Caja de Jubilaciones y Pensiones de MODELO … · Paraguay). Se describen en el formato los...
55
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de Empleados de Bancos y Afines MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP GERENCIA FINANCIERA Versión: 2.0 Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55 1 Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015 PROCEDIMIENTOS DE GERENCIA FINANCIERA OBJETIVO El objetivo del presente Manual de Procedimientos es presentar, describir y establecer los procedimientos, responsabilidades, competencias y condiciones requeridas por la Institución de acuerdo a las Reglamentaciones vigentes requeridas e implementadas por las Autoridades competentes. ALCANCE El presente Manual de Procedimientos es de aplicación de la Gerencia Financiera de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Empleados de Bancos y Afines. El mismo tiene alcance para todos y cada uno de los componentes de la Estructura Organizativa de la institución. RESPONSABILIDADES Se consideran responsables de la aplicación del presente Manual de Procedimientos, a la Gerencia Financiera, así como la División de Inversiones y aplicaciones, División Contabilidad, Unidad de Análisis y Riesgos Financieros, y las Secciones que las integran. FORMATO DE PRESENTACIÓN El presente Manual de Procedimientos ha sido ajustado al formato del modelo estándar de Control Interno, según establece el MECIP (Modelo estándar de Control Interno del Paraguay). Se describen en el formato los siguientes aspectos: Macro proceso, Proceso y Subproceso. Número de orden, responsable de la actividad, tarea por actividad (descripción) y tiempo de ejecución.
Transcript of Caja de Jubilaciones y Pensiones de MODELO … · Paraguay). Se describen en el formato los...
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
1
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
PROCEDIMIENTOS DE GERENCIA FINANCIERA
OBJETIVO El objetivo del presente Manual de Procedimientos es presentar, describir y establecer los procedimientos, responsabilidades, competencias y condiciones requeridas por la Institución de acuerdo a las Reglamentaciones vigentes requeridas e implementadas por las Autoridades competentes. ALCANCE El presente Manual de Procedimientos es de aplicación de la Gerencia Financiera de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Empleados de Bancos y Afines. El mismo tiene alcance para todos y cada uno de los componentes de la Estructura Organizativa de la institución. RESPONSABILIDADES Se consideran responsables de la aplicación del presente Manual de Procedimientos, a la Gerencia Financiera, así como la División de Inversiones y aplicaciones, División Contabilidad, Unidad de Análisis y Riesgos Financieros, y las Secciones que las integran.
FORMATO DE PRESENTACIÓN El presente Manual de Procedimientos ha sido ajustado al formato del modelo estándar de Control Interno, según establece el MECIP (Modelo estándar de Control Interno del Paraguay). Se describen en el formato los siguientes aspectos:
Macro proceso, Proceso y Subproceso. Número de orden, responsable de la actividad, tarea por actividad (descripción) y tiempo de
ejecución.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
2
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN
El Manual de Procedimientos está constituido por capítulos correspondientes al área de la
Gerencia Financiera.
Manual de Procedimientos, el cual es codificado de la siguiente manera:
MPRO-GF-01-01 Dónde:
MPRO indica Manual de Procedimientos.
Donde GF indica el Gerencia Financiera.
Donde 01 indica el capítulo correspondiente.
Donde 01 indica el Procedimiento de referencia.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
3
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA FINANCIERA
Código Procedimiento Página
MPRO-GF-01-01
INVERSIONES DE RENTA FIJA COLOCACION CERTIFICADOS DE DEPOSITOS DE AHORRO A PLAZO FIJO
5
MPRO-GF-01-02
INVERSIONES DE RENTA FIJA RECUPERACION DE CAPITAL E INTERESES DE CDAs
8
MPRO-GF-01-03 INVERSIONES DE RENTA VARIABLE. ADQUISICION DE ACCIONES
10
MPRO-CP-01-04 PROCESAMIENTO CONTABLE CJPEBA.
13
MPRO-CP-01-05
GENERACIÓN DE REPORTES CONTABLES DIARIOS 16
MPRO-CP-01-06
GENERACIÓN DE REPORTES CONTABLES MENSUALES 18
MPRO-CP-01-07
PROCESAMIENTO CONTABLE SICO 20
MPRO-CP-01-08
GENERACIÓN DE REPORTES CONTABLES – SISTEMA SICO – MENSUALES
24
MPRO-CP-01-09
PROCEDIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTARIO 26
MPRO-CP-01-10
PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 28
MPRO-CP-01-11 PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA –REPORTES MENSUALES GENERADOS
29
MPRO-CP-01-12
ELABORACIÓN DE ANTEPROYECTO INSTITUCIONAL
31
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
4
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
MPRO-CP-01-13
MODIFICACIONES, REPROGRAMACIONES Y/O AMPLIACIONES PRESUPUESTARIAS
35
MPRO-CP-01-14
CONCILIACIONES BANCARIAS 39
MPRO-CP-01-15
INVENTARIO DE DISPONIBILIDAD DIARIA DE BANCOS / INVENTARIO DIARIO DE CUPONES DE CERTIFICADOS DE AHORROS.
42
MPRO-CP-01-16 TRANSFERENCIAS BANCARIAS ENTRE CUENTAS
43
MPRO-CP-01-17 EMISIÓN Y VERIFICACIÓN DE CHEQUES
44
MPRO-CP-01-18
CONTROL DEL PAGO DE HABERES JUBILATORIOS
45
MPRO-CP-01-19
CONTROL DE INGRESOS POR CAJA – DEPOSITO EN CUENTA
50
MPRO-CP-01-20
PROCEDIMIENTOS EN CAJA - ARQUEO 51
MPRO-CP-01-21
INVENTARIOS MENSUALES (INVENTARIO DE CHEQUES ANULADOS)
54
MPRO-CP-01-22
INVENTARIOS MENSUALES (INVENTARIO DE LA CTA. “APORTE DE ACTIVOS” SEGÚN LEY 1802/02 ART. 9 INC. P) – INVENTARIO DE GRAVAMEN SOBRE CONCELACION DE DEUDA.
55
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
5
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Codigo: MPRO-GF-01-01
MACROPROCESO: DIVISIÓN DE INVERSIONES Y APLICACIONES PROCESO: INVERSIONES DE RENTA FIJA SUBPROCESO: COLOCACION CERTIFICADOS DE DEPOSITOS DE AHORRO A
PLAZO FIJO
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera solicita autorización del Consejo de Administración, para realizar invitaciones a las Instituciones Financieras de plaza, a presentar ofertas sobre las condiciones y modalidades para la colocación de recursos financieros, bajo la figura de CDA.
2
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de la División de Inversiones y Aplicaciones, conforme a las Asignaciones presupuestarias, para cada Ejercicio Fiscal y al Plan Financiero anual, según autorización del Consejo de Administración, solicita ofertas a las Instituciones Financieras de Plaza.
3
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
Una vez recibidas las ofertas, dentro del plazo establecido, el Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones procede a realizar una planilla comparativa de ofertas, conforme a los criterios de seguridad, rentabilidad, y liquidez, establecidas en las reglamentaciones dictadas por el Consejo de Administración.
4
Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera procede a elevar un informe a la Presidencia, con las propuestas presentadas por las instituciones financieras.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
6
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
5
Presidencia
El Presidente recibe el informe de la Gerencia Financiera y lo providencia. Posteriormente remite el informe al Comité de Inversiones y Riesgos.
