Capacitacion Auditores SGC

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  • CAPACITACIN

    AUDITORES SGC MAYO 2014

  • DEFINICION DE AUDITORIA

    INTERNA

  • ENFOQUE DEL PROGRAMA DE

    AUDITORIA

  • PARA QU SIRVE LA PLANIFICACIN

    DE LA AUDITORA

    Para organizar, preparar, secuenciar,

    desarrollar y efectivizar el proceso de

    auditora a fin de obtener el mximo

    beneficio, lograr los objetivos propuestos en

    el plan de auditora y satisfacer los requisitos

    / expectativas del cliente de auditoria.

  • ALCANCE DE LA AUDITORIA

    DEFINIR EL ALCANCE:

    - Lugares o sitios

    - reas

    -Procesos

    -Criterios - requisitos

    -Perodo de tiempo

    INVESTIGAR, SEGN EL ALCANCE:

    - Qu hacen en el rea?

    - Cun grande es?

    - Qu procesos opera?

    - Complejidad de las operaciones

  • PLANEACION DE LA AUDITORIA

  • REVISAR LA DOCUMENTACIN

    APLICABLE

    Comprender los procesos y las interacciones. Identificar el propsito de cada proceso. Identificar las entradas y las salidas independientes. Establecer el flujo o secuencia de actividades. Identificar los recursos usados. Identificar qu controles estn implementados

    (procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.). Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son

    necesarios para mantener el control. Normatividad (LEY HABEAS DATA)

  • OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

  • OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

  • EJEMPLOS DE OBJETIVOS

    ESPECIFICOS

    Evaluar el sistema de calidad, para analizar su

    idoneidad y efectividad, y aportar informacin para la

    mejora continua del sistema de gestin de calidad.

    Verificar la eficacia, cumplimiento y adecuacin del

    SGC de xxx con referencia a los requisitos de la Norma

    ISO 9001 y a los documentos que lo soportan.

    Evaluar el grado de adecuacin entre los objetivos que

    se pretenden, las disposiciones adoptadas y los

    resultados obtenidos.

    Determinar la conformidad del Sistema de Gestin de

    Calidad con las disposiciones planificadas.

    Proveer oportunidades de mejoramiento

    Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada.

  • EJEMPLOS DE OBJETIVOS

    ESPECIFICOS

    Determinar la conformidad del SGC, con las disposiciones

    establecidas en la documentacin del sistema .

    Proporcionar elementos de juicio para introducir programas

    de mejoramiento.

    Determinar la efectividad del SGC para cumplir con los

    requisitos establecidos en la norma y con los objetivos

    propuestos para un periodo de tiempo especfico.

    Evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y

    transparencia de la gestin de los distintos procesos,

    actividades, planes, proyectos y operaciones.

    Promover la autoevaluacin

  • CRITERIOS AUDITORIA No. FECHA

    REQUISITO ACTIVIDAD ASPECTOS A VERIFICAR EVIDENCIA OBSERVACIONES

    AA-06-03

    AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

    LISTA DE VERIFICACIN

    MACROPROCESO / PROCESO A AUDITAR

    Nombre Auditor (es):

    Ver

    Cuestionario

    de Auditora

    ISO 9001

  • PROTOCOLO APERTURA

    Auditamos

    PROCESOS

  • HALLAZGOS DE AUDITORIA

    Son los resultados de la evaluacin de la

    evidencia de auditora recopilada frente al

    criterio de auditora. (Los hallazgos de auditora

    pueden indicar conformidad o no conformidad

    con los criterios de auditora u oportunidades de

    mejora).

  • ELEMENTOS DEL HALLAZGO

    1. CONDICION Situacin Actual Lo que es

    2. CRITERIO Lo que debe ser Las Normas

    3. CAUSA Por qu sucedi Razones de las desviaciones

    4. EFECTO Diferencia entre lo

    que es y lo que debe ser

    Costos Riesgo

    5. RECOMENDACION Acciones

    Correctivas Mejora de las operaciones

  • La aplicacin de tcnicas de auditora permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no:

    * Documentacin que soporte el sistema de gestin de calidad. * Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. * Cumplimiento con los criterios de auditora.

    TCNICAS DE AUDITORA

  • LA ENTREVISTA COMO TCNICA Haga preguntas utilizando los 7 amigos del auditor:

    Las preguntas:

    - Deben dirigirse a la informacin relevante. - No deben sugerir respuestas. - No deben contener expresividad o implicaciones emocionales. - Se incorporan en la conversacin. - Se debe evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas.

    QU?

    POR QU?

    CUNDO?

    DNDE? CMO?

