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Master Reseller

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Calculo de Tasa de Retorno de inversión deUn sofware para Control de

Costos de Proyectos:

Presentado por:Jorge Rossini, Director de ProyectosCima Project Management.

Acerca de nosotros

CIMA Project Management Fundación: 2007, Santiago de ChileEmpleados: 32Clientes Corporativos: más de 100Presencia: Chile, Perú, Brasil y Ecuador

Representaciones:

Master Reseller

Principales Clientes

5

Planificación de Capital

Gerenciamiento de Portfolio

Control de Costos de Proyectos

Gerenciamiento de Valor Ganado

Planificación de la Fuerza Laboral

Medición de Progreso

Estimación

Gerenciamiento de Paradas y Mantenimiento

Soluciones Principales

Plataforma Corporativa Planificación y Control

6

EcoSys para Mandantes

7

EcoSys para Contratistas

WBS & WBS StatusPresupuesto / Costo

EVM IntegradoReportes Consolidados de

PerformancePresupuesto & Forecasts

ComprometidoGerenciamiento de Cambios

Transformación de DatosVistas Históricas

Transac./Vistas de Auditoria

Proyecto/WBSFechas

Carga de Recursos (unid & costos)- Línea Base

- Actual- Remaneciente

ActividadesRecursos

Códigos (activity, resource, project)

Porcentaje completado

8

ProjectosWBS/Activity Networks

Costos ActualesTimesheets

OC y Contratos

Escenario Típico de Integración

Otros Sistemas

9

Objetivos Primarios Mejorar la previsibilidad proyecto Minimizar los costos del proyecto

Mejorar la eficiencia a través de la automatización y la integración

Apoyando Objetivos Asegurar la integridad de datos

Aumentar la visibilidad en toda la cartera de proyectos Implementar normas para garantizar el cumplimiento corporativo

Facilitadores Fácil de usar (como Excel)

Fácil de configurar y apoyo integral. (Configure para toda la organización y que sirva para toda ella también)

Porque adoptar EPC?

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Dimensiones de la Madurez

Proceso

Tecnología

PersonasOrganización

11

Un Modelo de Madurez común

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Tipico flujo de Costos (SIPOC)

Mirada paraAdelante

Mirada Para Atras

AgregaValor

Commodities

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Madurez en Control de Proyectos

CUSTOMERS

Project Directors Project Audit

NIVEL 1 DE MADUREZ – Reporte de Costos

Project Manager

Portfolio Managers

Fianzas y ContabilidadCompras

ClienteContratistas Reporte de Costos

Centro de CostosCirculo de Influencia

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Madurez en Control de ProyectosNIVEL 1 DE MADUREZ – Reporte de Costos

Cuestiones:Consumo de Tiempo

Alto índice de error humano

Limitaciones físicas

Diferentes versiones con errores

Vistas restringidas

Pobre estandarización

Pobre soporte de auditoria

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Excel en nivel de madurez 1/2

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Change Management not integrated with

reported Forecast

Gerenciamiento de Cambios no

integrado con Forecast

Forecasting no integrado

EVMS not integratedEVMS no integrado

No hay alimentación automática de lo que acontece en campo sobre horas y costos

Demasiados links sin contemplar…

CVA no automatizado

Demasiadas entradas

manuales…

Reconciliación no automática

Herramientas de Control de Costos M1/2

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Focalizar en Derrumbando Silos

Focalizar en Derrumbando Silos

Aquí quiero medir la performance por disciplina. Generalmente trabajamos por disciplina y por eso abrimos los diferentes paquetes de trabajo y creamos nuestra baseline por disciplina.

1) A pesar de tenerlo por disciplina el sector de compras decide hacer una Orden de Compra y crea solo una línea por el total de las disciplinas. Típico del sector de Compra hacer el esfuerzo mínimo.

El contratista con la misma visión que la gente de planificación va querer medir su performance por disciplina. De esta forma puedo saber donde puedo estar mal y actuar en consecuencia.

El problema radica en que el sector de cuentas a pagar no precisa tampoco de abrir por disciplina y lo toma como suma alzada solicitando una factura por solo 1 línea.

Eso hace que internamente se tenga que llevar la información en paralelo para poder controlar los costos y el avance físico.

Es aquí donde deberíamos actuar y pedir para compras abrir el contrato por ítem o por disciplina y a su vez pedir la facturación al mismo nivel de detalle.Esto es organización y es donde deberíamos comenzar a trabajar para mejorar los procesos.

Pasos para el Calculo de TIR

1) Mapear la cantidad de gente envuelta en gerenciamiento de proyectos.

El primer paso será hacer un levantamiento de todas las personas que trabajan en gerenciamiento de proyectos.

Directas

Indirectas.

Terceros

2) Dividir las personas por proceso de negocio dentro de los proyectos

Ejemplo:

Estudios previos de escenarios

Estimación

Pasos para el Calculo de TIR

Generación de reportes para aprobación

Aprobación de presupuesto

Control de información a extraer del ERP (Compras y Contratos)

Control de información a extraer del ERP (pagos)

Emisión y actualización de planillas Excel

Consolidación de información

Preparación de Reportes diarios, semanales y mensuales.

