RESUMEN CAP 04 - ANÁLISIS Y DISEÑO DE PUESTOSDivisión del trabajo permite eficiencia, especialización y la efectividad potencialmente mayor de la organización. ¿Cómo debería dividirse el trabajo y quién debe hacerlas? Diseñar puestos que contribuyan a los objetivos de la organización y que satisfagan y motiven a los empleados que deben desempeñarlos.¿Cuándo realizar análisis de puestos? Inicio de una empresa, reestructuración y crecimiento de la empresa.¿QUÉ ES ANÁLISIS DE PUESTOS Y CÓMO AFECTA A LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS?Proceso fundamental del cual dependen la mayoría de las demás actividades relacionadas con los Recursos Humanos. Cuando existe brecha entre valorización del puesto y evaluación del desempeño, esta brecha se debe llenar con capacitación.

Análisis de puesto: Proceso de recopilación de parámetros del puesto de trabajo a partir de la determinación de sus funciones, tareas o actividades. Obteniendo así la Descripción del puesto: Declaración de tareas, deberes y responsabilidades a desempeñar en un puesto, a menudo incluye una Especificación del puesto: Descripción de conocimientos específicos, habilidades, capacidades y otros atributos. Ejemplo de especificaciones: Analista sénior de RRHH, Graduado con diploma universitario en un programa de cuatro años con al menos 15 créditos de su carrera en administración de recursos humano1. FUNCIONES DE ADM. DE RRHH AFECTADAS POR UN ANÁLISIS

DE PUESTOEl Análisis de puesto es la piedra angular de la Adm. De RRHH. Por tanto, la información obtenida del análisis de puestos permite las siguientes actividades: a. Planeación estratégica de RRHH: examinar la estructura

organizacional de la empresa y posicionarla estratégicamente para el futuro. ¿La empresa tiene el N° correcto y los tipos de puestos necesarios para el alcance de actividades?

b. Análisis de flujo de trabajo y diseño de puestos: se puede usar para analizar procesos. ¿Cómo se mueven los insumos a través de la empresa?

c. Reclutamiento y selección: la información es la base para atraer a los solicitantes calificados y desanimar de análisis de puesto es clave para el reclutamiento, ya que se encuentran en los anuncios de empleo.

d. Capacitación y Desarrollo: las discrepancias entre los conocimientos y los requisitos proporcionan pistas de necesidades de capacitación.

e. Proceso de evaluación del desempeño: el análisis de puestos proporciona los criterios para evaluar.

f. Administración de la compensación: empleados no compensados justamente, con frecuencia no están motivados y tienden a buscar fuera.

g. Cumplimiento de la Ley: asegurar que los deberes de un puesto coincidan en la descripción del mismo.

FUENTES DE INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DEL PUESTOLos métodos más comunes sona. Entrevistas: entrevista a los empleados y gerentes, por separado,

para tener información sobre el puesto que se revisa.b. Cuestionarios: envía cuestionarios para que sean contestados de

manera individual por quien ocupa el puesto. (pág. 148)c. Observación: puede aprender sobre los puestos al observar y

anotar en un formato las actividades de d. quienes los ocupan.e. Diarios: Se solicita a quienes ocupan los puestos que mantenga

un registro de actividades durante el ciclo de trabajo completo. (cada media hora u hora completa/por 2 a 4 semanas).

1. CONTROL DE LA EXACTITUD DE LA INFORMACIÓN DEL PUESTO. Se busca que cualquier respuesta que no concuerde con los otros hechos que haya recibido.

2. MÉTODOS PARA RECOPILAR Y ANALIZAR INFORMACIÓN PARA

UN ANÁLISIS DE PUESTOa. Sistema de análisis de la posición (FJA ) : utiliza un inventario de

los diversos tipos de actividades laborales que pueden constituir cualquier puesto. A c/función se le asigna un porcentaje de acuerdo a su importancia. Las bases de este sistema son:▫Información (sintetiza, coordina, analiza, copiar, contar..)▫Personas (negociar, supervisar, entretener, persuadir..)▫Cosas ( manipular material, trabaja con precisión…)

b. Sistema de cuestionario para el análisis funcional de puestos (paq): Abarca aprox. 200 diferentes tareas que por medio de una escala de 5 puntos, busca determinar el grado en el cual las diferentes tareas se relacionan con el desempeño de un puesto en particular. Permite comparar las dimensiones del comportamiento con una serie de puestos y agruparlos según características comunes.

c. Método del incidente crítico : identificar tareas importantes para el éxito del puesto: deberes, responsabilidades y conductas tanto positivas como negativas, esta info se puede recabar mediante entrevistas con empleados o gerentes o autoinformes escritos por mismos empleados, enseñando al analista a enfocarse en las conductas críticas de los empleados para el éxito del trabajo. Los empleados comunican sobre su puesto, abordando de una forma más bien desorganizada cuestiones como: qué, porqué, para qué, cómo, etc., realiza las actividades que desempeña.

