ¿Por qué?

)lo ¿Considera que el Director utilizó alguna herramienta que le brindara pautassobre condiciones de almacenamiento? ¿Cuáles? ¿Por qué?

Reflexionemos sobre el caso presentado:

El Director de Medicamentos, Insumos y Drogas seleccionó y alquiló un local

para el funcionamiento del Almacén Especializado de una DIRESA de la Región

Norte del país, cuyas condíciones ambientales son: temperatura promedio de

32" C. y humedad mayor al 70%.

Lea con atención los siguientes casos:

)lo ¿Qué opina sobre la situación presentada? ¿Le ha sucedido algo parecidoo tiene conocimiento de algún caso similar?

Luego de seís meses de funcionamiento, la Dirección de Logística realizó un

inventaría y encontró medicamentos colocados directamente sobre el piso,

empolvados, deteriorados por la temperatura y humedad de la zona, sin ningún

ordenamiento; asimismo, halló productos vencidos, por lo que tuvo que darles

de baja, por un importe de S/. 35.000,00. Esto llevó a una acción de control

administrativo.

Caso N° 01

Este local tiene ventanas de madera y una sola puerta de entrada por el cual

ingresan los medicamentos e insumas; por la misma se atiende a los

responsables de los establecimientos de salud que van a recoger sus

medicamentos e insumas. Cabe precisar que las ventanas y la puerta carecen

de rejas protectoras que brinden seguridad al local.

t

,

I

I

Caso N° 02

La Jefa de un Centro de Salud se queja ante su Director Regional porque los

pedidos de medicamentos e insumos que solicita al Almacén Especializado no

llegan oportunamente a su establecimiento y en varias oportunidades, las cajas

que contenían los productos llegaron abiertas o con los frascos y ampollas

rotos, o con etiquetas manchadas.

Ante esta situación, el Director Regional solicita informe al Director de

Medicamentos, Insumos y Drogas, indicando éste que el Establecimiento de

Salud queda bastante alejado del Almacén Especializado, y el transporte hacia

esa zona es poco frecuente. Asimismo, indicó el director de DIREMID que el

personal encargado del despacho es inexperto, lo que está generando

deficiencias en el embalaje.

Reflexionemos sobre el caso presentado:

~ ¿Qué opinas sobre la situación presentada?¿Te ha sucedido algo parecido o tienes conocimientode algún caso similar?

~ Si estuvieras en el lugar del Director de DIREMID, ¿qué harías frente a estasituación?

~ ¿Cómo se hubiera evitado esa situación en el Centro de Salud?

Se espera que la información seleccionada para este módulo de capacitaciónsea de utilidad para prevenir o resolver situaciones problemáticas como laspresentadas en los casos.

Procesos d.1 Sist8m. d. SuminiStI1l d. M.dicamenIDl.lnsumOl en.1 Minist.rio d. Salud· OIGEMID

¿Qué entendemos por Almacenamiento y Distribución deMedicamentos e Insumas?

El Almacenamiento es un proceso técnico-administrativo que consiste enubicar en el almacén o farmacia los medicamentos e insumos, según las BuenasPrácticas de Almacenamiento, que garantice el mantenimiento de la calidad yel resguardo de la seguridad, hasta su distribución o utilización.

La Distribución es un proceso que comprende el movimiento y traslado demedicamentos e insumos desde el Almacén Especializado al subalmacén ohacia los Establecimientos de Salud, a fin de garantizar un stock que permitasatisfacer las necesidades de la población que busca atención de salud.

¿En qué se fundamenta un adecuado Almacenamiento deMedicamentos e Insumas?

El mantenimiento de la calidad y el resguardo de la seguridad de losmedicamentos e insumos se fundamenta en la aplicación de las BuenasPrácticas de Almacenamiento (BPA). asi como en la aplicación deprocedimientos operativos de carácter técnico-administrativo.

Procesos del Sistema dI Suministro de Medicamentos ,Insumos en el Minisleño de Salud· OIGEMID

1.1. Buenas Prácticas de Almacenamiento(BPA):

El Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento fue aprobado con la RMN° 585-99-SAlDM y comprende las consideraciones generales, referidas a:

ProcBSOS del Sistema de Suministro de Medicamentos BInsurnos en el Ministerio de Salud -D1GEMIO

Recepción: Documentación y actividades de verificación.

Reclamos: Importancia y registro.

Personal: Perfil, actividades, adiestramiento, capacitación, etc.

Almacenamiento: Características de las áreas, aspectos a considerar en eldiseño de almacenes, ordenamiento, ubicación, clasificación de productosy control de existencias, y registro de información.

Distribución: Verificaciones y sistema de rotación de productos.

Retiro del mercado: Importancia, acciones a tomar, registro y notificación.

Documentación: Importancia, archivo, entre otros.

•

•

•

•

•

•

•

El cumplimiento de estas normas permite garantizar la calidad de losmedicamentos e insumos en almacenamiento, a fin de coadyuvar a larecuperación y el mantenimiento de la salud de los usuarios.

El almacén es el lugar o espacio físico destinado para la conservación, manejo,seguridad y control de productos. En tal sentido, en este capítulo relevamos laimportancia del cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento,desarrollamos las consideraciones básicas para la selección y el equipamientode un almacén de medicamentos e insumos, y presentamos las áreas de unalmacén.

Las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) constituyen un conjuntode normas mínimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir losestablecimientos que se dedican a la importación, distribución, dispensacióny expendio de productos farmacéuticos y afines, respecto de las instalaciones,equipamiento y procedimientos operativos destinados a garantizar elmantenimiento de las características y propiedades de los medicamentos einsumos.

Dichas normas son de uso obligatorio en los Almacenes Especializados ySubalmacenes de las Direcciones Regionales / Subregionales de Salud, asicomo en las farmacias de Institutos Especializados, Hospitales, Centros yPuestos de Salud.

. ,

1. EL ALMACÉN .. .

b. Tamaño:

JO Documento de trabajo Manual de Procedimientos Operativos - S/SMED- Suba/macenes- Huanuco.

Atención a los usuarios:

Seguridad:

Características de los medicamentos e insumas: termolábiles, fotosensibles,etc.

Intervalos de las entregas por los proveedores.

Frecuencia en las entregas.

El local debe garantizar su inviolabilidad. Debe contar con las chapas ocerraduras de puertas y ventanas en buen estado y no tener lunas rotas omaderas apolilladas que faciliten la sustracción de los productos.

Número de personas atendidas (que acudirán al almacén por medicamentose insumas).

Volúmenes y cantidad de medicamentos e insumas a almacenar.

Prohibir el ingreso a personas que no trabajan en el almacén, a través deavisos, carteles, etc.

Contar con un espacio adecuado para la comunicación entre el que atiendey el solicitante de los medicamentos.

•

•

•

•

Segura, limpia y de fácil acceso, que cuente con iluminación y ventilaciónadecuada para evitar la descomposición o alteración de los medicamentos.

•

•

a. Zona:

•

•

Para lograr mantener y conservar las características y propiedades de losmedicamentos e insumas es indispensable que el almacén cumpla con elconjunto de recomendaciones respecto a localización, infraestructura yequipamiento.

El espacio físico destinado al almacén depende de:

c.

d.

1.2. Selección y Equipamiento de un Almacén deMedicamentos e Insumos30 :

Procesos del Sistema da Suministro de Medicamentos eInsumas en el MinistBño de Salud· D1GEMIO

e. Paredes

• De material que facilite la limpieza.

f. Techo

• De material que no permita el paso de los rayos solares ni acumulación decalor.

g. Pisos:

• De material preferentemente de concreto, de superficie lisa y losuficientemente nivelados, que facilite la limpieza.

h. Equipamiento:

• Contar con anaqueles, estantes o vitrinas, dependiendo de la cantidad demedicamentos e insumos a manejar. Deben estar dispuestos de tal formaque permita ganar espacio (en hileras), pero que facilite el desplazamientode las personas y los productos para la atención.

• Contar con tarimas o parihuelas, en caso se almacene medicamentos einsumos en grandes cantidades o de gran volumen, como los sueros.

• Contar con termómetro ambiental e higrómetro o termohigrómetro.

• Contar con ventilación natural o artificial (ventiladores), que permita unaadecuada circulación interna de aire.

• Contar con una refrigeradora si se van a manejar medicamentos e insumosque requieren ser conservados en refrigeración, como vacunas, sueros yantitoxinas, de preferencia con termómetro externo para evitar oscilacionesinternas.

• Si el local cuenta con ventanas transparentes, es importante opacarlas paraproteger la entrada del sol.

• Contar preferentemente con mesas para facilitar la manipulación de losmedicamentos e insumos.

Procesos del Sistema de SUllinislro da Uedicamlnlos elnsumos en el Ministerio de Salud· OIGE"'IO

1.3. Áreas básicas:

Todo almacén, en concordancia con el Artículo 14° del Manual de BuenasPrácticas de Almacenamiento (BPAI, debe contar con cuatro áreas definidas:

• Área de recepción: su objetivo es verificar que los medicamentos einsumos que se reciban en el Almacén Especializado cumplan los requisitosestipulados en los documentos de compra o transferencias, PECOSA o guíasde remisión, en cuanto a identidad, cantidad, calidad y condiciones deentrega establecidas.

• Área de embalaje y despacho: su objetivo es organizar losmedicamentos e insumos que salen del Almacén Especializado para losestablecimientos o servicio de farmacia, en los empaques más convenientesy seguros. A esta área también se la llama área de distribución.

• Área administrativa: su objetivo es promover la existencia demecanismos de control y registros que permitan mejorar el funcionamientodel Almacén Especializado.

• Área de almacenamiento: su objetivo es garantizar la preservaclon dela calidad y el almacenamiento ordenado y eficiente de los medicamentose insumos bajo custodia, basándose en el Manual de Buenas Prácticas deAlmacenamiento. Cuenta con las áreas internas de Devolución, Rechazo yVencimiento y de Cuarentena.

El Director de Medicamentos, Insumas y Drogas,

del caso N° 01 presentado al inicio, deberia haber

tomado en cuenta las consideraciones básicaspara seleccionar el local y el equipamiento del

Almacén Especializado, de tal manera degarantizar el mantenimiento de la calidad y la

seguridad de los medicamentos e insumas.

Procesos del Si'teme de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Mini'terio de Salud· OIGEMID

11, ALMACENAMIENTO

El Proceso de Almacenamiento tiene como objetivo conservar las característicasde los medicamentos e insumos durante su permanencia dentro del almacén,con el fin de que éstos lleguen al usuario en condiciones óptimas para su uso,y puedan ejercer la acción terapéutica esperada.JI En razón de ello es quepresentamos un flujograma del proceso de almacenamiento, desarrollamosampliamente las etapas del proceso de almacenamíento definiendo losobjetivos, las actividades y los pasos en cada una de ellas. Asimismo, se hacereferencia a la necesidad de la supervisión al personal del AlmacénEspecializado, la autoinspección y el saneamiento e higiene.

«El proceso de almacenamiento tiene como objetivo conservar las

características de los medicamentos e insumos durante su

permanencia dentro del almacén, con el fin de que estos lleguen al

usuario en condiciones óptimas para su uso, y puedan ejercer la

acción terapéutica esperada»

31 Ministerio de Salud Pública Honduras. Manual nacional de suministros para centros hospitalarios.Tegucigalpa; ¡983.

Procesos d.1 Sistema d. Suministro d. M.dicamBRlos.lnsumosBR.1 Ministerio d. Salud· OIGEMID

11,..... un ..... di concraI de_ibiÍOi, "'IIÚII-""10-'

Impl."•• con 11~ Y__o

NO..

NO..NO..

NO..Realiza inventarlo. Registramovimiento en el kárdex

de existencias.