6 Comité de Inversiones y Riesgos
El Comité de Inversiones y Riesgos elabora un informe, el cual consta en acta, que es remitido a consideración del Consejo de Administración.
7
Consejo de Administración
El Consejo de Administración aprueba la inversión financiera, bajo la figura de la CDA, en las entidades financieras, estableciendo plazos de colocación y tasas de interés, según ofertas recibidas, conforme a criterios de seguridad, rentabilidad y liquidez.
8
Secretaria del Consejo de Administración
La Secretaría del Consejo de Administración remite a la Gerencia Financiera la resolución por la cual se autoriza las condiciones y modalidades para la colocación en CDA, a fin de dar inicio a los trámites de formalización.
9
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones procede a comunicar nota mediante estampada con las firmas de los autorizados (Presidencia y Gerencia General), a la entidad financiera adjudicada los términos y condiciones para la formalización de cada operación, pudiendo establecerse vía emisión de cheques o vía debito en cuenta. Además en esta nota se designa al funcionario autorizado a retirar el CDA original del Banco.
10
Entidad Financiera
La Entidad Financiera adjundicada emite el Certificado de Depósito de Ahorro con los intereses correspondientes, a nombre de la Caja Bancaria, en el cual constan las condiciones aprobadas por el Consejo de Administración.
11
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones procede a retirar del Banco el CDA y los intereses correspondientes, conforme a la Nota de autorización.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
7
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
12
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones registra contablemente la operación realizada, elaborando el asiento contable en el Sitema AS400, y realizar la carga en el Inventario de Inversiones.
13
Jefe de División de Inversiones y aplicaciones
El Jefe de División de Inversiones hace entrega a la Gerencia Financiera el CDA original, para su guarda o custodia en la Bóveda de Seguridad de un Banco de Plaza.
14
Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera conjuntamente con otro Gerente autorizado por Resolución del Consejo de Administración para el Ingreso a la bóveda del Banco, proceden a depositar en la misma en caja de Seguridad habilitada a nombre de la entidad.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
8
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-02
MACROPROCESO: DIVISIÓN DE INVERSIONES Y APLICACIONES PROCESO: INVERSIONES DE RENTA FIJA SUBPROCESO: RECUPERACION DE CAPITAL E INTERESES DE CDAs
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
Mensualmente el Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones emite un Inventario de las Inversiones realizadas en CDA por la Caja Bancaria, y verifica los vencimientos tanto de Capital como de los Intereses, pudiendo ser estos últimos instrumentados en cupones físicos o nota de crédito para su aplicación en la cuenta bancaria de la Institución, a su vencimiento.
2
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones eleva un informe mensual al Consejo de Administración con el detalle de los vencimientos de Inversiones realizadas en CDA asi como los intereses correspondientes, indicando las fechas respectivas de sus vencimientos.
3
Gerente Financiero/Gerencia Autorizada
El Gerente Financiero conjuntamente con otro Gerente autorizado por el Consejo de Administración, proceden a retirar de la bóveda de Seguridad de un Banco de Plaza, los CDAs y cupones respectivos para su depósito, a su vencimiento, en cada entidad bancaria, en la cuenta de la Institución. .
4
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
En el caso de los CDA el Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones procede a gestionar los trámites para el endoso del CDA mediante la firma conjunta de dos titúlales de cuenta, designados por el Consejo de Administración.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
9
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
5
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de División de Inversiones procede a completar una boleta de depósito, en el día de su vencimiento, en donde indica los datos correspondientes del CDA con el monto del mismo.
6
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
Posteriormente el Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones procede a realizar el depósito en la Institución Financiera correspondiente, en la cuenta Bancaria de la institución.
7
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de División de Inversiones, procede de la siguiente forma: 1. Para los vencimientos de Intereses, en los casos en que estos
correspondan a Cupones se realiza el mismo procedimiento que con los de CDA.
2. Para los CDA emitidos con Intereses a cobrar, con crédito en cuenta, se procede a retirar de la Entidad Financiera la Nota de crédito en el día de su vencimiento. Posteriormente se verifica la acreditación en la cuenta de la institución.
8
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones procede a registrar contablemente la operación realizada.
9
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones procede a informar la operación realizada mediante nota al Consejo de Administración, del depósito en la cuenta bancaria de la institución.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
10
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Codigo: MPRO-GF-01-03
MACROPROCESO: DIVISIÓN DE INVERSIONES Y APLICACIONES PROCESO: INVERSIONES DE RENTA VARIABLE SUBPROCESO: ADQUISICION DE ACCIONES
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
Identificado en el Proyecto de Inversión y requerida la participación accionaria de la Caja Bancaria, el Jefe de División de Inversiones procede a verificar e informar la disponibilidad presupuestaria y financiera, para el Ejercicio Fiscal correspondiente.
2
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de División remite su informe con relación a la Inversión propuesta, para consideración de la Gerencia Financiera.
3
Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera eleva un informe a consideración del Consejo de Administración, vía Presidencia sobre la probable inversión a realizar, en los términos de seguridad, rentabilidad y liquidez, establecidos por el Consejo de Administración.
4
Consejo de Administración
En caso de que el Consejo de Administración decida u opte por la inversión mediante la adquisición de acciones, con la correspondiente resolución del Consejo de Administración se procede a dar inicio a la formalización de la inversión con participación accionaria.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
11
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
5
Secretaria del Consejo de Administración
La Secretaría del Consejo de Administración remite a la División de Inversiones y Aplicaciones la resolución por la cual se autoriza la Inversión en Acciones.
6
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones procede a registrar la operación contable, y solicita la emisión del cheque para su entrega contra las acciones correspondientes.
7
Gerencia Financiera
A fin de finiquitar la operación autorizada la Gerencia Financiera procede a la recepción de las Acciones, con la participación de la Auditoria Interna y la Gerencia General, para cuyo efecto se labra el Acta de entrega correspondiente, protocolizada ante un escribano público con los firmantes debidamente autorizados.
8
Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera informa al Consejo de Administración sobre lo actuado, adjuntando las documentaciones que respaldan la inversión realizada.
9
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe División de inversiones entrega a la Gerencia Financiera las Acciones originales, para su guarda y custodia en Bóveda de Seguridad de un Banco de Plaza.
10
Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera conjuntamente con otro Gerente autorizado por Resolución del Consejo de Administración y/o Auditoría Interna, se trasladan con las documentaciones correspondientes, a un Banco de Plaza para su guarda y custodia en bóveda de Seguridad.
11
Consejo de Administración
El Consejo de Administración designara anualmente a dos representantes a participar en la Asamblea General Ordinaria y/o Extraordinaria de Accionistas.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
12
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
12
Representantes Autorizados por el Consejo de Administración
Los Representantes designados por el Consejo de Administración participan en la Asamblea General Ordinaria y/o Extraordinaria de Accionistas, e informan al Consejo lo resuelto en dicha asamblea.
13
Consejo de Administración
El Consejo de Administración toma conocimiento de lo resuelto en la Asamblea General Ordinaria y/o Extraordinaria de Accionistas, y dicta la resolución al respecto.
14
Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones
El Jefe de División de Inversiones y Aplicaciones conforme a los resultados obtenidos, y a la resolución emanada del Consejo de Administración, procede al registro contable en los estados financieros de la Institución.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
13
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-04
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
PROCESO: PROCESOS CONTABLES DE LA CJPEBA. SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de Contabilidad recepciona integramente todos los movimientos contables de la institución, generados en el día por cada área (Rendición de Ctas).
