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Capítulo II. Marco Teórico
1.- ANTECENDENTES DE LA INVESTIGACION
Dentro de la revisión de la literatura, se analizan de manera critica,
una serie de investigación que presentan situación semejante con el
objeto de preverle a la institución una base para su desarrollo.
Mechan, Aleida y Permia Adelmo " Diseño de un sistema de control
de inventario de Mechas de perforación petrolera, que permite el
funcionamiento eficaz y eficiente de los mismo. Caso Petro Perforaciones
C.A" trabajo especial de grado. Universidad Rafael Belloso Chacín
(URBE), facultad de Ciencias Administrativos, Escuela de Administración
de Empresa 1996.
La presente investigación se baso en proponer un sistema de
control de inventario de mechas de perforación petrolera que permitieron
funcionamiento eficaz y eficiente de los mismos, en donde la metodología
empleada fue descriptiva de campo. La recolección de los datos se realizo
mediante entrevista, cuyas respuestas fueron analizadas a través de la
técnica de análisis descriptivo cualitativo.
La información refleja la problemática existe en los inventarios
que impiden maximizar el servicio del cliente y minimizar la inversión. Sé
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sugieren un esquema organizativo para la distribución
de responsabilidades, la implantación de normas y
procedimientos para la ejecución de las labores, los flujos de proceso de
las actividades más importantes y los instrumentos para un adecuado
control de los inventarios que contribuyen con el cargo de los objetivos de
la empresa.
En la investigación realizada por Fureya Yulet y Fernández
Luisa(1.997)."Diseño de un sistema administrativo de control de inventario
para empresas expendedoras de productos farmacéuticos" Este trabajo
consistió en la problemática relacionada con la administración de sus
inventarios, la cual realiza cantidades excesivas de pedidos diarios a
varios proveedores lo que implica perdida de tiempo para el persona
que elabora en esta empresa. No solo presentaban estas fallas, si no
tambien el tipo de método utilizado (PEPS), la mala ubicación de los
medicamentos y sobre todo la ausencia de un sistema de control de
inventario.
Para alcanzar el propósito en esta investigación se utilizo una
metodología descriptiva donde se realiza un estudio de los funciones y
actividades que participan en el proceso productivo. Como resultado se
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obtuvo una implantación de nomás y responsabilidades por parte del
personal, donde se recomienda un diagrama elaborado e implantado por
la empresa para determinar la utilización definitiva del método utilizado.
Para un estudio realizado por REYES GLEIDYS Y VINDIGNI
PATRICIA (1.997)" Evaluación del sistema de control de inventario de
materiales de herrería y construcción caso ferretería cuatricentario
C.A.(Ferrzca)".
Durante el desarrollo de este trabajo es indispensable saber como
están estructurados los sistemas de inventarios del sector ferretero, a fin
de determinar ciertas irregularidades que se presentan en esta empresa
en un sistema de control de inventario, el cual se realiza por medio de un
sistema computarizado que movilizan los artículos de manera que puedan
tenerse actualizados las existencias en cantidad como en precio.
En dicha investigación el control interno se basa
fundamentalmente en la cantidad de materia prima, calidad, cantidad y
costo. Se procedió a hacer un análisis mediante cuestionario en donde la
población estaba constituida por veintitrés (23) personas que elaboran en
la empresa, en donde se arrojo resultados afirmativos sobre el análisis
contable mensuales en la que cuenta el almacén, en donde no se
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comparar los conteos físicos y el mayor financiero, los inventario solo
existen en un nivel mínimo, y sobre todo cuentan con personas
preparadas para desempañar los diferentes cargos.
Según el trabajo especial de grado de Añez Benavides, Humberto
Alirio (1999) " Evaluación del control interno de inventario de productos
químicos para la empresa TBC BRINADA VENEZUELA C.A"
En este caso se pretendió conocer la carencia de un mejoramiento
en el inventario, donde se presentan irregularidades en el control interno
debido a la falta de coordinación en el la recepción y despacho de
materiales y manejo de los productos lo cual ocasiona perdidas tanto
económicas, como de materiales.
En esta investigación se desarrollo un método aplicado para
resolver el problema en un periodo de tiempo corto de manera que
esta se elabore de manera precisa, oportuna y eficazmente. Para ella se
recomienda chequear los resultados obtenidos en esta investigación
verificando su utilidad para conseguir su aprobación, proceder a la
elaboración de un manual administrativo para el desempeño y
funcionamiento de los inventarios, entre otros.
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2.- BASES TEORICAS.
2.1.- SISTEMA
Según Hansen y Mowen (1.995 p. 30) define "un sistema
como una serie de piezas interrelacionadas que desempeñan un
proceso o más afín de alcanzar los objetivos específicos"; es decir es una
forma de visualizar a la organización empresarial como un todo tomando
en cuenta los factores internos e externos pero siempre viéndola en forma
global.
Según Francisco G. Rondón (1.989, p-1-1). Se llama sistema, a un
conjunto de reglas, funciones, principios y cosas lógicamente organizados
e interrelacionados, los cuales mediante acción coordinada, conlleva
al logro de determinado objetivo, sirviendo a la vez, de marco de
referencia y patrón de comportamiento.
Es importante hacer la aclaratoria que el sistema en este contexto
se considerará en forma global, es decir, así lo menciona Gómez
Rondón, (1.989, p.1-2), El sistema debe considerarse siempre en su
totalidad, no puede tomarse en partes, sin que se pierdan sus
características esenciales. Debe siempre estudiarse y analizarse como un
todo considerado en su conjunto global.
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Otro autor que afirma esta teoría es Uribe Montaya (1.993, p.19),
cuando la organización se considera como un todo, se dice que es un
sistema, empresarial y Gerencialmente, lo fundamental es el todo y no las
partes aisladas.
Las organizaciones que finalmente van a producir un bien o un
servicio, son y siempre debe ser consideradas como algo total, ya que
funcionan como un conjunto, en otras palabras, todos los elementos
componentes, relacionados entre si, lo que produce la operación final, es
allí donde el personal que labora en la empresa cumple con la función de
lograr que esos elementos se mantengan integrados y nunca han de
considerarse como elementos aislados.
Los sistemas ayudan a mejorar o esquematizar las actividades que
se llevan a cabo, lógicamente después de llevarse a cabo una serie de
recolección de información y datos para mejorar el procedimiento global
de la empresa, así como también ayudan a perfeccionar las rutinas
laborales, facilitando así las funciones administrativas de planificación,
organización, coordinación, control y supervisión en general.
El término básico que define al sistema, según el diccionario
Larousse (1.996, p.927), es un conjunto de elementos relacionadas entre
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si, de algún modo o más concretamente, como un conjunto de elementos
de interacción dinámica.
Cuando se analiza el papel del sistema dentro de la administración
general, James A. F. Stoner (1.996, p.734), en su análisis de la
administración plantea que se concibe al sistema en una organización
como todas las funciones y actividades que trabajan juntas para realizar
propósitos de las organizaciones.
Otro autor que toma relevancia al sistema es Fernando del pozo
(1997,p 17), menciona que un sistema es un conjunto organizado,
formando un todo, en el que cada una de sus partes está conjuntada a
través de una ordenación lógica, que encadena sus actos a un fin común.
Hablar de un sistema es determinar sus propiedades más
importantes, la adaptabilidad y la flexibilidad están unidas en solo
conjunto, el autor las denomina “Equifinalidad ” que es la capacidad del
sistema para llegar al mismo objetivo a través de diferentes medios, o
partiendo de estados o situaciones iniciales diferentes esta capacidad es
la que hace que, una organización, cuyo objetivo es la expansión, lo logre
aun partiendo de condiciones diferentes o atravesando etapas diversas
entre si.
