CAPITULO IV PROPUESTA DE UNA UNIDAD DE ...ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/7341/5/657.832 2...En...
Transcript of CAPITULO IV PROPUESTA DE UNA UNIDAD DE ...ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/7341/5/657.832 2...En...
109
CAPITULO IV
PROPUESTA DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA PARA
EL CONTROL DE LAS OPERACIONES CONTABLES DE LOS
HOSPITALES NACIONALES DE LOS MUNICIPIOS DE SAN
SALVADOR Y SAN MARCOS.
1. GENERALIDADES En el presente capitulo se da a conocer la propuesta de una Unidad de
Auditoria Interna que controle las operaciones contables de los Hospitales
Nacionales de los Municipios de San Salvador. Lo más relevante de esta
investigación es el hecho de que la mayoría de las instituciones del sector
hospitalario, no cuentan con unidades de auditoria que ejerzan el control
interno institucional.
Nuestra investigación dio como resultado aspectos muy positivos con respecto
a la creación e implementaron de unidades de Auditoria Interna en el sector
sujeto al estudio. Para que el control interno cumpla con los objetivos
establecidos, es necesario contar con la unidad que verificara su cumplimiento
y efectividad.
Las Unidades de Auditoria Interna son una herramienta importante para la toma
de decisiones de la administración, puesto que la función de Auditoria Interna
es la de informar al la Superioridad de las deficiencias e irregularidades que se
puedan estar presentando en los diferentes sectores de la entidad.
110
2. 0BJETIVOS DE LA PROPUESTA
2.1 GENERAL
Proponer una Unidad de Auditoria Interna que controle las operaciones
contables de los Hospitales Nacionales de los Municipios de San Salvador y
San Marcos, para el fortalecimiento del control interno institucional.
2.2 ESPECIFICOS
Hacer énfasis en la importancia de la creación de una Unidad de Auditoria
Interna, que verifique el cumplimiento del Sistema de Control Interno de las
operaciones contables realizadas por la entidad.
Fortalecer el sistema de seguridad de todas las operaciones contables que
en la entidad se llevan a cabo.
Lograr que las actividades de control realizadas por auditoria interna, sean
mas efectivas y oportunas.
Ayudar a que el control interno institucional establecido funcione
adecuadamente, dándole confiabilidad a la información obtenida, producto
de los registros contables.
3. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA Durante la investigación realizada, se comprobó que la mayor parte de los
Hospitales sujetos al estudio, no cuentan con una Unidad de Auditoria Interna,
así como un Sistema de Control Interno Institucional que le permita a la
111
administración tener una seguridad razonable de las operaciones contables
que se efectúan.
Es importante que el Sector Hospitalario Nacional, cuente dentro de su
estructura organizativa con una Unidad de Auditoria Interna, que ejerza el
control de las operaciones contables, debido a que estas instituciones se
encuentran en una etapa de modernización, por la importancia y demanda que
dicho sector tiene departe de la población.
El presupuesto económico que estas entidades ejecutan durante un periodo es
millonario, situación que vuelve necesaria la implementación de Unidades de
Auditoria Interna, que verifiquen el fiel cumplimiento de los Sistemas de Control
con relación a los registros contables producto de las operaciones que dichas
instituciones llevan a cabo.
4. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA Es importante la creación de una Unidad de Auditoria Interna dentro de las
estructuras del Sector Hospitalario Nacional, debido a la exigencia del proceso
de modernización en que se encuentran todas las instituciones del sector
estatal y al volumen de operaciones que estas realizan.
La importancia de nuestra propuesta radica principalmente en el hecho de que
la Auditoria Interna, debe cumplir con la función de la evaluación de la
idoneidad y efectividad de la estructura del control interno y su eficiencia para
alcanzar lo objetivos encomendados, comunicando a la administración los
112
resultados obtenidos a través de los exámenes efectuados en las distintas
áreas que operan dentro de la entidad.
Además es importante ya que esta herramienta de control le permite a las
autoridades superiores tener una certeza razonable de las operaciones
contables que se están llevando a cabo dentro de la entidad, cuyo producto
final son los estados financieros, que reflejan su situación financiera-
económica.
5. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA
INTERNA.
Permite a la Administración conocer las deficiencias e irregularidades que
se puedan estar presentando en la institución.
Ayuda a que exista una mejor organización institucional, dando como
resultado una efectiva gestión administrativa.
