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CAPITULO II

MARCO TEORICO

DISEÑO DE UN SISTEMA, INVENTARIOS, ADMINISTRACION, PLANIFICACIÓN, CONTROL, INVERSIONES.

1. SISTEMA

La palabra sistema ha adquirido muchos usos especializados, algunos muy

anteriores a la teoría de sistemas, pero siempre referentes a conjuntos

estructurados y organizados, casi siempre en el campo de los sistemas ideales,

conceptuales o formales.

1.1 CONCEPTOS DE SISTEMA

De acuerdo a varios autores, existen conceptos diferentes desde varios puntos

de vista:

- La noción de sistema, entendida como una unidad compleja, formada por

muchas partes, sometidas a un plan común o al servicio de un fin común, es

bastante reciente. Su elasticidad, su relativa indiferencia a los contenidos, a las

situaciones que se contemplen, permiten utilizarla para captar lo esencial de la

empresa y su entorno.1

- En otras palabras, es un conjunto de elementos asociado a un conjunto de

relaciones entre elementos.2 O simple y financieramente hablando un sistema

es una serie de operaciones financieras enlazadas entre sí hacia un objetivo

común. Así como también podríamos ver la misma empresa, como un sistema.

1 Gestión Presupuestaria Autor: J. Meyer Biblioteca Empresarial Deusto 2 Ibidem

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- Un conjunto de acciones organizadas que buscan un mismo fin y donde

existen entradas, procesos y salidas. Por ejemplo en una empresa comercial,

podría ser: ingresos por la venta de productos; y salidas: aquellas erogaciones

en concepto de pago de planillas, pago a proveedores y aspectos relacionados

con los tributos al estado.3

1.2 ELEMENTOS DE SISTEMA

Por definición, un sistema comprende:

a) Entradas o ingresos:

Las entradas del sistema provienen de la empresa y del entorno.

La empresa puede aportar:

• En su creación y por medio de sus fundadores: los capitales, las ideas,

los hombres, las diferentes inversiones a corto plazo; durante su

existencia y gracias a su actividad, los capitales y las inversiones a corto

plazo ya sea intelectuales o materiales que ella misma genera.

• Un conjunto de valores que se han denominado objetivos y que

representan los modelos en que fundamenta su actividad.

El entorno aporta el resto:

• De una parte, lo que se ha enumerado en la rubrica elementos

contribuyentes: materias primas, energía, inversiones a corto plazo,

capitales, hombres.

• De otra parte, un cierto número de datos, de diversos orígenes; pueden

ser informaciones sobre la situación del mercado, de la competencia, de

los progresos tecnológicos, etc. 3 Gestión Presupuestaria Autor: J. Meyer Biblioteca Empresarial Deusto.

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b) Una canasta de efectivo que corresponde al tratamiento de las entradas y

salidas, la empresa en si misma, es decir, a las acciones y decisiones que se

reserva la estructura en cuestión como medio de asegurar la mejor actividad

del organismo.

c) Salidas ó pagos

Las salidas del sistema son, igualmente, variadas:

• Los pagos constituyen la parte esencial puesto que son la justificación

primordial del sistema; las salidas de efectivo de la empresa son

reemplazados por los fondos, o los créditos, que a su vez son

empleados en el conjunto.

• Los desembolsos financieros: conciernen a los proveedores, los

asalariados, los prestamistas, el Estado, etc.; el superávit se reinyecta

en la empresa para asegurar su mantenimiento. (autofinanciación).

• Los datos que conciernen a la empresa y la percepción que tenga de su

entorno; lo cual puede ir desde la evolución de sus ventas, a la de la

moral de su personal, pasando por las informaciones que establece (y

eventualmente difunde) respecto a su propia situación.

d) Una realimentación: las salidas mediante un efecto de retorno, alimentan la

canasta de efectivo, las entradas, lo que permite a su vez:

- Una adaptación del sistema a las condiciones exteriores, y

- Una influencia del sistema sobre estas mismas condiciones.

• La empresa, consecuentemente con el conocimiento que adquiere de

diferentes datos que la conciernen por medio de sus relaciones con el

entorno, puede verse abocada a modificar total o parcialmente sus

acciones y decisiones; una variación en sus ventas, en su

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autofinanciación, en el estado de su personal, por ejemplo, podríamos

incitarla a ello.