Se dispone de los equiposy mobiliarios para el buen

funcionamiento del almacén.

SI.

Bárea es apl'opiadasegún las C8lBCteristicaS de

almacenamiento ydistñbuci6n establecidas.

B sitIo para el almacénde medicamentos seleccionado

reúne los requisitos estab'ecidos.

Tan.-"':: I _·.....tiIb_

lIar.a.1it =................. cuoIqaindo"-'

UIIicIr' .....*-.zt,zw=,.",,,, , .

Adaptado de Gerencia y Administración de Sistemas de Suministros de MedicamentosEsenciales. Cooperativa de Hospitales de Antioquia. Tomo 11.

2.1. Flujograma del Proceso de Almacenamiento deMedicamentos e Insumos:

Pro,esos d.1 Sist.m. d. Suminim. d. lI.dicamontos. Insumos on.1 Minist.n. d. S.lud· OIGEMIO

2.2. Etapas del Proceso de Almacenamiento:

El proceso de almacenamiento consta de cuatro etapas:

• Etapa de recepción.• Etapa de almacenamiento.• Etapa de control de stock.• Etapa de embalaje.

2.2.1. Etapa de recepción: ingreso físico

Los objetivos principales de esta etapa son:

• Verificar las características físicas y los documentos de los medicamentose insumos que ingresan al Almacén Especialízado.

• Oficializar el ingreso de los medicamentos e insumos recibidos.• Iniciar las responsabilidades y los derechos sobre los bienes que ingresan

a la institución.

2.2.1.1. Actividades fundamentales en la recepción

En esta etapa se realizan tres actividades fundamentales, que se basanprincipalmente en el cumplimiento de los contratos de aprovisionamiento orequerimientos en cuanto a:

a. Verificación de especificaciones administrativas.b. Verificación de especificaciones técnicas.c. Inspección a los medicamentos e insumos.

a. Verificación de especificaciones administrativas:

Las principales son:

~ Nombre genérico del medicamento e insumo solicitado versus el productoatendido.

~ Cantidad solicitada versus cantidad atendida.}> Precios unitarios y totales acordados.~ Fechas y formas de entrega.~ Presentación de certificado de calidad o protocolo de análisis.}> Presentación de resultados de controles de calidad solicitados.

b. Verificación de especificaciones técnicas:

Las principales son:

~ Nombre genérico del producto solicitado versus el despachado.~ Forma farmacéutica igual a la requerida.}> Concentración.

Procesos del Sistema de Suministro de MBdicamBntos IIlnsumos en el Ministerio de Salud· OIGEUlD

Fecha de vencimiento... Registro sanitario... Número de lote... Características físicas y organolépticas del medicamento e insumo... Condiciones de almacenamiento... Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje

y forma farmacéutica.}> Certificado de calidad o protocolo de análisis de cada lote recibido.}> Resultado de control de calidad solicitado.

C. Inspección a los medicamentos e insumas:

Considerar lo siguiente:

}> Embalaje: los medicamentos e insumas deben estar empaquetados encajas o bolsas limpias, resistentes al peso de los medicamentos contenidos,y estar rotulados con el nombre del destinatario. Asimismo, debe incluirsealguna observación que sea indispensable para su traslado (<<frágih., «noapoyarse», etc.).

.. Envase mediato: que la identificación del rotulado corresponda almedicamento e insumo. Que el envase esté limpio, no arrugado, quebradoo húmedo que indique deterioro del medicamento e insumo, y que no seencuentre abierto.

}> Envase inmediato: que no se presenten grietas, rajaduras, roturas operforaciones. Que el cierre o sello sea seguro. Que no se encuentrendeformados. Que corresponda a los requerimientos del medicamento einsumo en caso de condiciones especiales.

Los envases tipo «blisten. o «folios» no deben estar rotos, vacios, malllenados o presentar perforaciones.

Los envases de tubo no deben presentar perforaciones, grietas o roturas,ni estar deformes, y deben tener el cierre hermético.

Los envases de plástico y frascos no deben estar vacios o incompletos, nipresentar grietas o hendiduras. De tener tapa con banda de seguridad,deberá estar intacta.

Los envases de vidrio no deben tener manchas, ni grietas en ninguna partedel recipiente. El cierre debe ser hermético y tener banda de seguridadintacta.

Si los envases se presentan de esta forma, deben serRECHAZADOS

Proc"os d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.d¡camonlos. Insumos on.1 MinillOn. d. Salud· OIGEMIO

Procesas del Sistom. de Suministro de Medicamentos.lnsumos en el Ministeri. de S.lud· D1GEMID

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Concentración

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Fecha de vencimiento

Cantidad '-..... _ -

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Forma /_ ;< '" ;11""Farmacéutica '-7""" ,,<' ¡}f'

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liquidas estériles (Inyectables de pequeño volumen,de gran volumen y oftálmicos). Se debe observar:

Rotulados o etiquetas. Debe indicarse: Nombre del medicamento einsumo. Concentración. Forma Farmacéutica. Forma de Presentación.Número de Lote. Fecha de Vencimiento. Registro Sanitario. Identificacióndel fabricante y del importador, cuando corresponda. Condiciones dealmacenamiento.

liquidas no estériles (Jarabes, elixires, suspensiones,emulsiones, soluciones y gotas). Se debe observar:

Contenido: la modificación en la apariencia de un medicamentoes un signo de inestabilidad física o alteración.

» Ausencia de partículas extrañas detectables visualmente.» Ausencia de turbidez en la solución.» Cambio de color.» Uniformidad en el contenido.

>- Homogeneidad del medicamento>- Uniformidad en el contenido.» Presencia de gas y otros signos que podrian indicar

contaminación del medicamento e insumo.

Sólidos no estériles (Tabletas, polvos, gránulos, grageas,tabletas vaginales, comprimidos, cápsulas).Se debe observar:

» Uniformidad en las características especificas del (::::====::medicamento.

»Ausencia de manchas, roturas, rajaduras, pegajosidad, otros. ~

Procesos del Sistema d8 Suministro da Uedicamlntos elnsumos en el Ministerio de Salud· OIGEMIO

2.2.1.2 Pasos recomendados para la recepción:

Semisólidos (Cremas, pomadas, ungüentos, óvulos ysupositorios). Se debe observar:

~ Envases herméticamente cerrados y sin deformaciones.~ Que no haya formación de aglomerados y de contextura

arenosa.~ Que no haya reducción de volumen por evaporación de agua.

~ Existencia de cápsulas vacías, rotas o abiertas.

~ Que los polvos para reconstituir no estén apelmazados.

~ Que las tabletas sensibles a la humedad estén en envases muy biencerrados o que contengan agentes adsorbentes del agua como el gel desilica.

~ Que al abrirse un envase sellado "NO" debe presentar olor diferente alcaracterístico.

• El personal responsable de recibir los documentos esel Jefe del Almacén General y deberá coordinar conel responsable técnico.

• El almacén debe tener conocimiento anticipado de losmedicamentos e insumos que se van a recepcionar.

• El Área de Adquisiciones remite copia de orden decompra al almacén, con la debida anticipación.

Un muestreo del empaque y embalaje debe demostrar el cumplimiento de lasexigencias antes anotadas y el estado de las diferentes formas farmacéuticasen sus características más visibles (organoléptica). De allí puede pasarse a laverificación de los resultados de las pruebas de laboratorio. Estas pruebaspueden ser parte de un programa de calidad del sistema de salud o de lainstitución.

a. Recibir documentos de adquisición o envíos:

Proces.s del SislOma de Suministro de Medicamentos elnsum.s en el MinislOn. de Salud -OIGEMID

• El responsable de esta actividad es el personaltécnico o administrativo, según corresponda.

• Verificar aspectos técnicos: control organoléptico deuna muestra de productos, protocolos de análisis,registro sanitario, fecha de vencimiento, lote, etc.

• El responsable de esta actividad es el personaltécnico o administrativo, según corresponda.

• Cotejar documentación.

• Registrar en un formato los resultados de laevaluación técnica realizada.

b. Recibir los bienes:

• Verificar el número de paquetes recibidos y darconformidad al transportista.

• Recibir documentos de proveedor: guias deremisión, protocolos de análisis, facturas, queacompañan a los medicamentos e insumas que seráninternados.

• El responsable de esta actividad es el Jefe delAlmacén Especializado o un personal administrativo.

• Verificar aspectos administrativos: nombre,unidades, precios, etc.

• Descargar los medicamentos e insumos y trasladarlosal área de recepción.

c. Inspeccionar y verificar:

• Elaborar y dar conformidad al acta de recepción enla que consta la verificación cuali·cuantitativa.

• Enviar al Área de Adquisiciones para el trámite depago y para que proceda a emitir las guias deinternamiento o notas de entrada, segúncorresponda.

d. Suscribir documentos:

1UIIGUIl__

=:--SINO

NO

FLUJOGRAMA DE LA ETAPA DE RECEPCiÓN

• Registrar en kardex/Tarjeta de Control Visible

5. Registrar los datos de los ingresos:

Procesos del SislBma de Suministro de Medicamentos elnsumos en el Ministerio de Salud· OIGEMIO

• En toda recepclon debe verificarse la correctaidentidad, cantidad y calidad de los medicamentos einsumos. Asimismo, debe realizarse una inspección de lascaracterísticas externas del medicamento e insumorecibidos (rótulos, estado del envase, contenido,características organolépticas, entre otros).

• La recepción física de medicamentos insumos debeser confrontada con la guía de remisión, factura y elrequerimiento del establecimiento, según corresponda. Encaso de conformidad, proceder a firmar la guía de remisióno elaborar el acta de recepción y conformidad, estosdocumentos también deben ser suscritos por el Jefe delAlmacén General.

• La elaboración de esta acta es importante porque allífirman las partes -proveedor/institución- si hayconformidad entre lo adquirido o solicitado y lo entregado.

• Los medicamentos e insumos que no cumplan conlas especificaciones técnicas o administrativas deben seralmacenados en el Área de Cuarentena hasta suregularización por parte del proveedor.

Adaptado del Documento de Trabajo Manual de ProcedimientosOperativos del SISMED - Huánuco.

ProCOlOS del Si.tema de Sumini.tro de MedicamenlOl'In.umOlen el Mini.terio de Salud· DIGfMIO

c. Semifluido: es una combinación de los dos anteriores.

Conservar los medicamentos e insumos en las condiciones adecuadas.Aplicar las Buenas Prácticas de Almacenamiento.

Disponer de existencias para atender con oportunidad las necesidadesde medicamentos e insumos.

••

•

Se recomienda colocar los medicamentos e insumos más antiguos o los quevencen primero en la primera fila, con el fin de despacharlos primero. La rotaciónde existencias, utilizando el procedimiento de "primero que expira/primeroque sale», ayudará a asegurar que las existencias con fecha de vencimientomás próxima se utilicen primero.

2.2.2.2. Ordenamiento de los medicamentos e insumos:

b. Fluido: sistema por el cual el almacén es dividido en varias zonas, a lasque se les asigna una identificación, por lo que diferentes lotes de unmedicamento o insumo particular pueden guardarse en lugares distintos.

Para la ubicación de los medicamentos e insumos en el almacén o farmacia sedebe considerar un sistema que garantice la correcta ubicación y distribuciónde los medicamentos e insumos, tales como: 32

Existen varios métodos de ordenamiento; algunos de ellos proporcionanmayores ventajas que otros. Se recomienda combinar los métodos para elmejor ordenamiento de los medicamentos e insumos.

2.2.2.1. Ubicación de los medicamentos e insumos:

2.2.2. Etapa de Almacenamiento:

Esta etapa se denomina también custodia temporal. El almacenamiento de losmedicamentos e insumos, ya sea en los Almacenes Especializados o en lasfarmacias, tiene una gran importancia para mantener su estabilidad y calidad.Una adecuada gestión permite aumentar la eficiencia a través del control depérdidas, evitar deterioros y sustracciones de medicamentos e insumos.

