CAPÍTULO 1 ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO … · inicio de una nueva estructura administrativa...
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1 CAPÍTULO 1 ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL El propósito fundamental del Archivo Histórico del Distrito Federal es preservar, ordenar y difundir la riqueza de las colecciones del patrimonio histórico-documental de la Ciudad de México, ser un órgano de consulta del Gobierno del Distrito Federal, ofrecer recursos, a un número mayor de investigadores y poner al alcance de cualquier capitalino la historia escrita del Distrito Federal que se encuentra en su acervo. El Archivo tiene a disposición de quien lo solicite un patrimonio histórico- documental a partir del año 1524; proporciona asesoría y orientación para la consulta de las colecciones que resguarda y, en su caso, facilita el fotocopiado de algunos documentos. El público y los investigadores pueden acceder en el Archivo a 16 fondos documentales, una fototeca y una biblioteca que se refieren a la vida de la capital y sus habitantes.
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CAPÍTULO 1
ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL
El propósito fundamental del Archivo Histórico del Distrito Federal es
preservar, ordenar y difundir la riqueza de las colecciones del patrimonio
histórico-documental de la Ciudad de México, ser un órgano de consulta
del Gobierno del Distrito Federal, ofrecer recursos, a un número mayor de
investigadores y poner al alcance de cualquier capitalino la historia escrita
del Distrito Federal que se encuentra en su acervo.
El Archivo tiene a disposición de quien lo solicite un patrimonio histórico-
documental a partir del año 1524; proporciona asesoría y orientación para
la consulta de las colecciones que resguarda y, en su caso, facilita el
fotocopiado de algunos documentos.
El público y los investigadores pueden acceder en el Archivo a 16 fondos
documentales, una fototeca y una biblioteca que se refieren a la vida de la
capital y sus habitantes.
2
1.1 Antecedentes
El 8 de junio de 1692 estalló un motín, la violencia de un conflicto originado
por el pueblo, éste enardeció y prendió fuego al Palacio Real y a las Casas
del Cabildo.
Las Casas del Cabildo daban cuenta de parte de sus funciones, de su
organización, su sentido y poder: la Sala de Sesiones del Ayuntamiento,
los escritorios, mesas y muebles de la escalera burocrática, la Cárcel
Municipal, la Botica y el Archivo. Los documentos se dividían en 2
secciones: en la planta baja se localizaban las Actas Secretas; en el salón
contiguo en donde se reunían el Cabildo, se hallaba el Archivo Ordinario.
Tras el incendio se pusieron nuevas cubiertas, y se redactaron originales
instrumentos, pero no fue posible iniciar una organización del Archivo hasta
1777, bajo la dirección de don Francisco del Barrio Lorenzot, quién en 1778
realizó un primer inventario del Archivo, que aún se conserva en el propio
Archivo con el título que le diera su autor: “Autos de los libros capitulares antiguos y modernos. Índice Comprensivo de ellos. Trasunto de los libros de las Reales Cédulas y ordenanzas practicadas por el licenciado don Francisco del Barrio, abogado de esta Real Audiencia y contador de esta nobilísima ciudad. Inventario de lo que se halla en secreto de la ciudad.” 1
1 ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL, “GUIA GENERAL”,. – Breve reseña de la Institución 1995 P. 67
3
Los inventarios resultaron de gran utilidad y dan noticia hoy en día de los
trabajos para conservar los documentos durante los últimos años del s.
XVIII. Para 1780 se formó la Lista Primera de los libros capitulares y
demás documentos que se han archivado, y en 1798, para cuando el
Archivo se encontraba resguardado en 5 alacenas grandes, el regidor
decano Dr. Diego Prieto, confeccionó el inventario de que se halla secreto
en esta ciudad.
En 1812, se actualizó el inventario de la documentación que conservaba el
Archivo, la famosa Lista, prontuario e inventario de los libros, cédulas y
demás papeles y documentos que se encuentran en el Archivo de esta N.
C. formado por su regidor y decano Dr. Antonio Prieto y Fernández.
Entre 1840 y 1869 se realiza la organización de las actas y los
expedientes, se intensifican los esfuerzos para dotar al Ayuntamiento de un
archivo mejor clasificado, organizado y limpio.
En 1921, es nombrado D. Francisco Gamoneda, para hacerse cargo del
Archivo que, según su diagnóstico se encontraba en el Palacio Municipal
en las siguientes condiciones: “se traslado a uno de los dos amplios
salones, ocupados antiguamente por el archivo [era] una habitación del
costado poniente del patio único actualmente construido del Palacio
Municipal, rompiendo el muro que separaba el segundo, para darles
comunicación entre sí, y en la parte alta del edificio,
4
se habilitó una habitación, sin luz, para almacén de impresos, los que por la
abundancia de ellos y lo reducido del local, están en pésimas condiciones
de acomodamiento. No es mejor la guarda del archivo en las habitaciones
que hoy ocupa”2
Una vez trasladado el archivo, Gamoneda preparó –por primera vez– un
reglamento para el archivo. A partir de entonces se denominaría la sección
Archivo-Museo, Biblioteca y Publicaciones, dependería de la Comisión de
Gobernación y acordaría con el C. Presidente Municipal.
La desaparición del Ayuntamiento de la ciudad de México en 1928 fue el
inicio de una nueva estructura administrativa para la ciudad. A partir de la
Ley Orgánica del Distrito y Territorios Federales del 31 de diciembre de
1928, el Gobierno del Distrito Federal estaba a cargo del Presidente de la
República, quien lo ejerce por medio de un organismo administrativo y
política denominado Departamento del Distrito Federal.
En 1930, a partir de la creación del Departamento del Distrito Federal, se
establece la Oficina Central de Archivo de la que pasó a depender el
Archivo del ex– ayuntamiento, y varios de los archivos del Distrito Federal:
entre ellos el Archivo de Notarías y el del Registro Público de la Propiedad.
El archivo Municipal que entonces se conocía como del ex– ayuntamiento
seguía estando en el primer piso del antiguo edificio, justamente en el local
diseñado y planeado por Gamoneda, situado entre las calles 20 de
noviembre y 5 de febrero.
2 ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL,op.cit. P. 68
5
En 1981 el Archivo es trasladado por acuerdo del Jefe del Departamento
del Distrito Federal, a la sazón el profesor Carlos Hank, a su actual sede en
la calle de Chile número 8, esquina con Donceles en el inmueble
denominado “Casa de los Condes de Heras y Soto”
“En el año de 1984 el archivo pasó a depender de la Dirección de Cultura,
de la Dirección General de Acción Social Cívica, Cultura y Turística
(SOCIOCULTUR), nombrándose a un director del Centro Histórico, el que
no dependía del Consejo, haciéndose cargo tanto del programa de visitas
guiadas, que era controlado por una coordinación especial, como de
archivos históricos y administrativos del Distrito Federal.
El Lic. Luis Medina Peña quien sería el nuevo vocal ejecutivo del Consejo
del Centro Histórico de la Ciudad de México, en 1988, buscando ayuda
para el archivo y sus integrantes, aunque se reconoce que se saltó a las
autoridades de SOCIOCULTUR, no quedaba otra alternativa, pues el
archivo necesitaba ayuda de inmediato, la que se recibió de la Secretaría
General de Desarrollo Social y del Consejo del Centro Histórico de la
Ciudad de México”3
3 NACIF MINA,. “Informe General del Archivo Histórico de la Ciudad de México”, P. 91
6
Posteriormente “A partir del mes de abril de 1989, Jorge Nacif Mina tomó la
responsabilidad del Archivo, como Jefe de la Unidad Departamental, y en
1990, como Subdirector de Área, de inmediato se realizaron las acciones
conducentes para el control y protección de los acervos, tanto del
Ayuntamiento de México, como de los municipios, creándose así, de
manera real el Archivo Histórico de la Ciudad de México y Distrito Federal,
de 1524 a 1928.
Las acciones han resuelto los problemas que presentaba el archivo en sus
funciones, pero sino se hubiera contado con el apoyo de las autoridades
del Departamento del Distrito Federal, relacionadas con este trabajo, poco
o casi nada se hubiese logrado, pero se debe reconocer que aún falta
mucho por lograr y que no se puede decir que se ha cumplido con la
totalidad en la responsabilidad que se tiene”4
El Archivo Histórico del Distrito Federal, cuya historia es de origen
simbólico, está ligado a un hecho que resume inmejorablemente la
circunstancia propia de la conservación del patrimonio documental, la
condición vulnerable del patrimonio y la vocación por protegerlo.
Conocido durante mucho tiempo como el Archivo del ex-Ayuntamiento, el
invaluable tesoro que actualmente resguarda el Archivo Histórico Distrito
Federal en sus seis repositorios abarca 3 1/2 kilómetros lineales de
documentos agrupados en varios fondos documentales relativos a diversos
4 ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL.op.cit P. 69
7
asuntos de esta Ciudad. Hoy en día, de manera permanente, se realizan
labores de organización y se elaboran instrumentos de consulta de los
distintos fondos documentales.
Con excepción de aquellos que se encuentren en proceso de ordenación
archivística, el acervo documental está abierto a la consulta pública y
resulta fuente obligada para desarrollar investigaciones sobre la Ciudad de
México.
1.2 Organización Administrativa.
SECRETARIA DE CULTURA ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL
ORGANIGRAMA5
ADMINISTRACIÓN CONTROL DE ACERVOS
CENTRO DE INFORMACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DOCUMENTAL Y
BBLIOHEMEROGRAFICO VALORACIÓN DOCUMENTAL
Y ASESORIA JURÍDICA
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS FINANCIEROS
RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
EXPOSICIONES Y VISITAS GUIADAS
PLANOTECA
ENCUADERNACIÓN
RESTAURACIÓN
REGISTRO CENTRAL
ORGANIZACIÓN, CLASIFICACIÓN Y
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
VENTANILLA DE ATENCIÓN
CIUDADANA
SERVICIO AL PÚBLICO
CENTRO DE INFORMACIÓN
BIBLIOTECA CONVENIOS Y ACUERDOS
INSTITUCIONALES
CATALOGACIÓN
SISTEMAS INFORMÁTICOS
CENTRO DE IMAGEN
ASESORIA ARCHIVÍSTICA
SERVICIO SOCIAL
PUBLICACIONES
INVESTIGACIÓN Y DIFUSIÓN
DIRECCIÓN
5 Administración Pública del Distrito Federal. Gaceta Oficial del Distrito Federal, órgano del Gobierno del Distrito Federal. “Decreto que reforma, adicional y deroga diversas disposiciones del reglamento interior de la administración pública del Distrito Federal. Décima Segunda Época.
8
Las Condiciones Generales del Archivo Histórico del Distrito Federal
en el Periodo 1989-1993. A partir del mes de abril del año de 1989,
Jorge Nacíf Mina tomó la responsabilidad del Archivo Histórico de la
Ciudad de México, como jefe de la Unidad Departamental, y en 1990
como Subdirector de Área, se elaboró, de manera interna, un
organigrama funcional del archivo del cual se carecía para evitar la
ruptura de pastas y documentos, se limitó el servicio de fotocopiado,
responsabilizando a los encargados, ya que antes se hacía de manera
anárquica, y el mismo investigador llevaba el libro al fotocopiado,
perdiéndose el control de la documentación.
En esta sección, se describen brevemente las funciones efectuadas en
cada una de las áreas, de acuerdo al Manual Administrativo del
Archivo Histórico del Distrito Federal del año 2004. En esta sección, se describen brevemente las funciones efectuadas en
cada una de las áreas, de acuerdo al Manual Administrativo del
Archivo Histórico del Distrito Federal del año 2004, las cuales a
continuación se especifican:
DIRECCIÓN
Es la primera autoridad del Archivo, quien dicta las medidas que se
estimen convenientes para llevar a cabo todas las tareas que le son
inherentes y así mantener la organización del Archivo.
9
“El Director ejercerá sus funciones, directamente o mediante acuerdo
delegatorio, a través de las áreas que conforman la estructura del
archivo, en términos de su Reglamento Interior.
La Dirección es la primera autoridad del Archivo, dicta todas las
medidas que estime convenientes para la observancia de estos
lineamientos, para llevar a cabo todas las tareas que le son inherentes
y para mantener la organización del Archivo”6
Son funciones de la Dirección del Archivo Histórico del Distrito
Federal, además de las facultades y obligaciones establecidas en el
artículo 71 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito
Federal, las siguientes:
I. “Representar al Archivo Histórico del Distrito Federal con las
facultades necesarias para convenir y celebrar toda clase de actos
afines al objeto de la institución, así como para otorgar y expedir
los documentos oficiales que competan al mismo.
II. Planear, programar y presupuestar las funciones
correspondientes al Archivo Histórico del Distrito Federal.
III. Establecer y aplicar las estrategias y políticas para resguardar,
preservar (conservar y restaurar), organizar (si la documentación
lo requiere), describir, sistematizar (digitalización y
automatización) y difundir los documentos que conforman los
acervos del Archivo y los de reciente incorporación.