• Es evidente que las entradas se verán afectadas por este efecto de

retorno: variación en las demandas de medios (vinculada al a actividad),

reacciones del estado en función del seguimiento de sus prescripciones,

influencia de la imagen de la empresa, posición del personal en la

empresa, etc.4

1.3 IMPORTANCIA DE SISTEMA

La importancia del sistema de planificación y control bien elaborados o del

buen funcionamiento de estos, es que de esta manera; la empresa tiene una

mejor operatividad dependiendo de donde esta accione. Además su fin es de

regular o sincronizar acciones como las operaciones de entradas y salidas de

una empresa.

El sistema va cobrando mayor importancia de acuerdo con el nivel de

desarrollo de las organizaciones. La administración moderna de una

organización se mide, fundamentalmente, por su capacidad de manejar un

sistema complejo en mayor o menor grado. No hace falta darnos cuenta que en

la actualidad el sistema de información, juega un papel muy importante en el

crecimiento, éxito y desarrollo de las organizaciones.

El sistema se apoya directamente de información de la empresa, dando lugar a

ejecutivos directivos, y gerentes la posibilidad de tomar decisiones y acciones.

Lamentablemente en la actualidad muchas empresas no cuentan con este tipo

de sistema, estancándose en la innovación de productos, adquisición de

nuevos clientes y proveedores así como la correcta automatización de

procesos.

Es así, que se debe analizar el impacto que podría tener el sistema en el

desarrollo de las empresas de la ciudad de Chalchuapa. El Sistema es

4 Gestión Presupuestaria Autor: J. Meyer Biblioteca Empresarial Deusto

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importante porque en cualquier empresa, institución u organización, siempre se

manejan sistemas y subsistemas.

Estos evitan que se pierdan de vista los objetivos primordiales, pues de no ser

por ellos, las diferentes actividades quedarían dispersas, aisladas y por tanto,

se corre el peligro de no alcanzar los objetivos planeados por la empresa. Un

sistema en la planificación y el control nos permite; identificar ciertas

necesidades de la organización, desarrollar alternativas de solución que

satisfagan estas necesidades, lo cual viene a proporcionar a las empresas

mayores beneficios y utilidades.

Por todo lo anterior es que se diseñan el sistema considerando posibles

situaciones de cambio de lo contrario, pueden quedar obsoletos e inservibles,

por eso es necesario hacerles modificaciones paulatinas y sistemáticas, cada

vez que afecten directamente la organización.

1.4 OBJETIVOS DE UN SISTEMA

Los Objetivos del sistema pueden ser muchos aquí se mencionan solo algunos,

los cuales son:

• Maximiza las alternativas de solución para satisfacer las necesidades

identificadas.

• Maximiza la operatividad de una empresa

• Maximiza las utilidades y beneficios

• Maximiza el orden de las actividades de una empresa

• Maximiza el control de las operaciones realizadas

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1.5 FUNCIONES DE UN SISTEMA

Un sistema cumple muchas funciones importantes dentro de una empresa en

una economía moderna y compleja. Proporciona ciclos de retroalimentación

para orientar el que hacer de esta.

Entre las funciones principales de un sistema podemos mencionar las

siguientes:

• Identificación de necesidades no satisfechas

• Contribuir a mejorar la operatividad de una empresa

• Buscar la obtención de mayores utilidades y beneficios

• Ordenar las actividades de una empresa

• Ayuda al mejor control de las operaciones realizadas

Estas y otras son las funciones que pretenden el diseño de un sistema,

independiente de que áreas de la empresa va a trabajar ó a donde va a

incursionar.

1.6 TIPOS DE SISTEMA

Las siguientes categorías son importantes para los estudios y de empresas:

• Sistemas Naturales y Artificiales.

Los sistemas naturales son aquellos que abundan en la naturaleza. Ejemplo: la

ecología, el sistema solar, el sistema del agua del mundo, etc.

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Los sistemas artificiales son aquellos sistemas creados por el hombre

apareciendo una infinidad de variedades alrededor del mundo. Ejemplo:

sistemas de comunicación, sistema de defensa, sistema de distribución de

oficina, etc.

• Sistemas Abiertos y Cerrados.

El sistema abierto es aquel que interactúa con su ambiente. Todos los sistemas

que contienen organismos vivos son abiertos, porque en ellos influye lo que es

percibido por los organismos. En un sentido más importante, las

organizaciones suelen ser sistemas que operan dentro de otros más extensos

y, por los mismos son abiertos. Ejemplo la estructura de mercadotecnia de una

empresa es un sistema que forma parte de otro más grande: la compañía

entera.5

El sistema cerrado es aquel en que su ambiente no cambia y, si lo hace, se

levantara una barrera entre el ambiente y el para impedir cualquier influencia,

aunque es un poco probable que existan realmente los sistemas cerrados.