2
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de Contabilidad verifica la documentación remitida (en los asientos contables) y acusa recibo en una copia del Control Transitorio remitido por cada Sector respectivo. (Rendición de Ctas.)
3
Rendición de Cuentas/ Jefatura
La Jefatura de Rendición de Cuentas remite a la Sección de Contabilidad todas las documentaciones recibidas. La Sección de Contabilidad a través del Auxiliar de Contabilidad coteja los asientos generados con el control diario.
4
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección Contabilidad remite en forma diaria a la División de Contabilidad todas las documentaciones contables para su verificación y control.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
14
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
5
Jefe de División Contabilidad
La Jefatura de la División de Contabilidad verifica y controla la documentación recibida, procede a dar visto bueno y remite todos los asientos contables a la Sección de Contabilidad para su procesamiento y transferencia contable.
6
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de la Sección de Contabilidad recepciona los Asientos Contables (en la Sección Contabilidad y Presupuesto).
7
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de la Sección de Contabilidad procede a la generación del Control de Movimientos Transitorios por departamento, conciliación y cotejo físico de los Asientos recibidos con los movimientos existentes en el Control Transitorio generado (Sección de Contabilidad)
8
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de Contabillidad procede a la verificación y control individual de los Asientos contables recibidos en cuanto a imputaciones contables, montos y respaldos, previa transferencia contable definitiva (Sección de Contabilidad)
9
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de Contabilidad realiza el ordenamiento de los Asientos Contables en forma numérica correlativa y por departamento (en la Sección de Contabilidad y Presupuesto).
10
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de Contabilidad procede a iniciar del proceso de transferencia diaria con el inicio del día a procesar (Sección de Contabilidad)
11
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de Contabilidad procede a la verificación del último Nro. transferido el día anterior debiendo coincidir correlativamente con el primer Asiento del día a transferir (Sección de Contabilidad)
12
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de Contabilidad realiza la transferencia por departamento y control integral de los mismos (Sección de Contabilidad).
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
15
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
13
Sección Contabilidad y Presupuesto Auxiliar
El Auxiliar de Contabilidad procede a la verificación por cada transferencia y certificación de la partida doble contable.
14
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de Contabilidad procede a la verificación de la posible omisión de transferencia de algún asiento, y la generación del Control de Asientos no transferidos (Sección de Contabilidad)
15
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabilidad procede al cierre contable del día (Sección de Contabilidad)
16
Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliar
El Auxiliar de Contabilidad procede a la verificación de Cheques Girados (Sección de Contabilidad) .
17
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabilidad procede a realizar la verificación y Control del Movimiento Diario definitivo (Sección de Contabilidad)
18
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabilidad procedea a la verificación y Control del Balance Analítico diario, saldos contables por cada Cta.(Sección de Contabilidad)
19
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabilidad procede a la verificación y Control del Balance Sintético diario, saldos del día anterior, el arrastre de los mismos y la acumulación de los saldos transferidos del día (Sección de Contabilidad).
20
Jefe División de Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad a la finalización al proceso, en caso de observar diferencias, procede a detectar las mismas y regularizar si corresponde mediante un contra asiento contable e informar a la superioridad.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
16
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-05
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
PROCESO: GENERACIÓN DE REPORTES CONTABLES DIARIOS SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabilidad procede a la generación de reportes y firma de los mismos para su remisión a la Jefatura de División de Contabilidad: - Balance Sintético Diario – 1 copia. - Balance Analítico Diario – 1 copia - Movimiento Diario – 2 copias (Archivo Rendición de
Ctas. y Archivo general) - Disponibilidad Financiera – 6 copias (Presidente,
Gerente General, G.F. , Auditoria Interna, División de. Contabilidad, Sección de Contabilidad).
- Balance Analítico – Cartera de Préstamos para la Gerencia Comercial.
2
Jefe de División Contabilidad
La Jefatura de la División de Contabilidad verifica y controla los informes, los firma y los remite a la G.F.
3
Gerencia Financiera
La G.F. verifica y controla los informes, los firma y los remite a la División de Contabilidad para su distribución a las áreas afectadas.
4
Jefe de División Contabilidad
La Jefatura de la División de Contabilidad, remite los informes a la Sección de Contabilidad.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
17
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
5
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección de Contabilidad distribuye las disponibilidades a quien corresponda, archiva el Movimiento Diario y el Balance Analítico, remite el Balance Sintético Diario, para la Firma del Gerente General.
6
Gerencia General
El Gerente General recibe, revisa y firma el Balance. Posteriormente una vez firmado el Balance lo remite a la División de Contabilidad.
7
Jefe de División Contabilidad
La Jefatura de la División de Contabilidad recibe el Balance y lo remite a la Presidencia para su firma.
8
Presidencia
La Presidencia recibe, revisa y firma el Balance, posteriormente lo remite a la División de Contabilidad para su archivo definitivo.
9
Jefe de División Contabilidad
La Jefatura de la División de Contabilidad recibe el Balance y lo deriva a la Sección de Contabilidad para su archivo definitivo.
10
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
Jefe de Sección de Contabilidad procede al archivo definitivo del Balance ya firmado por las autoridades competentes de la Caja.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
18
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-06
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
PROCESO: GENERACIÓN DE REPORTES CONTABLES MENSUALES SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuestos
El Jefe de la Sección y sus auxiliares procenden a la generación de reportes y firma de los mismos para su remisión a la División de Contabilidad: - Generación de Balance Sintético y Analítico Mensual –
en 4 copias (distribución de las copias: Superintendencia de Bancos, Fondo Monetario Internacional, Estudios Económicos y M-H).
2
Jefe de División Contabilidad
La Jefatura de la División de Contabilidad controla y verifica los informes, los firma y los remite a la Gerencia financiera.
3
Gerencia Financiera
La G.F. recibe, verifica y controla los informes, procede a la firma y los remite a la División de Contabilidad para su distribución.
4
Jefe de División Contabilidad
La Jefatura de la División de Contabilidad remite a la Gerencia General para su verificación, control y firma.
5
Gerencia General
La Gerencia General recibe las documentaciones, verifica, controla, firma y remite a la Secretaria General para su entrega a Presidencia.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
19
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
6
Presidencia
La Presidencia recibe las documentaciones, verifica y controla, procede a la firma, y las remite nuevamente a la División de Contabilidad para su distribución.
7
Jefe de División Contabilidad
La Jefatura de la División de Contabilidad recibe las documentaciones y las verifica, que esten todos los documentos debidamente firmados y los remite a los destinatarios.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
20
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-07
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
PROCESO: PROCESAMIENTO CONTABLE SICO SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El día posterior al cierre diario, el Jefe de Sección con los Auxiliares Contables generan el movimiento contable y presupuestario respectivo al día cerrado.
2
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección y sus Auxiliares generan el reporte de ejecución preliminar por objeto (discriminando los movimientos de ingresos / gastos / jubilaciones).
3
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabilidad verifica cada movimiento contable presupuestario.
4
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección analiza individualmente cada movimiento contable registrado, y procede a definir su afectación o exclusión presupuestaria según cada caso.
5
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección Contabilidad excluye según lo que corresponda,en relación al punto anterior numero 4.
6
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabilidad genera el detalle preliminar de ejecución presupuestaria depurado.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
21
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
7
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabilidad procede a generar en el Sistema un Balance diario.
