CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivos de la evaluación Objetivo General de ... ·...
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2 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivos de la evaluación La evaluación del sistema de control interno se realizó con cargo al Plan Operativo de Control de 2011 de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas, y, en cumplimiento de la Orden de trabajo que consta en oficio DAIMF-2011-228, de 31 de agosto de 2011, suscrito por la Auditora General. Objetivo General de la evaluación - Establecer si el control interno de la institución, proporciona un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con la eficiencia y eficacia de la gestión y cumplimiento de las disposiciones legales y demás normas aplicables. Objetivos específicos - Determinar que la actitud y accionar de las autoridades y personal de las Subsecretarías, Coordinación General, Regionales y Direcciones, sujetas a la evaluación implementen y ejecuten políticas propicias para desarrollar un adecuado sistema de control interno. - Establecer que la Subsecretaria de Tesorería de la Nación y Coordinación Regional 6, tengan una adecuada estructura administrativa y que las funciones que realizan estén distribuidas de manera que permitan lograr sus objetivos y metas planificadas dando a conocer sus resultados. Alcance de la evaluación En la evaluación del sistema de control interno de las Subsecretarías de Consistencia Macrofiscal, Tesorería de la Nación, Coordinaciones General de Planificación y
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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivos de la evaluación
La evaluación del sistema de control interno se realizó con cargo al Plan Operativo de
Control de 2011 de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas, y, en
cumplimiento de la Orden de trabajo que consta en oficio DAIMF-2011-228, de 31 de
agosto de 2011, suscrito por la Auditora General.
Objetivo General de la evaluación
Establecer si el control interno de la institución, proporciona un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con la eficiencia y
eficacia de la gestión y cumplimiento de las disposiciones legales y demás normas
aplicables.
Objetivos específicos
Determinar que la actitud y accionar de las autoridades y personal de las
Subsecretarías, Coordinación General, Regionales y Direcciones, sujetas a la
evaluación implementen y ejecuten políticas propicias para desarrollar un
adecuado sistema de control interno.
Establecer que la Subsecretaria de Tesorería de la Nación y Coordinación
Regional 6, tengan una adecuada estructura administrativa y que las funciones
que realizan estén distribuidas de manera que permitan lograr sus objetivos y
metas planificadas dando a conocer sus resultados.
Alcance de la evaluación
En la evaluación del sistema de control interno de las Subsecretarías de Consistencia
Macrofiscal, Tesorería de la Nación, Coordinaciones General de Planificación y
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Coordinaciones Regionales 5 y 6, Direcciones de Certificación y Documentación y
Comunicación Social del Ministerio de Finanzas, se revisó el cumplimiento de las
siguientes normas de control interno:
200 Ambiente de Control
200-03 Políticas y Prácticas del Talento Humano
200-05 Delegación de Autoridad
200-06 Competencia Profesional
200-07 Coordinación de Acciones Organizacionales
200-08 Adhesión de Políticas Institucionales
En el caso de la Subsecretaría de la Tesorería de la Nación, a más de las normas de
control interno señalas en el párrafo anterior, se evaluaron las siguientes:
100-04 Rendición de Cuentas
200-02 Administración Estratégica
200-04 Estructura Organizativa
401-01 Separación de Funciones y Rotación de Labores
401-03 Supervisión
Por lo que sus resultados constan al final del presente informe.
La evaluación del sistema de control interno se realizó entre el 1 de enero y el 30 de
septiembre de 2011 y no incluyó el análisis de la propiedad, legalidad y veracidad de
las operaciones administrativas y financieras.
Limitación al alcance
La evaluación del sistema de Control Interno en la Regional 6, creada mediante
Acuerdo Ministerial 119 de 19 de mayo de 2010 con su misión, atribuciones,
responsabilidades y productos no fue posible realizar, debido a que no está
implementada de manera física y con el personal operativo, solo su Coordinadora
Regional fue nombrada de manera provisional, mediante Acuerdo Ministerial 291-A de
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8 de noviembre de 2010, para que desempeñe funciones de asesoría en el Despacho
Ministerial.
Base legal
Decreto expedido por el Congreso Nacional el 3 de noviembre de 1831, con el que
se crea el Ministerio de Hacienda
Las principales modificaciones orgánicas funcionales que este Ministerio tuvo son:
Decreto Ejecutivo 366 de 10 de mayo de 2000, publicado en el Registro Oficial 81
de 19 de mayo de 2000, se cambió la denominación de Ministerio de Finanzas y
Crédito Público por el de Ministerio de Economía y Finanzas.
Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002, publicado en el Registro
Oficial 5 de 22 de enero de 2003, con el cual se expidió el Texto Unificado de la
principal legislación secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas en la que
se definen los procesos directivos, sustantivos y de apoyo.
Decreto Ejecutivo 854, de 3 de enero de 2008, publicado en el Registro Oficial 253
de 16 de enero de 2008, se cambia la denominación a Ministerio de Finanzas.
Acuerdo Ministerial 119 de 19 de mayo de 2010, se reforma el Libro III de la
Organización y Administración del Ministerio de Finanzas constante en Decreto
Ejecutivo 3410.
