Capitulo 2 Iniciando La Auditoría y Preparación de Las Actividades de Auditoría (1)

8/16/2019 Capitulo 2 Iniciando La Auditoría y Preparación de Las Actividades de Auditoría (1)

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CAPITULO 2

Iniciando la Auditoría yPreparación de las

Actividades de Auditoría


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Cuando se inicia la auditoría, la responsabilidad de la realización de la

auditoría se mantiene con el Auditor Líder asignado hasta que se haya

completado la auditoría


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ESTABLECIENO CONTACTOINICIAL CON EL AUITAO

*.+acer los acuerdos de la

auditoría, incluyendo las

echas de auditoría

.%eterminar cualquier

requisito especiico de la

organización para acceso,

seguridad, saludo, etc.

-.Acuerdos en la asistenciade obser"adores y las

necesidades de guías

.%eterminar cualquier

/rea de inter#s ópreocupación en relación

a la auditoría


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ETE!"INA! LA #ACTIBILIA ELA AUITO!$A

0normación suiciente y adecuada para la planeación y realización

de la auditoría

Cooperación adecuada de auditado

iempo y recursos adecuados para lle"ar a cabo la auditoría


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P!EPA!ACI%N E LASACTI&IAES E LA AUITO!$A

%esarrollo de la re"isión documental en la preparación de la auditoría.

• eunir inormación para preparas las acti"idades de la auditoría, y los

documentos de traba!o aplicables, e!emplo3 en procesos, unciones, etc.

• Establecer una "isión general de la e)tensión de la documentación del

sistema para detectar posibles inconsistencias


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P!EPA!A! EL PLAN E AUITO!$A

• 4as/ndose en la inormación contenida en el programa de auditoría y la

documentación proporcionada por el auditado

• Las t#cnicas de muestreo apropiadas

• La composición del equipo auditor y su competencia colecti"a

• El riesgo para la organización creada por la auditoría


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EL PLAN E AUITO!$A EBECUB!I! LO SI'UIENTE(

• 5b!eti"os de la auditoría

• Alcance de la auditoría

• Criterio de la auditoría y cualquier documento de reerencia

• Lugar, echas, tiempo esperado y duración

• 6#todos de auditoría

• ol y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, así como de los

guías y obser"adores.

• Asignación de recursos adecuados a las /reas criticas de la auditoría


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PLAN E AUITO!$A TA"BI)NPUEE CUB!I!

• 0dentiicación del representante de auditoría

• Lengua!e de traba!o y reporte

• ópicos del reporte de auditoría

• Logística y arreglos de comunicación

• Asuntos relaciones con la seguridad y conidencialidad de la inormación

•

(eguimiento de las acciones de las auditorías pre"ias• Acti"idades de seguimiento sobre la auditoría planiicada

• Coordinación con otras acti"idades de auditoría, en el caso de una

auditoría con!unta


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ASI'NACI%N E T!ABA*O ALE+UIPO AUITO!

La independencia y competencia de los auditores

El eecti"o uso de recursos

%ierentes roles y responsabilidades

euniones del equipo auditor


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P!EPA!ACI%N E LOSOCU"ENTOS E T!ABA*O

Listas de "eriicación

7lanes de muestreo de auditoría

8ormas para el registro de la inormación


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C,EC-LIST E LA AUITO!$A

Que buscamos para establecer la auditoría:

1. 0ntento

2. 0mplementación

'. Eicacia

$. Adopción de los - principios de la calidad


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BENE#ICIOS E LAS LISTAS E&E!I#ICACI%N

Mantener claros los Objetivos de la auditoría

Evidencia de planeación

Mantiene ritmo y la continuidad de laauditoría

Reduce el sesgo auditor

Reduce la carga de trabajo durante laauditoría

Registro de muestra de auditoría

Proporcionar un fujo para preguntar


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#UENTE E IN#O!"ACI%N PA!A LASLISTAS E &E!I#ICACI%N(

Est/ndar 0(5 9913299-

:%eine los criterios de las preguntas

7olítica de la organización

%escripciones de proceso;diagramas de lu!o

5b!eti"os y metas

6anual de calidad

Especiicaciones del cliente;literatura de la empresa

auditorías pre"ias


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P!OCESO E ELABO!ACI%N E LA LISTAE &E!I#ICACI%N

Lista de vericaciónde auditoría

Preguntas sobre laauditoría

Investigaciones deuditoría !"ec#os$

"alla%gos!&onclusiones$

&riterios de lalista

de vericación!respuestas$

&riterios de laLista de

vericación

Est'ndar!I(O)**+,I(O

+-**+$


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P!EPA!ACI%N E LA LISTA E&E!I#ICACI%N

o6antenerse simples

oele!ar entendimiento de las necesidades del negocio

o7laneación del lu!o de las preguntas

oele!ar descripción del proceso de la acti"idad

oele!ar los =debe> de la norma


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LISTAS E &E!I#ICACI%N

Define la Muestra y esta necesita ser significativa


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LISTAS E &E!I#ICACI%N

Bene.cios y Li/itaciones de la"uestra

Bene.cios Li/itaciones01!educe las díasauditor3 por

01Posi4ilidades de 5ueciertos

lo tanto reduce costo deaspectos i/portantes del

S'Cauditoría pudieran perderse

21 !educe

inconvenientes

21 Posi4ilidad de 5ue el

auditadoy6o interrupciones perci4a un ses7o si

no 9ay 4ase estadística:1 Ayuda a 5ue los

9alla;7os :1 Si no se /ane


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A=UA E "E"O!IA

• ?Cu/les son las cosas cotidianas que un departamento hace@

• ?Cales son las cosas especiales o dierentes que el departamento hace@

• ?Cómo lidiar con las cosas que "an mal@


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&E!I#ICANO EL P!OCESO E SATIS#ACCI%NEL CLIENTE >?1210@