Los objetivos principales de esta etapa son:

El ordenamiento de los medicamentos e insumos dentro del AlmacénEspecializado, Subalmacén de Medicamentos de DIRESAS, así como en lasfarmacias de Hospitales, Centros y Puestos de Salud, permite hallarlosfácilmente. Esto contribuye a agilizar el despacho y la toma de inventario, asícomo a optimizar el espacio disponible para almacenar.

a. Fijo: sistema por el cual cada medicamento e insumo es colocado en unlugar específico.

32 Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y Afines.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos .Insumos en el Mini'Ie"' de Salud· OIGIMIO

Procesos d.1 Si.l.ma d. Sumini.lro d. M.dícam.nlos • Insumo. ".1 Mini."rio d. Salud -DIGEMID

Los métodos más usuales son los siguientes:

Del sistema de ordenamiento:

b. Por orden alfabético:Consiste en ordenar los medicamentos e insumas en orden alfabético dela "AIl a la "ZIl, según los nombres genéricos. Es utilizado con frecuenciaen los Almacenes Especializados y Farmacias.

Adaptado del Documento de trabajo Manual de ProcedimientosOperativos del SISMED -Huánuco.

Los medicamentos e insumas deberán ordenarse en losestantes o vitrinas, evitando ponerlos en contacto con lapared y el piso, con los siguientes criterios:

Por forma farmacéutica (tabletas, ampollas, jarabes, etc.),teniendo en cuenta que los frascos y las ampollas seubiquen en zonas bajas.

Por orden alfabético, de acuerdo con la primera letra oletras del nombre genérico.

Los medicamentos con fecha de vencimiento más cortadeben ir en primera fila, de manera que se utilicen antesde su vencimiento (Metodologia PEPE: .Primero enExpirar, Primero en Entregarll).

Debe mantenerse un archivo de toda la documentación

a. Por grupo farmacológico (Categoría terapéutica):Consiste en ordenarlos de acuerdo con su valor terapéutico principal, porejemplo: antibióticos, antiespasmódicos, anestésicos, analgésicos,antiinflamatorios antipiréticos, etc. Este método puede ser eficaz paraorganizar los medicamentos en farmacias y botiquines pequeños. Elalmacenero o responsable es, al mismo tiempo, el prestador de la atenciónsanitaria.

c. Por forma farmacéutica:Consiste en el ordenamiento según la forma de presentación de losmedicamentos, por ejemplo, ampollas, tabletas, frascos, etc. La principalventaja es que las formas se reconocen fácilmente cuando se reciben losmedicamentos y, por lo tanto, permite un aprovechamiento óptimo delalmacén.

Procesos del Sislema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministeri, de Salud· OIGEMIO

Color:Algunos medicamentos cambian de color o secubren de manchas. Ejemplo: la Tetraciclina sevuelve marrón, el Sulfato Ferroso se puede oxidary presentar manchas marrones, el Etambutol seoscurece.

Olor:Algunos medicamentos, cuando han sidoafectados por el calor y la humedad, tienen un olordiferente al habitual. Ejemplo: el Ácido AcetilSalicilico huele a vinagre cuando ha sido afectado.

Fraccionamiento:Cuando las tabletas están húmedas se desecan, sefraccionan o se pegan unas con otras.

Desecamiento:Algunos medicamentos se resecan y se ven comotierra seca. Ejemplo: los antiácidos, como elHidróxido de Aluminio.

•

•

•

•

• Luz: el local debe evitar el paso de la luz natural o artificial directa sobrelos medicamentos. La luz intensa puede dañar los medicamentos. Depreferencia, los vidrios de las ventanas deben estar opacados.

• Temperatura: el local debe garantízar la temperatura adecuada entre los15° C y 25° C, para lo cual deberá mantenerse bien ventilado, pues el calorafecta a muchos medicamentos, especialmente a los ungüentos, cremas ysupositorios.

• Humedad: el local debe garantizar la humedad entre el rango especificado(hasta 70%), tapar bien los frascos y hacer uso de deshumedecedores deambiente, sobre todo en climas demasiado húmedos.

2.2.2.3. Conservación de medicamentos e insumos durante elalmacenamiento:

• Contaminación: debe evitarse el polvo, la suciedad, el humo y los insectos.

2.2.2.4. Formas de reconocer los medicamentos e insumosalterados:

Las sustancias que forman parte de cualquier medicamento son de naturalezaquímica y biológica, por ello pueden ser afectadas por diferentes agentesexternos como:

Los medicamentos e insumas alterados se reconocen de la siguiente manera:

• Humedecimiento:Se reconoce que un medicamento está humedecido cuando su forma y suconsistencia han variado. Ejemplo: las Sales de Rehidratación Oral nodeben usarse cuando tienen un color oscuro, cuando están pegajosas o nose disuelven. Esto significa que las sellaron malo fueron afectadas por laluz, la humedad y el calor.

• Transparencia:Si en los medicamentos inyectables se observan particulas, turbidez o Éstosno tienen su color habitual, no se deben inyectar.

2.2.2.5. Control regular de la temperatura durante elalmacenamiento:

Las sustancias químicas que componen los medicamentos o que son parte delos medicamentos e insumas, generalmente conservan su estabilidad entrelos 15° e y 25° e, por ello es recomendable llevar un control diario detemperatura con su correspondiente registro, a fin de mantenerla estable ygarantizar la conservación y calidad de los medicamentos e insumasalmacenados.

2.2.2.6.Productos con condiciones especiales de conservacióndurante el almacenamiento:

Existen medicamentos e insumas sujetos a medidas especiales dealmacenamiento por las caracteristicas de sus componentes como: narcóticos,material radioactiva, productos inflamables, gases presurizados, sustanciasaltamente tóxicas o medicamentos e insumas que requieren condicionesespeciales de temperatura o humedad. Estos se deben identificarinmediatamente y almacenar según instrucciones escritas, y de acuerdo conlas disposiciones legales vigentes".

a. Almacenamiento a temperatura y humedad controladas:

• En los climas calurosos es necesario conservar muchos medicamentos einsumas en áreas provistas de aire acondicionado o ventilación.

• En los climas húmedos los deshumedecedores resultan útiles para impedirlos daños ocasionados por la humedad.

• En los climas frias puede ser necesario que los almacenes dispongan desistemas de calefacción para proteger, duranté el invierno, losmedicamentos insumos que pueden ser dañados por el frío.

J3 Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y Afines.

Procesos del Sillem. d. Suminislro de MedicamenlOl eInsumOl en el Minisl.no de S.lud· OIGEMID

b. Cadena de Frío:

La Cadena de Frío es el conjunto de procedimientos necesarios para laconservación, distribución y el manejo de las vacunas dentro de temperaturasapropiadas que garanticen su capacidad inmunogénica (formadoras deinmunidad). Por ello, se debe tener en cuenta las condiciones dealmacenamiento, transporte y distribución.

Algunos productos como vacunas, sueros, antitoxinas, bolsas de sangre, entreotros, deben conservarse a bajas temperaturas; por ello se requiere unarefrigeradora para almacenarlos.

En la refrigeradora se colocarán aquellos medicamentos e insumos quenecesiten guardarse a temperatura menor a las ambientales o las condicionesde almacenamiento.

Esta refrigeradora deberá:

• Mantenerse limpia y ordenada.

• Usarse sólo para medicamentos y/o insumos. No utilizar el refrigeradorpara alimentos y bebidas.

• Controlar y anotar la temperatura dos veces al día.

• Abrirse lo menos posible, máximo dos veces al día.

• Elevarse del piso y separarse a 15 cm de la pared. Si es de kerosén o gas, sedebe resguardar de las corrientes de aire.

Control regular de la temperatura de almacenaje

• La temperatura de congelamiento menor a +2° C daña las vacunas,en particular la vacuna del virus de la influenza.

• La temperatura mayor a +8° C daña la potencia de las vacunas y,dependiendo del tiempo en que se mantíenen por encima de estatemperatura, deberán desecharse de acuerdo con lasinstrucciones del fabricante.

• La temperatura debe mantenerse entre +2° C y +8° C. Existenvarios instrumentos que pueden utilizarse para el control de latemperatura de los refrigeradores: termómetro líquido,termómetros de temperatura máxima-mínima, termómetros congráficos, etc.

• Si se tiene que apagar la refrigeradora y congeladora por cualquiercircunstancia, se deben guardar las vacunas temporalmente enun termo o caja fría.

P"cesos del Sistema de Suminisl" de MedicamenlOl eInsumOlen el Ministerio de Salud -DIGEMIO

c. Medicamentos controlados:

Para los medicamentos que requieren controles especiales (estupefacientes)debe considerarse áreas con las siguientes características:

• Acceso restringido: la entrada al área o manejo de la vitrina que contienelas sustancias controladas debe ser restringido; sólo deben tener permisode acceso las personas designadas para el manejo de dichas sustancias.

• Seguridad: las llaves de la vitrina o del área de almacenamiento demedicamentos controlados se guardarán en un lugar seguro.

d. Sustancias inflamables:

Para el almacenamiento de sustancias inflamables (ejemplo, alcoholo éter).se recomienda contar con un área especial, cuyas características son:

• Independiente: para disminuir el riesgo de que un incendio se propague alalmacén principal en el que se encuentran los medicamentos e insumos.

• Ventilación: debe permitir la entrada y salida de aire.

Asimismo, se recomienda nunca guardar combustible en un almacén demedicamentos o en su proximidad.

e. Medicamentos en cuarentena:

Según lo establecido en el Manual de Buenas Prácticas de Almacenamientode productos farmacéuticos y afines, el almacén deberá contar con áreasseparadas, delimitadas o definidas. Entre éstas se encuentra el área paramedicamentos e insumos en cuarentena y otra área para medicamentos einsumos para baja y devueltos.

Estas áreas deben estar adecuadamente identificadas, para evitar confusionesque lleven a la distribución de medícamentos e ínsumos que no cuentan conla conformidad o no son aptos para el consumo humano, respectivamente.

f. Medicamentos fotosensibles:

Muchos medicamentos son sensibles a la luz (fotosensibles) y sufren deteriorocuando son expuestos a un exceso de ella; por esta razón deben colocarsealejados de radiaciones directas del solo de lámparas.

Los empaques de los medícamentos son de vital ímportancia para protegerlosde acuerdo con sus características y para garantizar su estabilidad. Además,el tipo de empaque está definido en función del cálculo de la vida útil delmedicamento, por lo cual se debe conservar siempre el empaque original.

En el Anexo 1 se presenta la lista de los principales medicamentos fotosensiblesutilizados en el primer nivel de atención.

Procesos del Sistema da Suministro de Medicamentos eInsumos en el Minislano de Salud -DIGEMIO

PmcolOl del Sistema de Suministm de M,dicamentose Insumos "el Ministori. de Salud· OIGEMIO

2.2.2.7. Fecha de vencimiento de los medicamentos e insumos:

El personal de mantenimiento debe usar medidas de protección para suespalda y manos, cuando manipula cargas, asi como cualquier otro equipode protección y herramientas adecuadas para el cumplimiento de sus tareas.

Debe haber un adecuado sistema de señalización: carteles, avisos, entreotros, advirtiendo los peligros.

Todo el personal debe estar al tanto de los peligros y las medidas deseguridad para evitar accidentes.

Debe haber extintores vigentes y equipo de primeros auxilios en sitiosvisibles y accesibles. Las personas que trabajan en el Almacén Especializadode Medicamentos deben saber cómo utilizarlos.

En el Almacén Especializado o en la Farmacia no se fuma ni se come.

