Las polticas son guas para orientar la accin; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algn problema que se repite una y otra vez dentro de una organizacin. En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias. Las polticas contables de una empresa se refieren a los principios, bases, convenciones, reglas y prcticas especficas adoptados por la misma para los efectos de la preparacin y presentacin de sus estados financiero.Las polticas pueden ser:Estratgicas o generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada. Tcticas o departamentales: Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento.Operativas o especficas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Las polticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretacin sea uniforme.En cuanto a su origen, las polticas pueden ser: Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc. Consultadas: Normalmente dentro de una empresa existen actos espordicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algn problema, originndose as stas polticas. Formuladas: Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de guiar la correcta accin y decisin del personal en sus actividades.Implcitas: En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisin en donde no existe una poltica previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organizacin. OBJETIVOS Servir de gua y base para la toma de decisiones dentro de la empresa. Contribuir al desarrollo y perfeccionamientos de los procesos administrativos y contables dentro de una empresa. Facilitan la delegacin de autoridad. Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados. Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. Indican al personal como debe actuar en sus operaciones. Facilitan la induccin del nuevo personal.i. POLITICAS DE MANEJO DE EFECTIVO1) Las funciones de custodia y manejo del efectivo deben ser ejecutadas por personas independientes de las que realizan las funciones de revisin, registro y control del mismo.2) Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.3) Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta y expedidos en secuencia numrica.4) La secuencia numrica en el uso de los recibos de ingresos debe ser controlada por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.5) Todos los ingresos deben ser depositados ntegramente a ms tardar el siguiente da laborable. El cajero debe anexar el volante del depsito al recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una fotocopia del depsito.6) Un empleado independiente debe verificar la coincidencia del total del efectivo recibido y el total del depsito de cada da. Adems que el volante de depsito tenga estampado el sello fechador del banco.7) Los ingresos y depsitos deben ser registrados por una persona independiente de las labores de manejo del efectivo ingresado.8) El cajero debe llenar diariamente un formulario de recepcin del efectivo donde conste el nmero del recibo, fecha y monto recibido.9) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.ii. POLTICAS DE CAJA CHICA1) Los fondos de caja chica debern ser utilizados solamente para pagos de poco monto.2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidar con los comprobantes. Los volantes provisionales no podrn permanecer ms de tres das en caja.4) Los volantes de caja chica debern ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero.5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentacin justificativa por los pagos efectuados.6) La documentacin justificativa de los pagos por caja chica debern cancelarse con un sello fechador con la inscripcin pagado y a la fecha del desembolso.7) Para la reposicin del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total del fondo.8) El cheque de reposicin debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del custodia.9) Los cheques de reposicin deben indicar los nmeros de los comprobantes que se reponen.10) Est prohibido el cambio de cheques a travs del fondo de caja chica.11) Est prohibido el pago de sueldos a travs del fondo de caja chica.12) El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la institucin, y la custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otro depsito.13) Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del rea donde se solicite el desembolso y por el encargado del rea financiera.14) No se permitir el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona.15) Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una comunicacin del incumbente de mayor jerarqua.16) Las polticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por escrito al responsable del manejo de la misma.17) Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos.18) El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad, relacionado con el manejo del efectivo.19) El fondo de caja chica debe ser arqueado espordicamente y sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.20) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera y del auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.iii. POLTICAS DE LAS CUENTAS BANCARIAS 1. Debe aperturarse cuentas corrientes a nombre de la institucin en el Banco de Reservas debidamente autorizadas por la Contralora General de la Repblica.2. Los cheques deben ser firmados por el incumbente de mayor jerarqua y otro funcionario autorizado de manera oficial.3. Todos los pagos realizados en la institucin de montos mayores al 10% del total del fondo de caja chica, se efectuarn mediante la emisin de cheques.4. Los cheques deben ser prenumerados y expedidos en secuencia numrica.5. Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y sta solicitud debe ser aprobada por el incumbente de mayor jerarqua.6. Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista provisin suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.7. Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques, deben tener la autorizacin de la Contralora General de la Repblica, previo a su envo al banco.8. Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques deben ser canceladas y notificadas al banco a travs de la Contralora General de la Repblica.9. Bajo ninguna circunstancia se deben firmar cheques en blanco.10. Al presentar un cheque a la firma, al mismo deber anexarse toda la documentacin justificativa del pago y las personas que los firman deben asegurarse de que la misma es correcta y completa.11. Las personas que firman los cheques debern asegurarse de que los mismos estn correctamente confeccionados en lo que se refiere a nmero, cantidad, valor, beneficiario y concepto.12. Los cheques deben confeccionarse con copias, y a la copia que avala el registro contable deber anexrsela la documentacin correspondiente.13. La documentacin justificativa de los pagos deber ser cancelada con un sello con la inscripcin pagado, en el cual se indique el nmero y a la fecha del cheque, para prevenir duplicidad de pagos o utilizacin irregular de dicha documentacin.14. La custodia de los cheques expedidos pendientes de entrega, debe ser supervisada por la oficina de Tesorera y en su defecto por el cajero pagador, quin mantendr registro de dichos cheques.15. Los cheques expedidos debern ser registrados oportunamente en los libros de contabilidad de la institucin por personal independiente a su confeccin, aprobacin, custodia, etc.16. No deben expedirse cheques al portador.17. Los cheques expedidos a nombre de cajeros, pagadores, bancos y a nombre de la propia institucin deben tener en el detalle la informacin especfica del concepto y la naturaleza del pago.18. Las cuentas bancarias deben ser conciliadas cada 30 das (mes comercial), para controlar la existencia de efectivo en los bancos y determinar el balance real al final de cada perodo. Las conciliaciones deben ser preparadas por personas independientes del manejo y registro del efectivo. Estas personas debern obtener explicaciones satisfactorias por todos los perodos anormales de trnsito, tanto de cheques como de depsitos y cualquier diferencia detectada en la realizacin de la referida operacin, debern hacerse los registros de lugar en los libros contables (ajustes).19. Los cheques anulados deben ser mutilados en el rea de las firmas para prevenir su uso irregular y deben ser archivados junto a la copia que es utilizada para el registro contable.20. Deben usarse mquinas protectoras de cheques.21. En caso de que utilice mquina o sello para firmar, la persona cuya firma es estampada deber mantener supervisin sobre los controles propios de la mquina, tales como: Doble llave, control de totales firmados, control de nmeros de cheques firmados, etc.22. La transferencia de efectivo de una cuenta bancaria a otra debe estar autorizada por el incumbente de mayor jerarqua y otro funcionario competente.23. Todo pago efectuado por la institucin debe ser realizado observando todas las reglas de contabilidad gubernamental.24. Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera y del Auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.iv. POLTICAS DE LOS CLIENTES 1. No se pueden realizar transacciones mayores a diez mil dlares o su equivalente en quetzales. 2. El IVE CO 03 es utilizado para realizar depsitos o retiros. 3. Gozar de tasa preferencial en prstamos inmediatos.4. Participacin en sorteos extraordinarios de las entidades financieras. 5. Solicitar papelera correspondiente al Cliente (cdula, nit, ingresos mensuales, etc.).6. Si se solicita producto en conciliacin se necesita el 50% de lo requerido.7. Pedir al cliente el rango de montos a manejar.8. Amabilidad, cordialidad, atencin y respeto mostrado por el personal del establecimiento a los clientes. 9. El tratamiento a utilizar con los clientes ser de usted. Cuando el cliente lo solicite se le hablar de tu.10. Saludar acogedoramente a los clientes cuando llegan (no olvidar sonrer).11. Dar seales de reconocimiento a los clientes habituales a su llegada (pueden llamarlos por su nombre).12. Despedir a los clientes cuando se marchan, tanto si han comprado o utilizado el servicio como si no.13. Estar atentos a los clientes por si necesitan nuestra ayuda.14. No meter prisa a los clientes y atenderlos educadamente, aunque est prxima la hora de cierre.15. Tratar a todos los clientes con igual cortesa (no se dejen influir por el dinero que se haya gastado o por su apariencia fsica).v. POLTICAS DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Son activos de la institucin que estn representados por derechos exigibles a terceros.1) El otorgamiento de crdito a clientes, funcionarios y empleados se efectuar sobre la base de las polticas establecidas por la institucin.2) Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario y empleado.3) Deben realizarse arqueos peridicos de los documentos al cobro, para conciliarlos con los libros de contabilidad.4) Las autorizaciones para descargo de cuentas malas, deben ser aprobadas en atencin a las normas contables y leyes que existen para tales fines.5) Auditora interna enviar estado de cuentas con regularidad a todos los deudores e investigar todas las partidas reportadas con discrepancias.6) Todos los cheques de clientes o relacionados que sean devueltos por falta de provisin de fondos se anotarn en un registro especial con los detalles que identifiquen a quienes los emitieron: fecha, nombre del emisor, banco girado, importe, etc. adems una columna de observaciones para cualquier detalle adicional.7) No se recibirn cheques personales, o de empresas que les hayan devuelto cheques en dos ocasiones anteriores sin ninguna explicacin o justificacin vlida.8) El Departamento de Contabilidad, deber registrar las devoluciones de cheques con las notas de dbito bancarias recibidas, realizando un asiento deudor a la cuenta de cheques devueltos por el monto del mismo, y deber pasar el departamento de cobros para la gestin de su cobranza en efectivo inmediatamente se reciba.9) No se otorgarn crditos a empleados que tengan menos de tres (3) meses trabajando en la institucin.10) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.vi. POLTICAS DE LOS ACTIVOS FIJOS (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO) Son todos los inmuebles, muebles, equipos y maquinarias, adquiridos, construidos o recibidos en donacin para el uso de la institucin, y que se estima una vida til superior a un ao y no se agotan en el primer uso.CONTROLES INTERNOS DE LOS ACTIVOS FIJOS1) Debe existir una poltica que contemple lo siguiente:a) Clasificacin del activo (terreno, edificio, maquinarias, mobiliarios, etc.)b) Procedimiento de autorizacin para adiciones, custodia, disposicin y transferencia de activo fijo.c) Niveles de responsabilidad en las adiciones, custodia, disposicin y transferencia de activo fijo.2) Deben separarse las funciones de compra y custodia de activo fijo.3) Debe mantenerse un estricto control sobre aquellas propiedades que se pueden extraviar con facilidad como herramientas y envases, utensilios y tiles de oficina, entre otros.4) Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o registrados a travs de una base de datos en el computador.5) Auditora interna debe realizar inventarios peridicos de los activos fijos para compararlo con el tarjetero o con el listado emitido por la computadora.6) Los activos fijos deben estar respaldados por una pliza de seguro y la cobertura de sta debe ser revisada peridicamente.7) Debe crearse un cdigo para identificar cada unidad del activo fijo.8) Las reparaciones mayores de un 5% del costo del activo deben capitalizarse.9) Se llevar un registro detallado de los activos totalmente depreciados que todava se encuentren en uso.10) Los jefes departamentales y de oficinas son los responsables por la custodia de los activos y tienen la obligacin de informar cualquier cambio en el estado de los bienes bajo su cuidado.11) El traslado de un activo fijo tener la aprobacin del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea financiera, el encargado del rea administrativa, y del auditor interno.12) Los activos fijos en desuso o chatarra se deben descargar a Bienes Nacionales, en atencin a las normativas existentes.OTROS ACTIVOSCuenta del grupo de los activos, cuyo balance representa todos los depsitos realizados por la institucin, tales como depsitos por contrato telefnico, contrato por uso de energa elctrica, contrato por alquiler, seguros pagados por anticipado y otros.CONTROLES INTERNOS OTROS ACTIVOS1) Deben mantenerse estos controles en bveda.2) Los balances de esas cuentas deben permanecer inalterados perodo tras perodo, excepto cuando se cancele su validez, si son amortizables, como el caso de los seguros pagados por anticipados se prorrateara su valor entre el tiempo de vigencia de la pliza y se cargar a gasto el valor mensual que resulte de dicho prorrateo.vii. POLTICAS DE LOS ACTIVOS INTANGIBLES Poltica contable: IntangiblesReconocimientoSe deben reconocer como intangibles aquellos activos que son adquiridos o se generan internamente en la medida que produzca beneficio econmico futuro y el costo del activo puede ser medido fiablemente. En el caso de un activo desarrollado internamente, debe cumplir los siguientes requisitos para ser considerado activo: tcnicamente es posible completar la produccin del activo intangible, de forma tal que pueda estar disponible para su uso o venta; la intencin expresa de la entidad de completar el activo referido; su capacidad de utilizar o vender el activo intangible; demostrar la existencia de un mercado para la produccin que genere el activo intangible o la utilidad del mismo para la entidad; disponibilidad de recursos tcnicos, financieros o de otro tipo para completar el desarrollo y para usar o vender el activo; y, capacidad para medir fiablemente el desembolso atribuible al activo intangible durante su desarrollo.Se deben medir al costo de adquisicin o valor revaluado menos prdidas por desvalorizacin y amortizacin acumulada. AmortizacinEl plazo de amortizacin debe ser aquel en que se estima que el intangible contribuir a la generacin de beneficios econmicos. RevelacinEn trminos generales debe revelarse lo siguiente: clase de activo intangible, distinguiendo vida til y porcentaje de amortizacin acumulada; mtodos de amortizacin; importe en libros bruto y amortizacin acumulada al inicio y al final del perodo; conciliacin de valores en libros al inicio y al final del perodo incluyendo incrementos, retiros y desapropiaciones, prdidas por deterioro, amortizacin. Adems, intangibles que se amortizan en perodo mayor a veinte (20) aos; restricciones a su uso y garantas de las que son objeto.viii. POLTICAS DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR1. En el caso de las cuentas comerciales se debe presentar la clasificacin por cuenta: facturas, letras y otros. 2. En el caso de otras cuentas por pagar, se reportar el detalle de cada partida que conforma el rubro. 3. Cuando se trate de Deudas a Largo Plazo, se revelar la naturaleza de cada uno de los prstamos, indicando el acreedor, garantas, tasa de inters, vencimiento, total deuda, parte corriente y parte no corriente. 4. Se describirn los depsitos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar a Sucursales y Matriz 5. Se debe separar las cuentas comerciales de las denominadas Otras. 