Ejemplo: los científicos que diseñan un sistema de laboratorio con el objeto de

medir la elasticidad de un metal, están suponiendo la existencia de un sistema

cerrado para evitar los cambios ambientales que afectarían los resultados.

• Sistema de Información

Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o

departamento

Hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre

los componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistema de

cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios. El sistema de

información proporciona servicio a todos los demás sistemas de una

organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que estos trabajen

con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

5 GUILLERMO GÓMEZ CEJA Planeación y Organización de Empresas, octava edición, , Pág. 329

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El sistema de información se clasifica de la siguiente manera:

a) Sistema de Información Administrativa: Es el sistema que examina y

recupera información proveniente del ambiente a partir de las

transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa, que filtra,

organiza y selecciona datos y se presentan en forma de información a

los gerentes.

b) Sistema de Información Financiera: Es el sistema que esta compuesto

por una serie de elementos entre los que están las normas de registro,

criterio de contabilización, formas de presentación, etc.

c) Sistema de Información Gerencial: Es un sistema integrado por usuario-

maquina para proveer información que apoye las operaciones, la

administración y las funciones de la toma de decisiones de una

empresa.

2. INVENTARIOS

Representa el activo circulante de mayor importancia para el mayor número de

empresas que compran artículos para revenderlos. Dado a esta condición, y a

efecto de dar a conocer lo que el administrador o contador público debe de

tener presente sobre la naturaleza del inventario y la técnica para su control.

2.1 CONCEPTO DE INVENTARIO

- El sistema contable establece el término inventario como una cuenta y dentro

de ella se especifican las diversas denominaciones de existencias.

- Según Gerardo Guajardo Cantu, inventarios: “son los bienes de una empresa

destinado a la venta o la producción de productos para su posterior venta,

como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros

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materiales que se utilizan en el empaque, envase de mercancías o las

refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de las

operaciones”. 6

Al observar el contenido de este concepto, se detecta que el término de

inventario va más allá del uso que de el se hace en la empresa: sea esta

comercial o industrial.

Para la empresa comercial, el inventario lo constituye además del bien

adquirido para la venta, su envoltorio, envase, etc. En la empresa fabril se

incluye el material de transformación, bienes terminados y en proceso,

combustibles, lubricantes entre otros.

2.2 TIPOS DE INVENTARIO

Los tipos de inventarios determinan situaciones reales con la que cuentan las

empresas, para comercializar sus productos haciendo uso de los tipos de

inventarios como se detallan a continuación:

• Por su Naturaleza

• Por las actividades que se dedican las empresas

2.2.1 Por su naturaleza

Por su naturaleza, los inventarios pueden dividirse en varias formas atendiendo

a varias circunstancias, tenemos:

1. Por su Forma

a) Sólidos

6 Gerardo Guajardo Cantu, Contabilidad Financiera, Segunda Edición, Editorial Mc GrqwHill, 1,996 pag 419

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b) Líquidos

c) Semi líquidos

2. Por su fuente productora

a) Renovable

b) No Renovable

3. Por su efecto en el ambiente

a) Tóxico

b) No Tóxico

La primera clasificación de los inventarios obedece a la naturaleza de su forma,

así el caso de los que son de condición compacta, estos toman parte de la

variada gama de los que usan la mayor parte de las empresas, bien para

venderlos o para transformarlos, Ej. Madera, artículos de metal, etc.

Los inventarios líquidos por su parte no son de utilización generalizada ante las

entidades, es decir, deben reunir condiciones especiales para su manejo: tener

cisternas, piletas y equipos que guarden la temperatura deseada. En el

tratamiento de los inventarios que no son sólidos ni líquidos, como el caso de

los productos, bebidas de cervezas y gaseosas, estos son mantenidos en

equipos refrigerantes a efecto de que no pierdan sus propiedades de pureza.

La segunda clasificación es referida a la naturaleza del inventario, en el sentido

que si es un producto renovable este puede volverse a producir como las

frutas, aves, ganado, etc. No así, en el caso del petróleo cuya fuente es

insustituible y consecuentemente no renovable.

La naturaleza de la tercera clasificación esta dada por el impacto que produce

en los seres vivientes, por ellos los inventarios tóxicos requiere por parte de las

empresas, todas aquellas medidas de salud, a fin de no dañar el hábitat de las

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mismas empresas y de las comunidades de sus alrededores. Ejemplo de este

tipo de inventario son todos los productos químicos.

En cambio los productos no tóxicos no tienen ninguna inconveniencia para la

entidad que los maneje, ya que por su naturaleza no dañan el medio ambiente.