8
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección Contabilidad y sus Auxiliares proceden a iniciar el proceso de transferencia diaria en el programa interno de conversión – SICO.
9
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección y sus Auxiliares proceden a verificar el último Nro. transferido el día anterior, el cual deberá coincidir correlativamente con el primer Asiento del día a transferir.
10
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabilidad verifica las exclusiones presupuestarias de la CJPEBA y procede a excluirlas en el programa de conversión.
11
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabilidad junto con sus Auxiliares generan el reporte de exclusiones en el sistema SICO y procede a compararlos con los reportes de la CJPEBA.
12
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección Contabilidad procede a ejecutar el programa de conversión.
13
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección y sus Auxiliares generan los reportes diarios convertidos al formato SICO: Movimientos Diarios y Balance del día a procesar, cotejar y conciliar con informes de la CJPEBA.
14
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto/ Auxiliares
El Jefe de Sección y sus Auxiliares generan movimientos presupuestarios por rubro SICO y cotejar con detalle preliminar de ejecución por Rubro CJPEBA.
15
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección Contabilidad y sus Auxiliares generan los reportes de Asientos con Código de Contrataciones SICO y cotejar información con Asientos CJPEBA.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
22
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
16 Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección Contabilidad, de no existir inconsistencias contables ni presupuestarias, generar Archivo de Texto (T.X.T.) para la migración al SIAF, sistema de Hacienda – SICO. Migración definitiva del T.X.T. al SIAF.
17
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto Jefatura de División Contabilidad
La Jefatura de Sección en conjunto con la Jefatura de División proceden a realizar la verificación y Control de los documentos y detalles migrados.
18
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
La Jefatura de Sección genera la ejecución en el sistema SICO y compara con la ejecución de la CJPEBA.
19
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
La Jefatura de Sección genera el Balance en el Sistema SICO y compara con el Balance de la CJPEBA (Sistema AS400).
20
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección Contabilidad, de no existir inconsistencias, realiza una copia de archivo en programa de conversión.
21
Jefe de División de Contabilidad
La Jefa de División recibe el Balance para su verificación y control, firma y entrega a la Gerencia Financiera para su control.
22
Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera recibe el Balance de la Jefa de División Contabilidad, verifica y controla, para su posterior firma. La Gerencia remite a la Jefa de División para el envío del Balance a la Gerencia General, para su verificación, control y firma.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
23
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
23
Jefe de División Contabilidad
La Jefa de División recibe el Balance firmado por la Gerencia General y lo remite a la Secretaria de Presidencia para la verificación y firma del Presidente.
24
Presidencia
El Presidente recibe el Balance, verifica y controla, y procede a la firma del mismo. La Secretaria de Presidencia remite el Balance firmado a la División de Contabilidad para su distribución.
25
Jefe de División Contabilidad
La Jefa de la División Contabiloidad recibe el Balance de la Secretaria de Presidencia, y procede a la distribución a los sectores correspondientes.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
24
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-08
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
PROCESO: GENERACIÓN DE REPORTES CONTABLES – SISTEMA SICO – MENSUALES
SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSIBLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección Contabilidad y sus Auxiliares proceden a la generación de los reportes contables y firma de los mismos para su remisión a la División de Contabilidad:
- Balance Consolidado y Cuadro de Resultado – 8 copias (Presidente; Gerente General; G.F.; Auditoria Interna; Síndico; División de Contabilidad; Sección de Contabilidad y Presupuesto y el M-H).
2
Jefe de División Contabilidad
La Jefa de la División de Contabilidad controla y verifica los informes, los firma y los remite a la G.F.
3
Gerencia Financiera
La G.F. controla y verifica los informes, los firma y remite a la División de Contabilidad para su distribución
4
Jefe de División de Contabilidad
La Jefa de la División de Contabilidad recibe los informes de la G.F. y los remite a la Auditoria Interna para su verificación, control y firma respectiva.
5
Auditoría Interna
La Auditoría Interna recibe las documentaciones, verifica, controla, firma y remite a la División de Contabilidad para su distribución.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
25
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
6
Jefe de División Contabilidad
La Jefa de la División de Contabilidad recibe las documentaciones y las remite a la Gerencia General para su verificación, control y firma.
7
Gerencia General
La Gerencia General, recibe las documentaciones, verifica, controla, firma y remite a la Presidencia para su verificación y firma correspondiente.
8
Presidencia
La Presidencia recibe y firma las documentaciones y las remite a la División de Contabilidad para su distribución y archivo correspondiente.
9
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe las documentaciones, las remite a la Sección de Contabilidad para su distribución y su archivo respectivo.
10
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección de Contabilidad y sus Auxiliares archivan un ejemplar del informe mensual, y deriva a cada uno de los sectores afectados.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
26
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-09
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
PROCESO: PROCEDIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTARIO SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSIBLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
La Jefatura de Sección Contabilidad verifica y controla que todos los movimientos contables presupuestarios hayan sido generados en el día.
2
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
La Jefatura de Sección Contabilidad y sus Auxiliares generan el detalle preliminar de ejecución diaria para el seguimiento respectivo.
3
Jefe de División de Contabilidad
La Jefatura de División Contabilidad verifica el saldo del Plan Financiero por rubro y verifica que los saldos por rubro no sean negativos (o esten sobre girados).
4
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto Jefe de División de Contabilidad
De existir saldos negativos, Las Jefaturas de la Sección y la División Contabilidad proceden a identificar la operación, y comunicar al sector generador de dicha operación para postergar su regisitración contable.
5
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección Contabillidad comunica al procesador de Contabilidad la viabilidad de transferir contablemente los movimientos presupuestarios del día.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
27
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
6
Jefe de Sección de Contabilidad y Presupuesto
Reportes Diarios Generados:
El Jefe de Sección Contabilidad procede a generar los reportes, y la firma de los mismos y remisión a la División de Contabilidad, G.F.
7 Jefe de División de Contabilidad Gerencia Financiera
La Jefa de División Contabilidad y la Gerencia Financiera verifican y controlan los reportes, y firman con el VºBº de los mismos. La Jefa de División remite los reportes a los demás sectores de la Institución. - Informe de Plan Financiero. - Disponibilidad Presupuestaria.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
28
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-10
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
PROCESO: EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto División de Contabilidad
Al cierre contable del mes, los Jefes de Sección y División de Contabilidad proceden a verificar los movimientos presupuestarios.
2
Jefe de División de Contabilidad
La Jefa de la División de Contabilidad procede a cotejar la consistencia entre la ejecución preliminar y lo contabilizado, y procede a excluir los movimientos erroneos, si corresponde.
3
Jefe de División de Contabilidad
Posterior al cierre contable SICO, la Jefa de División Contabilidad procede a verificar y controlar las Ejecuciones Presupuestarias CJPEBA. y SICO, proceder a verificar los movimientos objeto por objeto Ingresos/Gastos/Jubilaciones.
4
Jefe de División de Contabilidad
La Jefa de la División Contabilidad procede a realizar la verificación para los ajustes presupuestarios y las regularizaciones si estas ameritan.