6. Solo se crear una cuenta por pagar cuando se evidencie la existencia de un movimiento que involucre dinero en efectivo.7. La Cuenta por Pagar podr ser creada por aquellos colaboradores que tengan acceso a dicho mdulo, el cual ser determinado por la Jefatura Administrativa y Financiera.8. Toda Cuenta por Pagar debe estar debidamente respaldada con documentos probatorios.9. Para que una Cuenta por Pagar sea vlida, debe aparecer en el reporte como Cuenta por Pagar Confirmada.10. Toda Cuenta por Pagar debe estar debidamente autorizada por la Jefatura inmediata, adems debe indicar el nombre, puesto y firma de quien la elabora y de quien la autoriza.11. La Jefatura Administrativa Financiera, el Encargado de Cobros y el Asistente de esa Unidad, tienen la autorizacin de anular una Cuenta por pagar, para lo cual deben adjuntar los comprobantes necesarios que respalden dicho proceder y adjuntarlos al con el sello de anulado.12. Las Cuentas por Pagar llevarn numeracin consecutiva y es responsabilidad de la Unidad de Cobros, el trasladarlas completas mediante memorando, a la Unidad de Contabilidad, en los primeros tres (3) das hbiles de cada mes.13. Ser responsabilidad del colaborador que gener la cuenta por pagar, entregarla a la Unidad de Cobros el da siguiente hbil de elaborada.14. Recopila la documentacin de respaldo que justifique la creacin de la Cuenta por Pagar.15. Revisa los comprobantes para lo cual se asegura de que la cuenta por pagar proceda y firma el documento.16. Traslada por escrito las Cuentas por Pagar firmadas al Gestor de Cobros, el da siguiente hbil de elaborada.17. Se asegura de recibir todas las Cuentas por Pagar del mes para lo cual verifica en el sistema Administracin de Afiliados la numeracin de la ltima cuenta por pagar generada, adems verifica que todas contengan las firmas respectivas.18. Archiva las Cuentas por Pagar por orden de consecutivo.19. Enva las Cuentas por Pagar a la Unidad de Contabilidad dentro de los primeros tres (3) das hbiles de cada mes mediante memorando.20. Archiva en su auxiliar, el memorando recibido por el colaborador de la Unidad de Contabilidad.ix. POLTICAS DE LOS PRSTAMOS BANCARIOS1. Los empleados no pueden ser fiadores en la institucin bancaria.2. No se le puede dar a un asociado o cliente ms de diez sueldos.3. Los clientes tipo A tienen una tasa ms baja de intereses.4. Despus de noventa das de atraso pasa a jurdico.5. Los crditos de caja solidaria se les dan a las personas del rea rural.6. Si se atrasa el crdito se cobra mora del 10%7. Si tuviese un crdito moroso ya no se vuelve a otorgar un prstamo con la misma cantidad.8. La tasa preferencial sube si el crdito es moroso.9. Tiene cinco das de gracia para pagar despus de la fecha indicada.10. No se le pueden dar dos crditos a una persona.11. Los crditos mayores del Q.60, 000.00 son hipotecarios.12. Con un solo fiador se otorga un crdito de Q.30, 000.0013. Con dos fiadores el crdito puede ser de hasta Q.50, 000.0014. Los crditos hipotecarios tienen un plazo de diez aos.15. Los crditos para comercio, gastos personales y otros tienen un plazo mximo de cinco aos.16. Los fiadores pueden ser empleados del estado (no Oj) y de empresas privadas reconocidas.17. Con ingresos mnimos de Q.2,000.0018. El inters es del 1.16% mensual equivale a 14% anual sobre saldos.19. Garanta su propiedad, casa o terreno (Escritura Pblica registrada).20. Participacin en el proceso de educacin cooperativa. P21. Participacin en las asambleas. 22. Sorteos23. Tasa de inters en ahorros y crditos.24. Para crditos inmediatos debe tener como mnimo Q.600.00 en su cuenta de aportaciones.x. POLTICAS DEL PATRIMONIO U CAPITAL SOCIAL1. Se debe presentar el detalle de cada cuenta. 2. En el caso del capital social, se debe mostrar el nmero de acciones; el valor nominal por accin; estructura de participacin accionaria; y una conciliacin del nmero de acciones en circulacin al inicio y al final del perodo.3. De igual forma, cualquier ajuste que se realice al patrimonio deber ser informado a la Regin, previamente a su registro y, se explicar en una nota a los estados financieros los conceptos a los que se refiere. 4. Se presentar los hechos ocurridos luego del balance que no implican ajustes a los estados financieros que se exponen, describiendo su naturaleza y una estimacin de sus efectos financieros y, cuando esto no sea posible, un pronunciamiento al respectoxi. POLTICAS DE INGRESOS1. El Departamento de Ingresos es responsable de la captacin de Ingresos por concepto de Cuotas y Aportaciones, Vivienda, y Arrendamientos.2. Todos los ingresos recibidos tanto en efectivo como en valores del Instituto, debern ser controlados y manejados nicamente en la Oficina de Caja General, quien ser la responsable de la custodia de los mismos.3. El Departamento de Ingresos es responsable de la cobranza de los adeudos.4. Todo personal responsable del manejo de valores (cheques) en el Departamento, deber estar afianzado.5. Todos ingreso deber estar respaldado con su respectivo recibo de caja y documentacin soporte.6. El Departamento de Ingresos en coordinacin con el Departamento de Programacin y Presupuesto, determinar la mejor opcin con quien contratar el Seguro de Vida y Daos para los efectos que procedan.7. En caso de deudores morosos el Departamento de Ingresos en primera instancia, deber gestionar ante el deudor el saldo vencido y en caso de no haber respuesta, cumplir con lo establecido en el Manual de Polticas y Procedimientos para la Recuperacin de Adeudos Morosos.8. En materia de recuperacin de adeudos por la Oficina de Control de Adeudos, deber llevar el registro y control de los descuentos efectuados va nmina, as como de conservar la documentacin soporte.9. El rubro de recuperacin de adeudos por Cuotas y Aportaciones el Departamento de Ingresos a travs de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, deber emitir los das 10 y 25 de cada mes el reporte de Masa Salarial y mensualmente el de Sueldo Base de Cotizacin.10. Los ingresos se recibirn mediante transferencias interbancarias con abono a la cuenta que se le haya designado.11. Se recibirn mediante cheque expedido a nombre de la institucin, y con los lineamientos legales aplicables.12. En efectivo, entendindose como tal, el depsito efectuado en cuentas bancarias y la comprobacin con la ficha de depsito.13. Los recursos se recibirn en la Jefatura de Tesorera a travs del rea de ingresos, dentro de los horarios establecidos.14. Una vez elaborados los recibos de ingresos, la Tesorera los remitir a la Gerencia solicitante, para que realice los actos conducentes, relacionados con la gestin de cobro.15. Los ingresos debern depositarse en la medida