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2.1.2.- IMPORTANCIA DE LOS DIFERENTES SISTEMA
Elwood S. Buffa (1.9987, p. 69). " La importancia relativa de estos
problemas de la dirección de operaciones varia considerablemente
dependiendo de la naturaleza de cada uno de los sistemas de
producción. Sin embargo, cada sistema enfrenta los mismos problemas
hasta cierto grado. Por ejemplo, la política para llevar a cabo
renovaciones puede ocupar una posición dominante en los sistemas de
producción en los que la inversión de capital por trabajador es muy
grande, como en la industria del acero".
Por otro lado, la política para llevar a cabo renovaciones puede
ocupar un papel menor en un sistema que esta representado por un gran
componente de trabajo o de costo por manejo de material. Parte del arte
de la dirección de operaciones implica poder reconocer la importancia
relativa de estas diferentes componentes en determinadas situaciones.
2.1.3.- COMPONENTE DEL SISTEMA
Para Uribe Montoya (1.993, p.20), toda organización es un sistema, a
cada componente de un sistema se le denomina subsistema, y esta por
más grandes o pequeña que sea, esta compuesta de cinco subsistema:
• El subsistema de producción o transformación: esta encargada
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de efectuar aquellos procesos que cambian los insumos en productos.
• El subsistema de apoyo: tiene como función el manejo de las
transformaciones o intercambios de negación (compras, ventas, finanzas)
con otras organizaciones.
• El subsistema de personal: tiene como responsabilidad el manejo
de las personas que componen la organización.
• El subsistema de adaptación: es que el invoca o planea.
• El subsistema gerencial: se realiza la coordinación de todos los
anteriores.
Para el manejo de sus actividades S.A.H.U.M esta compuesta
solo por cuatro de ellas, sin embargo estos componentes permiten llevar a
cabo cada uno de las actividades dentro de la organización, para el
proceso de control de inventario y almacenamiento, es importante que
para su ejecución se vean involucrados varios de los componentes
anteriormente descritos, por su puesto coordinado por uno de ellos.
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2.1.4.- TIPOS DE SISTEMAS
Harold Koontz y Heinz Weihrich (1.990. p. 323)dividen los sistemas en:
a) Sistema de administración mecanista:
Apropiado para ambiente organizacional relativamente estable.
Este sistema se caracteriza, por una diferenciación especializada
de tareas, por individuos que consideran que sus tareas son distintas de
la mayoría, por derechos y obligaciones definidas con precisión, por una
estructura jerárquica, por una interacción vertical entre el superior y los
subordinado y por tener instrucciones y decisiones que provienen del
superior (p. 323).
b) Los sistemas de administración orgánica
Se caracteriza por el desempeño individual basado en el
conocimientos de las tareas de todos los interesados, una redefinición
continua de las tareas mediante interacción con otros, mucha interacción
y consultas laterales. Este sistema es mas adecuado para enfrentar
condiciones inestables y cambiantes y problemas que no pueden
predecirse.
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c) Los sistemas de información
Bounds / Woods (1.999 p. 349). Define el sistema de
información más sencillos, son utilizados para el procesamiento de
transacciones o de datos y la amortización de oficinas. Entre los sistemas
de información se pueden nombrar:
• Los sistemas de procesamiento de transacción: Es un
sistema de información computarizado que ejecuta y registra las diversas
transacciones de negocios necesarios para realizar las operaciones
diarias.
• Los sistemas de automatización de oficinas: Usa equipos y
programas de computo para ayudar a gerentes, supervisores y personal
de oficina a procesar documentos y mensajes y mantener programas.
• Los sistemas de información de gestión: Utiliza equipos
y programas de computo para organizar, resumir y presentar información
que ayuda a tomar decisiones gerenciales.
• Los sistemas de apoyo a las decisiones: Usa un programa
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de computo interactivo que combina reglas de decisiones y modelos de
simulación con una base de datos completos y las percepciones de quien
toma las decisiones para ayudar al usuario a tomar decisiones.
2.2.- EL CONTROL
" Es la vigilancia de la implantación de un plan y la toma de acciones
correctivas conforme sea necesario, por lo general se logra por medio de
la retroalimentación, la cual es la información que se puede usar con el
objeto de evaluar o corregir los pasos que se están dando para llevar a
efecto un plan" (Hansen y Mowen, 1.996 p.14).
Es por eso que Munch Galindo (1.992 p.171)" define el control
como una serie de procedimientos complicados que se utilizan, para
corregir defectos o desviación en la ejecución de planes, una vez que han
sucedido".
Al relacionar ambos conceptos se puede observar que el control
es la etapa donde se lleva a cabo los factores administrativos como lo son
la planificación, la organización, la dirección y sobre todo la supervisión de
todo proceso, a fin de corregir los defectos o las desviaciones que se
establecen en un plan, para alcanzar los objetivos deseados de manera
eficaz y económicamente.
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2.2.2.- ELEMENTOS DE UN CONTROL
Munch Galindo (1.992 p.172) incluye los elementos del control como:
• Relación con lo planeado: El control siempre existe
para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
Como se dejó entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son
también de control.
• Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar
los resultados.
• Detectar Desviaciones: Una de las funciones inherentes
al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución
y la planeación.
• Establecer Medidas Correctivas: El objeto del control es
prever y corregir los errores.
Al estudiar dichos elementos, estos debe ser tomados en cuenta al
momentos de llevar el control ya que este es el principal factor para
verificar, medir, cuantificar resultados y sobre todo detectar desviaciones
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para el establecimientos de las diferentes medidas correctiva al momento
de controlar y hacer que se cumpla con lo planeado.
2.2.3.- IMPORTANCIA DEL CONTROL.
Stoner y Freenan (1.994 p.638), Define la importancia " como el
control para vigilar el avance y corregir errores, también ayuda a los
administradores a hacer el seguimiento de los cambios ambientales y las
recuperaciones que estos producen en el avance de las organizaciones".
Algunos de los cambios más apremiantes del entorno
son el cambio en la naturaleza de la competencia, la necesidad
de acelerar el ciclo de pedido-entrega, la importancia de agregar
valores a los productos y a los servicios como manera para crear
demanda por parte de los clientes, cambios de cultura organizacionales,
etc.
Munch Galindo (1.992 p.-172) Establece que el control es de vital
importancia dado que:
a) Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma
que se alcancen los planes exitosamente.
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b) Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
c) Determina y analiza rápidamente las causas que pueden
originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
d) Localiza a los sectores responsables de la administración,
desde el momento en que se establecen las medidas correctivas.
e) Proporciona información acerca de la situación de la ejecución
de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de
planeación.
f) Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
g) Su aplicación incide directamente en la racionalización
de administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.
2.2.4.-PRINCIPIOS DEL CONTROL
Munch Galindo (1.992 p.173) Establece los principios del control
como:
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a) Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido
debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma
manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes
para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y
que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
b) De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función
de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para
alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido sino sé
fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de
los mismos.
Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de
actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo
establecido, en donde se determinan como base los objetivos. La
efectividad del control está en relación directa con la precisión de los
estándares, que permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos
limites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de
dinero.
c) De la oportunidad: El control para que sea eficaz, necesita
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ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el
error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y,
obviamente, reduce la consecuencia de los objetivos al mínimo.
d) De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones
que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que
las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en él
futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las
mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo
que éste representado en tiempo y dinero, en relación con las ventajas
reales que éste reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se
justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá
establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe
resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.
e) De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente,
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a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir
costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones
estratégicas requieren de control.
Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o
aleatorios.
f) De la función controlada: La función controladora por
ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que
pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la
persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con
la actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio se puede
encontrar en el siguiente ejemplo: El control que elabora los estados
financieros de una empresa no será la persona más idónea para
auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que en dicha evaluación
pueden intervenir aspectos de carácter personal.