Estructura orgánica
De conformidad al Acuerdo Ministerial 119 de 19 de mayo de 2010, la Estructura
Orgánica del Ministerio de Finanzas en lo que corresponde a las Subsecretarías de
Consistencia Macrofiscal, Presupuestos, Tesorería de la Nación, es la siguiente:
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PROCESOS GOBERNANTES
PROCESOS AGREGADORES
DE VALOR
DESPACHO MINISTERIAL
VICEMINISTERIO DE FINANZAS
SUBSECRETARÍA DE CONSISTENCIA
MACROFISCAL
Dirección de Programación Macrofiscal
Dirección de Análisis y Estudios Fiscales
Dirección de Análisis Sectorial
Dirección de Equidad de Género
SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA
NACIÓN
Dirección de Programación de Caja
Dirección de Ingresos Efectivos y
Presupuestos del Tesoro
Dirección de Pagos y Transferencias
Financieras
Dirección de Operaciones de Tesorería
COORDINACIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
Dirección de Planificación e Inversión
Dirección de Información, Seguimiento y
Evaluación
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN
COORDINACIONES REGIONALES 5 Y 6
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Objetivo de la Institución
Según consta en el Acuerdo Ministerial l 119 de 19 de mayo de 2010, que contiene la
Estructura Orgánica del Ministerio de Finanzas, el objetivo de la entidad es:
Garantizar los recursos financieros para el desarrollo nacional con soberanía,
transparencia y sostenibilidad
Objetivos de las Subsecretarías, Coordinaciones y Direcciones
Según constan en los Planes Operativos de las Subsecretarías, Coordinaciones y
Direcciones en estudio, sus objetivos son:
Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal
Procurar que la sostenibilidad fiscal se garantice a través del cumplimiento de las
políticas macroeconómicas para una consistente administración de las finanzas
públicas
Subsecretaría de Tesorería de la Nación
Mantener la liquidez de la caja fiscal mediante un manejo gerencial, sustentado en la
programación técnica del ingreso efectivo que permita cubrir las obligaciones
generadas por el Sector Público
Coordinación General de Planificación
Contar con eficaces procesos de planificación, gestión de riesgos, seguridad,
cooperación internacional y, seguimiento y evaluación con el fin de maximizar el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
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Coordinación Regional 5
Representar a la institución por delegación del Ministro/a de Finanzas ante las
entidades y organismos del Estado, en la región de su competencia y coordinar el
desarrollo de productos y servicios en función de la estrategia de desconcentración
Dirección de Certificación y Documentación
Implementar el sistema integral de administración documental
Dirección de Comunicación Social
Generar y mejorar los instrumentos y acciones de transparencia y/o comunicación
interna y externa
Monto de recursos examinados
No aplica por el alcance y naturaleza del examen ejecutado
Servidores relacionados:
Anexo 1
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
Antecedentes
La evaluación del sistema de control interno se efectuó mientras el Ministerio de
Finanzas cumple con su reestructura orgánica, funcional y de recurso humano, acorde
a lo dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
Por la razón citada, en este Portafolio se ha separado un considerable número de
servidoras y servidores y se ha enrolado nuevo personal.
En la Subsecretaría Tesorería de la Nación, no se evidenció la entrega de
delegaciones de autoridad de parte de la Subsecretaria a los subalternos, por lo que la
NCI 200-05 Delegación de autoridad, será evaluada cuando se aplique el sistema de
control en el Despacho Ministerial.
Con oficios DAIMF-2011-294, 298, 299, 305, 319 y 329 de 20, 25 y 27 de octubre 10,
21 y 22 de noviembre de 2011, se puso en conocimiento de manera preliminar, a las
siguientes autoridades: Director de Certificación y Documentación, Coordinador
Regional 5, Director de Comunicación Social, Subsecretario de Consistencia
Macrofiscal, Coordinador General de Planificación Encargado, y Subsecretaria de
Tesorería de la Nación, respectivamente, las observaciones que constan en este
informe, a fin de que expongan sus razones y acciones adoptadas.
NCI 200 Ambiente de control
Las medidas y políticas de control interno deben divulgarse
Las autoridades de las unidades administrativas sujetas a la presente evaluación, no
emitieron medidas, reglas y disposiciones por escrito, para divulgar entre sus
servidoras y servidores, procedimientos de control interno que les permitan actuar
acorde a sus normas.
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En lo que se refiere a la participación de las servidoras y servidores para proponer
acciones que faciliten crear un ambiente favorable de control interno, los Directivos
manifiestan que si existe su participación de manera verbal, sin que auditoría haya
evidenciado lo señalado.
La Norma de Control Interno 200 Ambiente de control, establece:
“El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarca el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.- La máxima autoridad en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deberá mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución, mediante la divulgación de éstas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores habituales.- La máxima autoridad de cada entidad establecerá en forma clara y por escrito las líneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos, para lo cual mantendrá un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencias de las personas; de honestidad y de respaldo hacia el control interno;…”
La falta de medidas y reglas de control se debe, a que el Subsecretario de
Consistencia Macrofiscal, el Coordinador Regional 5 y los Directores de Certificación y
Documentación y de Comunicación Social no determinaron la necesidad de
elaborarlas por escrito y difundirlas, así como su incidencia sobre las actividades y
resultados, ocasionando que las servidoras y servidores desarrollen sus tareas a base
de su experiencia profesional e impidió conocer a los directivos la predisposición de
los servidores hacia la implementación de un adecuado sistema de control interno y
aplicar procedimientos para su monitoreo.
A base de las evaluaciones del sistema de control interno realizado por Auditoría, las
autoridades indican:
- El Subsecretario de Consistencia Macrofiscal: Las medidas que se imparten para
el cumplimiento de las competencias se enmarcan en las normas legales vigentes
que regulan la creación del control interno, verificando su cumplimiento a través del
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sistema Quipux y de sumillas y de manera verbal las servidoras y servidores en
reuniones de trabajo proponen recomendaciones para fortalecer el control interno.
Auditoría señala que de las citadas reuniones de trabajo no se deja constancia escrita.
- El Director de Certificación y Documentación: Las medidas de control las ha
realizado de manera verbal, verificando el desempeño de sus colaboradores en
forma permanente y que los servidores dan opiniones del control interno de
manera verbal.
Cabe señalar que el Director emitió memorandos con disposiciones que permiten
implementar controles a determinadas acciones administrativas, tal es el caso de la
necesidad de elaborar actas de entrega recepción y registros.
