Calidad30300

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Grupo de Difusión del CTN50/SC1 “Gestión de documentos y aplicaciones” de AENOR Universitat Oberta de Catalunya Serie de normas ISO 30300: Beneficios de integrar la gestión de documentos en los procesos de negocio

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Grupo de Difusión del CTN50/SC1 “Gestión de documentos y aplicaciones” de AENORUniversitat Oberta de Catalunya

Serie de normasISO 30300:

Beneficios deintegrar lagestión dedocumentos enlos procesos denegocio

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esdenoviembre de2011, las

organizaciones decualquier ámbito,público o privado,sector o tamaño,disponen de unanueva serie denormas, la 30300. Setrata de un Sistema deGestión paraDocumentos (SGD)generados en laactividad diaria de laorganización(expedientes declientes, desarrollo deproducto, proyectosde construcción,expedientes de casosjudiciales, etc.). Estaserie, que cuenta con una norma certificable, la ISO30301, tiene como finalidad sistematizar los procesosque componen la función organizativa gestióndocumental, con el objetivo de crear y controlardocumentos auténticos, fiables y usables, y lograr lamejora continua. La serie de normas ISO 30300 esresponsabilidad a nivel internacional del SubcomitéTécnico TC46/SC11 Archives/records management dela Organización Internacional de Normalización (ISO),y, a nivel español, del CTN50/SC1 Gestión dedocumentos y aplicaciones de la Asociación Españolade Normalización y Certificación (AENOR).

En estos momentos hay publicadas dos normas de la serie,concretamente las referidas a Fundamentos y Vocabulario,y la de Requisitos. El resto de normas que componen estafamilia está en periodo de desarrollo en el TC ISO46/SC11 (Ilustración 1).

La serie de normas ISO 30300 es la culminación de unatradición normativa en el ámbito de la gestióndocumental, sobre todo en la última década, llevada acabo de la mano de la organización ISO. Ello se debe aacontecimientos como el incremento de la producción dedocumentos electrónicos, el desarrollo de la legislaciónentorno a la administración electrónica y lageneralización del comercio electrónico. La conjunción

de estos factores ha generado la necesidad de sistematizarlas prácticas para gestionar los documentos de unamanera eficiente.

Con esta nueva serie de normas, las actividades degestión de documentos traspasan el nivel operativo,para situarse en el nivel estratégico de la organización,y se alinean con los objetivos y los interesesorganizativos. Este cambio se debe a que la serie denormas ISO 30300 ofrece a la alta dirección lasherramientas para verificar de forma sistemática losprocesos de creación y control de los documentos y dela información procedente de las actividades. Seoptimiza así la gestión de los documentos, ya que elsistema de gestión para documentos, además de facilitarla conservación y el acceso a los documentos–evidencias de las actividades cotidianas de laorganización– facilita el acceso a la informacióncontenida en los documentos, y su explotación para latoma de decisiones y la gestión del conocimientoorganizativo.

En este artículo presentamos las ventajas de integrar elSistema de Gestión para los Documentos con el resto deSistemas de Gestión ISO, señalamos las claves para suimplementación y, por último, apuntamos algunos de losbeneficios que las organizaciones pueden obtener alimplantar un Sistema de Gestión para los Documentos.

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Ilustración 1: Estado de elaboración de la Serie de normas ISO 30300.

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Integración de la seriede normas ISO 30300con otros Sistemas deGestión ISOLa serie de normas ISO 30300 es compatible con otrossistemas de gestión como la ISO 9001, la ISO 14001, o laISO/IEC 27001, ya que se puede integrar con éstas y,además, contribuye a controlar los documentos yregistros, en otros sistemas de gestión (Ilustración 2). Suintegración está facilitada por la misma norma ISO30301, en su anexo B, ya que en él se detallan lasinterrelaciones entre esta norma y las normas antescitadas.

La integración de un Sistema de Gestión para losDocumentos con el resto de sistemas de gestión ISO

aporta una serie de ventajas, entre las que destacan lassiguientes: vReducción de los costes y esfuerzos de implementación.vUtilización del mismo marco organizativo para

desarrollar sinergias, alinear objetivos comunes entresistemas y reducción de requerimientos.

vReducción de la documentación, al evitar duplicación dela documentación de cada sistema.

vOptimización de los recursos materiales y humanos.vEvitar las repeticiones en la formación y comunicación

a los empleados.vUnificar los procedimientos y las políticas, gracias a la

integración de las auditorías.vEvitar la dispersión de los Sistemas de Gestión, para

prevenir la:wJerarquización de los sistemas.wEscasa visión estratégica de los empleados.wEscasa o nula implicación del personal, debido a la

diversidad de plataformas.wReducción del rendimiento administrativo de la

organización, por incremento de la burocracia.

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Ilustración 2: Integración del SGD con otros Sistemas de Gestión ISO.

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Claves de laimplementaciónde un Sistemade Gestión paralos Documentos(SGD)Las claves para implementar un SGDestán recogidas en la norma ISO30301, y se detallan losrequerimientos que deben cumplir losSGD para ser certificables. Como entodos los sistemas de gestión, lasclaves de la implementación se basanen los pilares constituidos por: elliderazgo, la planificación, el soporte,la operación, la evaluación y la mejora(Ilustración 3).

