Capítulo 12 Gestión de las adquisiciones del...
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Capítulo 12
Gestión de las adquisiciones del proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Colaboraración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de la gestión de las adquisiciones del
proyecto y el uso creciente de la subcontratación para proyectos de
tecnología de la información
Describir el trabajo involucrado en la planificación de las compras y
adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestión de
las adquisiciones y la declaración del contrato de trabajo, y los cálculos
involucrados en el análisis de compra o realización directa
Conocer aspectos que están involucrados en la planificación de
contratación, incluidos la creación de varios documentos de compra y
criterios de evaluación para los proveedores
Objetivos de aprendizaje (continúa)
Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la
diferencia entre las propuestas y las ofertas
Describir el proceso de selección del proveedor y reconocer los
diferentes enfoques para la evaluación de las propuestas o la
selección de proveedores
Ver la importancia de una buena administración del contrato
Describir el proceso de cierre del contrato
Conocer sobre tipos de software disponibles para ayudar en la
gestión de las adquisiciones del proyecto
Importancia de la gestión de las adquisiciones
Adquisición significa adquirir bienes y / o servicios de una fuente
externa
Otros términos son compra, arriendo, arriendo con opción de compra
(leasing) y contratación externa (outsourcing)
Los expertos prevén que el gasto mundial en programas informáticos
y servicios seguirá creciendo
¿Por qué hacer outsourcing?
Para reducir los costos fijos y recurrentes
Para permitir a la organización del cliente centrarse en su negocio
principal
Para acceder a conocimientos y tecnologías
Para proporcionar flexibilidad
Para aumentar la rendición de cuentas
Contratos
Contrato
Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se
obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y
el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestación válida
Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el
enfoque en resultados clave de un proyecto
Debido a que los contratos son jurídicamente vinculantes, hay mayor
responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el
contrato
Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamaño de
los contratos
Del mundo real
En las adquisiciones también hay tener en cuenta asuntos de
seguridad, incluyendo la protección de la propiedad intelectual, la
integridad de los datos y la fiabilidad de la infraestructura de los
centros extraterritoriales
Procesos de la gestión de las adquisiciones
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos
para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados
necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo
Los procesos incluyen:
Planificar las Adquisiciones
Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo
Efectuar las Adquisiciones
Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato
Administrar las Adquisiciones
Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos,
gestionar los cambios (debidamente documentado)
Cerrar las Adquisiciones
Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema
abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del
proyecto
Resumen de la gestión de las adquisiciones
Planificación
Proceso: Planificar las adquisiciones
Salida: Plan de Gestión de las adquisiciones, enunciado del trabajo relativo a la adquisición, decisiones de hacer o comprar,
documentos de la adquisición, criterios de selección de proveedores, solicitudes de cambio
Ejecución
Proceso: Efectuar las adquisiciones
Salida: Proveedores seleccionados, adjudicación del contrato de adquisición, calendarios de recursos, solicitudes de
cambio, actualizaciones al plan para la dirección del proyecto, actualizaciones a los documentos del proyecto
Seguimiento y control
Proceso: Administrar las adquisiciones
Salidas: Documentación de la adquisición, actualizaciones a los activos de los procesos de la organización,
solicitudes de cambio, actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
Cierre
Proceso: Cerrar las adquisiciones
Salida: Adquisiciones cerradas, actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Inicio del proyecto Terminación del Proyecto
Planificar las adquisiciones
Identificar las necesidades del proyecto que se pueden cumplir mejor mediante el uso de productos o servicios de fuera del equipo del proyecto
Determinar qué adquirir, cómo, cuándo, cuánto, a quién, condiciones, recursos, riesgos
Si no hay necesidad de comprar productos o servicios fuera del equipo del proyecto, entonces no hay necesidad de realizar los procesos de gestión de las adquisiciones
Herramientas y técnicas para planear las
adquisiciones
Análisis de Fabricación Propia o Compra
Técnica de dirección general y parte del proceso Planificar las
Adquisiciones que puede usarse para determinar si el equipo del
proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede
comprarlo
A menudo implica análisis financiero
Los expertos, tanto internos como externos, pueden hacer aportes
valiosos en las decisiones de las adquisiciones
Ejemplo
Se necesita un artículo en un proyecto
Opción 1: Alquilar
Costo: $800/día,
Opción 2: Comprar
Costo de adquisición: $12.000
Costo operativo: $400/día
¿Cuál opción tomar?