d. Análisis del inventario de tareas : Listas específicas de las tareas y sus descripciones, base para identificar componentes de los puestos, se utilizará para elaborar un formato de encuestas de inventario de tareas, Se le da matriz con lista de tareas para que trabajador confirme si desempeña dicha tarea o no. Beneficios:

que al entrevistado no se le olvida ninguna tarea porque en el listado ya están todas las tareas que indica la página de O*NET. A diferencia del PAQ (cuestionario para análisis de puestos que utiliza formato estandarizado) se puede hacer un cuestionario de tareas a la medida de la organización. Diario de trabajo: procedimiento de papel y lápiz que solicita a los ocupantes de los puestos que registren las actividades que han realizado, en intervalos de tiempo preestablecidos, en el curso de una jornada de trabajo. Ventajas: poco costoso, fácil de diseñar, no requiere personal muy calificado.

e. Análisis basado en competencias: Se centra en tares que los empleados con capaces de hacer, a ≠ de las otras que se centraban en lo que el trabajador hace. Cómo se realiza el trabajo se convierte en el enfoque más importante y ya no solo el qué trabajo este hecho. Identificar competencias clave para el éxito de la organización.

f. Análisis de puestos basados en Internet y sist. de información de RRHH: El software también puede combinar procesos de análisis y evaluación del puesto para ayudar a determinar la compensación adecuada de los empleados.

3. PARTES DE UNA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO a. Título del Puesto: Importancia psicológica porque proporciona

estatus del empleado (Ingeniero de sanidad). De ser posible debe proporcionar indicación de los deberes que el puesto conlleva (Inspector de carne) y la jerarquía en la organización (Junior).

b. Identificación del puesto: Descripción del puesto, contiene: ubicación, área, a quién reporta.

c. Deberes esenciales del puesto: colocadas en orden de importancia, debe indicar el peso de c/tarea. Los deberes deben sr funcionales para el éxito del trabajo. Legalmente hacer ajustes razonables para las personas con discapacidad.

d. Especificaciones y requisitos del puesto: se debe tener en cuenta: La habilidad requerida para desempeñar el puesto (educación, experiencia, capacitación, capacidades y destrezas) y las exigencia físicas que el puesto implica (caminar, cargar peso, condición ambiente del trabajo físico, posición).

- Problemas con las descripciones de puestos: Mala redacción no proporciona una buena guía, si no se actualizan a medida que cambian los deberes o especificaciones, pueden violar la ley con especificaciones no relacionadas al éxito del puesto, limitar el alcance de actividades de quien va a ocupar el puesto, que reduce la flexibilidad de la organización.

- Redactar las descripciones del puesto de manera clara y concreta: Usar enunciados breves, directos y sencillos. Ocasionalmente= deberes esporádicos. Puede= deberes que solo desempeñan algunos trabajadores del puesto.

DISEÑO DE PUESTOSConsecuencia del análisis de puestos que los mejora por medio de consideraciones tecnológicas y humanas con el fin de aumentar la eficiencia de la organización y la satisfacción del empleado en su puesto. Organizar tareas, deberes y responsabilidades dentro de una unidad productiva de trabajo, la forma en que se defina las funciones de un puesto impactará en su desempeño, satisfacción laboral y salud física y mental.

1. MODELO DE CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO: DISEÑO DE PUESTOS PARA MOTIVAR A LOS EMPLEADOS

¿Le gustaría que su jefe cronometrara c/ tarea y le pidiera cuentas de ese tiempo? Desmotivación. Propone esfuerzos por contrarrestarla por hacer tareas estandarizadas y repetitivas, mejorando la eficiencia

y la satisfacción en el W. Hackman también indica que hay 5 dimensiones que producen los 3 estados psicológicos:1) Variedad de habilidades: exige que quien ocupa el puesto use

variedad de habilidades y talentos.2) Identidad de tareas: Que haga un trabajo de principio a fin con

resultado visible. 3) Importancia de las tareas: Grado en el que el puesto tiene un

efecto en la vida o trabajos de otras personas, ya sea de propia organización o del exterior.

4) Autonomía: El puesto proporciona libertad, independencia y discreción.

5) Retroalimentación: el trabajo realizado da como resultado que se le proporcione a la persona información clara y directa acerca de la efectividad de su desempeño.