Permite la salvaguarda de los recursos institucionales y a la maximización
de los mismos
Contribuye a minimizar los errores e irregularidades, además permite
detectar el mal uso de los recursos y obligaciones por parte de los
responsables de su custodia y administración.
113
6. PERFILES DEL PERSONAL EJECUTOR DE LA AUDITORIA INTERNA
La Auditoria Gubernamental será efectuada por profesionales de nivel
superior, legalmente autorizados para ejercer en El Salvador...” 1
Deberán tener aprobado previo a su nombramiento un curso de
especialización en contabilidad gubernamental, dictado por la Dirección
General en Coordinación con la Unidad del Ministerio de Hacienda,
responsable de la capacitación.2
Deberá poseer en su conjunto la capacidad profesional necesaria para
realizar las tareas que se requieren. (Primera Norma General de Auditoria
Gubernamental)
Buenas relaciones humanas, excelente presentación; creativo y con
iniciativa y además con conocimientos en Computación.
Que posea buen espíritu de Servicio, aptitudes para trabajar en equipo, así
como ser innovador y visionario.
1El Articulo 32 de La Ley de la Corte de Cuentas de la República 2 Art. 180 del Reglamento de la Ley de Administración financiera del Estado
114
ORGANIGRAMA N° 3
7. ESTRUCTURA RECOMENDADA PARA LA UNIDAD DE AUDITORIA
INTERNA
DIRECTOR D INT
DIRECTOR DEL HOSPITAL
AUD AUX
JEFE DE
AUDITOR S
E AUDITORIA
ERNA
EQUIPO
UPERVISOR
ITORILIAR
AUDITORAUXILIAR
115
8. FUNCIONES DEL PERSONAL DE AUDITORIA INTERNA Las funciones generalizadas del personal de la unidad de auditoria interna,
están enfocadas verificar la aplicabilidad del control interno así como su
evaluación, para determinar su solidez a través de la realización de exámenes
de auditoria.
HOSPITALES NACIONALES
DE LOS MUNICIPIOS DE
SAN SALVADOR Y SAN
MARCOS
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PUESTOS
NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
CARGO: DIRECTOR DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
DEPENDENCIA DIRECTA: DIRECTOR GENERAL DEL HOSPITAL
OBJETIVO:
Mantener un control eficiente de las operaciones
contables realizadas en la institución
FUNCIONES PRINCIPALES
El director de Auditoria interna es responsable de
la buena gestión de la unidad, de forma que:
Comunica los resultados del examen de
auditoria a la Dirección superior
PERFILES
Edad de 25 a 35 años
116
Sexo masculino o femenino
Graduado en Licenciatura en Contaduría
Pública
Conocimientos en leyes tributarias y
mercantiles
Conocimientos en computación
Buenas relaciones humanas
Excelente presentación
Con iniciativa
Experiencia en puestos similares
HOSPITALES
NACIONALES DE LOS
MUNICIPIOS DE SAN
SALVADOR Y SAN
MARCOS
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
ESTRUCTURA DE MANUAL DE PUESTOS
NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
CARGO: AUDITOR SUPERVISOR
DEPENDENCIA: DIRECTOR DE LA UNIDAD
OBJETIVOS
Dar lineamientos, coordinar los medios para el
desempeño de las labores de auditoria
117
FUNCIONES PRINCIPALES
Dar instrucciones adecuadas a los
subordinados al comienzo de la auditoria y
aprobar el programa de auditoria
Comprobar de que se ejecuta el programa de
auditoria aprobado, a menos que se
justifiquen y autoricen modificaciones
Supervisa papeles de trabajo
Asegurar que los papeles de trabajo apoyan
debidamente las conclusiones, resultados e
informes de auditoria
Asegurarse que los informes de auditoria son
precisos, objetivos, claros, concisos,
constructivos y oportunos
Revisa y aprueba el programa de auditoria
Revisa y aprueba el cuestionario de control
interno
PERFIL
Edad 25 a 30 años
Sexo femenino o masculino
Graduado en Licenciatura en Contaduría
118
Pública
Conocimientos en leyes tributaria y leyes
mercantiles, Técnicas de la Corte de Cuentas
de la República
Buenas relaciones humanas
Experiencia mínima 4 años en cargos
similares
HOSPITALES NACIONALES DE LOS
MUNICIPIOS DE SAN SALVADOR Y
SAN MARCOS
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE
PUESTOS
ESTRUCTURA DE MANUAL DE
PUESTOS
NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
CARGO: JEFE DE EQUIPO
DEPENDENCIA: AUDITOR SUPERVISOR
OBJETIVOS
Adecuada planificación y control de las
actividades
119
FUNCIONES PRINCIPALES Identifica al personal del área
sujeta al examen para la obtención
de la información necesaria
Coordina las necesidades de la
información de los auditores
auxiliares con el personal de las
áreas en examen
Elabora el programa de auditoria a
desarrollar por los auditores
auxiliares, según el plan de
auditoria
Elabora el cuestionario para la
evaluación del control interno
institucional.
PERFILES
Edad 25 a 30 años
Sexo masculino o femenino
Graduado en Licenciatura en
contaduría Pública
Conocimientos en leyes tributarias
y leyes mercantiles, normas
técnicas de la corte de cuentas
120
Buenas relaciones humanas
Experiencia mínima 4 años
HOSPITALES NACIONALES DE LOS
MUNICIPIOS DE SAN SALVADOR Y
SAN MARCOS
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE
PUESTOS
ESTRUCTURA DE MANUAL DE
PUESTOS
NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
CARGO: AUDITORES AUXILIARES
DEPENDENCIA: JEFE DE EQUIPO
OBJETIVOS
Su misión es cumplir con las
instrucciones emanadas del jefe de
121
equipo con respecto al trabajo en
ejecución.
FUNCIONES PRINCIPALES
Responsables de plasmar en los
papeles de trabajo el examen
efectuado, utilizando índices y
referenciandolos adecuadamente
Ejecutar los procedimientos
contenidos en el programa de
auditoria.
Elaborar las condiciones
reportables producto del examen.
Evalúa el control interno de las
áreas a examinar de una forma
preliminar.
Utilizara marcas de auditoria, para
indicar los procedimientos del
programa que se han cumplido.
Cumple con las observaciones del
jefe de equipo y supervisor.
Actualizar el archivo permanente y
122
corriente, entre otros.
PERFILES
Edad 25 a 30 años
Sexo masculino o femenino
Licenciado o Estudiante de
Licenciatura en Contaduría Pública
Haber realizado el Curso de
Contabilidad Gubernamental
Conocimientos de leyes, Normas
Técnicas de la Corte de Cuentas,
Ley SAFI, y Reglamentos etc.
Buenas Relaciones Humanas
Buena Presentación
Experiencia mínima 2 años en
puestos similares.
123
9. PRESUPUESTO DE GASTOS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
No DESCRIPCION
UNITARIO
PARCIAL
TOTAL
RECURSOS HUMANOS
¢ 23,500.00
1
Director ¢ 6,000.00
1
Auditor Supervisor
5,000.00
1
Auditor Jefe de Equipo
4,500.00
2
Auditores Auxiliares
¢ 4,000.00
8,000.00
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
¢63,400.00
1 Escritorio Tipo Ejecutivo
¢ 3,000.00
4
Escritorios Tipo Secretarial
¢ 1,800.00
7,200.00
1
Silla Tipo Ejecutiva
600.00
4
Sillas Tipo Secretarial
400.00
1,600.00
124
5 Contómetros 1,200.00 6,000.00
3 Computadoras (Equipadas
12,500.00
37,500.00
2
Archivadores Metálicos
1,000.00
2,000.00
5
Muebles para computadora
900.00
4,500.00
1
Pizarra 1.20 X 2
1,000.00
1,000.00
PAPELERIA
¢ 15,000.00
TOTALES... ¢ 101,900.00 Fuente: los sueldos fueron considerados de acuerdo a los pagados al Personal de Auditoria Interna del Hospital Nacional de Niños Benjamín Bloom. Fuente: la información fue obtenida en OMNISPORT, Sucursal metro centró de San Salvador.
10. ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO PERMANENTE Y
CORRIENTE
Dentro de la entidad existirá un espacio físico donde se mantendrán dos
archivos, uno permanente y otro corriente.
10.1 ARCHIVO PERMANENTE
El archivo permanente contendrá información de la entidad, relacionada con
disposiciones legales, reglamentos, manuales, instructivos y demás normas
que regulen su funcionamiento; asimismo comprende datos relativos con su
organización estructura, funciones, procedimientos, contratos, convenios, e
informes de trabajo de auditoria.