5
Jefe de División de Contabilidad
De no existir diferencias, la Jefa de la División de Contabilidad conjuntamente con la Sección de Presupuestos al cierre presupuestario.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
29
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-11
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
PROCESO: PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA –REPORTES MENSUALES GENERADOS
SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección Contabilidad y sus Auxiliares procede a la generación de las Ejecuciones Presupuestarias CJPEBA. Y SICO, firma de los mismos por la Sección de Contabilidad y Presupuesto. - Ejecución Presupuestaria Mensual de
Ingresos/Gastos/Jubilaciones CJPEBA y SICO - 8 copias (Presidente; Gerente General; G.F.; Auditoria Interna; Síndico; División de Contabilidad; Sección de Contabilidad y Presupuesto y el M-H)
2
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección de Contabilidad y Presupuesto remite a la División de Contabilidad las documentaciones para su verificación, control y firma respectiva.
3
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe las documentaciones, verifica, controla, firma y remite a la G.F.
4
Gerencia Financiera
La G.F. recibe las documentaciones, verifica, controla, firma y la remite a la División de Contabilidad para su distribución.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
30
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
5
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad, recibe las documentaciones, verifica y las remite a la Auditoria interna para su verificación y control.
6
Auditoria Interna
La Auditoria Interna recibe las documentaciones, verifica, controla, firma y las remite a la División de Contabilidad para su distribución
7
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de la División de Contabilidad recibe las documentaciones, verifica las firmas y la remite a la Gerencia General.
8
Gerencia General
La Gerencia General recibe las documentaciones, verifica, controla, firma y remite a la Presidencia para su aprobación.
10
Presidencia
La Presidencia recibe las documentaciones, firma y remite a la División de Contabilidad para su distribución.
11
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe las documentaciones de la Secretaría de Presidencia, verifica las firmas, archiva un ejemplar y las remite a quienes corresponda.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
31
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-12
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
PROCESO: ELABORACIÓN DE ANTEPROYECTO INSTITUCIONAL SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSIBLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Gerencia Financiera
A inicios del mes de Mayo de cada ejercicio fiscal, la G.F. eleva un informe a la Gerencia General sobre las disposiciones; plazos y lineamientos establecidos para la elaboración del Anteproyecto Institucional del ejercicio siguiente.
2
Gerencia Financiera
La G.F. remite una nota a todas las Gerencias informando sobre las disposiciones; plazos y lineamientos establecidos para la elaboración del Anteproyecto Institucional del ejercicio siguiente.
3
Gerencia Financiera
La G.F. solicita a cada Gerencia las estimaciones presupuestarias reales para la elaboración del Anteproyecto, remite información, estadísticas y formularios por rubros utilizados por cada área según sus necesidades específicas.
4
Gerencia Financiera
La G.F. establece plazos a las Gerencias de área para la presentación de las estimaciones de cada área.
5
Gerencias de Ärea
Las Gerencias de las diferentes áreas remiten las estimaciones a la G.F.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
32
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
6
Gerencia Financiera
La G.F. analiza la información recibida y la consolida
7
Gerencia Financiera
La G.F. solicita a cada sector las estimaciones presupuestarias requeridas para el ejercicio siguiente
8
Sectores o Gerencias afectadas
Los sectores reciben el pedido y elaboran las estimaciones requeridas en el plazo establecido para la presentación de los mismos.
9
Sectores o Gerencias Afectadas
Cada Gerencia remite las informaciones a la G.F.
10
Gerencia Financiera
La G.F. recibe las informaciones y las deriva a la División de Contabilidad para su análisis y verificación.
11
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe las informaciones, las verifica y las deriva a la Sección de Contabilidad y Presupuesto para la elaboración del Borrador del Anteproyecto.
12
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección de Contabilidad y Presupuesto recibe las informaciones y elabora el borrador del anteproyecto en sus versiones Mínima y Máxima.
13
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección de Contabilidad y Presupuesto presenta informe a la División de Contabilidad para su verificación y control.
14
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División recibe el informe, verifica, controla y lo remite a la G.F. para su verificación, control y parecer respectivo.
15
Gerencia Financiera
La G.F. recibe el informe, verifica, controla y dictamina, y posteriormente lo remite a la Gerencia General para su verificación y parecer pertinente.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
33
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
16
Gerencia General
La Gerencia General recibe el informe, verifica, controla, da su parecer y lo presenta en la reunión de Gerentes para su análisis, debate y depuración respectiva.
17
Comité de Gerentes
El comité de Gerentes recibe el informe, lo estudia, lo depura y lo deriva a la División de Contabilidad para su modificación o confirmación.
18
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe el informe, lo modifica o consolida y lo eleva a consideración del Consejo de Administración para su aprobación o modificación.
19
Consejo de Administración
El Consejo de Administración recibe el informe, lo aprueba o sugiere su modificación y comunica vía resolución a la Gerencia Financiera.
20
Gerencia Financiera
La G.F. recibe la resolución y la deriva a la División de Contabilidad para la elaboración del Anteproyecto Institucional definitivo.
21
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe la resolución y la remite a la Sección de Contabilidad para su proceso.
22
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección de Contabilidad recibe las instrucciones y elabora el Anteproyecto definitivo, procediendo a la carga de las informaciones en el programa del SIAF.
23
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de Sección de Contabilidad procesa toda la información, la consolida y la remite a la División de Contabilidad para su verificación y control.
24
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de la División de Contabilidad recibe la información, la verifica y da su Vo. Bo. Para la confección de las notas y todos los formularios que correspondan.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
34
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
25
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección de Contabilidad recibe la instrucción, confecciona las Notas y los formularios respectivos, los firma y los remite a la División de Contabilidad.
26
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe las documentaciones, verifica, firma y las remite a la G.F.
27
Gerencia Financiera
La G.F. recibe las informaciones, las verifica, firma y las remite a la Gerencia General
28
Gerencia General
La Gerencia General recibe las informaciones, verifica, firma y las remite a la Presidencia
29
Presidencia
La Presidencia recibe las documentaciones las firma y las remite a la División de Contabilidad para su presentación ante el Ministerio de Hacienda.
30
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe las documentaciones, verifica las firmas y las remite al Ministerio de Hacienda.
31
Ministerio de Hacienda
El M-H recepciona las documentaciones y la División realiza copia de las mismas y las entrega a la superioridad.
32
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad realiza el seguimiento respectivo al Anteproyecto Institucional e informa periódicamente a la superioridad.
33
Observaciones: En el mes de diciembre del ejercicio en curso se aprueba la Ley de Presupuesto para el siguiente Ejercicio. Con vigencia a partir de Enero del siguiente ejercicio. En el mes de Enero o Febrero se establece el Plan Financiero para el Ejercicio.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
35
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-13
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO PROCESO: MODIFICACIONES, REPROGRAMACIONES Y/O AMPLIACIONES
PRESUPUESTARIAS
SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
A partir del mes de abril de cada ejercicio fiscal se encuentran en el Ministerio de Hacienda habilitadas para las Modificaciones; Reprogramaciones y Ampliaciones del Presupuesto, en cada caso con sus plazos respectivos.
2
Gerencia Financiera
Por evaluación de la G.F. y en base a los requerimientos de un sector determinado o por disposiciones del Consejo de Administración se establecen las posibles reprogramaciones presupuestarias.
3
Gerencia Financiera
La G.F. comunica a cada una de las Gerencias sobre las condiciones y los plazos establecidos para la modificación; reprogramación o ampliación presupuestaria según necesidad.
4
Gerencias Afectadas
Cada una de las Gerencia afectadas recibe la comunicación sobre las condiciones y los plazos establecidos para la modificación, reprogramación o ampliación presupuestaria según necesidad.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
36
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
5
Gerencia Financiera
La G.F. comunica al Consejo de Administración sobre las condiciones y plazos establecidos para las modificaciones, reprogramaciones y ampliaciones presupuestarias.