Solución
Establecer una ecuación en la que las dos opciones, alquilar y comprar, son iguales
800[$/día] * d [día] = 12.000[$] + $400 [$/día] * d [día]
d = 30
Si se necesita el artículo más de 30 días, es más económico
comprarlo que arrendarlo
d número de días a utilizar el artículo
Tipos de contratos
Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos
apropiados en diferentes situaciones
Contrato de precio fijo o suma global: implica un precio total fijo para
un producto bien definido Contratos de precio fijo cerrado
Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos
Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio
Contrato de costo reembolsable: implica el pago (reembolso) al
proveedor de sus costos reales, más un honorario que, por lo general,
representa la ganancia del proveedor Contrato de costo más honorarios fijos
Contrato de costo más honorarios con incentivos
Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos
Contrato por tiempo y material: son un tipo híbrido de acuerdo
contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos
reembolsables como de los contratos de precio fijo
Punto de asunción Total
Punto de Asunción Total (PTA Point of Total Assumption )
Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso
adicional del costo del contrato
Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les
duele económicamente, así que tienen un incentivo para prevenir los
sobrecostos
Cálculo del PTA:
PTA = (precio máximo - precio objetivo) / relación_comprador_proveedor + costo objetivo
Contrato de costo reembolsable
Costo más honorarios fijos (CPFF Cost Plus Fixed Fee).
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para
realizar el trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados
como un porcentaje de los costos estimados al inicio del proyecto. El
monto de los honorarios no varía con los costos reales a menos que
se modifique el alcance del proyecto
Costo más honorarios con incentivos (CPIF Cost Plus Incentive
Fee). Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para
realizar el trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y
una bonificación de incentivo, dependiendo del logro de ciertos
objetivos de rendimiento establecidos en el contrato
Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF Cost
Plus Award Fee) Al proveedor se le reembolsan todos los costos
legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida
basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio subjetivo general
de desempeño definido e incorporado dentro del contrato
Tipos de Contrato vs Riesgo
Riesgo del Comprador
Riesgo del Proveedor
Alto
Alto
Bajo
Costo más
porcentaje
del costo
(CPPC)*
Costo más
honorarios
fijos
(CPFF)
Costo más
honorarios
con incentivos
(CPIF)
Incentivo
de precio fijo
(FPI)
Precio fijo
cerrado
(FFP)
Bajo
*CPPC Cost Plus Percentaje Cost. Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del
contratista.
Cláusulas del contrato
Los contratos deben incluir cláusulas específicas para tener en
cuenta temas únicos del proyecto
Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional
diferente
Una cláusula de terminación es una cláusula contractual que
permite al comprador o proveedor terminar el contrato
Plan de gestión de las adquisiciones
Describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición,
desde la elaboración de documentación para realizar compras
externas hasta el cierre de las adquisiciones
El contenido varía en función de las necesidades del proyecto
Enunciado del trabajo (SOW*)
Enunciado del trabajo relativo a la Adquisición (SOW)
Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el
proyecto
Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto
Es un tipo de declaración de alcance
Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las
expectativas del comprador
* SOW Statement Of Work
Plantilla de SOW*
I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el
hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo
II. Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de
hardware y software
III. Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el
trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado
el trabajo e información relacionada con el cronograma.
IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y
especifica cuando serán terminados
V. Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del
trabajo
VI. Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo
es aceptable
VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como
certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,
requerimientos de viajes, etc
* SOW Statement Of Work
Planificar la contratación
Implica la preparación de varios documentos, necesarios para que los
potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los
criterios de evaluación para la adjudicación del contrato
Solicitud de propuesta (RFP Request For Proposals)
Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de
productos o servicios
Una propuesta es un documento preparado por un proveedor cuando
existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador
Solicitud de presupuesto (RFQ Requests For Quotes)
Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles
proveedores de productos o servicios comunes o estándar
La oferta, también llamada cotización, es un documento preparado por los
proveedores proporcionando los precios de los artículos que ha definido el
comprador
Plantilla de solicitud de propuesta
I. Propósito del RFP*
II. Antecedentes de la organización
III. Requerimientos básicos
IV. Entorno de hardware y software
V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas
VI. Estado del trabajo e información del cronograma
VII. Posibles apéndices
A. Descripción general del sistema actual
B. Requerimientos del sistema
C. Volumen y tamaño de datos
D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*
E. Ejemplo del contrato
* RFP Request For Proposal
Solicitar respuestas de proveedores
Decidir:
A quién(es) invitar
Prepararles la documentación pertinente
Qué se espera como respuesta
Propuestas
Ofertas
Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y
servicios de varias maneras
Ir al proveedor preferido
Buscar varios proveedores potenciales
Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores
Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a
aclarar las expectativas del comprador)
Selección de proveedores
También se conoce como selección de fuente
Involucra:
Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores
Escoger la mejor
Negociar el contrato (si hay lugar para ello)
Adjudicar el contrato
Criterios de selección de Proveedores
Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud
de adquisiciones
En muchas oportunidades se limita al precio de compra
Otros criterios (lista parcial): Comprensión de la necesidad
Costo total
Capacidad técnica
Riesgo
Garantía
Capacidad financiera
Capacidad de producción
Tamaño y tipo de negocio
Desempeño pasado de los proveedores
Referencias
Derechos de propiedad intelectual