- El Director de Comunicación Social: Para el cumplimiento de las actividades que
desarrolla el personal, mantuvo reuniones de trabajo, comunicaciones a través del
correo electrónico y elaborado una matriz de productos.
Cabe señalar que no se deja constancia escrita de las reuniones de trabajo.
- El Coordinador de la Regional 5: Dispuso medidas y reglas de manera verbal,
verificando de forma periódica el desempeño del personal.
Las afirmaciones de las citadas autoridades, coinciden con lo manifestado por
Auditoría en relación a que las medidas y disposiciones sobre el control interno son
verbales.
Mientras que la Coordinadora General de Planificación, durante el proceso de la
presente evaluación, emitió memorandos con fecha 5 de octubre de 2011 para los
Directores, con disposiciones relacionadas al cumplimiento de las Normas de Control
Interno 200-05 Delegación de autoridad, 200-06 Competencia profesional y 200-08
Adhesión a las políticas institucionales.
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Posterior a la comunicación de resultados con oficio MINFIN-SCM-2011-0064 de 2 de
diciembre de 2011, el Subsecretario de Consistencia Macrofiscal, al referirse a la
causa de la falta de medidas y reglas de control, señala que es conveniente que todas
las Subsecretarías cuenten con un Auditor Interno para preparar en forma conjunta un
Manual de Procedimientos que contenga reglas y medidas del control interno dentro
de las actividades que desarrollan de acuerdo a la nueva estructura organizacional
del Ministerio de Finanzas.
Al respecto, Auditoría señala, que entre sus funciones establecidas en el numeral 6 del
artículo 9 del Acuerdo 022, de 23 de octubre de 2008, se establece la obligación de
asesorar a las autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad para mantener
un mejoramiento continuó del sistema de control interno, en consecuencia el aporte
es pertinente.
Conclusión
Las autoridades de las unidades evaluadas, no emitieron medidas y reglas de control
interno por escrito, para divulgar entre las servidoras y servidores procedimientos de
control, esto se debe a que no establecieron la incidencia que tienen las normas de
control interno sobre las actividades y resultados, ocasionando que sus tareas las
realicen a base de su experiencia profesional, e impidió conocer un adecuado sistema
de control interno.
Recomendaciones
Al Subsecretario de Política Fiscal, Coordinador Regional 5 y Directores de
Certificación y Documentación y Comunicación Social
1. Prepararán medidas y reglas de control interno acorde a las correspondientes
normas y las divulgarán entre directivos, servidoras y servidores que laboran en las
unidades a su cargo a través de comunicaciones, sistema quipux, reuniones de
trabajo y otras, cuidando dejar constancia escrita de éstas acciones, lo que
permitirá crear un ambiente propicio para el control de sus tareas.
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2. Solicitarán de manera periódica a sus colaboradores proponer acciones por escrito
para crear un entorno organizacional favorable y generar una cultura de control
interno.
NCI 200-03 Políticas y prácticas del talento humano
Las políticas y prácticas aseguran una apropiada planificación del talento
humano
Los Directivos de las dependencias administrativas, sujetas a la presente evaluación,
excepto el Subsecretario de Consistencia Macrofiscal y la Coordinadora General de
Planificación, no programaron sus necesidades del recurso humano, tampoco
prepararon temas de eventos de capacitación acordes a las funciones y actividades
que desempeñan, para remitirlos a la Dirección de Administración de Recursos
Humanos.
La Norma de Control Interno 200-03 Políticas y prácticas del talento humano,
establece:
“El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo y transparencia, eficacia y vocación de servicio.- La administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,…”
La falta de planificación de las necesidades de recurso humano y de capacitación, se
debe a que el Portafolio está en proceso de reestructura.
A base de las evaluaciones del sistema de control interno realizado por Auditoría, las
autoridades indicadas de manera particular, señalan:
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- El Subsecretario de Consistencia Macrofiscal: No es suficiente el número de
servidoras y servidores que laboran en esta Subsecretaría, pues los procesos a
ser cumplidos, debido a la reestructura institucional han aumentado de manera
considerable.
En el caso de la Dirección de Equidad de Género, que depende de esta Subsecretaría,
con oficio MF –VF-DEG-238 de 23 de febrero de 2010 / 2011, solicitó a la Dirección
de Recursos Humanos la participación de los servidores del Ministerio de Finanzas en
varios cursos de capacitación, sin ser atendidas, debido al proceso de reestructura en
el que se encuentra esta Cartera de Estado, afirmación realizada por el Director de
Administración de Recursos Humanos con Memorando MINFIN-DARH-2011-0136 de
2 de marzo de 2011.
- El Director de Certificación y Documentación: La Dirección de Recursos
Humanos es el que selecciona y envía al personal para que laboren en la indicada
Unidad.
Para suplir la necesidad de que el personal asignado conozca el área en la que va a
laborar, el Director presentó charlas de inducción, orientándoles sobre la estructura
orgánica de la institución, las responsabilidades y funciones.
- El Coordinador Regional 5: Por motivo de la reestructura que atraviesa el
Ministerio de Finanzas, su personal se redujo, creando necesidades en el área de
Patrocinio y en mesas de ayuda, para brindar mejor atención a los clientes internos
y externos.
Las situaciones expuestas, ocasionaron que los productos generados por estas
unidades demanden mayor esfuerzo y tiempo, mientras que la falta de capacitación
impidió la actualización de los conocimientos y técnicas.
Auditoría considera necesario para asegurar una apropiada planificación y
administración del talento humano de la institución, se programe las necesidades de
de recurso humano y eventos de capacitación.