Es por eso que después de tener una amplia definición sobre los
principios del control, estos deben ser tomados en cuenta a la hora de
llevarlos a la practica en donde se delega una autoridad y al mismo
tiempo una responsabilidad para cumplir con los objetivos planteados
como guía o estándares, evitando errores y brindando oportunidades
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antes que el error suceda de esta manera se recomienda hacer un
análisis detallado para detectar desviaciones en el trabajo reduciendo
tiempo y costo en donde se debe destacar la función que realiza la
persona, controladora por la que esta no debe estar involucrada con la
actividad.
2.2.5.- ETAPAS DE UN CONTROL
Al identificar alguna etapa del control Munch Galindo (1.992 p.178)
desarrolla:
El Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser
definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o
patrón con base en la cual se efectúa el control.
a) La Medición de resultados: Consiste en medir la ejecución y
los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben
ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas
unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con
aspectos eminentemente cualitativos.
b) La Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está
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en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los
estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente
ejecutivo, no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer
si la desviación es un síntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta
situación sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que
algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de
incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta
baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad
muy pobre.
El establecimiento de medidas correctiva da lugar a la
retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más
estrecha entre la planeación y el control.
c) La Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya
que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al
sistema administrativo al correr del tiempo de la calidad de la información,
dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema para
que ocurra un control satisfactorio, en donde es necesario tomar en
cuenta las etapas mencionadas.
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Al analizar las misma, es indispensable el establecimientos de los
estándares que sirven como un seguimiento de un modelo para que se
efectúe un control, dando una sucesión a la medición de los
resultados definidos por un estándar para la corrección e integración de
las desviaciones en relación con los estándares, en donde es importante
conocer si es un síntoma o una causa. La retroalimentación es la etapa
secuencial de un proceso de control, ya que depende de la información
obtenida.
2.2.6.- INSTRUMENTOS DEL CONTROL
Según Melinkoff, R. (1.990, P67) la aplicación de técnicas e
instrumentos de control presenta ciertas dificultades, determinadas por las
situaciones particulares donde haya que aplicarlos.
Melinkoff, R., explica además que tareas que se repiten con cierta
frecuencia son susceptibles de control con relativa frecuencia. Por el
contrario, otros tipos de trabajo representan ciertas dificultadas para su
medición, bien por su carácter creativo.
En síntesis, el trabajo de línea o de ejecución es más fácil de
controlar y medir que el trabajo de asesoramiento propio de las unidades
de estado mayor. El mismo problema existe con respecto a los resultados.
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Según sea su naturaleza tangible o intangible. Estos últimos son
de difícil cuantificación lo que hace intrincado su control y medición.
2.2.7.-SISTEMA DE CONTROL
Para Tawfit (1987 p. 64) en un sistema de control su “función es
administrar eficazmente los recursos materiales, humanos y financieros
en una unidad productiva. Esto significa aplicar los cinco grandes
principios administrativos: Prever, planificar, organizar, dirigir, controlar.
Puede considerarse el control como un sistema administrativo. Se
trata aquí de definir los objetivos establecer los medios para alcanzarlo,
medir los resultados, evaluar las variaciones y tomar las medidas
correctivas que sean necesaria”.
Este mismo Autor define que “ Los elementos constitutivos del
sistema de control se representan a continuación. Puede notarse aquí que
el agente humano es el conjunto administrativo a todos los niveles
jerárquicos. Si el estudio es realizado por el departamento de
mercadotecnia, el agente humano del sistema de control estará
constituido por el director y sus adjuntos. En ciertos casos puede ser que
una sola persona asuma esta responsabilidad. En cuanto a la secuencia
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del tratamiento de los datos, este nunca es predeterminada, porque los
problemas se presentan rara vez de la misma manera.”
TABLA No. 1 SISTEMA DE CONTROL
AGENTE HUMANO SECUENCIAS
- Administrador - Director - Director adjunto
Responsable
- Identificación de las variables Estudios y análisis
- Determinación de un valor para cada uno de las variables - Elección de un solución - Medición de los resultados - Evaluación de las variaciones - Medidas correctivas
⇒Insumo Datos de un problema de informe, etc.
⇓ PRODUCTOS
- Plan estratégico y táctico - Políticas y reglas - Decisiones
- Información
Fuente: Tawfit (1987 p.64)
El agente humano del sistema de control, es generalmente
responsable de la concepción y la administración de los niveles
operacional y organizacional y asegura los vínculos con los otros
responsable de la administración.
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2.2.7.1.- CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL:
Stoner, J (1.996, p.612), afirma que los sistemas presentan ciertas
características comunes que varían según circunstancias individuales.
Estas características son:
• Precisa: La información referente al desempeño tiene que
ser preciso. Los datos inexactos proveniente de un sistema de control
pueden hacer que la organización emprenda acciones que no logren
corregir el problema que crearán cuando lo haya. Evaluar la precisión de
la información que se recibe, es una de las funciones más importantes
del control que deben cumplir los gerentes.
• Oportuna: La información debe reunirse, enviarse a quien
corresponda y evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a
tiempo para lograr mejoras.
• Objetiva y completa: La información aportada por un sistema
de control deberá ser completa y los que la utilicen han de considerarla
objetiva. Cuando menos subjetiva o ambiguo sea el sistema de control
mayores probabilidades habrá que las personas reaccionen de manera
conocedora y eficiente ante la información que reciben.
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• Centradas en puntos estratégicos del control: El sistema de
control ha de centrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a
los estándares tienen mayores probabilidades de causas daños. El
sistema habrá de conectarse así mismo en los puntos donde las medidas
correctivas pueden aplicarse con mayor eficacia.
• Económicamente Realista: El costo de instalar un sistema de
control de inventario debe ser menor, o por lo menos igual, que los
beneficios que aporte. La mejor manera de reducir al mínimo los gastos
en un sistema de control consiste en hacer la cantidad mínima que se
requiere para garantizar que la actividad vigilada llegue a la meta
deseada.
• Orgánicamente Realista: El sistema de control ha de ser
compatible con las realidades de la organización. Más aún, todos los
estándares de desempeño deben ser realistas.
• Coordinada con el flujo de trabajo de la organización: La
información relacionada con el control necesita estar coordinada con el
flujo de trabajo en toda la organización por dos razones, en primer lugar,
es posible que cada paso en el proceso de trabajo afecte al éxito o
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fracaso de toda la operación. En segundo, lugar, la información
debe llegar a cuantos la deban recibir.
• Flexible: En casi todas las organizaciones los controles han de
ser flexibles a fin de que las organizaciones puedan reaccionar
rápidamente para superar los cambios adversos o bien para aprovechar
las oportunidades que se le presenten.
• Prescriptiva y operaciones: Los buenos sistema de control
deben indicar después de detectar una desviación respecto a los
estándares cuales son las medidas correctivas que convienen aplicar. La
información se encuentra en una forma utilizable cuando llegue al encargo
de tomar medidas que correspondan.
• Aceptable: para que los miembros de la organización acepten
un sistema de control, los controles deben relacionarse con metas
significativas y aceptadas. Tales metas deben reflejar el lenguaje y las
actividades de aquellas que están directamente interesados en el control.
2.3.-INVENTARIO
Meigs y Meigs (1.998 p.- 483) lo define como " uno de los activos
corrientes más importantes en los almacenes de ventas al por menor o al
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por mayor, donde la venta de mercancía es la fuente principal de ingreso;
el inventario, consta de todos los bienes propios y disponible para la venta
a los clientes donde es convertido en efectivos y es considerado un activo
corriente"
2.3.2.-METODO DE INVENTARIO
Los métodos de inventario permiten conocer el volumen de
Mercancías en existencias en un momentos dado y, sea cual fuere el tipo
de mercancía, la valuación de esa cuantía de mercancías reviste una gran
significación; debido a que según el precio que se le asigne a cada
renglón, así será el monto de inventario en terminar monetarios;
afectándose el "Costo de las Ventas" y por lo tanto, la utilidad (o la pedida
neta) ; será en bien o en mal.