2.2.2 Por las actividades a las que se dedicas las empresas

Por su actividad económica las empresas se clasifican en:

• Empresas de Servicios

• Empresas Comerciales

• Empresas Industriales

2.2.2.1 Empresas de Servicios

Empresas de servicios son aquellas que satisfacen necesidades del público sin

proporcionar bienes tangibles. Para ese la actividad principal de ofrecer

servicios, estos negocios manejan inventarios que no son vendidos, sino

medios con los cuales se da dicho servicio al público. Así tenemos, unidades

organizativas que venden servicio educativo, de transporte, hospitalario, etc.

Las empresas educativas tienen como stock de inventarios libros, cuadernos,

lápices, etc. En las actividades de transporte manejan repuestos, lubricantes,

combustibles, herramientas y otros; en los hospitales medicinas, vendas,

jeringas, etc.

Como puede observarse el inventario va en línea con el servicio que estas

empresas ofrecen.

2.2.2.2 Empresas Comerciales

Como ya se dijo, estas empresas compran productos terminados para

revenderlos; en tal sentido, sus existencias están constituidas por diversidad de

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líneas de productos acabados que constituyen la línea vertebral del negocio. Ej.

De unidades comerciales son: ferreterías, farmacias, almacenes de telas,

supermercados, bazares, etc.

2.2.2.3 Empresas Industriales

Para establecer como se encuentra conformado el inventario de una

organización

industrial, se trae a cuenta el autor Saltiel Alatriste, quien dice: “la materia prima

constituye, la primera etapa del artículo manufacturado, cuando la materia

prima pasa al proceso de transformación, se entra a la segunda etapa; cuando

la transformación es terminada y los productos entregados al almacén de la

fabrica se ha llegado a la tercera etapa”. 7

Según la exposición anterior, las empresas industriales manejan los diferentes

tipos de inventario.

a) Materia Prima

b) Productos en proceso

c) Productos Terminados

Las diversas clases de inventarios que manejan las empresas, según la

actividad a la que se dediquen, es de gran importancia conocer por parte del

profesional de contaduría publica, a efecto de desarrollar una actividad efectiva

en relación a este activo.

2.3 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

7 Saltiel Alatriste, Técnicas de los Costos, México, Editorial Porrua, S.A, 1,971 Pag 119

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Algunos autores plantean los siguientes conceptos dentro de un sistema de

control interno:

• La reducción del inventario es el resultado del uso normal y de encontrar

usos alternativos o desechar los artículos innecesarios.

• La inversión a corto plazo óptima en inventario se basa en técnicas

cuantitativas diseñadas para minimizar el costo de mantener y organizar

el inventario.

• El control de inventarios es más que mantener registros de inventarios.

El control lo realizan las personas que hacen juicios personales con

base a sus experiencias pasadas. Sus decisiones se toman dentro de

una estructura general de los objetivos y políticas de la organización

para lograrlos. El control es relativo, no absoluto. 8

2. 4 METODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS

El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo que será

asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al

terminar el periodo. Existen numerosas bases aceptables para la valuación de

los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en

circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre

las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal

importancia es la consistencia. La información contable debe ser obtenida

mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo

contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible

comparar los estados financieros de diferentes periodos y conocer la evolución

de la entidad económica.

8 Contabilidad de Costos, Concepto y aplicaciones Gerenciales, Ralph S. Polimeni, Frank J. Fabozzi, y Arthur H. Adelberg. Mc Graw Hill Ano 1995 pag 82

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3. ADMINISTRACIÓN

La administración, se puede relacionar con el ámbito económico.

Es una de las actividades más comunes de la administración. Por lo mismo es

que en la actualidad, existen los cargos de administración y finanzas. Actividad,

que busca el balance constante, entre los egresos e ingresos. Esto, para

mantener el nivel productivo y financiero de la organización. En el fondo, que

esta sea rentable. Tanto en el ámbito de las organizaciones con fines de lucro o

no. Ya que la administración, busca que en el largo plazo, toda organización

sea solvente.

3.1 CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN

- Administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,

trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos

específicos. 9

- Es la capacidad de trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en

equipo; para percibir el panorama general, distinguir los elementos

significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos; para

resolver problemas en beneficio de la empresa. 10

- Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que el trabajo en grupo,

y los individuos cumplen funciones eficientemente para alcanzar los objetivos

específicos.11

Dentro de la definición anterior, se destacan los medios por los cuales el

concepto de Administración es una ciencia. En el Recurso Humano se persigue

la satisfacción de objetivos organizacionales a través de un Esfuerzo Humano

9 Harold Koontz y Heinz y Weihrich, “Administración” Una Perspectiva Global Pág. 6 10 Fuente: http://www.ingenieria.cl“Sistemas de Gestión” (1E2) Prof. Claudia Fernández C. 11 Ibidem

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Combinado. La importancia en el esfuerzo combinado de jefe, subalternos es

determinante para el logro de las metas.