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Conclusión
Los Directivos de las dependencias administrativas sujetas a la evaluación, excepto el
Subsecretario de Consistencia Macrofiscal y la Coordinadora General de Planificación
no han programado sus necesidades del recurso humano, tampoco han solicitado
cursos de capacitación a la Dirección de Administración de Recursos Humanos, pues
al iniciar sus actividades contaban con el personal experimentado que por motivo de la
reestructura fue separado del Portafolio sin ser sustituido, excepto el de la Dirección
de Certificación y Documentación que fueron designados en forma directa por la citada
Dirección de Administración de Recursos Humanos.
Una vez implementada la reestructura institucional se considerarían las siguientes
recomendaciones
Recomendaciones
Al Coordinador de la Regional 5 y Director de Certificación y Documentación
3. Planificarán en coordinación con la Dirección de Administración de Recursos
Humanos, las necesidades del recurso humano acorde a la misión y actividades
que cumplen la Coordinación Regional 5 y Dirección de Certificación y
Documentación, cuidando que el número y el perfil profesional del personal
seleccionado, sea adecuado a las tareas a desarrollar, lo que permitirá alcanzar
los objetivos institucionales.
Al Coordinador Regional 5 y Director de Comunicación Social
4. Prepararán anualmente eventos de capacitación acorde a las funciones y
actividades que desempeñan las servidoras y servidores de las unidades a su
cargo y remitirán a la Dirección de Administración de Recursos Humanos, con la
finalidad de que el personal se instruya en los nuevos procesos y procedimientos
institucionales.
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NCI 200-06 Competencia profesional
Las competencias deben demostrar las habilidades y el conocimiento de las
Normas de Control Interno
No es parte de las competencias profesionales de los Directivos y del personal de las
unidades administrativas sujetas a la presente evaluación el conocimiento y aplicación
de las Normas de Control Interno.
No se definieron las competencias que deben reunir las servidoras y servidores que
laboran en la institución, acorde a su misión.
Cabe indicar que entre los eventos de capacitación recibidos, no se incluyen las
relacionadas con las Normas de Control Interno.
La Norma de Control Interno 200-06 Competencia Profesional, establece:
“La máxima autoridad y los directivos de cada entidad pública reconocerán como elemento esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas.- La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuación ordenada, ética y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.- Los directivos de la entidad, especificarán en los requerimientos de personal, el nivel de competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las áreas correspondientes…”
La situación expuesta se debe a que las autoridades y directivos de éstas unidades,
no establecieron la necesidad que tiene el conocimiento y aplicación de las normas
de control interno en el desempeño de sus funciones y en su competencia profesional,
tampoco se implementó una política institucional para difundir este conocimiento, lo
que impidió conocer la importancia del desarrollo, funcionamiento y mantenimiento de
controles internos apropiados.
A base de las evaluaciones del sistema de control interno realizado por Auditoría, los
directivos señalan:
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- El Subsecretario de Consistencia Macrofiscal: Al conocer las normas y leyes
vigentes las que corresponde al control interno están inmersas en éstas.
- Los Directores: El conocimiento detallado de las normas de control interno no es
parte de la exigencia de su trabajo, además señalan que en el período examinado
no se ha presentado requerimientos de personal. La competencia profesional de
los actuales funcionarios es acorde a las necesidades de esta Subsecretaría.
El Director de Certificación y Documentación: El conocimiento de las normas de
control interno deberían estar implícitas en las habilidades y destrezas que todo
profesional debe tener y desarrollar, además indica que procedió con la revisión de
perfiles de los servidores, considerando las diferentes funciones y puestos que se
necesita en esta Dirección para definir las competencias del recurso humano.
Respecto de estas afirmaciones Auditoría considera que las Normas de Control
Interno son indispensables conocerlas y aplicarlas, pues cubren aspectos que en las
disposiciones legales y reglamentos por su naturaleza no se incluyen y facilitan el
accionar administrativo.
- La Coordinadora General de Planificación y sus Directores indican que se
encuentran realizando el levantamiento de los perfiles de puestos con la Dirección
de Administración de Recursos Humanos, aspecto que consta en memorando
MINFIN-CGP-2011-0311 de 22 de noviembre de 2011, dirigido a la Coordinadora
General Administrativa Financiera.
- El Coordinador de la Regional 5: La selección y contratación de personal es
potestativo del área administrativa del Ministerio de Finanzas, así como el perfil del
puesto está definido en la Dirección de Administración de Recursos Humanos.
Según criterio de auditoría la afirmación del Coordinador Regional 5 es acertada, es
preciso, que las capacidades de los servidores seleccionados estén acorde a las
necesidades operativas de esta unidad.
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Conclusión
No es parte de las competencias profesionales del personal de las unidades
administrativas el conocimiento y aplicación de las Normas de Control Interno,
tampoco se requirió recursos humanos, definiendo competencias acorde a su misión,
debido a que los directivos no establecieron la importancia de la aplicación de las
normas de control interno en el desarrollo de las actividades y a que en el período de
examen no solicitaron asignación de recursos humanos, sin embargo de que
disminuyó el personal por efecto de la reestructura.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
5. Implementará como política institucional la capacitación del personal en materia de
control interno.
Al Subsecretario de Política Fiscal, Coordinadora General de Planificación y Directores
de Certificación y Documentación y Comunicación Social
6. Al dar cumplimiento con la recomendación No. 3, cuidarán la necesidad de definir
las competencias profesionales que debe reunir el personal a ser contratado para
cada una de sus unidades.
7. Prepararán temas relacionados al conocimiento y aplicación de las Normas de
Control Interno y los remitirán a la Coordinación General Administrativa Financiera
a fin de que ésta planifique cursos de capacitación y los imparta a los servidores, lo
que permitirá que este conocimiento forme parte de sus competencias.