6
Consejo de Administracion
El consejo de Administración recibe la comunicación sobre las condiciones y los plazos establecidos para la modificación, reprogramación o ampliación presupuestaria según necesidad.
7
Gerencia Financiera
La G.F. informa a cada Gerencia sobre el comportamiento de la ejecución presupuestaria y solicita un informe sobre la necesidad o no de realizar algún tipo de modificación en el presupuesto.
8
Gerencias Afectadas
Cada Gerencia de área recibe el informe, lo analiza y realiza el pedido presupuestario correspondiente.
9
Gerencia Financiera
La G.F. recibe el pedido de cada área, lo evalúa y deriva a la División de Contabilidad.
10
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe el pedido, prepara el informe y los anexos, y lo remite a la G.F.
11
Gerencia Financiera
La G.F. recibe la documentación, verifica, controla y lo deriva a la Gerencia General
12
Gerencia General
La Gerencia General recibe el informe, verifica, da su parecer, lo firma y lo deriva a la Gerencia Financiera.
13
Gerencia Financiera
La G.F. recibe el informe con el parecer del Gerente General, con el Vº.Bº. Y lo remite a la División de Contabilidad para la elaboración del informe definitivo y presentación al Consejo de Administración.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
37
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
14
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe las instrucciones y procede a elaborar el informe y anexos, y lo eleva al Consejo de Administración.
15
Consejo de Administración
El Consejo de Administración recibe el informe, aprueba o rechaza, emite la resolución y la remite a la G.F.
16
Gerencia Financiera
La G.F. recibe la resolución y la deriva a la División de Contabilidad para los tramites pertinentes ante el M-H.
17
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe la resolución y confecciona la nota, informes y los anexos para su presentación ante el M-H. Los firma y los deriva a la G.F.
18
Gerencia Financiera
La G.F. recibe la documentación, la verifica, controla, firma y lo deriva a la Gcia. General.
19
Gerencia General
La Gerencia General recibe la documentación, la verifica, controla, firma y lo remite a la Presidencia.
20
Presidencia
La Presidencia recibe la documentación, firma y la remite a la G.F. para su presentación ante el M-H (Ministerio de Hacienda).
21
Gerencia Financiera
La G.F. recibe la documentación firmada y la deriva a la División de Contabilidad para su presentación ante el M-H (Ministerio de Hacienda).
22
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de la División de Contabilidad recibe la documentación firmada, verifica y la presenta al M-H (Ministerio de Hacienda).
23
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de la División Contabilidad realiza copias del informe presentado, archiva el original y remite las copias a la superioridad para su archivo.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
38
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
24
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de la División de Contabilidad realiza el seguimiento de la presentación e informa periódicamente a la superioridad.
25
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de la División de Contabilidad informa a la Superioridad cuando el M-H ejecuta lo solicitado.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
39
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-14
MACROPROCESO: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO PROCESO: CONCILACIONES BANCARIAS SUBPROCESO: NUM.
ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Auxiliar de Contabiliad y Presupuesto
El Auxiliar de Contabilidad recepciona los Extractos Bancarios durante los primeros cinco días hábiles de cada mes (los recibe vía currier o retirando los mismos del Banco en el área de Atención al cliente).
2
Auxiliar de Contabiliad y Presupuesto
El Auxiliar de Contabilidad imprime del sistema Contable los Mayores de cada cuenta Bancaria al cierre del mes.
3
Auxiliar de Contabiliad y Presupuesto
El Auxiliar de Contabilidad procede a conciliar las partidas dobles comparando el extracto, el mayor y la conciliación del mes anterior.
4
Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto
El Jefe de la Sección de Contabilidad y Presupuesto verifica y controla todas las conciliaciones emitidas por el Auxiliar de Contabilidad con el formato CJPEBA - y del Ministerio de Hacienda. Este proceso se realiza hasta el 15 de cada mes.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
40
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
5
Jefe de Sección de Contabilidad y Presupuesto Jefe de División Contabilidad
El Jefe de Sección de Contabilidad y Presupuesto entrega a la Jefa de División de Contabilidad para su verificación y control. El Jefe de División verifica, controla y firma las conciliaciones y le entrega la mismas a la Gerencia Financiera para su VºBº y firma.
6
Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera recibe las conciliaciones de la Jefa de División Contabilidad, revisa, controla y firma el VºBº las Conciliaciones.
7
Gerencia General
La Gerencia General en caso de ausencia de la Gerencia Financiera, recibe las Conciliaciones para su revisión y control, VºBº y firma.
8
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de la División Contabilidad recibe las conciliaciones con el VºBº de la Gerencia General y procede a remitir las mismas al Ministerio de Hacienda con una nota adjunta para su acuse de recibo. El M.H. Contabilidad verifica y emite una Constancia de Cumplimiento, y la remite a la CJPEBA.
9
La CJPEBA remite una nota al Ministerio de Hacienda Presupuestos con el detalle de la Constancia del Cumplimiento del MH Contabilidad, solicitando la migración de saldo del mes anterior al mes siguiente.
10
Auxiliar de Contabilidad
PASOS PARA GENERAR INVENTARIO DE CUENTAS TRANSITORIAS MENSUAL DEL 01 AL 10 DE CADA MES. El Auxiliar de Contabilidad imprime el mayor ocasional de cada cuenta al cierre de cada mes.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
41
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
11 Auxiliar de Contabilidad
El Auxiliar de Contabilidad procede a excluir de los inventarios los montos contabilizados por cada Gerencia. El Auxiliar prepara el inventario y firma por la elaboración. Remite el inventario al Jefe de División Contabilidad para su verificación y firma. El Jefe de la División envía a la Gerencia Financiera para su verificación y firma. Una vez firmada con el VºBº de la Gerencia Financiera se remite nuevamente al Jefe de División para su distribución.
12
Jefe de División de Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad remite a cada Gerencia las copias de los inventarios que involucran a cada sector para que las mismas procedan a la verificación y regularización en la brevedad posible.
Las Conciliaciones y los Inventarios son generados por el Auxiliar de Contabilidad. Verificado por el Jefe División de Contabilidad y el VºBº de la Gerencia Financiera.
13 Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División recibe los documentos para la generación del asiento contable. Firman: Elaborado por el Auxiliar Contable, Verificado por el Jefe de División y Gerencia Financiera.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
42
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-15
MACROPROCESO: SECCIÓN TESORERÍA PROCESO: ELABORACIÓN DE INVENTARIO DE DISPONIBILIDAD DIARIA
DE BANCOS / INVENTARIO DIARIO DE CUPONES DE CERTIFICADOS DE AHORRO.
SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Tesorero
Al iniciar el dia laboral el Tesorero procede a retirar los valores de la boveda que son los cheques firmados, efectivo utilizado como sencillo por el cajero y el efectivo utilizado como sencillo por el tesorero.
2
Tesorero
El tesorero procede a realizar el inventario de disponibilidad diaria de bancos con el inventario diario de cupones de certificados de ahorros y posteriormente lo remite a sus superiores para el VºBº y firma.
3
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División recibe dichos informes (estos deben estar rubricados por el tesorero). El Jefe de División Contabilidad realiza la verificación y firma el inventario, posteriormente lo remite a la Gerencia Financiera.