El Recurso Técnico; factor clave para el desarrollo organizacional, persigue la

tecnificación en el desarrollo de las actividades dentro de la empresa; la

capacitación al personal, seminarios, talleres, entre otras; hacen que las

empresas tengan una eficiente administración de los Recursos, logrando

óptimos resultados con el menor esfuerzo para lograr una mayor utilidad.

Proceso de conseguir que se realicen las actividades eficientes con otras

personas y por medio de ellas, la eficiencia dentro de las actividades, exige

responsabilidades para emprender acciones que permitan a las empresas,

realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de metas.

La Administración es una de las actividades más importantes, pues a medida

en que la sociedad empezó a depender del esfuerzo grupal y que muchos

grupos organizados tendieron a crecer, la tarea de los administradores se

volvió más importante, puesto que la administración persigue la productividad,

lo que implica eficiencia y eficacia a través de otras personas.

3.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN La Administración es importante porque ayuda a las empresas ya sean

grandes, medianas o pequeñas a ser eficientes y eficaces en el uso y manejo

de los recursos.

Es necesario explicar que la administración es esencial en todo tipo de

empresa, pues sin una función administrativa, los resultados lógicamente no

son buenos y efectivos. Por consiguiente las fases del proceso administrativo

son las claves esenciales para el desarrollo, eficiencia y eficacia en la

organización.

Las definiciones que se exponen sobre lo que es administración conllevan a

determinar su importancia debido a la exigencias que día a día se dan en esta

época actual. A través de una buena administración, se hace uso eficiente de

todos los recursos que una entidad utiliza, ya sea con fines o sin fines de lucro.

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3.3 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN El propósito de la Administración se refiere a algo específico, como un objetivo

en donde los administradores centran su atención y esfuerzo, en producir

acciones exitosas, en la dirección de individuos con propósitos comunes.

La Administración se logra mediante el esfuerzo de todos los que participan en

las acciones u objetivos que persigue una determinada organización. Para

participar en la administración, se requiere abandonar la tendencia a ejecutar

todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan en conjunto, es decir

mediante los esfuerzos de los miembros de un determinado grupo.

El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social,

porque en el tiene siempre que existir coordinación sistemática, en una

sociedad, los elementos esenciales en todas esas clases de administración

serán los mismos, auque lógicamente existan variantes accidentales.

3.4 OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN

• Busca integrar los objetivos individuales y los divisionales de toda la

empresa

• Busca inducir motivación y compromiso del personal con las metas de la

empresa.

• Mejorar continuamente cualquier tipo de empresa.

• Garantizar que todos los recursos disponibles en la empresa seas

óptimamente productivos y estén adecuados para ayudar a cumplir las

metas programadas. 12

12 Fuente www.gestiopolis.com“ Administración por Objetivos” Autor: Juan Manuel Benavente Borbolla

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3.5 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Las principales funciones de un administrador son las que a continuación se

enumeran:

• Planeación: Acción, determinar prioridades y seleccionar alternativas de

solución; dicho conjunto de actividades, debe buscar en su operación la

optimización y racionalidad de los recursos con que se cuenta, para la

satisfacción de las necesidades o metas en la empresa.

• Organización: Efecto o acción de disponer las cosas de forma ordenada,

donde organizar es definido como “ordenar”; pero, no se dice que es ese

ordenar.

Otras identifican organización con “sistema de acción conscientemente

coordinado”

Organización seria así la “coordinación racional de las actividades de un cierto

numero de personas que intentan conseguir una finalidad y objetivo común

explicito mediante la división de funciones y del trabajo, a través de una

jerarquización de la autoridad y la responsabilidad”

• Integración: Acción de integrar todas las acciones y funciones de los

trabajadores de la empresa con el fin de alcanzar los objetivos y metas

trazadas. 13

• Dirección: Es el elemento de la administración en el que se logra la

realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del

administrador; ejercida a base de decisiones ya sea tomadas

directamente y con mas frecuencia; delegando dicha autoridad y

vigilando simultáneamente que se cumplan en forma adecuada todas las

ordenes emitidas. Se trata por este medio de obtener resultados que se

hayan previsto o planeado y para los que se había trabajado. 13 Fuente: www.diccionarios.com” Diccionario General de la Lengua Española” Spes Editorial SL 2002