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NCI 200-07 Coordinación de acciones organizacionales
Medidas propicias ayudan a desarrollar acciones coordinadas
El Director de Certificación y Documentación, y el Coordinador de la Regional 5, no
establecieron medidas que permitan coordinar acciones que faciliten el desarrollo de
las actividades, bajo la responsabilidad de implementar un adecuado sistema de
control interno.
Estas autoridades, indican que para suplir la falta de las mencionadas medidas,
realizan de manera personal un control frecuente e individualizado de las tareas,
también reuniones de trabajo periódicas, Auditoría no le fue posible obtener evidencia
de estas acciones.
Las indicadas unidades no participan de manera activa en la aplicación y
mejoramiento del control interno existente, sin embargo, según afirman los directores
lo hacen en forma verbal sugiriendo ideas, imposibilitando evidenciar lo manifestado.
La Norma de Control Interno 200-07 Coordinación de Acciones organizacionales,
señala:
“La máxima autoridad de cada entidad, en coordinación con los directivos, establecerá las medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno.- Las servidoras y servidores participan activamente en la aplicación y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, así como el diseño de controles efectivos para las áreas de la organización donde desempeñan sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades…”
Lo descrito se origina porque las autoridades de las unidades señaladas, no
establecieron la emisión de medidas para el personal que comparta la responsabilidad
del funcionamiento de un adecuado sistema de control interno y no exigieron la
participación para lograr este objetivo, esta situación impidió la implementación de
estrategias integradas en grupos de trabajo, para el cumplimiento de sus objetivos.
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Conclusión
En las unidades administrativas descritas en el presente comentario no se ha
establecieron medidas para que las servidoras y servidores se responsabilicen en el
funcionamiento de un adecuado sistema de control interno, tampoco participan de
manera activa en su mejoramiento y aplicación, lo que impidió la implementación de
estrategias que permita el trabajo en equipo para lograr sus objetivos.
Recomendación
Al Coordinador de la Regional 5 y Director de Certificación y Documentación
8. Emitirán medidas por escrito, tendientes a coordinar acciones, que permitan
desarrollar sus actividades en un ambiente adecuado de control interno.
NCI 200-08 Adhesión a las políticas institucionales
Es necesario establecer políticas de trabajo
El Subsecretario de Consistencia Macrofiscal y sus Directores, Coordinadora General
de Planificación y sus Directores no generaron de manera documentada, políticas
específicas de trabajo para su aplicación.
La Norma de Control Interno 200-08, Adhesión a las políticas institucionales establece:
“Las servidoras y servidores de las entidades, observarán las políticas institucionales y las específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo.- En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarán las políticas generales y las específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la máxima autoridad y directivos de la entidad, quienes además instaurarán medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesión a las políticas por ellos emitidas…”
La ausencia de políticas específicas escritas de trabajo, se debe a que el
Subsecretario, Coordinadora y Directores de las unidades señaladas, no establecieron
la necesidad de emitirlas, pues por costumbre las servidoras y servidores, desarrollan
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sus funciones bajo la normativa establecida, lo que si bien permite que ejecuten sus
trabajos, lo realizan sin controles internos y factores uniformes que motiven su
actuación.
A base de las evaluaciones del sistema de control interno realizado por Auditoría, las
correspondientes autoridades y directivos manifiestan:
- Los Directores de la Subsecretaría de Consistencia Macrofiscal: Su gestión diaria
la cumplen bajo las políticas institucionales, manuales de procesos e instrucciones
específicas para los casos que analizan.
Esta es una afirmación general, pues no dan a conocer de manera detallada las
políticas que se emitieron y utilizan para relacionarlas con las que requieren las
normas de control interno.
- La Coordinadora General de Planificación: En el transcurso de la evaluación,
con memorando MINFIN-CGP-2011-0271 de 5 de octubre de 2011, dispuso a los
Directores de cada área, elaboren propuestas de políticas aplicables a su trabajo
específico para el análisis, aprobación y difusión.
Acción que fue considerada durante la ejecución del análisis, sin conocer su resultado.
Posterior a la comunicación de resultados, en memorando MINFIN-CGP-2011-0326 de
2 de diciembre de 2011, el Coordinador General de Planificación Subrogante, dio a
conocer que la Directora de Planificación e Inversión, propuso políticas preparadas
por las Direcciones que conforman esta Coordinación y con memorando MINFIN-
CGP-2011-00325 de 2 de diciembre de 2011, dispuso se difundan a cada equipo de
trabajo y se considere como insumo para preparar un manual de procesos en su
debido tiempo con la unidad responsable de esta actividad.
Al respecto el Coordinador Subrogante proporcionó a Auditoría, el memorando
MINFIN-DPI-2011-18 de 8 de diciembre de 2011, en el que se indica adjuntar el
documento elaborado por las Direcciones de Planificación e Inversión y de
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Información, Seguimiento y Evaluación con políticas preparadas por los servidores que
laboran en estas unidades, sin adjuntar el referido documento.
Conclusión
El Subsecretario de Consistencia Macrofiscal y sus Directores, Coordinadora General
de Planificación y sus Directores, no generaron de manera documentada, políticas
específicas de trabajo para su aplicación, debido a que las autoridades no
establecieron la necesidad de implementarlas, lo que permitió que el personal
ejecuten sus tareas a base de su criterio profesional, con sujeción a las leyes y
procesos sin controles internos y factores uniformes que motiven su actuación.
Recomendaciones
Al Subsecretario de Política Fiscal y sus Directores, y Coordinadora General de
Planificación y sus Directores
9. Prepararán por escrito políticas específicas de trabajo, acorde a las disposiciones
legales, reglamentos y actividades de cada área, lo que facilitará el logro de
objetivos.
10. Y vigilarán que el personal se adhiera y cumpla las políticas específicas de
trabajo emitidas. Establecerán controles adecuados y acciones que motiven su
aplicación.
