Capitulo15

Manual Técnico Administrativo del Programa Ampliado de Inmunizaciones - PAI

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15. Sistema de información

Sistema de información

El sistema de información es un mecanismo que les permite interactuar y retroalimentarse con la información que generan, a todas las entida-des del sector, de acuerdo con la naturaleza y las necesidades específicas de cada una. Tiene ventajas para sus integrantes a quienes les facilita el desarrollo de políticas en beneficio de toda la sociedad, actuando en forma coordinada, subsidiaria y concurrente; concomitantemente, exige de todos un aporte confiable, oportuno y pertinente para el sistema de información.

Para alcanzar estos objetivos se requiere que, inmerso en la cultura de la organización, se valore la importancia de la información y su ade-cuado manejo, reflejado en el aporte permanente de la información estadística generada por parte de los integrantes. Sobre estos temas debe haber acuerdo entre quienes forman parte del sistema de información, y debe ser propósito prioritario de cada uno para avanzar en la recolección y el mantenimiento de la información con ciertos criterios comunes.

En el marco de este sistema de información, el Ministerio de la Protección Social es el encarga-do de dirigir y coordinar las actividades con el fin de promover el intercambio de información entre las diferentes entidades que participan en el proceso de vacunación del país.

Así mismo, le corresponde difundir la informa-ción disponible a las diferentes entidades y a la sociedad en general. Para cumplir con este propósito, el Ministerio formuló el desarrollo del Sistema Integral de Información en Salud y,

dentro de él, el módulo de salud pública y, por lo tanto, el componente de PAI.

A partir de estos procesos, se determinaron los pasos que se deben tener en cuenta desde la captura de la información, hasta el procesamien-to, el análisis y la difusión de los resultados.

Objetivos

• Estandarizar y unificar las estructuras de datos para el manejo de la información del pro-grama• Garantizar la calidad del dato tendiendo a que éste sea registrado en un sistema automa-tizado desde la fuente primaria• Consolidar la información que se genera en las acciones de vacunación• Obtener automáticamente los indicadores básicos de gestión del PAI, de modo que se dis-ponga de información oportuna que sustente la toma de decisiones.

Premisas básicas

• La información procedente de las fuentes primarias hacia las direcciones locales, depar-tamentales y al nivel nacional debe ser comple-ta, precisa y oportuna.• Es importante que en cada punto de aten-ción exista un equipo de cómputo exclusivo para el PAI y personal entrenado en el registro en línea.• Las instituciones deben tener mecanismos de capacitación continua en el manejo de los registros del sistema de información, tanto manuales como automatizados, para garantizar la continuidad de los procesos a pesar de los cambios de personal.

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• Todas las acciones del componente se encuentran debidamente sustentadas en la normatividad vigente, referida en el marco nor-mativo de esta guía

El Programa Ampliado de Inmunizaciones consti-tuye una prioridad nacional y constituye un pro-yecto de alto impacto social por su comprobada efectividad en la prevención de enfermedades. Esta dimensión posibilita que, además de las estructuras de datos planteadas en los registros individuales de prestación de servicios de salud, el PAI maneje algunas variables específicas que complementan a las anteriores con lo cual es posible dar respuesta adecuada a las necesida-des de información de los diferentes actores del sistema.

Desde los inicios del PAI en Colombia se esta-blecieron las normas y los modelos básicos para el registro individual de las vacunas definidas en los esquemas aprobados para el país, así como los modelos colectivos para el registro, procesamiento y análisis de la información de las coberturas y demás variables que genera; igualmente, los modelos para el movimiento de productos inmunobiológicos, seguimiento de los equipos de conservación de los mismos (neve-ras, congeladores, cavas) y para la captación de información en terreno, de acuerdo con la estra-tegia utilizado y el fin que se pretende.

A la fecha se cuenta con programas validados para el procesamiento de la información y con personal entrenado. Sin embargo, aún existen algunas falencias que generan pérdida de infor-mación en la ruta crítica, desde el registro indivi-dual de las dosis de vacuna hasta la consolida-ción en los diferentes niveles, lo cual hace que

el gerente del PAI deba hacer ingentes esfuerzos para responder a las exigencias del sistema.