6 Gobierno del Distrito Federal , Secretaria de Cultura ,Estructura Orgánica del Archivo Histórico con nombramiento. Año 2005 p. 16
10
IV. Concertar convenios de colaboración con las dependencias del
Gobierno del Distrito Federal e instituciones académicas, a fin de
desarrollar acciones para la modernización de los servicios
archivísticos, así como para el rescate, organización,
conservación y aprovechamiento del Patrimonio Documental del
Distrito Federal.
V. Establecer el desarrollo de la sistematización de la institución a
efecto de garantizar la conservación del Patrimonio Histórico del
Archivo.
VI. Establecer las políticas y lineamientos para organizar, describir,
sistematizar y difundir el acervo documental y bibliográfico de la
institución.
VII. Establecer las políticas y lineamientos para analizar, valorar y
disponer del destino final de la documentación liberada por las
dependencias del Gobierno del Distrito Federal, incorporando a
los acervos de éste organismo los que posean interés histórico.
VIII. Establecer las políticas y lineamientos para publicar y distribuir
obras y colecciones de interés histórico para el Distrito Federal.
IX. Establecer políticas y lineamientos para intercambiar
publicaciones con otras instituciones afines al Archivo Histórico del
Distrito Federal.
X. Atender las consultas del Gobierno del Distrito Federal en materia
de Archivística.
XI. Presentar los manuales administrativos de procedimientos y
políticas y remitirlos a la Oficialía Mayor, así como los planes y
programas del Archivo y sus modificaciones.
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XII. Establecer y mantener, en coordinación con la Contraloría Interna
del Gobierno del Distrito Federal, un sistema que permita
determinar e implantar los indicadores de gestión del organismo.
XIII. Coordinar el desarrollo de las actividades técnicas y
administrativas del organismo, dictando las medidas que sean
necesarias para ese fin.
XIV. Nombrar, remover, conceder licencias y toda clase de
autorizaciones administrativas al personal del Archivo en la forma
y términos que rige la normatividad vigente.
XV. Convocar y presidir las sesiones del Comité.
XVI. Ejercer, respecto al patrimonio del organismo, los actos de
dominio y de administración que sean necesarios en los términos
de la norma vigente.
XVII. Realizar las demás funciones que le otorguen otras leyes o
reglamentos, igualmente aquellas que le confiera el titular del
ramo”7
ADMINISTRACIÓN
El Área de Administración es la encargada de disponer los recursos
materiales y el personal a su cargo para proporcionar las condiciones
óptimas de trabajo con el fin de cumplir con las funciones sustantivas
del Archivo, manteniendo un ambiente de cordialidad, trabajo y
respeto entre los trabajadores.
7 Gobierno del Distrito Federal , Secretaria de Cultura, op.cit. p 18
12
Esta área desempeña las siguientes funciones:
I. “Recibir, revisar y dar seguimiento a las actividades de servicios
generales, así como mantener al día el abastecimiento y
supervisar el suministro de recursos materiales para las
actividades del Archivo.
II. Elaborar y tramitar los asuntos administrativos del personal como
licencias, permisos, vacaciones y listas de material para sus áreas
de trabajo.
III. Vigilar y llevar el control de los horarios y asistencias del personal
a su cargo, así como del que los órganos directivos del Archivo
dispongan.
IV. Supervisar los servicios de vigilancia con que dispone el Archivo.
V. Vigilar los servicios de mantenimiento y reparación de los equipos
de seguridad y mantenimiento así como de las instalaciones de
servicio, realizando revisiones diarias en las áreas del Archivo,
comenzando por la recepción de la guardia de vigilancia a las
8:00 AM, y revisar con ésta dicha entrega.
VI. Distribuir y llevar el control del mobiliario y equipo de oficina, así
como la vigilancia de su conservación regularmente.
VII. Revisión diaria, a primera hora y al finalizar la jornada de labores,
de las tareas de limpieza en todas las áreas del Archivo, con el fin
de mantener todas las áreas del Archivo en condiciones
higiénicas y de seguridad.
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VIII. Revisar, al final de la jornada de trabajo, todas las puertas y
accesos y sus respectivas llaves o candados, para que estos
queden cerrados.
IX. Tramitar, vigilar y hacer el seguimiento con las respectivas áreas,
de la fumigación y control de plagas dentro del Archivo.
X. Conservar y abastecer un botiquín con lo indispensable para los
primeros auxilios del personal del Archivo y los usuarios.
XI. Fomentar y promover cursos y actividades de capacitación para el
personal del Archivo.
XII. Entregar informes mensuales de las actividades de su área así
como reportar de inmediato los asuntos de carácter urgente.
XIII. Deberá gestionar todos los trámites que le sean solicitados por la
Dirección y otras áreas previa autorización de la anterior.
XIV. Fungirá como un órgano de servicio y apoyo a las actividades que
realizan la Dirección del Archivo.
XV. Los demás que defina la propia Dirección del Archivo en el área
de su competencia y este Reglamento.”8
8 Gobierno del Distrito Federal, Secretaria de Cultura, Estructura Orgánica del Archivo Histórico con nombramiento
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CONTROL DE ACERVOS
Esta área es responsable de organizar, resguardar, controlar y
conservar el patrimonio documental del Archivo a través de la
utilización de normas y técnicas archivísticas, históricas y científicas
aplicables en la materia, para la preservación, guarda y consulta de los
materiales.
Para realizar eficazmente sus labores cuenta con áreas de apoyo
como son: Organización Documental, Registro Central, Biblioteca,
Conservación y Restauración, Encuadernación y Servicio al Público.
Esta área y sus secciones desempeñan las siguientes funciones:
a) Coordinar la sistematización de los instrumentos de descripción
y consulta del acervo que custodia el Archivo.
b) Planear el desarrollo informático a fin de asegurar la
identificación, la clasificación y la ordenación documental.
c) Verificar las tareas de organización de los materiales
documentales.
d) Vigilar que los fondos documentales reúnan los puntos de
identificación según los principios archivísticos.
e) Organizar la catalogación de los grupos documentales.
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f) Evaluar el deterioro de los documentos y tomar medidas para
garantizar el resguardo.
g) Diseñar y planear la instalación física de los planos y mapas.
h) Supervisar los trabajos encaminados a actualizar los inventarios
del Archivo, la Biblioteca y la Planoteca; así como de los
materiales que se incorporen de nuevas transferencias
documentales.
i) Verificar y coordinar las tareas técnicas de las diferentes áreas
del Archivo.
j) Revisar y vigilar el proceso de descripción de las secciones que
conforman los grupos documentales a fin de que éstas
contengan todos los elementos de descripción.
k) Vigilar la sistematización de la información en bases de datos.
l) Coordinar el resguardo de los materiales documentales.
m) Asesorar y orientar a los investigadores internos y externos del
Archivo y público en general.
n) Normar el proceso de préstamo-consulta de los documentos
tanto de Archivo como del Centro de Información
Bibliohemerográfico.
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La sección ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL se encarga de la
ordenación y catalogación de los fondos documentales del Archivo, de
acuerdo a las normas archivísticas vigentes, aplicando los procesos
indispensables para tener los documentos en condiciones de ser
consultados.
a) La sección de Biblioteca tiene como objetivo fundamental
organizar los acervos bibliográficos y hemerográfico de que
dispone, de manera que pueda diseñar las herramientas
necesarias a disposición de los usuarios para la consulta y
estudio de los volúmenes que constituyen su acervo.
b) La sección de Conservación y Restauración responsable de
aplicar y observar las normas técnicas y científicas que
garanticen la conservación del Patrimonio Histórico del Distrito
Federal y la reparación de los daños causados en éste por
agentes de deterioro (físicos, químicos, mecánicos, biológicos,
climáticos) o debido a su uso.
c) La sección de Encuadernación aplica las técnicas respectivas
a los volúmenes y a las piezas que se encuentren deshojadas y
sin pastas, con el objeto de dejarlas en condiciones adecuadas
de uso.
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d) La sección de Servicio al Público tiene a su cargo el control,
vigilancia y manejo del acervo ubicado en los repositorios. Brinda
servicio a investigadores internos del Archivo, a investigadores
externos y público en general, para el uso lleva un registro de
investigadores atendidos y de préstamos realizados. Asimismo,
proporcionará asesoría a los usuarios y orienta a los mismos
para el uso de los instrumentos de consulta disponibles:
Inventarios, Guía General y Catálogos”9
INVESTIGACIÓN
Esta área se encarga de difundir las actividades del Archivo, cuyo
objeto es divulgar la riqueza de sus colecciones mediante
publicaciones, exposiciones, visitas guiadas y conferencias: así como
tener una presencia constante en los medios de comunicación sobre
las actividades que desarrolla y los servicios que presta.
El Archivo Histórico del Distrito Federal tiene las siguientes
atribuciones:
1. “Planear, programar y coordinar la elaboración de los programas
y anteproyectos de presupuesto que le correspondan a su
objeto.
9Gobierno del Distrito Federal, Secretaria de Cultura, op.cit.p 20
18
2. Establecer las bases y medidas administrativas para el eficiente
funcionamiento y operación del Archivo.
3. Emplear los recursos humanos, económicos y materiales
disponibles de la mejor manera para la administración,
conservación y mejoramiento de las instalaciones e
infraestructura del Archivo.
4. Recibir, identificar, clasificar, ordenar, instalar, describir
(inventarios, catálogos, guías, índices) y automatizar la
documentación histórica que le sea remitida por las áreas
competentes, para disponerla a consulta de las dependencias,
órganos político administrativos, órganos desconcentrados y
entidades de la Administración Pública del Distrito Federal,
instituciones privadas, investigadores, estudiantes y público en
general.
5. Coadyuvar en la organización, asesoría, supervisión, control y
regulación de los archivos históricos existentes del Gobierno del
Distrito Federal, a partir de que la documentación haya sido
dictaminada como histórica, con base en el Catálogo de
Vigencias Documentales en vigor.
6. Establecer las políticas y estrategias para la preservación y
custodia de los documentos que conforman los acervos del
Archivo, así como establecer las medidas adecuadas para
protegerlos de cualquier contingencia.
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7. Informar a las autoridades competentes del Gobierno Federal y
del Distrito Federal, en los casos de destrucción, enajenación o
malos manejos de la documentación histórica y de aquélla cuyo
valor o destino final aún no se haya dictaminado, con el fin de
proteger la memoria histórica documental de la administración
pública del Gobierno del Distrito Federal.
8. Establecer las políticas y lineamientos para analizar, valorar,
seleccionar y depurar el destino final de la documentación
liberada por las dependencias, órganos político-administrativos,
órganos desconcentrados y entidades de la Administración
Pública del Distrito Federal, incorporando a su acervo los que
posean interés histórico.
9. El Archivo, en coordinación con la Dirección General de Recurso
Materiales y Servicios Generales, asesorará, vigilará y
supervisará los aspectos técnicos archivísticos de las
Dependencias, Unidades Administrativas, Delegaciones y
Órganos Desconcentrados de la Administración Pública del
Distrito Federal y que desarrollen dicha actividad, con el objeto
de mejorar la conservación, mantenimiento y control del
patrimonio documental del Gobierno del Distrito Federal.
10. Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus
atribuciones; así como celebrar contratos y convenios, además
de realizar otros actos jurídicos de carácter administrativo dentro
del ámbito de su competencia bajo la aprobación de la
Secretaría de Cultura.
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11. Establecer las políticas, procedimientos, dispositivos y formatos
técnicos que regulen las actividades de todas las áreas del
Archivo según la norma específica.
12. Divulgar los criterios y lineamientos técnicos y administrativos
que rijan las funciones del Archivo.
13. Participar u organizar congresos, diplomados, seminarios,
talleres, cursos y demás eventos en el ámbito nacional e
internacional para difundir el acervo documental y bibliográfico
de la institución.
14. Establecer políticas y lineamientos para publicar y distribuir
obras y colecciones que traten sobre el acervo, así como de las
que tengan interés histórico para el Distrito Federal.
15. Concertar convenios de colaboración con las dependencias del
Gobierno del Distrito Federal, instituciones académicas y de
otros géneros, a fin de desarrollar acciones de modernización de
los servicios archivísticos, así como de rescate, organización,
descripción, difusión y aprovechamiento del Patrimonio
documental del Distrito Federal.
16. Establecer los lineamientos para la consulta, cotejo o expedición
de copias simples o verificadas del acervo documental y
bibliográfico de la institución.
17. Las demás que le correspondan conforme a su objeto y para el
cumplimiento de lo dispuesto en el artículo tercero de este
ordenamiento”10
10Gobierno del Distrito Federal, Secretaria de Cultura , op.cit. p 23
21
Artículo 97 F.- Corresponde a la Dirección del Archivo Histórico del
Distrito Federal: I. “Administrar y programar las actividades del Archivo Histórico del
Distrito Federal;
II. Administrar y programar las actividades del Consejo de la Crónica
de la Ciudad de México;
III. Proponer políticas y lineamientos para la salvaguarda,
preservación, restauración, exhibición, uso y mantenimiento del
archivo histórico de la Ciudad de México;
IV. Conducir, conservar, administrar, mantener y acrecentar el
patrimonio cultural del Distrito Federal, procurando el óptimo
aprovechamiento de los bienes que lo integran;
V. Elaborar, difundir y mantener vigentes las políticas, criterios y
lineamientos administrativos para regular la utilización, custodia,
clasificación y conservación de los documentos que forman parte
del acervo histórico de la Ciudad de México;
VI. Proponer las normas administrativas o legales que se requieran
para asegurar la adecuada clasificación, uso, tenencia,
conservación y custodia de los documentos que deben formar
parte del acervo histórico documental de la Ciudad de México; y
VII. Conducir y promover investigaciones históricas y bibliografías.
22
Artículo 98.-
X. Planear, dirigir y controlar el funcionamiento de los subsistemas
de planeación y organización de la administración de sueldos y
salarios;
XIII. Analizar y controlar el número de plazas y nivel salarial del
personal técnico operativo adscrito a las Dependencias,
Unidades Administrativas, Órganos Político Administrativos,
Órganos Desconcentrados y Unidades Administrativas de
Apoyo Técnico-Operativo y Entidades de la Administración
Pública.
