CAPITULO VII CONTROL: APRENDIZAJE Y CAMBIO

7.1 Concepto.7.2 Pasos del proceso de control7.3 Tipos de Control7.4 Otros tipos de control Formal o Burocrático7.5 Síntomas de una empresa fuera de control7.6 Resistencia al Control

Es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.

Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes (planeación), una estructura organizacional adecuada (organización) y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Proceso de Control

1.- Establecer estándares de desempeño: Un estándar es el nivel de desempeño esperado con respecto a una meta determinada, por lo tanto sirve como parámetro de comparación con el cual se evalúa el desempeño real.Es posible fijar estándares para cualquier actividad financiera, operativa, legal, de beneficencia, etc, respecto de cantidad, calidad, tiempo que se utiliza, costo.

2.- Medición del desempeño: Provienen de 3 fuentes distintas, informes escritos, orales, y observación personal, las cuales deben ser oportunas.

3.- Comparación del desempeño con el estándar: Se compara lo realizado con la norma, en algunas actividades existen excepciones pero es donde más se debe dirigir la atención, por ejemplo en ensamblaje de cada 5000 piezas sólo 5 no cumplen con la norma.

4.- Tomar medidas para corregir los problemas y reforzar los éxitos: Este paso garantiza que las operaciones se ajusten para alcanzar los resultados planeados o excederlos si fuera el caso. La selección de la acción correctiva depende de la naturaleza del problema, puede ser un cambio en la estrategia de marketing, una acción disciplinaria, una mejor revisión de las partes manufacturadas o grandes modificaciones en un proceso

Tipos de Control

Control Formal o Burocrático: Uso de reglas, reglamentos y autoridad para guiar el desempeño. Eje: Presupuestos, reportes estadísticos, valoración de desempeño.

Control Preliminar: Se utiliza antes de que las operaciones se inicien con el fin de evitar problemas antes de que surjan, los políticas, procedimientos y reglas se diseñan para garantizar que las actividades planeadas se lleven a cabo en la forma adecuada. Ejemplo:

Política de Aprobación de gastos Políticas y procedimientos para la concesiòn de préstamosContratos de Pareja, su relación es voluntaria y bienvenida.

Control Concurrente: Tiene lugar mientras los planes se ejecutan y es el núcleo de cualquier sistema de control, incluye dirección, supervisión y actividades de ajuste a medida que se llevan a cabo, para corregir los posibles errores que se pudieran presentar en forma inmediata. Los adelantos tecnológicos han dado lugar a poderosos controles concurrentes por ejemplo en la producción se lleva un registro de errores por hora, velocidad de máquinas. Los presupuestos se pueden actualizar constantemente. Las terminales de puntos de venta envían información a las oficinas centrales para mostrar qué productos se están vendiendo y en qué locales.

Control de Retroalimentación: Implica una recopilación y un análisis de datos de desempeño y los resultados obtenidos para corregir las desviaciones que se presentaron. El tiempo es muy importante en el control de retroalimentación, el control tiene que ser oportuno para evitar daños graves. Se utiliza por lo general en producción.Ejemplo: Si comparamos gastos reales con presupuesto trimestral o peor aún anual cuando se debe hacer semanal o mensual.

Control de Mercado

Se basa en el uso de mecanismos de fijación de precios e información financiera del mercado para regular las actividades al interior de las organizaciones.

Implican el uso de fuerzas económicas, mecanismos de fijación de precios de los diversos productos o servicios, por ejemplo concurso de proveedores.

Control de Clan

Basado en las normas, valores, metas compartidas y confianza entre los miembros del equipo.

Mediante el Control del Clan se debe facultar a los empleados para que tomen decisiones y actúen en el mejor interés de la empresa, creando verdaderos equipos de trabajo con una fuerte cultura de altos estándares e integridad para que los empleados ejerzan el control efectivo por su propia cuenta.

Otros Dispositivos de Control Formal o Burocrático

Sistema Six Sigma: Es una herramienta para el control de calidad. Está diseñada para reducir los defectos en todos los procesos de la organización: servicio inadecuado, entrega retrasada y precios excesivamente altos debido a ineficiencia. Ejemplo: Se puede determinar cantidad de artículos perdidos por hora, número de prescripciones equivocadas, cantidad de accidentes por día.

Auditorías Administrativas: Sirve para evaluar la eficacia y la eficiencia de los diversos sistemas dentro de una organización, pueden ser internas y externas.

Controles Presupuestales: Es el proceso de investigar lo que se está haciendo y comparar los resultados con los datos presupuestales correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias, vincula al control preliminar, concurrente y de retroalimentación, se lo conoce también como presupuestación.

Presupuesto:

Cada empresa debe llevar un registro de sus ingresos, gastos y utilidades y proyectar esos números a un año o incluso a varios años, el peor error de un empresario es considerar el presupuesto como un ejercicio de una sola vez sólo para obtener un préstamo o pagar impuestos en un lugar de que sea un documento viviente que se utiliza de forma cotidiana. Para realizarlo se investiga precios, costos, y ventas de otras empresas similares, siendo siempre conservador con los números y tratando de crear un fondo de contingencias.

Crear un presupuesto puede ayudar a un empresario que inicia a fijar metas y evaluar la viabilidad de la idea de negocio, también puede ayudar a los pequeños negocios ya establecidos a calcular la salud financiera de sus empresas ya medir el progreso. Para una empresa que inicia el presupuesto es crucial a fin de evaluar si es una idea realista, en el desarrollo de la empresa nos indica si la empresa va por buen camino. Un presupuesto es clave para conseguir nuevos socios e inversionistas, permite demostrar lo planeado versus lo logrado.

Ningún negocio debería carecer de un presupuesto de trabajo.

Tipos de Presupuestos

De ventas: Pronóstico de ventas por mes y producto.De producción: Tipo y capacidad de máquinas, cantidad a producir y disponibilidad de materiales.De costo: Se utilizan en diferentes áreas las que no generan ingresos como Talento Humano y áreas de apoyo, pero también en producción, pueden ser fijos o variables.De efectivo: Muestra la cantidad de capital de trabajo disponible, si se requiere financiamiento externo, se prepara al final de todos los presupuestos.De capital: Se utiliza para el costo de activos fijos como la planta y el equipo.Presupuesto Maestro: Incluye todas las actividades importantes del negocio, reúne y coordina todas las actividades de otros presupuestos.Auditorías contables: Se usan para verificar reportes y declaraciones contables, y el hecho de saber que estos son precisos, confiables y que guardan los principios de contabilidad generalmente aceptados genera confianza.Costeo basado en actividades ABC: Identifica los flujos de actividades y asigna costos a los distintos procesos a los distintos procesos de negocios de acuerdo con la cantidad de tiempo que los empleados dedican a una actividad en particular.Controles Financieros: Hoja de Resultados: Activos=Pasivos+Capital de accionistas.Estado de Pérdidas y GananciasRazones Financieras de liquidez, de apalancamiento, de rendimiento, etc.

Síntomas de una empresa fuera de control

Dirección muy poco estrictaAusencia de PolíticasFalta de estándares previamente aprobadosAdministración tipo «despidos»Falta de revisiones periódicasMalos sistemas de informaciónFalta de ética cultural.

Resistencia al Control:

A menudo existe una fuerte resistencia al Control, porque este aumenta la precisión de los datos de desempeño, hacen a los empleados más responsables de sus acciones , ponen de manifiesto errores que amenazan la seguridad en el empleo y reducen la autonomía de las personas y su estatus.