10.2 ARCHIVO CORRIENTE
El archivo corriente, comprenderá los papeles de trabajo generales y
específicos, relacionados con las auditorias efectuadas anteriormente, como lo
125
son programas de auditorias, cuestionarios de control interno, sumarias,
analíticas, narrativas, cédulas de detalle, Cédulas de Ajuste, Cédulas de
Hallazgos, etc.
11. LIMITANTES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA
algunas de las limitantes que se pueden presentar como negativas para la
implementación de la unidad de auditoria interna, son los que detallamos a
continuación:
a) Falta de interés por parte de las autoridades de la institución para
crear la unidad
b) Falta de presupuesto debidamente a la aprobación de la
asignación por parte del Ministerio de Salud Pública y asistencia Social
c) El costo económico en el que se incurriría al crear la unidad , con
relación a los gastos en personal, maquinaria y equipo de oficina y
papelería entre otros.
12. PLAN DE IMPLEMENTACION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Después de tomar la decisión de adoptar la propuesta del diseño de la Unidad
de Auditoria Interna, las Instituciones del sector Publico Hospitalario, deberán
contar con un plan que permita su aplicación en forma eficaz y eficiente.
El plan de implementación, se refiere a un conjunto organizado de acciones
para poner en marcha la propuesta del diseño de dicha unidad de auditoria.
126
13. OBJETIVOS
13.1 GENERAL
Facilitar y agilizar la implementación de la propuesta de la unidad de auditoria
interna, a fin de alcanzar una mejor eficiencia y efectividad en cuanto al control
interno institucional.
13.2 ESPECIFICOS
Agilizar la puesta en practica de la propuesta de la unidad de auditoria
interna.
Establecer los lineamientos necesarios para la creación de la unidad de
auditoria.
Determinar los requerimientos y su debido control para la implementación.
14. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA
UNIDAD
Primeramente hacer las gestiones necesarias ante el Ministerio de Salud
Publica y Asistencia Social, para que autorice la asignación presupuestaria
de fondos; aclarando ante este la necesidad que las entidades tienen de
contar con una unidad de auditoria.
127
Luego de la aprobación presupuestaria de fondos, designar el local donde
funcionara la unidad, el cual debe cumplir con ciertos requisitos como lo
son:
Acceso restringido para todo aquel personal ajeno a las actividades de
auditoria interna.
Seguridad razonable de la documentación que soporta el archivo
permanente y corriente.
El equipamiento adecuado de la unidad de acuerdo a las necesidades de
los auditores, para el mejor desempeño de sus funciones; como lo son los
recursos materiales y tecnológicos.
Llevar a cabo la selección del personal que formara parte de la unidad de
auditoria interna, el cual debería ser el idóneo, el cual será elegido
mediante pruebas de aptitudes y exámenes psicológicos.
El adiestramiento y la capacitación al personal, son factores importantes
para que este desarrolle una labor de auditoria eficiente.
128
En necesaria la y evaluación periódica, Una vez implementada la unidad de
auditoria interna, será necesario hacer una evaluación periódica de su
funcionamiento, para los efectos de reingeniería.
15. NORMATIVA LEGAL Y TECNICA APLICABLE A LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA.
Ley Orgánica de la Corte de Cuentas de la República.
Ley de Administración Financiera del estado.
Reglamento de la Ley de Administración del estado.
Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna.
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
Normas de Auditoria Gubernamental Generalmente Aceptadas.
129
16. CRONOGRAMA PARA EL PLAN DE IMPLEMENTANCION
ENERO (2002)
FEBRERO (2002)
ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4
RESPONSABLES
FASE 1. LEGALIZACION: 1. Legalización de la Unidad de Auditoria Interna.
Autoridades de la entidad.
FASE 2. EQUIPAMIENTO: Equipamiento del local
Departamento de adjudicaciones.
FASE 3. SELECCIÓN DEL PERSONAL: Mediante Pruebas de Aptitudes y Psicológicas.
. Departamento de Recursos Humanos
FASE 4. ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACION: Atraves de cursos de capacitación.
Departamento de Capacitación.
FASE 5. SEGUIMIENTO: Esta fase debe ser constante para hacer correcciones.
Personal Técnico de apoyo al proyecto.