Vence (o sólo VEN): 08-2005Expira (o sólo EXP): 08-2005

La bioseguridad es el conjunto de medidas dirigidas a mantener controladoslos factores de riesgo biológico, físico o químico, previniendo que su desarrolloo producto final no atenten contra la salud y seguridad de trabajadores,usuarios, visitantes y medio ambiente.

Generalmente se encuentran las siguientes indicaciones para reconocer lasfechas de vencimiento, por ejemplo:

Todos los medicamentos o insumos deben llevar en el envase su número delote (que generalmente indica la fecha de fabricación) y su fecha devencimiento, escritas de manera clara.

El Almacén Especializado de Medicamentos o Farmacia debe ser un SitiOseguro, tanto para los medicamentos e insumos como para las personas quetrabajan en ella. El personal del almacén y de farmacia debe manejar y aplicarlas normas de bioseguridad mínimas exigidas para ei desempeño de susfunciones.

La fecha de vencimiento es la fecha hasta la que el laboratorio fabricangarantiza que el medicamento o insumo conservan su eficacia y calidad inicialsi han sido almacenados y manejados en condiciones adecuadas.

•

•

•

•

•

•

2.2.2.8. Criterios básicos de bioseguridad:

•

2.2.2.9 Pasos recomendados para el Almacenamiento

a.- Acondicionar el lugar de custodia:

• Definir áreas de almacenamiento y acondicionarlas.

• Definir los métodos de ordenamiento de medicamentos en el almacén.

b.- Clasificar los bienes:

• Separarlos en función del método de ordenamiento definido.

• Identificar lugar de almacenamiento correspondiente.

c.- Trasladar y ubicar:

• Trasladar los medicamentos a los lugares previamente identificados.

• Asegurar que los medios de transporte garanticen la integridad de losmedicamentos e insumos.

• Ubicar los medicamentos e insumos en parihuelas. estanterías.refrigeradoras, etc.

d.- Registrar:

• Registrar los datos de ingreso de los medicamentos en la tarjeta de controlvisible.

e.- Conservar los medicamentos e insumos :

• Aplicar las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) para garantizarla calidad de los medicamentos e insumos almacenados.

Se recomienda contratar pólizas de seguro para la cobertura de riesgo en losalmacenes, por ejemplo, contra incendios.

Procesas d.1 Sisllm. d. SuminislIll d. M.dicam.ntos .lnsumas.n.1 Minist.ri. d. Salud· DIGEMID

:cj-De las condiciones de conservación:

Los medicamentos e insumos deben ser almacenados en lugaressin filtración de agua, evitando la humedad, limpios y bienventilados.

Se debe verificar diariamente que la temperatura del almacéno farmacia se encuentre entre 15° e y 25° e, anotándola en elformato de registro de temperatura, y contar con archivo de losregistros de temperatura.

Las tabletas se conservan mejor que las cápsulas (la gelatina essensible a la humedad).

Las formas líquidas (jarabes, inyectables) son más sensibles a latemperatura que las sólidas (tabletas).

Algunos supositorios, óvulos, cremas y pomadas se derriten a30° e y se altera su composición.

Las vacunas y otros productos de origen biológico requierenconservar la cadena de frío para su distribución hasta suadministración, pero es impor-tante no congelarlos porquepueden dañar su cante-nido, por ejemplo la vacuna contra laHepatitis B.

Los medicamentos e insumas vencidos o que presenten signosexternos de alteración deben ser retirados de los estantes ovitrinas y registrados en la tarjeta de control visible en la columna.

Adaptado del Documento de trabaJo Manual de Procedimientos Dperallvos del 515MED­Huánuco.

El Director de Medicamentos. Insumas y

Drogas del caso N° O1 presentadoinicialmente deberia haber tomado en

cuenta todos los aspectos relacionadoscon un adecuado almacenamiento. Así,se habría evitado tener medicamentos e

insumas en malas condiciones deconservación.

ProcalOS d,1 Sisl,ma d, Suminislro d, M,dicam,nlos, Insumos lO ,1 Minisl,rio d, Salud· DI6EMIO

2.2.3. Etapa de Control de Stock:

Esta etapa es necesaria para asegurar el flujo normal de los medicamentos einsumos, evitar pérdidas y deterioros, y también sirve como base para establecerla programación de las compras.

Los objetivos principales de esta etapa son:

• Constatar las condiciones de los medicamentos en custodia temporal.

• Adoptar medidas correctivas que cada caso requiera.

• Reportar información sobre la situación del inventario a los respectivosniveles gerenciales.

2.2.3.1. Pasos recomendados para el Control de stock:

a.- Determinar los fines de control:

• Definir indicadores de gestión de almacén.

• Determinación de stocks de seguridad, rotaciónde medicamentos, sobrestock, substock. riesgos devencimiento.

• Identificar diferencias de inventario

b.- Cotejar registros con cantidades-proceso de controladministrativo, llamado también Inventario Físico:

• Verificar cantidades registradas versus existencia física en almacén.

• Determinar períodos de ejecución de inventario.

• Establecer procesos ante diferencias de inventario. Identificar causales.

c.- Constatar la fecha de vencimiento y calidad de losmedicamentos e insumas (proceso de control técnico):

• Identificar los medicamentos e insumas con riesgo de vencimiento(menor de tres meses).

• Evaluar decisiones de rotación inmediata, redistribución y canje.

• Identificar los medicamentos que serán puestos a disposición de laDirección de Administración para el proceso de baja de medicamentosvencidos y deteriorados, y elaborar el informe correspondiente.

• Identificar causales de vencimiento y deterioro.

Procesas d.1 Si't.ma da Sumini,tro d. M.d¡camonlos. Insumas on.1 Mini't.ri. d. Salud -OIGEMID

4.- Cotejar existencias y necesidades-proceso de controlgerencial:

• Evaluación de las existencias.

• Identificación de substocks. Tramitación de pedido de reposición destocks.

• Identificación de sobrestocks. Distribución inmediata o redistribución.

• IdentificaCión de medicamentos e insumos de escasa o nula rotación.Distribución inmediata. redistribución, canje.

5.- Informar resultados y medidas:

• Emisión de informes gerenciales que permita a las áreas directivas tenerelementos de juicio para la toma de decisiones.

Para evitar pérdidas de recursos por

medicamentos e insumas vencidos odeteriorados, como sucede en el caso

N° 01 presentado al inicio. el

Responsable del Almacén Especializado

debería haber considerado todo lomencionado en esta etapa.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos BInsumos en el Ministerio de Salud· DIGEMID

2.2.4. Etapa de Embalaje y Entrega:

Esta etapa, también denominada Despacho, es el proceso a través del cual serealiza el alistamiento de los medicamentos e insumas solicitados mediante elrequerimiento o pedido. En este proceso se debe garantizar la cubierta conque se resguardan los medicamentos e insumas para ser transportados oentregados a los usuarios.

Los objetivos principales de esta etapa son:

• Cerrar el ciclo de almacenamiento.

• Atender las necesidades de medicamentos e insumas de los usuarios através de la distribución.

2.2.4.1. Pasos recomendados para el Embalaje

a.- Revisar el pedido o requerimiento delestablecimiento:

• Colocar la fecha de la recepción del pedido orequerimiento, lo que permitirá programar lasrespectivas entregas.

b.- Seleccionar (ubicar) los medicamentos:

• Al tomar los medicamentos o insumas de las estanterias, se recomiendacomo actividad de rutina verificar:

Cantidad pedida.Nombre genérico.Concentración y presentación.Unidad de medida.

c.- Retirar de las existencias los medicamentos e insumosincluidos en el pedido:

• Siguiendo la metodologia PEPE: "Primero en Expirar, Primero enEntregar», estricto.

d.- Clasificar los medicamentos:

• Según el pedido o requerimiento.

e.- Comprobar dos veces el pedido:

• Antes de empaquetar, sellar y etiquetar los medicamentos e insumas parala distribución. El pedido deberá ser revisado dos veces para evitar posi­bles errores. Esto estará a cargo del personal responsable de la entrega.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos BInsumos en el Ministerio de Salud· OIGEMIO

,. _. r._ ~ ~ _".&00--_ ---J _._.

ProClSas d.1 Sist.ma d. S<Jmini~ro d. M.dicamen'os • Insumas en.1 Minist.rio d. Salud -OIGEMID

Instrucciones generales para el empaque técnico

Considerar que algunos medicamentos e insumos requierenun envasado y un manejo especial, por ejemplo. lasvacunas.

Embalar los medicamentos e insumos con envase plástico en cajas conseparadores de cartón. para evitar el rozamiento durante el transporte y eldeterioro de las etiquetas.

Disponer de cajas y bolsas suficientes que cumplan con medidas estrictasde higiene.

Marcar debidamente las cajas y bolsas con la información requerida parala correcta entrega y distribución de los medicamentos e insumosempacados.

Embalar los medicamentos e insumos con envase de vidrio en cajas conseparadores de cartón. y colocar trozos de tecknopor u otro material enlos espacios vacíos. para evitar el movimiento o desplazamiento de losmedicamentos e insumos que ocasionarían roturas y derrames durante eltransporte.

No exceder el peso estimado para cada materíal de empaque.

Colocar los frascos en el fondo del empaque y sobre éstos. las formasfarmacéuticas sólidas. con el propósito de evitar su deterioro durante sutraslado a su lugar de uso.

• Para garantizar la calidad en la entrega de los medicamentos e insumos ysu correcto uso. se debe asegurar el embalaje o empaque.

•

•

•

•

• Disponer los medicamentos e insumos en cajas o bolsas debidamentemarcados. para proceder al empaque técnico.

f.- Disponer los medicamentos e insumos:

.

g.- Asegurar que el embalaje o empaque técnico se ciña a lasinstrucciones técnicas:

h.-

• Realizar el seguimiento de las condiciones en que llegan los medicamentose insumos a su destino final. a fin de aplicar los correctivos pertinentes

, para asegurar las condiciones y la calidad de éstos.

r

l .,• •

2.2.4.2. Pasos recomendados para la Entrega:

a.- Recibir documentos de pedido:

• Contar con los formatos de requerimiento demedicamentos e insumas que permitan evaluarla calidad de los mismos.

• Establecer un cronograma de envío de requerimientos y de despacho.

b.- Ubicar y clasificar los bienes:

• Recibir el documento de despacho.

• Ubicar los medicamentos e insumas y trasladarlos al área de despacho.

• Aplicar el método de despacho PEPE; es decir, dar preferencia a losmedicamentos e insumas con fecha de vencimiento más cercano.

c.- Despachar:

• Verificar con el usuario las cantidades y fechas de vencimiento de losmedicamentos e insumas atendidos.

• En el caso de entrega directa al usuario, suscribir el documento deconformidad de recepción y entrega.

d.- Registrar la salida:

• Registrar la información en las tarjetas de control visible del almacén.

• Actualizar el registro de la información.

e.- Embarcar o trasladar:

• Identificar y utilizar los medios de transporte que garanticen laseguridad y la integridad de los medicamentos e insumas.

• Establecer el sistema: entrega o recogida.

f.- Conformidad en documentos:

• El despacho se termina con la entrega efectiva de los medicamentose insumas y la conformidad de los mismos, suscrita en los documentosadministrativos correspondientes.

• El almacén deberá guardar celosamente los documentos que dejanconstancia que el usuario recibió el medicamento o insumo.

Procesos d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.dicamenlos.lnsumos.n.1 Minist.ri. d. Salud· OIGEMID

Se recomienda que en Subalmacenes Especializados de medicamentosapliquen los pasos señalados en cada una de las etapas del procesoalmacenamiento, adaptándose a la realidad de cada uno de ellos.

Se debe controlar y supervisar las condicionesalmacenamiento, para asegurar la calidad de los medmentos e insumos durante su permanencia en el alm

subalmacén o farmacia hasta que llegue al usuario.

