C13 Interesados PMBOK 5a Ed

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13. Gestin de los Interesados del Proyecto


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Agenda

Introduccin.

Procesos.

13.1 Identificar a los Interesados.

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados.

13.3 Gestionar la Participacin de los Interesados.

13.4 Controlar la Participacin de los Interesados.


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Introduccin

Identificar personas, grupos y organizaciones que podran ser o que son impactadas por el

proyecto.

Analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto.

Desarrollar estrategias de gestin para comprometer efectivamente a los interesados

en las decisiones del proyecto.

La habilidad del director del proyecto para identificar correctamente y gestionar apropiadamente a los interesados puede significar la diferencia entre el xito y el fracaso.

Introduccin


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13.1 Identificar a los Interesados


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Identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden ser o que son impactadas por una decisin,

actividad o resultado del proyecto.

Analizar y documentar informacin relevante en relacin a sus intereses, participacin, interdependencias,

influencias y potencial impacto en el xito del proyecto.

Identificar el enfoque apropiado para cada interesado. Incluyen clientes, patrocinadores, organizacin y pblico.

Introduccin

Identificar a los Interesados

Los interesados deben ser clasificados segn su inters, influencia y participacin en el proyecto.


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SALIDAS

TCNICAS ENTRADAS

Entradas Tcnicas - Salidas

Registro de Interesados

Acta de Constitucin del Proyecto

FAE APO

Documentos de la Adquisicin Juicio de Expertos


Reuniones Anlisis de Interesados


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Diagrama de Flujo del Proceso


Fuente: PMBOK 5 Ed. (2013)


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Herramientas y Tcnicas


Identifica a todos los potenciales interesados y su informacin relevante (roles, intereses,

expectativas, influencias, conocimientos).

Analiza el impacto o apoyo potencial que cada interesado podra generar, y los clasifica para

definir estrategias.

Evala las respuestas de los interesados claves ante diferentes situaciones para planear cmo

influenciarlos.

Anlisis de interesados

Usa matrices de poder/inters, poder/influencia, influencia/impacto y poder/urgencia/legitimidad.


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Gerentes seniors. Interesados claves. Otros directores de proyectos. Expertos y consultores. Grupos industriales. Organizaciones no gubernamentales. Asociaciones profesionales y tcnicas.

Juicio de expertos


A travs de consultas individuales (reuniones, entrevistas) o colectivas (focus groups, encuestas).


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Analizan los perfiles de los interesados para entender sus

roles, intereses, conocimientos y

posiciones antes el proyecto. Reuniones


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Salidas

Registro de interesados

Informacin de identificacin (nombre, puesto, ubicacin, rol, informacin de contacto).

Informacin de evaluacin (principales expectativas y requerimientos, influencia potencial).

Clasificacin de los interesados (interno/externo, partidario/neutral/opositor).


Debe actualizase a lo largo del ciclo de vida del proyecto, conforme aparecen nuevos interesados.


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13.2 Planificar a los Interesados


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Introduccin

Desarrollar estrategias de gestin apropiadas para comprometer efectivamente a los interesados a lo

largo del ciclo de vida del proyecto.

Analizar sus necesidades, intereses e impacto potencial en el xito del proyecto.

Proveer un plan para interactuar con los interesados y lograr su apoyo.

Planificar a los Interesados

Trata de la creacin y mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto y los interesados a fin de satisfacer sus respectivas necesidades dentro de los lmites del proyecto.


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SALIDAS

TCNICAS ENTRADAS


Registro de Interesados

FAE APO

Juicio de Expertos Reuniones


Plan de Direccin del

Proyecto

Plan de Gestin de los

interesados

Actualiza los Documentos del Proyecto

Tcnicas Analticas


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Compara el nivel de compromiso actual y el deseado para todos los

interesado a travs de matrices:

Desconocedor. Reticente. Neutral. Partidario. Lder.


Tcnicas analticas

El compromiso del interesado a lo largo del ciclo de vida del proyecto es crtico para su xito.


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Alta direccin. Miembros del equipo del proyecto. Otras personas en la organizacin. Interesados claves. Otros directores de proyectos. Expertos y consultores. Grupos industriales Organizaciones no gubernamentales. Asociaciones profesionales y tcnicas.

Juicio de expertos




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Llevadas a cabo con expertos y el equipo del proyecto para definir los

niveles de compromiso requeridos

para todos los interesados. Reuniones



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Salidas

Plan de gestin de los

interesados

Niveles de compromiso actuales y deseados. Alcance e impacto del cambio. Relaciones y superposiciones. Requerimientos de comunicacin. Informacin a ser distribuida con idioma,

formato, contenido y nivel de detalle.