de lo posible dentro de los cinco das hbiles posteriores a la fecha de recepcin del recurso.16. La recepcin de documentacin para la elaboracin de recibo de lunes a viernes de 10:00 a.m. a 13:00 p.m.17. En caso de solicitar elaboracin de ms de cinco recibos, estos se entregaran dos das hbiles posteriores a su solicitud, y cuando se trate de entre uno y cuatro, al da siguiente hbil de su recepcin.18. Los recibos de ingresos se entregaran dentro del horario descrito con antelacin.19. En aquellos casos en los que se solicite la elaboracin de recibos sin que se haya efectuado el pago, se otorgar un plazo de un mes contado a partir de la fecha de elaboracin del recibo para su pago, en caso contrario, la gerencia solicitante, deber encargarse de realizar las acciones que correspondan para la gestin del cobro.20. La gerencia que haya solicitado la elaboracin de recibos de ingreso, deber de entregar a la jefatura de tesorera en un plazo no mayor a 30 das naturales, aquellos que no haya realizado el cobro o bien que no haya entregado el recibo correspondiente, sealado cuando as correspondan las causas, sin detrimento del punto anterior.xii. POLTICAS DE EGRESOS (COMPRAS)1. Todas las compras y gastos se deben sujetar a lo establecido por el manual de polticas.2. El pago a proveedores se realizara los das viernes de cada semana3. El Departamento de Egresos ser el responsable de resguardar los cheques expedidos hasta que sean entregados a sus beneficiarios.4. Si transcurrido un plazo de noventa das a partir de la fecha de expedicin de un cheque, ste contina bajo resguardo del Departamento de Egresos, se proceder a su cancelacin debiendo llevar el sello con la leyenda de Cancelado.5. La Subdireccin de Finanzas deber remitir a la Gerencia de Contabilidad la pliza de cheque cancelada para que se realice la cancelacin de su registro contable y para su archivo en el consecutivo numrico.6. No se autoriza el pago de pasivos cuando no exista disponibilidad presupuestal para el pago, o sean servicios duplicados, o por estar pendientes entregas de materiales de licitaciones al almacn.7. Todas las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina de compras, de lo contrario (NOMBRE DE LA EMPRESA) no se hace responsable del pago. Ninguna otra persona o rea est autorizada para realizar compras.8. Las requisiciones cuyo monto sea superior a los Q.25,000.00, se podrn cotizar con tres proveedores como mnimo.9. Solamente el almacn est autorizado para recibir los pedidos y las facturas respectivas. En caso de que la mercanca sea entregada en otro lugar que no sea almacn, deber estar presente una persona del equipo de compras de lo contrario la universidad no se hace responsable.10. En caso de ser aprobada la requisicin ser enviada al almacn para hacer entrega del pedido o para la solicitud de compra.11. Toda informacin sobre cotizaciones se manejara nica y exclusivamente por los miembros del personal de adquisiciones en forma confidencial.12. Se deber hacer del conocimiento del proveedor que de no cumplir con la entrega en la fecha convenida, se le sancionar o se le cancelar la compra, segn sea el caso, y se le adjudicar el pedido al proveedor que haya obtenido el segundo lugar en el cuadro comparativo de cotizaciones siempre y cuando sea competitivo y no est arriba del 10%.13. Solo se recibir mercanca de proveedores que estn de acuerdo a las facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido.14. No se recibirn mercancas de los proveedores que no vengan acompaados de su factura original y orden de compra correspondiente. En el caso de que el proveedor entregue directamente el material o equipo al usuario la documentacin que deber presentar para la realizacin de su pago ser factura original, copia de orden de compra y carta de entera satisfaccin emitida por el investigador o usuario que reciba el bien15. Las facturas expedidas para las compras realizadas con el fondo fijo deben contener todos los requisitos fiscales.16. Las compras menores a Q.1, 000.00 que no sean compras recurrentes podran realizarse por caja chica y/o compra directa.17. El Departamento de Compras no es responsable de determinar la cantidad, calidad o el tipo de materiales solicitados, salvo para asesorar al usuario.18. El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercanca, rdenes de compra, condiciones comerciales y trmites de pago.19. Asignacin de compradores por direccin, cada direccin y/o divisin tiene asignado un comprador con el cual podr pedir respuesta a las requisiciones de compra.20. Cada Departamento es responsable del control de su Presupuesto asignado (saldo en cuenta)xiii. POLTICAS DEL PAGO DE IMPUESTOS1. Debe exponerse claramente cmo se efectu el clculo, por separado, del impuesto a la renta diferido y las participaciones de los trabajadores diferidas; el importe del gasto (ingreso) por impuestos diferidos relacionado con el nacimiento y reversin de diferencias temporales; y, por cada tipo de diferencia temporal.2. El importe de los activos y pasivos por impuestos y participacin de los trabajadores diferidos reconocidos en el balance, por cada perodo que se informa.3. Se reconoce el impuesto y las participaciones de los trabajadores diferidas siguiendo el mtodo del pasivo del balance general. 4. Debe revelarse en el Balance General el Impuesto diferido (activo o pasivo) y en el cuerpo del Estado de Resultados por separado el gasto (ahorro) por impuesto diferido y el componente corriente; de existir impuesto diferido reconocido directamente contra el patrimonio neto, debe presentarse por separado.5. Adems, debe presentarse en nota a los Estados Financieros una conciliacin entre el gasto (ingreso) por impuesto a la renta contable con el impuesto a la renta corriente; y el monto de diferencias temporales deducibles por las cuales no se ha reconocido impuesto diferido.xiv. POLTICAS EN TODOS LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA1. Realizar todo trabajo con excelencia.2. Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a la comunidad.3. Definir por escrito, el tiempo mximo de respuesta de todo requerimiento interno o externo, es responsabilidad de cada una de las reas.4. Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual debern conocer los procedimientos a fin de orientarlos.5. Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento tico.6. Desterrar toda forma de paternalismo y favoritismo, cumpliendo la reglamentacin vigente.7. Los puestos de trabajo en la empresa son de carcter poli funcional; ningn trabajador podr negarse a cumplir una actividad para la que est debidamente capacitado.8. Impulsar el desarrollo de la capacidad y personalidad de los recursos humanos mediante acciones sistemticas de formacin.9. Todas las actividades son susceptibles de delegacin, tanto en la accin como en su responsabilidad implcita.10. Realizar evaluaciones peridicas, permanentes a todos los procesos de la organizacin.11. Mantener una sesin mensual documentada de trabajo de cada unidad, a fin de coordinar y evaluar planes y programas, definir prioridades y plantear soluciones.12. Presentar los presupuestos y planes operativos hasta el 15 de septiembre; los informes de actividades hasta el 28 de febrero de cada ao.13. Preservar el entorno ambiental y la seguridad de la comunidad en todo trabajo.14. Mantener en la empresa un sistema de informacin sobre los trabajos realizados en cumplimiento de sus funciones, proyectos y planes operativos.15. Considerando que el trabajo de venta se inicia a las 10 de la maana, y no antes, el horario del personal de ventas comenzar a las 9:30, disponiendo as de un perodo previo para preparar el material y tener todo listo para la recepcin de los clientes16. Se establecen tres perodos de colacin: la Seccin A a las 12:00, la Seccin B, a las 12:5 y la Seccin C, a las 13:30. Este horario debe ser conocido por la Cafetera, con el fin de tener la colacin preparada.17. Los capataces entregarn antes de las 9:30 las rdenes de requisicin de materias primas. E1 jefe de Bodega las despachar todas juntas entre las 9:30 y las 10:00.18. Las operaciones de mantenimiento llevarn a cabo fuera de aquellas reas en que las mquinas se encuentran operando.19. El personal que se contrate deber pasar por un proceso de seleccin que compruebe que las personas que se contraten tengan los conocimientos y/o habilidades que exige el cargo que desempearn.20. Se exige puntualidad en la hora de llegada. Los atrasos debern ser justificados en la oficina del Personal.xv. POLTICAS DE SEGURIDAD DE LOS ACTIVOS1. Se mantendr un archivo actualizado de registro y control de activos fijos muebles, el cual estar conformado con toda la documentacin legal, financiera y administrativa que demuestre propiedad, costo, ubicacin, reparaciones, mantenimiento, factores y mtodo de depreciacin, cobertura de seguros, cdigo de identificacin y traslado.2. El registro contable de los activos fijos muebles se har atendiendo al costo incurrido (incluye costos de acarreo, impuestos, etc.) por la Universidad para el momento de su adquisicin.3. El control de entradas y salidas de los bienes del activo fijo se apoyar en el sistema, a travs del mdulo de activo fijo donde se refleja la informacin de las existencias por renglones y ubicacin en forma detallada. 4. Su registro contable se efectuar mediante la interfaz existente entre este mdulo y el Mdulo de Contabilidad, y se har en forma global, por cuenta contable y por organizacin custodia. Por lo tanto, la informacin registrada en ambos mdulos debe ser consistente.5. Se llevar un registro auxiliar de control de los activos fijos muebles, el cual deber compararse frecuentemente con el Mayor General de la Contabilidad a objeto de corregir errores y desviaciones. 6. El registr auxiliar control de los activos fijos muebles presentar en detalle su composicin, agrupados conforme al orden de la cuenta de Mayor General de la Contabilidad y contemplar como informacin: Fecha de Compra, valor de adquisicin, vida til, valor residual, valor depreciacin acumulada y mensual, totalizada a nivel de grupo y rubro.7. El gasto por depreciacin aplicado a los activos fijos muebles debe ser razonable y en todo caso obedecer al mtodo de depreciacin establecido, el cual deber distribuir de manera consistente y uniforme el valor del costo en los perodos de la vida til estimada en concordancia con la poltica contable vigente. Para la definicin y aplicacin de los factores y mtodos de depreciacin de los activos fijos Muebles, se deber considerar su naturaleza y uso, las polticas de mantenimiento, tendencia a la obsolescencia y ambiente econmico imperante8. Los desembolsos o erogaciones que incrementen la capacidad de produccin o alargue la vida til de un activo fijo mueble, si son substanciales, deben capitalizarse, los desembolsos menores, an cuando tengan caractersticas de capitalizables se deben llevar a gastos o costos del perodo.9. El Departamento de Bienes y Servicios, establecer y mantendr un sistema de identificacin por cdigo para los activos fijos muebles, dicha identificacin informar sobre la propiedad, clase o naturaleza, ubicacin, y orden correlativo de cada activo fijo. En la oportunidad, de levantar el Acta de Recepcin por la adquisicin de un activo fijo mueble, se proceder a su identificacin.10. Se efectuarn inventarios fsicos peridicos a objeto de verificar la existencia, localizacin y condicin fsica de todos los activos existentes de conformidad con los registros auxiliares. Para ello, el Departamento de Bienes y Servicios, planificar y llevar a cabo la toma fsica del Inventario de activos fijos muebles, siguiendo la normativa establecida para tal fin.11. Los cambios de ubicacin o reubicacin interna de los activos fijos muebles, deben ser autorizados y realizados por el Departamento de Bienes y Servicios, el cual proceder a efectuar los registros correspondientes en el Auxiliar de Control y la Contabilidad, como lo establece la normativa