C1S2 - Comunicacion 111101 HB
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Comunicacin Efectiva
Sesin 2 / 2
Noviembre de 2011.
Mini MBA
Mxico
Emprende
-
Iniciaremos la sesin con la fase del anlisis de una
audiencia cuando se dar una presentacin:
2
Persona a
persona
Presentacin
un auditorio
Escucha
activa
Anlisis EstrategiaTransmi-
sin
Matriz
Conocimiento
/ Receptividad
Oral: persuasinEscrita: mejores prcticas
Preguntas
de anlisis
del
auditorio
PreparacinLenguaje
no verbal
Q&A
Estructura Elementos de apoyo
Presentacin
a un auditorio
Persona a
persona
-
Para que un mensaje genere impacto debe de estar
adecuado para el auditorio al que va dirigido.
3
Qu debes
preguntarte
acerca de tu
auditorio?
-
Al igual que en la comunicacin persona a persona, cuando
se prepara una presentacin se debe comenzar por el
anlisis de la audiencia.
4
Preguntas que te debes hacer:
1. Quines son?
2. Quines son los lderes de opinin?
3. A quin debes considerar como
parte de tu auditorio? (audiencia
primaria y secundaria)
4. Qu debes investigar sobre ellos?
(demogrficos, creencias, preferencias)
5. Cmo puedes obtener
informacin?
-
Qu haras en el siguiente caso?
5
Caso
1. Quines son?
2. Quines son los lderes de opinin clave?
3. A quin debes considerar como parte
de tu auditorio?
4. Qu debes investigar sobre ellos?
5. Cmo puedes obtener informacin?
Te toca ir a un evento PYME a dar
una conferencia acerca de tu
empresa cmo haras tu anlisis
del auditorio?
-
La estrategia de una presentacin debe tomar en cuenta
tanto la estructura de la presentacin como los elementos
visuales que se utilizarn para impactar al pblico.
6
Escucha
activa
Persona a
persona
Presentacin
un auditorio
Matriz Tcnicas
de
influencia
Preguntas
del
auditorio
Anlisis EstrategiaTransmi-
sin
Estructura Elementos de apoyo
PreparacinLenguaje
no verbal
Q&A
Persona a
persona
Presentacin
a un auditorio
-
Antes de planear la estructura de tu presentacin, plantate
las preguntas que se deben de contestar a lo largo de la
misma.
Qu es lo que mi auditorio quiere saber?
Qu es lo que quiero que aprendan?
Estructura
-
Despus, acomoda tus mensajes utilizando una pirmide de
comunicacin y agrega introduccin y conclusin.
8
Situacin Complicacin Pregunta Respuesta (Idea
rectora)
Mensajes de la pirmide
Idea rectora (Respuesta )
Apoyo nivel 1 (razonamiento)
Apoyo nivel 2 (Datos)
Introduccin
Conclusin
Cuerpo
Estructura
-
Una vez que se ha planeada la estructura bsica del
documento, se debe traducir en un storyboard.
9
Tip: no utilices tu computadora para hacer la planeacinEstructura
-
La creacin del storyboard consiste en traducir cada mensaje de la pirmide a una lmina.
Introduccin
Mensaje principal
Argumento1
Argumento2
Argumento3
ARGUMENTO
Soporte 1
Soporte 2
Soporte 1Datos
Soporte 2Datos
1 2
543
Ttulo del documento
Nombre del cliente
Fecha
Utiliza action titles que te vayan llevando a travs de la
historia.
Si los juntramos, deberan formar un texto coherente
Estructura
-
Es importante planear muy bien el inicio y el final de la
presentacin, ya que es lo que el auditorio ms recordar.
La curva de recordacin
de una presentacin
Inicio Final
-
+
Record
aci
n
Cmo se te ocurre que puedes iniciar o terminar una
presentacin para elevar el nivel de recordacin?
Estructura
-
Una buena tcnica para elevar el nivel de recordacin es la
repeticin:
1. Diles los puntos que les
vas a decir
2. Dselos.
3. Diles lo que les acabas
de decir
Estructura
-
Otra cosa importante es ganarse el corazn utilizando las
palabra correctas, es decir, poner el mensaje utilizando
beneficios y no caractersticas.
Beneficios vs. Caractersticas
Lavadora de platos con mxima
potencia y amplio espacio
vs.