Del mantenimiento del almacén:

Realizar diariamente la limpieza del almacén, subalmao farmacia. El material de limpieza debe estar fueraalmacén.

Fumigar el local del almacén, subalmacén o farmacia paprevenir plagas de animales e insectos que afecten a Imedicamentos.

Adaptado del Documento de trabajo Manual de Procedimientos Operativosdel SISMED - Huánuco.

2.3. Supervisión al Personal:

La supervisión tiene por objeto guiar, apoyar y asistir al personal para querealice sus tareas eficientemente. Es importante motivarlos. resolver cualquierconflicto. problema o emergencia y hacer esfuerzos para mejorar sudesempeño.El personal que supervisa debe poseer la experiencia y calificación adecuadaspara que puedan realizar las tareas de supervisión.

Se recomienda la capacitación básica a todo personal que labora en losalmacenes y farmacias sobre la teoría y práctica de la BPA; especialmente elpersonal nuevo debe recibir capacitación adecuada a las responsabilidadesque se le asigna. La capacitación debe ser continua y debe evaluarse suefectividad periódicamente. Los programas de capacitación deben estar alalcance de todo el personal, y se debe llevar un registro de dichos programas.

Procesos d.1 Sisl8ma d. Suministro d. M.dicamenlas • Insumas en.1 Ministerio d. Salud· OIGEMID

2.4. Autoinspección:

La autoinspección se define como un procedimiento mediante el cual el propiotrabajador decide si su trabajo está o no de acuerdo con la meta intencional ylos patrones existentes. Se recomienda designar un equipo de autoinspecciónformado por personas expertas en sus respectivos campos (administrativo otécnico) y conocedoras de las Buenas Prácticas de Almacenamiento.

Es pertinente preparar instrucciones escritas referentes a la autoinspección afin de establecer un minimo de normas y requisitos uniformes que abarquen,al menos, los siguientes puntos:

a. Personal.

b. Instalaciones.

c. Mantenimiento de edificios y equipos.

d. Almacenamiento de medicamentos e insumos.

e. Documentación.

f. Saneamiento e higiene.

g. Procedimientos de retiro de medicamentos e insumos del mercado.

h. Manejo de reclamos.

i. Resultados de las autoinspecciones anteriores y medidas correctivasadoptadas.

Una vez terminada la autoinspección debe prepararse un informe sobre lamisma, que debe incluir:

a. Resultados de la autoinspección.

b. Evaluación y conclusiones.

c. Medidas preventivas y correctivas recomendadas.

El Director de Medicamentos, Insumos y Drogas, el responsable del SISMED oel jefe del almacén deben evaluar tanto la autoinspección como las medidascorrectivas necesarias y realizar el seguimiento de las mismas.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumns en el Minisleño de Salud· D1GEMIO

2.5. Saneamiento e Higiene:

Procesos del Sistema de Suministro do Medicamentos BInsumos en el Ministerio de Salud· DIGEMIO

Fumigaciones periódicas del local para eliminar plagas, como roedores einsectos.

Una buena ventilación, libre de gases contaminantes.

Estantes limpios, libres de polvo.

Paredes y pisos de un material de fácil aseo y limpieza; entre si no debenformar ángulo recto sino curvo, que eviten la acumulación de polvo y otroscontaminantes.

Personal sano, aseado y con la vestimenta apropiada, incluyendo guantes,cascos protectores cuando lo requiera.

No consumir alimentos o fumar en las instalaciones del almacén.

Establecer cronograma de limpieza y desinfección.

•

•

•

•

•

•

•

Todas las posibles fuentes de contaminación deben ser eliminadas medianteun programa amplio de saneamiento e higiene. Para ello se recomienda teneren cuenta lo siguiente:

El almacenamiento de medicamentos e insumos debe considerar un elevnivel de saneamiento e higiene, que abarque: instalaciones, equipos y aparatde limpieza y desinfección y todo aquello que puede ser fuente dcontaminación de los medicamentos e insumos, incluido el personal que laboen el almacén, el cual debe garantizar su higiene y estado de salud.

Concluyendo el caso

El caso N" 07 presentado al inicio de este módulo pretendió ilustrar una situaciónproblemática muy común en el Proceso de Almacenamiento de medicamentos einsumas. cuando no se han seguido procedimientos efectivos yno se han tomadoen cuenta las Buenas Prácticas de Almacenamiento. Si hacemos un recuento delos problemas del caso, estos se encuentran referidos a:

Elección de ambiente físico para almacenar medicamentos e insumos concondiciones inadecuadas de infraestructura.

No se tomó en cuenta las consideraciones básicas para seleccionar el local.

No se implementó con equipamiento básico que garanticen la calidad yseguridad de los medicamentos e insumos en el Almacén Especializado.

Carencia de un responsable técnico del Almacén Especializado deMedicamentos.

Incumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento.

Poca coordinación con otros actores involucrados en el Proceso deAlmacenamiento.

Estos problemas generalmente ocasionan que no se garantice el mantenimientode la calidad de los medicamentos e insumos que serán distribuidos a losestablecimientos de salud, alno cumplircon las condicionas de conservación quese requieran. Todo esto conllflva a la pérdida de medicamentos por vencimientoy/o deterioro, que desde luego afectan a quienas astán involucrados en elsistema

de suministro y, de manera especie/, a quienes son usuarios(as) del tltllVício. Sinembargo, como hemos podido comprobar en este módulo, muchos de losproblemas identificados pueden ser evitados y/o l'fIlItII'tidos si as que hay unadecuado conocimiento y aplicación de las BuenasPrkticas de Al_mientoy de los procedimientos n_ríos. ÚI infonnación que se ha ptfIS8Irtado hastaaqul¡HWtende contribuir a _ fin.

Procesos d.1 Si'l.ma d. Sumini'tro d••IBdicamsn!DS .Insum" sn.1 Mini'l.ria d. Salud· OIC!MIO

El principal objetivo de la gestión de distribución es mantener un suministropermanente de medicamentos e insumas en los establecimientos que losrequieran, garantizando al mismo tiempo que los recursos se utilicen de unamanera efectiva. Por ello presentamos un flujograma del proceso dedistribución, los elementos principales de una red de distribución, los criteriostécnicos y administrativos; asimismo, hacemos referencia a las consideracionespara la implementación de un nuevo nivel de almacenamiento (subalmacén) ytransporte de medicamentos e insumas.

---ceEI principal objetivo de la gestión de distribución

es mantener un suministro permanente de

medicamentos e insumos en los establecimientos

que los requieran, garantizando al mismo tiempo

que los recursos se utilicen de una manera

efectivan

.- - .

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud -DIGEMIO

CRITERIOS DEPROGRAMACiÓN

( FIN)

ENVío A TRAVÉS DETRANSPORTISTA

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentlls eInsumos en el Ministerio de Salud -DIGEMIO

VERIFICACiÓN YACEPTACION

(Usuario)

FIN

ETAPA DE EMBALAJE YDESPACHO

EMISiÓN DE GUiA

EVALUACiÓN DEREQUERIMIENTO

(Responsable SISMED)

INICIO

REQUERIMIENTO/ASIGNACiÓN(Cuadro dedistribuc.ió:n~)_ ...

3.1. Flujograma del Proceso de Distribución:

3.2.Red de distribución: Elementos principales:

la Red de Distribución está formada por un conjunto de EstablecimientosSalud, organizados con cierto orden jerárquico (de almacenes, subalmacencentros y puestos de salud). Se constituyen como los puntos de entrega dmedicamentos e insumas. adecuadamente ordenados por rutas, dentro de unSistema de Suministro; para ello, se debe contar con un Sistema deDistribución.

El diseño de un sistema de distribución requiere un análisis de costos y unaplanificación operacional. El análisis de costos puede ayudar a garantizar eluso más eficiente de los recursos de almacenamiento, transporte y recursoshumanos. Una vez organizado el sistema. es necesario realizar supervisionespara asegurar su correcto funcionamiento.

Entre los principales elementos de un sistema de distribución tenemos:

a. Diseño del sistema de distribución

b. Sistema de información

c. Almacenamiento

d. Entrega

a. Diseño del Sistema de Distribución, en el que se debe tomar en cuenta:

• Cobertura geográfica o de población.

• Grado de centralización: dependiendo del grado de centralización,un Sistema de Distribución puede ser centralizado o descentralizado.

• Modalidad de Requisición (Requerimiento) Vs Modalidad deAsignación: se debe tomar una decisión respecto a quiénes realizaránlos pedidos de medicamentos e insumos.

Procesos del Sistema de Suministro da Medicamentos BInSUr.1DS en el MinisteriD de Salud· D1GEMIO

ProCBSOS del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud- OIGEMIO

• Personal.

· Personal del nivel operativo es competente en el control

de inventario.

· la demanda supera la oferta de los medicamentos e

insumos disponibles, por lo que es necesario darle

prioridad a las atenciones de requerimiento.

· Útil en las situaciones de desastre, y cuando la Ifnea de

distribución no funciona a todos los niveles del sistema.

· Se maneja un número limitado de medicamentos e

insumos.

Modalidad de distribución de medicamentos e insumos en

el que el almacén determina la cantidad y el tipo de

medicamentos a entregar a los Establecimientos de Salud.

Condiciones que favorecen a la modalidad de Asignación:

Número de niveles en el sistema. La determinación del número óptimode niveles se debe hacer individualmente, según las necesidades y laslimitaciones de recursos, sopesando los beneficios frente a lasconsideraciones de costo.

•

Entre los factores a tener en cuenta para determinar el número de niveles dealmacenes, tenemos:

• Factores geográficos y demográficos.

• Disponibilidad de almacenamiento.

• Medios de transporte.

Modalidad de distribución de medicamentos e

insumos en el que cada establecimiento de salud

determina el tipo y la cantidad de medicamentos a

solicitar al almacén.

• Limitaciones políticas y de otros recursos (decisiones de la DirecciónRegional de Salud de instalar Subalmacenes Especializados demedicamentos).

· Personal del nivel operativo es competente en la

evaluación de las necesidades y la gestión de

inventario.

· Existe supervisión Vcontrol permanente por parte del

Almacén Especializado.

· Se maneja una gama de medicamentos e insumos.

· En el Almacén Especializado se dispone de suministro

suficiente para cubrir todas las necesidades de los

establecimientos.

Condiciones que favorecen a la modalidad de Requisición:

b.- Sistema de información·. Es importante contar con una informaciónviable y fiable sobre la gestión, a fin de coordinar la Red de Distribución,como:

" Control de inventario.

" Registro e impresos.

" Informes sobre consumo.

" Flujo de información.

"Este punto se está desarrollando ampliamente en el Módulo V-Gestión deStock, y en el Módulo VI-Sistema de Información.

c.- Almacenamiento. Es importante contar con la infraestructura adecuadapara mantener la calidad de los medicamentos e insumos.

• Selección de los almacenes. El lugar más adecuado para un almacéndepende de factores geográficos. demográficos y de comunicaciones.

" Sistema de manejo de medicamentos e insumos.

" Cumplimiento de pedidos.

d.- La Entrega. Garantizar la oportunidad de la entrega de medicamentos einsumos a los Establecimientos de Salud, para lo cual se debe tener encuenta:

" Elección de transporte: con frecuencia el transporte es el vínculomenos fiable de un sistema de distribución, por lo que se recomiendala planificación del transporte, cuyo objetivo debe ser elmantenimiento de la calidad de los medicamentos e insumos duranteel mismo, asi como la oportunidad de entrega a los Establecimientosde Salud.

• Entrega Vs recojo: Tener en cuenta lo siguiente:

Pr.mOl del Sil18m' de Suminilu, de Uedicam.ntOl' InsumOl ...1Minilt.ri. d. S,lud· OIGEUID

• Establecimiento de rutas, a fin de optimizar la distribución demedicamentos e insumos. Se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

-Puede elevar el costo total de! transpone.