4
Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera recibe el informe de inventario de disponibilidad diaria de bancos con el inventario diario de cupones de certificados de ahorros, para el VºBº y la firma. Posteriormente son remitidos a los diferentes sectores. Presidencia, Miembros del Consejo, Gerencia General, Gerencia Financiera, contabilidad y Auditoría interna.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
43
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
5
Presidencia Consejo de Administración Gerencia General Gerencia Financiera Jefe de División Contabilidad Auditoría Interna
Presidencia, el Consejo de Administración, la Gerencia General, la Gerencia Financiera, el Jefe de Contabilidad y Auditoría Interna reciben el informe del inventario de disponibilidad diaria de Bancos con su respectivo anexo junto con el inventario diario de cupones de certificados de ahorros, para su conocimiento.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
44
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-16
MACROPROCESO: SECCIÓN TESORERIA PROCESO: TRANSFERENCIAS BANCARIAS ENTRE CUENTAS SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1 SeccionTesorería Para el proceso de transferencias bancarias entre cuentas el Tesorero remite una propuesta al Presidente de acuerdo la disponibilidad diaria y las tasas de interés más conveniente de los bancos de plaza. El Tesorero remite el informe al Jefe de División de Contabilidad para su control, VºBº y firma.
2 Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División Contabilidad recibe el informe para control, VºBº y firma.
3 Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera recibe la propuesta de transferencia Bancaria con las tasas de interes mas conveniente de los bancos de plaza. Para su firma. Posteriormente se remite a la Secretaría de Presidencia.
4 Secretaría de Presidencia
La Secretaría de la Presidencia recibe la propuesta de transferencia Bancaria con las tasas de interés más conveniente de los bancos de plaza, para la autorización del Presidente.
5 Presidencia La Presidencia recibe la propuesta de transferencia Bancaria con las tasas de interés más conveniente de los bancos de plaza, para la autorización, VºBº y firma.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
45
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
6 Presidencia La Presidencia autoriza la Propuesta de transferencia Bancaria con las tasa de interés mas convenientes de los Bancos de Plaza. Para la realización de la transferencia.
7 Secretaría de Presidencia
La Secretaría de Presidencia recibe la Propuesta con la auotrización de Presidencia, y hace entrega de la misma a Tesorería.
8 Sección Tesorería/ Tesorero
Una vez autorizada la transferencia se procede a elaborar el asiento contable, los cheques y una vez firmados se procede a confeccionar las boletas de deposito que son llevados por un funcionario para el deposito a los bancos.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
46
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-17
MACROPROCESO: SECCIÓN TESORERIA PROCESO: EMISIÓN Y VERIFICACIÓN DE CHEQUES SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1 Tesorería/Auxiliar de Tesorería
El Auxiliar de Tesorería recibe los asientos contables de los distintos sectores para emitir los cheques y recibos de acuerdo al Banco seleccionado.
2
Jefe de SecciónTesorería
El Tesorero realiza el control y la verificación de la emision de cheques que se originan en los diferentes sectores de la institución.
3
Jefe de Sección Tesorería
El Tesorero verifica que coincidan los numeros de cheques emitidos con los recibos y los asientos contables. Posteriormente verifica que el nombre que figura en los cheques corresponda al nombre que figura en el asiento contable.
4
Jefe de Sección Tesorería
El Tesorero controla quien realiza los asientos contables varios con orden de emisión de cheques por diferentes conceptos (pago a proveedores, haberes jubilatorios, prestamos, etc).
5
Jefe de Sección Tesorería
El Tesorero emite un informe del control de verificación de emisión de cheques, lo firma y lo remite a la Jefa de Sección Contabilidad para su Control.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
47
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
6
Jefe División Contabilidad
Recibe el informe de Tesorería, sobre la verificación de emisión de cheques, para su control.
7 Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe los asientos correspondientes al sector Financiero, con el control de asientos transitorios para la verificación de Emisión de Cheques.
8 Rendición de Cuentas/ Jefatura
El Jefe de Sección Rendición de Cuentas recibe los asientos contables con órdenes de cheque de los distintos sectores que fueron enviados al sector de Tesorería para la emisión de los cheques. Posteriormente procede al archivo de los asientos contables junto con las órdenes de cheque en su sector.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
48
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-18
MACROPROCESO: SECCIÓN TESORERIA PROCESO: CONTROL DEL PAGO DE HABERES JUBILATORIOS SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes
La Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes emite una planilla de la necesidad de efectivo para cumplir con el pago de haberes Jubilatorios mensuales.
2
Jefe de Sección Tesorería
A partir de esa planilla el Tesorero realiza un analisis de necesidad de fondos en bancos y se presenta una propuesta de transferencia para cubrir las necesidades en los bancos pagadores de haberes jubilatorios.
3
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División Contabilidad recibe la propuesta de transferencia de fondos para cubrir las necesidades en los Bancos de plaza, pagadores de haberes jubilatorios, para su firma. Posteriormente se remite a la Gerencia Financiera para su control, VºBº y firma.
4
Gerencia Financiera
La Gerencia Financiera recibe de Tesorería la propuesta de transferencia de fondos para cubrir las necesidades en los Bancos de plaza, pagadores de haberes jubilatorios, para su firma.
5
Presidencia
La Presidencia recibe la propuesta de transferencia de fondos para cubrir las necesidades en los Bancos de plaza, pagadores de haberes jubilatorios, para su aprobación o rechazo.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
49
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
6
Tesorería/Tesorero
Una vez que el Presidente autoriza las transferencias, Tesorería procede a realizar la misma operación que se realiza en las transferencias bancarias, para proveer de fondos a los bancos pagadores de haberes jubilatorios y pagar en tiempo y forma según lo establecido en Jubilaciones, con relación a los haberes mensuales de los jubilados y pensionados de la CJPEBA.
7
Jefe de SecciónTesorería
Una vez realizado el pago a Jubilados en la fecha establecida, Tesorería recibe el listado de pago de jubilados del BNF (Banco Nacional de Fomento) con los recibos no pagados y saldo cero para ser retirados posteriormente por los afiliados de la Sección Tesorería.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
50
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-19
MACROPROCESO: SECCIÓN TESORERÍA PROCESO: CONTROL DE INGRESOS POR CAJA – DEPOSITO EN CUENTA SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Tesorería
El Tesorero controla los ingresos por caja (efectivo y cheques) recibiendo los cobros diarios de los prestamos, aportes, alquileres etc.
2
Jefe de Sección Tesorería
El Tesorero una vez realizado el cierre por el cajero, el tesorero procede a realizar el arqueo verificando lo cobrado, las boletas de recaudacion y el embolsado de lo recaudado en efectivo y cheques.
3
Jefe de Sección Tesorería
El Tesorero prepara los bolsos para remitir al banco via transportadora de caudales a fin de depositarse en la cuenta de la institucion todo lo recaudado en el dia.-
4
Jefe de Sección Tesorería
Al dia siguiente habil cuando la empresa transportadora de caudales entrega las boletas de los importes depositados. El Tesorero procede a la registracion contable a fin de actualizar el saldo en nuestra cuenta de bancos.-
5
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de la División Contabilidad recibe los asientos contables correspondientes a los depósitos realizados por Tesorería, para su verificación, control y firma correspondiente.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
51
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-20
MACROPROCESO: SECCIÓN TESORERIA PROCESO: PROCEDIMIENTOS EN CAJA SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Tesorería
Al iniciar el día el Cajero recibe del tesorero el efectivo utilizado como sencillo y los cheques firmados.