correspondiente.12. Se deber mantener un control adecuado de los activos fijos muebles despus de haber sido totalmente depreciados y se encuentren an prestando servicios.13. La desincorporacin de activos fijos muebles, debe obedecer a razones plenamente justificadas y deber aplicarse la normativa especfica.14. Todos los activos deben tener un nmero de identificacin. O bien un nmero de seguimiento interno que se asignan cuando se adquiere el activo o el uso de nmeros de identificacin del fabricante, tambin se debe especificar en esta poltica.15. Una base de datos de control de activos, se creara para realizar un seguimiento de activos. Se incluir toda la informacin sobre la transferencia de activos, lista de mesa y la fecha del cambio de activos.16. Cuando se adquiere un activo, un ID se asignar para el activo y su informacin deber incluirse en la base de datos de seguimiento de activos.17. Lista de comprobacin de la transferencia de activos - Cuando un activo que aparece en la lista de Tipos de activos se transfiere a una nueva ubicacin o responsable, la Lista de Activos de Transferencia debe ser llenado por el administrador y aprobado por un representante autorizado de la organizacin. 18. El administrador es la persona que tiene a cuidado los activos que se encuentra bajo su poder, si el activo es una estacin de trabajo, el administrador es el usuario ms comn de la estacin de trabajo. Para otros equipos, el administrador es el principal responsable de la supervisin o el mantenimiento de los equipos.19. El administrador debe llenar el formulario de transferencia de la Lista de comprobacin de activos e indicar si el bien es un nuevo activo, pasando a una nueva ubicacin, de ser trasladado a un nuevo mandatario, o de ser eliminados. La siguiente informacin debe ser completa:a. Tipo de activo b. Nmero de identificacin c. Nombre de activod. Situacin actual e. Sndico designadof. Nueva ubicacin g. Nuevo administrador h. Ubicaciones de los datos sensibles20. Entrada de datos Despus de la transferencia de activos la Lista de comprobacin se ha completado, ser dado a la base de datos de seguimiento de activos. El gestor de bases de datos de seguimiento de activos se asegurar de que la informacin de los formularios se introduce en la base de datos de seguimiento de activos en una semana.21. Comprobacin de la base de datos Los administradores que gestionen los proyectos que afectan a equipos de localizacin debe comprobar para ver si peridicamente los activos que se trasladaron recientemente se han aadido a la base de datos. La base de datos debe proporcionar una lista reciente que puede verificarse fcilmente. Los administradores deben comprobar la base de datos de la semana para asegurarse de que los activos se trasladaron en las ltimas 2 o 3 semanas y se incluyen en la base de datos.22. La transferencia de activos se aplica a cualquier cesin de activos entre ellas las siguientes:a. Compra de activos b. Traslado de activos c. Cambio de administrador de activos, incluso cuando un empleado deja o se sustituye.d. Eliminacin de activos23. Ninguno (no clasificados) Sin necesidad de borrar datos, pero en aras de la prudencia suele borrar los datos a travs de cualquier medio, tales como cambiar el formato o des magnetizacin.24. Baja (sensible) Borra los datos mediante cualquier medio, tales como cambiar el formato o des magnetizacin.25. Mediano (Confidencial) Los datos deben borrarse utilizando una tecnologa aprobada para asegurarse de que no es legible mediante tcnicas especiales de alta tecnologa.26. Alto (Secreto) Los datos deben borrarse utilizando una tecnologa aprobada para asegurarse de que no es legible mediante tcnicas especiales de alta tecnologa. Aprobado por tecnologas a determinados medios de comunicacin de datos en un documento de procedimiento de eliminacin por tipo de activo, incluyendo:a. Disquete b. Memory stick c. CD ROM d. Almacenamiento en cinta e. Disco duro.f. Memoria RAM g. La memoria ROM o dispositivos de memoria ROM.27. En el uso de los medios los tipos de datos que pueden ser almacenados en medios extrables, y los medios de comunicacin que pueden ser removidos de una instalacin segura fsicamente y en qu condiciones seran permitidos. Los medios extrables incluyen:a. Disquete b. Memory stick c. CD ROM d. Almacenamiento de cinta28. Dado que la seguridad de los datos y la integridad, junto con la proteccin de los recursos es fundamental para el funcionamiento de la organizacin, los empleados que no se adhieren a esta poltica pueden estar sujetos a acciones disciplinarias lo cual puede incluir el despido. Cualquier empleado que tiene conocimiento de alguna violacin a esta poltica es su obligacin informar a su supervisor u otro representante autorizado.xvi. POLTICAS DE CUALQUIER NATURALEZA Y NIVEL? ESTADOS FINANCIEROS1. Para la preparacin y presentacin de la informacin contable, el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales registrar y revelar los hechos econmicos con sujecin a las normas sustantivas y procedimentales del Rgimen de Contabilidad Pblica, el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad y adoptar polticas internas de acuerdo con el objeto social del Fondo, para garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca informacin razonable y oportuna para las entidades de control y facilite la toma de decisiones por parte de la Administracin.2. Las reas que producen insumos para el proceso contable tales como: Gestin Asesora Jurdica, Gestin de Bienes Transferidos, Gestin compras-Contratacin, Gestin de Servicios Administrativos, Gestin de Talento Humano, Gestin de Cobro, Gestin Financiera, Gestin de Servicios de Salud y Gestin de Prestaciones Econmicas, debern informar a travs de los documentos soporte idneos, las operaciones que ataen a su actividad, para que sean incorporadas al proceso contable en tiempo real; en caso de incumplimiento el Director General aplicar las medidas pertinentes una vez informado del hecho por la