Entre los Métodos de inventarios se encuentran los diferentes
autores que nos explican estos métodos:
√ INVENTARIO FISICO
Gómez Rondón (1 .968 p.- 3-10) Es un inventario "Extra-Contable"
que consiste en el conteo físico de las mercancías y la asignación de
sus respectivos valores, al final de cada ejercicio económico; este tipo
de inventario suele tomarse por muestreo. Se hace en una temporada
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baja de actividades. Es un calculo de inventario realizado en un stock
realmente poseído.
√√ INVENTARIO CONTABLE
Francisco Ramírez (1.989 p.114) "Es aquel que se obtiene
de tarjetas especialmente preparadas para ellas, cuenta los
materiales que entran y salen del almacén, clasificándolos por tiempo y
clase con indicación de cantidades, costos unitarios y totales".
Las tarjetas tienen espacios para entradas y existencias. Bajo este
sistema las cantidades almacenadas se conocen permanentemente,
razón por la cual se les conoce tambien con el nombre de "inventario
permanente o inventario perpetuo".
2.3.3.- CLASES DE INVENTARIOS
Gómez Rondón (1.968 p.-3-5). Los inventarios pueden ser de las
siguientes clases:
a) Inventario de productos terminados: Similar al "inventario de
mercancía", lo forman los productos fabricados por los empresas
industriales, mediante la transformación de la materia prima, y que tienen
destinados para la venta.
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b) Inventario de productos en proceso: Formado por
los productos en proceso de elaboración, sin terminar aún. De allí que lo
formarán: Una cierta cantidad de materia prima semielaborada, mano de
obra y gastos de fabricación.
c) Inventario de materia prima: El cual comprende todos
aquellos elementos básicos, que la empresa compra para la manufactura
y obtener los productos terminados.
d) Inventario de suministros: Constituido por materiales,
accesorios y otros elementos necesarios para el funcionamiento de las
maquinarias y el proceso de elaboración en si.
2.3.4.- NIVELES DE INVENTARIO
Tawfick (1.992, pag.172) afirma que los representan los limites
predeterminados de las cantidades por almacenes, las cuales varían entre
un nivel máximo y un nivel mínimo.
La determinación de estos dos niveles depende del consumo anual
de la tasa de agotamiento, del costo unitario del producto.
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2.3.5.- METODOS DE VALUACION DEL INVENTARIO
Gómez Rondón (1.968 p.311)Junto a otros autores establecen los
métodos de valuación tales como:
• Método de costo o mercado, el mas bajo: Significa
que las mercancías se valorarán, de acuerdo con el precio
inferior, de entre los dos mencionados. De esta forma se cumple con el
principio contabilístico de "No anticipar beneficios proveer eventuales
perdidas".
• Método primero en entrar, primer en salir "PEPS" O "FIFO"
Meigs y Meigs (1.998 p.- 487) definen PEPS como primera en entrar,
primera en salir.
Esta basada en el supuesto de que la primera mercancía comprada
sea la primera mercancía vendida. Se caracteriza por que el costo
de compra más antiguo se transfieren al costo de la mercancía vendida,
mientras que el costo más reciente permanece en el inventario. Una
ventaja de método PEPS es que el inventario esta valorado a los costos
de compra reciente y por consiguiente este activo aparece en el balance
general por un valor aproximado bastante a su costo de reposición actual.
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• Método ultimo en entrada primero en salir: "UEPS" O
"LIFO": Este método es uno de los de uso más generalizado para
determinar el costo de la mercancía vendida y para valorar el inventario.
Durante periodo de costo crecientes de reposición de inventario UEPS
resulta ser la valuación mas baja de inventario y de la medición de la
utilidad neta; por lo que este metado es considerado como el método de
fijación de precios más conservados.
• Método de promedio Aritmético:
Gómez Rondón (1.968 p.3-14). Consiste en tomar la
media aritmética de los precios unitarios del costo de los artículos.
• Método el costo promedio móvil: Consiste en fijar el precio
de las existencias, de acuerdo con las variaciones producidas por las
entradas y salidas.
• Método del promedio Armónico ponderado: Se obtiene,
ponderando los precios unitarios con el número de unidades de productos
comprados.
• Método del costo Básico: Se fundamenta en que nunca el
45
Capítulo II. Marco Teórico
costo de todas las mercancías en existencia se recupera exactamente por
medio de las ventas; debido a que, algunas no se venden, otros se
deterioran o pasan de moda y de venderse, será por debajo de su precio
de costo. Hechas estas consideraciones, valorar el inventario al precio
entonces al considerar aquellos costos no recuperables y valorar los
inventarios, de acuerdo a la parte del costo posible de ser recuperado.
• Inventario continuo al precio de venta: El inventario continuo
es la manera ideal de llevar las existencias y sus respectivos valores;
pero resulta costoso y algunas veces es prácticamente imposible, por
tratarse de empresas que manejan enormes volumen de artículos
diversos menudo y de escaso valor; tal es el caso de los abastos,
ferreterías y tiendas por departamentos. En tales casos es recomendable
recurrir a la valorización de los inventarios a precio de
venta, donde es indispensable un porcentaje fijo de ganancia brutas en
ventas, en donde los precios de costos se le sumaran a estos porcentaje
y así se obtendrá el inventario al precio de venta.
• Método de la utilidad bruta o del incendio.
Permite estimar el valor del inventario en un momento dado,
basándose en el supuesto de que el porcentaje de utilidad bruta a través
46
Capítulo II. Marco Teórico
de los diferentes ejercicios económicos es más o menos uniforme:
Entonces dicho porcentaje de ganancia bruta se puede llegar a la
cantidad que le correspondería al inventario final, basándose en un
sencillo "Estado de ganancias y perdidas".
2.3.6.- TIPOS DE INVENTARIO SEGÚN SU FUNCION
Hamid y Russell ( p.405) clasifica los inventarios según su función
en:
a) Inventario de seguridad o de reserva: Es e l que se
mantiene para comenzar los riesgos de paros no planeados de la
producción o incrementos inesperados en la demanda de los clientes.
b) Inventario de desacoplamiento: Es el que requiere entre dos
procesos u operaciones adyacentes cuyas tasas de producción no
pueden sincronizarse; esto permite que cada proceso funcione como se
planea.
c) Inventario en transito: Esta constituido por materiales
47
Capítulo II. Marco Teórico
que avanzan en la cadena de valor; estos materiales son artículos
que se han pedido pero no se han recibido todavía.
d) Inventario de ciclo: Resulta cuando la cantidad de unidades
compradas (o producidas) con el fin de reducir los costos por unidad de
compra (o incrementar la eficiencia de la producción) es mayor que las
necesidades inmediatas de la empresa.
e) Inventario de previsión o estacional: Se acumula cuando una
empresa produce más de los requerimientos inmediatos durante los
periodos de demanda baja para satisfacer los de demanda alta.
2.3.7.- CONTROL DE INVENTARIO.
Su objetivo primordial es determinar el nivel más económicos de
inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos
terminados.
Munch Galindo (1.992 p.186) establece que un buen sistema de
control de inventarios permite:
a) Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o
productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.
48
Capítulo II. Marco Teórico
b) Evitar pérdidas considerables en las ventas.
c) Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u
obsolescencia o por exceso de material almacenado.
d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.
e) Reducir los costos en: Materiales ociosos, mantenimiento
de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, de
preciación, etc.