2
Jefe de Sección Tesorería
El Cajero procede a habilitar el sistema as 400 de la institucion para el cobro de cuotas de prestamos, aportes jubilatorios, alquileres asi como el sistema integrado de pronet para el cobro de servicios varios.
3
SecciónTesorería/ Cajero
El Cajero recibe los recibos de cuotas de préstamos y alquileres que son generados por el departamento de cobranza y cuyas impresiones son dirigidas a la impresora del cajero, el cual recibe los recibos y suma el importe, verifica si corresponden todos los recibos a la persona que se acerca al pago en ventanilla, procede a la suma de los recibos y cobro de los mismos en efectivo, si el pago se realiza en cheque el cajero verifica si el cheque se encuentra a la orden de la caja y si no posee errores de llenado, una vez verificado procede al sellar los recibos y entregar al beneficiario.
5
SecciónTesorería/ Cajero
Una vez realizado el cobro el Cajero procede a cargar en el sistema AS400 a fin de actualizar el saldo en efectivo y en cheque en el sistema.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
52
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
6
Sección Tesorería/ Cajero
Para el proceso de cobro de servicios por el sistema Pronet, el Cajero coloca la factura en el lector y se realiza el cobro, en caso de no contar con la factura se procede al cobro utilizando los datos del beneficiario.
7
SecciónTesorería/ Cajero
El Cajero emite recibos en el caso de ingreso de aportes jubilatorios, rendicion de cuentas, pago a cuenta de cuotas y cancelaciones de prestamos, certificados de aportes y antigüedad, y otros pagos varios.-
8
SecciónTesorería/ Cajero
El cajero tambien realiza la función de pagador teniendo a su cargo los cheques firmados correspondientes diversos conceptos generados por todos los departamentos, como ser:
desembolso de prestamos, devolucion de cuotas de prestamos, devolucion de aportes, devolucion de haberes jubilatorios, pagos a proveedores de servicios, pago de honorarios profesionales, reembolso de gastos etc.,
Solicitando antes de abonar de acuerdo al tipo de pago, en el caso de desembolso de prestamos la liquidacion de pago con el sello de pago autorizado emitido por la Gerencia Comercial acompañado de la cedula de identidad del afiliado. Para los demas casos es requisito fundamental la presentación de la cedula de identidad y en caso de pago a proveedores el recibo de dinero en caso de ser requerido según lo especifica el departamento que genera el asiento para el pago respectivo.
9
SecciónTesorería/ Cajero
Una vez entregados los cheques el Cajero procede a dar de baja del sistema AS400 los cheques entregados. El Cajero deriva los documentos a Tesorería. El Auxiliar de Tesorería recibe los documentos remitidos por el Cajero, y emite un inventario de los documentos para remitir los mismos a Rendición de Cuentas. Rendición de Cuentas recibe los documentos y procede a anexar los mismos a los asientos contables.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
53
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
10
SecciónTesorería/ Cajero
Para el proceso de cierre el Cajero primeramente procede al cierre del sistema pronet, generando el reporte de todos los ingresos por dicho metodo. Una vez cerrado el proceso, el Cajero emite el recibo por el total de ingreso pronet del dia a fin de unificar los importes en el sistema de as 400, para luego realizar los asientos diarios de cierre.
11
SecciónTesorería/ Cajero
El Cajero realiza el arqueo de los ingresos en cheque y en efectivo ingresados en el dia. Luego procede a remitir la recaudacion al Jefe de Sección Tesoreria embolsado en forma separada los ingresos de efectivos y cheques, con la boleta de deposito y el recibo de transporte de valores para la empresa de transporte de caudales.-
12
SecciónTesorería/ Tesorero
El Tesorero recibe el arqueo de ingresos en cheques y efectivo diario de Caja, y procede a realizar la verificación y control. Una vez realizado el control del arqueo de ingresos, firma el VºBº.
13
Jefe de División Contabilidad
El Jefe de División Contabilidad recibe de Jefe de Sección Tesorería el arqueo de ingresos para su verificación y control, firma con el VºBº del control realizado.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
54
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-21
MACROPROCESO: SECCIÓN TESORERÍA PROCESO: INVENTARIOS MENSUALES (INVENTARIO DE CHEQUES
ANULADOS) SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Tesorería
El Tesorero procede a la anulación de los cheques con más de 60 días de antigüedad, no retirados, en el sistema informático AS400. Posteriormente realiza la registración del asiento contable. El Tesorero procede a la carga en el inventario de Cheques anulados.
2
Jefe de Sección Tesorería
El Tesorero remite los asientos contables al Jefe de División Contabilidad para su control y firma.
3 Jefe de División de Contabilidad
El Jefe de División de Contabilidad recibe los asientos contables para su verificación, control y firma. Posteriormente remite los mismos al Tesorero.
4
Jefe de Sección Tesorería
Una vez contabilizado el Tesorero procede a la carga del Inventario. El Tesorero emite tres copias del inventario: Una copia para Tesorería, una copia para el Jefe de División Contabilidad, y una tercera copia para la Auditoria Interna.
5
Sección Tesorería/Auxiliar
Una vez realizado el inventario el Auxiliar de Tesorería realiza las llamadas de seguimiento a los Afiliados o beneficiarios que no retiraron sus cheques. El Auxiliar recurre a la búsqueda de datos en otros sectores involucrados, en caso de no encontrarse registrados en los legajos o en el sistema las informaciones requeridas, como ser número de teléfono linea baja o celular, etc.
Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de
Empleados de Bancos y Afines
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP
GERENCIA FINANCIERA
Versión: 2.0
Revisado: Agosto 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 55
55
Elaborado por: Pablo Marin Lozano – Consultor Independiente Noviembre 2015 Revisado por: Lic. Amada Pereira – Jefe División de Inversiones y Aplicaciones Noviembre 2015 Lic. Mary Gonzalez – Jefe División de Contabilidad Aprobado por: Dr. Rolando Eligio Bogado Martinez – Gerente Financiero Noviembre 2015
Código: MPRO-GF-01-22
MACROPROCESO: SECCIÓN TESORERIA PROCESO: INVENTARIOS MENSUALES (INVENTARIO DE LA CTA. “APORTE
DE ACTIVOS” SEGÚN LEY 1802/02 ART. 9 INC. P) – INVENTARIO DE GRAVAMEN SOBRE CONCELACION DE DEUDA.
SUBPROCESO:
NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE
TAREA POR ACTIVIDAD
1
Jefe de Sección Tesorería
El Tesorero procede generar el mayor ocasional de las cuentas contables afectadas a dicho inventario en el sistema informático AS400. En caso de detectar ingresos en dichas cuentas, el Tesorero procede a depositar dicho importe en una cuenta de Banco seleccionada para el efecto.
2
Jefe de Sección Tesorería Jefe de División de Contabilidad
El Tesorero remite los asientos contables al Jefe de División Contabilidad para su control y firma. El Jefe de División Contabilidad recibe los asientos, realiza el control y procede a la firma.
3
Jefe de Sección Tesorería
Una vez contabilizado el Tesorero procede a la carga del Inventario. Posteriormente el Tesorero emite tres copias del inventario: Una copia para Tesorería, una copia para el Jefe de División Contabilidad, y una tercera copia para la Auditoria Interna.
4
Jefe de Sección Tesorería
Una vez realizado el inventario el Tesorero procede a realizar el depósito en la cuenta del Banco.