    QUIN?

    MUSTREME

  • TIPS PARA LA ENTREVISTA

    Al realizar las entrevistas...

    Auditor y auditados deberan ser un solo equipo

    Crear un buen clima para la comunicacin:

    - Espacio

    - Tiempo

    - Contacto visual

    - Lenguaje corporal

    - Trato respetuoso

    - Hacerlo fcil para el auditado.

    - Eliminar temores.

    - Explicar el objetivo.

    - Explicar las notas.

    - Mantener al auditado informado de las observaciones

  • El arte de escuchar:

    Eliminar distracciones. Prestar atencin al contenido.

    Evitar juicios. Identificar temas.

    Programar tiempo adicional. Buscar las clarificaciones.

    Los malos hbitos:

    - Prdida de atencin. - Preocupacin.

    - Sobre-reaccin. - Interrumpir al auditado.

    - Escuchar sin mirar. - Escuchar slo lo que deseamos or.

    - Usar el tiempo de escuchar para reflexionar.

  • REGISTRO Documento que establece los resultados alcanzados o que proporciona evidencia de las actividades realizadas. (1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificacin, de accin preventiva y de accin correctiva. (2) Generalmente los registros no necesitan estar bajo control de revisin.

  • LAS CUESTIONES A INVESTIGAR Estn los procesos identificados y establecidos? Son los procesos efectivos y proveen los resultados previstos? Estn los procesos adecuadamente descritos en procedimientos? Estn los procedimientos implementados, mantenidos y documentados? Estn las interacciones entre procesos definidas, controladas y gestionadas? -No limitarse en determinar la conformidad de las actividades, evaluar tambin, y sobre todo, si el proceso es capaz y produce los resultados deseados.

  • No conformidad: Incumplimiento de un Requisito

    - Evidencia de diferencias entre el Manual de Calidad, los procedimientos y/o los criterios de auditora. - Evidencia de diferencias entre procedimientos y prcticas operativas. - Falta de evidencia de soporte de la implementacin de los requisitos de la norma. - Falta de evidencia para demostrar continuidad en la implementacin de los procesos del sistema.

  • El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestin de mejora continua:

    - Es efectivo el mecanismo para identificar las necesidades de los clientes? - Los objetivos de mejora reflejan las necesidades de los clientes? -Los programas de mejora se estn cumpliendo? Estn asignados los recursos para la mejora? Son adecuados?

  • El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestin de mejora continua:

    - Las mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras?

    - Cuando no se alcanzan los objetivos se adoptan Acciones Correctivas?

    - Los mecanismos de mejora son sistemticos?

  • PROCESO DE LA N.C.

  • EL AUDITOR LDER DEBE SER CAPAZ DE:

    Planificar la auditoria

    Utilizar / distribuir eficazmente los recursos de auditoria

    Organizar, coordinar y dirigir al equipo auditor

    Orientar / ayudar a los auditores en formacin

    Prevenir y resolver conflictos

    Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoria

    Preparar, presentar y sustentar el informe de auditoria

    Distribuir / entregar las copias del informe de auditoria

  • Hacer

    nfasis

  • Anlisis de

    causas

  • CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE CMO

    AGREGAR VALOR

    Planificacin de la auditora: Entender las expectativas/cultura corporativa del

    auditado.

    Se han de tratar todos los asuntos especficos

    (resultados de auditoras previas?

    Anlisis de riesgos del sector industrial/especficos

    para la organizacin.

    Pre-evaluacin de requisitos legales / reglamentarios.

    Seleccin adecuada del equipo auditor para lograr los

    objetivos de la auditora.

    Asignacin adecuada de tiempo.

  • Tcnicas de auditora: Enfocarse ms en el proceso y menos en los

    procedimientos.

    Algunos procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificacin, etc. pueden ser necesarios para que la organizacin planifique y controle sus procesos, pero la fuerza impulsora debera ser el desempeo del proceso.

    Enfocarse ms en los resultados y menos en los registros.

    De manera similar, algunos registros pueden ser necesarios para que la organizacin suministre evidencia objetiva de que sus procesos son eficaces (generando los resultados planificados), pero para agregar valor, el auditor debera estar consciente y dar crdito a otras formas de evidencia.

    CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE

    CMO AGREGAR VALOR

  • CONSEJOS PARA EL AUDITOR SOBRE

    CMO AGREGAR VALOR

    Tener siempre presente los 8 Principios de la gestin de la calidad.

    Usar el enfoque Planificar Hacer Verificar Actuar para evaluar la eficacia de los procesos de la organizacin.

    Se ha planificado el proceso