Artículo 99.-
VII. Normar y vigilar la salvaguarda, preservación, restauración y uso
de los archivos de trámite y de concentración;
Artículo 101.-
IV. Proponer la designación de los representantes en las
Comisiones Mixtas de Escalafón y Seguridad e Higiene, así
como las reglas de su actuación y la forma en que habrá de
mantenerse la relación con estas y con las demás comisiones
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que se integren y con el Sindicato Único de Trabajadores del
Gobierno del Distrito Federal;
VI. Administrar los Centros de Desarrollo Infantil al Servicio de los
Hijos de las Madres Trabajadoras, proporcionándoles servicios
médicos, pedagógicos, psicológicos, nutricionales y de trabajo
social, durante la jornada laboral,
X. Coadyuvar con la Coordinación General de Modernización
Administrativa en la elaboración del Proyecto de Catálogo
General del Servicio Público de Carrera, considerando la opinión
del Consejo Directivo del Sistema Integral del Servicio Público de
Carrera;
XXII. Dictaminar el otorgamiento de prestaciones, estímulos y
recompensas al personal”11
VALORACIÓN DOCUMENTAL Y ASESORÍA JURÍDICA
El Área de Valoración Documental y Asesoría Jurídica es la encargada
de asesorar y dictaminar los asuntos de carácter jurídico–legal
relacionados con las actividades del Archivo. Además establece y
aplica las normas y procedimientos de los procesos archivísticos en la
documentación proveniente de la administración pública, para
determinar el destino final de la documentación de acuerdo a la etapa
en la que se encuentre dentro de su ciclo de vida.
11Gobierno del Distrito Federal, Secretaria de Cultura , op.cit p 21
24
Asimismo, integra estructura y norma el funcionamiento de los
archivos de la Administración Pública del Distrito Federal mediante la
aplicación de principios, normas y técnicas, para garantizar la defensa,
conservación, organización y servicio del patrimonio documental.
Asimismo, fija los lineamientos para la prestación de servicio social y
práctica profesional en las instalaciones del Archivo.
Esta área desempeña las siguientes funciones:
1. “Asesorar a la Dirección del Archivo en todos los asuntos de
carácter técnico-legal.
2. Absorber las consultas que formulen los órganos ó áreas
integrantes del Archivo.
3. Elaborar proyectos de normas legales y administrativas sobre
asuntos relacionados a la institución.
4. Realizar la recopilación y organización sistemática de la
legislación archivística y las disposiciones jurídico-
administrativas del Archivo.
5. Emitir opinión legal sobre los proyectos de dispositivos legales
de la institución.
6. Visar los proyectos y dispositivos legales que expida la Dirección
del Archivo.
7. Realizar los estudios necesarios para atender las asesorías
relativas a la Administración de documentos y valoración
documental que las dependencias soliciten al archivo.
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8. Asesorar en materia archivística a todas las dependencias de la
Administración Pública del Distrito Federal.
9. Impartir cursos de capacitación sobre administración de
documentos, así como de valoración y disposición documental.
10. Brindar los servicios de apoyo informativo-documentario a los
archivos integrantes del Sistema Red de Archivos.
11. Apoyar la instrumentación y funcionamiento de los sistemas de
planeación, evaluación y seguimiento de la gestión institucional,
centralizando y agilizando los elementos de control y registro
documentario existentes en los archivos integrantes del Sistema
Red de Archivos,
12. Establecer las bases necesarias para desarrollar la estrategia
institucional de administración de documentos, sustentando el
proceso de normalización de los servicios archivísticos de las
Dependencias del Gobierno del Distrito Federal.
13. Elaborar proyectos de convenios de servicio social, para
establecer vínculos ante instituciones académicas, dependencias
públicas y privadas.
14. Establecer los mecanismo y lineamientos para la prestación de
servicio social y práctica profesional”12
12 Gobierno del Distrito Federal , Secretaria de Cultura,op cit. p 15
26
DIFUSIÓN
Esta área se encarga de difundir las acervos del Archivo, su
objetivo es difundir la riqueza de sus colecciones mediante
publicaciones, exposiciones, visitas guiadas y conferencias; así
como tener una presencia constante en los medios de comunicación
sobre las actividades que desarrolla y los servicios que presta.
Se desempeñan las siguientes funciones:
1. “Difundir las actividades realizadas por el Archivo.
2. Elaborar el Programa Anual de Publicaciones.
3. Coordinar las investigaciones aprobadas para su publicación.
4. Elaborar el Programa Anual de Exposiciones.
5. Coordinar las investigaciones con base en las cuales se
elaborarían los guiones museográficos de las exposiciones.
6. Coordinar reuniones académicas (conferencias, coloquios,
seminarios).
7. Promover y coordinar la realización de visitas guiadas.
8. Coordinar y supervisar la cobertura de las actividades del
Archivo en los medios de comunicación.”13
1.3 MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVO 13Gobierno del Distrito Federal , Secretaria de Cultura,op.cit.
27
El Archivo Histórico del Distrito Federal para cumplir con todas sus
atribuciones tiene como:
“Misión
El Archivo Histórico del Distrito Federal (AHDF) es el órgano
dependiente de la Secretaría de Cultura del Gobierno del Distrito
Federal encargado de ordenar, preservar y difundir el patrimonio
documental de la Ciudad de México.
Visión
Se realizan labores como la organización, elaboración de instrumentos
de consulta, en otros fondos la ordenación archivística, el acervo
documental está abierto para consulta pública y es fuente de
investigaciones sobre la Ciudad de México.
Objetivo
El propósito primordial que se persigue es concluir este proceso: la
ordenación del archivo, así como la preservación del patrimonio
documental. Se busca atraer a un número mayor de investigadores
para que hagan uso de los documentos ya clasificados”14
14 ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL, TRIPTICO.
28
El propósito fundamental del Archivo Histórico del Distrito Federal es
preservar, ordenar y difundir la riqueza de las colecciones de
patrimonio histórico-documental de la Ciudad de México, ser un
órgano de consulta del Gobierno del DF, ofrecer recursos, a un
número mayor de investigadores y poner al alcance de cualquier
capitalino la historia escrita del DF que se encuentra en su acervo.
Realizar una actividad permanente que permita documentar las
actividades del Archivo en relación con los acervos que custodia y
mantener actualizadas las cédulas descriptivas de las unidades
documentales; es responsable también de establecer las prioridades
de trabajo en el Archivo.
Ejerce el ordenamiento y rehabilitación de la documentación emanada
de los Gobiernos del Distrito Federal, conformando los archivos
respectivos.
1.4 Unidad de Información Se menciona en este punto que los documentos se mantienen para
que la documentación ayude a los administradores en sus actividades
diarias y a la organización en el logro de sus metas establecidas. Los
Archivos Históricos se utilizan para preservar la memoria.
29
Información sobre el producto, sobre normas que ofrezcan,
orientación, información sobre recursos humanos e información
financiera.
Los investigadores necesitan una fuente primaria donde puedan
conseguir información. Los medios esenciales que utiliza un
historiador son los documentos originales. Sin ellos el investigador
solo se apoya en lo que le digan, en la tradición, en las recopilaciones
y en la documentación resumida. Los archivos históricos preservan la
información para que este disponible a los usuarios y ofrezca al
investigador información. Frecuentemente, si sabemos cuándo ocurrió
algo, pueden identificarse más fácilmente las razones o causas de un
suceso”15
1.4.1. Servicios
Los Archivos Históricos brindan servicios a los usuarios pero
también para preservar la memoria histórica del país.
ÁREAS DE SERVICIOS AL PÚBLICO
Acervo documental
Biblioteca
Planoteca
15 Si empresa manufacturera esta considerando hacer un cambió en el diseño del producto, puede serle útil conocer la historia de ese producto para basar sus modificaciones en datos reales.
30
Consulta de las colecciones documentales, bibliográfica,
hemerográfica y Planoteca
Orientación y asesoría a investigadores y usuarios en general
Fotocopiado
HORARIO:
Lunes a viernes de 8:30 a 18:00 hrs.
CATÁLOGOS EN PROCESO
Cárceles y Juzgados de la Ciudad de México (1861-1923)
Cédulas, ordenanzas y decretos para la Administración de la Ciudad
de México (Siglos XVI-XX)
Juzgados y Juicios diversos(1864-1948)
Negocios judiciales de la Ciudad de México (1871-1920)
Catálogo de documentos de la Municipalidad de Tlalpan II
Catálogo de documentos de la Municipalidad de Tlalpan III
Catálogo de documentos de la Municipalidad de Tlalpan IV
Fortificación de la Ciudad de México. Guerra de 1847
Catálogo de documentos del Ayuntamiento de México
Abasto de carne, Abogados de ciudad, Academia y Aguas I
Catálogo de documentos del Ayuntamiento de México
Aguas II
Catálogo de documentos del Ayuntamiento de México
Aguas III
Escuelas de la Ciudad de México a través de sus planos (1898-1963)
Fraccionamientos y Colonias de la Ciudad de México a través de sus
planos (1882-1959)
31
PUBLICACIONES
Guía General del Archivo Histórico del Distrito Federal
Juan Vicente Pacheco de Guemes Pacheco de Padilla, Segundo
Conde de Revillagigedo. Testimonio Documental
Gran baile de pulgas en traje de carácter:
Las diversiones públicas en la ciudad de México del siglo XIX
Ayuntamiento de la Ciudad de México.
Justicia I. Jurados Capitalinos: Jurados Criminales (1869.1880)
Catálogo de documento
Ayuntamiento de la Ciudad de México.
Justicia II. Jurados y Juzgados de la Ciudad de México
Catálogo de documentos
Municipalidad de Tlalpan I
Catálogo de documentos
Ayuntamiento de la Ciudad de México. Policía I (1709-1915)
Catálogo de documentos
Cárcel de Belén I (1900-1911)
Catálogo de documentos”16
16 ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL, op.cip.
32
1.4.2 USUARIOS
Para consultar los Acervos Documentales Históricos son requisitos
indispensables los siguientes:
1. “Llenar la hoja de registro de usuario o formato de registro de
investigadores.
2. Presentar identificación vigente con fotografía.
3. Llenar boleta de consulta o servicio.
4. Depositar abrigos, portafolios y demás objetos personales
innecesarios para la consulta, en la recepción antes de entrar en
la sala de consulta y estudio.
5. Comprometerse, por escrito, a atender las indicaciones del
encargado del servicio de consulta.
6. No se prestará más de un volumen o cinco expedientes por vez
a cada usuario.
7. La consulta de los materiales solicitados se hará exclusivamente
en la sala de consulta y estudio, a la vista del encargado y
ningún material podrá salir de la sala.
8. Al consultar la documentación es indispensable usar cubrebocas
y guantes de algodón, los que deberán ser propiedad del
usuario.
9. Si el usuario tiene necesidad de abandonar temporalmente la
sala de consulta y estudio, los materiales que esté consultando
tendrá que depositarlos en la recepción, señalándole al
encargado que regresará.
33
10. Queda terminantemente prohibido fumar, introducir bebidas y
alimentos en la sala de consulta y estudio.
11. El Archivo Histórico del Distrito Federal se reserva el derecho de
reproducir los documentos históricos que resguarda, ya fuera por
medio de fotocopiado o fotografía, para lo cual el usuario lo
solicitará por medio de una carta oficio de la Institución que lo
acredite, informando el uso que se les dará a las reproducciones.
12. Para garantizar la preservación y seguridad de los documentos,
se observarán los criterios siguientes:
13. De ser necesario se limitará el servicio de consulta.
14. No se reproducirán más de 25 de fojas por volumen o caja,
aunque exista carta oficio petitoria.
15. Si el material se encuentra microfilmado no se prestarán
originales, lo que se podrán cotejar con las microfichas.
a) La obligación del usuario informar a la Jefatura del Archivo
Histórico Central de cualquier anomalía o irregularidad en el
servicio, así como las observaciones que considere
pertinentes acerca de los volúmenes y documentos.
b) Es motivo de suspensión definitiva del servicio:
c) Es motivo de suspensión definitiva del servicio:
d) Sacar los materiales y documentos de la sala de consulta y
estudio.
e) Marcar, calcar, deteriorar o maltratar los documentos, libros,
planos, catálogos e índices.
f) No observar los artículos de este reglamento interior.
34
16. Los libros de las sesiones de Cabildo (Actas) no se prestarán en
sus originales, pudiéndose consultar las microfichas o las
versiones paleografiadas.