Tu libertad
Estructura
-
Algunas mejores prcticas en la utilizacin de material de
apoyo para presentaciones:
14
1. Mantenlo sencillo
2. Disea un layout o formato
3. Utiliza los colores a tu favor
4. Mantn congruencia en los tipos y tamaos de letra
5. Utiliza las animaciones con cautela
6. Acomoda la informacin en diagramas y grficas
Elementos de Apoyo
-
1. Mantener las presentaciones sencillas es un arte...
15
Eso es lo que me gusta de l.. Mantiene sus presentacionessimples.
ESTAMOS QUEBRADOS!
Elementos de Apoyo
-
Pero hay que pensar que la mayora de los problemas de
comunicacin entre las personas, se deben a una falta de
claridad por parte del emisor del mensaje.
16
Elementos de Apoyo
-
Utilizar un exceso de texto es un error frecuente en las
presentaciones.
17
Principales debilidades en la organizacin actual
La estructura actual de Grupo Inmobiliario Carmelita tiene
numerosas deficiencias que deben ser corregidas en un
proceso de reasignacin de responsabilidades
No existe ninguna persona en la compaa que se encargue del manejo directivo como un comit, directores, subdirectores, etc
Hemos observado que no hay lneas definidas de autoridad y responsabilidad para actividades importantes o ubicaciones geogrficas
Es posible que el conflicto real se encuentre entre el departamento de produccin y el de administracin (v.g., quin determina las proyecciones?)
Inadecuados razonamientos de cunta autonoma deber garantizar las regiones en las distintas fases de las actividades de la compaa, y qu tipo de
autoridad en cada una deber realizarse por el Corporativo
Discutiremos cada uno de estos puntos en los siguientes captulos
Elementos de Apoyo
-
Si hacemos un esfuerzo de sntesis, podemos evitar muchas
palabras de poca utilidad.
18
Principales debilidades en la organizacin actual
No existe ninguna persona en la compaa que se encargue del manejo directivo como un comit, directores, subdirectores, etc Hemos observado que no hay lneas definidas de autoridad y responsabilidad para actividades importantes o ubicaciones geogrficas Es posible que el conflicto real se encuentre entre el departamento de produccin y el de administracin(por ejemplo, quin determina las proyecciones?) Inadecuados razonamientos de cunta autonoma deber garantizar las regiones en las distintas fases de las actividades de la compaa, y qu tipo de autoridad en cada una deber realizarse por el Corporativo
Discutiremos cada uno de estos puntos en los siguientes captulos
La estructura actual de Grupo Carmelita tiene numerosas
deficiencias que deben ser corregidas en un proceso de
reasignacin de responsabilidades
-
De esta forma, podemos realizar una lmina mucho ms
limpia y con informacin relevante.
19
Las debilidades de la organizacin se deben a la
falta de claridad en los roles y responsabilidades
1. Vaco de responsabilidad en manejo directivo
2. Ausencia de lneas definidas de autoridad
3. Conflicto entre produccin y administracin
4. Tensin entre autonoma regional y autoridad corporativa
Elementos de Apoyo
-
2. Utilizar un mismo layout o formato a lo largo de toda la
presentacin simplifica el trabajo, ahorra tiempo y deja una
mejor impresin al auditorio
20
.
Persuadir Proponer
Interesar Explicar/informar
Receptividad
Co
no
cim
ien
to
Objetivo de la comunicacinUSO DE
COLORES
TAMAO DE
LETRA
TAMAO Y
POSICIN
DEL TTULO
COLOR DEL
FONDOElementos de Apoyo
-
3. Los colores excesivos confunden al auditorio...
21
Compaa A
Compaa B
Compaa C
Compaa D 10
20
20
40
16
15
25
33
20
25
30
20
27
23
30
16$ millones
Elementos de Apoyo
CRECIMIENTO DE LA PARTICIPACIN DE MERCADO
-
... utiliza los colores a tu favor para resaltar el mensaje de la
grfica.
22
1998 1999 2000 2001
Ca A
Ca B
Ca C
Ca D 10
20
20
40
16
15
25
33
20
25
30
20
27
23
30
16
$ millones
La compaa D presenta el mayor crecimiento
Elementos de Apoyo
Crecimiento de la participacin de mercado
-
S cuidadoso con los colores que eliges ya que el contraste
de colores puede dificultar la lectura de la informacin.
23
Fondo oscuro
con texto claro
Fondo oscuro
con texto oscuro
Fondo claro
con texto oscuro
Fondo claro
con texto claro
Limiten el uso
de coloresElementos de Apoyo
-
Otras formas de resaltar un mensaje dentro de una
diapositiva son:
24
Flechas So whats
Llamadas
Elementos de Apoyo
-
4. Utiliza letras cmodas para tu auditorio y mantn una
congruencia entre los tamaos y tipos de letras que
utilices.(esto es tamao 24)
25
Esta oracin est escrita en texto sencillo utilizando letra tamao 14
Esta oracin est escrita en texto sencillo utilizando letra tamao 24
Esta oracin est escrita en negritas con letra tamao 36
Y esta letra es tamao 48!