En esta serie destaca la importancia de conocer elcontexto interno y externo de la organización parapoder determinar los riesgos y las oportunidadesrelacionadas con la gestión de los documentos. A nivelinterno destacamos conocer la estructura organizativa,roles y responsabilidades, objetivos, estrategias,sistemas de información existentes, procesos de tomade decisiones, cultura organizativa, expectativasinternas, reglamentaciones y estatutos. A nivel externolas organizaciones precisan conocer el entornosociocultural, tecnológico, financiero, económico,legal, natural y la competencia tanto a nivel local,regional como nacional, los requisitos de negocio, lasbuenas prácticas, la conducta y la ética. En estesentido, se entronca con actividades que pueden estarya realizando las organizaciones tales como la gestiónde la información estratégica o la inteligenciacompetitiva.

El liderazgo implica el compromiso de la alta direccióncon la gestión de los documentos y el aseguramiento dela compatibilidad del SGD con la dirección estratégicade la organización, proveyendo recursos tanto materialescomo humanos y divulgando la importancia de un SGD

para lograr los resultados esperados. El liderazgo selogra mediante la definición de políticas de gestióndocumental y la asignación de roles – con formación ycompetencias específicas – y responsabilidades, quedeben ser comunicadas a toda la organización. Laspolíticas deben incluir estrategias de apoyo a lasfunciones y las actividades de la organización queprotejan la integridad de los documentos durante eltiempo que sea necesario.

La planificación incluye: a) la identificación de riesgosy oportunidades para asegurar que el SGD logra losresultados esperados, prevé efectos no deseados,percibe oportunidades de mejora y asegura que lainformación necesaria estará disponible cuando serequiera; b) el establecimiento de objetivos y planespara alcanzarlos; y c) la determinación deresponsabilidades, recursos, cronograma de actividadese indicadores de evaluación.

En cuanto al Soporte se apuntan como aspectos claves:a) la asignación y el mantenimiento de recursos; b) lacapacitación y formación de todas las personasimplicadas en la gestión de documentos, sobre losprocesos de gestión documental y sus aplicaciones; c)

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Ilustración 3: Estructura del Sistema de Gestión para los Documentos.

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la concienciación sobre la importancia y la relevanciade las actividades de gestión documental, la ejecuciónde estas actividades conforme a la política y losprocedimientos del SGD, y la concienciación de losimpactos reales o potenciales; d) la comunicación delos procedimientos operativos, las responsabilidades yel acceso a la información; y d) la documentación y elcontrol de la documentación relativa a la política yobjetivos, la interdependencia y las relaciones entre elSGD y otros Sistemas de Gestión, los procedimientosy la planificación, operación y control de susprocesos.

La fase Operación incluye la planificación y elcontrol de las operaciones para tratar riesgos y

oportunidades, pero sobre todo el diseño de losprocesos de gestión documental (análisis de procesos,evaluación de riesgos de errores en el control dedocumentos y evaluación de los procesos de creacióny control documentos) así como la implementación delas aplicaciones para gestionar los documentosgenerados durante la actividad cotidiana de laorganización. Esta fase está directamente conectadacon el tratamiento técnico de la gestión documental ypor ello se relaciona con otras normas e informestécnicos desarrollados por ISO (Ilustración 4). Desdeel TC46/SC11 se ha redactado el White PaperRelationship between the ISO 30300 series ofstandards and other, explicativo de las relaciones

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Ilustración 4: Informes técnicos de la gestión documental integrados en la norma ISO 30301. Fuente ISO 30301.

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entre la serie de normas 30300 y los informestécnicos.

En Evaluación se engloban las actividades de supervisión,medición, análisis y evaluación del sistema paradeterminar el correcto funcionamiento o las noconformidades de los procesos de acuerdo a la políticaestablecida y los objetivos, para conocer la efectividad delsistema, o la necesidad de revisión y mejora. Para poderllevar a cabo estas tareas, el sistema debe tener recogidosuna serie de indicadores.

Por último, Mejora es la fase de control de las noconformidades para diseñar acciones correctivas, revisarsu efectividad y priorizar acciones según el análisis deriesgos llevado a cabo.

Beneficios de implementar un Sistema de Gestión para losDocumentos (SGD)

Las organizaciones que tengan implementado un SGDobtienen una serie de beneficios de distinta índole, deentre los que destacamos los siguientes: vAsegurar la captura y el control de documentos fiables

en cuanto a su contenido, auténticos en cuanto a laautoría y la datación, íntegros y conformes a la política ylos objetivos del SGD;

vControlar la información sobre las actividades de laorganización, facilitan la eficiencia en la gestióndocumental al eliminar duplicados y facilitar el acceso ala información;

vObtener información de manera rápida para dar soportea la toma de decisiones;

vFacilitar la rendición de cuentas ante los accionistas,agentes sociales o ciudadanía en el caso de lasadministraciones públicas;

vDemostrar el cumplimiento de su responsabilidadsocial y de la legalidad vigente que le afecta a laorganización;

vOrientar cómo gestionar riesgos que puedan llevar ainactividad en caso de perder acceso a losdocumentos;

vFacilitar la recuperación de la continuidad del negocioen caso de catástrofes naturales, errores técnicos ohumanos.

Por último, aunque para certificar la norma ISO 30301 demomento aún está en proceso la definición de losesquemas de certificación, podemos destacar una serie debeneficios de certificarse en ISO 30301 (Ilustración 5). q

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Ilustración 5: Ventajas de la certificación ISO 30301.