- Ofrece la posibilidad de hacer cembios deproductos farmacéuticos.

- Facilita la interacción entre el personal de}os Establecimientos de Salud con elpersonal del Almacén Especializado.

. Reposición inmediata de productos rotos,averiados, faltantes o que presentenalguna observación.

- Movilización del personal de losEstablecimientos de Salud.

Modalidad de distribución demedicamentos e insumos por el cual estosson recogidos del Almacén Especializado ytransportados hasta el Establecimiento deSalud. En ambos casos es deresponsabilidad del personal delEstablecimiento de Salud.

- Inseguridad en el transporte de losproductos por esta, a eargo de unasola persona.

- 8 personal del Establecimiento de Saludpuade tender a aumenter la frecuencia delas visitas por otros motivos.

- los Establecimientos de SakJd ..-....... ....- euendo Iogue el vehIcuIo opuede no hobef un penonal mponsebIepara recibir los medicamtlfllos.

Proc"os d.l Sisl.m. d. Suministro d. M.dicam.ntos .Insumos In.l Minist.rio de S.lud -OIGEMID

- No hay r"""sición iMl8di1llll delos productos rotos, 1Mriados, f81tantos oque presenten a1QUl1ll observación.

Modalidad de distribución demedicamentos e insumos por el cuaJ estosson transportados dasde el AlmacénEspecializado hasta los Establecimientos deSalud. la responsabilidad corresponde alpersonal de! Almacén Especializado.

- Necesíta instalaciones de transportefiables, asl como de un buen plan dedistribución que prevea que el personal dealmacén sea responsable de la seguridadde los medicamentos e insumos quetraslada.

- Personal permanece en losEstablecimientos de Salud.

- Mayor seguridad en el transporte por lacustodia de más de una persona.

- Optimización de recursos si la entrega demedicamentos e insumos coincide conotras entregas y visitas programadas a losEstablecimientos de Salud.

Contar con buenas rutas de transporte entre los AlmacenesEspecializados V Subalmacenes, de tal manera de optimizar lasentregas de medicamentos e insumos, debiendo buscar la fiabilidad

de las rutas V velar por el cumplimiento de las condiciones dealmacenamiento V conservación.

• Rutas de distribución primaria V localización de almacenesintermedios (SUBALMACENES)

Definición

Ventajas

Desventajas

• Rutas de distribución secundaria: (Puntos de Tránsito o Intermedios)

Estas rutas unen a los almacenes intermedios con los Establecimientos deSalud. Para establecer estas rutas es importante contar con información localde:

Periodicidad de las entregas: Al definir la periodicidad de las entregaspara cada Establecimiento de Salud se debe tener en cuenta la capacidadde almacenamiento de los Almacenes Especializados. Subalmacenes yde los Establecimientos de Salud.

Utilización eficiente del transporte.

Factores climáticos.

En el ceso N° 02 presentado

inicialmente, el responsable deDIREMID y el del SISMED debieron

evaluar todos los factoresmencionados anteriormente para

evitar los problemas de la

distribución.

PI"..os dol Sistoma do Suminislnl do Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud· OIGEMID

Diagrama de una Red de Distribución de medicamentos e insumas

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I DISA I•

- - - -.. Flujo general de distribución

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~ ... ~--,,,,,,

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FUNCiÓNDistribuye asub almacenes de medicamentos.Distribuye aestablecimientos de salud segúncronograma previamente establecido.

Almacena distribuye aestIbIec:imient de salud segúnlo estIbIec:Yoo. 8 punto de rinsito recibe lolI productosempequetados del sub almIcén y los entrega • loaestIbIec:imientos de su jlIIildic:ciólLRecoge mecIic:al,.,tos seg(Jn CRlIIOQI."1 ."'Ido

Prepara requerimiento según cronograma establecido.Recoge medicamentos según cronograma establecido.

..~:.­¡s.~•¡¡;og:=¡¡;~;;;

Fuente: Informe de Consultoría - Implementación de las Estrategias de Intervención para la Mejora de Procesos del SISMED en la DISAHuánuco Mg. Raúl Cruzado adaptado del documento de Trabajo Manual de Procedimientos Operativos del SISMED - Huánuco.

3.3. Criterios técnicos y administrativos en un Procesde Distribución de Medicamentos e Insumas:

Toda distribución de medicamentos e insumos a los establecimientos de salo servicios debe documentarse y establecerse mecanismos de solicitudpedidos y elaboración de formatos que incluyan la información pertinente.

Criterios técnicos y administrativos en un proceso dedistribución

• Determinar el número de niveles de almacenamiento en el sistema.

• Determinar la ubicación de los centros de almacenamiento.

• Estimar los stocks de seguridad en cada nivel de almacenamiento.

• Estimar los intervalos de frecuencia de pedidos.

• Seleccionar un método para la distribución de los medicamentos e insumosa las unidades de usuario.

• Establecer métodos de transporte.

• Desarrollar rutas de transporte factibles y económicas.

• Calcular los gastos operativos y evaluar el sistema con relación a los costos.

• Establecer cronogramas de atención. Los cronogramas de atención a losEstablecimientos de Salud deberán responder a:

,. Distancia o tiempo del Establecimiento de Salud al AlmacénEspecializado (A < tiempo o distancia, > número de atencionesmensuales).

:-- Stocks de seguridad que manejan los Establecimientos de Salud.(A < stock seguridad, > número de atenciones mensuales).

• Establecer mecanismos de atención de requerimientos de «urgencia» y«ajuste de stocks».

• Establecer una fluida relación almacén-Establecimiento de Salud.

PrOC9S0S del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud· DIGEMID

3.5. Transporte de medicamentos e insumos:

P,.ce.os d.1 Si.l.m. d. Sumini.t,. d. ""'dicamDOlos.lnsumos DO.I Mini.t.ri. d. S.lud· DIG[MID

Recursos humanos capacitados: aspectos administrativos y técnicos.

Infraestructura y equipos: área de almacenamiento adecuada y segura,equipos de almacenamiento, equipos informáticos.

Recursos económicos: solidez de los gastos administrativos del fondo demedicamentos.

Sistemas de información que permitan la evaluación del almacén y losestablecimientos de salud de su jurisdicción.

Normas y procedimientos.

Adecuado diseño del Sistema de Distribución de medicamentos e insumosa los Establecimientos de Salud.

Consideraciones para la implementación de unnuevo nivel de almacenamiento:

•

•

•

•

•

•

El transporte nos permitirá hacer llegar los medicamentos e insumos querequieren los establecimientos de salud. Por ello, en el momento de la elecciónse debe tomar en cuenta el tipo de transporte, los recursos necesarios para lamovilización y la factibilidad de uso de ellos, así como posibles alternativas.

La cadena de frío no debe romperse con el transporte. Es recomendable recurrira dispositivos apropiados a fin de lograr temperaturas óptimas para vacunas,insulinas y otros productos biológicos durante el recorrido.

La calidad del medicamento o insumo puede deteriorarse en el transporte. Portanto, la selección del tipo de vehículo es una precondición para cumplir enforma satisfactoria y evitar la acción destructiva del calor excesivo, de la luzsolar y de la humedad; más aún cuando los recorridos son extensos y latemperatura es muy alta.

3.4.

Recomendaciones para la organización deuna red de transporte

• Definir si la actividad general de distribución-recepción-almacenamiendistribución dentro del sistema de suministro, va a ser descentralizado mixta (Aplica en subalmacenes especializados de medicamentos).

• Establecer si el transporte corre o no a cargo del proveedor, a través deun análisis de aprovisionamiento en relación con el costo - beneficio.

• Hacer un diagnóstico del área geográfica de cobertura del almacén osubalmacén para identificar los tipo de establecimientos de salud dejurisdicción, distancias, vías de acceso, etc.

• Decidir si se recurre a empresas comerciales de transporte o se utilizael transporte del almacén, subalmacén, establecimiento de salud oambas modalidades, lo cual se establece con un estudio de costos.

• Realizar la tramitación final de documentos y comprobantes de entregapara remitirlos a las diferentes dependencias administrativas.

• Considerar que en la recepción de los medicamentos, en los diferentesniveles del sistema de salud, son aplicables los procedimientos deverificación del cumplimiento de las especificaciones administrativas ytécnicas, para poder responder por la calidad de la atención.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud· OlGEMIO

• La distribución de medicamentos deberá efectuarse bajo lametodología PEPE: "Primero en Expirar, Primero enEntregan>.

•

•

•

•

•

•

El objetivo de la distribución es asegurar una adecuadadisponibilidad de medicamentos e insumos en los centros ypuesto de salud, en cantidades y condiciones adecuadas yen el momento oportuno.

En el Almacén Especializado de Medicamentos se verificaráque el requerimiento de los establecimientos correspondaa las reales necesidades, emitiéndose la guía de remisióncorrespondiente.

El personal del Almacén Especializado de Medicamentos,conjuntamente con el responsable de farmacia delestablecimiento, debe contar los medicamentos e insumosy verificar sus características externas.

El embalaje de los medicamentos e insumos debe realizarseen caja de cartón o bolsas limpias, de tamaño apropiado alpeso y volumen; asimismo, se recomienda la rotulaciónrespectiva.

Las guías de remisión deben ser archivadas por el almacény por el Establecimiento de Salud que recibe losmedicamentos e insumos.

Para establecer una Red de Distribución se toma en cuenta lasiguiente información:

~ DISA.

~ Red.

~ Microrred.

~ Establecimiento de salud.

~ Lugar donde recoger sus medicamentos e

insumos.

~ Tipo de abastecimiento.

~ Nivel mínimo y nivel máximo de medicamentos

e insumos (stocks).

~ Período de abastecimiento.

~ Cronograma de distribución.

Procesos oel Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud -OIGEMIO

Procosos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud· OIGEMID

La adecuada distribución de medicamentos e

insumas supone una serie de condiciones que

se deben cumplir, por lo que en el caso N° 2,

el Director de DIREMID debió evaluar la

pertinencia de establecer un Subalmacén opunto intermedio y la capacitación

permanente del personal para optimizar el

proceso de distribución hacia los

establecimientos más alejados.

El Almacén Especializado de Medicamentos entrega los medicamentose insumos a ciertas microrredes (no es Subalmacén), donde losresponsables de los establecimientos llegan para recoger susmedicamentos e insumos. En otros casos, el personal de la microrredrespectiva recoge los medicamentos del Almacén Especializado deMedicamentos de la DISA para todos los establecimientos de lajurisdicción de su microrred. Estos se denominan puntos de tránsito.

El Almacén Especializado de Medicamentos entrega los medicamentose insumos a los Subalmacenes respectivos, previa coordinación defechas de entrega de los medicamentos e insumos. En estos puntosllegan los responsables de los Establecimientos de Salud de lajurisdicción a recoger sus medicamentos e insumos.

•

•

Procedimiento general:

Adaptado del Documento de Trabajo Manual de Procedimientos Operativos delSISMED-Huánuco .

4.1.Disposiciones generales:

En la Directiva del SISMED se establecen los Procedimientos de GestiónAdministrativa en el Almacén Especializado, cuyo objetivo es constituir elprocedimiento administrativo a seguir en el Almacén Especializado para elingreso y la distribución de medicamentos e insumas médico-quirúrgicos ",que se presenta en el Anexo 2.

~ de contIlII __ qua acreciIa el tresIado de bienes del

lIInIadn general de IogIstic1 el Aknac*l Esp8' jeli.ado de medic...... \101 osarvicio de Iarrnacia. seg6n .. el caso.