17. El usuario se compromete a:
I. Incluir en sus trabajos, investigaciones y publicaciones, los
créditos correspondientes al Archivo Histórico del Distrito
Federal.
II. Donar al Archivo Histórico del Distrito Federal un ejemplar de sus
trabajos, investigaciones y publicaciones que hayan sido
documentados con el acervo del propio Archivo Histórico del
Distrito Federal.
III. Respetar en todas sus partes los artículos de este capítulo
reglamentario.
IV. Las sustracciones o daños causados a los documentos y
materiales que custodia el Archivo Histórico del Distrito Federal y
las violaciones a este capítulo reglamentario, se harán del
conocimiento de las autoridades competentes para los fines a
que hubiere lugar.”17
Con la aplicación de lo mencionado anteriormente en los años de
1989, con su aplicación paulatina, no se tenia los problemas
suscitados en el archivo en sus funciones; se han resuelto pero si no
se hubiera contado con el apoyo de las autoridades del Departamento
del Distrito Federal relacionadas con su trabajo, poco o casi nada se 17 DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL, op.cit
35
hubiere logrado, pero se debe reconocer que aún falta mucho por
lograr y que no puedo decir que se ha cumplido con la totalidad de la
responsabilidad que tenemos todos los archivistas.
36
“ A R C H I V O H I S T Ó R I C O D E L D I S T R I T O F E D E R A L ”
DIRECCIÓN Archivo Histórico del Distrito Federal República de Chile N° 8. Centro Histórico, 06010, Delegación Cuauhtémoc, México, Distrito Federal Teléfono Dirección: 55-18-39-92 Teléfono Subdirección y fax: 55-10-02-85. 18
18 DEL ARCHIVO HISTORICO DEL DISTRITO FEDERAL, op.cit.
37
1.4.3 Fondos Documentales Los fondos documentales con los que cuenta el Archivo Histórico del Distrito Federal son.
“FONDO Sección 1.01 PERIODO Sección 1.02 VOLUMEN DOCUMENTAL
Actas de cabildo 1524-1928 769 vols. Ayuntamiento- Gobierno del Distrito
1527-1928 4,789 vols.
Municipalidades
1627-1928
1,864 cajas, 606 piezas de diferentes municipalidades sin identificar.
Obras públicas 1682-1923 1944 vols. Biblioteca 1696-2002 6,642 vols. Planoteca 1778-1974 62,693 planos Carteles e Ilustraciones
1796-1914 101
Gobierno del Distrito 1815-1928 2,324 cajas Libros de Registro e Inventario
1862-1941 1,551 vols.
Administración de rentas municipales
1878-1909
Archivo Esperanza Iris 1879-1975 197 cajas y 76 libros Padrones 1892-1941 1,348 vols. Fincas urbanas 1899-1928 2,954 vols. Ramos municipales 1898-1922 720 vols. Archivos incorporados 1900-1957 2 Carpetas Cárceles 1900-1985 931 libros, 443 paquetes y
1,124 cajas Departamento del DF 1920-1992 1,423 cajas Fototeca
1960-1972
21 cajas con 3104 imágenes, 7 fotografías, 13 negativos, 698 fotografía de empleados TOTAL 3822 imágenes.
Teatro de la Ciudad 1975-1996 121 cajas.” 19
19 ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL,op.cit.
38
Su descripción se encuentra en la Guía General del Archivo Histórico
del Distrito Federal, por lo consiguiente, se detalla de la siguiente
manera:
Denominación
La denominación es el título o el nombre con el cual se distinguen
cada uno de los documentos y/o de los volúmenes que forman parte
de los fondos, tal y como se les conoce genéricamente, como garantía
de su procedencia. Comprende distintos niveles jerárquicos de la
estructura general, derivada de la actividad administrativa y política de
las distintas instancias del Gobierno de la Ciudad de México.
Cédulas descriptivas
Cada entrada de la Guía comprende: 1.- Nombre del grupo documental 4.- Ordenación
2.- Período 5.- Instrumentos de consulta
3.- Volumen 6.- Descripción informativa
Periodo
Indican los años extremos, entre corchetes se encuentran las fechas
inicial y final, de la información que existe, sin distinción de cual sea la
cantidad que se guarda, con respecto al total del grupo en cuestión.
39
Volumen Se anota la cantidad de material que constituye cada grupo
(volúmenes, empastados, libros, cajas de diversos tamaños, legajos),
así como la indicación en metros lineales (m, l,) En caso de
fotografías y más, se indica el número de piezas.
Ordenación
Indican el criterio principal de ordenación de los documentos
(frecuentemente cronológico), o de lo contrario que no se encuentre
ordenada de manera uniforme o no se sigue la secuencia cronológica
regular. En ciertos casos la documentación está en proceso de
ordenación.
Instrumentos de consulta
Señalan los que se encuentran disponibles para acceder a la
información. En este caso se encuentra en la Guía del Archivo
Histórico del Distrito Federal e inventario de cada capítulo.
40
Descripción informativa
Indica el tipo de asunto o materias que contiene la documentación. Se
considera solo como orientación general, pues con los instrumentos de
consulta permiten acercarse con mayor detalle a los temas que
pueden ser consultados.
Cerca del 20% de los libros corresponden al siglo XIX y refieren a
Cárceles, Aprehensiones, Registro de Reos, Vagos, Sentencias,
Central de Bomberos, Panteones, Inhumaciones, Exhumaciones,
Refrendo de nichos, entre otros.
1.5 Base Legal
La base legal al que se rige el Archivo Histórico del Distrito Federal es
extenso, por lo que en este apartado, se mencionarán aquellas que
estén relacionadas con los archivos históricos describiéndolas de
manera general. Por orden de importancia, se consideran las leyes
siguientes:
41
a) Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos20
La Carta Magna está compuesta por un conjunto de normas supremas
que dirigen la estructura y las relaciones entre los tres poderes de la
Nación (Ejecutivo, Legislativo y Judicial) y la situación de los individuos
frente al Estado, estableciendo la libertad y autonomía de expresión.
Los artículos que se relacionan indirectamente son: 3° en su fracción
VII, 6° y 7°, los cuales hablan sobre la educación con la finalidad de
enseñar, investigar y difundir la cultura, a la libertad de expresión y a la
libertad de prensa, respectivamente. Ya que gran parte de nuestra
cultura se encuentra resguardada en los archivos.
El Archivo Histórico del Distrito Federal cumple con estas funciones;
pues acuden estudiantes, investigadores, y el público en general, para
la búsqueda de información que requieren. Además realiza actividades
culturales, como las exposiciones.
20 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Alco, México, 2005, pp. 9-13.
42
b) Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal21
Esta Ley es de orden público y de interés general ya que su finalidad
es transparentar el ejercicio de la función pública y garantizar el
efectivo acceso de toda persona a la información pública en posesión
de los órganos locales, como son: Ejecutivo, Legislativo, Judicial y
Autónomos por ley, así como de todo Ente Público del Distrito Federal
que ejerza gasto público, así como combatir a la corrupción, por medio
del acceso libre a la información.
La rendición de cuentas es otra de las obligaciones de toda institución,
para que los archivos, no sólo los administrativos sino también los
históricos, se encuentren organizados (ordenados y clasificados), es
decir, que se manejen instrumentos por medio de los cuales se van a
localizar los expedientes para su fácil consulta, y a consecuencia
reflejen su historia institucional, ya que conlleva a garantizar la calidad
de vida de toda persona y contribuir con la democracia.
21 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Gobierno del Distrito Federal publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de mayo de 2003.
43
El Archivo Histórico del Distrito Federal es una institución que depende
de la Secretaría de Cultura del Gobierno del Distrito Federal, por esto
mismo que dicha ley va a regir esta dependencia; con ello el archivo
debe encontrarse en plena disposición de brindar y proporcionar la
información que requiera todo ente público, consecuencia de la
transparencia de sus funciones y así rendir cuentas para combatir la
corrupción.
c) Ley de Bienes Nacionales22
En su artículo 2° nos dice que “los archivos y documentos, son bienes
del dominio público, y que se deben de conservar según en su fracción
XI que aquellos muebles de propiedad federal que por su naturaleza
no sean sustituibles como lo son los documentos, expedientes de las
oficinas, manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos,
publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados
importantes o raros, así como las colecciones de esos bienes; los
archivos, las fono grabaciones, películas, archivos fotográficos, cinta
magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y
sonidos y las piezas artísticas o históricas de los museos”.
22 Ley de Bienes Nacionales publicada en el Diario Oficial de la Federación el 29 de Julio de 1994.
44
Esta ley específica que el patrimonio nacional se divide en bienes de
dominio público, como de dominio privado de la Federación. Por lo que
se deduce que los archivos, así como todo tipo de documento en sus
diversos soportes forman parte de la Nación, son bienes de dominio
público, y cuya finalidad es conservar y proteger su valor artístico o
histórico, para un servicio público o a fines de interés social, general o
nacional.
El Archivo Histórico de Distrito Federal es un bien de dominio público y
cuenta con diversa tipología documental, que no es substituible, y se
conserva, por lo que forma parte de la historia de México, dicha
información se proporciona a quien la solicite; en ciertas ocasiones se
encuentra en restauración, ya que son fuentes para investigaciones
futuras bajo cualquier tipo de interés sea social, general o nacional.
d) Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos.23
En el artículo 36, plantea que: los monumentos históricos son, en su
fracción II: Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan
pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los Estados
o de los Municipios y de las casas curiales.
23 Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 6 de Mayo de 1972.
45
En su fracción III son los documentos originales manuscritos
relacionados con la historia de México y los libros, folletos y otros
impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI al XIX
que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan
ser conservados en el país.
A partir de este artículo, entonces su finalidad es de interés social y
nacional, también se amplia a tal grado que en la Ley de Bienes
Nacionales, enfatiza de igual manera cuales son los bienes cuyo valor
sea histórico, para su conservación, restauración, y asimismo para su
uso en la investigación y protección de dichos bienes y con ello
fomentar el conocimiento y preservar el patrimonio cultural de la
Nación.
El Archivo Histórico del Distrito Federal tiene tipo de documentos, los
cuales relatan y forman parte de la historia de México, así como del
Distrito Federal en sus diversas épocas, por lo tanto, es importante
que sean conservados para la investigación y fomentar el patrimonio
cultural con que cuenta nuestro país.
46
e) La Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.24
Esta ley determina que las Secretarías de Estado y los Departamentos
Administrativos establecerán sus correspondientes servicios de apoyo
administrativo en materia de planeación, presupuesto, informática,
recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización,
archivos y los demás que sean necesarios en los términos que fije el
Ejecutivo Federal.
A todo organismo le conviene tener los tres archivos: el primero
conocido como de Trámite, en él, se gestionan los asuntos de
actividades de una función administrativa, además, se lleva a cabo la
valoración primaria; el de Concentración, donde se resguarda la
documentación por un periodo precaucional y se realiza la valoración
secundaria; por último, el Histórico, que custodia la documentación
conservándola permanentemente, éste es importante, ya que contiene
la historia institucional de la Administración Pública, conformando la
memoria de la Nación.
24 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal publicada en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 1976, Última reforma publicada DOF 08-12-2005.
47
El Archivo Histórico del Distrito Federal forma parte de la Secretaría de
Cultura del Gobierno del Distrito Federal, por lo que brinda servicios de
carácter cultural e informativo para el apoyo de investigaciones de
cualquier índole.
f) Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.25
Esta ley reglamenta a todos los sujetos al servicio público de sus
obligaciones, responsabilidades y sanciones administrativas, así como
las que deban resolver mediante el juicio político, en su artículo 37°
dice que las secciones o las cámaras podrán solicitar por si o a
instancia de los interesados, los documentos o expedientes originales
ya concluidos, y la autoridad de quien soliciten tendrán la obligación de
remitirlos dictada la resolución definitiva en el procedimiento, los
documentos o expedientes mencionados deberán ser devueltos a la
oficina de su procedencia, pudiendo dejarse copia certificada de las
constancias que las secciones o cámaras estimen pertinentes.
25 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos publicado en el Diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 1982. Última reforma publicada D.O.F. 13-06-2003
48
En caso de que no se cumplan con los artículos establecidos en dicha
ley, se procede a las sanciones correspondientes. Para ello, se
considera el Código Penal para el Distrito Federal26, en el que se
definen los delitos y las faltas correspondientes, siempre y cuando un
sujeto viole alguna de los artículos establecidos, las penas o medidas
de seguridad, se aplican a quienes realicen alguna acción u omisión
expresados como delitos y las responsabilidades que de ellos se
deriven.
Dentro de las responsabilidades del Archivo Histórico del Distrito
Federal es organizar, conservar, custodiar, proteger y preservar la
documentación cuyo valor sea histórico, para proporcionar y difundir el
patrimonio cultural con que cuenta el país.
Por lo contrario, en caso de que no se respeten los lineamientos
establecidos por el Archivo Histórico del Distrito Federal, entonces se
procederá a las sanciones administrativas correspondientes, para que
no se destruya, sustraiga, oculte, altere, utilice o inutilice la información
de manera indebida.