Según los autores Musselman y Hughes (1967 P.331), el control de
inventario “ se refiere a la administración de los artículos en existencias.
Si han de evitarse la escasez, si la producción, ha de mantenerse en
movimiento y si la inversión en inventario ha de ser mantenida al mínimo,
tiene que haber una dirección sensata y una contabilidad consistente
para todas las materias primas y productos en procesos “.
Por su parte, Terry George, Frankin Stephen (1.967, p 581).afirma
“en el caso de los inventarios es necesario tener a mano la cantidad
correcta de artículos, el tipo y la cantidad adecuada, en el momento que
se necesita para su uso, y el costo apropiado”.
49
Capítulo II. Marco Teórico
“Como en cualquier sistema de control, existe ventajas y
desventajas en el mantenimiento de inventario.
El costo de adquisición y de mantenimiento del inventario puede
ser alto. En el extremo opuesto de la búsqueda del equilibrio. El costo de
no tener los artículos necesarios en el inventario cuando se pidan,
también puede ser alto” (p.582).
Según “Musselman y Hughes” (1967 p.331). La dirección sabia
trata de mantener los procedimientos de fabricación, la compra de
materiales y la inversión en material acoplado a las ventas. La dirección
tiene que estar vista a los cambios en la demanda de los mercados, de
manera que pueda mantenerse la flexibilidad de las operaciones”.
Ahora bien Patón (1966 p.475) afirma “ los principales finalidades
del análisis y control de las mercancías son las siguientes:
• Reducir la inversión del inventario al punto más baja de
acuerdo con las necesidades afectivas del negocio.
• Asegurarse de que hay continuidad de existencia de las clases
de mercancías que se necesitan.
50
Capítulo II. Marco Teórico
• Hacer la comparación entre departamentos, con el objetivo de
corregir los defectos en cuanto a personal métodos, procedimientos, etc."
Entre los recursos generales de mayor importancia para lograr el
análisis y el control se encuentran los siguientes.
- La creación y el uso de un sistema estándar de modelos, registros e
informes, que abarquen todas las funciones y actividades relativas a la
compra y manejo de mercancías.
- La creación de los estándares de existencias en particular los puntos
máximos y mínimos y los términos de rotación.
- El uso de programa y presupuestos de vistos. Para indicar más
específicamente el índole de un programa de análisis y control, citaremos
las siguientes operaciones:
a) Control de las compras por medio de un personal especial, con
funciones y responsabilidades definidas, y el empleo de un sistema
normal de impresos o modelos y del procedimiento para medir las
51
Capítulo II. Marco Teórico
mercancías.
b) El empleo de modelos y procedimiento normales para recibir y
marcar las mercancías.
c) El uso de un sistema de inventario continuo en los libros, por
medio de un sistema de registro de existencias, que abarque tanto las
existencias en reserva como las mercancías listas para la venta”.
Del análisis realizado de estos autores se puede concluir que en
toda empresa donde se trabaja con mercancía, es necesario que se lleve
un control estricto de manera que sea fácil pronosticar la demanda de
los artículos con certeza, con estándares mínimo y máximo, con el fin de
reducir tiempo y costos. Si esto se llevará a la practica seria la manera
correcta para ayudar a la realización de los pedidos en un momento dado.
2.3.7.1.-TIPOS DE CONTROL DE INVENTARIO
A diferencia de otras organizaciones y las empresas comerciales
tiene otro tipo de clase de inventario. Para la farmacia de SAHUM esta
realiza un inventario normal, donde constan de toda las mercancías que
posee en el curso regular del departamento.
52
Capítulo II. Marco Teórico
Entre los tipos de inventario se encuentra:
• Inventario normal: Este tipo de inventario es tomado en
día no laborable para la farmacia.
• Inventario nocturno: Este tipo de inventario es tomado en
día laborable de la farmacia, una vez que haya culminado la jornada de
trabajo.
• Inventario a puertas abiertas: Este se realiza durante la
jornada de trabajo de la farmacia, en este se utilizan dos planillas de
relaciones de ventas. Una planilla de contado y otra planilla de crédito y/o
despacho de empleados.
2.3.8.- SISTEMA DE INVENTARIO
Es un sistema contable, de las que se lleva el control de las
cuentas auxiliares del mayor y las cuenta del mayor en general en las
que son mayorizadas cuando se registran las transacciones; Meigs y
Meigs (1.998 p.215) dividen el sistema de inventario en: Inventario
permanente o sistema de inventario periódico, donde los inventarios
periódico son usados inicialmente en pequeños negocios que utilizan
53
Capítulo II. Marco Teórico
sistemas manuales de contabilidad, y los sistemas de inventario
permanente, las transacciones comerciales son registradas a medidas
que ellas ocurren.
En conclusión un sistema es algo que se visualiza para controlar,
medir, tomar decisiones gerenciales para el logro de los objetivos
planeados, así como también es un sistema de computo o de información
sencilla que ayuda a los gerentes, supervisores y persona para el
almacenamiento de cualquier información que sirva de apoyo para la
toma de decisiones.
Elwood S. Buffa (1.990 p.- 447) Clasifica los sistemas de inventario
en:
• Sistemas continuos o intermitentes: Él termino continuo
significa que el flujo físico del material de producción es continuo o se
aproxima a un movimiento continuo. En cambio, los sistemas de
producción intermitente son aquellos en que las instalaciones
físicas deben ser suficientemente flexibles para adaptarse a una
gran diversidad de productos y tamaño, o en que la naturaleza básica de
la actividad impone cambios en el diseño del producto de tiempo en
tiempo.
54
Capítulo II. Marco Teórico
• Sistemas de bienes inventariables: Los sistemas de
bienes inventariables son sistemas continuos de productos homogéneos
en grandes cantidades. Estos se hacen en forma de talleres intermitentes
que se denominan talleres cerrados de trabajos sobre pedidos porque no
admiten pedidos del exterior , y se basa en el sistema de distribución.
• Los sistemas de bienes no inventariables: Son
sistemas abiertos de talleres de trabajos sobre pedidos y se basa sobre
proyectos en gran escala.
• Sistema de inventario justo a tiempo: Harold Roontz y
Heinz Weinhrich (1.990 p.427). Establece que un sistema de inventario
"es cuando el proveedor entrega los componentes y las partes a la línea
de producción "justo a tiempo" para ser ensamblados. Para que un
sistema de inventario justo a tiempo funcione, deben cumplirse diversas
condiciones.
• La calidad de las partes debe ser muy alta; una parte defectuosa
podría detener todo la línea de montaje.
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Capítulo II. Marco Teórico
• Deben existir relaciones de seguridad y una firme
cooperación con los proveedores.
• En teoría, los proveedores deben estar ubicados cerca de la
compañía, con sistema de transporte confiables.
2.4.-SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO
En empresa donde el sistema de control de inventario es manual,
en estos casos existe una valiosa pérdida en tiempo, resultado poco
verificables y poco flexibles, a diferencia de un sistema de inventario
computarizado, estos pueden ser oportunos, accesibles, últiles a la
organización, sencillos y otros.
Un sistema de control de inventario posee las siguientes funciones:
a) Todo sistema de control de inventarios requiere de un método
de registro de operaciones en donde debe dar respaldo al área de
contabilidad como al área donde funciona la administración de inventario.
b) Debe incorporar reglas de decisión con el fin de determinar
cuando ordenar.
56
Capítulo II. Marco Teórico
c) Deben notificarse las excepciones a la administración cuando
las reglas de decisión de inventario se incorporan en forma computarizada
en un sistema.
d) Deben basarse en pronósticos de demanda o en
Instituciones del departamento de mercadotecnia o del gerente de
inventarios se deben incorporar un elemento cuantitativa dentro del
sistema.
e) Debe generar informes para la alta administración así como
para los Gerentes de inventarios para el funcionamiento general, ayudar
en la formulación de políticas para inventarios.