Simulación de escenarios

Control de información que viene de Contratistas.

3) Valorización de cada proceso.

Para la valorización se tomara el total por persona de:

Salario de total

Cargas sociales (incluyendo despido y vacaciones)

Bonificaciones de fin de año

Costo Empresa (Notebook , puesto de trabajo, etc)

El total del ítem 3 se multiplicara por 12 meses.

4) Calculo del retorno

Que sería total del ítem 3 dividido el total de la inversión en software + implementación.

 

Pasos para el Calculo de TIR

Que es lo que la TIR no mide

Hay costos de oportunidad que en muchos casos no se pueden valorar.Ejemplo de esto son:

Calculo de tendencia mediante la metodología de EVM Costo de oportunidad en EPC para iniciar reclamos ante Clientes Finales Mejor preparo ante reclamos de Contratistas en Owners Mejor preparo para reuniones de proyectos teniendo todo en un solo lugar Flujo de caja proyectado (Económico y Financiero) mas exactos Eliminar la duda de que versión de archivos estamos trabajando. Posibilidad de estandarizar el gerenciamiento de proyectos. Evitar silos de información Evitar manipulación de información 90% del tiempo buscando información y 10% Analizándola

Ejemplos de cálculos en Clientes

Retorno calculado en una EPC mundial:

Total 2 personas por proyecto Actualmente 375 proyectos Proyectos en 15 países Sucursal en 7 países Utilizan Primavera y MSP para cronograma Excel para Estimación y Control de Costos ERP SAP

Calculo total de personal en 1 año: U$ 18.000.000 Inversión software + implementación: U$ 1.600.000 (Venta + Estimación +

Costos) Retorno de inversión: Aproximadamente 1 meses

Ejemplos de cálculos en Clientes

Retorno calculado en una EPC Grande:

Total 2 personas por proyecto Actualmente 35 proyectos Presencia en 3 países Utilizan Primavera para cronograma Excel para Estimación y Control de Costos ERP SAP

Calculo total de personal en 1 año: U$ 1.260.000 Inversión en software + implementación: U$ 600.000 (Costos) Retorno de inversión: Aproximadamente 6 meses

Ejemplos de cálculos en Clientes

Retorno calculado en una EPC Mediana Grande

Total 3 personas por proyecto Actualmente 28 proyectos Presencia en 5 países Utilizan Primavera y MSP para cronograma Excel para Estimación y Control de Costos ERP Oracle

Calculo total de personal en 1 año: U$ 1.512.000 Inversión en software + implementación: U$ 700.000 (Estim + Costos) Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 6 meses

Ejemplos de cálculos en Clientes

Retorno calculado en una Minera

Total 4 personas por proyecto (weekly) Actualmente 4 proyectos Utilizan Primavera Excel para Estimación y Control de Costos ERP Ellipse

Calculo total de personal en 1 año: U$ 960.000 Inversión software+implementación: U$ 380.000 (Costos) Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 5 meses

Ejemplos de cálculos en Clientes

Retorno calculado en una Minera

Total 3 personas por un proyecto (weekly) Actualmente 1 proyectos de 6 bi. Utilizan Primavera Excel para Estimación y Control de Costos ERP Ellipse

Calculo total de personal en 1 año: U$ 144.000 Inversión software + implementación: U$ 480.000 (Costos) Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 3 años

Ejemplos de cálculos en Clientes

Retorno calculado en una empresa de Oil & Gas (Perforación)

Total 1 personas por proyecto Actualmente 24 proyectos de perforación Utilizan Primavera Excel para Estimación y Control de Costos ERP SAP

Calculo total de personal en 1 año: U$ 1.152.000 Inversión software + implementación: U$ 380.000 (Costos) Tasa de retorno de inversión: Aproximadamente 4 meses

1) Las empresas ven la inversión en software como un gasto y no analizan su potencial como una inversión.

2) El trabajo en Excel es agotador, inseguro e ineficiente.

3) Mas tiempo buscando que analizando y encima manipulado.

4) La mayor parte de la gente no sabe que gerenciar un proyecto es predecir el futuro y eso es lo que mejor hacer un software de control de costos.

5) La capacidad de repago es muy rápida sin contar los beneficios intangibles.

6) Única forma de trabajar en forma estandarizada, especialmente en empresas que se encuentran en distintos países , con culturas totalmente diferentes

7) La presión por resultados con las comodities de minería bajando de precio así como el barril de petróleo hacen que el análisis de reducción de costos sea algo imprescindible y la búsqueda por un software de costos algo imprescindible.

Definitivamente con un ejercito de gente buscando información no lo voy hacer

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Resumen

Mas información:http://www.cimapm.comjrossini@cimapm.com

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Para pedir grabacion o copia de la presentacionmfranz@cimapm.com

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Gracias