Propone que tres estados psicológicos de quien ocupa el puesto. Un empleado motivado, satisfecho y productivo:- Experimenta lo significativo del trabajo que desempeña,- Experimenta la responsabilidad por los resultados de su trabajo- Tiene conocimiento de los resultados del trabajo desempeño

Programas de trabajo•La semana comprimida.•Horario flexible.•Puestos compartidos.•Trabajo a distancia.Trabajo a distancia: se trabaja de manera electrónica a través de equipos de cómputo y telecomunicaciones.Técnicas de diseño de puesto:a) Ampliación del puesto: añadir mayor variedad tareas a puesto.b) Rotación de puestos: movimiento de empleados dentro y fuera

de puestos de trabajo diferentes. Aliviar el aburrimiento.c) Enriquecimiento del puesto: Agregando tareas y deberes más

significativos, hacer que sea más gratificante o satisfactorio. Originalmente popularizados por Frederick Herzberg (1960).

d) Empowerment: método menos estructurado, atribuir a los empleados el poder de iniciar el cambio, animándolos a hacerse cargo de lo que hacen. Consejos para empoderar a los empleados: Participación: empleados toman control de tareas y preocupación por mejorar el proceso y relaciones interpersonales de su trabajo. Innovación: animarlos a explorar nuevas rutas y tomar riesgos calculados a costos razonables. Acceso a la Información. Responsabilidad: empleados responsables de su conducta y producir resultados acordados

Según Amy Wrzesniewski (Yale School of Management) hay dos técnicas de diseño de puestos:2. MODELACIÓN DEL EMPLEO: Fenómeno natural. Empleados

moldean sus funciones para adaptarse mejor a sus fortalezas, sus pasiones y motivación. Resultan en un mayor compromiso del empleado.

3. DEJOBBING, proceso de estructuración de las organizaciones no alrededor de puestos de trabajo, sino en torno a proyectos que están en constante cambio.

DISEÑO DEL TRABAJO PARA EQUIPOS DE EMPLEADOSEl trabajo en equipo se ha convertido en una estructura común en el lugar de trabajo, además de reducir costos en las empresas, creando mejores productos y servicios y acelerando su entrega al mercado. Equipo de empleados: personas que trabajan juntas con un propósito común, tienen habilidades complementarias, el trabajo es mutuamente dependiente. Comparten responsabilidad del desempeño del grupo.

Características del equipo sinérgico- Apoyo: ambiente de inclusión. Miembros se sienten libres de

opinar.- Escuchar y aclarar: Escucha activa. Miembros hacen resumen

de lo que se discutió.- Desacuerdo: es natural. No se juzgan comentarios de

miembros. Se basan en hechos.- Consenso: miembros acuerdan de acuerdo a toma de

decisiones. Se fundamenta las ideas.- Aceptación: Se valora a los miembros como personas.- Calidad: Miembro se compromete con excelente desempeño.

Formas de equipos de empleados- Equipos Interfuncionales: combinación de especialistas para

lograr un objetivo común- Equipos de proyecto: formados con un fin específico de diseño

de producto o servicio.- Equipos auto dirigido: equipos altamente capacitados. Llevan

tareas interdependientes. Emplean toma de decisiones por consenso para hacer tareas, resolver problemas o trato con clientes Int o Ext.

- Equipos de fuerza de tarea: fuerza de tarea creada para resolver problema importante

- Equipos de mejora de procesos: personas experimentadas de diferentes departamentos o funciones

- Equipos Virtuales: Utilizan la tecnología para vincular a sus miembros que están geográficamente dispersos, frecuentemente por todo el mundo a través de culturas y de zonas horarias distintas. Usan wikis, plataformas de documentos compartidos como GoogleDocs, mensaje de chat, conferencias Web etc.

Capacitación es una formas de compensar a los empleados para mejorar el trabajo en equipo, teniendo en cuenta las habilidades de: 1)Liderazgo de equipo, 2)establecimiento de la meta, misión o ambos, 3)dirección de reuniones, 4)toma de decisiones en equipo, 5)solución de conflictos, 6)comunicación efectiva, 7)conciencia de la diversidad.

HORARIOS DE TRABAJO FLEXIBLESSe pueden usar para atraer o retener a los empleados.Horario Flexible: Permite a los empleados la opción de elegir los días y horas de entrada y salida cumpliendo con la cantidad de horas semanales requeridas. Puede reducir impuntualidad o ausentismo. Permite ampliar horario de servicio al cliente. Dependerá del puesto. Desventaja: Gerente no ubica al empleado para darle indicaciones.La semana de trabajo reducida: Se reduce la cantidad de días de trabajo. Los motivos:

- Contratación y retención de empleados, Coordinación de los horarios de trabajo de los empleados con los horarios de producción, Acomodar actividades de tiempo libre mientras se facilitan las citas personales (medicas, financieras), Mejorar en la satisfacción laboral y en la moral del empleado

Puesto compartido: dos empleados de medio tiempo ocupen el puesto que tendría un empleado de tiempo completo. Podría ser difícil la supervisión a dos personas.Trabajo a distancia: Es el uso de teléfonos inteligentes, PCs, redes de trabajo y otras tecnologías de comunicación para realizar en el hogar actividades que por lo común se realizan en el lugar de trabajo. Ventajas. Aumento de flexibilidad para empleados, mejor balance entre trabajo y vida, Reducción del ausentismo, Retención de empleados valiosos que de otra forma podrían irse. Desventajas. Poca disciplina para trabajar en casa. Poca comunicación y colaboración con los compañeros dentro de la organización