26 Nuevo Código Penal para el Distrito Federal, México, 2005, p. 62, 63, 67, 84-86.
49
Para esto hay que tener un control del acervo documental: Realizar
tareas permanentes que permitan documentar las actividades del
Archivo en relación con los acervos que custodia y mantener
actualizadas las cédulas descriptivas de las unidades documentales.
Es responsable también de establecer las prioridades de trabajo en el
Archivo.
50
CAPÍTULO 2
VALORACIÓN DOCUMENTAL DE UN FONDO
En este Capitulo se examina la Valoración Documental, criterios de
valoración y su proceso, así como la documentación que ha de
depurarse y la que se va a transferir al Archivo Histórico.
2.1 Concepto de Valoración Documental
La valoración documental es un proceso de análisis de información
desde diferentes ópticas, y a partir de los resultados de dicho análisis
se establecen entre otras cosas, criterios de disposición y plazos de
vigencias.
“La valoración documental se divide de acuerdo a la Teoría de la
Administración de Documentos”27 en dos etapas, cada una responde a
necesidades particulares:
19 Cruz Mundet, José Ramón. Manual de archivística., 1994, p. 68.
51
a) La primera se denomina “Valoración Primaria” y atiende
exclusivamente a las llamadas vigencias o valores primarios y su
carácter es estrictamente institucional.
b) La segunda etapa llamada “Valoración Secundaria” tiene como fin
garantizar la protección de la documentación que tiene valor social,
más allá de la necesidad institucional de conservar los registros, es
decir, garantizar la utilización para fines distintos a los que respondió
su creación básicamente para consulta e investigación.
Ante esto podría citar las palabras del autor Hilary Jenkinson, el más
importante de los archivistas ingleses, quien plantea que: “Cuando los
documentos ya no tienen uso activo, debe considerarse su
conservación adecuada como un objeto esencial de interés nacional,
por que ellos y solo ellos, pueden darnos una guía impecable hacia la
conducta del presente. Por lo tanto, la conservación de la evidencia
histórica no debe verse como un lujo, ni como algo únicamente
deseable académicamente, sino como una necesidad nacional.”28
28Hilary Jenkinson, Memoria de la XI Reunión del Sistema Nacional de Archivos, Secretaría de Gobernación, Archivo General de la Nación, México, D.F., Serie Información de Archivos N° 27, p.183.
52
Schellenberg cita que: “En un programa de valoración no podía existir
sustituto alguno para un trabajo analítico y minucioso; inventar
técnicas no conduce a nada, pues la decisión atañe a los valores”.29
En el libro publicado por el Archivo General de la Nación: Entre
Archivistas e Historiadores menciona que la valoración documental:
“Es el proceso de análisis y selección que tiene como objetivo
establecer plazos de transferencia, acceso y conservación de las
series documentales, por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo”30
El autor, Cruz Mundet, José Ramón define de una forma clara este
término: “es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir,
apreciar los valores inherentes a los documentos y su importancia. La
valoración debe hacerse sobre la base de un conocimiento general de
toda la documentación de una entidad, no sobre una base parcial”31
29 SCHELLENBERG, Theodore R., “Archivos Modernos. Principios y técnicas”, 1958, p.163 . 30 Archivo General de la Nación. “Entre archivistas e historiadores. El dilema de la valoración documental”, 1995. p. 195. 31 Cruz Mundet, José Ramón. Manual de archivística.,1994, p. 408.
53
José Antonio Ramírez De León en su artículo La depuración dentro de
la administración documental, señala “...esta fase consiste por un lado
en seleccionar testimonios documentales que después de su utilidad
administrativa reúnan valores que por su carácter pueden
considerarse como históricos, y del otro, en eliminar o destruir
información asentada en documentos producidos y administrados por
los organismos gubernamentales que no posean aquél carácter.”32
El analizar de manera crítica e integral estos factores relacionados con
las series documentales implica seleccionarlas para su destino final. O
dicho de otro modo, “es un proceso acompañado de un sentido
holístico que garantice el sistema de la memoria institucional,
considerando el gran problema de la explosión de documentos en las
administraciones públicas y privadas contemporáneas”33
2.2. Concepto de Valoración Primaria
En este punto veremos el valor que tiene un documento mientras se
hallan en las fases activa y semiactiva de su ciclo vital, es decir,
mientras interesa a la entidad productora, como instrumento y
referencia para el desarrollo de la gestión institucional de carácter;
administrativo, legal y fiscal.
32 Ramírez de León José Antonio, “La Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales”,1998, P. 44 . 33 ROMERO TALLAFIGO, Manuel, Archivística y archivos: soportes, edificio y organización, 1994, p. 319
54
La valoración primaria es la identificación y determinación de los
plazos y modalidades de uso de los documentos por parte de las
instituciones que los producen o conservan.
El valor primario de la documentación es la importancia que tienen los
documentos, para las oficinas productoras de los mismos; esta
valoración se relaciona exclusivamente con las dos primeras etapas
de vida del documento y se ve plasmada en fechas precisas en las
que tienen que permanecer los documentos en un archivo de trámite y
de concentración.
La distinción entre valores primarios y secundarios de la
documentación, tiene que ver con criterios de división para un mejor
entendimiento y no por que sean unos más importantes que los otros.
“El periodo en que la documentación debe de ser conservada varia de
acuerdo a lo que se ha dado en llamar “valor primario” de los registros,
es decir, de acuerdo al carácter legal, fiscal o administrativo de la
documentación, lo que caracteriza a esta fase es la relación
institucional que explica el origen y sentido de la documentación, en la
fase semiactiva la documentación, comienza al termino de vigencia
primario un considerable volumen de la documentación conserva
cierto valor administrativo, legal o fiscal que exige conservarlo durante
un plazo llamado “precaucional”, para fines de consulta de referencia.
55
La fase semiactiva comienza cuando trasladamos la documentación al
archivo de concentración, estos archivos cumplen su cometido
fundamental; conservar grandes volúmenes de material documental a
bajo costo mediante sistemas compactos de depósito que ofrece
ventajas importantes. El periodo de la conservación precautoria de la
documentación semiactiva, depende del carácter administrativo, legal
o fiscal de los mismos, es decir, de los requerimientos institucionales
sobre la documentación”34
Los valores primarios de la documentación: Administrativo, Legal y
Fiscal se definen a continuación:
VALORES PRIMARIOS: Son aquellos que poseen los documentos
para el organismo de origen y que persisten incluso después de haber
perdido su valor corriente en los archivos de gestión. Son de carácter
interno.
2.2.1 Valor Administrativo El valor administrativo lo poseen todos los documentos producidos o
recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una
necesidad administrativa mientras dure su trámite y aún cuando se
resguarde por un período precaucional en un archivo de
concentración, por su utilidad referencial para la planeación y la toma
de decisiones. 34 ESCALONA RÍOS, Javier, Guía de Autoaprendizaje, “Valoración Documental”,2003, P. 35.
56
“Se compone por todos aquellos documentos que son utilizados en
cada oficina, para la realización de sus operaciones asignadas dentro
de la institución o empresa, es por eso que se designa este valor, cuyo
contenido determina las políticas organizacionales, o que explique los
procedimientos de operación por departamento entre los que destacan
las actividades rutinarias documentales de la institución como son los
organigramas, normas institucionales, memorando, cartas, oficios,
circulares, trámites relacionados con proyectos, planes, presupuestos,
contabilidad etc.
Administrativo: Está relacionado al trámite o asunto que motivó su
creación. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por
su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones” 35
2.2.2 Valor Legal
El valor legal lo tienen todos los documentos producidos o recibidos en
cualquier institución u organismo para que sirva de testimonio ante la
ley mientras dure su trámite y aún cuando se conserve durante un
lapso precaucional en un archivo de concentración, por su utilidad
referencial para la toma de decisiones
c35 PASTOR RODRÍGUEZ, Ana, “La valora ión documental”, Boletín ACAL,1997 p. 98.
57
“Encontramos en el una serie de documentos de trámites de carácter
jurídico-legal en si todos aquellos documentos que nos proporcionan
información sobre transacciones comerciales, como los son los
contratos, todo documento donde se establezca obligaciones y
derechos, también aquellas que emanan del gobierno, donde se
establezcan reglas de control ambiental, de seguridad entre otras.
No obstante, los registros conservan un carácter referencial, innegable
respecto a la actividad de la institución productora, gradualmente van
desligándose de las acciones corrientes de la institución; las consultas
de los usuarios son día con día más escasas hasta desaparecer
completamente, se dice entonces que la documentación es inútil para
el organismo productor, en ese momento se realiza una evaluación
para definir cuáles registros deben de conservarse permanentemente
en un archivo histórico y cuáles pueden ser eliminados.
Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos
testimoniales (Registro Civil)”36
36 ESCALONA RÍOS, Javier, op.cit 2003, p. 24.
58
2.2.3 Valor Fiscal El valor fiscal lo tienen todos aquellos documentos que brindan la
conducción y certificación de asuntos financieros o fiscales presentes,
pasados y futuros, como evidencia de su desarrollo producido o
recibido en cualquier institución u organismo para que sirva de
testimonio ante la ley mientras dure su trámite y aún cuando se
conserve durante un tiempo precaucional en un archivo de
concentración, por su utilidad referencial para la toma de decisiones.
El Sistema Nacional de Archivos platea que: “el valor fiscal es el plazo
durante el cual los documentos se conservaran en la institución, para
comprobar el gasto de los recursos financieros que le han sido
asignados”37
Por lo tanto: “Este tipo documental es el proveniente de las oficinas
gubernamentales que son necesarios para propósitos de
transacciones o de operaciones; son todos aquellos documentos
necesarios para recopilar informes anuales de la empresa,
complemento a las declaraciones de impuestos, documentos donde se
establezcan las transacciones financieras con otras empresas.
37AGN. Instructivo para la identificación y valoración de grupos documentales en la unidades administrativas. 1989, p. 18.
59
Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el
Tesoro o Hacienda Pública.
Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y
de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
O también registros de relaciones con la hacienda pública como lo
son: ventas, finanzas, contabilidad, estados financieros, fondos
fiduciarios, créditos hipotecarios, manifestación de bienes, etc”38
Valores Primarios Documentales en los Organismos Públicos
“ADMINISTRATIVOS ACTIVIDADES RUTINARIAS DOCUMENTALES
DE LA INSTITUCIÓN
FISCALES REGISTRO DE RELACIONES CON LA
HACIENDA PUBLICA
LEGALES REGISTRO DE TRÁMITES JURIDICOS”39
38 GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un diccionario de terminología archivística, 1997, p. 140. 39 IBIDEM, p. 36.
60
La valoración primaria se da a toda la documentación que se
encuentra en la Unidad de Archivo de Trámite, para que se resguarde
de manera precautoria y así en la siguiente fase, se le pueda dar un
valor informativo, testimonial y evidencial, es decir, una valoración
secundaria.
2.3 Concepto de Valoración Secundaria
Es la identificación y aplicación de los usos que los documentos
tendrán para la investigación científica y social en todos sus áreas, así
como su utilidad como fuente de información de carácter único o
permanente.
Es establecer la potencialidad de un documento para servir como
fuente histórica.
El Teatro de la Ciudad es un recinto cultural considerado por la
UNESCO como Patrimonio de la Humanidad en el que, por las
dimensiones de su escenario, se pueden presentar producciones
musicales, montajes teatrales, premieres de películas, funciones de
danza y otros espectáculos que requieran de un foro de gran amplitud.
Además es un sitio adecuado para diverso tipo de actos públicos
masivos y como locación para filmaciones.
61
Permite disfrutar, conocer o reencontrarse con la más amplia
diversidad de espectáculos artísticos nacionales e internacionales.
También tiene el propósito de brindar a los creadores artísticos un
punto de apoyo institucional que les permita, a través de sus
presentaciones, obtener recursos financieros para el desarrollo de sus
proyectos y una plataforma para el lanzamiento o consolidación de sus
propuestas en el escenario.
El Teatro de la Ciudad se orienta a presentar una programación cuya
diversidad y amplitud de géneros artísticos y culturales agrade al
público, a los creadores y a los promotores. También busca realizar
intercambios o convenios de colaboración con organizaciones sociales
y otras instituciones culturales en los que el costo financiero sea
compartido para presentar programas en las modalidades de
coproducción o de arrendamiento del recinto.
62
Los creadores, organizaciones sociales e instituciones culturales
cuyos proyectos coincidan con los propósitos de difusión de una
cultura de calidad y con criterios de equidad, tolerancia y pluralidad de
la Secretaría de Cultura del Gobierno del Distrito Federal y cuyas
propuestas contribuyan por su originalidad o trayectoria a ofrecer al
público capitalino muestras representativas de la diversidad de
géneros artísticos y culturales, tienen cabida en la presentación de sus
espectáculos en el teatro.
Lo mismo aquellos que quieran participar como coproductores
mediante el intercambio de sus espectáculos por el uso de las
instalaciones y el apoyo del personal técnico y administrativo del
recinto o quienes quieran ser patrocinadores (ya sea en especie o
económicamente) de proyectos culturales programados por la
Secretaría o el propio teatro.