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• Control: El control puede definirse como el proceso de vigilar actividades

que se aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y

corrigiendo cualquier desviación significativa. Un sistema de control

efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que

conduzcan a la consecución de las metas de la organización. El criterio

que determina la efectividad de un sistema de control es que también

facilita el logro de las metas. Mientras mas ayude a los gerentes a

alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control. 14

3.6 TIPOS DE ADMINISTRACIÓN Algunos tipos de administración que se pueden mencionar son:

• Administración Estratégica

• Administración de Calidad Total

• Administración por objetivos

3.6.1 Administración Estratégica Pensamiento de administrar las organizaciones en forma circular y continua,

incorporando herramientas del diagnostico para determinar y controlar la

relación de la empresa con las variables estratégicas (determinación, análisis y

control) del escenario cambiante donde desarrolla su actividad.

La administración estratégica implica tener conciencia del cambio que se

presenta día a día en su entorno, quiere decir no solamente enunciar

intenciones sino plantear objetivos medibles y alcanzables, proponiendo

acciones especificas y conociendo las necesidades de recursos humanos,

físicos, financieros y tecnológico, para llevar esas acciones a cabo. Significa

14 Fuente www.deguate.comCopyrigh 1998 – 2003 DEGUATE.COM. S.A

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además solidez en el trabajo, ya que toda la organización se moverá en busca

de objetivos comunes aplicando estrategias también comunes.15

3.6.2 Administración de Calidad Total Enfatiza la necesidad de una cultura comprometida con la calidad y resalta la

relevancia de cero costos.

Enfoque de la administración de calidad total.

- Costo de la mala calidad

- Mejora continua

- Atención a los detalles

- Trabajo en equipo para eliminar barreras departamentales

- Educación en la calidad

- Liderazgo en las mejoras de calidad

La administración de calidad total (ACT) es un método relativamente nuevo en

el arte de la administración que trata de mejorar la calidad de un producto y/o

servicio y aumentar la satisfacción del cliente mediante la reestructuración de

las prácticas de administración acostumbrada.

3.6.3 Administración por Objetivos

15 Fuente: www.gestiopolis.comHofer, Ch y Shendel, D Strategy Formukation: Analytical Concept West

Publishing, Los Angeles 1978 y Hitt, M, D and Hoskisson, R, Strategic Management South- Western

College Publishing EE.UU 1998

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Proceso administrativo por medio el cual el jefe y el subordinado, parten de una

definición clara de la metas y prioridades de la organización establecidas en

grupo por la alta administración, identifican en conjunto los resultados claves

que están dispuestos a alcanzar así como; los correspondientes indicadores de

éxito, acuerdan una estrategia para alcanzar esos resultados, trabajan tratando

de lograrlos, se da seguimiento a los esfuerzos alcanzados y se evalúa el

rendimiento del personal de dirección en función de los mismos.

Integrar todos los niveles de la organización en el logro de metas comunes a

todos los miembros, de manera que cada uno de acuerdo a sus habilidades y

recurso pueda llevar a cabo la administración por objetivos, mediante un diseño

que se adapte a la personalidad y necesidad de la organización.

4. PLANIFICACIÓN Toda empresa diseña una planificación para el logro de sus objetivos y metas

planteadas, esta planificación pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según

su tamaño, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades debe

ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles

inferiores.

4.1 CONCEPTOS DE PLANIFICACIÓN La planificación desde diferentes puntos de vista de pioneros de la

administración:

Según George Terry, Planeación es seleccionar información y hacer

suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para

realizar los objetivos organizacionales.

Idalberto Chiavenato, dice que la planeación es una técnica para minimizar la

incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de la empresa.

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En términos generales la planificación, es una serie de pasos, que tiene como

fin, cumplir metas reduciendo, tiempo y costos en una empresa.

4.2 OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN

El objetivo de las empresas independientemente del tipo y tamaño de estas, es

de maximizar beneficios y minimizar costos, lo cual existe actualmente como

una verdad para alguna de ellas. Otras empresas fueron cambiando por

distintas circunstancias. El proceso permanente de una lucha sin fin, no dejaba

contento al personal de las empresas pues no se sabia a ciencia acierta, si el

trabajo de todo un año o un periodo resultaba satisfactorio o no.

Es en donde se empieza a postular el logro de objetivos de los pequeños

empresarios, de esta forma tanto fuera un monto de dinero, o un porcentaje de

crecimiento. La meta estaba cumplida y se podía celebrar.

Otro punto a considerar puede ser el crecimiento corporativo, o también el

liderazgo tecnológico, en calidad en ventas.