Es una área flsiea para 11 conservación. seguridad, manejo y conIJol demadicamentos e insumas mádiClHluirúrgicos.· Se ciñe a lis Buenos PYác1icesda Almocenamiento (BPAI,Está bajo 11 dirección Y respons8bilidad tácniea de un proIesiOll8l químicofannacéutico.Se constituye • partir de los denominados canIJOS de dislribución Y demásalmoc8nes llllisIantas de medicamentos e insumos mécIico-quirúrg en lisdireccionea de salud.

Una área flsica seleccionada baio critorios técnicos adecuados, destinado a lacustodia y conS8MlCión da bienes que van a ompInrse para la pt'oducción deservicios obienes económicos.

Pr.." .. d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.dicam.nt.. alnsum...nal Minist.rio d. Salud· DlSEMID

En este capítulo se abordan aspectos generales de la gestión administrativa,que comprenden: la identificación de las instancias involucradas y sus funcionesrelacionadas con el proceso de almacenamiento y distribución demedicamentos e insumas; los documentos administrativos correspondientes.Además, se hace referencia a las pautas a considerar en este proceso; se relevatambién la importancia de la atención a quejas y reclamos, y el retiro deproductos del mercado.

J< Directiva del S/SMED.

Pedido Provisional deAlmacén - PPA

AlmacénEspecializado

Almacén General

P",cesos del Sistema de Suminist'" de Medicamentos etnsumos en e\ MinislBna de Salud· DICEMIO

4.3.Pautas a considerar en la gestión administrativa:

Emitir normas específicas de almacenamiento, de estrictocumplimiento en el Almacén Especiarozado.Suministrar. verificar Vsupervisar Jos bienes que seencuentran en el almacén.

Implementar Yhacer cumplor el p<ocedimiento.

Custodiar, administrar, registrar y controlar los bienes quese encuentran en el Almacén Especializado.Elaborar documentación para suministro Vdistribución delos medicamentos einsumos médico·quirúrgicos a losEstablecimientos de Salud, Vpedido de comprobante desalida PECOSA· consolidado.

Remitir la información requerida por la Dirección deMedicamentos, Insumos y Orogas opor la instancia que lasolicita.

a. En la medida de las posibilidades económicas de las DISA, DIRESA,Institutos Especializados y Hospitales, se debe contratar pólizas de segurocontra todo riesgo para proteger los bienes custodiados en el AlmacénEspecializado.

c, Las DISA, DIRESA, Hospitales e Institutos Especializados que no cuentencon un Almacén Especializado (centros de distribución) deberánacondicionar un ambiente para el almacenamiento de medicamentos einsumas, que reúna los requisitos mínimos aceptables.

la Dirección u Oficina de Logística o la que haga susveces.

La Dirección General de Salud. InstitutosEspecializados u Hospitales (que sean UnidadesEjecutorasl.

b. Para la administración del Almacén Especializado de Medicamentos setendrá en cuenta lo dispuesto en la Resolución Jefatural W 335-90-INAP/DNA-Manual de Administración de Almacenes-para el Sector PúblicoNacional, en lo que no esté considerado en la directiva del SISMED.

la Dirección de Medicamentos de la DirecciónRegional de Salud, Dirección Subregional de Salud.Direcciones de Salud yJefe de Farmacia de InstitutosEspecializados u Hospitales (que sean UnidadesEjecutoras).

El responsable de medicamentos del centro de salud,puesto de salud y hospital que no sea UnidadEjecutora.

4.2. Funciones de las instancias involucradas en elAlmacenamiento y Distribución de Medicamentoe Insumos:

4.4. Documentos manejados en el Almacenamientoy Distribución de Medicamentos e Insumos:

a) Pedido Provisional de Almacén: PPA

Este es un documento extracontable, utilizado para acreditar la salida de losbienes al Almacén Especializado de Medicamentos'"

b) Guía de Remisión 3.:

Mediante este documento regulado por la SUNAT se sustenta el traslado debienes, e indirectamente permite a la administración tomar conocimiento dela naturaleza del traslado, de las operaciones que existe entre quien remite losbienes y quien recibe los bienes.

Su emisión debe ser individualizada, pues no debe considerarse como destinoun lugar común. Por ejemplo, para el traslado de medicamentos e insumos ala Red Ambo de la DIRESA Huánuco, debe especificarse el nombre del centrode salud. es decir, además de la identificación de la red, debe identificarsetambién el establecimiento de salud, así como el distrito y la provincia.

c) Nota de Entrada (NEA)":

Es un documento fuente que se utiliza para informar sobre el ingreso de bienesal almacén, por conceptos distintos a la adquisición con orden de compra. Esde utilización compartida por la Oficina de Abastecimiento (Dirección deLogística) y Contabilidad.

d) Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA}":

Documento fuente con el que se efectúa el pedido, se autoriza y registra lasalida del medicamento e insumo. Es de utilización compartida por lasdependencias solicitantes, Oficina de Abastecimiento (Dirección de Logística)y Contabilidad.

J$ Directiva del SISMED (Anexo 1)."'Adaptación de GUÍA DE REMISiÓN - CONSULTAS FRECUENTES SOBRE LAS NUEVAS NORMASOUE REGULAN EL TRASLADO DE BIENES.hrrp:llwww.sunar.gob.pelorientacionlcomprobanresPagolpfGuiaremision.htm."Resolución Jefatura N" 335-9D-INAPIDNA (09 Sep 1990) Aprueban Manual de Administración deAlmacenes para el Sector PúbNco Nacional.:NI Resolución Jefarura N" 335-9D-INAPIDNA (09 Sep 1990) Aprueban Manual de Administración deAlmacenes para el Sector Público Nacional.

Proce.os d.1 Si.t.Al. d. S..¡.i.lnI d.ll.dicam••tos .I••umos •••Illi.~l.ri.d. Salud· OIGElllD

4.5.Atención a quejas y/o reclamos:

El Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento establece que deben existirmecanismos que faciliten la presentación de reclamos y devoluciones de partede los usuarios; asimismo, procedimientos escritos para su atención y manejooportuno, que permitan asumir acciones correctivas inmediatas.

Los registros de reclamos se revisarán periódicamente, para determinar si serepite algún problema específico que merezca especial atención y justifiquesu notificación a la autoridad de salud, o que los medicamentos e insumos seretiren del mercado.

• Se debe comprobar si el defecto del medicamento oinsumo que motivó el reclamo compromete a otros lotes oa otros medicamentos e insumas.

•Cada reclamo debe dar lugar a un documento o registro quepermita realizar un análisis estadístico, en el que figure:

al La naturaleza del reclamo.

bl Los resultados de la investigación efectuada.

cl Las medidas adoptadas.

Extraido del Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento - DIGEMI[) ­MINSA

4.6.Retiro de productos del mercado:

Si un medicamento o insumo tiene un defecto o existe sospecha de ello, sedebe retirar de los establecimientos en los que fue distribuido. Se recomiendadesignar a una persona como la responsable de la ejecución y coordinaciónde las órdenes de retiro. Para ello se debe establecer procedimientos escritosque permitan realizar la actividad en forma rápida y efectiva.

El Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento establece los pasos que sedeben seguir para retirar los medicamentos e insumos del mercado.

!'roe"os del Sistema de Su..inis~.delhdica..entos .Insumos en.1 Minist.ri. d. Salud· OIGEMIO

Concluyendo el caso

El caso N" 02 presentado en este módulo pretendió ilustrar una situaciónproblemática, muy común durante la distribución de medicamentos e insumas,cuando no se siguieron procedimientos efectivos y no se tomaron en cuenta lasconsideraciones básicas para su distribución. Si hacemos un recuento de losproblemas del caso, estos se encuentran referidos a:

• Retraso de atención de requerimientos de medicamentos e insumos de losestablecimientos de salud.

• Mal embalaje.

• No se revisaron estrategias para garantizar el transporte a zonaslejanas o inaccesibles.

• Inexperiencia del persqnal que labora en el Almacén Especializado deMedicamentos.

Estos problemas afectan la disponibilidad oportuna de medicamentos e insumosen los establecimientos de salud, al retrasar las distribuciones y no llegar encondiciones adecuadas de embalaje y transporte; asimismo, produce pérdidaspordeterioro durante el transporte.

Todo esto origina las quejas del personal que labora en los establecimientos desalud pues este problema de disponibilidad afecta la calidad de atención a losusuarios. Sin embargo, como hemos podido comprobar en aste módulo, muchosde los problemas identificados pueden serevitados y/o revertidossies que la DISAdefina su Redde Distribución acorde a la realidaddesuzona. se aplican los criteriosmínimospara salacción de transporte de medicamentose insumas, yse CJlpacita alparsonal del Almacftn para garantizar un embalaje y lltiquetado adacuado. ÚI

información qua se ha prestlntlIdo hasta aquípmanda contribuira asa fin.

Procesos d.1 Si.l.ma d. Sumini.lro d. M.dicam.nlos.lnsumos.n.1 Mini.l.no d. Salud· DIGEMIO

Pro,",", del Sislema de Suminislro d. M.d¡camenlas eInsumas en.1 Minislerio d. Salud· OIGEMID

Los indicadores de evaluación nos permiten, entre otros:

= N° de Items atendidos x 100N° total de Items requeridos

Identificar las distorsiones.

Comparar en forma objetiva y homogénea.

Monitorear la evolución del sistema (tablero control).

Orientar intervenciones correctivas.

Valores por debajo de 100 indican que la atención por algún proveedor (oabastecedor) del almacén y subalmacén privado o público es menor a lorequerido por la Unidad Ejecutora. Esto representa un potencial riesgo dedesabastecimiento.

Estándar: = 100 %.

Interpretación:

Operacionalidad:

La falta de coincidencia entre lo atendido y lo requerido puede conllevar aproblemas en la disponibilidad de medicamentos e insumas en losEstablecimientos de Salud y desatender las necesidades terapéuticas de lapoblación.

Nivel de Uso: DISA, Unidades Ejecutoras, InstitutosEspecializados, Hospitales.

% de medicamentos efectivamenteatendidos Vs requerimiento (Items)

Justificación:

Son herramientas que permiten a los administradores y evaluadores del sistemacomparar en forma periódica los resultados reales del proceso con losresultados que se esperan. Las principales características de todo indicadorson: importancia, medición, confiabilidad y validez.

•

•

•

•

•

•

•

•

•

5.1. Porcentaje de medicamentos efectivamenteatendidos Vs Requerimiento:

------------------10

Procesos del Sistema de Suministro di Medicamentos elnsumos en el MinislBrio de Salud· DlGEMIO

EJEMPLO:

x 100

N° de Items atendidos x 100N° total de Items requeridos

= 38 X 10040

N° total de reclamos presentadosN° de despachos realizados

Justificación:

Valores por encima de 100 indican que la atención por algun proveedordel almacén o subalmacén es mayor a lo requerido por el establecimiento.lo que representa un potencial riesgo de sobre stock.

Periodicidad: Mensual.

Fuentes de información: Formato de Requerimiento y guía de remisión.

Estándar: = O %

•

•

• Operacionalidad:

N° total de items del requerimiento = 40N° de items atendidos = 38

% de medicamentos efectivamente atendidos Vsrequerimiento (Itemsl = 95%

•

•

% de medicamentos efectivamente =atendidos Vs requerimiento (Items)

La falta de coincidencia entre lo atendido y lo registrado en la guía de remisiónevidencia un problema de efectividad en la etapa de embalaje y entrega. conimplicancias en la disponibilidad de medicamentos e insumas.

% de Reclamos =

5.2. Porcentaje de reclamos efectuados por deficientedespacho en el Almacén y Subalmacén Especializadosde Medicamentos:

• Nivel de Uso: DISA, Unidades Ejecutoras, Institutos EspecializadHospitales.