Para proponer que se incluya alguna presentación o espectáculo en la
programación del Teatro de la Ciudad es necesario hacer llegar al
Secretario de Cultura o al Director del Teatro el proyecto artístico
correspondiente, junto con un dossier y material visual y auditivo que
permita evaluarlo. En el caso de una solicitud de arrendamiento,
además de lo anterior, hay que cubrir una cuota.
63
Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores
primarios y tiene utilidad histórica y social.
Tiene que ver con la utilidad pública de los documentos, después de
que han perdido toda utilidad administrativa, legal o fiscal para la
institución que los produjo.
Son aquellos que contienen información sobre: los motivos y objetivos
de la entidad, la organización procedimientos y políticas de la
organización, el desarrollo de la institución productora, los productos y
objetivos de la institución, recursos humanos y personalidades,
legislación y normas.
Es aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia
finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.
Interesa a los investigadores la información retrospectiva. Surge una
vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen
este valor se conservan permanentemente.
“Valor que tiene un documento (serie o grupo) para la investigación o
la historia, una vez agotado el interés que presentaba para la entidad
productora. Este valor caracteriza la utilidad social que contiene la
información con fines de investigación y consulta pública”40
40ESCALONA RÍOS Javier, op.cit,2003, p. 36.
64
Por lo tanto “La fase inactiva comienza, al momento en que la
institución productora considera que la documentación no tiene
vigencia, es decir, que su valor primario, institucional ha terminado, a
partir de ese momento la documentación debe de ser evaluada,
básicamente, por su utilidad social. Generalmente existen dos
alternativas para aquella documentación que ha perdido su vigencia: la
conservación permanente o eliminación total, si se decide por la
conservación, la documentación transferida a una unidad de archivo
histórico, para ser custodiada permanentemente, pues adquiere un
estatuto jurídico de bien cultural.
El propósito de la conservación no es otro que la utilización de la
información con fines de consulta e investigación”41
Para dictaminar sobre el valor informativo, evidencial y testimonial de
la serie, evaluar la homogeneidad de la serie con relación a la
información que tiene y a la función de la cual deriva, establecer el
valor que puede tener la información para fines distintos a aquellos
para lo que les fue concebida, se anotara aquí la síntesis de valoración
secundaria.
La valoración secundaria es un método de trabajo que permite
establecer puntos de referencia, partiendo de un conjunto total de la
documentación generada por el organismo. Esta característica la
distingue plenamente de las acciones eventuales de depuración cuyo
objetivo es reducir el volumen de documentos acumulados.
41 DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Instructivo para la identificación y valoración de grupos documentales en las Unidades Administrativas. México, AGN, 1989. p. 19.? AUTOR
65
“Los documentos relevantes históricamente, esto es con valores
secundarios, son aquellos que contienen información sobre:
Los motivos y objetivos de la entidad.
La organización, procedimientos y políticas de la organización
productora.
El desarrollo de la institución.
Los productos y objetivos de la institución
Recursos humanos y personalidades
Legislación y normas.
VALORES SECUNDARIOS: “Se basa en el tema o asunto. Sirven de
referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad
de la administración como fuente primaria para la historia y como
testimonio de la memoria colectiva.
Los valores secundarios de los documentos son: Informativo,
Testimonial y Evidencial”42
42 ESCALONA RÍOS Javier,op.cit, 2003, p. 36.
66
A continuación se describe cada uno de los valores secundarios.
2.3.1 Valor Informativo
En el valor informativo determina la utilidad permanente en la que los
documentos tendrán que aportar datos únicos y sustanciales para la
investigación y el estudio en cualquier campo del saber.
“Revelan fenómenos sociales y/o institucionales, contienen
información útil para el estudio de la diversidad de los campos, a
través de ellos podemos reconstruir más la evolución de las
dependencias públicas los problemas y el desarrollo de las personas,
grupos sociales y fenómenos con los que se relacionan dichas
dependencias, en el cumplimiento de sus funciones.
Valores Informativos: Fenómenos sociales e institucionales. (Hojas
de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)”43
2.3.2 Valor Testimonial En el valor testimonial, se observa la utilidad permanente que los
documentos, consigan por reflejar la evolución del organismo
administrativo que los creó.
43 IBIDEM, p. 39.
67
Valores Históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde
el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en
Directrices, políticas, programas, proyectos”44
2.3.3 Valor Evidencial
Los documentos, en su contenido revelan el origen, organización y
funcionamiento de los organismos públicos como ejemplo citaremos a:
Los cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo,
funcionamiento de oficinas, documentos sobre economía, política
interna etc.
“Valores Evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de
las entidades. (Cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo,
Política interna, economía, estadísticas, etc.). Un ejemplo de ello son:
Los expedientes de funcionarios, organigramas, correspondencia
relevante, decisiones, acuerdos legales y operativos del
organismo, reglamentos internos, actas de nacimiento,
matrimonio y defunción, etc”45
44 ESCALONA RÍOS Javier,op.cit, 2003, p. 36 45IBIDEM, p. 36
68
Valores Secundarios Documentales de los Organismos Públicos
“EVIDENCIALES REVELAN ORIGEN
INFORMATIVOS REVELAN FENÓMENOS SOCIALES
TESTIMONIALES DAN TESTIMONIO DE LA EVOLUCION”46
El Archivo Histórico es una unidad de información que contiene
documentos que deben conservarse permanentemente y se generan
como resultado de la última fase del ciclo vital del documento, donde
la documentación ha adquirido valores secundarios, que establecen
que ésta debe conservarse como testimonio útil para la sociedad, al
aportar datos únicos y sustanciales para la investigación y refleja la
evolución del organismo administrativo que los creó, además de que
se relaciona con los orígenes y derechos imprescriptibles de las
personas físicas o morales. Estos valores son importantes y serán
analizados de manera especial.
2.4 Criterios de Valoración
Los criterios para aplicar la calificación profesional del personal
pudieran desagregarse según las categorías profesionales, otorgando
a cada una de las mismas un peso proporcional a la importancia
económica que tenga dentro del conjunto de la contratación la
categoría profesional correspondiente.
46IBIDEM, p. 36.
69
Del mismo modo, los criterios que hacen referencia a la experiencia
del personal en los entornos tecnológico y funcional, pueden también
ser desagregados según distintos componentes físicos o lógicos y/o
funcionalidades distintas.
En ambos casos, habrá que adaptar los cuestionarios para obtener la
información según lo establecido.
“Los criterios de valoración para declaratorias de Bienes de Interés
Cultural, BIC, de carácter nacional, denominados como monumentos
nacionales antes de la Ley 397 de 1997 (Ley General de Cultura), son
herramientas conceptuales orientadas especialmente para sustentar
desde el punto de vista técnico, histórico y cultural un proyecto de
declaratoria, el cual culmina con la suscripción de un acto
administrativo (resolución) por parte del Ministro de Cultura, previo
concepto del Consejo de Monumentos Nacionales, organismo asesor
del gobierno nacional para la declaratoria y el manejo del patrimonio
nacional.
La valoración histórica de los documentos (de las fuentes) se
fundamenta en una serie de pasos que ofrecen la certeza de tener un
criterio de verdad. Por ejemplo, un factor importante por determinar es
la autenticidad diplomática del manuscrito, es decir, si la fuente afirma
o no lo verdadero de si misma. Para llegar a corroborar la autenticidad,
la historia se vale de criterios internos y externos:
70
Criterios Internos: el tiempo, el lugar, la lengua, los
elementos culturales, jurídicos, fiscales, etc., de los que
confeccionan el documento tipología diplomática; los
diversos errores históricos.
Criterios Externos: examen de la materia en la que se
escribe, pergamino, papel, papiro, tintas, escritura, sellos,
firmas, dobleces, etc. Los criterios externos toman en
cuenta también, a otros documentos que refuerzan el
análisis del documento estudiado”47
Desde entonces se deben valorar fondos y la valoración se convierte
en una parte importante la archivística.
La valoración en nuestros días es actividad importante porque no sólo
debe ser suficientemente precisa y aplicada sistemáticamente para
racionalizar y planificar un sistema de archivos, además servir como
un fiel testimonio del devenir de las instituciones, del paso del hombre
por la sociedad y de la sociedad que los creó.
La capacidad de los documentos para informar, ordenar o testimoniar
acciones son fundamentales para la buena marcha de la
administración o bien para efectos legales. El valor administrativo, es
determinado por los miembros de los Comités de Selección y
47 SCHELLENBERG, Theodore R., op.cit, p. 198.
71
Eliminación de Documentos para su planeación y toma de decisiones,
y deben funcionar en instituciones públicas y privadas. 2.4.1 Criterios de Valoración Primaria de los Documentos La vigencia del documento debe estar regulada por la legislación nacional como se puede observar (cuadro No. 1):
“CUÁL
QUE QUIEN
COMO
ADMINISTRATIVOS ( TODOS )
Determina el plazo o evento necesario para qué el trámite o la actividad con la que se relacionan los documentos quede concluido o prescriba.
El área tramitadora con el apoyo del archivista de la unidad administrativa.
Mediante el análisis de los períodos de trámite frecuencia de consulta y normas de prescripción aplicables.
FISCALES ( ALGUNOS )
Determina el plazo o evento para que cese o prescriba la necesidad de comprobar o justificar los gastos de los recursos públicos.
El área tramitadora con el apoyo del archivista y la supervisión y validación de la dirección de recursos financieros de la dependencia y de la Dirección de Contabilidad Gubernamental.
Mediante la normatividad técnica y jurídica vigente que compruebe o justifique el manejo y uso de fondos federales, así como el plazo o evento que cancela su utilidad probatoria.
LEGALES ( ALGUNOS )
Determina el plazo o evento necesario para que los derechos u obligaciones certificados por los documentos cesen o prescriban
El área tramitadora con el apoyo del archivista y la supervisión y validación de la dirección jurídica de la dependencia
Mediante la legislación aplicable que acredite derecho u obligaciones (jurídicas), así como el plazo de prescripción de tales derechos u obligaciones”. 48
48ESCALONA RÍOS, Javier,op.cit, 2003, P.28.
72
La decisión para determinar los plazos a la documentación, es
aplicando la legislación del país, a los materiales que serán
conservados precaucionalmente; o en todo caso el expurgo, porque no
todos los documentos producto de la administración pública poseen
valores iguales desde el punto de vista administrativo, legal, o fiscal.
2.4.2 Criterios de Valoración Secundaria de los Documentos
Al momento de considerar el criterio para evaluar documentos, es
importante no perder de vista que, el término de la vigencia, solo en
pocos casos se aplica un tiempo extra denominado “prescripción” y los
documentos pueden ser objeto de nuevas solicitudes de consulta,
CUAL QUE QUIEN COMO “EVIDENCIAL (ALGUNOS)
Determinar si tiene valor permanente en virtud de derechos y obligaciones imprescriptibles
Grupo interdisciplinario de archivistas y especialistas en diferentes áreas de investigación
Mediante el análisis de la legislación normativa, nacional e internacional.
INFORMATIVOS ( ALGUNOS )
Determinar si la información es útil a la sociedad y su aplicación a cualquier campo de la investigación
Grupo interdisciplinario de archivistas y especialistas en diferentes áreas de investigación
Mediante el análisis de las corrientes de investigación, las fuentes de investigación
TESTIMONIAL (ALGUNOS )
Determinar si da cuenta de aspectos de la evolución de la Institución
Grupo interdisciplinario de archivistas y especialistas en diferentes áreas de investigación
Mediante el análisis de los propios documentos que dan cuenta de la evolución” 49
.
73
Al tomar la decisión de los materiales ha conservar permanentemente
o eliminarlos del sistema de la dependencia, reviste gran importancia,
considerando que la documentación garantiza beneficio, además de
efectuar la correcta evaluación y justificación de la depuración, o en
caso contrario de la transferencia secundaria, para el servicio de
investigación.
2.5 Catálogo de Vigencias Documentales
Es el registro general, sistemático y normalizado de los valores de
disposición de todos los documentos existentes, producidos o
recibidos en un sistema administrativo.
El catálogo de disposición documental o tabla de retención establece
el plazo de conservación de las series documentales, tanto en los
archivos de trámite como del archivo de concentración, y determina
una valoración preliminar del posible destino final de los documentos.
2.5.1 Concepto de Catálogo
Se define como “Instrumento metodológico y procedimental que
permite determinar el destino final de los documentos, determinando
además los plazos de conservación de los mismos y las modalidades
de dicha conservación” , también se le llama catálogo de disposición
documental, En México se conoce como cédula de disposición
documental”50
74
Para la comisión de terminología de la Subdirección General de los
Archivos Estatales plantea que: “Es un instrumento normativo que
permitirá con su uso, regular el volumen de documentos existentes en
los archivos de gestión; conocer los tiempos de transferencias al
archivo de concentración; conservar los de información relevante para
integrarlos al archivo histórico; y propiciar la eliminación de los de nulo
valor informativo y/o documental; en suma, regular los tiempos de
conservación de los documentos expedientables en cada una de las
unidades documentales a lo largo de su ciclo de vida”51
Ruiz Cortés, Enrique y Caletti Ruiz, Roberto aplican que: “El Catálogo
es el que se integra con cédulas cuyos asientos señalan plazos de
conservación o vigencia de expedientes o piezas de archivo”52
Por lo tanto en el catálogo de vigencia documental, se consignan de
forma metódica, las acciones que deben seguirse en lo referente a la
conservación y depuración de documentos.