Instrumentos e instructivos

Para el manejo del Programa Ampliado de Inmunizaciones se consideran seis tipos de ins-trumentos, a saber:

• Instrumentos operativos de vacunación• Instrumentos relativos a los insumos del PAI• Instrumentos de vigilancia• Instrumentos de apoyo a las estrategias• Instrumento de habilitación a prestadores• Instrumentos de evaluación

Para cada uno de estos grupos se hace una des-cripción de cada instrumento y se remite a los anexos en donde se presentan el formulario y su instructivo de diligenciamiento correspondiente.

Instrumentos operativos de vacunación

Registro diario: tiene como fin identificar por Registro diario: tiene como fin identificar por Registro diario:producto biológico, administradora, localidad y grupo objeto a las personas que hayan recibido cada uno de los diferentes esquemas en el PAI y se constituye en el insumo básico, en medio físico o magnético, para la obtención de los indi-cadores de coberturas, concentración y cumpli-miento requeridos por el programa.

Toda institución que preste servicios de vacuna-ción tiene la obligación de llevar los registros del PAI y emitir dentro de los tiempos estipulados la información de dosis aplicadas, el movimiento de los productos inmunobiológicos y demás indica-dores que mensualmente se soliciten.


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Desde el punto de vista logístico, cada entidad territorial se organiza de forma tal para que pueda mantener la información por regímenes de afilia-ción al sistema y no afiliados, y por área urbana y rural. Ver en el anexo el instrumento y el instructi-vo de diligenciamiento correspondientes.

Resumen mensual: su objeto es consolidar mensualmente el número de dosis aplicadas por cada producto biológico contemplado en el actual esquema de PAI, aprobado para Colombia. Se pueden obtener los indicadores de cober-tura, rendimiento, cumplimiento, disponibilidad y utilización de los recursos. Permite hacer el seguimiento al cumplimiento de las metas pro-gramáticas, con el fin de detrminar la eficiencia administrativa y técnica del programa.

De igual manera, facilita el seguimiento al movi-miento de los productos inmunobiológicos y jeringas de cada una de las entidades prestado-ras de servicios de salud, el nivel local, departa-mental y nacional, lo que permite establecer las coberturas de las entidades prestadoras que del servicio de vacunación que cumplen con el insu-mo básico de la información.

Para el envío al nivel nacional de la información mensual en lo referente a las dosis aplicadas por biológico y por departamento, se tiene diseñada una plantilla estandarizada que debe ser diligen-ciada teniendo en cuenta lo siguiente:

1. Hoja 1. Los departamentos que tienen PAIDSA deben diligenciar únicamente las casi-llas que se encuentran en blanco, es decir, la información por cada municipio que no se encuentra registrada en el programa de com-putador.

2. Hoja 2. Los departamentos que no tienen PAIDSA deben diligenciar la plantilla en su totalidad por cada municipio.3. Hoja 3. PAIDSA (por favor, no la modifique); esta hoja únicamente se diligencia a nivel nacional, con el total de la información enviada por cada departamento (ver anexo)

Carné de vacunación: tiene por objeto proveer Carné de vacunación: tiene por objeto proveer Carné de vacunación:a la persona vacunada, a los padres de familia y al personal de salud, un instrumento con la infor-mación específica sobre las vacunas recibidas, las fechas de aplicación y las fechas para el cumplimiento de las próximas citas y sirve como mecanismo para certificar el estado de vacu-nación de colegios, guarderías y aeropuertos, entre otros, con el fin de cumplir con las normas establecidas y garantizar el cubrimiento del 100% de la población objeto del plan de vacunación del país. Es un documento muy importante para el usuario; por lo tanto, debe recomendarse que sea conservado y que se presente en cada visita a las instituciones de salud.

Existen tres clases de carnés oficiales en Colombia:

• infantil (ver anexo),• del adulto (ver anexo) • internacional (ver anexo).

Cada uno de estos carné permite el registro de las vacunas aplicadas según el esquema de vacunación establecido para el grupo determi-nado, además de los lotes de cada vacuna y la persona que realizó la vacunación.