Subdireccin Financiera3. Por otra parte, respecto a la informacin que debe suministrar la Oficina Asesora Jurdica referente a los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados sobre las cuentas bancarias.4. EL coordinador de Contabilidad, concertar con los funcionarios del rea, el cronograma para el registro, validacin, depuracin y conciliacin de las cuentas asignadas a cada uno.5. A efectos de contar con el tiempo adecuado para preparar y presentar los Estados Financieros y dems informacin relacionada con el proceso de Gestin de Recursos Financieros, se fija como poltica para el cierre contable, presupuestal y de tesorera.6. La entidad presentar sus activos y pasivos clasificndolos en el balance general como circulante" y "no circulante"7. La empresa deber generar un conjunto completo de estados financieros, que comprender: un balance general un estado de resultados un estado de cambios en el patrimonio neto un estado de flujos de efectivo y las correspondientes polticas contables y las dems notas explicativas. ? FACTURACION Y PAGOS1. La factura Original emitida por la empresa, quedar bajo resguardo de la empresa. La copia se enviar al cliente en el momento de la entrega del producto.2. Las Facturas de contado sern pagadas contra la entrega del producto. En caso de la Factura a Crdito, se entregar copia de la misma con la firma de recibido del cliente.3. Las cantidades de dinero que se entreguen por adelantado se considerarn dadas a cuenta del pedido o en un pago abonable a las deudas vencidas del cliente con la empresa.4. El pago de la Factura en ningn caso estar sujeto a la instalacin o puesta en marcha del equipo.5. El cliente est obligado al pago ntegro de la factura, sin considerar ningn descuento.? GARANTIAS1. El perodo de garanta de cada uno de los productos que la empresa vende se encuentra especificado en la factura y se toma a partir de la fecha de facturacin.2. En el caso de que el modelo del producto reclamado se encuentre descontinuado o la empresa no tenga existencia del mismo, se dar un producto similar o equivalente al mismo, si el cliente lo prefiere se elaborar una Nota de Crdito al valor actual de mercado y al tipo de cambio del da en que se expida.3. Las marcas de los productos que la empresa venda y stas cuenten con centros de servicio autorizados en la plaza ya sea local o fornea, debern ser presentados en dichos centros para el reclamo de la garanta.4. En general los Productos que tengan que ser enviados al fabricante para su reparacin tendrn un perodo de espera no mayor de 30 das hbiles a partir de la fecha de recepcin. 5. La empresa no est obligada, ni se compromete a dar producto de respaldo mientras est el proceso de garanta. ? DEVOLUCIONES1. Para la devolucin de producto el cliente deber presentar factura original, anexo de nmeros de serie, empaque y accesorios originales, as como una explicacin detallada y por escrito del motivo de la devolucin.2. La empresa no devolver efectivo, se elaborar una nota de crdito en moneda nacional que podr ser vlida para futuras compras.3. Para que la empresa acepte un producto a devolucin, ste no deber de tener ms de 15 das naturales despus de la fecha de facturacin.4. En el caso de ventas forneas el envi de la mercanca ser por cuenta y riesgo del cliente, la empresa se libera de toda responsabilidad al momento de entregar la mercanca al transportista mediante la gua de embarque. 5. La mercanca podr ser enviada por el medio de transporte que el cliente seale.6. Para el caso de ventas a clientes locales no se cobrar ningn cargo adicional por el envo de mercanca a domicilio. ? SEGURIDAD INFORMATICA1. Los mecanismos de control de acceso fsico para el personal y terceros deben permitir el acceso a las instalaciones y reas restringidas de la Cooperativa solo a personas autorizadas para salvaguardar los equipos de cmputo y comunicaciones.2. Los usuarios deben utilizar los mecanismos institucionales para proteger la informacin reservada o confidencial que por necesidades institucionales debe ser almacenada o transmitida, ya sea dentro de la red o interna de la Cooperativa o hacia redes externas como Internet.3. El uso de los sistemas y documentacin confidencial est restringido a las personas ajenas a la cooperativa, salvo autorizacin expresa de la Gerencia General.CONCLUSIONESPara que las empresas sean exitosas, se requiere que establezcan polticas contables que sean adecuadas a su desarrollo y actividad financiera.Las polticas contables de una empresa es la luz gua para todo el personal especialmente en las reas financieras, de contabilidad y gerencial. Las Polticas de una empresa son la reglas con las cuales se va a trabajar dentro de la empresa y que todos sin excepcin las tienen que seguir, esto ayuda a las empresas al mejor desarrollo de la misma, buscando el crecimiento basndose en estas reglas o poltica, dentro de la empresa hacen polticas para el personal, polticas de venta, polticas de compra, etc. esto con el fin de tener parmetro para comprar, vender o para algunas situaciones que se presenten con respecto al personal que labora en dichas empresas.Por otro lado las polticas dentro de una empresa tambin facilitan la delegacin de autoridad, motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. Evitan prdidas de tiempo a los superiores al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados. As mismo contribuyen a lograr los objetivos de la empresa y proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. RECOMENDACIONESLas polticas contables son herramientas fundamentales para que las pequeas y medianas empresas dispongan de informacin financiera y econmica razonable y til para la planeacin, toma de decisiones y control empresarial; por tanto, recomendamos aplicar correctamente los principios, bases, convenciones, reglas y practicas especficas en la preparacin y presentacin de los estados financieros para que estos tengan la razonabilidad, base para la confianza de los agentes econmicos