CON EL EN#O+UE BASAO EN P!OCESOS

.uscar #acia/•Etapa derecolección dedatos

.uscar para/•Metodología0enida•E1ectivarecolección dedatos

.uscar #acia/• n'lisis de datos

.uscar para/•Presentación comopartes de los indicadoresde la compa2ía•n'lisis de tendencias

Etapa 1

Etapa 2

Etapa $

Etapa '


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LO +UE EBE E INCLUI! EL #O!"ATO ELISTA E &E!I#ICACI%N

0dentiicar que es lo que se "a a e)aminar

(er conciso

7roporcionar espacio para registro de hallazgos

E"itar preguntas cerradas

Cubrir los requerimientos rele"antes de los documentos principales

Nota: Aunque la lista de "eriicación es una buena guía, no esta restringida durante laentre"ista de auditoría.


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CON#I!"A! A!!E'LOS CON LAE"P!ESA

El plan de auditoría puede ser re"isado y aceptado por el

Cliente a ser auditado y deber/ ser presentado a el

auditado antes de su auditoría de sitio


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P!EPA!ACI%N E LAAUITO!$A CON EN#O+UE E

P!OCESOS• 0dentiicar los 7rocesos 5rientados al Cliente

(on aquellos procesos que las entradas son deinidas por el cliente


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• Identificar lo Procesos de Soporte

(on aquellos procesos que ayudan a los 7rocesos orientados al cliente

a ser eicientes y eicaces.


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• Identificar los Procesos de Gestión

(on aquellos procesos que ayudan a los 7rocesos orientados al cliente y los

de (oporte se administren de orma eiciente


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• Identificar las interfaces entre los Procesos

(on aquellas acti"idades o documentos los cuales relacionan a los procesos.


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!"#$%"&I'N D! DI"G%"M" D ($%()G"


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P%$&S$ D &$MP%"S

Proceso0e compras

&on 3ue4

&uanto4 &omo4

&omprador 5e1e de comprasInspector decalidadIngeniero decalidad

Orden de comprasEntrega del proveedorEvaluación deproveedoresProducto cumpla Re36 0ecompras

Entradas

&on 3uien4

Resultados

Re3uerimientos de comprasEspecicacionesMuestras


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Seis Características del Proceso >POC@c Tiene ueoc Est e.nidoc Est ocu/entadoc !elaciones Esta4lecidasc Se /idec "antiene !e7istros

POC Proceso desoporte

Procesode'estión

U4icación

Indicaciones

Clusula

!eerencias


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Seis Características del Proceso >POC@c Tiene ueoc Est e.nido

c Est ocu/entadoc !elaciones Esta4lecidasc Se /idec "antiene !e7istros

POC Proceso desoporte

Proceso de'estión

U4icación Indicaciones Clusula !eerencias

&ompras

Ocina de&ompras

7iempo derespuesta

86-

Recursos"umanos

Ocina deRecursos"umanos

&ompetencia delpersonal

96:6: 0escripción depuestos

(istemas Ocina de(istemas

7iempo deatención de1allas

96; Programa deMantenimiento

(ervicios


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*$%M"($ D )N" !IS(" D +%I*I&"&I'N

Proceso/ >>>>> auditoría ?o6 >>> uditor/ >>>>>>>>> @ec#a/ >>>>>>>>>

?o Elementonormado

Punto a revisar Evidencia objetiva Ruta deauditoría

Procedimiento,

documentorelacionado

Registro o

evidencia de laactividad


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*$%M"($ D )N" !IS(" D +%I*I&"&I'N

Proceso/ >>>>> auditoría ?o6 >>> uditor/ >>>>>>>>> @ec#a/ >>>>>>>>>

?o Elementonormado


Procedimiento,

documentorelacionado

Registro o

evidencia de laactividad

+ 86-6+ 0escripción delProceso de&ompras

: 86-6: &omo se

comunican lasnecesidades deuna compra


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?o Elementonormado


Procedimiento,documentorelacionado

Registro oevidencia dela actividad

&uales son los criteriospara evaluar unproveedor4

&uales son los criterioscon los 3ue laorgani%ación reevalAa alos proveedores4

-6:6-Mantiene registros delas evaluacionesanteriores4 &uales son4

B6-

&omo asegura 3ue eldesempe2o de losproveedores esmonitoreado

; 86-6+ &uales son los criteriospara evaluar unproveedor4


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?o Elementonormado


Procedimiento,documentorelacionado

Registro oevidencia dela actividad

Cericar la aplicación de los criterios 3ue el auditado presentó

- 96:6: El personal 3ue reali%alas compras estacalicado

-6:6; Los documentos decomprasD estacontrolada sudistribución

B6:6; &uales son los

indicadores dedesempe2o para elproceso de compras

B6: (e mantiene y serespalda la in1ormaciónde la base de datos de1orma programada


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P%P"%"&I'N P"%" ! P%$G%"M" D ")DI($%,"

eunión de Apertura el primer día

%uración de cada proceso y el miembro del equipo auditor responsable de la auditoría

7eríodo de comidas

euniones de re"isión del equipo auditor

euniones de retroalimentación a la empresa cuando la auditoría dura m/s de un día

eunión de cierre el ltimo día


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-MP!$ D P%$G%"M" D ")DI($%,"Empresa/


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%)NI$NS D! Q)IP$

El auditor líder debe lle"ar a cabo al menos una reunión inicial y una inalcon el equipo auditor.

El equipo auditor debe comentar los detalles y los acuerdos en laasignación de traba!os y criterios de satisacción, deben re"isar laslistas de "eriicación preparadas y resol"er cualquier detalle conuso

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