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Historia individual de inmunización: permite mantener la información específica sobre las vacunas aplicadas y como mecanismo para cer-tificar el estado de vacunación de los usuarios en una institución de salud, con el fin de cum-plir con las normas establecidas y garantizar el cubrimiento del 100% de la población objeto del plan de vacunación del país. Igualmente, le sirve al ente territorial para evaluar en el campo las coberturas reales de vacunación en una vereda, barrio, área, zona, localidad o municipio.

Debe ser diligenciado completamente por todo prestador de servicios de salud que brinde servi-cios de vacunación, por el funcionario responsa-ble de ejecutar la actividad (ver anexo).

Instrumentos relativos a los insumos del PAI

Pedido y suministro de insumos: sirve para Pedido y suministro de insumos: sirve para Pedido y suministro de insumos:realizar los pedidos de productos inmunobio-lógicos y jeringas a las instancias superiores, previo análisis de los insumos existentes en la institución. El mismo formulario nos permite su aprobación por la institución responsable y su posterior despacho en el almacén de vacunas correspondiente o quien haga sus veces en la dirección local de salud, Departamento, distrito o entidad nacional. Por todo lo anterior se requiere la presentación de los movimientos de biológicos previos a la nueva orden de pedido (ver anexo).

Recepción de insumos: es un formulario que Recepción de insumos: es un formulario que Recepción de insumos:sirve para corroborar el estado y la cantidad de productos inmunobiológicos recibidos por parte del almacén nacional en los distritos y depar-tamentos, con el fin de llevar un control sobre el transporte, el envío y la calidad de éstos en cuanto a la cadena de frío (ver anexo).

Control de temperatura: permite llevar un control tanto visual (gráfico) como contable de la temperatura a la cual han mantenido los equipos de la cadena de frío que almacenan los produc-tos inmunobiológicos del Programa Ampliado de Inmunizaciones. Es de obligatoria utilización en cada una de las IPS y entes territoriales que manejen productos inmunobiológicos del PAI.

Se discriminan dos formatos para el registro dia-rio de la temperatura de las condiciones internas dependiendo del tipo de refrigerador disponible.

Hoja de control de temperatura de refrige-rancion: si se cuenta con una nevera o refrige-rador vertical, el rango de temperaturas va de –3 °C a +15 °C y el margen de seguridad entre +2 ° y +8 °C; si se tiene refrigerador horizontal diseñado y certificado para conservar vacunas, se emplea el formato que tiene el rango de temperaturas de 0°C a 9°C, y el margen de seguridad es el mismo, entre 2 °C y 8 °C, con mayor amplitud para el registro gráfico porque las temperaturas leídas en este tipo de equipos son muy similares. Este último formato para refrigeradores horizontales se acopló para sistematizarlo usando el progra-ma Excel de Office (ver anexo).

Hoja de control de temperatura de conge-lación: el formato del congelador se diseñó para registrar el comportamiento del equipo, mas no para controlar las vacunas porque, como se explicó anteriormente, en el nivel departamental y municipal todas las vacunas se deben conser-var entre 2 °C y 8 °C (ver anexo).

Ficha técnica: este formato recoge los datos que deben conservarse en la carpeta junto con la hoja de vida de cada equipo en un sitio de fácil acceso


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por el personal a cargo del refrigerador; los últi-mos dos recuadros sólo aplican para los cuartos fríos, no para los refrigeradores (ver anexo).

Formato de hoja de vida del equipo: el for-mato de hoja de vida indica inicialmente las acti-vidades periódicas que se deben efectuar sobre el refrigerador y la competencia de su ejecución. Las últimas dos filas de este formato correspon-den a los equipos que funcionan por radiación solar, por planta eléctrica o por fuente térmica, como el gas o el querosene. En la parte final de este formato aparecen los recuadros que se deben diligenciar cada vez que se efectúe algu-na actividad sobre el refrigerador, resaltando la fecha y el funcionario responsable (ver anexo).

Inventario de red de frío: este formato nos permite conocer el estado actual en un momento específico del tiempo de los componentes de la cadena de frío de cada centro vacunador (ver anexo).