Como se puede distinguir hay muchos objetivos empresarios en los cuales se

deja de lado el hecho de maximizar beneficios, pues estos implican la

disminución de ganancias a fin de lograr crecimiento, inversiones a corto plazo

y mejorar las ventas.

4.3 IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar

activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio tiene la visión

necesaria para considerar todos los aspectos de la organización. Además se

requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en

niveles más bajos.

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La planificación, es la primera función de proceso administrativo, por tanto,

realizar una buena planificación conlleva a tener una buena organización,

dirección y control de la empresa lo cual se traduce en una administración

eficaz.

Se puede observar con facilidad que se deben usar criterios para seleccionar el

periodo de la planeación de la empresa, la clave para elegir el periodo de

planeación apropiado se encuentra en el principio del compromiso: la

planeación lógica abarca un periodo futuro necesario para cumplir, a través de

una serie de acciones, los compromisos asumidos como parte de las

decisiones tomadas hoy.

4.4 TIPOS DE PLANIFICACIÓN

Entre los tipos de planificación podemos mencionar:

• Planificación Satisfactoria

• Planificación Óptima

• Planificación Adaptiva

4.4.1 Planificación Satisfactoria

Esta planificación comienza con la fijación de los objetivos y metas que se

consideran factibles y deseables. Esta planificación busca unos objetivos

suficientes, no tan altos como sea posible, sino solo suficientemente altos y

busca también un medio aceptable y factible para alcanzarlos, que tampoco

necesariamente será el mejor medio posible, rara vez, se manejan muchas

alternativas, ya que la mayoría de ellas permiten alcanzar el nivel de

satisfacción deseado. Lo normal es que se interesen más por identificar las

deficiencias pasadas, que por aprovechar las oportunidades futuras, por tanto,

tiende a encarar el futuro, mirando el pasado, y su mayor preocupación, en

general única sobre los recursos es el dinero, en la creencia de que si tienen

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los fondos suficientes, cualquier otro recurso se podrá adquirir cuando se

necesite.

4.4.2 Planificación Óptima

Esta planificación va encaminada a realizar las cosas de la mejor forma

posible. Se trata de elegir la mejor alternativa posible.

4.4.3 Planificación Adaptiva

Es aquella que se lleva acabo sin contar con mapas o planos detallados de

carácter permanente en donde representa una respuesta a un cambio que

reduce de alguna manera la eficacia de la conducta de un sistema, evitando

que suceda tal reducción.

5. CONTROL

Es de vital importancia, a través del cual los administradores se aseguran de

que las actividades presenten y se ajusten a las planeadas. El ambiente

cambiante de las organizaciones, la creciente complejidad de ellas, el hecho de

que los resultados no sean los esperados y el que los administradores

deleguen la autoridad figuran entre los factores que hacen necesario el control.

47

5.1 CONCEPTOS DE CONTROL

La conducción de las entidades, proyectos, unidades administrativas o

actividades particulares, en forma eficiente, efectiva y económica se logra con

el establecimiento de sistemas de control sólidos que, a la vez, permiten el

control y la agilidad administrativa de la organización.

Significa evaluar los resultados y adoptar medidas dentro de un negocio con el

fin de salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad y corrección de los

datos contables.

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que

sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en

forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan,

distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución

exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. 16

5.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL

Es imposible imaginar una organización totalmente desprovista de control,

pues este es vital para la supervivencia y el logro de los objetivos de las

organizaciones. El ambiente cambiante de las empresas, la creciente

complejidad de ellas el hecho de sus miembros cometen errores y el que los

administradores deban delegar la autoridad. La creciente complejidad en el

alcance del tamaño de las entidades comerciales modernas exige sistema de

control muy formal y riguroso para controlar estrechamente la diversidad de

líneas de productos y asegurar que se conserven la calidad y rentabilidad.

Los miembros de las organizaciones no son infalibles, por tanto, a veces se

equivocan, toman decisiones erróneas y diagnostican los problemas de modo

16 http://www.monografias.com/trabajos11/prico/prico.shtml Trabajo enviado por: Marko Antonio

48

incorrecto. Un sistema de control eficiente permite a los administradores

detectar esos errores antes de que se vuelvan graves.

6. INVERSIONES El Ministerio de Economía a través de la Dirección de Comercio e Inversión ha

desarrollado reformas al marco legal e institucional para facilitar el

establecimiento y operación de inversiones nacionales y extranjeras en el país,

con estos mecanismos se pretende fomentar e incrementar la inversión

nacional y extranjera en todos los rubros de la economía , lo que conlleva a la

generación de empleo productivo y en consecuencia el mejoramiento de los

niveles de vida de todos los Salvadoreños, a través de la disminución de costos

transaccionales de hacer negocios en El Salvador permitiendo así mejorar el

clima de inversión.