Elementos de Apoyo
-
5. Trata de mantenerte alejado de las animaciones que slo
distraen al auditorio.
26
Agencia como socio integrador
De (1960s)
Anunciante
AgenciaTradicional
Hasta (1990s)
Annciante como integrador
Anunciante Agencia
Tradicional
TiendaInternet
Mercadotecnia Directa
Promocin
ConsultorMerca Consultor
Marca
FirmaDiseo
Comprador Medios
ConsultorIntegracin
-
6. Acomoda la informacin en diagramas o grficas
1. Diagramas conceptuales
2. Grficas
Conceptos Secuencias Subdivisiones
1. Pie
2. Barras-Columnas
3. Lneas
4. Diagrama de dispersin
Elementos de Apoyo
-
Existen tres tipos de diagramas para organizar conceptos:
28
Diagrama de T
para contrastar
Diagrama de Venn
para traslapes
Matriz
para interaccin
Qu ejemplos se te ocurren de casos en los
que utilizaras cada una de ellas?
Elementos de Apoyo
-
Tambin se pueden varios tipos de grficas segn el objetivo
de transmisin de mensaje:
29
Partes de un todo
como proporciones
Comparacin varios
conceptos
Cambios en tiempo o
frecuenciaPatrones de correlacin
Elementos de Apoyo
-
Por ltimo, las tablas nicamente se deben de utilizar en una
presentacin si son estrictamente necesarias pero hay que
tener cuidado de que no se vean as:
30
Lombrices atrapadas por ave
Elementos de Apoyo
-
Es importante que si se utilizan tablas, la informacin
contenida en ellas se muestra de forma clara y
comprensible.
31
Lombrices atrapadas por ave4:00 AM 5:00 AM 6:00 AM 7:00 AM 8:00 AM 9:00 AM 10:00 AM
Cuervo 10 9 9 5 3 2 0
Golondr. 7 7 6 4 3 1 1
Paloma 6 5 5 3 2 0 0
Aguila 3 3 3 2 1 0 0
Avestruz 0 0 2 1 0 0 0
Prom 5.2 4.8 5 3 1.8 0.6 0.2
Elementos de Apoyo
-
Y lo ms importante... sealar de forma eficiente el mensaje
que queremos recalcar dentro de la tabla:
32
04:00 a.m. 05:00 a.m. 06:00 a.m. 07:00 a.m. 08:00 a.m. 09:00 a.m. 10:00 a.m.
Cuervo 10 9 9 5 3 2 0
Golondr. 7 7 6 4 3 1 1
Paloma 6 5 5 3 2 0 0
Aguila 3 3 3 2 1 0 0
Avestruz 0 0 2 1 0 0 0
Prom 5.2 4.8 5 3 1.8 0.6 0.2
Lombrices atrapadas por ave
Solo las golondrinas pueden atrapar lombrices despus de las 9am
Elementos de Apoyo
-
Principales mensajes de esta seccin...
El primer paso de la preparacin de una presentacin es el estudio de la audiencia.
Organiza tu mensaje de acuerdo a tu objetivo y tradcelo en un storyboard.
Repite al principio y al final lo que les has dicho.
Los tips fundamentales para las presentaciones eficaces son:
Sencillez
Cantidad de informacin exacta
Resaltar el objetivo en grficas y representaciones
33
Hay alguna pregunta?
-
Por ltimo, analizaremos las mejores prcticas para
transmitir un mensaje de forma efectiva a un auditorio.
34
Escucha
activa
Anlisis EstrategiaTransmi-
sin
Persona a
persona
Presentacin
a un auditorio
Comunicacin
corporativa
Matriz Tcnicas
de
influencia
Pregunta
s del
auditorio
PreparacinLenguajeno verbal
Q&A
Estructura Elementos de apoyo
-
Existen tres tcnicas efectivas que nos pueden ayudar a
prepararnos para una presentacin:
35
1. Vocalizacin
2. Relajacin y
concentracin
3. Visualizacin
Preparacin
-
La vocalizacin es una tcnica fsica que nos ayuda a
prepararnos para tener una mejor soltura y diccin a la hora
de hablar.
36
Qu hacer?