Así bien, los sistemas de control de inventario son una herramienta
esencial en la que se toma decisiones de la administración y estas van
más allá del registro de operaciones.
2.4.2.-PROCEDIMIENTOS DE LOS INVENTARIOS
A continuación se presentan algunos procedimientos
indispensables para el control de inventario como son:
57
Capítulo II. Marco Teórico
√√ PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO:
Es una forma de asegurar la continuidad de las operaciones, sin
embargo, al mismo tiempo dicha actividad desencadena costos
suplementarios. Es necesario que las empresas aseguren la continuidad
de sus operaciones con la garantía razonable contra la escasez de la
materia prima, pero evitando los excesos de inventarios.
El autor Andrés Suaréz (1992,p.17) en sus diferentes
concepciones menciona:
• Almacén: Instalación donde se depositan las mercancías antes
de su distribución.
• Almacén: Instalación que mantiene los productos en existencia
y desde donde se distribuirán a los clientes.
Según Boscan (1997, p. 8) menciona que es la función de guardar se
producen en periodos de producción de una longitud económica y se
embarca en grandes lotes a los puntos de almacenaje que estén cerca del
mercado.
58
Capítulo II. Marco Teórico
El almacenaje es fundamental para adoptar los controles estrictos
necesarios para el manejo de todo tipo de productos, así como también
para lograr la adaptación a este importante proceso que sé esta
suscitando actualmente, puesto que sirve de base para el desarrollo de la
organización.
• Personal encargado de almacenar: El almacenamiento implica
empacar, etiquetar, descargar y desempacar los empaques. Quienes
aplican estos procedimientos en el almacén se les llama almacenistas.
Los almacenistas son personas que dentro de una empresa
llevan a cabo todos los movimientos físicos que se realizan dentro del
almacén. Estas personas deben saber como utilizar y dar mantenimiento
a los equipos disponibles, deben cumplir procedimientos normales de
seguridad.
√√ PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES
Según Polimeni (1994 p. 76) La mayoría de los fabricantes cuenta
con un departamento de compras cuya función es hacer pedidos de
materias primas y suministros necesarios para la producción. El gerente
del departamento de compras es responsable de garantizar que
59
Capítulo II. Marco Teórico
artículos o pedidos reúnan los estándares de calidad establecidos por la
compañía, que se adquieran al precio más bajo y se despachen a tiempo.
Comúnmente se utilizan tres formatos en la compra de artículos:
una requisición de compra, una orden de compra y un informe de
recepción.
a) REQUISICIÓN DE COMPRA
Según Polimeni (1994 p.76) Es una solicitud escrita que
usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca
de una necesidad de materiales o suministros. Aunque una requisición de
compra generalmente esta impresa según las especificaciones de cada
compañía, la mayor parte de los formatos incluye: número de la
requisición, nombre del departamento o persona que hace la solicitud,
cantidad de artículos solicitados, identificación del número del catalogo,
descripción del articulo, precio unitario, precio total, costo de embarque,
de manejo, de seguro y costos relacionados, costo total de toda
requisición, fecha del pedido, fecha de entrega requerida y firma
autorizada. Por lo general se hace original y copia, el original para el
departamento de compras (para situar el pedido) y la copia para el
60
Capítulo II. Marco Teórico
empleado del deposito que solicito la orden de compra (para realizar un
seguimiento de los pedidos situados).
b) ORDEN DE COMPRA
Si la requisición de compra esta correctamente elaborada, el
departamento de compras emitirá una orden de compra que es una
solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio
convenido. La solicitud especifica los términos de pago y de entrega.
Todos los artículos comprados para una compañía deben acompañarse
de las ordenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de
compra: nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido,
número de la orden de compra, nombre y dirección del proveedor, fecha
del pedido, fecha de entrega requerida, términos de entrega y de pago,
cantidad de artículos solicitados, número de catalogo, descripción, precio
unitario y total, costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados,
costo total de todas la orden y firma autorizada. El original se envía al
proveedor (para situar el pedido) las copias van al departamento de
contabilidad (para futuro registro en el libro diario de compras, en los
61
Capítulo II. Marco Teórico
libros mayores generales y auxiliares) a cuenta por pagar (pago
eventual, en el periodo de descuento) al departamento de recepción (para
advertirle de la entrega de la factura y otra copia al departamento de
compra para mantener un archivo de todas las ordenes de compras
expedidas).
c) INFORME DE RECEPCION
Este mismo autor define el informe de recepción, cuando se
despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los
desempaca y los cuenta (es interesante tener en cuenta que la cantidad
solicitada no aparece en la copia de la orden de compra enviada a este
departamento. Esta omisión intencional garantiza que los artículos
entregados sean realmente contados). Se revisan los artículos para tener
la seguridad de que no están dañados y cumplan con las especificaciones
de compras y de la lista de empaque (una lista preparada por el
proveedor, que adjunta al pedido y que detalla lo que hay en el envío),
luego el departamento de recepción emite un informe de recepción.
Este formato contiene nombre del proveedor, número de orden de
compra, fecha en que se recibe el pedido, cantidad recibida, descripción
de los artículos, diferencias con la orden de compra y forma autorizada.
62
Capítulo II. Marco Teórico
Las copias se envían al departamento de cuentas por pagar para
confrontar con la orden de compra y la factura del proveedor, si esto esta
en regla entonces se autoriza el pago (p.77)
d) CONTROL Y PROCEDIMIENTO DE COMPRAR
Patón (1966 p.39).es claro al afirmar: “saber comparar la
mercancía y tener bien abastecidos los almacenes, son dos aspectos
importantes en una buena administración, y la organización de los
métodos y los registros para el manejo de los costos de mercancías y
materiales, se deben basar en el reconocimiento de su hecho”.
“El presupuesto de comprar para el año o la temporada depende
principalmente de los análisis y los programa de venta, mas bien que de
la contabilidad de almacenes”.
Este autor aclara en su obra “El primer paso definitivo en relación
con las compras, después de hacer el presupuesto de compras, es la
colocación del pedido por parte del agente de compras u otra persona
autorizada “ (1.966 p. 400).
63
Capítulo II. Marco Teórico
“El empleado encargado de vigilar los saldos en existencia puede
iniciar el procedimiento cuando observa que una clase determinada de
existencia ha alcanzado el punto máximo” (1.966 p400 y 401).
En opinión de Musselman y Hughes, (1.967 p.327) “se ha de
ponerse en vigilar un control efectivo, la responsabilidad de realizar las
compras tiene que ser delegadas en una persona. Esta recibe las
solicitudes de compra de materiales en existencia.
Además de conocer las necesidades con el mercado y la tendencia
de los precios. Algunos de los problemas que demandan la atención de
los jefes de compras son: Familiaridad con los materiales necesitados
políticas de compras y rutinas de compras “.
De todo lo anterior expuesto por los diferentes autores se puede
concluir que la adquisición de materiales, el abastecimiento y servicios
esta estimulado por las necesidades y usos, en la que es indispensable
pronosticar las compras abarcando aspectos como programar la demanda
futura, determinar las oportunidades de los procesos más económicos
64
Capítulo II. Marco Teórico
cálculos de los niveles de inventario, planear la utilización de espacios
para el almacenamiento, supervisar las cantidades de mercancías, el
tiempo de reposición y el manejo de materiales.
2.4.3.- COSTOS DE LOS INVENTARIOS
Representan una proporción importante del costo total de
producción; cuando mayor sea el nivel promedio del inventario, mayor
será el costo total de producción. En general, los costos relacionados con
el inventario comprenden los costos de los artículos, costo de colocación
de los pedidos, costos de mantenimiento y costo de agotamiento de
existencias.