Derechos de propiedad exclusiva
Criterios de evaluación de propuestas
Es importante establecer los criterios de evaluación, y las
preferencias, antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de
propuesta o Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)
Se debe tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en
el papel
No hay que olvidar evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento
en el pasado y el enfoque de la gestión
Se puede pedir/exigir una presentación técnica, como parte de una
propuesta
Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas
Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3
Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje
Enfoque
técnico
30%
Enfoque a la
gestión
30%
Rendimiento
pasado
20%
Precio 20%
Total 100%
Planificar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto
Entradas1. Línea Base del Alcance
2. Documentación de Requisitos
3. Acuerdos para Trabajar en Equipo
4. Registro de Riesgos
5. Acuerdos Contractuales
Relacionados con los Riesgos
6. Requisitos de Recursos de la
Actividad
7. Cronograma del Proyecto
8. Estimaciones de Costos de las
Actividades
9. Línea Base del Desempeño de
Costos
10. Factores Ambientales de la
Empresa
11. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Análisis de Hacer o Comprar
2. Juicio de Expertos
3. Tipos de Contrato
Salidas1. Plan de Gestión de las
Adquisiciones
2. Enunciado del Trabajo Relativo a la
Adquisición
3. Decisiones de Hacer o Comprar
4. Documentos de la Adquisición
5. Criterios de Selección de
Proveedores
6. Solicitudes de Cambio
Proceso de selección de proveedores
Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial de
propuestas y después crean una lista más corta de proveedores
potenciales para su futura evaluación
Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final
(BAFO Best And Final Offer)
La salida final es un contrato firmado por el comprador y el
proveedor(es) seleccionado(s)
Efectuar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Documentos de la Adquisición
3. Criterios de Selección de
Proveedores
4. Lista de Vendedores Calificados
5. Propuestas de los Vendedores
6. Documentos del Proyecto
7. Decisiones de Hacer o Comprar
8. Acuerdos para Trabajar en Equipo
9. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas1. Conferencias de Oferentes
2. Técnicas de Evaluación de
Propuestas
3. Estimaciones Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Búsqueda en Internet
7. Negociación de Adquisiciones
Salidas1. Vendedores Seleccionados
2. Adjudicación del Contrato de
Adquisición
3. Calendarios de Recursos
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Administrar el contrato
Para asegurar que el desempeño del proveedores cumple con los
requisitos contractuales
Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los
profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización
y la administración de los contratos
Sugerencias para el control de cambios en
contratos Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,
aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma
manera que fue aprobada la parte original del plan
La evaluación de cualquier cambio debe incluir un análisis de
impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y
calidad de los productos o servicios que se prestan?
Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del
equipo del proyecto también deben documentar todas las reuniones
importantes y las llamadas telefónicas
Sugerencias para el control de cambios en
contratos (continúa)
Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto
para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades
del negocio y del trabajo, en un entorno operativo
Tener planes de respaldo
Usar herramientas y técnicas, tales como
Tener un sistema de control de cambios del contrato
El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y
auditorías, …
Administrar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto
Entradas1. Documentos de la Adquisición
2. Plan para la Dirección del Proyecto
3. Contrato
4. Informes de Desempeño
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas
6. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
Herramientas y técnicas1. Sistema de Control de Cambios del
Contrato
2. Revisiones del Desempeño de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y Auditorías
4. Informes de Desempeño
5. Sistemas de Pago
6. Administración de Reclamaciones
7. Sistema de Gestión de Registros
Salidas1. Documentación de la Adquisición
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
3. Solicitudes de Cambio
4. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
Buenas prácticas
La empresa Accenture desarrolló una lista de las buenas prácticas para
aplicarla con los compradores de servicios externos:
1. Obtener resultados pronto y frecuentemente
2. Contratar un socio, no sólo un proveedor
3. Más que un contrato, establecer una relación de negocios
4. Intercambiar influencias/ganancias
5. Gobernar activamente
6. Asignar un ejecutivo dedicado
7. Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios
Cierre del contrato
Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema
abierto
El equipo del proyecto debe:
Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma
satisfactoria
Actualizar los registros de los resultados finales
Archivar la información para uso futuro
El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptación
formal y cierre
Herramientas para ayudar en el cierre del
contrato
Auditorías de adquisiciones
Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones
Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones
Documentos organizados
Fácilmente se encuentran los documentos
Se archivan adecuadamente
Cerrar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Cierre
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto
Entradas1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Documentación de la Adquisición
Herramientas y técnicas1. Auditorías de la Adquisición
2. Acuerdos Negociados
3. Sistema de Gestión de Registros
Salidas1. Adquisiciones Cerradas
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Software para la gestión de las adquisiciones
Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos
Las hojas de cálculo ayudan en la evaluación de proveedores
Las bases de datos ayudan a guardar información de proveedores
El software para presentaciones ayuda a mostrar información
relacionada con las adquisiciones
El software de adquisición electrónica realiza electrónicamente muchas
funciones de la adquisición
En Internet se puede encontrar información sobre proveedores
Resumen del capítulo
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos
para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados
necesarios para realizar el trabajo, fuera del equipo del proyecto.
Procesos:
Planificar las Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones
Administrar las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones