DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNOLas funciones del rea de Control Interno, son las siguientes: Evaluar permanentemente los procesos de control interno de las oficinas administrativas del Ministerio. Proporcionar las recomendaciones apropiadas para mejorar las debilidades detectadas en las operaciones examinadas, garantizando la aplicacin de las recomendaciones. Asistir a las citaciones de las Fiscalas para la ratificacin de Informes Especiales con determinacin de responsabilidades, cuando los mismos sean remitidos a esa instancia. Cualesquiera otras funciones que le asignen las Leyes Especiales o Reglamentos en la Oficina de Auditora y Fiscalizacin Interna.

COMO SE CONTROLA LAS MERMAS Se le llaman merma a todas aquellas perdidas que se producen a lo largo de la cadena de distribucin y ventas en el mercado. Se llevar un control de todas las mermas que haya por departamento en el formato correspondiente, anotando el motivo de la merma. Semanalmente se llevara a cabo la revisin de las mermas con el jefe de departamento, firmando la revisin (formato) y siendo verificada por la gerencia. . Las mermas generadas por el mal manejo de mercanca o por mal uso de productos debern ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las decisiones pertinentes en cada caso. Las mermas producidas por circunstancias propias del producto ajenas a la operacin se registrarn en un reporte de incidencias y se notificar al proveedor, tratando de llegar a un acuerdo para el cambio fsico de dicha mercanca. Se llevar un listado de mermas con el costo de cada producto mermado el cual ser revisado semanalmente con la gerencia para tomar las decisiones pertinentes. . Se atacarn inmediatamente las mermas producidas por errores del personal, teniendo como prioridad las de mercancas caras y las que se tengan como reincidencias en varios departamentos segn el formato de control.

RECEPCIN DE MATERIALES

Es un proceso mediante el cual se recibe productos terminados procedentes de fbricas y almacenes, estos se recepcin en forma apilada en el camin de transporte para que luego los estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacn verifica que la documentacin este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe de almacn verifique la disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea de producto, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser estibados con separadores de cartn entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas trmicas. La manipulacin de los productos.

FUNCIONES DE LA RECEPCIN DE MATERIALES

Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de compra y el remito. Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los vendedores. Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos. Entregar la mercadera a los almacenes.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALES

Orden de compra Los Nmeros

Fechas de Emisin y De Entrega

Nombre y domicilio del Proveedor

Motivacin y Condiciones de Pago

Lugar de La Entrega

Nombre y domicilio del Proveedor

Motivacin y Condiciones de Pago

Lugar de La Entrega

transporte

descripcin de Lo que s compra

verificar la factura de Proveedor

comprobacin de facturas

Calidad

PROCEDIMIENTO DE CONTEO DE MERCANCA La mercanca se contar de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de atrs hacia adelante. Se contar en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto. Se dividir la bodega (anaqueles) por nmero para mejor distribucin y rpida deteccin de errores. El contador y el auditor no contarn la mercanca del mismo lugar sino que uno empezar en el primer anaquel y el auditor por el ltimo. Se har un listado de mercanca en el cual se tomarn los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba haca abajo y de atrs hacia delante, esto para facilitar ms el conteo. Se bajara la mercanca que se tenga duda en su conteo y se regresar a su lugar una vez contada. Se abrirn todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas. Si se encuentra un producto que no est anotado en la lista se le dar un nmero de secuencia intermedia dependiendo la ubicacin del producto y se anotar al final de la hoja. Los nmeros de secuencia de la mercanca enlistada sern de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el nmero que se necesite segn la cantidad de mercanca que haya, y en el anaquel 2 ser lo mismo comenzando por el nmero 10 y continuando de 10 en 10. Al final del conteo se cotejarn las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habr que verificarlos y corregirlos, una vez que todo est bien checado y sin ninguna anomala se proceder a ingresar el conteo en el sistema. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningn faltante fsico de mercanca, en caso de haberlo se volver a contar la mercanca con faltante y se buscar en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.