Razones de la distribucin de informacin e impacto esperado en el compromiso.

Tiempo y frecuencia de distribucin. Mtodo de actualizacin.



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13.3 Gestionar la participacin de los

Interesados


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Introduccin

Trabajar con los interesados para alcanzar sus expectativas y fomentar su compromiso.

Incrementar el apoyo y minimizar la resistencia. Comprometerlos en las etapas apropiadas. Gestionar sus expectativas va negociacin y comunicacin. Anticipar futuros problemas y resolver incidentes.

Gestionar la Participacin de los Interesados

La influencia de los interesados es mayor en las etapas iniciales del proyecto y decrece progresivamente conforme el proyecto avanza.


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SALIDAS

TCNICAS ENTRADAS

Mtodos de Comunicacin

APO

Habilidades de Gestin


Habilidades Interpersonales

Plan de gestin de los Interesados

Plan de Gestin de las Comunicaciones

Registro de Cambios

Registro de Incidentes

Solicitudes de Cambio

Actualiza APO

Actualiza los documentos del

proyecto

Actualiza el Plan de Direccin del

proyecto



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Mtodos de comunicacin

Utiliza los mtodos identificados para cada interesado en el plan de gestin de

comunicaciones.

Basado en los requerimientos de comunicacin de los interesados, decide

cmo, cundo y cules de los mtodos

de comunicacin sern usados.




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Habilidades Interpersonales

Generar confianza. Resolucin de conflictos. Escucha de forma activa. Superar la resistencia al cambio.



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Habilidades de Gestin

Facilitar el consenso. Ejercer influencia sobe las personas. Negociar acuerdos. Modificar el comportamiento

organizacional para aceptar los

resultados del proyecto.



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Salidas

Solicitudes de cambio

Actualiza APO

Actualiza el plan de direccin del proyecto

Documentos del proyecto

Registro de incidentes



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13.4 Controlar la Participacin de los

Interesados


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Introduccin

Dar seguimiento conjunto a las relaciones entre los interesados y adaptar las estrategias para lograr su

compromiso.

Mantener o incrementar la eficiencia y eficacia de las acciones para lograr el compromiso de los interesados

conforme el proyecto avanza y su entorno cambia.

Controlar la Participacin de los Interesados

Las acciones para lograr el compromiso de los interesados estn en el plan de gestin de interesados, se ejecutan a lo largo del ciclo de vida del proyecto y deben ser controladas.


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TCNICAS ENTRADAS

Datos de Desempeo del

Trabajo


Plan de Direccin del

Proyecto

Documentos del Proyecto

Registro de Incidentes

Controlar el Compromiso de los Interesados

Juicio de Expertos

Sistemas de Gestin de la Informacin

Reuniones

SALIDAS

Informacin del Desempeo del Trabajo

Solicitudes de Cambio

Actualiza APO Actualiza los

Documentos del Proyecto

Actualiza el Plan de Direccin del

Proyecto


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Sistemas de gestin de la informacin

Provee un conjunto de herramientas estandarizadas para capturar, registrar y distribuir

informacin a los interesados acerca de los costos,

avances y desempeos.

Permite consolidar reportes de diferentes sistemas y facilita su distribucin a los interesados.



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Alta direccin. Otras personas en la organizacin. Interesados claves. Otros directores de proyectos. Expertos y consultores. Grupos industriales Asociaciones profesionales y tcnicas.

Juicio de expertos




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Revisin de la situacin para intercambiar y analizar

informacin acerca del

compromiso de los interesados. Reuniones



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Salidas

Informacin del

desempeo del trabajo

Documentos

del proyecto

Consolidan datos de desempeo proveniente de varios procesos de control,

los analizan en contexto e integran

basados en sus relaciones entre reas.

Sirven para tomar decisiones.

Registro de interesados. Registro de incidentes.


Nmero de diapositiva 1AgendaNmero de diapositiva 3Nmero de diapositiva 4IntroduccinEntradas Tcnicas - SalidasDiagrama de Flujo del ProcesoHerramientas y TcnicasHerramientas y TcnicasHerramientas y TcnicasSalidasNmero de diapositiva 12IntroduccinEntradas Tcnicas - SalidasDiagrama de Flujo del ProcesoHerramientas y TcnicasHerramientas y TcnicasHerramientas y TcnicasSalidasNmero de diapositiva 20IntroduccinEntradas Tcnicas - SalidasDiagrama de Flujo del ProcesoNmero de diapositiva 24Herramientas y TcnicasHerramientas y TcnicasSalidasNmero de diapositiva 28IntroduccinEntradas Tcnicas - SalidasDiagrama de Flujo del ProcesoHerramientas y TcnicasHerramientas y TcnicasHerramientas y TcnicasSalidas

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