√√ TIPOS DE COSTO DE INVENTARIOS
Hamid y Russell. (1967p.406).nombra algunos tipos de
control de inventario:
a) Los costos del articulo: Se refieren al precio de compra
de algún elemento que la empresa adquiera o el costo de un artículo que
éste produzca. Para los bienes comprados, de precio total es el precio
de lista más los costo de manejo y envío más impuestos, aranceles y
derechos de aduana. Los costos registrados en el libro de asiento, en el
caso de los artículos manufacturados en la empresa, incluyen el costo de
65
Capítulo II. Marco Teórico
las materias primas, la mano de obra y otros gastos generales de
distribución.
b) Los costos de colocación de pedidos: Son los
ocasionados por el transporte de un pedido de artículos hechos a un
proveedor. Los costo de organización del proceso son los derivados de
cambiar el proceso de producción de un producto a otro. Se espera que
estos costos sean razonablemente constantes cada vez que se incurra en
ellos, sin importar la cantidad de artículos comprados o manufacturados.
c) Los costos de mantenimientos: "Son los gastos en que
incurre a mantener inventarios" . Entre los ejemplos se cuentan el
alquiler, la electricidad, los impuestos, las pérdida, la obsolescencia,
las primas de seguros y los costos de mano de obra relacionados con el
cuidado y desplazamiento de los inventarios. Los costos de capital que
reflejan una pérdida en la capacidad de ganar un sueldo, o costo de
"oportunidad", también deben incluirse en los costos de mantenimiento de
inventarios.
66
Capítulo II. Marco Teórico
d) Los costos de agotamiento (escasez) de existencia:
"Se causan cuando la empresa no puede satisfacer por
completo el pedido de un cliente". Los costo de agotamiento son difícil
de establecer, ya que los clientes quizás puedan o no cambiar
permanentemente a un competidor o inclinarse por un producto sustituto.
√√ MATERIALES
Según Polimeni (1996, p82), es de gran importancia que una
compañía cuente con un buen sistema de control de inventario de
materiales. El logro de un buen control mantiene los costos a un
nivel mínimo y la producción de plan de trabajo constante e
ininterrumpido.
Los materiales o suministros son los elementos básicos que
se transforman en productos terminados a través del uso de la mano de
obra y de los costos indirectos de fabricación en el proceso de
producción.
2.4.2.3.-PROCEDIMIENTO DE DESPACHO
Polimeni (1994 p.79) define este procedimiento como la persona
encargada del deposito es responsable del adecuado almacenamiento,
67
Capítulo II. Marco Teórico
protección y salida de todos los materiales bajo su custodia. La salida
debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales,
preparado por el gerente de producción o para supervisar el
departamento.
Cada formato de requisición de materiales indica el número de la
orden o el departamento que solicita el artículo, la cantidad, la
descripción, el costo unitario y el costo total de los artículos despachados
2.4.4.- PUNTO DE REORDEN
Hansen Y Mower (1966 p.-363)" Define el punto de reorden como
el momento en que debe colocarse una nueva orden o comenzar un
montaje". Este es calculado conociendo la tasa de uso por el tiempo de
anticipación.
Para Tawfik y Chauvel (1.987, p.-174), "Es el nivel de inventario a
partir del cual se decide ordenar el producto. Este punto se establece para
asegurar la responsabilidad de los productos en los periodos de
reabastecimientos y la demora de la entrega".
Para calcular el punto de reorden se necesitan las siguientes
expresiones:
68
Capítulo II. Marco Teórico
Promedio de unidades consumidas = No. total de unidades
_________________ No. de meses Unidades diarias consumidas = prom. de unidades consumida ______________________ 30 días Demora promedio de entrega es igual = total de demora _______________ No. de meses
Punto de reorden = unidades diarias * demora promedio de entrega
consumidas
TIEMPO DE ANTICIPACIÓN: Es el periodo que se requiere con objeto
de recibir el pedido una vez que se coloca este o se inicia un montaje.
2.4.4.1.-ROTACION DE INVENTARIO
Según Patrón (1966 p.476)“ para determinar la eficiencia
departamental y eliminar las existencias excesivas y sin movimiento, la
rotación de inventario ofrece una de los medios más útiles”.
“El Método estándar para calcular la rotación de mercancías
consiste en dividir entre el costo de las ventas y el promedio del
69
Capítulo II. Marco Teórico
inventario. De preferencia, el promedio debe basarse en el saldo de las
existencias diarias, pero un promedio de inventario basado en los
coeficiente semanales y aún mensuales suficiente. Los promedios
basados en los inventarios de apertura y cierre no son de gran
importancia a menos que se sepa que ha habido poco fluctuación en el
inventario durante el ejercicio “.
Francisco Gómez R. (1.986 p.6-7) afirma que “un recurso de
consistencia matemática, muy útil en la determinación de los niveles de
inventario, es de la rotación de inventarios”
Por su parte, Mussulmán y Hughes” (1967, p.102) señalan “ se
denomina proporción de rotación de inventario al numero de veces que
una firma vende su inventario completo de mercancías durante un periodo
dado”.
“Una proporción de rotación de inventario alto, señala
comúnmente que esta manteniendo un volumen satisfactorio de venta.
Una rotación más rápida podría cambiar una entidad perdedora en una
con un promedio, o algo mas de utilidades. También puede indicar que
usted no ha efectuado compras excesivas y que mantiene un control
efectivo de inventario y una buena marca de venta”.
70
Capítulo II. Marco Teórico
Patón (1.966 p.476) opina “la imposibilidad de alcanzar la cifra
estándar puede obedecer a un descenso en el esfuerzo por vender, a
compras excesivas, a una situación especial y temporal tal como la
compra de una existencia grande a precios de ganga, o varios días de
asueto acorten la época de ventas, o también puede significar que
el estándar no es apropiado”.
Afirma Francisco Gómez R. (1986 p.6-9) “ de publicaciones
oficiales, como las de Banco Central o Ministerio de Fomento, suelen
obtener los índices de rotación estándar de los inventarios, para
diferentes ramas de la industria, los cuales al ser comparados con los de
nuestra empresa, nos dirán si nuestros inventarios se movilizan con
lentitud o no, y de paso, si la impresa es representativa del ramo, si esta
mediocremente administrada o si es relevante en líneas generales
y en situación normales”.
En conclusión de todo lo expuesto por los diferentes autores es
cierto que cuanto mayor sea el índice de rotación de inventario, menor
será el capital de trabajo requerido en el negocio y mayor será el
porcentaje obtenido normalmente. Es por eso que la rotación de
inventario es la base fundamental para evaluar la eficiencia en la
empresa, tomando en cuenta los diferentes clase de mercancías a los
71
Capítulo II. Marco Teórico
que se le aplique y la temporada, para el establecimiento de los
estándares.
2.4.4.2.- NIVELES DE ROTACIÓN
Según Tawfit “(1.993 p.172) los niveles de rotación, representan
los limites predeterminados de las cantidades por almacenar. Estas
cantidades varían entre un nivel máximo y un nivel mínimo.
Francisco Gómez R. (1986 p
.6-1) afirma “los niveles de inventario han de ser tales, que garanticen a
la empresa el cumplimiento de los pedidos, a la vez que la mantengan a
cubierto del desuso y le disminuyan los riesgos y el costo de su
mantenimiento”.
Por otra parte, no ha de olvidarse que los inventarios significan la
inmovilización de una gran parte del capital de trabajo, por lo cual lo
indicado es mantenerlos a un nivel restringido que sea mínimo, pero a la
vez suficientes”.