Pon un lpiz en tu boca y trata de hablar
Saca la lengua lo ms que puedas y trata de
hablar
Canta
Preparacin
-
Otras tcnicas de concentracin consisten en suspirar y
rerse
37
Ejercicio:
Colcate frente a otra persona y suspira lo ms
profundo que puedas el
nombre de la otra
persona
-
La tcnica de relajacin consiste en concentrarse en la
respiracin para reducir las ondas cerebrales a un estado de
concentracin y creatividad.
Tipos de ondas
cerebrales Beta 15-30 HzDespierto, estado de
conciencia con alerta
normal
Alfa 9-14 Hz
Relajado, calmado,
meditacin, estado
creativo.
Theta 4-8 Hz
Relajacin profunda y
meditacin, resolucin
de problemas.
Delta 1-3 Hz
Estado de sueo
profundo sin soar
Objetivo: reducir las ondas cerebrales
Tcnica: 1. Cerrar los ojos 30
segundos.
2. Abrirlos hasta la mitad
5 segundos
3. Cerrar 30 segundos
4. Abrir un cuarto del
camino por 5 seg.
5. Concentrarse en
respiracin
Preparacin
-
La tcnica de visualizacin se basa en coordinar a las dos
partes de nuestra conciencia y proyectarlas hacia el xito.
Libro: The Inner Game of Tennis. Timothy Gallwey.
Objetivo: mentalizarse para ganar.
Tcnica: 1. Reducir la pltica interna
negativa para ser uno
2. Dejar de lado la
racionalizacin excesiva e
imaginarse ganando.
Preparacin
-
La tercer tcnica consiste en aumentar la autoestima a
travs de frases repetitivas.
Libro: The psicholoy of Selling de Brian Tracy
Objetivo: mentalizarse para aumentar la autoestima.
Tcnica:
1. Repetirse varias veces lo
buen orador que eres.
2. Repetir varias veces lo
mucho que te gusta cmo
eres.
Preparacin
-
Qu tipo de lenguaje influye ms en la comunicacin?
41
verbal (palabras)
vocal (volumen, tono, ritmo,
modulacin, etc.)
movimientos corporales (expresin
facial, postura, cercana, etc.)Len
guaje
no v
erb
al
-
El elemento de mayor influencia cuando nos comunicamos
es el lenguaje no verbal.
42
7%
38%
55%
Tipos de lenguaje y su influencia en la comunicacin personal
verbal (palabras)
vocal (volumen, tono, ritmo,
modulacin, etc.)
movimientos corporales (expresin
facial, postura, cercana, etc.)Len
guaje
no v
erb
al
-
Ejercicio de tarea: Qu observaron en los videos que
vieron para preparar la clase?
43
Cules son las principales diferencias entre los tres estilos de presentacin?Qu tienen en comn?Qu refleja de ellos la forma en la que estn vestidos?Cmo utilizan sus manos? tienen algo en la mano?Cmo utilizan su cuerpo para transmitir su mensajeCules son sus estrategias para mantener la atencin del pblico?Qu tipo de apoyo visual utilizan?
-
Una parte de la comunicacin no verbal implica la correcta
variacin del ritmo y tono de la voz.
RITMO Detente en los mensajes ms
importantes y acelera en
los menos relevantes.
TONO - Incrementa el tono
cuando quieras recuperar
la atencin de tu auditorio
o en los mensajes ms
importantes.
LNV
-
El otro aspecto de la comunicacin no verbal reside en el
lenguaje corporal que es transmitida bsicamente por:
Expresin
facial
Postura
Extremidades
LNV
-
Hay dos tips bsicos para tener una buena comunicacin
corporal. El primero es que debe de ser NATURAL:
Expresin facial:
Una sonrisa agradable
te acerca al pblico Manos
Utilzalas de forma que te
sientas cmodo y se vea
natural. Gesticular demasiado
trasmitir tensin, pero no
moverlas parece poco
natural.
Postura
Estar derecho mejora la
proyeccin de tu voz y
transmite confianza y
fortaleza
http://www.youtube.com/watch?v=Jxi-OlkmxZ4&feature=related
LNV
-
El segundo es que debe de ser CONGRUENTE:
Qu gusto que
nos acompae tu
mam en las
vacaciones!!
Que el audio cheque con el video.
LNV
-
Algunos otros puntos importantes para tu presentacin:
Llega temprano para preparar la proyeccin y evitar cualquier falla tecnolgica
48
Evita el uso de
muletillas (este,
ehm).