A la Coordinadora General de Planificación
11. Motivará que los Directores de la Coordinación a su cargo, sugieran políticas de
trabajo aplicables a su correspondiente área, con la finalidad de que las analice,
apruebe, difunda y verifique de manera periódica su aplicación.
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Resultados de la evaluación del sistema de control interno en la Subsecretaría
de Tesorería de la Nación
NCI 100-04 Rendición de cuentas
Informes periódicos de cumplimiento de funciones
La Subsecretaria de Tesorería de la Nación no presentó informes periódicos de
rendición de cuentas sobre el cumplimiento de las funciones y actividades
desarrolladas en relación a las asignadas, a su misión y planificadas ante el nivel
superior jerárquico, a excepción de las Direcciones de Programación de Caja y
Operaciones de Tesorería.
La Norma de Control Interno 100-04 “Rendición de Cuentas”, señala:
“La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según sus competencias, dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados.- La rendición de cuentas es la obligación que tienen todas las servidoras y servidores de responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadanía, por los recursos recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye la planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un sistema de información y comunicación adecuado.- Las servidoras y servidores, presentarán informes periódicos de su gestión ante la alta dirección para la toma de decisiones, en los que se harán constar la relación entre lo planificado y lo ejecutado, la explicación de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones…”
Lo expuesto se debe a que la Subsecretaría no dispuso a sus Directores, la obligación
de presentar informes periódicos de rendición de cuentas y a la ausencia de un
proceso formal y periódico para cumplir este procedimiento por parte de la
Subsecretaría ante el Ministro, situación que dificultó el seguimiento y evaluación de
las actividades desarrolladas, para relacionarlas con la planificación y tomar
decisiones y alcanzar los objetivos establecidos.
Posterior a la comunicación de resultados la Subsecretaría de Tesorería de la Nación
con memorando MINFIN-STN-2011-0592 de 2 de diciembre de 2011, indicó que
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presentó informes periódicos de programación de caja y de la cuenta CFDD rendición
de cuentas del período de mayo 2010 a 15 de octubre de 2011 ante el señor Ministro.
Auditoría determinó que estos informes si bien sirven de base para la rendición de
cuentas de la Máxima Autoridad, por su objetivo no están elaborados en relación a lo
planificado, a las actividades realizadas por cada servidor y no contienen errores,
omisiones e irregularidades.
Conclusión
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación no presentó informes periódicos escritos
de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de las funciones y actividades
desarrolladas en relación a las asignadas, a su misión y planificadas ante el nivel
superior jerárquico, situación que dificultó efectuar el seguimiento y evaluación de las
actividades cumplidas y la toma de decisiones adecuadas por parte de las Máximas
Autoridades de la entidad y alcanzar los objetivos.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
Una vez concluida la reestructura institucional
12. Dispondrá a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación que en coordinación, con
la unidad administrativa designada para la preparación de manuales de
procedimientos e instructivos, creada a base del Decreto Ejecutivo 726 de 8 de
abril de 2011, preparen procedimientos para formular informes de rendición de
cuentas, respecto de las actividades que desarrollan los servidores,
relacionándolas con lo planificado, determinando variaciones significativas, causas
y responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones.
13. Dispondrá a la Subsecretaría de Tesorería de la Nación, presentar informes de
rendición de cuentas ante el Ministro en forma periódica, respecto de las
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actividades desarrolladas por la Subsecretaría a su cargo, en consideración de su
misión, planificación operativa e informes similares presentados por los Directores.
NCI 200-02 Administración estratégica
Plan Operativo Anual
En la Matriz del Plan Operativo Anual de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación,
se incluye un valor referencial como presupuesto para financiar la misión de la misma,
sin que se haya asignado recursos en función de la acción clave de cada Dirección,
acorde con el marco metodológico de Presupuestación por Resultados, que requiere la
identificación de las categorías presupuestarias.
La Norma de Control Interno 200-02 Administración Estratégica, señala:
“Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional.- Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos requieren para su gestión, la implantación de un sistema de planificación que incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que considerarán como base la función, misión y visión institucionales y que tendrán consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del organismo técnico de planificación.- Los planes operativos constituirán la desagregación del plan plurianual y contendrán: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarán en el período anual, documento que deberá estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos.”
La Normativa del sistema de administración financiera en la parte pertinente, señala:
“2.2.4 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA INSTITUCIONAL 2.2.4.1 VINCULACIÓN PLANIFICACIÓN-PRESUPUESTO …Los planes operativos constituirán el nexo que permitirá vincular los objetivos y metas de los planes plurianuales con las metas y resultados de los programas incorporados en el presupuesto. Para tal efecto, los objetivos y metas del plan
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plurianual se expresarán en objetivos y metas operativos de los planes anuales, de los que se definirán el conjunto de acciones necesarias y los requerimientos de recursos humanos, materiales, físicos y financieros para su consecución.- Los requerimientos anuales de recursos se expresarán en las categorías presupuestarias definidas acorde con el marco metodológico de la presupuestación por resultados.- Los responsables institucionales de la planificación y de la programación presupuestaria establecerán los elementos comunes del plan operativo y los expresarán en las categorías programáticas que correspondan y verificarán que, en conjunto, se enmarquen en el techo presupuestario asignado para la elaboración de la proforma de la institución”.
La situación señalada se origina porque en el Plan Operativo Anual de la
Subsecretaría de Tesorería de la Nación, no se identificó la acción clave por cada una
de las Direcciones que la conforman, ni las metas e indicadores correspondientes a
cada una de ellas, documento que tampoco se sustentó en los Planes Operativos.
Lo descrito, dificultó la formulación de la Estructura Programática Presupuestaria
Institucional, la evaluación del Plan Operativo de la Subsecretaría de Tesorería de la
Nación y la determinación de la eficacia en la utilización de recursos asignados.