Las compañías internacionales han desarrollado proyectos e inversiones en los

diferentes sectores económicos, debido a la diversidad de oportunidades que

ofrece El salvador, gracias a la red de relaciones comerciales que el país tiene

por sus TLC (Tratados de Libre Comercio) con otros países, los inversionistas

no solamente pueden contar con el mercado local, sino que también, pueden

gozar de un acceso privilegiado a casi 500 millones de consumidores de

hemisferio.

Las inversiones representan colocaciones de dinero sobre las cuales una

empresa espera obtener algún rendimiento a futuro, ya sea, por la realización

de un interés, dividendo o mediante la venta a un mayor valor a su costo de

adquisición.

La inversión a corto plazo es llamada también: inversiones temporales.

Existen dos tipos de inversiones que son:

- Inversiones a corto plazo o temporales

49

- Inversiones a Largo plazo

6.1 INVERSIÓN A CORTO PLAZO

Generalmente las inversiones a corto plazo o inversiones temporales consisten

en documentos a corto plazo (certificados de deposito, bonos tesorería y

documentos negociables), valores negociables de deuda (bonos del gobierno y

de compañías) y valores negociables de capital (acciones preferentes y

comunes), adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato para las

operaciones. Estas inversiones se pueden mantener temporalmente, en vez de

tener el efectivo, y se pueden convertir rápidamente en efectivo cuando las

necesidades financieras del momento hagan deseable esa conversión.

6.2 INVERSIONES A LARGO PLAZO

Son colocaciones de dinero en las cuales una empresa o entidad, decide

mantenerlas por un período mayor a un año o al ciclo de operaciones,

contando a partir de la fecha de presentación del balance general.

6.3 DIFERENCIAS ENTRE INVERSIONES A CORTO PLAZO E INVERSIONES A LARGO PLAZO.

Inversiones a corto plazo Inversiones a largo plazo

Consisten en documentos a corto

plazo

Son colocaciones de dinero en plazos

mayores de un año.

Las productos se venden con mas

facilidades

Las acciones adquiridas a cambio de

valores que no son efectivos.

Se convierten en efectivo cuando se

necesite

No están disponibles fácilmente

porque no están compuestas de

efectivo sino por bienes.

Las transacciones de las inversiones El principal objetivo es aumentar su

50

permanentes deben manejarse a

través de las cuentas de cheques

propia utilidad, lo que puede lograr.

1) directamente a través del recibo de

dividendos o intereses de su inversión

o por alza en el valor de mercado de

sus valores

2) indirectamente, creando y

asegurando buenas relaciones de

operación entre las compañías y

mejorando así el rendimiento de su

inversión.

Consisten en documentos a corto

plazo ( certificados de deposito, bonos

tesorería y documentos negociables)

Consisten en valores de compañías:

bonos de varios tipos, acciones

preferentes y acciones comunes.

6.4 OBJETIVOS DE LA INVERSIÓN EN VALORES NEGOCIABLES

Si se quiere dinero para cualquier propósito operacional, estos valores pueden

convertirse rápidamente en efectivo; a su vez, las inversiones en valores

negociables son preferibles al efectivo porque producen ingresos o dividendos.

Cuando un inversionista posee varios valores negociables diferentes, este

grupo de títulos se denomina una cartera de inversión (portafolio). Al decidir

sobre los valores a incluir en la cartera, el inversionista busca maximizar el

rendimiento y minimizar el riesgo.

En primer lugar, es conveniente destacar el grado de liquidez de las mismas en

contraposición con el del ciclo largo. Mientras éstas, para renovarse, necesitan

probablemente varios periodos, aquellas rotan posiblemente varias veces en el

periodo, conllevando la rotación la posibilidad de convertir en liquidez el total

importe de, la correspondiente magnitud.

51

Sin embargo, si se analiza el balance de cualquier empresa, en cualquier

instante de tiempo, se observa que siempre aparecen prácticamente las

mismas magnitudes por cuantías aproximadas. Esto nos da una idea de la

necesidad de permanencia de estas magnitudes para garantizar la continuidad

empresarial.

En este sentido, si analizamos detenidamente las que hemos denominado a

corto plazo, quizás puedan observarse magnitudes que permanentemente

estarán y otras que no necesariamente tendrán que presentarse.

Las primeras son las derivadas de la actividad empresarial; dan lugar al

cumplimiento del objeto social de la empresa. Las segundas, que podemos

tipificar como ajenas a la explotación, no surgen como consecuencia directa de

la referida materialización del objeto social.