Kardex: el registro de control de insumos (kardex) nos permite tener un control diario del movimiento de cada uno de los insumos del PAI, además del inventario de los productos inmuno-biológicos por laboratorio productor, lote y fecha de vencimiento diferentes en cualquier momento. También nos permite tener a la mano un inventa-rio oportuno de inmunobiológicos para evitar su manipulación innecesaria.

Este formulario es el soporte más importante que se tiene del manejo de los insumos en cada una de las IPS que aplican vacunas y puede ser requerido por cualquier ente de control para su verificación; por tal motivo, debe diligenciarse muy bien, con letra clara,

sin tachones ni enmendaduras y con tinta (ver anexo).

Acta de baja: es el instrumento utilizado para informar de aquellos productos inmunobiologi-cos o insumos que se excluyen del inventario por algún motivo diferente a la utilización normal en el proceso de vacunación, tales como robo, pérdida, vencimiento, daño o congelamiento, entre otros.

Debe ser diligenciado por cada una de las IPS que manejan vacunas en el momento de dar de baja algún insumo por los motivos anotados. Requiere la firma y conocimiento de cada uno de los responsables del manejo de los insumos y se debe remitir al nivel superior para su cono-cimiento. Es muy importante que se registren allí la forma de desecho y las acciones correctivas que se tomaron para que estas situaciones no vuelvan a ocurrir (ver anexo).

Instrumentos de vigilancia

Se pueden ver en cada uno de los protocolos de la vigilancia en salud pública establecidos por el Instituto Nacional de Salud.

Búsqueda activa institucional De poliomielitisDe sarampión y rubéolaDe tétanos

Búsqueda activa comunitaria

Instrumentos de apoyo a estrategias

Censo y consolidado de canalización: como se estableció anteriormente, esta estrategia per-

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mite establecer una relación permanente entre la comunidad y el sector salud, gracias a la ayuda y cooperación de los líderes comunitarios, quienes colaboran en la orientación de los usuarios para que exijan los servicios en los organismos de salud o en los puestos móviles que se ponen a su disposición (ver anexo).

Instrumento guía de habilitación a prestadores

Instrumento guía para la verificación de la habilitación de servicios de vacunación en una institución prestadora de servicios de salud: este instrumento le facilita al programa salud: este instrumento le facilita al programa salud:ampliado de inmunizaciones el seguimiento al cumplimiento de las condiciones de habilitación requeridas para prestar el servicio.

Instrumentos de evaluación

Gerencial del PAI: es un instrumento Gerencial del PAI: es un instrumento Gerencial del PAI:que permite en una rápida visión, enterarse de la situación del Programa Ampliado de Inmunizaciones (ver anexo).

Guía de supervisión: permite evaluar los diferentes componentes del programa utilizando una sistematización clara y preguntas objetivas y directas. (ver anexo)

Encuestas de cobertura (30 por 7) (ver el Encuestas de cobertura (30 por 7) (ver el Encuestas de cobertura (30 por 7)capítulo de supervisión, seguimiento y evalua-ción, evaluacion de la cobertura, encuesta por muestreo)

Evaluación rápida de la cobertura (ver el capítulo de supervisión, seguimiento y evalua-ción, evaluacion de la cobertura, evaluación rápida de cobertura )

Flujo de la información

Debe fluir en los 5 primeros días de cada mes, de las entidades prestadoras de servicios de salud a la dirección local de salud; ésta, a su vez, tiene hasta el 10 de cada mes para hacer la consoli-dación y enviar a la coordinación departamental, quien a más tardar los días 15 de cada mes debe estar enviando al nivel nacional la información consolidada por departamento y municipio por el medio técnico y la tecnología disponible. Los tiempos de reporte podrán ser ajustados por las entidades territoriales para poder cumplir con las fechas límite de notificación que indique el Instituto Nacional de Salud y el Ministerio de la Protección Social.

Estructuras de archivos planos

Para garantizar el traslado correcto de la infor-mación entre los diferentes actores del sistema, sin importar la herramienta de programa de com-putador que se emplee para la consolidación, se define un estándar de datos representado en la estructura de archivos planos que se aprecia en el anexo 16.


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