Patón (1966 p.478) afirma “la determinación del máximo y mínimo
de existencia para cada departamento o clase de mercancías es un
72
Capítulo II. Marco Teórico
elemento de control de existencia. Tratando de anticiparse a los movimientos
de precios. La táctica para la colocación de los pedidos debe ser:
mantener una existencia para hacer frente a la demanda de un proceso
satisfactorio”.
“Cuando el mercado se encuentra en condiciones excesivamente
inciertas, puede ser peligroso bajar las existencias a un mínimo normal.
Debe considerarse la cuestión de comprar económico es decir,
que las mercancías deben pedirse en cantidades suficientes para obtener
las mejores condiciones que sea posible lograr, sujetos al costo de
mantenimiento de las existencias”
Este mismo autor menciona que “La cantidad máxima que se
almacena para un periodo dado, no debe exceder de la cantidad prevista
en el presupuesto de ventas mas cierta cantidad que se conserve para
mayor seguridad”.
Según Francisco Gómez R. (1968 p.6-5)el nivel de inventario
mínimo “ha de ser un volumen tal de las existencias, por debajo de las
cuales no debe encontrase nunca la empresa, por correr el riesgo de no
poder satisfacer, en un momento dado los pedidos de su clientela”.
73
Capítulo II. Marco Teórico
“Este mínimo ha de ser determinado por la gerencia de ventas, tomando en
consideración: Los hábitos de la clientela, posibilidades de los pedidos
extraordinarios, urgencias en las entregas, etc.
Así mismo, este autor afirma” que el nivel de inventario máximo ha
de constituir un limite para evitar el producir el exceso y el abaratamiento
de productos en los almacenes, los riesgos y costos que conllevan a
producir cualquier tipo de materiales”.
Del análisis realizado por estos tres autores, se concluye que los
niveles de inventario inciden notablemente en el funcionamiento de una
empresa y sus costos, puesto que si se mantiene inventarios en exceso,
acarrearían la inmovilización innecesaria de gran parte del capital de
trabajo, con el aumento consiguiente de los costos, tanto de mantener tal
inventario, como de los intereses del capital invertido indebidamente, Así
también, se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda, con todas
las desventajas consiguientes.
También es necesario aclarar, que en toda empresa existen un
aumento o disminución en los volúmenes de ventas, como consecuencia
de la contante demanda y la competencia en la que ha de evitarse que
este aumento o disminución, en los niveles de inventario.
74
Capítulo II. Marco Teórico
3.- DEFINICIÓN DE TERMINOS BASICOS
a) Cantidad pedida: El modelo cantidad pedida calcula la cantidad
óptima que debe pedirse o producirse minimizando los costos de
colocación del pedido para el inventario y las costos de manejo de
inventarios. ( Hamid y Russell 1967 p. 408).
b) Compras: Adquisición de mercancía, que normalmente entra en la
empresa con animo de venderla y formar el objeto para el cual fue
creada la misma. ( Redondo 1985 p. 248).
c) Control: Es la función administrativa que consiste en asegurar la
medición y corrección de la eficiencia hacia los objetivos fijados.
(Rodríguez V., 1.990 p. 19).
d) Control de inventario: “ Técnica para mantener los ítems en
existencia a un nivel deseado” (Everett, A y Ebert R. 1981, p. 564).
e) Control de materiales: Practica para obtener suministro necesario
en la producción a menor costo unitario y cumpliendo las necesidades
de una calidad aceptable una inversión mínima en existencia. (J.M
Rosemberg 1.994 p.-97)
75
Capítulo II. Marco Teórico
f) Costo de adquisición: Costes en los que incurre en una compañía
para afianzar sus actividades; en especial comisiones para los agentes y
corredores. (J.M Rosemberg 1.994 p.-102).
g) Droguería: Trato de comercio en drogas: Tiendas en que se
vende drogas (diccionario de la lengua española 1.947 p.31)
h) Estupefacientes: Sustancias narcóticas y analgésica que causa
habito, alteran las condiciones fisiológicas y psíquicas del paciente y
produce un estado especial de euforia. (diccionario de terminología de
Ciencia Médicas, 1992 p.427)
i) Existencias: Mercancía almacenada para su venta. (J.M
Rosemberg 1.994 ).
j) Farmacia: Negocio en el cual se vende fármacos y
medicamentos. (diccionario de la lengua española 1.994 p.589)
k) Hospital: Es un establecimiento de servicio público donde se alojan,
asisten y curan enfermos.
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Capítulo II. Marco Teórico
l) Máximo: Corresponde al punto más alto que puede alcanzar el
inventario de un producto terminado, materia prima, repuestos, etc.
(Stoner 1986 p. 797).
m) Medicamentos: Agentes o sustancias, simple o compuesta que se
administran al exterior o al interior, como objetivo terapéutico.
(Diccionario de lengua española 1947)
n) Mínimo: Corresponde al punto más bajo que pueda alcanzar el
inventario de un producto terminado, materia prima, repuestos, etc.
(Storer 1986 p. 798).
ñ) Orden de compra: Orden de compra que permanece en efectivo
hasta que se calcule o se ejecuta (J.M Rosemberg 1994 p. 288).
o) Pedidos: Demanda, solicitud realizada para la entrega de bienes o
servicios (Rosemberg 1.994 p.300).
p) Registro contable: Libro o documentos que contiene
comprueba algunas o todas las actividades de una empresa
que contiene justificar una transacción, asiento o cuentas. (Kholer, Erick
1979 p. 464).
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Capítulo II. Marco Teórico
q) Rotación de inventario: Números de veces que en promedios,
una mercancía almacenada se reemplaza durante un periodo de
tiempo. Se calcula dividiendo el costo de los bienes vendido por
la existencia promedio. (J.M Rosemberg 1.994 p.368).
r) Sistema: Son los medios de que se vale un establecimiento afín de
lograr los objetivos para los cuales fue fundado, desde el punto de vista
de la administración de la empresa (Barrios 1.973 p. 02)
s) Stock: Anglicismo utilizado para designar cualquier articulo o genero
que tenga valor económico y se halle en la espera de ser vendido o
utilizado en el proceso productivo. Sinónimo de existencia o inventario,
no debe confundirse todo ellos con el almacén o recinto con el cual se
guardan el stock. El almacén es el continente y el stock el contenido.
(Andrés S. Suaréz 1992, p. 260).
t) Vencimiento: Cumplimiento de un plazo. ( Laurensse 1987 p.1055).
4.-SISTEMA DE VARIABLE
La variable es: Sistema de control de inventario.
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Capítulo II. Marco Teórico
4.1.-Definición Conceptual.
Es el conjunto de procedimiento que garantiza la disponibilidad
oportuna de las cantidades requeridas de materiales y productos, que
protejan a la empresa de los costo de inventario excesivos Tawfik (1990
p.- 171).
4.2.-Definición operacional
Es el proceso en conjunto mediante el cual el Hospital Universitario
de Maracaibo obtiene la información necesaria para garantizar la
disponibilidad oportuna de las cantidades requeridas de medicamentos
que permiten atender a los pacientes obteniéndose de esta manera el
cumplimiento adecuado a las necesidades, tomando en cuenta los
siguientes indicadores.
• Procedimiento para el almacenamiento de los productos
farmacéuticos.
• Procedimiento para el despacho de los productos farmacéuticos.
• Procedimientos para la recepción de productos farmacéuticos.
• Nivel de inventario mínimo.
• Nivel de inventario máximo.
• Desperdicio de producto farmacéuticos.
• Irregularidades del control de inventario de productos farmacéuticos.
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Capítulo II. Marco Teórico
• Cantidad de pedidos para el inventario de producto farmacéuticos.
• Estándares para el consumo de materiales.
• Estándares para el consumo de equipo.
• Metas del control de inventarios.
• Control para los procedimientos de inventarios.
• Mecanismo para el control de inventario para la revisión del pedido.