“El Catálogo de Vigencia Documental tiene la pretensión de servir de
fuente de consulta formal y oficial para que los responsables de los
archivos de los Poderes Ejecutivo, Legislativo, y Judicial, así como de
los Estados y municipios, conozcan los tipos documentales valorados
por los profesionales que se encuentren en un comité que dictamine y
de lo que emita, para que sea en los propios archivos, y previo
75
cumplimiento de las formalidades establecidas, donde ser realice el
proceso de eliminación de aquellos documentos que han sido
dictaminados sin valor alguno”53
2.5.2 Objetivo
El objetivo, es mostrar el registro general, sistemático y normalizado
de los valores de disposición de todos los documentos existentes, que
producidos o recibidos en un sistema administrativo.
El autor Vázquez Murillo, Manuel, opina es: “Unificar los criterios en
toda la institución sobre los tiempos de retención en las oficinas y en el
archivo de concentración, para una mejor circulación de los
documentos a nivel institucional; además, sirve de instrumento
jurídico-administrativo para tener un marco de referencia sobre su
retención y posible destino final a escala institucional.
El catálogo de disposición documental es fruto de un estudio o análisis
realizado en el organismo, con el fin de ubicar las series documentales
sustantivas y separarlas de las que carezcan de él y determinar su
valor patrimonial posible para su destino final. Esto se logra mediante
un diagnóstico, a través de un cuestionario, entrevistas con los
funcionarios y estudio directo a los instrumentos administrativos como
reglamentos interiores, manuales de organización y operación.
76
En el Catálogo se establecerán los periodos de vigencia de las series
documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de
reserva o confidencialidad.
Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes el Catálogo
deberá vincularse al índice de expedientes, que establece el artículo
17 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso Público
Gubernamental”54
2.5.3 Marco Jurídico-Administrativo El marco jurídico-administrativo, plantea que: la determinación del
tiempo administrativo que tienen los documentos de acuerdo a la
vigencia que genera la normatividad de cada institución conforme a la
disposición de las leyes para establecer plazos de conservación.
“Esta se da en prácticamente todos los documentos generados por las
instituciones públicas o privadas por la necesidad que existe de
comunicar algo y dejar constancia del hecho. El catálogo o tabla de
disposición debe contener, según se entiende varias columnas que
determinen el área administrativa, las series documentales por áreas,
los tiempos de retención de los documentos en las oficinas y en el
archivo de concentración-histórico, es decir, la vigencia operativa; y la
columna de la disposición final con las dos opciones posibles: baja
documental o conservación definitiva.
77
La vigencia tiene que ver con el establecimiento de dos fechas, que
está determinada por la frecuencia de consulta la utilidad que pueda
presentar para la administración y por la normatividad interna de la
institución o empresa, por las leyes y finalmente por las costumbres;
los plazos que se establezcan serán usados para mantener los
documentos en los archivos de trámite, concentración e históricos”55
La valoración documental tiene su fundamento en la aplicación, las
leyes y normas que establecen principios que la documentación sea
debidamente resguardada. La vigencia se establece por dos fechas,
frecuencia de consulta, y utilidad para la administración, normatividad
interna de la institución o empresa, leyes y finalmente por las
costumbres.
El instrumento jurídico-administrativo para tener un marco de
referencia sobre la retención de los documentos y el posible destino
final a nivel institucional.
2.5.4 Vigencias Documentales
En este punto se refiere si la documentación está o no a disposición
del público y los investigadores y, a la fecha, en el caso de estar
restringido su acceso, en que se podrá consultar.
78
“Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de
archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o
contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y
aplicables.
Vigencia documental plazos de transferencia (ciclo vital de los
documentos) y propuesta de conservación, El fin de la vigencia
documental se da por una serie de factores, tales como: porque se
venció el plazo establecido en el mismo documento; porque se
produce un documento que modifica o anula al primero; porque
desaparece el objeto físico que da razón al documento; porque los
documentos meramente informativos pierden vigencia cuando el
destinatario se entera de su contenido; cuando se establece
convencionalmente la fecha de término.”56
Los plazos de transferencia los fija la comisión de valoración de
acuerdo con el ciclo vital de los documentos (fases activa, semiactiva
e inactiva) y éstos pasan del archivo de trámite al de concentración y
de éste al histórico.
La fase activa se desarrolla en las unidades de trámite y termina una
vez que se resuelve definitivamente el asunto que generó la
documentación. Su lugar de depósito normalmente está en la propia
79
área generadora. La fase semiactiva comienza cuando el trámite al
que dio vida el documento ha concluido. Si bien es cierto que la
razón por la que el documento fue generado ha sido cubierta y ya no
es de uso frecuente, la documentación aún conserva valor
administrativo, legal o fiscal que exige conservarla durante un plazo
conocido como precaucional para fines de consulta o de referencia.
Su lugar de depósito está en las áreas que se conocen como
archivos de concentración.
Una característica de la fase semiactiva es el bajo nivel de consulta
de las unidades administrativas que produjeron la documentación, y
ésta es una justificación para su traslado a los archivos de
concentración donde su uso se convierte en más potencial que real.
Este periodo de conservación precaucional, depende del carácter
legal, fiscal o administrativo de la documentación, conforme a los
requerimientos institucionales de la misma, por ejemplo la de servir
de antecedente directo o necesario para otro documento. Cuando la
documentación pierde su valor de uso para la entidad productora,
comienza precisamente la fase inactiva de la misma.
En primer lugar se indicará el periodo de conservación durante la
fase de actividad. Es decir, se deberá indicar el plazo temporal que la
documentación va a permanecer en los archivos de trámite (por
encontrarse en uso o para satisfacer necesidades administrativas o
legales).
80
se determinará el periodo que debe permanecer la documentación
en el archivo de concentración, dado que puede ser utilizada de
forma ocasional con un fin administrativo o porque así lo establece
alguna disposición normativa.
Posteriormente se determinará si la documentación debe pasar al
archivo histórico, si únicamente se conservará una muestra o si no
se enviará a este archivo y se procederá a su eliminación.
“Es conveniente apuntar que a nivel federal existe la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental que
establece que la documentación pública depositada en los archivos
correspondientes tiene carácter general de libre acceso, sin embargo
contempla una serie de excepciones, que si es el caso deberán
quedar registradas. Hay que tomar en cuenta que la Ley permite a
las dependencias gubernamentales mantener hasta por 12 años
como “información reservada” y por lo tanto no disponible para el
público “... aquella cuya difusión pueda comprometer la seguridad
nacional o la seguridad pública, afectar las relaciones
internacionales, dañar la estabilidad económica y financiera del país,
poner en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona,
afectar las actividades de prevención o persecución de los delitos,
81
impartición de justicia, control migratorio y recaudación de impuestos,
secretos industriales, fiscales y bancarios, averiguaciones previas y
expedientes judiciales. La Ley de transparencia contempla también
la protección de los datos personales que requieran el
consentimiento del involucrado para su difusión.”57
82
CAPÍTULO 3 VALORACIÓN SECUNDARIA FONDO DOCUMENTAL “TEATRO DE LA CIUDAD DE MÉXICO” DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL (1975-1996)
En este capítulo se presenta la propuesta de valoración secundaria, al
fondo documental Teatro de la Ciudad de México.
3.1 Fondo “Teatro de la Ciudad de México 1975-1996”
El primer trabajo archivístico a realizar será el de identificación de
fondo. Los archivistas deben conocer qué agencia, organismo o
institución produjo el conjunto de documentos a los que se ha de
enfrentar. Debemos analizar la evolución histórica de su estructura y
competencias así como su dependencia orgánica y administrativa.
FONDO
Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una persona
física o moral en el ejercicio de las actividades y funciones de ese
productor
83
SECCIÓN
Primera división de un fondo que se establece siguiendo el principio de
procedencia y orden original, con la documentación producida por un
sector del organigrama, teniendo en cuenta la historia administrativa
SERIE
Conjunto de documentos generados en el desarrollo de una misma
actividad administrativa y regulado por la misma norma de
procedimiento
3.2 Selección Documental del Fondo “Teatro de la Ciudad de México 1975-1996”
En el proceso de valoración secundaria para la documentación
interviene directamente la selección documental de la cual es
importante señalar que:
Tal vez no se pueda valorar todo por los problemas de espacio,
realidad que enfrentan los archivos y por que no se cuenta con
los recursos humanos suficientes para atender grandes
volúmenes documentales.
84
Se debe valorar lo realmente sustantivo, capaz de servir de
evidencia en la realización de investigaciones históricas. Y
empleando para ello un grupo interdisciplinario, en el que se
incluyan Archivonomos.
Una vez analizada la institución productora de la documentación, es
decir, el fondo constituido a través del Consejo del Centro Histórico de
la Ciudad de México. Sólo así tras una investigación con un
conocimiento previo de esta institución se podrá realizar la valoración
secundaria documental generada en el ejercicio de sus actividades,
funciones y procedimientos. Tomando en cuenta las procedencias
documentales para confeccionar un análisis histórico de las
actividades sustantivas y adjetivas del fondo “Teatro de la Ciudad de
México 1975-1996”, y tendrá como finalidad realizar la investigación
de su origen, crecimiento y desarrollo, desde luego esto será posible
a través de las distintas gestiones documentales que lo componen, en
la ubicación en la que se instaló y del personal que responsabilizó y
estuvo al nacimiento natural de la documentación existente.
El valor secundario establece la importancia de un documento para
servir como fuente histórica, esto es que el documento contenga valor
para la ciencia y la cultura.
85
La selección es el proceso mediante el cual se determina la
conservación de la documentación, y que permite lo siguiente:
1. Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos
requeridos por la administración.
2. Dar origen a un nuevo acervo, de forma integral que refleja la
estructura de la entidad productora.
3. Reducir espacio, materiales y tiempo.
4. Garantizar la conservación documental.
Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se
pueden señalar algunos elementos indispensables para abordar tal
proceso.
a) Puede aplicarse a documentos que han perdido su vigencia
primaria o secundaria.
b) Debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo
contenido informativo se repite o se encuentra registrado en
otras series.
c) Se aplica a series documentales, cuyo valor informativo no
amerita su conservación total.
86
d) Cuando una serie documental no requiere conservarse
totalmente se debe de seleccionar.
Debe garantizar la correcta evaluación y disposición de los
documentos, detectar los valores de cada uno de los tipos
documentales, la vigencia o prescripción en el contexto de su ciclo
vital, así como la eliminación oportuna de los materiales cuyos valores
secundarios hayan prescrito y que carezcan de la importancia que
justifique su conservación.
Tiene lugar el término de la vida activa y semiactiva de los
documentos, que caducando los valores que justificaron su resguardo
en el archivo de concentración sean legales o fiscales, pueden
eliminarse o conservarse en el archivo histórico.
3.3 Identificación La documentación se localizaba en el área de Organización (2 cajas),
y las restantes se encuentran en el área de Planoteca. En agosto de
1983 se traslada el fondo “Teatro de la Ciudad de México” al Archivo
Histórico del Distrito Federal, el cual se instala en el área Número 4
junto con el fondo “ Esperanza Iris” después de realizar el acta de
traslado y la Directora decidió ubicarlo en esa área del archivo.
87
Una vez detectada la documentación, se procede a reunirla en un
espacio de trabajo adecuado, se conserva en aproximadamente 121
cajas.
Para llevar a cabo el proceso de valoración, se realiza las siguientes
actividades:
Revisar la fecha de los documentos de cada una de las cajas.
Para identificar los temas como referencia, es una propuesta de
creación de un Calendario de Caducidades, con el auxilio de la
persona encargada del Archivo Histórico.
El periodo que presenta el fondo documental “Teatro de la Ciudad de
México es de 1975-1996 y tiene un volumen documental de 121 cajas
con aproximadamente de 100 expedientes por caja, el soporte en el
que se encuentra la documentación es el papel y su tipología
documental es la siguiente:
88
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Acta de donación de bienes
Acta de hechos extravío de boletos
Acta provisional de traslado del Fondo Esperanza Iris
Actas administrativas (diversos casos)
Actas de Conciliación y Arbitraje
Bitácora de campamentos
Bitácora de reconstrucción del T. de la C.
Boletaje
Catálogos de proveedores
Circulares, acuerdos y decretos
Citatorios y exhortos, tesorería del D.D.F.