Habla de
forma clara y
pausada y
enuncia
correctamente
Da importancia tu
arreglo y viste
con algo que te
haga sentir
cmodo
Punt
o
Punt
o
Punt
o
Mantn contacto
visual con
alguien amigable
en el auditorio
Evita el uso de
laser para
apuntar.
-
49
Tips para contestar preguntas de forma efectiva:
Escucha atentamente la pregunta,
parafrasea para asegurarte que
hayas entendido y que todos
escuchen la pregunta; y responde
lo que se te pregunt!
Toma preguntas de
distintas zonas del
auditorio
S honesto si no sabes
la respuesta, dilo!
Preprate anticipando
preguntas
Pide que se presenten antes
de hacer la pregunta y pon
reglas de limites de tiempo o
preguntas por persona para
evitar que alguien
monopolice el micrfono.
Agradece y da seguimiento a cada pregunta que se te hace.
-
Qu haras si hay alguien en el auditorio que realiza alguna
pregunta o interrupcin agresiva?
50
Q&A
-
Qu haras si hay alguien en el auditorio que realiza alguna
pregunta o interrupcin agresiva?
51
Una mejor prctica que se puede llevar a cabo en este tipo
de situaciones es preguntar al resto del auditorio si tienen
otros puntos de vista.
NUNCA hay que perder el control ni mostrarse defensivo.Q&A
-
Tambin estn las preguntas que nos desbalancean y nos
sacan del tema; y para ello, hay que aprender a utilizarlas
para regresar al mensaje clave.
Q&A
-
Primero que nada, es necesario tener muy claro cuales son
los mensajes que se quieren transmitir.
53
Cules son los mensajes clave?
Cules son los hechos que sustentan a los mensajes clave?
Qu preguntas pueden surgir?
Preparacin
Q&A
-
La clave para responder de forma efectiva es utilizar la
tcnica de PUENTEO que te permite establecer una
conexin de regreso con tu mensaje clave.
54
Tcnica de Puenteo
1. Reconoce la pregunta
2. Haz el puente hacia el mensaje clave
que quieres dar y menciona los
hechos
3. Concluye mencionando la importancia
de lo que dijiste
Ejemplo: Cmo pueden decir que la ciudad es segura despus del acontecimiento de la semana pasada?
Respuesta: No estoy en posibilidades de contestar acerca de ese acontecimiento en particular ya que la investigacin contina abierta pero lo que s puedo
comentarles es que actualmente tenemos un programa de Ciudad Segura para
el Bicentenario la cual implica
Lo que es importante de recalcar es que existe la preparacin suficiente
-
Algunas frases que se pueden utilizar para cada paso de la
tcnica de puenteo son:
55
1. Reconoce la pregunta
2. Haz el puente hacia el
mensaje clave que
quieres dar y menciona
los hechos
3. Concluye mencionando
la importancia de lo que
dijiste
No conozco la respuesta a esa pregunta por lo pronto, pero prometo reflexionarlo
Es tema complejo y no tenemos suficiente tiempo pero podemos planear una segunda
entrevista
Lo que es importante recordar es
No puedo elaborar en ese tema porque no se ha cerrado la investigacin pero lo que s puedo
comentar es que
Lo que quisiera recalcar es
Tienes un buen punto, pero nuestra preocupacin ms importante en estos
momentos es
Eso me recuerda
Es por eso que pensamos
Cuando analizamos todos los factores que acabo de mencionar
Lo que significaQ&A
-
Principales mensajes de esta seccin...
Existen tres tcnicas efectivas que nos pueden ayudar a prepararnos para una presentacin:
1. Vocalizacin
2. Relajacin y concentracin
3. Visualizacin
Hay dos tips bsicos para tener una buena comunicacin corporal.
Ser NATURAL
Ser CONGRUENTE (que el audio cheque con el video)
Lo mas importante para aplicar todos estos tips es prepararse: practica antes!
56
Hay alguna pregunta?
-
BIBLIOGRAFIA
57
The Story FactorAnnette Simmons
Perseus Books Group
Get to the PointElizabeth Danziger
Three Rivers Press
The Pyramid Principle Barbara Minto
Financial Times Press
Guide to Managerial Communications Mary Munter
Prentice Hall Series
Say it with Charts Gene Zelazny
McGraw Hill
Say it with Presentations Gene Zelazny
McGraw Hill
Influencing peopleEssential managers
DK
OutliersMalcom Gladwell
Little, Brown & Co.
-
Siguientes pasos:
1. Realizar la evaluacin del mdulo que se abrir al
finalizar esta sesin.
2. Inscribirse en la liga del prximo mdulo cuando la
reciban.
-
Gracias
Mini MBA Mxico Emprende.
59