• Interpretación:

Valores por encima de 0% reflejan que la atención del AlmacénSubalmacén Especializados de Medicamentos no es efectiva, lo qrepresenta un potencial riesgo de desabastecimiento para Iestablecimientos de salud.

• Fuentes de información: Documentos de reclamos efectuadosestadística de la cantidad de despachos o atenciones realizadas.

• Periodicidad: Mensual.

EJEMPLO:

N° total de reclamos realizados en un mes = 5N° de despachos o atenciones realizadas en el mes ='50

% de reclamos = N° de reclamos presentados x '00N° total de despachos realizados

= 5 X 100150

% de reclamos en el mes = 3,33%

5.3. Porcentaje de entregas efectivas y oportunas:

• Justificación:

Todo sistema de distribución de medicamentos tiene como objetivomantener un sistema constante de medicamentos y suministros en losestablecimientos de salud, para lo cual se deben planificar las entregas arealizar, señalando un cronograma previamente establecido.

Muchos prestadores refieren que el mecanismo y sistema de entrega delos medicamentos e insumos por parte de la DISA debe mejorarse, puesafecta la oportunidad de la disponibilidad. Para ello es necesaria laevaluación del cumplimiento de la programación de distribución y laoportunidad de la misma.

Procesos del Sistllma de Suministro de Medicamentos elnsumos en el Ministerio de Salud· OIGEMIO

EJEMPLO:

PIlI'esOS del Sistema de Suminisko de Medicamentos elnsumos en el Mini.terio de Salud· OIGEMID •.

= 1Q. x 10015

N° de entregas realizadas oportunamente x 100N° de entregas programadas

N° de entregas realizadas oportunamente x 100N° de entrega;; programadas

Interpretación: Su resultado indica el porcentaje de entregas realizadasoportunamente, según la programación de la distribución.

Fuentes de información: Plan de distribución, cronograma dedistribución y guia de remisión.

Periodicidad: mensual.

Nivel de uso: DISA. Unidades Ejecutoras, Hospitales.

N° de entregas programadas en el mes evaluado = 15N° de entregas realizadas en el mes evaluado = 13N° de entregas realizadas oportunamente en el mes evaluado = 10

% de entregas efectivas y oportunas = 66,7%

• Estándar: = 100%

• Operacionalidad:

% de entregas efectivas =y oportunas

% de entregas efectivas =y oportunas

•

•

•

•

Para recordar

Un buen sistema de almacenamiento es importante para ofrecermedicamentos e insumas de calidad.

El almacén debe ubicarse en una zona segura y limpia.

El almacén debe contar con personal idóneo para los aspectos técnicosy administrativos y permanentemente capacitado, a fin de salvaguardarlos recursos de la institución.

El Almacén Especializado debe estar bajo la responsabilidad técnica deun Químico Farmacéutico, para garantizar la conservación de losmedicamentos e insumos durante su permanencia en el almacén.

Se deben controlar y supervisar permanentemente las condiciones dealmacenamiento, para asegurar la calidad de los medicamentos einsumas durante su permanencia en el Almacén Especializado ySubalmacén de Medicamentos.

Todos los medicamentos e insumas que se reciban en el AlmacénEspecializado o Subalmacén de Medicamentos deberán ser previamenteexaminados, verificando su correcta identidad, cantidad y calidad.

La fecha de vencimiento de un medicamento e insumo indica su tiempode utilidad. No es cierto que los medicamentos e insumos tengan tresmeses más de vigencia después de su fecha de vencimiento.

La distribución de medicamentos e insumas deberá efectuarse bajo lametodologia PEPE, "Primero en Expirar, Primero en Entregan).

La elección del transporte es fundamental para garantizar la oportunidady el mantenimiento de la calidad de los medicamentos e insumos.

Es recomendable establecer niveles intermedios de distribución, segúnlas características de cada zona, para optimizar la entrega demedicamentos e insumos.

Procesas del Sistema de Suministro de Medicamentos BInsu.lIDS en el Ministeño de Salud· OIGEMID

Verificando lo aprendidoAutoevaluación

Ahora conviene revisar los diferentes aspectos del proceso de almacenamientoy distribución de medicamentos e insumos. Para aclarar dudas sobre lasrespuestas, puede recurrir a la bibliografía recomendada.

1. Enumere las áreas básicas de un almacén de medicamentos e insumos.

2. Señale la importancia del cumplimiento de Buenas Prácticas deAlmacenamiento.

3. Responda cómo haría para controlar la temperatura ambiental y la humedaden el Almacén Especializado de Medicamentos.

4. Señale cuál NO corresponde a características de medicamentos alterados,marque con un aspa ( x ).

) Olor

) Color

) Fecha de vencimiento

) Fraccionamiento

) Resecamiento

) Humedecimiento

5. Responda qué procedimientos básicos aplicaría para garantizar el Proceso deAlmacenamiento y Distribución.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumos en 81 Minisleño de Salud· OIGEMIO

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1

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10. Responda con qué oficinas de la DISA coordinaría con la finalidad de garantizarun buen proceso de almacenamiento y distribución de medicamentos einsumos. Señale por qué.

7. Responda, si le encargan planificar el Sistema de Distribución de su DISA,¿cuándo usaria el sistema de asignación y cuándo el sistema de requisición?

9. Responda qué sistema de ordenamiento de los medicamentos e insumosutilizaria en el almacenamiento. Señale por qué.

8. Responda qué sistema de ubicación de los medicamentos e insumos utilizariaen el almacenamiento. Señale por qué.

6. Indique los principales factores que determinan las caracteristicas de un sistemade distribución.

Procesos del Sistema de Suministro de MedicamentOlelnsumOl en el Ministerio de Salud· DIGEMIO

1. Almacén Especializado: Es un área física para la conservación, seguridad,manejo y control de medicamentos e insumos médico-quirúrgicos. Estese encuentra ceñido a las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) ybajo dirección y responsabilidad de un profesional Quimico Farmacéutico.

2. Buenas Prácticas de Almacenamiento: Las Buenas Prácticas deAlmacenamiento (BPA) son un conjunto de normas minimas que establecenlos requisitos y procedimientos operativos, destinados a garantizar elmantenimiento de las condiciones y las caracteristicas de los productosfarmacéuticos y afines, a través de la red de distribución y dispensación.

3. Calificado: Persona que reúne todas las características necesarias pararealizar una actividad.

4. Capacitado: Persona que ha sido habilitada para realizar algo.

5. Conciliación: Comparación con un margen de tolerancia para lasvariaciones normales.

6. Contenido: Material o producto que se encuentra dentro de un envase.

7. Defecto: "Cualquier desviación del producto a las especificacionespreviamente establecidas»3.

8. Desembalar: Quitar los embalajes de productos que vienen en paquetes,cajas, etc.

9. Embalaje: Caja o cubierta con que se resguardan los materiales oproductos para ser transportados.

10. Envase inmediato o primario: Envase dentro del cual se colocadirectamente el producto en la forma farmacéutica terminada en supresentacion definitiva.

11. Envase mediato o secundario: Envase definitivo o material de empaquedentro del cual se coloca el envase inmediato y es usado para la distribucióny comercialización de un producto.

12. Insumo: Sustancia o material que, transformado o incorporado, va aformar parte de un producto terminado.

39 Cooperativa de Hospitales de AntioqU;8. Gerencia y Administración de Sistemas de Suministro deMedicamentos Esenciales.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos BInsumos en el Ministerio de Salud· OIGEUID

13. Inventario: Cantidad total de existencias disponibles en cualquier lugarde almacenamiento.

14. Muestra: Parte o porclon extraída de un conjunto, por métodos quepermiten considerarla como representativa. y cuyas observaciones puedeninferirse a toda la población.

15. Muestreo: Técnica empleada para seleccionar una pequeña parte,estadísticamente determinada de un conjunto, que por su tamaño se haceprácticamente imposible analizar uno a uno sus elementos. A través delmuestreo se llega a conclusiones generalizadas de todo un lote. aplicando lasleyes de la probabilidad de una muestra tomada al azar.

16. PEPE: "Primero en Expirar. Primero en Entregar», siglas en español queson igual que FEFO (First Expire-First Outputl. siglas en ingles.

17. Proveedor: Persona o empresa encargada de abastecer o suministrarproductos o materiales necesarios para un fin determinado.

18. Rotulado: Leyenda o escrito. Inserto o prospecto que se imprime oadhiere en los envases del producto y se le adjunta o lo acompaña. y quecontiene la información técnica que obra en el registro sanitario del producto.

19. Sistema FEFO: Sistema de rotación de productos almacenados queestablece que los productos que primero expiran son los que primero salen(First Expire-First Output) , independientemente del orden en los que se reciban.

20. Sistema FIFO: Sistema de rotación de productos almacenados queestablece que los productos que primero ingresan son los que primero salen

(First Input-First Output).

21. Subalmacén de medicamentos: Es un área física para laconservación, seguridad, manejo y control de medicamentos e insumosmédico-quirúrgicos, que cuenta con condiciones adecuadas para elalmacenamiento y la conservación de estos productos. Se ubican en redes ymicrorredes. y dependen funcionalmente de la Dirección de Medicamentos,lnsumos y Drogas.

22. Tarjeta de almacén: Tarjeta en la que se registran las entradas, salidasy los saldos mantenidos en los almacenes. Las tarjetas se guardan en el almacén.junto con las existencias físicas.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos E10 el Ministerio de Salud· OIGEMID

Bibliografía

1. Dispensación y Distribución de Medicamentos - Manual de FarmaciaHospitalaria, España.

2. MINSA - Dirección General de Medicamentos, Insumas y Drogas.Evaluación de la Situación de los Medicamentos en Perú, Lima 1997,Octubre 1997.

3. COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA. Gerencia yAdministración de Sistemas de Suministro de Medicamentos Esenciales,Tomo 1 y 2.

4. Management Sciences for Health - MSH. Gestión del Suministro deMedicamentos, 2002.

5. MG. CRUZADO UBILLÚS, Raúl. Informe de Consultoría - Implementaciónde las Estrategias de Intervención para la Mejora de Procesos del SISMEDen la DISA Huánuco.

6. DOMíNGUEZ GIBALDO, Gerardo. Indicadores de Gestión, 1era Edición,Colombia, 1998.

7. GAJARDO OSORIO, Rubén Patricio. Logistica Base de la Gestión deNegocios, 2002.

8. SISMED. Manual de Indicadores del Sistema Integrado de Suministro deMedicamentos e Insumas Médico - Quirúrgicos, Lima, Perú, 2002.

9. SISMED - MINISTERIO DE SALUD. Documento de Trabajo - Manual deProcedimientos Operativos del Sistema Integrado de Suministro deMedicamentos e Insumas Médico - Quirúrgicos, Huánuco, Perú, 2004.

10. MINISTERIO DE SALUD - PROYECTO SALUD Y NUTRICiÓN BÁSICA.Manual de Procedimientos en Farmacia y Botiquines para Centros y Puestosde Salud, 1999.

11. GIRÓN AGUILAR, Nora (1) - RODRíGUEZ DE BITINER, Magaly (2). SerieMedicamentos Esenciales y Tecnologia - Guia para el Desarrollo de Serviciosde Farmacia Hospitalaria.

12. GIRÓN AGUILAR, Nora (1) - D'ALESSIO, Rosario (2). Serie MedicamentosEsenciales y Tecnologia, Logistica del Suministro de Medicamentos.

13. MINISTERIO DE SALUD. Situación de los Medicamentos en tresDepartamentos del Perú - Programa RPM PLUS, MSH, Mayo, 2002.

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumos en el Ministerio de Salud -DIGEUID

SITIOS WEB CONSULTADOS:

14. WWW.MINSA.GOB.PE/INFODIGEMID

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos elnsumos en el MiniSlen, de Salud· OIGEMID