Posterior a la comunicación de resultados con memorando MINFIN-STN-2011 de 2 de
diciembre de 2011, la Subsecretaria de Tesorería indicó que con memorando MINFIN-
STN-2011-0378 de 19 de septiembre de 2011, se dispuso a los Directores que tomen
en cuenta al momento de elaborar los planes operativos las metas, indicadores,
programas, proyectos, acciones y actividades claves en función de su misión para
preparar el Plan de cada Subsecretaria o Coordinación General aplicando los
lineamientos y matrices emitidas por la SENPLADES.
El memorando 0378 efectivamente se lo emitió para cumplir la recomendación 2 del
informe del examen especial a las fases del ciclo presupuestario del Ministerio de
Finanzas por el ejercicio 2009, elaborado por Auditoría Interna.
Conclusión
En la Matriz del Plan Operativo Anual de la Subsecretaría de Tesorería de la Nación,
se incluyó un valor referencial como presupuesto para financiar la misión de la misma,
sin asignarse recursos en función de la acción clave de cada Dirección, acorde con el
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marco metodológico de Presupuestación por Resultados, lo que impidió evaluar la
eficacia en la utilización de los recursos asignados.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
14. Dispondrá a las Coordinadoras Generales de Planificación y Administrativa
Financiera, asesoren a la Subsecretaria de Tesorería de la Nación, en la
elaboración de su Plan Operativo, para lo cual considerarán los planes de cada
Dirección, preparados conforme a lo señalado en la recomendación 15 del
presente informe, lo que permitirá la formulación de la estructura programática
presupuestaria institucional y facilitará la evaluación del cumplimiento del plan
operativo a base de sus resultados.
A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación
15. Dispondrá a los Directores, elaboren sus planes operativos, con la siguiente
información básica: acción clave, metas e indicadores por cada proceso
identificado, recursos necesarios para su ejecución, entre otras, documentos que
servirán para la elaboración del Plan Operativo de la Subsecretaría.
NCI 200-03 Políticas y prácticas de talento humano
Capacitación de personal
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación no requirió cursos de capacitación a fin
a sus necesidades a la Dirección de Administración del Recurso Humano, tampoco los
diferentes Directores han solicitado a la Subsecretaría, excepto la Dirección de
Operaciones de Tesorería.
Es la Dirección de Administración de Recursos Humanos quien remite un detalle de
cursos propuestos, a fin de que los servidores escojan aquellos que les interesa, sin
embargo la capacitación recibida en esta Subsecretaría se limita a dos eventos.
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La Norma de Control Interno 200-03 Políticas y prácticas de talento humano, señala:
“El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio.- La administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales.”
La falta de requerimiento de cursos de capacitación, se debe a que aún no se definió
el personal, procesos y unidades que permanecerán en la Subsecretaría, en razón
de la reestructura del Ministerio de Finanzas, lo que dificultó precisar temas, número
de asistentes, períodos para desarrollar los eventos, entre otros aspectos.
Posterior a la comunicación de resultados con memorando MINFIN-STN-2011 de 2 de
diciembre de 2011, la Subsecretaria de Tesorería manifiesta que se han solicitado
eventos de capacitación para mejorar la competencia del componente de Tesorería,
por ejemplo para Programación de Caja desarrollado en el mes de enero del presente
año y para el uso de la herramienta IBM Cognos8 Planning Analyst cumplido del 24 al
30 de noviembre de 2011.
Auditoría verificó que no se adjunta documentación que demuestre los eventos de
capacitación planificados y solicitados, con relación a los desarrollados.
Conclusión
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación, excepto la Dirección de Operaciones
de Tesorería, no presentó requerimiento de cursos de capacitación específicos
acordes a las funciones que cumple cada servidor, debido a la reestructura
administrativa y del recurso humano de la institución, lo que dificultó planificar los
eventos.
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Recomendación
A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación
Una vez concluida la reestructura institucional
16. Preparará temas de capacitación acorde a los requerimientos de la misión de esta
Subsecretaría y a base de las obligaciones que debe desarrollar cada Director y
servidor, a fin de que sean presentados a la Dirección de Administración del
Recurso Humano para su aplicación.
NCI 200-04 Estructura organizativa
Manual de Organización
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación, no dispone de un Manual de
Organización específico con los niveles jerárquicos, funciones y responsabilidades de
cada servidor conforme al cargo que desempeña, por tal razón las actividades se han
realizado a base de la costumbre y experiencia del personal.
La Norma de Control Interno 200-04 Estructura organizativa, señala:
“La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes.- Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.”
La ausencia de un manual de organización en la Subsecretaría de Tesorería de la
Nación se debe a que, la Entidad se encuentra en proceso de reestructura
organizativa, funcional y de recurso humano en cumplimiento a lo establecido en el
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
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La situación señalada ocasionó que los servidores desempeñen sus labores a base de
la experiencia profesional, dificultando su evaluación y control.
Posterior a la comunicación de resultados en memorando MINFIN-STN-2011-0592 de
2 de diciembre de 2011, la Subsecretaría de Tesorería, señala que el nuevo Estatuto
por Procesos del Ministerio de Finanzas aprobado, redefine las competencias de
todas las Subsecretarías, Coordinaciones y Direcciones, creando o eliminando nuevas
unidades, entre éstas la nueva Coordinación General de Gestión Estratégica la cual a
través de la Dirección de Procesos y Mejora Continua, será la responsable del
levantamiento y mejoramiento de procesos.
Además indica que una vez que la Coordinación General de Gestión Estratégica inicie
sus funciones, programará reuniones con la Subsecretaría de Tesorería para levantar
sus procesos, cumpliendo lo dispuesto por la Secretaría Nacional de Administración
Pública, según lo dispuesto en memorando MINFIN-VGF-2011-0039-M de 23 de
noviembre de 2011.