Concentrado global de bienes
Contrato de arrendamiento
Contratos de diferentes eventos y de personal
Control de bienes muebles
Control de edecanes
Convenio T. de la C. y sociedad de autores y compositores
de música
Cortesías distintas secretarías
Cotizaciones
Cheques, póliza, recibos
Devolución de recibos
Diagrama de trabajo
Dictámenes para libera 3er periodo vacacional
Directorio
Estadística mensual de espectáculos públicos
Estados financieros
Expediente de personal
89
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Facturas
Folletos de diversos eventos
Gaceta oficial
Hojas de entrega de boletinaje a taquilla
Hojas de permiso económico y licencia
Hojas y recibos de liquidación de taquillas
Informe de actividades del Teatro de la Ciudad
Instructivo de llenado del formato reporte de eventos
Licencias canceladas
Licencias para espectáculos
Lista de asistencia, inasistencia, guardia de personal,
tiempo extra, prima dominical
Manual de adquisiciones, de bienes y control de almacén
Manual de antecedentes de operaciones administrativas,
técnicas y legales del Teatro de la Ciudad
Manual de contratación y operación de eventos
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TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Manual de organización
Manual de procedimientos par establecer la situación
financiera
Memoria Cervantino
Notas de alquiler y facturas de papelería
Notas de materiales
Oficio de presentación del delegado sindical
Oficio y circular de apoyo médico
Oficio, entrega de apoyo médico
Oficio, solicitud, reconocimiento de firmas
Oficios de boletrónico
Oficios de dirección
Oficios de nómina interna
Oficios de quejas de personal
Oficios diversos de subdirección administrativa
Oficios y avisos de tesorería para pago de predial y agua
Planos del teatro para los distintos eventos
Plantilla de personal
Pólizas de egresos
Presupuestos y cobros de honorarios
Programación
Programas de distintos eventos
Promociones y giras
Proyecto de automatización de procedimientos,
organigrama
Recibos de liquidación de pago, Control de asistencia
Recibos de personal de base
Recibos de servicios panamericanos S.A.
Recibos de vales entregados a taquilla
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Recibos y hojas de liquidación de taquilla, distintos eventos
Relación de cupones
Relación de expedientes, envíos al archivo muerto
Relación de Roll de taquilla
Reporte de subcomisión y de Higiene y Seguridad
Revistas de correspondencia de eventos del Teatro de la
Ciudad
Salidas de material, almacén.
Servicios de mensajería
Solicitud de autorización de boletos
Solicitud de pagos de pasaje
Solicitud de permiso
Solicitudes de cancelación y autorización de eventos.
Tarjetón, entrega de nómina
Esta actividad se debe desarrollar a través de un “análisis e
investigación”, tomando en cuenta la visión, misión y objetivos de la
institución, así como su desarrollo histórico, cambios en la misma,
funciones y actividades, y más aún conocer la administración de los
documentos dentro de la Administración Pública Federal-
Departamento del Distrito Federal (actualmente se conoce como
Gobierno del Distrito Federal).
92
Tratándose de una entidad orgánica, como una dependencia
gubernamental, se analiza la documentación para ver en que
condiciones se encuentra, con el objeto de saber y conocer la
existencia del fondo “Teatro de la Ciudad de México 1975-1996”.
Se tienen que ejecutar para el análisis documental tres puntos
importantes:
1. La forma del documento, estableciendo considerablemente la
forma física del soporte entre los cuales encontramos: contratos,
invitaciones, carteles, entre otros.
2. Localización temática del documento dentro del fondo mediante
una evaluación y recopilación de su contenido, porque para la
Licenciatura en Archivonomía como para el investigador, el
documento es el objeto que permite conocer la cuestión acerca
de un problema no resuelto, pues es la base de la fuente de
información primaria y secundaria.
3. Ubicación de nivel de información contenida en el documento,
esto exige la necesidad de saber controlarla y familiarizarse con
ella, a fin de lograr y llevar a cabo con eficacia los resultados de
la metodología aplicada a esta.
93
La identificación del fondo documental se realizará por medio de un
instrumento de control –inventario somero–que proporcione los
siguientes datos:
a) El volumen físico
b) soporte de la unidad de descripción
La identificación del volumen global del fondo, es importante para
poder realizar la planeación de trabajo, en un inicio de manera
hipotética, con el objeto de establecer tiempos y movimientos,
considerando para ello cierto número de horas, el fondo se encontraba
de forma conjunta en una sola área. Lo cual tiene como resultado
conocer con exactitud el volumen total por medio de un inventario
somero.
Se procedió a investigar una reseña histórica sobre el origen del
productor de la documentación, situando los documentos orgánico-
funcional, para ser mejor comprendidos al momento de que el
investigador lo solicite ya que están todavía en función de la propia
institución.
Volumen Tipo de soporte
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Es importante incluir un resumen general de lo que fueron las
funciones y las actividades que desarrolló la institución, apegado a los
siguientes procedimientos:
Organización de la institución.
Funciones.
Principales actividades realizadas por la institución para cumplir
las funciones establecidas.
Marco jurídico-legal, jerarquía administrativa y sus diferentes.
Artículo II. Conocer cuales fueron las funciones que realizaba el
Consejo del Centro Histórico del Distrito Federal, a través de que
marco normativo trabajaba, con que otros organismos se relacionaba.
Todos estos datos permiten tanto la identificación como el análisis
documental.
Artículo III. La base y estructura del trabajo se debe iniciar con la
aplicación de dos principios archivísticos, estos son fundamentales
para proceder a valorar el fondo: El principio de procedencia y
Respeto al Orden Original, los cuales son de importancia en la
valoración documental.
Artículo IV.
Artículo V. Los documentos deben guardarse en el orden durante su
función administrativa, la mayoría es contable, algunos estados
financieros y facturas.
95
3.4 Criterios de Valoración
Los criterios que deben aplicar al fondo “Teatro de la Ciudad de
México 1975-1996” son los siguientes:
1. El grado en que los documentos reflejen los objetivos de la
entidad productora, así como sus funciones.
2. Nivel de la estructura orgánica. Seleccionar la documentación
para identificar el área que la generó con el propósito de analizar
cuando concluyo su gestión. Uno de los principales problemas
de esta institución es la identificación de su estructura orgánica,
debido a que la documentación se localizó de forma dispersa,
pues de alguna manera fue acumulándose en cajas y guardada
de manera arbitraria, sin ningún orden y selección.
3. Relevancia social de las actividades que reflejan los
documentos. Por medio de un enfoque crítico. Favorable, que
garantice el acceso a un fin de objetivos lo suficientemente
lógicos para la toma de decisiones. No sólo se debe resguardar
lo positivo sino también los aspectos negativos del organismo
productor de la documentación.
96
4. La existencia de documentación duplicada. Este criterio es
aplicado, justificando, que el documento original es la fuente
primaria auténtica de la información, y además el origen de todo
organismo, por lo tanto los duplicados (copias) son el reflejo de
la ya existente explosión documental, aunque existen casos en
que el expediente no se encuentra en original, por lo tanto si se
localiza un documento de gran importancia se propone
conservar una copia, la cual justifique la referencia de esa
actividad.
El Catálogo, coadyuvará a que el dictamen documental en la Unidad
Central de Administración de Documentos y en el Archivo Histórico de
la Ciudad de México, se efectúen con excelencia y facilidad, sin tener
que enfrentar centenares de paquetes y listas difíciles de reconocer,
terminando con la acumulación y generando un buen sistema en la
Administración de Documentos.
3.5 Diseño del Catálogo de Vigencia Documental La realización de una propuesta del Catálogo de Vigencias
Documentales del fondo “Teatro de la Ciudad de México 1975-1996”
tiene como objeto, establecer una estructura de las guardas
documentales, en el marco Jerárquicamente que reflejan las
actividades de la institución productora.
.
97
El Catálogo de Vigencia Documental esta conformado por elementos,
que de manera individual como en conjunto sirve para su utilización
eficiente, siendo esto los siguientes:
1. Dependencia Generadora.
2. Serie documental.
3. Tipología.
4. Fechas extremas (inicial y final).
5. Descripción del Asunto.
6. Plazos de Conservación (Administrativo, Legal, Fiscal, Testimonial,
Evidencial e Informativo).
7. Técnicas de selección (Eliminación, Conservación).
8. Observaciones.
9. Turnado a Depuración:
Cabe mencionar el tiempo que se conserva un documento con estos
criterios se le denomina vida útil, ya que tiene un valor para las
dependencias que lo generaron.
DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL CATÁLOGO DE VIGENCIA DOCUMENTAL
Para un manejo más eficiente del Catálogo de Vigencia Documental, a
continuación se describen los elementos que lo integran:
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1. Dependencia Generadora: Indica el nombre o denominación que
tiene la dependencia y/o unidad administrativa que generó el
documento dictaminado. 2. Serie Documental: Identificación de la serie a que corresponden
los expedientes agrupados dentro de las cajas asignadas. 3. Tipología: En él se asienta el nombre que le fue asignado al
documento por el Comité Técnico Interno de Administración de
Documentos (COTECIAD), como órgano normativo, y de la Unidad
Central de Administración de Documentos, respetando el Sistema
Archivístico implantado. 4. Fechas Extremas: Día, mes y año en que se da inicio el trámite
administrativos de la documentación, así como del fin del
seguimiento del documento.
5. Asunto: En forma general se asienta una breve descripción del
asunto que trata el documento dictaminado.
6. Plazos de Conservación: Se enuncian en años, donde los tres
primeros indican su guarda precaucional en la Unidad de Archivos
de Concentración y los tres últimos la guarda permanente en el
Archivo Histórico.
99
7. Técnicas de Selección: Se refiere a que se pueden determinar por
grupos documentales si se elimina todo el grupo o se conserva, o
bien se realiza la selección de algunos expedientes o documentos.
8. Observaciones: Se dan algunas indicaciones especiales, se anota
cualquier tipo de información, que se juzgue necesaria para aclarar
más la contenida en las fichas de los dictámenes tales como las
observaciones realizadas por el Comité al emitir el dictamen,
número y fecha del dictamen correspondiente, tipo documental, y la
acción que procede cuando concluye la vigencia estipulada en los
Archivos de Trámite y de Concentración.
9. Turnado a Depuración: Día, mes y año en que se llevó a cabo
efectivamente el retiro de los expedientes contenidos en la caja,
para su depuración.
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CIUDAD DE MEXICO DDF
ARCHIVO HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL(1)
CATALOGO DE VIGENCIA DOCUMENTAL
DEPENDENCIA GENERADORA: FECHA
S EXTRE
MAS
PLAZOS DE CONSERVACIÓN
TÉCNICAS DE SELECCIÓN
TURNADO A DEPURACIÓ
N SERIE DOCT
AL TIPO-LOGIA
Ini Fin
ASUNTO
A L F E T I E C
OBSERVACIONES
Día/ Mes/ Año
/ / 2 3 4 5 6 7 8 9
/ / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / /
101
La vigencia que deben durar los documentos va a depender de cada
archivo o del área generadora.
Para la documentación contable original:
Se conservará por 6 años conforme al Acuerdo Presidencial
“publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 19 DE Abril
de 1993 y se tramitará la baja documental ante la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público, así como ante el Archivo General de la
Nación.
Para las Copias :
Se conservarán únicamente por 3 años se tramitará baja documental
ante el Archivo General de la Nación.
Para la documentación administrativa los Original:
Se conservara por 7 años en el Cuadro Básico de Clasificación y
Disposición Documental a partir de la apertura del expediente, para la
conservación de expedientes con valor administrativo, tomando en
cuenta a la Secretaria de Hacienda y Crédito Público así como al
Archivo General de la Nación.
102
Las Copias:
Se conservarán únicamente por 3 años se tramitará baja documental
ante el Archivo General de la Nación.
103
CONCLUSIONES
Los documentos no pueden ser vistos como material aislado
de la administración; estos forman parte de ella, pues son los
testimonios del cumplimiento de las funciones y actividades
encomendadas.
Para que exista una adecuada organización de los
documentos, generados y recibidos por la entidad, es
imprescindible que exista un archivo.
La organización y administración de un archivo central será
desarrollado por un profesional de los archivos, es decir, un
Archivónomo.
En esta investigación fue necesario realizar un estudio
institucional para conocer cómo funciona la dependencia el
cual permito visualizar que existe dentro de este Archivo
Histórico documentación sin valorar.
Los documentos son conservados como testimonio, prueba y
continuidad de la Gestión Administrativa; la rentabilidad del
documento de archivo no se mide por la amplitud de su
división como puede ocurrir con un libro, sino por tenerlo en
un momento dado accesible para instrumentar una actividad
práctica que traiga consigo una toma de decisiones.
104
Ampliar en relación a cada uno de los puntos que se
desarrollan en el capítulo 3 que son los que dan la pauta para
realizar la valoración secundaria a este fondo documental .
Se tiene que realizar la selección documental, identificación,
criterios de valoración, el catálogo de vigencias
documentales, aún lo que sabemos acerca de la valoración y
selección de documentos; su importancia es indiscutible y
entre los profesionales hay unanimidad a la hora de
considerar que este es uno de los campos archivísticos que
necesita un mayor desarrollo de investigación.
El catálogo de vigencias documentales permite difundir las
reglas, aplicarlas, aprobarlas y asegurar el control,
seguimiento, mantenimiento y actualización de las mismas el
calendario es el vehículo que muestra y difunde las reglas de
conservación.
Este fondo documental se recibió sin haberle realizado la
valoración secundaria; motivo por el cual se realizó esta
propuesta.
El anterior director al conocer la problemática existente en
dicho fondo se da a la tarea de comisionar a su grupo de
trabajo la realización de la valoración secundaria, integrado por
una o varias personas las cuales hasta el momento han
realizado.
105
Es necesario tomar en cuenta que el principio de procedencia
es fácil de enunciar, más complicado definir y aún más aplicar.
106
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