Lo señalado por la Subsecretaría ratifica la falta del manual de organización en la
Subsecretaría de Tesorería de la Nación y efectivamente la Coordinación General de
Gestión Estratégica creada mediante Decreto Ejecutivo 726 de 8 de abril de 2011.
Conclusión
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación, no dispone de un Manual de
Organización específico con niveles jerárquicos, funciones y responsabilidades de
cada servidor, acorde al cargo que desempeña, lo que impide conocer sus propias
actividades y dificulta su evaluación.
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Recomendación
A l Ministro de Finanzas
Una vez concluida la reestructura institucional
17. Dispondrá a la unidad administrativa designada para la preparación de manuales
de procedimientos e instructivos, que de manera conjunta con la Subsecretaría
de Tesorería de la Nación elaboren el Manual de Organización, en el que se
identifiquen responsabilidades, acciones, cargos, niveles jerárquicos y funciones
de los servidores.
NCI 200-07 Coordinación de acciones organizacionales
Necesidad de adoptar medidas apropiadas para un buen funcionamiento de
control interno
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación no estableció medidas adecuadas para el
funcionamiento y mejoramiento del control interno existente, a ser aplicadas de
acuerdo con las competencias y responsabilidades.
La Norma de Control Interno 200-07 Coordinación de acciones organizacionales,
señala:
“La máxima autoridad de cada entidad, en coordinación con los directivos, establecerá las medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno.- Las servidoras y servidores participarán activamente en la aplicación y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, así como en el diseño de controles efectivos para las áreas de la organización donde desempeñan sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.- La máxima autoridad y el personal de la entidad, en el ámbito de sus competencias, son responsables de la aplicación y mejoramiento continuo del control interno así como establecerá los mecanismos de relación entre la administración principal y las que operen en localizaciones geográficamente apartadas.- El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto que las servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecución de los procesos, actividades y transacciones de la institución, desarrollen sus acciones de manera coordinada y
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coherente, con miras a la implantación efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos”
La ausencia de medidas adecuadas para la aplicación y funcionamiento del control
interno existente en esta Subsecretaría, se debe a la falta de conocimiento de las
Normas de Control Interno y a la participación del personal en su mejoramiento, lo que
impidió la implementación de estrategias que permitan el trabajo en equipo para el
logro de objetivos.
Posterior a la comunicación de resultados, en memorando MINFIN-STN-2011- 0592
de 2 de diciembre de 2011, la Subsecretaría de Tesorería de la Nación manifestó que
los niveles de acciones organizacionales por efecto de la reestructura en la que se
encuentra en el presente año el Ministerio, no fue oportuno realizarlas, sin embargo
controló el cumplimiento y la atención oportuna de los requerimientos de las
instituciones públicas a través del eSigef.
Lo manifestado por la Subsecretaría ratifica el comentario de Auditoría.
Conclusión
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación no ha establecido medidas adecuadas
para el funcionamiento y mejoramiento del control interno existente, a ser aplicadas
por parte de las servidoras y servidores, de acuerdo con las competencias y
responsabilidades, lo que impide la implementación de estrategias para el logro de
objetivos.
Recomendaciones
A la Subsecretaria de Tesorería de la Nación
18. Solicitará a la Coordinadora General Administrativa Financiera, se programe
eventos de capacitación sobre las normas de control interno y su aplicación.
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19. Establecerá por escrito medidas propicias para el adecuado funcionamiento del
control interno existente, propendiendo a incentivar su aplicación y mejoramiento
por parte del personal de acuerdo a sus competencias y responsabilidades.
NCI 200-08 Adhesión a las políticas institucionales
Se establecerán políticas de trabajo
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación y sus Directores, emitieron políticas
específicas aplicables a cada área de trabajo de manera verbal, a excepción de la
Directora de Operaciones de Tesorería que lo realiza por escrito, el personal cumple
sus funciones a base de la normativa técnica y legal aplicable.
La Norma de Control Interno 200-08 Adhesión a las políticas institucionales, señala:
“Las servidoras y servidores de las entidades, observarán las políticas institucionales y las específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo.- En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarán las políticas generales y las específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la máxima autoridad y directivos de la entidad, quienes además instaurarán medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesión a las políticas por ellos emitidas.- Los niveles de dirección y jefatura se asegurarán de la adhesión a las políticas institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados.”
Lo señalado, se debe a que la Subsecretaría de Tesorería y sus Directores no
consideraron necesario impartir por escrito políticas específicas a aplicar en cada área
de trabajo y a la costumbre.
La disposición verbal de políticas específicas impidió determinar si éstas fueron
emitidas y sustentadas en la base legal aplicable, permitiendo que los servidores
inmersos en los respectivos procesos para su cumplimiento, apliquen procedimientos
acorde a su criterio y de la autoridad de turno.
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Conclusión
La Subsecretaría de Tesorería de la Nación y sus Directores, emitieron políticas
específicas aplicables a las áreas de trabajo de manera verbal, esto se debe a que la
autoridad y directivos no consideraron necesario hacerlo por escrito, lo que impide
determinar si las disposiciones fueron formuladas y sustentadas en la base legal
aplicable, permitiendo que los servidores inmersos en los respectivos procesos para
su cumplimiento apliquen procedimientos acorde a su criterio y de la autoridad de
turno.
Recomendación
A la Subsecretaría de Tesorería de la Nación
20. Emitirá por escrito políticas específicas para cada una de las Direcciones que
conforman la Subsecretaría de Tesorería, sustentadas en las disposiciones legales
y normativa aplicable y controlará su cumplimiento.
Dra. Mónica Jaramillo P AUDITORA GENERAL
